Giáo trình Kinh tế và quản lý xây dựng - TS. Bùi Ngọc Toàn

Chia sẻ: 326159487 326159487 | Ngày: | Loại File: PDF | Số trang:232

Thêm vào BST

Báo xấu

406
lượt xem 125
download

Giáo trình Kinh tế và quản lý xây dựng - TS. Bùi Ngọc Toàn

Mô tả tài liệu

Download Vui lòng tải xuống để xem tài liệu đầy đủ

"Giáo trình Kinh tế và quản lý xây dựng" được biên soạn nhằm cung cấp cho các bạn những kiến thức về: một số vấn đề về khoa học quản lý, tổ chức quản lý ngành Xây dựng, tổ chức quản lý doanh nghiệp Xây dựng. Đây là tài liệu hữu ích với các bạn chuyên ngành Xây dựng.

Chủ đề:

Bình luận(0) Đăng nhập để gửi bình luận!

Lưu

Nội dung Text: Giáo trình Kinh tế và quản lý xây dựng - TS. Bùi Ngọc Toàn

TS. BÙI NGỌ C TOÀN (CHỦ BIÊN) KS. NGUYỄN QUANG HIỂN, KS. PHAN THỊ HIỀN, KS. CAO PHƯƠNG THẢO, CN. LÊ MẠNH ĐỨC KINH TẾ VÀ QUẢN LÝ XÂY DỰNG HÀ NỘ I 2005 5 PDF created with pdfFactory Pro trial version www.pdffactory.com
GIỚ I THIỆU V Ề TÁC GIẢ 1. Họ và tên chủ b iên: Bùi Ngọc Toàn 2. Ngày, tháng, năm sinh: 04 - 09 - 1968 3. Quá trình công tác: Từ 5 /1999 đến 2/2004 là giảng viên Bộ môn Kinh tế Xây dựng, trường Đại học - Giao thông Vận tải Từ 2 /2004 đến nay là Giảng viên Bộ môn Dự án và Qu ản lý d ự án, trường Đ H - GTVT Từ 8/2005 đ ến nay là Trưởng bộ môn Dự án và Quản lý dự án. - 4. Bảo vệ lu ận án Tiến s ỹ kinh tế ngày 03 tháng 06 năm 1998, hội đồng bảo vệ: K114.05.08, tại trường Tổ ng hợp quố c gia Đường sắt Mát-xcơ-va. Chuyên ngành: Kinh tế Xây dựng. Đề tài: "Qu ản lý đầu tư vào phát triển mạng lưới đ ường sắt Việt Nam". 5. Điện thoại, email: - Nhà riêng: (04) 846 41 68 - Mobile: 0913 283 813 - Email: buingoctoan4968@yahoo.com 6. Các từ khoá: kinh tế, quản lý, xây dựng, giao thông, doanh nghiệp xây dựng, khảo sát, thiết kế, định mức, đơn giá, d ự toán. 6 PDF created with pdfFactory Pro trial version www.pdffactory.com
LỜI NÓI Đ ẦU Môn họ c "Kinh tế và Qu ản lý xây dựng" nằm trong hệ thố ng các môn học thu ộc chuyên ngành "Dự án và Qu ản lý dự án xây d ựng công trình giao thông", Khoa Công trình, Trường Đại họ c Giao thông Vận tải. Môn họ c này nhằm cung cấp cho sinh viên các kiến thức cơ b ản nhất về khoa học qu ản lý nói chung, quản lý chuyên ngành xây dự ng và quản lý doanh nghiệp xây d ựng, nói riêng. Thời gian lên lớp là 60 tiết cho các sinh viên chuyên ngành. Phân công biên so ạn cụ thể như sau: TS. Bùi Ngọ c Toàn: chương 1, 2, 3, 4, 5, 6, 8, 10, 12 và chủ b iên toàn bộ giáo - trình. KS. Nguyễn Quang Hiển: chương 9. - KS. Phan Thị Hiền: chươ ng 11. - KS. Cao Phương Thảo: chương 13. - CN. Lê Mạnh Đức: chương 7. - CN. Lê Mạnh Đức và TS. Bùi Ngọc Toàn: chương 14. - Tập thể tác giả xin chân thành cảm ơn tất cả nhữ ng người đã giúp đỡ cho giáo trình được xu ất bản, trước hết là lãnh đ ạo Trường Đại họ c Giao thông Vận tải, Hội đồ ng khoa họ c nhà trường, các tác giả củ a các tài liệu mà giáo trình đ ã tham khảo và sử dụng. Giáo trình "Kinh tế và Qu ản lý xây dựng" đ ược biên so ạn lần đ ầu, mặc dù đ ã có rất nhiều cố gắng nhưng chắc chắn không thể tránh khỏ i sai sót. Tập thể tác giả rất mong được sự góp ý của các đồng nghiệp, của anh chị em sinh viên và tất cả bạn đọc đ ể tiếp tụ c hoàn chỉnh trong lần tái b ản sau. Mọi đóng góp xin gửi về đ ịa chỉ: Bộ môn: "Dự án và Quản lý dự án", Khoa Công trình, Trường Đại họ c Giao thông Vận tải. Hà Nộ i, 7/2005 TẬP THỂ TÁC GIẢ 7 PDF created with pdfFactory Pro trial version www.pdffactory.com
D ANH MỤ C KÝ HIỆU VÀ CÁC TỪ VIẾT TẮT Chính phủ tư b ản chủ nghĩa CP TBCN d ự án TGĐ tổng giám đốc DA doanh nghiệp trách nhiệm hữu hạn DN TNHH doanh nghiệp Nhà nước xây d ựng DNNN XD xây d ựng cơ bản CT công trình XDCB GĐ giám đốc xã hộ i chủ nghĩa XHCN giao thông vận tải TSCĐ tài sản cố đ ịnh GTVT hợp tác xã TSLĐ tài sản lưu động HTX quản lý KD kinh doanh QL máy móc thiết bị nghiên cứu và phát triển MMTB R&D NĐ Nghị đ ịnh u ỷ ban nhân dân UBND nguyên vật liệu VCĐ vốn cố định NVL sản xuất VLĐ vốn lưu động SX 8 PDF created with pdfFactory Pro trial version www.pdffactory.com
Ngành công nghiệp xây d ựng có vai trò đặc biệt quan trọ ng trong nền kinh tế quốc dân, sản phẩm xây d ựng và quá trình sản xu ất xây d ựng là phức tạp, vì vậy xây d ựng cần phải được qu ản lý. Môn họ c: "Kinh tế và quản lý xây dựng" ra đ ời nhằm trang bị những kiến thức cơ bản nhất về kinh tế và quản lý áp dụng trong lĩnh vực xây dự ng. Xu ất phát từ mụ c tiêu trên, phần 1 của giáo trình sẽ đ ề cập đ ến nhữ ng vấn đề cơ b ản về khoa họ c quản lý, những kiến thức này sẽ giúp cho sinh viên không chỉ trong việc nghiên cứu các chương, phần tiếp theo của môn họ c mà còn trong việc lĩnh hội kiến thức củ a các môn khác thu ộc chuyên ngành. Phần 2 nghiên cứu mộ t số vấn đề về tổ chức và qu ản lý ngành xây d ựng, phần 3 dành cho mộ t số vấn đ ề cơ b ản về tổ chức quản lý hoạt độ ng của doanh nghiệp xây dựng. PHẦN 1 MỘT SỐ VẤN ĐỀ CƠ BẢN VỀ KHOA HỌC QUẢN LÝ Phần 1 bao gồm 5 chương: Chươ ng 1. Tổ ng quan về qu ản lý và quyết đ ịnh quản lý Chươ ng 2. Chức năng lập kế hoạch Chươ ng 3. Chức năng tổ chức Chươ ng 4. Điều hành trong qu ản lý Chươ ng 5. Chức năng kiểm tra 9 PDF created with pdfFactory Pro trial version www.pdffactory.com
CHƯƠNG 1 TỔNG QUAN VỀ QUẢN LÝ VÀ QUYẾT ĐỊNH QUẢN LÝ 1.1. Một số vấn đ ề chung về qu ản lý và quản lý kinh tế 1.2. Quyết đ ịnh quản lý Câu hỏ i ôn tập 10 PDF created with pdfFactory Pro trial version www.pdffactory.com
1.1. MỘT SỐ VẤN ĐỀ CHUNG VỀ QUẢN LÝ VÀ QUẢN LÝ KINH TẾ 1.1.1. Quản lý Có nhiều cách hiểu khác nhau về q uản lý, nhưng nhìn chung có thể hiểu: Quản lý là sự tác động của chủ thể quản lý lên đố i tượng quản lý nhằm đạt được nh ững mụ c tiêu nhấ t định trong đ iều kiện biến động của môi trường. Với đ ịnh nghĩa này, qu ản lý có 3 d ạng: - qu ản lý giới vô sinh; - qu ản lý giới sinh vật; - qu ản lý xã hộ i loài người. Tất cả các dạng quản lý đ ều mang những đặc điểm chung sau: - Để quản lý được phải tồ n tại mộ t hệ quản lý bao gồ m 2 phân hệ: chủ thể q uản lý và đố i tượng qu ản lý. Chủ thể quản lý là tác nhân tạo ra các tác động quản lý nhằm dẫn dắt đố i tượng qu ản lý đi đến mục tiêu. Đối tượng quản lý tiếp nhận các tác độ ng của chủ thể qu ản lý. Tác động có thể là mộ t lần mà cũng có thể là nhiều lần. Chủ thể qu ản lý Khách Mục tiêu thể qu ản lý Đố i tượng qu ản lý Hình 1.1. Sơ đồ lô-gíc củ a khái niệm quản lý - Phải có một hoặc mộ t tập hợp mụ c đ ích thống nhất cho cả chủ thể và đố i tượng qu ản lý. Đạt mục đích theo cách tốt nhất trong hoàn cảnh môi trường luôn luôn biến độ ng và các ngu ồn lực hạn chế là lý do tồn tại của quản lý. Đó cũng chính là căn cứ q uan trọ ng nhất để chủ thể tiến hành các tác độ ng quản lý. - Qu ản lý bao giờ cũ ng liên quan đ ến trao đổi thông tin nhiều chiều kể cả các mố i liên hệ ngược. Quản lý là mộ t quá trình thông tin. Chủ thể qu ản lý phải liên tụ c thu thập dữ liệu về môi trường và hệ thố ng, tiến hành chọn lọc thông tin, xử lý thông tin, bảo qu ản thông tin, truyền tin và các quyết định - một d ạng thông tin đ ặc biệt nhằm tác đ ộng lên các đố i tượng quản lý. Còn đố i tượng qu ản lý phải tiếp nhận các tác độ ng qu ản lý của chủ thể cùng các đ ảm bảo vật chất khác để thực hiện các nhiệm vụ, chức năng củ a mình. 1.1.2. Quản lý, lãnh đạo, điều khiển và quản trị Lãnh đạo, điều khiển và qu ản trị là những thu ật ngữ có mố i quan hệ gần gũi với thuật ngữ q uản lý nhưng không đ ồng nhất. 11 PDF created with pdfFactory Pro trial version www.pdffactory.com
1.1.2.1. Lãnh đạo Lãnh đạo có thể hiểu theo 2 nghĩa: 1. Lãnh đ ạo là định hướng cho hành vi của tổ chức và con người. Theo nghĩa này, đố i với các tổ chức chỉ có chủ sở hữu mới có quyền lãnh đạo. Trong các công ty, quyền lãnh đạo thuộ c về Hộ i đ ồng qu ản trị. Đối với hệ thống Nhà nước, những ngườ i đại diện cho Nhà nước nắm quyền lãnh đạo. Lãnh đạo ở đây bao gồm 3 chức năng cơ bản: quyết định chiến lược, quyết đ ịnh cơ cấu tổ chức và giám sát hoạt động. 2. Lãnh đ ạo là quá trình tác động lên con người sao cho họ tự nguyện và nhiệt tình phấn đ ấu để đ ạt được các mục tiêu của tổ chức. Theo nghĩa này, lãnh đạo là mộ t chức năng củ a qu ản lý. 1.1.2.2. Điều khiển Điều khiển là thuật ngữ củ a điều khiển họ c, thể hiện quá trình tác độ ng của chủ thể lên đố i tượng, đ ảm bảo cho hành vi của đố i tượng hướng tới mụ c tiêu củ a hệ thố ng khi điều kiện bên ngoài thay đổi. Thông tin là đặc trưng quan trọng nhất của của ho ạt độ ng điều khiển. Điều khiển là quá trình thông tin. Chủ thể đ iều khiển thu thập thông tin về môi trường và đối tượng; xác định mụ c tiêu; xây dựng và lựa chọ n phương án quyết định tố i ưu; truyền đạt quyết đ ịnh cho đối tượng thực hiện; tiến hành các tác đ ộng đ iều chỉnh để đ ảm b ảo đố i tượng đạt được mụ c tiêu đ ã đ ịnh. Khác với đ iều khiển, trong quản lý tồ n tại nhữ ng đố i tượng điều khiển được và cả những đối tượng không điều khiển được. 1.1.2.3. Quả n trị Thu ật ngữ này dùng đ ể chỉ qu ản lý ở p hạm vi các đơn vị kinh tế cơ sở như công ty, tổ chức, hợp tác xã, hộ kinh doanh ... 1.1.3. Quản lý kinh tế Quản lý kinh tế là sự tác động liên tụ c, có tổ chức, có hướng đích của chủ th ể quản lý lên tập thể những người lao động trong hệ thống và khách th ể quản lý, sử dụng một cách tốt nhất mọ i tiềm năng và cơ hộ i nhằm đạt được mục tiêu quản lý đã đề ra theo đúng luậ t định và thông lệ hiện hành. Sự tác đ ộng liên tụ c, có tổ chức, có hướng đ ích của chủ thể quản lý chính là việc tổ chức thực hiện các chức năng của qu ản lý nhằm phố i hợp mục tiêu và các độ ng lực hoạt độ ng của mọi người lao động trong hệ thống với mụ c tiêu chung củ a hệ thống. Việc sử dụ ng một cách tố t nhất mọi tiềm năng và cơ hộ i của hệ thố ng là việc sử dụ ng có hiệu quả nhất các yếu tố bên trong và bên ngoài củ a hệ thống trong đ iều kiện chấp nhận cạnh tranh, chấp nhận rủi ro có thể xảy ra cho hệ thố ng. Việc tuân thủ đúng luật và thông lệ hiện hành là việc tiến hành các ho ạt độ ng kinh tế theo đúng những đ iều mà luật pháp trong nước và quốc tế không cấm, những quy ước mà thị trường chấp nhận. 1.1.4. Thực chất của quản lý kinh tế Xét về mặt tổ chức và k ỹ thuật của ho ạt độ ng quản lý, quản lý chính là sự kết hợp mọi nỗ lực chung của con người trong hệ thống và việc sử dụng tố t các của cải vậ t chất thuộc phạ m vi sở h ữu của h ệ thống để đạ t tới mụ c tiêu chung của h ệ thống và mụ c tiêu riêng của mỗ i người mộ t cách khôn khéo và có hiệu quả nhấ t. 12 PDF created with pdfFactory Pro trial version www.pdffactory.com
Qu ản lý kinh tế phải trả lời cho câu hỏ i: phải sản xu ất ra cái gì? sản xu ất cái đó bằng cách nào và như thế nào? phải bán cái đó cho ai và bán như thế nào? phải cạnh tranh với ai và cạnh tranh như thế nào? có rủi ro nào có thể xảy ra, cách xử lý? Trong chế đ ộ XHCN còn phải trả lời câu hỏ i: sản xu ất cái đó để làm gì? Qu ản lý ra đ ời chính là đ ể tạo ra một hiệu qu ả hoạt độ ng cao hơn hẳn so với lao độ ng củ a từng cá nhân riêng rẽ củ a mộ t nhóm người khi họ tiến hành các ho ạt độ ng chung. Thực chất của quản lý kinh tế là quản lý con người trong hệ thống, thông qua đó sử dụng có hiệu quả nhất mọi tiềm năng và cơ hội của hệ thống đ ể thực hiện các hoạt động kinh tế theo mục tiêu đã định. 1.1.5. Bả n chất của quả n lý kinh tế Xét về mặt kinh tế xã hộ i của quản lý, quản lý kinh tế là các hoạ t động chủ quan của chủ thể quản lý vì mụ c tiêu lợi ích của hệ thống, bảo đả m cho hệ thống tồn tại và phát triển lâu dài, trang trả i vốn và lao động, bảo đả m tính độc lập và cho phép thoả mãn những đòi hỏ i xã hộ i của chủ th ể quản lý và của mọ i thành viên trong hệ thống. Mục tiêu của hệ thố ng do chủ thể q uản lý đ ề ra, họ là chủ sở hữu hệ thống và là người nắm giữ quyền lực củ a hệ thống. Nói một cách khác bản chất củ a quản lý kinh tế tu ỳ t hu ộc vào chủ sở hữu hệ t hố ng. Vì bản chất xã hộ i chủ nghĩa nên các hệ thố ng xã hộ i chủ nghĩa phải trả lời câu hỏ i sản xu ất cái đó làm gì, có ảnh hưởng tiêu cực tới môi trường, xã hộ i hay không. 1.1.6. Các chức năng quả n lý Để quản lý, chủ thể quản lý phải thực hiện nhiều loại công việc khác nhau. Nhữ ng loại công việc quản lý này gọi là các chức năng quản lý. Như vậy, chức năng quản lý là những loại công việc quản lý khác nhau, mang tính độ c lập tương đố i, được hình thành trong quá trình chuyên môn hoá hoạt động quản lý. Phân tích chức năng quản lý nhằm trả lời câu hỏ i: các nhà quản lý phải thực hiện những công việc gì trong quá trình quản lý. Có thể xem xét các chức năng quản lý theo 2 cách tiếp cận: theo quá trình quản lý và theo ho ạt độ ng quản lý. Theo quá trình quản lý: lập kế hoạch; - tổ chức; - đ iều hành; - kiểm tra. - Theo ho ạt độ ng quản lý: quản lý lĩnh vực marketing; - quản lý lĩnh vực nghiên cứu và phát triển (R & D); - quản lý sản xu ất; - quản lý tài chính; - quản lý ngu ồn nhân lực; - quản lý chất lượng; - quản lý các dịch vụ hỗ trợ: thông tin, pháp lý, đố i ngo ại,... - 13 PDF created with pdfFactory Pro trial version www.pdffactory.com
Các chức năng quản lý theo hoạt độ ng còn được gọi là lĩnh vực quản lý. Phân loại chức năng quản lý theo ho ạt động là cơ sở đ ể xây d ựng cơ cấu tổ chức. Như vậ y, lĩnh vực qu ản lý được hiểu như các ho ạt độ ng qu ản lý đ ược sắp xếp trong những bộ p hận nào đó củ a cơ cấu tổ chức. Tính thống nhất củ a các hoạt động quản lý được thể hiện qua ma trận sau: Lĩnh vực QL quản lý quản lý quản lý qu ản lý qu ản lý ... sản xu ất nhân lực Quá trình QL marketing R&D tài chính Lập kế ho ạch + + + + + + Tổ chức + + + + + + Điều hành + + + + + + Kiểm tra + + + + + + Nếu xét theo chiều dọ c củ a ma trận, trong b ất cứ lĩnh vực qu ản lý nào các nhà qu ản lý cũ ng phải thực hiện các quá trình qu ản lý. Nếu xét theo chiều ngang có thể thấ y các kế ho ạch marketing, nghiên cứu và phát triển, sản xuất, tài chính, nguồ n nhân lực... không thể tồn tại độ c lập mà có mố i quan hệ chặt chẽ với nhau, tạo thành hệ thống kế hoạch củ a tổ chức... Cũng như vậ y, tập hợp cơ cấu của các bộ p hận trong một chỉnh thể thố ng nhất tạo nên cơ cấu tổ chức .v.v.. Nhìn từ một góc độ khác, dù trong trong quá trình nào, lĩnh vực ho ạt động nào thì công việc chủ yếu củ a nhà quản lý là ra các quyết đ ịnh qu ản lý. Vì vậy, trước khi nghiên cứu các chức năng qu ản lý theo quá trình chúng ta cần nghiên cứu về quyết định quản lý. 1.2. QUYẾT ĐỊNH QUẢN LÝ 1.2.1. Khái niệm Quyết đ ịnh quản lý là hành vi sáng tạo của chủ th ể quản lý nhằ m định ra mục tiêu, chương trình và tính chất hoạt động của h ệ thống, để g iải quyết mộ t vấn đề đã chín muồ i trên cơ sở h iểu biết các quy luật vận động khách quan và phân tích các thông tin về hiện trạng của h ệ thống và môi trường. Có thể xác định nội dung củ a mộ t quyết định là nhằm trả lời được các câu hỏ i: Phải làm gì? Không làm hoặc làm khác đi có được hay không? Làm như thế nào? Ai làm? Khi nào làm? Làm trong bao lâu? Làm ở đ âu? Điều kiện vật chất để thực hiện là gì? Quyền hạn củ a người làm? Trách nhiệm của người làm? Ai sẽ cản trở quyết đ ịnh, mức độ và cách xử lý? Khó khăn nào sẽ xả y ra và cách khắc phụ c, triển vọng củ a việc thự c hiện quyết định? Tổ chức kiểm tra và tổng kết báo cáo như thế nào? Hậu quả của việc ra quyết định? Quyết định nào trước đó phải hu ỷ bỏ? Quyết đ ịnh nào sẽ đưa ra tiếp theo? 1.2.2. Phân loại quyết định 1.2.2.1. Theo cách phản ứng của ng ười ra quyết đ ịnh - Các quyết đ ịnh trực giác là các quyết định xuất phát từ trực giác của con người. Ngườ i ra quyết định mà không cần tới lý trí hay sự phân tích can thiệp vào. Đôi khi các quyết đ ịnh này được căn cứ vào các quyết định trước đó trong trường hợp tương tự. Việc ra quyết đ ịnh trực giác khá d ễ dàng, như ng nó dễ p hạm sai lầm vì các quyết định trực giác 14 PDF created with pdfFactory Pro trial version www.pdffactory.com
thường giữ chân con ngườ i lại trong quá khứ và chỉ cung cấp cho con ngườ i ít khả năng đề ra được cái mới hay cải tiến những phương pháp hiện có. - Các quyết định lý giải là các quyết đ ịnh d ựa trên sự nghiên cứu và phân tích có hệ thố ng một vấn đ ề. Các sự việc được nêu ra, các giải pháp khác nhau đ ược đ em ra so sánh và người ta đ i tới quyết đ ịnh hoàn hảo nhất, d ựa trên tất cả các yếu tố có liên quan tới nó. Đây là các quyết định rất cần thiết trong nhiều trường hợp có thể xả y ra, vì nó buộc ta phải vận dụng các khả năng trí tuệ đ ể lựa chọ n. Nó làm nổi lên các trạng thái sáng tạo về việc giải quyết các vấn đề với mộ t phương pháp suy nghĩ lô-gic, nhờ đó mà giảm bớt được các nhầm lẫn. 1.2.2.2. Theo khía cạ nh khác nhau của sả n xuấ t quyết định kỹ thuật; - quyết định tổ chức; - quyết định kinh tế và xã hội;... - 1.2.2.3. Xét theo tầm quan trọ ng của quyết đ ịnh quyết định chiến lược (triển vọ ng), quyết đ ịnh đường lối phát triển chủ yếu; - quyết đ ịnh chiến thu ật (thường xuyên) nhằm đạt đ ược các mục tiêu có tính cục - bộ hơn; quyết đ ịnh tác nghiệp hàng ngày có tính chất đ iều chỉnh, nhằm khôi phụ c ho ặc - thay đ ổi từng phần những t ỷ lệ đã được quy định, bù đ ắp nhữ ng thiệt hại... 1.2.2.4. Xét theo thời gian quyết định dài hạn thườ ng từ 5 năm trở lên. - quyết định trung hạn từ 1 đến dưới 5 năm. - quyết định ngắn hạn được thực hiện trong 1 tháng, 1 quý hoặc 1 năm. - 1.2.3. Yêu cầu đố i với quyết định quản lý 1.2.3.1 Tính khách quan và khoa họ c Vì quyết đ ịnh là sản phẩm chủ quan sáng tạo củ a con người, do đó việc đảm bảo tính khách quan không đ ơn giản, nhất là những trường hợp việc thực hiện các quyết đ ịnh có liên quan đến lợi ích củ a người ra quyết đ ịnh. Tính khoa học của các quyết định là sự thể hiện của những cơ sở, căn cứ, thông tin, nhận thức, kinh nghiệm của nhà quản lý trong việc xử lý, giải quyết nhữ ng tình huố ng cụ thể, đòi hỏ i có sự can thiệp bằng các quyết định củ a nhà quản lý. Ngoài ra, các quyết đ ịnh phải tuân thủ đòi hỏ i của các quy lu ật khách quan. 1.2.3.2. Tính tố i ưu Yêu cầu tính tối ưu nghĩa là phương án quyết đ ịnh sẽ đ ưa ra để thực hiện phải tốt hơn những phươ ng án quyết đ ịnh khác và trong trường hợp có thể thì đó phải là phương án quyết đ ịnh tố t nhất. 1.2.3.3. Tính có đ ịnh hướng Một quyết đ ịnh qu ản lý bao giờ cũng phải nhằm vào mộ t số đối tượng nhất định, có mụ c đích, mụ c tiêu, tiêu chu ẩn xác định. Việc đ ịnh hướng của quyết định nhằm để ngườ i thực hiện thấy được phương hướng công việc cần làm, các mụ c tiêu phải đạt. 15 PDF created with pdfFactory Pro trial version www.pdffactory.com
1.2.3.4. Tính cô đọng dễ hiểu Dù được thể hiện d ưới hình thức nào các quyết đ ịnh đ ều phải ngắn gọ n, dễ hiểu để mộ t mặt tiết kiệm được thông tin, tiện lợi cho việc bảo mật và di chuyển, mặt khác, làm cho người thực hiện không thể hiểu sai lệch về mục tiêu, phương tiện và cách thức thực hiện. 1.2.3.5. Tính pháp lý Các quyết định đưa ra phải hợp pháp và các cấp phải thực hiện nghiêm chỉnh. 1.2.3.6. Tính có độ đa dạng hợp lý Trong nhiều trường hợp các quyết định có thể phải được điều chỉnh trong quá trình thực hiện. Những quyết đ ịnh quá cứng nhắc sẽ khó thực hiện khi có biến độ ng của môi trường. 1.2.3.7. Tính cụ thể về thời gian thực hiện Trong mỗ i quyết đ ịnh cần b ảo đảm những quy đ ịnh về mặt thời gian triển khai, thực hiện và hoàn thành đ ể cấp thực hiện không được kéo dài thời gian thực hiện. 1.2.4. Các căn cứ ra quyết định Mục tiêu lâu dài của hệ thố ng. - Yêu cầu củ a các quy luật khách quan. - Đặc điểm, xu thế phát triển của đố i tượng bị quản lý. - Thực trạng củ a hệ thố ng (thông tin, nguồn vố n, trình độ kỹ thu ật, trình đ ộ cán - bộ...). Thời gian cho phép. - Kinh nghiệm, thói quen và tính trách nhiệm của người ra quyết định. - 1.2.5. Các nguyên tắ c cơ bả n khi ra quyết định 1.2.5.1. Nguyên tắc về định nghĩa Ngườ i ta chỉ có thể đ ạt được một quyết đ ịnh lô-gíc khi vấn đề đã được định nghĩa rồi. Muốn giải quyết có hiệu lực một vấn đề, đ ầu tiên phải hiểu rõ vấn đề đó. 1.2.5.2. Nguyên tắc về sự xác minh đầy đủ Một quyết định lô-gíc phải đ ược b ảo vệ b ằng các lý do xác minh đúng đắn. Tất cả mọ i quyết đ ịnh lô-gíc phải được d ựa trên nhữ ng cơ sở vững chắc. Người ta phải b ảo vệ được quyết đ ịnh đ ã đề ra bằng cả mộ t tổ ng thể những sự việc hiển nhiên và có thể kiểm tra lại để chứng tỏ quyết định đó là hợp lý và lô-gíc, mà một người khác nếu quan sát tình hình cũ ng d ưới góc độ đó và trong hoàn cảnh đ ó, thì dù họ có thể có nhữ ng ý kiến bất đ ồng hay những đ ịnh kiến và lợi ích khác thì buộc họ cũ ng phải đ i tới cùng quyết đ ịnh đó. 1.2.5.3. Nguyên tắc về sự đồ ng nhất Thực tế t hường xảy ra tình trạng cùng một sự việc có thể có nhiều quan đ iểm, nhiều cách nhìn nhận khác nhau tu ỳ thuộ c vào người quan sát và không gian, thời gian diễn ra sự việc đó. Cho nên ta cần phải xác định một cách rõ ràng những sự việc và để làm việc đó, cần phải tin chắc rằng ta đã nghĩ tới những sự khác nhau có thể có do nhữ ng sự thay đ ổi về địa đ iểm hay thời gian xảy ra. 16 PDF created with pdfFactory Pro trial version www.pdffactory.com
1.2.6. Quá trình ra quyết định 1.2.6.1. Sơ bộ đ ề ra nhiệm vụ Muố n để ra nhiệm vụ trước hết cần xác định: Vì sao phải đề ra nhiệm vụ, nhiệm vụ đó thuộc lo ại nào, tính cấp bách củ a nó. - Tình huố ng nào trong sản xu ất kinh doanh có liên quan đ ến nhiệm vụ đề ra, - nhữ ng nhân tố ảnh hưởng đến nhiệm vụ. Khối lượng thông tin cần thiết đ ã có đ ể đ ề ra nhiệm vụ, cách thu thập nhữ ng - thông tin còn thiếu. 1.2.6.2. Chọn tiêu chuẩ n đánh giá các phương án Muố n so sánh các phương án mộ t cách khách quan để lựa chọ n phương án tố t nhất cũ ng như thấ y rõ khả năng thực hiện mụ c đích đề ra cần phải có tiêu chuẩn đ ánh giá hiệu qu ả. Tiêu chu ẩn đánh giá hiệu quả có thể đ ược thể hiện bằng số lượng và chất lượng, phản ánh đ ầy đủ nhữ ng kết quả d ự tính sẽ đạt. Tiêu chuẩn phải cụ thể, dễ hiểu và đơn giản. Thường các tiêu chu ẩn được chọn từ các chỉ tiêu: chi phí nhỏ nhất, lợi nhu ận lớn nhất, năng suất cao nhất, sử dụ ng vố n tố t nhất,... tuỳ theo mụ c tiêu củ a nhiệm vụ đề ra. Ngoài ra còn có các chỉ tiêu như chất lượng sản phẩm, sức cạnh tranh của sản phẩm trên thị trường v.v... Việc lự a chọn các tiêu chuẩn đ ánh giá hiệu qu ả là quá trình quan trọ ng và phức tạp. Nếu không chú ý đ ến nó khi đề ra nhiệm vụ dễ nêu ra những mụ c đích chung chung, do đó dẫn tới khó khăn khi chọ n quyết đ ịnh. 1.2.6.3. Thu thập thông tin để làm rõ nhiệm vụ đề ra Chỉ có thể giải quyết đúng đắn một vấn đ ề nào đó nếu như có thông tin đ ầy đủ và chính xác. Lượng thông tin cần thiết phụ thuộ c vào tính phức tạp của nhiệm vụ được xét và trình đ ộ thành thạo, kinh nghiệm khi giải quyết những vấn đề thườ ng gặp củ a nhà qu ản lý. Có thể bổ sung những tin đ ã nhận được, xu ất phát từ kinh nghiệm của mình trong nhữ ng trường hợp tương tự. Nhưng cần thiết phải thu thập mọ i thông tin, nếu điều kiện cho phép. Nếu thông tin chưa đủ đ ể quyết đ ịnh một cách chắc chắn thì phải có biện pháp bổ sung. 1.2.6.4. Chính thức đề ra nhiệm vụ Chỉ có thể chính thứ c đ ề ra nhiệm vụ sau khi đã xử lý các thông tin thu đ ược do kết qu ả nghiên cứu về tính chất củ a việc giải quyết nhiệm vụ đó, tình huố ng phát sinh, việc xác định mụ c đích và tiêu chuẩn đ ánh giá hiệu quả. 1.2.6.5. Dự k iến các phương án có thể Nêu những phương án ra quyết đ ịnh sơ bộ trình bày d ưới dạng kiến nghị. Những phương án sơ bộ này thường xu ất hiện ngay ở bước đề ra nhiệm vụ. 1.2.6.6. Xây dựng mô hình ra quyết đ ịnh Các phương án của những quyết định phức tạp được nghiên cứu b ằng các mô hình. Mô hình phản ánh ho ặc tái tạo đối tượng, thay thế đối tượng đ ể sau khi nghiên cứu mô hình thu được những thông tin về đ ối tượng đó. Mô hình của đố i tượng đơn giản hơn và chỉ p hản ánh những mặt cơ b ản để đ ạt mục tiêu. Mô hình cho phép nghiên cứu các phương án của quyết định vớ i hao phí về sức lực, phương tiện và thời gian ít nhất. 17 PDF created with pdfFactory Pro trial version www.pdffactory.com
1.2.6.7. Đề ra quyết định Sau khi đánh giá nhữ ng kết quả dự tính củ a quyết định và lựa chọn được phương án tốt nhất, nhà qu ản lý phải trực tiếp đề ra quyết đ ịnh và chịu trách nhiệm trực tiếp về quyết định đó. 1.2.7. Triển khai thực hiện quyết định 1.2.7.1. Truyền đạt quyết định đ ến người thi hành và lập kế hoạ ch tổ chức thực hiện Trước hết, quyết đ ịnh cần được nêu thành mệnh lệnh hay chỉ thị để nó có hiệu lực củ a mộ t văn b ản hành chính. Tiếp theo là tuyên truyền và giải thích cho những người thực hiện ý nghĩa và tầm quan trọ ng của quyết định đã đ ề ra. Sau đó vạch chương trình thực hiện quyết định này. Kế hoạch tổ chức phải xu ất phát từ việc quy đ ịnh rõ giới hạn hiệu lực củ a quyết đ ịnh và phải theo đúng giớ i hạn đó trong quá trình thực hiện. Việc tổ chức phải cụ thể và chi tiết, nghĩa là tu ỳ theo tính chất và mức độ phức tạp củ a nhiệm vụ đ ề ra mà phân đ ịnh toàn bộ khối lượng công việc theo các đ ối tượng và các kho ảng thời gian. Trong kế hoạch phả i nêu rõ: ai làm và bao giờ b ắt đầu, lúc nào thì kết thúc, thực hiện b ằng phương tiện nào. Sơ bộ đề ra nhiệm vụ (1) Thông qua và đề ra Tổ ch ức thực hiện quyết định (7) quyết định (8) Chọn tiêu chuẩn Kế hoạch tổ chức đánh giá (2) Xây dựng mô hình toán, giải và chọn Truyền đạt quyết định phương án tối ưu (6) Thu thập thông tin (3) Kiểm tra vi ệc thực hiện (9) Chính thức đề ra Dự kiến các phương nhiệm vụ (4) án quyết định (5) Điều chỉnh quyết định (10) Tổng kết tình hình thực hiện quyết định (11) Hình 1.2. Các bước ra và thực hiện quyết định Trước khi chỉ đ ạo tiến trình thực hiện kế hoạch, cần chú ý đặc biệt đến vấn đ ề tuyển chọn cán b ộ với số lượng cần thiết và chuyên môn thích hợp. Có 3 yêu cầu quan trọ ng đố i với cán b ộ: có uy tín cao trong những vấn đề có liên quan mà họ chỉ đạo giải quyết; - đ ược giao toàn quyền chỉ đ ạo thực hiện và tiến hành kiểm tra; - người thực hiện việc kiểm tra nhất thiết không đ ược dính líu về lợi ích vật chất - với đố i tượng b ị kiểm tra. 18 PDF created with pdfFactory Pro trial version www.pdffactory.com
Kế hoạch tổ chức cần năng độ ng, sao cho vào thời điểm nhất định và tại mộ t điểm nhất định có thể tập trung đ ược lực lượng chủ yếu. 1.2.7.2. Kiểm tra việc thực hiện quyết định Kiểm tra việc thực hiện quyết đ ịnh có vai trò quan trọng vì: Kiểm tra có tác động tới hành vi củ a con người, nâng cao trách nhiệm của 1. họ và độ ng viên họ thực hiện những hoạt động nằm trong kế hoạch đ ã vạch ra. Việc tiến hành kiểm tra sẽ thúc đ ẩy thực hiện kịp thời và có trình tự các 2. nhiệm vụ đ ã đề ra. Như vậy, tổ chứ c tốt việc kiểm tra sẽ đem lại cho quá trình thực hiện quyết định sự linh hoạt cần thiết, nếu không, có thể có những hậu qu ả xấu xả y ra do các quyết đ ịnh không đ ược hoàn thành đ úng thời hạn hoặc do kỷ lu ật lao động b ị vi phạm. Mục đ ích của việc kiểm tra không chỉ là đ ể kịp thời đề ra những biện pháp khắc phụ c những lệch lạc đã thấ y, hoặc tốt hơn nữa là nhằm ngăn ngừa việc xảy ra những lệch lạc, tận dụ ng nhữ ng thờ i cơ có lợi. Việc kiểm tra đ ược tổ chức tốt sẽ tạo ra mộ t mối liên hệ ngược có hiệu qu ả giúp giải quyết kịp thời các vấn đề đang xuất hiện, khắc phục các khâu yếu v.v.. và do đó quá trình qu ản lý tiến hành đ ược thu ận lợi. 1.2.7.3. Điều chỉnh quyết định Có những nguyên nhân dẫn đ ến sự cần thiết phải điều chỉnh quyết đ ịnh trong quá trình thực hiện chúng. Các nguyên nhân đó thường là: tổ chức không tốt việc thực hiện quyết định; có nhữ ng thay đổ i độ t ngột do nguyên nhân bên ngoài gây ra; có sai lầm nghiêm trọ ng trong bản thân quyết đ ịnh và mộ t số nguyên nhân khác. Đố i với các quyết đ ịnh được đ ề ra trong đ iều kiện b ất định, cần dự kiến trước những sửa đổ i trong quá trình thực hiện chúng. Sự đ iều chỉnh quyết đ ịnh không nhất thiết là do xuất hiện tình hu ống b ất lợi. Chẳng hạn, trong quá trình thực hiện quyết định có thể p hát hiện ra nhữ ng khả năng mới mà trước đó ta chưa dự kiến được có thể đem lại kết qu ả cao hơn kết quả d ự tính. 1.2.7.4. Tổng kết việc thực hiện quyết định Trong mọ i trường hợp, bất kể các quyết định có được thực hiện đầy đủ và đúng hạn hay không đ ều cần tổ ng kết các kết qu ả thực hiện quyết đ ịnh. Qua việc tổng kết tập thể b iết được họ đã làm việc như thế nào, đạt kết qu ả ra sao, lao động củ a họ có tầm quan trọ ng cho xã hộ i như thế nào, làm phong phú kho tàng kinh nghiệm quản lý, kiểm tra hiệu quả củ a cách đề ra các cách thực hiện quyết định quản lý. 19 PDF created with pdfFactory Pro trial version www.pdffactory.com
CÂU HỎI ÔN TẬP Hiểu thế nào là quản lý? Phân biệt các khái niệm quản lý, lãnh đạo, điều khiển 1. và qu ản trị. Khái niệm, b ản chất và thực chất của quản lý kinh tế? Trình bày các lo ại chức 2. năng qu ản lý. Quyết đ ịnh qu ản lý là gì? Các loại quyết đ ịnh qu ản lý? Các yêu cầu đố i vớ i 3. quyết đ ịnh quản lý? Trình bày các căn cứ và nguyên tắc khi ra quyết đ ịnh qu ản lý. Hãy mô tả quá 4. trình ra quyết định. 20 PDF created with pdfFactory Pro trial version www.pdffactory.com
CHƯƠNG 2 CHỨC NĂNG LẬP KẾ HOẠCH 2.1. Khái niệm, vai trò, phân loại 2.2. Quá trình lập kế hoạch 2.3. Lập kế hoạch chiến lược Câu hỏ i ôn tập 21 PDF created with pdfFactory Pro trial version www.pdffactory.com
Lập kế hoạch là xuất phát đ iểm của mọi quá trình qu ản lý, nó gắn liền với việc lựa chọn mục tiêu và chương trình hành độ ng trong tương lai. Lập kế ho ạch cũng là chức năng cơ bản của tất cả các nhà qu ản lý ở mọ i cấp trong hệ thố ng, vì d ựa vào nó mà các nhà qu ản lý xác đ ịnh đ ược các chức năng còn lại khác nhằm bảo đ ảm đ ạt được các mụ c tiêu đ ã đặt ra. 2.1. KHÁI NIỆM, VAI TRÒ, PHÂN LOẠI 2.1.1. Khái niệm Lập kế hoạ ch là một quá trình ấn định những mục tiêu và các phương thức tố t nhấ t để đạt được những mụ c tiêu đó. Lập kế hoạch bao gồm việc xác đ ịnh rõ các mụ c tiêu, xây d ựng một chiến lược tổ ng thể, nhất quán với nhữ ng mụ c tiêu đó và triển khai một hệ thố ng các kế ho ạch để thố ng nhất và phố i hợp các hoạt động. Việc lập kế hoạch phải thiết lập đ ược một môi trường tố t nhất để mọ i thành viên trong hệ thống thực hiện nhiệm vụ có hiệu quả nhất. Người qu ản lý phải biết rõ mọi ngườ i có hiểu được nhiệm vụ và mụ c tiêu của bộ phận của họ và các phương pháp đ ể đạt được mụ c tiêu đó hay không. Các cá nhân phải hiểu rõ họ đ ược yêu cầu hoàn thành cái gì. Lập kế hoạch là việc lựa chọn một trong những phương án hành độ ng tương lai cho hệ thống và cho từng bộ phận trong hệ t hố ng. Nó bao gồm sự lựa chọ n các mục tiêu củ a hệ thố ng và của từng bộ phận, xác định các phương thức đ ể đ ạt được các mụ c tiêu đó. Như vậ y lập kế ho ạch giúp cho chủ hệ thống tiếp cận hợp lý các mục tiêu chọn trước. Lập kế hoạch là quyết định trước xem phải làm cái gì, làm như thế nào, khi nào làm và ai làm. Lập kế ho ạch là làm cho các sự việc có thể xảy ra ho ặc không được xảy ra. Nó đòi hỏ i chủ hệ thố ng phải xác đ ịnh chiến lược hệ thống và các đ ường lối mộ t cách có ý thức, đưa ra đ ược các quyết đ ịnh dựa trên cơ sở mụ c tiêu đòi hỏ i của các quy lu ật, sự hiểu biết và những đánh giá thận trọng. Thực chất của việc lập kế hoạch là nhằm hoàn thành những mục đích và mụ c tiêu củ a hệ thố ng đặt ra xu ất phát từ bản chất củ a một hệ thống có tổ chức, đ ể thực hiện các mụ c đích chung của hệ thố ng thông qua sự hợp tác chặt chẽ mọi ngườ i trong hệ thố ng. 2.1.2. Vai trò của lậ p k ế hoạ ch trong hoạ t độ ng của hệ thố ng Kế hoạ ch là công cụ đắc lực trong việc phối hợp nỗ lực của các thành viên trong mộ t hệ thống. Lập kế ho ạch cho biết hướ ng đi của hệ thống. Khi tất cả những người có liên quan biết được hệ thống sẽ đi đâu và họ sẽ p hải đ óng góp gì đ ể đạt đ ược mục tiêu đó, thì đương nhiên, họ sẽ phối hợp, hợp tác với nhau và làm việc mộ t cách có tổ chức. Lập kế hoạch có tác dụng làm giảm tính bất ổn đ ịnh của h ệ thống. Lập kế hoạch buộc nhà qu ản lý phải nhìn về p hía trước, d ự đoán nhữ ng thay đ ổi trong nội bộ hệ thố ng cũ ng như ngoài môi trường, cân nhắc ảnh hưởng củ a chúng và đưa ra nhữ ng phản ứng đố i phó thích hợp. Lập kế hoạch giả m được sự chồng chéo và những hoạ t động lãng phí. Lập kế hoạch thiết lập nên nh ững tiêu chuẩn tạo điều kiện cho công tác kiểm tra. 22 PDF created with pdfFactory Pro trial version www.pdffactory.com
2.1.3. Các loại kế hoạch 2.1.3.1. Theo phạm vi hoạt độ ng Kế hoạ ch chiến lược: là kế ho ạch ở cấp độ toàn bộ hệ thố ng, nó thiết lập nên nhữ ng mụ c tiêu chung củ a hệ thống và vị trí của hệ thống đối với môi trường. Kế h oạ ch tác nghiệp: là kế hoạch trình bày rõ và chi tiết cần phải làm như thế nào để đạt đ ược nhữ ng mụ c tiêu đ ã đặt ra trong kế ho ạch chiến lược. Kế hoạch tác nghiệp đ ưa ra những chi tiết cụ thể hoá kế hoạch chiến lược thành nhữ ng ho ạt độ ng hàng năm, hàng quý, hàng tháng, hàng tuần... như kế hoạch nhân công, kế ho ạch tiến đ ộ, kế hoạch nguyên vật liệu... Giữa 2 loại kế ho ạch chiến lược và tác nghiệp, sự khác biệt chủ yếu trên 3 mặt: Thời gian: kế hoạch chiến lược thường cho kho ảng thờ i gian từ 2, 3 năm trở lên, 1. trong khi đó, kế ho ạch tác nghiệp thường chỉ cho 1 năm trở xuố ng. Phạm vi hoạt độ ng: kế hoạch chiến lược tác độ ng tới các mảng ho ạt động lớn, 2. liên quan tới tương lai của toàn bộ hệ thố ng. Kế hoạch tác nghiệp chỉ có mộ t phạm vi hạn hẹp ở trong một mảng hoạt động nào đó. Mức độ cụ thể: các mục tiêu chiến lược thường cô đọ ng và tổng thể (thiên về 3. đ ịnh tính). Trong khi đ ó, các mụ c tiêu củ a kế ho ạch tác nghiệp thường cụ thể, chi tiết (thiên về định lượ ng). 2.1.3.2. Theo thời gian Kế hoạch dài hạn: trên 5 năm. - Kế hoạch trung hạn: từ 1 đến 5 năm. - Kế hoạch ngắn hạn: dưới 1 năm. - 2.1.3.3. Theo hình thức thể hiện Chiến lược: là lo ại kế ho ạch đặc biệt đ ối vớ i mỗi hệ thố ng. Chiến lược đ ược hiểu là hệ thống các đường lối và biện pháp chủ yếu nhằm đưa hệ thống đ ạt đến mục tiêu đã đ ịnh. Chính sách: là những phương châm, những hướng dẫn chung đ ịnh hướng cho việc ra quyết đ ịnh. Chính sách đ ưa ra những phạm vi hay những giới hạn cho phép mà các quyết định có thể d ao độ ng trong đ ó. Chính sách có tác dụng làm giảm bớt nhu cầu giám sát chặt chẽ. Những chính sách thông thoáng cho thấy sự tin tưởng lẫn nhau giữa các thành viên. Các chính sách chặt chẽ đ ể ít khe hở cho sự sáng tạo khi ra quyết định, là d ấu hiệu cho thấ y sự tin tưởng không cao giữa các thành viên, làm giảm tính mềm dẻo củ a cả hệ thố ng và các cá nhân. Thủ tục: là một chuỗ i những hoạt động cần thiết theo thứ tự thời gian củ a công việc cụ thể nào đó thường lặp đ i lặp lại trong hệ thống. Các thủ tụ c thiết lập nên nhữ ng phương pháp điều hành các ho ạt độ ng cụ thể trong những tình hu ống cụ thể ở từng bộ p hận của hệ thố ng. Thông thườ ng thủ tụ c cho biết thứ tự tiến hành các công việc cụ thể. Quy tắc: là những qui đ ịnh nói rõ cho các thành viên trong hệ thố ng biết họ không được làm gì. Chính sách, thủ tục và qui tắc là nhữ ng công cụ hỗ trợ cho việc phố i hợp và chỉ đ ạo các hoạt động của các thành viên trong tổ chức. 23 PDF created with pdfFactory Pro trial version www.pdffactory.com
Chương trình: bao gồm một số các mụ c tiêu, chính sách, thủ tục, quy tắc, các nhiệm vụ được giao, các b ước phải tiến hành, các nguồ n lực có thể huy đ ộng và các yếu tố khác. Chương trình đ ược hỗ trợ b ằng những ngân qu ỹ cần thiết. Mộ t chương trình quan trọ ng thường ít khi đứng mộ t mình, thườ ng là một bộ phận củ a một hệ thống phức tạp các chươ ng trình. Ngân quỹ: là b ản tường trình các kết qu ả mong muố n đ ược biểu thị bằng các con số . Có thể coi đ ây là chương trình được số hoá. Ngân qu ỹ ở đ ây không đơn thu ần là ngân qu ỹ bằng tiền, mà còn qu ỹ thời gian, quỹ nhân công, MMTB, nguyên vật liệu... 2.2. QUÁ TRÌNH LẬP KẾ HOẠCH 2.2.1. Những yếu tố ảnh hưởng đến việc lập k ế hoạch 2.2.1.1. Cấp quản lý Cấp qu ản lý càng cao thì việc lập kế hoạch càng mang tính chiến lược, càng thấp thì kế hoạch tác nghiệp càng chiếm ưu thế. 2.2.1.2. Độ bất ổn định của môi trường Môi trường càng b ất ổn định bao nhiêu thì kế ho ạch càng mang tính định hướng và ngắn hạn b ấy nhiêu. Những hệ thống ho ạt độ ng trong môi trường tương đố i ổ n đ ịnh thường có những kế hoạch dài hạn, tổng hợp và phức tạp, trong khi những hệ thống hoạt độ ng trong môi trường động lại có nhữ ng kế hoạch hướng ngo ại và ngắn hạn. 2.2.1.3. Độ dài của những cam kết trong tương lai Kế hoạch phải đủ d ài để có thể thực hiện đ ược những cam kết có liên quan tới việc đưa ra các quyết đ ịnh hôm nay. Hay nói cách khác, kế ho ạch dài hay ngắn là phụ thu ộc vào kế hoạch đ ó nhằm thực hiện mục tiêu gì. Kế hoạch cho mộ t thời gian quá dài hay quá ngắn đều không hiệu quả. 2.2.2. Các bước lậ p k ế hoạ ch Quá trình lập kế hoạch bao gồm 6 b ước cơ bản sau: Bước 1 - Nghiên cứu và d ự báo Để nhận thứ c đ ược cơ hộ i cần phải có nhữ ng hiểu biết về môi trường, thị trường, về sự cạnh tranh, về điểm m ạnh, điểm yếu củ a mình so với đố i thủ cạnh tranh. Phải dự đoán được các yếu tố không chắc chắn và đưa ra phương án đ ối phó. Việc lập kế hoạch đ òi hỏ i phải có nhữ ng dự đoán thực tế về cơ hội. Bước 2 - Thiết lập các mục tiêu Các mục tiêu đ ưa ra cần phải xác đ ịnh rõ thời hạn thực hiện và đ ược lượng hoá tới mức cao nhất có thể. Mục tiêu phải khả thi và cần xác định rõ trách nhiệm trong việc thực hiện. Bước 3 - Phát triển các tiền đề Tiền đ ề lập kế hoạch là các d ự b áo, các chính sách cơ bản có thể áp dụng. Chúng là giả thiết cho việc thực hiện kế ho ạch. Đó có thể là địa đ iểm, quy mô dự án, sản phẩm, công nghệ sẽ triển khai, mức chi phí, mức lương và các khía cạnh tài chính, xã hội, chính trị khác. 24 PDF created with pdfFactory Pro trial version www.pdffactory.com