BỘ NỘI VỤ
TRƢỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI
KHOA QUẢN TRỊ VĂN PHÕNG
KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP
CÔNG TÁC XÂY DỰNG CHƢƠNG TRÌNH, KẾ HOẠCH
TẠI VĂN PHÕNG HĐND - UBND HUYỆN MƢỜNG LA
TỈNH SƠN LA
Khóa luận tốt nghiệp ngành : QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG
Người hướng dẫn : THS. NGUYỄN HỮU DANH
Sinh viên thực hiện : LƯỜNG VĂN THỦY
Mã số sinh viên : 1805QTVA056
Khóa : 2018 - 2022
Lớp : 1805QTVA
HÀ NỘI - 2022
LỜI CAM ĐOAN
Tôi cam đoan khóa luận tốt nghiệp với đề tài “Công tác xây dựng
Chương trình, Kế hoạch tại Văn phòng HĐND - UBND huyện Mường La, tỉnh
Sơn La’’ là bài nghiên cứu của tôi và được sự hướng dẫn tận tình của Ths.
Nguyễn Hữu Danh. Các nội dung trong khóa luận này là trung thực các số liệu
hình ảnh và đều có nguồn gốc rõ ràng. Tôi xin hoàn toàn chịu trách nếu có
thông tin không trung thực trong khóa luận.
Hà Nội, ngày 22 tháng 4 năm 2022
Tác giả
Lường Văn Thủy
LỜI CẢM ƠN
Để hoàn thành được khóa luận tốt nghiệp của mình, tôi xin gửi lời cảm
ơn đến quý thầy, cô giáo trong khoa Quản trị văn phòng Trường Đại học Nội vụ
Hà Nội đã tạo mọi điều kiện giúp đỡ, cũng như trang bị những kiến thức, kỹ
năng giúp tôi có thể hoàn thành khóa luận.
Đặc biệt, xin chân thành cảm ơn Ths. Nguyễn Hữu Danh người đã tận
tình hướng dẫn, chỉ bảo đưa ra những lời khuyên bổ ích nhất và giúp tôi giải
quyết được những khó khăn trong quá trình làm khóa luận.
Nhân đây tôi cũng gửi lời cảm ơn tới Văn phòng HĐND - UBND
huyện Mường La đã tạo điều kiện cho tôi được thực tập tại cơ quan, giúp tôi
có những kiến thức thực tiễn về công tác văn phòng trong quá trình thực tập
tại đây.
Mặc dù đã cố gắng hoàn thành khóa luận trong phạm vi và khả năng
cho phép nhưng khóa luận không tránh khỏi việc thiếu sót, rất mong nhận
được những đóng góp, bổ sung từ quý thầy cô.
Tôi xin chân thành cảm ơn!
DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT
STT Nội dung viết tắt Từ viết tắt
1 Quản trị văn phòng QTVP
2 Văn phòng VP
3 Hội đồng nhân dân HĐND
4 Ủy ban nhân dân UBND
MỤC LỤC
LỜI CAM ĐOAN
LỜI CẢM ƠN
DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT
PHẦN MỞ ĐẦU .............................................................................................. 1
1. Lý do chọn đề tài .................................................................................... 1
2. Lịch sử nghiên cứu ................................................................................. 1
3. Đối tƣợng và phạm vi nghiên cứu ......................................................... 3
4. Mục tiêu và nhiệm vụ nghiên cứu ......................................................... 3
5. Giả thuyết nghiên cứu ............................................................................ 4
6. Phƣơng pháp nghiên cứu ....................................................................... 4
7. Đóng góp của đề tài ................................................................................ 4
8. Cấu trúc của đề tài ................................................................................. 5
PHẦN NỘI DUNG .......................................................................................... 6
Chƣơng 1 CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC XÂY DỰNG CHƢƠNG
TRÌNH, KẾ HOẠCH TRONG HOẠT ĐỘNG QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG .. 6
1.1. Khái niệm về quản trị, văn phòng và quản trị văn phòng .............. 6
1.1.1 Khái niệm về quản trị ......................................................................... 6
1.1.2 Khái niệm văn phòng ......................................................................... 6
1.1.3 Khái niệm quản trị văn phòng ........................................................... 8
1.2 Khái niệm, vai trò, phân loại, yêu cầu và căn cứ khi xây dựng
chƣơng trình, kế hoạch .............................................................................. 8
1.2.1 Khái niệm chương trình, kế hoạch và lập chương trình kế hoạch . 8
1.2.2 Vai trò của lập chương trình, kế hoạch .......................................... 10
1.2.3 Phân loại chương trình, kế hoạch ................................................... 11
1.2.4 Yêu cầu khi xây dựng chương trình, kế hoạch ............................. 13
1.2.5 Căn cứ khi xây dựng chương trình, kế hoạch ............................... 14
1.3 Quy trình xây dựng chƣơng trình, kế hoạch ................................... 14
1.3.1 Kinh nghiệm xây dựng chương trình, kế hoạch ngoài nước ......... 15
1.3.2 Kinh nghiệm xây dựng chương trình, kế hoạch trong nước ......... 18
* Tiểu kết ................................................................................................... 21
Chƣơng 2 THỰC TRẠNG CÔNG TÁC XÂY DỰNG CHƢƠNG TRÌNH,
KẾ HOẠCH TẠI VĂN PHÒNG HĐND - UBND HUYỆN MƢỜNG LA . 23
2.1. Lịch sử hình thành HĐND - UBND và Văn phòng HĐND - UBND
huyện Mƣờng La ...................................................................................... 23
2.1.1 Vị trí, chức năng; nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của
HĐND - UBND huyện Mường La ........................................................... 24
2.1.2 Vị trí, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Văn
phòng HĐND - UBND huyện Mường La ................................................ 25
2.2 Thực trạng công tác xây dựng chƣơng trình, kế hoạch tại Văn
phòng HĐND - UBND huyện Mƣờng La ............................................... 29
2.2.1 Công tác xây dựng chương trình kế hoạch thường kỳ................... 29
2.2.2 Công tác tổ chức cuộc họp, hội nghị ............................................... 36
2.2.3 Công tác tổ chức chuyến đi công tác của lãnh đạo cơ quan .......... 38
2.2.4 Công tác bảo quản cơ sở vật chất, trang thiết bị, phương tiện việc
làm của cơ quan ........................................................................................ 39
2.3 Vai trò chức năng tham mƣu, tổng hợp giúp việc hậu cần của Văn phòng
HĐND – UBND huyện trong việc xây dựng chƣơng trình, kế hoạch ......... 41
2.4 Đánh giá về công tác xây dựng chƣơng trình, kế hoạch tại Văn
phòng HĐND – UBND huyện Mƣờng La .............................................. 42
2.4.1 Ưu điểm ............................................................................................. 42
2.4.2 Hạn chế ............................................................................................. 44
* Tiểu kết ................................................................................................... 46
Chƣơng 3: GIẢI PHÁP NÂNG CAO TÁC XÂY DỰNG CHƢƠNG
TRÌNH, KẾ HOẠCH TẠI VĂN PHÕNG HĐND - UBND HUYỆN
MƢỜNG LA .................................................................................................. 47
3.1 Hoàn thiện về thể chế công tác xây dựng chƣơng trình, kế hoạch 47
3.2 Nâng cao nhận thức của Lãnh đạo trong công tác xây dựng
chƣơng trình, kế hoạch ............................................................................ 48
3.3 Tăng cƣờng công tác kiểm tra, đánh giá công tác xây dựng chƣơng
trình, kế hoạch .......................................................................................... 48
3.4 Đào tạo và phát triển nguồn nhân lực .............................................. 49
3.5 Ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác xây dựng chƣơng
trình, kế hoạch .......................................................................................... 50
* Tiểu kết ................................................................................................... 52
KẾT LUẬN .................................................................................................... 53
DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO ..................................................... 55
PHỤ LỤC ....................................................................................................... 57
PHẦN MỞ ĐẦU
1. Lý do chọn đề tài
Chức năng nhiệm vụ của HĐND - UBND cấp huyện được quy định cụ
thể tại Luật Tổ chức chính quyền địa phương năm 2015 của Quốc hội mà
trong đó Văn phòng HĐND - UBND huyện Mường La là cơ quan trực thuộc
HĐND - UBND huyện Mường La thực hiện các chức năng, tham mưu tổng
hợp, chức năng hậu cần cho HĐND - UBND; trực tiếp quản lý Trung tâm
hành chính công của huyện và thực hiện các nhiệm vụ khác theo quy định.
Trong thời gian thực tập tại Văn phòng HĐND - UBND huyện Mường
La, tỉnh Sơn La được tiếp xúc và tìm hiểu một số cách thức tổ chức và quá
trình thực hiện công việc tại Cơ quan. Từ đó có thể thấy rằng công tác tổ chức
và hoạt động của cơ quan diễn ra một cách có bài bản, logic thực hiện đúng
theo chủ trương, đường lối và những nguyên tắc mà cơ quan đã đặt ra mang
lại hiệu quả cao trong hoạt động của cơ quan.
Xây dựng chương trình, kế hoạch là một trong những kiến thức quan
trọng được đào tạo tại trường, trên thực tế công tác xây dựng chương trình, kế
hoạch của mỗi cơ quan, tổ chức là không giống nhau. Vì vậy để tìm hiểu hoạt
động công tác xây dựng chương trình, kế hoạch trong thực tiễn diễn ra như
thế nào trong cơ quan hành chính nhà nước mà cụ thể ở đây là Văn phòng
HĐND - UBND huyện Mường La.
Nhận thức rõ điều này, qua quá trình tiếp xúc thực tế tại cơ quan hành
chính nhà nước cấp huyện tôi đã lựa chọn đề tài “Công tác xây dựng chương
trình, kế hoạch tại Văn phòng HĐND - UBND huyện Mường La, tỉnh Sơn
La” làm đề tài nghiên cứu của mình.
2. Lịch sử nghiên cứu
Hiện nay, các nghiên cứu về công tác xây dựng chương trình, kế hoạch
không còn là đề tài mới đặc biệt là khi người ta nhận ra những lợi ích và vai trò to
1
lớn mà công tác xây dựng chương trình, kế hoạch mang lại.
Các nghiên cứu có thể kể đến như:
1. Khóa luận tốt nghiệp tác giả Lê Thị Luận - Trường Đại học Nội vụ Hà
Nội (2015) “Công tác xây dựng kế hoạch tại Văn phòng Bộ Khoa học và công
nghệ” Trong bài viết của mình, tác giả Lê Thị Luận đã trình bày cơ sở lý luận về
công tác xây dựng Kế hoạch, tổng quan nghiên cứu trong và ngoài nước. Thông
qua các phương pháp nghiên cứu, tác giả đã trình bày thực trạng công tác xây
dựng kế hoạch tại Văn phòng Bộ Khoa học và Công nghệ giai đoạn 2014-2016,
phân tích các nhân tố ảnh hưởng tới công tác và đưa ra đánh giá chung. Từ những
phân tích, đánh giá, nhận xét chung tác giả đã đưa ra một số giải pháp nhằm nâng
cao công tác xây dựng kế hoạch tại Văn phòng Bộ khoa học và Công nghệ.
2. Trần Thanh Tùng - Trường Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn “Tính
chất, vị trí của chức năng lập kế hoạch và kiểm tra trong quản trị hành chính văn
phòng”. Tác giả đã tìm ra các vấn đề về cơ sở lý luận, những nội dung về lập kế
hoạch làm rõ được khái niệm, mục đích và yêu cầu của việc lập kế hoạch tuy
nhiên chưa nêu được thực trạng của cơ quan tổ chức hiện nay.
3.Tác giả Vương Thị Kim Thanh (2009) - Giáo trình Quản trị hành chính
văn phòng: Adminis trative office management. Nhà xuất bản Thống kê. Cuốn
sách đã hệ thống hóa cơ sở lý luận về hoạt động văn phòng nói chung và công tác
xây dựng kế hoạch chuyến đi công tác của lãnh đạo, Tuy nhiên tác giả cũng chỉ
trình bày cơ sở lý luận là chủ yếu ngoài ra chưa phân tích vào việc xây dựng
chương trình, kế hoạch của một cơ quan cụ thể.
Nhận xét chung: Nhiều tác giả có những nghiên cứu liên quan tới Công tác
xây dựng chương trình, kế hoạch, đặc biệt là của các Công ty, Doanh nghiệp. Tuy
nhiên Công tác xây dựng chương trình, kế hoạch của cơ quan hành chính nhà
nước còn là một chất liệu mới đối với các tác giả. Hầu hết các bài nghiên cứu về
xây dựng chương trình kế hoạch đều có xuất phát từ nước ngoài . Vì vậy, tác giả
đề xuất nội dung, giải pháp trong vấn đề Công tác xây dựng chương trình, kế
2
hoạch tại Văn phòng HĐND - UBND huyện Mường La, tỉnh Sơn La . Đề tài và
phạm vi nghiên cứu của tôi có đối tượng trọng tâm trong một phạm vi cụ thể cả về
lý luận và thực tiễn và không trùng với các đề tài nghiên cứu trước đó.
3. Đối tƣợng và phạm vi nghiên cứu
Đối tƣợng nghiên cứu:
Công tác xây dựng chương trình, kế hoạch tại Văn phòng HĐND -
UBND huyện Mường La, tỉnh Sơn La
Phạm vi nghiên cứu:
Phạm vi không gian: Nghiên cứu được thực hiện tại Văn phòng HĐND
- UBND huyện Mường La, tỉnh Sơn La
Phạm vi về mặt thời gian: Nghiên cứu từ năm 2020 đến năm 2022
Phạm vi về mặt nội dung: Tập trung nghiên cứu, phân tích, đánh giá
thực trạng và giải pháp cho công tác xây dựng chương trình, kế hoạch của
Văn phòng UBND - HĐND huyện Mường La.
4. Mục tiêu và nhiệm vụ nghiên cứu
* Mục tiêu:
Mục tiêu nghiên cứu của khóa luận đưa ra thực trạng công tác xây dựng
chương trình, kế hoạch thường kỳ; chương trình, kế hoạch cho cuộc họp hội
nghị; chương trình, kế hoạch công tác của Lãnh đạo và kế hoạch đảm bảo cơ
sở vật chất trang thiết bị văn phòng, phương tiện làm việc của HĐND -
UBND huyện Mường La, thông qua đó có những nhận xét, giải pháp cụ thể
nhằm nâng cao hiệu quả Công tác xây dựng chương trình, kế hoạch tại Văn
phòng HĐND - UBND huyện Mường La, tỉnh Sơn La nói riêng và các cơ
quan, tổ chức hành chính nhà nước nói chung.
* Nhiệm vụ:
Đưa ra cơ sở lý luận về công tác xây dựng chương trình, kế hoạch trong
cơ quan từ thực trạng công tác xây dựng chương trình, kế hoạch chỉ ra được
những ưu điểm, hạn chế và nguyên nhân còn tồn tại những hạn chế từ đó đề
3
xuất một số những giải pháp phù hợp giúp nâng cao hiệu quả của công tác
xây dựng chương trình, kế hoạch tại Văn phòng HĐND - UBND huyện
Mường La.
5. Giả thuyết nghiên cứu
Thực hiện tốt công tác xây dựng chương trình, kế hoạch góp phần nâng
cao hiệu quả hoạt động của Văn phòng HĐND - UBND huyện Mường La, từ
đó chức năng của Văn phòng được thể hiện rõ nét hơn.
6. Phƣơng pháp nghiên cứu
Phương pháp nghiên cứu tài liệu: Thực hiện nghiên cứu, sử dụng các
loại tài liệu như sách, giáo trình, báo, website, các bài viết, các bài nghiên cứu
khác...;
Phương pháp phân tích tổng hợp: Phân tích, tổng hợp các số liệu, tài
liệu phục vụ bài nghiên cứu;
Phương pháp điều tra, khảo sát: Thực hiện điều tra, khảo sát tại cơ
quan để thu thập các dữ liệu cần thiết phục vụ bài nghiên cứu;
Phương pháp thu thập và xử lý thông tin: Phương pháp được sử dụng
để thu thập, xử lý, phân loại các thông tin giúp sử dụng đúng, đủ các thông tin
cần thiết, loại bỏ được những thông tin thiếu sót, sai lệch...
7. Đóng góp của đề tài
Về mặt lý luận: Khóa luận hệ thống hóa những lý thuyết liên quan đến
công tác xây dựng chương trình, kế hoạch tại Văn phòng HĐND - UBND
huyện Mường La. Khóa luận có thể được dùng làm tài liệu tham khảo.
Đóng góp về mặt thực tiễn: Khóa luận trình bày rõ thực trạng công tác
xây dựng chương trình, kế hoạch tại Văn phòng HĐND - UBND huyện
Mường La qua đó có thể nắm rõ được những ưu điểm, hạn chế và nguyên
nhân còn gặp phải. Từ đó có những giải pháp thực tiễn có thể áp dụng giúp
nâng cao hiệu quả công tác xây dựng chương trình, kế hoạch tại các cơ quan,
4
doanh nghiệp hiện nay.
8. Cấu trúc của đề tài
Ngoài phần mở đầu, danh mục chữ viết tắt, phần kết luận, danh mục tài
liệu tham khảo và phục lục cấu trúc của khóa luận có 3 chương như sau:
Chương 1: Cơ sở lý luận về công tác xây dựng Chương trình, Kế hoạch
trong hoạt động Quản trị văn phòng
Chương 2: Thực trạng công tác xây dựng Chương trình, Kế hoạch tại
Văn phòng HĐND - UBND huyện Mường La
Chương 3: Giải pháp nâng cao tác xây dựng chương trình, kế hoạch tại
5
Văn phòng HĐND - UBND huyện Mường La
PHẦN NỘI DUNG
Chƣơng 1 CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC XÂY DỰNG CHƢƠNG TRÌNH, KẾ HOẠCH TRONG HOẠT ĐỘNG QUẢN TRỊ VĂN PHÕNG 1.1. Khái niệm về quản trị, văn phòng và quản trị văn phòng
1.1.1 Khái niệm về quản trị
Có rất nhiều quan niệm về quản trị mà ta có thể tìm hiểu:
- Quản trị được coi là hoạt động quản lý và điều hành hoạt động của
một cơ quan, tổ chức, đơn vị;
- Quản trị cũng có thể hiểu là quá trình hoàn thành công việc thông qua
một người khác;
- Quản trị là hoạch định, xây dựng kế hoạch, tổ chức, bố trí nhân sự,
kiểm soát công việc hoặc con người nhằm đạt được mục tiêu để ra;
- Quản trị là quá trình hoạt động phối hợp công việc giữa các thành
viên trong một tổ chức nhằm đạt được mục tiêu chung đã định ra của tổ chức.
Từ những quan niệm đó, ta có thể hiểu quản trị như sau:
Quản trị là một quá trình có tổ chức, có định hướng và có mục đích
nhằm tác động đến từ chủ thể quản trị trở thành khách thể quản trị, nhằm sử
dụng có hiệu quả nhất các điều kiện và cơ hội của tổ chức nhằm đạt được các
mục tiêu đã đề ra của tổ chức.
1.1.2 Khái niệm văn phòng
Hiện nay có nhiều cách tiếp cận khác nhau về khái niệm VP, tùy theo
phạm vi rộng hay hẹp.
- Với cách tiếp cận thứ nhất: VP được hiểu là bộ máy làm việc tổng
hợp và trực tiếp của một cơ quan, đơn vị giúp giải quyết các công việc thuộc
chức năng, nhiệm vụ, thẩm quyền của cơ quan, đơn vị.
+ Đối với các cơ quan, đơn vị có quy mô lớn bộ máy VP thường có đầy
đủ các phòng, các bộ phận cùng với lượng nhân viên đủ để thực hiện nhiệm
6
vụ của VP một cách khoa học và có sự liên kết với nhiều bộ phận khác.
+ Đối với các đơn vị có quy mô nhỏ và các hoạt động mang tính thuần
nhất, đơn lẻ thì bộ máy VP có thể gọn nhẹ ở mức tối thiểu, đồng thời còn
kiêm nhiệm các chức năng quản trị nhân sự, vật tư, tài chính.
- Với cách tiếp cận thứ hai: VP được hiểu là trụ sở giao tiếp, đối nội,
đối ngoại của cơ quan, đơn vị đó.
+ Nếu quan sát ở trạng thái tĩnh, VP bao gồm những yếu tố vật chất
hiện hữu như nhà cửa, xe cộ, các thiết bị, con người có trong VP cơ quan, đơn
vị đủ để thực hiện mục tiêu của tổ chức.
+ Nếu quan sát ở trạng thái động, VP là quá trình tiếp nhận thông tin từ
nơi này qua nơi khác.
Tóm lại, có rất nhiều quan niệm về VP, nhưng qua tìm hiểu và tham khảo
chúng ta có thể hiểu về VP như sau: “Văn phòng là cơ quan điều hành chung
của cơ quan, tổ chức; là nơi thực hiện chức năng tư vấn, tổng hợp, hậu cần
nhằm đảm bảo đủ điều kiện vật chất, kỹ thuật cho hoạt động chung của cơ quan,
tổ chức, bảo đảm hoạt động của cơ quan. Tổ chức đang hoạt động trơn tru.”
Chức năng của văn phòng
a) Chức năng tham mưu tổng hợp
Mục đích của tham mưu chính là giúp lãnh đạo tổ chức có cơ sở để lựa
chọn các quyết định quản lý tốt nhất, phục vụ cho mục tiêu hoạt động của cơ
quan, tổ chức; Để đưa ra các quyết định chính xác, kịp thời, đầy đủ thông tin
và khoa học, người ra quyết định phải am hiểu nhiều lĩnh vực và có mặt mọi
lúc, mọi nơi ... Điều đó nằm ngoài khả năng của một người. Để làm được điều
này, lãnh đạo cần có sự tư vấn của các đơn vị hỗ trợ thường xuyên, có các
đơn vị hỗ trợ về lĩnh vực chuyên môn đặt tại các phòng chức năng theo cơ cấu
tổ chức ngành - chức năng. VP sẽ giúp lãnh đạo tổng hợp các ý kiến chuyên
môn này, tiến hành phân tích, lựa chọn và đưa ra kết luận chung nhất, nhằm
cung cấp cho lãnh đạo những thông tin và lựa chọn ra quyết định kịp thời,
7
đúng đắn.
Do đó, tham mưu và tổng hợp là hai khía cạnh liên kết hữu cơ với nhau
trong một chức năng, điều này luôn chứng tỏ là có hiệu quả vì nó mang tính
tham vấn, khách quan và không bị giới hạn.
b) Chức năng giúp việc theo ngành
VP là bộ phận trực tiếp thực hiện các hoạt động hỗ trợ điều hành quản
lý của ban lãnh đạo cơ quan, đơn vị thông qua các công việc cụ thể như xây
dựng chương trình, kế hoạch công tác cho lãnh đạo cơ quan, cũng như thực
hiện các công việc lễ tân, hội họp của cơ quan để hoạt động của cơ quan được
diễn ra một cách thông suốt.
c) Chức năng hậu cần
VP là đơn vị trực tiếp quản lý và đảm bảo cơ sở vật chất, trang thiết bị,
quản lý phương tiện đi lại, tổ chức lên kế hoạch mua sắm trang thiết bị phục
vụ cho hoạt động của cơ quan, đơn vị.
Tóm lại, VP có các chức năng tham mưu tổng hợp, chức năng giúp việc
và chức năng hậu cần, tổng hợp lại các chức năng trên tạo thành chức năng
của VP, các chức năng vừa độc lập vừa có tính hỗ trợ nhau và cho thấy được
tầm quan trọng của VP ở cơ quan.
1.1.3 Khái niệm quản trị văn phòng
Qua những gì đã tìm hiểu ở trên thì quản trị văn phòng có thể hiểu là:
Quản trị văn phòng là quá trình giám sát các hoạt động của văn phòng,
thực hiện các công việc lập kế hoạch, tổ chức lãnh đạo các công việc VP
nhằm mục đích phục vụ cho hoạt động quản lý của Lãnh đạo cơ quan, hướng
tới mục tiêu chung của cơ quan, đơn vị.
1.2 Khái niệm, vai trò, phân loại, yêu cầu và căn cứ khi xây dựng
chƣơng trình, kế hoạch
1.2.1 Khái niệm chƣơng trình, kế hoạch và lập chƣơng trình kế hoạch
1.2.1.1 Khái niệm chương trình
8
Có nhiều cách hiểu khác nhau về chương trình: “Chương trình bảng kê
dự kiến các công việc sẽ phải làm trong một thời gian, theo một trình tự nhất
định”; Chương trình là toàn bộ những việc cần làm đối với một lĩnh vực công
tác hoặc tất cả các mặt công tác của một cơ quan, một ngành chủ quản hay
Nhà nước nói chung theo một trình tự nhất định và trong thời gian nhất định.
1.2.1.2 Khái niệm kế hoạch
Kế hoạch là tập hợp các hoạt động đã được sắp xếp theo một trình tự
nhất định để thực hiện mục tiêu đã đề ra; Kế hoạch được hiểu là những dự
định trong tương lai, những công việc cần làm, dự kiến sẽ làm trong tương lai;
Kế hoạch cũng gồm cả những cách làm, cách thức để thực hiện được những
nhiệm vụ đã đặt ra.
Kế hoạch có thể là toàn bộ các mục tiêu, các nhiệm vụ cũng như các
giải pháp cùng với nguồn lực mà tổ chức dùng để đạt được mục tiêu của tổ
chức đã đặt ra.
Kế hoạch có thể là một văn bản, một chương trình, một lịch trình sắp
xếp các hoạt động theo trình tự công việc, thời gian nhất định, được ấn định
các mục tiêu cụ thể và có phân bổ các nguồn nhân lực để đạt được mục tiêu
đề ra.
1.2.1.3 Khái niệm lập chương trình, kế hoạch
Khái niệm về lập chương trình, kế hoạch:
Lập chương trình, kế hoạch là một hoạt động có ý thức, mang tính định
hướng toàn bộ các hoạt động của con người. Trong tổ chức thì lập kế hoạch
được xem là chức năng cơ bản và quan trọng nhất trong các chức năng quản
lý; Lập chương trình, kế hoạch là một tiến trình xác định mong muốn của tổ
chức là gì và có thể đạt được mong muốn đó như thế nào.
Tổng kết lại lập chương trình, kế hoạch là sự nhìn nhận về phía trước
để vạch ra những lộ trình rõ ràng cho các hành động trong tương lai, tất cả các
hành động đều mang tính hệ thống và xác định rõ được đối tượng thực hiện
9
công việc, địa điểm thực hiện, thời gian thực hiện. Việc lập một chương trình,
kế hoạch còn phụ thuộc vào nguồn lực, nhân lực cùng với tiềm lực có sẵn của
tổ chức để chương trình, kế hoạch được thực hiện một cách hiệu quả nhất.
1.2.2 Vai trò của lập chương trình, kế hoạch
Lập chương trình, kế hoạch đóng vai trò quan trọng trong hoạt động
của các tổ chức chương trình, kế hoạch vừa là vai trò vừa là chức năng của
công việc quản lý, việc lập kế hoạch giúp cho nhà quản lý đưa ra những
phương pháp tối ưu và đưa ra quyết định tốt nhất để đạt được hiệu quả cao
trong công việc.
Lập chương trình, kế hoạch giúp cho Lãnh đạo xác định được mục tiêu
cụ thể cho cơ quan, tổ chức từ đó giúp cho cơ quan, tổ chức tập trung nguồn
lực để đạt được mục tiêu theo trình tự những mục tiêu quan trọng thì thực
hiện trước, những mục tiêu khác sẽ được thực hiện sau.
Lập chương trình, kế hoạch giúp cho cơ quan, tổ chức đơn vị lường
trước được sự bất ổn trong tương lai, vì không ai có thể biết được điều gì có
thể xảy ra khi thiết lập chương trình, kế hoạch sẽ đảm bảo mọi thứ được thực
hiện theo mục tiêu đề ra từ đó giảm thiểu được rủi ro và chương trình, kế
hoạch được diễn ra theo đúng dự định.
Lập chương trình, kế hoạch giúp cho nhà quản trị tối ưu hóa được
nguồn lực do đã đề ra mục tiêu cần thực hiện khi đó nhà quản trị chỉ cần sử
dụng tối đa nguồn lực vào việc thực hiện công việc để đạt được hiệu quả tốt
nhất có thể, giúp cho cơ quan tránh được tình trạng lãng phí nguồn lực.
Lập chương trình, kế hoạch còn là một công cụ kiểm soát hiệu quả khi
những công việc cần thực hiện đã được thể hiện ở các mục tiêu và có những
tiêu chuẩn đánh giá. Điều này giúp cho nhà quản trị có thể quản lý được công
việc từ đó những sai lệch sẽ được quản lý và đưa ra những biện pháp điều
chỉnh phù hợp.
Lập chương trình, kế hoạch tạo điều kiện cho hoạt động phân quyền
10
trong trong quá trình thực hiện công việc mỗi người có mục tiêu cố định, điều
đó giúp cho mỗi cá nhân trong tổ chức có những quyền hạn cần thiết cho quá
trình thực hiện công việc.
Bên cạnh những vai trò mà việc lập chương trình, kế hoạch mang lại
không thể tránh được những hạn chế như: Việc lập chương trình kế hoạch sẽ
mất nhiều thời gian dẫn đến các hạng mục khác bị chậm trễ; Mất kinh phí cho
quá trình thu thập thông tin cũng ảnh hưởng đến kinh phí của toàn bộ chương
trình, kế hoạch; Ngoài ra còn những ảnh hưởng của các yếu tố khách quan
khác như: Thời tiết, điều kiện kinh tế - xã hội, công nghệ…Qua đó đòi hỏi
người thực hiện cần phải linh hoạt xử lý các yếu tố bất ổn chứ không được chỉ
dựa vào những gì đã đề ra từ trước.
1.2.3 Phân loại chương trình, kế hoạch
1.2.3.1 Phân loại chương trình
Phân loại theo chƣơng trình:
• Phân loại theo cấp lãnh đạo:
Theo cách phân loại này thì chương trình thường được phân thành 03
cấp đó là chương trình do cấp lãnh đạo Trung ương đề ra; chương trình do cấp
lãnh đạo trung gian ở đây có thể là cấp tỉnh, thành phố hoặc quận (huyện) và
cuối cùng là chương trình lãnh đạo ở cấp thừa hành ở các phòng ban, chuyên
môn đề ra.
Phân loại theo thời gian
Tùy theo đặc điểm hoạt động của mỗi các cơ quan, tổ chức là khác
nhau nên cách phân loại chương trình công tác theo thời gian cũng khác nhau,
tuy nhiên thông thường chương trình công tác thường được phân loại như sau:
Chương trình công tác năm: Chương trình công tác năm là toàn bộ các
mục tiêu, phương hướng, nhiệm vụ cách thức thực hiện để đạt được những
mục tiêu đó của cơ quan, tổ chức đặt ra trong một năm.
Chương trình công tác sáu tháng: Chương trình công tác sáu tháng
11
được chia thành sáu tháng cuối năm và 6 tháng đầu năm loại chương trình này
sẽ được áp dụng cho các tổ chức lớn giúp cho việc quản lý công việc được
chặt chẽ hơn do có nhiều nhiệm vụ cần thực hiện.
Chương trình công tác quý: Là chương trình được xây dựng để thực
chương trình công tác năm, thông thường một chương trình công tác năm sẽ
được phân thành IV quý từ đó các nhiệm vụ được cụ thể hơn.
Chương trình công tác tháng: Là chương trình công tác của từng tháng
trong quý.
Chương trình công tác tuần: Thể hiện các công việc, nhiệm vụ, cụ thể
cần thực hiện trong tuần.
1.2.3.2 Phân loại kế hoạch
Phân loại theo tiêu chí thời gian
Theo tiêu chí thời gian gồm có 03 loại sau:
Kế hoạch dài hạn: Thường được thực hiện trong thời gian trong 05
năm; 10 năm; 20 năm…Tùy vào mục đích của từng kế hoạch.
Kế hoạch trung hạn: Thường khoảng từ 01 - 05 năm.
Kế hoạch ngắn hạn: Thường được thể hiện trong thời gian dưới
01 năm.
Phân loại theo tính chất công việc
Theo tiêu chí này gồm có 03 loại sau:
Kế hoạch chiến lược
Kế hoạch chiến thuật
Kế hoạch tác nghiệp
Phân loại theo lĩnh vực hoạt động
Theo lĩnh vực hoạt động kế hoạch được chia thành:
Kế hoạch hoạt động của cơ quan.
Kế hoạch công tác của lãnh đạo.
Kế hoạch hoạt động của văn phòng.
12
Phân loại theo chủ thể thực hiện
Theo phương diện chủ thể ta có hai loại như sau: Kế hoạch cá nhân và
kế hoạch của tập thể, tùy vào đối tượng thực hiện thực hiện kế hoạch mà ta
lựa chọn kế hoạch phù hợp.
Ngoài ra theo tính chất thực hiện công việc thì còn có:
Kế hoạch thường kỳ.
Kế hoạch không thường kỳ.
1.2.4 Yêu cầu khi xây dựng chương trình, kế hoạch
Yêu cầu của chƣơng trình
Khi xây dựng chương trình cần phải đảm bảo thực hiện đúng đường lối,
chủ trương, chính sách của Đảng và Nhà nước, xác định được trọng tâm, định
hướng công tác, yêu cầu và mục tiêu các công tác chính trong từng thời gian
thực hiện triển khai đồng bộ tất cả các lĩnh vực công tác của cơ quan dựa trên
cơ sở đó sắp xếp theo thứ tự ưu tiên các việc.
Đảm bảo đúng thẩm quyền: Tính đúng thẩm quyền ở đây thể hiện ở cả
quyền và nhiệm vụ mà cơ quan phải thực hiện theo quy định của pháp luật,
việc xây dựng chương trình đã đúng với thẩm quyền được giao chưa, cần xác
định rõ các cơ quan, đơn vị liên quan đến việc tổ chức và phối hợp thực hiện.
Đảm bảo tính khả thi: Khi xây dựng chương trình cần phải đảm bảo
chương trình phù hợp với khả năng và nguồn lực của cơ quan, đảm bảo yếu
tố thời gian khi thực hiện chương trình, đề phòng những trường hợp đột
xuất xảy ra.
Đảm bảo tính hệ thống: Tính ở đây là sự phù hợp khi xây dựng chương
trình giữa các cấp, cấp huyện thì đảm bảo phù hợp với chương trình của cấp
tỉnh, cấp tỉnh đảm bảo phù hợp với chương trình của Chính phủ; đảm bảo sự
ăn khớp giữa chương trình cấp ủy đảng của các cơ quan cùng cấp đồng thời
chương trình công tác tuần phải phù hợp với chương trình công tác tháng;
chương trình công tác tháng phải phù hợp với chương trình công tác sáu
13
tháng; sáu tháng đảm bảo phù hợp với chương trình công tác năm.
Yêu cầu của kế hoạch
Kết quả của lập kế hoạch là một văn bản mà nó thể hiện được rõ ràng
các mục đích cuối cùng đạt được công việc, làm rõ danh mục những công
việc dự kiến, người chịu trách nhiệm và thời gian hoàn thành; Nội dung của
kế hoạch phải thể hiện được những căn cứ xây dựng; đảm bảo thực hiện đúng
chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn của cơ quan, đơn vị và VP; Trong kế
hoạch các công việc phải được sắp xếp theo thứ tự ưu tiên, những công việc
mang tính chất quan trọng và cấp thiết xếp ở thứ tự trước tiên và tính quan
trọng giảm dần theo nội dung của kế hoạch; Các kế hoạch lập ra phải phù hợp
với kế hoạch công tác của lãnh đạo, cơ quan cấp trên, cơ quan có liên quan
trong hệ thống kế hoạch công tác của VP đảm bảo được tính khả thi, hệ thống
linh hoạt giữa các mục tiêu, biện pháp và thời gian thực hiện kế hoạch.
1.2.5 Căn cứ khi xây dựng chương trình, kế hoạch
Để đảm bảo chương trình, kế hoạch hợp lệ và có tính khả thi thì cần
dựa vào các căn cứ sau:
- Căn cứ vào chức năng, nhiệm vụ của cơ quan đảm bảo cho việc xây
dựng chương trình, kế hoạch đúng với thẩm quyền được giao
- Căn cứ vào tính chất, yêu cầu của công việc: Dựa trên những đánh giá
về tình hình chung của cơ quan đồng thời cần để ý tới các vấn đề còn tồn
đọng từ thời gian trước chuyển sang.
- Căn cứ vào chương trình, kế hoạch cấp trên.
- Đặc biệt còn cần phải căn cứ vào điều kiện, nguồn lực và khả năng
của cơ quan: Đó là các yếu tố về kinh phí, nguồn nhân lực, thời gian trong
quá trình thực hiện chương trình, kế hoạch.
1.3 Quy trình xây dựng chƣơng trình, kế hoạch
Xây dựng chương, trình kế hoạch là một trong những nội dung quan
trọng trong công tác quản trị văn phòng, vì bất kỳ một cơ quan, tổ chức nào
14
cũng dựa vào mục tiêu, nội dung và định hướng của nó để hoàn thành công
việc đặt ra.
1.3.1 Kinh nghiệm xây dựng chương trình, kế hoạch ngoài nước
Theo kinh nghiệm của các nước phát triển hay các nhà khoa học về lập
chương trình, kế hoạch khi lập kế hoạch cần áp dụng một số nguyên tắc hay
nói cách khác là trả lời các câu hỏi theo nguyên tắc 5W-1H-2C-5M, nguyên
tắc SMART và sử dụng ma trận SWOT làm công cụ hỗ trợ để đem lại hiệu
quả cao, dự đoán phương pháp, mục đích của tổ chức trong tương lai và làm
giảm thiểu mức rủi ro mà tổ chức có thể gặp phải.
Thứ nhất, nguyên tắc 5W-1H-2C-5M trong đó:
5W là Why, What, When, Where, Who; 1H là How; 2C là Check và
Control; 5M là Man, Money, Machine, Material, Method. Phương pháp này
được áp dụng phổ biến tại hầu hết các tổ chức và doanh nghiệp nước ngoài
điều này mang lại cho các hoạt động được áp dụng phổ biến và đã đem lại rất
nhiều hiệu quả, có thể nhìn vào sự phát triển của các nước phương Tây để
nhìn thấy một phần vai trò của nguyên tắc này.
- Why là câu hỏi về xác định mục tiêu, yêu cầu của công việc. Các yêu
cầu, mục tiêu của công việc được xác định nó giúp bạn luôn hướng
trọng tâm các công việc vào mục tiêu và đánh giá hiệu quả cuối cùng: khi
phải làm một công việc, điều đầu tiên mà bạn phải quan tâm là “Tại sao bạn
phải làm công việc này?” “Nó có ý nghĩa như thế nào với tổ chức, bộ phận
của bạn?” “Hậu quả nếu bạn không thực hiện chúng?”.
- What là câu hỏi xác định nội dung công việc “Nội dung công việc đó là
gì?” ở câu hỏi này bạn cần chỉ ra các bước để thực hiện công việc được giao.
- Where bao gồm các câu hỏi “Công việc đó thực hiện tại đâu? Kiểm
tra tại bộ phận nào?”, và “Kiểm tra ở giai đoạn nào?” ;
- When bao gồm các câu hỏi “Công việc đó thực hiện khi nào?”，
15
“Khi nào thực hiện?” “Khi nào kết thúc?”;
- Who có các câu hỏi “Ai là người làm việc đó?”, “Ai là người kiểm
tra?Ai là người hỗ trợ?” và“Ai là người chịu trách nhiệm?”＇；
- How gồm các câu hỏi “Tài liệu hướng dẫn thực hiện là gi, cách thức
thực hiện?”， “Tiêu chuẩn cho các công việc là gì?
- Control gồm các câu hỏi “Công việc đó có đặc tính gì? “ Làm thế nào
để đo lường đặc tính đó?’’; “ Đo lường bằng dụng cụ, máy mộc như thế
nào?’’ và “Có bao nhiều điểm kiểm soát và điểm kiểm soát trọng yếu?’’;
- Check có các câu hỏi “Có những công việc gì cần kiểm tra?” “Tần
xuất kiểm tra như thế nào?’’ ,“Việc kiểm tra đó thực hiện một lần hay
thường xuyên và bao lâu một lần?”, “Ai tiến hành kiểm tra?”, “Những điểm
kiểm tra nào là trọng yếu?”；
- Man bao gồm câu hỏi “Những ai sẽ thực hiện công việc, họ có đủ
trình độ, kinh nghiệm, kỹ năng, phẩm chất, tính cách phù hợp? “Ai hỗ trợ?
“Ai kiểm tra?”, “Nếu cần nguồn phòng ngừa thì có đủ nguồn lực con người
để hỗ trợ không?’’;
- Material có các câu hỏi “Xác định tiêu chuẩn nguyên vật liệu?”,
“Tiêu chuẩn nhà cung ứng?”, “ Xác định phương thức cung cấp dịch vụ?;
- Money “Sử dụng bao nhiêu chi phí và trong khoảng thời gian bao
nhiêu lâu?”;
- Method: Xác định các phương pháp làm việc?
- Machine: Xác định các máy móc thiết bị, công nghệ cần thiết để sử dụng?
Như vậy: Nguyên tắc 5W-1H-2C-5M giúp cho người lập kế hoạch căn
cứ vào các câu hỏi và câu trả lời xác định được những khó khăn có thể gặp
phải trong quá trình lập kế hoạch và thực hiện kế hoạch, giúp phân công công
việc một cách hợp lý, có hiệu quả.
Tiếp theo nguyên tắc được sử dụng là SMART
16
Nguyên tắc SMART được biết đến lần đầu tiên vào năm 1981 của
George T. Doran. Nguyên tắc SMART mang ưu điểm là dễ hiểu và cho biết
khi nào được thực hiện.
SMART được cấu thành từ những tiêu chí cụ thể sau:
- S (Specific): Cụ thể, rõ ràng và dễ hiểu.
- M (Measurable): Đo đếm được.
- A (Achievable): Có thể đạt được.
- R (Realistic): Thực tế, không viển vông.
- T (Time): Thời hạn đặt ra để đạt được.
Nguyên tắc SMART: Nguyên tắc này đặt ra các yêu cầu cho người lập
kế hoạch. Nếu thực hiện đúng và đủ theo nguyên tắc này thì kết quả thực tế
khi thực hiện kế hoạch có tính khả thi cao vì nó không còn mang tính định
tính mà mang tính định lượng, bởi vì định lượng nên người quản lý có thể
điều chỉnh được công việc, kiểm soát được công việc và ngược lại.
Thứ ba, ma trận SWOT:
Mô hình ma trận SWOT là mô hình nổi tiếng trong việc phân tích
những điểm mạnh, điểm yếu, cơ hội và thách thức khi chúng ta thực hiện một
công việc nào đó. Mô hình này ban đầu được gọi với tên SOFT:
Thỏa mãn (Satisfactory) - Điều tốt trong hiện tại;
Cơ hội（Opportunity) - Điều tốt trong tương lai;
Lỗi ( Fault) - Điều xấu trong hiện tại;
Nguy cơ ( Threat) - Điều xấu trong tương lai;
Đến năm 1964 sau khi đổi F ( Fault) thành W (Weakness) và SWOT ra
đời từ đó với các tiêu chí:
- Strengths (Điểm mạnh): xác định điểm mạnh của tổ chức;
- Weaknesses (Điểm yếu): xác định điểm yếu của tổ chức;
- Oportunities (Cơ hội): xác định cơ hội cho tổ chức;
- Threats (Thách thức): xác định rủi ro có thể gặp phải cho tổ chức.
17
Ma trận SWOT là công cụ hỗ trợ hiệu quả cho việc xây dựng chương
trình, kế hoạch giúp các nhà quản lý xác định được điểm mạnh và điểm yếu
cũng như cơ hội và thách thức của việc đưa ra quyết định.
Các bước lập chương trình, kế hoạch thường được sử dụng bao gồm:
Bước 1: Nhận thức cơ hội;
Bước 2: Thiết lập các mục tiêu;
Bước 3: Phát triển các tiền đề;
Bước 4: Xác định các phương án lựa chon;
Bước 5: Đánh giá các phương án lựa chọn;
Bước 6: Tiến hành chọn các phương án;
Bước 7: Xây dựng các phương án hỗ trợ;
Bước 8: Lập bảng dự trù kinh phí.
Như vậy, đối với các nước phát triển khi xây dựng chương trình, kế
hoạch thì các quy trình thực hiện đã được rút gọn trở thành các tiêu chí rất cụ
thể, tạo điều kiện thuận lợi cho người xây dựng kế hoạch dễ nhớ, dễ học, dễ
vận dụng và hiệu quả mang lại là những lợi ích to lớn cho các cơ quan là
doanh nghiệp tại các nước có nền công nghiệp phát triển và có các doanh
nghiệp lớn như Hàn Quốc, Nhật bản, Anh, Mỹ...mà doanh nghiệp chính là
động cơ chính thúc đẩy sự phát triển của đất nước.
1.3.2 Kinh nghiệm xây dựng chương trình, kế hoạch trong nước
1.3.2.1 Quy trình xây dựng chương trình, kế hoạch
Ở nước ta được sự thừa hưởng kinh nghiệp của các nước đi trước cũng
như sự phát của khoa học, công nghệ thì quy trình được sử dụng phổ biến ở
nước ta về công tác xây dựng chương trình, kế hoạch thì quy trình xây dựng
gồm các bước cơ bản sau:
Bước 1: Thu thập, tổng hợp, xử lý thông tin, tài liệu: thông tin tài liệu
được thu thập từ các nguồn khác nhau có thể từ các đơn vị trong cơ quan, tổ
chức hoặc từ bên ngoài. Sau khi thu thập đơn vị chủ trì xây dựng chương
18
trình, kế hoạch thực hiện xử lý, chọn lọc các thông tin phù hợp đưa vào kế
hoạch. Bước này giúp cho các thông tin trong chương trình, kế hoạch được
đầy đủ, chính xác, phù hợp với thực tiễn tuy nhiên để thực hiện bước này lại
tốn khá nhiều thời gian.
Bước 2: Xác định mục tiêu, yêu cầu: Cần phải xác định cụ thể, chính
xác và phù hợp với nội dung của chương trình, kế hoạch. Bước này giúp cho cơ
quan, tổ chức trong quá trình thực hiện các công việc trong chương trình, kế hoạch
theo đúng quy trình, không bị chệch hướng so với ban đầu đã dự định.
Bước 3: Phân tích nguồn lực: Thực hiện phân tích được nguồn hỗ; Phân
tích về nguồn nhân lực và vật lực từ cơ quan; phân tích các yếu tố khách quan
có ảnh hưởng tới việc thực hiện chương trình, kế hoạch. Việc phân tích nguồn
lực đảm bảo cho quá trình thực hiện chương trình, kế hoạch không bị gián
đoạn và tốn nhiều thời gian...
Bước 4: Xây dựng danh sách các công việc để thực hiện mục tiêu.
Bước 5: Dự thảo và lấy ý kiến dự thảo. Một chương trình, kế hoạch nếu
được xây dựng lặp đi lặp lại nhiều lần bằng cách lấy ý kiến đóng góp, sửa đổi phù
hợp từ các cá nhân, đơn vị thì hiệu quả đem lại có tính khả thi và hiệu quả cao.
Bước 6: Hoàn thiện chương trình, kế hoạch, trình ký. Việc trình ký văn
bản nhằm đảm bảo hợp pháp và hợp lý cho chương trình, kế hoạch.
Bước 7: Làm thủ tục ban hành và đưa vào thực hiện.
Yêu cầu của từng phần như sau:
Phần mở đầu:
+ Trình bày các cơ sở khoa học cho việc xây dựng chương trình,
kế hoạch.
+ Trình bày khái quát những thuận lợi và khó khăn.
+ Trình bày các căn cứ pháp lý để xây dựng chương trình, kế hoạch.
+ Mục đích của việc lập chương trình, kế hoạch
- Phần nội dung
19
+ Trình bày được mục tiêu cần đạt được, các nhiệm vụ cần thực hiện và
cách thức thực hiện.
+Điều kiện cơ sở vật chất, kĩ thuật cho việc thực hiện.
+ Trình tự thực hiện công việc, thời gian thực hiện, tổ chức thực
hiện…Các biện pháp đảm bảo việc thực hiện và chức năng, nhiệm vụ của các
cá nhân tham gia.
+ Thời gian kiểm tra, đánh giá, sơ kết, tổng kết. Các hình thức khen
thưởng, kỷ luật.
- Phần kết luận
+ Trình bày mục tiêu mà chương trình, kế hoạch sẽ đạt được.
+ Nêu các đề xuất, kiến nghị.
+ Xác định các cá nhân, đơn vị chủ trì thực hiện chương trình, kế
hoạch.
1.3.2.2 Các nội dung trong công tác xây dựng chương trình, kế hoạch
- Xây dựng chương trình, kế hoạch công tác thường kỳ:
Việc lập chương trình, kế hoạch công tác thường kỳ là đặt ra các mục
tiêu cơ bản theo các hoạt động của tổ chức, đồng thời xác định các phương
pháp và cách thức để xác định phương hướng và biện pháp để đạt được mục
tiêu trong thời gian xác định. Chương trình, kế hoạch công tác là phương tiện
giúp người lãnh đạo cơ quan, tổ chức điều hành, quản lý và xem xét các hoạt
động của cơ quan mình quản lý.
- Xây dựng kế hoạch cho việc tổ chức hội họp:
Hội nghị, cuộc họp giúp cho Lãnh đạo kiểm soát và điều hành công
việc. Mục đích của việc tổ chức hội nghị nhằm tổng kết, đánh giá công việc,
thông báo các nhiệm vụ cần triển khai, đảm bảo quyền làm chủ của nhân viên
trong cơ quan đối với nhiệm vụ, chung, xây dựng tinh thần đoàn kết…Vì vậy
việc lập kế hoạch, xác định mục tiêu và phương hướng cho hoạt động tổ chức
hội nghị của một cơ quan là công việc có vai trò rất quan trọng. Kết quả của
20
các hội nghị có thành công, hiệu quả hay không một phần phụ thuộc vào kế
hoạch tổ chức hội nghị. Chương trình kế hoạch hội nghị là một loại văn bản
có tính định hướng, trình bày tất cả những vấn đề liên quan đến việc tổ chức
hội nghị, hội họp của cơ quan, tổ chức.
- Xây dựng chương trình, kế hoạch cho chuyến đi công tác của
lãnh đạo:
Các chuyến đi công tác của lãnh đạo bao giờ cũng gắn với chức năng,
nhiệm vụ của cơ quan cho dù là chuyến đi để giải quyết công việc cụ thể hay
thiết lập mối quan hệ. Do đó việc xác định mục đích chính xác nó sẽ giúp các
chuyến đi công tác của Lãnh đạo được chuẩn bị đầy đủ các điều kiện cần thiết
cũng như phương án hỗ trợ để đảm bảo cho sự thành công của chuyến đi. Kế
hoạch cho các chuyến đi công tác của Lãnh đạo là một loại văn bản dùng để
trình bày một cách có hệ thống những công việc hay các cá nhân, đơn vị liên
quan đến chuyến đi công tác. Kế hoạch đó là cơ sở để đánh giá kết quả của,
chuyến đi.
- Xây dựng kế hoạch cho hoạt động quân lý cơ sở vật chất, trang
thiết bị:
Quản lý cơ sở vật chất, trang thiết bị là một trong những hoạt động của
VP và cũng là một chức năng mà VP phải thực hiện. Hoạt động này
nhằm cung cấp nguồn thiết bị, máy móc, cơ sở vật chất... cho các hoạt động
của cơ quan, tổ chức và đảm bảo hoạt động của nó để không làm ảnh hưởng
đến tiến độ, quá trình giải quyết công việc. Quản lý về trang thiết bị, cơ sở vật
chất không chỉ đơn thuần là thực hiện việc quản lý chung mà nó cần phải thực
hiện hoạt động xây dựng kế hoạch để làm sao cho cơ sở vật chất, trang thiết bị
được sử dụng đúng mục đích, có hiệu quả, thực hiện các hoạt động mua mới,
cung cấp, bảo quản, nâng cấp, sửa chữa.
* Tiểu kết
Trong chương 1 tôi đã trình bày cơ sở lý luận về công tác xây dựng
21
chương trình, kế hoạch; Các yêu cầu, nguyên tắc và căn cứ khi xây dựng
chương trình kế hoạch; Quy trình xây dựng chương trình kế hoạch ở trên thế
giới nói chung cũng như ở Việt Nam nói riêng. Những nội dung trên là tiền đề
22
cho tôi triển khai Chương 2 được tốt hơn.
Chƣơng 2 THỰC TRẠNG CÔNG TÁC XÂY DỰNG CHƢƠNG TRÌNH,
KẾ HOẠCH TẠI VĂN PHÕNG HĐND - UBND HUYỆN MƢỜNG LA
2.1. Lịch sử hình thành HĐND - UBND và Văn phòng HĐND -
UBND huyện Mƣờng La
Huyện Mường La được thành lập từ năm 1954, có thị trấn Chiềng Lề
và 25 xã: Chiềng An, Chiềng Ân, Chiềng Cọ, Chiềng Cơi, Chiềng Công,
Chiềng Đen, Chiềng Hoa, Chiềng Lào, Chiềng Muôn, Chiềng Ngần, Chiềng
San, Chiềng Sinh, Chiềng Sung, Chiềng Xôm, Hua La, Ít Ong, Mường Bằng,
Mường Bú, Mường Chum, Mường Trai, Nậm Giôn, Nậm Păm, Ngọc Chiến,
Pi Toong, Tạ Bú.
Theo chiều dài của lịch sử, trải qua nhiều lần chia tách và sáp nhập thì
hiện nay HĐND - UBND huyện Mường La có đặt tại Tiểu khu 3, Thị trấn Ít
Ong, huyện Mường La.
Điều kiện tự nhiên
Huyện Mường La là một huyện vùng núi có độ cao trung bình từ 500 -
700m so với mặt nước biển, có nhiều mặt giáp núi cao, đặc biệt có sông Đà
chảy qua cùng các con suối lớn như suối Nậm Chiến, Nậm Mu, Nậm Trai,
Nậm Pia và Nậm Pàn.
+ Tổng diện tích : 142.535,94 ha
+ Đất Nông nghiệp : 21.007,51 ha
+ Đất Lâm nghiệp : 76.527,26 ha
+ Đất chưa khai thác: 36.276,50 ha
Đơn vị hành chính:
Toàn huyện Mường La có tất cả 16 đơn vị hành chính trong đó chỉ có
01 Thị trấn và còn lại là 15 xã. Do đặc thù là hiện miền núi đặc biệt khó khăn
của huyện hiện nay tại huyện Mường La còn 09 xã thuộc giai đoạn II của
Chương trình 135 là: Chiềng Lao, Nậm Giôn, Mường Trai, Chiềng Muôn,
23
Chiềng Ân, Chiềng Công, Ngọc Chiến.
Dân số - Dân tộc:
Tổng số hộ là 21.795 hộ với 97.720 nhân khẩu, trong đó hộ nghèo là
7.754 hộ chiếm 35,6 %; hộ cận nghèo 2.780 hộ, chiếm 12,32 % (Số hộ nghèo,
cận nghèo điều tra năm 2018) gồm 5 dân tộc anh em cùng sinh sống: dân tộc
Thái, Kinh, Mông, La ha, Kháng và một số dân tộc khác.
2.1.1 Vị trí, chức năng; nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của
HĐND - UBND huyện Mường La
2.1.1.1 Vị trí, chức năng
UBND huyện Mường La do HĐND cùng cấp bầu là cơ quan chấp hành
của HĐND, cơ quan hành chính nhà nước ở địa phương, chịu trách nhiệm
trước HĐND cùng cấp và cơ quan nhà nước cấp trên. UBND huyện là cơ
quan phải có trách nhiệm chấp hành Hiến pháp, pháp luật, các văn bản của
cấp trên và nghị quyết của HĐND cùng cấp. UBND huyện còn phải thực hiện
chức năng quản lý nhà nước hành chính ở địa phương, để đảm bảo có sự
thống nhất quản lý từ trung ương xuống địa phương.
2.1.1.2 Nhiệm vụ quyền hạn
Nhiệm vụ, quyền hạn của chính quyền địa phương ở huyện được quy
định rất cụ thể tại Điều 24, Luật tổ chức chính quyền địa phương năm 2015
như sau:
Tổ chức và bảo đảm việc thi hành Hiến pháp và pháp luật trên địa bàn
huyện; Quyết định những vấn đề của huyện trong phạm vi cho phép theo quy
định của Pháp luật; Thực hiện chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn của cơ quan
hành chính nhà nước do cấp trên ủy quyền; Chính quyền địa phương cấp huyện
phải chịu trách nhiệm trước chính quyền địa phương cấp huyện về kết quả thực
hiện các nhiệm vụ, quyền hạn được giao; Chính quyền địa phương cấp huyện
có quyền quyết định và tổ chức thực hiện các biện pháp nhằm phát huy quyền
làm chủ của Nhân dân, huy động các nguồn lực xã hội để xây dựng và phát
24
triển kinh tế - xã hội, bảo đảm quốc phòng, an ninh trên địa bàn huyện mình.
Nhiệm vụ, quyền hạn của UBND huyện được thực hiện theo Điều 28
Luật tổ chức chính quyền địa phương năm 2015 như sau:
Xây dựng, trình HĐND huyện quyết định các nội dung theo quy định
của pháp luật ; Quy định cơ cấu tổ chức và nhiệm vụ, quyền hạn cụ thể của cơ
quan chuyên môn thuộc UBND huyện Mường La; Tổ chức thực hiện phân bổ
ngân sách của huyện; thực hiện các nhiệm vụ nhằm phát triển kinh tế - xã hội
của địa phương; Phân cấp, ủy quyền cho UBND cấp xã, cơ quan, tổ chức
khác thực hiện các nhiệm vụ, quyền hạn của UBND huyện Mường La.
2.1.1.3 Cơ cấu tổ chức
Cơ cấu tổ chức của UBND huyện Mường La gồm có:
- 01 Chủ tịch UBND và 02 Phó Chủ tịch UBND
- 12 bộ phận chuyên môn:
+ Văn phòng HĐND - UBND huyện
+ Phòng Nội vụ
+ Tài chính - Kế hoạch
+ Phòng Kinh Tế - Hạ Tầng
+ Phòng Tài nguyên - Môi trường
+ Phòng Nông nghiệp - Phát triển nông thôn
+ Lao động - Thương binh - Xã hội
+ Phòng Tư pháp
+ Phòng Văn hóa - Thông tin
+ Thanh tra huyện
+ Phòng Giáo dục - đào tạo
+ Phòng Dân tộc
2.1.2 Vị trí, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của
Văn phòng HĐND - UBND huyện Mường La
2.1.2.1 Vị trí, chức năng
25
Vị trí chức năng của Văn phòng HĐND - UBND huyện Mường La
được quy định tại Quyết định số 01/2022/QĐ-UBND ngày 10//02/2022 của
UBND huyện Mường La về Quy định vị trí, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn
và cơ cấu tổ chức Văn phòng HĐND - UBND huyện Mường La. Trong đó
Quy định như sau:
Văn phòng HĐND - UBND huyện Mường La là cơ quan chuyên môn
trực thuộc UBND huyện Mường La
Văn phòng HĐND - UBND huyện tham mưu tổng hợp cho HĐND và
UBND về: Hoạt động của HĐND, UBND; tham mưu cho Chủ tịch UBND về
chỉ đạo, điều hành của Chủ tịch UBND; kiểm soát thủ tục hành chính; cung
cấp thông tin phục vụ quản lý và hoạt động của HĐND, UBND và các cơ
quan nhà nước ở địa phương; bảo đảm cơ sở vật chất, kỹ thuật cho hoạt động
của HĐND và UBND; trực tiếp quản lý và chỉ đạo hoạt động của Ban Tiếp
công dân của huyện và HĐND - UBND phận tiếp nhận và trả kết quả theo cơ
chế một cửa, một cửa liên thông (hoặc Trung tâm hành chính công cấp
huyện); hướng dẫn, tiếp nhận hồ sơ của cá nhân, tố chức trên tất cả các lĩnh
vực thuộc thẩm quyền giải quyết của UBND cấp huyện, chuyển hồ sơ đến các
cơ quan chuyên môn thuộc UBND cấp huyện giải quyết và nhận kết quả để
trả cho tổ chức, cá nhân. Văn phòng HĐND và UBND cấp huyện tham mưu
cho UBND cấp huyện về công tác Ngoại vụ.
Văn phòng HĐND và UBND huyện có tư cách pháp nhân, có con dấu
riêng, được dự toán kinh phí để hoạt động và được mở tài khoản tại Kho bạc
Nhà nước theo quy định; chấp hành sự lãnh đạo, quản lý về tổ chức, vị trí việc
làm, biên chế công chức, cơ cấu ngạch công chức và công tác của UBND
huyện, đồng thời chấp hành sự chỉ đạo, kiểm tra, hướng dẫn về chuyên môn,
nghiệp vụ của Văn phòng UBND, HĐND tỉnh.
2.1.2.2 Nhiệm vụ, quyền hạn
Giúp HĐND, Thường trực HĐND, UBND, Chủ tịch UBND huyện xây
26
dựng các chương trình, kế hoạch công tác; tổ chức theo dõi, đôn đốc, kiểm tra
các cơ quan, ban, ngành huyện, HĐND và UBND cấp xã thực hiện đúng
chương trình, kế hoạch công tác đó. Tổng hợp, báo cáo kết quả thực hiện các
chương trình, kế hoạch công tác của cơ quan; đề xuất, kiến nghị giải pháp
thực hiện chương trình, kế hoạch để đạt được hiệu quả. Kịp thời báo cáo,
tham mưu điều chỉnh chương trình, kế hoạch công tác, đáp ứng yêu cầu quản
lý, chỉ đạo, điều hành của HĐND, UBND huyện.
Giúp HĐND, UBND huyện chỉ đạo triển khai, kiểm tra, đôn đốc việc
thực hiện các chương trình, kế hoạch công tác, các văn bản pháp luật của cơ
quan quản lý Nhà nước cấp trên và của HĐND, UBND huyện.
Chủ trì, phối hợp các cơ quan có liên quan chuẩn bị các nội dung, điều
kiện để phục vụ tổ chức các kỳ họp HĐND, phiên họp UBND thường kỳ và
các hội nghị, cuộc họp, làm việc khác của HĐND, UBND huyện theo đúng
quy định pháp luật. Tham mưu, giúp Thường trực HĐND huyện, các Ban
HĐND huyện tổ chức các cuộc giám sát và tiếp xúc cử tri.
Trực tiếp tham mưu cho UBND huyện chỉ đạo, điều hành, quản lý nhà
nước về kiểm soát thủ tục hành chính; công tác Ngoại vụ.
Thực hiện công việc đôn đốc các đơn vị trực thuộc UBND huyện thực
hiện chức năng tham mưu soạn thảo các chương trình, kế hoạch và các loại
văn bản khác do HĐND huyện, UBND huyện đề ra đảm bảo về thời gian và
chất lượng. Kiểm tra, rà soát về quy trình, nội dung, thể thức, thẩm quyền đối
với các hồ sơ do các cơ quan, đơn vị, địa phương trình HĐND, UBND huyện
để ký ban hành hoặc cho ý kiến chủ trương. Trong trường hợp các văn bản, hồ
sơ trình của các cơ quan, đơn vị, địa phương chưa đảm bảo yêu cầu về thể
thức, nội dung, trình tự, thủ tục, Văn phòng HĐND và UBND huyện yêu cầu
cơ quan trình hoàn chỉnh lại dự thảo hoặc thực hiện đầy đủ các trình tự thủ tục
theo quy định; trường hợp đề nghị đó không được cơ quan, đơn vị, địa
phương trình thống nhất thì Văn phòng HĐND và UBND huyện báo cáo
27
Thường trực HĐND, Chủ tịch UBND biết và chỉ đạo. Văn phòng HĐND -
UBND huyện được yêu cầu các cơ quan, đơn vị có liên quan cung cấp các
thông tin phục vụ cho các hoạt động của cơ quan.
Tham mưu cho Chủ tịch UBND huyện về tổ chức và hoạt động của
Ban Tiếp công dân theo quy định của pháp luật.
Trực tiếp quản lý và chỉ đạo hoạt động của bộ phận tiếp nhận và trả kết
quả theo cơ chế một cửa, một cửa liên thông của UBND cấp huyện (hoặc
Trung tâm hành chính công cấp huyện); hướng dẫn, tiếp nhận hồ sơ của cá
nhân, tổ chức trên tất cả các lĩnh vực thuộc thẩm quyền giải quyết của UBND
cấp huyện, chuyển hồ sơ đến các cơ quan chuyên môn thuộc UBND cấp
huyện giải quyết và nhận kết quả để trả cho tổ chức, cá nhân theo quy định.
Văn phòng HĐND – UBND cấp huyện được quản lý, sử dụng con dấu,
phát hành các loại văn bản của HĐND và UBND huyện. Tổ chức, quản lý
công tác văn thư, lưu trữ; ứng dụng công nghệ thông tin và bảo đảm an toàn
thông tin phục vụ hoạt động của HĐND và UBND huyện.
Phối hợp với đơn vị thuộc UBND huyện về hướng dẫn về nghiệp vụ
hành chính văn phòng theo quy định của pháp luật.
Tổ chức thực hiện các văn bản do cơ quan có thẩm quyền ban hành
hoặc phê duyệt các văn bản liên quan đến hoạt động của Văn phòng HĐND
và UBND huyện; Tiếp nhận văn bản, xử lý và theo dõi việc thực hiện các văn
bản liên quan đến hoạt động của tổ chức. Thực hiện các công tác phòng chống
tham nhũng, lãng phí và sai phạm tại Văn phòng HĐND và UBND huyện
theo quy định của pháp luật.
Quản lý tổ chức bộ chức bộ máy cơ quan, thực hiện biên chế công chức
theo quy định, thực hiện công tác thi đua, khen thưởng trong cơ quan theo quy
định của pháp luật và phân công của UBND huyện.
Chịu trách nhiệm quản lý về tài chính, tài sản được giao theo quy
định tại cơ quan. Bảo đảm các điều kiện làm việc và tổ chức các hoạt
28
động công tác của HĐND, UBND, Thường trực HĐND, các Ban , Chủ
tịch, các Phó Chủ tịch UBND huyện và Văn phòng HĐND và UBND
huyện theo chế độ quy định.
Thực hiện nhiệm vụ, quyền hạn khác do HĐND, UBND huyện giao
hoặc theo quy định của pháp luật.
2.1.2.3 Cơ cấu tổ chức
Văn phòng HĐND - UBND huyện Mường La hiện tại đang khuyết vị
trí Chánh Văn phòng có 03 Phó Chánh Văn phòng và các bộ phận Trung tâm
Hành chính công, Ban tiếp công dân, bộ phận Văn thư - Lưu trữ, Phòng
chuyên viên tổng hợp, Kế toán, Bảo vệ, Lái xe.
2.2 Thực trạng công tác xây dựng chƣơng trình, kế hoạch tại Văn
phòng HĐND - UBND huyện Mƣờng La
Trên thực tế công tác xây dựng chương trình, kế hoạch được thực hiện
như sau. Chương trình, Kế hoạch của UBND được xây dựng từ năm trước
trên cơ sở định hướng, chiến lược, chính sách của Đảng và Nhà nước quy
định cho chi thường xuyên và cải cách hành chính phục vụ nhiệm vụ dược
giao và theo chức năng, nhiệm vụ quyền hạn của UBND và từ đó Văn phòng
trình UBND tỉnh kế hoạch tổng thể để UBND tỉnh phê duyệt.
Nguồn kinh phí được UBND tỉnh phân bổ được bộ phận Tài chính - Kế
hoạch là đơn vị trực thuộc UBND huyện trực tiếp quản lý.
2.2.1 Công tác xây dựng chương trình kế hoạch thường kỳ
2.2.1.1 Chương trình, kế hoạch công tác năm
Quy trình xây dựng chương trình, kế hoạch công tác năm của Văn
phòng HĐND - UBND huyện Mường La
Bước 1: Văn phòng HĐND - UBND thông báo các đơn vị thuộc
UBND huyện dự kiến khối lượng công việc của đơn vị;
Bước 2: Xác định mục tiêu công tác năm của UBND;
Bước 3: Đánh giá lại nguồn lực của UBND huyện :về kinh phí, con
29
người, trang thiết bị phục vụ chương trình, kế hoạch
Bước 4: Dự thảo kế hoạch;
Bước 5: Tổ chức đóng góp ý kiến bằng hình thức họp hoặc bằng
văn bản;
Bước 6: Hoàn thành dự thảo và trình Lãnh đạo duyệt;
Bước 7: Làm thủ tục đăng ký văn bản và ban hành;
Bước 8: Thanh tra, kiểm tra, giám sát, báo cáo.
Chương trình, kế hoạch công tác năm của UBND do Văn phòng chủ trì
xây dựng, trong kế hoạch thể hiện các nội dung bao gồm: thời gian, Lãnh đạo
tham dự, nội dung, địa điểm và đơn vị chủ trì. Các chương trình, kế hoạch này
có tính ổn định các công việc diễn ra đều, không biến động hay có sự khác
biệt quá lớn giữa năm này với năm khác mọi hoạt động đều thực hiện gần
tương tự với năm trước như sơ kết, tổng kết, công tác năm có thay đổi thì
cũng chỉ thay đổi phần nào đấy trong nội dung, đối với các quy trình tổ chức,
xây dựng và thực hiện thì vẫn thực hiện như thường. Hàng năm việc xây dựng
kế hoạch công tác của UBND bao gồm các nội dung là công việc thường
xuyên của bộ máy, các đơn vị là hội họp, hội nghị và đó cũng là nội dung
công việc chính được thể hiện trong kế hoạch công tác năm của UBND.
Những biến động trong việc xây dựng kế hoạch xảy ra khi có các
chương trình sơ kết 5 năm hoặc 10 năm, khi đến giai đoạn mốc 5 năm, 10
năm thì thực hiện còn những năm khác thì không có. Đối với những mốc thời
gian 5 năm, 10 năm nằm trong năm nào thì việc xây dựng chương trình, kế
hoạch công tác năm đó mới có sự biến động là thêm sự kiện đó vào. Một nội
dung khác làm cho kế hoạch công tác khác thường là các hoạt động liên quan
đến việc nghiên cứu các kế hoạch phát triển kinh tế - xã hội, xây dựng nông
thôn mới của các Phòng, Ban. Ví dụ như hiện tại Văn phòng HĐND - UBND
đang xây dựng kế hoạch cho năm 2022, ngoài những kế hoạch thường xuyên
còn có các kế hoạch dài hạn hơn hoặc đột xuất nằm trong kế hoạch công tác
30
năm liên quan đến các vấn đề trên từ đó Văn phòng HĐND - UBND thực
hiện thống kê, để xuất, thông báo các đơn vị có nhu cầu tham gia thực hiện kế
hoạch hay không sau đó Văn phòng tổng hợp và đưa vào nội dung kế hoạch
hoạt động của UBND các sự kiện này mang tính đột xuất làm cho kế hoạch
công tác giữa năm này và năm khác có sự khác biệt.
Phòng Chuyên viên - Tổng hợp là đơn vị trực thuộc Văn phòng HĐND
- UBND huyện Mường La thực hiện công việc giúp cho Lãnh đạo VP thực
hiện chức năng tham mưu trong công tác xây dựng chương trình, kế hoạch.
Căn cứ để xây dựng chương trình, kế hoạch công tác năm của
HĐND - UBND:
Sau đây là một số căn cứ chủ yếu để xây dựng chương trình, kế hoạch
công tác năm của Văn phòng HĐND - UBND huyện Mường La, để xây dựng
một kế hoạch có hiệu quả thì không chỉ căn cứ vào những căn cứ dưới đây,
khi thực hiện cần phải căn cứ vào nhiều vấn đề khác do xây dựng kế hoạch là
một nội dung rất phức tạp do tính chất đặc thù trong các lĩnh vực của HĐND -
UBND huyện Mường La.
- Căn cứ vào chức năng nhiệm vụ chung của cơ quan, tránh trường hợp
xây dựng chương trình, kế hoạch trái với thẩm quyền;
- Căn cứ vào chủ trương của cấp trên đó có thể là chủ trương chính
sách của Đảng và Nhà nước theo quy định;
- Căn cứ chương trình, kế hoạch và dự toán ngân sách sử dụng cho hoạt
động của địa phương;
- Căn cứ vào chỉ đạo, chương trình, kế hoạch của Lãnh đạo HĐND -
UBND huyện;
- Căn cứ vào kế hoạch công tác của các năm trước và kế hoạch hàng
năm của HĐND -UBND huyện;
- Căn cứ vào tình hình thực tế về tài chính, nhân lực, cơ sở vật chất,
phương tiện, máy móc, thiết bị của cơ quan;
31
- Căn cứ vào chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của HĐND - UBND
huyện và của Văn phòng HĐND - UBND huyện;
- Căn cứ vào tình hình thực tế công việc của HĐND - UBND huyện,
Văn phòng HĐND - UBND huyện.
Yêu cầu đối với kế hoạch công tác năm:
- Những đề án, công việc đăng ký trong chương trình, công tác năm
của UBND phải thể hiện được sự kết hợp giữa các nhiệm vụ nêu trong các
văn bản, ý kiến chỉ đạo của cấp trên với sự chủ động đề xuất của đơn vị. Mỗi
công việc cần xác định rõ nội dung chính, đơn vị chủ tri, đơn vị phối hợp cấp
trình và thời hạn trình từng cấp.
- Các đơn vị trong UBND phải chịu trách nhiệm về tiến độ chuẩn bị và
nội dung thực hiện công việc mà mình hoặc đơn vị kiến nghị đưa vào chương
trình công tác của UBND.
Trách nhiệm của các đơn vị trong việc xây dựng kế hoạch công tác:
Ngoài việc Văn phòng UBND là đơn vị chủ trì thì tất cả các đơn vị, cá
nhân trong UBND có trách nhiệm phối hợp, tổ chức xây dựng và thực hiện.
- Trách nhiệm cao nhất trong việc xây dựng chương trình, kế hoạch
công tác thuộc về Văn phòng HĐND - UBND, Văn phòng HĐND - UBND
chịu trách nhiệm là đơn vị chủ trì và phối hợp cùng Ban Pháp chế, các đơn vị
liên quan thuộc UBND xây dựng kế hoạch công tác năm của UBND. Đối với
kế hoạch xây dựng văn bản quy phạm pháp luật của UBND thì Ban Pháp chế
chịu trách nhiệm là đơn vị chủ trì.
- Đối với các danh mục công việc, các đề án cần xây dựng, triển khai
của các đơn vị để đăng ký vào kế hoạch công tác năm của UBND phải gửi về
Văn phòng HĐND - UBND và Ban Pháp chế trước ngày 01 tháng 11 hàng
năm. Đối với danh mục các đề án văn bản quy phạm pháp luật cần trình trong
năm sau của Ban Pháp chế chậm nhất vào ngày 11 tháng 11 hàng năm phải
32
gửi về Văn phòng HĐND - UBND. Sau khi các cá nhân, đơn vị gửi danh sách
đăng ký công việc thì Văn phòng HĐND - UBND thực hiện trách nhiệm tổng
hợp trình Lãnh đạo UBND ký gửi Văn phòng HĐND -UBND tỉnh đăng ký
những công việc của UBND huyện đưa vào chương trình công tác trình cấp
tỉnh theo như thời hạn yêu cầu cầu của Văn phòng HĐND – UBND tỉnh .
- Chậm nhất 5 ngày làm việc sau khi Văn phòng HĐND - UBND tỉnh
gửi chương trình công tác năm của UBND tỉnh và Chủ tịch tỉnh, Văn phòng
HĐND - UBND huyện phối hợp với Ban Pháp chế cụ thể hóa thành văn bản
dự thảo chương trình công tác của UBND huyện gửi các đơn vị liên quan để
xin ý kiến bổ sung hoặc tham gia ý kiến. Khi các đơn vị nhận được công văn
xin ý kiến cho dự thảo, các đơn vị phải có ý kiến chính thức bằng các văn bản
trả lời gửi đến Văn phòng HĐND - UBND, trong trường hợp đặc biệt không có
điều kiện tổ chức thảo luận tập thể, Văn phòng HĐND - UBND lấy ý kiến các
Trưởng phòng sau đó Văn phòng tổng hợp, xin ý kiến của Lãnh đạo cơ quan.
- Văn phòng HĐND - UBND trình Chủ tịch UBND ký ban hành
chương trình, kế hoạch công tác năm của UBND huyện và gửi thủ trưởng các
đơn vị thuộc UBND huyện để thực hiện.
- Việc cấp kinh phí thực hiện các nhiệm vụ đã được phê duyệt trong kế
hoạch công tác của UBND huyện được căn cứ trên cơ sở nguồn phân bổ kinh
phí do Phòng Tài chính - Kế hoạch quản lý và đơn vị liên quan thực. Khi kế
hoạch công tác năm của UBND được hoàn thiện sẽ được Văn phòng HĐND –
UBND huyện đăng ký và ban hành. Việc ban hành kế hoạch công tác năm
được thực hiện bằng công văn ban hành kế hoạch công tác năm của UBND.
2.2.1.2 Chương trình, kế hoạch công tác quý
Yêu cầu đối với kế hoạch công tác quý:
- Căn cứ vào kế hoạch công tác năm của UBND các cá nhân, đơn vị
xác định rõ nội dung chính, đơn vị chủ trì, đơn vị phối hợp Văn phòng HĐND
- UBND huyện tổng hợp trình Chủ tịch, các Phó chủ tịch UBND huyện quyết
33
định và xác định thời hạn trình đối với chương trình, kế hoạch công tác quý.
Về thời gian: chậm nhất là ngày 15 của tháng cuối quý, các đơn vị
trong UBND phải gửi chương trình công tác quý tiếp theo cho Văn phòng
HĐND - UBND huyện và Phòng Tài chính - Kế hoạch. Chậm nhất là ngày 20
của tháng cuối quý, Văn phòng HĐND - UBND huyện phối hợp với Phòng
Tài chính - Kế hoạch tổng hợp chương trình, kế hoạch công tác quý sau của
UBND huyện, trình Chủ tịch UBND huyện xem xét, quyết định. Đối với
những vấn đề trình UBND tỉnh, Chủ tịch UBND tỉnh nếu có sự thay đổi về
thời gian, Văn phòng Văn phòng HĐND - UBND huyện và Phòng Tài chính -
Kế hoạch phải có văn bản trình Lãnh đạo UBND huyện ký đề nghị UBND
tỉnh cho điều chỉnh. Sau khi văn bản xin điều chỉnh đó được UBND tỉnh cho
phép điều chỉnh thì các đơn vị mới được thực hiện theo sự thay đổi. Ngoài
chương trình, kế hoạch công tác quý của cơ quan Văn phòng căn cứ vào kế
hoạch công tác năm để triển khai và xây dựng kế hoạch công tác cho Lãnh
đạo UBND trong quý.
2.2.1.3. Chương trình, kế hoạch công tác tháng
Đối với chương trình, kế hoạch công tác tháng của UBND huyện
Mường La được xây dụng căn cứ trên những công việc cần bổ sung trong
tháng, chương trình, kế hoạch công tác quý và kế hoạch công tác năm do nội
dung kế hoạch công tác năm của UBND được thể hiện theo thời gian các
tháng. Đối với những chương trình, kế hoạch công tác tháng nếu chậm tiến độ
thực hiện các đơn vị đó phải báo cáo Chủ tịch UBND huyện trước ngày 20
hàng tháng.
Trong chương trình, kế hoạch công tác tháng Văn phòng HĐND -
UBND huyện có trách nhiệm tổng hợp chương trình, kế hoạch công tác tháng
sau của UBND huyện, trình Chủ tịch UBND huyện xem xét, quyết định sau
đó gửi và thông báo cho các đơn vị thuộc UBND để thực hiện.
Ngoài chương trình, kế hoạch công tác tháng của cơ quan Văn phòng
34
căn cứ vào kế hoạch công tác năm và quý để triển khai và xây dựng kế hoạch
công tác tháng cho Lãnh đạo UBND.
Lịch công tác tuần là một loại kế hoạch chi tiết nhất, chỉ rõ thời gian,
địa chỉ, người thực hiện và nội dung công việc.
Cũng tương tự như các chương trình, kế hoạch công tác nêu trên, lịch
công tác tuần của UBND huyện Mường La được xây dụng, triển khai dựa
trên các chương trình, kế hoạch công tác năm, quý, tháng củng sự chỉ đạo
của Chủ tịch UBND huyện, Văn phòng HĐND – UBND huyện thực hiện
việc phối hợp với các đơn vị liên quan xây dựng lịch công tác tuần và gửi
các đơn vị qua hệ thống quản lý văn bản điện tử và chuyển trực tiếp thông
qua văn thư đối với các đơn vị, cá nhân không sử dụng hệ thống quản lý
văn bản điện tử.
Kế hoạch hay lịch công tác tuần của UBND huyện là lịch công tác
của Lãnh đạo UBND huyện bao gồm thời gian; trách nhiệm hay người thực
hiện, tham dự; nội dung; địa điểm; đơn vị chuẩn bị, tham dự.
Đối với những kế hoạch nằm trong lịch công tác tuần của Lãnh đạo
UBND huyện khi có sự thay đổi về thời gian hay bất kỳ nội dung gì liên
quan, Phòng Tổng hợp thuộc Văn phòng HĐND - UBND có trách nhiệm
cập nhật thông tin và thông báo cho các đơn vị liên quan biết qua hệ thống
thư điện tử của UBND huyện.
Văn phòng HĐND - UBND huyện lập dự kiến Lịch công tác tuần
của Lãnh đạo UBND huyện và trình Lãnh đạo UBND huyện để xin ý kiến,
nếu có sự điều chỉnh Văn phòng HĐND - UBND huyện có trách nhiệm
khẩn trương hoàn thiện Lịch công tác tuần theo sự chỉ đạo và gửi Lãnh đạo
UBND huyện sau họp giao ban đồng thời đưa lên hệ thống quản lý văn bản
điện tử của UBND.
Trong các cuộc họp giao ban hành tuần của UBND huyện thường có
35
2.2.1.4 Lịch công tác tuần
các văn bản nhắc việc tuần tiếp theo trong tháng cho các đơn vị thuộc
UBND trong đó thể hiện các nhiệm vụ mà các đơn vị thuộc UBND cần
phải thực hiện theo ý kiến chỉ đạo, điều hành của Lãnh đạo UBND hay nói
cách khác văn bản đó là Kết luận của Lãnh đạo UBND huyện sau cuộc
họp, làm việc.
Tổ chức cuộc họp, hội nghị là một hình thức của hoạt động quản lý
nhà nước, một cách thức giải quyết công việc, thông qua đó thủ trưởng cơ
quan hành chính nhà nước trực tiếp thực hiện sự lãnh đạo, chỉ đạo, điều
hành giải quyết các công việc thuộc chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của
cơ quan mình theo quy định của pháp luật. Văn phòng HĐND - UBND
huyện là đơn vị trực tiếp thực hiện các khâu hậu cần chuẩn bị, lập kế hoạch
cho việc tổ chức cuộc họp, hội nghị Ngoài Nội quy, quy định của cơ quan
về tổ chức cuộc họp, hội nghị việc tổ chức cuộc họp hội nghị đảm bảo tuân
thủ theo Quyết định số: 45/2018/QĐ-TTg ngày 09 tháng 11 năm 2018 của
Thủ tướng Chính phủ Quy định chế độ họp trong hoạt động quản lý, điều
hành của cơ quan thuộc hệ thống hành chính nhà nước.
Trong đó quy định các cuộc họp của Chủ tịch UBND cấp huyện
gồm: Họp giao ban hàng tuần của Chủ tịch UBND cấp huyện với các Phó
Chủ tịch UBND cùng cấp; Họp giải quyết công việc để xử lý công việc
thường xuyên và những công việc phức tạp, cấp bách, liên quan đến nhiều
ngành, nhiều lĩnh vực; Họp giải quyết công việc với người đứng đầu các cơ
quan, đơn vị thuộc UBND cùng cấp, Chủ tịch UBND cấp dưới; Họp tham
mưu, tư vấn với cơ quan chủ trì đề án và đại diện các cơ quan liên quan để
nghe báo cáo, ý kiến tư vấn, tham mưu trước khi quyết định giải quyết
công việc; Họp chuyên đề; Tập huấn, triển khai khi có chủ trương, chính
sách mới; Họp sơ kết, tổng kết.
36
2.2.2 Công tác tổ chức cuộc họp, hội nghị
Việc tổ chức cuộc họp, hội nghị được Văn phòng HĐND - UBND
huyện Mường La xây dựng chương trình một cách khoa học, hợp lý dựa
trên cơ sở chức năng, thẩm quyền theo quy định.
Trong quá trình thực tập tại UBND huyện Mường La theo quan sát
thực tế trung bình mỗi tháng cơ quan tổ chức trên 30 cuộc họp, hội nghị
gồm: Họp giao ban hàng tuần giữa Chủ tịch UBND huyện với các Phó Chủ
tịch UBND cùng cấp, cuộc họp giải quyết công việc giữa Chủ tịch UBND
huyện với các xã, cuộc họp giữa Lãnh đạo UBND huyện với Ban chỉ đạo
Phòng chống dịch Covid-19, họp triển khai chủ chương của UBND
tỉnh,…Mỗi cuộc họp được tổ chức ở quy mô, hình thức khác nhau, nội
dung cũng như mục đích của cuộc họp cũng khác nhau.
Nội dung của chương trình, kế hoạch gồm: Tên hội nghị, nội dung
hội nghị, địa điểm, thành phần tham gia,…. Ngoài ra chương trình, kế
hoạch còn đảm bảo các yêu cầu về thể thức văn bản theo Nghị định
30/2020/NĐ-CP ngày 05 tháng 03 của Chính Phủ Về công tác văn thư,
đảm bảo nguyên tắc khả thi khi triển khai thực hiện. Một hội nghị do
UBND huyện tổ chức có sự tham gia của rất nhiều các đơn vị khác nhau
ngoài đơn vị chủ trì trong đó gồm Văn phòng HĐND -UBND huyện,
Phòng Tài chính - Kế hoạch, Trung tâm Truyền thông - Văn hóa để đưa tin.
Tại UBND huyện Mường La kế hoạch tổ chức hội nghị của UBND
huyện được Văn phòng HĐND - UBND huyện thực hiện như sau:
Văn phòng HĐND - UBND chịu trách nhiệm chủ trì hoặc phối hợp
tổ chức, chuẩn bị nội dung và chịu trách nhiệm xây dựng kế hoạch tổ chức
hội nghị để xin ý kiến Lãnh đạo UBND quyết định về các nội dung như:
Nội dung hội nghị bao gồm những sự kiện gì; phân công các đon vị, cá
nhân chuẩn bị tài liệu, báo cáo; xác định thành phần, thời gian, địa điểm tổ
chức hội nghị; xây dựng bản dự trù kinh phí trong đó bao gồm các nội
37
dung chi, nguồn tài chính; dự kiến thành lập Ban tổ chức hội nghị (nếu có),
dự kiến các chương trình tổ chức hội nghị cũng như các vấn để về công tác
hậu cần như lễ tân, trang thiết bị loa, mic, hội trường, thiết kế hội trường,
chuẩn bị giấy mời, tài liệu...
Các nội dung quan trọng cần phải chú ý khi lập chương trình, kế
hoạch tại Văn phòng bộ khi chủ trì hoặc phối hợp tổ chức bao gồm: tên loại
hội nghị, hội họp; mục đích, yêu cầu của hội nghị, hội họp; đối tượng,
thành phần tham dự; thời gian, địa điểm tổ chức; các công việc cần làm
trước, trong và sau hội nghị; kinh phí; phân công công việc, trách nhiệm
cho các cá nhân, đơn vị tham gia tổ chức.
Quy trình xây dựng kế hoạch cho cuộc họp, hội nghị của Văn phòng
HĐND - UBND huyện Mường La:
Bước 1: Xác định mục tiêu, yêu cầu, phương pháp tổ chức hội họp;
Bước 2: Xác định nội dung các công việc cần phải thực hiện, phân
công nhiệm vụ;
Bước 3: Xác định cuộc họp tổ chức ở đầu, khi nào, thành phân;
Bước 4: Dự trù kinh phí cho từng hoạt động của hội họp;
Bưóc 5: Lập chương trình nghị sự cho hội họp.
2.2.3 Công tác tổ chức chuyến đi công tác của lãnh đạo cơ quan
Công tác xây dựng chuyến đi công tác của Lãnh đạo cơ quan: Thông
thường các chuyến đi công tác thường gắn liền với công tác hội họp, tham dự
hội nghị hoặc sự kiện và Văn phòng HĐND - UBND phối họp với đơn vị
liên quan căn cứ vào kế hoạch công tác năm của UBND để triển khai xây
dựng kế hoạch và thực hiện. Văn phòng HĐND - UBND huyện là đơn vị
đứng ra phối hợp với các đơn vị khác để xây dựng chương trình, kế hoạch làm
việc của lãnh đạo và Văn phòng HĐND - UBND huyện có nhiệm vụ thông
38
báo cho các đơn vị liên quan biết để thực hiện khi chương trình, kế hoạch
được thông qua. Việc xây dựng kế hoạch cho chuyến đi là căn cứ để đánh giá
kết quả khi kết thúc chuyến đi công tác.
Căn cứ xây dưng kế hoạch tổ chức chuyển đi công tác: căn cứ mục
đích, nhiệm vụ của chuyến đi; căn cứ vào chức năng, nhiệm vụ của UBND;
căn cứ vào kế hoạch công tác năm, quý, tháng của UBND, Văn phòng HĐND
- UBND huyện; căn cứ vào nguồn lực của UBND về kinh phí, điều kiện cơ sở
vật chất, trang thiết bị…Nội dung của công tác xây dựng chương trình, trình
kế hoạch cần được đảm bảo các yêu cầu về: mục đích, địa điểm, thời gian,
phương tiện,trang thiết bị, các văn bản báo cáo và kinh phí di chuyển.
Quy trình lập để lập chương trình, kế hoạch công tác
Bước 1: Xác định mục tiêu, yêu cầu của các chuyến đi;
Bước 2: Tìm hiểu thông tin về điểm đến của các chuyến đi;
Bước 3: Xác định phương pháp thực hiện công việc, nội dung các công
việc cần thực hiện, phân công trách nhiệm thực hiện công việc đối với chuyến
đi và nội dung công việc, trách nhiệm khi Lãnh đạo đi công tác;
Bước 4: Lập bảng dự trù kinh phí;
Bước 5: Xác định các tài liệu, nội dung, giấy tờ cần thiết cho chuyến đi;
Bước 6: Lập lịch trình chuyến đi, trình Lãnh đạo phê duyệt;
Bước 7: Tổ chức thực hiện.
2.2.4 Công tác bảo quản cơ sở vật chất, trang thiết bị, phương tiện
việc làm của cơ quan
Xây dựng kế hoạch nhằm quản lý cơ sở vật chất, trang thiết bị, phương
tiện làm việc của UBND huyện Mường La và Văn phòng HĐND -
UBND huyện Mường La là một trong những nhiệm vụ quan trọng nằm trong
kế hoạch công tác năm của cơ quan và cũng là một trong các nhiệm vụ mà VP
cần thực hiện. Để quản lý các trang thiết bị văn phòng, cơ sở vật chất cho
HĐND - UBND nhằm đáp ứng kịp thời yêu cầu giải quyết công việc của
39
UBND thì việc lập kế hoạch quản lý trang bị cơ sở vật chất là công việc do
Phòng chuyên viên Tổng hợp thuộc Văn phòng HĐND - UBND chịu trách
nhiệm thực hiện.
Các căn cứ để xây dựng kế hoạch quản lý trang thiết bị, cơ sở vật chất
bao gồm: căn cứ vào kế hoạch công tác năm của UBND, căn cứ vào sự chỉ
đạo của Lãnh đạo UBND, căn cứ vào chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của
Phòng chuyên viên Tổng hợp, căn cứ vào thực trạng công việc và tình trạng
trang thiết bị, cơ sở vật chất của khối cơ quan HĐND - UBND. Phòng chuyên
viên Tổng hợp là đơn vị trực thuộc Văn phòng HĐND - UBND huyện có
chức năng giúp Chánh Văn phòng HĐND - UBND huyện về công tác quản lý
cơ sở vật chất, trang thiết bị, xây dựng kế hoạch và tổ chức mua sắm tài sản,
trang thiết bị, văn phòng phẩm cho cơ quan; Kế hoạch xác định rõ mục tiêu,
yêu cầu đối với công tác quản trị, các nội dung công việc và thời gian thực
hiện công việc đó.
Các bước trong quy trình lập kế hoạch quản lý cơ sở vật chất, trang
thiết bị:
Bước 1: Khảo sát, căn cứ nhu cầu thực tiễn và đánh giá thực trạng,tình
trạng trang thiết bị, cơ sở vật chất tại trụ sở HĐND - UBND huyện.
Bước 2: Dựa trên thực tiễn xác định các công việc cần tiến hành thực
hiện trong năm như tổ chức mua sắm tài sản, trang thiết bị, văn phòng
phẩm,tu bổ, sửa chữa, bảo trì các trang thiết bị trong trụ sở HĐND - UBND.
Bước 3: Xác định thời gian, phương án thực hiện.
Bước 4: Trình ký duyệt và tổ chức triển khai, thực hiện, kiếm tra, giám sát.
Ngoài việc lập kế hoạch để quản lý cơ sở vật chất, trang thiết bị,
phương tiện làm việc của HĐND - UBND thì Văn phòng HĐND -
UBND huyện, Phòng chuyên viên Tổng hợp còn đưa nội dung ứng dụng công
nghệ thông tin trong quản lý và sử dụng trang thiết bị, cơ sở vật chất vào kế
hoạch nhằm mục đích sử dụng có hiệu quả phần mềm cũng như quản lý tốt
40
nội dung này.
2.3 Vai trò chức năng tham mƣu, tổng hợp giúp việc hậu cần của Văn
phòng HĐND – UBND huyện trong việc xây dựng chƣơng trình, kế hoạch
Đối với chức năng tổng hợp, chức năng này được thực hiện khi Văn
phòng HĐND - UBND tổng hợp, báo cáo trình Lãnh đạo UBND những thông
tin quản lý, kết quả thực hiện kế hoạch, mục tiêu đã để ra. Mà những thông tin
trong báo cáo là thông tin đã được thu thập, xử lý. Khi thông tin cung cấp cho
Lãnh đạo kịp thời và chính xác giúp cho việc ra quyết định chỉ đạo của Lãnh
đạo UBND được đúng đắn và hiệu quả.
Khi Văn phòng xây dựng kế hoạch phù hợp giúp Lãnh đạo UBND quản
lý, tổ chức, kiểm tra, giám sát được hoạt động của UBND và các công việc
được thực hiện theo như mục tiêu đã đề ra hoặc kết quả có thể vượt qua cả
mục tiêu để ra thì Văn phòng HĐND - UBND đã thực hiện tốt chức năng
tham mưu tổng hợp của mình. Văn phòng HĐND - UBND huyện làm nhiệm
vụ thu thập và xử lý thông tin của cơ quan qua đó thực hiện chức năng tham
mưu giúp cho Lãnh đạo cơ quan điều hành công việc một cách hiệu quả.
Thông qua việc xây dụng kế hoạch để thực hiện chức năng của văn phòng
điều này giúp cho UBND, Văn phòng HĐND - UBND xác định được phương
hướng hoạt động.
Thông qua kế hoạch được lập Văn phòng HĐND - UBND giúp Chủ
tịch UBND tổ chức thực hiện các hoạt động của UBND theo đúng chương
trình, kế hoạch của UBND huyện đã đặt ra.
Chức năng tham mưu của Văn phòng HĐND – UBND huyện là tham
mưu về chỉ đạo, điều hành công việc của cơ quan, thông qua việc xây dựng
chương trình, kế hoạch công tác tham mưu của Văn phòng HĐND - UBND
huyện Mường La được thể hiện rõ nét hơn.
Kết quả quản lý của UBND huyện phụ thuộc vào công tác tham mưu
của VP về xây dựng chương trình, kế hoạch và việc theo dõi tổ chức thực hiện
41
chương trình, kế hoạch đã xây dựng của UBND huyện.
Đội ngũ cán bộ làm công tác Văn phòng gồm 26 cán bộ, trong đó có
17 cán bộ thuộc biên chế và 09 cán bộ hợp đồng, có 03 chuyên viên chính, 14
chuyên viên và tương đương, về trình độ chuyên môn căn cứ vào bảng cơ cấu
về trình độ chuyên môn của Văn phòng HĐND - UBND huyện Mường La
gồm cơ cấu, 04 thạc sỹ chiếm 15% cơ cấu, 17 cử nhân chiếm 81% cơ cấu,
trình độ khác chiếm 4% vì vậy những cán bộ tham gia trong lĩnh vực tham
mưu - tổng hợp của Văn phòng HĐND - UBND huyện Mường La là những
người có trình độ, kinh nghiệm, đã qua các lớp đào tạo để có thể đảm nhận
được chức năng đã quy định. Đối với chức năng giúp việc đảm bảo cơ sở vật
chất của Văn phòng HĐND - UBND, thông qua việc xây dựng chương trình,
kế hoạch của UBND để đảm bảo cho hoạt động quản lý, sử dụng và cung cấp
trang thiết bị, cơ sở vật chất của UBND luôn được ổn định, không làm ảnh
hưởng đến quá trình giải quyết và thực hiện công việc của cả cơ quan.
Như vậy, giữa chức năng tham mưu tổng hợp và hoạt động xây dựng
chương trình, kế hoạch có mối quan hệ chặt chẽ, tác động lẫn nhau. Vừa là cơ sở
để xây dựng, áp dụng đồng thời dùng để kiểm tra, báo cáo và đánh giá kết quả. .
2.4 Đánh giá về công tác xây dựng chƣơng trình, kế hoạch tại Văn
phòng HĐND – UBND huyện Mƣờng La
2.4.1 Ưu điểm
Việc xây dựng kế hoạch tại Văn phòng HĐND - UBND huyện Mường
La được thực hiện theo đúng quy trình, quy định của đường lối, chính sách,
pháp luật.
Văn phòng HĐND - UBND huyện Mường La khi xây dựng kế hoạch
đảm bảo thực hiện theo đúng yêu cầu việc áp dụng và thực hiện theo các
nguyên tắc, căn cứ giúp cho các công việc trong kế hoạch được thực hiện tuần
tự giúp tiết kiệm được nhiều thời gian, công sức...Quá trình tổ chức triển khai
và thực hiện các hoạt động đã bám sát theo kế hoạch đã đề ra.
42
Nội dung xây dựng kế hoạch được đưa vào Quy chế làm việc của
HĐND - UBND trong đó quy định rõ các yêu cầu, nguyên tắc, thủ tục và
trách nhiệm phối hợp, thực hiện của các đơn vị trong UBND việc này thể hiện
trách nhiệm của Lãnh đạo UBND đối với chức năng, nhiệm vụ của Bộ đối với
vai trò quan trọng của công tác xây dựng chương trình, kế hoạch. Việc xây
dựng chương trình, kế hoạch được thực hiện theo quy định, quy chế làm việc
của UBND huyện, thực hiện theo đúng quy định của cơ quan do đó chương
trình, kế hoạch mà Văn phòng HĐND - UBND huyện đã xây dựng mang đầy
đủ tính pháp lý.
Văn phòng HĐND - UBND huyện Mường La thực hiện xây dựng kế
hoạch đạt kết quả tốt trong hoạt động của UBND, trong các hội nghị, hội họp,
các chuyến đi công tác cũng như trong đảm bảo cơ sở vật chất, trang thiết bị
của UBND, hoàn thành tốt chức năng tham mưu, tổng hợp phục vụ Lãnh đạo
UBND, góp phần đảm bảo hoạt động chỉ đạo, điều hành của Lãnh đạo
UBND. Chủ trì, phối hợp với các đơn vị chuẩn bị chu đáo nội dung xây dựng
chương trình, kế hoạch, lịch công tác của Lãnh đạo UBND, thực hiện đều đặn
việc xây dụng các báo cáo tháng, tổng kết công tác chỉ đạo, điều hành của
UBND gửi UBND tỉnh, văn phòng HĐND - UBND tỉnh... Xây dựng chương
trình, kế hoạch cho công tác quản trị thiết bị, cơ sở vật chất đã tập trung vào
việc đảm bảo điều kiện và nhu cầu cho quá trình làm việc của Lãnh đạo
UBND cũng như các đơn vị trong UBND huyện. Quá trình tổ chức và thực
hiện kế hoạch được Văn phòng HĐND – UBND huyện quản lý, giám sát chặt
chẽ bằng sự quan sát và các văn bản, kịp thời điều chỉnh, khắc phục khi xảy ra
sự cố. Văn phòng HĐND - UBND huyện luôn nhận được sự quan tâm, chỉ
đạo của Lãnh đạo trong công tác xây dựng chương trình, kế hoạch nói riêng.
Hàng năm Văn phòng HĐND - UBND huyện thường tổ chức các lớp học bồi
dưỡng về công tác VP, trong đó có xây dựng chương trình, kế hoạch nhằm
nâng cao năng lực chuyên môn cũng như kỹ năng xây dựng chương trình, kế
43
hoạch của các cán UBND huyện Mường La, công chức của Văn phòng
HĐND - UBND huyện.
Cán bộ tham gia xây dựng chương trình, kế hoạch là những người có
nhiều năm kinh nghiệm trong việc lập chương trình, kế hoạch, luôn có tinh
thần, trách nhiệm cao. Nội dung lập kế hoạch còn là vấn đề quan trọng được
đưa vào các cuộc họp để bàn bạc và thống nhất nội dung.
Như đã nói ở trên, việc xây dựng chương trình, kế hoạch công tác đã
được quan tâm nhiều hơn và được thực hiện từ rất sớm theo một cách chủ
động. Việc lập báo cáo thường kỳ công tác được các cán bộ VP thực hiện theo
đúng yêu cầu, quy định. Đối với kế hoạch cho việc tổ chức chuyến đi công tác
hay tổ chức hội nghị, hội họp Văn phòng HĐND - UBND luôn thực hiện tốt,
đảm bảo các chuyến đi được diễn ra theo đúng lịch trình, các hội nghị, hội
họp của UBND, Văn phòng HĐND - UBND được tổ chức theo đúng như dự
kiến gặp ít sai sót.
Đối với Văn phòng HĐND - UBND huyện trong việc thực hiện các
chức năng: Văn phòng HĐND - UBND đã thực hiện đưa những công việc
mang tính chất sự vụ tách ra khỏi chức năng của VP trở thành các dịch vụ
giảm bớt gánh nặng chức năng của VP.
2.4.2 Hạn chế
Ngoài những ưu điểm đã nói ở trên thì công tác xây dựng Chương
trình, kế hoạch tại Văn phòng HĐND - UBND huyện Mường La còn có
những hạn chế như sau:
Do việc ảnh hưởng của cơ chế quản lý hiện nay, tương lai là sự bất định
nên việc đặt ra các kế hoạch cụ thể từ đầu năm thường bị thay đổi, đôi khi
trong công tác triển khai và thực hiện kế hoạch Văn phòng HĐND - UBND
rơi vào bị động.
Nguồn lực của Văn phòng HĐND - UBND huyện Mường La chưa
đồng đều. Nguồn nhân lực căn cứ theo trình độ chuyên môn, kinh nghiệm còn
44
thiếu. Nguồn lực về tài chính còn hạn chế dẫn đến việc sử dụng ngân sách cho
các nội dung trong kế hoạch không thực hiện được, làm lệch định hướng ban
đầu đã xây dựng trong kế hoạch.
Do sự tác động từ các yếu tố nằm bên ngoài kế hoạch, phải thường
xuyên giải quyết các công việc nằm ngoài dự kiến vì vậy VP phải điều chỉnh
lại các hoạt động sao cho phù hợp với kế hoạch, nguồn kinh phí đã được đặt
ra từ trước dẫn đến việc tốn nhiều thời gian và ảnh hưởng đến quá trình thực
hiện và giải quyết các công việc. Việc phổ biến các kế hoạch, hướng dẫn xây
dụng kế hoạch chưa được thể hiện trên hệ thống cổng thông tin điện tử của Bộ
dẫn đến khi các cá nhân, tổ chức muốn tìm hiểu thì không nhận được thông
tin phản hồi.
Trong thực tiễn việc xây dụng kế hoạch là một nội dung phức tạp có
nhiều cá nhân, đơn vị tham gia dẫn đến có nhiều quan điểm, nhu cầu khác
nhau, đôi khi làm ảnh hưởng đến quá trình phối hợp trong quá trình xây dựng,
triển khai, thực hiện chương trình, kế hoạch.
Sự phân công công việc hoặc chỉ đạo phối hợp còn chưa hợp lý, một
công việc có thể có 2 đơn vị cùng thực hiện nhưng có những công việc thì còn
đùn đẩy, thiếu trách nhiệm dẫn đến sự không thống nhất, gián đoạn hay chồng
chéo giữa các công việc với nhau. Việc xây dựng chương trình, kế hoạch của
Văn phòng HĐND - UBND chưa được chú trọng, các nội dung chưa được thể
hiện rõ ràng, về thực tế các công việc, nhiệm vụ theo chức năng của VP vẫn
được diễn ra tuy nhiên, qua phỏng vấn một số cán bộ có trách nhiệm trong VP
thì công tác xây dựng kế hoạch chưa thể hiện được nhiệm vụ cụ thể bằng các
văn bản hoặc việc xây dựng chương trình, kế hoạch không được diễn ra đều
đặn...Quá trình báo cáo thông tin của các đơn vị về VP chưa được hoàn thiện
như không thực hiện không đúng với yêu cầu về thời gian gây không ít khó
khăn cho Văn phòng UBND trong việc tổng hợp, xây dựng báo cáo. Việc tạo
phương tiện hỗ trợ xây dụng kế hoạch tuy có tiến bộ về công nghệ thông tin
45
nhưng mức độ tiến bộ còn chưa cao.
Nguyên nhân dẫn đến các hạn chế trên là do ảnh hưởng của cơ chế
quản lý, hạn chế về nguồn vật lực, do cán bộ, công chức chưa nhận thức được
sự tác động của kế hoạch đối với việc thực hiện công việc và do thói quen làm
việc và phương pháp xây dựng, thực hiện, trong quá trình xây dựng và thực
hiện công việc.
Như vậy, các nội dung trên đã đưa ra được thực trạng những vấn đề về
công tác xây dựng kế hoạch tại Văn phòng HĐND - UBND huyện Mường La
bao gồm nội dung xây dựng chương trình, kế hoạch công tác thường kỳ của
UBND huyện , những kế hoạch về tổ chức hội nghị, hội họp, các chuyến đi
công tác của Lãnh đạo UBND, trong quản lý cơ sở vật chất, trang thiết bị.
Tuy nhiên, bên cạnh những kết quả đạt được, vẫn còn tồn tại những hạn
chế trong quá trình tổ chức và xây dựng kế hoạch. Từ những kết quả thu được
sẽ là căn cứ để đề xuất một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả của công tác
lập kế hoạch tại Văn phòng HĐND - UBND huyện Mường La.
* Tiểu kết
Trong chương 2, tôi đã trình bày lịch sử hình thành HĐND - UBND
huyện Mường La cũng như Văn phòng HĐND - UBND huyện Mường La;
Thực trạng công tác xây dựng Chương trình, Kế hoạch và đưa giá đánh giá
chung về công tác xây dựng chương trình, kế hoạch tại Văn phòng HĐND -
UBND huyện Mường La. Những nội dung tôi trình bày tại chương 2 là cơ sở
46
để tôi triển khai chương 3 một cách thuận lợi nhất.
Chƣơng 3: GIẢI PHÁP NÂNG CAO TÁC XÂY DỰNG CHƢƠNG
TRÌNH, KẾ HOẠCH TẠI VĂN PHÕNG HĐND - UBND HUYỆN
MƢỜNG LA
Để công tác Văn phòng của cơ quan được hoạt động một cách thông
suốt thì công tác xây dựng chương trình, kế hoạch là một hoạt động không thể
thiếu của các cơ quan tổ chức nói chung và của HĐND - UBND huyện
Mường La, Văn phòng HĐND - UBND huyện Mường La nói riêng. Qua việc
tìm hiểu thực trạng công tác xây dựng chương trình, kế hoạch tại Văn phòng
HĐND - UBND huyện Mường La, tôi xin đưa đề xuất một số ý kiến như sau:
3.1 Hoàn thiện về thể chế công tác xây dựng chƣơng trình, kế
hoạch
Cụ thể hóa chính sách, chủ trương của Đảng, Nhà nước trong công tác
chỉ đạo, điều hành để xây dựng, hoàn thiện hệ thống văn bản quy phạm pháp
luật quy định về xây dựng chương trình, kế hoạch, cũng như các quy chế để
thống nhất giữa các VP cơ quan, giữa các đơn vị, cá nhân tham gia vào xây
dựng, triển khai và thực hiện kế hoạch đặc biệt là các cơ quan cấp thuộc
HĐND -UBND huyện giúp cho việc xây dựng có hiệu quả, thực hiện được dễ
dàng hơn. Việc xây dựng kế hoạch phải được thực hiện thống nhất từ Trung
ương xuống các địa phương, từ cấp tỉnh xuống cấp huyện vì vậy cần có những
văn bản hướng dẫn để thống nhất mô hình chung cho các cơ quan, tổ chức.
Hướng dẫn, tạo điều kiện cho VP các cơ quan có sự thống nhất, thuận
lợi...trong quy trình xây dựng hay tổng hợp kế hoạch, thuận lợi cho công tác
thanh tra, kiểm tra và đánh giá kết quả.
Qua khảo sát thực tế hiện nay tại UBND huyện Mường La chưa có Văn
bản nào hướng dẫn chi tiết về việc lập chương trình, kế hoạch tại cơ quan, các
chương trình, kế hoạch được lập chỉ dựa trên kinh nghiệm, cũng như theo yêu
47
cầu của cấp trên đề ra.
3.2 Nâng cao nhận thức của Lãnh đạo trong công tác xây dựng
chƣơng trình, kế hoạch
Công tác xây dựng chương trình, kế hoạch là yếu tố quan trọng đối với
hoạt động của mỗi cơ quan, tổ chức. Đặc biệt, công tác tác xây dựng chương
trình, kế hoạch có ý nghĩa quan trọng trong việc thực hiện công việc và nhiệm
vụ của mỗi cơ quan, đơn vị. Chính vì vậy, để nâng cao hiệu quả công tác quản
trị văn phòng thì yếu tố đầu tiên đó là nhận thức của Lãnh đạo VP.
Lãnh đạo VP cần nhận thấy được tầm quan trọng và vai trò của công
tác VP đối với hoạt động của cơ quan thông qua việc hoạch định chương
trình, kế hoạch công tác hoạch định xây dựng, ban hành và quản lý văn bản
liên quan đến việc thực hiện chương trình kế, hoạch,.. Các hoạt động trên là
cơ sở cho việc tổ chức thực hiện các công tác chuyên môn của Văn phòng
HĐND - UBND huyện.
Lãnh đạo VP ban cần ban hành thêm các quy chế về công tác công tác
xây dựng chương trình, kế hoạch và quy chế làm việc hay quy chế tổ chức
hoạt động của văn phòng. Bên cạnh đó, phải thường xuyên cập nhật, phổ
biến, hướng dẫn, kiểm tra, đôn đốc việc thực hiện các văn bản liên quan đến
công tác thực hiện chương trình, kế hoạch các đơn vị, phòng ban, đặc biệt là
Văn phòng HĐND - UBDND huyện Mường La.
3.3 Tăng cƣờng công tác kiểm tra, đánh giá công tác xây dựng
chƣơng trình, kế hoạch
Tiến hành kiểm tra, đánh giá thực hiện công tác thực hiện chương
trình, kế hoạch. Thông qua việc kiểm tra, đánh giá giúp cho lãnh đạo cơ quan
lấy đó làm cơ sở để thực hiện thi đua, khen thưởng từ đó giúp cho các hoạt
động của cơ quan có sự tích cực thúc đẩy các hoạt động của cơ quan. Những
tấm gương, điển hình tiên tiến để nhân rộng. Kết quả kiểm tra đánh giá phải
48
được báo cáo trong chương trình thi đua, xếp loại hàng tháng.
Cuối cùng, cần tận dụng tối đa mọi nguồn lực và đầu tư hơn nữa để
công tác văn phòng phát huy được vị trí, vai trò và đạt được hiệu quả cao
trong việc thực hiện nhiệm vụ của HĐND - UBND huyện Mường La nói
chung và của Văn phòng HĐND - UBND huyện Mường La nói riêng.
Đặc biệt, lãnh đạo VP cần đôn đốc, theo dõi, kiểm tra, giám sát quá
trình thực hiện chương trình, kế hoạch tại các đơn vị trực thuộc. Kiểm tra,
giám sát là công cụ đắc lực trong việc đánh giá kết quả thực hiện công việc,
kiểm tra nhằm uốn nắn, điều chỉnh những sai lệch giữa chương trình, kế
hoạch và thực tiễn. Thông qua công tác kiểm tra, giám sát sẽ là cơ sở thực tiễn
để nghiên cứu, bổ sung, sửa đổi, hoàn thiện các chủ trương, đường lối thể chế,
cơ chế quản lý, chính sách đã được HĐND - UBND huyện Mường La ban
hành, từ đó Văn phòng HĐND - UBND huyện Mường La không ngừng học
hỏi kinh nghiệm, đưa ra các chỉ đạo cần thiết, cải thiện khả năng hoàn thành
công việc, tiết kiệm thời gian và sức lực cho cơ quan.
3.4 Đào tạo và phát triển nguồn nhân lực
Trước hết, công chức làm việc trong Văn phòng HĐND - UBND huyện
Mường La phải nhận thức rõ vai trò và tầm quan trọng của công tác văn
phòng nói chung và công tác xây dựng chương trình, kế hoạch tại HĐND -
UBND huyện Mường La nói chung và tại Văn phòng HĐND - UBND huyện
Mường La nói riêng. Văn phòng là nơi cung cấp thông tin để phục vụ cho
hoạt động quản lý của Lãnh đạo đồng thời cũng là nơi hỗ trợ và cung cấp
thông tin cho các đơn vị, phòng ban tại tổ chức. Công tác xây dựng chương
trình, kế hoạch được thực hiện khoa học theo quy trình sẽ đảm bảo các nguồn
thông tin chính xác và giúp cho công việc được thực hiện một cách trơn tru.
Tiếp theo, cán bộ trong cơ quan không ngừng học tập nâng cao trình độ
chuyên môn nghiệp vụ của mình. Phải có trình độ chuyên môn nghiệp vụ tốt.
Bởi vì, có trình độ chuyên môn nghiệp vụ tốt mới có thể xử lý công việc
49
nhanh, chính xác, đạt hiệu quả cao và đáp ứng yêu cầu nhiệm vụ được giao.
Đặc biệt, công chức cần biết tiếp thu những ý kiến chỉ đạo của lãnh đạo VP về
công tác VP trong hoạt động của cơ quan.
Thứ ba, công chức, chuyên viên thực hiện cần nắm vững quy trình
nghiệp vụ theo tiêu chuẩn ISO để thực hiện công việc hiệu quả; ISO là hệ
thống quản lý chất lượng quyết định chất lượng thực hiện công việc, tạo ra
một quá trình liên kết của tất cả các bộ phận trong VP. Các công chức có công
việc khác nhau tạo có mối quan hệ liên kết với nhau vừa độc lập vừa bổ sung
hỗ trợ lẫn nhau, đầu ra của người này sẽ là đầu vào của người kia. Quản tuân
theo một quá trình và đưa ra quyết định dựa trên những thông tin chính xác.
Đồng thời công chức cần phản ánh, đóng góp ý kiến cho lãnh đạo về những
bất cập trong quá trình thực hiện công việc để kịp thời khắc phục.
Thứ tư, tham gia các lớp bồi dưỡng, đào tạo về nghiệp vụ công tác văn
phòng.
Thứ năm, trong quá trình tuyển dụng nhân sự cần đưa ra các tiêu chuẩn
phù hợp, đúng theo quy định về làm công tác VP.
Ví dụ như:
- Trình độ: Tốt nghiệp đại học các ngành Quản trị văn phòng, Hành
chính văn phòng, Văn thư lưu trữ, Quản lý nhà nước
- Kinh nghiệm: Trên 02 năm kinh nghiệm
- Yêu cầu nghề nghiệp: Yêu nghề, thích nghi với môi trường mới
- Không tuyển dụng nhân sự không có chuyên môn về văn phòng
Cuối cùng, công chức thuộc Văn phòng HĐND - UBND huyện Mường
La phối hợp chặt chẽ việc xử lý và giải quyết công việc với các đơn vị, phòng
ban khác thuộc HĐND - UBND. Phối hợp chặt chẽ xử lý công việc tốt góp
phần nâng cao hiệu quả công việc và duy trì hoạt động của cơ quan.
3.5 Ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác xây dựng chƣơng
trình, kế hoạch
50
Công nghệ thông tin có vai trò quan trọng trong đời sống. Đặc biệt
trong hoạt động quản lý không thể thiếu đi vai trò của công nghệ thông tin. Vì
vậy hiện nay, cán bộ công chức cần có những kỹ năng cần thiết về tin học,
không chỉ riêng trong các ngành nghề liên quan đến khoa học và công nghệ mà
còn trong công việc hành chính văn phòng thường ngày tại cơ quan. Việc ứng
dụng công nghệ thông tin vào các nghiệp vụ VP là một yếu tố quan trọng trong
hoạt động của cơ quan nói chung và công tác xây dựng chương trình, kế hoạch
của Văn phòng nói riêng. Từ đó phản ánh mức độ hiện đại, thuật tiện và xây
dựng mô hình văn phòng thời đại 4.0 so với mô hình văn phòng truyền thống.
Việc sử dụng công nghệ thông tin vào các hoạt động văn phòng nhằm
nâng cao chất lượng, hiệu quả trong hoạt động của HĐND - UBND và Văn
phòng HĐND - UBND huyện Mường La, giữa các đơn vị thuộc HĐND -
UBND, với các cơ quan hành chính nhà nước, hỗ trợ đẩy mạnh cải cách hành
chính vào bảo đảm công khai, minh bạch.
Văn phòng HĐND - UBND cần thống nhất các phần mềm sử dụng
phục vụ hoạt động VP, chỉ nên sử dụng 01 phần mềm. Việc chỉ sử dụng 01
phần mềm giúp cho cán bộ công chức thao tác dễ dàng khi sử dụng, bên cạnh
đó, giúp cho việc xử lý và giải quyết công việc được thống nhất và đồng bộ từ
cấp trên xuống cấp dưới góp phần tiết kiệm thời gian thực hiện công việc và
nâng cao chất lượng cũng như hiệu quả công việc.
Văn phòng HĐND - UBND huyện cần thiết lập các ứng dụng đơn giản
và thân thiện với người dùng: Công nghệ thông tin càng phát triển, mức độ
phức tạp ngày càng gia tăng, con người ngày càng đạt được nhiều thành tựu
mới. Ví dụ như áp dụng ứng dụng Google sheet vào quản lý văn bản đến, văn
bản đi điều đó sẽ giúp cho việc quản lý văn bản thuận tiện hơn, thuận tiện cho
việc tra tìm.
Tiếp theo, Văn phòng HĐND - UBND cần tham mưu đổi mới mô hình
tổ chức và hoạt động ứng dụng công nghệ thông tin. Tiếp tục xây dựng, củng
51
cố và hoàn thiện hạ tầng, đảm bảo xây dụng và tổ chức hệ thống thông tin một
cách thống nhất, đồng bộ cả về nghiệp vụ và giải pháp kỹ thuật theo hướng
sẵn sàng tích hợp dữ liệu và khả năng xử lý các sự cố trong trường hợp cần
thiết. Qua thực thực tập tại Văn phòng HĐND – UBND huyện trang thiết bị
phục vụ công việc thường xuyên xảy ra lỗi, điều đó làm ảnh hưởng đến quá
trình hoạt động của cơ quan.
Cuối cùng, liên hệ với đơn vị cung cấp dịch vụ về thông tin, phối hợp
triển khai thực hiện nâng cấp các phần mềm ứng dụng phục vụ công việc .
* Tiểu kết
Qua đó ta có thể thấy vai trò quan trọng của công tác văn phòng nói
chung và công tác xây dựng chương trình, kế hoạch tại Văn phòng HĐND -
UBND huyện Mường La nói riêng trong hoạt động của cơ quan. Từ những gì
đã tìm hiểu tác giả đã đưa ra một số giải pháp như: Hoàn thiện về thể chế công
tác xây dựng chương trình, kế hoạch; Nâng cao nhận thức của Lãnh đạo; Tăng
cường công tác kiểm tra, đánh giá; Đào tạo và phát triển nguồn nhân lực và
ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác xây dựng chương trình, kế hoạch
52
giúp hoạt động của Văn phòng đạt được hiệu quả cao hơn.
KẾT LUẬN
Xây dựng chương trình, kế hoạch chính là nền tảng của quản trị,
chương trình, kế hoạch là văn bản hóa, là phương tiện để thực hiện được mục
đích, mục tiêu hoạt động của cơ quan, tổ chức. Đối với một cơ quan hành
chính nhà nước nếu không xây dựng mục đích hoạt động thì không thực hiện
được những chủ trương, chính sách của Đảng, Nhà nước, Chính phủ giao cho
như vậy là không hoàn thành nhiệm vụ, trách nhiệm của cơ quan nhà nước.
Qua thời gian thực tập và tìm hiểu công tác xây dựng chương trình, kế
hoạch tại Văn phòng HĐND - UBND huyện Mường La, trên cơ sở lý luận đã
đưa ra khóa luận đã cung cấp những thông tin về thực tiễn công tác xây dựng
chương trình, kế hoạch tại một cơ quan cấp huyện thuộc HĐND - UBND, từ
đó có thể nhận thấy rằng thực tiễn công tác xây dựng chương trình, kế hoạch
xác định mục đích cho một cơ quan, tổ chức có sự phức tạp hơn so với việc
đọc và thực hành bằng lý luận, để làm công việc này đòi hỏi những cán bộ có
trình độ chuyên môn, nhiều kinh nghiệm... và trong quá trình xây dựng, thực
hiện mỗi một loại kế hoạch cần phải thực hiện theo những nguyên tắc, căn cứ
và yêu cầu hay thực tiễn công việc khác nhau của mỗi cơ quan, tổ chức đề ra.
Giữa thực trạng và lý luận công tác xây dựng chương trình, kế hoạch đã có
những điểm tương đồng về các khái niệm, yêu cầu, mục đích.. .tuy nhiên,
trong quá trình lập và thực hiện chương trình, kế hoạch mà Văn phòng HĐND
- UBND huyện xây dựng còn có những điểm khác biệt, nhiều điểm phức tạp
hơn so với lý thuyết được học cần phải bắt tay vào thực tế mới có thể thấy hết
được. Tuy nhiên ở mỗi cơ quan, tổ chức lại hoạt động trong nhiều lĩnh vực
khác nhau nên quy trình hay cách thức xây dựng, tổ chức và triển khai thực
hiện chương trình, kế hoạch lại có những điểm khác nhau nhằm phù hợp với
mô hình, chức năng, lĩnh vực cũng như mục tiêu hoạt động của mỗi cơ quan,
53
tổ chức.
Trong đề tài, tác giả đã đề cập những khái niệm cơ bản liên quan đến
công tác xây dựng chương trình, kế hoạch, mục đích và ý nghĩa của công tác
xây dựng chương trình, kế hoạch. Bên cạnh đó, tác giả đã khái quát thực trạng
của công tác xây dựng chương trình, kế hoạch tại Văn phòng HĐND - UBND
huyện Mường La.
Cuối cùng, tác giả đã đưa ra một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả
công tác quản trị văn phòng bao gồm: Hoàn thiện thể chế; Nâng cao nhận
thức của Lãnh đạo; Tăng cường công tác thanh tra, kiểm tra; Đào tạo và
phát triển nguồn nhân lực và ứng dụng công nghệ thông tin vào hoạt động
văn phòng.
Do điều kiện thời gian có hạn và kiến thức thực tế của bản thân còn
hạn chế nên để tài không thể tránh khỏi những thiếu sót, rất mong các thầy,
cô nhận xét, góp ý và chỉnh sửa để khóa luận tốt nghiệp của tôi được hoàn
54
thiện hơn.
DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO
1. UBND huyện Mường La (2022), Quyết định số 01/2022/QĐ -UBND
ngày 10/02/2022 của UBND huyện Mường La về việc quy định vị trí, chức
năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Văn phòng HĐND - UBND
huyện Mường La, Mường La
2. Văn phòng HĐND - UBND huyện Mường La (2022), Quyết định số
01/2022/QĐ-VP ngày 05/01/2022 của Văn phòng HĐND - UBND huyện
Mường La về việc Ban hành quy chế làm việc của Văn phòng HĐND - UBND
huyện, Mường La
3. Văn phòng HĐND - UBND huyện Mường La (2022), Thông báo số
50/TB-VP ngày 11/02/2022 của Văn phòng HĐND - UBND huyện Mường La
về việc Phân công nhiệm vụ Lãnh đạo, chuyên viên, nhân viên, Văn phòng
HĐND - UBND huyện, Mường La
4. Thủ tướng Chính phủ (2018), Quy định chế độ họp trong hoạt động
quản lý, điều hành của cơ quan thuộc hệ thống hành chính nhà nước, Hà Nội
5. Harold Koontz, Cylil O’donell, Heinz Weihrich (1992), Những vấn
đề cốt yếu của quản lý, NXB Khoa học Kỹ thuật, Hà Nội
6. Nguyễn Thành Độ (2012), Giáo trình Quản trị văn phòng, NXB Đại
học Kinh tế Quốc dân, Hà Nội
7. Hồ Ngọc Cẩn (2003), Cẩm nang tổ chức hành chính văn phòng,
NXB Tài chính, Hà Nội
8. Vũ Thị Phụng (2007), Giáo trình nghiệp vụ thư ký văn phòng, NXB
Đại học Quốc gia, Hà Nội
9. Nguyễn Hải Sản (2003), Quản trị học, NXB Thống kê, Hà Nội
10. Lê Thị Luận (2016), Công tác xây dựng kế hoạch tại Văn phòng
Bộ Khoa học và Công nghệ, Trường Đại học Nội vụ Hà Nội, Hà Nội
11. Nguyễn Thị Bích (2015), Công tác Quản trị văn phòng tại Công ty
TNHH sản xuất và thương mại dược phẩm Tâm Bình,Trường Đại học Nội vụ
55
Hà Nội, Hà Nội
12. Tô Thị Lan Hương ( 2019), Đổi mới và nâng cao hiệu quả công tác
Quản trị văn phòng tại Văn phòng Bộ Nội vụ, Trường Đại học Nội vụ Hà Nội,
Hà Nội
13. Nguyễn Thị Tuyết Mai (2019), Chất lượng hoạt động của Văn
phòng hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân huyện Sơn Hòa, tỉnh Phú Yên,
Học viện Hành chính Quốc gia, Hà Nội
14. Cổng thông tin điện tử huyện Mường La - tỉnh Sơn La:
https://muongla.sonla.gov.vn
15. Trang thông tin điện tử: http://quantri.vn/dict/details/15-ke-hoach-la-gi
56
16. Trang thông tin điện tử: https://businessjargons.com/planning.html
PHỤ LỤC
Phụ lục 01 sơ đồ UBND huyện Mường La
Chủ tịch UBND
Phó Chủ tịch
Phó Chủ tịch
Phòng Phòng Phòng Phòng GD & Nội vụ TCKH KTHT ĐT
Văn
Thanh Phòng Phòng phòng Phòng Phòng Phòng tra Tư NNPT HĐND LĐTB TNMT VHTT huyện Pháp NT - XH
UBND
57
Phòng Dân tộc
Phụ lục 02 Sơ đồ cơ cấu tổ chức của Văn phòng HĐND - UBND huyện
Mường La
Phó Chánh Văn phòng
(Phụ trách chung)
Phó Chánh Văn Phó Chánh Văn
phòng phòng
Trung
58
Chuyên Văn thư – Bảo tâm hành Lái xe viên Lưu trữ vệ chính Ban tiếp công dân công
59
Phụ lục 03 Lịch công tác tuần của Lãnh đạo UBND huyện Mường La
60
Phụ lục 04 Thông báo Chương trình làm việc của UBND huyện Mường La
61
Phụ lục 05 Ảnh hội nghị tại UBND huyện Mường La
62
(Nguồn ảnh: VOV-Tây Bắc)
Phụ lục 06 Sơ đồ phòng làm việc các cơ quan chuyên môn thuộc UBND
huyện Mường La
63
(Nguồn ảnh: Tác giả)
Phụ lục 07 Trụ sở UBND huyện Mường La
64
(Nguồn ảnh: Tác giả)
