Kiểm soát nội bộ chu trình mua hàng - Thanh toán tại Công ty Cổ phần Hương Thủy: Khóa luận tốt nghiệp

Khóa luận tốt nghiệp

MỤC LỤC

LỜI CẢM ƠN

MỤC LỤC

DANH SÁCH CÁC CHỮ VIẾT TẮT

DANH MỤC CÁC BẢNG

DANH MỤC CÁC SƠ ĐỒ

PHẦN I: ĐẶT VẤN ĐỀ ................................................................................................ 1

1 Lý do chọn đề tài ..................................................................................................... 1

2 Mục tiêu nghiên cứu ................................................................................................ 2

3 Đối tƣợng, phạm vi nghiên cứu............................................................................... 2

4 Phƣơng pháp nghiên cứu ......................................................................................... 2

5 Cấu trúc đề tài ......................................................................................................... 3

6 Tính mới của đề tài .................................................................................................. 4

PHẦN II: NỘI DUNG VÀ KẾT QUẢ NGHIÊN CỨU .............................................. 5

CHƢƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU

TRÌNH MUA HÀNG – THANH TOÁN ..................................................................... 5

1.1 Khái niệm và mục tiêu của hệ thống kiểm soát nội bộ ......................................... 5

1.1.1 Khái niệm hệ thống kiểm soát nội bộ ................................................................ 5

1.1.2 Mục tiêu của kiểm soát nội bộ ........................................................................... 6

1.2 Sự cần thiết và nguyên tắc xây dựng hệ thống kiểm soát nội bộ trong doanh nghiệp .......................................................................................................................... 6

1.2.1 Sự cần thiết phải xây dựng hệ thống kiểm soát nội bộ ...................................... 6

1.2.2 Nguyên tắc xây dựng hệ thống kiểm soát nội bộ ............................................... 7

1.3 Các yếu tố cấu thành hệ thống kiểm soát nội bộ .................................................. 7

1.3.1 Môi trƣờng kiểm soát ......................................................................................... 8

1.3.2 Hệ thống kế toán ................................................................................................ 9

1.3.3 Các thủ tục kiểm soát ....................................................................................... 10

1.3.4 Bộ phận kiểm toán nội bộ ................................................................................ 13

SVTH: Nguyễn Thị Hương Lan – Lớp: K45C Kiểm toán

Khóa luận tốt nghiệp

1.4 Những hạn chế tiềm tàng của hệ thống kiểm soát nội bộ .................................. 13

1.5 Khái quát về chu trình mua hàng – thanh toán .................................................. 14

1.5.1 Khái niệm về chu trình mua hàng – thanh toán ............................................... 14

1.5.2 Các đối tƣợng liên quan đến chu trình mua hàng – thanh toán........................ 14

1.5.3 Các hoạt động trong chu trình mua hàng – thanh toán ................................... 15

1.6 Kiểm soát nội bộ chu trình mua hàng – thanh toán trong doanh nghiệp ........... 17

1.6.1 Mục tiêu kiểm soát nội bộ chu trình mua hàng – thanh toán ........................... 17

1.6.2 Các thủ tục kiểm soát nội bộ chu trình mua hàng – thanh toán ....................... 18

1.6.3 Tổ chức thông tin phục vụ kiểm soát chu trình mua hàng – thanh toán .......... 20

CHƢƠNG 2: THỰC TRẠNG HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH

MUA HÀNG – THANH TOÁN TẠI CÔNG TY ...................................................... 24

CỔ PHẦN HƢƠNG THỦY ........................................................................................ 24

2.1 Giới thiệu khái quát về Công ty cổ phần Hƣơng Thủy ....................................... 24

2.1.1 Tóm lƣợc lịch sử hình thành và phát triển ....................................................... 24

2.1.2 Lĩnh vực, chức năng hoạt động ........................................................................ 26

2.1.3 Tổ chức bộ máy quản lý ................................................................................... 27

2.1.4 Tổ chức công tác kế toán.................................................................................. 30

2.1.5 Tình hình lao động tại Công ty qua 3 năm (2012 – 2014) ............................... 33

2.1.6 Tình hình tài sản và nguồn vốn của Công ty qua 3 năm (2011 – 2013) .......... 34

2.1.7 Tình hình hoạt động kinh doanh của Công ty qua 3 năm (2011 – 2013) ........ 38

2.2 Thực trạng chu trình mua hàng – thanh toán tại Công ty Cổ phần Hƣơng Thủy40

2.2.1 Hình thức mua hàng trả sau ............................................................................. 41

2.2.2 Hình thức mua hàng trả trƣớc. ......................................................................... 46

2.3 Thực trạng HTKSNB chu trình mua hàng – thanh toán tại Công ty Cổ phần Hƣơng Thủy .............................................................................................................. 63

2.3.1 Môi trƣờng kiểm soát ....................................................................................... 63

2.3.2 Hệ thống kế toán .............................................................................................. 66

2.3.3 Các thủ tục kiểm soát chu trình mua hàng – thanh toán .................................. 69

SVTH: Nguyễn Thị Hương Lan – Lớp: K45C Kiểm toán

Khóa luận tốt nghiệp

2.3.4 Bộ phận kiểm toán nội bộ ................................................................................ 73

CHƢƠNG 3: GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ

CHU TRÌNH MUA HÀNG – THANH TOÁN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN

HƢƠNG THỦY ........................................................................................................... 74

3.1 Nhận xét về HTKSNB chu trình mua hàng – thanh toán tại Công ty Cổ phần Hƣơng Thủy .............................................................................................................. 74

3.1.1 Môi trƣờng kiểm soát ....................................................................................... 74

3.1.2 Hệ thống kế toán và việc quản lý thông tin ...................................................... 75

3.1.3 Thủ tục kiểm soát ............................................................................................. 77

3.1.4 Bộ phận kiểm toán nội bộ ................................................................................ 83

3.2 Những đề xuất nhằm tăng cƣờng hiệu quả đối với HTKSNB chu trình mua hàng – thanh toán tại Công ty Cổ phần Hƣơng Thủy ............................................... 84

3.2.1 Môi trƣờng kiểm soát ....................................................................................... 84

3.2.2 Hệ thống kế toán và việc quản lý thông tin ..................................................... 85

3.2.3 Thủ tục kiểm soát ............................................................................................ 86

3.2.4 Kiểm toán nội bộ ............................................................................................. 89

PHẦN III: KẾT LUẬN VÀ KIẾN NGHỊ ................................................................. 90

1 Kết luận về đề tài nghiên cứu ................................................................................ 90

2 Hƣớng phát triển đề tài .......................................................................................... 91

TÀI LIỆU THAM KHẢO

SVTH: Nguyễn Thị Hương Lan – Lớp: K45C Kiểm toán

Khóa luận tốt nghiệp

DANH SÁCH CÁC CHỮ VIẾT TẮT

Nội dung Từ viết tắt

Bảng tổng hợp phiếu chi BTHPC

Bảng kê thanh toán tiền tạm ứng BKTTTTƢ

Các khoản tƣơng đƣơng tiền CKTĐT

Dài hạn DH

Đặt hàng ĐH

Đầu tƣ tài chính dài hạn ĐTTC DH

Giấy đề nghị tạm ứng GĐNTƢ

Giá trị gia tăng GTGT

Hóa đơn HĐ

Hàng tồn kho HTK

HTKSNH Hệ thống kiêm soát nội bộ

Kế toán trƣởng KTT

Ngắn hạn NH

Nợ phải trả NPT

Nguồn vốn NV

Phiếu chi PC

Phiếu giao hàng PGH

Phiếu nhập kho PNK

PYCMH Phiếu yêu cầu mua hàng

Tổng Giám đốc TGĐ

Tài khoản TK

Tài sản dài hạn TSDH

Tài sản ngắn hạn TSNH

Ủy nhiệm chi UNC

VCSH Vốn chủ sở hữu

SVTH: Nguyễn Thị Hương Lan – Lớp: K45C Kiểm toán

Khóa luận tốt nghiệp

DANH MỤC CÁC BẢNG

Bảng 1.1: Kiểm soát hoạt động chu trình mua hàng – thanh toán................................ 17

Bảng 2.1: Tình hình lao động của Công ty Cổ phần Hƣơng Thủy

qua 3 năm (2012 – 2014) ............................................................................. 35

Bảng 2.2: Tình hình tài sản Công ty qua 3 năm (2011 – 2013) ................................... 33

Bảng 2.3: Tình hình nguồn vốn Công ty qua 3 năm (2011 – 2013) ............................. 35

Bảng 2.4: Tình hình kết quả hoạt động kinh doanh của Công ty

qua 3 năm (2011 – 2013) ............................................................................. 37

SVTH: Nguyễn Thị Hương Lan – Lớp: K45C Kiểm toán

Khóa luận tốt nghiệp

DANH MỤC CÁC SƠ ĐỒ

Sơ đồ 1.1: Dòng dữ liệu cấp 1 chu trình mua hàng – thanh toán .................................. 15

Sơ đồ 2.1: Tổ chức bộ máy quản lý Công ty ................................................................. 28

Sơ đồ 2.2: Tổ chức bộ máy kế toán tại Công ty ............................................................ 30

Sơ đồ 2.3: Lƣu đồ xử lý đặt hàng mua hàng trả sau ...................................................... 43

Sơ đồ 2.4: Lƣu đồ xử lý nhận hàng và ghi nhận nợ phải trả mua hàng trả sau ............. 44

Sơ đồ 2.5: Lƣu đồ xử lý hoạt động thanh toán mua hàng trả sau .................................. 45

Sơ đồ 2.6: Lƣu đồ xử lý đặt hàng mua hàng trả trƣớc (1) ............................................. 47

Sơ đồ 2.7: Lƣu đồ xử lý đặt hàng mua hàng trả trƣớc (2) ............................................. 48

Sơ đồ 2.8: Lƣu đồ xử lý nhận hàng, ghi nhận nợ phải trả ............................................. 49

SVTH: Nguyễn Thị Hương Lan – Lớp: K45C Kiểm toán

Khóa luận tốt nghiệp

PHẦN I: ĐẶT VẤN ĐỀ

1 Lý do chọn đề tài

Hệ thống kiểm soát nội bộ tại một doanh nghiệp có vai trò hết sức quan trọng. Nó

là nền tảng để các hoạt động thông thƣờng đƣợc diễn ra một cách hiệu quả và hiệu

năng. Đây cũng chính là lý do vì sao các kiểm toán viên quan tâm đến hệ thống kiểm

soát nội bộ đầu tiên khi tiến hành một cuộc kiểm toán tại mỗi đơn vị. Việc tìm hiểu hệ

thống kiểm soát nội bộ tại một doanh nghiệp sẽ giúp cho ngƣời nghiên cứu hiểu đƣợc

cách thức làm việc đặc thù của từng bộ phận, phòng ban trong doanh nghiệp cũng nhƣ

mối tƣơng tác giữa các bộ phần, phòng ban này với nhau. Từ đó, có cái nhìn tƣơng đối

tổng quan về hoạt động của một doanh nghiệp nói chung và của từng chu trình, phần

hành nói riêng tại doanh nghiệp.

Hiện tại, ở Công ty Cổ phần Hƣơng Thủy hoạt động kinh doanh chủ yếu là hoạt

động thƣơng mại. Chính vì vậy mà chu trình mua hàng – thanh toán là một trong

những chu trình đƣợc quan tâm nhất tại đây. Việc kiểm soát đƣợc chi phí đầu vào là

một phần trọng yếu trong công tác quản trị tại Công ty. Vì phần lớn lƣợng chi phí phát

sinh trong quá trình kinh doanh của Công ty nằm ở chu trình này. Nếu công tác kiểm

soát nội bộ của chu trình mua hàng – thanh toán đƣợc tiến hành một cách hợp lý, hiệu

quả thì nó giúp hạn chế đƣợc việc nguồn lực bị thất thoát ở khâu đầu vào cũng nhƣ các

sai lệch nghiêm trọng trong việc xác định kết quả kinh doanh tại khâu đầu ra. Bên cạnh

đó, trong các khóa luận tốt nghiệp cũng nhƣ chuyên đề nghiên cứu về Công ty trƣớc

đây, công tác kiểm soát nội bộ trong chu trình mua hàng – thanh toán chƣa từng đƣợc

nghiên cứu, đề cập.

Căn cứ những lý do trên đây nên tôi đi đến sự lựa chọn cho đề tài làm khóa luận

tốt nghiệp của mình. Đề tài mang tên: “Kiểm soát nội bộ chu trình mua hàng – thanh

toán tại Công ty Cổ phần Hương Thủy”.

SVTH: Nguyễn Thị Hương Lan – Lớp: K45C Kiểm toán

Khóa luận tốt nghiệp

2 Mục tiêu nghiên cứu

Khái quát và hệ thống hóa đƣợc cơ sở lý luận về hệ thống kiểm soát nội bộ nói

chung và hệ thống kiểm soát nội bộ chu trình mua hàng – thanh toán nói riêng trong

doanh nghiệp sản xuất và thƣơng mại.

Tìm hiểu thực trạng chu trình mua hàng – thanh toán tại Công ty Cổ phần Hƣơng

Thủy. Từ đó, đƣa ra đƣợc một số giải pháp giúp hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ

chu trình mua hàng – thanh toán tại Công ty.

3 Đối tƣợng, phạm vi nghiên cứu

 Đối tƣợng nghiên cứu

Hệ thống kiểm soát nội bộ đối với chu trình mua hàng – thanh toán tại Công ty

Cổ phần Hƣơng Thủy. Tập trung vào các công đoạn: (1) Nhận yêu cầu mua hàng hoặc

dịch vụ từ các bộ phận có yêu cầu, tìm kiếm ngƣời cung cấp phù hợp và đặt hàng, (2)

Nhận hàng, (3) Ghi nhận nợ phải trả, (4) Thanh toán.

 Phạm vi nghiên cứu

Về không gian: Công ty cổ phần Hƣơng Thủy.

Về thời gian: Thực hiện đề tài nghiên cứu trong khoảng thời gian từ ngày

19/1/2015 đến ngày 16/5/2015.

Về nội dung nghiên cứu: Đề tài nghiên cứu về hệ thống kiểm soát nội bộ chu

trình mua hàng – thanh toán của Công ty cổ phần Hƣơng Thủy trong lĩnh vực kinh

doanh vật liệu xây dựng vào đầu năm 2015.

4 Phƣơng pháp nghiên cứu

Sử dụng 2 nhóm phƣơng pháp nghiên cứu chính đó là: phƣơng pháp thu thập số

liệu và phƣơng phá xử lý số liệu. Cụ thể nhƣ sau.

 Nhóm phƣơng pháp thu thập số liệu, gồm có:

Phương pháp chứng từ kế toán: Đây là phƣơng pháp chứng minh bằng giấy tờ

các nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Cơ sở để sử dụng phƣơng pháp này là sử dụng các

SVTH: Nguyễn Thị Hương Lan – Lớp: K45C Kiểm toán

Khóa luận tốt nghiệp

chứng từ kế toán phản ánh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh xuất phát từ tài sản và

nguồn vốn.

Phương pháp phỏng vấn trực tiếp: Là phƣơng pháp hỏi trực tiếp những ngƣời

cung cấp thông tin, dữ liệu cần thiết cho việc nghiên cứu đề tài. Phƣơng pháp này sử

dụng để thu thập những thông tin cần thiết và số liệu thô có liên quan đến đề tài.

Phương pháp quan sát: Là chứng kiến và ghi chép lại mọi yếu tố liên quan đến

đối tƣợng nghiên cứu, phù hợp với mục tiêu nghiên cứu nhằm mô tả, phân tích, nhận

định, đánh giá.

 Nhóm phƣơng pháp xử lý số liệu, gồm có:

Phương pháp so sánh: Phƣơng pháp này đƣợc sử dụng nhằm đối chiếu các chỉ

tiêu, các hiện tƣợng kinh tế đã lƣợng hóa có cùng một nội dung, cùng tính chất tƣơng

tự để xác định xu hƣớng và mức biến động các chỉ tiêu.

Phương pháp thống kê phân tích kinh tế: Là tổng hợp những thông tin, dữ liệu

thu thập đƣợc để hoàn thành công việc nghiên cứu. Phƣơng pháp này để chọn lọc và

tập hợp những thông tin cần thiết cho đề tài. Từ thông tin đã chọn lọc sẽ tiến hành

phân tích để đƣa ra đƣợc kết quả nghiên cứu.

5 Cấu trúc đề tài

Đề tài nghiên cứu “Kiểm soát nội bộ chu trình mua hàng – thanh toán tại Công

ty Cổ phần Hương Thủy” gồm ba phần:

Phần I. Đặt vấn đề.

Phần II. Nội dung và kết quả nghiên cứu.

Chƣơng 1. Cơ sở lý luận về hoạt động kiểm soát nội bộ chu trình mua hàng –

thanh toán.

Chƣơng 2. Thực trạng công tác kiểm soát nội bộ chu trình mua hàng – thanh toán

tại Công ty Cổ phần Hƣơng Thủy.

Chƣơng 3. Giải pháp hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ chu trình mua hàng –

thanh toán tại Công ty Cổ phần Hƣơng Thủy.

Phần III. Kết luận và kiến nghị.

SVTH: Nguyễn Thị Hương Lan – Lớp: K45C Kiểm toán

Khóa luận tốt nghiệp

6 Tính mới của đề tài

Trong khuôn khổ các khóa luận tốt nghiệp của sinh viên Trƣờng đại học Kinh tế

Huế đƣợc thực hiện tại các doanh nghiệp trƣớc đây, nếu nghiên cứu về kiểm soát nội

bộ thì đa phần sinh viên sẽ chọn tìm hiểu về chu trình bán hàng – thu tiền. Còn về chu

trình mua hàng – thanh toán, các khóa luận chỉ đề cập một phần nhỏ và dừng lại ở việc

mô tả hoạt động, nội dung của phần này sẽ đƣợc lồng ghép vào bài để làm rõ thêm cho

đề tài chính. Những đề tài thuộc dạng này có thể kể đến nhƣ nghiên cứu về kế toán

tiêu thụ và xác định kết quả kinh doanh hay chi phí sản xuất và tính giá thành sản

phẩm. Cũng đã có khóa luận nghiên cứu về chu trình mua hàng – thanh toán, đó là

khóa luận “Hoàn thiện chu trình chi phí của công ty TNHH HITEC” (Trần Nguyên

Anh Thảo, 2013). Ở khóa luận này đã tập trung tìm hiểu các thủ tục kiểm soát đối với

chu trình mua hàng – thanh toán một cách rõ ràng, cụ thể. Tuy nhiên, nó chỉ dừng lại ở

việc nghiên cứu một yếu tố cấu thành nên một hệ thống kiểm soát nội bộ hoàn chỉnh

đó là thủ tục kiểm soát.

Qua đây, cũng thấy đƣợc đề tài về kiểm soát nội bộ chu trình mua hàng – thanh

toán trƣớc đây ít khi đƣợc các sinh viên chọn lựa. Và tại Công ty Cổ phần Hƣơng

Thủy cũng chỉ mới có một khóa luận nghiên cứu về kiểm soát nội bộ với đề tài “Tìm

hiểu hệ thống kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng – thu tiền tại Công ty Cổ phần

Hương Thủy” (Trần Lê Kỳ Nam, 2013). Chính vì vậy mà tôi mạnh dạn lựa chọn

nghiên cứu đề tài “Kiểm soát nội bộ chu trình mua hàng – thanh toán tại Công ty Cổ

phần Hương Thủy”. Đây là đề tài hoàn toàn mới đƣợc thực hiện tại Công ty Cổ phần

Hƣơng Thủy. Với đề tài này, điểm mới so với các đề tài trƣớc đây đó là nghiên cứu về

chu trình mua hàng – thanh toán sẽ là trọng tâm của bài. Nội dung chính không chỉ đi

sâu tìm hiểu về các thủ tục kiểm soát đƣợc thực hiện trong chu trình mua hàng – thanh

toán, phù hợp theo đặc thù kinh doanh thƣơng mại vật liệu xây dựng tại Công ty Cổ

phần Hƣơng Thủy, mà còn cho ngƣời đọc có đƣợc cái nhìn tổng quan về các yếu tố

cấu thành nên một hệ thống kiểm soát nội bộ hoàn chỉnh trong một chu trình cụ thể

diễn ra nhƣ thế nào ngoài thực thế.

SVTH: Nguyễn Thị Hương Lan – Lớp: K45C Kiểm toán

Khóa luận tốt nghiệp

PHẦN II: NỘI DUNG VÀ KẾT QUẢ NGHIÊN CỨU

CHƢƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI

BỘ CHU TRÌNH MUA HÀNG – THANH TOÁN

1.1 Khái niệm và mục tiêu của hệ thống kiểm soát nội bộ

1.1.1 Khái niệm hệ thống kiểm soát nội bộ

Hiện nay, khái niệm “hệ thống kiểm soát nội” không còn là khái niệm mới mẻ, đã

có nhiều tổ chức và cá nhân nghiên cứu về hệ thống này. Quá trình nhận thức và

nghiên cứu về kiểm soát nội bộ đã dẫn đến sự hình thành các khái niệm khác nhau từ

đơn giản đến phức tạp. Có thể kể đến các khái niệm sau.

“Kiểm soát nội bộ là một quá trình do người quản lý, hội đồng quản trị và các

nhân viên của đơn vị chi phối, nó được thiết lập để cung cấp một sự bảo đảm hợp lý

nhằm thực hiện ba mục tiêu: báo cáo tài chính đáng tin cậy; các luật lệ và quy định

được tuân thủ; hoạt động hữu hiệu và hiệu quả” (Theo COSO - Ủy ban thuộc Hội

đồng quốc gia Hoa Kì về việc chống gian lận về báo cáo tài chính, 1992).

Hay “Hệ thống kiểm soát nội bộ là các qui định và các thủ tục kiểm soát do đơn

vị được kiểm toán xây dựng và áp dụng nhằm bảo đảm cho đơn vị tuân thủ pháp luật

và các qui định, để kiểm tra, kiểm soát, ngăn ngừa và phát hiện gian lận, sai sót; để

lập báo cáo tài chính trung thực và hợp lý; nhằm bảo vệ, quản lý và sử dụng có hiệu

quả tài sản của đơn vị.” (Chuẩn mực kiểm toán Việt Nam số 400 - Đánh giá rủi ro và

kiểm soát nội bộ).

Theo đó, có thể hiểu rằng: Hệ thống kiểm soát nội bộ là một chức năng thƣờng

xuyên của các đơn vị, tổ chức và trên cơ sở xác định rủi ro có thể xảy ra trong từng

khâu công việc để tìm ra biện pháp ngăn chặn nhằm thực hiện có hiệu quả các mục

tiêu đặt ra của đơn vị. Dù là khái niệm của tổ chức nào đƣa ra thì chung quy lại chúng

ta thấy đƣợc rằng: hệ thống kiểm soát nội bộ là một bộ phận không thể thiếu tại một

đơn vị nếu muốn đơn vị đó hoạt động có hiệu quả và tuân thủ các quy định của pháp

SVTH: Nguyễn Thị Hương Lan – Lớp: K45C Kiểm toán

Khóa luận tốt nghiệp

luật cũng nhƣ của đơn vị đã đặt ra; cân bằng đƣợc lợi ích giữa tổ chức và từng cá nhân

trong đơn vị, giữa chủ doanh nghiệp và ngƣời lao động.

1.1.2 Mục tiêu của kiểm soát nội bộ

Theo định nghĩa mà COSO đƣa ra vào năm 1992 về hệ thống kiểm soát nội bộ,

có thể đƣa ra đƣợc ba mục tiêu cụ thể mà hệ thống này theo đuổi nhƣ sau:

- Đối với báo cáo tài chính: Kiểm soát nội bộ phải đảm bảo về tính trung thực và

đáng tin cậy, bởi vì chính ngƣời quản lý đơn vị phải có trách nhiệm lập báo cáo tài

chính phù hợp với chuẩn mực và chế độ kế toán hiện hành.

- Đối với tính tuân thủ: Kiểm soát nội bộ trƣớc hết phải đảm bảo hợp lý việc chấp

hành luật pháp và các quy định. Điều này xuất phát từ trách nhiệm của ngƣời quản lý

đối với những hành vi không tuân thủ trong đơn vị. Bên cạnh đó, kiểm soát nội bộ còn

phải hƣớng mọi thành viên trong đơn vị vào việc tuân thủ các chính sách, quy định nội

bộ của đơn vị, qua đó bảo đảm đạt đƣợc những mục tiêu của đơn vị.

- Đối với mục tiêu sự hữu hiệu và hiệu quả của các hoạt động: Kiểm soát nội bộ

giúp đơn vị bảo vệ và sử dụng hiệu quả các nguồn lực, bảo mật thông tin, nâng cao uy

tín, mở rộng thị phần, thực hiện các chiến lƣợc kinh doanh của đơn vị..v..v..

1.2 Sự cần thiết và nguyên tắc xây dựng hệ thống kiểm soát nội bộ trong

doanh nghiệp

1.2.1 Sự cần thiết phải xây dựng hệ thống kiểm soát nội bộ

Trong môi trƣờng kinh doanh ngày càng năng động, mang tính cạnh tranh cao

việc xây dựng một HTKSNB khoa học và hữu hiệu sao cho phù hợp với quy mô, tính

chất kinh doanh của mỗi doanh nghiệp đang là nhu cầu cấp thiết trong công tác quản

lý. Một hệ thống kiểm soát nội bộ hữu hiệu sẽ là một cánh tay hỗ trợ đắc lực cho Ban

quản trị không chỉ đối với doang nghiệp lớn mà các doanh nghiệp nhỏ cũng không là

ngoại lệ bởi những lý do sau:

- Củng cố nề nếp trong quản lý, khai thác và triển khai các sáng kiến nhằm nâng

cao năng lực quản lý.

SVTH: Nguyễn Thị Hương Lan – Lớp: K45C Kiểm toán

Khóa luận tốt nghiệp

- Bảo vệ tài sản của đơn vị và bảo đảm độ tin cậy của hệ thống thông tin trong

đơn vị.

- Góp phần nâng cao hiệu quả của hoạt động sản xuất kinh doanh.

Theo đó, việc xây dựng HTKSNB là hết sức cần thiết, việc Ban quản trị tại mỗi

doanh nghiệp quan tâm và đầu tƣ đúng mực cho công tác này sẽ giúp cho doanh

nghiệp phát triển bền vững.

1.2.2 Nguyên tắc xây dựng hệ thống kiểm soát nội bộ

Việc xây dựng hệ thống kiểm soát nội bộ phải dựa trên các nguyên tắc sau:

- Các thủ tục kiểm soát đƣợc thiết lập phải dựa trên điều kiện thực tế của mỗi đơn

vị hoạt động. Chỉ có dựa trên thực tế của đơn vị thì các thủ tục kiểm soát mới có thể

phát huy tối đa tác dụng kiểm soát của nó.

- Việc thiết lập các thủ tục kiểm soát phải tuân thủ dựa trên các nguyên tắc phổ

biến nhƣ nguyên tắc phân công phân nhiệm, nguyên tắc bất kiêm nhiệm và nguyên tắc

ủy quyền phê chuẩn.

- Xây dựng hệ thống kiểm soát nội bộ nhằm mục đích nâng cao hiệu quả hoạt

động của đơn vị. Vì thế chi phí để duy trì hệ thống kiểm soát nội bộ phải nhỏ hơn lợi

ích do hệ thống mang lại.

1.3 Các yếu tố cấu thành hệ thống kiểm soát nội bộ

Nói về các yếu tố cấu thành hệ thống kiểm soát nội bộ thì có hai cách phân chia

khác nhau đã đƣợc công bố và chấp nhận rộng rãi. Theo cách phân chia thứ nhất, thì

một hệ thống kiểm soát nội bộ có năm yếu tố bao gồm: (1) Môi trƣờng kiểm soát; (2)

Đánh giá rủi ro; (3) Hoạt động kiểm soát; (4) Thông tin và truyền thông; (5) Giám sát

(COSO - Ủy ban thuộc Hội đồng quốc gia Hoa Kì về việc chống gian lận về báo cáo

tài chính – 1992). Còn theo cách phân chia thứ hai thì HTKSNB đƣợc chia thành bốn

yếu tố chính là: (1) Môi trƣờng kiểm soát; (2) Hệ thống kế toán; (3) Thủ tục kiểm soát;

(4) Bộ phận kiểm toán nội bộ (Nguyễn Quang Quynh, 2012). Dù phân chia theo cách

nào bản chất của HTKSNB vẫn không thay đổi. Do quan điểm phân chia khác nhau

SVTH: Nguyễn Thị Hương Lan – Lớp: K45C Kiểm toán

Khóa luận tốt nghiệp

của từng nhà nghiên cứu nên cấu trúc của HTKSNB có sự khác nhau nhƣng không

mấy đáng kể. Nếu đi sâu vào tìm hiểu, chúng ta có thể thấy đƣợc nhiều nét tƣơng đồng

ngay trong những phần khác nhau của mỗi cách phân chia.

1.3.1 Môi trường kiểm soát

Môi trƣờng kiểm soát bao gồm toàn bộ nhân tố bên trong và bên ngoài đơn vị có

tác động đến việc thiết kế, hoạt động và xử lý dữ liệu của các loại hình kiểm soát nội

bộ. Các nhân tố thuộc môi trƣờng kiểm soát chung chủ yếu liên quan đến quan điểm,

thái độ, nhận thức cũng nhƣ hành động của nhà quản lý trong doanh nghiệp. Các nhân

tố trong môi trƣờng kiểm soát bao gồm:

1.3.1.1 Môi trường bên trong

a) Đặc thù quản lý

Nội dung về vấn đề đặc thù quản lý thực chất muốn đề cập đến quan điểm và

phong cách điều hành của nhà quản lý. Nó quyết định các thủ tục, chính sách kiểm

soát sẽ áp dụng tại đơn vị vì nhà quản lý là ngƣời phê chuẩn các quyết định, chính sách

và thủ tục kiểm soát áp dụng tại đơn vị.

b) Cơ cấu tổ chức

Cơ cấu tổ chức về thực chất đây là sự phân chia trách nhiệm và quyền hạn giữa

các bộ phận trong đơn vị, nó góp phần rất lớn vào việc đạt đƣợc mục tiêu. Nếu cơ cấu

tổ chức hợp lý sẽ góp phần ngăn ngừa các hành vi gian lận, sai sót trong hoạt động tài

chính kế toán và ngƣợc lại. Ví dụ, nếu sắp xếp bộ phận kiểm toán nội bộ trực thuộc

Phòng kế toán, chức năng kiểm tra và đánh giá của kiểm toán nội bộ sẽ không thể phát

huy đƣợc tác dụng.

c) Chính sách nhân sự

Chính sách nhân sự là các chính sách và thủ tục của nhà quản lý liên quan đến

việc tuyển dụng, huấn luyện, bổ nhiệm, đánh giá, sa thải, đề bạt, khen thƣởng và kỷ

luật. Để hiệu quả thì các chính sách nhân sự cần cụ thể và rõ ràng vì đội ngũ nhân viên

là chủ thể trực tiếp thực hiện mọi thủ tục kiểm soát.

SVTH: Nguyễn Thị Hương Lan – Lớp: K45C Kiểm toán

Khóa luận tốt nghiệp

d) Công tác kế hoạch và dự toán

Hệ thống kế hoạch và dự toán bao gồm các kế hoạch sản xuất, tiêu thụ, thu chi

quỹ, đầu tƣ, sữa chữa tài sản cố định, đặc biệt là kế hoạch tài chính. Nếu đƣợc tiến

hành khoa học và nghiêm túc công tác kế hoạch và dự toán là công cụ kiểm soát hữu

hiệu. Chính vì vậy mà các nhà quản lý luôn quan tâm đến tiến độ thực hiện kế hoạch

cũng nhƣ theo những nhân tố ảnh hƣởng đến kế hoạch đã lập nhằm phát hiện những

vấn đề bất thƣờng và xử lý, điều chỉnh kế hoạch kịp thời.

e) Ủy ban kiểm soát

Ủy ban kiểm soát bao gồm những ngƣời trong bộ máy lãnh đạo cao nhất của đơn

vị nhƣng không kiêm nhiệm các chức năng quản lý và những chuyên gia am hiểu về

lĩnh vực kiểm soát. Ủy ban kiểm soát thƣờng có nhiệm vụ và quyền hạn sau:

- Giám sát sự chấp hành luật pháp của công ty.

- Kiểm tra và giám sát công việc của kiểm toán viên nội bộ.

- Giám sát tiến trình lập báo cáo tài chính.

- Dung hòa những bất đồng (nếu có) giữa Ban giám đốc với các kiểm toán viên

bên ngoài.

1.3.1.2 Môi trường bên ngoài

Ngoài các nhân tố bên trong nói trên, môi trƣờng kiểm soát còn bao gồm nhiều

nhân tố bên ngoài nhƣ luật pháp, sự kiểm soát của các cơ quan chức năng, các nhân tố

tự nhiên – xã hội, các nhân tố về phát triển công nghệ..v..v.. Những nhân tố này vƣợt

ra ngoài sự kiểm soát của các nhà quản lý nhƣng nó có ảnh hƣởng rất lớn đến thái độ

của nhà quản lý và nhiều thủ tục kiểm soát cụ thể.

1.3.2 Hệ thống kế toán

Hệ thống thông tin chủ yếu là hệ thống kế toán của một đơn vị bao gồm hệ thống

chứng từ kế toán, hệ thống sổ kế toán, hệ thống tài khoản kế toán và hệ thống bảng

tổng hợp, cân đối kế toán. Trong đó, quá trình lập và luân chuyển chứng từ đóng vai

trò quan trọng trong công tác kiểm soát nội bộ của doanh nghiệp.

SVTH: Nguyễn Thị Hương Lan – Lớp: K45C Kiểm toán

Khóa luận tốt nghiệp

Một hệ thống kế toán hữu hiệu phải đảm bảo các mục tiêu kiểm soát chi tiết sau:

- Tính có thực: cơ cấu kiểm soát không cho phép ghi chép những nghiệp vụ

không có thực vào sổ sách của đơn vị.

- Sự phê chuẩn: bảo đảm mọi nghiệp vụ xảy ra phải đƣợc phê chuẩn hợp lý.

- Tính đầy đủ: bảo đảm việc phản ánh trọn vẹn các nghiệp vụ kinh tế phát sinh.

- Sự đánh giá: bảo đảm không có sai phạm trong việc tính toán các khoản giá và

phí.

- Sự phân loại: bảo đảm các nghiệp vụ đƣợc ghi chép đúng theo sơ đồ tài khoản

và ghi nhận đúng đắn ở các loại sổ kế toán.

- Tính đúng kì: bảo đảm việc ghi sổ các nghiệp vụ phát sinh đƣợc thực hiện kịp

thời theo quy định.

- Quá trình chuyển sổ và tổng hợp chính xác: số liệu kế toán đƣợc ghi vào sổ phụ

phải đƣợc tổng cộng và chuyển sổ đúng đắn, tổng hợp chính xác trên các báo cáo tài

chính của doang nghiệp.

1.3.3 Các thủ tục kiểm soát

1.3.3.1 Khái niệm thủ tục kiểm soát

Nếu ví HTKSNB là một cổ máy thì các thủ tục kiểm soát chính là nguyên liệu

cho cổ máy đó hoạt động. Các thủ tục kiểm soát đƣợc ví von nhƣ vậy không phải là

một hình thức nói quá mà điều này cho thấy vai trò của các thủ tục kiểm soát là rất

quan trọng. Vì một HTKSNB sẽ đƣợc đánh giá là yếu kém nếu xảy ra hai khả năng:

một là, thủ tục kiểm soát không tồn tại; hai là, thủ tục kiểm soát tồn tại nhƣng hoạt

động không hiệu quả. Chúng ta sẽ có cái nhìn cụ thể hơn qua khái niệm về các thủ tục

kiểm soát dƣới đây.

“Thủ tục kiểm soát là những chính sách và thủ tục để đảm bảo cho các chỉ thị

của nhà quản lý được thực hiện. Các chính sách và thủ tục này giúp thực thi những

hành động với mục đích chính là giúp kiểm soát các rủi ro mà đơn vị đang hay có thể

gặp phải” (Vũ Hữu Đức, 2012).

SVTH: Nguyễn Thị Hương Lan – Lớp: K45C Kiểm toán

Khóa luận tốt nghiệp

1.3.3.2 Nguyên tắc xây dựng thủ tục kiểm soát

Để kiểm soát đƣợc các rủi ro mà đơn vị đang hay có thể gặp phải thì các thủ tục

kiểm soát phải đƣợc xây dựng trên cơ sở ba nguyên tắc cơ bản:

a) Nguyên tắc phân công phân nhiệm

Theo nguyên tắc này, trách nhiệm và công việc cần đƣợc phân chia cụ thể cho

nhiều bộ phận và cho nhiều ngƣời trong bộ phận. Việc phân công phân nhiệm rõ ràng

tạo sự chuyên môn hóa trong công việc, sai sót ít xảy ra và khi xảy ra thƣờng dễ phát

hiện.

b) Nguyên tắc bất kiêm nhiệm

Nguyên tắc này quy định sự cách ly thích hợp về trách nhiệm trong các nghiệp

vụ có liên quan nhằm ngăn ngừa các sai phạm và hành vi lạm dụng quyền hạn. Theo

đó, một cá nhân hay tổ chức không thể kiêm nhiệm hai trong số bốn chức năng sau: (1)

Phê duyệt, (2) Thực hiện, (3) Ghi chép, (4) Bảo quản tài sản. Ví dụ, trong tổ chức nhân

sự không thể bố trí kiêm nhiệm việc phê duyệt và thực hiện hay việc kiêm nhiệm ghi

sổ và bảo quản tài sản đƣợc.

c) Nguyên tắc ủy quyền và phê chuẩn

Theo sự ủy quyền của các nhà quản lý, các cấp dƣới đƣợc giao cho quyết định và

giải quyết một số công việc trong phạm vi nhất định. Quá trình ủy quyền đƣợc tiếp tục

mở rộng xuống các cấp thấp hơn tạo nên một hệ thống phân chia trách nhiệm và quyền

hạn mà vẫn không làm mất tính tập trung của doanh nghiệp.

Để tuân thủ tốt các quá trình kiểm soát, mọi nghiệp vụ kinh tế phải đƣợc phê

chuẩn đúng đắn, qua 2 loại:

- Phê chuẩn chung: thực hiện thông qua việc xây dựng các chính sách chung về

những mặt hoạt động cụ thể cho các cán bộ cấp dƣới tuân thủ. Ví dụ: xây dựng và phê

chuẩn hạn mức tín dụng cho khách hàng..v..v..

- Phê chuẩn cụ thể: đƣợc thực hiện theo từng nghiệp vụ kinh tế riêng.

SVTH: Nguyễn Thị Hương Lan – Lớp: K45C Kiểm toán

Khóa luận tốt nghiệp

1.3.3.3 Các loại thủ tục kiểm soát

Một HTKSNB muốn hoạt động có hiệu quả thƣờng phải kết hợp nhiều loại thủ

tục kiểm soát với nhau. Và dƣới đây là một số hoạt động kiểm soát chủ yếu trong đơn

vị:

- Phân chia trách nhiệm đầy đủ: Là không cho phép một thành viên nào đƣợc

giải quyết mọi mặt của nghiệp vụ từ khi hình thành cho đến khi kết thúc. Một cá nhân

không thể kiêm nhiệm 2 trong 4 chức năng sau khi tổ chức thực hiện 1 hoạt động: thực

hiện, ghi chép, thực hiện, bảo quản tài sản.

- Ủy quyền và xét duyệt: Các nhà quản lý thƣờng có chính sách trao quyền cho

cấp dƣới trong một phạm vi nhất định để công tác giám sát, quản lý đƣợc thực hiện

một cách có hiệu quả. Bên cạnh đó, để tuân thủ tốt các quá trình kiểm soát, mọi nghiệp

vụ kinh tế phải đƣợc phê chuẩn đúng đắn.

- Kiểm tra độc lập việc thực hiện: Là việc kiểm tra đƣợc tiến hành bởi các cá

nhân (hoặc bộ phận) khác với cá nhân (hoặc bộ phận) đang thực hiện nhiêm vụ.

- Thiết kế và sử dụng các chứng từ và sổ phù hợp: Việc kiểm soát hệ thống chứng

từ, sổ sách phải chú ý những vấn đề sau đây: tất cả các hoạt động thực hiên đều có

chứng từ phản ánh, đánh số trƣớc các chứng từ, cần thiết kế đơn giản rõ ràng, tổ chức

luân chuyển chứng từ khoa học và kịp thời, xác định đƣợc trách nhiệm của các cá nhân

tham gia hoạt động trên chứng từ,..v..v..

- Bảo đảm an toàn cho tài sản vật chất và thông tin: Bao gồm an toàn về mặt vật

lý và quy trách nhiệm vật chất cho các cá nhân có liên quan. An toàn về mặt vật lý

thƣờng bao gồm các thủ tục kiểm soát nhƣ: hạn chế sự tiếp cận tài sản, thông tin truy

cập, kiểm kê tài sản,..v...v...

- Phân tích rà roát: Hoạt động này chính là xem xét lại những việc đã thực hiện

thông qua các hệ thống báo cáo hoạt động, tình trạng. Từ đó đánh giá việc thực hiện

hoạt động và nhận dạng các biến động bất thƣờng để có biện pháp xử lý kịp thời.

SVTH: Nguyễn Thị Hương Lan – Lớp: K45C Kiểm toán

Khóa luận tốt nghiệp

- Kiểm soát chung và kiểm soát ứng dụng: Hai loại kiểm soát này thƣờng đƣợc sử

dụng bằng các thủ tục cụ thể nhằm hạn chế các rủi ro mới phát sinh do đặc điểm của

môi trƣờng xử lý thông tin bằng điện tử.

1.3.4 Bộ phận kiểm toán nội bộ

“Kiểm toán nội bộ là một bộ phận độc lập được thiết lập trong đơn vị nhằm

tiến hành công việc kiểm tra và đánh giá các hoạt động phục vụ yêu cầu quản trị nội

bộ đơn vị” (Nguyễn Quang Quynh, 2012).

Để bộ phận kiểm toán nội bộ phát huy đƣợc tác dụng thì nó phải đƣợc xây dựng

trên cơ sở các nguyên tắc sau:

 Về tổ chức: Bộ phận kiểm toán nội bộ phải trực thuộc một cấp cao đủ để

không giới hạn phạm vi hoạt động của nó (Chủ tịch HĐQT, GĐ…). Phải đƣợc giao

một quyền hạn tƣơng đối rộng rãi. Hoạt động phải tƣơng đối độc lập với phòng kế toán

và các bộ phận hoạt động đƣợc kiểm tra.

 Về nhân sự: Phải tuyển chọn những nhân viên có năng lực chuyên môn và đạo

đức nghề nghiệp phù hợp với các quy định hiện hành.

1.4 Những hạn chế tiềm tàng của hệ thống kiểm soát nội bộ

Mỗi một HTKSNB dù đƣợc thiết kế hoàn hảo đến đâu cũng không thể ngăn ngừa

hay phát hiện mọi sai phạm có thể xảy ra, đó là những hạn chế cố hữu của một

HTKSNB. Theo đó, Chuẩn mực kiểm toán quốc tế ISA 400 – Đánh giá rủi ro và kiểm

soát nội bộ những hạn chế đó đƣợc xác định nhƣ sau:

- BGĐ thƣờng yêu cầu chi phí cho HTKSNB không vƣợt quá những lợi ích mà

hệ thống đó mang lại.

- Phần lớn công tác kiểm tra nội bộ thƣờng tác động đến những nghiệp vụ lặp đi

lặp lại mà không tác động đến những nghiệp vụ bất thƣờng.

- Sai sót bởi con ngƣời, xuất phát từ sự thiếu chú ý, đãng trí, sai sót về xét đoán

hoặc do không hiểu rõ yêu cầu công việc.

SVTH: Nguyễn Thị Hương Lan – Lớp: K45C Kiểm toán

Khóa luận tốt nghiệp

- Khả năng vƣợt tầm kiểm soát của HTKSNB do có sự thông đồng của một

ngƣời trong BGĐ hay một nhân viên với những ngƣời khác ở trong hay ngoài đơn vị.

- Khả năng những ngƣời chịu trách nhiệm thực hiện kiểm soát nội bộ lạm dụng

đặc quyền của mình.

- Do có sự biến động tình hình, các thủ tục kiểm soát có khả năng bị lạc hậu nên

không đƣợc áp dụng hoặc bị vi phạm.

1.5 Khái quát về chu trình mua hàng – thanh toán

1.5.1 Khái niệm về chu trình mua hàng – thanh toán

“Chu trình mua hàng – thanh toán hay còn gọi là chu trình chi phí là chu trình

liên quan đến các hoạt động mua hàng và thanh toán với người bán. Nó bao gồm một

chuỗi hoạt động chính là: Nhận yêu cầu trong nội bộ, tìm kiếm và đặt hàng với nhà

cung cấp; Nhận và bảo quản hàng mua; Ghi nhận công nợ phải trả; Thanh toán cho

người bán về hàng mua” (Thái Phúc Huy, 2012).

1.5.2 Các đối tượng liên quan đến chu trình mua hàng – thanh toán

Chu trình mua hàng – thanh toán giao tiếp với đối tƣợng bên ngoài là các bộ

phận chức năng hoặc hệ thống liên quan sau:

- Hệ thống kiểm soát hàng tồn kho, chu trình doang thu, chu trình sản xuất và các

bộ phận khác trong doanh nghiệp xác định cấc yêu cầu bổ sung hàng và nhận các yêu

cầu hàng khi mua về. Chính vì vậy mà các bộ phận này giao tiếp với chu trình mua

hàng – thanh toán thông qua các thông tin về yêu cầu mua hàng và thông tin về việc

nhận hàng mua về.

- Nhà cung cấp hàng đƣợc yêu cầu. Chu trình mua hàng – thanh toán giao tiếp

với nhà cung cấp thông qua thông tin đặt hàng và thanh toán tiền.

- Hệ thống sổ sách và báo cáo về hoạt động mua hàng – thanh toán từ chu trình

mua hàng – thanh toán.

Để dễ hình dung thì các hoạt động, sự tƣơng tác giữa chu trình mua hàng – thanh

toán với các đối tƣợng liên quan sẽ đƣợc thể hiện qua sơ đồ dƣới đây.

SVTH: Nguyễn Thị Hương Lan – Lớp: K45C Kiểm toán

Thông tin đặt hàng

Khóa luận tốt nghiệp

Yêu cầu mua hàng

Đặt hàng

1.0

Bộ phận có nhu cầu

Kho hàng Nhà cung cấp

Hàng và thông tin giao hàng

Hàng và thông tin nhập kho

2.0

Thông tin nhập kho

Thông tin bán hàng hoàn thành – hóa đơn

Nhận và bảo quản HH

Đề nghị thanh toán

4.0

Thanh toán

3.0

Mua hàng và công nợ

Chấp nhận hóa đơn và theo dõi công nợ

HT sổ cái và báo cáo

Sơ đồ 1.1: Dòng dữ liệu cấp 1 chu trình mua hàng – thanh toán

1.5.3 Các hoạt động trong chu trình mua hàng – thanh toán

Chu trình mua hàng và thanh toán gồm các quyết định và các quá trình cần thiết

để có hàng hóa, dịch vụ cho quá trình hoạt động của doanh nghiệp. Chu trình thƣờng

đƣợc bắt đầu bằng sự khởi xƣớng của một đơn đặt mua của một ngƣời có trách nhiệm

cần hàng hóa hay dịch vụ đó và kết thúc bằng việc thanh toán cho nhà cung cấp về

hàng hóa hay dịch vụ nhận đƣợc.

Hoạt động trong chu trình mua hàng - thanh toán gồm có bốn hoạt động cơ bản:

(1) Nhận yêu cầu mua hàng hoặc dịch vụ từ các bộ phận có yêu cầu, tìm kiếm ngƣời

cung cấp phù hợp và đặt hàng (để tiện theo dõi trong các phần sau của luận văn thì

hoạt động này đƣợc gọi ngắn gọn là Đặt hàng), (2) Nhận hàng, (3) Ghi nhận nợ phải

trả, (4) Thanh toán. Các nội dung cụ thể của từng hoạt động nhƣ sau.

SVTH: Nguyễn Thị Hương Lan – Lớp: K45C Kiểm toán

Khóa luận tốt nghiệp

1.5.3.1 Hoạt động đặt hàng

Đầu tiên, khi nhận đƣợc các yêu cầu mua hàng từ các bộ phận có liên quan đối

với chu trình mua hàng – thanh toán (các yêu cầu này có thể là về nguyên vật liệu,

hàng hóa hay các tài sản cố định, vật dụng văn phòng) thì bộ phận có trách nhiệm phải

tiến hàng kiểm tra xem yêu cầu mua hàng này đã phù hợp với thực tế cần sử dụng của

các bộ phận gửi yêu cầu.

Khi mà các yêu cầu này đã đƣợc xem xét và phê duyệt, bộ phận mua hàng sẽ tiến

hành tìm kiếm nhà cung cấp với các tiêu chí nhƣ: giá cả hàng hợp lý, chất lƣợng hàng

tốt theo yêu cầu, giao hàng kịp thời và tính tin cậy của ngƣời bán. Sau khi đã lựa chọn

đƣợc nhà cung cấp, bộ phận mua hàng sẽ lập đơn đặt hàng gửi hàng cung cấp và chờ

đợi xác nhận bán hàng của nhà cung cấp để đƣa ra các quyết định tiếp theo.

1.5.3.2 Hoạt động nhận hàng

Đến ngày giao hàng bộ phận nhận hàng sẽ tiến hành nhận hàng từ ngƣời bán. Lúc

này, bộ phận nhận hàng thực hiện hai công việc cơ bản: (1) Đối chiếu hàng giao so với

đơn đặt hàng và chấp nhận giao hàng, (2) Chuyển hàng đến nơi bảo quản hay sử dụng.

Sau khi đối chiếu hàng giao so với đơn đặt hàng nếu thấy phù hợp về mặt hàng,

chất lƣợng và số lƣợng thì hàng sẽ đƣợc chấp nhận và chuyển giao cho thủ kho hoặc

bộ phận sử dụng trực tiếp theo nhƣ yêu cầu ban đầu.

Bộ phận nhận hàng và nơi bảo quản hàng có nhiệm vụ ghi nhận và thông báo tất

cả thông tin nhận hàng này cho các bộ phận liên quan.

Có một điểm cần chú ý trong hoạt động nhận hàng là việc điều chỉnh quá trình

mua hàng do hàng không đạt yêu cầu về chất lƣợng hoặc sai lệch về số lƣợng. Nếu

trƣờng hợp này xảy ra thì giữa bên bán và đơn vị sẽ đƣa ra những quyết định phù hợp

theo hợp đồng hay thỏa thuận để xử lý tùy theo từng trƣờng hợp cụ thể nhƣ giảm giá

hàng mua, hàng bán bị trả lại,..v..v..

SVTH: Nguyễn Thị Hương Lan – Lớp: K45C Kiểm toán

Khóa luận tốt nghiệp

1.5.3.3 Hoạt động chấp nhận hóa đơn và ghi nhận nợ phải trả

Khi nhận đƣợc hóa đơn của bên bán thì kế toán phải trả phải đối chiếu, so sánh

hóa đơn với các thông tin về đặt hàng và nhận hàng nhƣ đơn đặt hàng đã phê duyệt,

biên bản kiểm nhận đã đƣợc phê duyệt, phiếu nhập kho (nếu có) hay bảng kê chi phí.

Nếu các thông tin trên là phù hợp, đầy đủ, chính xác thì kế toán phải trả sẽ tiến hành

ghi nhận nợ phải trả chi tiết theo ngƣời bán.

1.5.3.4 Hoạt động thanh toán

Tới hạn thanh toán, kế toán phả trả sẽ chuyển toàn bộ hồ sơ mua hàng cũng nhƣ

đề nghị thanh toán cho ban giám đốc xét duyệt thanh toán. Sau khi việc xét duyệt

thanh toán đã đƣợc thực hiện thì sẽ tiến hành lập chứng từ thanh toán nhƣ phiếu chi

hay ủy nhiệm chi. Dựa vào thông tin thanh toán tiền đƣợc xác nhận thì kế toán phải trả

sẽ ghi giảm nợ phải trả chi tiết theo ngƣời bán.

1.6 Kiểm soát nội bộ chu trình mua hàng – thanh toán trong doanh nghiệp

1.6.1 Mục tiêu kiểm soát nội bộ chu trình mua hàng – thanh toán

Chu trình kinh doanh nói chung và chu trình mua hàng – thanh toán nói riêng

muốn hoạt động hiệu quả, hiệu năng và kinh tế thì hệ thống kiểm soát nội bộ của chu

trình đó phải đảm bảo đƣợc các mục tiêu kiểm soát sau:

- Thu thập và xử lý các dữ liệu hoạt động kinh doanh đƣợc xét duyệt đầy đủ,

đúng đắn.

- Các hoạt động đƣợc xét duyệt đầy đủ này thực sự xảy ra.

- Tất cả các hoạt động thực sự xảy ra đƣợc ghi chép đầy đủ, chính xác.

- An toàn cho tất cả các tài sản, thông tin.

- Cung cấp thông tin đầy đủ, chính xác để ngƣời quản lý kiểm soát các hoạt động

bộ phận chức năng và đảm bảo các hoạt động kinh doanh hiệu quả và hiệu năng.

SVTH: Nguyễn Thị Hương Lan – Lớp: K45C Kiểm toán

Khóa luận tốt nghiệp

1.6.2 Các thủ tục kiểm soát nội bộ chu trình mua hàng – thanh toán

Các thủ tục kiểm soát nội bộ đối với một chu trình đƣợc thiết kế nhằm hạn chế

các rủi ro có thể gặp phải trong các giai đoạn của chu trình đó để đạt đƣợc các mục

tiêu cụ thể. Và các thủ tục kiểm soát thƣờng đƣợc sử dụng trong chu trình mua hàng –

thanh toán đƣợc mô tả trong bảng dƣới đây.

Bảng 1.1: Kiểm soát hoạt động chu trình mua hàng – thanh toán

Hoạt động Mục tiêu kiểm

Rủi ro

Các thủ tục kiểm soát

soát

Đối tƣợng yêu cầu hàng

Sử dụng các công cụ tính

Đặt hàng Đáp ứng đúng, kịp

thời các yêu cầu

không hợp lệ.

toán để xác định đúng nhu

mua hàng.

Hàng hóa yêu cầu

cầu.

Chi phí mua hàng

không đúng, không xuất

Đặt hàng dựa trên yêu cầu

thấp nhất

phát từ nhu cầu thực tế.

mua hàng đƣợc kiểm tra.

Đặt hàng thừa hoặc

Xây dựng và cập nhật danh

thiếu so với yêu cầu.

mục giá các mặt hàng mua

Mua hàng với chất

thƣờng xuyên.

lƣợng không đảm bảo

Xây dựng quy trình chọn lựa

hoặc giá mua không

ngƣời bán và đặt hàng phù

tƣơng xứng với chất

hợp; quy trình đấu thầu và

lƣợng hàng do đặt hàng

lựa chọn ngƣời bán.

từ các ngƣời bán không

Xây dựng quy trình xét

hợp lệ, không đủ khả

duyệt đặt hàng.

năng.

Xây dựng và cập nhật

Đặt hàng sai mặt hàng,

thƣờng xuyên danh sách

số lƣợng, không đúng

ngƣời bán đƣợc chấp thuận.

thời gian, địa điểm cần

Ƣu tiên chọn ngƣời bán

thiết.

trong danh sách này.

Chỉ nhận những

Nhận những mặt hàng

Phân chia trách nhiệm ngƣời

Nhận và

hàng hóa đã đặt

không đặt mua.

mua hàng và nhận hàng và

bảo quản

hàng.

Mất hàng hóa.

kho hàng.

hàng

SVTH: Nguyễn Thị Hương Lan – Lớp: K45C Kiểm toán

Khóa luận tốt nghiệp

Hoạt động Mục tiêu kiểm

Rủi ro

Các thủ tục kiểm soát

soát

An toàn tránh mất

Nhận hàng không đúng

Kiểm tra đối chiếu hàng

hàng.

thời gian, địa điểm.

nhận với đơn đặt hàng:

chủng loại, số lƣợng, chất

lƣợng, thời gian giao hàng.

Lập chứng từ nhận hàng, nhập

kho hàng, bảng kê chi phí.

Cả bộ phận nhận hàng và

kho hàng cùng tham gia

đếm, kiểm hàng.

Lập kế hoạch nhắc nhở, đúc

thúc ngƣời bán giao hàng

đúng hẹn, địa điểm.

Chỉ chấp nhận

Chấp nhận hóa đơn

Phân chia trách nhiệm giữa

Chấp nhận

thanh toán cho

khống dẫn đến thanh

kế toán phải trả, ngƣời mua

hóa đơn và

những hàng thực sự

toán cho những hàng

hàng và thủ quỹ.

theo dõi nợ

mua, thực sự nhận.

hóa, dịch vụ không

Kiểm tra hình thức và các

phải trả

Theo dõi để thanh

nhận.

tính toán trên hóa đơn.

toán kịp thời cho

Mất các khoản ƣu đãi

Đối chiếu thông tin hóa đơn

ngƣời bán nhằm

do thanh toán không kịp

với các thông tin đặt hàng và

đƣợc hƣởng các ƣu

thời.

nhận hàng.

đãi phù hợp.

Ghi dữ liệu công nợ và

Lập kế hoạch thanh toán và

Ghi nhận chính xác,

thanh toán sai sót, nhầm

ghi chép, lƣu trữ hóa đơn

kịp thời công nợ.

lẫn.

theo ngày cần thanh toán.

Đối chiếu sổ chi tiết và tổng

hợp về công nợ ngƣời bán.

Định kì lập đối chiếu công

nợ và đối chiếu từng ngƣời

bán.

Thanh toán nhiều lần

Phân chia trách nhiệm giữa

Thanh toán Thanh toán đúng,

đủ, kịp thời cho hóa

cho một hóa đơn.

thủ quỹ hoặc ngƣời lập séc

SVTH: Nguyễn Thị Hương Lan – Lớp: K45C Kiểm toán

Khóa luận tốt nghiệp

Hoạt động Mục tiêu kiểm

Rủi ro

Các thủ tục kiểm soát

soát

đơn đƣợc chấp

Thanh toán với số tiền

thanh toán với ngƣời đối

nhận.

không chính xác.

chiếu ngân hàng.

An toàn tiền thanh

Thanh toán không kịp

Lập thủ tục xét duyệt thanh

toán.

thời.

toán dựa trên bộ chứng từ

Thất thoát tiền.

gốc mua hàng, nhận hàng và

đặt hàng.

Đánh dấu trên hóa đơn mua

hàng đã thanh toán.

Tăng cƣờng thanh toán qua

ngân hàng.

Đối chiếu thƣờng xuyên với

ngân hàng.

1.6.3 Tổ chức thông tin phục vụ kiểm soát chu trình mua hàng – thanh toán

1.6.3.1 Tổ chức hệ thống chứng từ

Chứng từ kế toán tại một đơn vị nói chung và một đơn vị kinh doanh nói riêng là

một phần hết sức quan trọng trong quá trình hoạt động và quản lý. Nó là bằng chứng

chứng minh tính có thật của các nghiệp vụ tài chính phát sinh, mỗi nghiệp vụ xảy ra

chỉ đƣợc lập chứng từ một lần duy nhất. Chính vì tính chất quan trọng của chứng từ kế

toán nên việc lập, luân chuyển và lữu trữ chúng phải tuân theo quy định của pháp luật

cũng nhƣ các quy định mà doanh nghiệp đã đề ra.

Trong chu trình mua hàng – thanh toán, các chứng từ thƣờng đƣợc lập, sử dụng

trong mỗi hoạt động nhƣ sau:

a) Hoạt động đặt hàng

- Yêu cầu mua hàng.

- Đơn đặt hàng.

- Hợp đồng mua bán.

SVTH: Nguyễn Thị Hương Lan – Lớp: K45C Kiểm toán

Khóa luận tốt nghiệp

b) Hoạt động nhận hàng

- Phiếu giao hàng hay phiếu đóng gói (do ngƣời bán hoặc đơn vị vận tải phát

hành).

- Biên bản kiểm nhận hàng hóa hay phiếu nhận hàng.

- Phiếu nhập kho hay bảng kê chi phí (đối với hàng hóa không đƣa về nhập kho

mà đƣợc đƣa ngay tới nơi sử dụng).

c) Chấp nhận hóa đơn và ghi nhận nợ phải trả

- Hóa đơn mua hàng (do ngƣời bán phát hành).

d) Thanh toán

- Phiếu chi.

- SEC thanh toán.

Ngoài ra, còn có các chứng từ liên quan khác. Và để đảm bảo tính chính xác về

mặt thông tin trên các chứng từ cũng nhƣ quản lý tài sản của đơn vị thì tại mỗi hoạt

động luôn tiến hành sử dụng các chứng từ đã đƣợc lập ở các hoạt động trƣớc đó để

kiểm tra, đối chiếu.

1.6.3.2 Tổ chức hệ thống tài khoản và sổ sách kế toán

Từ những chứng từ kế toán ban đầu, kế toán sẽ phân loại chứng từ theo từng nội

dung kinh tế từ đó phản ánh vào sổ kế toán liên quan thông qua hệ thống tài khoản.

Tùy thuộc vào mục đích của việc theo dõi nội dung của các nghiệp vụ kinh tế mà kế

toán sẽ mở các tài khoản và các sổ kế toán chi tiết cho từng đối tƣợng cụ thể. Đối với

các loại sổ kế toán tổng hợp thì phụ thuộc vào hình thức kế toán mà đơn vị đang sử

dụng.

a) Các tài khoản kế toán thường hay sử dụng trong chu trình mua hàng –

thanh toán

- Tài khoản vốn bằng tiền bao gồm: 111 (tiền mặt), 112 (tiền gửi ngân hàng).

- Tài khoản thuế GTGT đầu vào đƣợc khấu trừ: 133.

SVTH: Nguyễn Thị Hương Lan – Lớp: K45C Kiểm toán

Khóa luận tốt nghiệp

- Tài khoản hàng tồn kho bao gồm: 151 (hàng mua đang đi đƣờng), 152 (nguyên

vật liệu), 153 (công cụ, dụng cụ), 156 (hàng hóa).

- Tài khoản phải trả ngƣời bán: 331.

- Các tài khoản liên quan khác.

b) Các loại sổ sách kế toán sử dụng trong chu trình mua hàng – thanh toán

 Đối với các loại sổ kế toán chi tiết, thông thƣờng sẽ bao gồm các loại sau:

- Sổ quỹ tiền mặt, tiền gửi ngân hàng.

- Sổ chi tiết vật liệu, dụng cụ, hàng hóa.

- Bảng tổng hợp chi tiết vật liệu, dụng cụ, hàng hóa.

- Thẻ kho (sổ kho).

- Sổ theo dõi thuế GTGT đầu vào đƣợc khấu trừ.

- Sổ chi tiết theo dõi nợ phải trả.

- Các loại sổ chi tiết khác theo yêu cầu quản lý của doanh nghiệp.

 Đối với các loại sổ kế toán tổng hợp thì tùy thuộc vào hình thức kế toán sẽ có

những loại sổ phù hợp. Ví dụ nhƣ đối với hình thức Nhật kí – Chứng từ các loại sổ

tổng hợp gồm có sổ Nhật kí – Chứng từ, Bảng kê, Sổ cái.

1.6.3.3 Tổ chức hệ thống báo cáo của chu trình mua hàng – thanh toán

Thông thƣờng các thông tin giúp cho các nhà quản lý doanh nghiệp giám sát,

kiểm tra hoạt động tại đơn vị mình sẽ đƣợc cung cấp qua hai loại báo cáo. Đó là báo

cáo hoạt động kinh doanh và báo cáo các đối tƣợng, nguồn lực liên quan. Và mỗi loại

báo cáo lại có những cách phân loại khác nhau. Đối với chu trình mua hàng – thanh

toán, các báo cáo đó cụ thể sẽ bao gồm.

a) Báo cáo hoạt động kinh doanh

- Nếu tổng hợp các nghiệp vụ của từng hoạt động trong chu trình thì sẽ có các

báo cáo nhƣ : Bảng kê đơn đặt hàng, mua hàng, nhập kho, thanh toán.

SVTH: Nguyễn Thị Hương Lan – Lớp: K45C Kiểm toán

Khóa luận tốt nghiệp

- Nếu phân tích các hoạt động theo đối tƣợng/nguồn lực liên quan thì sẽ có các

báo cáo nhƣ: Báo cáo phân tích mua hàng theo nhà cung cấp, Báo cáo phân tích số

lƣợng đặt hàng theo từng nhân viên mua hàng, Báo cáo phân tích hoạt động mua hàng

theo từng mặt hàng,..v...v...

b) Báo cáo các đối tượng, nguồn lực tham gia

- Báo cáo theo đối tƣợng, nguồn lực sử dụng sẽ có các báo cáo nhƣ: Báo cáo

danh mục hàng hóa, danh mục ngƣời bán.

- Báo cáo theo tình trạng các đối tƣợng, nguồn lực sẽ có các báo cáo nhƣ: Báo

cáo tình hình hàng tồn kho, Báo cáo ngƣời bán, Báo cáo phân tích tuổi nợ, Báo cáo

yêu cầu tiền cho thanh toán.

SVTH: Nguyễn Thị Hương Lan – Lớp: K45C Kiểm toán

Khóa luận tốt nghiệp

CHƢƠNG 2: THỰC TRẠNG HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ

CHU TRÌNH MUA HÀNG – THANH TOÁN TẠI CÔNG TY

CỔ PHẦN HƢƠNG THỦY

2.1 Giới thiệu khái quát về Công ty cổ phần Hƣơng Thủy

2.1.1 Tóm lược lịch sử hình thành và phát triển

2.1.1.1 Lịch sử hình thành

Trƣớc năm 1992, trên địa bàn Huyện Hƣơng Thuỷ có hai công ty làm nhiệm vụ

kinh doanh thƣơng mại đó là Công ty Thƣơng Nghiệp và Công ty Vật tƣ Tổng hợp

Huyện Hƣơng Thủy. Hai công ty này có nhiều mặt hàng kinh doanh trùng nhau nhƣ

kinh doanh xăng dầu và các mặt hàng tạp hóa khác. Điều này làm giảm hiệu quả kinh

doanh do hai công ty cùng cạnh tranh nhau trên một địa bàn.

Nhận thấy đƣợc mặt tồn tại này thƣờng vụ Huyện ủy và UBND Huyện Hƣơng

Thủy đã chủ trƣơng sát nhập hai công ty trên thành Công ty Thƣơng mại tổng hợp

Hƣơng Thủy theo quyết định số 189/QĐ-UB ngày 14/8/1992 của UBND Huyện

Hƣơng Thủy. Một mặt để tập trung đƣợc vấn đề kinh doanh, tập trung sự lãnh đạo, chỉ

đạo kinh doanh trên một địa bàn vào một đầu mối thống nhất. Từ đó mở rộng đƣợc

mạng lƣới kinh doanh, cạnh tranh có hiệu quả với các thành phần khác, ổn định giá cả

các mặt hàng thiết yếu, phục vụ tốt nhu cầu sản xuất và đời sống của nhân dân trên địa

bàn. Mặt khác nhằm thực hiện theo chủ trƣơng của Nhà nƣớc cắt giảm một số đơn vị

làm ăn không có hiệu quả. Ngày 10/11/1992 Công ty đƣợc UBND Tỉnh thành lập

doanh nghiệp nhà nƣớc theo quyết định số 1701/QĐ-UB của UBND tỉnh Thừa Thiên

Huế.

Đến tháng 9/2002 Công ty đƣợc cổ phần hóa theo quyết định của UBND Tỉnh

phê duyệt hồ sơ xin giao Công ty Thƣơng mại tổng hợp Hƣơng Thủy cho tập thể

ngƣời lao động tại doanh nghiệp số 2160/ QĐ-UB ngày 26/8/2002 và đổi tên thành

Công ty Cổ phần Thƣơng mại tổng hợp Hƣơng Thủy.

SVTH: Nguyễn Thị Hương Lan – Lớp: K45C Kiểm toán

Khóa luận tốt nghiệp

Đến ngày 22/10/2006, Công ty Cổ phần Thƣơng mại tổng hợp Hƣơng Thủy đƣợc

đổi tên thành Công ty Cổ phần Hƣơng Thủy theo quyết định của UBND Tỉnh Thừa

Thiên Huế và giữ tên này cho đến nay.

Số điện thoại : 054 3862264 – 3861230 – 3863084.

Mã số thuế : 3300348587.

Hình thức sử dụng vốn : Cổ phần.

Trụ sở : 1006 Nguyễn Tất Thành – Hƣơng Thủy – Thừa Thiên Huế.

2.1.1.2 Quá trình phát triển của công ty

Qua một thời gian hoạt động Công ty đã dần ổn định và khảng định vị thế của

mình trên thị trƣờng trong và ngoài tỉnh.

Giai đoạn từ năm 1992 – 1995: Đây là giai đoạn Công ty mới thành lập và bƣớc

đầu đi vào hoạt động. Tình hình Công ty gặp nhiều là điều không thể tránh khỏi,

nguồn vốn kinh doanh ít, chủ yếu kinh doanh bằng nguồn vốn vay ngân hàng. Trong

đó, còn có một phần vốn là hàng hóa tồn kho của hai Công ty để lại. Các ngành hàng

chủ yếu của Công ty là: thực phẩm, vật tƣ nông nghiệp, vật tƣ xây dựng, sắt thép.

Đến năm 2001: Qua 5 năm hoạt động, Công ty đã cắt giảm những ngành hàng

làm ăn kém hiệu quả nhƣ thực phẩm để tập trung nguồn vốn vào kinh doanh vật liệu

xây dựng, sắt thép và đầu tƣ cho việc kinh doanh thêm mặt hàng mới là xăng dầu.

Bƣớc đầu mặt hàng mới này đã đem lại cho Công ty một kết quả đáng khích lệ, doanh

thu đạt đƣợc của măt hàng này trong 4 tháng cuối năm 2001 là hơn 7,5 tỷ đồng và là

mặt hàng có mức doanh thu trung bình cao nhất.

Ngày 26/08/2002 Công ty đƣợc cổ phần hóa theo quy định số 2160/QĐ – UB của

UBND Tỉnh Thừa Thiên Huế. Đến lúc này, ban lãnh đạo Công ty đã mạnh dạn xác

định phƣơng hƣớng kinh doanh, lấy mặt hàng xăng dầu làm chủ chốt trong kinh

doanh, từng bƣớc cũng cố Công ty, mở rộng địa bàn kinh doanh, nêu cao ý thức “Tự

cứu mình, không trông chờ ỷ lại cấp trên”. Qua một thời gian hoạt động, hiện tại các

mặt hàng của Công ty đã có chỗ đứng trên thị trƣờng, giữ đƣợc mối quan hệ uy tín với

SVTH: Nguyễn Thị Hương Lan – Lớp: K45C Kiểm toán

Khóa luận tốt nghiệp

khách hàng, mở rộng thêm mạng lƣới kinh doanh trải khắp trên địa bàn các huyện

trong tỉnh và các tỉnh lân cận. Có thể kể đến các cơ sở kinh doanh nhƣ sau:

- Cửa hàng kinh doanh vật liệu xây dựng Thủy Phù – xã Thủy Phù.

- Cây xăng dầy 3 sao xã Thủy Phƣơng.

- Cửa hàng vật liệu trung tâm Phú Bài, thị xã Hƣơng Thủy.

- Cây xăng dầu trung tâm Phú Bài, thị xã Hƣơng Thủy.

- Cửa hàng vật liệu Thanh Lam – Thủy Phƣơng.

- Cây xăng dầu Thanh Lam – Thủy Phƣơng.

- Xƣởng Huế Tôn – Thủy Phƣơng.

- Xƣởng cán tôn Tứ Hạ.

- Xƣởng cán tôn A Lƣới.

Để ngày càng hoàn thiện hơn trong lĩnh vực kinh doanh, tạo thêm công ăn việc

làm cho công nhân, Ban lãnh đạo Công ty đã mạnh dạn thành lập bốn Công ty con là:

- Công ty TNHH 1 thành viên Bách Việt: trụ sở đóng tại Phƣờng Thủy Phƣơng,

Thị xã Hƣơng Thủy, Thừa Thiên Huế.

- Công ty TNHH Việt Nhật: trụ sở đóng tại Thôn Hải Cát, Xã Hƣơng Thọ, Thị xã

Hƣơng Trà, Thừa Thiên Huế.

- Công ty Cổ phần gạch Tuy-nen Hƣơng Thủy: trụ sở đóng tại Phƣờng Phú Bài,

Thị xã Hƣơng Thủy, Thừa Thiên Huế.

- Công ty gạch không nung Hƣơng Thủy: trụ sở đóng tại Phƣờng Phú Bài, Thị xã

Hƣơng Thủy, Thừa Thiên Huế.

2.1.2 Lĩnh vực, chức năng hoạt động

2.1.2.1 Lĩnh vực hoạt động

Công ty Cổ phần Hƣơng Thủy hoạt động chủ yếu trong lĩnh vực buôn bán vật

liệu xây dựng nhƣ tôn lợp các loại, xi – măng, sắt thép các loại, xăng dầu,..v..v.. Ngoài

ra, Công ty cũng có nhà máy chuyên sản xuất, gia công các sản phẩm từ kim loại (tôn

SVTH: Nguyễn Thị Hương Lan – Lớp: K45C Kiểm toán

Khóa luận tốt nghiệp

các loại, xà gỗ các loại, lƣới B40, kẽm gai); xí nghiệp cơ khí sản xuất khung nhà thép

tiền chế mọi khẩu độ; các trung tâm pha sơn màu tự động phục vụ cho xây dựng.

2.1.2.2 Chức năng hoạt động

Công ty Cổ phần Hƣơng Thủy thực hiện những chức năng chủ yếu sau:

- Tổ chức kinh doanh các mặt hàng tiêu dùng, vật liệu xây dựng, tham gia công

tác chế biến hàng hóa.

- Tổ chức lƣu thông hàng hóa từ các nguồn hàng trong và ngoài tỉnh đến lĩnh vực

tiêu dùng.

- Chủ động nắm giữ hàng hóa kinh doanh trong những lúc cao điểm, góp phần ổn

định giá cả thị trƣờng, tạo điều kiện ổn định đời sống nhân dân.

- Dự trữ và phân phối những mặt hàng chủ yếu theo chỉ thị của Nhà nƣớc.

- Khai thác tiềm năng về lao động, tiền vốn, vật tƣ sản xuất, chế biến hàng hóa

mở rộng quan hệ hợp tác, trao đổi hàng hóa với các tỉnh bạn trong nƣớc.

- Thông qua hoạt động kinh doanh, góp phần giao lƣu hàng hóa, tổ chức mạng

lƣới bán buôn, bán lẻ của Công ty xuống vùng dân cƣ.

2.1.3 Tổ chức bộ máy quản lý

2.1.3.1 Sơ đồ tổ chức bộ máy

Tổ chức bộ máy quản lý của Công ty đƣợc bố trí theo tính chất gọn nhẹ, hiệu quả

tùy điều kiện và khả năng kinh doanh của Công ty trong thời kì tăng trƣởng để bố trí

lao động và mở rộng quy mô kinh doanh. Cách thức tổ chức bộ máy quản lý tại Công

ty mang rõ tính đặc trƣng của một Công ty Cổ phần. Từ bộ phận đứng đầu đến các

phòng ban chức năng cơ bản nhất đều đã đƣợc thành lập, thực hiện các chức năng đặc

thù tại Công ty. Cùng với các quy định quy chế của Công ty đã đƣợc ban hành, tất cả

tạo nên một thể thống nhất giúp hoạt động của Công ty đƣợc thực hiện một cách hiệu

quả và quy củ. Bộ máy của Công ty đƣợc sắp xếp nhƣ sau:

SVTH: Nguyễn Thị Hương Lan – Lớp: K45C Kiểm toán

Khóa luận tốt nghiệp

ĐẠI HỘI ĐỒNG CỔ ĐÔNG

BAN KIỂM SOÁT HỘI ĐỒNG QUẢN TRỊ

BAN GIÁM ĐỐC

PHÒNG

PHÒNG KẾ HOẠCH KINH DOANH PHÒNG TỔ CHỨC HÀNH CHÍNH KẾ TOÁN

CỬA HÀNG XƢỞNG CỬA HÀNG XƢỞNG

XĂNG DẦU CÁN TÔN XĂNG DẦU CÁN TÔN

CTY TNHH VIỆT NHẬT CTY TNHH 1TV BÁCH VIỆT

CTCP GẠCH TUY-NEN HƢƠNG THỦY CTCP GẠCH KHÔNG NUNG HƢƠNG THỦY

Ghi chú: Quan hệ chỉ đạo

Quan hệ trao đổi

Sơ đồ 2.1: Tổ chức bộ máy quản lý Công ty

SVTH: Nguyễn Thị Hương Lan – Lớp: K45C Kiểm toán

Khóa luận tốt nghiệp

2.1.3.2 Chức năng của từng bộ phận

- Đại hội đồng cổ đông: Là cơ quan có thẩm quyền cao nhất của Công ty bao

gồm tất cả các cổ đông có quyền biểu quyết. Có quyền thông qua định hƣớng phát

triển của Công ty.

- Hội đồng quản trị: Hoạt động kinh doanh và các công việc của Công ty phải

chịu sự giám sát và chỉ đạo của hội đồng quản trị, có quyền quyết định chiến lƣợc, kế

hoạch phát triển trung hạn và kế hoạch hàng năm của Công ty.

- Ban kiểm soát: Thực hiện giám sát Hội đồng quản trị, Tổng giám đốc trong

quản lý và điều hành Công ty và chịu trách nhiệm trƣớc Đại hội cổ đông với các nhiệm

vụ đƣợc giao.

- Ban Giám đốc Công ty gồm một Tổng giám đốc và ba Phó tổng giám đốc:

+ Tổng Giám đốc: Là ngƣời điều hành công việc hàng ngày của Công ty, chịu

trách nhiệm trƣớc Hội đồng quản trị. Là ngƣời có quyền đại diện Công ty kí kết các

hợp đồng kinh tế,..v...v..

+ Phó Tổng giám đốc : Có nhiệm vụ tham mƣu giúp Giám đốc quản lý công việc

và chịu trách nhiệm trƣớc Giám đốc về những nhiệm vụ đƣợc phân công. Công ty Cổ

phần Hƣơng Thủy hiện có ba Phó Giám đốc gồm: Phó Giám đốc Kinh doanh, Phó

Giám đốc Hành chính, Phó Giám đốc Tài chính.

- Phòng Kế toán: Có chức năng tham mƣu cho giám đốc và thực hiện các nghiệp

vụ kế toán tài chính. Có nhiệm vụ quản lý, tổ chức bộ máy kế toán, ghi chép toàn bộ

các sổ sách, xử lý, thu thập, cung cấp các thông tin chính xác, kịp thời cho bộ máy

quản lý.

- Phòng Kế hoạch kinh doanh: Có nhiệm vụ nghiên cứu thị trƣờng, xây dựng kế

hoạch dài hạn, ngắn hạn, lập phƣơng án kinh doanh… nắm bắt nhu cầu hàng hóa trên

thị trƣờng, lựa chọn những mặt hàng có chất lƣợng cao, giá cả phù hợp, đáp ứng nhu

cầu thị trƣờng…v...v..

SVTH: Nguyễn Thị Hương Lan – Lớp: K45C Kiểm toán

Khóa luận tốt nghiệp

- Phòng tổ chức hành chính: Chịu trách nhiệm tham mƣu cho Tổng Giám đốc về

việc tổ chức, sắp xếp lao động hợp lý, quản lý cán bộ công nhân viên, theo dõi lƣu trữ

hồ sơ, giải quyết các vấn đề về chính sách lao động cũng nhƣ các vấn đề về khen

thƣởng, kỷ luật đối với công nhân viên của Công ty.

- Các cửa hàng xăng dầu, xưởng cán tôn, các cửa hàng bán lẻ: Có nhiệm vụ tổ

chức tốt việc tiêu thụ hàng hóa, thông qua việc mua bán và tiếp xúc với khách hàng để

nắm bắt nhu cầu thị hiếu của ngƣời tiêu dùng, phản ánh kiến nghị lãnh đạo công ty

nhằm làm tốt công tác khai thác và dự trữ tốt nguồn hàng hợp lý, góp phần ổn định giá

cả trên địa bàn.

- Bốn Công ty con: Chịu sự quản lý trực tiếp của Ban Giám đốc hoàn thành tốt

mục tiêu hoạt động của Công ty mình (chủ yếu trong lĩnh vực kinh doanh vật liệu xây

dựng và các dịch vụ liên quan khác) tạo ra lợi nhuận cho Công ty mẹ.

2.1.4 Tổ chức công tác kế toán.

2.1.4.1 Tổ chức bộ máy kế toán

KẾ TOÁN TRƢỞNG

KẾ TOÁN TỔNG HỢP

KẾ TOÁN KHO,

KẾ TOÁN THUẾ KẾ TOÁN NGÂN HÀNG KẾ TOÁN XD CƠ BẢN KẾ TOÁN CÔNG NỢ KẾ TOÁN THANH TOÁN CỬA HÀNG

THỦ QUỸ

Sơ đồ 2.2: Tổ chức bộ máy kế toán tại Công ty

SVTH: Nguyễn Thị Hương Lan – Lớp: K45C Kiểm toán

Khóa luận tốt nghiệp

Chức năng từng bộ phận

- Kế toán trưởng: Thực hiện các quy định của pháp luật về kế toán, tài chính

trong kì. Tổ chức, điều hành bộ máy kế toán theo quy định của luật kế toán. Tham

mƣu cho giám đốc, chịu trách nhiệm trƣớc pháp luật và Tổng Giám đốc về tổ chức

công tác kế toán và tình hình tài chính của Công ty. Chịu trách nhiệm về mức độ chính

xác của số liệu kế toán trƣớc các cấp lãnh đạo.

- Kế toán tổng hợp: Giúp kế toán trƣởng thực hiện các nhiệm vụ kế toán. Phối

hợp với kế toán trƣởng điều hành bộ máy kế toán. Báo cáo trực tiếp với kế toán trƣởng

công tác kế toán theo nhiệm vụ đƣợc phân công. Thực hiện nghiệp vụ xác định kết quả

kinh doanh của Công ty vào cuối kì.

- Kế toán thuế: Chịu trách nhiệm về tính và kê khai các khoản thuế trong Công ty

cho cơ quan thuế.

- Kế toán thanh toán: Theo dõi các khoản thu, chi tiền mặt của Công ty. Mở sổ

kế toán quỹ tiền mặt theo dõi hàng ngày, liên tục theo trình tự phát sinh của các khoản

thu, chi, nhập, xuất quỹ tiền mặt,...Báo cáo trực tiếp với kế toán trƣởng.

- Kế toán công nợ: Theo dõi các khoản phải thu, phải trả, tình hình thanh toán

với khách hàng. Báo cáo tình hình công nợ, đối chiếu công nợ với khách hàng, căn cứ

theo hợp đồng để đúc thúc thu hồi công nợ. Báo cáo trực tiếp với kế toán trƣởng.

- Kế toán kho, quầyVLXD, sơn, cửa hàng: Theo dõi tình hình biến động tăng

giảm các loại vật tƣ, tài sản, hàng hóa tại kho hàng; kiểm kê hàng tồn kho. Cân đối tồn

kho, báo cáo bán hàng hàng tháng để báo cáo trực tiếp với kế toán trƣởng.

- Kế toán ngân hàng: Theo dõi toàn bộ các phát sinh của quỹ tín dụng, tiền gửi,

tiền vay ngân hàng, trực tiếp giao dịch với ngân hàng: nhận tiền, chuyển tiền, đối chiếu

số dƣ. Báo cáo trực tiếp với kế toán trƣởng

- Kế toán XDCB: Tập hợp chi tiết chứng từ, theo dõi sổ sách phát sinh hàng

ngày. Đến theo dõi trực tiếp tại công trình để xác nhận khối lƣợng thực tế.

SVTH: Nguyễn Thị Hương Lan – Lớp: K45C Kiểm toán

Khóa luận tốt nghiệp

- Thủ quỹ: Quản lý các khoản tiền mặt của Công ty, chịu trách nhiệm quản lý và

nhập xuất quỹ tiền mặt. Mở sổ quỹ tiền mặt để theo dõi tình hình thu chi tiền mặt. Đối

chiếu số thu chi hàng tháng với kế toán thanh toán để đảm bảo tính chính xác, có thật

và đầy đủ trong thu chi tiền mặt tại Công ty.

2.1.4.2 Tổ chức vận dụng chế độ kế toán

a) Chế độ kế toán

Hiện nay, Công ty áp dụng luật kế toán Việt Nam, chuẩn mực kế toán Việt Nam,

chế độ kế toán doanh nghiệp Việt Nam ban hành theo quyết định số 15/2006/QĐ -

BTC ngày 20/3/2006 của Bộ Tài Chính.

b) Hình thức kế toán

Hiện tại, Công ty đang áp dụng hình thức kế toán riêng trên máy vi tính với phần

mềm FAST ACOUNTING dựa trên hệ thống sổ của hình thức “Nhật kí – Chứng từ”.

Việc này giúp giảm bớt khối lƣợng công việc cho nhân viên kế toán, đáp ứng nhu cầu

hạch toán của Công ty.

c) Trình tự luân chuyển chứng từ

Hàng ngày, các nghiệp vụ kinh tế phát sinh đƣợc phản ánh trên chứng từ gốc,

nhân viên kế toán tiến hành phân loại chứng từ theo phần hành kế toán. Sau đó, kế

toán các phần hành kiểm tra chứng từ rồi tiến hành định khoản, cập nhật vào máy tính

theo bảng biểu đƣợc thiết kế trên phần mềm kế toán.

d) Các chính sách kế toán áp dụng tại Công ty

- Niên độ kế toán: Bắt đầu từ ngày 01/01 và kết thúc vào ngày 31/12.

- Đơn vị tiền tệ: Việt Nam đồng.

- Phƣơng pháp khấu hao: Phƣơng pháp đƣờng thẳng.

- Phƣơng pháp hạch toán hàng tồn kho: Phƣơng pháp kê khai thƣờng xuyên.

- Phƣơng pháp tính giá xuất kho: Phƣơng pháp bình quân gia quyền.

- Phƣơng pháp tính thuế GTGT: Phƣơng pháp khấu trừ.

SVTH: Nguyễn Thị Hương Lan – Lớp: K45C Kiểm toán

Khóa luận tốt nghiệp

- Chính sách tiền lƣơng: Lƣơng khoán theo sản phẩm đối với công nhân làm việc

trực tiếp sản xuất, bán hàng; còn lƣơng của nhân viên văn phòng thì đƣợc tính theo

quy định của Nhà nƣớc. Trả lƣơng một lần chậm nhất là ngày 15 hàng tháng.

2.1.5 Tình hình lao động tại Công ty qua 3 năm (2012 – 2014)

Tình hình lao động của Công ty Cổ phần Hƣơng Thủy trong 3 năm đƣợc thể hiện

qua bảng sau:

Bảng 2.1: Tình hình lao động của Công ty Cổ phần Hƣơng Thủy

qua 3 năm (2012 – 2014)

Đơn vị tính: Ngƣời

Năm 2012 Năm 2013 Năm 2014 2013 / 2012 2014 / 2013

Năm Chỉ Tiêu

SL %

+ / - %

Tổng số lao động

287 100

257 100

240

100 - 30

- 10,45 - 17

- 6,61

I. Phân theo giới tính

1. Nam

172 59,93 153 60,31 144

- 22

- 11,05 - 9

- 5,88

2. Nữ

115 40,07 104 39,69 96

- 8

- 6,96

- 8

- 7,69

II. Phân theo trình độ

1. Đại học

19,86 60

23,35 58 24,17

5,26

-2

-3,33

2. Cao đằng và Trung cấp 22

7,67

10,51 30 12,5

22,73

11,11

3. Phổ thông

208 72,47 170 66,14 152 63,33

-18,27 -18

-38

-10,59 (Nguồn: Phòng Tổ chức hành chính Công ty Cổ phần Hương Thủy)

Qua bảng số liệu trên, có thể nhận thấy tổng quát rằng: số lƣợng lao động của

Công ty có xu hƣớng giảm trong 3 năm qua. Cụ thể năm 2013 giảm 30 ngƣời so với

năm 2012 tƣơng đƣơng tốc độ giảm là 10,45%, năm 2014 giảm 17 ngƣời so với năm

2013 tƣơng đƣơng tốc độ giảm là 6,61%. Điều này cũng dễ hiểu vì khoảng thời gian

năm 2012, tình hình kinh doanh của Công ty không đƣợc thuận lợi. Chính vì vậy mà

các năm sau đó Công ty đã quyết định tiến hành chuyển nhƣợng một số xƣởng cán tôn

và cây xăng làm ăn không hiệu quả . Đây chính là nguyên nhân làm cho số lƣợng lao

động của Công ty giảm xuống và là một hệ quả tất yếu khi Công ty tiến hành thu hẹp

quy mô kinh doanh.

SVTH: Nguyễn Thị Hương Lan – Lớp: K45C Kiểm toán

Khóa luận tốt nghiệp

Trong số lao động bị cắt giảm vào năm 2013 và 2014 nếu phân loại lao động theo

giới tính thì số lƣợng nam giới giảm nhiều hơn so với nữ giới. Giải thích cho điều này

là do thành phần chủ yếu làm việc tại các xƣởng cán tôn chủ yếu là nam giới và công

việc của họ phần lớn là công việc “chân tay” – cần sức khỏe tốt và công nhân đa phần

là lao động phổ thông. Việc nhƣợng bán các cơ sở này không chỉ làm cho lƣợng lao

động nam giảm đi nhiều hơn so với lao động nữ mà còn làm cho nhóm lao động phổ

thông trở thành nhóm có số lƣợng và tốc độ giảm lớn nhất ở cả 2 năm 2013, 2014 lần

lƣợt là 38 ngƣời và 18 ngƣời tƣơng đƣơng với tốc độ giảm là 18,27% và 10,59%. Trái

ngƣợc với nhóm lao động phổ thông, hai nhóm lao động còn lại là lao động có trình độ

đại học với lao động có trình độ cao đẳng và trung cấp có xu hƣớng tăng lên. Tăng

mạnh và đều đặn nhất là thành phần cao đẳng và trung cấp với số lƣợng là 5 ngƣời

tƣơng đƣơng tốc độ tăng là 22,73% và 3 ngƣời tƣơng đƣơng với tốc độ tăng là 11,11%

lần lƣợt ở năm 2013, 2014. Còn về việc lao động có trình độ đại học trong năm 2014

giảm 2 ngƣời tƣơng đƣơng tốc độ giảm nhỏ là 3,33% so với năm 2013 có thể do

nguyên nhân khách quan mà Công ty không thể quyết định đƣợc nhƣ nhân viên xin

chuyển công tác..v..v..

Qua những phân tích trên đây, có thể thấy đƣợc rằng tuy việc giảm số lƣợng lao

động là phù hợp với chiến lƣợc cắt giảm chi phí nhƣng Công ty vẫn luôn chú trọng đến

việc nâng cao chất lƣợng lao động trong 3 năm qua. Vì lƣợng lao động bị cắt giảm đa

số là lao động phổ thông làm việc trực tiếp ở các cơ sở kinh doanh không hiệu quả,

còn các cơ sở kinh doanh ổn định thì đƣợc tuyển dụng thêm lao động trực tiếp có tay

nghề, trình độ đào tạo cao nhằm nâng cao năng suất và chất lƣợng sản phẩm gia công.

Đồng thời, lao động gián tiếp là các nhân viên văn phòng có trình độ cao vẫn đƣợc duy

trì ở mức độ ổn định. Đây là chính sách nhân sự đúng đắn của Công ty trong giai đoạn

này nhằm nâng cao hiệu quả kinh doanh.

2.1.6 Tình hình tài sản và nguồn vốn của Công ty qua 3 năm (2011 – 2013)

2.1.6.1 Tình hình tài sản

Tình hình biến động tài sản của Công ty trong 3 năm (2011 – 2013) đƣợc tóm tắt

ngắn gọn trong bảng dƣới đây:

SVTH: Nguyễn Thị Hương Lan – Lớp: K45C Kiểm toán

Khóa luận tốt nghiệp

Bảng 2.2: Tình hình tài sản Công ty qua 3 năm (2011 – 2013)

Đơn vị tính: Đồng

2011

2012

2013

2012/2011

2013/2012

Chỉ tiêu

Số tiền

%

Số tiền

%

Số tiền

%

+/-

%

+/-

%

I. TSNH

88.164.007.150 52,78 87.308.255.085 53,28 73.421.745.477 54,17

-855.752.065

-0,97 -13.886.509.608 -15,91

821.165.152

0,49

1.164.077.851

0,71

8.640.242.972

6,37

342.912.699 41,76 7.476.165.121 642,24

1. Tiền và CKTĐT

72.178.056.616 43,21 68.970.269.698 42,09 48.416.812.192 35,72 -3.207.786.918 -4,44 -20.553.457.506 -29,80

2. Các khoản phải thu

14.591.677.273 8,74 16.864.907.506 10,29 13.265.142.403 9,79 2.273.230.233 15,58 -3.599.765.103

-21,34

3. Hàng tồn kho

573.108.109

0,34

309.000.030

0,19

3.099.547.910

2,29

-264.108.079 -46,08 2.790.547.880 903,09

4. TSNH khác

78.879.490.029 47,22 76.556.429.514 46,72 62.116.089.378 45,83 -2.323.060.515 -2,95 -14.440.340.136 -18,86

II. TSDH

25.357.098.954 15,18 24.368.470.562 14,87 14.857.617.460 10,96

-988.628.392

-3,90

-9.510.853.102

-39,03

1. TSCĐ

52.588.142.071 31,48 51.715.563.888 31,56 47.036.214.721 34,70

-872.578.183

-1,66

-4.679.349.167

-9,05

2. Các khoản ĐTC DH

934.249.004

0,56

472.395.064

0,29

222.257.197

0,16

-461.853.940 -49,44

-250.137.867

-52,95

3. TSDH khác

TỔNG TÀI SẢN

167.043.497.179 100 163.864.684.599 100 135.537.834.855 100

-3.178.812.580 -1,90 -28.326.849.744 -17,29

(Nguồn: Phòng Kế toán Công ty Cổ phần Hương Thủy)

SVTH: Nguyễn Thị Hương Lan – Lớp: K45C Kiểm toán

Khóa luận tốt nghiệp

Nhìn vào bảng số liệu ta thấy rằng tổng tài sản của Công ty qua 3 năm có xu

hƣớng giảm: năm 2012 giảm hơn 3,1 tỷ đồng so với năm 2011 tƣơng đƣơng tốc độ

giảm là 1,9% và đặc biệt là năm 2013 giảm mạnh so với 2012 là hơn 28 tỷ tƣơng

đƣơng tốc độ giảm là 17,29%. Để hiểu rõ hơn về tình hình tài sản của Công ty trong

giai đoạn này, chúng ta cùng tiếp cận vào từng chỉ tiêu thành phần của tổng tài sản.

Thứ nhất, về tài sản ngắn hạn, có xu hƣớng giảm qua 3 năm. Cụ thể năm 2012

giảm hơn 855 triệu đồng tƣơng đƣơng tốc độ giảm 0,97% so với năm 2011; năm 2013

giảm mạnh với giá trị hơn 13,8 tỷ đồng tƣơng đƣơng tốc độ giảm là 15,9%. Các chỉ

tiêu thành phần có giá trị tăng không đủ bù đắp cho các chỉ tiêu có giá trị giảm. Thành

phần chiếm tỷ trọng lớn nhất của tài sản ngắn hạn tại Công ty là các khoản phải thu.

Từ năm 2011 – 2013 chỉ tiêu các khoản phải thu liên tục giảm với tốc độ lớn đặc biệt

là năm 2013 giảm hơn 20,5 tỷ tƣơng đƣơng với tốc độ giảm là 29,8 % chủ yếu do sự

ảnh hƣởng của chỉ tiêu các khoản phải thu khác. Đây chính là chỉ tiêu ảnh hƣởng lớn

nhất gây nên tình trạng tài sản ngắn hạn của Công ty liên tục giảm. Còn về chỉ tiêu

hàng tồn kho, trong năm 2012 vì công việc kinh doanh của Công ty vẫn đang gặp rất

nhiều khó khăn do khủng hoảng chung của nền kinh tế, nên lƣợng hàng tồn kho lớn

tăng hơn 2,2 tỷ đồng tƣơng đƣơng tốc độ tăng là 15,58%. Đến năm 2013, tình trạng

tồn kho đã đƣợc khắc phục khi mà chỉ tiêu này đã giảm gần 3,6 tỷ tƣơng đƣơng tốc độ

giảm là 21,34%.

Thứ hai, về tài sản dài hạn, cũng có xu hƣớng giảm trong giai đoạn 3 năm từ

2011-2013 nhƣ tài sản ngắn hạn nhƣng nguyên nhân là do tất cả các chỉ tiêu thành

phần đều đồng loạt giảm. Cụ thể năm 2012 giảm hơn 2,3 tỷ tƣơng đƣơng với tốc độ

giảm nhỏ là 2,95% và năm 2013 giảm mạnh so với năm 2012 với giá trị hơn 14,4 tỷ

đồng tƣơng đƣơng tốc độ giảm là 18,86%. Việc kinh doanh trong giai đoạn khó khăn

đã ảnh hƣởng nhiều đến công tác đầu tƣ của Công ty. Khi mà giá trị tài sản cố định của

Công ty trong năm 2012 giảm so với năm 2011 là hơn 988 triệu đồng tƣơng đƣơng với

tốc độ giảm nhỏ là 3,9% do ảnh hƣởng chủ yếu của việc vốn đầu tƣ rót vào các công

trình xây dựng cơ bản bị giảm. Trong khi đó, đến năm 2013 tổng tài sản cố định mới

thật sự giảm mạnh với giá trị hơn 9,5 tỷ đồng tƣơng đƣơng tốc độ giảm là 39,3 % - gấp

SVTH: Nguyễn Thị Hương Lan – Lớp: K45C Kiểm toán

Khóa luận tốt nghiệp

10 lần so với năm 2012. Nguyên nhân chính là do trong năm 2013 Công ty tiến hành

bán, chuyển nhƣợng một vài xƣởng cán tôn và cây xăng làm ăn không hiệu quả. Bên

cạnh đó, lƣợng vốn đầu tƣ vào các công ty con, công ty liên kết cũng nhƣ tài sản dài

hạn khác trong giai đoạn này cũng liên tục giảm.

Tóm lại, có thể thấy đƣợc rằng trong giai đoạn từ năm 2011 – 2013 Công ty

đang có xu hƣớng thu hẹp quy mô kinh doanh. Một phần để giảm bớt gánh nặng về

mặt tài chính cho Công ty về việc phải duy trì hoạt động tại một số cơ sở, chi nhánh

làm ăn không đạt hiệu quả trong một thời gian dài. Phần khác, việc thu hẹp quy mô

kinh doanh lần này có thể mang tính chất tạm thời, Công ty tiến hành thu hồi lại một

phần vốn đã bỏ ra trƣớc đây để đầu từ vào dự án khác khả thi hơn trong tƣơng lai.

2.1.6.2 Tình hình nguồn vốn

Tình hình nguồn vốn của Công ty trong 3 năm (2011 – 2013) đƣợc tóm tắt ngắn

ngọn trong bảng dƣới đây.

Bảng 2.3: Tình hình nguồn vốn Công ty qua 3 năm (2011 – 2013)

Đơn vị tính: Đồng

2011

2012

2013

2012/2011

2013/2012

Chỉ tiêu

Số tiền

+/-

%

+/-

%

A- NPT

112.828.320.311 108.513.157.780 90.312.249.985 -4.315.162.531 -3,82 -18.200.907.795 -16,77

I. Nợ NH 102.474.584.747 97.497.474.176 81.201.248.197 -4.977.110.571 -4,86 -16.296.225.979 -16,71

661.948.040 6,39

-1.904.681.816 -17,29

II. Nợ DH 10.353.735.564 11.015.683.604 9.111.001.788

B - VCSH 54.215.176.868 55.351.526.819 45.225.584.870 1.136.349.951 2,10 -10.125.941.949 -18,29

54.215.176.868 55.351.526.819 45.225.584.870 1.136.349.951 2,10 -10.125.941.949 -18,29

I. VCSH

167.043.497.179 163.864.684.599 135.537.834.855

-3178,81

-1,90 -28.326.849.744 -17,29

TỔNG NV

(Nguồn: Phòng Kế toán Công ty Cổ phần Hương Thủy)

SVTH: Nguyễn Thị Hương Lan – Lớp: K45C Kiểm toán

Khóa luận tốt nghiệp

Tình hình nguồn vốn của Công ty trong giai đoạn từ năm 2011 – 2013 có biến

động chung cũng giống nhƣ tổng tài sản khi có xu hƣớng giảm liên tục, cụ thể nhƣ sau.

Năm 2012 nguồn vốn Công ty giảm là do giá trị của nợ phải trả giảm hơn 4,3 tỷ

nhiều hơn lƣợng giá trị tăng lên của vốn chủ sở hữu chỉ hơn 1,1 tỷ đồng. Trong năm

2012 thì Công ty vẫn tiếp tục vay vốn ngắn hạn và dài hạn làm cho hai chỉ tiêu vay nợ

ngắn hạn, dài hạn tăng tƣơng đối cao với tốc độ tăng lần lƣợt là 24,97% và 14,38%.

Nhƣng do trong năm, tình trạng chiếm dụng vốn của ngƣời bán cũng nhƣ các khoản

phải trả phải nộp khác lại giảm hẵn với tốc độ giảm mạnh. Do đó làm cho nợ phải trả

của Công ty giảm. Đối với việc vốn chủ sở hữu tăng lên trong năm 2012 là do chỉ tiêu

lợi nhuận chƣa phân phối tăng lên hơn 3,4 tỷ đồng đã giúp bù đắp cho sự sụt giảm của

vốn đầu tƣ của chủ sở hữu là hơn 2,3 tỷ.

Trong năm 2013, nguồn vốn của Công ty đều giảm về cả hai chỉ tiêu là nợ phải

trả là vốn chủ sở hữu với tốc độ giảm lần lƣợt là 16,77% và 18, 29%. Về nợ phải trả

nguyên nhân chủ yếu là do lƣợng vốn vay nợ ngắn hạn và dài hạn giảm hẵn so với

năm 2012 cũng nhƣ các khoản phải trả, phải nộp khác tiếp tục giảm mạnh. Đều này

cho thấy Công ty đã giảm đƣợc sự phụ thuộc vào các tổ chức tín dụng bên ngoài....

Còn đối với vốn chủ sở hữu, nguyên nhân làm cho chỉ tiêu này giảm là do cả hai chỉ

tiêu là vốn đầu tƣ của chủ sở hữu và lợi nhuận chƣa phân phối đều giảm.

Tuy qua 3 năm nguồn vốn của Công ty có xu hƣớng giảm nhƣng tỷ trọng của hai

thành phần là nợ phải trả và vốn chủ sở hữu đều giữ ở mức ổn định xoay quanh tỷ lệ

xấp xỉ tƣơng ứng là 66:34. Và qua tình hình biến động của nguồn vốn, khi mà vốn đầu

tƣ của chủ sở hữu liên tục giảm cùng với đó là tình hình dƣ nợ phải trả cũng có xu

hƣớng giảm dần trong giai đoạn này, có thể thấy rằng Công ty đang có những bƣớc đi

thận trọng trong các quyết định về tài chính nhằm hạn chế các rủi ro về thanh khoản

trong thời kì kinh doanh vẫn chƣa thực sự thoát ra khỏi khủng hoảng nhƣ hiện tại.

2.1.7 Tình hình hoạt động kinh doanh của Công ty qua 3 năm (2011 – 2013)

Chúng ta có thể theo dõi tình hình hoạt động kinh doanh của Công ty trong 3

năm (2011 – 2013) qua bảng số liệu dƣới đây.

SVTH: Nguyễn Thị Hương Lan – Lớp: K45C Kiểm toán

Khóa luận tốt nghiệp

Bảng 2.4: Tình hình kết quả hoạt động kinh doanh của Công ty qua 3 năm (2011 – 2013)

Đơn vị tính: Đồng

(Nguồn: Phòng Kế toán Công ty Cổ Phần Hương Thủy)

SVTH: Nguyễn Thị Hương Lan – Lớp: K45C Kiểm toán

Khóa luận tốt nghiệp

Nhìn vào bảng số liệu trên, chúng ta có thể thấy rằng các chỉ tiêu về doanh thu,

giá vốn và lợi nhuận gộp từ hoạt động chính là bán hàng và cung cấp dịch vụ có biến

động tăng giảm không đồng đều. Cụ thể lợi nhuận gộp năm 2012 tăng so với năm

2011 là hơn 1 tỷ đồng tƣơng đƣơng tốc độ giảm là 3,98%; năm 2013 lại giảm so với

năm 2012 hơn 1,9 tỷ đồng tƣơng đƣơng tốc độ giảm là 7,21%. Tuy là lợi nhuận gộp từ

hoạt động chính có biến động nhƣ vậy nhƣng do công tác quản lý chi phí đƣợc thực

hiện tốt khi mà các loại chi phí nhƣ chi phí tài chính, chi phí bán hàng, chí phí quản lý

doanh nghiệp đều có xu hƣớng giảm liên tục đã giúp cho lợi nhuận từ hoạt động kinh

doanh của Công ty tăng liên tục với những con số đáng kinh ngạc. Cụ thể năm 2012

chỉ tiêu lợi nhuận từ hoạt động kinh doanh tăng hơn 8,5 tỷ tức tăng gần gấp 8 lần so

với năm 2011, còn năm 2013 thì tăng gần 7 tỷ tƣơng đƣơng tốc độ tăng là 92,42%.

Bên cạnh đó, sự tăng lên không ngừng nguồn thu từ hoạt động tài chính cũng góp phần

vào thành công trong hoạt động kinh doanh trong giai đoạn từ năm 2011- 2013. Có thể

nhận thấy điều đó qua tốc độ tăng lên rất lớn của chỉ tiêu doanh thu từ hoạt động tài

chính trong năm 2012 và 2013 lần lƣợt là 163,35% và 122,85%. Điều này, cho thấy

đây là một dấu hiệu tốt trong công việc kinh doanh của Công ty khi mà khoản thu từ

hoạt động tài chính có thể là một cứu cánh cho tình hình kinh doanh từ hoạt động

chính có lúc bất ổn do tình hình kinh doanh vật liệu xây dựng còn phụ thuộc nhiều vào

sự phát triển chung của toàn bộ nền kinh tế.

2.2 Thực trạng chu trình mua hàng – thanh toán tại Công ty Cổ phần

Hƣơng Thủy

Hiện tại, ở Công ty Cổ phần Hƣơng Thủy có hai hình thức mua hàng. Hình thức

thứ nhất là mua hàng trả tiền sau. Hình thức này chỉ đƣợc áp dụng khi giữa bên mua và

bên bán đã ký kết hợp đồng kinh tế từ trƣớc, số lƣợng giao dịch lớn và xảy ra thƣờng

xuyên. Hình thức thứ hai là mua hàng phải trả trƣớc. Hình thức này thƣờng đƣợc áp

dụng đối với các trƣờng hợp: mua hàng tại thời điểm hợp đồng kinh tế vì một lý do

nào đó mà chƣa kịp thời đƣợc ký kết, ví dụ nhƣ trƣờng hợp ngƣời có quyền hạn hoặc

đƣợc ủy quyền ký kết các hợp đồng kinh tế đi vắng,..v..v.. Hoặc cũng đƣợc áp dụng

khi ngƣời bán không cho mua nợ buộc nhân viên lúc đi mua hàng phải ứng trƣớc tiền

SVTH: Nguyễn Thị Hương Lan – Lớp: K45C Kiểm toán

Khóa luận tốt nghiệp

tại Phòng Kế toán, hoặc đây là điều kiện để giao dịch giữa bên mua và bên bán đƣợc

diễn ra. Chính vì có hai hình thức mua hàng nhƣ vậy nên các hoạt động trong chu trình

mua hàng – thanh toán tại Công ty cũng có những thủ tục để phù hợp cho từng hình

thức mua hàng. Bên cạnh đó, ở Phòng Kế toán của Công ty nhiệm vụ kế toán thanh

toán và kế toán ngân hàng đều do một ngƣời phụ trách nên từ đây sẽ gọi chung là kế

toán tiền để dễ theo dõi và hình dung.

2.2.1 Hình thức mua hàng trả sau

2.2.1.1 Các hoạt động chính

 Hoạt động đặt hàng.

Khi có yêu cầu cần mua hàng, thủ kho tại mỗi cơ sở sẽ lập phiếu yêu cầu mua vật

tƣ hàng hóa thành 2 liên. Một liên lƣu tại kho, một liên gửi đến phòng kinh doanh của

Công ty. Tại Phòng Kinh doanh, khi nhận đƣợc phiếu yêu cầu mua vật tƣ, hàng hóa sẽ

tiến hành kiểm tra xem lƣợng hàng yêu cầu trong phiếu yêu cầu có phù hợp với nhu

cầu sử dụng thực tế hay không. Sau đó, dựa vào phiếu yêu cầu mua hàng đã đƣợc xét

duyệt và tập tin nhà cung cấp Phòng Kinh doanh sẽ lập một mẫu đơn đặt hàng gửi qua

cho nhà cung cấp bằng fax. Về phía nhà cung cấp, sau khi xác nhận đơn đặt hàng của

Công ty sẽ thông báo lại bằng fax hoặc điện thoại.

 Hoạt động nhận và bảo quản hàng hóa.

Hàng sẽ đƣợc nhà cung cấp giao trực tiếp đến kho. Lúc này, sẽ có nhân viên của

Phòng Kinh doanh cử về kho cùng với thủ kho tiến hành nhận hàng trên cơ sở đã đối

chiếu thông tin trên phiếu yêu cầu vật tƣ với phiếu giao hàng của nhà cung cấp và ký

xác nhận vào phiếu giao hàng. Sau đó phiếu giao hàng đã đƣơc xác nhận và hóa đơn

GTGT sẽ đƣợc gửi về Phòng Kinh doanh ở trụ sở làm việc của Công ty. Trong quá

trình nhập kho hàng hóa, nếu phát sinh thêm chi phí vận chuyển và bốc xếp hàng hóa

mà phía Công ty phải chịu thì nhân viên của Phòng Kinh doanh sẽ chịu trách nhiệm xử

lý các nghiệp vụ đó và đƣa các chứng từ ghi nhận chi phí phát sinh về Phòng Kinh

doanh.

SVTH: Nguyễn Thị Hương Lan – Lớp: K45C Kiểm toán

Khóa luận tốt nghiệp

 Hoạt động chấp nhận hóa đơn và theo dõi công nợ.

Khi hóa đơn giá trị gia tăng và phiếu giao hàng về đến Phòng Kinh doanh thì nhân

viên của phòng sẽ tiến hành đối chiếu hóa đơn và đơn đặt hàng đã đƣợc nhà cung cấp

xác nhận bán hàng trƣớc đó. Sau khi đối chiếu xong, cả hai chứng từ này đƣợc chuyển

sang cho kế toán công nợ để nhập liệu, cập nhật vào dữ liệu hàng tồn kho, nợ phải trả

ngƣời bán và in phiếu nhập kho. Phiếu nhập kho thông thƣờng sẽ đƣợc lập làm 3 liên:

liên gốc sẽ đƣợc gửi cho kế toán hàng tồn kho, liên thanh toán sẽ đƣơc gửi kèm theo

phiếu yêu cầu vật tƣ, đơn đặt hàng và phiếu giao hàng (các chứng từ này sau này gọi

chung là bộ chứng từ thanh toán) cho kế toán tiền và liên lƣu sẽ đƣợc lƣu tại kế toán

công nợ. Tùy theo yêu cầu của từng loại hàng hóa lúc về kho cần chuyển ngay đến các

đại lý hay các khách hàng đã đặt hàng trƣớc đó mà Công ty phải thuê xe vận chuyển hay

nhân công bốc xếp mà ngoài 3 liên trên, kế toán công nợ sẽ in thêm 2 liên nữa là liên

vận chuyển và liên bốc xếp. 2 liên này sẽ đƣợc gửi đến Phòng Kinh doanh, cụ thể gửi

cho nhân viên đi nhận hàng. Các liên này sẽ là căn cứ giúp nhân viên nhận hàng xác

định đƣợc giá trị chi phí vận chuyển, bốc xếp trong trƣờng hợp hai loại chi phí này

không có hóa đơn đầu vào chứng minh tính có thật để yêu cầu thanh toán. Và các chi

phí này sẽ đƣợc Công ty tổng hợp thành bảng thanh toán bốc xếp hàng hóa vào mỗi

tháng.

 Hoạt động thanh toán.

Đến hạn thanh toán, kế toán tiền sẽ tiến hành lập ủy nhiệm chi làm 2 liên. Cả hai

liên sau khi đƣợc Kế toán trƣởng và Tổng Giám đốc hoặc ngƣời đƣợc ủy quyền phê

duyệt sẽ đƣợc đem đến ngân hàng để chuyển tiền và lấy xác nhận của ngân hàng. Sau

khi chuyển tiền và lấy xác nhận của ngân hàng xong, 1 liên của ủy nhiệm chi sẽ giao

cho ngân hàng, liên còn lại sẽ đƣợc lƣu tại kế toán tiền cùng với bộ chứng từ thanh

toán đã nhận trƣớc đó. Đồng thời, kế toán tiền sẽ tiến hành nhập liệu và cập nhật vào

tập tin, dữ liệu nợ phải trả ngƣời bán và dữ liệu tiền gửi.

SVTH: Nguyễn Thị Hương Lan – Lớp: K45C Kiểm toán

Khóa luận tốt nghiệp

2.2.1.2 Lưu đồ mô tả chu trình

Các hoạt động trong chu trình mua hàng – thanh toán với hình thức mua hàng trả

sau đã đƣợc đề cập ở phần trên sẽ đƣợc mô tả khái quát qua hệ thống lƣu đồ bằng cách

phân chia thành ba giai đoạn. Giai đoạn 1: mô tả hoạt động đặt hàng, giai đoạn 2: mô

tả hoạt động nhận hàng, chấp nhận hóa đơn và theo dõi công nợ, giai đoạn 3: mô tả

hoạt động thanh toán. Và trong giai đoạn 2 sẽ mô tả trƣờng hợp phiếu nhập kho đƣợc

lập làm 3 liên cơ bản để cho ngƣời đọc có cái nhìn tổng quát, không quá rắc rối.

BỘ PHẬN KHO PHÒNG KINH DOANH

 Giai đoạn 1

PYCMH BẮT ĐẦU

Xét duyệt PYCMH Lập Đơn ĐH Lập PYCMH

PYCMH

Đơn ĐH

fax

fax hoặc gọi điện

NCC

PYCMH

Đơn ĐH đã xác nhận

Sơ đồ 2.3: Lƣu đồ xử lý đặt hàng mua hàng trả sau

SVTH: Nguyễn Thị Hương Lan – Lớp: K45C Kiểm toán

Khóa luận tốt nghiệp

 Giai đoạn 2

BỘ PHẬN KHO PHÒNG KINH DOANH KẾ TOÁN CÔNG NỢ

D NCC PGH PYCMH Hóa đơn NCC

PGH PGH PYCMH PYCMH Hóa đơn Nhập liệu

Tập tin HTK, NPT

Cập nhật dữ liệu In PNK

Kiểm tra, đối chiếu Kiểm tra, đối chiếu Ghi nhận thẻ kho

D PNK

PGH PYCMH Hóa đơn Thẻ kho

Kế toán HTK

PGH PGH PYCMH Hóa đơn PYCM H

D Kế toán tiền

Sơ đồ 2.4: Lƣu đồ xử lý nhận hàng và ghi nhận nợ phải trả mua hàng trả sau

SVTH: Nguyễn Thị Hương Lan – Lớp: K45C Kiểm toán

Khóa luận tốt nghiệp

 Giai đoạn 3

KẾ TOÁN TIỀN TGĐ, KTT

PNK PGH PYCMH Hóa đơn UNC

Lập UNC Kiểm tra và ký duyệt

UNC

Lấy xác nhận chuyển tiền của NH

Ngân hàng UNC

Nhập liệu

Tập tin NPT, TGNH

Cập nhật dữ liệu

UNC PNK PGH PYCMH Hóa đơn

Sơ đồ 2.5: Lƣu đồ xử lý hoạt động thanh toán mua hàng trả sau

SVTH: Nguyễn Thị Hương Lan – Lớp: K45C Kiểm toán

Khóa luận tốt nghiệp

2.2.2 Hình thức mua hàng trả trước.

2.2.2.1 Các hoạt động chính

Đối với hình thức mua hàng này thì các hoạt động đƣợc diễn ra tƣơng đối giống

với hình thức mua hàng trả sau, chỉ thêm một vài thủ tục ở hoạt động đặt hàng và hoạt

động chấp nhận hóa đơn và theo dõi công nợ, cụ thể nhƣ sau.

Thứ nhất, ở hoạt động đặt hàng, sau khi đơn đặt hàng đƣợc nhà cung cấp chấp

nhận, nhân viên Phòng Kinh doanh sẽ lập giấy đề nghị tạm ứng với chữ ký của phụ

trách bộ phận Kinh doanh (thƣờng là Trƣởng phòng). Sau đó, đem vào Phòng Kế toán

để xin xét duyệt của Kế toán trƣởng và Tổng Giám đốc rồi đƣa qua cho kế toán tiền

làm căn cứ để kế toán tiền lập phiếu chi hay ủy nhiệm chi trả trƣớc tiền hàng cho nhà

cung cấp. Nếu lập ủy nhiệm chi thì các thủ tục sẽ đƣợc tiến hàng giống nhƣ hình thức

mua hàng trả tiền sau. Còn nếu lập phiếu chi thì phiếu chi sẽ đƣợc lập làm 2 liên, 2

liên này sau khi đƣợc Kế toán trƣởng và Tổng Giám đốc hoặc ngƣời đƣợc ủy quyền ký

phê duyệt sẽ đƣợc chuyển qua cho thu quỹ làm căn cứ chi tiền và ký xác nhận. Sau khi

chi tiền và ngƣời nhận tiền ký xác nhận vào 2 liên phiếu chi, thủ quỹ sẽ thông báo cho

kế toán thanh toán biết việc chi tiền đã hoàn thành. Lúc này, kế toán tiền sẽ tiến hành

nhập liệu và cập nhật các tập tin liên quan. 2 liên của phiếu chi sau khi có đầy đủ các

chữ ký sẽ đƣợc lƣu tạm thời ở thủ quỹ. Thủ quỹ sẽ căn cứ vào phiếu chi để ghi sổ quỹ

nghiệp vụ chi tiền phát sinh. Cuối tháng, thủ quỹ sẽ lập một bảng kê các phiếu chi đã

thực hiên trong tháng để giao lại toàn bộ phiếu chi cho kế toán tiền. Kế toán tiền sẽ

đến kiểm tra thông tin trên phiếu chi với bảng kê do thủ quỹ lập đã khớp đúng hay

chƣa. Sau đó, kế toán tiền ký xác nhận vào bảng kê và nhận lại cả 2 liên toàn bộ số

phiếu chi trong tháng đã thực hiện về lƣu trữ.

Thứ hai, ở hoạt động chấp nhận hóa đơn và theo dõi công nợ. Khi nhận đƣợc hóa

đơn giá trị gia tăng, ngoài các công việc phải thực hiện ở hình thức mua hàng trả tiền

sau thì Phòng Kinh doanh phải lập thêm một bảng kê thanh toán tiền tạm ứng với đầy

đủ chữ ký của Tổng Giám đốc, Kế toán trƣởng, Ngƣời thanh toán và Kế toán tiền.

Bảng kê thanh toán tiền tạm ứng sau khi có đầy đủ chữ ký xác nhận sẽ đƣợc chuyển

đến kế toán công nợ để làm căn cứ ghi giảm nợ phải trả nhà cung cấp và sau đó đƣợc

SVTH: Nguyễn Thị Hương Lan – Lớp: K45C Kiểm toán

Khóa luận tốt nghiệp

lƣu trữ tại đây. Nếu số tiền hàng trả trƣớc vẫn còn thiếu thì kế toán công nợ sẽ phô – tô

thêm một bảng kê thanh toán tiền tạm ứng rồi giữ bản phô – tô này và chuyển cho kế

toán tiền bản gốc để làm căn cứ cùng với bộ chứng từ thanh toán nhƣ ở hình thức mua

hàng trả sau để thực hiện các thủ tục thanh toán cho số tiền còn lại. Các thủ tục thanh

toán cũng đƣợc tiến hành nhƣ hình thức mua hàng trả sau.

2.2.2.2 Lưu đồ mô tả chu trình

Vì các hoạt động chính trong hình thức mua hàng trả trƣớc diễn ra tƣơng đối

giống với hình thức mua hàng trả sau. Do vậy, mà ở phần này chỉ mô tả những giai

đoạn có sự khác nhau giữa hai hình thức là giai đoạn 1 và giai đoạn 2. Và ở giai đoạn 1

sẽ mô tả thủ tục tạm ứng bằng tiền mặt vì các thủ tục tạm ứng bằng tiền gửi cũng diễn

ra giống nhƣ hình thức mua hàng trả sau.

Giai đoạn 1

PYCMH

BỘ PHẬN KHO PHÒNG KINH DOANH

Lập GĐNTƢ

Xét duyệt PYCMH Lập Đơn ĐH

Lập PYCMH

BẮT ĐẦU

GĐNTƢ

fax

PYCMH

Đơn ĐH

fax hoặc gọi điện

NCC

Đơn ĐH

PYCMH

Sơ đồ 2.6: Lƣu đồ xử lý đặt hàng mua hàng trả trƣớc (1)

SVTH: Nguyễn Thị Hương Lan – Lớp: K45C Kiểm toán

Khóa luận tốt nghiệp

TGĐ, KTT KẾ TOÁN TIỀN THỦ QUỸ

GĐNTƢ

GĐNTƢ Lập PC

Ký xét duyệt

Chi tiền, ký xác nhận, lấy xác nhận của ngƣời nhận tiền

GĐNTƢ

Thông báo

Nhập liệu Ghi sổ PC

Sổ quỹ N Ký xét duyệt Cập nhật dữ liệu

Tập tin TM, tạm ứng

Cuối tháng

PC Lập bảng tổng hợp PC

Kiểm tra, đối chiếu

BTHPC

BTHPC BTHPC

Sơ đồ 2.7: Lƣu đồ xử lý đặt hàng mua hàng trả trƣớc (2)

SVTH: Nguyễn Thị Hương Lan – Lớp: K45C Kiểm toán

Khóa luận tốt nghiệp

 Giai đoạn 2

BỘ PHẬN KHO PHÒNG KINH DOANH KẾ TOÁN CÔNG NỢ

D NCC PGH PYCMH HĐ D NCC BKTTTTƢ W

Tập tin HTK, NPT

PGH PGH PYCMH PYCMH Nhập liệu HĐ

Cập nhật dữ liệu In PNK

foto

Kiểm tra, đối chiếu PNK Kiểm tra, đối chiếu Ghi nhận thẻ kho

Kế toán HTK

BKTTTTƢ W PGH PYCMH HĐ PGH Thẻ kho

Kế toán tiền

PGH HĐ PYCMH H D PYCM H BKTTTTƢ W D Lập BKTTTTƢ BKTTTTƢ W

Sơ đồ 2.8: Lƣu đồ xử lý nhận hàng, ghi nhận nợ phải trả

SVTH: Nguyễn Thị Hương Lan – Lớp: K45C Kiểm toán

Khóa luận tốt nghiệp

Để có cái nhìn trực quan, cụ thể hơn về các chứng từ, sổ sách mà Công ty sử

dụng, chúng ta sẽ cùng đến với ví dụ xuyên suốt cho tất cả các hoạt động của chu trình

mua hàng – thanh toán trong thực tế tại Công ty.

Vào ngày 27/2/2015, thủ kho tại xƣởng Huế Tôn là Bà Ngô Thị Hƣơng sau khi

kiểm tra số dƣ tồn kho vật liệu và yêu cầu đặt mua của khách hàng đã tiến hành lập 2

CÔNG TY CỔ PHẦN HƢƠNG THỦY

liên phiếu yêu cầu vật tƣ, hàng hóa có mẫu nhƣ sau:

PHIẾU YÊU CẦU VẬT TƢ, HÀNG HÓA

Kính gửi: TP Kinh Doanh – Cty CP Hƣơng Thủy 1. Ngƣời yêu cầu :Ngô Thị Hƣơng 2. Đơn vị : Xƣởng Huế Tôn 3. Mục đích :

TT TÊN VẬT TƢ, QUY CÁCH ĐVT

NGÀY CẦN

GHI CHÚ

1 Hộp kẽm 30x60x1,0 ly 2 Hộp kẽm 40x80x1,4 ly 3 Ống kẽm (2 da) D34x1,6 ly 4 Ống kẽm (2 da) D42x1,6 ly 5 Ống kẽm (2 da) D21x1,9 ly 6 Ống kẽm (2 da) D42x1,9 ly 7 Ống kẽm (2 da) D76x2,5 ly 8 Ống kẽm (2 da) D90x2,5 ly

SỐ LƢỢNG 96 64 50 50 50 50 30 30

TỒN KHO 25 10 0 0 0 0 0 0

Cây // // // // // // //

Ngày ......tháng.......năm 20 Ngày 27 tháng 02 năm 2015

Nhận yêu cầu Duyệt Kế toán Đơn vị yêu cầu

SVTH: Nguyễn Thị Hương Lan – Lớp: K45C Kiểm toán

Khóa luận tốt nghiệp

Sau khi liên 2 của phiếu yêu cầu vật tƣ đƣợc gửi đến Phòng Kinh doanh, Phòng

sẽ kiểm tra sự phù hợp của số lƣợng đặt mua với nhu cầu sử dụng thực tế để lập 1 liên

đơn đặt hàng có mẫu nhƣ sau:

Trụ sở: 1006 Nguyễn Tất Thành – P Phú Bài – Tx Hƣơng Thủy – TT Huế - V Nam

Điện thoại: 054.3.955229 – Fax: 054.3.861600

Mã số thuế: 3300348587

Tài khoản: 04. 0001.039859 tại NH Sài Gòn Thƣơng Tín – PGD Phú Bài.

CÔNG TY CỔ PHẦN HƢƠNG THỦY

ĐƠN ĐẶT HÀNG

Kính gửi: CÔNG TY TNHH THANH PHÚ

(Fax: 0511.3.792514)

Đơn vị đặt hàng: CÔNG TY CỔ PHẦN HƢƠNG THỦY

Địa chỉ : 1006 Nguyễn Tất Thành – P Phú Bài – Tx Hƣơng Thủy – TT Huế - VNam

Điện thoại: 054.3.955229 (Nhung) Fax: 054.3861600

Công ty chúng tôi kính gửi đến Quý Công ty đơn đặt hàng cụ thể nhƣ sau:

TT

TÊN HÀNG

ĐVT KG/CÂY

ĐƠN GIÁ

T TIỀN

GHI CHÚ

SỐ LƢỢNG

Cây Kg

1 Hộp kẽm 30x60x1,0 ly

Cây

8,25

127.050 15.400 12.196.800

2 Hộp kẽm 40x80x1,4 ly

15,38

236.852 15.400 15.158.528

3 Ống kẽm (2 da) D34x1,6 ly

7,556

183.611 24.300

9.180.540

4 Ống kẽm (2 da) D42x1,6 ly

9,616

233.669 24.300 11.683.440

5 Ống kẽm (2 da) D21x1,9 ly

5,484

125.035 22.800

6.251.760

6 Ống kẽm (2 da) D42x1,9 ly

11,335

258.438 22.800 12.921.900

Hàng giao tại Huế Tôn (Hƣơng Thủy TTH) C.Hƣơng nhận hàng 090.5.938240

7 Ống kẽm (2 da) D76x2,5 ly

27,05

586.985 21.700 17.609.550

8 Ống kẽm (2 da) D90x2,5 ly

31,74

688.758 21.700 20.662.740

9 TỔNG CỘNG

5.240

105.665.258

Đơn giá trên bao gồn thuế GTGT. Hàng giao tại kho bên mua (Hàng Hòa Phát).

Kính đề nghị Quý Công ty xác nhận và fax lại cho chúng tôi thời gian giao hàng.

Huế, ngày 27 tháng 2 năm 2015

XÁC NHẬN CỦA BÊN BÁN

NGƢỜI ĐẶT HÀNG

SVTH: Nguyễn Thị Hương Lan – Lớp: K45C Kiểm toán

Khóa luận tốt nghiệp

Vào ngày 4 tháng 3 năm 2015, lô hàng đã đƣợc giao đến kho Công ty là kho Huế

Tôn, lúc này ngƣời giao hàng sẽ giao cho thủ kho phiếu giao hàng để ký xác nhận đã

giao hàng, phiếu giao hàng này có mẫu nhƣ sau:

CÔNG TY TNHH THANH PHÚ ĐC: 718 Điện Biên Phủ, P. Thanh Khê Tây, Q. Thanh Khê, TP Đà Nẵng ĐT: 0511.3759514 – 3814416 * Fax: 0511.3712442

Quyển số:................................. Phiếu số:................................. Ngày:.....4/3/2015......................

0016527

PHIẾU GIAO HÀNG Liên 2: Giao khách hàng

Khách hàng: Công ty Cổ phần Hƣơng Thủy

Nơi giao đến: tại kho Huế Tôn

Ngƣời liên hệ để giao hàng:.................................................số điện thoại:.................

Xuất tại kho: Công ty

Stt

Hàng hóa

Đvt

Số lƣợng

Đơn giá

Thành tiền Thời hạn thanh toán

Ghi chú

Thép ống mạ kẽm 21(1.9)

cây

Thép ống mạ kẽm 34 (1.6)

//

Thép ống mạ kẽm 42 (1.6)

//

Thép ống mạ kẽm 42 (1.9)

//

Thép ống mạ kẽm 76 (2.5)

//

Thép ống mạ kẽm 90 (2.5)

//

Thép vuông kẽm 20 (1.0)

100

//

Thép hộp kẽm 30x60 (1.0)

//

Thép hộp kẽm 40x80 (1.4)

//

Tổng cộng:

Trả trƣớc:

Còn lại:

Còn lại (Bằng chữ):

Kính đề nghị quý khách hàng kiểm đủ hàng & thông tin ghi trên trước khi ký nhận! NGƢỜI LẬP PHIẾU NGƢỜI GIAO HÀNG NGƢỜI NHẬN HÀNG

SVTH: Nguyễn Thị Hương Lan – Lớp: K45C Kiểm toán

Khóa luận tốt nghiệp

Sau khi nhận kiểm hàng và tiến hành nhập kho đầy đủ, phiếu giao hàng này sẽ

đƣợc đem về Phòng Kinh doanh cùng với hóa đơn GTGT của nhà cung cấp, hóa đơn

có mẫu nhƣ sau:

HÓA ĐƠN GIÁ TRỊ GIA TĂNG Liên 2: Giao người mua Ngày 04 tháng 03 năm 2015

Mẫu số: 01GTKT3/001 Ký hiệu: TP/15P Số: 0000169

Đơn vị bán hàng: CÔNG TY TNHH THANH PHÚ

Mã số thuế: 0400395585

Địa chỉ: 718 Điện Biên Phủ, P. Thanh Khê Tây, Q. Thanh Khê, TP. Đà Nẵng

Điện thoại: 0511.3759514 – 3814416 – 3756041 Fax: 0511.3712442

Số tài khoản:...................................................................................

Họ tên ngƣời mua hàng: Phạm Trƣơng Uyên Phƣơng

Tên đơn vị: Công ty Cổ phần Hƣơng Thủy

Mã số thuế: 3300348587

Địa chỉ: 1006 Nguyễn Tất Thành – P Phú Bài – Tx Hƣơng Thủy – TT Huế - Việt Nam

Hình thức thanh toán: CK Số tài khoản:...................................................

STT 1 2 3 4 5 6 7 8 9

Tên hàng hóa, dịch vụ Thép ống mạ kẽm 21(1.9) Thép ống mạ kẽm 34 (1.6) Thép ống mạ kẽm 42 (1.6) Thép ống mạ kẽm 42 (1.9) Thép ống mạ kẽm 76 (2.5) Thép ống mạ kẽm 90 (2.5) Thép vuông kẽm 20 (1.0) Thép hộp kẽm 30x60 (1.0) Thép hộp kẽm 40x80 (1.4)

Đvt cây cây cây cây cây cây cây cây cây

Số lƣợng 50 50 50 50 30 30 100 96 64

Đơn giá 113.818,18 167.000,00 212.545,45 234.818,18 533.636,36 626.181,82 49.545,45 115.545,45 215.363,63

Thành tiền 5.690.909 8.350.000 10.627.273 11.740.909 16.009.091 18.785.455 4.954.545 11.092.363 13.783.272

Cộng tiền hàng: 101.033.817

Thuế suất GTGT: 10%, Tiền thuế GTGT: 10.103.382

Tổng cộng tiền thanh toán: 111.137.199 Số tiền viết bằng chữ: Một trăm mười một triệu, một trăm ba mươi bảy ngàn, một trăm chín mươi chín đồng chẵn.

Ngƣời mua hàng Ngƣời bán hàng Thủ trƣởng đơn vị (Ký, ghi rõ họ, tên) (Ký, ghi rõ họ, tên) (Ký, đóng dấu, ghi rõ họ, tên)

SVTH: Nguyễn Thị Hương Lan – Lớp: K45C Kiểm toán

Khóa luận tốt nghiệp

Phòng kinh doanh, sau khi đối chiếu hóa đơn với đơn đặt hàng sẽ giao toàn bộ

chứng từ cho kế toán công nợ để lập phiếu nhập kho ngay trong ngày 4 tháng 3 năm

CÔNG TY CỔ PHẦN HƢƠNG THỦY Phú Bài, Hƣơng Thủy, Thừa Thiên Huế

2015 có mẫu nhƣ sau:

PHIẾU NHẬP KHO (NHẬP MUA)

Ngày 4 tháng 3 năm 2015

Số: 00169

Ngƣời giao hàng: Đơn vị: 718 Điện Biên Phủ - Đà Nẵng Địa chỉ: HH0112 – Công ty TNHH Thanh Phú Hóa đơn: 00169 Seri: TP/15P Ngày: 04/03/2015 Nội dung: Nhung KD mua hộp kẽm, ống kẽm nhập kho Hƣơng xƣởng Huế Tôn (5549kg) Tài khoản có: 331111 – Phải trả ngắn hạn ngƣời bán: HĐ SXKD (VNĐ)

STT Mã kho

Tên hàng hóa, dịch vụ

Tk Đvt Số

Đơn giá

Thành tiền

CK107 ONG9090-ống kẽm 2 da D21x1.9ly

1561 cây

113.818,18

5.690.909

lƣợng 50

(5.484kg/cây)

CK107 ONG9091-ống kẽm 2 da phi

1561 cây

167.000,00

8.350.000

34x1.6ly (7.556kg/cây)

CK107 ONG9092-ống kẽm 2 da phi

1561 cây

212.545,45

10.627.273

42x1.6ly (9.616kg/cây)

CK107 ONG9025-ống kẽm 2 da phi

1561 cây

234.818,18

11.740.909

42x1.9ly (11.335kg/cây) CK107 ONG9004-ống kẽm 2 da D90x2.5ly

1561 cây

533.636,36

16.009.091

(27.04kg/cây)

CK107 ONG9093-ống kẽm 2 da D76x2.5ly

1561 cây

626.181,82

18.785.455

(31.74kg/cây)

CK107 HOPK3053-Hộp kẽm 20x20x1 ly

1561 cây 100

49.545,45

4.954.545

CK107 HOPK3039-Hộp kẽm 30x60x1 ly

1561 cây

115.545,45

11.092.363

CK107 HOPK3041-Hộp kẽm 40x80x1.4 ly 1561 cây

215.363,63

13.783.272

Chi phí

Tổng cộng tiền hàng Tiền thuế GTGT Tổng cộng tiền thanh toán

101.033.817 0 10.103.382 111.137.199 Bằng chữ: Một trăm mười một triệu, một trăm ba mươi bảy ngàn, một trăm chín mươi chín

đồng chẵn.

PHỤ TRÁCH KINH DOANH PHỤ TRÁCH KẾ TOÁN NGƢỜI GIAO HÀNG THỦ KHO

KẾ TOÁN CÔNG NỢ KẾ TOÁN THEO DÕI

SVTH: Nguyễn Thị Hương Lan – Lớp: K45C Kiểm toán

Khóa luận tốt nghiệp

Đối với trƣờng hợp có chi phí bốc xếp vận chuyển phát sinh khi cần chuyển ngay

lô hàng vừa đƣợc nhà cung cấp giao tại kho thì chi phí này sẽ đƣợc tổng hợp vào một

bảng kê cuối kì, mẫu bảng kê này đƣợc tóm tắt ngắn gọn lại nhƣ sau:

BẢNG THANH TOÁN BỐC XẾP HÀNG HÓA

Từ ngày 01 đến ngày 02 tháng 3 năm 2015

Bằng chữ: Sáu trăm ba mƣơi chín ngàn bảy trăm năm mƣơi đồng./.

T.Giám đốc KT trƣởng

P.Kinh doanh KT thanh toán KT quầy Xác nhận kho

SVTH: Nguyễn Thị Hương Lan – Lớp: K45C Kiểm toán

Khóa luận tốt nghiệp

Đến hạn thanh toán của các hóa đơn cho các lần mua hàng trƣớc đó, căn cứ vào

bộ chứng từ thanh toán, kế toán tiền sẽ lập phiếu ủy nhiệm chi có mẫu nhƣ dƣới đây:

PHẦN DO NH GHI TÀI KHOẢN NỢ

ỦY NHIỆM CHI Số TA.03/10/1 CHUYỂN KHOẢN, CHUYỂN TIỀN THƢ, ĐIỆN Lập ngày: 10/03/2015 Đơn vị trả tiền Công ty Cổ Phần Hƣơng Thủy

Số tài khoản 4011211000122

Tại ngân hàng No&PTNT Việt Nam – CN NHNo&PTNT Trƣờng An Tỉnh:TTHuế

TÀI KHOẢN CÓ

Đơn vị nhận tiền Công ty TNHH Thanh Phú

Số tài khoản 2003311030072

Tại ngân hàng No&PTNT Quận Thanh Khê Tỉnh, TP: Đà Nẵng

Số tiền bằng số

Số tiền bằng chữ Ba mƣơi ba triệu, năm trăm tám mƣơi ba ngàn đồng chẵn

33.583.000VND

Nội dung Chuyển trả tiền mua mua thép V, thép tấm (HĐơn 0126, 0133)

ĐƠN VỊ TRẢ TIỀN Kế toán Chủ tài khoản

NGÂN HÀNG A NGÂN HÀNG B Ghi sổ ngày Ghi sổ ngày Giao dịch viên Kiểm soát Kế toán TP Kế toán

Các nghiệp vụ mua hàng phát sinh trong kỳ đƣợc ghi nhận trong sổ chi tiết của

từng ngƣời bán mà cụ thể trong ví dụ này là Công ty TNHH Thanh Phú chuyên cung

cấp sắt thép các loại cho Công ty Cổ phần Hƣơng Thủy nhƣ: thép lá, thép tấm ,thép

xây dựng, tôn kẽm, tôn lợp, xà gồ, lƣới rào, kẽm gai, thép chất lƣợng cao. Các nghiệp

vụ phát sinh trong tháng 3 năm 2015 đƣợc ghi chép trong sổ chi tết này nhƣ sau:

SVTH: Nguyễn Thị Hương Lan – Lớp: K45C Kiểm toán

CÔNG TY CỔ PHẦN HƢƠNG THỦY

Khóa luận tốt nghiệp

SỔ CHI TIẾT CÔNG NỢ Tài khoản:331 – Phải trả cho ngƣời bán Khách hàng: Công ty THNN Thanh Phú (HH0112) Từ ngày:01/03/2015 đến ngày: 31/03/2015

Số dƣ có đầu kỳ 33.583.000

Chứng từ

Diễn giải

Ps nợ

Ps có

Ngày HT

Tk đ/ƣ

Ngày Số

01/03 01/03

0145 Nhung (PKD) nhập sắt V giao kho Hƣơng

1561

19.300.655

(KCK107)

01/03 01/03 04/03 04/03

0145 Sắt V30 (5.5kg/cây) (KCK107) 0169 Nhung (PKD) nhập hộp giao kho Hƣơng

1331 1561

(5.594kg) (KCK107)

1.930.066 101.033.817

04/03 04/03 07/03 07/03

0169 Hộp kẽm 20x20x1ly (KCK107) 0176 Nhung (PKD) nhập hộp giao kho Hƣơng

1331 1561

10.103.382 73.653.311

07/03 07/03 10/03 10/03

(5.896 Kg) (KCK107) 0176 Sắt V40 – 13Kg/cây (KCK107) TA.03/10/1 Thanh toán tiền mua thép V, thép tấm

1331 1121

33.583.000

7.365.331

(HĐơn 0126, 0133)

14/03 14/03

0198 Nhung (PKD) nhập hộp giao kho Hƣơng

1561

22.365.092

(1.455,08 Kg) (KCK107)

2.236.509

14/03 14/03 25/03 25/03

0198 Hộp vuông 30x30x1.2 – Kẽm (KCK107) TA.03/25/1 Thanh toán tiền mua hộp ống kẽm, sắt V

1331 1121

213.387.151

các loại (HĐơn 0145, 0169, 0176)

Tổng phát sinh nợ: 246.970.151 Tổng phát sinh có: 237.988.163 Số dƣ cuối kỳ: 24.601.012

Ngày ..... tháng ..... năm .....

NGƢỜI GHI SỔ (Ký, họ tên)

(Ký, họ tên)

KẾ TOÁN TRƢỞNG .

Căn cứ vào thông tin trong sổ chi tiết, số dƣ đầu kỳ, số phát sinh trong kỳ và số

dƣ cuối kỳ, kế toán công nợ sẽ lập biên bản đối chiếu công nợ để gửi nhà cung cấp.

Biên bản này có mẫu nhƣ dƣới đây:

SVTH: Nguyễn Thị Hương Lan – Lớp: K45C Kiểm toán

Khóa luận tốt nghiệp

CỘNG HÕA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc -------------------------------------

BIÊN BẢN ĐỐI CHIẾU CÔNG NỢ KIÊM XÁC NHẬN NỢ

- Căn cứ hợp đồng mua bán số 812/2015-HĐMB ký ngày 16 tháng 01 năm 2015 giữa

Công ty cổ phần Hƣơng Thủy với Công ty TNHH Thanh Phú.

- Căn cứ vào tình hình giao nhận thực tế tính từ ngày 01/03/2015 đến ngày

31/03/2015.

Hôm nay, ngày 31/03/2015 .Tại văn phòng Công ty CP Hƣơng Thủy.

I/ ĐẠI DIỆN CÔNG TY CỔ PHẦN HƢƠNG THUỶ

- Ông : NGÔ LA

Chức vụ : P.Tổng giám đốc

- Bà : PHẠM THỊ THƠ Chức vụ : Kế toán Trƣởng

- Bà : NGUYỄN THỊ THANH TÂM Chức vụ : Kế toán công nợ

Địa chỉ: 1006 Ngyễn Tất Thành, Phú Bài, Hƣơng Thủy, Việt Nam

II/ ĐẠI DIỆN CÔNG TY TNHH THANH PHÖ

- Ông : NGUYỄN THANH PHƢƠNG

Chức vụ: Giám đốc

Địa chỉ: 718 Điện Biên Phủ - Đà Nẵng

Hai bên cùng nhau đối chiếu công nợ đến ngày 31/03/2015 cụ thể:

A/ Số tiền dƣ nợ đầu kỳ : 33.583.000đ

B/ Tổng phát sinh Nợ từ ngày 01/03 đến 31/03/2015:

246.970.151đ

SVTH: Nguyễn Thị Hương Lan – Lớp: K45C Kiểm toán

Khóa luận tốt nghiệp

Chøng tõ

DiÔn gi¶i

Ps nî

Số

Ngày 01/03/2015 04/03/2015 07/03/2015

0145 Nhập sắt V30 0169 Nhập hộp ống kẽm các loại 0176 Nhập sắt V40

Ps cã 21.230.721 111.137.199 81.018.642

Thanh toán cho các hóa đơn 0126, 0133

33.583.000

0198 Nhập hộp vuông – kẽm

24.601.601

10/03/2015 TA.03/10/1 14/03/2015 25/3/2015 TA.03/25/1 Thanh toán cho các hóa đơn

213.387.151

0145,0169, 0176

C/ Tổng phát sinh Có từ ngày 01/03 đến 31/03/2015: 237.988.163đ

D/ Số tiền nợ đến 31/03/2015 :

24.601.012đ

Nhƣ vậy, tính đến ngày 31/03/2015 CÔNG TY CỔ PHẦN HƢƠNG THỦY còn nợ

CÔNG TY TNHH THANH PHÚ Số tiền : 24.601.012đ

Bằng chữ: Hai mươi bốn triệu, sáu trăm lẻ một không trăm mười hai đồng

- Nếu quý công ty đồng ý với số dƣ có trên, đề nghị kí và đóng dấu xác nhận vào cuối

biên bản này để chúng tôi có cơ sở làm sổ sách của hai đơn vị hoàn toàn chính xác đến thời

điểm : 31/03/2015 và sẽ trả số tiền trên cho quý công ty bằng hình thức chuyển vào TK :

2003311030072 Ngân hàng No&PTNT Quận Thanh Khê theo đúng thời gian ghi trong

hợp đồng.

- Trƣờng hợp số dƣ trên không đúng với sổ sách của quý công ty, đề nghị quý công

ty gửi cho chúng tôi bảng kê chi tiết hoặc trực tiếp đến phòng kế toán công ty chúng tôi để

đối chiếu. Nếu sau 05 ngày quý công ty không phản hồi, không xác nhận công nợ thì xem

nhƣ quý công ty đồng ý công nợ trên là đúng theo nhƣ điều 4 trong hợp đồng.

- Biên bản kết thúc cùng ngày và đƣợc lập thành 02 bản. Mỗi bên giữ 01 bản có giá

trị nhƣ nhau làm cơ sở đối chiếu và thanh toán về sau.

ĐẠI DIỆN CTY CP HƢƠNG THỦY ĐẠI DIỆN CTY TNHH THANH PHÖ

2 3 1 2

1

SVTH: Nguyễn Thị Hương Lan – Lớp: K45C Kiểm toán

Khóa luận tốt nghiệp

Đối với trƣờng hợp mua hàng trả sau, ngoài những chứng từ kể trên thì trong

hoạt động đặt hàng, khi mà nhà cung cấp đã đồng ý bán hàng cho Công ty, Phòng

Kinh doanh cần lập một bản đề nghị tạm ứng để ứng trƣớc tiền hàng cho nhà cung cấp.

Vào ngày 9 tháng 3 năm 2015, nhân viên Phòng Kinh doanh đã tạm ứng tiền mua vật

tƣ với nội dung nhƣ sau:

Đơn vị:Công ty Cổ phần Hƣơng Thủy

Mẫu số 03 – TT

Bộ phận: Phòng Kế hoạch kinh doanh

(Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ – BTC ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng BTC)

GIẤY ĐỀ NGHỊ TẠM ỨNG

Ngày 09 tháng 03 năm 2015

Kính gửi: BGĐ CÔNG TY CỔ PHẦN HƢƠNG THỦY

Tôi tên là: Trần Thị Nhung.

Địa chỉ: Phòng Kế hoạch kinh doanh.

Đề nghị cho tạm ứng số tiền :5.500.000 đồng (Viết bằng chữ: Năm triệu, năm trăm ngàn

đồng chẵn).

Lý do tạm ứng: Tạm ứng chi phí mua vật tƣ của Công ty.

Thời hạn thanh toán: Sau khi hoàn tất thủ tục thanh toán.

Tổng Giám đốc

Kế toán trƣởng

Phụ trách bộ phận

Ngƣời đề nghị tạm ứng

(Ký, họ tên)

Vì có sử dụng giấy đề nghị tạm ứng để mua hàng nên khi hàng về, nhận đƣợc

hóa đơn của ngƣời bán Phòng Kinh doanh phải tiến hành lập biên bản thanh toán tiền

tạm ứng để bù trừ tiền hàng trả trƣớc.

SVTH: Nguyễn Thị Hương Lan – Lớp: K45C Kiểm toán

Khóa luận tốt nghiệp

BẢNG KÊ THANH TOÁN TIỀN TẠM ỨNG

Tôi tên là: Trần Thị Nhung Địa chỉ : Phòng Kinh doanh Xin thanh toán số tiền sau

STT 1

NGÀY 09/03/2015

SỐ CT 09/03

NỘI DUNG CHỨNG TỪ TẠM ỨNG Tạm ứng tiền mua xăm lốp yếm xe tải

SỐ TIỀN 5.500.000 5.500.000

TỔNG CỘNG

STT

NGÀY

SỐ CT NỘI DUNG CHỨNG TỪTHANH TOÁN

SỐ TIỀN

5.320.000

12/03/2015

01578

TỔNG CỘNG

TỔNG CHÊNH LỆCH

Thanh toán tiền mua xăm lốp yếm xe tải

5.320.000 180.000

Bằng chữ: Một trăm tám mƣơi ngàn đồng chẵn ./.

Hƣơng Thủy, ngày 12 tháng 3 năm 2015

TỔNG GIÁM ĐỐC KT TRƢỞNG KT THANH TOÁN NGƢỜI THANH TOÁN

Ở Công ty Cổ phần Hƣơng Thủy, phiếu chi thƣờng đƣợc sử dụng cho các nghiệp

vụ mua các loại hàng hóa, dịch vụ với số tiền nhỏ hơn 20 triệu đồng, các khoản chi

SVTH: Nguyễn Thị Hương Lan – Lớp: K45C Kiểm toán

Khóa luận tốt nghiệp

thƣờng xuyên, lặt vặt nhƣ: trả tiền điện nƣớc, điện thoại, mua văn phòng phẩm...v...v..

Mẫu 02-TT (Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ - BTC Ngày 20/03/2006 của Bộ trƣởng BTC)

Mẫu phiếu chi cho việc thanh toán tiền gas tháng 12/2014 có nội dung nhƣ sau:

CÔNG TY CỔ PHẦN HƢƠNG THỦY Thị trấn Phú Bài, Hƣơng Thủy, Thừa Thiên Huế PHIẾU CHI TIỀN MẶT Ngày: 15/01/2015

Họ và tên ngƣời nhận tiền: Phạm Quang Vinh

Liên số: 1 Quyển số: PC01 Số phiếu: 42/01 Tài khoản: 1111 945 000 Tài khoản đ/ứ: 331111 945 000

Đơn vị: CN186 – Phạm Quang Vinh

(Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ-BTC.

Địa chỉ: Thanh toán tiền gas tháng 12/2014

Số tiền: 945.000 VND

Bằng chữ: Chín trăm bốn mƣơi lăm ngàn đồng chẵn

Kèm theo: 7 chứng từ gốc. Số chứng từ gốc

Ngày....tháng....năm....

GIÁM ĐỐC KẾ TOÁN TRƢỞNG THỦ QUỸ NGƢỜI LẬP BIỂU NGƢỜI NHẬN TIỀN

(Họ tên, đóng dấu) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên)

Nhận đủ số tiền (viết bằng chữ): Chín trăm bốn mƣơi lăm ngàn đồng chẵn.

Mong rằng qua ví dụ trên đây đã giúp cho ngƣời đọc hiểu đƣợc rõ hơn các hoạt

động cũng nhƣ giúp tiếp cận đƣợc với các chứng từ mà Công ty sử dụng trong chu

trình mua hàng – thanh toán của mình.

SVTH: Nguyễn Thị Hương Lan – Lớp: K45C Kiểm toán

Khóa luận tốt nghiệp

2.3 Thực trạng HTKSNB chu trình mua hàng – thanh toán tại Công ty Cổ

phần Hƣơng Thủy

2.3.1 Môi trường kiểm soát

2.3.1.1 Môi trường bên trong

a) Đặc thù về quản lý

Quan điểm quản lý, điều hành Công ty của Ban Giám đốc mà đặc biệt là Tổng

Giám đốc – ông Lê Văn Xê rất rõ ràng. Ông luôn coi trọng yếu tố con ngƣời dù là lúc

Công ty mới thành lập hay cho đến ngày nay – khi các ứng dụng khoa học công nghệ

đã đƣợc sử dụng rộng rãi tại Công ty. Đối với các nhân viên văn phòng làm việc tại trụ

sở chính của Công ty bao gồm Phòng Kế toán va Phòng Kinh doanh, ông cho rằng

máy móc chỉ là công cụ giúp công việc đƣợc tiến hành một cách thuận tiến hơn trƣớc

đây, yếu tố quyết định đến tính hiệu quả công việc vẫn do năng lực của từng nhân viên

là chính . Tất cả các thông tin có vai trò quan trọng trong công tác quản lý công ty đều

phải đƣợc in ra thành văn bản, lúc cần thiết là phải có ngay, không thể chỉ tiến hành

lƣu trữ trong hệ thống máy tính. Thông tin và truyền thông trong môi trƣờng làm việc

cũng đƣợc Giám đốc chú trọng quan tâm vì những thông tin này nếu có chính xác và

kịp thời thì mới giúp cho Ban giám đốc đƣa ra đƣợc quyết định đúng đắn. Hiểu đƣợc

vấn đề này, ông Lê Văn Xê luôn chỉ đạo cho các Phó Giám đốc, Trƣởng phòng kinh

doanh và Kế toán trƣởng phải có cách thức quản lý, điều hành nhân viên cấp dƣới của

mình sao cho các thông tin quan trọng cần đƣợc sự xem xét, quyết định bởi Ban Giám

đốc phải đƣợc cung cấp một cách kịp thời và tƣơng đối chính xác. Về những vấn đề gì

mà trƣớc đó Ban Giám đốc hay Tổng Giám đốc đã chỉ định thực hiện nếu có điều gì

trở ngại trong khi thực hiện thì ngƣời có trách nhiệm giám sát quản lý cần phải thông

báo ngay với Ban Giám đốc, tránh tình trạng trì trệ công việc.

Ngoài những quan điểm lãnh đạo Công ty đã đƣợc đề cập ở trên thì cũng giống

nhƣ bao nhà quản lý của các công ty khác, Ban Giám đốc luôn muốn Công ty hoạt

động có khả năng sinh lời cao trên cơ sở sử dụng nguồn lực một cách hợp lý hiệu quả.

Trong tình hình nền kinh tế ngày càng phát triển, việc xuất hiện nhiều công ty cùng

SVTH: Nguyễn Thị Hương Lan – Lớp: K45C Kiểm toán

Khóa luận tốt nghiệp

kinh doanh trong cùng một lĩnh vực, mặt hàng chủ đạo tại một địa bàn đòi hỏi Công ty

phải có hƣớng quản lý linh hoạt, phù hợp. Trong tình huống này, quan điểm chủ

trƣơng của Công ty là cạnh tranh lành mạnh, luôn đặt chất lƣợng sản phẩm cung cấp

lên hàng đầu, đổi mới công nghệ góp phần hạ thấp giá thành sản phẩm. Ngoài ra, Công

ty luôn đảm bảo kinh doanh đúng pháp luật, báo cáo tài chính của Công ty phản ánh

trung thực, chính xác; nội quy và quy chế của Công ty luôn đƣợc phổ biến cho mọi

công nhân viên để đảm bảo khả năng chấp hành cao nhất, góp phần không nhỏ vào

việc vận hành bộ máy quản lý. Tóm lại, với kinh nghiệm dày dặn trong lĩnh vực hoạt

động thƣơng mại tại khu vực miền Trung nói chung và trên địa bàn Tỉnh nói riêng

cũng nhƣ khả năng lãnh đạo, điều hành linh hoạt, nhạy bén của Giám đốc đã giúp

Công ty không ngừng nâng cao uy tín, tiếp tục đứng vững trên thị trƣờng.

b) Cơ cấu tổ chức

Cơ cấu bộ máy quản lý của Công ty phần Hƣơng Thủy hoạt động theo đặc thù

của một Công ty cổ phần. Đứng đầu Công ty là Đại hội đồng cổ đông có quyền quyết

định các vấn đề quan trọng nhất của công ty, các vấn đề mang tính cơ bản, lâu dài,

định hƣớng. Thay mặt cho toàn thể cổ đông của Công ty, có trách nhiệm quản lý Công

ty là Hội đồng quản trị và nằm dƣới sự giám sát của Hội đồng quản trị, chịu trách

nhiệm điều hành trực tiếp Công ty là Ban Giám đốc. Ban giám đốc của Công ty gồm

có một Tổng giám đốc và ba Phó Giám đốc. Bộ máy tổ chức bắt đầu từ Ban giám đốc

Công ty trở xuống đƣợc phân chia theo mô hình chức năng. Tức là, trong cách thức tổ

chức này, mỗi Phó Giám đốc chịu trách nhiệm về một chức năng cụ thể của Công ty;

tham mƣu, hỗ trợ cho Tổng Giám đốc trong công tác quản lý doanh nghiệp. Cụ thể,

Phó Giám đốc kinh doanh sẽ chịu trách nhiệm quản lý phòng kinh doanh, đƣa ra các

quyết định về hàng hóa mua vào bán ra; Phó Giám đốc tài chính đứng đầu phòng kế

toán, sẽ chịu trách nhiệm giám sát, tổ chức thực hiện các quyết định, công tác về tài

chinh; Phó Giám đốc hành chính đứng đầu phòng tổ chức hành chính, chịu trách

nhiệm quản lý về nhân sự của Công ty. Ngoài ra, Công ty còn lập ra Ban kiểm soát

nhằm giám sát mọi hoạt động kinh doanh và điều hành Công ty.

SVTH: Nguyễn Thị Hương Lan – Lớp: K45C Kiểm toán

Khóa luận tốt nghiệp

c) Chính sách nhân sự

Nhƣ đã đề cập ở phần Đặc thù quản lý, Tổng giám đốc Công ty là ngƣời luôn

coi trọng yếu tố con ngƣời trong công việc. Chính vì vậy mà Công ty luôn có chính

sách tuyển dụng những công nhân lao động có tay nghề cao, các nhân viên có trình độ

chuyên môn phù hợp với công việc đƣợc giao. Bên cạnh, việc tuyển dụng mang tính

ƣu tiên với những ngƣời có năng lực thì Công ty cũng chú trọng công tác đào tạo, bồi

dƣỡng kiến thức cho nhân viên. Cụ thể nhƣ cử nhân viên phòng kế toán tham gia các

buổi phổ biến và hƣớng dẫn chế độ, chính sách mới của Bộ tài chính đƣợc tổ chức

trong địa bàn. Chế độ lƣơng bổng ở Công ty cũng rất rõ ràng, công bằng và công khai.

Các nhân viên văn phòng sẽ đƣợc hƣởng lƣơng theo bằng cấp và hệ số lƣơng, còn các

công nhân làm công việc sản xuất hay trực tiếp bán hàng sẽ hƣởng lƣơng theo bậc thợ.

Công ty luôn đề cao tinh thần trách nhiệm trong khi làm việc, chính vì vậy mà luôn có

các hình thức khen thƣởng thích đáng đối với những nhân viên có thành tích làm việc

tốt trong năm nhƣ đề bạt những nhân viên có năng lực hay cuối năm nếu Công ty làm

ăn có lãi sẽ tiến hành xếp hạng khen thƣởng nhân viên theo thứ hạng đã đƣợc quy định

sẵn tại Công ty. Đồng thời sẽ khiển trách, trừ lƣơng, buộc đòi bồi thƣờng với những

sai sót trong khi làm việc mà nhân viên gây ra – nếu trƣờng hợp này xảy ra thì thƣờng

rơi vào những nhân viên bảo quản tài sản nhƣ thủ kho, thủ quỹ hay nhân viên chịu

trách nhiệm cất giữ giấy tờ liên quan đến việc thu chi nhƣ kế toán thanh toán, kế toán

ngân hàng; hay nặng hơn là sa thải.

d) Công tác kế hoạch và dự toán

Đối với Công ty Cổ phần Hƣơng Thủy thì việc lập dự toán luôn đƣợc đặt trong

tiêu chí là không đƣợc vƣợt quá năng lực của Công ty và phải phù hợp với tình hình

biến động của thị trƣờng. Điều này vừa tạo đƣợc mục tiêu phấn đấu cho toàn bộ nhân

viên trong Công ty mà lại đảm bảo cho việc hạn chế gây áp lực làm việc cho nhân viên

sẽ làm phản tác dụng. Việc lập dự toán tại Công ty một năm sẽ đƣợc lập một lần và do

Phòng Kinh doanh đảm nhiệm, nội dung chủ yếu là về lƣợng hàng bán dự kiến sẽ tiêu

thụ. Sau khi bản dự toán này đƣợc Phó Giám đốc Kinh doanh và Tổng Giám đốc phê

duyệt, thông qua thì nó sẽ đƣợc phổ biến cụ thể đến từng cơ sở của Công ty. Mỗi cơ

SVTH: Nguyễn Thị Hương Lan – Lớp: K45C Kiểm toán

Khóa luận tốt nghiệp

sở, kho hàng trên địa bàn sẽ có các mức dự toán lƣợng hàng tiêu thụ khác nhau, phù

hợp với điều kiện kinh doanh khách quan tại từng vùng trên địa bàn Tỉnh cũng nhƣ

tầm nhìn chiến lƣợc mà Công ty muốn đạt đƣợc ở từng vùng. Tuy nhiên, việc áp dụng

mức dự toán này cũng phải đƣợc bàn bạc với ngƣời quản lý ở mỗi cơ sở để đi đến sự

thống nhất cuối cùng. Cũng có trƣờng hợp cơ sở kinh doanh sẽ bị áp đặt bắt buộc mức

dự toán đã đề ra nếu Ban giám đốc Công ty nếu thấy đó là tiềm năng có thể thực hiện

đƣợc.

e) Ủy ban kiểm soát

Cũng giống nhƣ các công ty cổ phần khác, Công ty Cổ phần Hƣơng Thủy cũng

thành lập Ban kiểm soát với các chức năng, nhiêm vụ đặc trƣng nhƣ kiểm tra việc thực

hiện các quy chế của Công ty, giám sát và đánh giá hiệu quả quản lý của Ban giám

đốc, tiến hành kiểm tra tình hình hoạt động cũng nhƣ báo cáo tài chính định kì hoặc

theo yêu cầu của Đại Hộ đồng cổ đông...v...v...

2.3.1.2 Môi trường bên ngoài

Bên cạnh môi trƣờng bên trong Công ty còn chịu sự tác động của các nhân tố bên

ngoài. Các nhân tố này vƣợt ra ngoài tầm kiểm soát của Ban lãnh đạo Công ty nhƣng

nó lại có tác động lớn đến quy chế, thủ tục kiểm soát tại Công ty. Các nhân tố bên

ngoài bao gồm các chính sách, chế độ, quy định của Nhà nƣớc, cơ quan thuế, thanh tra

Nhà nƣớc, các tổ chức tín dung, tình hình biến động chung của nền kinh tế, thị hiếu

của ngƣời tiêu dùng...v...v...

2.3.2 Hệ thống kế toán

2.3.2.1 Tổ chức chứng từ

Các chứng từ đƣợc sử dụng trong chu trình mua hàng – thanh toán của Công ty

một phần là do ngƣời bán cung cấp cho Công ty trong quá trình bán hàng, một phần do

phòng kinh doanh và phòng kế toán của Công ty lập. Cụ thể nhƣ sau:

- Phiếu yêu cầu mua vật tƣ, hàng hóa: do thủ kho lập, ghi rõ loại mặt hàng, số

lƣợng cần mua, số lƣợng tồn kho hiện tại, ghi chú về từng loại hàng nếu cần thiết.

SVTH: Nguyễn Thị Hương Lan – Lớp: K45C Kiểm toán

Khóa luận tốt nghiệp

- Đơn đặt hàng: do Phòng Kinh doanh lập, ghi rõ chủng loại mặt hàng, số lƣợng

cần mua, giá cả từng loại hàng, nơi giao hàng và ngƣời có trách nhiệm nhận hàng. Đây

là một chứng từ quan trọng trong giai đoạn đầu tiên của công tác đối chiếu thông tin

giữa ngƣời bán và Công ty.

- Hợp đồng kinh tế: thể hiện những thỏa thuận giữa nhà cung cấp và Công ty về

những điều kiện liên quan đến việc mua bán hàng hóa.

- Phiếu giao hàng: do ngƣời bán lập và cung cấp cho Công ty khi đi giao hàng.

- Hóa đơn GTGT: do ngƣời bán lập và cung cấp cho Công ty. Đây là chứng từ

làm cơ sở ghi nhận nghiệp vụ mua hàng hóa, dịch vụ phát sinh.

- Phiếu nhập kho: do Phòng Kế toán của Công ty lập, ghi nhận số lƣợng và chủng

loại hàng thực nhập.

- Giấy đề nghị tạm ứng: do Phòng Kinh doanh của Công ty lập, ghi rõ yêu cầu

ứng trƣớc trả tiền mua hàng. Chứng từ này đƣợc sử dụng trong các nghiệp vụ mua

hàng theo yêu cầu phải trả trƣớc tiền hàng cho ngƣời bán hoặc đối với những ngƣời

bán chƣa lập kịp hợp đồng kinh tế.

- Phiếu chi: do Phòng Kế toán của Công ty lập, xác nhận khoản tiền mặt đã chi

cho ngƣời bán hàng hóa hoặc cung cấp dịch vụ. Chứng từ này đƣợc sử dụng đối với

những giao dịch có giá trị tiền hàng dƣới 20 triệu đồng.

- Ủy nhiệm chi: do Phòng Kế toán lập, xác nhận khoản tiền gửi ngân hàng đã

chuyển cho ngƣời bán hàng hóa hoặc cung cấp dịch vụ. Chứng từ này đƣợc sử dụng

đối với những giao dịch có giá trị tiền từ 20 triệu đồng trở lên.

- Bảng kê thanh toán tiền tạm ứng: do Phòng Kinh doanh lập, đƣợc sử dụng khi

Phòng Kinh doanh có ứng trƣớc tiền mua hàng hóa dịch vụ. Hiệu số giữa số tiền đã chi

trƣớc với số tiền thực tế phải trả sẽ là căn cứ để kế toán thanh toán lập thêm phiếu thu

hay phiếu chi cho phù hợp cũng nhƣ là căn cứ để kế toán công nợ theo dõi công nợ

phải trả cho ngƣời bán.

SVTH: Nguyễn Thị Hương Lan – Lớp: K45C Kiểm toán

Khóa luận tốt nghiệp

- Bảng thanh toán bốc xếp hàng hóa, dịch vụ vận chuyển: do Phòng Kinh doanh

lập. Bảng thanh toán này là bảng tổng hợp chi phí bốc xếp hay vận chuyển phát sinh

trong quá trình bán hàng vào mỗi tháng. Vì vậy mà các chi phí bốc xếp, vận chuyển

phát sinh khi hàng đƣợc nhà cung cấp giao về kho cần chuyển đi ngay đến các đại lý,

khách hàng đã đặt hàng trƣớc đó cũng đƣợc tập hợp trong bảng thanh toán này.

- Biên bản đối chiếu công nợ: do Phòng Kế toán lập. Biên bản này dùng để đối

chiếu và bù trừ công nợ (nếu có) của Công ty với ngƣời bán dựa trên số lƣợng hàng

thực mua và số tiền đã trả trong tháng cho ngƣời bán.

2.3.2.2 Hệ thống sổ sách kế toán

Hiện nay, Công ty đang sử dụng hình thức kế toán trên máy vi tính với phần

mềm FAST ACOUNTING dựa trên hệ thống sổ của hình thức “Nhật kí – Chứng từ”.

Việc này giúp giảm bớt khối lƣợng công việc cho nhân viên kế toán, đáp ứng nhu cầu

hạch toán của Công ty. Các loại sổ kế toán liên quan đến chu trình mua hàng – thanh

toán đều có sẵn và đƣợc phân loại trong các phần hành của phần mềm FAST nhƣ phần

hành liên quan đến tiền măt, tiền gửi, tiền vay; phần hành mua hàng và công nợ phải

trả; phần hành hàng tồn kho.

Ngoài các sổ sách đƣợc lƣu trữ dƣới dạng tập tin trong máy tính thì bộ phận kế

toán vẫn sử dụng thêm các sổ ghi chép thủ công nhƣ sổ chi tiết công nợ, sổ quỹ tiền

mặt, sổ chi tiết hàng tồn kho..v..v.. Hàng tháng, các sổ chi tiết cần thiết đƣợc lập trong

phần mềm sẽ đƣợc in ra để kiểm tra và lƣu trữ.

2.3.2.3 Tổ chức tài khoản

Các tài khoản đƣợc đơn vị mở bao gồm: TK 156, TK 331, TK 133, TK 141, TK

111, TK 112.

Các tài khoản này là những tài khoản thông dụng mà các đơn vị sản xuất và

thƣơng mại thƣờng sử dụng trong nghiệp vụ mua hàng – thanh toán. Trong số các tài

khoản trên thì hai tài khoản 156 và 331 đƣợc Công ty chú ý ghi nhận rõ ràng, chi tiết

nhất. Cụ thể, dù là làm kế toán thủ công hay bằng phần mềm thì các tài khoản nhƣ TK

156 – Hàng tồn kho và TK 331 – Phải trả ngƣời bán đều đƣợc nhân viên Phòng Kế

SVTH: Nguyễn Thị Hương Lan – Lớp: K45C Kiểm toán

Khóa luận tốt nghiệp

toán làm chi tiết theo từng mặt hàng cũng nhƣ chi tiết theo từng ngƣời bán để thuận

tiện trong việc theo dõi tình hình nhập xuất tồn và tình hình công nợ.

2.3.2.4 Tổ chức hệ thống báo cáo

Hiện tại, đối với chu trình mua hàng – thanh toán Công ty Cổ phần Hƣơng Thủy

không lập các báo cáo liên quan. Các báo cáo mà Công ty lập trong chu trình kinh

doanh thƣờng liên quan đến chu trình bán hàng – thu tiền nhƣ báo cáo bán hàng, báo

cáo tổng hợp doanh số bán hàng theo sản phẩm và để phục vụ công tác kiểm kê hàng

tồn kho thì Công ty lập báo cáo nhập xuất tồn.

2.3.3 Các thủ tục kiểm soát chu trình mua hàng – thanh toán

2.3.3.1 Hoạt động đặt hàng

Chỉ có thủ kho mới đƣợc phép ký xác nhận yêu cầu mua hàng tại kho trƣớc khi

gửi lên Phòng Kinh doanh của Công ty. Để xác định đƣợc số lƣợng hàng cần mua, thủ

kho sẽ kiểm tra mức tồn kho hàng hóa đƣợc ghi nhận trong thẻ kho cùng với yêu cầu

đặt mua của khách hàng .

Nội dung của phiếu yêu cầu mua hàng bắt buộc phải ghi rõ tên quy cách hàng

hóa, số lƣợng cần mua, tồn kho hiện tại và ghi chú nếu có để tạo sự thuận tiện cho

Phòng Kinh doanh xét duyệt phiếu yêu cầu mua hàng sau này.

Khi nhận phiếu yêu cầu vật tƣ, Phòng Kinh doanh sẽ tiến hành xác định lại lƣợng

hàng hóa cần mua thêm một lần nữa, kiểm tra xem số lƣợng yêu cầu đã phù hợp với

nhu cầu sử dụng thực tế hay chƣa. Cách thức mà Phòng sử dụng là xem xét mục đích

mua thêm hàng là gì: mua để bán do có đặt hàng của khách hay để tồn kho. Bên cạnh

đó là so sánh giữa lƣợng hàng tồn kho với nhu cầu đặt mua cùng với tình hình tiêu thụ

gần đây của mặt hàng đó nhƣ thế nào để xác định số lƣợng hàng cần mua phù hợp.

Nếu có thay đổi gì so với phiếu yêu cầu ban đầu thì Phòng sẽ gọi điện thoại lại cho thủ

kho để thông báo.

Đơn đặt hàng đƣợc lập trên cơ sở phiếu yêu cầu mua hàng đã đƣợc xét duyệt.

SVTH: Nguyễn Thị Hương Lan – Lớp: K45C Kiểm toán

Khóa luận tốt nghiệp

Để chọn nhà cung cấp cho đợt mua hàng, nhân viên Phòng Kinh doanh sẽ phải

truy cập vào tập tin đƣợc lƣu trong máy để biết đƣợc đơn giá mua gần nhất của từng

loại hàng hóa và liên hệ kế toán công nợ để biết đƣợc số dƣ nợ chƣa trả cho từng

ngƣời bán là bao nhiêu.Từ đó, ra quyết định chọn nhà cung cấp phù hợp. Và tại Phòng

Kinh doanh việc lựa chọn nhà cung cấp cho mỗi đợt mua hàng là trách nhiệm của

Trƣởng phòng hoặc ngƣời đƣợc ủy quyền của Trƣởng phòng.

Cũng giống nhƣ phiếu yêu cầu mua hàng, nội dung của đơn đặt hàng cũng phải

viết rất cụ thể. Ngoài tên quy cách hàng hóa, số lƣợng đặt mua đơn đặt hàng phải ghi

rõ đơn giá và thành tiền của từng loại, tổng thành tiền của toàn bộ hàng hóa cũng nhƣ

địa điểm giao hàng và ngƣời chịu trách nhiệm nhận hàng. Đơn đặt hàng phải có chữ ký

của Trƣởng phòng kinh doanh hoặc ngƣời ủy quyền và con dấu của Công ty mới hợp

lệ.

Giấy đề nghị tạm ứng phải có đầy đủ chữ ký của những ngƣời có liên quan mới

đủ cơ sở để kế toán tiền làm thủ tục cho ứng tiền.

2.3.3.2 Hoạt động nhận và bảo quản hàng hóa

Thủ kho và nhân viên của Phòng Kinh doanh sẽ cùng nhau kiểm nhận hàng hóa,

so sánh đối chiếu quy cách mặt hàng, số lƣợng yêu cầu trên phiếu yêu cầu mua hàng

với phiếu giao hàng của bên bán. Ở khâu này, thủ kho chỉ có nhiệm vụ ghi nhận các

loại hàng nhập kho về mặt chủng loại, quy cách và số lƣợng. Nếu có phát sinh trƣờng

hợp hàng không đúng quy cách, chất lƣợng thì nhân viên Phòng Kinh doanh sẽ gọi

điện về cho Trƣởng phòng hoặc ngƣời đƣợc ủy quyền để xin chỉ đạo.

2.3.3.3 Hoạt động nhận hóa đơn và theo dõi công nợ

Khi hóa đơn về, Phòng Kinh doanh sẽ đối chiếu, kiểm tra đơn giá, thành tiền của

mỗi mặt hàng ở hóa đơn với đơn đặt hàng đã đƣợc khách hàng xác nhận trƣớc đó cũng

nhƣ tổng thành tiền có chính xác hay không. Nếu kiểm tra thấy khớp đúng, nhân viên

sẽ tiến hành đánh dấu thể hiện đã thực hiện việc kiểm tra giá cụ thể trên từng mặt hàng

trong đơn đặt hàng. Đồng thời, cũng kiểm tra tính hợp lệ của hóa đơn.

SVTH: Nguyễn Thị Hương Lan – Lớp: K45C Kiểm toán

Khóa luận tốt nghiệp

Khi phiếu nhập kho đƣợc lập xong, Phòng Kinh doanh cũng tiến hành đóng dấu,

ký tên xác nhận “Đã kiểm tra giá” và ghi rõ ngày tháng của đơn đặt hàng tƣơng ứng

của lô hàng đƣợc ghi nhận trong phiếu nhập kho.

Liên quan đến chi phí vận chuyển, bốc xếp khi chuyển thẳng hàng vừa mua đến

các đại lý, khách hàng thông thƣờng không có hóa đơn giá trị gia tăng đầu vào ghi

nhận, nếu có hóa đơn thì thƣờng là hóa đơn cung cấp dịch vụ vận chuyển. Vì đa phần

công việc bốc xếp Công ty sẽ thuê nhân công trực tiếp tại địa phƣơng để thực hiện. Do

đó, để kiểm soát đƣợc chi phí mà đối tƣợng đƣợc trả tiền không xuất đƣợc hóa đơn

này, Công ty đã tiến hành xác định đơn giá bốc xếp cho mỗi loại hàng hóa khác nhau.

Kết hợp với liên vận chuyển, liên bốc xếp của phiếu nhập kho để có căn cứ chính xác

về số lƣợng mỗi lần nhập, Phòng Kinh doanh sẽ lập đƣợc bảng kê thanh toán bốc xếp

hàng hóa một cách hợp lý. Cần lƣu ý rằng: phiếu nhập kho có làm thêm 2 liên bốc xếp,

vận chuyển riêng biệt so với 3 liên nhƣ thông thƣờng là nhằm mục đích xác định đƣợc

chính xác đƣợc giá trị chi phí vận chuyển, bốc xếp nhƣ đã nêu trên đây. Và bản chất

của hai loại chi phí này là để phục vụ mục đích bán hàng. Do đó, chúng đƣợc kế toán

Công ty ghi nhận vào chi phí bán hàng – TK 641 chứ không phải là chi phí thu mua

hàng hóa – TK 1562.

Tất cả các liên của phiếu nhập kho, bảng kê thanh toán tiền tạm ứng đều phải có

đầy đủ chữ ký của những ngƣời có liên quan mới đủ căn cứ để ghi nhận nghiệp vụ

phát sinh. Phiếu nhập kho cũng đƣợc đánh số thứ tự liên tục.

Kế toán công nợ tiến hành nhập hóa đơn và cập nhật dữ liệu vào hệ thống máy

tính xong sẽ tiến hành đánh dấu đã nhập liệu vào hóa đơn ở chỗ số hiệu của hóa đơn.

Cuối mỗi tháng, kế toán công nợ sẽ căn cứa vào sổ chi tiết công nợ từng nhà

cung cấp để lập biên bản đối chiếu công nợ với từng nhà cung cấp.

2.3.3.4 Hoạt động thanh toán

Đối với hoạt động thanh toán để tránh việc bỏ lỡ các khoản chiết khấu, ƣu đãi do

nộp tiền không đúng hạn, kế toán tiền sẽ sử dụng các thủ tục sau.

SVTH: Nguyễn Thị Hương Lan – Lớp: K45C Kiểm toán

Khóa luận tốt nghiệp

Thứ nhất, đối với hình thức mua hàng trả sau, kế toán tiền thƣờng xuyên truy cập

vào tập tin sổ chi tiết nợ phải trả từng ngƣời bán để ghi nhớ ngày để thanh toán toàn bộ

tiền hàng của các hóa đơn.

Thứ hai, đối với những trƣờng hợp các khoản chiết khấu đƣợc tính riêng, áp dụng

cho từng hóa đơn đơn lẻ vì nghiệp vụ phát sinh trong tháng đối với ngƣời bán này

thƣờng ít thì kế toán tiền sẽ tập hợp các hóa đơn chƣa thanh toán đó lại và lập một

bảng kê các hóa đơn chƣa thanh toán để ghi chú ngày phải trả tiền.

Trƣớc khi ký ủy nhiệm chi, phiếu chi Kế toán trƣởng là ngƣời độc lập kiểm tra

xem ủy nhiệm chi hay phiếu chi mà kế toán tiền lập có khớp đúng với hóa đơn cần

thanh toán đã kiểm tra trƣớc đó, đƣợc đính kèm lúc xét duyệt thanh toán.

Các ủy nhiệm chi, phiếu chi phải có đƣợc sự phê duyệt của Tổng Giám đốc hoặc

ngƣời đƣợc ủy quyền, Kế toán trƣởng, xác nhận của ngân hàng hoặc thủ quỹ, ngƣời

nhận tiền thì kế toán tiền mới có thể làm căn cứ để nhập liệu và cập nhập dữ liệu các

tập tin liên quan. Kế toán tiền cũng sẽ đánh dấu lên các ủy nhiệm chi đã đƣợc nhập

liệu. Các hóa đơn và chứng từ liên quan khi đã đƣợc thanh toán sẽ đƣợc kế toán tiền

đánh dấu “Rồi” để xác nhận, cụ thể là hóa đơn và phiếu nhập kho tránh trƣờng hợp

thanh toán thêm lần nữa.

Các phiếu chi khi chi tiền xong sẽ do thủ quỹ giữ lại tạm thời để lập bảng tổng

hợp cuối tháng các phiếu chi đã đƣợc thực hiện trong tháng. Kế toán tiền là ngƣời có

trách nhiệm kiểm tra thông tin ở trên phiếu chi với bảng tổng hợp. Sau đó, sẽ kí xác

nhận vào cuối bảng tổng hợp và nhận lại toàn bộ 2 liên của tất cả các phiếu chi về lƣu

trữ. Các phiếu chi đƣợc đánh số thứ tự liên tục theo từng tháng.

Hàng tháng kế toán tiền sẽ tiến hành đối chiếu sổ phụ ngân hàng với sổ chi tiết

tiền gửi.

2.3.3.5 Các thủ tục kiểm soát khác

Ngoài các thủ tục kiểm soát có thể dễ dàng nhận thấy ở trong từng hoạt động của

chu trình thì còn có một số thủ tục kiểm soát khác nhƣ sau:

SVTH: Nguyễn Thị Hương Lan – Lớp: K45C Kiểm toán

Khóa luận tốt nghiệp

- Ở Phòng Kế toán của Công ty, có hai nhân viên kế toán công nợ. Hai nhân viên

này sẽ đƣợc phân công theo dõi công nợ của các nhà cung cấp khác nhau. Cuối tháng,

ai phụ trách công nợ của nhà cung cấp nào sẽ chịu trách nhiệm lập bảng đối chiếu

công nợ và liên hệ với kế toán của bên nhà cung cấp đó để trao đổi thông tin liên quan

đến công nợ của hai bên.

- Mỗi nhân viên kế toán đều có tủ riêng cất giữ các tài liệu, chứng từ liên quan

đến quá trình xử lý của từng ngƣời và chịu trách nhiệm bảo quản cẩn thận, có khóa

riêng khóa tủ lại sau một ngày làm việc.

- Việc ủy quyền phê chuẩn các hoạt động ký kết hợp đồng kinh tế và chi tiền

đƣợc Tổng Giám đốc thông báo công khai rõ ràng với 3 Phó Giám đốc và đƣợc quy

định ở văn bản pháp lý của Công ty cũng nhƣ trong các văn bản ký kết với các tổ chức

tín dụng.

2.3.4 Bộ phận kiểm toán nội bộ

Hiện tại thì Công ty vẫn chƣa có bộ phận kiểm toán nội bộ.

SVTH: Nguyễn Thị Hương Lan – Lớp: K45C Kiểm toán

Khóa luận tốt nghiệp

CHƢƠNG 3: GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN HỆ THỐNG KIỂM SOÁT

NỘI BỘ CHU TRÌNH MUA HÀNG – THANH TOÁN TẠI CÔNG TY

CỔ PHẦN HƢƠNG THỦY

3.1 Nhận xét về HTKSNB chu trình mua hàng – thanh toán tại Công ty Cổ

phần Hƣơng Thủy

3.1.1 Môi trường kiểm soát

 Ưu điểm

Ban quản lý Công ty là những ngƣời có kinh nghiệm lâu năm trong lĩnh vực kinh

doanh thƣơng mại và gắn bó lầu dài tại Công ty, đặc biệt là Tổng Giám đốc – ông Lê

Văn Xê. Chính vì vậy mà Ban quản lý am hiểu công tác quản lý nội bộ cần phải thực

hiện tại Công ty. Do đó, việc thiết lập các chính sách, thủ tục kiểm soát khá phù hợp

với tình hình thực tế của Công ty.

Những nhân viên làm việc tại Công ty đã đƣợc tuyển chọn kỹ càng, có năng lực

và đạo đức. Công ty còn tạo điều kiện cho các nhân viên đƣợc học thêm, nâng cao kỹ

năng nghiệp vụ và có các chính sách đãi ngộ hợp lý. Đây là nhân tố quan trọng, giúp

vận hành hệ thống kiểm soát nội bộ một cách tốt nhất.

Về cơ cấu tổ chức, Công ty đƣợc tổ chức theo mô hình chức năng. Mọi phòng

ban trong Công ty đều đƣợc phân cấp quản lý tƣơng xứng với nhiệm vụ đƣợc giao,

không có sự chồng chéo trách nhiệm lẫn nhau. Tất cả các hoạt động chính của Công ty

đều đƣợc Tổng Giám đốc phân chia, sang sẻ cho các Phó Giám đốc. Tổng giám đốc

vẫn là ngƣời có cái nhìn tổng quan và nắm bắt đƣợc tình hình hoạt động của Công ty

tại mỗi thời điểm. Điều này tạo nên một sự chuyên môn hóa cao, giúp các Phó Giám

đốc phát huy đƣợc sở trƣờng chuyên môn của mình một cách hiệu quả. Hơn nữa, giữa

các phòng ban có mối quan hệ mật thiết và chặt chẽ với nhau tạo thành một thể thống

nhất là điều kiện cho việc thực hiện mục tiêu chung của Công ty. Cụ thể nhƣ trong chu

trình mua hàng – thanh toán thì Phòng Kinh doanh là nơi cung cấp thông tin đầu vào

SVTH: Nguyễn Thị Hương Lan – Lớp: K45C Kiểm toán

Khóa luận tốt nghiệp

cho Phòng Kế toán, còn Phòng Kế toán là nơi lƣu dữ những thông tin cần thiết cho

Phòng Kinh doanh.

Ngoài ra, để đảm bảo tính trung thực và đáng tin cậy của thông tin tài chính,

hàng năm Công ty tổ chức thuê công ty kiểm toán AAC để thực hiện kiểm toán báo

cáo tài chính. Một mặt đảm bảo tính trung thực của thông tin kế toán mặt khác còn

đảm bảo tính minh bạch của thông tin đối với công ty cổ phần.

 Nhược điểm

Hiện tại thì công tác dự toán của Công ty vẫn còn đang hạn chế, công ty chỉ lập

một bảng kế hoạch tiêu thụ hàng năm. Còn lại, các chu trình khác thì không có lập dự

toán. Có thể nhận thấy, Công ty chƣa thực sự quan tâm đúng mức đến công tác nghiên

cứu tình hình hoạt động trong công ty. Chỉ khi nào có sự cố xảy ra thì Công ty mới

tiến hành tìm nguyên nhân mà không có sự chuẩn bị từ trƣớc để hạn chế thiệt hại. Điều

này sẽ làm cho Công ty rất dễ bị tổn thƣơng trƣớc những diễn biến khó lƣờng của thị

trƣờng hiện nay.

Ngoài ra, liên quan đến các vấn đề các mối làm ăn mới, khách hàng mới hay nhà

cung cấp mới Công ty hay bị thụ động bởi công tác nghiên cứu thị trƣờng hay bộ phận

chịu trách nhiệm về mảng này chƣa đƣợc chú trọng. Cụ thể nhƣ các quy trình, chính

sách liên quan đến tìm kiếm khách hàng hay lựa chọn nhà cung cấp chƣa đƣợc quy

định thành văn bản, hay quy định chƣa thật sự rõ ràng cụ thể các bƣớc cần phải tiến

hành. Công ty thƣờng căn cứ vào các thông tin “đầu nguồn” để chọn lựa nhà cung cấp

hay các nhà cung cấp chủ động tiếp cận chứ không hề thực hiện các cuộc khảo sát,

thâm nhập thị trƣờng. Đây là một khó khăn cho Công ty vì không đủ nguồn nhân lực

có chuyên môn để thực hiện công tác này.

3.1.2 Hệ thống kế toán và việc quản lý thông tin

 Ưu điểm

Bộ máy kế toán của Công ty Cổ phần Hƣơng Thủy đƣợc tổ chức khá tốt, sự phân

công phân nhiệm rõ ràng cho các nhân viên theo trình độ, năng lực, không có sự chồng

chéo công việc giữa các nhân viên, mỗi nhân viên đều phải chịu trách nhiệm rõ ràng

SVTH: Nguyễn Thị Hương Lan – Lớp: K45C Kiểm toán

Khóa luận tốt nghiệp

đối với công việc của phần hành mà mình phụ trách. Điều này đảm bảo việc hạch toán

diễn ra chính xác, kịp thời, giảm khả năng xảy ra sai sót, gian lận.

Các chế độ kế toán mới luôn đƣợc cập nhật, tạo điều kiện trong công tác hạch

toán và cung cấp thông tin cho Ban lãnh đạo Công ty cũng nhƣ các đối tƣợng bên

ngoài Công ty, tránh các sai phạm không đáng có ảnh hƣởng đến uy tín cũng nhƣ sự

hoạt động ổn định của Công ty.

Hiện tại, Công ty đang sử dụng phần mềm kế toán máy FAST ACOUNTING,

điều này giúp cho kế toán xử lý các nghiệp vụ đƣợc chính xác, giảm bớt khối lƣợng và

đơn giản hóa công việc. Và mỗi nhân viên phòng kế toán đều có tài khoản và mật khẩu

riêng để truy cập. Điều này sẽ giúp cán bộ quản lý biết đƣợc lịch sử hoạt động của

từng ngƣời khi có nhu cầu kiểm tra.

Việc tổ chức chứng từ, sổ sách kế toán của Công ty là phù hợp với các quy định

của pháp luật. Đồng thời có sự giảm thiểu các chứng từ không cần thiết nhƣ phiếu

nhận hàng hóa hay biên bản bàn giao hàng hóa. Vì theo yêu cầu của phía Công ty thì

nhà cung cấp sẽ giao trực tiếp hàng tại kho và thủ kho là ngƣời có trách nhiệm ký vào

phiếu giao hàng của nhà cung cấp để xác nhận đã nhận hàng. Một liên của phiếu giao

hàng sau đó sẽ đƣợc gửi về cho Phòng Kinh doanh. Chính vì vậy mà việc không lập

phiếu nhận hàng là phù hợp với điều kiện kinh doanh cũng nhƣ nhu cầu quản lý của

Công ty mà không vi phạm các quy định của Bộ Tài chính. Chứng từ đƣợc sử dụng

trong chu trình mua hàng – thanh toán đƣợc tập hợp theo từng nội dung, cá nhân phụ

trách phần nào sẽ chịu trách nhiệm quản lý chứng từ ở phần đó. Các chứng từ này sẽ

đóng thành quyển và đƣợc lƣu trữ, bảo quản cẩn thận không để lẫn với các chu trình

khác. Bên cạnh đó, cuối mỗi tháng các sổ kế toán quan trọng sẽ đƣợc in ra đóng thành

quyển. Điều này sẽ giúp cho không chỉ bộ phận bên trong mà các cá nhân tổ chức bên

ngoài Công ty có thể kiểm tra theo dõi thuận tiên hơn khi có nhu cầu.

 Nhược điểm

Việc phân quyền truy cập dữ liệu cũng nhƣ các tháo tác quyền hạn cho từng

phần hành chƣa đƣợc thực hiện nghiêm ngặt. Cụ thể nhƣ các nhân viên trong Phòng

SVTH: Nguyễn Thị Hương Lan – Lớp: K45C Kiểm toán

Khóa luận tốt nghiệp

Kế toán đƣợc cài đặt phần mềm kế toán trong máy, một nhân viên kế toán bất kỳ có

thể can thiệp trực tiếp lên phần hành của nhân viên kế toán khác trong khi phần hành

này không thuộc phạm vi mà nhân viên đó quản lý. Điều này là rất nguy hiểm vì nhân

viên có thể lợi dụng điểm yếu này một cách tinh vi để thay đổi thông tin nhằm biển thủ

tài sản hoặc nếu có xảy ra sai sót trong quá trình nhập liệu thì việc quy trách nhiệm

cho ai đó cũng mất thời gian khi phải kiểm tra lại lịch sử truy cập.

Phần mềm FAST mà hiện tại Công ty đang sử dụng là phiên bản cũ, đã lâu không

đƣợc cập nhật. Vì vậy mà các tính năng không đƣợc tối ƣu hóa và sự bảo mật không

đƣợc tăng cƣờng. Bên cạnh đó, khối lƣợng công việc của Phòng Kế toán phải sử dụng

đến máy tính rất nhiều nên tình trạng máy tính hay bị treo thƣờng diễn ra. Điều này

thực sự ảnh hƣởng đến hiệu suất làm việc của nhân viên cùng với khả năng dữ liệu

đang thực hiện cũng có thể gặp vấn đề.

Trong chu trình mua hàng – thanh toán của Công ty, qua những gì đã đề cập thì

Công ty chƣa có đầu tƣ công tác nghiên cứu cho hoạt động mua hàng. Bằng chứng là

ngoài báo cáo tình hình nhập xuất tồn Công ty phục vụ cho công tác kiểm kê hàng hóa

thì không hề có lập thêm bất kì một báo cáo tổng hợp nào phục vụ cho mục tiêu kế

toán quản trị liên quan đến hoạt động mua hàng nhƣ báo cáo phân tích mua hàng theo

nhà cung cấp, báo cáo phân tích hoạt động mua hàng theo từng mặt hàng...v...v... Từ

đó, cho thấy công tác kế toán quản trị đối với hoạt động mua hàng chƣa đƣợc quan tâm

đúng mức. Nếu công tác này không đƣợc chú trọng đầu tƣ thì Ban quản trị của Công

ty khó có thể nhận dạng đƣợc các biến động bất thƣờng để có biện pháp xử lý kịp thời.

3.1.3 Thủ tục kiểm soát

 Ưu điểm

a) Hoạt động đặt hàng

Các thủ tục đƣợc Công ty sử dụng từ lúc lập phiếu yêu cầu mua vật tƣ, hàng hóa

ở kho cho đến lúc xét duyệt phiếu yêu cầu ở Phòng Kinh doanh đã giúp Công ty hạn

chế đƣợc phần nào tình trạng mua hàng với số lƣợng không phù hợp với nhu cầu sử

dụng thực tế trong tƣơng lai. Bên cạnh đó, việc lập phiếu yêu cầu và xét duyệt đƣợc

SVTH: Nguyễn Thị Hương Lan – Lớp: K45C Kiểm toán

Khóa luận tốt nghiệp

thực hiện ở hai bộ phận khác nhau giúp giảm thiểu và tránh đƣợc tình trạng thủ kho

lạm dụng chức quyền để yêu cầu mua các mặt hàng mà thực tế chƣa cần dùng đến làm

tăng chi phí lƣu kho cũng nhƣ ảnh hƣởng đến chất lƣợng sản phẩm nếu thời gian lƣu

kho kéo dài.

Đơn đặt hàng đƣợc lập trên cơ sở phiếu yêu cầu mua hàng đã đƣợc phê duyệt và

có tiến hành chọn lựa nhà cung cấp, nội dung của đơn đặt hàng đƣợc viết rất chi tiết và

có sự phê duyệt của Trƣởng phòng sẽ giúp Công ty mua đƣợc đúng lƣợng hàng hóa

yêu cầu, chất lƣợng tốt với mức giá tối ƣu nhất. Đồng thời, sẽ giúp nhà cung cấp có

thông tin rõ ràng, cụ thể, đầy đủ để thực hiện tốt công tác giao hàng. Từ đó, về phía

Công ty sau này lúc nhận hàng cũng tránh đƣợc những sự cố không muốn làm đình trệ

hoạt động kinh doanh nhƣ giao nhầm hàng hay địa chỉ.

b) Hoạt động nhận và bảo quản hàng hóa

Lúc nhận hàng đã có sự tham gia kiểm nhận của thủ kho và nhân viên Phòng

Kinh doanh sẽ hạn chế đƣợc tình trạng vì mối quan hệ với nhà cung cấp mà vẫn chấp

nhận nhập các mặt hàng sai phẩm chất, quy cách.

c) Hoạt động ghi nhận hóa đơn và theo dõi công nợ

Công tác kiểm soát chi phí đƣợc thể hiện rõ ở hoạt động này và đƣơc thực hiện

một cách nghiêm ngặt. Việc kiểm tra giá giữa hóa đơn với đơn đặt hàng đã đƣợc nhà

cung cấp chấp nhận từ trƣớc đƣợc thể hiện trên đơn đặt hàng khi mà nhân viên kiểm

tra sẽ đánh dấu xác nhận đã kiểm tra giá lên từng mặt hàng. Ngay cả phiếu nhập kho

cũng đƣợc đóng dấu xác nhận “Đã kiểm tra giá” với chữ ký của ngƣời thực hiện công

tác kiểm tra. Thủ tục này đƣợc đánh giá cao vì nó có chức năng kiểm soát chi phí hiệu

quả cũng nhƣ việc phải ký xác nhận sẽ giúp cho nhân viên có ý thức làm việc cao độ,

tránh tình trạng làm qua loa cho xong việc. Bên cạnh đó, công tác kiểm soát chi phí

vận chuyển, bốc xếp bằng cách quy định đơn giá cũng khá hiệu quả khi mà có thể hạn

chế đƣợc tình trạng khai báo khống loại chi phí này.

SVTH: Nguyễn Thị Hương Lan – Lớp: K45C Kiểm toán

Khóa luận tốt nghiệp

Phòng Kinh doanh cũng hỗ trợ Phòng Kế toán trong việc kiểm tra sự hợp lệ của

hóa đơn đầu vào để hạn chế trƣờng hợp Cơ quan thuế không chấp nhận hóa đơn do

không đúng quy định.

Các hóa đơn sau khi nhập liệu đều đƣợc đánh dấu chứng minh đã đƣợc nhập liệu

sẽ giúp hạn chế đƣợc việc nhập liệu nhiều lần cho một hóa đơn.

Việc hàng tháng kế toán công nợ lập biên bảng đối chiếu công nợ với nhà cung

cấp cũng là một thủ tục kiểm soát hữu hiệu khi có sự kiểm tra đối chiếu độc lập giữa

hai công ty về cùng một vấn đề đang theo dõi. Điều này giúp hạn chế những sai lệch

trong ghi nhận của hai bên thƣờng là do những hình thức khuyến mãi hay là việc giảm

giá hàng bán hoặc hàng mua bị trả lại; cũng nhƣ giảm thiểu những rắc rối phát sinh

trong quá trình thanh toán sau này nếu số dƣ của hai bên không khớp đúng.

d) Hoạt động thanh toán

Các chứng từ gốc ghi nhận sự phát sinh của hoạt động mua hàng nhƣ phiếu giao

hàng, đơn đặt hàng, hóa đơn, phiếu nhập kho đã đƣợc kiểm tra luôn đính kèm cùng

nhau là căn cứ cho kế toán tiền thực hiện thủ tục thanh toán cũng nhƣ có cơ sở để Kế

toán trƣởng kiểm tra xét duyệt nghiệp vụ thanh toán. Đây là căn cứ để xác định việc

chi tiền là đúng mục đính, tránh tình trạng thất thoát tiền của Công ty.

Liên quan đến hoạt động thanh toán có nghĩa là nguồn lực của Công ty đang đi ra

nên các chứng từ nhƣ ủy nhiệm chi hay phiếu chi đƣơc lập cho hoạt động này thƣờng

đƣợc sự xét duyệt rất kỹ càng. Phiếu chi hay ủy nhiệm chi phải có tất cả các chữ ký

của những ngƣời, tổ chức có liên quan mới đƣợc xem là hợp lệ và lúc này mới là căn

cứ để kế toán ghi nhận nghiệp vụ chi tiền phát sinh. Điều này là rất cần thiết, để hạn

chế tiền của Công ty bị thất thoát ra ngoài mà không phải phục vụ cho hoạt động của

Công ty. Đồng thời, sau khi nhập liệu ủy nhiệm chi, kế toán tiền cũng đánh dấu vào ủy

nhiệm chi để không nhập liệu một lần nữa. Và hóa đơn, các chứng từ chứng minh liên

quan sau khi đƣợc thanh toán sẽ đƣợc đánh dấu “Rồi” để tránh thanh toán thêm lần

nữa.

SVTH: Nguyễn Thị Hương Lan – Lớp: K45C Kiểm toán

Khóa luận tốt nghiệp

Về phần các khoản chiết khấu khuyến mãi mà Công ty đƣợc nhận nếu thanh toán

đúng tiến độ đã quy định trong hợp đồng, ngoài việc kế toán tiền có nhiệm vụ chi tiền

đúng hạn ra, giữa kế toán tiền và kế toán công nợ luôn có sự làm việc thƣờng xuyên

với nhau, kế toán công nợ hay nhắc nhở hạn trả tiền cho kế toán tiền để Công ty không

bị bỏ lỡ các khoản ƣu đãi theo kiểu này. Vì kế toán công nợ ngoài việc ghi nhận và

theo dõi công nợ thì còn có nhiệm vụ là theo dõi các quyền lợi đƣợc hƣởng và nghĩa

vụ mà Công ty phải thực hiện trong các hợp đồng kinh tế hay trong từng đơn hàng.

Cuối mỗi tháng giữa thủ kho và kế toán tiền cũng đối chiếu khoản tồn quỹ tiền

mặt của mỗi bên để chắc chắn các nghiệp vụ đều đã đƣợc ghi nhận chính xác. Điều

này cho thấy kế toán bằng tay và kế toán bằng máy luôn luôn diễn ra, giúp việc đối

chiếu tìm ra sai sót dễ dàng hơn. Phiếu chi cũng đƣợc đánh số thứ tự liên tục khi in ra

ở trong phần mềm. Điều này giúp dễ dàng phát hiện đƣợc phiếu chi bị thất lạc khi tổng

hợp để có biện pháp tìm kiếm.

Cuối mỗi tháng, kế toán tiền cũng đối chiếu sổ phụ ngân hàng với số liệu sổ chi

tiết tiền gửi. Điều này cũng có ý nghĩa tƣơng tự nhƣ khi kế toán công nợ lập biên bản

đối chiếu công nợ và đối chiếu với nhà cung cấp.

Ngoài ra, công tác ủy quyền phê duyệt tại Công ty cũng đƣợc thực hiện tốt. Điều

này phát huy tác dụng khi Tổng Giám đốc – là ngƣời quản lý đứng đầu Công ty

thƣờng phải ký một lƣợng lớn các văn bản, chứng từ - đi vắng. Bên cạnh chia sẻ gánh

nặng công việc cho ngƣời đứng đầu thì công tác ủy quyền phê chuẩn đƣợc thực hiện

tốt xuống cấp thấp hơn cùng với việc các chứng từ khi lập ra đều phải có đầy đủ chữ

ký của những ngƣời liên quan sẽ là công cụ giúp nâng cao trách nhiệm làm việc của

mỗi ngƣời tại Công ty từ Ban lãnh đạo đến các nhân viên.

Qua đây, chúng ta có thể thấy đƣợc rằng các thủ tục đã đƣợc phân tích cho thấy

là hiệu quả ở trên trong chu trình mua hàng – thanh toán tại Công ty Cổ phần Hƣơng

Thủy tuân theo ba nguyên tắc cơ bản của việc thiết lập các thủ tục kiểm soát là:

nguyên tắc “Phân công phân nhiệm”, “Bất kiêm nhiệm” và “Ủy quyền phê chuẩn”.

SVTH: Nguyễn Thị Hương Lan – Lớp: K45C Kiểm toán

Khóa luận tốt nghiệp

 Nhược điểm

Bên cạnh những ƣu điểm nêu trên thì vẫn còn một số tồn tại trong công tác

kiểm soát. Và chủ yếu chúng nằm ở khâu đặt hàng và nhận hàng. Các điểm yếu này dù

lớn hay nhỏ đều ảnh hƣởng đến hoạt động của Công ty. Nếu các tồn tại này sớm đƣợc

khắc phục sẽ giúp chu trình mua hàng – thanh toán của Công ty đƣợc hoàn thiện hơn.

Và cụ thể các nhƣợc điểm đó nhƣ sau.

a) Hoạt động đặt hàng

Các tính toán của thủ kho và Phòng Kinh doanh khi xét duyệt phiếu yêu cầu mua

hàng chỉ mang tính ƣớc chừng, dựa vào kinh nghiệm là chính và sử dụng số liệu tiêu

thụ gần nhất – những số liệu này mang tính quá khứ mà không có một phƣơng pháp,

công thức tính toán cũng nhƣ các dự báo có cơ sở về nhu cầu sử dụng của thị trƣờng

trong tƣơng lai để xác định đƣợc tƣơng đối chính xác số lƣợng hàng cần đặt mua. Bên

cạnh đó, phiếu yêu cầu mua hàng đƣợc viết theo mẫu giấy A4 đã in sẵn không đƣợc

đánh số thứ tự từ trƣớc sẽ làm tăng khả năng thất lạc, mất cắp phiếu yêu cầu mua hàng

mà thủ kho không hề hay biết. Điều này là nguy hiểm khi phiếu yêu cầu mua hàng là

chứng từ dùng để đối chiếu lúc nhận hàng tại kho.

Việc cập nhật giá mua hàng hóa đƣợc thực hiện ở Phòng Kinh doanh mang tính

chất thụ động. Phòng Kinh doanh chỉ biết đƣợc giá mua có sự thay đổi khi nhà cung

cấp kiểm tra đơn đặt hàng và thông báo lại cho Công ty. Điều này sẽ ảnh hƣởng đến

công tác chọn nhà cung cấp đƣợc thực hiện trƣớc khi lập đơn đặt hàng vì dữ liệu cập

nhật không kịp thời, làm mất thời gian xem xét lại nhà cung cấp. Nhƣợc điểm này sẽ

không ảnh hƣởng quá lớn nếu nhân viên tiến hành xét duyệt chọn lựa lại nhà cung cấp.

Nhƣng nếu vì lý do nào đó mà không thể tiến hành xét duyệt lại thì nó sẽ ảnh hƣởng

đến chi phí đầu vào của Công ty nếu thay đổi phía nhà cung cấp là có tác động không

tốt so với việc lựa chọn lại nhà cung cấp khác.

Việc tiến hành xét duyệt phiếu yêu cầu mua hàng thực tế có xảy ra nhƣng đôi lúc

việc ký xác nhận vào phiếu yêu cầu lại không đƣợc thực hiện. Việc này có thể gây

nhầm lẫn, có thể nhân viên của Công ty sẽ tiến hành đặt hàng đối với phiếu yêu cầu

SVTH: Nguyễn Thị Hương Lan – Lớp: K45C Kiểm toán

Khóa luận tốt nghiệp

hàng mà thực sự trƣớc đó chƣa đƣợc phê duyệt. Điều này sẽ làm tăng chi phí mua

hàng, lƣu kho,...v...v... cho những mặt hàng chƣa thực sự cần thiết sử dụng.

Liên quan đến đơn đặt hàng. Có một vài vấn đề nhƣ sau:

Thứ nhất, đối với việc xác nhận lên đơn đặt hàng của nhà cung cấp. Trên nguyên

tắc là phía nhà cung cấp phải gửi fax đơn đặt hàng đã đƣợc xét duyệt với chữ ký của

ngƣời có thẩm quyền xét duyệt đơn đặt hàng và con dấu qua cho Công ty để xác nhận

việc chấp nhận đơn đặt hàng. Nhƣng trên thực tế, có thể phía nhà cung cấp chỉ gọi điện

để báo việc xác nhận và bên phía Công ty Cổ phần Hƣơng Thủy cũng không hề đánh

dấu lên đơn đặt hàng là đã đƣợc chấp nhận. Việc này sẽ dẫn đến các rủi ro nhƣ sau.

Nếu chỉ xác nhận bằng điện thoại thì nếu nhà cung cấp có thay đổi trong đơn đặt hàng,

về phía Công ty có thể ghi nhận sai thông tin này do việc truyền tin bằng điện thoại

tiềm ẩn nhiều rủi ro nhƣ bị ảnh hƣởng bởi giọng nói, cách đọc hay ngƣời nghe ghi

nhận nhầm về mặt số học mà không hề hay biết.

Thứ hai, việc đơn đặt hàng chỉ đƣợc lập đúng 1 liên, ban đầu trƣớc lúc hóa đơn

giá trị gia tăng về là do Phòng Kinh doanh giữ. Nếu thực sự, Phòng Kinh doanh làm

thất lạc đơn đặt hàng do có thể để lẫn lộn các đơn đặt hàng đã đƣợc nhà cung cấp chấp

nhận vào trong hồ sơ của những đơn đặt hàng thực sự chƣa đƣợc xác nhận (vì nguyên

nhân đã nêu ở đoạn trên) thì việc này sẽ gây trở ngại khi hóa đơn về mà không có

chứng từ để đối chiếu.

Thứ ba, lúc nhận hàng nếu dùng phiếu yêu cầu mua hàng để đối chiếu sẽ không

chính xác bằng việc dùng đơn đặt hàng đã đƣợc khách hàng xác nhận. Vì phiếu yêu

cầu mua hàng có thể có sự thay đổi sau khi Phòng Kinh doanh xét duyệt hay đơn đặt

hàng đƣợc nhà cung cấp chấp nhận bán hàng có sự thay đổi. Việc thông báo cho thủ

kho bằng điện thoại nếu có sự thay đổi trong phiếu yêu cầu mua hàng tiềm ẩn rất nhiều

rủi ro nhƣ thủ kho quên ghi nhận lại hoặc ghi nhận bị sai. Điều này sẽ gây ra các rắc

rối không đáng có khi nhận hàng.

SVTH: Nguyễn Thị Hương Lan – Lớp: K45C Kiểm toán

Khóa luận tốt nghiệp

b) Hoạt động thanh toán

Đối với các khoản khuyến mãi tính cho các hóa đơn trong tháng ở hình thức mua

hàng trả sau, việc kế toán tiền chi đơn thuần ghi nhớ mà không có hình thức ghi chép

lại ngày cụ thể thì việc kế toán tiền quên mất hạn nộp tiền. Tuy nhiệm vụ chính của kế

toán tiền là theo dõi ghi chép các nghiệp vụ thu chi tiền nhƣng một khi khối lƣợng

công việc quá lớn thì việc bỏ sót là điều có thể xảy ra.

Việc 2 liên phiếu chi đƣợc thủ quỹ tạm thời lƣu trữ để lập bảng tổng hợp phiếu

chi đã thực hiện hàng tháng, sau đó kế toán tiền sẽ là ngƣời đối chiếu thông tin, giá trị

và tính liên tục của phiếu chi với bảng tổng hợp là không phù hợp. Vì cả hai ngƣời này

đều quản lý về tiền mặt tại Công ty. Nếu khi kiểm tra đối chiếu, thấy phát hiện mất

phiếu chi do phiếu chi đƣợc đánh số thứ tự liên tục thì hai ngƣời này có thể giấu diếm

sự việc này. Vì nếu không tìm lại đƣợc thì họ phải chịu trách nhiệm trả lại đúng giá trị

của phiếu chi đã ghi nhận trƣớc đó trong sổ quỹ tiền mặt. Điều này là rất nghiêm trọng

vì theo nguyên tắc ghi nhận kế toán thì nghiệp vụ kinh tế phát sinh phải có chứng từ

làm bằng chứng.

Ngoài ra, phiếu chi đƣợc lập 2 liên và cuối tháng sẽ do kế toán tiền lƣu trữ cả 2

liên này. Nếu phiếu chi đƣợc lập làm nhiều liên mà không để phục vụ cho công tác đối

chiếu cũng nhƣ lƣu trữ bởi các cá nhân, bộ phận khác nhau tại Công ty thì không cần

thiết. Điều này sẽ tăng thêm một phần chi phí cho việc in phiếu chi.

Chỉ có một nhân viên kế toán phụ trách việc thu chi của Công ty, khối lƣợng làm

việc và số chứng từ phải quản lý của nhân viên này là khá lớn. Vì vậy, mà trong quá

trình làm việc có thể xảy ra sai sót, bỏ lỡ các nghiệp vụ chi tiền đúng hạn...v...v..

3.1.4 Bộ phận kiểm toán nội bộ

Việc công ty chƣa có bộ phận kiểm toán nội bộ sẽ làm cho việc phát hiện các sai

sót cũng nhƣ gian lận nếu có trong hoạt động bị yếu đi rất nhiều. Nhƣng việc hình

thành một bộ phận kiểm toán nội bộ sẽ tăng thêm chi phí cho Công ty nên Ban lãnh

đạo phải cân nhắc giữa lợi ích và chi phí mà bộ phận này đem lại. Xét thấy, quy mô

của Công ty chƣa đủ lớn và phƣơng thức hoạt động kinh doanh chủ yếu cũng không

SVTH: Nguyễn Thị Hương Lan – Lớp: K45C Kiểm toán

Khóa luận tốt nghiệp

mấy phức tạp, nên việc không có bộ phận kiểm toán nội bộ cũng không quá quan

trọng. Đây là điểm yếu có thể chấp nhận đƣợc.

3.2 Những đề xuất nhằm tăng cƣờng hiệu quả đối với HTKSNB chu trình

mua hàng – thanh toán tại Công ty Cổ phần Hƣơng Thủy

Thông qua những ƣu điểm và tồn tại trong HTKSNB đã đƣợc phân tích ở trên, có

thể nhận định rằng HTKSNB chu trình mua hàng – thanh toán tại Công ty hoạt động ở

mức độ bình thƣờng.

Và để HTKSNB chu trình mua hàng – thanh toán tại Công ty hoạt động tối ƣu

hơn nữa, tôi có những đề xuất nhằm cải thiện hiệu quả của chu trình mua hàng – thanh

toán nhƣ sau:

3.2.1 Môi trường kiểm soát

Công ty nên đầu tƣ vào hoạt động nghiên cứu thị trƣờng, có chính sách, quy trình

rõ ràng để lựa chọn đƣợc nhà cung cấp có đủ năng lực cung cấp các mặt hàng chủ lực

của Công ty với giá cả hợp lý nhất. Để làm đƣợc điều đó, Công ty phải chú ý đến các

nhân viên phải có trình độ chuyên môn về lĩnh vực này, có thể trao đổi kinh nghiệm

trong công tác này của các công ty khác hay tuyển thêm nhân viên có năng lực.

Về công tác lập dự toán và kế hoạch cũng nên lập thêm cho các hoạt động khác

ngoài hoạt động tiêu thụ. Và khi đã lập, Công ty nên đề ra những kế hoạch từ tổng thể

cho đến chi tiết. Việc lập các kế hoạch chi tiết giúp Ban quản trị hình dung công việc

phải làm rõ ràng hơn. Từ đó, công tác chỉ đạo nhân viên làm việc cũng đúng trọng

tâm, nâng cao năng suất làm việc. Tuy nhiên mục tiêu của dự toán phải phù hợp với

năng lực kinh doanh tại Công ty, không nên đặt chỉ tiêu quá cao sẽ gây áp lực cho

nhân viên trực tiếp thực hiện có thể dẫn đến phản tác dụng.

Cùng với việc lập dự toán, Ban quản lý Công ty nên yêu cầu các bộ phận phòng

ban chức năng lập các báo cáo đặc thù phục vụ công tác kế toán quản trị tại Công ty.

Điều này là rất cần thiết đối với nhu cầu quản lý của Ban quản trị. Các báo cáo phân

tich mua hàng theo nhà cung cấp, báo cáo mua hàng theo từng mặt hàng, các báo cáo

phân tích tiêu thụ theo các chỉ tiêu,..v..v.. sẽ giúp Ban quản trị có căn cứ chính xác và

SVTH: Nguyễn Thị Hương Lan – Lớp: K45C Kiểm toán

Khóa luận tốt nghiệp

khách quan khi đƣa ra các quyết định kinh doanh. Thông qua các báo cáo này, Công ty

cũng có thể dự phòng đƣợc các tình huống xấu có thể xảy ra. Điều này một phần phụ

thuộc vào tầm nhìn của nhà quản lý nhƣng cũng có thể là những kinh nghiệm có đƣợc

từ những trƣờng hợp đã xảy ra trong quá khứ.

Ủy ban kiểm soát nên thực hiện các cuộc kiểm tra bất thƣờng để tăng cƣờng khả

năng phát hiện các bất ổn trong hoạt động kinh doanh của Công ty và cũng phần nào

làm tăng đƣợc tinh thần làm việc trách nhiệm, thực hiện nghiêm túc quy định của

Công ty.

Riêng về tổ chức của Phòng Kinh doanh, nếu trong tƣơng lai Công ty thực hiện

các dự án mở rộng quy mô kinh doanh thì Tổng Giám đốc Công ty có thể bàn bạc với

Ban quản trị để cơ cấu, sắp xếp lại để tối ƣu hóa hoạt động của bộ phận này. Vì Công

ty hiện là một doanh nghiệp rất tiềm năng trong địa bàn Tỉnh với bề dày hoạt động, rất

khả thi để tiến hành mở rộng hoạt động của Công ty. Và Phòng Kinh doanh sẽ là cánh

tay đắc lực giúp cho Ban quản lý thực hiện đƣợc dự án này trong tƣơng lai. Cần phân

chia nhân viên của Phòng thành từng nhóm chuyên môn hóa cao về công việc cần làm.

Cụ thể, về hoạt động mua hàng thì trƣởng nhóm phụ trách cần xây dựng đƣợc quy

trình xét duyệt đặt hàng và lựa chọn nhà cung cấp mới rõ ràng với các thủ tục nghiêm

ngặt hơn nữa.

3.2.2 Hệ thống kế toán và việc quản lý thông tin

Liên quan đến hệ thống kế toán và quản lý thông tin thì việc cần làm trong thời

gian tới là hiện đại hóa, nâng cấp phần mềm, máy móc thiết bị.

Phần mềm kế toán FAST nên đƣợc nâng cấp lên phiên bản mới cao hơn. Tuy ban

đầu sẽ mất thời gian để làm quen nhƣng một khi đã thành thạo thì phiên bản mới sẽ

đem lại nhiều sự tiện lợi, giúp cho công việc của Phòng Kế toán hiệu quả hơn. Ngoài

ra, khi đã sử dụng phần mềm kế toán thì cần lập bản sao dự phòng để đề phòng phần

mềm bị trục trặc hay do hành động phá hoại từ bên ngoài. Tùy theo khối lƣợng công

việc thông thƣờng phải thực hiên mà Công ty chọn khoảng thời gian thực hiện sao lƣu

cho phù hợp, nhƣng không nên lớn hơn mức hàng tuần. Đồng thời, hệ thống các máy

SVTH: Nguyễn Thị Hương Lan – Lớp: K45C Kiểm toán

Khóa luận tốt nghiệp

tính trong phòng nên đƣợc nâng cấp, bảo dƣỡng định kỳ, cài đặt các phần mềm diệt

virus chất lƣợng có bản quyền để đảm bảo công việc đƣợc thực hiện một cách ổn định.

Cần liên hệ với nhà cung cấp phần mềm kế toán để làm các thủ tục phân quyền

thực hiện cho từng nhân viên trong Phòng Kế toán. Chỉ có Kế toán trƣởng và kế toán

tổng hợp là hai ngƣời duy nhất đƣợc thực hiện tất cả các thao tác nghiệp vụ liên quan

đến tất cả các phần hành kế toán.

3.2.3 Thủ tục kiểm soát

Qua những phát hiện về các thủ tục kiểm soát mà Công ty Cổ phần Hƣơng Thủy

sử dụng đối với chu trình mua hàng – thanh toán, có thể thấy rằng các thủ tục cần thiết

đối với chu trình này đều đã đƣợc thực hiện. Tuy nhiên trong chu trình vẫn tồn tại

những điểm yếu và nguyên nhân chủ yếu là do các thủ tục tuy đã đƣợc thiết lập nhƣng

chƣa thực sự hiệu quả và hoàn thiện. Chính vì vậy mà tôi xin đƣa ra một vài giải pháp

nhằm hoàn thiện các thủ tục nhƣ sau.

 Hoạt động đặt hàng

Trong khâu đặt hàng điều quan trọng là phải đƣa ra đƣợc cách thức cụ thể để thủ

kho và Phòng Kinh doanh tìm ra đƣợc số lƣợng hàng cần đặt mua. Cụ thể, phải quy

định định mức hàng tồn kho là bao nhiêu đối với những mặt hàng chủ lực và một công

thức tính gần đúng. Định mức này có thể thay đổi theo quy mô và tình hình kinh doanh

của Công ty trong từng thời kì khác nhau. Việc thay đổi định mức này phải đƣợc sự

phê duyệt của Phó Giám đốc Kinh doanh và Tổng Giám đốc. Bên cạnh đó, trong quá

trình xác định số lƣợng Phòng Kinh doanh cũng cần dự báo đƣợc nhu cầu tiêu thụ của

nhóm hàng vật liệu xây dựng nói chung và từng mặt hàng cụ thể nói riêng từ những

nguồn tin đáng tin cậy và có căn cứ. Công tác này đòi hỏi ngƣời thực hiện phải có các

mối quan hệ rộng trong ngành và kinh nghiệm làm việc.

Về đơn đặt hàng, Phòng Kinh doanh lập một liên và gửi fax qua cho nhà cung

cấp thì tƣơng tự nhƣ việc lập 2 liên vì điều kiện nhà cung cấp thƣờng ở xa. Nhƣng

thông thƣờng đơn đặt hàng phải lập ít nhất 3 liên mới đảm bảo đƣợc mục tiêu kiểm

soát. Chính vì vậy mà, Phòng Kinh doanh nên lập 2 liên và fax đơn đặt hàng qua cho

SVTH: Nguyễn Thị Hương Lan – Lớp: K45C Kiểm toán

Khóa luận tốt nghiệp

nhà. Khi nhà cung cấp chấp nhận bán hàng, nếu không có thay đổi có thể gọi điện

thoại để thông báo. Với trƣờng hợp này, Phòng nên đánh dấu lên đơn đặt hàng để

tránh nhầm lẫn với các đơn đặt hàng chƣa đƣợc xác nhận. Còn đối với trƣờng hợp nếu

có thay đổi thì phía Công ty nên yêu cầu nhà cung cấp fax lại đơn đặt hàng đã đƣợc xét

duyệt đồng thời có thể sử dụng thêm điện thoại để trao đổi cụ thể hơn.

Công ty cũng nên yêu cầu phía nhà cung cấp các bảng báo giá các mặt hàng khi

có thay đổi. Điều này sẽ giúp cho Công ty không khỏi bất ngờ và chủ động hơn trong

công tác lựa chọn nhà cung cấp.

Ngoài ra, nếu muốn hoạt động mua hàng của Công ty trở nên bài bản và hiệu quả

hơn thì Công ty nên xây dựng quy trình chọn lựa ngƣời bán và đặt hàng phù hợp, xây

dựng quy trình xét duyệt đặt hàng, xây dựng và cập nhật thƣờng xuyên danh sách

ngƣời bán đƣợc chấp thuận và ƣu tiên chọn ngƣời bán trong danh sách này. Và đặc

biệt, cần lập báo cáo ngƣời bán gồm những thông tin có tính chất tài chính nhƣ số tiền

phải trả ngƣời bán, những thông tin không có tính chất tài chính nhƣ số lần doanh

nghiệp giao dịch với ngƣời bán, đánh giá mức độ tin cậy ổn định bán hàng của ngƣời

bán..v..v..Báo cáo này rất cần cho mục đích tìm kiếm lựa chọn ngƣời bán phù hợp cho

các đặt hàng.

 Hoạt động nhận, bảo quản hàng hóa và chấp nhận hóa đơn

Khi hàng về kho, nhân viên của Phòng Kinh doanh sẽ đem theo 1 liên của đơn

đặt hàng về để đối chiếu với thông tin giao hàng của nhà cung cấp. Sau khi nhận hàng

xong, đem liên này về Phòng Kinh doanh và tiến hành đối chiếu với hóa đơn giá trị gia

tăng, các thủ tục trong lúc đối chiếu vẫn đƣợc duy trì nhƣ trƣớc. Khi việc đối chiếu

hoàn thành, liên này của đơn đặt hàng và hóa đơn sẽ đƣợc chuyển sang cho kế toán

công nợ, liên còn lại của đơn đặt hàng sẽ đƣợc đóng dấu đã kiểm tra và lƣu lại Phòng

Kinh doanh để lập bảng tổng hợp phân tích các đơn đặt hàng đã mua trong kì theo nhà

cung cấp và theo các mặt hàng chủ lực. Và khi đã tiến hành lƣu trữ nhằm mục đính lập

bảng tổng hợp thì các đơn đặt hàng nên đƣợc đánh số thứ tự để tránh thất lạc.

SVTH: Nguyễn Thị Hương Lan – Lớp: K45C Kiểm toán

Khóa luận tốt nghiệp

Đối với các chi phí bốc xếp, vận chuyển thuê ngoài không có hóa đơn đầu vào

ghi nhận, tuy đã có quy định của Công ty về đơn giá theo từng mặt hàng nhƣng để đảm

bảo là tiền của Công ty không bị thất thoát thì Phó Giám đốc kinh doanh nên ủy quyền

cho Trƣởng phòng kinh doanh kiểm tra đột xuất, tham dò ý kiến của các nhân công

bốc xếp, vận chuyển về khoản tiền mà họ đƣợc nhận sau mỗi chuyến vận chuyển, bốc

xếp hàng hóa cho Công ty.

 Hoạt động thanh toán

Để không bỏ lỡ các khoản chiết khấu trong tháng, kế toán tiền có thể viết ghi nhớ

ngày phải thanh toán của các hóa đơn tiền hàng trong tháng trong sổ tay cá nhân cho

mỗi nhà cung cấp.

Khi thủ quỹ tạm lữu trữ hai liên của phiếu chi thì sau khi ghi nhận vào sổ quỹ thì

thủ quỹ nên tách riêng hai liên của phiếu chi ra để lƣu trữ sẽ giảm thiểu đƣợc phiếu chi

có thể bị thất lạc ở ngay khâu đầu tiên. Việc kiểm tra đối chiếu thông tin trên bảng kê

các phiếu chi đã thực hiện trong kì do thủ quỹ lập với phiếu chi nên để một cá nhân

độc lập trong phòng kế toán thực hiện thì sẽ hiệu quả hơn tránh đƣợc rủi ro nhƣ đã

đƣợc đề cập ở phần trên. Sau khi kiểm tra đối chiếu xong, nhân viên kế toán độc lâp

này sẽ ký xác nhận đã thực hiện. Và tốt nhất một liên của phiếu chi với các chứng từ

liên quan sẽ do kế toán tiền giữ, một liên sẽ do thủ quỹ giữ thì sẽ tránh đƣợc tình trạng

cả 2 liên có thể bị thất lạc do cả 2 đều chỉ đƣợc một ngƣời lƣu trữ. Nhƣ vậy việc lập

phiếu chi thành 2 liên mới có ý nghĩa.

Ngoài ra, Phòng Kế toán cũng nên đề xuất với Ban quản trị, Tổng Giám đốc

tuyển dụng thêm nhân viên kế toán để chia sẻ công việc của kế toán tiền hiện nay.

Điều này sẽ giảm bớt đƣợc gánh nặng cho kế toán tiền và cũng nhƣ nâng cao năng

suất, tránh xảy ra các sai sót nhầm lẫn trong lúc làm. Vì có thêm ngƣời cùng làm về kế

toán tiền nên Kế toán trƣởng có thể phải phân công công việc rõ ràng cho từng ngƣời.

Có thể một ngƣời làm về thu chi tiền mặt, một ngƣời chuyên làm về tiền gửi hoặc mỗi

ngƣời sẽ phụ trách theo dõi từng nhà cung cấp, khách hàng khác nhau.

SVTH: Nguyễn Thị Hương Lan – Lớp: K45C Kiểm toán

Khóa luận tốt nghiệp

3.2.4 Kiểm toán nội bộ

Nếu quy mô phát triển hơn và đồng thời xét thấy lợi ích lớn chi phí bỏ ra thì

Công ty nên lập bộ phận kiểm toán nội bộ. Bộ phận này sẽ gồm những thành viên đã

làm việc lâu năm tại các bộ phận trong Công ty hoặc có thể tuyển thêm nhân viên có

kiến thức chuyên môn về kiểm toán.

SVTH: Nguyễn Thị Hương Lan – Lớp: K45C Kiểm toán

Khóa luận tốt nghiệp

PHẦN III: KẾT LUẬN VÀ KIẾN NGHỊ

1 Kết luận về đề tài nghiên cứu

Qua thời gian đến thực tập trực tiếp tại Công ty Cổ phần Hƣơng Thủy để tìm hiểu

về hệ thống kiểm soát nội bộ chu trình mua hàng – thanh toán kết hợp với nền tảng

kiến thức đã đƣợc đào tạo ở trƣờng, đề tài của tôi đã đạt đƣợc kết quả trong phạm vi

nghiên cứu nhƣ sau:

- Hệ thống hóa lại những lý luận về hệ thống kiểm soát nội bộ và vai trò của nó

trong chu trình mua hàng – thanh toán. Từ đó, có cái nhìn mới tổng quan về một hệ

thống kiểm soát nội bộ trong thực tế, thấy đƣợc sự linh hoạt trong việc áp dụng lý

thuyết vào thực tế sao cho phù hợp với quy mô và điều kiện kinh doanh của từng Công

ty.

- Thông qua những thông tin tổng hợp đƣợc, tôi đã tiến hành mô tả phần nào

những nét chính của hệ thống kiểm soát nội bộ và đánh giá đƣợc mức độ hiệu quả của

hoạt động kiểm soát đối với chu trình mua hàng – thanh toán của Công ty Cổ phần

Hƣơng Thủy. Quá đó đề xuất những giải pháp khả thi để góp phần hoàn thiện hệ thống

kiểm soát nội bộ trong chu trình mua hàng – thanh toán của Công ty.

- Mục tiêu ban đầu đề ra đã đƣợc thực hiện nhƣng đề tài còn gặp nhiều hạn chế

do thời gian đƣợc tiếp xúc thực tế, tìm hiểu kỹ hơn về các thủ tục kiểm soát không có

nhiều, việc tìm hiểu chủ yếu đƣợc thực hiện qua phỏng vấn và quan sát. Bên cạnh đó,

sự hạn chế về kiến thức và năng lực tổng hợp phân tích của cá nhân cũng ảnh hƣởng

đến chất lƣợng nghiên cứu.

Tôi hy vọng thông qua đề tài nghiên cứu này sẽ giúp Công ty nhìn nhận các điểm

yếu còn tồn tại. Từ đó, đề tài này có thể là tài liệu tham khảo mà Công ty sẽ sử dụng

để đƣa ra những biện pháp hạn chế những điểm yếu đó nhằm nâng cao hiệu quả hoạt

động của hệ thống kiểm soát nội bộ.

SVTH: Nguyễn Thị Hương Lan – Lớp: K45C Kiểm toán

Khóa luận tốt nghiệp

2 Hƣớng phát triển đề tài

Từ nội dung nghiên cứu và kết quả đạt đƣợc, tôi có những kiến nghị nhằm phát

triển hƣớng đề tài này nhƣ sau:

- Mở rộng phạm vi nghiên cứu, đặt vị trí của hệ thống kiểm soát nội bộ chu trình

mua hàng – thanh toán trong mối quan hệ với các chu trình khác tại Công ty nhƣ chu

trình bán hàng – thu tiền. Và nghiên cứu về sự hiệu quả của hệ thống kiểm soát nội bộ

trong mối tƣơng quan với chi phí bỏ ra để thiết lập và duy trì hệ thống kiểm soát nội

bộ đó.

- Nghiên cứu sâu hơn về áp lực mà các nhân viên thƣờng gặp phải sẽ là nguy cơ

để xảy ra gian lận, sai sót trong chu trình mua hàng – thanh toán.

- Tìm hiểu các thủ tục kiểm soát mà Công ty sử dụng trong môi trƣờng làm việc

là máy tính, đặc biệt là thủ tục đƣợc sử dụng trong phần mềm kế toán FAST của

Phòng Kế toán, cụ thể nhƣ kiểm soát về nhập liệu, xử lý và kết xuất thông tin.

- Nghiên cứu về các thủ tục kiểm soát đƣợc sử dụng đối với hình thức mua hàng

nhập khẩu, nhập khẩu ủy thác.

- Nghiên cứu hệ thống kiểm soát nội bộ tại các Công ty có quy mô lớn hơn và có

thể ở lĩnh vực kinh doanh khác nhƣ dịch vụ hay chuyên về sản xuất.

SVTH: Nguyễn Thị Hương Lan – Lớp: K45C Kiểm toán

Khóa luận tốt nghiệp

TÀI LIỆU THAM KHẢO

1. TS. Vũ Hƣu Đức (2010), “Kiểm toán hoạt động”, NXB Phƣơng Đông, TP Hồ

Chí Minh.

2. TS. Vũ Hữu Đức, ThS. Võ Văn Dũng (2012), “Kiểm toán”, NXB Lao Động Xã

Hội, TP Hồ Chí Minh.

3. ThS. Thái Phúc Huy, ThS. Nguyễn Phƣớc Bảo Ấn (2012), “Hệ thống thông tin

kế toán”, NXB Phƣơng Đông, TP Hồ Chí Minh.

4. GS.TS. Nguyễn Quang Quynh, TS. Ngô Trí Tuệ (2012), “Giáo trình kiểm toán

tài chính”, NXB Đại Học Kinh Tế Quốc Dân, Hà Nội.

5. Chuẩn mực kiểm toán Việt Nam số 400: Đánh giá rủi ro và kiểm soát nội bộ

(Ban hành và công bố theo Quyết định sô 149/2001/QB – BTC ngày 31 tháng

12 năm 2001 của Bộ trƣởng Bộ Tài chính).

6. ThS. Bùi Quang Hùng, Slide bài giảng Hệ thống thông tin kế toán.

7. ThS. Phạm Thị Bích Ngọc, Slide bài giảng Kiểm toán tài chính.

8. Trần Lê Kỳ Nam (2013), luận văn “Tìm hiểu hệ thống kiểm soát nội bộ chu

trình bán hàng – thu tiền Công ty Cổ phần Hương Thủy”, Đại học Kinh tế Huế.

9. Trần Nguyên Anh Thảo (2013), luận văn “Hoàn thiện chu trình chi phí của

công ty TNHH HITEC”, Đại học Kinh tế Huế.

SVTH: Nguyễn Thị Hương Lan – Lớp: K45C Kiểm toán

Khóa luận tốt nghiệp: Kiểm soát nội bộ chu trình mua hàng – Thanh toán tại Công ty Cổ phần Hương Thủy

Chủ đề:

Báo cáo thực tập tài chính ngân hàng

Báo cáo thực tập tài chính doanh nghiệp

MỤC LỤC

DANH SÁCH CÁC CHỮ VIẾT TẮT

DANH MỤC CÁC BẢNG

DANH MỤC CÁC SƠ ĐỒ

PHẦN I: ĐẶT VẤN ĐỀ

1 Lý do chọn đề tài

2 Mục tiêu nghiên cứu

3 Đối tƣợng, phạm vi nghiên cứu

4 Phƣơng pháp nghiên cứu

5 Cấu trúc đề tài

6 Tính mới của đề tài

PHẦN II: NỘI DUNG VÀ KẾT QUẢ NGHIÊN CỨU

CHƢƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI

BỘ CHU TRÌNH MUA HÀNG – THANH TOÁN

1.1 Khái niệm và mục tiêu của hệ thống kiểm soát nội bộ

1.2 Sự cần thiết và nguyên tắc xây dựng hệ thống kiểm soát nội bộ trong

doanh nghiệp

1.3 Các yếu tố cấu thành hệ thống kiểm soát nội bộ

1.4 Những hạn chế tiềm tàng của hệ thống kiểm soát nội bộ

1.5 Khái quát về chu trình mua hàng – thanh toán

Sơ đồ 1.1: Dòng dữ liệu cấp 1 chu trình mua hàng – thanh toán

1.6 Kiểm soát nội bộ chu trình mua hàng – thanh toán trong doanh nghiệp

Hoạt động Mục tiêu kiểm

Rủi ro

Các thủ tục kiểm soát

soát

Đặt hàng Đáp ứng đúng, kịp

Nhận và

bảo quản

hàng

Hoạt động Mục tiêu kiểm

Rủi ro

Các thủ tục kiểm soát

soát

Chấp nhận

hóa đơn và

theo dõi nợ

phải trả

Thanh toán Thanh toán đúng,

Hoạt động Mục tiêu kiểm

Rủi ro

Các thủ tục kiểm soát

soát

CHƢƠNG 2: THỰC TRẠNG HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ

CHU TRÌNH MUA HÀNG – THANH TOÁN TẠI CÔNG TY

CỔ PHẦN HƢƠNG THỦY

2.1 Giới thiệu khái quát về Công ty cổ phần Hƣơng Thủy

Năm 2012 Năm 2013 Năm 2014 2013 / 2012 2014 / 2013

Năm Chỉ Tiêu

SL %

SL %

SL %

+ / - %

+ / - %

Tổng số lao động

287 100

257 100

240

100

- 30

- 10,45 - 17

- 6,61

I. Phân theo giới tính

II. Phân theo trình độ

2011

2012

2013

2012/2011

2013/2012

Chỉ tiêu

Số tiền

%

Số tiền

%

Số tiền

%