Khoá luận tốt nghiệp Khoa học thư viện: Nghiên cứu hệ thống lưu trữ và tra cứu thông tin phục vụ người dùng tin tại Thư viện Quốc gi Việt Nam

BỘ NỘI VỤ TRƢỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI KHOA QUẢN LÝ XÃ HỘI

KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP

NGHIÊN CỨU HỆ THỐNG LƢU TRỮ VÀ

TRA CỨU THÔNG TIN PHỤC VỤ NGƢỜI DÙNG TIN TẠI THƢ VIỆN QUỐC GIA VIỆT NAM

Khóa luận tốt nghiệp ngành : KHOA HỌC THƯ VIỆN

Người hướng dẫn : THS PH M KIM THANH

Sinh viên thực hiện : L HUỆ ANH

Mã số sinh viên : 1705KHTA001

Khóa : 2017-2021

Lớp : 1705KHTA

HÀ NỘI - 2021

LỜI CAM ĐOAN

Em xin cam đoan, đây là công trình nghiên cứu khoa học do em thực

hiện và không sao chép bất cứ nghiên cứu khoa học nào cùng đề tài Các số

liệu được sử dụng phân tích trong đề tài hoàn toàn trung thực, chính xác, các

kết quả nghiên cứu có nguồn gốc rõ ràng do em tự tìm hiểu và phân tích một

cách trung thực, khách quan Các phần trích dẫn đã được ghi chú nguồn gốc

rõ ràng Nếu có vi phạm bản quyền hay sao chép không hợp lệ, em xin hoàn

toàn chịu trách nhiệm /

Sinh viên

Lê Huệ Anh

LỜI CẢM ƠN

Với l ng kính trọng và sự biết n sâu s c, em xin gửi tới cô giáo, ThS

Phạm Kim Thanh, người đã tận tình hướng dẫn, giúp đ em trong suốt quá trình

thực hiện và hoàn thành khóa luận này

Em xin gửi lời cảm n c a mình tới các thầy cô giáo khoa Quản l xã hội

– Trường ại học Nội vụ Hà Nội đã dạy d , trang bị kiến thức cho em trong

suốt 4 n m học tập và nghiên cứu

Em c ng xin được cảm n các cô chú, anh chị đang công tác tại Thư viện

Quốc gia Việt Nam đã nhiệt tình giúp đ em trong quá trình thực hiện đề tài này

Em xin cảm n gia đình và bạn b luôn động viên, khuyến khích để em có

thể hoàn thành khóa luận và có được kết quả như ngày hôm nay

Với vốn kiến thức và khả n ng có hạn nên khóa luận không tránh kh i

nh ng thiếu sót về nội dung c ng như hình thức trình bày Em rất mong nhận được

sự ch bảo, góp c a thầy cô và các bạn để khóa luận được hoàn thiện h n

Em xin chân thành cảm n

5

Sinh viên

Lê Huệ Anh

DANH MỤC CÁC TỪ VIẾT TẮT

Viết tắt Tên tiếng Việt Tên tiếng Anh

TV Thư viện

TVQGVN Thư viện Quốc gia Việt Nam

TCTT Tra cứu thông tin

HTLT Hệ thống lưu tr

HTML Hệ thống mục lục

MLCC Mục lục ch cái

MLPL Mục lục phân loại

CSPL Ch số phân loại

NDT Người dùng tin

NCT Nhu cầu tin

NVTV Nhân viên thư viện

CSDL C sở d liệu

VTL Vốn tài liệu

CNTT Công nghệ thông tin

LAN mạng Cục bộ Local Area Network

ISBD standard

Quy t c mô tả thư mục theo tiêu chuẩn quốc tế International bibliographic description

AACR2

Quy t c biên mục Anh – Mỹ 2 có ch nh l Anglo-American Cataloguing Rules 2 Revision

MARC21 Khổ mẫu biên mục đọc máy Machine Readable Cataloguing

MARC

BBK Phân loại thư viện thư mục

Bibliotechno Bibliograficheskaja Klassifikacija

UDC Decimal

ảng phân loại thập phân bách khoa Universal Classification

DDC 23

Khung phân loại thập phân Dewey ấn bản 23 Dewey Decimal Classification version 23

CDS/ISIS

Documentation Integrated/ Set of

Computer System Information System)

IFLA

Liên đoàn Quốc tế các Hội và C quan Thư viện

The International Federation of Library Associations and Institutions

PDF ịnh dạng tài liệu di động Portable Document Format

JPEG

Joint Photographic Experts Group

TIFF Tagged Image File Format

ịnh dạng tệp hình ảnh được g n thẻ

MPEG Moving Picture Experts Group

Nhóm các chuyên gia hình ảnh động

OCR Nhận dạng k tự quang học Optical Character Recognition

DANH S CH C C BẢNG BIỂU ĐỒ

Tên bảng biểu đồ Trang

Bảng Thống kê tài liệu dạng in ấn tại TV 11

32 Biểu đồ Thống kê CSDL theo số tài liệu

Biểu đồ 2 Thống kê CSDL theo số trang tài liệu 32

MỤC LỤC

LỜI CAM ĐOAN LỜI CẢM ƠN DANH MỤC C C TỪ VIẾT TẮT DANH S CH C C BẢNG BIỂU ĐỒ MỞ ĐẦU .............................................................................................................. 1 . Tính cấp thiết của đề tài ................................................................................. 1 2. Tình hình nghiên cứu ...................................................................................... 2 3. Đối tƣợng và phạm vi nghiên cứu .................................................................. 3 4. Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu ................................................................. 3 5. Phƣơng pháp nghiên cứu ................................................................................ 3 6. Ý nghĩa lý luận và thực tiễn của đề tài .......................................................... 4 7. Giả thuyết nghiên cứu ..................................................................................... 4 8. Bố cục của đề tài .............................................................................................. 5 NỘI DUNG ........................................................................................................... 6 CHƢƠNG . LÝ THUYẾT CHUNG VỀ HỆ THỐNG LƢU TRỮ - TRA CỨU THÔNG TIN TRONG THƢ VIỆN VÀ KH I QU T VỀ THƢ VIỆN QUỐC GIA VIỆT NAM ..................................................................................... 6 . . Khái quát về Thƣ viện Quốc gia Việt Nam ................................................ 6 1.1.1. Sự hình thành và phát triển ................................................................... 6 1.1.2. Đặc điểm người dùng tin ....................................................................... 9 1.1.3. Đặc điểm vốn tài liệu ............................................................................ 11 1.2. Lý thuyết chung về hệ thống lƣu trữ - tra cứu thông tin trong thƣ viện .. 12

1.2.1. Khái niệm, nguyên tắc lưu trữ thông tin ............................................ 12 1 2 1 1 Khái niệm lưu tr thông tin ............................................................ 12 1 2 1 2 Chức n ng c a hệ thống lưu tr ..................................................... 14 1 2 1 3 Nguyên t c c a hệ thống lưu tr thông tin ..................................... 15

1.2.2. Nguyên tắc c hệ thống tr c u thông tin ........................................ 17 1 2 2 1 Nguyên t c chung c a hệ thống tra cứu thông tin ......................... 17 1 2 2 2 Vai tr c a hệ thống tra cứu ........................................................... 18

1.2.3. Các loại hệ thống lưu trữ - tr c u thông tin trong thư viện hiện nay . 19 Tiểu kết chƣơng .............................................................................................. 21

CHƢƠNG 2 THỰC TRẠNG HỆ THỐNG LƢU TRỮ VÀ TRA CỨU THÔNG TIN TẠI THƢ VIỆN QUỐC GIA VIỆT NAM.............................. 22 2. . Hệ thống lƣu trữ thông tin – tra cứu thông tin tại thƣ viện ................... 22

2.1.1 Lưu trữ thông tin ................................................................................... 22 2 1 1 1 Thực tiễn quá trình xây dựng hệ thống lưu tr thông tin truyền thống tại thư viện ......................................................................................... 22 2.1.1.2. Thực tiễn quá trình xây dựng hệ thống lưu tr thông tin hiện đại tại thư viện ........................................................................................................ 23

2.1.2. ệ thống tr c u thông tin .................................................................. 33 2 1 2 1 Hệ thống tra cứu thông tin truyền thống ........................................ 33 2 1 2 2 Hệ thống tra cứu thông tin hiện đại ................................................ 36

2.2. Đánh giá chất lƣợng hệ thống lƣu trữ và tra cứu thông tin tại Thƣ viện Quốc gia Việt Nam ............................................................................................ 49

2.2.1. Ưu điểm ................................................................................................. 49 2.2.2. ạn chế và nguyên nhân hạn chế ...................................................... 51 Tiểu kết chƣơng 2 .............................................................................................. 52 CHƢƠNG 3 C C GIẢI PH P NÂNG CAO CHẤT LƢỢNG HỆ THỐNG LƢU TRỮ VÀ TRA CỨU THÔNG TIN TẠI THƢ VIỆN QUỐC GIA VIỆT NAM ......................................................................................................... 53 3. . Hoàn thiện hệ thống tra cứu hiện đại ....................................................... 53 3.2. Hoàn thiện hệ thống phần mềm ................................................................ 54 3.3.Hoàn thiện và phát triển B Từ kh a ....................................................... 56 3.4. Ch tr ng b sung nguồn tài liệu số h a toàn v n .................................. 57 3.5. Đảm bảo an toàn cho dữ liệu số ................................................................ 58 3.6. T ng cƣ ng kinh phí h trợ của nhà nƣ c .............................................. 59 Tiểu kết chƣơng 3 .............................................................................................. 60 KẾT LUẬN ........................................................................................................ 61 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO ......................................................... 63

MỞ ĐẦU

1. Tính cấp thiết của đề tài

Ngày nay, công nghệ thông tin và truyền thông phát triển nhanh chóng đã

tác động mạnh mẽ đến mọi lĩnh vực c a đời sống kinh tế - xã hội nói chung và

trong lĩnh vực thông tin thư viện nói riêng Sự tác động này đã dẫn đến hiện

tượng “bùng nổ” thông tin và gia t ng nhu cầu tin trong xã hội Việc đảm bảo

thông tin đầy đ , phù hợp, kịp thời và hiệu quả trở thành một trong nh ng nhiệm

vụ quan trọng hàng đầu c a m i thư viện và c quan thông tin Do vậy, vấn đề

quan trọng được đ t ra đối với m i thư viện và c quan thông tin là phải tổ chức

được nh ng phư ng tiện tra cứu thông tin có hiệu quả giúp cho việc khai thác

thông tin, tra tìm tài liệu c a người dùng tin được tiến hành một cách nhanh

chóng, dễ dàng và có tiện lợi nhất Việc tổ chức các phư ng tiện tra cứu tin c a

các thư viện và c quan thông tin chính là cầu nối để bạn đọc tiếp cận tới nguồn

thông tin có trong thư viện, là công cụ phổ biến để tìm kiếm thông tin.

Trước yêu cầu thực tiễn đó, Thư viện Quốc gia Việt Nam đã xác định cho

mình nh ng bước đi đúng đ n và không ngừng nâng cao, hoàn thiện đổi mới

cách tổ chức hợp l nhằm đáp ứng nhanh chóng, kịp thời và đầy đ nhu cầu tin

c a bạn đọc ể đáp ứng tốt h n việc khai thác thông tin tư liệu c a bạn đọc thì

một trong nh ng vấn đề quan trọng cần quan tâm trong hoạt động thông tin thư

viện là hoạt động tra cứu, được thể hiện rõ nét qua bộ máy tra cứu tin ộ máy

tra cứu gi vai tr đ c biệt quan trọng, là cầu nối gi a bạn đọc và nguồn tin,

là công cụ phục vụ đ c lực cho nhân viên thư viện và bạn đọc Hiện nay, ộ

máy tra cứu tin tại Thư viện Quốc gia Việt Nam đã phần nào đáp ứng được

các yêu cầu tra cứu tin, h trợ cho người dùng tin tiếp cận nhanh tới nguồn

tin, góp phần thúc đẩy công tác nghiên cứu khoa học, giải trí và học tập c a

các độc giả cả nước Từ nh ng l do trên, tôi đã lựa chọn đề tài: “Nghiên c u

hệ thống lưu trữ và tr c u thông tin phục vụ người dùng tin tại Thư viện

Quốc gi Việt N m” làm đề tài khóa luận tốt nghiệp chuyên ngành Khoa học

thư viện c a mình

1

2. Tình hình nghiên cứu

Thư viện Quốc gia Việt Nam là thư viện khoa học tổng hợp lớn nhất ở

nước ta, c ng là một trong nh ng thư viện có hoạt động chuyên môn nghiệp vụ

phát triển Vì vậy từ trước đến nay đã có rất nhiều đề tài khóa luận c ng như

luận v n thạc sĩ thực hiện nghiên cứu về hoạt động thông tin – thư viện tại Thư

viện Quốc gia Việt Nam

ộ máy tra cứu tin là một công cụ không thể thiếu trong hoạt động thông

tin – thư viện ề tài về vấn đề này đã có một số bài nghiên cứu khoa học

nghiên cứu và khảo sát tại các c quan, trung tâm thông tin thư viện, như:

- Khóa luận tốt nghiệp ngành Thông tin – Thư viện: “Tìm hiểu bộ máy tra

cứu tin và công tác phục vụ bạn đọc c a Thư viện Trường ại học Sư phạm Hà

Nội 2” 2 3 c a tác giả Nguyễn Thị Minh Hiền, trường ại học Khoa học Xã

hội và Nhân v n – ại học Quốc gia Hà Nội

- Khóa luận tốt nghiệp ngành Thông tin – Thư viện: “Tìm hiểu bộ máy tra

cứu tin tại ại học Quốc gia Hà Nội” 2 8 c a tác giả Lư ng Thị Minh Hạnh,

trường ại học Khoa học Xã hội và Nhân v n – ại học Quốc gia Hà Nội

- Luận v n cao học ngành Khoa học Thư viện: “Nghiên cứu ộ máy Tra

cứu tin tại Thư viện t nh Hải Dư ng” 2 7 c a tác giả Nguyễn Thị Minh

Nguyệt, trường ại học V n hóa Hà Nội

Trên đây là nh ng đề tài giúp cho tác giả có được nh ng l luận, l thuyết

về ộ máy tra cứu thông tin ở Thư viện Từ đó làm c sở l thuyết, có nh ng

hướng để phát triển nghiên cứu đề tài tại Thư viện Quốc gia Việt Nam Ngoài ra

c ng có nh ng đề tài về bộ máy tra cứu tin tại Thư viện Quốc gia Việt Nam được

nghiên cứu ở một số khía cạnh, và được nghiên cứu khái quát ở nh ng đề tài khác

Nhưng, ở thời điểm hiện tại và gần đây thì đề tài chưa được đề cập đến Trên tinh

thần ham tìm hiểu, muốn được khám phá sự thay đổi mới c a Thư viện, sự ứng dụng

công nghệ thông tin c ng như muốn tìm hiểu các kết quả mà thư viện đã đạt được,

khi mà các hệ thống và phần mềm c a thư viện đã đi vào ổn định, tôi tâm huyết và

mong muốn được tiếp tục tìm hiểu sâu h n hệ thống lưu tr và tra cứu thông tin tại

2

Thư viện Quốc gia Việt Nam Trên c sở đó đề xuất nh ng giải pháp nhằm hoàn

thiện và t ng cường chất lượng c a hệ thống lưu tr và tra cứu thông tin đáp ứng nhu

cầu tin tại Thư viện trong giai đoạn hiện nay

3. Đối tƣợng và phạm vi nghiên cứu

❖ ối tượng nghiên cứu: Hệ thống lưu tr và tra cứu thông tin hiện đại

OPAC, CSDL Toàn v n c a TV: CSDL Luận án, CSDL sách ông Dư ng,

CSDL báo chí, CSDL sách Hán Nôm

❖ Phạm vi nghiên cứu: Tại Thư viện Quốc gia Việt Nam

❖ Thời gian nghiên cứu: từ tháng 12 n m 2 2 đến tháng 4 n m 2 21

4. Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu

4.1. Mục đích

Trên c sở nghiên cứu, khảo sát và đánh giá thực trạng Hệ thống lưu tr

và bộ máy tra cứu tin tại Thư viện Quốc gia Việt Nam, từ đó đưa ra nh ng giải

pháp, kiến nghị nhằm hoàn thiện hệ thống lưu tr và tra cứu thông tin tại Thư

viện Quốc gia Việt Nam

4.2. Nhiệm vụ

ề tài tập trung nghiên cứu các vấn đề:

❖ Nghiên cứu nh ng vấn đề l luận chung về Hệ thống lưu tr và tra cứu

thông tin.

❖ Khảo sát và đánh giá thực trạng Hệ thống lưu tr và tra cứu thông tin hiện

đại OPAC, CSDL Toàn v n c a TV: CSDL Luận án, CSDL sách ông Dư ng,

CSDL báo chí, CSDL sách Hán Nôm tại Thư viện Quốc gia Việt Nam

❖ ề xuất nh ng giải pháp thích hợp nhằm hoàn thiện Hệ thống lưu tr và

tra cứu thông tin tại Thư viện Quốc gia Việt Nam

5. Phƣơng pháp nghiên cứu

Trong quá trình thực hiện đề tài đã sử dụng các phư ng pháp sau:

3

Phƣơng pháp luận

Khóa luận được thực hiện dựa trên c sở phư ng pháp luận c a ch nghĩa

duy vật biện chứng về hệ thống lưu tr và tra cứu thông tin trong c quan thông

tin thư viện

Phƣơng pháp cụ thể

❖ Phư ng pháp phân tích, tổng hợp tài liệu;

❖ Phư ng pháp thống kê, so sánh;

❖ Phư ng pháp ph ng vấn;

❖ Khảo sát thực tế tại Thư viện Quốc gia Việt Nam

6. Ý nghĩa lý luận và thực tiễn của đề tài

❖ Về l luận: Khóa luận sẽ làm rõ thêm khái niệm về Hệ thống lưu tr và tra

cứu thông tin, vai tr c a chúng trong hoạt động Thông tin – Thư viện

❖ Về thực tiễn: Trên c sở khảo sát thực trạng Hệ thống lưu tr và tra cứu

thông tin tại Thư viện Quốc gia Việt Nam, đề tài đưa ra nh ng giải pháp cụ thể,

phù hợp cho hoạt động tra cứu tin tại Thư viện, góp phần nâng cao hiệu quả hoạt

động c a Hệ thống lưu tr và tra cứu thông tin c a Thư viện Quốc gia Việt

Nam.

7. Giả thuyết nghiên cứu

Hệ thống lưu tr và tra cứu thông tin c a Thư viện Quốc gia Việt Nam đã

được quan tâm đầu tư xây dựng nên đã th a mãn được phần lớn nhu cầu tin c a

người dùng tin Tuy nhiên ộ máy tra cứu thông tin ở Thư viện luôn cần được

cải tiến để đáp ứng nhu cầu ngày càng t ng c a người dùng tin Do đó cần phải

có nh ng kiến nghị để hoàn thiện và nâng cao khả n ng đáp ứng nhu cầu khai

thác thông tin c a người dùng tin

4

8. Bố cục của đề tài

Ngoài phần lời cam đoan, lời cảm n, mở đầu, kết luận, danh mục tài liệu

tham khảo, danh mục từ viết t t, nội dung c a khóa luận chia làm 3 chư ng:

Chương 1: ệ thống lưu trữ và tr c u thông tin trong hoạt động thông

tin – thư viện tại Thư viện Quốc gi Việt N m.

Chương 2: Thực trạng ệ thống lưu trữ và tr c u thông tin tại Thư viện

Quốc gi Việt N m.

Chương 3: Các giải pháp hoàn thiện ệ thống lưu trữ và tr c u thông tin

tại Thư viện Quốc gi Việt N m.

5

NỘI DUNG

CHƢƠNG

LÝ THUYẾT CHUNG VỀ HỆ THỐNG LƢU TRỮ - TRA CỨU THÔNG

TIN TRONG THƢ VIỆN VÀ KHÁI QUÁT VỀ THƢ VIỆN QUỐC GIA

VIỆT NAM

1.1. Khái quát về Thƣ viện Quốc gia Việt Nam

1.1.1. Sự hình thành và phát triển

Thư viện Quốc gia Việt Nam là thư viện công cộng lớn nhất cả nước, trực

thuộc ộ V n hóa, Thể thao và Du lịch với kho sách đầy đ nhất trong toàn bộ

hệ thống thư viện công cộng ở Việt Nam TVQGVN là một trong nh ng thư

viện có lịch sử phát triển lâu nhất ở nước ta

Tiền thân c a TVQGVN là Nha lưu tr và Thư viện trung ư ng ông

Dư ng, được thành lập vào ngày 29 tháng 11 n m 1917 do Toàn quyền ông

Dư ng Albert Sarraut k Nghị định lập, trụ sở tại phố orgnis Desbordes ngày

nay là 31 phố Tràng Thi, Hà Nội

Sau gần hai n m chuẩn bị, TV mở cửa phục vụ bạn đọc vào ngày 1 tháng

9 n m 1919 Lúc này kho sách c a TV ch có 5 cuốn được tập hợp từ các

giáo đoàn ở c Kỳ, báo chí chính thống c a ch nghĩa thực dân chiếm vị trí

ch yếu, ch một ít báo chí tiếng Việt phần lớn là công cụ c a thực dân Pháp và

tay sai. [8]

Ngày 28 tháng 2 n m 1935, Thư viện trung ư ng ông Dư ng đổi tên

thành Thư viện Pierre Pasquier , đây là tên c a một viên Toàn quyền có nhiều

đóng góp cho Thư viện Cách mạng tháng Tám thành công, Chính ph lâm thời

Việt Nam Dân ch Cộng h a quyết định đổi tên Thư viện thành Quốc gia Thư

viện

Tháng 2 n m 1947, Pháp chiếm lại Hà Nội, Thư viện lại được đổi tên

thành Thư viện Trung ư ng thuộc Ph cao y Pháp tại Sài G n

6

N m 1953, Thư viện sát nhập vào Viện ại học Hà Nội và đổi tên là

Tổng Thư viện Hà Nội Gi a n m 1954, trước khi rút chạy kh i miền c, thực

dân Pháp đã đưa một phần kho sách c a Tổng Thư viện vào Sài G n

Là TV do Pháp xây dựng, nên chức n ng, nhiệm vụ c a Thư viện Trung

ư ng ông Dư ng c ng nhằm mục đích phục vụ cho công tác xâm lược và khai

thác thuộc địa c a Pháp Ta tiếp quản Thư viện từ tay Pháp khoảng 8-9 vạn bản,

trang thiết bị, điều kiện hoạt động ngh o nàn, khó kh n với số lượng bạn đọc

hạn chế [8]

Sau ngày miền c đánh th ng Pháp, ngày 29 tháng 6 n m 1957, Th

tướng Phạm V n ồng – Th tướng Chính ph nước Việt Nam Dân ch Cộng

h a ra quyết định chính thức thành lập TVQGVN Sự kiện này đã đánh dấu một

bước tiến vô cùng quan trọng đối với ngành Thư viện c a Việt Nam

Ngày 28 tháng 11 n m 1958, Thư viện chính thức mang tên Thư viện

Quốc gia do ộ trưởng ộ V n hóa quyết định

N m 1962, bộ phận lưu tr công v n tách ra thành Cục lưu tr thuộc

Chính ph C ng từ đó Thư viện Quốc gia đã trở thành một c quan ngang Cục,

Viện, Vụ trực thuộc ộ V n hóa – Thông tin.

N m 1982, TVQGVN được Thư viện Liên hiệp quốc công nhận là Thư

viện tàng tr tài liệu Liên hiệp quốc c a khu vực ông Dư ng

N m 1986 là một mốc lịch sử quan trọng đối với TVQGVN, c ng từ đây

mà hoạt động c a TV có nhiều thay đổi đáng kể Có thể nói đây chính là bước

phát triển hoàn toàn mới L do có sự thay đổi đ c biệt này là TVQGVN được

TVQG Australia t ng một máy vi tính và tổ chức 1 lớp học cho nhân viên thư

viện sử dụng Nhờ có phư ng tiện này mà n m 1987, TVQGVN b t đầu tiến

hành xây dựng CSDL khác Song song với việc tạo lập CSDL, TVQGVN c ng

chuyển nhượng CSDL sách cho các TV tổng hợp các t nh [8]

N m 1993, Thư viện đưa các CSDL ra phục vụ bạn đọc tại ph ng đọc

Lần đầu tiên NDT có thể tra cứu tài liệu trên máy tính

7

N m 1995, TV thành lập Ph ng Máy tính, nay là ph ng Tin học,

đẩy mạnh ứng dụng CNTT trong TVQGVN và trong hệ thống TV công

cộng cả nước

Tháng 12 n m 2 1, TV triển khai xây dựng TV điện tử, đẩy mạnh việc

ứng dụng CNTT trong hoạt động TV với việc sử dụng phần mềm thư viện điện

tử tích hợp iLib N m 2 6, TVQGVN áp dụng bảng phân loại DDC, ấn bản 14,

áp dụng ở tất cả các bộ phận có liên quan đến công tác phân loại ến n m

2 13, TV áp dụng bảng phân loại DDC23 cho toàn bộ tài liệu mới về TV

N m 2 8, TV chính thức khai trư ng Thư viện điện tử sau 2 n m chuẩn

bị Ngày 5 tháng 12 n m 2 12, TVQGVN chính thức là thành viên Thư viện số

Thế giới WDL do UNESCO sáng lập và h trợ

Là thư viện lớn nhất c a cả nước, Thư viện Quốc gia lập quan hệ hợp tác

và trao đổi sách báo, tài liệu với hàng tr m thư viện, c quan tổ chức c a nhiều

nước trên thế giới

TVQGVN với bề dày h n 1 n m xây dựng và phát triển, qua nhiều giai

đoạn lịch sử, từ Thư viện Trung ư ng đến Thư viện Quốc gia, bao giờ c ng là

TV hàng đầu c a đất nước Cho đến nay, TVQGVN đã xây dựng được hệ thống

OPAC với h n 85 nghìn biểu ghi tài liệu gồm nh ng loại như sách đ n, sách

tập, luận án luận v n, ấn phẩm âm nhạc, ấn phẩm định kỳ, bài trích, [18]; hệ

thống CSDL Toàn v n sách ông Dư ng, sách Hán – Nôm, Luận án Tiến sĩ,

áo chí Ngoài ra, TV c n mua quyền truy cập vào các CSDL nước ngoài như

sách điện tử IG Publishing, CSDL Tổng hợp Wilson, CSDL trực tuyến

ProQuest, CSDL trực tuyến SAGE Journals ối với CSDL nước ngoài mà TV

truy cập, bạn đọc ch có thể sử dụng tại ph ng đọc a phư ng tiện, tầng 2 nhà D

và ph ng đọc dành cho Nhà nghiên cứu và Doanh nhân, tầng 3 nhà D tại Thư

viện qua mạng LAN Các CSDL này là một n lực không ngừng ngh c a

TVQGVN nhằm đáp ứng, thu hút bạn đọc tới TV

8

1.1.2. Đặc điểm người dùng tin

NDT là người sử dụng và tiếp nhận thông tin phục vụ mục đích học tập,

nghiên cứu, ứng dụng, sản xuất, thư giãn, giải trí, NDT chính là ch thể c a

NCT Quan trọng h n, NDT chính là mục tiêu, đối tượng hướng tới c a công tác

lưu tr và TCTT tại các c quan TT – TV Do vậy, công tác nghiên cứu NDT để

có thể đưa ra nh ng chiến lược, kế hoạch nhằm nâng cao khả n ng đáp ứng và

th a mãn tối đa NCT cho NDT

NDT dù là cá nhân hay tập thể, là cán bộ lãnh đạo, học sinh, sinh viên hay

các nhà khoa học c ng đều cần đến thông tin để phục vụ cho công tác chuyên

môn c a mình ồng thời, NDT c ng chính là người tạo ra các thông tin mới về

khoa học cho xã hội và nh ng thông tin bổ ích cho các c quan TT – TV trong

quá trình hoạt động c a mình, thông qua nhu cầu tin c a họ

Hiện nay, đối tượng dùng tin tại TVQGVN đa dạng về thành phần và

trình độ học vấn, bao gồm các cán bộ công tác tại TV và các đối tượng khác

như: nh ng nhà nghiên cứu, giáo viên, cán bộ lãnh đạo, quản l , học sinh, sinh

viên, cán bộ hưu trí, trong cả nước

Tính đa dạng c a NDT trong TV thể hiện ở sự khác nhau, về nhu cầu

thông tin, lứa tuổi nghề nghiệp, c ng như trình độ hiểu biết c a họ Nhu cầu

thông tin c a các đối tượng này rất khác nhau, do vậy mà phư ng thức phục vụ

bạn đọc c a TV c ng rất đa dạng và phong phú để phù hợp với đ c thù c a

từng NDT

NDT tại TVQGVN được chia thành 4 nhóm chính:

- Nhóm NDT là cán bộ lãnh đạo, quản l

ây là nhóm người dùng tin chiếm số lượng không nhiều khoảng 2

trong tổng số NDT hàng n m sử dụng TV ởi tính chất công việc bận rộn nên

họ không có nhiều thời gian cho hoạt động tìm kiếm thông tin Họ có nhu cầu sử

dụng các thông tin đa dạng về nội dung, loại hình, thông tin có tính chất tổng

9

hợp Các sản phẩm thông tin có giá trị đã được xử l thường đáp ứng nhu cầu

c a họ như: Tổng luận, bản tin chọn lọc,

- Nhóm NDT là nh ng người nghiên cứu, giảng dạy tại các trường đại học

và viện nghiên cứu, các trung tâm nghiên cứu và phát triển

Nhóm này có t lệ không nhiều trên 2 tổng số NDT , song họ có trình

độ học vấn cao và có khả n ng sử dụng nhiều ngoại ng Thành phần nhóm

NDT này khá đa dạng và phong phú Họ c ng chính là người sản sinh ra thông

tin mới bởi họ chính là tác giả c a các công trình khoa học, giáo trình, bài

giảng,

- Nhóm NDT là nghiên cứu sinh, học viên cao học, thực tập sinh, học sinh,

sinh viên các trường đại học, cao đ ng, các viện nghiên cứu

ây là nhóm NDT có số lượng đông đảo nhất trong tổng số NDT tại

TVQGVN với t lệ trên 73 Họ là sinh viên thuộc các hệ đào tạo, các

chuyên ngành c a các trường cao đ ng, đại học trên cả nước Nhu cầu tin c a

họ rất đa dạng và phong phú nhằm đáp ứng nhu cầu học tập theo các chuyên

ngành nhất định

- NDT là nh ng người hoạt động trong lĩnh vực sản xuất kinh doanh như

các nhà doanh nghiệp, công nhân kỹ thuật, nông dân, thợ th công, cán bộ

hưu trí,

Do đ c điểm NDT đa dạng và phong phú như trên, nên hàng n m

TVQGVN thường tổ chức các lớp bồi dư ng, đào tạo, cung cấp NDT nh ng

hiểu biết chung về c chế, tổ chức hoạt động và các loại hình sản phẩm và dịch

vụ c a TV Hướng dẫn NDT để họ biết cách sử dụng các công cụ tra cứu và khai

thác các sản phẩm và dịch vụ c a TV một cách có hiệu quả Giúp nâng cao kỹ

n ng khai thác, tìm tin cho NDT, để họ có thể ch động tiếp cận tới nguồn thông

tin, tài liệu mà họ cần một cách dễ dàng

10

1.1.3. Đặc điểm vốn tài liệu

Theo số liệu thống kê n m 2 17, TV có h n 2,5 triệu đ n vị tư liệu và bộ

sưu tập số khoảng 8 triệu trang tài liệu do TVQGVN tạo lập với nhiều bộ sưu

tập khác nhau Trong vốn di sản v n hiến to lớn đó, có sự góp m t c a các bộ

sưu tập tư liệu qu giá từ thế k 17 đến nay, như:

Tài liệu dạng in ấn [17]

STT Loại tài liệu Số lƣợng T lệ

1 Sách 1 58 bản sách 71,7%

2 Luận án Tiến sĩ 37 bộ luận án 1,68%

3 Sách Hán Nôm 5 28 bản viết tay 0,24%

4 Tư liệu ông Dư ng 68 5 bản tư liệu 3,11%

5 Tư liệu kháng chiến 1946- 3 996 tư liệu 0.18%

1954

6 Sách t ng, biếu 5 tư liệu 22,69%

7 áo, tạp chí 9 tên tạp chí 1 3 0,4%

số

Tài liệu dạng số h a

Các CSDL số toàn v n do TVQGVN tạo lập bao gồm gần 112

cuốn tài liệu số hóa tư ng đư ng 8 triệu trang

Trong đó:

Luận án Tiến sĩ: 25 5 bộ 6 2 trang , truy cập bản tóm t t

tại: http://luanan.nlv.gov.vn

11

Sách Hán Nôm: 1 952 cuốn 147 955 trang , truy cập toàn v n

tại: http://hannom.nlv.gov.vn

Sách ông Dư ng bao gồm cả vi dạng : 8 cuốn 1 1 trang :

truy cập toàn v n 1 phần bộ sưu tập: http://sach.nlv.gov.vn

áo, tạp chí ông Dư ng: 72 số 43 trang : truy cập toàn v n 1

phần bộ sưu tập: http://baochi.nlv.gov.vn

Sách tiếng Anh viết về Việt Nam: 338 cuốn 92 52 trang

ộ sưu tập ĩa CD/DVD 3 8 đĩa : Truy cập nội bộ

CSDL trực tuyến mua quyền truy cập: Wilson, ProQuest, sách điện tử

IGroup Publishing, sách điện tử SpringerNature, SAGE Journal, SAGE

Research Method [17]

- 1 tên sách xuất bản ở Việt Nam trước n m 1954 do Thư viện Quốc

Tài liệu vi dạng

- H n 4 3 cuộn vi phim do TVQGVN chụp

gia Pháp trao t ng dưới dạng vi phích

Ngoài ra c n nhiều ấn phẩm đ c biệt và vật mang tin khác như: tranh,

ảnh, bản đồ, hàng ngàn tên sách c a nước ngoài viết về Việt Nam, c a người

Việt Nam viết và xuất bản ở nước ngoài... [17]

1.2. Lý thuyết chung về hệ thống lƣu trữ - tra cứu thông tin trong

thƣ viện

1.2.1. Khái niệm, nguyên tắc lưu trữ thông tin

1.2.1.1. Khái ni ư rữ thông tin

Lưu tr thông tin là việc xây dựng, gi gìn danh mục tài nguyên thông tin

có trong c quan TV

Theo ư trực tuyến, lưu tr thông tin được định nghĩa

như sau:

12

“Lưu tr thông tin là quá trình truyền thông tin kịp thời, đồng thời đảm

bảo sự bất biến c a vật mang tin giấy, phim ảnh, b ng từ, thẻ đục l Nói

chung, lưu tr thông tin dựa trên hiệu ứng bộ nhớ c a thiết bị lưu tr c a bộ nhớ

cố định Lưu tr thông tin được kết nối ch t chẽ với truy xuất thông tin và do đó

phải được thực hiện với sự tuân th b t buộc theo nguyên t c địa ch ; người ta

c ng phải thấy trước khả n ng rút thông tin từ thiết bị lưu tr và sao chép dưới

dạng này hay dạng khác ”[13, tr 24]

Theo ư trực tuyến thì Lưu tr

thông tin dược định nghĩa như sau:

“Lưu tr và truy xuất thông tin ISAR là các hoạt động được thực hiện

bởi phần cứng và phần mềm được sử dụng trong việc lập ch mục và lưu tr một

tệp các bản ghi có thể đọc được bằng máy bất cứ khi nào người dùng truy vấn hệ

thống để biết thông tin liên quan đến một ch đề cụ thể ối với các bản ghi

được truy xuất, câu lệnh tìm kiếm phải được thể hiện bằng cú pháp thực thi bởi

máy tính ” [13, tr 24]

ịnh nghĩa này đã nêu được bản chất c a công tác lưu tr thông tin nói

chung Lưu tr thông tin là xây dựng các bộ sưu tập ghi lại đ c trưng để tìm

kiếm, truy xuất thông tin một cách chính xác, khoa học và nhanh chóng Do vậy,

lưu tr thông tin có các nhiệm vụ chính, đó là lưu tr thông tin theo một trật tự

nhất định, bảo quản d liệu, truy xuất thông tin

Theo các nhà TV học c a Mỹ định nghĩa về lưu tr thông tin như sau:

“Lưu tr thông tin là quá trình nhập các d liệu vào hồ s để tàng tr tạm

thời ho c vô thời hạn và sau này có thể truy nhập và sử dụng chúng ” [13, tr 23]

ây là một định nghĩa khái quát được cách tổ chức lưu tr thông tin trong

TV từ truyền thống cho tới hiện đại, lưu tr dạng số Việc tiêu chuẩn hóa và hợp

tác quốc tế trong lưu tr thông tin ngày càng là xu hướng phát triển c a m i

quốc gia và trên thế giới Lưu tr thông tin nhằm chia sẻ, hội nhập thông tin

thông qua các bộ sưu tập và được phổ biến trên nền tảng web Do vậy, lưu tr

13

thông tin trong các c quan TT - TV cần phải tuân th các quy t c chung về lưu

tr , truy nhập, chia sẻ d liệu, nh ng tiêu chuẩn về CNTT liên quan đến việc lưu

tr , truy nhập và chia sẻ thông tin [13, tr 25]

Có nhiều phư ng pháp và phư ng tiện lưu tr thông tin trong các c quan

khác nhau như lưu tr dạng in ấn truyền thống, ho c lưu tr hiện đại như TV

điện tử và TV số Nh ng bản mô tả tài nguyên thông tin được lưu tr dưới nhiều

dạng khác nhau như: bản mô tả được in trên giấy; bản mô tả được lưu trong các

bộ lưu tr thông tin dạng số dạng CSDL; lưu tr dưới dạng số hóa; lưu dưới

dạng microfilm, microfiche

ư rữ

Hệ thống lưu tr có chức n ng c bản là nhận dạng, tập hợp, đánh giá

hay chọn lọc và xác định vị trí c a tài liệu Các chức n ng này có sự phụ

thuộc lẫn nhau

Chức n ng nhận dạng hay tìm kiếm tài liệu

Các HTLT được xây dựng nhằm tạo điều kiện cho người sử dụng có thể

đối chiếu các d liệu về tài liệu đã biết với các biểu ghi trong hệ thống để xác

định TV có tài liệu đó hay không Nói cách khác, HTLT cho phép người sử

dụng nhận dạng ho c tìm kiếm tài liệu dựa trên các d liệu đã biết về tài liệu

như tác giả, nhan đề, ch đề

Chức n ng tập hợp tài liệu

Chức n ng này cho phép các biểu ghi c a các tài liệu giống nhau ho c có

liên quan ch t chẽ với nhau về một phư ng diện ho c dấu hiệu nào đó được tập

hợp vào một ch trong mục lục Ch ng hạn, các tài liệu về cùng một ch đề

được tập hợp vào một ch trong mục lục Ch ng hạn, các tài liệu về cùng một

ch đề được tập hợp lại với nhau trong mục lục ch đề hay MLPL, các tài liệu

c a cùng một tác giả được xếp cùng nhau trong MLCC Nhờ đó, người sử dụng

có thể biết được trong một TV có bao nhiêu tài liệu c a một tác giả nào đó ho c

có bao nhiêu tài liệu về một ch đề nào đó Một trong nh ng cách tốt nhất để

14

thực hiện chức n ng tập hợp tài liệu là thông qua quá trình kiểm soát tiêu đề

chuẩn, đ c biệt là xây dựng hệ thống tham chiếu ch ch qua lại

Chức n ng đánh giá và ch n l c tài liệu

Chức n ng này cho phép người sử dụng lựa chọn từ nhiều biểu ghi nh ng

tài liệu thích hợp nhất và tốt nhất chứa đựng kiến thức ho c thông tin cần thiết

Ch ng hạn, người sử dụng có thể lựa chọn một lần xuất bản nào đó trong nhiều

lần xuất bản khác nhau c a cùng một tác phẩm ho c lựa chọn nh ng tài liệu có

cùng một nội dung nhưng được viết bởi các tác giả khác nhau và được chứa trên

các vật mang tin khác nhau

Chức n ng ác đ nh v trí tài liệu

HLTT phản ánh địa ch lưu tr tài liệu trong kho c a một ho c một số c

quan TT – TV Nhờ đó, người sử dụng có thể dễ dàng xác định được vị trí c a

tài liệu cần tìm [14, tr 59]

1.2.1.3. Nguyên tắ th ư rữ thông tin

HTLT thông tin luôn phát triển cùng với sự phát triển c a khoa học

công nghệ

Trong HTLT truyền thống, HTLT thường được sử dụng cho các phư ng

tiện lưu tr bằng hình thức in ấn như các danh mục tài liệu in, các bản thư mục,

các hệ thống mục lục phiếu, và các HTLT bán tự động như phiếu l soi, l mép,

mục lục dạng microfilm, microfiche Nguyên t c c a HTLT truyền thống là xây

dựng các điểm truy cập phổ biến nhất trong các HTLT là tên tác giả, nhan đề,

m i bản mô tả d liệu được nghiên cứu sao cho thống nhất d liệu Nguyên t c

lưu tr truyền thống thể hiện rõ nhất trong nguyên t c biên mục Paris được k

kết vào n m 1961 [13, tr 3 ]

Trong thời kỳ cách mạng công nghiệp 4 , việc thiết lập HTLT được các

nhà biên mục đưa ra trong thế k 21 theo các nguyên t c sau:

- Nguyên tắc ghi nhận và theo d i

15

Tất cả các HTLT thông tin, hoạt động ghi nhận là ghi lại nh ng thuộc tính

nhằm nhận dạng các thực thể và theo dõi tình trạng c a thực thể đó để có khả

n ng truy xuất khi NDT yêu cầu Trong thực tế các TV, c quan lưu tr tổ chức

ghi lại đ c điểm các thực thể là các tài liệu, tài nguyên thông tin bằng các phiếu

mô tả, ho c biểu ghi d liệu đối với từng đ n vị tài liệu/ tài nguyên thông tin

Các phiếu mô tả, ho c biểu ghi d liệu này được tập hợp trong một hệ thống

mục lục, ho c trong các CSDL và được theo dõi, quản trị và truy xuất thông tin

theo yêu cầu

- Nguyên tắc kiểm soát

Các d liệu được lưu tr trong các c quan thông tin phải có chế độ kiểm

soát thường xuyên về độ đầy đ , độ chính xác, độ cập nhật thông tin

- Nguyên tắc thống nhất

Các HTLT cần đảm bảo nguyên t c thống nhất về mô tả d liệu; thống

nhất về tiêu chuẩn lưu tr , tra cứu, chia sẻ thông tin iều này sẽ đảm bảo độ

liên kết d liệu Kiểm soát thống nhất d liệu trong lưu gi thông tin nhằm t ng

hiệu quả truy xuất thông tin Trong HTLT truyền thống, kiểm soát nhất quán

được thể hiện qua các quy t c, tiêu chuẩn mô tả d liệu; nguyên t c thống nhất

đưuọc xem xét tại tiêu đề mô tả, các điểm truy cập c a m i tài liệu L thuyết

biên mục hiện đại đã đưa ra nguyên t c thống nhất trong mô tả d liệu tuân theo

ữ (Functional Requirements For

Authority Data – FRAD)

- Nguyên tắc dễ tiếp cận

HTLT cần phải thuận tiện và thân thiện với người sử dụng So sánh

HTLT truyền thống với lưu tr hiện đại cho thấy HTLT hiện đại dễ tiếp cận với

người dùng h n thông qua máy tính, phần mềm lưu tr d liệu và đường truyên

Internet HTLT cần cho phép NDT có thể tra cứu với tốc độ nhanh nhất và thời

gian ng n nhất

16

- Nguyên tắc k p th i

Quá trình xây dựng hệ thống lưu tr không mất nhiều thời gian Các d

liệu phải luôn được cập nhật sao cho thời gian xử l ngày càng được rút ng n

- Nguyên tắc về đ tin cậy

Thông tin đưa vào hệ thống lưu tr cần đảm bảo tính chính xác, phải được

bảo vệ ch c ch n, chống bị đánh c p, ch nh sửa khi không được phép Nguyên

t c này đ i h i cần phải có bản lưu d liệu dự ph ng trong trường hợp có sự cố

xảy ra

ể đảm bảo tuân th các nguyên t c chung trong lưu tr d liệu, các c

quan TT – TV cần tổ chức ra các hệ thống lưu tr và TCTT dựa trên các dấu

hiệu đ c trưng về hình thức và nội dung tài liệu [13, tr 3 -32]

1.2.2. Nguyên tắc c hệ thống tr c u thông tin

1.2.2.1. Nguyên tắ th ng tra c u thông tin

Theo Khoản 2, iều 7 c a Quyết định 4831/Q - VHTTDL Quyết định

ban hành quy định về tiêu chí, tiêu chuẩn, nội dung, quy trình và định mức kinh

tế - kỹ thuật trong hoạt động xử l kỹ thuật, xây dựng c sở d liệu, bộ máy tra

cứu các loại tài liệu tại các Thư viện Công lập thì Hệ thống TCTT cần phải đảm

bảo các nguyên t c sau:

- ảo đảm tính cập nhật, bao quát toàn bộ VTL hiện có c a TV

iều này có nghĩa là phải có đầy đ các bộ phận cấu thành hệ thống tra

cứu truyền thống và hiện đại: Kho tài liệu/CSDL tra cứu, hệ thống mục lục, hệ

thống CSDL, hệ thống mạng, phần cứng, phần mềm, Trong đó, trước hết cần

c ng cố và hoàn thiện hệ thống tra cứu để phù hợp với trình độ, tập quán tra cứu

c a NDT

Ngoài ra, hệ thống tra cứu phải được cập nhật thông tin thường xuyên

Cần phải loại ra kh i hệ thống tra cứu nh ng thông tin, tài liệu l i thời, ít được

sử dụng và bổ sung vào đó nh ng thông tin mới phù hợp với đời sống chính trị,

kinh tế, v n hóa, xã hội c a địa phư ng và đất nước

17

- Thân thiện, dễ tiếp cận với người sử dụng, đảm bảo sự hài l ng khi tra tìm

tài liệu

HTLT và TCTT là một hệ thống nhất quán mà trong đó, hoạt động lưu tr

đảm bảo các nguyên t c chung thì c ng sẽ đảm bảo nguyên t c chung c a hệ

thống tra cứu Tuy nhiên, để đảm bảo tra cứu được tốt, giao diện tra cứu cần

phải thân thiện, dễ sử dụng đối với người dùng Ngoài ra, để hệ thống tra cứu

được tối ưu, việc xây dựng các ch mục là yêu cầu cần thiết cho người xử l d

liệu Trong hoạt động TV, việc xây dựng các ch mục tuân theo bộ quy t c biên

mục và các chuẩn nghiệp vụ như phân loại, định từ khóa, là không thể b qua

Nếu như việc định ch mục làm không tốt, sẽ dẫn đến việc tra cứu không được, kết

quả ra không chính xác ho c phải đi đường v ng Chính vì vậy mà công việc xử l

kỹ thuật tài liệu là một công việc quan trọng, cần phải chú và làm cẩn thận

− ảo đảm tính đa dạng, đáp ứng yêu cầu c a người sử dụng [1]

1.2.2.2. Vai trò c r

Hiện nay, trong bối cảnh bùng nổ thông tin và tri thức, số lượng thông

ngày càng trở nên phong phú, kéo theo đó là số lượng tài liệu ngày t ng một

cách nhanh chóng Nếu hệ thống tra cứu không hoàn ch nh thì không thể phát

huy hết tác dụng c a tài liệu và việc kiểm soát tài liệu c a NVTV c ng trở nên

khó kh n h n

Như chúng ta đã biết, tất cả nh ng hoạt động c a TV đều nhằm mục đích

phục vụ NCT c a NDT Việc xây dựng hệ thống tra cứu c ng không ngoài mục

đích đó

Vai tr c a hệ thống tra cứu được thể hiện:

- Là phư ng tiện tìm kiếm tài liệu c a NDT, chìa khóa h u hiệu để NDT

tiếp cận thông tin

Hệ thống tra cứu được coi là tấm gư ng phản chiếu vốn tài liệu và là cầu

nối gi a NDT với kho tài liệu c a TV, gi a NDT với NVTV Nhờ hệ thống tra

cứu mà NDT có thể tìm kiếm được các tài liệu mình cần một cách nhanh chóng,

18

đầy đ , chính xác và kịp thời, từ đó nâng cao chất lượng phục vụ NDT trong các

TV và c quan thông tin

Việc tạo ra hệ thống tra cứu là để phục vụ cho nhu cầu tra cứu tài liệu c a

NDT ạn đọc có thể tra cứu tin theo nhiều điểm tiếp cận khác nhau như: tên

sách, tác giả, môn loại, ch đề và nếu tra tìm trên máy tính điện tử, ngoài

nh ng dấu hiệu trên thì bạn đọc c n có thể tìm theo các dấu hiệu khác như: n m

xuất bản, nhà xuất bản, từ khóa

- ảm bảo thông tin cho NDT một cách có hiệu quả và chính xác Không

ch có vai tr đối với bạn đọc mà đối với NVTV, hệ thống tra cứu c ng có vai

tr rất to lớn

Hệ thống tra cứu giúp NVTV n m b t được một cách khái quát về VTL

trong TV c a mình, để từ đó họ có c sở định hướng ch nh l và bổ sung VTL

sao cho phù hợp với tính chất, chức n ng, nhiệm vụ c a thư viện mình

- Là c sở cho tất cả các hoạt động c a TV: bổ sung VTL, xử l thông tin,

phục vụ bạn đọc,

- Hệ thống tra cứu là c sở để khảo sát, học tập về phư ng pháp làm việc

một cách khoa học c a NVTV

Như vậy, hệ thống tra cứu có vai tr rất quan trọng và to lớn trong hoạt

động c a TV Không nh ng nó có ảnh hưởng và vai tr đối với NDT mà c n thể

hiện vai tr đối với cả người làm TV

1.2.3. Các loại hệ thống lưu trữ - tra c u thông tin trong thư viện

hiện nay

HTLT và TCTT là hệ thống lưu tr mà trong đó người ta s p xếp, tổ chức

và lưu tr thông theo nh ng nguyên t c nhất định nhằm quản trị và TCTT

Trong các TV, các HTLT và TCTT được thay đổi theo từng thời kỳ phát triển

c a TV HTLT đầu tiên tồn tại dưới dạng mục lục bằng cách tập hợp các phiếu

mô tả c a từng tài liệu có trong TV theo một trật tự nhất định, tiếp đến là các

bản thư mục in, thư mục có thêm bản tóm t t

19

Ngày nay, lưu tr thông tin không ch đ n thuần là trên các dấu hiệu hình

thức và tóm lược nội dung tài liệu mà c n trên nhiều dạng lưu tr thông tin khác

đang được phát triển như dạng v n bản, hình ảnh tĩnh, hình ảnh động, hình ảnh

không gian ba chiều, âm thanh,

Theo tiến trình phát triển c a HTLT trong TV, các nhà TV học phân chia

ra làm các loại hệ thống lưu tr thông tin sau:

❖ HTLT - TCTT truyền thống gồm: lưu tr thư mục và lưu tr toàn v n

- Hệ thống mục lục truyền thống bao gồm hệ thống mục lục phiếu theo ch

cái, phân loại, ch đề Ngoài ra một số thư viện c n có mục lục công vụ,

- Các tài liệu tra cứu hay c n được gọi là CSDL d kiện, là nh ng danh dạ,

niên giám thống kê,

❖ HTLT - TCTT hiện đại gồm các CSDL lưu tr thông tin và các phần

cứng, phần mềm để NDT truy cập và khai thác d liệu

Các TV hiện nay đang dần thay đổi cách thức lưu tr thông tin từ truyền

thống sang hiện đại bằng cách áp dựng các nguyên t c lưu tr trên Internet Các

tài liệu trong TV c ng rất đa dạng và phong phú như dạng v n bản, âm thanh,

hình ảnh, video và dạng toàn v n lưu tr dưới dạng số hóa

HTLT – TCTT hiện đại được tổ chức dựa trên nguyên t c tổ chức d liệu

theo một logic nhất định Các d liệu được định dạng và đưa vào phần mềm máy

tính đã được lập trình s n nhằm phục vụ cho mục đích quản l VTL và TCTT

D liệu đưa vào máy tính phải có cấu trúc để có khả n ng truy xuất và chia sẻ

d liệu gi a các HTLT thông tin.

HTLT – TCTT ra đời nhằm đáp ứng cho sự phát triển c a ngành TT – TV

khi CNTT ngày càng phát triển Các hình thức lưu tr trong các c quan TT –

TV ngày càng trở nên phong phú Hình thức lưu tr từ tài liệu dạng in ấn, nghe

nhìn đến dạng đa phư ng tiện tài liệu số HTLT – TCTT hiện đại được phát

triển trên máy tính điện tử, dựa vào các thiết bị nhớ c a máy tính bằng cách xây

dựng các CSDL

20

HTLT hiện đại được quản l bởi phần mềm quản trị tài liệu số có tuân

th các chuẩn quốc tế về nghiệp vụ TV c ng như các chuẩn về CNTT và

truyền thông

Có 2 loại HLTT hiện đại, đó là:

- HTLT số dạng thư mục: có thể xem đây là bản hiện đại c a hệ thống mục

lục phiếu Hiện nay mục lục phổ biến nhất dựa trên nền tảng Internet đó là

OPAC – Mục lục công cộng truy cập trực tuyến Hiện nay có rất nhiều phần

mềm thư viện tích hợp giúp quản l các CSDL, các hoạt động c a thư viện Một

số phần mềm phổ biến hiện nay là iLib, Koha, Libol,

- HTLT số dạng toàn v n: đây là hệ thống CSDL mà NVTV đã chuyển đổi

hình thức tài liệu từ dạng in ấn sang dạng số Một số phần mềm lưu tr CSDL

toàn v n hiện nay là Nainuwa, eFile,

Cả hai hình thức này đều đang được các TV khai thác song song và đều

phát huy vai tr , tác dụng c a mình trong công việc tra tìm tài liệu c a NDT

Tiểu kết chƣơng

Trong chư ng một chúng ta khái quát về TVQGVN Cùng với đó là làm

rõ nh ng nguyên t c chung c a lưu tr thông tin và hệ thống tra cứu thông tin

Nh ng l thuyết trên sẽ làm tiền đề giúp tác giả nghiên cứu thực trạng hệ thống

lưu tr và tra cứu thông tin c a TVQGVN ở chư ng 2

21

CHƢƠNG 2 THỰC TRẠNG HỆ THỐNG LƢU TRỮ VÀ TRA CỨU

THÔNG TIN TẠI THƢ VIỆN QUỐC GIA VIỆT NAM

TVQGVN là một TV luôn có được sự quan tâm sát sao c a các ban ngành

đoàn thể, NVTV luôn nghiên cứu, học tập và xây dựng TV phát triển ngày một

khang trang và tốt đ p h n c biệt là công tác xây dựng và nâng cao chất

lượng HTLT và TCTT đáp ứng tốt nhu cầu tìm kiếm c a NDT

Hệ thống TCTT c a TVQGVN gồm hai loại:

- Hệ thống tra cứu thông tin truyền thống

- Hệ thống tra cứu thông tin hiện đại

2.1. Hệ thống lƣu trữ thông tin – tra cứu thông tin tại thƣ viện

2.1.1 Lưu trữ thông tin

2.1.1.1. Thực tiễn quá trình xây dựng h th ư rữ thông tin truyền

th ng t ư n

Mọi hoạt động dịch vụ phục vụ NDT, nhiều khâu trong quá trình xử l

thông tin đều phải tiến hành trên c sở khai thác các bộ phiếu Việc sử dụng các

bộ phiếu có thể cho phép ta:

o Xác định tài liệu gốc

o Tìm tài liệu gốc theo tên tác giả theo ch đề ho c theo địa danh

o Quản l vốn tài liệu, vì các bộ phiếu cho ta biết chi tiết vào bất cứ lúc nào

cấu tạo và thành phần c a vốn tài liệu

Việc xây dựng các bộ phiếu hay mục lục được thực hiện nhờ các ch dẫn

thư mục Các mô tả thư mục và các mô tả nội dung cho ta một phiếu chính hay

phiếu c bản Nội dung c a các mục lục có thể dựa vào một số yếu tố nào đó c a

ch dẫn thư mục, bao gồm cả việc phân loại và đánh ch số Tuy nhiên người ta

ch xây dựng nh ng mục lục sao cho nó có thể phục vụ cho việc tìm tài liệu và

quản l vốn tài liệu và nó giúp cho người dùng tin có thể tiếp cận các nguồn tin

M i đ n vị thông tin, tùy theo yêu cầu và đ c điểm c a mình, phải xác định xem

22

cần xây dựng loại mục lục nào Nói chung m i c quan TT - TV cần phải xây

dựng ít nhất một mục lục tác giả và một mục lục ch đề Các mục lục khác

thường thấy là mục lục địa chí, mục lục công vụ, Hệ thống mục lục chính là

bộ nhớ lưu tr các thông tin và chúng trở thành một bộ phận c a bộ máy tra cứu

c a các đ n vị thông tin

Các quy t c nghiệp vụ mà hệ thống mục lục c a TV áp dụng: sử dụng quy

t c biên mục do thư viện Quốc gia biên soạn, khung phân loại K c a Liên xô

ch có hệ thống mục lục cho sách, báo – tạp chí, m i loại đều có mục lục ch cái

theo tiêu đề, mục lục phân loại, mục lục tài liệu ông dư ng do Pháp xây dựng

Thư mục quốc gia được xây dựng từ nh ng n m đầu tiên xây dựng TV

cho đến ngày nay

Trước n m 1954, dưới thời chính quyền thực dân Pháp, thư mục quốc gia

được xây dựng bằng danh mục các tài liệu được thu thập tại ông Dư ng theo

Luật Lưu chiểu c a chính quyền Pháp Hiện nay, TV c n lưu tr 7 quyển sách

Thư mục ông Dư ng thuộc Pháp Trong đó là thư mục c a nh ng xuất bản

phẩm tại ông Dư ng và về ông Dư ng về các ch đề như hành chính, ngôn

ng , nông nghiệp, được s p xếp theo bảng ch cái và ch đề [18]

Từ n m 199 , khi việc biên mục đã được tin học hóa, thư mục quốc gia

được xây dựng theo từng tháng, từng n m dựa trên các CSDL về tài liệu là sách

được nộp vào TV theo chế độ Lưu chiểu Hiện nay, TV đã tải lên 415 Thư mục

Quốc gia theo tháng c a TV và 31 Thư mục Quốc gia theo N m từ n m 1984

đến n m 2 16 lên Website và trang OPAC c a TV [17, 18]

Hiện nay, TVQGVN ch c n lưu gi hệ thống mục lục ch cái được xếp

theo ch cái và thời kì; và số lượng phiếu đã được dừng bổ sung từ n m 2 6

2.1.1.2. Thực tiễn quá trình xây dựng h th ư rữ

ư

2.1.1.2.1. Hệ thống lưu tr dạng thư mục

Danh mục CSDL thƣ mục hiện nay

23

- CSDL ài trích

- CSDL ản đồ

- CSDL ản tin

- CSDL Nghiên cứu

- CSDL Luận án, luận v n

- CSDL a phư ng tiện

- CSDL Sách đ n, tập, bộ

- CSDL Asean

- CSDL Nghiệp vụ

- CSDL Tạp chí

- CSDL áo

- CSDL nh

- CSDL n phẩm âm nhạc

- CSDL n phẩm định kỳ

Tất cả nh ng CSDL này đều có thể tra cứu trên phần mềm OPAC c a thư

viện, tại trang web http://opac.nlv.gov.vn

❖ Hạ tầng công nghệ thông tin

CNTT là một phần h trợ đ c lực và là yếu tố quyết định sự thành công

trong rất nhiều lĩnh vực c a xã hội, trong đó phải kể đến lĩnh vực thông tin – thư

viện CNTT giúp đẩy nhanh hiệu quả đáp ứng NCT c a NDT, giúp NVTV làm

việc dưới môi trường hiện đại với sự h trợ c a mạng máy tính và internet

Muốn vậy, các c quan TT-TV cần chú trọng tới yếu tố hạ tầng CNTT

Tại TVQGVN, hệ thống trang thiết bị c a TV không ngừng được đầu tư

qua các dự án nâng cao n ng lực hoạt động TV như: “Xây dựng hệ thống thông

tin thư viện điện tử/ thư viện số tại Thư viện quốc gia” 2 1 , “Nâng cao hệ

thống thông tin thư viện điện tử/ thư viện số tại Thư viện Quốc gia và TV 61

t nh thành phố” 2 3 ; “Nâng cao n ng lực ứng dụng công nghệ thông tin thư

viện điện tử, thư viện số tại Thư viện Quốc gia và hệ thống Thư viện công cộng”

2 5 ; “Mở rộng và nâng cấp hệ thống thư viện điện tử/ thư viện số tại Thư

24

viện Quốc gia và hệ thống Thư viện Công cộng” 2 6 ; “T ng cường n ng lực

tự động hóa tại Thư viện Quốc gia Việt Nam” 2 7, 2 9 , “T ng cường n ng

lực Thư viện số và ảo quản số tại Thư viện Quốc gia Việt Nam” 2 12 và các

Dự án bổ sung thiết bị số hóa, hệ thống Mượn - trả tự động từ n m 2 15-

2017.[11]

Theo áo cáo c a Thư viện Quốc gia Việt Nam n m 2 17 [1 ], Hệ thống

trang thiết bị c a TVQGVN bao gồm:

− Mạng LAN: TVQGVN có hạ tầng máy LAN hoàn ch nh, kết nối gi a các

t a nhà bằng hệ thống cáp quang, đường dây mạng đến tất cả các ph ng trong

thư viện Mạng LAN được xây dựng từ n m 199 , các CSDL lúc bấy giờ được

lưu tr trên các ổ cứng c a máy tính riêng và các đĩa CD Tại thời điểm hiện tại,

TVQGVN mới ch xây dựng được CSDL thư mục là các tài liệu được nộp vào

TV theo chế độ lưu chiểu

− ệ thống Internet

Đườ r ề riêng Leased-line với tốc độ cao, b ng thông lớn

phục vụ các dịch vụ trực tuyến c a thư viện như: CSDL thư mục OPAC , các

phần mềm thư viện số, Website, và phục vụ truy cập Internet c a người sử

dụng và NVTV Tại TVQGVN, hệ thống Internet được kết nối từ n m 2 1 cho

các máy tính xử l biên mục tài liệu Hiện nayWifi được cung cấp rộng rãi, miễn

phí tại tất cả các ph ng ban trong TV Người dùng có thể khai thác d liệu từ xa

− ệ thống máy tính

r tổng số h n 2 máy trạm phục vụ xử l tài liệu, số

hóa và phục vụ bạn đọc

18 máy ch với các máy ch chức n ng phục vụ: quản

trị mạng DNS, DHCP, Firewall, ISA , thư viện điện tử tích hợp iLib, OPAC ,

thư viện số docWork, Veridian , các bộ sưu tập số Luận án tiến sĩ tóm t t,

toàn v n , áo, tạp chí ông Dư ng Sách ông Dư ng toàn v n, Sách Hán

25

Nôm toàn v n , Lưu tr d liệu Data Server , Website Tiếng Việt – Anh –

Pháp ,

− Tr ng thiết bị số hó

Máy scanner DL3003 do hãng 4DigitalBooks cung cấp, h trợ scan cả

sách, báo-tạp chí từ khổ nh nhất - đến khổ A1 với tốc độ quét trung bình từ

1.100-1 3 trang/giờ, đây là một trong nh ng thế hệ máy hiện đại nhất trên

thế giới

Máy scanner bán tự động khổ A nhãn hiệu SupraScan Quartz A HD do

hãng i2S cung cấp có khả n ng quét các tài liệu khổ lớn như bản đồ, bản vẽ, báo

khổ lớn

Máy scan Microfilm Scan Pro 2 có thể chuyển dạng được cả

microfilm và microfiche.

Máy scan dạng ph ng flatbed khổ A3 EPSON 1 XL

− ệ thống quản lý thư viện điện tử/ thư viện số

Hệ thống Thư viện điện tử tích hợp ILI

Hệ thống Thư viện số Veridian

Hệ thống xử l tài liệu số docWorks

Hệ thống quản trị đĩa CD/DVD bằng phần mềm mã nguồn mở

ResourceSpace. [17]

❖ Tiêu chuẩn lƣu trữ

- Tiêu chu n mô tả tài liệu

TVQGVN sử dụng bộ Quy t c mô tả do chính TV biên soạn và được

ch nh sửa vào n m 1994 Nhìn chung bộ quy t c này là việc kết hợp tiêu chuẩn

mô tả thư mục do IFLA biên soạn, gọi t t là IS D và cách xác định tiêu đề theo

quy t c mô tả thư mục Anh – Mỹ AACR2 Quy t c tuân theo 8 vùng mô tả và

dấu mô tả c a IS D

26

ối tượng mô tả là sách một tập, nhiều tập , ấn phẩm tiếp tục định kỳ,

không định kỳ, tùng thư , bài trích trong các tư liệu, bản đồ, các tiêu chuẩn và

quy phạm kỹ thuật, tài liệu khoa học, luận án, tác phẩm âm nhạc, tài liệu nghe

nhìn, microfilm, microfiche, tệp máy tính

- Tiêu chu n phân loại tài liệu:

o Từ trước n m 2 2, TVQGVN đã tổ chức lại hệ thống ph ng đọc sách tự

chọn nh ng với nh ng điều kiện hạn chế vào thời điểm tổ chức các ph ng đọc

đều có quy mô nh , áp dụng các chuẩn nghiệp vụ khác nhau và có một số ph ng

chưa sử dụng các thiết bị an ninh

o Sau n m 2 2, TV đã tổ chức lại hệ thống ph ng đọc sách tự chọn theo

tiêu chuẩn quốc tế về kỹ thuật, tổ chức kho với sự góp m t c a CNTT và hệ

thống thiết bị an ninh như: ch từ, cổ từ, hệ thống camera, máy quét mã từ hiện

đại, sách được s p xếp theo môn loại c a khung phân loại K Tuy nhiên,

CSPL K kết hợp cả ch và số,vì vậy nhãn xếp giá có thể bị trùng l p gi a

ch cái và môn loại với ch cái tên tác giả ho c tên sách gây khó kh n cho

NVTV và NDT trong khi tìm và xếp giá tài liệu

o ến cuối n m 2 7, cùng với sự chuyển đổi áp dụng chuẩn nghiệp vụ,

TV đã chuyển sang sử dụng khung phân loại DDC 14 và các kho mở c ng được

s p xếp theo khung phân loại này

o Từ n m 2 13, TV b t đầu tiến hành biên dịch và biên mục tài liệu theo

khung phân loại DDC 23

- Tiêu chu n định ch mục nội dung tài liệu

Gi vai tr là TV đầu ngành, tiên phong áp dụng và triển khai hướng dẫn

nghiệp vụ cho hệ thống TV công cộng Việt Nam, TVQGVN đã sớm xây dựng

ộ Từ khóa Từ n m 1997, TV tổ chức biên soạn ộ Từ khóa có kiểm soát được

chọn lọc từ khoảng 2 từ khóa tự do – kết quả c a 5 n m định từ khóa tự do

Trong quá trình sử dụng bộ từ khóa c n có nh ng sai sót, chưa hợp l TV đã tổ

chức biên soạn lại N m 2 5, ộ Từ khóa c a TVQGVN đã được xuất bản,

27

c ng là một bộ Từ khóa có kiểm soát được biên soạn trên c sở xử l , lựa chọn

rút ra nh ng từ khóa phù hợp từ 43 từ khóa tự do và từ khóa kiểm soát từ

các CSDL khác nhau c a TVQGVN CSDL Sách tiếng Việt, tiếng Anh, tiếng

Pháp, tiếng Nga, tiếng ức và CSDL luận án tiến sĩ ến n m 2 12, TVQGVN

lại lần n a cập nhật lại ộ Từ khóa nhằm thống nhất việc mô tả ch đề nội dung

tài liệu và h trợ tìm tin được nhanh chóng và chính xác khi truy cập các CSDL

ộ Từ khóa 2 12 được cập nhật, ch nh l nhiều nội dung, bổ sung các từ khóa

mới từ CSDL c a TVQGVN, biên tập, hiệu ch nh bộ từ khóa xuất bản 1997 và

2 5 theo nguyên t c thống nhất, bổ sung đầy đ nh ng từ khóa có tham chiếu

“Xem”, “Dùng cho” DC , và “C ng xem” CX ộ Từ khóa 2 12 gồm khoảng

35 thuật ng gồm 6 phần chính:

1. Từ khóa chính

2. Từ khóa nhân vật

3. Từ khóa địa danh

4. Từ khóa tên tổ chức, c quan quốc tế, khu vực và nước ngoài

5. ảng phân chia thời kì đối với tác phẩm v n học, lịch sử c a Việt Nam và

thế giới

6. Hướng dẫn sử dụng ộ từ khóa bao gồm các quy định cụ thể khi sử dụng

ộ Từ khóa [3]

- Về khổ mẫu biên mục: sử dụng khổ mẫu MARC21

Từ n m 2 1, TVQGVN b t đầu tiến hành chuyển đổi, biên mục tài liệu

sang khổ mẫu MARC 21 Tính đến hết tháng 4 n m 2 21, TV đã có h n 85

nghìn biểu ghi được biên mục theo khổ mẫu MARC 21 [18]

- Phần mềm quản trị Thư viện

Vào đầu nh ng n m 9 c a thế k 2 , TVQGVN được trang bị nh ng

chiếc máy tính đầu tiên để b t đầu quá trình tin học hóa công tác TV Việc ứng

dụng CNTT vào các hoạt động TT – TV là một tiến trình tất yếu trong việc xây

dựng và phát triển một TV hiện đại

Trong việc tin hóa công tác TV thì việc cần thiết và quan trọng là phải xây

28

dựng và lựa chọn một phần mềm thích hợp Vì vậy, ngay từ n m 1986,

TVQGVN được TV Quốc gia Australia tài trợ máy tính Olivetti24, phần mềm

Imagic và một số phụ kiện, cùng với việc đào tạo nhân lực, TV b t đầu xây

dựng CSDL c a mình ến n m 1993, TV lần đầu tiên có thể cho phép bạn đọc

TCTT trên CSDL c a TV trên phần mềm CDS/ISIS ây là phần mềm do

UNESCO cung cấp được Cục Thông tin – Tư liệu Khoa học và Công nghệ

Quốc gia Việt hóa đưa vào sử dụng [1 ]

Phần mềm CDS/ISIS có nh ng ưu điểm: tất cả các chư ng trình đều làm

việc theo chế độ hội thoại và có khả n ng đối thoại với nhiều ngôn ng ; số

CSDL không hạn chế, ngôn ng tìm tin linh hoạt và mềm dẻo, cho phép tạo các

tệp đảo để truy cập nhanh đến các CSDL, in và s p xếp kết quả tìm tùy h trợ

in phích , trao đổi thuận tiện và dễ dàng, có khả n ng thống kê theo các trường

d liệu và sửa l i tốt

ên cạnh nh ng ưu điểm đó, CDS/ISIS c n tồn tài nhiều hạn chế như:

khả n ng tính toán, muốn thống kê phải chuyển sang phần mềm khác để thực

hiện; khả n ng h trợ mạng diện rộng c ng như mã vạch và thiết bị hiện đại

kém; không h trợ NDT nh ng hướng dẫn về cách lập biểu thức tìm và sử dụng

tính toán tử; các thông báo l i CDS/ISIS thường khó hiểu, không thân thiện với

người sử dụng [15]

Do đó, phần mềm CDS/ISIS đã bộc lộ dần nh ng yếu kém, không c n

đáp ứng được yêu cầu c a TV khi hàng n m, nguồn tài liệu bổ sung về TV là

khá lớn và ngày càng t ng

Sau n m 2 , các công ty máy tính b t đầu xây dựng và cho ra đời các

phần mềm ứng dụng quản trị TV tích hợp như iLib, Libol, dựa trên hệ quản trị

CSDL hiện đại Hiện nay, với xu hướng, nhu cầu c a các TV hiện đại và nh ng

yêu cầu khách quan c a TVQGVN, từ tháng 11 n m 2 3, TV sử dụng phần

mềm iLib do Tập đoàn công nghệ CMC nghiên cứu và phát triển ây là hệ

thống thư viện tích hợp được thiết kế nhằm đáp ứng nhu cầu c a các TV trong

nước, từ các TV công cộng, TV các trường ại học, TV chuyên ngành đến các

Trung tâm Thông tin trong Toàn quốc, đ c biệt là khả n ng tích hợp và xử l

tiếng Việt

29

Giao diện làm việc c a iLib là giao diện Web ứng dụng độc lập trên

Windows Qua đó cho phép TV có thể tích hợp một hay toàn bộ các phân hệ

trên môi trường mạng intranet, Internet trong khi vẫn có thể đảm bảo được

nh ng lợi thế về tư ng tác xử l c a một phân hệ độc lập

iLib được thiết kế theo nguyên t c xuyên suốt toàn bộ chư ng trình: dễ sử

dụng, đảm bảo tất cả các yêu cầu và tiêu chuẩn về nghiệp vụ TV, có kiếm trúc

hệ thống h trợ khả n ng mở rộng không hạn chế và các kết nối logic trực tiếp

gi a các Module, s n sàng cho việc khai thác d liệu ở tốc độ cao mà vẫn đảm

bảo an toàn d liệu và bảo mật

Tính n ng c a phần mềm iLib: [2]

o Quản l các tài liệu từ khi đ t và nhận cho đến nhập số liệu và quản l tài

liệu, thu thập và cung cấp các phư ng pháp thu thập số liệu

o H trợ nhiều loại ngôn ng khác nhau

o Xây dựng kho tài liệu, s p xếp, tổ chức các tài liệu trong TV Và c n phân

chức n ng cho từng nút bấm, sao lưu d liệu và phục hồi nếu cần thiết

o Các biện pháp giúp hệ thống đảm bảo tính an toàn

Các nguyên t c mà iLib đạt được: [2]

o Có sự thống nhất và liên thông gi a các TV là thành viên trong hệ thống

Các TV thành viên sử dụng phần mềm tuân th theo các yêu cầu về nghiệp vụ,

liên thông và CNTT

o Tính hợp chuẩn về TV c a quốc gia và quốc tế Tuân th đầy đ các

chuẩn c a quốc gia c ng như quốc tế về hoạt động cung cấp thông tin, đảm bảo

đầy đ các bước khi hoạt động

o Tính hợp chuẩn về CNTT theo chuẩn quốc gia, quốc tế áp ứng đầy đ

các chuẩn: Chuẩn tiếng Việt Unicode TCVN69 9, H trợ TCVN5712 Cuẩn

giao thức về truyền thông TCP/IP và chuẩn định dạng XML

o Tính n ng xuất nhập d liệu, có thể kế thừa toàn bộ các d liệu c a phần

mềm

o Dễ dàng khai thác và sử dụng do có thiết kế dựa trên môi trường c a giao

diện Web và Windows Dễ dàng cài đ t nên có thể tiết kiệm thời gian và sử

dụng dễ dàng

30

o Các phân hệ có thiết kế đúng chuẩn và sử dụng dễ dàng M c dù m i phân

hệ có sự độc lập nhưng vẫn có sự liên kết trong nh ng vấn đề liên quan Ví dụ

như phân hệ quản l về thông tin c a người đọc, tra cứu thông tin trực tuyến,

quản l tài liệu, M i phân hệ làm chức n ng như tên gọi, nhưng chúng đều

được tích hợp trong một hệ thống để liên thông với nhau.

Trong đó, phân hệ tra cứu OPAC có thể giúp NDT tra cứu tài liệu theo

các tiêu chí tìm kiếm khác nhau tìm nhanh, c bản, nâng cao ; gợi tìm kiếm

theo các thuộc tính liên quan revise search ; xem các thông tin tài liệu theo

dạng c bản, theo các nhãn trường MARC21, Dublin Core;

- Cơ sở dữ liệu

CSDL là bộ phận không thể thiếu được trong các hệ thống thông tin tự

động hóa CSDL được coi là một trong nh ng thành phần quan trọng c a ộ

máy tra cứu Nó là tập hợp các d liệu về các đối tượng cần được quản l , được

lưu tr đồng thời trên các vật mang tin c a máy tính điện tử và được quản l

theo một c chế thống nhất, nhằm giúp cho việc truy cập và xử l d liệu được

dễ dàng và nhanh chóng [12, tr 63] Sự ra đời và phát triển c a CSDL đánh dấu

một k nguyên mới cho hoạt động c a các TV và c quan thông tin Việc tạo lập

CSDL trong các c quan TT – TV nói chung và TVQGVN nói riêng có nghĩa

rất quan trọng TVQGVN đã b t đầu tiến hành xây dựng CSDL vào n m 1986,

sau khi tạo lập xong mạng cục bộ mạng LAN Các CSDL này đều là các

CSDL thư mục, nó chứa các thông tin mô tả để nhận dạng về tài liệu, ch dẫn

cho NDT về nguồn chứa nội dung đầy đ c a tài liệu, giúp họ có khả n ng lựa

chọn nhanh chóng tài liệu cho các mục đích khác nhau Hiện nay, các CSDL c n

đưa thêm các thông tin như từ khóa, ch đề, tóm t t và chú thích

2.1.1.2.2. Hệ thống lưu tr dạng toàn v n

Số hóa tài liệu và xây dựng, phát triển các bộ sưu tập số là xu hướng tất

yếu c a các TV, nó đóng vai tr quan trọng trong việc chia sẻ d liệu và đáp ứng

nhu cầu ngày càng cao, đa dạng c a người sử dụng Do đó, đây là một nhiệm vụ

chiến lược trong quá trình hiện đại hóa TV, đó c ng là nền tảng để phát triển đa

dạng kho tài nguyên thông tin mà TVQGVN đang hướng tới

31

Qua quá trình phát triển, TV đã xây dựng được nguồn tài nguyên số khá

lớn, bao gồm: [17]

Biểu đồ 1: Thống kê CSDL theo số tài liệu

1% 1%

13%

CSDL Luận án Tiến sĩ

CSDL Sách Đông Dương

CSDL Báo - Tạp chí Đông Dương

CSDL Sách Hán Nôm

85%

Biểu đồ 2: Thống kê CSDL theo số trang tài liệu

CSDL Luận án Tiến sĩ

21%

CSDL Sách Đông Dương

49%

10%

CSDL Báo - Tạp chí Đông Dương

CSDL Sách Hán Nôm

20%

❖ CSDL luận án, lưu tr trên phần mềm c a ức, khổ mẫu Dublin

Core, d liệu là các luận án được bảo vệ trong và ngoài nước do TVQGVN

chuyển đổi sang dạng số, ho c do có bản mềm từ người nộp luận án ây là một

kho tài liệu qu và đ c biệt c a TVQGVN, là bộ sưu tập luận án tiến sĩ đầy đ

nhất c a người Việt Nam được bảo vệ trong và ngoài nước

32

❖ Đ ư : ây là kho tư liệu lịch sử qu hiếm ây

là dự án được TV kết hợp với ại sứ quán Pháp tại Việt Nam và ộ Ngoại giao

Pháp cùng một số TV c a VN phối hợp thực hiện chư ng trình “Số hóa kho tài

liệu Pháp ng cổ tại Việt Nam” dự án VALEASE

❖ – Đ ư Cùng với kho CSDL sách ông

Dư ng, áo – Tạp chí ông Dư ng là kho tư liệu lịch sử vô cùng qu hiếm,

chứa đựng các giá trị về lịch sử, v n hóa c a ông Dư ng từ cuối thế k XVII

đến n m 1954

❖ : ây là kho sách cổ về ch Nôm lớn tại Việt

Nam, bao gồm trên 52 bản sách được làm hoàn toàn th công, với chất liệu

giấy dó, và toàn bộ là bản viết tay bằng ch Nôm – một hệ ch cổ Việt Nam

ây là kho tư liệu qu mà TV đang lưu tr , phục vụ ể bảo quản lâu dài, và

phổ biến rộng rãi kiến thực v n hóa, lịch sử, địa l , v n học cổ, hạn chế sử dụng

bản gốc, TV đã và đang phối hợp với Hội bảo vệ Di sản Hán Nôm số hóa toàn

bộ kho sách này TV sử dụng phần mềm NLVNPF để quản trị d liệu số hóa

toàn v n Hán Nôm ây là phần mềm do TVQGVN phối hợp với Hội bảo vệ Di

sản Hán Nôm phát triển, chạy trên môi trường web, sử dụng máy ch Apache,

CSDL mySQL D liệu thư mục được biên mục theo chuẩn Dublin Core với 2

ngôn ng song song là tiếng Việt và ch Nôm, h trợ đầy đ font unicode Phần

mềm có ưu điểm xử l d liệu rất nhanh chóng và thuận tiện [1 ]

2.1.2. ệ thống tr c u thông tin

2.1.2.1. H th ng tra c u thông tin truyền th ng

Là công cụ tra tìm tài liệu mang tính chất th công, bao gồm các hệ thống

mục lục: Mục lục ch cái, mục lục phân loại, thư mục ch đề, danh mục các tài

liệu khác Các mục lục tra cứu này không hoạt động một cách đ n lẻ mà nó là sự

thống nhất tạo thành sự hoàn ch nh c a hệ thống tra cứu tin truyền thống Hệ

thống tra cứu tin là sản phẩm đầu ra c a quá trình hoạt động xử l tài liệu t ng

mọi thư viện, chúng được xây dựng ngày càng hoàn thiện về m t cấu trúc, c ng

như khả n ng đáp ứng nhu cầu tìm kiếm c a bạn đọc

33

❖ Hệ thống mục lục nằm tại ph ng tra cứu TVQGVN

Hệ thống mục lục là tập hợp các đ n vị phiếu mục lục/ biểu ghi được s p

xếp theo một quy t c, một trình tự nhất định, phản ánh nguồn tin c a một, một

nhóm ho c toàn bộ tài liệu trong các c quan TT – TV Với chức n ng là công cụ

tra cứu và giới thiệu tài liệu tới toàn bộ bạn đọc Có thể nói hệ thống mục lục là

hình ảnh thu nh c a toàn bộ nguồn lực thông tin có trong TV Giúp NDT xác

định ví trí tài liệu trong kho, là cầu nối gi a kho tư liệu với bạn đọc và NVTV

Mục lục chữ cái là hệ thống các phiếu mô tả tài liệu được s p xếp các

tiêu đề mô tả tên tác giả ho c tên tài liệu theo kiểu từ điển MLCC sách tiếng

Việt s p xếp tiêu đề mô tả theo từ điển tiếng Việt; mục lục ch cái sách có hệ

ch la tinh s p xếp theo từ điển ch la tinh

Hiện nay, TVQGVN ch duy trì hệ thống mục lục tra cứu truyền thống đối

với tài liệu từ trước n m 1954, c n lại nh ng tài liệu sau n m 1954 đã được cập

nhật và tra cứu bằng CSDL trực tuyến OPAC [17]

Mục lục ph n loại

Từ sau n m 2 6 TV không tiếp tục bổ sung tài liệu vào mục lục truyền

thống n a và dần biên mục tài liệu theo khung phân loại DDC14 Mà trước đó

TV lại s p xếp mục lục theo khung phân loại K Nhận thấy việc trưng bày t

MLPL ở đây là không c n nghĩa n a nên TV đã loại b các t MLPL đi Hiện

nay, trên CSDL c a TV phân loại theo khung phân loại DDC từ sau n m 2 7

Ngày nay, kho mở c a TV được tổ chức theo bảng phân loại

❖ Hệ thống tra cứu dữ kiện từ điển, bách khoa thư nằm tại ph ng Tra

cứu thông tin Hiện nay toàn bộ các biểu ghi d liệu c a hệ thống tra cứu d

kiện đã được biên mục lên trang OPAC c a TV

- Từ điển

Trong quá trình học tập, nghiên cứu, từ điển đóng một vai tr quan trọng,

có thể nói rằng đây là loại sách tra cứu được sử dụng rộng rãi và phổ biến nhất

TVQGVN hiện nay có một khối lượng từ điển tư ng đối lớn, với nhiều loại

34

khác nhau, bằng nhiều ngôn ng khác nhau nhằm phục vụ nhu cầu tra cứu c a

đông đảo đối tượng bạn đọc tại TV

Hiện nay TVQGVN có tổng cộng 3446 sách đ n/ tập từ điển về nhiều loại

ngôn ng và thuật ng chuyên ngành

Từ điển ngôn ng bao gồm: Từ điển Anh – Việt, Việt – Anh; Từ điển

Pháp – Việt, Việt – Pháp; Từ điển Lào – Việt;

Từ điển ngôn ng là một loại sách tra cứu tập hợp các đ n vị ngôn ng

s p xếp theo một trật tự nhất định nhằm cung cấp nh ng thông tin cần thiết như

cách phát âm, từ loại, nghĩa, hình thức dịch đối chiếu với các từ tư ng đư ng

c a một hay nhiều ngôn ng khác

Từ điển thuật ng , chuyên ngành là tập hợp các từ, thuật ng chuyên

ngành c a một lĩnh vực khoa học riêng biệt được giải thích chi tiết về nghĩa

c a từ được sử dụng trong ngành đó Từ điển thuật ng , chuyên ngành bao gồm

cả từ điển đ n ng và đa ng , như: Từ điển thuật ng pháp luật, Từ điển kinh tế,

Từ điển quản trị kinh doanh Anh – Pháp – Việt,

- Bách kho thư

ây là công cụ tra cứu rất quan trọng, là loại sách giới thiệu tri thức các

ngành v n hóa, khoa học kỹ thuật dựa vào các công trình được nghiên cứu,

tổng kết và đánh giá ách khoa thư phản ánh trình độ phát triển v n hóa, khoa

học kỹ thuật c a dân tộc và thế giới trong từng thời kỳ lịch sử, đồng thời nâng

cao trình độ v n hóa và khoa học kỹ thuật cho mọi người Hiện nay, TVQGVN

đang lưu tr và phục vụ 1426 quyển bách khoa thư về các lĩnh vực như v n hóa,

xã hội học, bằng nhiều ngôn ng như tiếng Việt, tiếng Anh, tiếng Hungary,

Ví dụ: ách khoa thư về khoa học; ách khoa thư bằng hình: Tri thức

bách khoa trên từng trang sách; 15 câu h i tại sao

- Sách tr c u

35

Cùng với bách khoa thư và từ điển, sách tra cứu đóng vai tr quan trọng

trong các tài liệu tra cứu c a TVQGVN Nhờ có sách tra cứu mà NDT được

cung cấp nh ng thông tin c bản nhất về từng vấn đề, từng ngành khoa học

Hiện nay TVQGVN có 1176 sách tra cứu về nhiều lĩnh vựcnhư y học, pháp luật,

kinh tế, giáo dục,

Ví dụ: ộ Khoa cử Việt Nam gồm 2 tập Tập 1: Hư ng cống triều Lê Tập

2: Sinh đồ triều Lê, thời các chúa Nguyễn và Tây S n; Tra cứu thuốc thông

dụng biệt dược: 1 tên thuốc và biệt dược,

ây là công cụ quan trọng giúp NDT học tập, nghiên cứu, tìm hiểu các

vấn đề tự nhiên và xã hội

2.1.2.2. H th ng tra c u thông tin hi i

Sự phát triển cực kỳ nhanh chóng c a CNTT đã và đang cung cấp cho các

c quan TT – TV một phư ng tiện tra cứu tin hiện đại ó là việc xuất hiện các

CSDL Việc xây dựng và đưa vào sử dụng các CSDL, đ c biệt là trong môi

trường mạng thông tin điện tử đã làm quá trình phục vụ TCTT c a đông đảo

NDT được cải thiện đáng kể

Cùng với các c quan TT – TV trong cả nước, TVQGVN đã ứng dụng

CNTT vào hoạt động c a mình từ rất sớm và đến nay, với sự n ng động và kinh

nghiệm phong phú c a đội ng lãnh đạo và NVTV, TVQGVN đã xây dựng

được một bộ máy TCTT tự động hóa nhằm giúp cho NDT, c ng như NVTV tra

tìm tài liệu một cách nhanh chóng và hiệu quả

TCTT là quá trình sử dụng máy tính điện tử và/ ho c mạng máy tính để

tìm các thông tin máy tính đọc được, được lưu tr trên bộ nhớ c a máy tính ho c

các thiết bị lưu tr thông tin điện tử khác và thường được tổ chức dưới hình thức

CSDL. [7]

TCTT là hoạt động tìm kiếm thông tin trên môi trường mạng Internet

Trong bộ máy TCTT, yếu tố quan trọng nhất là phải có các CSDL, ngoài ra

36

cần phải kể đến là các trang thiết bị hiện đại phần cứng vận hành và phần

mềm hệ thống

2.1.2.2.1. Hệ thống tra cứu thông tin thư mục trực tuyến (OPAC):

❖ Giao diện OPAC c a TVQGVN có 3 kiểu tìm kiếm, đó là Tìm

nhanh, C bản, Nâng cao

Giao diện OPAC

kiểu tìm kiếm nhanh, ta có tìm kiếm theo nh ng thông tin c bản c a

tài liệu như: Nhan đề, Tác giả, Từ khóa, Ch số IS N, Ch số phân loại, N m

xuất bản

Nh ng mục có thể tra cứu được trên kiểu Tìm nhanh

37

kiểu tìm kiếm C bản, có thể tìm theo loại tài liệu như sách đ n, sách

tập, tạp chí, bài trích, và tìm kiếm theo nhiều trường như Nhan đề, Tác giả,

Từ khóa, Và ở phần kiếm C bản này khác Tìm nhanh ở ch , ta có tìm kiếm

chính xác bằng cách nhấn vào hình vuông bên cạnh trường tìm kiếm thay vì phải

sử dụng toán tử tìm kiếm chính xác “ ”

Các loại tài liệu có thể tra cứu ở kiểu tìm kiếm C bản

kiểu tìm kiếm Nâng cao, c ng có thể tìm kiếm giống như kiểu tìm kiếm

C bản, khác so với tìm kiếm C bản ở ch là ở đây có thể kết hợp các yếu tố

tìm tin, có thể mở rộng ho c thu h p phép tìm với toán tử tìm kiếm oolean

(AND, OR, NOT)

Nh ng mục có thể tra cứu được trên kiểu tìm Nâng cao

38

Nhìn chung, giao diện tra cứu c a TV c ng giống như giao diện OPAC

c a các TV khác c ng sử dụng phần mềm iLib Giao diện đ n giản, dễ nhìn, dễ

tìm kiếm Ngoài ra c n có bảng hướng dẫn tra cứu ở bên tay phái c ng giúp

NDT biết cách tra cứu h n

Về các toán tử tìm kiếm, OPAC c a TVQGVN sử dụng toán tử oolean,

toán tử ch t cụt và tìm kiếm chính xác

- Toán tử oolean: là một cách tổ chức hoạt động tìm kiếm, sử dụng kết

hợp các từ khóa và từ AND, OR, NOT để có kết quả tìm kiếm chính xác nhất

o AND ho c dấu * : được sử dụng để tìm các biểu ghi có đồng thời các

thuật ng tìm được đã xác định

Với biểu thức có dạng: A AND thì trong đó: A, là các thuật ng tìm

thì kết quả tìm được là các biểu ghi đồng thời có cả ở A và

o OR: được sử dụng để tìm các biểu ghi có một trong hai ho c cả hai thuật

ng A và

o NOT ho c dấu ^ : tìm các biểu ghi th a mãn yêu cầu la ch chứa thuật

ng tìm đứng trước toán tử và không chứa thuật ng tìm đứng sau toán tử.

Với biểu thức có dạng: A NOT thì kết quả tìm là các biểu ghi có chứa

thuật ng A mà không có

Toán tử này có thể gõ sử dụng ở phần Tìm nhanh và Tìm c bản trên

trang OPAC c a TV C n phần tìm kiếm Nâng cao thì toán tử này đã được cài

s n ở giao diện tìm kiếm

- Toán tử ch t cụt: cho phép mở rộng phạm vi tìm kiếm bằng cách ch n

một số thuật ng c a tất cả biểu ghi có chứa nội dung thuật ng đó

Ví dụ: $nông nghiệp

Kết quả tìm kiếm sẽ cho ra nhiều mảng c a nông nghiệp như kinh tế nông

nghiệp, hợp tác xã nông nghiệp,

39

ối với toán tử ch t cụt thì trên cả 3 giao diện tìm kiếm trên OPAC c a

TVQGVN đều h trợ sử dụng toán tử này

- Toán tử tìm kiếm chính xác: cho phép tìm kiếm chính xác thuật ng đó

Sử dụng dấu ngo c kép

Ví dụ: “nông nghiệp” – Tìm kiếm tài liệu có chính xác từ “Nông nghiệp”

OPAC c a TVQGVN thì không cần phải sử dụng dấu ngo c kép “ “ vì

ở phần tìm kiếm C bản và Nâng cao đã có phần tích chọn vào ô tìm kiếm chính

xác, nếu người tra cứu muốn tìm kiếm chính xác thì ch cần tích vào đó phần

Tìm nhanh thì hiện hệ thống chưa h trợ toán tử này

❖ Khảo sát về mức độ tìm kiếm thông tin

Ví dụ, tác giả khóa luận khảo sát tìm kiếm tài liệu theo nhan đề là C sở

v n hóa Việt Nam Kết quả hiển thị 73 kết quả ở phần Tìm nhanh và tìm C bản,

1 kết quả ở phần tìm Nâng cao

Kết quả tìm kiếm ở Tìm nhanh

40

Kết quả tìm kiếm ở tìm C bản

Kết quả tìm kiếm ở tìm Nâng cao

- Về độ chính xác và đầy đ :

o phần Tìm nhanh, do kết quả tìm kiếm không sử dụng được toán tử tìm

chính xác nên kết quả hiển thị ra 73 kết quả C ng chính vì vậy mà c ng có

nh ng tài liệu không liên quan như:

Vư ng quốc Phù Nam / Lư ng Ninh – H : ại học Quốc gia Hà Nội,

2009. – 317tr : ảnh, bản đồ ; 32cm

Theo dấu v n hóa cổ : Giải thưởng Hồ Chí Minh n m 2 / Hà V n Tấn

– H : ại học Quốc gia Hà Nội, 2 2 – 654tr : hình vẽ, bảng ; 24cm

41

o phần tìm C bản, khi tìm kiếm không chính xác thì kết quả tìm kiếm

giống với phần Tìm nhanh Tuy nhiên, khi lựa chọn vào mục Tìm chính xác thì

kết quả lại hiển thị là kết quả

o phần tìm Nâng cao, kết quả lại ch hiển thị 1 kết quả, thậm chí là kết

quả c n sai Kết quả hiển thị có biểu ghi là:

ọc một số giáo trình “C sở v n hóa Việt Nam hiện nay / Hồ Liêm

ây là tài liệu ở CSDL bài trích

- Về độ nhanh chóng:

Kết quả tìm kiếm c a ví dụ trên khá nhanh, ch mất khoảng 1-2 giây là có

thể ra được kết quả tìm kiếm

Tuy nhiên, vì số lượng biểu ghi trên OPAC c a TV là rất nhiều, vì vậy

mà khi tìm kiếm nh ng thuật ng có tính chất rộng thì thời gian tìm kiếm có

thể mất đến 2-3 phút ho c thậm chí h n Ví dụ như tác giả tìm kiếm “Lịch

sử” ở phần Tìm nhanh, kết quả tìm kiếm ra 54 587 kết quả, thời gian tìm kiếm

là 3 phút 10 giây.

42

Kết quả tìm kiếm thuật ng “Lịch sử”

Ngoài việc tra tìm tài liệu với nh ng kết quả không giống nhau ở từng

kiểu tìm kiếm thì việc tìm kiếm theo k hiệu phân loại c n nhiều bất cập, không

đầy đ Nguyên nhân là do CSDL c a TV c n nhiều tài liệu chưa hồi cố k hiệu

phân loại DDC, ch có k hiệu phân loại theo bảng K, UDC, k hiệu rất

chung chung, không rõ ràng và nếu NDT tra cứu theo k hiệu phân loại DDC sẽ

xảy ra hiện tượng mất tin với nh ng tài liệu chưa hồi cố

Ví dụ: C sở v n hóa Việt Nam / Trần Quốc Vượng ch b , Tô NGọc

Thanh, Nguyễn Chí bền - H : ại học quốc gia, 1997 – 218tr ; 21cm

CSPL BBK: U111

CSDL UDC: 37(V)(075)

Giáo trình c sở v n hóa Việt Nam : Dành cho ngành Ng v n hệ đào tạo

Tại chức và Từ xa / ng ức Siêu – H : ại học Sư phạm, 2 3 – 127tr. ;

24cm

CSPL BBK: U111z73

CSDL DDC14: 306.09597

43

2.1.2.2.2.Hệ thống tra cứu thông tin toàn v n

❖ Giao diện c a CSDL toàn v n c a TVQGVN cho phép NDT tra

cứu theo từ khóa và tên tài liệu

Giao diện cho phép người sử dụng tải nguồn tài liệu về dưới dạng pdf

ho c xem dưới dạng hình ảnh

NDT có thể tìm kiếm nhanh bằng cách nhập các từ khóa vào ô tìm kiếm

trên trang ch và bấm nút “Tìm kiếm” C chế tìm kiếm sẽ trả về các kết quả

chứa đựng nội dung cần tìm

Tìm kiếm nhanh trên CSDL toàn v n

Không nh ng thế, có thể tìm kiếm bằng toán tử oolean AND, OR và

NOT để nâng cao độ chính xác cho kết quả tìm kiếm AND có tất cả các từ và

NOT không có từ nào cả giúp thu h p phạm vi tìm kiếm; OR có ít nhất một

từ giúp mở rộng phạm vi tìm kiếm

Ngoài ra, NDT c n có thể tìm kiếm chính xác bằng cách dùng dấu ngo c

kép “ “ trong cụm từ cần tìm Ví dụ: “Hà Nội”

Trên trang kết quả tìm kiếm, phần “Giới hạn việc tìm kiếm bằng” hiển thị

nh ng bộ lọc được áp dụng trên kết quả tìm kiếm ạn đọc có thể loại b

nh ng bộ lọc này bằng cách nhấn vào biểu tượng “x” Khu vực “Tinh ch nh lại

kết quả” hiển thị nh ng giá trị thường g p nhất trong các hạng mục khác nhau

44

c a kết quả tìm kiếm Lựa chọn một trong nh ng mục này để sử dụng nó như

một bộ lọc

Về tính n ng tìm kiếm nâng cao, giúp NDT giới hạn kết quả tìm kiếm

bằng:

- Một ho c nhiều ấn phẩm

- Khoảng thời gian

Tính n ng này c ng cho phép tìm kiếm giới hạn tên tài liệu, chọn số

lượng kết quả tìm kiếm hiển thị trên m i trang và có muốn xem trước hình ảnh

trang trong danh sách kết quả

Tìm kiếm tài liệu trên CSDL toàn v n c a TVQGVN

❖ Khảo sát về mức độ tìm kiếm thông tin

Tác giả tiến hành chọn mẫu, khảo sát 2 CSDL toàn v n c a TVQGVN là

CSDL luận án, CSDL sách ông Dư ng

- CSDL Luận án Tiến sĩ

45

Giao diện tìm kiếm CSDL Luận án Tiến sĩ

Tác giả tìm kiếm về Thư viện c a các trường đại học Nhập nội dung tìm

kiếm theo kiểu tìm kiếm chính xác vào ô tìm kiếm ở Giao diện tìm kiếm

Kết quả hiển thị rất nhanh chóng với 559 kết quả

Kết quả tìm kiếm ở CSDL Luận án Tiến sĩ

Kết quả tìm kiếm ở khung bên trái là “Tinh ch nh lại kết quả”, ở đó có tên

c a các luận án với số lượng từ khóa tìm kiếm có ở trong tài liệu đó C n khung

bên phải là hiển thị kết quả mà qua việc nhận dạng k tự quang học Optical

Character Recognition nhận diện được trong tài liệu có nh ng từ khóa như vậy

Về độ chính xác thì kết quả cho ra chưa chính xác Ví dụ như có tài liệu

tên là: “ ầu tư trực tiếp c a TNCs và sự tham gia c a nước nhận đầu tư vào

chu i giá trị toàn cầu: trường hợp Trung Quốc”, hay “Nghiên cứu một số ch

tiêu sinh l , sinh hóa máu và sức sản xuất góp phần đánh giá thực trạng đàn b

Holstein Friesian tại Mộc Châu – S n La”,

46

Sau khi thử sang kiểu tìm kiếm nâng cao thì c ng ch có tìm kiếm theo

ngày, tháng, n m c a Luận án, không giúp ích gì thêm cho việc giới hạn tài liệu

Vì vậy, việc tra cứu theo NCT không được th a mãn Tài liệu tìm ra được không

chính xác, đây là l i do phần mềm lọc tin và hiển thị kết quả không khoa học,

chính xác

Tìm kiếm CSDL Luận án theo kiểu Tìm kiếm nâng cao

- CSDL Sách ông Dư ng

Giao diện tìm kiếm CSDL Sách ông Dư ng

Ngay ở đầu Giao diện tìm kiếm có thể tìm kiếm tài liệu theo n m xuất

bản, điều này rất thuận tiện dành cho NDT cần tìm tài liệu theo n m xuất bản

47

Tìm kiếm tài liệu theo n m xuất bản trên CSDL sách ông Dư ng

Tác giả thử tra tìm thử tài liệu về đường s t mà Pháp xây lúc xâm chiếm

thuộc địa ở Việt Nam Nhập từ “đường s t” vào nội dung tìm kiếm, kết quả hiển

thị rất nhanh cho ra 45 kết quả

Giao diện hiển thị c ng giống như CSDL Luận án Tiến sĩ Sau khi đánh

giá về độ chính xác thì kết quả tìm kiếm khá chính xác đối với nh ng d liệu mà

tác giả cần tìm

Kết quả tìm kiếm trên CSDL sách ông Dư ng

Như vậy, CSDL toàn v n c a TV có kết quả tìm kiếm nhanh chóng. Tuy

nhiên, giao diện CSDL khá khó sử dụng c biệt là trong việc tìm kiếm nâng

cao, chức n ng giới hạn kết quả tìm kiếm c n kém Kết quả cho ra c n hạn chế,

m c dù số lượng tài liệu số trên CSDL là rất nhiều Ngoài ra, tuy có mục Trợ

48

giúp, đây là hướng dẫn sử dụng, nhưng ngôn ng hướng dẫn c n chưa rõ ràng,

chi tiết, dẫn đến việc NDT tuy đọc hướng dẫn sử dụng nhưng vẫn khó hình dung

được cách sử dụng c a hệ thống CSDL này

2.2. Đánh giá chất lƣợng hệ thống lƣu trữ và tra cứu thông tin tại

Thƣ viện Quốc gia Việt Nam

Vì hiện nay hầu như TV không sử dụng hệ thống tra cứu truyên thống n a

nên tác giả không tiến hành đánh giá chất lượng hệ thống tra cứu truyền thống

mà đi ngay vào đánh giá hệ thống tra cứu hiện đại

HTLT và TCTT hiện đại chính là biểu hiện sinh động nhất về quá trình

ứng dụng CNTT trong hoạt động TT – TV tại TVQGVN ánh giá chất lượng

c a CSDL được coi là trọng tâm trong việc đánh giá HTLT và TCTT tại

TVQGVN.

2.2.1. Ưu điểm

- Việc tạo lập các CSDL giúp cho NDT có thể dễ dàng truy cập, truy cập

nhanh chóng và ch động trong việc TCTT NDT có thể tiến hành tra cứu ở bất

cứ n i đâu vào CSDL c a TV

- Ph ng Phân loại, iên mục đã áp dụng hai công cụ quan trọng để xử l ,

biên mục tài liệu theo khung phân loại DDC 14 từ n m 2 6 – 2 12 và DDC

23 từ sau n m 2 13 và bộ từ khóa c a TV, h trợ tích cực cho quá trình lựa

chọn, định k hiệu phân loại và định từ khóa

- Nguồn tài liệu số hóa c a TV rất đa dạng cả về hình thức và nội dung,

phong phú cả về số lượng và chất lượng bao gồm nguồn thông tin thư mục và

nguồn thông tin toàn v n

- Nguồn tài liệu truyền thống c a TV là rất lớn, đ c biệt có nhiều tài liệu

qu hiếm có nhu cầu sử dụng cao ây là một thuận lợi trong việc số hóa, làm

gia t ng nguồn tài nguyên số c a TVQGVN

- Việc ứng dụng CNTT nhằm xây dựng và hoàn thiện TV số/ TV điện tử

được triển khai khá sớm với nhiều dự án như:

49

o N m 2 1: Xây dựng hệ thống thông tin thư viện số/ thư viện điện tử tại

TVQGVN

o N m 2 3: Nâng cao hệ thống thông tin thư viện số/ thư viện điện tử tại

TVQGVN và thư viện 61 t nh thành phố

o N m 2 5: Nâng cao n ng lực ứng dụng CNTT thư viện số/ thư viện điện

tử tại TVQGVN và hệ thống thư viện công cộng

o N m 2 6: Mở rộng và nâng cấp hệ thống thư viện số/ thư viện điện tử tại

TVQGVN và hệ thống thư viện công cộng

o N m 2 7: T ng cường n ng lực tự động hóa tại TVQGVN

o N m 2 12: T ng cường n ng lực thư viện số và bảo quản số tại

TVQGVN.

c biệt, từ n m 2 15-2 2 , nhiều dự án bổ sung thiết bị số hóa, thiết bị

bảo mật, an toàn thông tin và vận hành khai thác thư viện số, phần mềm h trợ

khai thác tài nguyên thông tin dạng số được bộ V n hóa, Thể thao và Du lịch

đầu tư để đảm bảo công tác bảo tồn và tổ chức phục vụ khai thác các tư liệu lịch

sử, v n hóa, khoa học c a dân tộc, tạo thêm nhiều c hội cho người sử dụng tiếp

cận đến các nguồn tài liệu qu giá mà TV đang lưu gi . [11]

- Các thiết bị phục vụ cho công tác số hóa tài liệu được TV trang bị khá đầy

đ đầy đ

Nhìn chung, công tác biên mục, xử l tài liệu tại TVQGVN có nh ng

thành tựu đáng kể TV đã áp dụng khổ mẫu biên mục MARC21 do Thư viện

Quốc hội Mỹ biên soạn và được Cục Thông tin khoa học Công nghệ dịch ra

tiếng Việt; hệ thống phân loại được chuyển đổi từ K c a Liên Xô sang

DDC23 c a Mỹ; phần mềm Thư viện điện tử tích hợp iLib sử dụng hai công cụ

quan trọng, tiên tiến và h u ích, phù hợp để thiết lập các điểm tra tìm tin chính

xác, khoa học H n n a, việc tham chiếu CSDL c a các TV Quốc gia khác và

c a TV Quốc hội Mỹ đã h trợ tích cực cho việc phân loại tài liệu khá chính

xác Việc tra cứu theo từ khóa được thiết lập theo nguyên t c nội dung, hình

thức Việc tra cứu theo tên tác giả, tên tài liệu được nhập chính xác và đầy đ

50

2.2.2. Hạn chế và nguyên nhân hạn chế

Hiện nay, TVQGVN c n g p một số hạn chế sau:

- TV hiện nay đang sử dụng quy t c mô tả do TV tự biên soạn, đây là sự kết

hợp gi a quy t c IS D và AACR2 M c dù sự khác nhau gi a nh ng quy t c

mô tả này là rất ít, nhưng vẫn là sự khác biệt Khi các TV khác lấy biểu ghi về

thì vẫn phải ch nh sửa, gây mất thời gian cho người làm TV

- TVQGVN đã trải qua một thời gian dài hình thành và phát triển, vì vậy

mà TV đã sử dụng khá nhiều bảng phân loại và bộ Từ khóa Trước kia TV đã sử

dụng bảng phân loại K, UDC, DDC 14, DDC 23; và định Từ khóa tự do, sau

đó TV biên soạn ộ Từ khóa thì c ng đã trải qua mấy lần ch nh l và tái bản

Ph ng Phân loại, iên mục thì công việc lại nhiều, nên việc hồi cố, ch nh sửa

biểu ghi diễn ra rất chậm Chính vì vậy mà d liệu biểu ghi không thống nhất,

dẫn đến việc tra cứu thông tin trở nên khó kh n h n

- Về phần Tìm nhanh trên OPAC, không thể dùng toán tử tìm kiếm chính

xác mà ch có thể dùng toán tử oolean và toán tử ch t cụt Khi tìm kiếm theo

hai loại toán tử này thì phần mềm sẽ hiện ra bảng thông báo “Hiện dịch vụ này

chưa được cấu hình, vui l ng quay lại sau”

OPAC hiển thị l i không tra cứu được do chưa cung cấp dịch vụ

51

ây là l i do hệ thống phần mềm không cài đ t kiểu tìm kiếm chính xác

iều này sẽ h i bất tiện cho người tra cứu khi phải chuyển sang kiểu tìm kiếm

C bản ho c Nâng cao để tìm kiếm chính xác

- OPAC c a TVQGVN rất hay g p tình trạng không tìm kiếm được tài liệu

Nguyên nhân xảy ra có thể do máy ch quá tải về lượt người truy cập, ho c do

số lượng biểu ghi quá nhiều dẫn đến máy ch quá n ng

- Giao diện tìm kiếm tại các CSDL toàn v n hiển thị kết quả khó theo dõi,

h n n a việc tìm kiếm nâng cao ở CSDL này là hầu như hoàn toàn không có tác

dụng NDT ch có thể giới hạn khả n ng tìm kiếm bằng cách giới hạn n m xuất

bản tài liệu ây chính là một lãng phí rất lớn cho việc đầu tư không hiệu quả

c a TV

- CSDL toàn v n ch có thể tìm kiếm theo từ tự do, không có giới hạn tìm

kiếm theo từ khóa, tên nhan đề, tác giả, nên việc tìm kiếm trả kết quả về

không chính xác, không đáp ứng được NCT

- Việc tìm kiếm tài liệu trên CSDL toàn v n c n g p nhiều khó kh n Việc

hiện kết quả tìm kiếm c n chưa được chuẩn xác, NDT khó tìm được bản toàn

v n c a tài liệu Ngoài ra việc tải tài liệu c n khó kh n do phải tải phần mềm

Adobe Reader về, sau khi tải phần mềm xong thì một số máy tính lại không tải

về được

Tiểu kết chƣơng 2

Trong chư ng này, tác giả đã tiến hành khảo sát, phân tích và đánh giá

thực trạng HTLT và TCTT c a TVQGVN Từ nh ng thực trạng, nh ng ưu

điểm, hạn chế và nguyên nhân c a hạn chế đó, tác giả sẽ tiến hành nêu lên một

số giải pháp nhằm nâng cao chất lượng c a HTLT và TCTT c a TVQGVN ở

chư ng 3

52

CHƢƠNG 3 C C GIẢI PHÁP NÂNG CAO CHẤT LƢỢNG HỆ THỐNG

LƢU TRỮ VÀ TRA CỨU THÔNG TIN TẠI THƢ VIỆN QUỐC GIA

VIỆT NAM

3.1. Hoàn thiện hệ thống tra cứu hiện đại

- ộ máy tra cứu hiện đại là cầu nối quan trọng nhất gi a NDT và nguồn

tin thông qua các điểm tra cứu tìm tin TV cần đầu tư, hoàn thiện bộ máy này,

trang bị và ứng dụng tốt các phần mềm quản l TV, quản l mạng, quản l bạn đọc

- ịnh kỳ 4 lần/ n m kiểm tra và cập nhật CSDL để tra cứu, chú đến hiệu

quả và tính liên kết c a các điểm tra cứu tìm tin

- Phát triển, nâng cấp hệ thống mạng, nâng cao hiệu quả hoạt động c a

mạng, hạn chế l i hệ thống trong quá trình sử dụng

- Nâng cao chất lượng và chuẩn hóa các CSDL

Thư viện cần phân công nhân viên chuyên trách chịu trách nhiệm hiệu

đính biểu ghi

Nâng cao chất lượng khâu xử l và nhập d liệu nhằm hạn chế sai sót

Kiểm tra và hiệu đính lại các biểu ghi c a các CSDL đã xây dựng bằng việc sửa

ch a lại nh ng l i về chính tả và các l i quy định nhập máy trong biểu ghi

- T ng cường các sản phẩm thông tin điện tử: từ các nguồn tài liệu khác

như tranh, ảnh, bản đồ, CSDL báo tạp chí toàn v n

- T ng cường xây dựng hệ thống tri thức mở, liên kết với các hệ thống tri

thức mở c a các c quan TT – TV khác

- Xây dựng nh ng CSDL thư mục liên kết với các thư viện đầu ngành khác

như Cục Thông tin Khoa học và Công nghệ, Viện Thông tin Khoa học Xã hội,

các trường ại học lớn trên cả nước, Từ đó xây dựng c chế truy cập, chia sẻ

d liệu cho cộng đồng, xây dựng các ứng dụng phổ biến thông tin để các tổ

chức, cá nhân có thể khai thác hiệu quả các bộ sưu tập tài liệu số tạo ra một môi

trường và c hội bình đ ng trong tiếp cận và khai thác nguồn tài liệu số c a mọi

thành viên trong xã hội

53

3.2. Hoàn thiện hệ thống phần mềm

Như chúng ta đã biết, sẽ không có một phần mềm nào là hoàn hảo ngay từ

khi được triển khai áp dụng mà đa số các phần mềm đều được nâng cấp và phát

triển sau một thời gian nhất định Hiện nay, TVQGVN đang sử dụng phần mềm

quản trị d liệu số iLib, dLib và NLVNPF để xây dựng và quản l các CSDL.

Tuy nhiên, sau một thời gian áp dụng vào thực tế thì c n g p một số tồn tại

Chính vì vậy, phần mềm hiện TV đang sử dụng cần luôn được nâng cấp Phần

mềm iLib hiện đã được cập nhật đến version 8

Hiện nay, d liệu toàn v n và d liệu thư mục c a TV vẫn nằm trên 2

phần riêng biệt, không có sự kết hợp gi a 2 loại d liệu này Do vậy, để thuận

tiện cho việc tra cứu thì TV cần xây dựng CSDL tích hợp cả thư mục và toàn

v n Phần mềm iLib 8 đã chứa đựng cả 2 loại khổ mẫu MARC21 và Dublin

Core.

Việc mô tả tên tác giả, phân loại tài liệu, c ng như định từ khóa chưa nhất

quán, vì vậy cần có giải pháp cho phần mềm tích hợp cả các bộ công cụ là các

khung phân loại tài liệu, các từ điển từ khóa, các từ điển kiểm soát nhất quán

theo tên người Việc tích hợp d liệu tiêu chuẩn sẽ làm cho người biên mục xử

l tài liệu nhất quán h n giống như các d liệu trên CSDL c a Thư viện Quốc

hội Mỹ

Ngoài ra thì phần mềm CSDL toàn v n c ng cần phải thay đổi do hầu như

không tra cứu được tài liệu theo NCT, ho c muốn tra cứu phải đi đường v ng rất

nhiều Vì vậy mà phần mềm CSDL toàn v n c a TV cần được nâng cấp, thay

đổi phần mềm khác phù hợp h n Phần mềm mới cần phải đáp ứng được nhu

cầu d liệu lớn, khả n ng tra cứu tối ưu, khoa học Hiện nay có rất nhiều phần

mềm h trợ lưu tr toàn v n, TV có thể tham khảo một số phần mềm như:

Nainuwa, eFile,

Nainuwa là phần mềm được xây dựng nhằm quản l các bộ sưu tập số

khổng lồ bao gồm c a TV, Viện nghiên cứu, trung tâm lưu tr c a các c quan

54

tổ chức Giải quyết các vấn đề liên quan đến quản l tập trung các bộ sưu tập số

c a TV

Phần mềm có nh ng tính n ng sau:

− Tiết kiệm thời gian, dễ dàng truy cập

o Tìm kiếm toàn v n bên trong trang tài liệu

o Thiết kế đáp ứng cho các thiết bị khác nhau

o Thu phóng nhiều mức độ

o Hệ thống mã nguồn mở đảm bảo hệ thống khả dụng an toàn và lâu dài

o Khả n ng mở rộng cao

− Khiến việc tìm kiếm trở nên thú vị

o Lựa chọn tìm kiếm và xem sáng tạo

o Dấu trang và c t vùng nội dung trang

o iều hướng và xem trước nhanh

o Hiệu suất tốc độ cao nhờ sử dụng mã phần mềm tiên tiến

− Lựa chọn tìm kiếm với nhiều kiểu tìm kiếm như: tìm kiếm toàn v n, tìm

kiếm nâng cao, tìm kiếm qua các ch mục với bộ lọc tối ưu,

− OCR – Xử l và ch nh sửa: Phần mềm tích hợp với OCR để xử l tự động

nhận dạng v n bản trên tất cả nội dung được tải lên H n n a, để t ng độ chính

xác thì c n có phần ch nh sửa OCR trực tiếp dễ sử dụng được cung cấp tùy

chọn [16]

eFile là giải pháp phần mềm nhằm tin học hóa tổng thể hoạt động quản l

lưu tr c a một đ n vị ây là phần mềm tích hợp đầu tiên c a Việt Nam cho

lĩnh vực này eFile gồm nhiều phân hệ tư ng ứng với các nhóm nghiệp vụ c a

một c quan thực hiện quản l lưu tr

Các tính n ng nổi bật c a phần mềm:

- Quản l tài liệu lưu tr :

o H trợ lưu tr nhiều loại tài liệu khác nhau

o Tùy biến trường tin, khung nhập tin biên mục tài liệu động

o Thiết đ t cấp độ mật và phân quyền truy cập tài liệu lưu tr 55

o Xây dựng kho lưu tr động với hàng triệu tài liệu

o Quản l phân quyền linh hoạt tài khoản người dùng theo chức n ng

- Khai thác d liệu

o Truy cập khai khác mọi lúc, mọi n i qua kết nối internet

o H trợ khai thác trên nhiều loại thiết bị

o Tùy biến thay đổi ngôn ng giao diện

o Phân quyền truy cập tài liệu lưu tr c a người dùng

o Giao diện tìm kiếm động

o Tìm kiếm đ n giản, tìm kiếm nâng cao, tìm kiếm toàn v n

- Số hóa nhận dạng tài liệu

o Tự động số hóa, nhận dạng và chuyển tài liệu từ dạng JPG, GIF,

TIFF, sang định dạng PDF, Word, Excel,

o Khả n ng số hóa, nhận dạng có độ chính xác h n 9

o Trạm soát l i chính tả được thiết lập theo yêu cầu

- áo cáo – Thống kê

- Khả n ng tích hợp

o Tự động liên kết với hệ thống số hóa nhận dạng

o Tích hợp hệ thống với phần mềm thư viện điện tử Libol, phần mềm

quản l v n bản Foldio, [4]

3.3.Hoàn thiện và phát triển B Từ kh a

Thư viện đã thiết lập các điểm tra cứu thông tin quan trọng như tra cứu

theo tên tác giả, tên tài liệu, k hiệu phân loại và từ khóa, đây là nh ng điểm đã

được thiết lập và tổ chức từ lâu Tuy nhiên, điểm tra cứu theo đề mục ch đề có

đ c điểm phù hợp với các TV có số lượng VTL lớn, bao quát mọi ngành lĩnh

vực khoa học c a TVQGVN ây là điểm tra cứu quan trọng và tiện ích đối với

NDT Thiết nghĩ, TV nên xem xét, xây dựng bộ đề mục ch đề trên c sở ộ đề

mục ch đề c a Thư viện Quốc hội Mỹ mà TV vẫn đang dùng để tham chiếu

thiết lập các điểm tra cứu k hiệu phân loại và từ khóa

56

- Việc xây dựng công cụ kiểm soát từ khóa cần có sự tham gia thực sự c a

các chuyên gia xử l thông tin, chuyên viên các lĩnh vực khoa học công nghệ, để

công cụ kiểm soát có giá trị, thuật ng ổn định, thông dụng, phù hợp với xu

hướng phát triển c a các ngành khoa học, thân thiện với NDT

- ộ Từ khóa c a TV hiện đang sử dụng đã bộc lộ nhiều hạn chế, l i thuật

ng , từ khóa tham chiếu, ch ch , ể việc thiết lập, tổ chức tìm kiếm theo từ

khóa được hiệu quả thì TV cần thúc đẩy tiến trình xây dựng bộ từ khóa mới,

ho c có thể là xây dựng bộ đề mục ch đề nhằm phù hợp với VTL c a TV h n

- Trong xã hội thông tin, nền kinh tế tri thức, lượng thông tin t ng mạnh với

cấp số nhân, các ngành khoa học mới xuất hiện và phát triển Khi đã xây dựng

được ộ Từ khóa, nó vẫn luôn có xu hướng l i thời do các thuật ng mới ngày

càng xuất hiện nhiều Vì thế, để đảm bảo chất lượng bộ từ khóa, TV cần thường

xuyên tiến hành việc ch nh l bổ sung bộ từ khóa trên một số bình diện như:

o Cập nhật các khái niệm mới xuất hiện, thay đổi các thuật ng đã l i thời

o Ch nh l , bổ sung thêm các tham chiếu cần thiết

o n giản hóa các quy định tạo lập từ khóa sẽ tạo ra tính thống nhất cao cho

quá trình xử l thông tin, NDT sau này khi tìm tin bằng điểm truy cập từ khóa

3.4. Ch tr ng b sung nguồn tài liệu số h a toàn v n

Trước hết, TVQGVN cần chuyển đổi số, số hóa toàn v n nguồn thông tin

đang được lưu gi , bảo quản tại TV, tạo lập kho d liệu lớn có tính bao quát

toàn bộ kho tri thức dân tộc có giá trị Một lượng lớn tài liệu truyền thống có giá

trị nhưng chưa đưa hết vào các CSDL trực tuyến ho c mạng nội bộ iều đó

đồng nghĩa với việc, nguồn thông tin qu giá này đang bị lãng phí

Việc bổ sung nguồn tài liệu dù ở bất kỳ dạng thức nào, c ng phải tính đến

hai yếu tố: chính sách bổ sung và kinh phí bổ sung ối với TV thì chính sách

bổ sung luôn thể hiện sự quan tâm và đánh giá cao dành cho loại hình tài liệu số

hóa toàn v n, trong đó đ c biệt quan tâm đến nguồn tự xây dựng, nhất là đối với

nguồn tài liệu qu hiếm tại TV Trong thực tế thì kinh phí dành cho hoạt động

bổ sung tài liệu số hóa toàn v n rất lớn, mà phần lớn kinh phí đó lại được lấy từ

57

ngân sách hoạt động c a TV, điều này là một trong nh ng trở ngại khi TV tiến

hành xây dựng các bộ sưu tập số cho riêng mình

M t khác, giá c a các CSDL toàn v n h u ích được cung cấp trên thị

trường quốc tế hiện nay là rất đ t Do đó, tham gia các liên hiệp sử dụng các

nguồn số hóa trực tuyến là cách để TVQGVN giảm bớt kinh phí cho hoạt động

này, nhưng vẫn có thể đáp ứng NCT c a NDT

ồng thời, trên mạng Internet c ng có rất nhiều nguồn tài liệu số hóa toàn

v n miễn phí Việc tìm kiếm nh ng nguồn này, đánh giá giá trị sự dụng c a

chúng và giới thiệu các nguồn tin đến với NDT đang được xem là giải pháp ít

chi phí để bổ sung nguồn tài liệu số hóa toàn v n cho TV

Tiếp đó, TV có thể xây dựng các đề án, dự án phát triển TV số, bộ sưu tập

số, kiến nghị Nhà nước đầu tư, bổ sung phát triển các ứng dụng công nghệ mới

như: hệ thống tìm kiếm tập trung, hệ thống lưu tr dung lượng lớn, hệ thống bảo

quản số, thiết bị số hóa, phổ biến thông tin,

Ngoài ra, trong xu thế hội nhập ngày nay, TVQGVN cần đẩy mạnh mở

rộng h n n a hoạt động hợp tác, giao lưu thông tin với các TV, các trung tâm

thông tin, các tổ chức, cá nhân khác như đã thực hiện trước đây như: Kết hợp

với Hội bảo vệ Di sản Hán Nôm, chư ng trình COCI CONSAL , dự án “Số hóa

kho tài liệu Pháp ng cổ tại Việt Nam” VALEASE , đồng thời đẩy mạnh tham gia

các liên hiệp TV để tiết kiệm kinh phí bổ sung tài liệu và mở rộng đối tượng NDT

3.5. Đảm bảo an toàn cho dữ liệu số

Công tác đảm bảo an ninh thông tin trong giai đoạn hiện nay là hết sức

quan trọng đối với TV, bởi:

- Nguồn tài liệu số tuy rất dễ phổ biến, sao lưu nhưng nguy c bị mất c ng

rất cao Sự phát triển mạnh c a mạng máy tính ngày càng tạo ra nhiều hình thức

tấn công do virus

- Tuổi thọ c a các sản phẩm cứng không có c sở đảm bảo an toàn cho

thông tin

58

- Do khối lượng tài liệu và nguồn tin tại TV rất lớn và giá trị nên khi xảy ra

sự cố sẽ rất khó khôi phục

Từ nh ng l do nêu trên, có thể thấy công tác bảo vệ an ninh cho nguồn

tài liệu số tại TV cần có nh ng giải pháp như:

- Xây dựng c chế sao lưu d liệu hợp l : Toàn bộ CSDL c a TV cần được

sao lưu sang đĩa CD ho c ổ cứng ngoài và cất gi tại n i an toàn, không bị ảnh

hưởng bởi các nguy c đến từ con người và thời tiết, hiểm họa

- Triển khai các phần mềm và chư ng trình diệt virus có bản quyền TV

nên trang bị cho toàn bộ các máy trạm các phần mềm và chư ng trình diệt virus

có bản quyền như kav Pro, Kaspersky, Norton, ESET,

- Làm tốt công tác quản l các bộ phậm tham gia xây dựng các tài liệu số

Cùng với sự đa dạng và phong phú c a nguồn tài liệu số là sự tham gia

c a nhiều bộ phậm, cá nhân vào hoạt động xây dựng, quản l và phổ biến các tài

liệu số Do đó, để đảm bảo an toàn cho nguồn tài liệu số, bộ phận chịu trách

nhiệm quản l kỹ thuật cần phân công cụ thể từng cá nhân, ph ng ban phụ trách

từng bộ phận công việc và xác định quyền hạn tham gia xây dựng và quản l

CSDL để cung cấp nh ng tài khoản vưới quyền truy cập phù hợp, tránh hiện

tượng nh ng người không có trách nhiệm tham gia vào từng mảng công việc

khác gây mất an toàn cho các CSLD

3.6. T ng cƣ ng kinh phí h trợ của nhà nƣ c

Kinh phí đóng góp một phần không nh trong việc phát triển c a một TV,

là vấn đề đáng quan tâm c a bất cứ c quan TT – TV nào Nguồn thông tin điện

tử phát triển rất nhanh, nhưng giá cả rất đ t nên muốn bổ sung nguồn tài liệu này

cần có nhiều kinh phí Trong khi đó, chính sách đầu tư c a Nhà nước dành cho

TV chưa được đầu tư thường xuyên, chưa theo kịp với yêu cầu phát triển hiện

nay, đầu tư chưa xứng tầm với một TV là trung tâm v n hóa, nghiên cứu khoa

học, bộ m t tri thức c a quôc gia [11] Nguồn ngân sách đầu tư cho phát triển

CNTT và xây dựng bộ sưu tập số cho TV c n eo h p, hạn chế Mà trong công

tác số hóa tài liệu, nếu thiếu kinh phí sẽ dẫn đến quy trình bị ng t quãng, ảnh 59

hưởng đến tiến trình, chất lượng c a dự án số hóa Chính vì vậy mà TVQGVN

cần t ng cường với các TV khác, thu hút nguồn tài trợ c a các ộ, các cấp, các

ban ngành đoàn thể liên quan ồng thời, xin h trợ nguồn kinh phí từ ộ V n

hóa, Thể thao và Du lịch, như vậy thì TV mới có điều kiện để phát triển công tác

số hóa này h n n a trong thời gian tới

Tiểu kết chƣơng 3

Qua chư ng 3, tác giả đã đề ra được một số giải pháp nhằm nâng cao chất

lượng c a HTLT và TCTT tại TVQGVN, từ đó giúp cho NDT tiếp cận được đến

nguồn lực thông tin có trong TV, giúp NDT khai thác thông tin một cách triệt để

nhất

60

KẾT LUẬN

Chúng ta đang sống trong thời đại k nguyên Internet, thời kỳ cách mạng

công nghệ 4 với sự phát triển mạnh mẽ c a các công nghệ số Thư viện có nên

là một ốc đảo ch với các ấn phẩm hay không Hay là n i tiếp tục hành trình

hướng đến mục tiêu tiếp cận và tổ chức thông tin cho con người Nếu vậy,

CNTT không phải là một đối th cạnh tranh mà là một đối tác, thậm chí c n là

một đối tác chiến lược tin cậy để đi tới mục tiêu trên TV hiện đại vì thế lại trở

thành con đường dẫn đến tư ng lai NVTV vì thế thực hiện vai tr điều phối

gi a một bên là d ng thác thông tin t ng trưởng nhanh chóng và một bên là nhu

cầu thông tin c a xã hội ngày càng bức thiết và kh t khe Tiếp cận thông tin

trong khu rừng internet, TV cần phải tổ chức để thông tin dễ dàng được tìm

thấy, m t khác c ng đ i h i việc tổ chức này không hạn chế sự tiếp cận mà làm

t ng nguồn tài nguyên thông tin TV không c n là n i chốn đ n độc cho người

đọc l hành qua duy nhất một cánh rừng, đấy là cả một hệ thống “lâm sinh” liên

thông gi a các TV, gi a các khối tri thức

Xã hội càng phát triển thì cách thức con người tiếp xúc với tin tức càng

thay đổi theo hướng tích cực Với nh ng bước tiến như v bão c a CNTT thì nó

đã tạo nên một diện mạo mới cho cuộc sống con người và mở ra cho nhân loại

một k nguyên mới – k nguyên CNTT Sự phát triển mạnh mẽ c a CNTT là một

thách thức và đ i h i với ngành TT – TV trên thế giới nói chung và Việt Nam

nói riêng

Xuất phát từ nhu cầu xã hội đối với thông tin ngày càng nhiều; trong điều

kiện toàn cầu hóa và hội nhập quốc tế ngày nay, trong điều kiện nền kinh tế

thông tin/ kinh tế tri thức cùng với việc xuất hiện thị trường khoa học công nghệ

và thị trường thông tin thì vai tr c a các điểm tra cứu, các hệ thống CSDL càng

trở nên vô cùng quan trọng, là động lực, là m t xích then chốt, có vai tr và

nghĩa cao cả trong hoạt động TT – TV nói chung và c a TVQGVN nói riêng -

với sứ mệnh sách tạo và quản trị tri thức, phát triển, phổ biển thông tin, tri thức

ấy cho mọi người Trải qua h n 1 n m xây dựng và trưởng thành, TVQGVN

61

với n lực không ngừng, luôn xứng đáng là TV trung tâm c a cả nước, dẫn đầu

hệ thống TV công cộng, đóng góp một phần không nh vào sự phát triển c a đất

nước Từ n m 2 1, TVQGVN đã b t đầu phát triển TV điện tử, bước đầu đem

lại nh ng bước tiến mới mẻ cho ngành TT – TV nước nhà TV đã và đang có

nh ng sự phát triển mới, cải thiện từng chất lượng hoạt động và dịch vụ c a

mình c biệt là HTLT và TCTT c a TV luôn được quan tâm xây dựng và

c ng cố, ngày càng hiện đại và hoàn thiện Nhờ vậy mà hoạt động c a ộ máy

TCTT luôn được NDT đánh giá cao Cùng với sự kết hợp nh ng thành tố trong

bộ máy TCTT đã tạo điều kiện cho NDT có thể tìm tin một cách đầy đ và chính

xác, nhanh chóng.

Qua tìm hiểu và đánh giá, đưa ra một số phư ng hướng kh c phục nhằm

hoàn thiện HTLT và TCTT c a TV, tôi hy vọng rằng TV cố g ng phấn đấu, phát

triển TV điện tử, phát huy cao độ nh ng giá trị to lớn trong kho tàng tri thức c a

nhân loại được kết tinh phục vụ sự phát triển đất nước

62

DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO

1. ộ V n hóa, Thể thao và Du lịch 2 19 , Q ế ị 483 /QĐ-

b 3 ế ị b ị

ề ẩ rì ị ế - ỹ ậ r

xử ý ỹ ậ xâ ự ở ữ b r

ư ậ .

2. CMC Technology & Solution (2017), ề ư b –

ý ư ư , https://cmcts.com.vn/vi/phan-mem-thu-vien-ilib-

ung-dung-quan-ly-thu-vien-toi-uu.html

3. Phan Thị Kim Dung, ư Q

Nam // Tạp chí Thư viện Việt Nam – 2 13 – Số 1 – Tr. 7-10.

4. Giải pháp quản l lưu tr và số hóa tư liệu eFile, http://tinhvan vn/san-

pham/phan-mem-dong-goi/efile/

5. Lư ng Thị Minh Hạnh 2 8 , ì b r Đ

Q , Khóa luận tốt nghiệp ngành Thông tin – Thư viện, ại học

Khoa học Xã hội và Nhân v n – ại học Quốc gia Hà Nội

6. Nguyễn Thị Minh Hiền 2 3 , ì b r

b ư rườ Đ ư Khóa luận tốt

nghiệp ngành Thông tin – Thư viện, trường ại học Nội vụ Hà Nội

7. Trần Thị ích Hồng 2 4 , r r ư

thông tin, ại học V n hóa Hà Nội, Hà Nội

8. Lê Thị Thu Hư ng 2 9 , ư ư Q

ự r Khóa luận tốt nghiệp ngành Thông tin –

Thư viện, trường ại học Khoa học Xã hội và Nhân v n

9. Nguyễn Thị Minh Nguyệt 2 7 , Nghiên r

ư ư , Luận v n cao học ngành Khoa học Thư viện, ại học

V n hóa Hà Nội

10. Kiều Thúy Nga, ư Q – ế ì

r ườ rư // Tạp chí Thư viện Việt Nam –

2 17 – Số 6 -Tr. 3-13.

63

11. Kiều Thúy Nga 2 2 , â ự r b ư ậ

ư Q , H : ại học Quốc gia Hà Nội

12. oàn Phan Tân 2 1 , r – ư

H : ại học Quốc gia Hà Nội

13. Phạm Kim Thanh 2 2 , ư rữ H : Nxb Giao

thông Vận tải

14. Ngô Thanh Thảo 2 9 , rì ì

15. Nguyễn Thị Thiện 2 11 , ế ậ r ì

ư Q Khóa luận tốt nghiệp ngành Thông tin – Thư

viện, ại học Khoa học Xã hội và Nhân v n

16. Phần mềm thư viện và lưu tr số – Nainuwa,

https://idtvietnam.vn/vi/phan-mem-thu-vien-va-luu-tru-so-nainuwa-1227

17. https://nlv.gov.vn/ - Website Thư viện Quốc gia Việt Nam

18. http://opac.nlv.gov.vn/pages/opac/wpid-home.html - Trang OPAC -

Tra cứu tài liệu c a Thư viện Quốc gia Việt Nam

64