Giao nhaän haøng hoaù Page 1 of 16
GIAO NHAN HANG HOA
Trình t giao hàng xu t kh u
Ð i v i hàng xu t kh u ph i l u kho, bãi c a c ng ư
Vi c giaong g m 2 b c l n: ch ng ngo i th ng (ho c ng i cung c p trong n c) giao ướ ươ ườ ướ
ng xu t kh u cho c ng, sau đó c ng ti n hành giaong cho u. ế
1. Giao hàng XK cho c ng:
- Giao Danh m c hàng hoá XK ( Cargo List) và đăng ký v i phòng đi u đ đ b trí kho bãi và lên
ph ng án x p dươ ế
- Ch ng liên h v i phòng th ng v đ k t h p đ ng l u kho, b c x p hàng hoá v i c ng ươ ế ư ế
- L y l nh nh p khoo v i h i quan và kho hàng,
- Giaong vào kho, bãi c a c ng.
2. Giao hàng XK cho tàu:
- Chu n b tr c khi giao hàng cho tàu: ướ
+ Ki m nghi m, ki m d ch (n u c n), làm th t c h i quan ế
+ Báo cho c ng ngày gi d ki n tàu đ n (ETA), ch p nh n Thông báo s n sàng ế ế
+ Giao cho c ng Danh m c hàng hXk đ c ng b trí ph ng ti n x p d . Trên c s Cargo List ươ ế ơ
y, thuy n pph tráchng hoá s lên S đ x p hàng ( Cargo plan) ơ ế
+ Ký h p đ ng x p d v i c ng, ế
- T ch c x p và giaong cho tàu. ế
+ Tr c khi x p ph i v n chuy n hàng t kho ra c ng, l y l nh x p hàng, n đ nh s máng x pướ ế ế ế
ng, b trí xe và công nhân và ng i áp t i (n u c n) ườ ế
+ Ti n hành giao hàng chou. Vi c x p hàng lênu dong nhân c ng làm. Hàng s đ c giaoế ế ượ
cho tàu d i s giám sát c a đ i di n c a h i quan. Trong quá trình giao hàng, nhân viên ki m đ mướ ế
c a c ng ph i ghi s l ng hàng giao vào Final Report. Phía tàu cũng nhân viên ki m đ m và ghi ượ ế
k t qu o Tally Sheet. ế
+ Khi giao nh n m t lô ho c toàn tàu, c ng ph i l y Biên lai thuy n phó (Mate's Receipt) đ l p
v n đ n. ơ
Sau khi x p hàng lên tàu, căn c vào s l ng hàng đã x p ghi trong Tally Sheet, c ng s l p B nế ượ ế
t ng k t x p ng lên tàu (General Loading Report) cùng ký xác nh n v i tàu. Ðây cũng là c s ế ế ơ
đ l p B/L.
- L p b ch ng t thanh toán.
Căn c o h p đ ng mua bánL/C, cán b giao nh n ph i l p ho c l y các ch ng t c n thi t ế
đ t p h p thành b ch ng t thanh toán, xu t trình cho ngân ng đ thanh toán ti n hàng.
B ch ng t thanh toán theo L/C th ng g m: B/L. h i phi u, hđ n th ng m i, gi y ch ng ườ ế ơ ươ
nh n ph m ch t, Gi y ch ng nh n xu t x , phi u đóng gói, gi y ch ng nh n tr ng l ng, s ế ượ
l ng..ượ
- Tng báo cho ng i mua v vi c giao hàng mua b o hi m cho hàng hn u c n.ườ ế
- Thanh toánc chi phí c n thi t cho c ng nh chi phí b c hàng, v n chuy n, b o qu n, l u kho. ế ư ư
- Tính toán th ng ph t x p d , n u ườ ế ế .
Ð i v i hàng hóa không l u kho bãi t i c ng ư
Ðây là các hàng hoá XK do ch ng ngo i th ng v n chuy n t các kho riêng c a mình ho c t ươ
ph ng ti n v n t i c a mình đ giao tr c ti p cho tàu .c b c giao nh n cũng di n ra nh đ iươ ế ướ ư
v i hàng qua c ng. Sau khi đã đăng v i c ng k t h p đ ng x p d , ng cũng s đ c ế ế ượ
Giao nhaän haøng hoaù Page 2 of 16
giao nh n trên c s tay ba ( c ng, tàuch hàng). S l ng hàng hoá s đ c giao nh n, ki m ơ ượ ượ
đ m và ghio Tally Sheetch ký xác nh n c a ba bên.ế
Ð i v ing XK đóng trong container
* N u g i hàng nguyên( FCL/FCL)ế
- Ch ng ho c ng i đ c ch ng u thác đi n vào Booking Noteđ a cho đ i di n hãng tàu ườ ượ ư
ho c đ i lýu bi n đ xin ký cùng v i Danh m c hàng XK.
- Sau khi Booking Note, hãngu s c p l nh giao v container đ ch hàng m n và giao ượ
Packing List và Seal;
- Ch ng l y container r ng v đ a đi m đóng hàng c a nh- - Ch hàng m i đ i di n h i quan,
ki m nghi m, ki m d ch, giám đ nh( n u có) đ n ki m tra giám sát vi c đóng hàng vào container. ế ế
Sau khi đóng xong, nn viên h i quan s niêm phong k p ccontainer. Ch hàng đi u ch nh l i
Packing List và Cargo List, n u c n;ế
- Ch ng v n chuy n và giao container chou t i CY quy đ nh ho c h i quan c ng, tr c khi h t ướ ế
th i gian quy đ nh ( closing time) c a t ng chuy n tàu ( th ng là 8 ti ng tr c khi b t đ u x p ế ườ ế ướ ế
ng)l y Mate's Receipt;
- Sau khi hàng đã đ c x p lên tàu thì mang Mate's Receipt đ đ i l y v n đ n.ượ ế ơ
* N u g i hàng l (LCL/LCL)ế
- Ch ng g i Booking Note cho hãng tàu ho c đ i lý c a hãng tàu, cung c p cho h nh ng thông
tin c n thi t v hàng xu t kh u. Sau khi Booking Note đ c ch p nh n, ch hàng s tho thu n ế ượ
v i hãng tàu v ngày, gi , đ a đi m giao nh n hàng;
-Ch hàng ho c ng i đ c ch hàng u thác mang hàng đ n giao cho ng i chuyên ch ho c đ i ườ ượ ế ư
t i CFS ho c ICD
- Các ch ng m i đ i di n h i quan đ ki m tra, ki m hvà giám sát vi c đóngng vào
container c a ng i chuyên ch ho c ng i gomng. Sau khi h i quan niêm phong, k p chì ườ ườ
container, ch hàng hoàn thành n t th t c đ b c container lên tàu u c u c p v n đ n, ơ
- Ng i chuyên ch x p container lên tàu và v n chuy n đ n n i đ n;ườ ế ế ơ ế
- T p h p b ch ng t đ thanh toán.
Trình t nh n hàng nh p kh u
Ð i v i hàng ph i l u kho, l u bãi t i c ng ư ư
1. C ng nh n hàng t tàu:
- Tr c khi d hàng, tàu ho c đ i lý ph i cung c p cho c ng B nướ l c khai hàng hoá (Cargoượ
Manifest), s đ h m tàu đ c ng vàơ c c quan ch c năng khác nh H i quan, Ði u đ , c ngơ ư
v ti n ế hành các th t c c n thi t và b trí ph ng ti n làmng; ế ươ
- C ng và đ i di n tàu ti n hành ki m tra tình tr ng h m tàu. N u ế ế phát hi n th y h m tàu m
t, hàng hoá trong nh tr ng l nướ x n hay b h h ng, m t mát thì ph i l p bn b n đ hai ư
n cùng ký. N u tàu kng ch u ký vào biên b n thì m i c quanế ơ giám đ nh l p bn b n m i
ti n hành d hàngế
- D hàng b ng c n c u c a tàu ho c c a c ng x p lên ph ng ế ươ ti n v n t i đ đ a v kho, ư
bãi. Trong qtrình d hàng, đ i di n u cùngn b giao nh n c ng ki m đ m và phân lo i ế
ng hoá cũng nh ki m tra v tình tr ng hàng hoá và ghi vào Tally Sheet;ư
- Hàng s đ c x p lên ô đ v n chuy n v kho theo phi u v n ượ ế ế chuy n có ghi s l ng, ượ
lo i hàng, s B/L;
- Cu i m i ca và sau khi x p xong hàng, c ng đ i di n tàu ế ph i đ i chi u s l ng ng h ế ượ
giao nh n và cùng ký vào Tally Sheet;
Giao nhaän haøng hoaù Page 3 of 16
- L p B n k t toán nh n hàng v i tàu ( ROROC) trên c s Tally ế ơ Sheet. C ngu đ u kýo
B n k t toán này, xác nh n s ế l ng th c giao so v i B n l c khai hàng (Cargo Manifest)ươ ượ
B/L;
- L p các gi y t c n thi t trong quá trình giao nh n nh Gi y ế ư ch ng nh n hàng h h ng ư
(COR) n u hàng b h h ng hay yêuế ư c u tàu c p Phi u thi u hàng (CSC), n u tàu giao thi u. ế ế ế ế
2. C ng giaong cho ch hàng:
- Khi nh n đ c thôngo hàng đ n, ch hàng ph i mang v n ượ ế đ n g c, gi y gi i thi u c a cơ ơ
quan đ n hãngu đ nh n l nhế giaong(D/O- Delivery order). Hãng tàu ho c đ i lý gi l i
v n đ n g c và trao 3 b n D/O cho ng i nh nng;ơ ườ
- Ch ng đóng phí l u kho, phí x p d và l y biên b n; ư ế
- Ch ng mang biên lai n p phí, 3 b n D/Ong Invoice và Packing List đ n văn phòng qu nế
tàu t i c ng đ c nh n D/O tìm v trí hàng, t i đây l u 1 b n D/O; ư
- Ch ng mang 2 b n D/On l i đ n b ph n kho v n đ làm ế phi u xu t kho. B ph n nàyế
gi m t D/O làm hai phi u xu t ế kho cho ch hàng;
- Ch ng làm th t c h i quan
Sau khi h i quan xác nh n hoàn thành th t c h i quan ch ng có th mang ra kh i c ng
ch hàng v kho riêng.
Ð i v i hàng không l u kho, bãi t i c ng ư
Khi ch hàng có kh i l ng hàng hoá l n chi m toàn b h m ư ế ho c tàu ho c hàng r i nh phân ư
n, xi măng, clinker, than qu ng, th c ph m...thì ch hàng ho c ng i đ c ch ng y ườ ượ thác
th đ ng ra giao nh n tr c ti p v i tàu. ế
Tr c khi nh nng, ch hàng ph i hn t t các th t c h i quanướ trao cho c ng B/L, l nh
giao hàng( D/O). Sau khi đ i chi u v i ế B n l c khai hàng h Manifest, c ng s lên hđ n ượ ơ
c c phíướ b c x p và c p l nh giao hàng th ng đ ch hàng trình cán b ế giao nh n c ng t i tàu
đ nh n hàng.
Sau khi nh n hàng, ch hàng giao nh n c ng cùng ký b n t ng k t giao nh n và xác nh n s ế
l ng hàng hoá đã giao nh nượ b ng Phi u giaong kiêm phi u xu t kho. Ð i v i tàu v n ế ế
ph i l p Tally sheet ROROC nh trên. ư
Ð i v i hàng nh p b ng container
1. N uhàng nguyên (FCL/FCL)ế
- Khi nh n đ c thôngo hàng đ n ( Notice of arrival), ch ượ ế hàng mang B/L g c gi y gi i
thi u c a c quan đ n hãng tàu ơ ế đ l y D/O;
- Ch ng mang D/O đ n h i quan làm th t c và đăng ki m ế hoá 9 ch hàng có th đ ngh
đ a c container v kho riêng ho cư ICD đ ki m tra h i quan nh ng ph i tr v container đúng ư
h n n u kng s b ph t; ế
- Sau khi hoàn thành th t c h i quan, ch hàng ph i mang toàn b ch ng t nh n hàng cùng D/
O đ n Văn png qu n lý tàu t iế c ng đ xác nh n D/O;
- L y phi u xu t kho và nh n hàng. ế
2. N u làng l ( LCL/LCL)ế
Ch hàng mang v n đ n g c ho c v n đ n gom hàng đ n hãng ơ ơ ế tàu ho c đ i lý c a ng i gom ườ
ng đ l y D/O, sau đó nh n ng t i CFS quy đ nh và làm các th t c nh trên. ư
Theo V n t i và giao nh n hàng hoá XNK (PGS.TS Hoàng Văn Châu)
Giao nhaän haøng hoaù Page 4 of 16
H p đ ng tàu chuy n ế
1. Tên đ a ch ng i thtàu, ng i v n chuy n. ườ ườ
2. Quy đ nh v tàu:
- Tên tàu
- C tàu
- Năm đóng
- Tr ng t i
- Dungch đăng ký toàn ph n dung tích đăngt nh
- Lo i h ng c a tàu
- C quan đăng ki m kh năng đi bi nơ
- V trí c a tàu lúc ký h p đ ng
3. Th i gian tàu đ n c ng x p: ph i quy đ nh rõ kho ng th i gian ế ế
- N u tàu đ n ch m qquy đ nh, ng i thtàu quy n hu h p đ ng (tuỳ theo s tho thu n). ế ế ườ
- Tàu đ c xem nh đã đ n c ng n u x y ra m t trong ba tr ng h p sau:ượ ư ế ế ườ
+ Tàu đã c p c u c ng ho c đ n vùng th ng m i c a c ng quy đ nh trong C/P ế ươ
+ Tàu đã s n sàng đ x p ho c d hàng c a ng i thuê ế ườ
+ Tàu đã trao thông báo s n sàng NOR (Notice of Readiness) cho ng i đ c ghi trong C/P (t c ườ ượ
ng i thuê)ườ
4. Quy đ nh v hàng:
- Tên hàng
- Lo i bao bì
- Tr ng l ng (dung sai) ượ
- Th tích
L u ý:ư
- Ð n v tr ng l ng th ng MT (Metric Ton: 1000kg), t n dài (Long Ton: 1016kg) hay t nơ ượ
ng n (Short Ton: 907kg).
- V th ch có th dùng mét kh i hay t n kh i Anh (CFT).
- Ch u đ c l a ch n ho c dùng tr ng l ng hay th ch đ tính ti n c c đi u nào có l i cho ượ ượ ướ
h .
- N u ng i thuê tàu cung c p không đ s l ng hàng quy đ nh, cũng ph i ch u c c nh ng đãế ườ ượ ướ ư
đ y tàu. N u có chèn lót, c n quy đ nh ai ch u chi pvà cung c p v t li u chèn lót (ch tàu hay ế
ng i thuê tàu)ườ
5. C ng x p d : ế
th là m t hay nhi u c ng ho c m t khu v c hay m t nhóm c ng.
- C ng x p ph i là c ng an toàn v hàng h i và chính tr t c là ph i đ đ u đ tàu luôn n i ho c ế
n u ch m bùn v n đ m b o an toàn cho tàu và không có chi n tranh, đìnhng, b o lo n.ế ế
6. Chi phí x p d hàng: ế
B n cách ch y u quy đ nh ai ph i ch u chi px p d : ế ế
- Theo đi u ki n tàu ch (Liner Terms) : ng i v n chuy n ph i ch u trách nhi m và chi phí x pườ ế
d ng. Các chi phí x p d đã đ c tính g p trong gc c thtàu. Theo cách này, m c x p d ế ượ ướ ế
đ c quy đ nh theo t p quán c a c ng (ng i ta ghi According to customs of port ho c With allượ ườ
despatch ho c customary quick despatch ch không quy đ nh ti n th ng ph t x p d nhanh hay ưở ế
ch m nh thtàu chuy n ư ế
- Theo đi u ki n mi n x p (Free In: FI) ế : Ch tàu đ c mi n phí x p xu ng tàu, nh ng ph i ch u ượ ế ư
phí d ng t i c ng đ n. ế
- Theo đi u ki n mi n d (Free Out: FO) : ch tàu đ c mi n phí d ng kh i tàu t i c ng đ n ượ ế
Giao nhaän haøng hoaù Page 5 of 16
nh ng ph i ch u chi phí x p hàng xu ng tàu t i c ng x p.ư ế ế
- Theo đi u ki n mi n x p. d (Free In and Out: FIO): ế Ng i thuê tàu ph i ch u các pchi phí x pườ ế
ng xu ng tàu t i c ng x p cũng nh phí d ng kh i tàu t i c ng d .. ế ư
Ngoài ra còn quy đ nh chi phí san hàng (Trimming) đ i v i hàng r i và x p đ t (Stowage) đ i v i ế
ng có bao bì h m tàu do ai ch u.
N u ch tàu đ c mi n phí x p d , san x p thì ghi FIOST sau giá c c. Thí d : Freight: USD 15/ế ượ ế ế ướ
MT, FIOST
7. C c phí và thanh toán:ướ
- Gc c: Trong h p đ ng c n ghi giá c c, lo i ti n thanh toán; đ ng th i đ n v nh c c làướ ư ơ ướ
theo tr ng l ng hay th tích đ u có th ng chung m t đ n v là t n c c (Freight Ton). ượ ơ ướ
Khi n đ nh giá c c, c n xác đ nh ai ch u phí x p, d và chi phí x p hàng d i tàu. ướ ế ế ướ
Thí d : Freight: USD 30 FIO and Stowed Per Metric Ton (Giá c c là 30 đôla M m t t n mét, ướ
ch u đ c mi n phí x p d x p ượ ế ế ng d i tàu) ho c USD 30 M3 FIO (30 đôla M m t métướ
kh i , mi n px p d ). ế
N u tính c c theo tr ng l ng, cũng c n ghi rõ tr ng l ng tính c c phí theo s l ng hàng x pế ướ ượ ượ ướ ượ ế
lênu c ng x p hay theo s l ng hàng giao c ng đ n. ế ượ ế
- Thanh toán ti n c c: ướ
+ C c phí tr tr c (Freight Prepaid): ng i thuê ph i tr toàn b ti n c c cho ch tàu sau khiướ ướ ườ ướ
x p xong hàng ho c sau khi ký B/L m t s ngày do hai bên quy đ nh n u bán theo CIF, CF.ế ế
Thí d : C c phí ph i tr trongng 04 ngày k t ngày ký B/L , không đ c kh u tr và kng ướ ượ
hoàn l i dù tàu và/ho c hàng m t hay không m t (freight to be paid in four days after signing B/L,
discountless and not returnable, ship and/or cargo lost or not lost)
+ C c phí tr sau (Freight to collect): ướ
Th i đi m tr th n đ nh:
Tr ti n tr c khi m h m tàu đ d ng (freight payable before breaking bulk- b.b.b) ướ
Tr đ ng th i v i vi c d hàng (freight payable concurent ith discharge) ư
Tr sau khi d xongng (freight payable after completion of discharge)
+ Tr tr c m t ph n và tr sau m t ph n (advance freight): ướ
Thí d : tr 80% ti n c c t i c ng x p sau khi ký B/L, s ti n còn l i tr đ t trongng 5 ny ướ ế
sau khi d ng xong.
Vi c gi l i m t ph n ti n c c nh m giúp ng i thuê gây áp l c n u có tranh ch p, th ng ph t ướ ườ ế ưở
v i hãng tàu.
H p đ ng cũng ph i quy đ nh ti n c c đ c thanh toán t i ngânng nào, cách th c tr ti n... ướ ượ
8. Tng báo s n sàng NOR (Notice of Readiness):
hai lo i thông báo:
- Tng báo ngày d ki n tàu đ n c ng ế ế
Vi c thông báo ny d ki n tàu đ n c ng trong m t kho ng th i gian ng n (7,5,3 ngày) tr c khi ế ế ướ
tàu đ n c ng x p d là r t c n cho có đ th i gian làm th t c cho tàu ra vào c ng và chu n b x pế ế ế
d ng theo đúng l ch trình đã quy đ nh gi a hai bên ch tàu và ng i thuê tàu. ườ
- Tng báo s n sàng x p d ng. ế
Th i gian đ c phép đ a thông báo s n sàng x p d th i gian tàu đã đ n b n, tàu đã s n sàng đ ượ ư ế ế ế
nh n ho c giaong.
Ð i v i các m t hàng ngũ c c, theo t p quán v n chuy n s n ph m này, b n thông báo s n sàng
x p hàng th ng ph i kèm theo m t biên b n giám đ nhc khoang h m đã s ch s th ế ườ
nh n hàng đ c. ượ
Th i gian đ a thông báo s n sàng x p d n tuỳ thu c vào đi u kho n v tàu đ n b n. ư ế ế ế