1 Khái ni m công tác văn th ? V trí, tác d ng c a công tác văn th trong cệ ư ị ụ ủ ư ơ
quan, t ch c? ổ ứ
a. Kh/ni mệ
Công tác văn th là t t c các công vi c có liên quan đ n công văn gi y t , b t đ u tư ấ ả ệ ế ấ ờ ắ ầ ừ
khi th o văn b n (đ i v i TL đi) ho c t khi ti p nh n (đ i v i TL đ n) đ n khi gi iả ả ố ớ ặ ừ ế ậ ố ớ ế ế ả
quy t xong công vi c, l p h s và n p l u h s vào LTCQ .ế ệ ậ ồ ơ ộ ư ồ ơ
b. V tríị
Công tác văn th là công tác quan tr ng trong ho t đ ng c a t t c các c quan. Cácư ọ ạ ộ ủ ấ ả ơ
c quan Đ ng, Nhà n c, đoàn th mu n th c hi n ch c năng, nhi m v c a mìnhơ ả ướ ể ố ự ệ ứ ệ ụ ủ
đ u c n ph i dùng đ n công văn gi y t đ ph bi n các ch tr ng, chính sách,ề ầ ả ế ấ ờ ể ổ ế ủ ươ
ph n ánh tình hình lên c p trên, trao đ i, liên h , ph i h p công tác, ghi l i nh ng sả ấ ổ ệ ố ợ ạ ữ ự
ki n, hi n t ng x y ra trong ho t đ ng hàng ngày.ệ ệ ượ ả ạ ộ
Đ c bi t đ i v i văn phòng c p u là c quan tr c ti p giúp các c p u t ch c đi uặ ệ ố ớ ấ ỷ ơ ự ế ấ ỷ ổ ứ ề
hành b máy đ ng th i là m t trung tâm thông tin t ng h p ph c v lãnh đ o.ộ ồ ờ ộ ổ ợ ụ ụ ạ
c. Tác d ng c a công tác văn thụ ủ ư
- Làm t t công tác văn th góp ph n đ y m nh m i ho t đ ng c a các c quan, gi mố ư ầ ẩ ạ ọ ạ ộ ủ ơ ả
b t t quan liêu gi y tớ ệ ấ ờ
- Làm t t công tác văn th góp ph n gi gìn bí m t c a Đ ng và Nhà n cố ư ầ ữ ậ ủ ả ướ
- Làm t t công tác văn th t o đi u ki n thu n l i cho công tác l u trố ư ạ ề ệ ậ ợ ư ữ
2. N i dung công tác văn thộ ư? Trách nhi m c a th tr ng, cán b , nhân viênệ ủ ủ ưở ộ
trong c quan?ơ
- Th o văn b n, ghi biên b n các cu c h p, h i ngh ả ả ả ộ ọ ộ ị là trách nhi m c a chuyênệ ủ
viên, cán bộ
- S a và duy t b n th o ử ệ ả ả chuyên viên, th tr ng.ủ ưở
- Đánh máy, in nhân viên đánh máy.
- Trình ký văn thư
- Ký th tr ngủ ưở
- Qu n lý con d u ch t ch , s d ng con d u đúng quy đ nh ả ấ ặ ẽ ử ụ ấ ị văn th .ư
- Vào s và làm th t c g i đi ổ ủ ụ ử văn th .ư
- C p phát gi y đi đ ng, gi y gi i thi u ấ ấ ườ ấ ớ ệ văn th .ư
- Nh n, vào s công văn đ n ậ ổ ế văn th .ư
- Phân ph i công văn đ n ố ế th tr ng.ủ ưở
- Chuy n giao công văn đ n ể ế văn th .ư
- Theo dõi gi i quy t công văn đ nả ế ế
+ Theo dõi gi i quy t v n i dung ả ế ề ộ th tr ngủ ưở
+ Theo dõi th i gian gi i quy t ờ ả ế văn thư
- L p h s ậ ồ ơ t t c nh ng ng i liên quan đ n công văn gi y t .ấ ả ữ ườ ế ấ ờ
- N p l u h s vào l u tr c quan ộ ư ồ ơ ư ữ ơ t t c nh ng ng i có h s .ấ ả ữ ườ ồ ơ
3. Tài li u l u tr là gì? ệ ư ữ Khái ni m, đ c đi m? Lo i hình?ệ ặ ể ạ
a. Khái ni m: Tài li u l u tr là tài li u có giá tr đ c l a ch n trong toàn b kh i tàiệ ệ ư ữ ệ ị ượ ự ọ ộ ố
li u hình thành trong quá trình ho t đ ng c a các c quan, đoàn th , xí nghi p và cáệ ạ ộ ủ ơ ể ệ
nhân đ c b o qu n c đ nh trong các kho l u tr đ khai thác ph c v các m c đíchượ ả ả ố ị ư ữ ể ụ ụ ụ
chính tr , kinh t , văn hoá, khoa h c, l ch s c a toàn xã h i.ị ế ọ ị ử ủ ộ
b. Đ c đi m:ặ ể
- Tài li u l u tr ch a đ ng nh ng thông tin v quá kh .ệ ư ữ ứ ự ữ ề ứ
- Tài li u l u tr là b n g c, b n chính, b n sao c a các văn b n.ệ ư ữ ả ố ả ả ủ ả
- Tài li u l u tr do Đ ng, Nhà n c th ng nh t qu n lý, đ c b o qu n, nghiên c uệ ư ữ ả ướ ố ấ ả ượ ả ả ứ
và s d ng theo nh ng qui đ nh ch t ch , th ng nh t c a Đ ng, Nhà n c.ử ụ ữ ị ặ ẽ ố ấ ủ ả ướ
c. Lo i hình: ạ
- Tài li u hành chính.ệ
- Tài li u khoa h c k thu t.ệ ọ ỹ ậ
- Tài li u nh, phim đi n nh, ghi âm và ghi hình.ệ ả ệ ả
4. Ý nghĩa c a tài li u l u tr ?ủ ệ ư ữ
* ý nghĩa chính tr : Tài li u l u tr mang tính ch t giai c p rõ r t, b t kỳ th i đ i nào,ị ệ ư ữ ấ ấ ệ ấ ờ ạ
các giai c p đ u s d ng tài li u l u tr đ b o v quy n l i giai c p mình. ấ ề ử ụ ệ ư ữ ể ả ệ ề ợ ấ
* ý nghĩa kinh t : Tài li u l u tr có ý nghĩa kinh t to l n; n i dung tài li u ph n ánhế ệ ư ữ ế ớ ộ ệ ả
tình hình kinh t chung, tình hình phát tri n c a t ng ngành. Vi c nghiên c u, s d ngế ể ủ ừ ệ ứ ử ụ
tri t đ tài li u l u tr s mang l i l i ích to l n cho n n kinh t qu c dân.ệ ể ệ ư ữ ẽ ạ ợ ớ ề ế ố
* ý nghĩa khoa h c: TLLT đ c s d ng làm t li u t ng k t các qui lu t v n đ ng vàọ ượ ử ụ ư ệ ổ ế ậ ậ ộ
phát tri n s v t, hi n t ng trong t nhiên, xã h i và t duy. TLLT có ý nghĩa đ cể ự ậ ệ ượ ự ộ ư ặ
bi t trong nghiên c u l ch s . TLLT là ngu n s li u quan tr ng nh t, chính xác nh tệ ứ ị ử ồ ử ệ ọ ấ ấ
cho vi c nghiên c u l ch s .ệ ứ ị ử
* ý nghĩa văn hoá: TLLT là m t di s n văn hoá đ c bi t c a dân t c. TLLT ph n ánhộ ả ặ ệ ủ ộ ả
nh ng thành qu lao đ ng sáng t o v v t ch t và tinh th n c a nhân dân ta qua cácữ ả ộ ạ ề ậ ấ ầ ủ
th i kỳ l ch s . ờ ị ử
5. Công tác l u tr là gì?ư ữ Khái ni m? N i dung c a công tác LT ệ ộ ủ
a. Khái ni m:ệ
Công tác l u tr là t t c các công vi c có liên quan t i t ch c qu n lý, khai thác sư ữ ấ ả ệ ớ ổ ứ ả ử
d ng TLLT đ ph c v cho các yêu c u xã h i.ụ ể ụ ụ ầ ộ
b. N i dung c a công tác LT bao g m các khâu nghi p v sau:ộ ủ ồ ệ ụ
- S u t m, thu th p, b sung TL.ư ầ ậ ổ
- Phân lo i (ch nh lý ) tài li u.ạ ỉ ệ
- Xác đ nh giá tr tài li u.ị ị ệ
- Th ng kê, b o qu n TL.ố ả ả
- T ch c ph c v khai thác, s d ng TLổ ứ ụ ụ ử ụ
6. Nguyên t c qu n lý công tác LTắ ả : t p trung th ng nh t, th hi n :ậ ố ấ ể ệ ở
* Qu n lý tài li uả ệ
- T p trung toàn b TL PLT ĐCSVN, PLT các t ch c chính tr xã h i vào b o qu nậ ộ ổ ứ ị ộ ả ả
trong m ng l i KLT c p u Đ ng t TW đ n huy n, qu n, th và đ t d i s qu nạ ướ ấ ỷ ả ừ ế ệ ậ ị ặ ướ ự ả
lý th ng nh t c a C c L u tr VPTW Đ ng. ố ấ ủ ụ ư ữ ả
- T p trung toàn b tài li u PLTQG vào b o qu n trong m ng l i các trung tâm l uậ ộ ệ ả ả ạ ướ ư
tr , các phòng, kho l u tr t TW đ n ĐP và đ t d i s qu n lý th ng nh t c a C cữ ư ữ ừ ế ặ ướ ự ả ố ấ ủ ụ
Văn th L u tr nhà n c.ư ư ữ ướ
* Qu n lý vi c ch đ o, h ng d n nghi p vả ệ ỉ ạ ướ ẫ ệ ụ
Vi c qu n lý ch đ o, h ng d n nghi p v đ c phân c p nh sau:ệ ả ỉ ạ ướ ẫ ệ ụ ượ ấ ư
- các c quan Đ ng, các t ch c chính tr -xã h i do C c L u tr VPTW Đ ng. ở ơ ả ổ ứ ị ộ ụ ư ữ ả
- các c quan Nhà n c do C c Văn th L u tr NN.ở ơ ướ ụ ư ư ữ
7. Tính ch t và m i quan h gi a công tác văn th và công tác l u trấ ố ệ ữ ư ư ữ
1. Tính ch t c a công tác văn th và công tác l u trấ ủ ư ư ữ
a. Tính ch t c m t: TL ch a đ ng nhi u bí m t c a Đ ng, Nhà n c, c a ngành, c aấ ơ ậ ứ ự ề ậ ủ ả ướ ủ ủ
c quan... , đòi h i công tác VTLT ph i tuân theo nh ng nguyên t c, ch đ , th t cơ ỏ ả ữ ắ ế ộ ủ ụ
ch t ch ; cán b làm công tác VTLT ph i luôn luôn nêu cao tinh th n trách nhi m,ặ ẽ ộ ả ầ ệ
c nh giác cách m ng, ý th c t ch c k lu t, ch p hành nghiêm ch nh các qui ch vả ạ ứ ổ ứ ỷ ậ ấ ỉ ế ề
b o v TL.ả ệ
b. Tính ch t khoa h c:ấ ọ
Tài li u ch a đ ng m t kh i l ng thông tin r t l n, đ t ch c s d ng có hi u qu ,ệ ứ ự ộ ố ượ ấ ớ ể ổ ứ ử ụ ệ ả
đòi h i các khâu nghi p v văn th và l u tr ph i đ c ti n hành theo ph ng phápỏ ệ ụ ư ư ữ ả ượ ế ươ
khoa h c và có h th ng lý lu n riêng.ọ ệ ố ậ
2. M i quan h gi a công tác văn th và công tác l u trố ệ ữ ư ư ữ
•Ngu n TL ch y u và vô t n b sung cho các KLT là tài li u văn th . Làm t tồ ủ ế ậ ổ ệ ư ố
công tác VT s có và gi l i đ c đ y đ TL đ b sung cho KLT.ẽ ữ ạ ượ ầ ủ ể ổ
•Tài li u b o đ m đ y đ th th c, đúng th lo i văn b n, khi gi i quy t xongệ ả ả ầ ủ ể ứ ể ạ ả ả ế
l p h s đ y đ và n p vào KLT s t o đi u ki n thu n l i cho vi c phânậ ồ ơ ầ ủ ộ ẽ ạ ề ệ ậ ợ ệ
lo i, XĐGTTL và ph c v khai thác.ạ ụ ụ
•Công tác l p h s khâu văn th làm t t thì kho l u tr tránh đ c tình tr ngậ ồ ơ ở ư ố ư ữ ượ ạ
nh n t văn th t ng bó, t ng gói tài li u ch a ch nh lý, không m t công khôiậ ừ ư ừ ừ ệ ư ỉ ấ
ph c và l p l i h s .ụ ậ ạ ồ ơ
•Công tác l u tr làm t t s phát hi n nh ng v n đ c n ch n ch nh trong côngư ữ ố ẽ ệ ữ ấ ề ầ ấ ỉ
tác văn th .ư
Tóm l i:ạ Công tác văn th và công tác l u tr là hai công tác có n i dung nghi p vư ư ữ ộ ệ ụ
khác nhau nh ng có m i quan h m t thi t v i nhau và đ u không th thi u đ cư ố ệ ậ ế ớ ề ể ế ượ
trong ho t đ ng c a m i c quan. Vì v y các c quan c n ph i quan tâm t ch c t tạ ộ ủ ỗ ơ ậ ơ ầ ả ổ ứ ố
công tác văn th đ ph c v cho công tác hàng ngày và lâu dài v sau.ư ể ụ ụ ề
8. M t văn phòng hi n đ i c n đ c t ch c nh th nào?ộ ệ ạ ầ ượ ổ ứ ư ế
- Trang thi t bế ị văn phòng phù h pợ
- Môi tr ng làm vi c thân thi n, nghiêm túc, có văn hóa (nói thêm v văn hóa côngườ ệ ệ ề
s )ở
- Cán b đ c đào t o đúng chuyên ngành, có k lu t, sáng t o trong công vi cộ ượ ạ ỷ ậ ạ ệ
