Khoá luận tốt nghiệp Lưu trữ học: Quản lý tài liệu lưu trữ điện tử tại Ngân hàng Nhà nước Việt Nam

BỘ NỘI VỤ

TRƢỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI

KHOA VĂN THƢ - LƢU TRỮ

KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP

QUẢN LÝ TÀI LIỆU LƢU TRỮ ĐIỆN TỬ

TẠI NGÂN HÀNG NHÀ NƢỚC VIỆT NAM

Khóa luận tốt nghiệp ngành: Lƣu trữ học

Ngƣời hƣớng dẫn: Ths. Nguyễn Ngọc Linh

Sinh viên thực hiện: Nguyễn Hà Trang

Mã số sinh viên: 1805LTHA040

Khóa: 2018 - 2022

Lớp: Lƣu trữ học 18A

HÀ NỘI - 2022

LỜI CẢM ƠN

Để thực hiện và hoàn thành đề tài khóa luận tốt nghiệp này, tôi đã nhận

đƣợc sự giúp đỡ và chỉ bảo của giảng viên hƣớng dẫn, cũng nhƣ là các cán bộ

công chức tại Ngân hàng Nhà nƣớc Việt Nam và Nhà trƣờng đã tạo điều kiện

cho tôi đƣợc thực hiện đề tài khóa luận tốt nghiệp này.

Trƣớc hết tôi xin đƣợc gửi lời cảm ơn sâu sắc đến giảng viên hƣớng

dẫn Th.s Nguyễn Ngọc Linh đã luôn đồng hành, giúp đỡ, hƣớng dẫn và tạo

những điều kiện tốt nhất trong suốt quá trình thực hiện đề tài.

Tôi cũng xin gửi lời cảm ơn chân thành đến Ngân hàng Nhà nƣớc Việt

Nam cùng với các cán bộ, chuyên viên tại cơ quan đã tạo điều kiện và hợp tác

hết sức có thể để quá trình khảo sát đƣợc hiệu quả.

Đề tài khóa luận tốt nghiệp đƣợc hoàn thành dựa trên sự tham khảo, đúc

rút kinh nghiệm từ các kết quả nghiên cứu liên quan đến công tác quản lý tài liệu

lƣu trữ điện tử của ngƣời đi trƣớc. Do giới hạn về kiến thức và khả năng lý luận

của tôi còn nhiều thiếu sót và hạn chế, kính mong sự chỉ dẫn và đóng góp của

các thầy cô giáo để đề tài khóa luận của tôi đƣợc hoàn thiện hơn.

LỜI CAM ĐOAN

Tôi xin cam đoan khóa luận tốt nghiệp về đề tài “Quản lý tài liệu lƣu

trữ điện tử tại Ngân hàng Nhà nƣớc Việt Nam” là đề tài chúng tôi thực hiện

trong quá trình học tập, nghiên cứu tại Trƣờng Đại học Nội vụ Hà Nội.

Tôi xin đảm bảo bài nghiên cứu khoa học là thành quả của tôi và số liệu

trong nghiên cứu này là hoàn toàn trung thực. Trong quá trình nghiên cứu tôi

có sử dụng các nguồn tài liệu nhằm phục vụ cho việc nghiên cứu và đã đƣợc

trích nguồn tài liệu.

Sinh viên

Nguyễn Hà Trang

DANH MỤC CÁC TỪ VIẾT TẮT

Dịch nghĩa STT Viết tắt

Công nghệ thông tin CNTT 1

Ngân hàng Nhà nƣớc Việt Nam NHNNVN 2

Tài liệu lƣu trữ TLLT 3

DANH MỤC HÌNH ẢNH, SƠ ĐỒ, BẢNG BIỂU

1.Hình ảnh

Hình 2.1. Giao diện của Hệ thống quản lý văn bản và điều hành của

Ngân hàng Nhà nƣớc Việt Nam.

2.Sơ đồ

Sơ đồ 2.1. Cơ cấu tổ chức của Ngân hàng Nhà nƣớc Việt Nam.

Sơ đồ 2.2. Quy trình quản lý văn bản điện tử đi của Ngân hàng Nhà

nƣớc Việt Nam

Sơ đồ 2.3. Quy trình quản lý văn bản điện tử đến của Ngân hàng Nhà

nƣớc Việt Nam

Sơ đồ 2.4. Quy trình bảo quản TLLT điện tử tại Ngân hàng Nhà nƣớc

Việt Nam

3.Bảng biểu

Bảng 2.1. Nhân sự làm công tác lƣu trữ

Bảng 2.2. Số lƣợng văn bản điện tử đi và đến của Ngân hàng Nhà nƣớc

Việt Nam.

Bảng 2.3. Tiêu chuẩn dữ liệu thông tin đầu vào của cơ sở dữ liệu tài

liệu lƣu trữ.

MỤC LỤC

LỜI CẢM ƠN

LỜI CAM ĐOAN

DANH MỤC CÁC TỪ VIẾT TẮT

DANH MỤC HÌNH ẢNH, SƠ ĐỒ, BẢNG BIỂU

MỞ ĐẦU .......................................................................................................... 1

1. Lý do chọn đề tài ................................................................................. 1

2. Lịch sử nghiên cứu vấn đề .................................................................. 3

3. Mục tiêu nghiên cứu ............................................................................ 5

4. Nhiệm vụ nghiên cứu .......................................................................... 5

5. Đối tƣợng nghiên cứu và phạm vi nghiên cứu ................................. 5

6. Phƣơng pháp nghiên cứu .................................................................... 6

7. Bố cục đề tài ......................................................................................... 6

CHƢƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ CƠ SỞ PHÁP LÝ VỀ QUẢN LÝ

TÀI LIỆU LƢU TRỮ ĐIỆN TỬ ................................................................... 8

1.1. Cơ sở lý luận về quản lý tài liệu điện tử ......................................... 8

1.1.1. Một số khái niệm ............................................................................ 8

1.1.2. Đặc điểm của tài liệu lưu trữ điện tử .......................................... 11

1.1.3. Yêu cầu của quản lý tài liệu lưu trữ điện tử ............................... 11

1.2. Cơ sở pháp lý về quản lý tài liệu lƣu trữ điện tử ........................ 13

1.2.1. Các văn bản Luật ......................................................................... 13

1.2.2. Các văn bản dưới Luật ................................................................. 14

TIỂU KẾT CHƢƠNG 1 ....................................................................... 17

CHƢƠNG 2: THỰC TRẠNG QUẢN LÝ TÀI LIỆU LƢU TRỮ ĐIỆN

TỬ TẠI NGÂN HÀNG NHÀ NƢỚC VIỆT NAM .................................... 18

2.1. Khái quát về Ngân hàng Nhà nƣớc Việt Nam ............................. 18

2.1.1. Lịch sử hình thành và phát triển Ngân hàng Nhà nước Việt

Nam ................................................................................................... 18

2.1.2. Cơ cấu tổ chức và chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của Ngân

hàng Nhà nước Việt Nam ...................................................................... 18

2.1.3. Tổ chức bộ phận văn thư – lưu trữ của Ngân hàng Nhà nước

Việt Nam ................................................................................................. 20

2.2. Thực trạng tài liệu lƣu trữ tại Ngân hàng Nhà nƣớc Việt Nam 21

2.3. Tình hình quản lý tài liệu lƣu trữ điện tử tại Ngân hàng Nhà

nƣớc Việt Nam ....................................................................................... 24

2.3.1. Phần mềm quản lý tài liệu lưu trữ điện tử tại Ngân hàng Nhà

nước Việt Nam ........................................................................................ 24

2.3.2. Số hóa tài liệu lưu trữ .................................................................. 30

2.3.3. Nghiệp vụ quản lý tài liệu lưu trữ điện tử .................................. 36

TIỂU KẾT CHƢƠNG 2 ....................................................................... 46

CHƢƠNG 3: MỘT SỐ GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ QUẢN LÝ

TÀI LIỆU LƢU TRỮ ĐIỆN TỬ TẠI NGÂN HÀNG NHÀ NƢỚC VIỆT

NAM ............................................................................................................... 47

3.1. Nhận xét về thực trạng quản lý tài liệu lƣu trữ điện tử tại Ngân

hàng Nhà nƣớc Việt Nam ..................................................................... 47

3.1.1. Ưu điểm......................................................................................... 47

3.1.2. Hạn chế ......................................................................................... 48

3.1.3. Nguyên nhân ................................................................................ 49

3.2. Đề xuất một số giải pháp nâng cao hiệu quả quản lý tài liệu lƣu

trữ điện tử tại Ngân hàng Nhà nƣớc Việt Nam .................................. 50

3.2.1. Xây dựng, ban hành các văn bản quy phạm pháp luật, quy định kỹ

thuật, về quản lý tài liệu lưu trữ điện tử thuộc lĩnh vực ngân hàng......... 50

3.2.2. Triển khai thực hiện các nghiệp vụ lưu trữ tài liệu điện tử tại

Lưu trữ cơ quan ..................................................................................... 50

3.2.3. Bảo đảm hạ tầng kỹ thuật, trang thiết bị công nghệ cho lưu trữ

điện tử ................................................................................................... 51

3.2.4. Thường xuyên kiểm tra, đánh giá tình hình thực hiện công tác

quản lý TLLT điện tử của cán bộ, công chức tại NHNN Việt Nam .... 52

3.2.5. Đào tạo, bồi dưỡng nguồn nhân lực, phân công nhiệm vụ, vị trí

việc làm đáp ứng thực hiện việc công tác về lưu trữ điện tử ............... 53

TIỂU KẾT CHƢƠNG 3 ....................................................................... 54

KẾT LUẬN .................................................................................................... 55

DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO ..................................................... 56

PHỤ LỤC ....................................................................................................... 59

MỞ ĐẦU

1. Lý do chọn đề tài

Trong xã hội hiện nay, sự phát triển của công nghệ thông tin và truyền

thông đã tác động mạnh mẽ đến mọi lĩnh vực hoạt động của đời sống xã hội

trong đó có lĩnh vực hoạt động văn thƣ - lƣu trữ tài liệu nói chung và công tác

quản lý tài liệu lƣu trữ nói riêng. Mọi phƣơng thức hoạt động nghiệp vụ quản

lý tài liệu lƣu trữ đã thay đổi từ truyền thống sang hiện đại. Bởi các tài liệu

lƣu trữ không chỉ tồn tại dƣới dạng giấy, in ấn truyền thống mà nó đã đƣợc

chuyển đổi thành các tài liệu lƣu trữ điện tử để dễ dàng quản lý trong hệ thống

thông tin hiện đại tự động hóa phục vụ cho ngƣời dùng ở mọi lúc mọi nơi

nhanh chóng, kịp thời…. Do vậy, công tác quản lý tài liệu lƣu trữ điện tử có

vai trò rất quan trọng để nâng cao hiệu quả lƣu trữ, bảo quản giúp tài liệu tăng

tuổi thọ, giảm chi phí diện tích kho lƣu trữ, khai thác sử dụng … góp phần

phát triển của cơ quan, tổ chức, kinh tế - xã hội của mỗi quốc gia.

Trên thế giới cũng nhƣ ở Việt Nam, với sự phát triển của xã hội, công

tác văn thƣ và công tác lƣu trữ đã đƣợc xác định là những nhiệm vụ quan

trọng trong bộ máy quản lý nhà nƣớc và của từng cơ quan tổ chức. Dù là cơ

quan, doanh nghiệp có quy mô nhỏ hay quy mô lớn thì công tác văn thƣ – lƣu

trữ luôn giữ đƣợc một vị trí quan trọng vốn có của nó mà không hoạt động

nào có thể thay thế đƣợc. Không những thế, hiện nay, ở Việt Nam với chủ

trƣơng hội nhập, hợp tác quốc tế đang ngày càng phát triển thì vai trò của

công tác văn thƣ và công tác lƣu trữ càng cần đƣợc khẳng định và đổi mới để

phù hợp hơn với xu thế phát triển trong xã hội hiện đại, xã hội thông tin. Do

vậy, mọi ngành nghề hoạt động trong đời sống xã hội đã và đang tích cực

thực hiện chủ trƣơng chuyển đổi số của Chính phủ theo hƣớng tự động hóa,

hiện đại hóa nhằm thu thập, xử lý thông tin, lƣu trữ bảo quản, tổ chức khai

thác nhanh chóng, chính xác, đầy đủ… ở mọi lúc, mọi nơi một cách thuận lợi,

hiệu quả. Trong quá trình thực hiện chuyển đổi số việc quản lý một khối

lƣợng tài liệu lƣu trữ điện tử có vai trò rất quan trọng trong các cơ quan, tổ

chức… Tài liệu lƣu trữ là nguồn sử liệu chính xác và đóng vai trò hết sức

quan trọng trong việc nghiên cứu vì tài liệu lƣu trữ là bảo vật đặc biệt của

quốc gia. Bởi nó chứa đựng những thông tin trong quá khứ, những thông tin

phong phú, có độ tin cậy cao, phản ánh một cách toàn diện, trung thực mọi

mặt của đời sống xã hội trong từng thời gian. Hơn nữa, nó còn mang ý nghĩa

to lớn trong công cuộc xây dựng và bảo vệ Tổ quốc. Trong giai đoạn hội

nhập, hợp tác quốc tế với sự tác động của khoa học công nghệ đã khiến cho

phần lớn lịch sử nhân loại, lịch sử nhà nƣớc, lịch sử chính phủ đƣợc ghi lại

dƣới dạng điện tử, dạng số. Bên cạnh việc quản lý văn bản giấy thì hiện nay

các cơ quan của nhà nƣớc ta đang bắt đầu phát triển việc việc quản lý văn bản

bằng thông tin điện tử và mục đích đƣa việc quản lý văn bản điện tử đến với

công tác văn thƣ – lƣu trữ trở nên thông dụng và phổ biến hơn trong các cơ

quan, tổ chức hoặc doanh nghiệp. Nhận thức rõ tầm quan trọng của hoạt động

quản lý tài liệu lƣu trữ điện tử, ngày 3 tháng 4 năm 2020, Thủ tƣớng Chính phủ

đã ký Quyết định số: 458/QĐ-TTg, phê duyệt Đề án “Lƣu trữ tài liệu điện tử của

các cơ quan nhà nƣớc giai đoạn 2020 - 2025” nhằm thống nhất trong các hoạt

động nghiệp vụ và công tác quản lý tài liệu lƣu trữ điện tử cũng nhằm nâng cao

hiệu quả cung cấp thông tin phục vụ cho các tổ chức, doanh nghiệp, ngƣời dân...

tiếp cận sử dụng tài liệu lƣu trữ của các cơ quan nhà nƣớc.

Ngân hàng Nhà nƣớc Việt Nam là một trong những đơn vị đi đầu trong

việc thực hiện chuyển đổi số, đồng thời cũng rất quan tâm đến công tác văn

thƣ và công tác lƣu trữ nói chung, công tác quản lý tài liệu lƣu trữ điện tử nói

riêng, bởi lãnh đạo đã nhận thức đƣợc rất rõ vai trò và tầm quan trọng của

công tác này đối với NHNN Việt Nam. Tuy nhiên, trong quá trình thực hiện

quản lý tài liệu lƣu trữ điện tử hiện nay của Ngân hàng Nhà nƣớc Việt Nam,

bên cạnh những thành tựu rất lớn đã đạt đƣợc, thì cũng còn không ít những

khó khăn, hạn chế trong việc quản lý TLLT điện tử. Để có cơ sở khoa học và

thực tiễn đƣa ra một số giải pháp nhằm hoàn thiện, nâng cao hiệu quả quản lý

tài liệu lƣu trữ điện tử tại cơ quan này, tôi chọn đề tài “Quản lý tài liệu lƣu trữ

điện tử tại Ngân hàng Nhà nƣớc Việt Nam” để làm đề tài khóa luận của mình.

2. Lịch sử nghiên cứu vấn đề

2.1. Trên thế giới

Hiện nay, tài liệu lƣu trữ đều đƣợc các quốc gia trên thế giới nhận thức

đƣợc giá trị to lớn của nó. Không thể phủ nhận TLLT là một minh chứng rõ

ràng nhất cho hoạt động, sự tồn tại và phát triển của mỗi dân tộc trên thế giới

nói chung và dân tộc Việt Nam nói riêng. Vì vậy, các nƣớc đã rất chú trọng

đến quản lý tài liệu lƣu trữ điện tử. Qua đó, các tiêu chuẩn có liên quan đến

công tác quản lý TLLT điện tử đƣợc một số quốc gia đƣa ra nhƣ Tổ chức Tiêu

chuẩn hóa quốc tế đã công bố vào năm 2000 “ISO 15489: Thông tin và tƣ liệu

- Quản lý tài liệu”. Ngoài ra, các tiêu chuẩn khác nhƣ “AS ISO 15489”

(Australia) hay “BS ISO 15489”(Anh) cũng đƣợc áp dụng khá phổ biến. Bên

cạnh đó, tôi cũng đã nghiên cứu và kế thừa một số công trình nghiên cứu có

liên quan:

+ Kỷ yếu Hội thảo khoa học quốc tế với đề tài: “Số hóa tài liệu lƣu trữ -

chia sẻ kinh nghiệm”, Hà Nội năm 2009. Hội thảo đƣợc tổ chức bởi Cục Văn

thƣ và Lƣu trữ nhà nƣớc phối hợp với Chi nhánh khu vực Đông Nam Á thuộc

Hội đồng Lƣu trữ quốc tế (SARBICA) tổ chức. Đây là Hội thảo khoa học đã

thu nhận đƣợc nhiều bài báo của các học giả quốc tế trong khu vực và trên thế

giới đến từ các nƣớc nhƣ Pháp, Mỹ… nghiên cứu về số hóa tài liệu lƣu trữ

trên các vật mang tin khác nhau, từ đó có những chính sách bảo quản và khai

thác tài liệu số hóa phù hợp.

2.2. Trong nước

Sự xuất hiện và phát triển của công nghệ thông tin đã khiến cho phần

lớn các hoạt động của các tổ chức, cá nhân và cả hoạt động của Chính phủ

đang đƣợc ghi nhận và lƣu giữ dƣới dạng điện tử, dạng số. Để thích ứng với

sự phát triển của hoạt động xã hội và yêu cầu quản lý dẫn đến hình thành

nhiều quan điểm, lý luận và công trình nghiên cứu về công tác văn thƣ, lƣu

trữ. Chính vì vậy, hiện nay đã có một số công trình, đề tài tập trung nghiên

cứu về lý luận, thực tiễn, pháp lý và các quy trình nghiệp vụ văn thƣ, lƣu trữ.

Về những đề tài khóa luận, luận văn, nghiên cứu nhƣ:

+ Khóa luận tốt nghiệp với đề tài: “Số hóa tài liệu lƣu trữ tại Trung tâm

Lƣu trữ quốc gia III”, Nguyễn Khánh Hòa khoa Lƣu trữ học, Trƣờng Đại học

Nội vụ Hà Nội năm 2013: Đề tài đã nêu lên những vấn đến về số hóa tài liệu

tại Trung tâm Lƣu trữ quốc gia III, cung cấp những thông tin tài liệu khoa học

về lĩnh vực Số hóa TLLT tại Trung tâm cho độc giả.

+ Khóa luận tốt nghiệp với đề tài: “Số hóa tài liệu tại Chi cục văn thƣ

lƣu trữ Hải Phòng”, Nguyễn Thị Huyền đã bảo vệ tại khoa Lƣu trữ học và

Quản trị văn phòng trƣờng Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn, Hà Nội

năm 2015. Khóa luận đã nêu lên những vấn đến về số hóa tài liệu tại Chi cục

văn thƣ lƣu trữ Hải Phòng, cung cấp những thông tin tài liệu khoa học về lĩnh

vực Số hóa TLLT tại Trung tâm cho độc giả.

+ Khóa luận tốt nghiệp với đề tài: “Quản lý tài liệu điện tử tại Viện Hàn

lâm Khoa học và Công nghệ Việt Nam”, của Lƣu Thị Linh khoa Lƣu trữ học,

Trƣờng Đại học Nội vụ Hà Nội, bảo vệ năm 2020. Qua nghiên cứu, đề tài này

đã nêu lên những vấn đến về quản lý tài liệu điện tử tại Viện Hàn lâm Khoa

học và Công nghệ Việt Nam, cung cấp những thông tin tài liệu khoa học về

lĩnh vực quản lý tài liệu điện tại cho độc giả.

Những đề tài nghiên cứu khoa học, kỷ yếu hội thảo khoa học nhƣ:

+ Trƣờng Đại học Nội vụ Hà Nội (2013), kỷ yếu hội thảo khoa học:

“Quản lý tài liệu điện tử và lƣu trữ tài liệu điện tử, thực tiễn Việt Nam và kinh

nghiệm;

+ Đề tài khoa học cấp Bộ “Quản lý tài liệu điện tử từ thực tiễn Bộ Nội

vụ” - TS. Vũ Đăng Minh, Chánh Văn phòng Bộ Nội vụ.

Những bài viết đƣợc đăng tải và xuất bản phát hành trên tạp chí Văn

thƣ lƣu trữ nhƣ: PGS.TS Dƣơng Văn Khảm Số hóa tài liệu lƣu trữ – yêu cầu

thực tiễn đặt ra cho ngành lƣu trữ, Tr 34 – 36]; Số hóa tài liệu – con đƣờng

hội nhập của lƣu trữ trong nền kinh tế tri thức Tr 3 – 4 ;Những vấn đề cơ bản

trong số hóa tài liệu lƣu trữ, Tr 1- 2]; Bài “Lƣu trữ tài liệu điện tử của cơ

quan Nhà nƣớc, góc nhìn từ khía cạnh quản lý” của Đỗ Văn Thuận

3. Mục tiêu nghiên cứu

Với đề tài này mục tiêu của tôi muốn hƣớng tới nhƣ sau:

Một là, hệ thống hóa lý luận về quản lý TLLT điện tử.

Hai là, nghiên cứu thực tiễn thực hiện hoạt động quản lý TLLT điện tử

tại NHNN Việt Nam.

Ba là, nghiên cứu các giải pháp để nâng cao hiệu quả công tác quản lý

TLLT điện tử tại NHNN Việt Nam.

4. Nhiệm vụ nghiên cứu

Để đạt đƣợc mục tiêu nghiên cứu, nhiệm vụ nghiên cứu tôi cần thực

hiện nhƣ sau:

+ Nghiên cứu những vấn đề lý luận cơ bản về công tác quản lý TLLT

điện tử;

+ Nghiên cứu các cơ sở pháp lý về công tác quản lý TLLT điện tử;

+ Nghiên cứu thực trạng hoạt động quản lý TLLT điện tử tại Ngân

hàng Nhà nƣớc Việt Nam. Từ đó đánh giá, nhận xét những ƣu điểm, hạn chế

và nguyên nhân tồn tại hạn chế đó;

+ Đƣa ra các các giải pháp để nâng cao hiệu quả công tác quản lý

TLLT điện tử tại NHNN Việt Nam.

5. Đối tƣợng nghiên cứu và phạm vi nghiên cứu

- Đối tƣợng nghiên cứu: Công tác quản lý TLLT điện tử tại Ngân hàng

Nhà nƣớc Việt Nam.

- Phạm vi nghiên cứu: Đề tài tập trung nghiên cứu thực trạng công

tác quản lý TLLT điện tử từ năm 2020 đến nay tại Ngân hàng Nhà nƣớc

Việt Nam.

6. Phƣơng pháp nghiên cứu

Trong quá trình thực hiện đề tài khóa luận tốt nghiệp, tôi sử dụng

những phƣơng pháp nghiên cứu sau đây:

- Phƣơng pháp thu thập, phân tích, tổng hợp tài liệu liên quan đến

hƣớng nghiên cứu của đề tài quản lý TLLT điện tử

- Phƣơng pháp khảo sát thực tế: khảo sát tình hình thực tế của cơ quan

Ngân hàng Nhà nƣớc Việt Nam về công tác quản lý tài liệu lƣu trữ điện tử để

từ đó đƣa ra đƣợc những nhận xét qua những thông tin đã khảo sát đƣợc;

- Phƣơng pháp thống kê, so sánh, phân tích số liệu: dựa trên các số liệu,

tƣ liệu thông tin và tình hình thực tế đã đƣợc thu thập, sử dụng những thông

tin đã sẵn có từ các nguồn khác nhau….từ đó phân tích những ƣu điểm và hạn

chế về công tác quản lý tài liệu lƣu trữ tại cơ quan, và đƣa ra những giải pháp

nhằm khắc phục những hạn chế đó;

- Phƣơng pháp thu thập số liệu: sử dụng những thông tin đã sẵn có từ

các nguồn khác nhau, cũng nhƣ thu thập trực tiếp thông qua phỏng vấn và

khảo sát tình trạng thực tế tại cơ quan.

7. Bố cục đề tài

Ngoài phần mở đầu và kết luận, tài liệu tham khảo, khóa luận “Quản lý

tài liệu lƣu trữ điện tử tại Ngân hàng Nhà nƣớc Việt Nam” đƣợc chia làm 3

chƣơng:

Chƣơng 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ CƠ SỞ PHÁP LÝ VỀ QUẢN LÝ

TÀI LIỆU LƢU TRỮ ĐIỆN TỬ: Khái quát một số nội dung cơ bản về cơ

sở lý luận, cơ sở pháp lý về quản lý tài liệu lƣu trữ điện tử. Bên cạnh đó đƣa

ra những văn bản quy định về quản lý tài liệu lƣu trữ điện tử mà Ngân hàng

Nhà nƣớc Việt Nam áp dụng.

Chƣơng 2: THỰC TRẠNG QUẢN LÝ TÀI LIỆU LƢU TRỮ

ĐIỆN TỬ TẠI NGÂN HÀNG NHÀ NƢỚC VIỆT NAM: Thực trạng tại

Ngân hàng Nhà nƣớc Việt Nam về công tác quản lý TLLT điện tử bao gồm

các quy trình nghiệp vụ cũng nhƣ trình độ chuyên môn của các cán bộ công

chức và chất lƣợng hạ tầng công nghệ thông tin.

Chƣơng 3: MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ

QUẢN LÝ TÀI LIỆU LƢU TRỮ ĐIỆN TỬ TẠI NGÂN HÀNG NHÀ

NƢỚC VIỆT NAM: Đƣa nhận xét, những ƣu điểm, hạn chế còn đang tồn tại

và nguyên nhân khách quan và chủ quan trong công tác quản lý TLLT điện tử

của Ngân hàng Nhà nƣớc Việt Nam. Từ đó, đề xuất các giải pháp góp phần

nâng cao chất lƣợng quản lý TLLT điện tử của Ngân hàng Nhà nƣớc Việt

Nam.

CHƢƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ CƠ SỞ PHÁP LÝ VỀ QUẢN LÝ

TÀI LIỆU LƢU TRỮ ĐIỆN TỬ

1.1. Cơ sở lý luận về quản lý tài liệu điện tử

1.1.1. Một số khái niệm

1.1.1.1. Tài liệu

Tài liệu đƣợc bắt nguồn từ tiếng Latinh có nghĩa là chứng cứ. Ngƣời ta

có nhiều cách hiểu khác nhau về tài liệu.

Theo ISO 9001: 2015, “tài liệu” là loại văn bản có tính hợp pháp dùng

để làm căn cứ xử lý, giải quyết các công việc thuộc chức năng, nhiệm vụ của

một bộ phận nhất định. Tài liệu bao gồm 2 loại: Tài liệu bên ngoài và tài liệu

nội bộ.

“Tài liệu” là vật mang tin đƣợc hình thành trong quá trình hoạt động

của cơ quan, tổ chức, cá nhân. Tài liệu bao gồm văn bản, dự án, bản vẽ thiết

kế, bản đồ, công trình nghiên cứu, sổ sách, biểu thống kê; âm bản, dƣơng bản

phim, ảnh, vi phim; băng, đĩa ghi âm, ghi hình; tài liệu điện tử; bản thảo tác

phẩm văn học, nghệ thuật; sổ công tác, nhật ký, hồi ký, bút tích, tài liệu viết

tay; tranh vẽ hoặc in; ấn phẩm và vật mang tin khác. 3;1

1.1.1.2. Tài liệu điện tử

Tài liệu điện tử đóng vai trò quan trọng, mang lại nhiều lợi ích từ việc

ứng dụng công nghệ quản lý văn bản trong hoạt động của cơ quan, tổ chức

Nhà nƣớc.

“Văn bản điện tử là văn bản dƣới dạng thông điệp dữ liệu, theo thể

thức, định dạng do cơ quan nhà nƣớc có thẩm quyền quy định, đƣợc tạo lập

hoặc đƣợc số hóa từ văn bản giấy”. 13;1]

Hoặc “Văn bản điện tử là văn bản dƣới dạng thông điệp dữ liệu đƣợc

tạo lập hoặc đƣợc số hóa từ văn bản giấy và trình bày đúng thể thức, kỹ thuật,

định dạng theo quy định”. 15;2]

Thực tế cho đến nay, vẫn chƣa có khái niệm “tài liệu điện tử” và định

nghĩa chính thức trong hệ thống văn bản quy phạm pháp luật và văn bản

hƣớng dẫn nghiệp vụ lĩnh vực văn thƣ, lƣu trữ. Tuy nhiên, từ khái niệm văn

bản điện tử nêu trên, có thể xác định tài liệu điện tử là tài liệu dƣới dạng

thông điệp dữ liệu đƣợc tạo lập định dạng điện tử hoặc đƣợc số hóa từ tài liệu

có vật mang tin khác.

Nhƣ vậy, có thể hiểu tài liệu điện tử rộng hơn và bao hàm hơn khái

niệm văn bản điện tử. Tài liệu điện tử không nhất thiết phải đƣợc trình bày

đúng thể thức, kỹ thuật, định dạng nhƣ văn bản điện tử, vì vậy, nó có nội hàm

và phạm vi phong phú, đa dạng hơn so với văn bản điện tử. Nói cách khác,

văn bản điện tử là một loại hình đặc trƣng phổ biến của tài liệu điện tử.

1.1.1.3. Tài liệu lƣu trữ

Theo quy định, Tài liệu lƣu trữ là tài liệu có giá trị phục vụ hoạt động

thực tiễn, nghiên cứu khoa học, lịch sử đƣợc lựa chọn để lƣu trữ. [3;1]

Tài liệu lƣu trữ bao gồm bản gốc, bản chính; trong trƣờng hợp không

còn bản gốc, bản chính thì đƣợc thay thế bằng bản sao hợp pháp.

Tài liệu lƣu trữ là tài liệu có giá trị phục vụ hoạt động thực tiễn, nghiên

cứu khoa học, lịch sử đƣợc lựa chọn để lƣu trữ. Tài liệu lƣu trữ bao gồm bản

gốc, bản chính; trong trƣờng hợp không còn bản gốc, bản chính thì đƣợc thay

thế bằng bản sao hợp pháp. 3;1

1.1.1.4. Tài liệu lƣu trữ điện tử

Theo Luật Lƣu trữ 2011, tài liệu lƣu trữ điện tử là tài liệu đƣợc tạo lập

ở dạng thông điệp dữ liệu hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan,

tổ chức, cá nhân đƣợc lựa chọn để lƣu trữ hoặc đƣợc số hóa từ tài liệu lƣu trữ

trên các vật mang tin khác. 3;4

Theo quy định, tài liệu lƣu trữ điện tử phải đáp ứng các tiêu chuẩn dữ

liệu thông tin đầu vào, bảo đảm tính kế thừa, tính thống nhất, độ xác thực, an

toàn và khả năng truy cập; đƣợc bảo quản và sử dụng theo phƣơng pháp

chuyên môn, nghiệp vụ riêng biệt. [3;4]

Việc quy định về nguồn gốc và cách thức hình thành tài liệu lƣu trữ

điện tử cũng bƣớc đầu giúp cho các cơ quan có cơ sở xác định đối tƣợng,

phân biệt đƣợc tài liệu lƣu trữ điện tử với các tài liệu khác để có biện pháp

quản lý và thực hiện các nghiệp vụ lƣu trữ cho phù hợp.

1.1.1.5. Quản lý

Quản lý là sự tác động có mục đích của chủ thể quản lý đến khách thể

quản lý nhằm nâng cao hiệu quả quản lý một đối tƣợng nào đó. Xã hội càng

phát triển thì vai trò của quản lý càng cao, càng cần thiết hơn, phải đƣợc chú

trọng hơn.

Quản lý là sự tác động liên tục có tổ chức, có định hƣớng, có mục đích,

có kế hoạch của chủ thể quản lý đến đối tƣợng quản lý để chỉ huy, điều khiển,

liên kết các yếu tố tham gia vào hoạt động thành một chỉnh thể thống nhất,

điều hoà hoạt động của các khâu một cách hợp quy luật nhằm đạt đến mục

tiêu xác định trong điều kiện biến động của môi trƣờng.

Quản lý là hiện tƣợng tồn tại trong mọi chế độ xã hội. Bất kỳ ở đâu, lúc

nào con ngƣời có nhu cầu kết hợp với nhau để đạt mục đích chung đều xuất

hiện quản lý. Quản lý trong xã hội nói chung là quá trình tổ chức điều hành

các hoạt động nhằm đạt đƣợc những mục tiêu và yêu cầu nhất định dựa trên

những quy luật khách quan. Xã hội càng phát triển, nhu cầu và chất lƣợng

quản lý càng cao.

1.1.1.6. Quản lý tài liệu lƣu trữ điện tử

Quản lý tài liệu nói chung là lĩnh vực quản lý có trách nhiệm kiểm soát

một cách hiệu quả và hệ thống. Cũng giống nhƣ tài liệu giấy, tài liệu lƣu trữ

điện tử chứa đựng những thông tin quan trọng, bí mật của cơ quan, tổ chức, vì

vậy cũng cần phải có hệ thống quản lý.

Quản lý tài liệu lƣu trữ điện tử là việc hoạt động quản lý và thực hiện

các nghiệp vụ nhằm tổ chức khoa học, bảo quản và tổ chức khai thác, sử dụng

tài liệu lƣu trữ điện tử.

1.1.2. Đặc điểm của tài liệu lưu trữ điện tử

1.1.2.1. Đặc điểm ghi tin và sử dụng các ký hiệu

+ Thông tin đƣợc mã hóa phong phú dƣới dạng từ, chữ, số, ký hiệu, âm

thanh hoặc các hình thức khác bằng phƣơng tiện điện tử;

+ Ban hành, xử lý và lƣu giữ trong môi trƣờng điện tử, con ngƣời

không thể nhận biết trực tiếp nếu in ra giấy hoặc không có thiết bị hỗ trợ;

+ Phản ánh ngữ cảnh hành chính có thể nhận dạng, có tác giả, địa

khách và ngƣời xây dựng;

+ Làm chứng cứ cho sự kiện hoặc hoạt động thực tiễn.

1.1.2.2. Đặc điểm kết nối nội dung thông tin và tính chất của tài liệu

+ Các cá nhân và các chi nhánh trong cùng một cơ quan, tổ chức hay cơ

quan trung tâm với các chi nhánh, bộ phận cách xa về địa lý trong thời gian

ngắn có khả năng kết nối;

+ Hình thức và nội dung (chữ ký điện tử) phản ánh tính chất đáng tin

cậy của tài liệu;

+ Tài liệu có tính chất độc đáo và phân biệt với tài liệu khác nhờ tính

đồng nhất (không có phân biệt bản gốc, bản sao, bản chính).

1.1.2.3. Đặc điểm về siêu dữ liệu

+ Kết nối, chu chuyển, sao chép... với tốc độ nhanh, lƣu trữ đƣợc dung

lƣợng lớn tài liệu, không tốn kém diện tích kho tàng.

+ Cơ sở dữ liệu không tách rời từ lúc tạo ra cho đến khi kết thúc vòng

đời;

+ Thông qua số lƣợng các chuỗi bit, mặt vật lý đƣợc đảm bảo tính toàn

vẹn đầy đủ của tài liệu.

+ Các tài liệu khác ở bên trong hoặc bên ngoài hệ thống số thông qua

một mã số phân loại dựa trên nguyên tắc phân loại có các mối liên kết rõ ràng.

1.1.3. Yêu cầu của quản lý tài liệu lưu trữ điện tử

Thứ nhất, cần đảm bảo đồng thời về tính toàn vẹn với việc tạo lập và

nắm bắt tài liệu cũng nhƣ quy cách đặt tên bản ghi.

+ Về đảm bảo tính toàn vẹn của tài liệu: Tính toàn vẹn của một tài liệu

điện tử phụ thuộc vào phƣơng pháp tạo lập và định dạng bản lƣu. Có nghĩa,

nó phải đƣợc tạo lập bằng một phần mềm, để đảm bảo khi một bản ghi đã

đƣợc phê duyệt thì chỉ cần chọn lệnh lƣu, nó đƣợc bảo đảm toàn vẹn nội dung

ngay trong hệ thống của phần mềm đó. Mặt khác, có thể đảm bảo tính toàn

vẹn của một bản ghi điện tử bằng cách chọn định dạng khi lƣu.

+ Về đặt tên bản ghi một cách khoa học: Tên của một bản ghi là định

dạng đầu tiên của bản ghi đó. Tên bản ghi cung cấp siêu dữ liệu về vị trí của

một tài liệu giữa các tài liệu khác, danh mục và lịch trình bảo quản vĩnh viễn.

Việc ghi tên bản ghi một cách thống nhất sẽ khuyến khích sự hợp tác dựa trên

sự hiểu biết lẫn nhau của cách đặt và sử dụng tên bản ghi (bao gồm cả tên cơ

sở dữ liệu). Những bản ghi đƣợc đặt tên thống nhất và hợp lý sẽ dễ dàng cho

việc quản lý và tra cứu.

Thứ hai, đối với việc chuyển giao tài liệu: cần đảm bảo các yêu cầu về

tính toàn vẹn, mức độ an toàn, bí mật thông tin.

+ Về đảm bảo tính toàn vẹn văn bản trong quá trình chuyển giao: Sau

khi hoàn thành quá trình tạo lập, các tài liệu điện tử phải đƣợc duy trì ở định

dạng cố định, không thể sửa chữa và cần có mã an toàn dạng chữ ký điện tử.

+ Về đảm bảo an toàn bí mật thông tin tài liệu: Việc sử dụng hệ thống

tài liệu điện tử trong trao đổi thông tin phải đảm bảo thực hiện Luật Bảo vệ bí

mật nhà nƣớc và chính sách bảo mật của cơ quan, đơn vị. Đối với một hệ

thống quản lý tài liệu điện tử cần tính đến mức độ mật của các tài liệu điện tử

để đảm bảo quyền truy cập đối với từng loại tài liệu.

+ Về đảm bảo mức độ an toàn khi nhận tài liệu: Việc chuyển giao, nhận

tài liệu trong một hệ thống quản lý tài liệu điện tử, các yếu tố liên quan đến

việc gửi và nhận tài liệu cần đƣợc lƣu lại một cách tự động trong hệ thống.

Thứ ba, tổ chức khoa học tài liệu: là phải xây dựng khung phân loại

thông tin một cách khoa học, có k m theo thời hạn bảo quản của từng tài liệu

nhằm làm cơ sở cho việc thiết lập các phần mềm quản lý tài liệu điện tử trong

các cơ quan, tổ chức một cách thống nhất trong toàn quốc.

Thứ tƣ, lƣu trữ tài liệu cần tuân thủ một loạt các yêu cầu mang tính chất

đặc thù, bao gồm: về lƣu trữ siêu dữ liệu; về chuyển đổi định dạng tài liệu; về

sao lƣu dữ liệu và về lựa chọn thiết bị, công cụ lƣu trữ phù hợp

Thứ năm, việc bảo quản an toàn tài liệu: Sự phát triển của khoa học

công nghệ đã đặt ra việc lựa chọn hình thức và thiết bị bảo quản dữ liệu để

đảm bảo an toàn tài liệu qua thời gian. Tuy nhiên, việc lƣu trữ tài liệu điện tử

cũng phải đảm bảo phòng ngừa đƣợc nguy cơ nhƣ sự tấn công của virus,…

1.2. Cơ sở pháp lý về quản lý tài liệu lƣu trữ điện tử

1.2.1. Các văn bản Luật

Mặc dù, Bộ Nội vụ và các cơ quan quản lý nhà nƣớc đang trong quá

trình xây dựng và hoàn thiện pháp luật về văn bản điện tử, lƣu trữ điện tử.

Tuy nhiên, thực tế hiện nay tại các văn bản Luật và dƣới luật đã có quy định

liên quan đến vấn đề này, cụ thể nhƣ sau:

1.2.1.1. Luật Lưu trữ 2011

Tại Luật Lƣu trữ năm 2011, đã quy định về một số khái niệm liên quan

đến lƣu trữ, đồng thời đƣa ra các quy định về hoạt động lƣu trữ; quyền và

nghĩa vụ của cơ quan, tổ chức, cá nhân trong hoạt động lƣu trữ; đào tạo, bồi

dƣỡng nghiệp vụ lƣu trữ; hoạt động dịch vụ lƣu trữ và quản lý về lƣu trữ.

Khoản 1 Điều 13 Luật Lƣu trữ năm 2011 định nghĩa: “TLLT điện tử là tài

liệu đƣợc tạo lập ở dạng thông điệp dữ liệu hình thành trong quá trình hoạt

động của cơ quan, tổ chức, cá nhân đƣợc lựa chọn để lƣu trữ hoặc đƣợc số

hóa từ TLLT trên các vật mang tin khác”. [3;4]

1.2.1.2. Luật Công nghệ thông tin số 67/2006/QH11 ngày 29/06/2006

Quy định tại Luật Công nghệ thông tin 2007 đã có các nội dung quy

định về hoạt động ứng dụng và phát triển công nghệ thông tin và các biện

pháp, quyền, nghĩa vụ đảm bảo ứng dụng và phát triển công nghệ thông tin

của cơ quan, tổ chức, cá nhân.

1.2.1.3. Luật Giao dịch điện tử ngày 29/11/2005

Để đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin, Luật Giao dịch điện tử

đƣợc ban hành và có hiệu lực từ ngày 01 tháng 3 năm 2006. Trong Luật đã

quy định về giao dịch điện tử bao gồm Thông điệp dữ liệu, chữ ký điện tử, giá

trị pháp lý của tài liệu điện tử, vấn đề an ninh, an toàn, bảo mật trong giao

dịch điện tử, lƣu trữ thông điệp dữ liệu… trong lĩnh vực dân sự, kinh doanh,

thƣơng mại và các lĩnh vực khác do pháp luật quy định.

1.2.1.4. Luật Tiếp cận thông tin số 104/2016/QH13

Luật này đƣợc Quốc hội nƣớc Cộng hòa Xã hội Chủ nghĩa Việt Nam

khóa XIII thông qua ngày 06/04/2016, quy định về việc thực hiện quyền tiếp

cận thông tin của công dân, nguyên tắc, trình tự, thủ tục thực hiện quyền tiếp

cận thông tin, trách nhiệm, nghĩa vụ của cơ quan nhà nƣớc trong việc bảo

đảm quyền tiếp cận thông tin của công dân.

1.2.1.5. Luật An ninh mạng số 24/2018/QH14

Ngày 12/06/2018, Quốc hội nƣớc Cộng hòa Xã hội Chủ nghĩa Việt

Nam khóa XIV đã ban hành Luật số 24/2018/QH14 về an ninh mạng, cụ thể

quy định về hoạt động bảo vệ an ninh quốc gia và bảo đảm trật tự, an toàn xã

hội trên không gian mạng; trách nhiệm của cơ quan, tổ chức, cá nhân có liên

quan.

1.2.2. Các văn bản dưới Luật

1.2.2.1. Nghị định 01/2013/NĐ – CP ngày 03/01/2013 của Chính phủ

hướng dẫn thi hành Luật Lưu trữ năm 2011

Tại Khoản 1 Điều 2 Nghị định số 01/2013/NĐ-CP quy định: “Hồ sơ

điện tử là tập hợp các tài liệu điện tử có liên quan với nhau về một vấn đề,

một sự việc, một đối tƣợng cụ thể hoặc có đặc điểm chung, hình thành trong

quá trình theo dõi, giải quyết công việc thuộc phạm vi chức năng, nhiệm vụ

của cơ quan, tổ chức, cá nhân”. 9;1]

Tại Khoản 2 Điều 2 Nghị định số 01/2013/NĐ-CP quy định: “Lập hồ

sơ điện tử là việc áp dụng công nghệ thông tin nhằm liên kết các tài liệu điện

tử hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc của cơ quan, tổ

chức, cá nhân thành hồ sơ điện tử”. 9;1]

- Tại Khoản 3 Điều 2 Nghị định số 01/2013/NĐ-CP quy định: “Dữ liệu

thông tin đầu vào là những thông tin mô tả các đặc tính của tài liệu nhƣ nội

dung, tác giả, thời gian, định dạng, chất lƣợng, điều kiện và các đặc tính khác

nhằm tạo thuận lợi cho quá trình thu thập, bảo quản, tìm kiếm, truy cập, quản

lý và lƣu trữ dữ liệu”. [9;2]

1.2.2.2. Quyết định số 28/2018/QĐ – TTg ngày 12/7/2018

Ngày 12/07/2018, Thủ tƣớng Chính phủ ký ban hành Quyết định số

28/2018/QĐ-TTg quy định việc gửi, nhận văn bản điện tử thông qua kết nối,

liên thông các hệ thống quản lý văn bản và điều hành giữa các cơ quan trong

hệ thống hành chính nhà nƣớc.

Tại Quyết định 28/2028/QĐ-TTg đã quy định giá trị pháp lý của văn

bản điện tử, cụ thể: văn bản điện tử đã ký số theo quy định của pháp luật đƣợc

gửi, nhận qua hệ thống quản lý văn bản và điều hành quy định tại Quyết định

này có giá trị pháp lý tƣơng đƣơng văn bản giấy và thay cho việc gửi, nhận

văn bản giấy. Văn bản điện tử không thuộc quy định trên đƣợc gửi, nhận qua

hệ thống quản lý văn bản và điều hành có giá trị để biết, tham khảo, không

thay cho việc gửi, nhận văn bản giấy. [13;2]

Về các loại văn bản điện tử và đầu mối gửi, nhận văn bản điện tử, theo

Quyết định 28/2028/QĐ-TTg, tất cả các văn bản điện tử thuộc thẩm quyền

ban hành và giải quyết của cơ quan trong hệ thống hành chính nhà nƣớc phải

đƣợc gửi, nhận qua hệ thống quản lý văn bản và điều hành, trừ trƣờng hợp

Bên gửi hoặc Bên nhận chƣa đáp ứng các yêu cầu về hạ tầng kỹ thuật, công

nghệ, an toàn thông tin, giải pháp kết nối, liên thông để gửi, nhận văn bản

điện tử . [13;3]

1.2.2.3. Thông tư số 02/2019/TT-BNV ngày 24/01/2019

Ngày 24/01/2019, Bộ Nội vụ đã ban hành Thông tƣ số 02/2019/TT-

BNV Quy định về tiêu chuẩn dữ liệu thông tin đầu vào và yêu cầu bảo quản

tài liệu lƣu trữ điện tử, có hiệu lực kể từ ngày 10/03/2019. Thông tƣ này quy

định nguyên tắc, yêu cầu tiêu chuẩn dữ liệu thông tin đầu vào bảo quản tài

liệu lƣu trữ điện tử, dữ liệu đặc tả của tài liệu lƣu trữ hình thành trong quá

trình hoạt động của cơ quan, tổ chức.

Tại Thông tƣ 02/2019/TT-BNV đã định nghĩa dữ liệu đặc tả của TLLT

(hay còn gọi là cơ sở dữ liệu tài liệu lƣu trữ): “Cơ sở dữ liệu tài liệu lƣu trữ là

tập hợp các dữ liệu bao gồm tài liệu lƣu trữ điện tử và dữ liệu đặc tả của tài

liệu lƣu trữ đƣợc sắp xếp thông qua phƣơng tiện điện tử để truy cập, khai

thác, quản lý và cập nhật.” 14;1]

Ngoài ra, Thông tƣ này còn giải thích “Tài liệu lƣu trữ số hóa là tài liệu

điện tử đƣợc tạo lập từ việc số hóa đầy đủ, chính xác nội dung của tài liệu lƣu

trữ và đƣợc ký số bởi cơ quan, tổ chức quản lý tài liệu lƣu trữ đƣợc số hóa.”

[14;2]

1.2.2.4. Nghị định 30/2020/NĐ -CP ngày 05/03/2020

Nghị định 30/2020/NĐ -CP về công tác văn thƣ đƣa ra nhiều quy định

mới đối với công tác văn thƣ, đặc biệt, giá trị pháp lý của văn bản điện tử đã

đƣợc Nghị định nêu ra tại Điều 5. Việc khẳng định văn bản điện tử có giá trị

pháp lý nhƣ văn bản giấy khi đáp ứng các điều kiện nêu trên có ý nghĩa vô

cùng quan trọng trong việc thực hiện văn thƣ điện tử, quản lý và điều hành

qua mạng, cải cách hành chính, chủ động thực hiện cuộc cách mạng công

nghiệp 4.0, xây dựng Chính phủ điện tử và hội nhập quốc tế.

1.2.2.5. Quyết định số 395/QĐ-BTTTT ngày 23/03/2020

Ngày 23/03/2020, Bộ Thông tin và Truyền thông về việc ban hành

Quyết định số 395/QĐ-BTTTT hƣớng dẫn về việc sử dụng mã định danh văn

bản và bộ tiêu chí về chức năng, tính năng kỹ thuật trong xây dựng hệ thống

quản lí văn bản và điều hành (phiên bản 1.0)

1.2.2.6. Quyết định số 458/QĐ-TTg ngày 03/4/2020

Để đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin trong cơ quan nhà nƣớc

Thủ tƣớng Chính phủ ban hành Quyết định số 458/QĐ-TTg phê duyệt Đề án

"Lƣu trữ tài liệu điện tử của các cơ quan nhà nƣớc giai đoạn 2020 - 2025".

TIỂU KẾT CHƢƠNG 1

Trong Chƣơng 1, đã khái quát một số nội dung cơ bản về cơ sở lý luận,

cơ sở pháp lý về quản lý tài liệu lƣu trữ điện tử nhƣ khái niệm tài liệu, quản

lý, tài liệu lƣu trữ, tài liệu lƣu trữ điện tử, đặc điểm của tài liệu lƣu trữ điện tử.

Bên cạnh đó cũng đã nêu ra đƣợc những văn bản quy định về quản lý tài liệu

lƣu trữ điện tử mà Ngân hàng Nhà nƣớc Việt Nam áp dụng.

Những cơ sở trên sẽ giúp tác giả tìm hiểu đƣợc thực trạng về quản lý tài

liệu lƣu trữ điện tử tại Ngân hàng Nhà nƣớc Việt Nam.

CHƢƠNG 2: THỰC TRẠNG QUẢN LÝ TÀI LIỆU LƢU TRỮ ĐIỆN

TỬ TẠI NGÂN HÀNG NHÀ NƢỚC VIỆT NAM

2.1.Khái quát về Ngân hàng Nhà nƣớc Việt Nam

2.1.1. Lịch sử hình thành và phát triển Ngân hàng Nhà nước Việt

Nam

Trên cơ sở chủ trƣơng chính sách mới về tài chính- kinh tế đã đƣợc Đại

hội Đại biểu Đảng toàn quốc lần thứ II họp vào tháng 02/1951 đã đề ra, đến

ngày 6 tháng 5 năm 1951, Chủ tịch Hồ Chí Minh đã ký Sắc lệnh số 15/SL

thành lập Ngân hàng Quốc gia Việt Nam. Ngân hàng có các nhiệm vụ quan

trọng là: Quản lý việc phát hành giấy bạc và tổ chức lƣu thông tiền tệ, quản lý

Kho bạc nhà nƣớc, thực hiện chính sách tín dụng để phát triển sản xuất, phối

hợp với mậu dịch để quản lý tiền tệ và đấu tranh tiền tệ với địch..

Ngày 26/10/1961, Ngân hàng Quốc gia Việt Nam đƣợc đổi tên thành

Ngân hàng Nhà nƣớc Việt Nam.

Từ năm 1990 đến nay, Ngân hàng Nhà nƣớc Việt Nam đều thực hiện

chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và có cơ cấu tổ chức theo quy định của Luật

Ngân hàng Nhà nƣớc Việt Nam năm 1997 (sửa đổi, bổ sung năm 2003), Luật

Ngân hàng Nhà nƣớc Việt Nam năm 2010 và theo các văn bản, nghị định của

Chính phủ quy định.

2.1.2. Cơ cấu tổ chức và chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của Ngân

hàng Nhà nước Việt Nam

2.1.2.1. Cơ cấu tổ chức của Ngân hàng Nhà nước Việt Nam

Theo Nghị định số 16/2017/NĐ-CP, Chính phủ quy định cơ cấu của

Ngân hàng Nhà nƣớc Việt Nam bao gồm:

“Điều 3. Cơ cấu tổ chức

1. Vụ Chính sách tiền tệ.

2. Vụ Quản lý ngoại hối.

3. Vụ Thanh toán.

4. Vụ Tín dụng các ngành kinh tế.

5. Vụ Dự báo, thống kê.

6. Vụ Hợp tác quốc tế.

7. Vụ Ổn định tiền tệ - tài chính.

8. Vụ Kiểm toán nội bộ.

9. Vụ Pháp chế.

10. Vụ Tài chính - Kế toán.

11. Vụ Tổ chức cán bộ.

12. Vụ Thi đua - Khen thƣởng.

13. Vụ Truyền thông.

14. Văn phòng.

15. Cục Công nghệ thông tin.

16. Cục Phát hành và kho quỹ.

17. Cục Quản trị.

18. Sở Giao dịch.

19. Cơ quan Thanh tra, giám sát ngân hàng.

20. Các chi nhánh tại tỉnh, thành phố trực thuộc trung ƣơng.

21. Viện Chiến lƣợc ngân hàng.

22. Trung tâm Thông tin tín dụng Quốc gia Việt Nam.

23. Thời báo Ngân hàng.

24. Tạp chí Ngân hàng.

25. Trƣờng Bồi dƣỡng cán bộ ngân hàng.

26. Học viện Ngân hàng.” 10;6]

2.1.2.2. Chức năng của Ngân hàng Nhà nước Việt Nam

Theo quy định của pháp luật thì ngân hàng Nhà nƣớc là có tƣ cách pháp

nhân, có vốn pháp định thuộc sở hữu nhà nƣớc, có trụ sở chính tại Hà Nội.

Ngân hàng Nhà nƣớc đƣợc thực hiện chức năng quản lý nhà nƣớc về

tiền tệ, hoạt động ngân hàng và ngoại hối, thực hiện chức năng của Ngân hàng

trung ƣơng về phát hành tiền, ngân hàng của các tổ chức tín dụng và cung ứng

dịch vụ tiền tệ cho Chính phủ theo quy định của pháp luật. [6;1]

2.1.2.3. Nhiệm vụ, quyền hạn của Ngân hàng Nhà nước Việt Nam

Ngân hàng Nhà nƣớc Việt Nam có nhiệm vụ, quyền hạn đƣợc quy định

tại Điều 2, Nghị định số 16/2017/NĐ-CP ngày 17/02/2017 của Chính phủ (có

văn bản k m theo).

2.1.3. Tổ chức bộ phận văn thư – lưu trữ của Ngân hàng Nhà nước

Việt Nam

Theo Quyết định 1188/QĐ-NHNN, Thống đốc NHNN thành lập phòng

Văn thƣ - Lƣu trữ thuộc cơ cấu tổ chức của Văn phòng, đƣợc bố trí ở khu vực

tầng 1 của Ngân hàng.

Về nhân sự, trƣớc đây phòng Văn thƣ – Lƣu trữ chỉ có 4 cán bộ văn thƣ

và 1 cán bộ làm về lƣu trữ. Hiện nay, số lƣợng cán bộ phụ trách về công tác

lƣu trữ đã nhiều hơn, bao gồm 5 ngƣời, đều có trình độ từ trung cấp trở lên và

có kinh nghiệm về nghiệp vụ lƣu trữ.

Nhiệm vụ phòng Văn thƣ – Lƣu trữ của Ngân hàng Nhà nƣớc Việt

Nam là tham mƣu, giúp Thống đốc quản lý công tác văn thƣ, lƣu trữ của

ngành Ngân hàng và thực hiện công tác hành chính, văn thƣ, lƣu trữ tại Trụ sở

chính Ngân hàng Nhà nƣớc, bao gồm các nhiệm vụ cụ thể, nhƣ sau:

+ Xây dựng quy chế về công tác văn thƣ, lƣu trữ và trình Thống đốc ký

ban hành, đồng thời hƣớng dẫn, theo dõi kiểm tra và báo cáo cấp có thẩm

quyền;

+ Tiếp nhận và chuyển giao các văn bản đến theo chỉ đạo của Thống

đốc hoặc Phó Thống đốc;

+ Quản lý, tổ chức hoạt động lƣu trữ và cấp chứng thực TLLT theo quy

định của pháp luật;

+ Thực hiện thủ tục phát hành văn bản của NHNN Việt Nam;

+ Quản lý và sử dụng các con dấu của Ngân hàng Nhà nƣớc Việt Nam;

+ Kiểm tra thể thức các văn bản do các đơn vị thuộc NHNN Việt Nam

soạn thảo; trình Thống đốc ký ban hành và đăng công báo văn bản quy phạm

pháp luật của NHNN Việt Nam.

Ngân hàng Nhà nƣớc Việt Nam là cơ quan ngang bộ của Chính phủ

Việt Nam nên số lƣợng văn bản hay tài liệu đều rất nhiều nên không thể phân

tán để mỗi phòng tự quản lý. Vì vậy, phòng Văn thƣ – Lƣu trữ là nơi tập trung

các văn bản, đồng thời quản lý, tổ chức hoạt động lƣu trữ đối tài liệu lƣu trữ.

Hằng năm, NHNN Việt Nam đều tổ chức các buổi tập huấn về công tác

văn thƣ – lƣu trữ cho các công chức, viên chức của Ngân hàng, riêng các cán

bộ thuộc phòng Văn thƣ – Lƣu trữ đƣợc tham gia một số hội thảo về văn thƣ

– lƣu trữ, các buổi tọa đàm chuyên đề về ngành văn thƣ – lƣu trữ,….

Chỉ tiêu Năm 2020 Năm 2021 Năm 2022

Tổ chức 5 1 1 lƣu trữ

5 Nhân sự 4 4

Bảng 2.1. Nhân sự làm công tác lƣu trữ

Văn bản đi Văn bản đến Năm/Tổng số Nền văn bản Tổng số Nền giấy Điện tử Tổng số Điện tử giấy

Năm 2020 14.994 1.531 13.463 23.362 5.337 18.025

Năm 2021 17.993 1.990 16.003 26.866 6.244 20.622

Bảng 2.2. Số lƣợng văn bản điện tử đi và đến của Ngân hàng Nhà nƣớc

Việt Nam

2.2. Thực trạng tài liệu lƣu trữ tại Ngân hàng Nhà nƣớc Việt Nam

Từ năm 2016, Ngân hàng Nhà nƣớc đã chính thức sử dụng Hệ thống

thông tin quản lý văn bản và điều hành trong hoạt động của cơ quan. Từ thời

điểm đƣa vào sử dụng đã hình thành hai loại TLLT điện tử: Văn bản điện tử

và Tài liệu số hóa từ các vật mang tin khác; đồng thời bắt đầu hình thành

phƣơng thức lƣu trữ mới trên môi trƣờng điện tử.

+ Về văn bản điện tử: Văn bản điện tử tại NHNN Việt Nam bao gồm

văn bản đến và văn bản đi. Trung bình hàng năm, Ngân hàng hình thành trên

15.000 văn bản điện tử đến và 20.000 văn bản điện tử đi với tổng số hàng

ngàn GB dữ liệu lƣu trữ. Quy trình quản lý văn bản điện tử tại NHNN đƣợc

thực hiện trên phần mềm hệ thống quản lý và đƣợc diễn ra nhƣ sau:

Sơ đồ 2.2. Quy trình quản lý văn bản điện tử đi của Ngân hàng Nhà nƣớc

Việt Nam

Sơ đồ 2.3. Quy trình quản lý văn bản điện tử đến của Ngân hàng Nhà nƣớc

Việt Nam

+ Về tài liệu đƣợc số hóa từ vật mang tin khác: Ngân hàng Nhà nƣớc

Việt Nam đƣa ra Kế hoạch cải cách hành chính giai đoạn 2021-2025, trong đó

NHNN hƣớng tới số hóa 100% kết các tài liệu đang còn hiệu lực và có giá trị

sử dụng thuộc thẩm quyền giải quyết của Ngân hàng Nhà nƣớc. Tính từ thời

điểm triển kế hoạch cho tới nay, Ngân hàng Nhà nƣớc đã số hóa đƣợc khoảng

400 mét giá TLLT theo quy định và mục tiêu kế hoạch.

Tài liệu lƣu trữ của Ngân hàng Nhà nƣớc Việt Nam đƣợc hình thành từ

những năm 1951 kể từ khi Chủ tịch Hồ Chí Minh ký sắc lệnh số 15/SL thành

lập Ngân hàng Quốc gia Việt Nam. Khối tài liệu có thời gian từ những năm

1951 đến năm 1994 tình trạng vật lý kém do chất lƣợng giấy thấp, đánh máy

chữ ốp-ty-ma, chữ mờ, tài liệu hƣ hỏng tự nhiên. Khối tài liệu hình thành từ

năm 1995 trở lại đây có tình trạng vật lý tốt hơn do chất lƣợng giấy, mực in

và điều kiện bảo quản đã đƣợc cải thiện.

Tại các đơn vị trực thuộc Ngân hàng Nhà nƣớc Việt Nam, công tác bảo

quản tài liệu từng bƣớc đƣợc cải thiện do đƣợc trang bị đầy đủ tủ đựng và

hộp, cặp đựng hồ sơ. Hầu hết tài liệu đƣợc lập hồ sơ bảo quản tại các phòng

ban để phục vụ nhu cầu sử dụng hằng ngày. Theo số liệu thống kê đến cuối

năm 2020, tổng khối lƣợng tài liệu tại kho lƣu trữ Ngân hàng Nhà nƣớc Trung

ƣơng gần 10.000 mét giá. Các tài liệu đến năm 2021 đều đã đƣợc chỉnh lý

theo đúng quy định của Cục Văn thƣ lƣu trữ.

2.3. Tình hình quản lý tài liệu lƣu trữ điện tử tại Ngân hàng Nhà

nƣớc Việt Nam

2.3.1. Phần mềm quản lý tài liệu lưu trữ điện tử tại Ngân hàng Nhà

nước Việt Nam

Nhằm từng bƣớc hiện đại hóa hoạt động hành chính và công tác chỉ đạo

điều hành, từ ngày 01/7/2016, NHNN đã triển khai tới toàn bộ công chức tại

trụ sở chính NHNN và 63 NHNN chi nhánh các tỉnh thành phố Phần mềm

thông tin quản lý văn bản và điều hành (E.doc) với nhiều tính năng hữu ích

phục vụ công tác điều hành của lãnh đạo và tác nghiệp của công chức trên

môi trƣờng điện tử.

Về mục tiêu:

+ Là phần mềm nội bộ thực hiện công tác quản lý TLLT điện tử và

thực hiện công tác chỉ đạo điều hành của NHNN Việt Nam, đƣợc xây dựng

nhằm mục đích quản lý tài liệu lƣu trữ điện tử hình thành trong quá trình hoạt

động của các cơ quan nhà nƣớc một cách thống nhất, đồng thời bảo quản an

toàn và tổ chức sử dụng TLLT có hiệu quả;

+ Giải pháp ứng dụng CNTT đóng vai trò quan trọng phục vụ hoạt

động hành chính của toàn hệ thống NHNN.

Về thiết kế, chức năng: Phần mềm thông tin quản lý văn bản và điều

hành (E.doc) của NHNN Việt Nam có nhiều tính năng hữu ích phục vụ công

tác điều hành của lãnh đạo và tác nghiệp của công chức trên môi trƣờng điện

tử, đồng đã đáp ứng đƣợc yêu cầu về thiết kế, cụ thể nhƣ sau:

+ Các tính năng hỗ trợ quá trình thực hiện quy trình quản lý TLLT điện

tử, ký số trên tài liệu và các nghiệp vụ lƣu trữ khác đƣợc đáp ứng đầy đủ.

+ Các văn bản, TLLT trong hệ thống bảo đảm đƣợc tính xác thực, tin

cậy, toàn vẹn.

+ Ngoài các chức năng cơ bản nhƣ tạo lập và theo dõi văn bản, kết nối

và liên thông, an ninh thông tin và bảo quản và lƣu trữ tài liệu, phần mềm của

NHNN có thêm một số chức năng tiện ích hơn, cụ thể nhƣ: Tự động nhắc

công việc sắp đến hạn qua tin nhắn, e-mail; Gửi tin nhắn thông báo văn bản,

công việc mới đến điện thoại.

Thông qua phần mềm E.doc, lãnh đạo các cấp có thể quản lý, theo dõi

tiến độ, trạng thái các công việc đang xử lý, kiểm soát thời hạn hoàn thành;

phần mềm E-doc cũng kết nối trực tiếp với trục liên thông của Chính phủ để

gửi nhận văn bản điện tử với các cơ quan hành chính nhà nƣớc; kết nối với

cổng thông tin điện tử của Chính phủ để công bố trực tuyến số liệu xử lý văn

bản, dịch vụ công của NHNN.

Hằng năm, NHNN Việt Nam vẫn thƣờng xuyên nâng cấp, cập nhật

chƣơng trình, các giải pháp đảm bảo an toàn thông tin, các giải pháp kỹ thuật

phục vụ việc kết nối công tác quản lý TLLT điện tử với Trục liên thông văn

bản quốc gia và phối hợp triển khai tích hợp giải pháp dịch vụ chữ ký số trên

Phần mềm quản lý văn bản và điều hành của Ngân hàng Nhà nƣớc. Trên Trục

liên thông văn bản Quốc gia, Phần mềm quản lý văn bản của NHNN đã phản

hồi đầy đủ các trạng thái xử lý văn bản theo quy định (cụ thể đã cập nhật 6/6

trạng thái: Đã đến, Đã tiếp nhận, Phân công, Đang xử lý, Hoàn thành và Từ

chối).

Trên Phần mềm quản lý văn bản và điều hành E.doc đã có chức năng

lập hồ sơ điện tử, giao nộp hồ sơ điện tử vào Lƣu trữ cơ quan và đƣợc tổ chức

thực hiện đối với toàn bộ các đơn vị tại Trụ sở chính NHNN. Quy trình thực

hiện lƣu trữ trên Phần mềm E.doc của NHNN nhƣ sau:

I. LẬP DANH MỤC HỒ SƠ VÀ CẬP NHẬT DANH MỤC HỒ SƠ

TRÊN HỆ THỐNG QUẢN LÝ VĂN BẢN

Lập Danh mục hồ sơ: định kỳ hàng năm NHNN ban hành danh mục hồ

sơ theo quy định tại Nghị định 30/2020/NĐ-CP.

Cập nhật Danh mục hồ sơ trên Hệ thống quản lý văn bản và điều hành

(Văn thƣ cơ quan thực hiện)

Để thực hiện đƣợc chức năng này vào mục “Quản lý hồ sơ”, chọn

“Đơn vị/ Nhóm hồ sơ”:

a) Thêm mới hồ sơ

Bƣớc 1: Để thực hiện thêm hồ sơ, ngƣời dùng chọn mục “Thêm”

Bƣớc 2: Nhập đầy đủ thông tin vào form

+ Tên đề mục/ nhóm hồ sơ: Nhập tên các phòng, ban theo cơ cấu tổ

chức của cơ quan, tổ chức

+ Ngƣời có quyền cập nhật: Chọn “Thêm” sẽ hiển thị lên màn hình

danh sách tên công chức, viên chức trong cơ quan, tổ chức. Sau đó chọn tên

công chức, viên chức trong danh sách và chọn “Đồng ý”. Những ngƣời đƣợc

chọn có quyền cập nhật thì sẽ có quyền chỉnh sửa Danh mục nhƣ ngƣời tạo

Danh mục. Những ngƣời không đƣợc thêm vào danh sách ngƣời có quyền cập

nhật thì sẽ chỉ nhìn thấy tên Danh mục mà không có quyền chỉnh sửa Danh

mục.

+ Sau khi nhập xong đầy đủ thông tin, chọn “Lƣu” hoặc “Lƣu và đóng”

để thực hiện lƣu thông tin vừa nhập vào.

+ Danh mục hồ sơ vừa đƣợc lƣu sẽ hiển thị ở danh sách Danh mục hồ

sơ.

* Trƣờng hợp cơ quan, tổ chức cần thêm các Danh mục hồ sơ con thì

lập lại nhƣ tạo mới Danh mục nhƣng ở cột thao tác chọn “+” hoặc “thêm” ở

Danh mục cần thêm

Tiếp tục nhập đầy đủ thông tin vào form thêm mới:

+ Tên đề mục/ nhóm hồ sơ: nhập tên nhóm hồ sơ, tài liệu đơn vị.

+ Tên đề mục/ nhóm lớn : nhập tên các nhóm lớn hơn.

+ Ngƣời có quyền cập nhật: chọn nhƣ phần lập Danh mục mới hồ sơ

đã nêu trên.

b) Chỉnh sửa hồ sơ

Để thực hiện chức năng chỉnh sửa Danh mục hồ sơ, ngƣời dùng thực

hiện nhƣ sau: Chọn “Cập nhật (hình bút chì)” ngƣời dùng nhập các thông tin

chỉnh sửa nhƣ các bƣớc mô tả ở trên phần “Thêm mới”. Sau khi nhập xong thì

chọn “Lƣu” hoặc “Lƣu và đóng”.

c) Xóa hồ sơ

Để thực hiện xóa hồ sơ ngƣời dùng “Xóa (hình thùng rác)”:

- Trƣờng hợp nếu Danh mục chƣa có hồ sơ nào thì hệ thống sẽ thực

hiện xóa Danh mục và hiển thị thông báo (Xóa thành công). Sau khi xóa

xong, văn bản sẽ bị mất khỏi danh sách Danh mục.

- Trƣờng hợp nếu Danh mục đã có hồ sơ thì hệ thống sẽ hiển thị cảnh

báo và không cho phép xóa.

2. Tạo tiêu đề hồ sơ: ngƣời lập hồ sơ nhập dữ liệu

Để thực hiện đƣợc chức năng này ngƣời lập hồ sơ vào mục "Quản lý

hồ sơ" sau đó chọn "Tiêu đề hồ sơ".

Màn hình này hiển thị danh sách các Danh mục và hồ sơ thuộc Danh

mục. Cho phép ngƣời dùng thêm mới tên hồ sơ vào các Danh mục đã nhập

trƣớc đó.

Ở màn hình này sẽ có các chức năng sau: Thêm mới tên hồ sơ, chỉnh

sửa tên hồ sơ, xóa tên hồ sơ.

a) Thêm mới hồ sơ:

Để thực hiện chức năng, ngƣời dùng thực hiện nhƣ sau:

Bƣớc 1: Chọn “Thêm” sẽ hiển thị màn hình thêm mới.

Bƣớc 2: Nhập thông tin hồ sơ vào form thêm mới.

+ Ngƣời có quyền cập nhật: Khi chọn “Thêm” sẽ hiển thị lên màn hình

danh sách tên các công chức, viên chức trong đơn vị.

+ Chọn tên trong danh sách, chọn “Đồng ý”. Những ngƣời đƣợc chọn

có quyền cập nhật thì Hồ sơ đó sẽ hiển thị ở danh sách Hồ sơ công việc của cá

nhân, cá nhân sẽ có quyền chỉnh sửa, cập nhật hồ sơ.

Sau khi nhập đầy đủ các thông tin, chọn “Lƣu” hoặc “Lƣu và đóng”.

Hồ sơ vừa đƣợc thêm sẽ hiển thị ở danh sách.

b) Chỉnh sửa tiêu đề hồ sơ: để thực hiện chức năng chỉnh sửa tiêu đề hồ

sơ, ngƣời dùng thực hiện nhƣ sau: chọn và nhập thông tin hồ sơ vào form

thêm mới. Sau khi nhập đầy đủ các thông tin cần chỉnh sửa, chọn Lƣu hoặc

Lƣu và đóng . Tiêu đề hồ sơ vừa đƣợc thêm sẽ hiển thị ở danh sách.

c) Xóa tiêu đề hồ sơ : Chọn tiêu đề hồ sơ cần xóa

- Trƣờng hợp nếu tiêu đề không chứa có hồ sơ nào thì hệ thống sẽ thực

hiện xóa danh mục và hiển thị thông báo xóa thành công. Sau khi xóa xong

văn bản sẽ bị mất khỏi danh sách tiêu đề hồ sơ.

- Trƣờng hợp nếu tiêu đề hồ sơ đã có có chứa hồ sơ thì hệ thống sẽ hiển

thị cảnh báo và không cho phép xóa.

II. LẬP HỒ SƠ CÔNG VIỆC TRÊN HỆ THỐNG QUẢN LÝ VĂN

BẢN VÀ ĐIỀU HÀNH

Công chức, viên chức và ngƣời lao động đƣợc giao giải quyết, theo dõi

công việc của cơ quan, tổ chức có trách nhiệm lập hồ sơ về công việc đƣợc

giao. Có 2 cách lập hồ sơ trên Hệ thống quản lý văn bản và điều hành nhƣ

1. Từ văn bản đến chờ xử lý hàng ngày

Để thực hiện đƣợc chức năng này, vào mục “văn bản đến chờ xử lý”,

chọn văn bản cần xử lý.

Chọn văn bản cần thêm, vào mục “Lƣu hồ sơ lƣu trữ” hệ thống sẽ hiển

thị ra tiêu đề hồ sơ lƣu trữ của đơn vị.

Sau đó chọn vào hồ sơ cần lƣu, thực hiện “Lƣu” hoặc “Lƣu và đóng”.

2. Thêm văn bản vào hồ sơ (những văn bản đã xử lý nhƣng chƣa đƣa

vào hồ sơ)

Để thực hiện đƣợc chức năng này, ngƣời lập hồ sơ vào mục “Quản lý

hồ sơ”, chọn “Hồ sơ công việc”, “mục lục văn bản”; vào “Thêm văn bản”,

chọn văn bản cần đƣa vào hồ sơ và “thêm văn bản”. Nhấn vào “Đóng” văn

bản đƣợc chọn đã đƣợc đƣa vào hồ sơ công việc.

III. NỘP HỒ SƠ VÀO LƢU TRỮ CƠ QUAN TRÊN HỆ THỐNG

QUẢN LÝ VĂN BẢN VÀ ĐIỀU HÀNH

Công chức, viên chức và ngƣời lao động lập hồ sơ về công việc đƣợc

giao và nộp lƣu hồ sơ vào Lƣu trữ cơ quan trong thời hạn 01 năm, kể từ ngày

công việc kết thúc; đối với hồ sơ, tài liệu xây dựng cơ bản thì trong thời hạn

03 tháng, kể từ ngày công trình đƣợc quyết toán.

Để thực hiện đƣợc chức năng này, công chức, viên chức và ngƣời lao

động đƣợc giao giải quyết và theo dõi công việc lập hồ sơ (ngƣời có hồ sơ)

vào “Quản lý hồ sơ”, chọn “Hồ sơ công việc”.

Màn hình hiện thị các chức năng sau: Xuất XML, mục lục văn bản, nộp

lƣu trữ (lƣu trữ cơ quan).

1) Xuất XML: mục đích sau này cập nhật thông tin hồ sơ vào lƣu trữ

lịch sử tỉnh.

2) Mục lục văn bản: mục đích thống kê trong hồ sơ có bao nhiêu văn

bản và đƣợc sắp xếp theo ngày tháng ban hành văn bản. Hệ thống sẽ tự sắp

xếp.

- Vào mục “Hồ sơ lƣu trữ”, chọn “Hồ sơ công việc”, “mục lục hồ sơ”

nhƣ sau:

Các biểu tƣợng ở cột thao tác có 2 chức năng: chỉnh sửa và chuyển văn

bản ra khỏi hồ sơ

+ Chỉnh sửa văn bản: Chỉnh sửa trích yếu của từng văn bản, chọn trích

yếu nội dung văn bản. Sau khi nhập đầy đủ các thông tin cần chỉnh sửa, chọn

“cập nhật” trích yếu nội dung vừa đƣợc thêm sẽ hiển thị ở mục lục văn bản.

+ Chuyển văn bản ra khỏi hồ sơ: Cho phép ngƣời dùng loại những văn

bản không phải hồ sơ công việc này. Chọn văn bản cần chuyển văn bản ra

khỏi hồ sơ. Nếu đồng ý, chọn “xóa” văn bản sẽ đƣợc đƣa ra khỏi hồ sơ.

3) Giao nộp tài liệu vào Lƣu trữ cơ quan

Để thực hiện chức năng này, công chức, viên chức chọn “Nộp lƣu trữ”

hồ sơ đó sẽ đƣợc chuyển cho Lƣu trữ cơ quan (sau khi nộp lƣu trữ ngƣời lập

hồ sơ không có quyền chỉnh sửa, cập nhật và xem hồ sơ. Hồ sơ này đƣợc

chuyển quyền quản lý cho ngƣời làm công tác lƣu trữ của cơ quan).

Hình 2.1. Giao diện của Hệ thống quản lý văn bản và điều hành của Ngân

hàng Nhà nƣớc Việt Nam

2.3.2. Số hóa tài liệu lưu trữ

2.3.2.1. Khối lượng tài liệu lưu trữ số hóa

Hiện nay, Ngân hàng Nhà nƣớc Việt Nam có bố trí 01 kho lƣu trữ

chuyên dụng để bảo quản tài liệu của 26 đơn vị trực thuộc, đƣợc bố trí tại tầng

3 của trụ sở của NHNN Việt nam. Kho lƣu trữ tại NHNN đƣợc xây dựng ở

tầng cao và đảm bảo môi trƣờng khô ráo, đáp ứng các yêu cầu về nhiệt độ, độ

ẩm và phòng cháy chữa cháy. Kho lƣu trữ Ngân hàng Nhà nƣớc Việt Nam

đang bảo quản gần 10.000 mét giá tài liệu truyền thống, trong đó toàn bộ tài

liệu đã đƣợc chỉnh lý và sắp xếp lên giá theo quy định, còn có khoảng 400

mét giá tài liệu đã đƣợc số hóa theo kế hoạch mà NHNN Việt Nam đề ra.

2.3.2.2. Thành phần và nội dung tài liệu lưu trữ để số hóa

- Tài liệu hành chính là những tài liệu quy định về chức năng, nhiệm

vụ, quyền hạn của Ngân hàng, các văn bản chỉ đạo, quản lý, điều hành, hƣớng

dẫn các nghiệp vụ chuyên ngành của NHNN Việt Nam với các đơn vị thuộc

và trực thuộc.

- Tài liệu chuyên ngành là những tài liệu điều hành về các vấn đề liên

quan đến ngành Ngân hàng nhƣ Quản lý ngoại hối, Công tác phát hành kho

quỹ, Hoạt động thanh toán và chuyển đổi số và Hoạt động thông tin tín

dụng…

- Tài liệu khoa học và công nghệ bao gồm Các chƣơng trình, đề tài

nghiên cứu khoa học; tài liệu về hợp tác nghiên cứu, dịch vụ khoa học công

nghệ và chiến lƣợc phát triển ngành Ngân hàng.

2.3.2.3. Quy trình số hóa tài liệu lưu trữ

Quy trình số hóa tài liệu của Ngân hàng Nhà nƣớc Việt Nam gồm 12

bƣớc, sử dụng máy scan KODAK và đƣợc thực hiện theo Quyết định số

176/QĐ-VTLTNN ngày 21 tháng 10 năm 2011 của Cục Văn thƣ và Lƣu trữ

Nhà nƣớc nhƣ sau:

Bƣớc 1. Giao nhận, vận chuyển tài liệu về nơi chuẩn bị tài liệu

Cán bộ lƣu trữ có trách nhiệm nhận tài liệu và thực hiện theo quy định:

+ Sau khi tiếp nhận số lƣợng hồ sơ, cán bộ lƣu trữ tiến hành kiểm tra số

lƣợng tờ trong từng hồ sơ;

+ Lập Biên bản giao nhận giữa hai đơn vị;

+ Đóng gói và vận chuyển tài liệu đến nơi chuẩn bị tài liệu;

+ Sắp xếp tài liệu lên giá bảo quản.

Bƣớc 2. Chuẩn bị tài liệu số hóa

* Nhận và thống kê tài liệu:

+ Giao, nhận tài liệu (đến từng tờ) với ngƣời chuẩn bị tài liệu số hóa

+ Thống kê vào sổ theo dõi xuất tài liệu đồng thời kiểm tra trật tự sắp

xếp của tài liệu Bóc tách và làm phẳng tài liệu trong hồ sơ.

* Bóc tách và làm phẳng tài liệu:

+ Bóc, tách từng tờ tài liệu đối tài liệu đƣợc đóng quyển;

+ Loại bỏ ghim, kẹp.

* Xác định và đặt tiêu chụp đặc biệt: In tiêu chụp đặc biệt trên giấy khổ

A4, bằng chữ in hoa Times New Roman, cỡ chữ đủ để đọc đƣợc mà không

cần phóng to trên phim.

* Xây dựng Danh mục tài liệu: Kiểm tra, đối chiếu tài liệu với danh

mục.

Bƣớc 3. Thực hiện số hóa:

* Khởi động các thiết bị số hóa nhƣ máy tính, máy quét và tạo lập thƣ

mục lƣu ảnh

+ Thiết lập các tính năng trên cửa sổ KODAK i1150/i1180 Scanner –

Smart

Touch để tạo chế độ quét lên dịch vụ điện toán đám mây.

+ Kiểm tra nguồn điện, máy vi tính và máy quét;

+ Tạo lập chế độ quét màu, độ phân giải, định dạng pdf;

+ Tạo lập thƣ mục ảnh: mỗi hồ sơ là thƣ mục gồm ảnh màu. Thiết lập

điểm đến (Destination) là dịch vụ Google Drive ở mục Scan To trên cửa sổ

KODAK i1150/i1180 Scanner – Smart Touch. Nhấn vào nút Destination, một

danh sách lựa chọn sổ xuống. Chọn mục điểm đến mong muốn. Ban đầu sẽ có

một số dịch vụ lƣu trữ đám mây đã có sẵn trong mục Destination khi cài đặt

ứng dụng quét Smart Touch để kết nối trực tiếp lên dịch vụ. Cuối cùng, tiến

hành quét tài liệu trên chế độ điểm đến là dịch vụ Google Drive đã đƣợc cấu

hình trƣớc đó. Chọn chế độ “1.Scan To Cloud” từ biểu tƣợng Smart Touch

trên khay hệ thống máy tính.

* Thực hiện số hóa:

+ Quét lần lƣợt từng trang tài liệu theo chiều đứng, không xáo trộn trật

tự sắp xếp của tài liệu và các tiêu chụp trong hồ sơ.

+ Tài liệu có kích thƣớc không đồng đều, mỏng, giòn dễ rách,... phải sử

dụng máy quét tĩnh; Tài liệu có tình trạng vật lý tốt sử dụng máy quét cuộn.

+ Đặt chế độ quét: ảnh để lập bản sao bảo hiểm chọn độ sâu màu

bitonal (ảnh đen trắng), định dạng TIFF, độ phân giải 300dpi; ảnh để phục vụ

khai thác sử dụng chọn độ sâu màu 24 bit, định dạng IPEG, độ phân giải

150dpi - 200dpi.

+ Tùy theo tình trạng tài liệu để điều chỉnh độ tƣơng phản sáng tối, độ

bóng của chữ, các mức độ màu.... Khi ảnh màu đạt yêu cầu mới thực hiện

lệnh quét ảnh.

+ Thực hiện xuất các files ảnh vào thƣ mục hồ sơ đã đƣợc tạo lập trƣớc

đó ngay sau khi toàn bộ tài liệu đƣợc quét xong.

+ Đối với tài liệu gốc có cả phần chữ và phần ảnh (lý lịch cá nhân, tạp

chí, báo,...) phải lấy rõ phần chữ và phần ảnh.

Bƣớc 4. Chuyển ảnh từ các máy trạm về máy chủ

Các thƣ mục ảnh đã đƣợc quét phải đƣợc chuyển từ máy tính về máy

chủ: Để hoàn tất việc kiểm tra tài liệu sau khi quét đã đƣợc gởi lên đúng vị trí

truy cập vào đƣờng dẫn lƣu trữ của dịch vụ Google Drive đã đƣợc thiết lập

trên máy tính.

Bƣớc 5. Kiểm tra số lƣợng, chất lƣợng ảnh; quét lại các ảnh chƣa

đạt yêu cầu (nếu có).

+ Toàn bộ tất cả hình ảnh đƣợc scan phải đảm bảo hình ảnh chất lƣợng

một

cách tuyệt đối và rõ nét. Thực hiện kiểm tra ảnh trong ánh sáng không chiếu

trực tiếp vào màn hình, ánh sáng thấp. Mỗi ảnh sẽ đƣợc kiểm tra trên màn

hình hoặc in ra giấy kết hợp với các tiêu chụp đặc biệt để đối chiếu với tài liệu

gốc về một số thuộc tính sau:

Để đảm bảo tính đầy đủ, cán bộ lƣu trữ tại NHNN phải kiểm tra lần

lƣợt các trang ảnh đã đƣợc quét theo thứ tự sắp xếp của nó. Đặc biệt chú ý

kiểm tra các tờ tài liệu hai mặt, tài liệu quá khổ;

Chữ bị cắt, mất nét hoặc hình ảnh tài liệu bị xiên lệch;

Vị trí đặt các tiêu chụp đặc biệt và nội dung cần chỉ dẫn của tiêu chụp.

+ Lập Phiếu yêu cầu quét lại đối với các ảnh phải quét lại (Lƣu ý ghi

địa chỉ các ảnh)

+ Cán bộ lƣu trữ phải lƣu các files ảnh quét lại vào đúng thƣ mục, vị trí

của ảnh nhƣ trong phiếu yêu cầu.

+ Nhận và kiểm tra lại các ảnh quét lại.

Bƣớc 6. Loại bỏ các files ảnh là tiêu chụp đặc biệt trong dữ liệu ảnh

màu và đặt tên files ảnh: Đặt tên ảnh màu theo Thông tƣ 02/2019/TT-BNV

của Bộ Nội vụ.

Bƣớc 7. Sao lƣu và áp dụng các biện pháp bảo quản lâu dài

Trƣớc khi thực hiện nội dung này ta có thể hiểu ngắn gọn khái niệm

“Sao lƣu” là việc tạo ra bản sao cơ sở dữ liệu tài liệu lƣu trữ, phần mềm.

Việc sao lƣu cơ sở dữ liệu TLLT tại NHNN gồm 03 bƣớc nhƣ sau:

Bƣớc 1: Xác định nguồn cơ sở dữ liệu TLLT sao lƣu

Bƣớc 2: Chuẩn bị và kiểm tra phần mềm quản lý cơ sở dữ liệu TLLT,

phƣơng tiện lƣu trữ, phần mềm phục vụ sao lƣu.

Bƣớc 3: Tiến hành thực hiện sao lƣu: gồm mã nguồn phần mềm và cơ

sở.

Bƣớc 8. Lập danh mục thống kê số lƣợng ảnh theo hồ sơ.

* Mẫu Danh mục thống kê số lƣợng ảnh

DANH MỤC THỐNG KÊ SỐ LƢỢNG ẢNH SỐ HÓA TÀI LIỆU

STT Hồ sơ số Số lƣợng ảnh màu Ghi chú

Bƣớc 9. Bàn giao dữ liệu ảnh màu cho đơn vị quản lý cơ sở dữ liệu.

+ Căn cứ vào Danh mục thống kê, đơn vị quản lý cơ sở dữ liệu thực

hiện ghi phim kiểm nhận số lƣợng hồ sơ, số lƣợng ảnh của từng hồ sơ; kiểm

tra chất lƣợng hình ảnh tài liệu và việc đặt các tiêu chụp đặc biệt.

+ Cán bộ phòng quét sẽ giao nhận dữ liệu ảnh màu với cho công chức,

viên chức chuyên trách để quản lý cơ sở dữ liệu:

Đơn vị thực hiện số hóa bàn giao dữ liệu ảnh màu lƣu trong ổ cứng

cùng Danh mục thống kê số lƣợng ảnh để quản lý cơ sở dữ liệu.

Căn cứ vào Danh mục thống kê, đơn vị quản lý cơ sở dữ liệu kiểm nhận

số lƣợng hồ sơ, số lƣợng ảnh của từng hồ sơ; kiểm tra chất lƣợng hình ảnh và

cách đặt tên ảnh.

Bƣớc 10. Chuyển dữ liệu ảnh màu vào hệ thống quản lý cơ sở dữ

liệu

+ Cán bộ tại phòng quét sẽ nhận dữ liệu ảnh màu với cho cán bộ

chuyên trách để chuyển vào hệ thống quản lý cơ sở dữ liệu.

+ Căn cứ vào Danh mục thống kê, đơn vị quản lý cơ sở dữ liệu kiểm

nhận

số lƣợng hồ sơ, số lƣợng ảnh của từng hồ sơ; kiểm tra chất lƣợng hình ảnh và

cách đặt tên ảnh.

Bƣớc 11. Vận chuyển và bàn giao tài liệu cho kho bảo quản

+ Tiến hành đóng gói tài liệu, sắp xếp vận chuyển tài liệu về kho bảo

quản tài liệu;

+ Cán bộ tại kho bảo quản tài liệu phải kiểm đếm đến từng tờ tài liệu

dựa theo Biên bản giao nhận tài liệu;

+ Lập Biên bản giao trả tài liệu;

+ Sắp xếp tài liệu lên giá.

Bƣớc 12. Lập hồ sơ về việc số hóa phông hoặc khối tài liệu.

Hồ sơ gồm các văn bản:

+ Văn bản đồng ý cho lập bản sao bảo hiểm đối với phông hoặc khối tài

liệu và các ý kiến chỉ đạo trong quá trình số hóa của Cục Văn thƣ và Lƣu trữ

Nhà nƣớc;

+ Biên bản các đợt nhận - trả tài liệu;

+ Biên bản các đợt giao nhận ảnh k m Danh mục thống kê số lƣợng

ảnh;

+ Các Hợp đồng và Biên bản nghiệm thu sản phẩm.

2.3.3. Nghiệp vụ quản lý tài liệu lưu trữ điện tử

Trong những năm qua, Ngân hàng Nhà nƣớc Việt Nam đã nhận thức

đƣợc việc ứng dụng CNTT vô cùng quan trọng trong hoạt động văn thƣ – lƣu

trữ, đặc biệt là quản lý TLLT điện tử.

2.3.3.1. Công tác xác định giá trị tài liệu lưu trữ điện tử

a, Các nguyên tắc, phƣơng pháp và tiêu chuẩn xác định giá trị TLLT

điện tử

TLLT điện tử tại NHNN Việt Nam đƣợc xác định giá trị theo các

nguyên tắc, phƣơng pháp, các tiêu chuẩn chung và tiêu chuẩn đặc thù, đồng

thời phải đáp ứng các yêu cầu sau về độ tin cậy, tính toàn vẹn và tính xác thực

của thông tin chứa đựng trong tài liệu điện tử kể từ khi tài liệu điện tử mới

đƣợc khởi tạo lần đầu dƣới dạng một dữ liệu hoàn chỉnh; thông tin chứa trong

TLLT điện tử có thể truy cập, sử dụng đƣợc dƣới dạng hoàn chỉnh.

TLLT điện tử tại NHNN Việt Nam cũng phải tuân theo 3 nguyên tắc:

+ Nguyên tắc chính trị

+ Nguyên tắc lịch sử

+ Nguyên tắc toàn diện - tổng hợp.

Đồng thời, Ngân hàng Nhà nƣớc Việt Nam căn cứ vào các tiêu chuẩn

chung để thực hiện công tác xác định giá trị tài liệu:

+ Nội dung của tài liệu;

+ Vị trí của cơ quan, tổ chức hoặc cá nhân hình thành tài liệu;

+ Ý nghĩa của sự kiện, thời gian, địa điểm hình thành tài liệu;

+ Mức độ toàn vẹn của phông lƣu trữ;

+ Hình thức của tài liệu;

+ Tình trạng vật lý của tài liệu;

Ngoài ra, công tác xác định giá trị TLLT điện tử tại NHNN Việt Nam

còn đƣợc dựa vào 6 tiêu chuẩn chuẩn đặc thù:

+ Độ tin cậy của tài liệu: Chữ ký số của NHNN và chữ ký số của ngƣời

có thẩm quyền là căn cứ để xác định độ tin cậy của tài liệu điện tử.

+ Tính toàn vẹn của tài liệu: Thông tin trong tài liệu không bị chỉnh sửa

hoặc bị mất đi. Ví dụ: Tài liệu điện tử đƣợc số hóa từ vật mang tin khác, tỉ lệ

scan khi số hóa phải đạt 100%.

+ Tính xác thực của tài liệu: TLLT phải đảm bảo tính xác thực, giống

nguyên trạng về nội dung và bố cục so với tài liệu gốc, lƣu giữ đầy đủ nội

dung vốn có của tài liệu đó.

+ Thông tin hoàn chỉnh của tài liệu: Toàn bộ thông tin trong TLLT điện

tử tồn tại dƣới dạng hoàn chỉnh và có thể truy cập, sử dụng khi cần thiết.

+ Mức độ an toàn của tài liệu: TLLT phải đảm bảo đƣợc độ bảo mật, an

toàn thông bằng các biện pháp phù hợp theo quy định.

+ Khả năng khai thác, sử dụng tài liệu: TLLT điện tử luôn phải ở tình

trạng sẵn sàng có thể tiếp cận và khai thác đƣợc thông tin trong tài liệu một

cách triệt để.

Các phƣơng pháp xác định giá trị TLLT điện tử tại NHNN Việt Nam

bao gồm 4 phƣơng pháp:

+ Phƣơng pháp phân tích hệ thống

+ Phƣơng pháp phân tích chức năng

+ Phƣơng pháp phận tích thông tin

+ Phƣơng pháp phân tích sử liệu học

Trong một số trƣờng hợp, NHNN Việt Nam thực hiệp việc xác định giá

trị TLLT điện tử bằng một số phƣơng pháp đặc thù:

+ Nắm vững chức năng, nhiệm vụ, vị trí của cơ quan, tổ chức;

+ Nếu có tài liệu khác đối chứng thì xác minh sự tƣơng đồng và nguồn

gốc;

+ Nếu có dự kiến thời hạn bảo quản, có thể xây dựng danh mục tài liệu

mẫu.

Trên thực tế, NHNN Việt Nam căn cứ vào thời hạn bảo quản tài liệu

truyền thống để xác định giá trị TLLT điện tử. Mặc dù Ngân hàng cũng khá

chú trọng đến công tác lƣu trữ nhƣng hiện nay NHNN Việt Nam chƣa ban

hành một văn bản cụ thể nào hƣớng dẫn về nghiệp vụ xác định giá trị TLLT

điện tử. Điều này khá gây khó khăn cho cán bộ lƣu trữ bởi thông tin trong

TLLT điện tử đƣợc chứa đựng trong các tập tin trên máy tính, đồng thời

CNTT ngày càng tiên tiến hiện đại, vì vậy cần có hƣớng dẫn cụ thể về nghiệp

vụ này. Qua đó cho thấy, việc xác định giá trị TLLT điện tử tại NHNN Việt

Nam chƣa đƣợc quan tâm đáng kể.

2.3.3.2. Công tác thu thập tài liệu lưu trữ điện tử

a, Nguồn thu thập tài liệu điện tử vào lƣu trữ NHNN

Nguồn thu thập TLLT điện tử tại Ngân hàng Nhà nƣớc Việt Nam đƣợc

căn cứ theo Nghị định 01/2013/NĐ-CP: Nguồn TLLT điện tử nộp vào lƣu trữ

ngân hàng nhà nƣớc Việt Nam có hai nguồn:

Một là văn bản hình thành trong quá trình hoạt động của Ngân hàng

Nhà nƣớc Việt Nam bao gồm các văn bản hành chính nhƣ quyết định, thông

báo, báo cáo,….

Hai là tài liệu đƣợc số hóa từ các vật mang tin khác.

* Lƣu ý: Tài liệu đã đƣợc số hóa phải có chữ ký số để đảm bảo độ tin

cậy và tính xác thực của TLLT.

b, Quy trình thu thập TLLT điện tử

Quy trình thu thập TLLT điện tử tại NHNN Việt Nam đƣợc xây dựng

căn cứ theo Nghị định 01/2013/NĐ-CP:

Đầu tiên, Lƣu trữ NHNN Việt Nam thông báo cho đơn vị thuộc Ngân

hàng về việc giao nộp tài liệu và Danh mục hồ sơ nộp lƣu;

Tiếp theo, việc giao nộp tài liệu giữa Lƣu trữ NHNN Việt Nam và đơn

vị thuộc NHNN phải đƣợc thống nhất về yêu cầu, phƣơng tiện, cấu trúc và

định dạng chuyển. Trách nhiệm của đơn vị thuộc NHNN và cá nhân có nhiệm

vụ phải giao nộp hồ sơ và dữ liệu đặc tả k m theo.

Sau khi thu thập hồ sơ từ các đơn vị và cá nhân, Lƣu trữ NHNN Việt

Nam tiến hành kiểm tra để bảo đảm hồ sơ nhận đúng và đủ theo Danh mục,

cấu trúc đã thống nhất, liên kết chính xác dữ liệu đặc tả với hồ sơ, kiểm tra vi

rút. Khi các yêu cầu về đã đƣợc kiểm tra đầy đủ, Lƣu trữ NHNN Việt Nam

tiến hành chuyển hồ sơ vào hệ thống quản lý TLLT điện tử của NHNN Việt

Nam và thực hiện các biện pháp sao lƣu dự phòng. Cuối cùng, lập hồ sơ về

việc nộp lƣu TLLT điện tử vào Lƣu trữ NHNN.

2.3.3.3. Công tác bảo quản tài liệu lưu trữ điện tử

Trƣớc tiên, công tác bảo quản tài liệu điện tử có thể hiểu là quá trình

bảo đảm tính nguyên vẹn của tài liệu điện tử để hƣớng tới việc làm thế nào

trong suốt thời hạn lƣu giữ đã quy định tài liệu có thể đƣợc tìm thấy và tiếp

cận trong suốt thời hạn lƣu giữ đã quy định.

* Mục đích của công tác bảo quản TLLT điện tử:

+ TLLT điện tử đƣợc bảo quản an toàn;

+ Tránh xảy ra hiện tƣợng mất mát, hƣ hỏng tài liệu điện tử; rò rỉ hoặc

thất lạc thông tin.

+ Hỗ trợ kéo dài tuổi thọ cho TLLT điện tử;

+ Phục vụ quá trình khai thác, sử dụng thuận tiện.

Dựa theo Điều 8, Nghị định 01/2013/NĐ-CP, bảo quản TLLT điện tử

tại Ngân hàng Nhà nƣớc đƣợc quy định nhƣ sau:

Trƣớc hết, bảo quản TLLT điện tử của NHNN Việt Nam an toàn, đồng

thời công nghệ chuyển đổi TLLT phải phù hợp. Để đảm bảo an toàn, tính toàn

vẹn cũng nhƣ đảm bảo khả năng truy cập của TLLT điện tử, Lƣu trữ NHNN

Việt Nam phải thƣờng xuyên kiểm tra, sao lƣu. Để việc phân loại, lƣu trữ

đƣợc diễn ra thuận lợi nhƣng tài liệu vẫn đảm bảo về nội dung, Lƣu trữ

NHNN Việt Nam tiến hành sử dụng các biện pháp kỹ thuật.

Đối với phƣơng tiện lƣu trữ tài liệu điện tử, môi trƣờng lƣu trữ bảo

quản phải thích hợp. Các yêu cầu bảo quản tài liệu lƣu trữ điện tử đƣợc Bộ

Nội vụ quy định chi tiết.

Quy trình bảo quản TLLT điện tử tại Ngân hàng Nhà nƣớc đƣợc diễn ra

nhƣ sau:

Sắp xếp TLLT điện tử trong hệ thống

Bảo quản vật mang tin của TLLT

Bảo quản thông tin của tài liệu

Kiểm tra tình trạng vật lý, kỹ thuật của tài liệu

Chuyển giao vật mang tin, định dạng phần mềm quản lý tài liệu

Sơ đồ 2.4. Quy trình bảo quản TLLT điện tử tại Ngân hàng Nhà nƣớc

Việt Nam

Bƣớc 1: Sắp xếp TLLT điện tử trong hệ thống

Căn cứ quy định của Bộ Nội vụ, NHNN Việt Nam hệ thống hóa quy

định tiêu chuẩn dữ liệu thông tin đầu vào của cơ sở dữ liệu TLLT nhƣ sau:

Tài liệu phim ảnh Tài liệu ảnh Tài liệu âm thanh TLLT điện tử đƣợc số hóa từ TLLT nền giấy

Định dạng JPEG Portable Document Format (.pdf) MP3; .wma MPEG-4; .avi; .wmv

200 dpi 200 dpi

1500 kbps 128 kbps Độ phân giải tối thiểu Bit rate tối thiểu

Bảng 2.3. Tiêu chuẩn dữ liệu thông tin đầu vào của cơ sở dữ liệu

tài liệu lƣu trữ

* Lƣu ý đối với TLLT điện tử đƣợc số hóa từ TLLT nền giấy:

+TLLT là ảnh màu, khi số hóa sẽ số hóa với tỷ lệ là 100%

+ Hình thức chữ ký số:

Chữ ký số của NHNN Việt Nam hoặc ngƣời có thẩm quyền

Ký ở góc trên, bên phải, trang đầu tài liệu; đóng dấu của NHNN Việt

Nam, màu đỏ và kích thƣớc bằng kích thƣớc thực tế của dấu, định dạng

Portable Network Graphics (.png);

+ Thông tin bao gồm Tên cơ quan, thời gian ký (ngày, tháng, năm; giờ,

phút, giây; múi giờ Việt Nam theo Tiêu chuẩn ISO 8601).

+ Tên file gồm mã hồ sơ và số thứ tự văn bản trong hồ sơ, cách nhau

bởi dấu chấm.

- Phụ lục I Thông tƣ 02/2019/TT-BNV quy định dữ liệu đặc tả của

TLLT.

- Biên mục, cập nhật nội dung dữ liệu đặc tả của tài liệu lƣu trữ quy

định tại Phụ lục II Thông tƣ 02/2019/TT-BNV.

Sau khi tài liệu đƣợc scan xong theo đúng quy định, cán bộ lƣu trữ sẽ

sắp xếp lên hệ thống theo thứ tự và tên file đã mặc định.

Bƣớc 2: Bảo quản vật mang tin của TLLT

Các thông tin dữ liệu đƣợc hiển thị trên các vật mang tin khác nhau nhƣ

ổ băng, ổ đĩa quang, màn hình LCD, LED, OLED… Để bảo quản tất cả các

vật mang tin một cách tốt nhất, NHNN Việt Nam đã đáp ứng những nguyên

tắc sau: Vị trí đặt luôn thẳng đứng, vệ sinh sạch sẽ bụi bẩn, tránh va đập và

đảm bảo môi trƣờng về ánh sáng, độ ẩm, nhiệt độ…

Bƣớc 3: Bảo quản thông tin của tài liệu

Ngoài việc thực hiện việc bảo quản thông tin của tài liệu theo Luật An

toàn thông tin mạng, cán bộ thực hiện công tác lƣu trữ tại NHNN Việt Nam

phải thƣờng xuyên kiểm tra dữ liệu trên hệ thống, kết nối giữa các mạng nội

bộ và liên kết với trục liên thông của Chính phủ, đồng thời kiểm tra tình trạng

máy, tránh tình trạng mất, hỏng dữ liệu, mất hình dạng bên ngoài hoặc mất

mối liên hệ giữa các dữ liệu. Công tác kiểm tra phải đƣợc thƣờng xuyên thực

hiện và phải liên tục, kịp thời và hiệu quả.

Bƣớc 4: Kiểm tra tình trạng vật lý, kỹ thuật của TLLT điện tử

Đối với việc bảo quản TLLT điện tử cần lƣu ý đến một số rủi ro nhƣ lỗi

vật mang tin, lỗi phần mềm, lỗi vận hành…. Vì vậy, để tránh gặp những rủi ro

đó, ngoài kiểm tra tình trang vật lý của TLLT điện tử, NHNN Việt Nam còn

kiểm tra một số nội dung sau: Tuổi thọ dự kiến của các tài liệu; Phƣơng thức

sản xuất các vật mang tin và chế độ bảo quản của lƣu trữ, Kiểm tra an ninh

thông tin để đảm bảo tính xác thực của tài liệu, bảo vệ khỏi các phần mềm

độc hại nhƣ virus và một số truy cập trải phép....

Bƣớc 5: Chuyển giao vật mang tin, định dạng phần mềm quản lý tài liệu

Hệ thống phần mềm sẽ cập nhật tất cả TLLT điện tử và NHNN Việt

Nam sẽ thống nhất quản lý, thực hiện, đáp ứng yêu cầu về chuyển giao vật

mang tin, định dạng phần mềm quản lý tài liệu: dễ dàng, thuận tiện và đúng

quy định pháp luật.

* Xây dựng kho lƣu trữ điện tử:

Xây dựng kho lƣu trữ điện tử (có khả năng thu thập, quản lý và khai

thác tài liệu dƣới dạng điện tử), nhằm góp phần nâng cao chất lƣợng, hiệu quả

công tác khai thác tài liệu lƣu trữ của Nhà nƣớc phục vụ sự chỉ đạo, điều hành

và công tác nghiên cứu lịch sử, nghiên cứu khoa học và các yêu cầu sử dụng

của ngƣời dân, doanh nghiệp theo quy định của pháp luật.

Để xây dựng kho lƣu trữ điện tử cần đáp ứng các yêu cầu sau:

- Tuân thủ chặt chẽ các quy định của pháp luật, phù hợp với các tiêu

chuẩn quốc gia, tiêu chuẩn nghiệp vụ lƣu trữ, tiêu chuẩn an toàn thông tin có

liên quan tới quản lý, bảo quản, lƣu trữ và sử dụng tài liệu, hồ sơ lƣu trữ thuộc

Phông Lƣu trữ nhà nƣớc;

- Bảo đảm, phù hợp với công nghệ tiên tiến, đƣợc thiết lập và vận hành

trên hạ tầng công nghệ thông tin, thống nhất của các cơ quan nhà nƣớc; phù

hợp với mô hình tổ chức, bộ máy và trình độ tiếp nhận, sử dụng của công

chức, viên chức ngành Lƣu trữ.

- Đáp ứng yêu cầu tiếp nhận, quản lý và nhu cầu khai thác, sử dụng lâu

dài tài liệu lƣu trữ (dung lƣợng không hạn chế);

Ngoài ra, kho lƣu trữ điện cần phải đáp ứng những yêu cầu về phần

mềm. Trên thực tế, kho lƣu trữ điện tử của NHNN Việt Nam mới đƣợc xây

dựng và chƣa đáp ứng đƣợc tất cả các yêu cầu.

* Nghiệp vụ bảo quản TLLT điện tử mang lại những ý nghĩa sau:

+ Đối với Ngân hàng Nhà nƣớc Việt Nam:

Bằng chứng về quá trình hoạt động của NHNN Việt Nam đƣợc lƣu giữ

dƣới dạng điện tử;

Góp phần khai thác, sử dụng TLLT điện tử phục vụ quá trình giải quyết

công việc của NHNN Việt Nam và nghiên cứu khoa học.

+ Đối với quốc gia:

Nguồn di sản văn hóa của dân tộc và di sản tƣ liệu của thế giới đƣợc

bảo tồn dƣới dạng điện tử;

Nâng cao, giáo dục nhận thức về ý nghĩa và tầm quan trọng của TLLT

điện tử nói riêng và công tác lƣu trữ nói chung.

2.3.3.4. Công tác khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ điện tử

Trong hoạt động lƣu trữ, công tác khai thác, sử dụng TLLT là phần

việc cuối cùng để phản ánh kết quả các khâu nghiệp vụ lƣu trữ trƣớc đó.

* Tại NHNN Việt Nam nguyên tắc tổ chức khai thác, sử dụng TLLT

điện tử giống nhƣ tài liệu giấy:

Căn cứ Điều 9, Nghị định 01/2013/NĐ-CP quy định về tổ chức khai

thác, sử dụng TLLT điện tử nhƣ sau:

Trên Cổng thông tin điện tử của Ngân hàng Nhà nƣớc Việt Nam,

NHNN Việt Nam phải có trách nhiệm đăng tải toàn bộ thông tin về quy trình,

thủ tục hoặc những thông tin liên quan đến dịch vụ khai thác, sử dụng TLLT

điện tử;

Đối với TLLT điện tử, thẩm quyền cho phép đọc, sao hoặc chứng thực

lƣu trữ cũng đƣợc thực hiện giống nhƣ TLLT trên các vật mang tin khác;

NHNN Việt Nam xây dựng Danh mục tài liệu hạn chế sử dụng nhằm

quy định việc không đƣợc kết nối và sử dụng trên mạng diện rộng đối với

Phƣơng tiện lƣu trữ tài liệu lƣu trữ điện tử thuộc Danh mục;

Việc sử dụng TLLT điện tử trực tuyến đƣợc NHNN khuyến khích.

Để bảo đảm cho việc tiếp cận, khai thác sử dụng TLLT điện tử, NHNN

Việt Nam thực hiện 3 phƣơng pháp chung sau:

+ Bản sao: Trên các phƣơng tiện mang tin thực thể: đĩa CD-ROM,

USB… hoặc đƣợc cung cấp qua các phƣơng tiện truyền thông: email,

website, truyền hình, xuất bản ấn phẩm điện tử...

+ Sử dụng trực tuyến trên hệ thống máy tính của NHNN Việt Nam.

* Công tác khai thác, sử dụng TLLT điện tử tại NHNN Việt Nam đƣợc

thực bằng những hình thức sau:

+ Tổ chức sử dụng tài liệu điện tử qua Internet:

Để thực hiện hình thức này, cần thực hiện các công việc sau:

+ Đầu tƣ hệ thống công nghệ thông tin: máy chủ, đƣờng truyền

internet, các máy tính trạm, máy scan để phục vụ tạo lập cơ sở dữ liệu, phần

mềm hệ thống quản lý TLLT.

+ Đối với cung cấp các dịch vụ công, hệ thống đáp ứng các nghiệp vụ:

cấp mới; cấp lại thẻ độc giả; khai thác tài liệu trực tuyến; yêu cầu cấp bản

chứng thực tài liệu.

Để khai thác, sử dụng độc giả cần đăng ký tài khoản độc giả online theo

quy trình do cán bộ lƣu trữ tại NHNN Việt Nam hƣớng dẫn. Khi đăng ký

thành công, phần mềm sẽ thông báo cho độc giả tài khoản đã đƣợc kích hoạt

và có thể sử dụng để đăng nhập web. Việc trả phí đƣợc thực hiện theo quy

trình nộp quỹ khai thác. Mỗi độc giả đƣợc cấp một tài khoản ở ngân hàng để

quản lý toàn bộ những lần nộp tiền. Tiền quỹ sẽ bị trừ dần khi thực hiện thủ

tục khai thác.

+ Cung cấp bản sao và bản chứng thực TLLT điện tử: Việc cấp bản sao

và bản chứng thực đƣợc thực hiện qua Internet trên cổng thông tin điện tử của

NHNN Việt Nam.

Quy trình cấp bản chứng thực TLLT Quy trình cấp bản sao TLLT điện tử điện tử

Bƣớc 1: Đăng nhập tài khoản độc giả

online và trở về trang chủ Bƣớc 1: Đăng nhập tài khoản độc giả Bƣớc 2: Tìm kiếm tài liệu theo yêu online và trở về trang chủ. cầu Bƣớc 2: Tìm kiếm tài liệu theo yêu cầu Bƣớc 3: Kích chuột vào mục Cấp Bƣớc 3: Kích chuột vào tên file đính chứng thực k m để tải file scan toàn bộ nội dung Bƣớc 4: Điền thông tin ngƣời nhận, văn bản địa chỉ nhận kết quả và số lƣợng bản

cần chứng thực

+ Xuất bản ấn phẩm điện tử: Các ấn phẩm điện tử của NHNN Việt

Nam đƣợc công bố trên Cổng thông tin điện tử của Ngân hàng Nhà nƣớc Việt

Nam.

Hình ảnh 2.1. Các ấn phẩm điện tử của Ngân hàng Nhà nƣớc Việt Nam

TIỂU KẾT CHƢƠNG 2

Qua quá trình khảo sát thực trạng tại Ngân hàng Nhà nƣớc Việt Nam,

đã cho thấy về cơ bản, cơ quan đã và đang thực hiện khá tốt công tác quản lý

TLLT điện tử. Các quy trình nghiệp vụ đƣợc thực hiện đúng theo quy định

của Nhà nƣớc. Các cán bộ công chức tại cơ quan đều có trình độ chuyên môn

khá tốt, hạ tầng công nghệ thông tin (phần cứng và phần mềm) hiện đại đảm

bảo cho sự vận hành của hệ thống tài liệu lƣu trữ điện tử vận hành.

CHƢƠNG 3: MỘT SỐ GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ QUẢN LÝ

TÀI LIỆU LƢU TRỮ ĐIỆN TỬ TẠI NGÂN HÀNG NHÀ NƢỚC

VIỆT NAM

3.1. Nhận xét về thực trạng quản lý tài liệu lƣu trữ điện tử tại Ngân

hàng Nhà nƣớc Việt Nam

3.1.1. Ưu điểm

Đối với Phần mềm quản lý văn bản và điều hành của Ngân hàng Nhà

nƣớc Việt Nam:

+ Ngân hàng Nhà nƣớc Việt Nam đã xây dựng, triển khai hoạt động lƣu

trữ trên Phần mềm theo quy định và đáp ứng đƣợc các yêu cầu chung: hiện

đại, đƣợc cài đặt đáp ứng các yêu cầu nghiêm ngặt đảm bảo sự bảo mật.

+ Ngân hàng Nhà nƣớc Việt Nam thƣờng xuyên nâng cấp chất lƣợng

Phần mềm, cập nhật chƣơng trình, các giải pháp đảm bảo an toàn thông tin,

các giải pháp kỹ thuật phục vụ hoạt động lƣu trữ đạt hiệu quả cao.

+ Triển khai dịch vụ chữ ký số trên Phần mềm quản lý văn bản và điều

hành của Ngân hàng Nhà nƣớc.

Đối với hoạt động số hóa TLLT:

+ Ngân hàng luôn đƣợc Nhà nƣớc cấp kinh phí để phục vụ cho việc

mua sắm các trang thiết bị, áp dụng công nghệ thông tin để phục vụ công tác

số hóa TLLT, hệ thống cơ sở hạ tầng và trang thiết bị phục vụ công tác số hóa

TLLT tại Ngân hàng đang dần đƣợc hoàn thiện và đáp ứng theo quy định và

đƣợc trang bị tƣơng đối tốt.

+ Ban Lãnh đạo của Ngân hàng đã có sự nhận thức đúng đắn về vai trò,

tầm quan trọng của công tác số hóa TLLT. Vì vậy Ngân hàng đã có những kế

hoạch, đề án, dự án trong việc tiếp tục số hóa TLLT.

+ Cán bộ thực hiện công tác số hóa TLLT đều có trình độ chuyên môn

cao, thành thạo tin học văn phòng, đồng thời có nhận thức đúng đắn về vai trò

và tầm quan trọng của công tác số hóa tài liệu lƣu trữ .

Đối với công tác thu thập tài liệu lƣu trữ điện tử:

+ Lƣu trữ NHNN có tinh thần trách nhiệm cao, thực hiện nghiệp thu

thập tài liệu lƣu trữ điện tử theo quy trình;

+ Các đơn vị và cá nhân giao nộp tài liệu, hồ sơ đầy đủ;

+ Dạng thức và cấu trúc đƣợc Lƣu trữ cơ quan và các đơn vị thống

nhất, đảm bảo thời gian và địa điểm chuyển giao tài liệu chính xác và không

làm chậm tiến độ công việc.

Đối với công tác bảo quản tài liệu lƣu trữ điện tử:

+ NHNN Việt Nam đã xây dựng kho lƣu trữ điện tử đáp ứng đƣợc các

nhu cầu cơ bản phù hợp với quy định của pháp luật và sự tiên tiến của CNTT.

+ Quy trình bảo quản TLLT điện tử đƣợc thực hiện một cách nghiêm

túc, đáp ứng quy định của Nhà nƣớc.

Đối với công tác khai thác, sử dụng tài liệu lƣu trữ điện tử:

+ Các trang thiết bị phục vụ độc giả đƣợc đầu tƣ, kiểm tra và bảo

dƣỡng thƣờng xuyên.

+ Các ấn phẩm điện tử của NHNN Việt Nam đƣợc công bố khá đa

dạng, giúp độc giả tiếp cận với TLLT một cách triệt để.

3.1.2. Hạn chế

Đối với công tác số hóa TLLT:

+ Tài liệu của Ngân hàng Nhà nƣớc Việt Nam chủ yếu là từ sau năm

1951, qua thời gian chiến tranh, điều kiện bảo quản không đƣợc tốt nên tình

trạng vật lý rất kém, dính bết, cong mép tài liệu cho nên gây khó khăn cho

việc số hóa. Không dùng máy quét cuốn hiện đại đƣợc mà phải dùng máy

quét thủ công truyền thống năng suất ảnh quét thấp.

+ Khối lƣợng tài liệu đã tu bổ chƣa đƣợc nhiều nên tình trạng vật lý

kém, vì vậy, trƣớc khi quét đều phải đƣợc bồi nền mới quét đƣợc điều này

làm ảnh hƣởng đến công tác quét ảnh.

Đối với công tác xác định giá trị TLLT điện tử:

+ NHNN Việt Nam chƣa có quy định cụ thể về xác định giá trị TLLT

điện tử nên công tác này còn gặp khó khăn.

+ Các TLLT điện tử không đƣợc tiêu hủy theo quy định nên sau khi

scan, toàn bộ tài liệu đƣợc lƣu giữ lại trên máy tính, làm giảm khả năng hoạt

động của Hệ thống.

Đối với công tác bảo quản TLLT điện tử:

+ Tuy NHNN Việt Nam đã xây dựng kho lƣu trữ điện tử nhƣng kho

chƣa đáp ứng đƣợc những yêu cầu về phần mềm nên còn khó khăn khi áp

dụng vào nghiệp vụ này.

+ Việc bảo quản TLLT điện tử chƣa thực sự đƣợc ban lãnh đạo NHNN

Việt Nam chú trọng.

Đối với công tác khai thác, sử dụng TLLT điện tử

+ NHNN Việt Nam chƣa xây dựng phòng đọc trực tuyến cho độc giả

đến khai thác tài liệu.

+ Việc cung cấp bản sao và bản chứng thực TLLT điện tử chƣa đƣợc

thực hiện nên chƣa đáp ứng đƣợc nhu cầu của độc giả.

3.1.3. Nguyên nhân

Việc trang bị phƣơng tiện kỹ thuật quản lý văn bản trên hệ thống phần

mềm điện tử còn hạn chế: Máy scan, máy fax, máy photocopy đã sử dụng lâu

với tần suất hoạt động thƣờng xuyên nên thƣờng xuyên bị hƣ hỏng, trong khi

các khâu nghiệp vụ đều cần sử dụng đến.

Năng lực, khả năng nắm bắt về ứng dụng công nghệ của một số cán bộ

công chức còn hạn chế nên chỉ cần một sự cố lỗi nhỏ về hệ thống mạng máy

tính cũng dẫn đến sự đình trệ trong việc quản lý và giải quyết văn bản.

3.2. Đề xuất một số giải pháp nâng cao hiệu quả quản lý tài liệu lƣu

trữ điện tử tại Ngân hàng Nhà nƣớc Việt Nam

3.2.1. Xây dựng, ban hành các văn bản quy phạm pháp luật, quy

định kỹ thuật, về quản lý tài liệu lưu trữ điện tử thuộc lĩnh vực ngân hàng

Lãnh đạo Ngân hàng cần triển khai kịp thời việc soạn thảo và ban hành

các văn bản quy phạm pháp luật, quy định kỹ thuật, về quản lý tài liệu lƣu trữ

điện tử thuộc lĩnh vực ngân hàng;

Lãnh đạo Ngân hàng cần triển khai kịp thời những quy định mới về

công tác lƣu trữ cho các cán bộ công chức và ngƣời lao động. Đồng thời các

cán bộ cần chủ động cập nhật những thay đổi về công tác lƣu trữ để thực hiện

đúng theo quy định của Nhà nƣớc;

Hoàn thiện hệ thống các văn bản quy phạm pháp luật quy định quy

trình và định mức kinh tế - kỹ thuật về công tác lƣu trữ điện tử thuộc lĩnh vực

ngân hàng. Ban hành các văn bản hƣớng dẫn nghiệp vụ lƣu trữ tài liệu điện tử

chuyên ngành thuộc lĩnh vực ngân hàng.

Tiến hành rà soát để sửa đổi, bổ sung hoặc ban hành mới các văn bản

quy định về công tác văn thƣ, lƣu trữ của Ngân hàng Nhà nƣớc và các đơn vị

trực thuộc đảm bảo phù hợp với các quy định về công tác lƣu trữ điện tử.

3.2.2. Triển khai thực hiện các nghiệp vụ lưu trữ tài liệu điện tử tại

Lưu trữ cơ quan

Nâng cấp, hoàn thiện hệ thống thông tin quản lý văn bản và điều hành

của NHNN bảo đảm các tính năng, quy trình nghiệp vụ về thực hiện công tác

lƣu trữ tài liệu điện tử, xác thực điện tử, mở rộng tích hợp chữ ký số tổ chức,

cá nhân, cập nhật dữ liệu đặc tả theo quy định.

Đối với công tác số hóa TLLT:

+ Tiến hành tu bổ toàn bộ tài liệu có tình trạng vật lý thấp;

+ Những trang thiết bị hiện đại phục vụ cho công tác số hóa tài liệu lƣu

trữ cần đƣợc bảo dƣỡng, thay thế những thiết bị không đáp ứng đƣợc yêu cầu

số hóa, hệ thống máy tính cần cải thiện về khả năng cung cấp thêm ngƣời

dùng hệ thống, đồng thời cần nâng cấp hệ thống máy tính hiện đại hơn để

công tác số hóa diễn ra nhanh hơn, sẽ giúp công tác phát huy giá trị tài liệu đã

số hóa đƣợc thực hiện thƣờng xuyên hơn

Đối với công tác xác định giá trị TLLT điện tử:

NHNN Việt Nam xây dựng, bổ sung các văn bản quy định liên quan

đến xác định giá trị TLLT điện tử nói chung và về tiêu hủy TLLT hết giá trị

nói riêng.

Đối với công tác bảo quản, bảo mật TLLT điện tử:

+ Lãnh đạo NHNN Việt Nam cần quan tâm, chú trọng nhiều hơn đến

công tác bảo quản, bảo mật TLLT điện tử;

+ Nâng cấp kho lƣu trữ điện tử, khắc phục những yêu cầu về phần mềm

mà kho chƣa đáp ứng đƣợc

Đối với công tác khai thác, sử dụng TLLT điện tử

+ Tổ chức các triển lãm trực tuyến, triển lãm điện tử, giúp độc giả nối

vào kho tàng thông tin chung, không chỉ cung cấp thông tin theo chuyên đề

triển lãm mà còn gợi ý những đƣờng link dẫn tới những nguồn thông tin khác

với loại hình sử dụng là những TLLT điện tử;

+ Lập kế hoạch xây dựng phòng đọc trực tuyến phục vụ độc giả;

+ Tiến hành đáp ứng đƣợc nhu cầu của độc giả bằng việc cung cấp bản

sao và bản chứng thực TLLT điện tử.

3.2.3. Bảo đảm hạ tầng kỹ thuật, trang thiết bị công nghệ cho lưu trữ

điện tử

Để công tác quan lý TLLT điện tử đƣợc hiệu quả cần một hệ thống cơ

sở vật chất hiện đại đáp ứng đƣợc nhu cầu của công tác này. Các trang thiết bị

phục vụ cho việc quản lý TLLT điện tử cần đƣợc bảo dƣỡng thƣờng xuyên,

hệ thống máy tính cần cải thiện về khả năng cung cấp thêm ngƣời dùng hệ

thống, đồng thời cần nâng cấp hệ thống máy tính hiện đại hơn, sẽ giúp công

tác phát huy giá trị TLLT điện tử.Các trang thiết bị, cơ sở vật chất hiện đại

phục vụ cho công tác số hóa TLLT nhƣ: máy scan, máy quét, máy chụp tài

liệu, máy tính, thiết bị phần cứng, phần mềm hỗ trợ hợp lý để tăng hiệu quả số

hóa tài liệu lƣu trữ.

Cần có sự đầu tƣ hơn nữa để thay đổi hệ thống máy tính cho công chức,

viên chức, do thời gian sử dụng đã lâu nên máy tính đa phần đã cũ, phần mềm

chạy chậm, thao tác lâu, làm ảnh hƣởng tới tiến độ công việc do tốn nhiều

thời gian. Việc tăng cƣờng đầu tƣ cơ sở vật chất, trang thiết bị sẽ góp phần

mang lại hiệu quả, đáng kể năng suất cao cho công tác số hóa tài liệu lƣu trữ.

Đồng nghĩa với việc làm cho giá trị của tài liệu đƣợc phát huy một cách dễ

dàng, tối đa nhất.

Nâng cấp kho lƣu trữ, trang thiết bị, dụng cụ chuyên dụng phục vụ lƣu

trữ, bảo quản tài liệu đáp ứng các quy định về tiêu chuẩn Kho lƣu trữ số và

các quy trình nghiệp vụ lƣu trữ tài liệu điện tử.

Nâng cấp, hoàn thiện hạ tầng lƣu trữ số đáp ứng các quy định, yêu cầu

lƣu trữ, bảo quản an toàn tài liệu điện (lồng ghép trong các dự án đầu tƣ mở

rộng, nâng cấp cơ sở hạ tầng).

Nghiên cứu, ứng dụng các giải pháp số, nền tảng công nghệ số trong

quản lý, lƣu trữ, bảo đảm an toàn, xác thực điện tử và phân tích, xử lý, khai

thác, sử dụng tài liệu lƣu trữ điện tử thông minh, hiệu quả.

3.2.4. Thường xuyên kiểm tra, đánh giá tình hình thực hiện công tác

quản lý TLLT điện tử của cán bộ, công chức tại NHNN Việt Nam

Hoạt động kiểm tra, đánh giá tình hình thực hiện công tác quản lý

TLLT điện tử của cán bộ, công chức tại NHNN Việt Nam phải đƣợc tiến hành

thƣờng xuyên, liên tục. Bởi công tác kiểm tra đánh giá để nắm bắt tình hình

thực trạng, trên cơ sở đó kịp thời ra quyết định điều chỉnh công tác quản lý

kịp thời có vai trò rất quan trọng.

Hay nói cách khác, việc kiểm tra, đánh giá tình hình thực hiện công tác

quản lý TLLT điện tử của Ngân hàng thƣờng xuyên giúp lãnh đạo nắm bắt

đƣợc tình hình thực tế của các đơn vị trong việc thực hiện công tác quản lý

TLLT điện tử nói riêng và công tác lƣu trữ nói chung. Từ đó có thể đánh giá

đƣợc những ƣu điểm để phát huy và những hạn chế còn tồn tại trong công tác

lƣu trữ chung của cơ quan để tìm ra cách khắc phục.

Khi tiến hành kiểm tra, đánh giá tình hình thực hiện công tác quản lý

TLLT điện tử của cơ quan, cần kiểm tra đồng bộ các bộ phận của Ngân hàng

Nhà nƣớc Việt Nam để nắm bắt đƣợc bộ phận nào đã làm tốt, bộ phận nào

chƣa làm tốt. Từ đó rút ra đƣợc những đánh giá công bằng và khách quan nhất

về tình hình thực hiện việc quản lý TLLT điện tử. Đƣa ra những chế tài về

khen thƣởng và xử lý các vi phạm trong công tác này để các cán bộ, viên chức

và ngƣời lao động có thêm động lực và trách nhiệm hơn với công việc mình

đảm nhiệm, từ đó nâng cao chất lƣợng công tác quản lý TLLT điện tử của

NHNN Việt Nam.

3.2.5. Đào tạo, bồi dưỡng nguồn nhân lực, phân công nhiệm vụ, vị trí

việc làm đáp ứng thực hiện việc công tác về lưu trữ điện tử

Hoàn thiện tổ chức, phân công nhiệm vụ, vị trí việc làm đáp ứng yêu

cầu đảm bảo duy trì vận hành, triển khai, thực hiện việc quản lý tài liệu lƣu

trữ điện tử thống nhất của Ngân hàng Nhà nƣớc và tại các đơn vị trực thuộc

Ngân hàng Nhà nƣớc.

NHNN Việt Nam thƣờng xuyên tổ chức các chƣơng trình đào tạo, bồi

dƣỡng, tập huấn về lƣu trữ điện tử cho cán bộ, công chức, viên chức làm công

tác lƣu trữ của các đơn vị thuộc Ngân hàng Nhà nƣớc.

Khuyến khích cán bộ, công chức, viên chức tự học bồi dƣỡng chuyên

môn nghiệp vụ của mình để nâng cao trình độ giúp công việc giải quyết dễ

dàng. Tổ chức các lớp bồi dƣỡng, tập huấn cho cán bộ, nhân viên về công tác

lƣu trữ điện tử;

Tổ chức đào tạo, hƣớng dẫn sử dụng Phần mềm quản lý tài liệu lƣu trữ

điện tử thuộc lĩnh vực ngân hàng cho công chức, viên chức làm công tác lƣu

trữ tài liệu bảo đảm có đủ kỹ năng vận hành, khai thác sử dụng Phần mềm.

TIỂU KẾT CHƢƠNG 3

Công tác quản lý TLLT điện tử tại Ngân hàng Nhà nƣớc Việt Nam, bên

cạnh những ƣu điểm rất tự hào, cũng còn những hạn chế còn đang tồn tại.

Những tồn tại này đều có nguyên nhân khách quan và chủ quan trong công

tác quản lý TLLT điện tử của Ngân hàng Nhà nƣớc Việt Nam. Để khắc phục

những hạn chế trong công tác quản lý TLLT điện từ, Ngân hàng Nhà nƣớc

Việt Nam cần chú trọng đến việc Xây dựng, ban hành các văn bản quy phạm

pháp luật, quy định kỹ thuật, về quản lý tài liệu lƣu trữ điện tử thuộc lĩnh vực

ngân hàng; Triển khai thực hiện các nghiệp vụ lƣu trữ tài liệu điện tử tại Lƣu

trữ cơ quan; Bảo đảm hạ tầng kỹ thuật, trang thiết bị công nghệ cho lƣu trữ

điện tử; Thƣờng xuyên kiểm tra, đánh giá tình hình thực hiện công tác quản lý

TLLT điện tử của cán bộ, công chức tại NHNN Việt Nam; Đào tạo, bồi

dƣỡng nguồn nhân lực, phân công nhiệm vụ, vị trí việc làm đáp ứng thực hiện

việc công tác về lƣu trữ điện tử. Các giải pháp này đƣợc thực thi chắc chắn

công tác quản lý TLLT điện tử sẽ phát huy những ƣu điểm nhanh chóng và

cách khắc phục những hạn chế hiệu quả, góp phần nâng cao chất lƣợng quản

lý TLLT điện tử của Ngân hàng Nhà nƣớc Việt Nam.

KẾT LUẬN

Qua quá trình nghiên cứu đề tài “Quản lý tài liệu lƣu trữ điện tử tại

Ngân hàng Nhà nƣớc Việt Nam”, tôi nhận thấy việc ứng dụng CNTT trong

công tác quản lý TLLT điện tử là vô cùng cần thiết. Bởi công tác này đƣợc

thực hiện không chỉ nâng cao hiệu quả công việc mà còn góp phần đáp ứng

yêu cầu, nhiệm vụ trong công tác lƣu trữ, đồng thời góp phần phát huy các giá

trị TLLT trong sự nghiệp phát triển kinh tế, xã hội.

Thông qua 3 phần sinh viên đã nêu khái quát và làm rõ những nội dung

sau: Thứ nhất, tôi hệ thống hóa lý luận về quản lý TLLT điện tử, đồng thời,

tôi đã đƣa ra những cơ sở pháp lý về công tác này. Thứ hai, tôi đã đã tìm hiểu

và nghiên cứu về thực tiễn TLLT tại NHNN Việt Nam và hoạt động quản lý

TLLT điện tử tại NHNN. Để từ đó, tôi đƣa ra đƣợc những nhận xét, đánh giá

và đƣa ra các giải pháp để nâng cao hiệu quả công tác quản lý TLLT điện tử

tại NHNN Việt Nam.

Trên đây là toàn bộ kết quả cũng nhƣ đóng góp của đề tài khóa luận tốt

nghiệp. Trong quá trình thực hiện đề tài không tránh khỏi những sai sót, hạn

chế. Kính mong quý thầy cô đóng góp ý kiến để những nghiên cứu trở nên có

ích hơn trong tƣơng lai.

DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO

1. Bộ Nội vụ (2019) Thông tƣ số 02/2019/TT-BNV ngày 24/01/2019

về quy định tiêu chuẩn dữ liệu thông tin đầu vào và yêu cầu bảo quản tài liệu

lƣu trữ điện tử;

2. Bộ Thông tin và Truyền thông (2020) Quyết định số 395/QĐ-

BTTTT ngày 23/03/2020 về việc ban hành hƣớng dẫn về việc sử dụng mã

định danh văn bản và bộ tiêu chí về chức năng, tính năng kỹ thuật trong xây

dựng hệ thống quản lí văn bản và điều hành (phiên bản 1.0);

3. Chính phủ (2011) Nghị định 01/2011/NĐ-CP ngày 03/1/2011 về

công tác lƣu trữ.

4. Chính phủ (2017) Nghị định 16/2017/NĐ – CP ngày 17/02/2017 về

chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Ngân hàng Nhà nƣớc

Việt Nam;

5. Chính phủ (2020) Nghị định 30/2020/NĐ -CP ngày 05/03/2020 về

Công tác văn thƣ;

6. Cục Văn thƣ và Lƣu trữ Nhà nƣớc (2011) Quyết định số

176/2011/QĐ-VTLTNN ngày 21/10/2011 về việc ban hành quy trình và

hƣớng dẫn thực hiện quy trình số hóa tài liệu lƣu trữ để lập bản sao bảo hiểm

và bản sao sử dụng;

7. Cục Văn thƣ và Lƣu trữ Nhà nƣớc (2009), kỷ yếu Hội thảo khoa học

quốc tế: “Số hóa tài liệu lƣu trữ - chia sẻ kinh nghiệm”, Hà Nội, 2009;

8. Dƣơng Văn Khảm (2009), Số hóa tài liệu – con đƣờng hội nhập của

lƣu trữ trong nền kinh tế tri thức, Tạp chí văn thƣ lƣu trữ số 9 năm 2009 Tr 3

– 4];

9. Dƣơng Văn Khảm (2009), Những vấn đề cơ bản trong số hóa tài

liệu lƣu trữ, Tạp chí văn thƣ lƣu trữ số 10 năm 2009 Tr 1- 2];

10. Dƣơng Văn Khảm (2013), Số hóa tài liệu lƣu trữ – yêu cầu thực

tiễn đặt ra cho ngành lƣu trữ, Tạp chí văn thƣ lƣu trữ số 2 Tr 34 – 36];

11. Đào Xuân Chúc – Nguyễn Văn Hàm – Vƣơng Đình Quyền –

Nguyễn Văn Thâm (1990), Lý luận và thực tiễn công tác lƣu trữ, NXB Đại

học và Giáo dục chuyên nghiệp, Hà Nội;

12. Ngân hàng Nhà nƣớc Việt Nam (2017) Quyết định số

1118/2017/QĐ-NHNN ngày 19/06/2017 về việc quy định chức năng, nhiệm

vụ. quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Văn phòng;

13. Nguyễn Thị Huyền (2015), Số hóa tài liệu tại Chi cục văn thƣ, lƣu

trữ Hải Phòng, Khóa luận tốt nghiệp khoa Lƣu trữ học và Quản trị Văn

phòng, Trƣờng ĐH KHXH và NV, Hà Nội;

14. Quốc hội khóa XIII (2011) Luật Lƣu trữ số 01/2011/QH13 ngày

11/11/2011;

15. Quốc hội khóa XI (2015) Luật Giao dịch điện tử số 51/2005/QH11

ngày 29/11/2005;

16. Quốc hội khóa XI (2006) Luật Công nghệ thông tin số

67/2006/QH11 ngày 29/06/2006;

17. Quốc hội XII (2010) Luật số 46/2010/QH12 Luật Ngân hàng Nhà

nƣớc Việt Nam ngày 16/06/2010;

18. Quốc hội khóa XII (2016) Luật Tiếp cận thông tin số

104/2016/QH13 ngày 06/04/2016;

19. Quốc hội khóa XIV (2018) Luật An ninh mạng số 24/2018/QH14

ngày 12/06/2018;

20. Tạ Thị Liên (2015), Số hóa tài liệu tại Tập đoàn bƣu chính viễn

thông Việt Nam(2000- 2013), Khóa luận tốt nghiệp khoa Lƣu trữ học và

Quản trị Văn phòng, Trƣờng ĐH KHXH và NV, Hà Nội;

21. Tạp chí Tổ chức nhà nƣớc

22. Thủ tƣớng Chính phủ (2018) Quyết định số 28/2018/QĐ – TTg

ngày 12/07/2018 về việc gửi, nhận văn bản điện tử giữa các cơ quan trong hệ

thống hành chính nhà nƣớc;

23. Thủ tƣớng Chính phủ (2020) Quyết định số 458/QĐ-TTg ngày

03/04/2020 về phê duyệt Đề án “Lƣu trữ tài liệu điện tử của các cơ quan nhà

nƣớc giai đoạn 2020-2025”;

24. Triệu Văn Cƣờng – Nguyễn Cảnh Đƣơng – Lê Văn In – Nguyễn

Mạnh Cƣờng (2013), Văn bản quản lý nhà nƣớc – Những vấn đề lý luận và kỹ

thuật soạn thảo, NXB Giáo Dục Việt Nam;

25. Trƣờng Đại học Nội vụ Hà Nội (2013), kỷ yếu hội thảo khoa học:

“Quản lý tài liệu điện tử và lƣu trữ tài liệu điện tử, thực tiễn Việt Nam và kinh

nghiệm;

26. Cổng thông tin điện tử của Ngân hàng Nhà nƣớc Việt Nam

https://www.sbv.gov.vn/

27. https://vi.wikipedia.org/wiki/Ng%C3%A2n_h%C3%A0ng_Nh%C3

%A0_n%C6%B0%E1%BB%9Bc_Vi%E1%BB%87t_Nam.

PHỤ LỤC

Phụ lục 1:

Trụ sở Ngân hàng Nhà nƣớc Việt Nam

(Nguồn: https://vneconomy.vn/ngan-hang-nha-nuoc-phan-loai-17-ngan-hang-

co-tam-quan-trong-nam-2021.htm)

Phụ lục 2:

Cổng thông tin điện tử của Ngân hàng Nhà nƣớc Việt Nam

( Nguồn: https://www.sbv.gov.vn/)

Phụ lục 3:

Nghị định 16/2017/NĐ – CP ngày 17/02/2017 của Chính phủ Quy định về

chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Ngân hàng Nhà nƣớc

Việt Nam

(Nguồn: https://vanbanphapluat.co/)

Khoá luận tốt nghiệp Lưu trữ học: Quản lý tài liệu lưu trữ điện tử tại Ngân hàng Nhà nước Việt Nam

Chủ đề:

Báo cáo thực tập văn thư lưu trữ

BỘ NỘI VỤ

QUẢN LÝ TÀI LIỆU LƢU TRỮ ĐIỆN TỬ

TẠI NGÂN HÀNG NHÀ NƢỚC VIỆT NAM

Bảo quản thông tin của tài liệu

Tài liệu liên quan

Khoá luận tốt nghiệp: Tìm hiểu về công tác bảo quản tài liệu tại Viện Tiêu chuẩn Chất lượng Việt Nam

Khoá luận tốt nghiệp: Quản trị rủi ro trong công tác lưu trữ tại Trung tâm Điều độ Hệ thống điện Quốc gia

Khoá luận tốt nghiệp: Tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ tại Trung tâm Điều độ Hệ thống điện Quốc gia

Khoá luận tốt nghiệp Lưu trữ học: Quản trị rủi ro trong công tác văn thư, lưu trữ tại UBND quận Tây Hồ

Khoá luận tốt nghiệp Lưu trữ học: Quản lý nhà nước về công tác văn thư, lưu trữ tại UBND Quận Tây Hồ

Khoá luận tốt nghiệp Lưu trữ học: Quản lý văn bản và lập hồ sơ tại Công ty TNHH Kỹ thuật xây dựng và thương mại Tín Phát

Khoá luận tốt nghiệp Lưu trữ học: Quản lý hồ sơ tại Viện Khoa học Công nghệ Xây dựng

Khoá luận tốt nghiệp Lưu trữ học: Quản lý tài liệu lưu trữ điện tử tại Ngân hàng Nhà nước Việt Nam

Khóa luận tốt nghiệp: Nâng cao chất lượng dịch vụ thẻ ATM tại Ngân hàng Đông Á chi nhánh Huế

Khóa luận tốt nghiệp: Tổ chức công tác văn thư lưu trữ tại văn phòng HĐND, UBND huyện Trùng Khánh, tỉnh Cao Bằng

Tài liêu mới

Bài tiểu luận: Nghiên cứu khoa học sư phạm ứng dụng

Đồ án tốt nghiệp: Lập kế hoạch truyền thông đại chúng cho chương trình Tết vì người nghèo năm 2013 tại thành phố Đà Nẵng

Bài tiểu luận: Khảo sát một di tích lịch sử - văn hóa

Đề tài nghiên cứu khoa học: Ảnh hưởng của việc sử dụng mạng xã hội Facebook đến học tập và đời sống của sinh viên hiện nay

Bài tập lớn: Cơ sở thiết kế quần áo

Bài tiểu luận: Giới thiệu Trường Đại học Công Thương TP.HCM

Bài tập lớn: Rèn luyện nghiệp vụ sư phạm

Bài tập lớn: Quan điểm của chủ nghĩa Mác - Lênin về mối quan hệ giữa vật chất và ý thức và sự vận dụng của Đảng ta ở Việt Nam hiện nay

Khóa luận tốt nghiệp: Hành trình đi tìm bản ngã trong tiểu thuyết “Biên niên ký chim vặn dây cót” của Haruki Murakami

Bài tập lớn: Thực hành và diễn xướng văn học dân gian Việt Nam

Bài tập lớn: Quan điểm của chủ nghĩa Mác - Lênin về sứ mệnh lịch sử của giai cấp công nhân và sự vận dụng của Đảng ta ở Việt Nam hiện nay

Bài tập lớn: Ảnh hưởng của môi trường học tập đạo đức đến hành vi công dân trong lớp học của sinh viên

Bài tiểu luận: Đánh giá tổ chức, quản lý công tác văn thư, lưu trữ tại Tập đoàn Bưu chính Viễn thông Việt Nam

Bài tiểu luận: Làm rõ bước đi, biện pháp xây dựng chủ nghĩa xã hội ở Việt Nam theo quan điểm Hồ Chí Minh, vận dụng vào công cuộc đổi mới kinh tế ở nước ta hiện nay

Tiểu luận Kinh tế chính trị Mác-Lênin: Xây dựng chuỗi cung ứng trong các doanh nghiệp Việt Nam

AI tóm tắt

Giới thiệu tài liệu

Đối tượng sử dụng

Từ khoá chính

Nội dung tóm tắt

Giới thiệu

Về chúng tôi

Việc làm

Quảng cáo

Liên hệ

Chính sách

Thoả thuận sử dụng

Chính sách bảo mật

Chính sách hoàn tiền

DMCA

Hỗ trợ

Hướng dẫn sử dụng

Đăng ký tài khoản VIP

093 303 0098

support@tailieu.vn

Phương thức thanh toán

Theo dõi chúng tôi

Facebook

Youtube

TikTok