Khái niệm cũ và những hành động mới
Sự phối hợp giữa khoa học và nghệ thuật
Khi sự cạnh tranh trong kinh doanh ngày càng khốc liệt thì việc chuyển một thông
điệp đến với khách hàng một cách hiệu quả cũng ngày càng khó khăn.
Từ việc xác định khách hàng mục tiêu đến sáng tạo thông điệp, từ việc chọn
phương tiện chuyển tải thông điệp đến sử dụng ngân sách truyền thông là cả một
quy trình dài.
Quản trị truyền thông doanh nghiệp là khoa học áp dụng các giải pháp quản trị liên
quan đến lĩnh vực thông tin và truyền thông của doanh nghiệp.
Bản chất của quản trị truyền thông là chuỗi các hành động được hoạch định có chủ
ý, nhằm cải thiện cái nhìn của khách hàng về doanh nghiệp, triển khai phát hành
thông tin tới giới truyền thông và lôi kéo sự chú ý của họ.
Mặc dù hiệu quả không dễ đo lường, nhưng việc tạo ra hình ảnh riêng và tăng
thiện ý từ phía khách hàng, công chúng là những kết quả cuối cùng mà thương
hiệu mong đợi.
Quản trị truyền thông là một chức năng quản trị nhằm thiết lập, duy trì truyền
thông hai chiều, đi tìm sự hiểu biết, chấp nhận và hợp tác giữa một tổ chức và
công chúng.
Có những hình thức tiếp cận khác nhau khi doanh nghiệp muốn tạo ra một tầm ảnh
hưởng nhất định của mình đối với khách hàng và cộng đồng: từ quảng cáo đến PR,
từ thiết lập mối quan hệ truyền thông đến xử lý khủng hoảng thương hiệu, từ hoạt
động đối ngoại đến PR nội bộ...
Tất cả đều nhằm tạo ra một hình ảnh đẹp, nổi bật của thương hiệu, với mong muốn
thông qua những hình ảnh như vậy, công chúng sẽ trở nên gần gũi và dành nhiều
thiện cảm hơn cho thương hiệu.
Người làm truyền thông cần có phương pháp khoa học và công cụ thực hiện hiệu
quả. Sử dụng linh hoạt các giải pháp truyền thông cho từng đối tượng (bên trong,
bên ngoài) để đạt được mục tiêu như mong đợi là cả một nghệ thuật.
Từ việc phân tích xu hướng, dự đoán kết quả thị trường, đến việc đưa ra các đề
xuất cho lãnh đạo và thực hiện các chương trình hành động để phục vụ quyền lợi
doanh nghiệp cũng là sự phối hợp
giữa khoa học và nghệ thuật...
Cần bắt đầu từ nội bộ
Truyền thông nội bộ được hiểu là công tác quản trị nhằm tạo dựng và phát triển
mối quan hệ gắn bó và bền vững giữa các thành viên trong nội bộ doanh nghiệp.
Truyền thông nội bộ quan tâm đến việc xây dựng mối quan hệ tốt giữa các phòng
ban trong doanh nghiệp, các công ty con trong tập đoàn, quan hệ giữa các cấp lãnh
đạo với nhân viên..., để toàn doanh nghiệp có chung một tầm nhìn, một ý chí phát
triển.
Nói cách khác, truyền thông nội bộ là bộ phận “kết dính” của tổ chức, vì thế cần
được ưu tiên thiết lập và tổ chức hoạt động đầu tiên.
Bộ phận này có nhiệm vụ nắm bắt các vấn đề và liên hệ chặt chẽ với các bộ phận
khác trong nội bộ, nhằm triển khai các thông điệp cần thiết của lãnh đạo đến nhân
viên.
Những chương trình truyền thông nội bộ triển khai như: họp mặt nhân viên chia sẻ
tầm nhìn doanh nghiệp, phát hành bản tin nội bộ, tài liệu đào tạo nội bộ, các bài
phát biểu truyền lửa cho nhân viên, thông tin trên mạng nội bộ intranet, tổ chức
sân chơi nội bộ...
Đáng tiếc, trên thực tế, nhiều lãnh đạo doanh nghiệp vẫn chưa nhận diện hết vai
trò của truyền thông nội bộ, nên vẫn xem nhẹ công tác này.
Ông Steve Chang, chủ tập đoàn Trend Micro của Đài Loan, đã chia sẻ (trong
chương trình Người đương thời của VTV1) rằng, các chủ doanh nghiệp cần chia
sẻ những hoài bão, ước mơ của mình và kế hoạch thực hiện những hoài bão đó với
các thành viên trong công ty, để mọi người cùng chung sức cố gắng.
Trong nhiều doanh nghiệp, sự liên kết lỏng lẻo giữa các phòng ban dẫn tới việc
phòng marketing đã đưa ra rất nhiều hứa hẹn với khách hàng nhưng bộ phận thực
hiện không thể đáp ứng được, đặc biệt là về mặt tiến độ thực hiện. Rồi khi khách
hàng phàn nàn thì các bộ phận đổ lỗi cho nhau, làm ảnh hưởng tới uy tín của
doanh nghiệp.
Truyền thông nội bộ sẽ làm nhiệm vụ chuyển tải những thông tin về mục tiêu, kế
hoạch thực hiện của doanh nghiệp tới các nhân viên, biểu dương và điều chỉnh kịp
thời những sai sót và bất hợp lý trong quá trình thực hiện.
Truyền thông nội bộ cũng góp phần xây dựng văn hóa doanh nghiệp, với việc tổ
chức các hoạt động văn hóa, thể thao, các khóa đào tạo kỹ năng làm việc, các cuộc
thi...
Ở Công ty Bất động sản Phát Đạt, các hoạt động như cuộc thi “Nếu tôi là Tổng
giám đốc”, Ngày hội gia đình, Ngày vì môi trường, Tuần lễ sáng tạo... đã trở thành
những diễn đàn nội bộ hết sức ý nghĩa.
Thương hiệu của doanh nghiệp cần được bắt đầu xây dựng từ bên trong. Và chính
sức mạnh nội bộ sẽ bảo vệ thương hiệu khi những “cuộc chiến” trên thương
trường ngày càng khốc liệt. Xin lưu ý rằng, mỗi thành viên trong doanh nghiệp
chính là một người phát ngôn và đại sứ của doanh nghiệp đó.
