Thời gian làm việc linh hoạt: Hiệu quả cao
Càng ngày, quan niệm làm việc với thời gian 8 tiếng/ ngày càng trở nên lỗi thời.
Điều quan trọng nhất chính là hiệu quả công việc. Có vẻ như thời gian làm việc linh
hoạt luôn đem lại hiệu quả công việc cao hơn chúng ta tưởng
Gần đây, Ted Strickland, Thống đốc
bang Ohio đã ra quyết định hủy bỏ chế
độ thời gian làm việc linh hoạt cho các
nhân viên hành chính nhà nước, động
thái này đã được Cleveland Plain Dealer
(tờ nhật báo lớn nhất của bang Ohio) xác
nhận lại sau đó.
Ông hủy bỏ chế độ bốn ngày làm việc
trong tuần, hạn chế tối đa việc liên lạc từ
xa bằng điện thoại và tuyên bố rằng số
giờ làm việc chuẩn sẽ là năm đến tám
tiếng trong một ngày, những trường hợp
ngoại lệ phải được sự đồng ý của người
quản lý. Thời gian làm việc linh hoạt sẽ giúp
hiệu quả công việc tốt hơn
Ảnh nguồn: jimenapulse.files.wordpress.com
Theo một bản ghi nhớ mà Hugh Quill, người quản lý bộ phận dịch vụ quản lý hành chính,
gửi ngày mùng 5 tháng 2, thì những thay đổi này nhằm nâng cao chất lượng dịch vụ
khách hàng đối với người dân và tăng “trách nhiệm đối với người nộp thuế”.
Ủng hộ quyết định của thống đốc bang, tờ The Plain Dealer viết: “Rất nhiều nhân viên
nhà nước là ví dụ sinh động về sự cống hiến và chuyên nghiệp trong công việc. Nhưng
một số nhân viên khác lại là hiện thân cho những ấn tượng xấu về quyền lực”. Gọi điện
đến các văn phòng của bang vào những buổi chiều thứ sáu hàng tuần, bạn sẽ không thể
gặp được nhân viên công quyền nào làm việc vào giờ này và do đó, bạn chỉ có thể để lại
một thư thoại.
Quy định làm việc mới có thể nâng cao được chất lượng dịch vụ giải đáp thắc mắc của
người dân qua điện thoại vào các buổi chiều thứ sáu. Nhưng về lâu dài, biện pháp của
ngài thống đốc có khi còn đem lại hậu quả tồi tệ hơn.
Quy định này sẽ làm cho nỗ lực của bang Ohio trở nên không có hiệu quả khi họ muốn
thu hút nhân tài vào những vị trí được trả lương thấp hơn các vị trí tương tự khi họ làm
việc cho tư nhân, làm tăng mức độ tiêu thụ năng lượng (sẽ có nhiều người đi xe trong giờ
cao điểm hơn và đến cơ quan năm ngày, thay vì bốn ngày một tuần như trước). Ngoài ra,
nó còn tạo thêm gánh nặng cho những nhân viên, vì họ sẽ gặp rất nhiều khó khăn khi phải
chi trả thêm các khoản tiền chăm sóc trẻ em hay chăm sóc người già.
Tôi cùng hai đồng nghiệp khác đã tiến hành nghiên cứu trên 88 người quản lý và giám
đốc của 20 công ty thuộc 6 lĩnh vực kinh doanh ở Mỹ và Canada. Merck[1], Unilever[2],
Starbucks[3] và ngân hàng Bank of Montreal[4] đều nằm trong số các tổ chức mà chúng
tôi nghiên cứu.
Chúng tôi nhận thấy các công ty có chế độ thời gian làm việc linh hoạt thu được nhiều
kết quả rất quan trọng: Khả năng giữ chân nhân tài tốt hơn, sản lượng và hiệu suất cao
hơn, chức năng của các nhóm làm việc cũng được cải thiện.
Hủy bỏ chế độ thời gian làm việc linh hoạt đối với toàn bộ nhân viên cũng giống như cho
tất cả học sinh cấp 3 nghỉ học chỉ vì một số em nghịch ngợm đã phá bĩnh trong buổi văn
nghệ của trường.
Không quá coi trọng yếu tố thời gian, giờ đây các công ty
đặt sự năng động và hiệu quả công việc lên hàng đầu
Ảnh nguồn: www.rednoseday.com
Thay vì trừng phạt tất cả các nhân viên, người quản lý cần phải xem xét cẩn thận hệ
thống nhằm tăng trách nhiệm của mọi người thông qua việc sử dụng thời gian làm việc
linh hoạt để đạt được mục tiêu cuối cùng. Đối với các phòng ban cho phép nhân viên làm
việc bốn ngày một tuần thì cần quy định việc trả lời điện thoại của người dân vào các
buổi chiều thứ sáu chặt chẽ hơn.
Một biện pháp hữu hiệu là coi thời gian linh hoạt như một thứ đặc quyền chứ không phải
quyền lợi mà nhân viên nào cũng có. Chỉ có những nhân viên làm việc trên mức trung
bình mới được hưởng đặc quyền, và chỉ ban hành nó khi chất lượng thông tin đã đảm bảo
đáp ứng được yêu cầu của công chúng và các nhà quản lý có thể tiếp xúc trực tiếp chứ
không phải thông qua thư thoại.
Nếu những điều kiện này được đáp ứng, hầu hết các nhân viên có thành tích làm việc tốt
sẽ được hưởng thời gian làm việc linh hoạt như một kiểu phần thưởng trong công việc.
Đây là một công cụ quan trọng trong việc thu hút nhân tài và giữ chân họ ở lại với các cơ
quan nhà nước trong dài hạn.
Những nhân viên không có kết quả làm việc trên mức trung bình hoặc vi phạm hệ thống
giờ làm việc sẽ không được hưởng chế độ thời gian làm việc linh hoạt. Tất nhiên, những
cá nhân gặp phải vấn đề đột xuất do có người trong gia đình bị ốm hay các lý do cá nhân
khác có thể được xem xét điều chỉnh trong ngắn hạn.
Khi thời gian làm việc linh hoạt không đạt được hiệu quả thì trách nhiệm sẽ thuộc về
người quản lý chứ không phải nhân viên.
Tôi rất muốn nghe câu chuyện của các bạn. Tôi muốn biết thời gian làm việc linh hoạt có
ảnh hưởng đến năng suất cũng như sản lượng của công ty bạn như thế nào? Khi có vấn đề
xảy ra, bạn làm thế nào để giải quyết chúng?
- Bài viết của Ellen Ernst Kosseck[5] trong chuyên mục Khởi xướng thảo luận trên trang
Harvard Business Online -
• Harvard’S
[1] Merck là một công ty hóa chất và dược phẩm của Đức. Được thành lập năm 1668 bởi Friedrich Jacob Merck tại Darmstadt, Đức, đây là
công ty dược phẩm hoá chất lâu đời nhất thế giới.
[2] Unilever là tập đoàn của Anh và Hà Lan, nổi tiếng thế giới về sản xuất và phân phối hàng tiêu dùng, đặc biệt là các sản phẩm hóa mỹ
phẩm. Tập đoàn được thành lập từ năm 1930 trên cơ sở hợp nhất của hai tập đoàn Margarine Unie (Hà Lan) và Lever Brother (Anh). Đây là tập
đoàn đa quốc gia, hiện có hai trụ sở chính: Một trụ sở ở London (Anh) và một tại Rotterdam (Hà Lan). Unilever có cơ sở sản xuất ở 90 nước
trên thế giới với gần 300.000 nhân viên. Thời điểm nhiều nhất, Unilever cũng cung cấp trên 1.600 loại hàng hoá khác nhau. Năm 2003, doanh
số của Tập đoàn Unilever đạt 57,7 tỷ EURO, xấp xỉ 70 tỷ USD.
[3] Starbucks là chuỗi quán café của Mỹ lớn nhất thế giới, với hơn 7500 quán trên hơn 30 quốc gia. Được thành lập năm 1971, có trụ sở tại
Thành phố Seattle, bang Washington, Mỹ. Tổng thu nhập của Starbucks năm 2006 là 7.786 tỷ USD.
[4] Bank of Montreal (Banque de Montréal) là một trong bốn ngân hàng lớn nhất của Canada. Ngân hàng này thành lập năm 1817, là một ngân
hàng lâu đời nhất ở Canada. Hiện họ có trụ sở tại Montreal, Quebec, Canada. Năm 2007, tổng thu nhập của BOM là 9,3 tỷ CAN (tiền Canada).
Năm 2008, ngân hàng này được tạp chí Forbes xếp hạng 189 trong danh sách Forbes Global 2000.
[5] Ellen Ernst Kossek là Giáo sư giảng dạy ở trường Đại học Quốc lập Michigan (Michigan State University) và là đồng tác giả của cuốn
CEO of Me: Creating a Life That Works in the Flexible Job Age (TD: Tổng Giám đốc Điều hành của tôi: Tạo ra công việc linh hoạt theo độ
tuổi).
