1
Lời nói đầu
Hoàn thiện tổ chức bộ máy quản lý ở mỗi doanh nghiệp là một đòi hỏi khách
quan, nhất là khi chúng ta chuyển đổi từ cơ chế tập trung quan liêu bao cấp sang cơ
chế thị trường có sự quản lý của Nhà nước theo định hướng xã hội chủ nghĩa. Đây là
một vấn đề khó khăn, phức tạp nhưng có vai trò đặc biệt quan trọng, bởi lẽ đối
tượng của nó là những lao động quản lý có trình độ cao, làm việc trong lĩnh vực
quản lý. Mỗi hoạt động của họ gắn liền với quá trình sản xuất kinh doanh và hiệu
quả hoạt động của doanh nghiệp.
Tương lai của các doanh nghiệp chủ yếu nằm trong tay các cán bộ quản lý và
lãnh đạo trong doanh nghiệp. Nói như vậy không có nghĩa là phủ nhận vai trò của
công nhân viên của doanh nghiệp. Công nhân viên cũng đóng một vai trò quan trọng
nhưng quyết định vẫn ở đội ngũ lao động quản lý. Như vậy, phát triển và hoàn thiện
cấp quản lý là một nhu cầu thiết yếu của mọi doanh nghiệp.
Công ty vật liệu xây dựng Cẩm Trướng là doanh nghiệp mới được thành lập lại
năm 1995. Vì vậy, việc hoàn thiện tổ chức bộ máy quản lý là thực sự cần thiết, cần
phải làm ngay. Tuy nhiên đây không phải là vấn đề đơn giản bởi lẽ công ty có số
lượng công nhân viên khá lớn, sự phối hợp hoạt động giữa các bộ phận chưa được
nhịp nhàng, hiệu quả hoạt động chưa cao. Vì vậy trong thời gian thực tập tại doanh
nghiệp và bằng những kiến thức đã học ở trường, em mạnh dạn đi sâu vào đề tài:
“Hoàn thiện tổ chức bộ máy quản lý công ty vật liệu xây dựng Cẩm Trướng”.
Trên cơ sở tình hình thực tế về bộ máy quản lý của công ty trong vài năm qua
và bằng các phương pháp như: Khảo sát, phân tích, thống kê, phỏng vấn... Trong
chuyên đề em đã đi vào nghiên cứu về tổ chức bộ máy quản lý của công ty để từ đó
đưa ra một số khả năng và biện pháp hoàn thiện tổ chức bộ máy quản lý của công
ty.
2
Phần thứ nhất
lý luận chung về tổ chức bộ máy quản lý trong doanh nghiệp.
I. Quản lý và tổ chức bộ máy quản lý
A. Các khái niệm cơ bản
1. Quản lý tổ chức.
- Quản lý là gì ?
Quản lý là sự tác động có định hướng của chủ thể lên đối tượng quản lý nhằm
duy trì hoạt động của các hệ thống, sử dụng tốt nhất mọi tiềm năng có sẵn, các cơ
hội để đưa hệ thống đi đến mục tiêu đề ra trong điều kiện biến động của thị trường.
Quản lý là quả trình vận dụng các quy luật kinh tế, tự nhiên trong việc lựa chọn
và xác định các biện pháp về kinh tế, xã hội, tổ chức kỹ thuật. Từ đó họ tác động
đến các yếu tố vật chất của sản xuất kinh doanh.
Quản lý doanh nghiệp là một hoạt động tác động đến hành vi có ý thức của
người lao động và tập thể người lao động, qua đó tác động đến yếu tố vật chất, kỹ
thuật của sản xuất kinh doanh nhằm đạt được mục tiêu đề ra của doanh nghiệp.
Thực chất của quản lý doanh nghiệp là quản lý con người, bởi vì con người là
một trong ba yếu tố của quá trình sản xuất. Trong mọi hệ thống sản xuất, con người
luôn giữ vị trí trung tâm và có ý nghĩa quyết định.
Quản lý con người gồm nhiều chức năng phức tạp. Bởi vì, con người chịu ảnh
hưởng của nhiều yếu tố như: Sinh lý, tâm lý, xã hội... Các yếu tố này luôn có sự hỗ
trợ qua lại, tác động nhau hình thành nhân cách mỗi con người.
- Tổ chức là gì ?
Tổ chức là sự liên kết những cá nhân, những quá trình, những hoạt động trong
hệ thống nhằm thực hiện mục đích đề ra của hệ thống dựa trên cơ sở các nguyên tắc
và nguyên tắc của quản trị quy định.
2. Cơ cấu tổ chức bộ máy doanh nghiệp
- Khái niệm cơ cấu tổ chức:
3
Cơ cấu tổ chức là hình thức tồn tại của tổ chức, biểu thị việc sắp xếp theo trật
tự nào đó của mỗi bộ phận của tổ chức cùng các mối quan hệ giữa chúng.
- Cơ cấu tổ chức bộ máy doanh nghiệp.
Là tổng hợp các bộ phận khác nhau có mối liên hệ và quan hệ phụ thuộc lẫn
nhau, được chuyên môn hoá và có những trách nhiệm, quyền hạn nhất định, được bố
trí theo từng cấp nhằm bảo đảm thực hiện các chức năng quản lý và phục vụ mục
đích chung đã xác định của doanh nghiệp. Đây là hình thức phân công lao động
trong lĩnh vực quản trị, nó có tác động đến quá trình hoạt động của hệ thống quản lý.
Cơ cấu tổ chức quản lý một mặt phản ánh cơ cấu sản xuất, mặt khác nó tác động
tích cực trở lại việc phát triển sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp.
3. Những yêu cầu đồi với việc xây dựng cơ cấu tổ chức quản lý.
Trong phạm vi từng doanh nghiệp cụ thể, tổ chức bộ máy quản lý phải đáp ứng
được những yêu cầu sau:
- Tính tối ưu: Giữa các khâu và các cấp quản lý đều thiết lập những mối liên
hệ hợp lý với số lượng cấp quản lý ít nhất trong doanh nghiệp. Cho nên, cơ cấu tổ
chức quản lý mang tính năng động cao, luôn đi sát và phục vụ sản xuất.
- Tính linh hoạt: Cơ cấu tổ chức quản lý phải có khả năng thích ứng nhanh,
linh hoạt với bất kỳ tình huống nào xảy ra trong doanh nghiệp cũng như ngoài môi
trường.
- Tính tin cậy lớn: Cơ cấu tổ chức quản lý phải đảm bảo tính chính xác của tất
cả các thông tin được sử dụng trong doanh nghiệp, nhờ đó bảo đảm sự phối hợp tốt
nhất các hoạt động và nhiệm vụ của tất cả các bộ phận trong doanh nghiệp.
- Tính kinh tế : Cơ cấu quản lý phải sử dụng chi phí quản trị đạt hiệu quả cao
nhất. Tiêu chuẩn xem xét mới quan hệ này là mối tương quan giữa chi phí dự định
bỏ ra và kết quả sẽ thu về.
Bộ máy quản lý được coi là vững mạnh khi những quyết định của nó được
chuẩn bị một cách chu đáo, có cơ sở khoa học, sát với thực tế sản xuất. Có như vậy
4
thì những quyết định ấy được mọi bộ phận, mọi người chấp hành với tinh thần trách
nhiệm, kỷ luật nghiêm khắc, ý thức tự giác đầy đủ.
4. Những nhân tố ảnh hưởng
Khi hoàn thiện cơ cấu tổ chức quản lý, chẳng những phải xuất phát từ những
yêu cầu đã xét ở trên, mà điều quan trọng và khó khăn nhất là phải quán triệt những
yêu cầu đó vào những điều kiện, tình huống cụ thể. Nói cách khác là cần tính đến
những nhân tố ảnh hưởng trực tiếp và gián tiếp của việc hình thành, phát triển và
hoàn thiện cơ cấu tổ chức quản lý.
Ta có thể quy thành hai nhóm nhân tố ảnh hưởng đến cơ cấu tổ chức quản lý
của doanh nghiệp như sau:
a. Nhóm nhân tố thuộc đối tượng quản lý.
- Tình trạng và trình độ phát triển của công nghệ sản xuất kinh doanh của
doanh nghiệp.
- Tính chất và đặc điểm sản xuất: Chủng loại sản phẩm, quy mô sản xuất, loại
hình sản xuất.
Tất cả những yếu tố trên đều ảnh hưởng đến thành phần và nội dung những
chức năng quản lý mà thông qua chúng có ảnh hưởng trực tiếp đến cơ cấu tổ chức
quản lý.
b. Nhóm nhân tố thuộc lĩnh vực quản lý.
- Quan hệ sở hữu tồn tại trong doanh nghiệp.
- Mức độ chuyên môn hoá và tập trung hoá các hoạt động quản trị.
- Trình độ cơ giới hoá và tự động hoá các hoạt động quản trị, trình độ kiến
thức, tay nghề của cán bộ quản lý, hiệu suất lao động của họ.
- Quan hệ phụ thuộc giữa số lượng người bị lãnh đạo và khả năng kiểm tra của
lãnh đạo đối với những hoạt động của những người cấp dưới.
- Chính sách đãi ngộ của doanh nghiệp đối với đội ngũ cán bộ quản lý.
5
B. Các kiểu mô hình cơ cấu tổ chức.
1. Cơ cấu trực tuyến.
Kiểu mô hình cơ cấu trực tuyến được thể hiện qua sơ đồ sau:
Biểu 1: Sơ đồ cơ cấu trực tuyến.
Trong đó: A1, A2, .., An; B1, B2, ..., Bn là những người thực hiện trong các bộ phận.
Lãnh đạo tuyến I
Lãnh đạo tuyến II
Bn
A2
A1
B1
…
Lãnh đạo tổ chức
An
B2
…
