Giáo trình Kỹ thuật soạn thảo văn bản hành chính thông dụng (Giáo trình đào tạo từ xa): Phần 1

Chia sẻ: Lê Na | Ngày: | Loại File: PDF | Số trang:27

Thêm vào BST

Báo xấu

905
lượt xem 122
download

Download Vui lòng tải xuống để xem tài liệu đầy đủ

Giáo trình trình bày khái quát về luật văn bản hành chính thông dụng, soạn thảo công văn, soạn thảo tờ trình, soạn thảo báo cáo, soạn thảo biên bản, soạn thảo thông báo. Giáo trình gồm 2 phần, mời các bạn cùng tham khảo phần 1 sau đây.

Chủ đề:

Bình luận(0) Đăng nhập để gửi bình luận!

Lưu

Nội dung Text: Giáo trình Kỹ thuật soạn thảo văn bản hành chính thông dụng (Giáo trình đào tạo từ xa): Phần 1

TRƯỜNG ĐẠI HỌC VINH TRUNG TÂM ĐÀO TẠO TỪ XA Chủ biên Nguyễn Thị Bích Ngọc GIÁO TRÌNH KỸ THUẬT SOẠN THẢO VĂN BẢN HÀNH CHÍNH THÔNG DỤNG Vinh - 2011 1
TRƯỜNG ĐẠI HỌC VINH TRUNG TÂM ĐÀO TẠO TỪ XA Chủ biên Nguyễn Thị Bích Ngọc GIÁO TRÌNH KỸ THUẬT SOẠN THẢO VĂN BẢN HÀNH CHÍNH THÔNG DỤNG (Giáo trình đào tạo từ xa) Vinh - 2011 2
Phân công biên soạn: - Chủ biên: Nguyễn Thị Bích Ngọc - Các tác giả: Nguyễn Thị Bích Ngọc : Chương 1 đến Chương 6. 3
MỤC LỤC CHƯƠNG 1 ........................................................................................................................... 4 KHÁI QUÁT VỀ LUẬT VĂN BẢN HÀNH CHÍNH THÔNG DỤNG .................................. 4 1.Khái niệm, đặc điểm và phân loại văn bản hành chính thông dụng .................................. 4 2 . Vai trò và chức năng của văn bản hành chính thông dụng .............................................. 5 3 . Những yêu cầu đối với văn bản hành chính thông dụng ................................................. 7 CHƯƠNG 2 ......................................................................................................................... 15 SOẠN THẢO CÔNG VĂN ................................................................................................. 15 1. Khái niệm chung về công văn ...................................................................................... 15 2. Soạn thảo công văn ...................................................................................................... 16 CHƯƠNG 3 ......................................................................................................................... 24 SOẠN THẢO TỜ TRÌNH ................................................................................................... 24 1. Khái niệm chung về tờ trình ......................................................................................... 24 2. Soạn thảo tờ trình ......................................................................................................... 24 CHƯƠNG 4 ......................................................................................................................... 27 SOẠN THẢO BÁO CÁO .................................................................................................... 27 1. Khái niệm chung về báo cáo ......................................................................................... 27 2. Soạn thảo báo cáo......................................................................................................... 28 CHƯƠNG 5 ......................................................................................................................... 33 SOẠN THẢO BIÊN BẢN ................................................................................................... 33 1. Khái niệm chung về biên bản ....................................................................................... 33 2. Soạn thảo biên bản ....................................................................................................... 34 CHƯƠNG 6 ......................................................................................................................... 38 SOẠN THẢO THÔNG BÁO ............................................................................................... 38 1. Khái niệm chung về thông báo ..................................................................................... 38 2. Soạn thảo thông báo .................................................................................................... 38 TÀI LIỆU THAM KHẢO .................................................................................................... 42 4
CHƯƠNG 1. KHÁI QUÁT VỀ VĂN BẢN HÀNH CHÍNH THÔNG DỤNG 1. KHÁI NIỆM, ĐẶC ĐIỂM VÀ PHÂN LOẠI VĂN BẢN HÀNH CHÍNH THÔNG DỤNG 1.1. Khái niệm: Trong quá trình quản lí, để thực hiện chức năng của mình Nhà nước ban hành văn bản để tác động lên đối tượng quản lí nhằm điều chỉnh các quan hệ xã hội. Văn bản nhà nước ban hành rất đa dạng với các tên gọi khác nhau như: văn bản quy phạm pháp luật, văn bản áp dụng pháp luật và văn bản hành chính... mỗi loại đều có vai trò, mục đích sử dụng khác nhau. Văn bản quản lý Nhà nước có rất nhiều loại như văn bản quy phạm pháp luật, văn bản áp dụng pháp luật, văn bản hành chính thông dụng… Trong đó, văn bản hành chính thông dụng được sử dụng khá phổ biến trong thực tiễn quản lí và còn có nhiều quan điểm khác nhau về khái niệm, về cách thức phân loại của nhóm văn bản này. Văn bản hành chính thông thường dùng để truyền đạt thông tin trong hoạt động quản lí nhà nước như: Công bố hoặc thông báo về một chủ trương, quyết định hay nội dung và kết quả hoạt động của một cơ quan, tổ chức; ghi chép lại các ý kiến và kết luận trong các hội nghị; thông tin giao dịch chính thức giữa các cơ quan, tổ chức với nhau hoặc giữa Nhà nước với tổ chức và công dân. Văn bản hành chính thông thường không đưa ra quyết định quản lí, do đó không được dùng để thay thế cho văn bản quy phạm pháp luật hoặc văn bản áp dụng pháp luật. Văn bản hành chính thông dụng là văn bản được ban hành bởi các chủ thể khác nhau nhằm triển khai thực hiện văn bản pháp luật của cấp trên, điều hành quản lý trong nội bộ cơ quan; giao dịch công tác giữa các cơ quan nhà nước với nhau hoặc giữa cơ quan nhà nước với tổ chức và công dân; trao đổi thông tin và ghi nhận sự kiện thực tế xảy ra. 1.2. Đặc điểm của văn bản hành chính thông dụng - Văn bản hành chính có nguồn gốc hình thành từ thực tiễn, xuất phát từ nhu cầu thực tế của hoạt động quản lý Nhà nước không do pháp luật quy định. Đây là điểm khác biệt cơ bản so với văn bản quy phạm pháp luật và văn bản áp dụng pháp luật bởi nhóm văn bản luôn được ban hành bởi chủ thể có thẩm quyền do pháp luật quy định. - Nội dung của văn bản hành chính là truyền đạt thông tin quản lý, ghi nhận các sự kiện thực tế để phục vụ và đáp ứng yêu cầu của quản lý nhà nước. trong công văn đôn đốc, cấp trên đánh giá tình hình thực hiện nhiệm vụ đã giao và đốc thúc cấp dưới hoàn thành nhiệm vụ kịp tiến độ đã đề ra mà không đưa ra những chỉ thị cụ thể … - Văn bản hành chính được ban hành để cụ thể hóa văn bản quy phạm pháp luật, văn bản áp dụng pháp luật. Việc ban hành văn bản này để “chuyển tải các thông tin quản lí” sử dụng để hỗ trợ để đôn đốc, nhắc nhở cấp dưới thực hiện chức năng, nhiệm vụ công tác hoặc hướng dẫn về chuyên môn, nghiệp vụ, ghi nhận lại sự kiện thực tế xảy ra. Văn bản hành chính thông dụng không mang tính bắt buộc và không được đảm bảo thực hiện bằng sức mạnh của nhà nước. Đây là điểm sự khác biệt rõ nét của văn bản hành chính với văn bản quy phạm pháp luật và văn bản áp dụng pháp luật vì các văn bản này chứa đựng các quy phạm pháp luật hay các mệnh lệnh mang ý chí áp đặt đối tượng thực hiện văn bản. - Văn bản hành chính thông dụng đa dạng, phong phú về hình thức (tên gọi) như công văn, báo cáo, biên bản, tờ trình… Do nhu cầu thực tế, mục đích làm phát sinh việc ban hành loại văn bản này. Do đó, nhóm văn bản này đa dạng, phong phú về hình thức hơn so với văn bản quy phạm pháp luật và văn bản áp dụng pháp luật. 5
- Mặc dù pháp luật không quy định về thẩm quyền ban hành nhóm văn bản này nhưng đây là nhóm văn bản có chủ thể ban hành đa dạng và phong phú nhất bao gồm tất cả các chủ thể được giao nhiệm vụ tổ chức thực hiện và thực hiện hoạt động quản lý Nhà nước đều có quyền ban hành văn bản hành chính. Còn văn bản quy phạm pháp luật, văn bản áp dụng pháp luật bị pháp luật giới hạn về thẩm quyền ban hành. 1.3. Phân loại văn bản hành chính thông thường Văn bản hành chính thông dụng phong phú, đa dạng về tên gọi và cũng được phân loại khác nhau trên các tiêu chí khác nhau. Có thể phân loại nhóm văn bản này theo tiêu chí tính độc lập có văn bản hành chính được ban hành độc lập và văn bản hành chính phụ thuộc; theo tiêu chí mẫu có văn bản hành chính theo mẫu và văn bản hành chính không theo mẫu. Theo tiêu chí mục đích ban hành, văn bản hành chính bao gồm những loại sau: - Văn bản hành chính dùng để thông tin giao dịch. Nhóm văn bản này bao gồm: + Công văn là lọai văn bản hành chính dùng để trao đổi, giao tiếp giữa cơ quan nhà nước với nhau, giữa cơ quan nhà nước với tổ chức, giữa cơ quan nhà nước với công dân để giải quyết công việc vì lợi ích chung nhằm thực hiện chức năng quản lý, điều hành một cách có hiệu quả nhất. + Tờ trình là loại văn bản hành chính được cơ quan nhà nước, tổ chức sử dụng để đề xuất với cấp trên có thẩm quyền phê duyệt một vấn đề mới phát sinh trong hoạt động của cơ quan nhằm thực hiện chức năng quản lý, điều hành một cách có hiệu quả nhất. + Báo cáo là loại văn bản hành chính được sử dụng để phản ánh tình hình thực tế, trình bày kết quả thực hiện công việc trong hoạt động của cơ quan nhà nước, tổ chức làm cơ sở để đánh giá tình hình quản lý, đề xuất những biện pháp, chủ trương mới. + Thông báo là văn bản hành chính thông thường có vai trò truyền đạt thông tin, sự việc cho các cơ quan, đơn vị, cá nhân liên quan biết để giải quyết công việc nhằm thực hiện chức năng quản lý, điều hành một cách có hiệu quả nhất. Ngoài ra, nhóm văn bản này còn có Công điện, đề án, phương án, kế hoạch… - Văn bản dùng để ghi nhận sự kiện Các sự kiện xảy ra trên thực tế sẽ được ghi lại trong các hình thức văn bản hành chính làm căn cứ cho các quyết định, hành vi hoặc là ghi nhận các sự kiện pháp lý đã phát sinh trên cơ sở quyết định hành chính, hành vi hành chính. Nhóm văn bản này gồm có biên bản, giấy ủy nhiệm, giấy đi đường, giấy chứng nhận… + Biên bản là loại văn bản hành chính có vai trò ghi nhận lại sự kiện thực tế xảy ra làm cơ sở để cấp có thẩm quyền ban hành văn bản áp dụng pháp luật. 2. VAI TRÒ VÀ CHỨC NĂNG CỦA VĂN BẢN HÀNH CHÍNH THÔNG DỤNG. 2.1. Vai trò của văn bản hành chính thông dụng - Văn bản hành chính thông dụng được ban hành để cụ thể hóa văn bản quy phạm pháp luật, văn bản áp dụng pháp luật. - Văn bản hành chính thông dụng được ban hành để “chuyển tải các thông tin quản lí” sử dụng để hỗ trợ để đôn đốc, nhắc nhở cấp dưới thực hiện chức năng, nhiệm vụ công tác hoặc hướng dẫn về chuyên môn, nghiệp vụ. - Văn bản hành chính thông dụng dùng để trao đổi thông tin và ghi nhận sự kiện thực tế xảy ra trong quá trình quản lí 2.2. Các chức năng cơ bản của văn bản hành chính thông dụng. 6
Khi nghiên cứu, soạn thảo và sử dụng bất kỳ một loại văn bản quản lý Nhà nước nói chung hay văn bản hành chính thông dụng nói riêng chúng ta cần xác định rõ các chức năng của văn bản, đặc biệt cần gắn liền văn bản đó với mục đích sử dụng sẽ giúp cho việc định hướng đúng đắn quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức và sử dụng chúng có hiệu quả. Văn bản hành chính thông dụng có những chức năng cơ bản sau: 2.2.1.Chức năng thông tin: Đây là chức năng cơ bản của mọi loại văn bản chứ không chỉ của riêng văn bản hành chính, bởi văn bản nói chung chứa đựng và truyền tải thông tin từ đối tượng này sang đối tượng khác nhằm thoả mãn nhu cầu thông tin cho mọi đối tượng. Chức năng thông tin của văn bản hành chính thể hiện ở việc ghi lại các thông tin quản lý, truyền đạt các thông tin đó qua lại trong hệ thống quản lý) hoặc từ cơ quan nhà nước đến nhân dân, giúp các cơ quan thu nhận các thông tin cần thiết cho hoạt động quản lý và đánh giá các thông tin thu được đó qua các hệ thống thông tin truyền đạt khác. Sự phát triển của mọi mặt trong đời sống xã hội, cũng như của nền kinh tế quốc dân kéo theo khối lượng thông tin cần giao dịch, truyền đạt trong nội bộ cơ quan hoặc giữa các cơ quan với nhau, giữa các cơ quan với các tổ chức, cá nhân ngày càng lớn. Và văn bản là một loại hình quan trọng được sử dụng nhằm đáp ứng nhu cầu ngày càng tăng của hoạt động quản lý hành chính nhà nước. Thông qua hệ thống các văn bản hành chính, các cơ quan có thể thu thập được thông tin để phục vụ cho các hoạt động quản lý, điều hành, cụ thể là những thông tin về chủ trương, đường lối của Đảng và Nhà nước liên quan đến mục tiêu, phương hướng hoạt động của cơ quan mình. Văn bản hành chính chứa thường chứa đựng ba loại thông tin sau: - Thông tin quá khứ: là những thông tin liên quan đến những sự việc đã được giải quyết trong quá trình hoạt động của các cơ quan quản lý. - Thông tin hiện hành: là những thông tin liên quan đến những sự việc đang diễn ra trong quá trình hoạt động của bộ máy nhà nước; thông tin về phương thức hoạt động, về mục tiêu, nhiệm vụ, quan hệ công tác giữa các cơ quan đơn vị… - Thông tin dự báo: là những thông tin mang tính kế hoạch tương lai, các dự báo về diễn biến của đối tượng quản lý và những biến động trong hoạt động quản lý. Loại thông tin này thường được chứa đựng trong các văn bản về kế hoạch, đề án, dự án phát triển, các loại chương trình công tác dài hạn… 2.2.2. Chức năng quản lý: Đây là chức năng phục vụ cho quá trình điều hành, tổ chức, kiểm tra hoạt động của các cơ quan. Văn bản hành chính là phương tiện quan trọng và chủ yếu để các cơ quan quản lý có thể có những căn cứ tin cậy để nghiên cứu ban hành các quyết định quản lý chính xác, đồng thời truyền đạt một cách đầy đủ, kịp thời đến mọi đối tượng cần thiết các quyết định này. Bên cạnh đó, thông qua văn bản hành chính, các cơ quan có thể theo dõi, kiểm tra hoạt động của các cơ quan cấp dưới, từ đó tổ chức hoạt động quản lý đạt hiệu quả cao. 2.2.3. Chức năng pháp lý: Chức năng này rất quan trọng chứa đựng trong mỗi văn bản hành chính. Chức năng pháp lý của văn bản hành chính được thể hiện ở hai phương diện chủ yếu sau: Thứ nhất, văn bản hành chính được sử dụng để ghi lại các mệnh lệnh quản lý, các quan hệ luật pháp hình thành trong quá trình quản lý và các hoạt động khác của các cơ quan, tổ chức nhà nước. Ví dụ như công văn của cấp trên ban hành nhằm hướng 7
dẫn cấp dưới thi hành các văn bản quy phạm pháp luật, nó chứa đựng trong đó mệnh lệnh của người quản lý theo đó đối tượng quản lý phải nghiêm chỉnh chấp hành. Thứ hai, trong nhiều trường hợp, văn bản hành chính còn là những chứng cứ pháp lý để giải quyết các nhiệm vụ cụ thể trong quản lý và điều hành công việc của các cơ quan, tổ chức quản lý. Ví dụ như biên bản vi phạm hành chính sẽ được coi là chứng cứ pháp lý để trên cơ sở đó cơ quan nhà nước có thẩm quyền ra quyết định xử phạt vi phạm vi phạm hành chính đối với chủ thể vi phạm. Ngoài ra chức năng pháp lý của văn bản hành chính còn tạo nên mối quan hệ giữa cá cơ quan, tổ chức thuộc bộ mày quản lý nhà nước, giữa chủ thể quản lý và đối tượng quản lý; tạo nên mối ràng buộc trách nhiệm giữa các chủ thể tạo lập và đối tượng tiếp nhận văn bản. Nhận thức rõ tầm quan trọng của chức năng pháp lý chứa đựng trong mỗi văn bản hành chính, đòi hỏi việc xây dựng và ban hành các văn bản này phải cẩn thận là chuẩn mực: phải phù hợp với các văn bản quy phạm pháp luật của Nhà nước, phải được ban hành đúng thẩm quyền về nội dung tức là đúng thẩm quyền về giải quyết công việc của cơ quan, phải ban hành đúng hình thức, thể thức theo quy định của pháp luật, đồng thời phải đảm bảo tính hợp lý của văn bản tức là nội dung của văn bản phải phù hợp với thực tiễn… 2.2.4. Các chức năng khác: Bên cạnh những chức năng cơ bản kể trên, văn bản hành chính còn có những chức năng khác như: - Chức năng văn hoá-xã hội: văn bản hành chính đóng góp vào nguồn tư liệu lịch sử quý giá giúp chúng ta hình dung được toàn cảnh bức tranh và trình độ văn minh quản lý nhà nước của mỗi thời kỳ lịch sử cụ thể của mỗi quốc gia. - Chức năng thống kê: thể hiện ở việc thống kê các quá trình diễn biến của công viểc trong các cơ quan, thống kê cán bộ, tiền lương, phương tiện quản lý… Qua đó giúp cho các chủ thể quản lý phân tích các diễn biễn trong hoạt đọng của các cơ quan, ảnh hưởng của các nhân tố khác nhau vào quá trình quản lý, kiểm tra kết quả công việc qua khối lượng đã hoàn thành. Trên cơ sở đó đánh giá được mức độ tăng trưởng trong hoạt động của các cơ quan, đơn vị. Tuy nhiên, các văn bản phải đảm bảo đưa ra số liệu chính xác, đầy dủ, có tính khoa học, nếu không sẽ gây ra những ảnh hưởng, tác động tiêu cực cho hoạt động quản lý nhà nước. Ngoài ra văn bản hành chính còn có một số chức năng khác như: chức năng kinh tế … Như vậy, việc xác định và nắm vững các chức năng cơ bản của văn bản hành chính là hết sức quan trọng, cần thiết trong quá trình nghiên cứu, soạn thảo cũng như áp dụng các văn bản này vào các mục đích khác nhau trong hoạt động quản lý nhà nước bởi có như vậy thì việc sử dụng văn bản mới đạt được hiệu quả cao, kéo theo đó là nâng cao hoạt động quản lý nhà nước của các cơ quan, đơn vị. 3. NHỮNG YÊU CẦU ĐỐI VỚI VĂN BẢN HÀNH CHÍNH THÔNG DỤNG 3.1. Yêu cầu về nội dung của văn bản hành chính thông dụng Là nhóm văn bản dùng để truyền đạt thông tin trong hoạt động quản lí, để đảm bảo chất lượng và vai trò sử dụng trong quá trình ban hành văn bản phải đáp ứng các yêu cầu sau đây: 3.1.1. Yêu cầu về chính trị Văn bản hành chính thông dụng là một loại công cụ hỗ trợ hoạt động quản lý Nhà nước, do đó, ban hành loại văn bản này chính là việc thực hiện hoạt động quản lý 8
Nhà nước, một hoạt động mang tính chính trị. Vì vậy, văn bản phải đảm bảo các yêu cầu đó là: - Nội dung của văn bản phải phù hợp với đường lối, chủ trương, chính sách của Đảng; - Nội dung của văn luôn gắn chặt với đời sống xã hội, liên quan trực tiếp và phản ánh nguyện vọng chính đáng của đông đảo nhân dân lao động- đối tượng chịu sự tác động trực tiếp của văn bản. 3.1.2. Yêu cầu về pháp lí Với tư cách là sản phẩm của hoạt động quản lý Nhà nước, là một loại văn bản quản lý được sử dụng trong quản lý Nhà nước, văn bản hành chính cũng phải đảm bảo tính hợp Hiến, hợp pháp và tính thống nhất. Do đó, văn bản hành chính được ban hành phải có nội dung phù hợp văn bản quy phạm pháp luật và văn bản áp dụng pháp luật (với tư cách cụ thể nhóm văn bản này) - Phải sử dụng văn bản hành chính thông dụng phù hợp với công việc đang giải quyết và mục đích của chủ thể ban hành cũng như các quy định của pháp luật có liên quan đến loại văn bản này. Cho dù, nhóm văn bản này rất đa dạng và phong phú về tên gọi và mục đích sử dụng, nhưng mỗi hình thức văn bản hành chính có những vai trò riêng biệt của mình. - Nội dung văn bản phải thiết thực, đáp ứng các nhu cầu thực tế đặt ra, phù hợp với pháp luật hiện hành, không trái với các văn bản của cấp trên, có tính khả thi. - Văn bản hành chính thông dụng phải có nội dung hợp pháp, được ban hành theo đúng hình thức và trình tự. - Văn bản phải có nội dung dễ hiểu và dễ nhớ, phù hợp với trình độ của đối tượng tiếp nhận văn bản. 3.1.3. Văn bản hành chính thông dụng phải phản ánh đúng sự thật khách quan Hoạt động quản lý là hoạt động phải xuất phát từ thực tiễn. Thông qua văn bản hành chính mà thực tiễn của xã hội, thực tiễn quản lý cũng như các sự kiện pháp lý được phản ánh (thông tin) đến các chủ thể quản lý Nhà nước có thẩm quyền để từ đó có những quyết định phù hợp với yêu cầu thực tiễn. Vì vậy, một yêu cầu không thể thiếu đối với văn bản hành chính là phải phản ánh chân thực, khách quan thực tiễn. Các thông tin được sử dụng để đưa vào văn bản phải được xử lý và đảm bảo chính xác (Sự kiện và số liệu chính xác, đúng thực tế, không được sử dụng sự kiện và số liệu đã quá cũ, các thông tin chung chung và lặp lại từ văn bản khác). 3.1.4. Bảo đảm yêu cầu về mặt kỹ thuật trình bày văn bản hành chính Như bất kỳ hoạt động quản lý nào, một yêu cầu không thể thiếu đối với quản lý Nhà nước là truyền đạt thông tin từ chủ thể này đến chủ thể khác. Văn bản hành chính thông dụng là phương tiện để các chủ thể truyền đạt thông tin mà các nội dung của văn bản hành chính được diễn đạt bằng ngôn ngữ, các yếu tố kỹ thuật của văn bản. Chính vì vậy, việc đối tượng chịu sự tác động của văn bản tiếp nhận thông tin từ chủ thể ban hành một cách chuẩn xác phụ thuộc rất nhiều vấn đề này. Do đó: - Ngôn ngữ và cách hành văn phải đảm bảo sự nghiêm túc, chuẩn xác, khách quan, và phổ thông. - Đảm bảo đến mức tối đa tính phổ cập, song vẫn đảm bảo tính nghiêm túc, chặt chẽ và khoa học. - Bảo đảm sự lô gích về nội dung: sự nhất quán về chủ đề, bố cục, , cách phân chia, sắp xếp phải logic, chặt chẽ. 9
- Đảm bảo tính hệ thống của văn bản. Mỗi văn bản phải được xem xét và xây dựng trong mối quan hệ biện chứng với các văn bản khác trong hệ thống văn bản quản lý nhà nước nói chung Trong một văn bản cần khai triển những sự việc có quan hệ mật thiết với nhau. Như vậy vừa tránh được tình trạng trùng lặp, chồng chéo trong các nội dung văn bản vừa giúp cho chủ thể ban hành không phải ban hành nhiều văn bản để giải quyết một công việc nhất định. 3.2. Những yêu cầu về hình thức của văn bản hành chính thông dụng. Văn bản hành chính thông dụng có rất nhiều loại theo hình thức (tên gọi) khác nhau. Mỗi loại đều có thể thức và kỹ thuật trình bày khác nhau thể hiện đặc điểm riêng của văn bản: Công văn khác với biên bản, thông báo khác với tờ trình… Tuy nhiên giữa chúng vẫn có những điểm chung tạo thành thể thức văn bản. Hình thức văn bản được quy định trong Thông tư số 01/2011/TT-BNV, ngày 19/01/2011 của Bộ Nội vụ hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính. Bao gồm: 3.2.1. Quốc hiệu (tiêu ngữ) Vị trí: Quốc hiệu được trình bày ở vị trí trang trọng nhất trên cùng trang giấy, phía bên phải chiếm ½ trang giấy. Nội dung: quốc hiệu chứa đựng những yếu tố quan trọng của một quốc gia do ba bộ phận hợp thành, đó là: Tên nước, chế độ chính trị, mục tiêu lí tưởng phấn đấu của mỗi quốc gia. Do vậy, mọi văn bản của nhà nước và nhân danh cá nhân, công dân phải viết đề mục này ở vị trí trang trọng như đã trình bày trên. Cách thức trình bày: Dòng thứ nhất: Tên nước, chế độ chính trị “CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM” được trình bày bằng chữ in hoa cỡ chữ từ 12 đến 13, kiểu chữ đứng, đậm. Dòng thứ hai: mục tiêu phấn đấu của mỗi quốc gia “Độc lập - Tự do - Hạnh phúc” được trình bày bằng chữ in thường, cỡ chữ từ 13 đến 14 (nếu dòng thứ nhất cỡ chữ 12, thì dòng thứ hai cỡ chữ 13; nếu dòng thứ nhất cỡ chữ 13, thì dòng thứ hai cỡ chữ 14), kiểu chữ đứng, đậm; được đặt canh giữa dưới dòng thứ nhất; chữ cái đầu của các cụm từ được viết hoa, giữa các cụm từ có gạch nối, có cách chữ; phía dưới có đường kẻ ngang, nét liền, có độ dài bằng độ dài của dòng chữ nhằm nhấn mạnh đề mục đó. CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do – Hạnh phúc 3.2.2. Tên cơ quan ban hành văn bản Vị trí: Tên cơ quan ban hành văn bản được trình bày ngang hàng với quốc hiệu, trên cùng chiếm ½ trang giấy phía bên trái. Cách thức trình bày : được viết bằng chữ in hoa đậm, phía dưới có gạch chân bằng 1/3 dòng đến ½ dòng chữ Hiện nay, có 2 hướng viết về tên cơ quan ban hành văn bản pháp luật như sau : - Cách thứ nhất: Chỉ ghi tên cơ quan ban hành văn bản được sử dụng đối với cơ quan có vị trí tương đối độc lập với cơ quan cấp trên trực tiếp. Đó là, các cơ quan quyền lực, cơ quan quản lí có thẩm quyền chung, cơ quan quản lí có thẩm quyền chuyên môn ở trung ương như: Quốc hội, Uỷ ban thường vụ quốc hội, Chính phủ, các bộ, Toà án nhân dân tối cao, Viện kiểm sát nhân dân tối cao, Hội đồng nhân dân các cấp, Uỷ ban nhân dân các cấp, Chủ tịch nước 10
Ví dụ: UỶ BAN THƯỜNG VỤ QUỐC HỘI Hoặc: ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH NGHỆ AN - Cách thứ hai: Ghi tên hai cơ quan ban hành văn bản đối với cơ quan ban hành văn bản có sự lệ thuộc khá lớn vào cơ quan cấp trên trong hoạt động của mình, hay có cơ quan, chủ quản cấp trên được áp dụng đối với các chủ thể như: Cơ quan hành chính có thẩm quyền chuyên môn ở địa phương gồm các sở, ban, ngành... ; Các đơn vị sự nghiệp của nhà nước gồm các học viện, trường học, các viện... ; Các doanh nghiệp nhà nước (có mức vốn góp nhà nước từ 50% trở lên). Tên cơ quan chủ quản được trình bày ở phía trên với chữ in hoa, tên cơ quan ban hành văn bản được trình bày ở dòng dưới, chữ in hoa, đậm nét. Ví dụ: BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO TRƯỜNG ĐẠI HỌC VINH Đối với tên của cơ quan, tổ chức ban hành văn bản phải được ghi đầy đủ theo tên gọi chính thức căn cứ văn bản thành lập, quy định tổ chức bộ máy, phê chuẩn, cấp giấy phép hoạt động hoặc công nhận tư cách pháp nhân của cơ quan, tổ chức có thẩm quyền; tên của cơ quan, tổ chức chủ quản cấp trên trực tiếp có thể viết tắt những cụm từ thông dụng như Uỷ ban nhân dân (UBND), Hội đồng nhân dân (HĐND). 3.2.3. Số, kí hiệu văn bản Vị trí : đề mục này của văn bản pháp luật được trình bày dưới tên cơ quan ban hành văn bản. Cách thức trình bày: Đề mục này bao gồm phần số và kí hiệu văn bản. - Đối với phần “Số” được trình bày bằng chữ in thường, ký hiệu bằng chữ in hoa, cỡ chữ 13, kiểu chữ đứng; sau từ “Số” có dấu hai chấm; với những số nhỏ hơn 10 phải ghi thêm số 0 phía trước; giữa số và ký hiệu văn bản có dấu gạch chéo (/), giữa các nhóm chữ viết tắt ký hiệu văn bản có dấu gạch nối (-) không cách chữ Phần này giúp cho việc vào sổ, phân loại, tra cứu, tìm kiếm văn bản được dễ dàng. Tùy theo tích chất của văn bản và khối lượng văn bản ban hành mỗi cơ quan có cách thức đánh số cho thích hợp. Số dùng trong văn bản là số Ả rập và đối với văn bản hành chính thông dụng thường đánh số theo thứ tự của từng năm ban hành. - Đối với kí hiệu văn bản: đề mục này sẽ cho biết cơ quan ban hành văn bản. Cách thức trình bày kí hiệu : + Chữ viết tắt của tên văn bản được nối với chữ viết tắt của tên cơ quan ban hành văn bản. Ví dụ : TB – HCTH (Thông báo – Hành chính tổng hợp); BC – CTSV (Báo cáo – Công tác sinh viên). + Chữ viết tắt tên văn bản được nối với chữ viết tắt tên loại việc mà văn bản cần giải quyết. Ví dụ : BB - VPHC (Biên bản – Vi phạm hành chính) ; + Chữ viết tắt của cơ quan ban hành văn bản được nối với chữ viết tắt của đơn vị soạn thảo văn bản đó. Đây là cách thức kí hiệu dành cho Công văn là văn bản không có tên. Đối với công văn, không có tên văn bản nên phần kí hiệu chỉ ghi tên cơ quan ban hành, sau đó là đơn vị soạn thảo. Ký hiệu của công văn bao gồm chữ viết tắt tên cơ quan, tổ chức hoặc chức danh nhà nước ban hành công văn và chữ viết tắt tên đơn vị (vụ, phòng, ban, bộ phận) soạn thảo hoặc chủ trì soạn thảo công văn đó (nếu có). 11
Ví dụ : UBND - VP (Ủy ban nhân dân - Văn phòng); BTP - HSHC (Bộ Tư pháp - Hình sự hành chính). 3.2.4. Địa danh, thời gian ban hành văn bản Vị trí: Được trình bày dưới quốc hiệu ( Đây là cách phổ biến hơn, được sử dụng hầu hết các loại văn bản).. Ví dụ : CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc Nghệ An, ngày… tháng… năm… - Cuối văn bản, trên chữ kí ( cách thức này hiện nay ít được sử dụng cho nhóm văn bản này ) Ví dụ : Hà Nội, ngày… tháng… năm… CHỦ TỊCH - Đối với Biên bản đề mục này được xác lập trong nội dung ở phần mở đầu gồm có thời gian và địa điểm. Cách thức trình bày : được viết bằng chữ in nghiêng, không đậm. Giữa địa danh và thời gian ban hành văn bản được ngăn cách bởi dấu , (dấu phẩy). Địa danh ban hành văn bản: là nơi đóng trụ sở của cơ quan ban hành văn bản theo nguyên tắc quản lí về lãnh thổ hành chính nhằm giúp cho việc theo dõi, liên hệ thuận lợi. Địa danh được trình bày trong văn bản là tên gọi chính thức của tên đơn vị hành chính nơi cơ quan, tổ chức đóng trụ sở. - Đối với văn bản của cơ quan, tổ chức trung ương hay thành phố trực thuộc trung ương là tên tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương. Ví dụ: Văn bản của các cơ quan trung ương đóng trên địa bàn Nghệ An như Trường Đại học Vinh… phần địa danh được trình bày là Nghệ An - Đối với cơ quan, tổ chức cấp tỉnh, thành phố, thị xã thuộc tỉnh hoặc của huyện, xã nơi cơ quan, tổ chức đóng trụ sở ghi tên đơn vị hành chính của địa danh đơn vị hành chính tương ứng đó. Ví dụ: Văn bản của UBND tỉnh Nghệ An và các sở, ban, ngành thuộc tỉnh phần địa danh được trình bày là Nghệ An. Đối với cơ quan, tổ chức cấp huyện, xã ghi tên đơn vị hành chính của quận, huyện, thị xã hay xã, thị trấn tương ứng. Lưu ý: khi trình bày phần địa danh không được viết tên đơn vị hành chính lãnh thổ phía trước. Trừ ngoại lệ : + Tên địa danh trùng với tên người, trước tên địa danh ghi đơn vị hành chính lãnh thổ Ví dụ : TP Hà Nội hoặc Phường Lê Lợi + Tên điạ danh là số tự nhiên. Ví dụ : Quận 1 hoặc Phường 7 + Cùng một đơn vị hành chính lãnh thổ có tên địa danh trùng nhau. Ví dụ:Thành phố Cao Lãnh và huyện Cao Lãnh của tỉnh Đồng Tháp. - Thời gian ban hành văn bản: Đây là đề mục có ý nghĩa quan trọng đặc biệt, vì đây có thể là căn cứ pháp lí để tính thời gian có hiệu lực của văn bản pháp luật và có thể liên quan đến việc phát sinh, chấm dứt các quan hệ pháp lí, quyền và nghĩa vụ cụ thể của đối tượng mà văn bản tác động. 12
Thời gian ban hành văn bản được ghi đầy đủ theo thứ tự ngày, tháng, năm bằng số Ả rập. Ví dụ: Nghệ An, ngày 11 tháng 7 năm 2011 3.2.5. Tên loại văn bản Tên của từng loại văn bản do cơ quan, tổ chức ban hành phù hợp với nội dung văn bản. Vị trí: được trình bày ở chính giữa, dưới 4 đề mục trên Cách thức trình bày : được viết bằng chữ in hoa, khổ lớn, đậm nét (cỡ chữ 14). Trên thực tế có một số cách trình bày tên văn bản như sau: - Tên văn bản + tên loại việc. Ví dụ : BIÊN BẢN HỘI NGHỊ VIÊN CHỨC - Chỉ viết tên văn bản. Tương ưứng với mỗi loại văn bản được lựa chọn để giải quyết công việc chủ thể trình bày tên văn bản đó. Ví dụ : TỜ TRÌNH THÔNG BÁO Riêng công văn không trình bày tên văn bản Đối với công văn phần trình bày tên văn bản ghi “Kính gửi :” sau đó là tên các cơ quan, tổ chức, đơn vị, cá nhân trực tiếp giải quyết công việc. 3.2.6. Trích yếu nội dung văn bản Trích yếu nội dung là phần tóm tắt, ngắn gọn phản ánh khái quát nội dung cơ bản của văn bản giúp người soạn thảo xác định đúng trọng tâm nội dung văn bản, có tác dụng cá biệt hoá văn bản. Vị trí : - Trình bày dưới tên văn bản Ví dụ : THÔNG BÁO Về kết luận của Bộ trưởng Bộ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO tại cuộc họp ngày…tháng…năm. - Trình bày dưới số, kí hiệu văn bản đối với Công văn . BỘ TÀI CHÍNH CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc Số: 1845/BTC-TCT Hà Nội, ngày 18 tháng 02 năm 2009 Về việc hướng dẫn một số nội dung đối với thuế TNCN Cách thức trình bày : được trình bày bắt đầu bằng chữ “Về việc”, viết bằng chữ thường, đậm nét, gạch chân từ 1/3 đến 2/3 dòng để nhấn mạnh đề mục. Ví dụ : Về việc thông qua quy chế chi tiêu nội bộ 3.2.7. Chữ kí, thể thức đề kí, chức vụ người kí Vai trò : đề mục này có ý nghĩa xác lập giá trị pháp lí của văn bản pháp luật Vị trí : được trình bày ở góc phải, cuối văn bản. Tuỳ thuộc vào văn bản pháp luật được ban hành bởi cơ quan hoạt động theo nguyên tắc tập thể hay cá nhân thủ trưởng, có các loại chữ ký sau : 13
- Chữ ký thay mặt (TM.): Là chữ ký của người đứng đầu cơ quan hoạt động theo nguyên tắc tập thể, biểu quyết theo đa số như Quốc hội, Uỷ ban thường vụ Quốc hội, Chính phủ, Hội đồng nhân dân, Uỷ ban nhân dân. Ví dụ: TM. HỘI ĐỒNG NHÂN DÂN CHỦ TỊCH - Chữ ký trực tiếp: được kí trong trường hợp văn bản ban hành bởi những cơ quan hoạt động theo nguyên tắc cá nhân thủ trưởng. Đây là chữ kí của người đứng đầu cơ quan tự quyết định không phải biểu quyết theo đa số ( bộ, cơ quan ngang bô, người đứng đầu cơ quan sự nghiệp như Bộ trưởng, Viện trưởng, Giám đốc...). Ví dụ : HIỆU TRƯỞNG - Chữ ký ký thay (KT.): Là chữ ký của cấp phó ký thay cấp trưởng khi được cấp trưởng uỷ quyền. Ví dụ: KT. HIỆU TRƯỞNG PHÓ HIỆU TRƯỞNG - Chữ ký thừa lệnh (TL.): Là chữ ký của trưởng đơn vị cấp dưới trực tiếp của chủ thể có thẩm quyền ban hành văn bản, giải quyết những công việc đơn giản. Ví dụ: TL. HIỆU TRƯỞNG TRƯỞNG PHÒNG ĐÀO TẠO Đối với thể thức kí văn bản, sau chức vụ lãnh đạo của chủ thể ban hành văn bản là chữ kí của chủ thể đó và ghi đầy đủ họ, tên của người kí văn bản. 3.2.8. Dấu trong văn bản Sau khi văn bản pháp luật đã được người có thẩm quyền kí đúng thể thức, văn bản phải được đóng dấu. Không được phép đóng dấu khi chưa có chữ kí. Dấu được đóng đúng chiều, ngay ngắn trùm lên 1/3 đến1/4 về bên trái chữ kí. 3.2.9. Nơi nhận Vị trí: được trình bày ngang hàng với chữ kí, bên tay trái. Cách trình bày: viết chữ thường, in nghiêng, cỡ chữ nhỏ hơn chữ trình bày nội dung văn bản. Phần nơi nhận người soạn thảo phải xác lập một số địa chỉ nơi nhận văn bản như sau : - Cơ quan có chức năng kiểm tra, giám sát việc thực hiện văn bản (cơ quan cấp trên để báo cáo). - Cơ quan phối hợp thực hiện văn bản (quan ngang cấp). - Đối tượng thực hiện văn bản (đối tượng thi hành). - Lưu (đơn vị lưu giữ văn bản và đơn vị trực tiếp soạn thảo văn bản) Từ “Nơi nhận” được trình bày trên một dòng riêng (ngang hàng với dòng chữ “quyền hạn, chức vụ của người ký” và sát lề trái), sau có dấu hai chấm, bằng chữ in thường, cỡ chữ 12, kiểu chữ nghiêng, đậm; Phần liệt kê các cơ quan, tổ chức, đơn vị và cá nhân nhận văn bản được trình bày bằng chữ in thường, cỡ chữ 11, kiểu chữ đứng; tên mỗi cơ quan, tổ chức, đơn vị và cá nhân hoặc mỗi nhóm cơ quan, tổ chức, đơn vị nhận văn bản được trình bày trên một dòng riêng, đầu dòng có gạch đầu dòng sát lề trái, cuối dòng có dấu chấm phẩu; riêng dòng cuối cùng bao gồm chữ “Lưu” sau có dấu hai chấm, tiếp theo là chữ viết tắt “VT” hoặc “VP” và đơn vị soạn thảo “TCCB” Ví dụ: Nơi nhận: - Tỉnh ủy, HĐND (để b/c); - Như kính gửi (để t/h); - Lưu: VP, SNV. 14
CÂU HỎI ÔN TẬP 1. Khái niệm và đặc điểm của văn bản hành chính thông dụng. 2. Phân loại văn bản hành chính thông thường. 3. Vai trò và chức năng của văn bản hành chính thông dụng. 4. Yêu cầu về nội dung của văn bản hành chính thông dụng. 15
CHƯƠNG 2. SOẠN THẢO CÔNG VĂN 1. KHÁI QUÁT CHUNG VỀ CÔNG VĂN 1.1. Khái niệm: Công văn là hình thức văn bản hành chính dùng phổ biến trong các cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp. Công văn trở thành phương tiện giao tiếp chính thức của cơ quan nhà nước cấp trên với cấp dưới và cơ quan nhà nước ngang cấp; giữa cơ quan nhà nước tổ chức; giữa cơ quan nhà nước với công dân. Thậm chí đối với các tổ chức xã hội và các doanh nghiệp trong hoạt động hàng ngày cũng sử dụng công văn để thực hiện các hoạt động thông tin và giao dịch nhằm thực hiện các chức năng và nhiệm vụ của mình. Công văn là lọai văn bản hành chính dùng để trao đổi, giao tiếp giữa cơ quan nhà nước với nhau, giữa cơ quan nhà nước với tổ chức, giữa cơ quan nhà nước với công dân để giải quyết công việc vì lợi ích chung nhằm thực hiện chức năng quản lý, điều hành một cách có hiệu quả nhất. 1.2. Phân loại công văn Công văn được rất nhiều các chủ thể sử dụng làm phương tiện trong hoạt động quản lí, do vậy có rất nhiều loại công văn và trong đó chứa đựng nội dung chuyển tải khác nhau. Dựa vào nội dung, mục đích sử dụng và mối quan hệ giữa các chủ thể ban hành, công văn được phân chia thành các loại sau: 1.2.1. Công văn do cấp trên ban hành: - Công văn chỉ đạo, yêu cầu, đôn đốc, nhắc nhở - Công văn hướng dẫn thực hiện văn bản hoặc công việc - Công văn giải thích - Công văn trả lời đề nghị của cấp dưới - Công văn chấp thuận, cho phép - Công văn thăm hỏi 1.2.2. Công văn do cấp dưới ban hành: - Công văn trình cấp trên đề án, kế hoạch - Công văn đề nghị, xin ý kiến giải quyết công việc - Công văn tiếp thu, phê bình - Công văn cảm ơn. 1.2.3. Công văn do các chủ thể ngang cấp ban hành: - Công văn giao dịch, trao đổi ý kiến - Công văn đề nghị phối hợp, giải quyết công việc; - Công văn từ chối. 1.2.4. Công văn Nhà nước gửi cho công dân - Công văn hướng dẫn, giải thích - Công văn trả lời Như vậy, có thể thấy công văn được sử dụng để giải quyết rất nhiều công việc khác nhau cho nên số loại công văn cũng phong phú và đa dạng. Sự khác biệt rõ rệt nhất giữa các văn bản pháp luật với công văn thể hiện, văn bản pháp luật do cấp trên ban hành luôn mang tính áp đặt đối với cấp dưới mà không có chiều ngược lại, còn công văn do cả cấp trên, cấp dưới thậm chí các cơ quan, tổ chức ngang cấp với nhau đều có thẩm quyền ban hành. 1.3. Mục đích sử dụng của công văn Công văn được các cơ quan nhà nước, các tổ chức sử dụng để giải quyết những công việc sau: 16
- Trình cấp trên đề án, chương trình, kế hoạch công tác; - Chỉ đạo, đôn đốc, giao nhiệm vụ cho cấp dưới; - Hướng dẫn thực hiện nội dung văn bản quy phạm pháp luật do cấp trên ban hành hoặc hướng dẫn một công việc cụ thể nào đó. - Cấp dưới đề nghị cấp trên giải quyết công việc hoặc vấn đề mà cấp dưới còn vướng mắc; - Cấp trên trả lời công văn đề nghị của cấp dưới; - Để thông báo chính sách, chế độ công tác của cơ quan; - Để trao đổi thông tin nhằm thực hiện thống nhất quy định pháp luật về lĩnh vực hoạt động của cơ quan; - Để thăm hỏi, cảm ơn các cơ quan, tổ chức khác… 1.4. Yêu cầu khi soạn thảo công văn Công văn là văn bản hành chính đa dạng về loại hình nhằm giải quyết nhiều vấn đề trong hoạt động quản lí nhưng khi ban hành người soạn thảo phải thực hiện các yêu cầu sau: - Khi soạn thảo phải tuân thủ các quy định của pháp luật hiện hành về thể thức, kỹ thuật trình bày ( Thông tư số 01/2011/TT-BNV, ngày 19/01/2011 của Bộ Nội vụ quy định về thể thức văn bản hành chính). - Mỗi công văn chỉ chứa đựng một chủ đề người soạn thảo phải diễn đạt mạch lạc, khúc triết, chính xác. Nội dung chỉ xoay quanh nhằm giải quyết vấn đề đã nêu. - Viết ngắn gọn, súc tích, rõ ràng, ý tưởng phải sát với chủ đề. - Sử dụng ngôn ngữ hành chính công vụ lịch sự, nghiêm túc, có sức thuyết phục cao. Không dùng từ biểu cảm, ẩn ý hay đa nghĩa hay từ địa phương, tiếng lóng… Khi soạn thảo công văn phải sử dụng văn phong phù hợp với từng thể loại công văn, có lập luận chặt chẽ cho các quan điểm đưa ra như: + Công văn đề xuất thì phải nêu rõ lý do xác đáng, lời văn chặt chẽ, cầu thị. + Công văn tiếp thu ý kiến phê bình dù đúng hay sai cũng phải mềm dẻo, khiêm tốn, nêu bật được lý do khách quan, chủ quan có dẫn, có sự đề nghị xác minh kiểm tra qua chủ đề khác. + Công văn từ chối thì phải dùng từ ngữ lịch sự và có sự động viên, an ủi song làm bật tính nguyên tắc của công việc. + Công văn đôn đốc thì phải dùng lời lẽ nghiêm khắc bảo đảm tính nghiêm túc nêu lý do kích thích sự nhiệt tình, có thể nêu khả năng xảy ra những hậu quả nếu công việc chậm trễ, không hoàn thành kịp thời. + Công văn thăm hỏi thì trong ngôn ngữ phải thể hiện sự quan tâm chân tình, không chiếu lệ, sáo rỗng. - Đối với công văn hướng dẫn: Cần đảm bảo tính logic, hệ thống hướng dẫn rõ ràng, chi tiết, cặn kẽ. 2. SOẠN THẢO CÔNG VĂN Kết cấu (bố cục) của công văn: - Quốc hiệu (tiêu ngữ). - Tên cơ quan ban hành công văn. - Số và ký hiệu của công văn. - Địa danh và thời gian gửi công văn. - Chủ đề nhận công văn (cơ quan hoặc cá nhân). - Trích yếu nội dung. - Nội dung của công văn - Chữ ký, đóng dấu. 17
- Nơi gửi. 2.1. Cách thức soạn thảo hình thức của công văn Hình thức của công văn có một số điểm đặc thù so với các văn bản khác đó là: - Công văn không có tên văn bản ở chính giữa - Trích yếu nội dung được viết dưới số, kí hiệu - Mở đầu của công văn là trình bày địa chỉ nơi công văn được gửi đến thông qua từ “Kính gửi”. (Khi công văn được gửi đến nhiều chủ thể thì dựa vào địa vị pháp lí của các chủ thể để sắp xếp từ cao đến thấp. Nếu cùng cùng có địa vị pháp lí ngang nhau thì xếp theo mức độ liên quan. Nếu có nhiều chủ thể thuộc các đối tượng khác nhau thì sắp xếp theo thứ tự từ nhà nước, tổ chức, cá nhân.) Hình thức của công văn được thể hiện như sau: UBND TỈNH A CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM SỞ Y TẾ Độc lập – Tự do – Hạnh phúc Số: … /SYT - NVY A, ngày… tháng …. năm… Về việc ….. Kính gửi: - ………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………… Nơi nhận: GIÁM ĐỐC - Như kính gửi; - Lưu: VT, NVY. 2.2. Cách thức soạn thảo nội dung công văn Nội dung của công văn được người soạn thảo trình bày theo kết cấu nghị luận, bố cục nội dung không phân chia thành điều, khoản, điểm như một số văn bản pháp luật. Cơ cấu nội dung của công văn bao gồm ba phần: - Phần mở đầu: Nêu lý do, tóm tắt mục đích viết công văn - Phần nội dung chính: Nêu cách giải quyết, nêu quan điểm, thái độ của cơ quan gửi công văn - Phần kết thúc: Thể hiện nghi thức (thường bằng lời chào). 2.2.1. Soạn thảo phần mở đầu của công văn Phần này người soạn thảo trình bày rõ ràng cơ sở, lý do, mục đích ban hành công văn: có thể giới thiệu tổng quát nội dung vấn đề trọng tâm mà công văn cần giải quyết đưa ra làm rõ mục đích, yêu cầu của vấn đề cần đề cập trong nội dung chính của công văn. Người soạn thảo phải trình bày lí do ban hành Phần mở đầu của công văn trả lời câu hỏi văn bản này ra đời dựa trên cơ sở nào? Tại sao phải ban hành văn bản? và với mục đích chuyển tải nội dung “Ai yêu cầu ai làm gì?” Cách thức soạn thảo: - Dựa trên nguyên tắc chung phần mở đầu bao gồm cơ sở pháp lí và cơ sở thực tiễn. Tuy nhiên, cơ sở pháp lí không bắt buộc phải có khi ban hành công văn nhưng cơ sở thực tiễn luôn luôn phải trình bày trong phần mở đầu của công văn với việc sử dụng trạng ngữ chỉ thời gian ở đầu câu. 18
- Đối với công văn để giải thích công việc do cấp trên hướng dẫn đối tượng thực hiện thì phải dựa trên văn bản pháp luật hướng dẫn làm phần mở đầu. Ví dụ: Kể từ khi Tổng Cục trưởng Tổng cục thuế ban hành thông tư số…/TT- BTC, ngày…tháng …năm … của… về việc áp mã thuế cá nhân. Để thực hiện việc áp mã thuế thống nhất Tổng cục trưởng Tổng cục thuế yêu cầu các Cục thuế thực hiện các biện pháp sau: Nếu cần ban hành công văn để đề nghị cấp trên cho ý kiến chỉ đạo về nhân sự, thì mở đầu phải nêu mục đích nhằm kiện toàn tổ chức của cơ quan, đơn vị; Nếu là công văn trao đổi công việc giữa các cơ quan liên quan, mở đầu phải nêu được những vướng mắc hiện nay khi triển khai công việc đó. Nếu là công văn trả lời thì mở đầu phải nêu được lý do ban hành công văn là vì nhận được công văn đề nghị của cấp dưới… Ví dụ: “Trong thời gian gần đây tình trạng mất vệ sinh an toàn thực phẩm trên địa bàn thành phố Hà Nội…để bảo đảm…” Ví dụ: "… Năm học …… sắp kết thúc. Nhà trường xin hướng dẫn để các khoa, phòng, ban làm báo cáo tổng kết theo các nội dung sau …" 2.2.2. Soạn thảo nội dung chính của công văn Nội dung chính là phần quan trọng nhất, có vai trò triển khai cụ thể chủ đề phần mở đầu đã đề cập. Tuỳ theo công việc cần giải quyết mà nội dung của mỗi công văn sẽ khác nhau. Thông thường mỗi công văn ra đời chỉ có vai trò giải quyết một loại việc cụ thể, do đó nội dung chính phải giải quyết trọn vẹn công việc đó. Cần đề xuất cấp trên giải quyết công việc gì thì nội dung chính là thể hiện cụ thể đề xuất đó; nếu cần trình cấp trên một đề án, chương trình, kế hoạch, dự thảo văn bản… thì nội dung chính của công văn là toàn bộ đề án, chương trình… đó. Nếu cần thông báo cho các đơn vị trực thuộc một thông tin nào đó thì nội dung là thông tin cần thông báo. nếu cần hướng dẫn các cơ quan, đơn vị trực thuộc thực hiện thống nhất công việc nào đó, thì nội dung chính là chỉ rõ cách thức tiến hành công việc. Cần trao đổi với các cơ quan hữu quan để dẽ dàng thực hiện công việc còn vướng mắc thì nội dung chính là sự vướng mắc của công việc khi triển khai trên thực tế…. Như vậy, người soạn thảo phải tùy theo từng loại chủ đề công văn mà lựa chọn cách viết và khi trình bày phần nội dung chính cần sắp xếp các ý đi từ mức độ quan trọng đến ít quan trọng để làm nổi bật được chủ đề cần giải quyết. 2.2.3. Soạn thảo phần kết luận của công văn Phần này có nhiệm vụ tổng kết, thâu tóm, củng cố chủ đề chính được trình bày ở phần trên, đồng thời thể hiện sự mong muốn chủ đề được thực hiện có hiệu quả trong thực tế. Phần này cần viết ngắn gọn, chủ yếu nhấn mạnh chủ đề và xác định trách nhiệm thực hiện các yêu cầu (nếu có). Ngoài ra, phần kết luận của công văn cần lưu ý xác lập lời chào chân thành, thể hiện thái độ lịch sự trước khi kết thúc như “Xin trân trọng cảm ơn” hoặc “Xin chân thành cảm ơn” “…xin cám ơn sự hợp tác của Quý cơ quan”… - Nếu là công văn do cấp dưới ban hành gửi cấp trên, phần kết luôn thể hiện sự mong muốn cấp trên quan tâm, tạo điều kiện để đề xuất được thực hiện. Nếu là công văn do cấp trên ban hành yêu cầu cấp dưới thực hiện, thì phần kết luận thường khẳng định lại yêu cầu cấp dưới tổ chức thực hiện hoặc triển khai thực hiện có hiệu quả và thống nhất nội dung công việc. Nếu là công văn trao đổi để giải quyết vướng mắc khi 19
thực hiện công việc có liên quan, phần kết thể hiện mong muốn cơ quan phối hợp, cho ý kiến giải quyết vướng mắc trên… 2.3.Soạn thảo nội dung một số loại công văn 2.3.1. Công văn đôn đốc, chấn chỉnh, nhắc nhở: - Mở đầu: nhắc lại tên văn bản pháp quy hoặc các chủ trương kế hoạch đã triển khai. - Nội dung chính: + Tóm tắt tình hình đã thực hiện, những thuận lợi, khó khăn, ưu điểm, khuyết điểm, những lệch lạc cần chấn chỉnh. + Những phương hướng và yêu cầu mới. + Biện pháp mới áp dụng. - Kết thúc: yêu cầu các đơn vị, cơ sở …… thực hiện (sữa chữa). Ví dụ: Nội dung của công văn đôn đốc Chấp hành Chỉ thị số:… /CT-UBND ngày…tháng… năm… của UBND thành phố A về thực hiện quy chế, chế độ báo cáo, UBND quận đã có Công văn số:…/ UBND-VP, ngày… tháng… năm…về việc chấn chỉnh công tác thực hiện báo cáo đối với các phòng, ban trực thuộc UBND các phường. Đến nay, một số đơn vị đã chấp hành tốt. Tuy nhiên cũng còn tình trạng nộp báo cáo chậm, thực hiện không đầy đủ các loại báo cáo (tuần, tháng, năm) làm ảnh hưởng đến việc tổng hợp, phân tích đánh giá tình hình phục vụ công tác chỉ đạo điều hành của lãnh đạo quận, cũng như không kịp thời báo cáo cho UBND thành phố. UBND quận biểu dương các đơn vị đã chấp hành nghiêm túc chế độ báo cáo, đồng thời phê bình nhắc nhở đối với đơn vị chưa thực hiện tốt và yêu cầu thủ trưởng đơn vị phải quan tâm theo dõi thực hiện chế độ báo cáo đúng quy định. 2.3.2. Công văn giải thích: - Mở đầu: nêu tên của văn bản pháp luật hoặc tên văn bản của cấp Ủy Đảng. - Nội dung: + Nêu những chủ trương chính trong văn bản. + Giải thích những yêu cầu đặt ra của văn bản. + Các biện pháp tổ chức thực hiện, các chủ thể chính có trách nhiệm quán triệt và thi hành, các chủ thể có trách nhiệm phối hợp - Kết thúc: có thể phân tích ý nghĩa, tác dụng của văn bản về kinh tế, chính trị, xã hội. Nêu mục đích của các chủ trương, chính sách (dùng hành văn có tính thuyết phục để tác động tới đối tượng thi hành). 2.3.3. Công văn phúc đáp: - Mở đầu: trả lời công văn số … ngày … / … / … của… về vấn đề… Nội dung: + Nêu những nội dung trả lời các vấn đề mà các cơ quan, đơn vị khác hoặc thư riêng, đơn khiếu nại của cá nhân, yêu cầu cơ quan giải quyết những yêu cầu hay trả lời những thắc mắc. + Nếu không trả lời hoặc chưa thể trả lời được thì nêu lý do hợp lý (có thể là không đủ các dữ kiện để giải đáp thắc mắc các yêu cầu đặt ra). - Kết thúc: nhận được công văn này, còn điểm nào chưa rõ đề nghị quý… cho ý kiến. Chúng tôi sẵn sàng trả lời thêm. Ví dụ: Nội dung của công văn phúc đáp UBND quận có nhận được đơn đề ngày… của bà… cư ngụ tại… xin xem xét, giải quyết việc ông… chiếm dụng căn nhà số… Qua xem xét hồ sơ, UBND quận trả lời như sau: 20