Giúp nhân viên tự ra quyết định
Theo mô hình tổ chức truyền thống kiểu hình tháp, việc ra hầu hết các
quyết định đều tập trung vào những nhân vật ở phần chóp bu, tức các
giám đốc cấp cao. Mô hình này trong nhiều trường hợp hạn chế sự phát
triển của tổ chức và làm cho doanh nghiệp chậm thích nghi với thị
trường.
Vì vậy, nhiều doanh nghiệp phải chuyển đổi sang mô hình tổ chức mở rộng
theo chiều ngang và trao nhiều quyền ra quyết định hơn cho các nhân viên
cấp dưới. Thế nhưng, không ít doanh nghiệp gặp phải khó khăn trong quá
trình này: sếp muốn trao bớt quyền lực nhưng nhân viên thì không muốn
nhận. Đâu là nguyên nhân của vấn đề này?
Một trong những sai lầm lớn nhất của các sếp trong vấn đề trên là nghĩ rằng
nhân viên nào cũng thích có thêm quyền lực để ra nhiều quyết định hơn
trong công việc hằng ngày của họ.
Thực tế không đơn giản như vậy. Lý do là khi đã làm việc lâu trong một
doanh nghiệp có nhiều thang bậc trong cơ cấu tổ chức, các nhân viên sẽ cảm
thấy thoải mái, thậm chí an phận với vị trí của mình nên ngại thay đổi.
Chuyện một số nhân viên không muốn gánh thêm nhiều trách nhiệm cũng là
một nguyên nhân khác không thể loại trừ. Những nhân viên như vậy thích có
được những sự sắp xếp có thể dự báo trước mà ở đó, sếp là người ra những
quyết định quan trọng, còn họ chỉ việc thực hiện các quyết định đó.
Vì vậy, sẽ là phi thực tế nếu kỳ vọng rằng tất cả nhân viên đều phấn khởi
hơn khi được trao thêm quyền ra quyết định. Theo các chuyên gia quản trị,
để nhân viên có thể thật sự tham gia vào tiến trình ra quyết định, sếp phải
giúp họ những điều sau đây:
Hiểu rõ khái niệm “trao quyền” mà sếp đang cố gắng triển khai. Cụ thể, sếp
sẽ giao thêm cho nhân viên những trách nhiệm gì, đặt ra những giới hạn nào
về thẩm quyền ra quyết định và mong đợi điều gì từ họ.
Hiểu rõ các mục tiêu, giá trị và ưu tiên của tổ chức. Ra quyết định không
phải là một qua trình diễn ra trong phút chốc. Nếu các nhân viên không hiểu
rõ về các mục tiêu, giá trị và thứ tự ưu tiên của các công việc thì họ sẽ ngần
ngại ra quyết định vì sợ mắc phải sai lầm.
Có được những thông tin cần thiết về tổ chức. Doanh nghiệp cần phải có
một hệ thống, cơ chế truyền thông hiệu quả để các nhân viên có được đầy đủ
những thông tin liên quan cần thiết giúp cho việc ra quyết định hay kiến nghị
có cơ sở và thích hợp với hoàn cảnh.
Nắm rõ quy trình ra quyết định của tổ chức. Doanh nghiệp cần phải có quy
trình hay diễn đàn được phổ biến rộng rãi đến các nhân viên để họ có thể đề
xuất kiến nghị hay ra quyết định một cách chính thức.
Sự nhất quán trong quản lý. Một điều bất cập trong quá trình trao quyền là
các sếp thường rút lại quyền khi thấy các quyết định của cấp dưới không
giống với mong muốn của mình. Một khi đã trao quyền cho nhân viên cấp
dưới thì không có nghĩa là sếp sẽ bị ràng buộc với tất cả những quyết định
do nhân viên đưa ra. Sếp vẫn hoàn toàn có thể đưa ra những đề xuất khác
với nhân viên với điều kiện ý kiến của sếp phải dựa trên tinh thần cùng giải
quyết vấn đề, chứ không phải là ép buộc.
Có cơ hội phát triển kỹ năng. Các nhân viên có năng lực khác nhau trong
giải quyết các vấn đề. Nếu muốn nhân viên thật sự tham gia vào quá trình ra
một số quyết định, các nhà quản trị cấp cao phải trang bị một số công cụ
thích hợp để họ có thể thực hiện nhiệm vụ được giao hiệu quả.
Một đội ngũ nhân lực ổn định và đáng được tôn trọng. Ở những doanh
nghiệp có lịch sử thường xảy ra những xung đột ngấm và nhân viên sẽ có
khuynh hướng nghĩ rằng cách giữ an toàn cho mình là lảng tránh tham gia
vào các quyết định. Tương tự, khi nhân viên thường bị chỉ trích bởi cấp trên
hay đồng nghiệp, họ cũng thận trọng hơn trong các việc liên quan đến ra
quyết định
