ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH TRÀ VINH
TRƯỜNG CAO ĐẲNG NGHỀ TRÀ VINH
GIÁO TRÌNH
MÔN HỌC: TỔ CHỨC SỰ KIÊN
NGÀNH, NGHỀ: VĂN THƯ LƯU TRỮ
TRÌNH ĐỘ: TRUNG CẤP
Ban hành kèm theo Quyết định số:…………/QĐ-CĐN, ngày … tháng … năm 20…
của Hiệu trưởng trường cao đẳng nghề Trà Vinh
Trà Vinh, năm 20…
(Lưu hành nội bộ)
TUYÊN BỐ BẢN QUYỀN
Tài liệu này thuộc loại sách giáo trình nên các nguồn thông tin có thể được phép
dùng nguyên bản hoặc trích dùng cho các mục đích về đào tạo và tham khảo.
Mọi mục đích khác mang tính lệch lạc hoặc sử dụng với mục đích kinh doanh thiếu
lành mạnh sẽ bị nghiêm cấm.
LỜI GIỚI THIỆU
Hoạt động tổ chức sự kiện diễn ra thường xuyên hàng ngày trong đời sống kinh
tế xã hội trên nhiều lĩnh vực khác nhau, từ nhỏ đến lớn, từ đơn giản đến phức tạp (các
buổi sinh nhật, ngày lễ tết, đón huân bài tới những sự kiện lớn tầm cỡ quốc gia và quốc
tê như Sea Games, Olympics, v.v...). Cùng với tiến trình công nghiệp hoa, hiện đại hoa,
hoạt động tổ chức sự kiện đã không ngừng phát triển với sự phân công lao động xã hội
ngày một sâu sắc và cạnh tranh cũng trở nên gay gắt. Hoạt động tổ chức sự kiện đang là
mối quan tâm của xã hội.
Nhu cầu tổ chức sự kiện rất phong phú, đa dạng. Kinh tế văn hoa xã hội càng
phát triển thì nhu cầu tổ chức sự kiện càng lớn. Đây thật sự đã trở thành thị trường lớn
và ngày càng phát triển ở nước ta đòi hỏi phải có sự thoa mãn.
Để nhìn nhận đối tượng này chính xác và hoạt động tổ chức sự kiện thuận lợi,
mang lại hiệu quả cao hơn cho người sở hữu sự kiện và Nhà tổ chức, tác giả biên soạn
giáo trình "Tổ chức sự kiện" nhằm khái quát những vấn đề lý luận và hệ thống hoa các
hoạt động kỹ năng chuyên môn nghiệp vụ dùng để giảng dạy cho sinh viên trong trường,
nhất là đối với sinh viên khối ngành kinh tế, xã hội như Marketing, Du lịch, Quản trị
doanh nghiệp, Văn thư...
Nội dung giáo trình gồm 5 bài:
- Bài 1: Khái quát hoạt động tổ chức sự kiện
- Bài 2: Các hoạt động cơ bản giai đoạn xúc tiến sự kiện
- Bài 3: Các hoạt động cơ bản giai đoạn chuẩn bị sự kiện
- Bài 4: Các hoạt động cơ bản giai đoạn diễn ra sự kiện
- Bài 5: Công tác tổ chức giai đoạn kết thúc sự kiện
Giáo trình là sản phẩm quá trình làm việc nghiêm túc và kết hợp sự kế thừa, tiếp
thu, tham khảo nhiều tài liệu khác nhau, cùng với kinh nghiệm giảng dạy nhiều năm,
cũng như những kinh nghiệm thực tế của bản thân. Tôi xin cảm ơn những tác giả đi
trước, đặc biệt là các tác giả có ghi tên trong danh mục tài liệu tham khảo. Trong quá
trình biên soạn giáo trình không tránh khỏi những thiếu sót, rất mong nhận đƣợc những
ý kiến đóng góp quý báu của các độc giả, các bạn sinh viên để bài giảng này ngày càng
hoàn thiện hơn trong những lần tái bản sau.
Trà Vinh, ngày … tháng … năm……
Tham gia biên soạn
Chủ biên: ThS Nguyễn Thanh Trí
MỤC LỤC
TRANG
BÀI 1: KHÁI QUÁT HOẠT ĐỘNG TỔ CHỨC SỰ KIỆN .......................................... 2
A. Giới thiệu: ................................................................................................................... 2
B. Mục tiêu: ..................................................................................................................... 2
C. Nội dung bài giảng ..................................................................................................... 2
1. Lịch sử ra đời .............................................................................................................. 2
2. Khái niệm Tổ chức sự kiện: ........................................................................................ 2
2.1. Sự kiện là gì? ............................................................................................................ 2
2.2. Tổ chức sự kiện là gì? .............................................................................................. 4
3. Phân loại ...................................................................................................................... 4
3.1. Theo quy mô, lãnh thổ ............................................................................................. 4
3.2. Theo thời gian .......................................................................................................... 5
3.3. Theo hình thức và mục đích sự kiện ........................................................................ 5
4. Ý nghĩa của hoạt động tổ chức sự kiện ....................................................................... 7
4.1. Đối với doanh nghiệp chuyên tổ chức sự kiện ......................................................... 7
4.2. Đối vối doanh nghiệp cần tổ chức sự kiện (nhà đầu tư sự kiện) .............................. 8
5. Những nhân tố tác động đến hoạt động tổ chức sự kiện ............................................ 9
5.1. Nhóm nhân tố khách quan (Các yếu tố vĩ mô) ....................................................... 9
5.2. Nhóm nhân tố chủ quan (Các yếu tố vi mô) .......................................................... 11
6. Quy trình tổ chức sự kiện .......................................................................................... 13
D. Câu hỏi ôn tập - Bài tập ............................................................................................ 14
E. Tài liệu tham khảo .................................................................................................... 14
BÀI 2: CÁC HOẠT ĐỘNG CƠ BẢN GIAI ĐOẠN XÚC TIẾN SỰ KIỆN ............... 15
A. Giới thiệu: ................................................................................................................. 15
B. Mục tiêu: ................................................................................................................... 15
C. Nội dung bài giảng ................................................................................................... 15
1. Thu thập thông tin ..................................................................................................... 15
1.1. Khái niệm thông tin ................................................................................................ 15
1.2. Vai trò của thông tin ............................................................................................... 15
1.3. Nguồn thu thông tin ............................................................................................... 15
1.4. Xử lý thông tin ....................................................................................................... 16
2. Hình thành chủ đề ..................................................................................................... 16
2.1. Chủ đề sự kiện là gì? .............................................................................................. 16
2.2. Hình thành chủ đề cho sự kiện ............................................................................... 17
2.3. Các ý tưởng cho sự kiện ......................................................................................... 17
3. Xây dựng chương trình ............................................................................................. 18
3.1. Khái niệm ............................................................................................................... 18
3.2. Vai trò ..................................................................................................................... 18
3.3. Các căn cứ xây dựng chương trình ........................................................................ 18
3.4. Nội dung ................................................................................................................. 18
4. Tiếp xúc – đàm phán ................................................................................................. 21
4.1. Nghệ thuật mở đầu câu chuyện .............................................................................. 23
4.2. Nghệ thuật dẫn dắt ................................................................................................. 24
4.3. Nghệ thuật Kết thúc ............................................................................................... 26
5. Ký kết hợp đồng ....................................................................................................... 26
5.1. Khái niệm ............................................................................................................... 26
5.2. Nội dung cơ bản của hợp đồng (Tham khảo phần phụ lục) ................................... 27
D. Câu hỏi ôn tập - Bài tập ............................................................................................ 27
E. Tài liệu tham khảo .................................................................................................... 27
BÀI 3: CÁC HOẠT ĐỘNG CƠ BẢN GIAI ĐOẠN CHUẨN BỊ SỰ KIỆN .............. 28
A. Giới thiệu: ................................................................................................................. 28
B. Mục tiêu: ................................................................................................................... 28
C. Nội dung bài giảng ................................................................................................... 28
1. Chuẩn bị tài chính ..................................................................................................... 28
1.1. Dự toán ngân sách tổ chức sự kiện là gì? ............................................................... 28
1.2. Các yêu cầu đối với nhà tổ chức sự kiện và nhà đầu tư sự kiện khi lập dự toán ngân
sách ................................................................................................................................ 28
1.3. Các nhóm chi phí cơ bản trong tổ chức sự kiện ..................................................... 29
1.4. Các hình thức lập dự toán ngân sách tổ chức sự kiện ............................................ 35
2. Chuẩn bị cơ sở vật chất ............................................................................................. 37
2.1. Địa điểm ................................................................................................................. 37
2.2. Trang thiết bị ......................................................................................................... 41
3. Chuẩn bị nhân sự ....................................................................................................... 43
3.1. Xác định mô hình tổ chức lao động ....................................................................... 44
3.2. Các chức danh trong tổ chức sự kiện ..................................................................... 47
D. Câu hỏi ôn tập - Bài tập ............................................................................................ 51
E. Tài liệu tham khảo .................................................................................................... 51
BÀI 4: CÁC HOẠT ĐỘNG CƠ BẢN GIAI ĐOẠN DIỄN RA SỰ KIỆN .................. 52
A. Giới thiệu: ................................................................................................................. 52
B. Mục tiêu: ................................................................................................................... 52
C. Nội dung bài giảng ................................................................................................... 52
