Khoá luận tốt nghiệp Quản trị văn phòng: Tổ chức bộ máy văn phòng tại Bộ Nội vụ

TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI

KHOA QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG

KHOÁ LUẬN TỐT NGHIỆP

TỔ CHỨC BỘ MÁY VĂN PHÒNG TẠI BỘ NỘI VỤ

Khoá luận tốt nghiệp ngành : Quản trị văn phòng

Giảng viên hướng dẫn : Ths. Nguyễn Hữu Danh

Sinh viên thực hiện : Lăng Văn Chung

Mã số sinh viên : 1805QTVA006

Khoá : 2018 - 2022

Lớp : 1805QTVA

HÀ NỘI – 2022

LỜI CAM ĐOAN

Tôi xin cam đoan toàn bộ nội dung tư liệu sử dụng trong đề tài: “Tổ chức

bộ máy văn phòng tại Bộ Nội vụ” đều là kết quả khảo sát, học tập và nghiên

cứu khoa học độc lập của riêng tôi. Tất cả thông tin số liệu đều chính xác, minh

bạch đề tài có sự tham khảo và kế thừa, các nội dung tham khảo được trích dẫn

và có chú thích rõ ràng, hoàn toàn không sao chép nếu có bất kì dấu hiệu gian

lận nào tôi xin chịu trách nhiệm.

Tôi xin chịu hoàn toàn trách nhiệm trước lời cam đoan trên!

Hà Nội, ngày tháng năm 2022

Sinh viên

Lăng Văn Chung

LỜI CẢM ƠN

Nhận được sự đồng thuận của Khoa Quản trị văn phòng – Trường Đại học

Nội vụ Hà Nội, cũng như nhận được sự hướng dẫn của Ths. Nguyễn Hữu Danh

tôi đã thực hiện nghiên cứu khoá luận đề tài “Tổ chức bộ máy văn phòng tại

Bộ Nội vụ”.

Để có thể hoàn thành tốt được báo cáo khoá luận tốt nghiệp này, tôi xin

được gửi lời cảm ơn sâu sắc tới Ban giám hiệu Hội đồng trường, lãnh đạo Khoa

Quản trị văn phòng đã tạo điều kiện cho tôi có thể được thực hiện báo cáo khoá

luận tốt nghiệp này, tôi xin gửi lời cảm ơn tới toàn thể giảng viên trong Khoa

Quản trị văn phòng đã giảng dạy trang bị cho tôi kiến thức và kỹ năng về nghiệp

vụ văn phòng.

Tôi xin gửi lời cảm ơn tới các cán bộ tại Văn phòng Bộ Nội vụ tạo điều

kiện cho tôi tìm hiểu, khảo sát tại đơn vị, cung cấp các số liệu và tài liệu về văn

phòng và tổ chức bộ máy văn phòng trong quá trình nghiên cứu làm khoá luận

của mình.

Tôi xin gửi lời cảm ơn sâu sắc nhất tới Ths. Nguyễn Hữu Danh – giảng

viên Khoa Quản trị văn phòng, người thầy đã nhiệt tình hướng dẫn, giúp đỡ,

tạo điều kiện và sửa lỗi trong quá trình hoàn thành bài khoá luận.

Một lần nữa tôi xin chân thành cảm ơn!

Hà Nội, ngày tháng năm 2022

Sinh viên

Lăng Văn Chung

MỤC LỤC

PHẦN MỞ ĐẦU .................................................................................................... 8

1. Tính cấp thiết của đề tài ................................................................................... 8

2. Mục tiêu và nhiệm vụ nghiên cứu ................................................................... 9

3. Tổng quan tình hình nghiên cứu ................................................................... 10

4. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu ................................................................. 12

5. Phương pháp nghiên cứu ............................................................................... 13

6. Giả thuyết nghiên cứu .................................................................................... 13

7. Cấu trúc của đề tài .......................................................................................... 14

PHẦN NỘI DUNG .............................................................................................. 15

CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÍ LUẬN VỀ VĂN PHÒNG VÀ TỔ CHỨC BỘ MÁY

VĂN PHÒNG ...................................................................................................... 15

1.1. Một số khái niệm cơ bản ............................................................................. 15

1.1.1. Khái niệm văn phòng .................................................................................. 15

1.1.2. Khái niệm tổ chức ....................................................................................... 16

1.1.3. Khái niệm tổ chức bộ máy văn phòng ........................................................ 16

1.2. Chức năng, nhiệm vụ của văn phòng ......................................................... 18

1.2.1. Chức năng nhiệm vụ của bộ máy văn phòng .............................................. 18

1.2.2. Chức năng nhiệm vụ của bộ phận văn phòng ............................................. 18

1.3. Vai trò, vị trí của văn phòng ....................................................................... 20

1.3.1. Vai trò của văn phòng ................................................................................. 20

1.3.2. Vị trí của văn phòng ................................................................................... 21

1.4. Cơ cấu tổ chức của bộ máy văn phòng ...................................................... 22

1.5. Nội dung của tổ chức bộ máy văn phòng ................................................... 23

1.6. Nguyên tắc tổ chức bộ máy văn phòng ...................................................... 24

1.7. Vai trò và tính cấp thiết hoàn thiện bộ máy văn phòng ........................... 26

1.7.1. Vai trò của việc hoàn thiện bộ máy văn phòng .......................................... 26

1.7.2. Tính cấp thiết của công tác hoàn thiện bộ máy văn phòng ......................... 27

Tiểu kết ................................................................................................................ 28

CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG VỀ CÔNG TÁC TỔ CHỨC BỘ MÁY VĂN

PHÒNG TẠI BỘ NỘI VỤ ................................................................................. 30

2.1. Tổng quan về Bộ Nội Vụ và Văn phòng Bộ Nội vụ .................................. 30

2.1.1. Giới thiệu về Bộ Nội vụ .............................................................................. 30

2.1.1.1. Lịch sử hình thành và phát triển Bộ Nội vụ............................................. 30

2.1.1.2. Chức năng, nhiệm vụ của Bộ Nội vụ ....................................................... 31

2.1.1.3. Cơ cấu tổ chức của Bộ Nội vụ ................................................................. 33

2.1.2. Giới thiệu về văn phòng Bộ Nội vụ ............................................................ 36

2.1.2.1. Chức năng, nhiệm vụ của Văn phòng Bộ Nội vụ .................................... 36

2.1.2.2. Cơ cấu tổ chức của văn phòng Bộ Nội vụ ............................................... 38

2.2. Thực trạng tổ chức bộ máy văn phòng tại Văn phòng Bộ Nội vụ ........... 39

2.2.1. Thực trạng cơ cấu tổ chức và chế độ làm việc tại Văn phòng Bộ Nội vụ .. 39

2.2.2. Tình hình tổ chức các bộ phận chức năng trong Văn phòng Bộ Nội vụ .... 41

2.2.2.1. Phòng Tổng hợp - Thư ký ........................................................................ 41

2.2.2.2. Phòng Thi đua - Khen thưởng và Truyền thông ...................................... 42

2.2.2.3. Phòng Văn thư - Lưu trữ và Kiểm soát thủ tục hành chính ..................... 43

2.2.2.4. Phòng Kế toán - Tài vụ ............................................................................ 44

2.2.2.5. Phòng Hành chính - Quản trị ................................................................... 44

2.2.2.6. Phòng Bảo vệ ........................................................................................... 45

2.2.2.7. Đội xe ....................................................................................................... 45

2.2.3. Phân tích các yếu tố trong việc tổ chức bộ máy văn phòng Bộ Nội vụ ...... 46

2.2.3.1. Chức năng nhiệm vụ của cơ quan, tổ chức và chức năng nhiệm vụ của

văn phòng .............................................................................................................. 46

2.2.3.2. Quy mô phạm vi hoạt động của cơ quan ................................................. 47

2.2.3.3. Các văn bản, quy định hiện hành về tổ chức bộ máy .............................. 47

2.2.3.4. Số lượng và trình độ, năng lực của đội ngũ nhân sự văn phòng hiện có . 48

2.2.3.5. Điều kiện cơ sở vật chất và tài chính của cơ quan ................................... 48

2.2.3.6. Tầm kiểm soát của nhà quản trị văn phòng ............................................. 49

2.3. Đánh giá kết quả thực hiện công tác xây dựng và tổ chức bộ máy văn

phòng tại Bộ Nội vụ ............................................................................................ 49

2.3.1. Ưu điểm ...................................................................................................... 51

2.3.2. Nhược điểm ................................................................................................ 52

2.3.3. Nguyên nhân ............................................................................................... 53

Tiểu kết ................................................................................................................ 55

CHƯƠNG 3: ĐỀ XUẤT MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM HOÀN THIỆN BỘ

MÁY VĂN PHÒNG TẠI BỘ NỘI VỤ ............................................................. 56

3.1. Mục tiêu và phương hướng hoàn thiện bộ máy văn phòng tại Bộ Nội vụ

............................................................................................................................... 56

3.1.1. Mục tiêu hoàn thiện bộ máy văn phòng tại Bộ Nội vụ ............................... 56

3.1.2. Phương hướng hoàn thiện bộ máy văn phòng tại Bộ Nội vụ ..................... 57

3.2. Các giải pháp hoàn thiện bộ máy văn phòng tại Bộ Nội vụ ..................... 58

3.2.1. Nâng cao trách nhiệm của lãnh đạo văn phòng trong tổ chức bộ máy văn

phòng .................................................................................................................... 58

3.2.2. Thiết kế không gian làm việc của văn phòng ............................................. 59

3.2.3. Sắp xếp bố trí lại đội ngũ Cán bộ - Nhân viên trong các phòng ban .......... 60

3.2.4. Hoàn thiện chức năng, nhiệm vụ của bộ phận quản lí các phòng ban trong

Văn phòng Bộ Nội vụ ........................................................................................... 63

3.2.5. Hoàn thiện về cơ sở, vật chất và ứng dụng công nghệ thông tin ................ 63

Tiểu kết ................................................................................................................ 65

KẾT LUẬN .......................................................................................................... 66

DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO .......................................................... 68

PHỤ LỤC ............................................................................................................. 70

PHẦN MỞ ĐẦU

1. Tính cấp thiết của đề tài

“Tốt nhất là làm mọi việc một cách có hệ thống, bởi chúng ta chỉ là con

người, và sự hỗn loạn là kẻ thù ghê gớm nhất của chúng ta” (Hesiod – Nhà thơ

và triết gia Hi Lạp thế kỷ VI TCN) Câu nói nổi tiếng này của Hesiod cho chúng

ta thấy tầm quan trọng của hoạt động tổ chức đối công việc và cuộc sống, một

khi làm việc một cách hệ thống, có tổ chức sẽ mang lại hiệu quả cao và tránh

được những sai lầm không đáng có. “Tổ chức” có thể hiểu theo khía cạnh động

từ hoặc đôi khi “Tổ chức” còn là danh từ hoặc trạng từ.

“Tổ chức” là danh từ, tổ chức được coi là danh từ khi nó là sự hiện diện

rõ ràng trong cuộc sống, nó có thể là một cơ quan, nhà xưởng, bệnh viện, …

với những đặc điểm tương ứng như chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn rõ ràng,

có cơ cấu bộ máy, cơ sở hạ tầng…vv.

Khi thực hiện một mục tiêu nào đó trong một thời gian nhất định và có sự

chuẩn bị thì khi đó tổ chức đang ở trong vai trò là động từ. Và nó được thực

hiện thông qua (danh từ) trong xã hội hiện nay. Trong vai trò là trạng từ thì “tổ

chức” được thể hiện trong thực tiễn như “lối làm việc vô tổ chức” hay “hoạt

động của cơ quan này có tổ chức”. Nhưng tất cả các loại tổ chức đều có liên

quan tới nhau dù tồn tại ở bất kì trạng thái nào.

Bộ máy văn phòng cần được hoàn thiện về chức năng, nhiệm vụ để thực

hiện tốt công việc được giao. Mỗi cơ quan cần có cho mình bộ máy văn phòng

hoàn thiện để nâng cao khả năng giải quyết công việc một cách linh hoạt, khoa

học, chính xác, kịp thời. Bởi vậy nên trong việc hỗ trợ cơ quan thực hiện công

việc, nhiệm vụ bộ máy văn phòng có vai trò rất quan trọng.

Tuy nhận thức được vị trí và tầm quan trọng của bộ máy văn phòng nhưng

không phải cơ quan, đơn vị nào cũng có thể thực hiện một cách hiệu quả công

tác tổ chức bộ máy văn phòng cho cơ quan của mình, bởi đây là hoạt động đòi

hỏi phải có một đội ngũ nhà quản trị các cấp trong văn phòng làm việc có

chuyên môn và trình độ, khả năng vận dụng các kỹ năng quản trị một cách thực

tiễn linh hoạt và khoa học vào công tác tổ chức bộ máy.

Nhận thức được tầm quan trọng của vấn đề và có thời gian thực tập tại Bộ

Nội vụ rút ra được những kiến thức thực tiễn nên tôi đã mạnh dạn lựa chọn đề

tài: “Tổ chức bộ máy văn phòng tại Bộ Nội vụ”. Làm đề tài nghiên cứu thực

hiện khoá luận tốt nghiệp của mình.

2. Mục tiêu và nhiệm vụ nghiên cứu

* Mục tiêu:

Tìm hiểu thực trạng về xây dựng và tổ chức bộ máy văn phòng tại Bộ Nội

vụ, từ đó phân tích, đánh giá được điểm mạnh, yếu trong công tác tổ chức bộ

máy văn phòng của Bộ. Xây dựng giải pháp, phương án hoàn thiện tổ chức bộ

máy văn phòng tại Bộ Nội vụ trong những năm tới.

* Nhiệm vụ

Tác giả cần phải thực hiện và giải quyết các nhiệm vụ chính sau để đạt

được mục đích nghiên cứu:

- Nghiên cứu cơ sở lý luận về văn phòng và tổ chức bộ máy văn phòng,

chỉ ra tầm quan trọng và tính cấp thiết của công tác hoàn thiện tổ chức bộ máy

văn phòng. Tìm hiểu đặc điểm cơ bản thực tiễn trong hoạt động của Văn phòng

Bộ Nội vụ và sự ảnh hưởng đến quá trình thực hiện tổ chức bộ máy văn phòng.

- Chỉ ra, phân tích thực trạng về công tác xây dựng và tổ chức bộ máy văn

phòng tại Văn phòng Bộ Nội vụ; Từ đó đánh giá được điệm mạnh, điểm yếu

của công tác tổ chức bộ máy văn phòng tại Văn phòng Bộ Nội vụ

- Đề xuất đưa ra các giải pháp nhằm hoàn thiện bộ máy văn phòng tại Văn

phòng Bộ Nội vụ góp phần nâng cao hiệu quả làm việc.

3. Tổng quan tình hình nghiên cứu

Chủ đề “Hoàn thiện bộ máy văn phòng” là chủ đề có ý nghĩa quan trọng

trong văn phòng và có một số đề tài tiêu biểu như sau:

* Giáo trình:

1. PSS.TS. Vũ Thị Phụng (2021), Giáo trình Lý luận về Quản trị văn

phòng, NXB Đại học Quốc gia Hà Nội

Nội dung giáo trình tập trung và việc tổng hợp kết quả nghiên cứu những

vấn đề lý luận cơ bản về văn phòng và quản trị văn phòng cho đến thời điểm

hiện tại, đồng thời cũng chia sẻ một số quan điểm, cách tiếp cận mới về văn

phòng và quản trị văn phòng.

Giáo trình được thiết kế thành 3 phần với 12 chương:

Phần I: Những vấn đề lý luận cơ bản về quản trị văn phòng:

Gồm chương 1 và chương 2 trình bày những vấn đề tổng quan và cơ sở lý

luận về văn phòng và quản trị văn phòng.

Phần II: Tổ chức bộ máy và quản trị nhân lực văn phòng gồm chương 3

và 4.

Phần III: Tổ chức khoa học hoạt động văn phòng gồm 8 chương (từ

chương 5 đến chương 12)

2. Nguyễn Hữu tri (2005), giáo trình Quản trị văn phòng, NXB Khoa học

và Kỹ thuật.

Nội dung giáo trình gồm 9 chương cơ bản: Các vấn đề được nghiên cứu

trong giáo trình “Quản trị văn phòng” gồm: Các khái niệm về văn phòng và

liên quan tới quản trị văn phòng, cơ cấu tổ chức văn phòng, tổ chức nhân sự và

một số vấn đề khác có liên quan đến văn phòng và quản trị văn phòng.

3. Vũ Đình Quyền (2005), giáo trình Quản trị hành chính văn phòng, NXB

Thống kê.

Giáo trình khái quát về những vấn về hành chính văn phòng, quản trị văn

phòng như các nghiệp vụ thư kí, nghiệp vụ thư thập và xử lí thông tin, tổ chức

hội nghị, hội thảo, kĩ thuật soạn thảo văn bản, công tác văn thư lưu trữ và các

vấn đề về đạo đức công sở, văn hoá công sở trong văn phòng.

4. Nguyễn Hải Sản, Quản trị học, NXB Thống kê. Giáo trình gồm 16

chương chia làm 5 phần.

Phần I: Những vấn đề căn bản của quản trị.

Phần II: Hoạch định và ra quyết định.

Phần III: Tổ chức.

Phần IV: Lãnh đạo.

Phần V: Kiểm soát.

5. PGS.TS. Phạm Huy Tiến (2013) Tổ chức học đại cương, NXB Hà Nội.

Giáo trình nghiên cứu về tổ chức học gồm những cơ sở lý thuyết về tổ

chức, khái quát các vấn đề sảy ra trong tổ chức.

6. Nguyễn Thành Độ, Nguyễn Ngọc Diệp, Trần Phương Hiền (2012)

Quản trị văn phòng NXB Đại học Kinh tế Quốc dân.

Nội dung của giáo trình gồm 12 chương cơ bản chia làm hai phần:

Phần I: Những vấn đề chung về văn phòng và tổ chức văn phòng: từ

chương 1 tới chương 3.

Phần II: Các nghiệp vụ cơ bản của văn phòng: từ chương 4 tới chương 12.

Giáo trình đã nghiên cứu sâu về các công tác của văn phòng, đồng thời chỉ

ra lí luận về quản trị lao động trong doanh nghiệp.

Từ những giáo trình nêu trên đã cung cấp lượng kiến thức vô cùng lớn về

văn phòng và công tác tổ chức văn phòng, từ đó giúp tác giả có thể tiếp cận vấn

đề với cái nhìn tổng quan và có tiền đề để tác gia nghiên cứu về mặt nội dung

cũng như cơ sở lý luận cho đề tài của mình.

* Các khoá luận tốt nghiệp

- Lê Thị Liên, Khoá luận “Hoàn thiện tổ chức bộ máy văn phòng tại Phòng

Thương mại và Công nghiệp việt nam – VCCI”, Trường Đại học Nội vụ Hà

Nội. Đề tài này nghiên cứu về cơ sở lý luận tổ chức bộ máy văn phòng, phân

tích thực trạng và đề xuất một số giải pháp để nâng cao hiệu quả hoạt động tổ

chức bộ máy văn phòng tại Phòng Thương mại và Công nghiệp việt nam –

VCCI.

- Trần Thị Linh, Khoá luận “Hoàn thiện mô hình Văn phòng không giấy”

tại văn phòng UBND quận Hải Châu, Thành phố Đà Nẵng”, Trường Đại học

Nội vụ Hà Nội.Trong đề tài tác giả nghiên cứu về mô hình không giấy và xây

dựng mô hình. Tuy nhiên trong đề tài này, tác giả chưa đưa ra nhận xét về tính

phù hợp đối với văn phòng.

- Phạm Thị Tâm, Khoá luận “Giải pháp nâng cao hiệu quả công tác văn

phòng tại Thị uỷ Quảng Yên tỉnh Quảng Ninh”, Trường Đại học Nội vụ Hà

Nội.

Hiện nay đã có rất nhiều đề tài nghiên cứu về vấn đề tổ chức bộ máy văn

phòng tại cơ quan nhà nước cũng như doanh nghiệp với nhiều cách tiếp cận và

tiếp cận từ nhiều khía cạnh khác nhau. Tuy nhiên các đề tài nghiên cứu về tổ

chức bộ máy văn phòng tại Bộ Nội vụ còn ít và cũng chưa chuyên sâu về phần

thực trạng và giải pháp.

4. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu

- Đối tượng nghiên cứu: Bài khoá luận nghiên cứu về công tác tổ chức

bộ máy văn phòng tại Văn phòng Bộ Nội vụ

- Phạm vi nghiên cứu:

+ Về nội dung: Nghiên cứu và phân tích về thực trạng tổ chức bộ máy văn

phòng, đánh giá thực trạng và đề xuất giải pháp cho công tác tổ chức bộ máy

văn phòng tại Bộ Nội vụ

+ Về không gian: Trụ sở Bộ Nội vụ tại số 8 đường Tôn Thất Thuyết,

phường Mỹ Đình 2, quận Nam Từ Liêm, TP Hà Nội

+ Về thời gian: Các số liệu từ 2011 đến nay bởi vì giai đoạn từ 2011 –

2020 là giai đoạn cải cách hành chính gần đây nhất của Bộ Nội vụ

5. Phương pháp nghiên cứu

Để có được các tài liệu chính xác, khoa học và thực tiễn thì khoá luận sử

dụng các phương pháp nghiên cứu sau:

- Phương pháp khảo sát thực tế: Do có cơ hội được trực tiếp tới thực tập

hai tháng tại Bộ Nội vụ từ đó tôi được hướng dẫn một số nghiệp vụ văn phòng.

Phương pháp quan sát: Trong quá trình khảo sát thực tế tại cơ quan, tôi

tiến hành quan sát cách tổ chức, bố trí tại nơi làm việc cũng như số lượng nhân

sự trong văn phòng Bộ Nội vụ. Thông qua đó, hiểu rõ hơn về mô hình hoạt

động và cách thức tổ chức sắp xếp của cơ quan.

- Phương pháp nghiên cứu tài liệu: Bằng việc vận dụng hiệu quả các

phương tiện tìm kiếm tài liệu thông dụng hiện nay như internet, thư viện, sách

báo, đọc các tài liệu chuyên ngành có liên quan đến văn phòng và công tác tổ

chức bộ máy văn phòng trong cơ quan tại một thời gian nhất định.

- Phương pháp thu thập và xử lí thông tin: Đây là phương pháp được sử

dụng nhiều nhất để hoàn thiện báo cáo khoá luận. Bằng phương pháp này tôi

thực hiện thu thập thông tin cần thiết từ các văn bản, tài liệu, các báo cáo hoạt

động của Văn phòng Bộ Nội vụ qua hàng năm (Từ năm 2011 đến nay).

- Phương pháp phân tích và tổng hợp: Dựa vào những tài liệu đã thu thập

được về công tác tổ chức bộ máy văn phòng tại Bộ Nội vụ tôi tiến hành phân

tích, tổng hợp thông tin, tài liệu qua đó đưa ra các số liệu cụ thể khoa học đánh

giá nhận xét khách quan và thu được kết quả của quá trình nghiên cứu.

6. Giả thuyết nghiên cứu

Hiện tại Văn phòng Bộ Nội vụ tương đối là hoàn thiện về tổ chức và hoạt

động có hiệu quả trong công tác văn phòng nhưng vẫn còn tồn tại một số hạn

chế về thiết kế văn phòng, giới tính và độ tuổi cán bộ chưa được cân bằng, các

thiết bị văn phòng gặp tình trạng xuống cấp…

Văn phòng gặp phải những vấn đề đó nguyên nhân có thể xuất phát từ phía

khách quan và chủ quan. Tổ chức bộ máy chưa được chú trọng, chưa thể thực

hiện hết chức năng, nhiệm vụ của mình. Bản thân cơ quan thực hiện công tác

tổ chức nhân sự chưa hợp lý dẫn đến chồng chéo công việc, văn phòng tồn tại

nhiều lỗ hổng về tổ chức bộ máy.

7. Cấu trúc của đề tài Ngoài phần mở đầu và kết luận, phần phụ lục và tài liệu tham khảo thì đề

tài nghiên cứu có cấu trúc 3 chương như sau:

CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÍ LUẬN VỀ VĂN PHÒNG VÀ TỔ CHỨC BỘ

MÁY VĂN PHÒNG

Ở chương này tập trung vào việc giải thích, làm rõ các từ khoá khái niệm có liên quan đến văn phòng nói chung và tổ chức bộ máy văn phòng nói riêng. Nhằm tạo cơ sở lý luận, nền tảng nghiên cứu vấn đề khi áp dụng thực tiễn vào Văn phòng Bộ Nội vụ.

CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG VỀ CÔNG TÁC TỔ CHỨC BỘ MÁY

VĂN PHÒNG TẠI BỘ NỘI VỤ

Ở chương này tập trung vào việc chỉ ra và phân tích thực trạng đang diễn ra tại văn phòng Bộ Nội vụ về việc tổ chức bộ máy văn phòng, từ đó tác giả có cái nhìn tổng quan và phân tích để đưa ra các nhận xét, đánh giá về ưu điểm – nhược điểm khi đi vào hoạt động của bộ máy văn phòng.

CHƯƠNG 3: ĐỀ XUẤT MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM HOÀN

THIỆN BỘ MÁY VĂN PHÒNG TẠI BỘ NỘI VỤ

Sau khi chỉ ra thực trang về việc tổ chức bộ máy văn phòng tại Bộ Nội vụ ở chương 2 và những cơ sở lí luận tại chương 1, tác giả đưa ra các giải pháp nhằm hoàn thiện bộ máy văn phòng tại Bộ Nội vụ.

PHẦN NỘI DUNG

CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÍ LUẬN VỀ VĂN PHÒNG VÀ TỔ CHỨC

BỘ MÁY VĂN PHÒNG

1.1. Một số khái niệm cơ bản

1.1.1. Khái niệm văn phòng

Ở Việt Nam, từ “Văn phòng” xuất hiện khá sớm trong các văn bản hành

chính và được sử dụng phổ biến trong thực tế. Từ năm 1945 và đến nay, trong

cơ cấu bộ máy cơ quan nhà nước từ trung ương cho đến địa phương đều có tổ

chức văn phòng. Văn phòng là bộ máy tham mưu, giúp việc cho lãnh đạo, là

thực thể hiện hữu trong tất cả các cơ quan, tổ chức doanh nghiệp

Trong cuốn Kỹ năng và nghiệp vụ văn phòng, tác giả Vương Hoàng Tuấn

(2000) cho rằng: “Văn phòng hiểu theo nghĩa hẹp là trụ sở làm việc của cơ

quan. Theo nghĩa rộng, đó là bộ máy giúp việc của cơ quann”

Từ góc độ nghiên ccuuws về khoa học tổ chức, trong bài viết năm 2005,

PGS. TS. Nguyễn Hữu Tri cho rằng, có thể xác định cách hiểu từ “Văn phòng”

theo hai nghĩa sau:

- Văn phòng theo nghĩa rộng: Văn phòng bao gồm toàn bộ bộ máy quản

lý của đơn vị cao cấp đến cơ sở với các nhân sự làm quản trị cho hệ thống quản

lý nói riêng văn phòng toàn bộ có đầy đủ tư cách pháp nhân trong hoạt động

đối nội đối ngoại để thực hiện mục tiêu chung của tổ chức.

- Văn phòng theo nghĩa hẹp: Chỉ bao gồm bộ máy trợ giúp nhà quản trị

những việc trong chức năng được giao; là một bộ phận cấu thành trong cơ cấu

tổ chức, chịu sự điều hành của nhà quản trị cấp cao văn phòng chức năng không

phải là một pháp nhân độc lập trong các quan hệ đối ngoại.

Mặc dù các giáo trình tài liệu đều đưa ra những định nghĩa về văn phòng

từ nhiều góc độ khác nhau nhưng tựu trung lại có một số điểm chung về văn

phòng đã được thừa nhận bao gồm các vấn đề sau:

- Văn phòng là bộ máy tham mưu giúp việc cho lãnh đạo có chức năng

thu thập xử lý cung cấp thông tin, thực hiện các thủ tục hành chính chăm lo các

công việc hậu cần của cơ quan.

- Văn phòng là trụ sở chính là trung tâm giao dịch của cơ quan tổ chức.

1.1.2. Khái niệm tổ chức

Tuy có nhiều quan niệm khác nhau về tổ chức nhưng cơ bản có ba cách

hiểu sau đây:

Tổ chức (động từ) là một loạt các hoạt động sắp xếp thiết lập phối hợp các

yếu tố hoặc bộ phận hoạt động thành một chỉnh thể theo một trật tự hoặc một

hệ thống nhất định để đảm bảo mục tiêu đề ra.

Tổ chức (danh từ) là một tập hợp trong đó bao gồm nhiều cá thể hoặc gồm

nhiều yếu tố được thiết lập sắp xếp thành một hệ thống với mục tiêu chung hoặc

đặc điểm chung. Ví dụ: các tổ chức đoàn thể, tổ chức phi chính phủ…

Tổ chức (tính từ) để chỉ những hoạt động hoặc những thiết chế những hệ

thống đã được sắp đặt điều hành theo một trật tự nhất định có tính khoa học và

quan hệ chặt chẽ với nhau. Ví dụ: cơ quan là một tập thể có tổ chức, làm việc

có tổ chức.

1.1.3. Khái niệm tổ chức bộ máy văn phòng

Trên cơ sở hai khái niệm “tổ chức” (theo nghĩa động từ) và “văn phòng”

(theo nghĩa rộng) có thể hiểu: Tổ chức bộ máy văn phòng là tư duy và các biện

pháp mà nhà quản trị cần áp dụng để thiết lập, sắp xếp, quy định chức năng,

nhiệm vụ và mối quan hệ giữa các bộ phận, đơn vị trong bộ máy văn phòng,

sao cho bụng mày đó được tổ chức khoa học, hợp lý và hiệu quả

Về bản chất, bộ máy văn phòng (theo nghĩa rộng) là một tổ chức có hệ

thống gồm nhiều bộ phận được điều phối một cách có ý thức nhằm thực hiện

mục tiêu của văn phòng và của tổ chức. Do đó tổ chức bộ máy văn phòng là

hoạt động thiết lập hệ thống cấu trúc bao gồm thiết kế xây dựng và vận hành

bộ máy văn phòng nhằm đạt được mục tiêu của nhà quản trị

Về quy mô, nếu tiếp cận ở góc độ cơ cấu tổ chức chức năng văn phòng

được hiểu theo hai nghĩa bộ máy văn phòng (nghĩa rộng) và bộ phận văn phòng

(nghĩa hẹp) để đảm nhận những chức năng nhiệm vụ được giao văn phòng dù

ở quy mô nào cũng phải được tổ chức theo một cấu trúc nhất định với tên gọi

cụ thể và phạm vi chức trách rõ ràng

- Xét theo nghĩa rộng: tổ chức bộ máy văn phòng là việc thiết lập hệ thống

các đơn vị bộ phận của bộ máy tham mưu giúp việc trực tiếp cho lãnh đạo theo

nghĩa này tổ chức bộ máy văn phòng chính là tổ chức bộ máy quản lý của cơ

quan hay doanh nghiệp trong cơ cấu tổ chức của bộ máy văn phòng thông

thường có hai nhóm/khối các đơn vị, bộ phận, gồm:

+ Khối quản lý chức năng đây là các bộ phận phòng ban có chức năng

giúp lãnh đạo tham mưu quản lý các lĩnh vực mà bất cứ cơ quan, doanh nghiệp

nào cũng cần có như hành chính, tổ chức cán bộ, tài chính, kế hoạch, quản lý

cơ sở vật chất, thanh tra.

+ Khối quản lý chuyên môn bao gồm các bộ phận/ phòng/ ban có chức

năng giúp lãnh đạo tham mưu quản lý các lĩnh vực chuyên môn riêng của từng

cơ quan, doanh nghiệp.

- Xét theo nghĩa hẹp: Tổ chức văn phòng được hiểu là việc thiết lập cấu

trúc bên trong của bộ phận văn phòng. Cơ cấu tổ chức của bộ phận này được

các cơ quan doanh nghiệp khá tương đồng chỉ khác nhau về số lượng đơn vị

tùy theo quy mô và phạm vi hoạt động của cơ quan. Thông thường cơ cấu tổ

chức bộ phận Văn phòng có thể được thiết kế thành các phòng ban nhỏ bên

trong hoặc chị phân định thành các tổ chuyên môn để đảm nhận các nhiệm vụ

như văn thư lưu trữ, công nghệ thông tin, lễ tân, điện - nước, lái xe, tạp vụ, y tế

nội bộ, cải cách hành chính….

1.2. Chức năng, nhiệm vụ của văn phòng

1.2.1. Chức năng nhiệm vụ của bộ máy văn phòng

* Chức năng của bộ máy văn phòng

Với vai trò là bộ máy tham mưu giúp việc cho hoạt động lãnh đạo và quản

lý điều hành bộ máy văn phòng có ba chức năng chính là đảm bảo thông tin

tham mưu và giúp việc

Để thực hiện tốt các chức năng trên tất cả các bộ phận thuộc bộ máy văn

phòng phải thực hiện các nhiệm vụ chủ yếu sau đây:

- Thu thập xử lý các thông tin liên quan đến chức năng nhiệm vụ được

giao và cung cấp cho lãnh đạo hoặc cán bộ khác trong hệ thống

- Trên cơ sở phân tích tổng hợp thông tin cần phát hiện vấn đề và đề suất

với lãnh đạo các phương án cách thức giải quyết

- Sau khi lãnh đạo ban hành quyết định quản lý các bộ phận trong bộ máy

văn phòng có trách nhiệm xây dựng kế hoạch để triển khai thực hiện cũng như

tổ chức phổ biến hướng dẫn và phân công cho các đơn vị các cá nhân thực hiện

các quy định đó

* Nhiệm vụ của bộ máy văn phòng

Sau khi hoàn thành công việc được giao các bộ phận trong bộ máy văn

phòng có nhiệm vụ tổng hợp, đánh giá kết quả hoàn thành công việc và báo cáo

cho lãnh đạo, đồng thời tiếp tục tham mưu cho lãnh đạo các biện pháp tiếp theo

phục vụ hoạt động trong văn phòng.

1.2.2. Chức năng nhiệm vụ của bộ phận văn phòng

Bộ phận văn phòng cũng có chức năng đảm bảo thông tin tham mưu giúp

việc bởi lẽ văn phòng theo định nghĩa này là một bộ phận trong bộ máy văn

phòng nhưng chức năng nhiệm vụ của bộ phận văn phòng có một số điểm khác

biệt so với các bộ phận khác trong bộ máy văn phòng cụ thể như sau:

* Chức năng của bộ phận văn phòng

- Với chức năng đảm bảo thông tin: Bộ phận văn phòng có nhiệm vụ tổ

chức quản lý hệ thống thông tin văn bản của cơ quan phục vụ cho lãnh đạo.

Bao gồm thông tin đầu vào, thông tin đầu ra và những thông tin từ văn bản nội

bộ, để thực hiện chức năng này bộ phận văn phòng được giao trực tiếp tổ chức

thực hiện công tác văn thư lưu trữ. Ngoài ra văn phòng cũng là đau nối tiếp

nhận nguồn thông tin trực tiếp qua hệ thống điện thoại chung, qua hoạt động

tiếp dân, …

Thông qua việc quản lý theo dõi những nguồn thông tin cơ bản này bộ

phận văn phòng sẽ bao quát được tình hình hoạt động chung của cơ quan cũng

như tiếp nhận những yêu cầu của cấp trên gửi xuống. Từ đó bộ phận văn phòng

có thể cung cấp thông tin kịp thời đầy đủ cho lãnh đạo và các bộ phận chức

năng trong bộ máy văn phòng.

- Với chức năng tham mưu: Sự khác biệt của bộ phận văn phòng là tham

mưu tổng hợp, có nghĩa là việc tham mưu được thực hiện trên cơ sở tổng hợp

các nguồn thông tin cơ bản của cơ quan. Để thực hiện chức năng tham mưu

tổng hợp bộ phận văn phòng có nhiệm vụ sau đây: tổng hợp và cung cấp thông

tin về tình hình hoạt động của cơ quan hàng ngày, hàng tuần, trong tháng cho

lãnh đạo đồng thời đề suất với lãnh đạo những vấn đề đặt ra cũng như thời hạn

và yêu cầu cần giải quyết.

Chức năng tham mưu của bộ phận văn phòng có phạm vi rộng vì liên quan

đến rất nhiều vấn đề nhiều lĩnh vực và là kết quả từ việc tổng hợp các nguồn

thông tin từ văn bản đi văn bản đến văn bản nội bộ qua các báo cáo từ cấp dưới

gửi lên.

* Nhiệm vụ của bộ phận văn phòng

- Về đảm bảo điều kiện phương tiện làm việc, bộ phận văn phòng có nhiệm

vụ tổ chức việc bố trí và tổ chức nơi làm việc cho lãnh đạo các cơ quan đơn vị,

thiết kế tổ chức cảnh quan và môi trường làm việc mua sắm Bảo dưỡng sửa

chữa các thiết bị điều kiện làm việc như bàn ghế máy móc văn phòng phẩm

phương tiện đi lại phục vụ công việc văn phòng.

- Về duy trì hệ thống thông tin liên lạc, bộ phận văn phòng có nhiệm vụ

thiết lập hệ thống thông tin nội bộ thông tin liên lạc qua điện thoại với các cơ

quan tổ chức với đối tác khách hàng.

- Về kiểm soát thủ tục hành chính, bộ phận văn phòng có nhiệm vụ thường

xuyên giúp lãnh đạo rà soát các thủ tục hành chính chung của cơ quan để bãi

bỏ những thủ tục không còn phù hợp để suất các thủ tục mới để lãnh đạo ban

hành phổ biến thủ tục hành chính cho các đối tượng liên quan kiểm tra việc

thực hiện các thủ tục hành chính và báo cáo kết quả để lãnh đạo có biện pháp

kịp thời xử lý.

- Về thực hiện công tác lễ tân, khánh tiết bộ phận văn phòng có nhiệm vụ

giúp lãnh đạo xây dựng và tổ chức thực hiện kiểm tra đánh giá, thực hiện các

nghi thức lễ tân trong đón tiếp khách trong hội họp và trong các sự kiện quan

trọng nghi thức lễ tân trong quan hệ giao tiếp ứng xử của cán bộ nhân viên.

1.3. Vai trò, vị trí của văn phòng

1.3.1. Vai trò của văn phòng

Sự xuất hiện và tồn tại của văn phòng cũng như hoạt động và những đóng

góp của văn phòng trong các cơ quan, tổ chức là một thực tế không thể bàn cãi.

Văn phòng đóng vai trò là bộ máy thực hiện chức năng tham mưu, giúp việc

cho lãnh đạo cơ quan. Có thể nói ở vị trí này, văn phòng được coi là “cánh tay

phải”, là “bộ não thức hai” của các nhà lãnh đạo Vai trò quan trọng của văn

phòng được thể hiện như sau:

- Văn phòng là trung tâm thực hiện quá trình quản lí, điều hành của cơ

quan, tổ chức. Bộ phận văn phòng cần phải đảm nhận trách nhiệm theo dõi, đôn

đốc, nhắc nhở việc thực hiện các quyết định, điều hành, quản lý và sự chỉ đạo

của lãnh đạo cơ quan. Bởi vì các quyết định chỉ đạo của thủ trưởng trước khi

truyền đạt tới các phòng ban, đơn vị thì cần phải thông qua văn phòng trước

tiên.

- Văn phòng là bộ máy làm việc của các lãnh đạo. Văn phòng cung cấp

những thông tin chính xác, căn cứ khoa học phục vụ đảm bảo cho việc ban hành

các quyết định quản lý diễn ra thông suốt, thống nhất, liên tục, kịp thời của cơ

quan, đơn vị. Bởi vậy tất cả công việc của bộ phận văn phòng đều nhằm mục

đích thực hiện các mục tiêu của nhà quản lí.

Chính vì bộ phận văn phòng giữ vai trò quan trọng đối với cơ quan như

vậy nên văn phòng là bộ phận không thể thiếu được trong hoạt động và phát

triển của mỗi cơ quan, tổ chức.

1.3.2. Vị trí của văn phòng

Thông qua quản lý hệ thống các văn bản đi, văn bản đến, văn bản nội bộ

của cơ quan thì văn phòng; trung tâm liên lạc chính thức với người dân, đối tác;

văn phòng được coi là cửa ngõ của một cơ quan, một tổ chức. Có mối quan hệ

đối nội, đối ngoại.

Ngoài ra văn phòng còn là bộ phận có vị trí, vai trò, ý nghĩa đặc biệt quan

trọng và mối liên hệ chặt chẽ với lãnh đạo trong tất cả hoạt động của cơ quan.

Với nhiệm vụ cung cấp thông tin cho lãnh đạo và trợ giúp cho các nhà quản lí

về thực hiện công tác tổng hợp thông tin, truyền đạt thông tin điều hành và cung

cấp yếu tố cần thiết phục vụ cho hoạt động điều hành quản lí của lãnh đạo văn

phòng.

Năm 1950, khi đến thăm Văn phòng Trung ương Đảng ở Chiến khu Việt

Bắc, Chủ tịch Hồ Chí Minh đã nêu rõ: “Văn phòng có tầm quan trọng đặc biệt,

giúp cho cán bộ lãnh đạo nắm được tình hình, Cán bộ văn phòng nắm tình hình

sai thì cán bộ lãnh đạo giải quyết công việc không đúng”. Thông qua câu nói

giản dị nhưng ý nghĩa của bác Hồ đã khẳng định vị trí và tầm quan trọng của

bộ phận văn phòng trong cơ quan khi Bác nhận định, hoạt động của bộ phận

văn phòng gắn với hoạt động thu thập và xử lí thông tin, có tác động trực tiếp

đến tính bảo mật, chính xác của thông tin và tác động đến các quyết định lãnh

đạo, điều hành quản lí.

Như vậy, bộ phận văn phòng có vai trò và vị trí tương đối quan trọng và

sự quan trọng ấy được thể hiện qua những yếu tố sau:

- Bộ phận văn phòng đóng vai trò là đầu não trung tâm xử lí thông tin phục

vụ lãnh đạo trong các quyết định điều hành, quản lý. Và hoạt động của văn

phòng ảnh hưởng trực tiếp tới các quyết định của lãnh đạo.

- Ngoài hoạt động trong phạm vi không gian của văn phòng, thì công tác

văn phòng còn được biểu hiện và có ảnh hưởng lớn đến kết quả thực hiện công

việc của mọi bộ phận và đội ngũ nhân sự trong mỗi cơ quan.

- Văn phòng là đầu mối giao tiếp đối nội, đối ngoại cho cơ quan. Văn

phòng còn đại diện cho sự hiện diện của cơ quan, có ảnh hưởng trực tiếp đến

uy tín và sức ảnh hưởng của cơ quan và của chính người lãnh đạo cơ quan.

Chính vì vậy, các nhà nghiên cứu về quản trị văn phòng đã lưu ý là không nên

xem nhẹ hình thức bên ngoài của cơ quan, công sở, thông qua hình ảnh văn

phòng.

1.4. Cơ cấu tổ chức của bộ máy văn phòng

Trong cơ quan thì cơ cấu tổ chức bộ máy văn phòng bao gồm các bộ phận

chức năng khác nhau trong văn phòng, có mối liên hệ chặt chẽ với nhau, tương

quan lẫn nhau trong hoạt động văn phòng, có những trách nhiệm và quyền hạn

nhất định, được bố trí theo những cấp, những khâu khác nhau nhằm bảo đảm

thực hiện các chức năng cơ bản nhất định và phục vụ mục đích chung của cơ

quan.

Đóng vai trò là một đơn vị, bộ phận riêng biệt thì văn phòng có những

chức năng nhiệm vụ riêng biệt nhất định, do đó bộ máy văn phòng có cơ cấu tổ

chức được hình thành từ các bộ phận chức năng, với chức năng, nhiệm vụ phù

hợp.

Tuy rằng mỗi một bộ phận, đơn vị đảm nhận các chức năng, nhiệm vụ

khác nhau, nhưng vẫn cần phải có mối liên hệ mất thiết giữ các bộ phận, phải

bảo đảm sự ăn khớp giữa bộ máy văn phòng đối với các bộ phận chức năng

trong toàn hệ thống bộ máy của cơ quan, đây cũng chính là một trong những lí

do đòi hỏi phải hoàn thiện tổ chức bộ máy văn phòng trong mỗi cơ quan, tổ

chức.

1.5. Nội dung của tổ chức bộ máy văn phòng

- Tổ chức bộ máy văn phòng gồm các nội dung sau:

+ Dự kiến số lượng các đơn vị/ bộ phận

+ Đặt tên cho các đơn vị/bộ phận

+ Quy định chức năng, nhiệm vụ

+ Xác định nhân sự cần có

+ Ban hành Quyết định thành lập

Công tác tổ chức bộ máy văn phòng yêu cầu cần có những cán bộ văn

phòng phải có kiến thức, năng lực chuyên môn, kinh nghiệm để hoàn thành tốt

công tác tổ chức bộ máy văn phòng.

Bộ máy văn phòng được hình thành để đáp ứng nhu cầu hoạt động của cơ

quan, đảm bảo thực hiện hoạt động văn phòng có hiệu quả. Mỗi cơ quan cần

tính đến những yếu tố ảnh hưởng sau đây khi thực hiện xây dựng mô hình cơ

cấu tổ chức cho bộ máy văn phòng:

- Chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, tổ chức và chức năng, nhiệm vụ của

văn phòng trực thuộc.

- Quy mô phạm vi hoạt động của cơ quan

- Các văn bản, quy định hiện hành về tổ chức bộ máy

- Số lượng và trình độ, năng lực của đội ngũ nhân sự văn phòng hiện có

- Điều kiện cơ sở vật chất và tài chính của cơ quan

- Tầm kiểm soát của nhà quản trị văn phòng

1.6. Nguyên tắc tổ chức bộ máy văn phòng

Văn phòng là bộ phận giúp việc cho cơ quan nói chung và hoạt động quả

lí của lãnh đạo nói riêng, đảm bảo thực hiện các công việc thuộc chức năng,

nhiệm vụ của mình. Thực hiện công tác tham mưu, đối nội, đối ngoại thông

qua các văn bản, hồ sơ, công văn, giấy tờ, từ đó đảm bảo thông tin phục vụ lãnh

đạo hiệu quả, cũng như truyền đạt thông tin trong cơ quan một cách liền mạch,

thống nhất.

Tổ chức bộ máy văn phòng phù hợp sẽ giúp cho lãnh đạo kiểm soát được

thực trạng hoạt động của các bộ phận chức năng trong văn phòng. Thông qua

chức năng, nhiệm vụ của mỗi bộ phận trong văn phòng, lãnh đạo dễ dàng triển

khai các mục tiêu công việc, đảm bảo tiến độ, chất lượng hoàn thành công việc,

cũng như khẳng định vai trò lãnh đạo của mình.

Một số nguyên tắc giúp thực hiện tốt hoạt động tổ chức bộ máy văn phòng:

- Mục tiêu rõ ràng: Mục tiêu hoạt động của bộ máy văn phòng và bộ phận

văn phòng phải được xác định rõ dù là ngắn hay dài hạn những mục tiêu này

phải đủ cụ thể và minh bạch để mọi thành viên trong văn phòng có thể hiểu

được và đúng mục tiêu rõ ràng không chỉ giúp định hướng hoạt động của văn

phòng tốt hơn mà còn là một trong những yếu tố quan trọng để đo lường hiệu

quả của nó.

- Tầm kiểm soát hợp lý: Tầm kiểm soát còn được gọi là phạm vi giới hạn

quản lí được coi là một trong những yếu tố chủ yếu quyết định cơ cấu tổ chức

nên phát triển hệ thống quản lý thông tin theo hướng nào. Thông thường, những

nhà quản trị ở cấp quản trị càng cao sẽ giới hạn tầm kiểm soát hẹp hơn ở cấp

thấp do sự tăng thẩm quyền tham mưu cho cấp dưới và giảm bớt vai trò hỗ trợ

huấn luyện giám sát của cấp trên, cho nên bộ máy văn phòng phải được xây

dựng phù hợp với tầm kiểm soát của nhà quản trị văn phòng.

- Chuyên môn hoá và liên kết về chức năng: Mỗi bộ phận trong bộ máy

văn phòng phải có chức năng chuyên môn rõ ràng. Chuyên môn hóa giúp cho

mỗi bộ phận đến từng nhân viên hiểu rõ nhiệm vụ và thẩm quyền của họ, cho

phép họ được thực hiện một số nhiệm vụ cụ thể trong một lĩnh vực chuyên môn

nhất định, qua đó nhân viên sẽ thành thạo kĩ năng làm việc hơn, thấu hiểu và

cùng cố đạo đức nghề nghiệp, tăng năng suất và tính chuyên nghiệp của lực

lượng lao động trong văn phòng. Tuy nhiên, mặt trái của chuyên môn hóa sâu

là hạn chế tính linh hoạt của bộ máy văn phòng nên liên kết chức năng sẽ khắc

phục điểm yếu đó. Tổ chức các bộ phận theo nhóm chức năng liên quan như

văn thư - lưu trữ, lễ tân - hậu cần, truyền thông - tổ chức sự kiện, làm tăng tính

hợp tác giữa các bộ phận, giảm bớt công việc và những lãng phí không cần thiết

trong thiết kế và thực hiện quy trình tác nghiệp, giúp tinh gọn bộ máy.

- Trách nhiệm và quyền hạn phù hợp: Trách nhiệm và quyền hạn cần phải

gắn liền chặt chẽ với nhau. Có thể nói, quyền hạn chính là nơi xuất phát của

trách nhiệm. Trách nhiệm và quyền hạn là hai yếu tố bổ sung và tăng cường lẫn

nhau, nhưng luôn phải song song với nhau không được có bất kì sự chênh lệch

tránh dẫn tới trách nhiệm và quyền hạn không cân đối. Khi phân công công

việc cần phải quy định cụ thể rõ ràng về trách nhiệm.

- Nguyên tắc về uỷ quyền: Trong một đơn vị, tổ chức thì Thủ trưởng không

thể thực hiện được hết tất cả mọi công việc trong đơn vị, vậy nên đối với người

trợ lí của mình người lãnh đạo cần phải biết uỷ quyền chính xác trách nhiệm và

quyền hạn. Khi uỷ quyền đúng đắn sẽ có hai điều lợi: Thứ nhất là người lãnh

đạo sẽ có thêm nhiều thời gian để thực hiện tốt trách nhiệm quản lí của mình.

Thứ hai là người nhân viên sẽ có được cơ hội phát triển về chuyên môn nghiệp

vụ, cũng như phát triển về sự nghiệp.

- Mệnh lệnh phục tùng và thống nhất chỉ huy: Dù cho là ai hay giữ chức

vụ nào trong cơ quan thì chỉ nên nhận chỉ thị và chịu trách nhiệm từ duy nhất

một người cấp trên (Chánh văn phòng). Đây là nguyên tắc đảm bảo tất cả nguồn

lực đang có trong văn phòng đều hướng về một chiều duy nhất, tất cả những gì

tiết kiệm được là do những thủ tục chung và tiêu chuẩn rõ ràng, đồng bộ.

Kết luận, các nguyên tắc trên có thể hỗ trợ xây dựng được bộ máy hợp lí,

đảm bảo hoạt động đúng chức năng, nhiệm vụ và đạt được kết quả cao trong

quá trình làm việc.

1.7. Vai trò và tính cấp thiết hoàn thiện bộ máy văn phòng

1.7.1. Vai trò của việc hoàn thiện bộ máy văn phòng

Biến mục tiêu riêng lẻ của mỗi cá nhân riêng lẻ trong tổ chức hoà vào mục

tiêu chung để tồn tại và phát triển luôn là nhiệm vụ hàng đầu của mỗi tổ chức.

Để đảm bảo nhu cầu cuộc sống đầy đủ ngày càng cao, thực hiện trên quy mô

lớn thì đòi hỏi cần có sự phân công, hợp tác của tất cả các cá nhân của tổ chức.

Tương tự, trong quá trình tồn tại và phát triển mỗi cơ quan, đơn vị đều cần

thực hiện những mục tiêu nhất định. Bởi vậy, cần phải có ít nhất một Thủ trưởng

đảm nhận trách nhiệm trực tiếp chỉ đạo đội ngũ nhân viên trong mỗi hoạt động

của bộ phận văn phòng, như thực hiện các nhiệm vụ cụ thể nhằm đảm bảo sự

phối hợp trơn tru, chính xác giữa các thành viên trong bộ máy văn phòng, nhằm

thực hiện khai thác năng lực sáng tạo của mỗi thành viên trong việc thực hiện

các mục tiêu chung của tổ chức.

Từ đó ta có thể thấy, trong mỗi cơ quan, doanh nghiệp nếu không có cơ

cấu tổ chức bộ máy văn phòng thì không có một lực lượng nào có thể tiến hành

nhiệm vụ hành chính văn phòng, đồng nghĩa với việc cơ quan đó không thể tồn

tại và phát triển.

Từ những lập luận trên cho ta thấy rõ vai trò quan trọng của cơ cấu tổ chức

bộ máy văn phòng, đó là hoạt động không thể thiếu trong cơ quan, nó quyết

định toàn bộ quá trình hoạt động của đội ngũ hành chính văn phòng trong tổ

chức. Nhưng, nếu tổ chức bộ máy văn phòng không phù hợp với chức năng,

nhiệm vụ; các bộ phận chồng chéo, mâu thuẫn khiến tiến độ làm việc chậm,

kém hiệu quả. Vậy nên tổ chức bộ máy cần phải đảm bảo tính hợp lý, với đội

ngũ nhân sự đầy đủ phẩm chất, năng lực các bộ phận chức năng được tổ chức

phù hợp với chức năng nhiệm vụ sẽ mang lại hiệu quả cao trong công việc.

Mặt khác, bộ máy văn phòng là không thể thiếu trong mỗi cơ quan, đơn

vị. sự hiện diện của bộ máy văn phòng chính là thể hiện sự tồn tại của bản thân

cơ quan đó. Văn phòng tạo nên sự liên kết giữa các phòng ban, bộ phận chức

năng trong cơ quan lại với nhau theo thể thống nhất, tạo phương hướng rõ ràng.

Đồng thời làm cho hoạt động của tổ chức được duy trì một cách ổn định và hiệu

quả, khuyến khích mọi người tham gia và có trách nhiệm với công việc văn

phòng.

Văn phòng thực hiện nhiều chức năng, nhiệm vụ đảm bảo phục vụ cho

quá trình điều hành quản lý của lãnh đạo Để đảm bảo kết quả làm việc hiệu quả

mỗi công việc cần phải được phân công lao động, thực hiện chuyên môn hoá.

1.7.2. Tính cấp thiết của công tác hoàn thiện bộ máy văn phòng

Là bộ phận giúp việc phục vụ cho tổ chức nên bộ máy văn phòng cần có

các yếu tố chuyên nghiệp, linh hoạt, tinh gọn để đem lại hiệu quả cao nhất trong

quá trình làm việc.

Mọi tổ chức đều mong muốn đạt được mục tiêu để ra càng sớm càng tốt.

Nhưng muốn đạt hiệu quả cao nhất trong quá trình hoạt động thì cần phải có

những người lãnh đạo có năng lực, kiến thức và thường xuyên trau dồi kỹ năng

chuyên môn và thực tiễn hoạt động. Vì vậy công việc của văn phòng là phải

thường xuyên kiểm tra, giám sát, lựa chọn và chuẩn bị phương án hoạt động để

với điều kiện tài chính thấp nhưng mang lại hiệu quả cao nhất có thể cho cơ

quan.

Bởi vậy, có thể nói công tác tổ chức hoàn thiện bộ máy văn phòng là một

trong những yếu tố quan trọng quyết định sự phát triển của tổ chức nói chung

và bộ phận văn phòng nói riêng. Có một bộ máy văn phòng ổn định và thích

hợp sẽ giúp cho các hoạt động trong công tác văn phòng được thực hiện một

cách trơn tru, hiệu quả.

Trong mọi các cơ quan, tổ chức thì bộ máy văn phòng là bộ phận duy

nhất có thể tiến hành nhiệm vụ hành chính văn phòng với đầy đủ chức năng,

nhiệm vụ cần thiết. Khi phù hợp với thực tiễn, bộ máy văn phòng sẽ phát huy

được sức mạnh của mình. Ngược lại, nếu tổ chức bộ máy không phù hợp với

thực tiễn hoạt động của cơ quan thì nó lại trở thành yếu tố cản trở, làm chậm

sự phát triển của tổ chức. Cần phải hoàn thiện bộ máy văn phòng để xác định

rõ về chức năng, nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức, qua đó đáp ứng phù hợp với các

điều kiện hoạt động của tổ chức

Ngày nay trong nền kinh tế thị trường, để có thể tồn tại và phát triển mỗi

tổ chức đều phải có cho mình một bộ máy văn phòng hoàn thiện, chuẩn mực,

chuyên nghiệp, bắt kịp xu thế phát triển của xã hội, mang lại hiệu quả cao trong

hoạt động văn phòng.

Tiểu kết

Qua Chương 1, tác giả đã đưa ra các quan niệm, khái niệm về văn phòng;

tổ chức bộ máy văn phòng; vai trò, vị trí, chức năng, nhiệm vụ của văn phòng

trong quá trình hoạt động. Bên cạnh đó hiểu được tầm quan trọng và tính cấp

thiết của việc hoàn thiện tổ chức bộ máy của văn phòng trong mỗi cơ quan. Lấy

đây là nền tảng, cơ sở lí luận thực tiễn để tác giả tiếp tục thực hiện nghiên cứu,

phân tích về thực trạng tổ chức bộ máy văn phòng tại Bộ Nội vụ ở Chương 2.

CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG VỀ CÔNG TÁC TỔ CHỨC BỘ MÁY

VĂN PHÒNG TẠI BỘ NỘI VỤ

2.1. Tổng quan về Bộ Nội Vụ và Văn phòng Bộ Nội vụ

2.1.1. Giới thiệu về Bộ Nội vụ

2.1.1.1. Lịch sử hình thành và phát triển Bộ Nội vụ

Bộ Nội vụ là cơ quan thuộc Chính phủ, thực hiện chức năng quản lý nhà

nước về các ngành, lĩnh vực: Tổ chức hành chính sự nghiệp nhà nước; Chính

quyền địa phương; Địa giới hành chính; Cán bộ, công chức, viên chức nhà

nước.

Bộ Nội vụ hiện nay được thành lập năm 2002 trên cơ sở đổi tên của Ban

Tổ chức - Cán bộ Chính phủ. Đây là một cơ quan ngang Bộ từ tháng 9 năm

1992, do một Bộ trưởng, chuyên trách công tác Tổ chức và cán bộ của Hội đồng

Bộ trưởng đứng đầu điều hành.

Bộ Nội vụ giai đoạn từ 1945 - 1998:

Bộ Nội vụ là một trong 13 bộ đầu tiên trong chính phủ đầu tiên của nước

Việt Nam Dân chủ Cộng hòa được thành lập ngày 28 - 8 - 1945 và ra mắt ngày

02 - 9 - 1945. Khi đó lực lượng Công an cũng nằm trong bộ này. Năm 1953,

Bộ Công an ra đời, tách khỏi Bộ Nội vụ.

Tại kỳ họp thứ nhất, Quốc hội khóa V, ngày 8 tháng 7 năm 1975 Ủy ban

thường vụ Quốc hội ra Quyết định số 160/QH – HC hợp nhất Bộ Công an và

một số bộ phận của Bộ Nội vụ thành một bộ mới, lấy tên là Bộ Nội vụ với chức

năng của Bộ Công an.

Bộ Nội vụ này đến tháng 5 năm 1998 thì được đổi tên là Bộ Công an. Đến

đây không còn tên gọi Bộ Nội vụ nữa. Thay vào đó là Ban Tổ chức Cán bộ của

Chính phủ được thành lập thay thế.

Bộ Nội vụ giai đoạn từ 2002 đến nay:

Ngày 5 tháng 8 năm 2002, Quốc hội ra Nghị quyết số 02/2002/QH11 về

việc quy định danh sách các bộ và cơ quan ngang bộ của Chính phủ. Theo đó,

Bộ Nội vụ mới được thành lập dựa trên cơ sở đổi tên từ Ban Tổ chức - Cán bộ

Chính phủ và tồn tại song song với Bộ Công an

Ngày 9 tháng 5 năm 2003, Thủ tướng Chính phủ ký Nghị định số

45/2003/NĐ-CP, Quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức

của Bộ Nội vụ.

2.1.1.2. Chức năng, nhiệm vụ của Bộ Nội vụ

Căn cứ theo Nghị định số 123/2016/NĐ-CP ngày 1/9/2016 của Chính phủ

quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của bộ, cơ quan

ngang bộ, và Nghị định số 34/2017/NĐ-CP ngày 3/7/2017 của Chính phủ quy

định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Bộ Nội vụ, Bộ có

những nhiệm vụ, quyền hạn chính sau đây:

- Trình Chính phủ dự án luật, dự thảo nghị quyết của Quốc hội, dự án pháp

lệnh, dự thảo nghị quyết của Ủy ban Thường vụ Quốc hội, dự thảo nghị định

của Chính phủ, dự thảo nghị quyết liên tịch giữa Chính phủ với Đoàn Chủ tịch

Ủy ban Trung ương Mặt trận Tổ quốc Việt Nam theo chương trình, kế hoạch

xây dựng pháp luật hàng năm của bộ đã được phê duyệt và các dự án, đề án,

chương trình, nghị quyết theo sự phân công của Chính phủ, Thủ tướng Chính

phủ.

- Thực hiện chức năng quản lý nhà nước về:

1. Tổ chức hành chính, sự nghiệp nhà nước.

2. Chính quyền địa phương.

3. Địa giới hành chính và phân loại đơn vị hành chính.

4. Biên chế, tinh giản biên chế.

5. Cán bộ, công chức, viên chức nhà nước.

6. Thực hiện công tác đào tạo, bồi dưỡng cán bộ.

7. Chính sách tiền lương.

8. Tổ chức hội và các tổ chức phi chính phủ.

9. Thi đua, khen thưởng.

10. Tôn giáo.

11. Công tác văn thư, lưu trữ nhà nước.

12. Cải cách hành chính nhà nước.

13. Thực hiện Quy chế dân chủ ở cơ sở và công tác dân vận.

14. Hợp tác quốc tế.

15. Công tác thanh niên.

- Thanh tra, kiểm tra việc thực hiện chính sách, pháp luật thuộc phạm vi

quản lý nhà nước của Bộ Nội vụ. Tiếp công dân, giải quyết khiếu nại, tố cáo,

kiến nghị, phản ánh, thực hiện công tác phòng, chống tham nhũng, công tác

phòng, chống tội phạm theo quy định của pháp luật.

- Chủ trì, phối hợp với các bộ, ngành giải quyết kiến nghị của các cơ quan

nhà nước, tổ chức chính trị - xã hội theo phân công của Chính phủ, Thủ tướng

Chính phủ, đảm bảo thực hiện nhanh chóng, kịp thời, hiệu quả.

- Hướng dẫn, kiểm tra nghiêm ngặt về việc cho phép các cơ quan, tổ chức

được sử dụng con dấu và việc quản lý, sử dụng con dấu trong quá trình hoạt

động của đơn vị theo quy định của pháp luật.

- Thực hiện các nhiệm vụ, quyền hạn khác do Chính phủ, Thủ tướng Chính

phủ giao và theo quy định của pháp luật.

2.1.1.3. Cơ cấu tổ chức của Bộ Nội vụ

Cơ cấu tổ chức của Bộ Nội vụ gồm 22 đơn vị: 1- Vụ Tổ chức - Biên chế.

2- Vụ Chính quyền địa phương. 3- Vụ Công chức - Viên chức. 4- Vụ Đào tạo,

bồi dưỡng cán bộ, công chức, viên chức. 5- Vụ Tiền lương. 6- Vụ Tổ chức phi

chính phủ. 7- Vụ Cải cách hành chính. 8- Vụ Hợp tác quốc tế. 9- Vụ Pháp chế.

10- Vụ Kế hoạch - Tài chính. 11- Vụ Tổng hợp. 12- Vụ Công tác thanh niên.

13- Vụ Tổ chức cán bộ. 14- Thanh tra Bộ. 15- Văn phòng Bộ. 16- Cục Văn thư

và Lưu trữ nhà nước. 17- Ban Thi đua - Khen thưởng Trung ương. 18- Ban Tôn

giáo Chính phủ. 19- Học viện Hành chính Quốc gia. 20- Viện Khoa học tổ chức

nhà nước. 21- Tạp chí Tổ chức nhà nước. 22- Trung tâm Thông tin.

Các đơn vị quy định từ (1) đến (18) nêu trên là các đơn vị hành chính giúp

Bộ trưởng thực hiện chức năng quản lý nhà nước. các đơn vị quy định từ (19)

đến (22) là các đơn vị sự nghiệp phục vụ chức năng quản lý nhà nước của bộ.

Bộ trưởng Bộ Nội vụ trình Thủ tướng Chính phủ ban hành các quyết định

quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Ban Thi đua -

Khen thưởng Trung ương, Ban Tôn giáo Chính phủ, Học viện Hành chính Quốc

gia và quyết định ban hành danh sách các đơn vị sự nghiệp khác hiện có thuộc

bộ.

Bộ trưởng Bộ Nội vụ quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu

tổ chức của các đơn vị trực thuộc bộ, trừ các đơn vị quy định tại (17, 18 và 19)

nêu trên. quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của vụ,

văn phòng, đơn vị sự nghiệp công lập thuộc Ban Tôn giáo Chính phủ, Ban Thi

đua - Khen thưởng Trung ương.

Lãnh đạo đương nhiêm hiện nay của Bộ Nội vụ bao gồm:

01 Bộ trưởngː Phạm Thị Thanh Trà - Ủy viên Trung ương Đảng, Phó

Trưởng ban Tổ chức Trung ương (kiêm nhiệm)

05 Thứ trưởng:

- Thứ trưởng Nguyễn Duy Thăng, nguyên Vụ trưởng Vụ Tiền lương

- Thứ trưởng Triệu Văn Cường, nguyên Hiệu trưởng Trường Đại học Nội

vụ Hà Nội

- Thứ trưởng Nguyễn Trọng Thừa, Phó Bí thư Ban Cán sự Đảng, nguyên

Cục trưởng Cục nông lâm sản và nghề muối, Bộ Nông nghiệp và Phát triển

nông thôn

- Thứ trưởng Vũ Chiến Thắng, Bí thư Đảng ủy Bộ, nguyên Trưởng Ban

Tôn giáo Chính phủ

- Thứ trưởng Trương Hải Long, nguyên Vụ trưởng Vụ Công chức - Viên

chức

Vụ Tổ chức – Biên chế

Vụ Chính quyền địa phương

Vụ Công chức – Viên chức

Vụ Đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, công chức, viên chức

Vụ Tiền lương

Vụ Tổ chức phi chính phủ

Vụ Cải cách hành chính

Vụ Hợp tác quốc tế

Vụ Pháp chế

Vụ Kế hoạch – Tài chính

Vụ Tổng hợp

LÃNH ĐẠO BỘ NỘI VỤ

Vụ Công tác thanh niên

Vụ Tổ chức cán bộ

Thanh tra Bộ

Văn phòng Bộ

Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước

Ban Thi đua – Khen thưởng Trung ương

Ban Tôn giáo Chính phủ

Học viện Hành chính Quốc gia

Viện Khoa học tổ chức nhà nước

Tạp chí Tổ chức nhà nước

Trung tâm Thông tin

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

Sơ đồ 2.1: Sơ đồ cơ cấu tổ chức Bộ Nội vụ

2.1.2. Giới thiệu về văn phòng Bộ Nội vụ

2.1.2.1. Chức năng, nhiệm vụ của Văn phòng Bộ Nội vụ

Chức năng, nhiệm vụ của Văn phòng Bộ Nội vụ được quy định rõ tại

Quyết định số 698/QĐ-BNV ngày 20 tháng 4 năm 2018 của Bộ Nội vụ về Quy

định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và tổ chức của Văn phòng Bộ.1

* Vị trí và chức năng

1. Văn phòng Bộ Nội vụ là tổ chức thuộc Bộ Nội vụ, thực hiện chức năng

tham mưu giúp Bộ trưởng tổng hợp, đánh giá tình hình hoạt động chung của

Bộ và ngành Nội vụ đưa ra các báo cáo về kết quả hoạt động, tổng hợp thông

tin quản lý phục vụ chỉ đạo, hỗ trợ điều hành, điều phối chương trình làm việc

của Bộ trưởng và các Thứ trưởng, các cơ quan, đơn vị thuộc và trực thuộc Bộ

theo chương trình, kế hoạch công tác và theo chỉ đạo của Bộ trưởng.

Thực hiện nhiệm vụ giúp việc cho Bộ trưởng và các Thứ trưởng trong

công tác điều hành, quản lý, ra quyết định. Tham mưu, quản lý, tổ chức thực

hiện công tác thi đua, khen thưởng, văn thư, lưu trữ, thường trực Ban chỉ đạo

xây dựng và áp dụng Hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO vào hoạt

động của Bộ Nội vụ.

2. Văn phòng Bộ có tư cách pháp nhân, có con dấu riêng, thẩm quyền nhất

định, được mở tài khoản tại Kho bạc Nhà nước và Ngân hàng theo quy định

của pháp luật

* Nhiệm vụ

Văn phòng Bộ là đơn vị thực hiện công tác tham mưu giúp Bộ trưởng Bộ

1 Quyết định số 698/QĐ-BNV ngày 20 tháng 4 năm 2018 của Bộ Nội vụ về Quy định chức năng, nhiệm

vụ, quyền hạn và tổ chức của Văn phòng Bộ

Nội vụ thực hiện các nhiệm vụ và có những quyền hạn sau đây:

1. Chỉ đạo, điều hành các hoạt động của Bộ. Chuẩn bị, soạn thảo nội dung,

chương trình, ghi biên bản và ban hành thông báo kết luận tất cả các cuộc họp,

giao ban công tác của Bộ. Là đầu mối liên hệ giao dịch với các Bộ, ngành địa

phương.

2. Chủ trì, phối hợp với các đơn vị thuộc, trực thuộc Bộ.

3. Thực hiện chế độ thông tin báo cáo và các nhiệm vụ khác của thành

viên Chính phủ theo quy định của Luật Tổ chức Chính phủ và Quy chế làm

việc của Chính phủ.

4. Thực hiện nhiệm vụ giúp việc Bộ trưởng và các Thứ trưởng.

5. Thực hiện công tác thi đua, khen thưởng và truyền thông.

6. Thực hiện nhiệm vụ văn thư, lưu trữ và kiểm soát thủ tục hành chính.

7. Thực hiện công tác kế toán, tài vụ của cơ quan Bộ. là đơn vị dự toán

cấp III của Bộ.

8. Thực hiện chức trách chủ đầu tư theo quy định của pháp luật đối với

những công trình tại trụ sở cơ quan Bộ khi được Bộ trưởng giao, đảm bảo minh

bạch, chính xác.

9. Thực hiện các nhiệm vụ quản trị công sở, phục vụ hậu cần cho lãnh

đạo, đảm bảo thực hiện hiệu quả các công việc được giao.

10. Làm thường trực Ban chỉ đạo tổ chức xây dựng, áp dụng, duy trì và

cải tiến hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO đảm bảo thực hiện

khoa học, chính xác, hiệu quả. Ứng dụng công nghệ thông tin nhằm đổi mới

hiện đại hoá trong công tác văn phòng theo quy định của pháp luật.

11. Chủ trì hoặc tham gia nghiên cứu khoa học và tham gia tập huấn

chuyên môn, nghiệp vụ có nội dung liên quan đến chức năng, nhiệm vụ của

Văn phòng Bộ và của Bộ.

12. Quản lý công chức, người lao động của Văn phòng Bộ theo quy định

của pháp luật và quy định của Bộ Nội vụ.

13. Thực hiện nhiệm vụ khác theo quy định của pháp luật hoặc theo chỉ

đạo của Bộ trưởng.

2.1.2.2. Cơ cấu tổ chức của văn phòng Bộ Nội vụ

Văn phòng Bộ Nội vụ là bộ phận thực hiện các chức năng tham mưu, giúp

việc cho hoạt động lãnh đạo và quản lý, điều hành. Và cơ cấu tổ chức của Văn

phòng Bộ Nội vụ được quy định rõ tại Quyết định số 698/QĐ-BNV ngày 20

tháng 4 năm 2018 của Bộ Nội vụ về Quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn

và tổ chức của Văn phòng Bộ.

Văn phòng Bộ có Chánh Văn phòng và 02 Phó Chánh Văn phòng, các

công chức và người lao động. Bộ trưởng đảm nhận quyền bổ nhiệm, miễn

nhiệm, cách chức Chánh Văn phòng và Phó Chánh Văn phòng, theo quy định

của Bộ Nội vụ và pháp luật.

Văn phòng Bộ có 07 phòng, đội (sau đây gọi chung là phòng):

- Phòng Tổng hợp - Thư ký.

- Phòng Thi đua - Khen thưởng và Truyền thông.

- Phòng Văn thư - Lưu trữ và Kiểm soát thủ tục hành chính.

- Phòng Kế toán - Tài vụ.

- Phòng Hành chính - Quản trị.

- Phòng Bảo vệ.

- Đội xe.

Phòng bao gồm Trưởng phòng, không quá 02 Phó Trưởng phòng, các

công chức và người lao động cùng thực hiện chức năng chung của bộ phận.

Các Trưởng phòng, phó trưởng phòng được Bộ trưởng bổ nhiệm, miễn nhiệm,

Lãnh đạo Văn phòng Bộ

Đội xe.

Phòng Bảo vệ

Phòng Tổng hợp - Thư ký

Phòng Kế toán - Tài vụ

Phòng Hành chính - Quản trị

Phòng Thi đua - Khen thưởng và Truyền thông

Phòng Văn thư - Lưu trữ và Kiểm soát thủ tục hành chính

cách chức theo quy định của pháp luật và của Bộ Nội vụ.

Sơ đồ 2.2: Sơ đồ cấu tổ chức Văn phòng Bộ Nội vụ

2.2. Thực trạng tổ chức bộ máy văn phòng tại Văn phòng Bộ Nội vụ

2.2.1. Thực trạng cơ cấu tổ chức và chế độ làm việc tại Văn phòng

Bộ Nội vụ

Văn phòng Bộ Nội vụ có chế độ làm việc là Thủ trưởng kết hợp với chế

độ chuyên viên. Chánh Văn phòng Bộ phân công nhiệm vụ cho công chức,

người lao động phù hợp với năng lực chuyên môn đối với những công việc thực

hiện theo chế độ chuyên viên, để đảm bảo hoàn thành công việc được giao.

- Chánh Văn phòng Bộ chịu trách nhiệm điều hành hoạt động của Văn

phòng Bộ theo Quy chế làm việc của Bộ Nội vụ. Phân công công việc và kiểm

tra việc thực hiện nhiệm vụ của Phó Chánh Văn phòng, Lãnh đạo các phòng,

kiểm tra việc thực hiện nhiệm vụ của công chức, người lao động của Văn phòng

Bộ, căn cứ Quy chế làm việc của Bộ, chỉ đạo xây dựng, phê duyệt và tổ chức

thực hiện Quy chế làm việc của Văn phòng Bộ.

Thừa lệnh hoặc thừa ủy quyền của Bộ trưởng ký các văn bản theo quy

định tại Quy chế làm việc của Bộ Nội vụ. Đảm nhận ký thừa lệnh Bộ trưởng

các báo cáo định kỳ hàng tháng khi cần thiết.

Khi vắng mặt và thấy cần thiết, Chánh Văn phòng Bộ uỷ nhiệm bằng văn

bản cho một Phó Chánh Văn phòng Bộ điều hành công tác, giải quyết công việc

của Văn phòng Bộ.

Khi được Chánh Văn phòng Bộ uỷ nhiệm bằng văn bản để điều hành công

tác, giải quyết công việc của Chánh Văn phòng Bộ trong thời gian Chánh Văn

phòng Bộ vắng mặt, Phó Chánh Văn phòng Bộ chịu trách nhiệm trước Chánh

Văn phòng, trước Bộ trưởng và trước pháp luật về thực hiện nhiệm vụ trong

thời gian được uỷ nhiệm. không được uỷ nhiệm lại cho người khác những nội

dung được Chánh Văn phòng Bộ uỷ nhiệm.

- Trưởng phòng là người đứng ra chịu trách nhiệm trước Chánh Văn

phòng Bộ, Phó Chánh Văn phòng phụ trách lĩnh vực và trước pháp luật về thực

hiện nhiệm vụ của Phòng của đơn vị mình.

- Phó Trưởng phòng giúp Trưởng phòng thực hiện một số nhiệm vụ theo

phân công của Trưởng phòng, chịu trách nhiệm thực hiện nhiệm vụ được phân

công trước Chánh Văn phòng, Trưởng phòng và trước pháp luật.

- Công chức, người lao động chịu sự quản lý, điều hành trực tiếp của

Trưởng phòng nơi công chức, người lao động làm việc.

Trường hợp Lãnh đạo Bộ, Lãnh đạo Văn phòng Bộ trực tiếp giao nhiệm

vụ thi công chức, người lao động phải chấp hành và kịp thời báo cáo với Trưởng

phòng.

2.2.2. Tình hình tổ chức các bộ phận chức năng trong Văn phòng Bộ

Nội vụ

Để thực hiện tốt chức năng và nhiệm vụ được giao thì Văn phòng Bộ được

tổ chức thành 07 bộ phận các phòng chức năng, nhằm đảm bảo các chức năng,

nhiệm vụ của văn phòng đều có bộ phận phụ trách, các công việc được thực

hiện linh hoạt, hiệu quả và không bị chồng chéo.

2.2.2.1. Phòng Tổng hợp - Thư ký

Phòng Tổng hợp – Thư ký gồm: 08 CB – NV, trong đó có 01 trưởng

phòng, 01 phó phòng và 06 chuyên viên (trong đó có 04 chuyên viên là thư ký

cho Thứ trưởng, danh sách cụ thể được trình bày tại phụ lục số 01) thực hiện

các nhiệm vụ chuyên trách sau:

Chỉ đạo, điều hành các hoạt động của Bộ. Là bộ phận chuẩn bị nội dung,

chương trình, ghi chép lại nội dung, lập biên bản và ra thông báo kết luận các

cuộc họp, giao ban công tác của Bộ, thực hiện chức năng liên hệ giao dịch với

các Bộ, ngành và địa phương.

Xây dựng tất cả các báo cáo định kỳ, đột xuất, báo cáo chuyên đề về công

tác chỉ đạo, điều hành và tình hình thực hiện chương trình công tác của Bộ Nội

vụ.

Xây dựng chương trình, lịch làm việc của Lãnh đạo Bộ.

Thực hiện nhiệm vụ kiểm tra giám sát thủ tục, nội dung, thể thức và kỹ

thuật trình bày văn bản trước khi trình Lãnh đạo Bộ, đảm bảo tính chính xác

trong công việc, tiết kiệm thời gian cho lãnh đạo, bảo đảm thực hiện các quy

định theo quy trình ISO đã được Bộ trưởng ban hành.

Phối hợp với đơn vị chức năng liên quan chuẩn bị sẵn sàng nội dung,

chương trình, ghi biên bản đầy đủ và soạn thảo thông báo kết luận các cuộc

họp, buổi làm việc của Lãnh đạo Bộ với các bộ, ngành, địa phương, cơ quan,

đơn vị (khi có yêu cầu của Lãnh đạo Bộ).

2.2.2.2. Phòng Thi đua - Khen thưởng và Truyền thông

Phòng Thi đua - Khen thưởng và Truyền thông gồm: 07 CB – NV, trong

đó có 01 trưởng phòng, 01 phó phòng và 05 chuyên viên (danh sách cụ thể được

trình bày tại phụ lục số 02) thực hiện các nhiệm vụ chuyên trách sau:

Làm thường trực Hội đồng Thi đua - Khen thưởng của Bộ và của ngành

Nội vụ.

Thực hiện chức năng tham mưu, đề xuất cho Lãnh đạo Bộ và Hội đồng

Thi đua - Khen thưởng tổng hợp, phân tích, báo cáo rõ ràng chủ trương, chính

sách pháp luật của Nhà nước về lĩnh vực thi đua, khen thưởng của Bộ và ngành

Nội vụ.

Tham mưu xây dựng chương trình, kế hoạch, nội dung phát động các

phong trào thi đua thường niên, các dịp ngày lễ kỷ niệm trong Bộ và ngành Nội

vụ, khuấy động tinh thần tham gia hoạt động tập thể của các cá nhân trong đơn

vị.

Chịu trách nhiệm làm đầu mối tổ chức các phong trào thi đua, tổng kết,

rút kinh nghiệm, nhân rộng điển hình tiên tiến, nhận trách nhiệm đi đầu làm

gương trong phong trào thi đua trong phạm vi tại đơn vị.

Tiếp nhận văn bản hướng dẫn và truyền thông, phổ biến, hướng dẫn, tập

huấn về công tác thi đua, khen thưởng cho các đơn vị liên quan trong công tác

Thi đua – Khen thưởng.

Chủ trì, phối hợp với các đơn vị liên quan trực tiếp hướng dẫn thực hiện

tổ chức các hoạt động tuyên truyền về thành tựu và hoạt động của đơn vị, cổ

động tinh thần của các cán bộ trong văn phòng.

Là bộ phận chịu trách nhiệm đảm nhiệm triển khai thực hiện Quy chế về

phát ngôn trước báo chí, làm công tác tổng hợp và cung cấp thông tin về hoạt

động văn phòng cho các cơ quan thông tin đại chúng đảm bảo uy tín.

2.2.2.3. Phòng Văn thư - Lưu trữ và Kiểm soát thủ tục hành chính

Phòng Văn thư – Lưu trữ và Kiểm soát thủ tục hành chính gồm: 06 CB –

NV, trong đó có 01 trưởng phòng, 02 phó phòng và 03 chuyên viên (danh sách

cụ thể được trình bày tại phụ lục số 03) thực hiện các nhiệm vụ chuyên trách

Tiếp nhận, đăng ký, phân loại, trực tiếp thực hiện xử lý hoặc theo dõi việc

xử lý các văn bản đến, kiểm tra văn bản đi của Bộ theo quy định.

Tiếp nhận và cung cấp các văn bản quy phạm pháp luật do Bộ Nội vụ ban

hành sau đó chuyển đến các cơ quan liên quan theo quy định hiện hành.

Hướng dẫn, kiểm tra nghiêm túc việc thực hiện các chế độ, quy định về

công tác văn thư, lưu trữ, bảo mật đối với các cơ quan, đơn vị thuộc, trực thuộc

Bộ theo quy định của pháp luật.

Sao chụp văn bản, tài liệu phục vụ công tác chung của Bộ đảm bảo tình

chính xác và cẩn thận trong công việc, luôn sẵn sàng cung cấp báo, tạp chí, bản

tin phục vụ công tác của Lãnh đạo Bộ và các đơn vị khối cơ quan Bộ.

Tổ chức thực hiện công tác thu thập hồ sơ, tài liệu của cơ quan đến hạn

nộp lưu vào Lưu trữ cơ quan. Sau đó phân loại, chỉnh lý, xác định giá trị, thống

kê tài liệu lưu trữ để bảo vệ, bảo quản an toàn hồ sơ, tài liệu, phục vụ khai thác,

sử dụng hồ sơ, tài liệu lưu trữ.

2.2.2.4. Phòng Kế toán - Tài vụ

Phòng Kế toán – Tài vụ gồm: 05 CB – NV, trong đó có 01 trưởng phòng,

01 phó phòng, 01 thủ quỹ và 02 chuyên viên (danh sách cụ thể được trình bày

tại phụ lục số 04) thực hiện các nhiệm vụ chuyên trách sau:

Phòng Kế toán – Tài vụ là phòng tham mưu cho Chánh văn phòng về công

tác quản lý hoạt động tài chính và chế độ kế toán.

- Xây dựng và tiến hành thực hiện triển khai các kế hoạch tài chính ngắn

hạn và dài hạn cho đơn vị trong thẩm quyền theo quy định. Chịu trách nhiệm

trong công tác thông báo và giám sát thu đúng, thu đủ, kịp thời các khoản thu,

nộp của các đơn vị.

- Thực hiện công tác thu thập, tổng hợp, làm báo cáo về kết quả về hoạt

động tài chính của đơn vị đảm bảo trung thực, chính xác theo chế độ kế toán

theo quy định hiện hành. Bảo quản, lưu trữ các chứng từ kế toán theo quy định.

2.2.2.5. Phòng Hành chính - Quản trị

Phòng Hành chính – Quản trị gồm: 21 CB – NV, trong đó có 01 trưởng

phòng, 01 phó phòng, 03 chuyên viên, 05 nhân viên phục vụ, 01 lễ tân và 08

nhân viên kỹ thuật (danh sách cụ thể được trình bày tại phụ lục số 05) thực hiện

các nhiệm vụ chuyên trách sau:

Trình Bộ trưởng quyết định chủ trương, bện pháp hiện đại hóa công sở, tổ

chức quản trị công sở, bảo đảm cơ sở vật chất, kỹ thuật, trang thiết bị văn phòng.

lập kế hoạch, tổ chức cải tạo, sửa chữa, bảo dưỡng, bảo trì cơ sở vật chất trụ sở

Bộ theo quy định của pháp luật và của Bộ.

Chủ trì hoặc phối hợp với các cơ quan chức năng, đơn vị liên quan để bảo

đảm cơ sở vật chất, điều kiện kỹ thuật, công tác lễ tân phục vụ các cuộc họp,

hội nghị của Bộ Nội vụ

Chủ trì hoặc tham gia nghiên cứu khoa học và tham gia tập huấn kỹ năng

chuyên môn, nghiệp vụ có nội dung liên quan đến chức năng, nhiệm vụ của

Văn phòng Bộ và của Bộ.

2.2.2.6. Phòng Bảo vệ

Phòng Bảo vệ gồm: 19 CB – NV, trong đó có 01 trưởng phòng, 01 phó

phòng và 17 nhân viên (danh sách cụ thể được trình bày tại phụ lục số 06) thực

hiện các nhiệm vụ chuyên trách sau:

Tổ chức thực hiện công tác bảo vệ cơ quan, luôn đảm bảo giữ gìn trật tự

trị an, ngăn ngừa kẻ gian xâm nhập với ý đồ xấu, giữ gìn tài sản tập thể và cá

nhân trong cơ quan.

Thường xuyên tuần tra, kiểm soát bao quát toàn bộ khu vực trong phạm

vi quản lý của cơ quan, đề cao cảnh giác ngăn chặn người ngoài vào khi không

có yêu cầu công tác. Giám sát, kiểm tra người mang tài sản ra khỏi cơ quan (khi

có nghi ngờ).

2.2.2.7. Đội xe

Độ xe gồm: 15 CB – NV, trong đó có 01 đội trưởng và 01 đội phó (danh

sách cụ thể được trình bày tại phụ lục số 07)

Đội xe là đơn vị chuyên môn, bộ máy giúp việc cho Chánh Văn phòng.

Đội xe có chức năng phục vụ hậu cần, giúp việc, đảm bảo luôn luôn sẵn sàng

phương tiện đi lại bằng xe ô tô cho hoạt động của lãnh đạo và Văn phòng và

các yêu cầu nhiệm vụ khác của cơ quan khi được giao.

Dù ở thời điểm nào, Đội xe Văn phòng vẫn thực hiện tốt chức năng, nhiệm

vụ được giao, đó là:

Đảm bảo phương tiện đi lại bằng xe ô tô cho các hoạt động của lãnh đạo

và Văn phòng theo đúng quy định.

Quản lý xe công vụ theo đúng quy định, mọi thành viên trong đội xe đều

có trách nhiệm bảo quản giữ gìn xe sạch, đẹp, bảo đảm an toàn tuyệt đối khi

đưa xe vào sử dụng, phục vụ hoạt động di chuyển của lãnh đạo với chất lượng

cao.

Lập kế hoạch sửa chữa, thay thế phụ tùng cho từng xe đặc biệt là các xe

đến thời kỳ trung tu, đại tu.

Tổ chức phục vụ chu đáo, an toàn các đoàn khách của đơn vị, của Văn

phòng.

2.2.3. Phân tích các yếu tố trong việc tổ chức bộ máy văn phòng Bộ

Nội vụ

2.2.3.1. Chức năng nhiệm vụ của cơ quan, tổ chức và chức năng

nhiệm vụ của văn phòng

Bộ Nội vụ là cơ quan thuộc Chính phủ, đảm nhận thực hiện chức năng

quản lý nhà nước về các ngành, lĩnh vực quan trọng như: Tổ chức hành chính,

sự nghiệp nhà nước; chính quyền địa phương, địa giới hành chính; cán bộ, công

chức, viên chức nhà nước; đào tạo, bồi dưỡng về chuyên ngành hành chính và

quản lý nhà nước; hội, tổ chức phi chính phủ; thi đua, khen thưởng; tôn giáo;

văn thư, lưu trữ nhà nước; thanh niên và quản lý nhà nước đối với các dịch vụ

công thuộc lĩnh vực quản lý của bộ theo quy định của pháp luật.

Văn phòng Bộ Nội vụ chính là cơ quan tham mưu, giúp việc cho Bộ Nội

vụ thực hiện các nhiệm được phân công, đảm bảo thông tin phục vụ lãnh đạo…

để đáp ứng được yêu cầu đó, đòi hỏi Văn phòng Bộ Nội vụ cần có chức năng,

nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức phù hợp với đặc thù công việc được phân công của

Bộ Nội vụ, cần có bộ máy gọn nhẹ, linh hoạt và làm việc hiệu quả.

2.2.3.2. Quy mô phạm vi hoạt động của cơ quan

Vị trí, quy mô của bộ máy văn phòng ở mỗi cơ quan, tổ chức, doanh

nghiệp phụ thuộc vào vị trí, quy mô của CQ, DN. Quy mô của cơ quan, doanh

nghiệp càng lớn, hoạt động quản lý càng phức tạp, đòi hỏi bộ máy văn phòng

phải được tổ chức gồm nhiều bộ phận để hỗ trợ đắc lực cho hoạt động quản lý.

Chính vì vậy cấu trúc tổ chức của bộ phận văn phòng bị chi phối bởi cấu

trúc tổ chức của bộ máy văn phòng. Bộ phận văn phòng là một hệ thống con

trong hệ thống lớn hơn nên nó liên quan chặt chẽ về chức trách, quyền, nguồn

lực và nhiều mối quan hệ công việc với các bộ phận khác trong bộ máy văn

phòng. Vai trò hỗ trợ điều hành của bộ phận văn phòng khiến nó bị phụ thuộc

vào các nguyên tắc điều hành của bộ máy lãnh đạo nên tổ chức của bộ phận

văn phòng cũng được xây dựng để đảm bảo thực thi các nguyên tắc trên

2.2.3.3. Các văn bản, quy định hiện hành về tổ chức bộ máy

Hiện nay, vấn đề tổ chức bộ máy của các tổ chức chính trị (Đảng Cộng

sản Việt Nam và các tổ chức khác): các cơ quan nhà nước và các cơ quan hành

chính - sự nghiệp và ngay cả các doanh nghiệp nhà nước nói chung, trong đó

có bộ máy văn phòng đã được quy định một phần trong các văn bản quy phạm

pháp luật của Nhà nước.

Các văn bản luật, quy định hiện hành là quy chuẩn bắt buộc đối với một

số cơ quan, đơn vị để mỗi cơ quan, tổ chức căn cứ vào đó để xây dựng, tổ chức

bộ máy văn phòng.

Hiện nay Văn phòng Bộ Nội vụ đang thực hiện theo Quyết định số

698/QĐ-BNV ngày 20 tháng 4 năm 2018 của Bộ Nội vụ về Quy định chức

năng, nhiệm vụ, quyền hạn và tổ chức của Văn phòng Bộ

2.2.3.4. Số lượng và trình độ, năng lực của đội ngũ nhân sự văn

phòng hiện có

Nếu cơ quan có số lượng cán bộ văn phòng lớn, thì có thể tổ chức thành

nhiều bộ phận, có chức năng riêng biệt và độc lập. Ngược lại, số lượng nhân

viên văn phòng ít, bộ máy cần thu gọn và mỗi đơn vị, bộ phận có thể đảm nhận

nhiều nhiệm vụ có mối liên hệ gần nhau

Bộ Nội vụ với số lượng đội ngũ cán bộ văn phòng tương đối nhiều, có

năng lực chuyên môn nghiệp vụ, được đào tạo bồi dưỡng thực hiện các nhiệm

vụ chuyên trách trong văn phòng. Do đó bộ máy văn phòng Bộ được tổ chức

với nhiều phòng/ban/bộ phận có các chức năng nhiệm vụ cụ thể để đảm bảo

công tác thực hiện hoạt động văn phòng hiệu quả, dù có nhiều phòng chức năng

nhưng các phòng vẫn có mối quan hệ chặt chẽ với nhau trong quá trình thực

hiện công việc.

Hiện tại đội ngũ cán bộ văn phòng của Bộ Nội vụ đang là 81 người, được

bố trí thành 07 phòng chức năng tương ứng với các nhiệm vụ mà văn phòng Bộ

cần phải thực hiện.

2.2.3.5. Điều kiện cơ sở vật chất và tài chính của cơ quan

Đây là căn cứ thực tiễn mà bất cứ cơ quan, tổ chức nào cũng phải tính tới

khi thiết kế bộ máy văn phòng. Đi đôi với nhiệm vụ và trách nhiệm thì cơ quan

cũng có nguồn tài chính mạnh từ ngân sách nhà nước để phục vụ cho hoạt động

tổ chức bộ máy giúp việc đó chính là bộ máy văn phòng. Để có thể thực hiện

trơn tru, hiệu quả các chức năng, nhiệm vụ được giao.

Văn phòng Bộ Nội vụ với diện tích tương đối lớn (trên 50 mét vuông) phù

hợp để tổ chức thành nhiều phòng chức năng thực hiện nhiệm vụ một cách hiệu

quả. Ngoài ra văn phòng còn được đầu tư các trang thiết bị văn phòng như: máy

vi tính, máy in, máy photocopy, máy scan, máy fax, điện thoại cố định, máy

huỷ tài liệu, các trang thiết bị mạng… những trang thiết bị này đóng vai trò vô

cùng quan trọng đối với hoạt động văn phòng cũng như tổ chức văn phòng. Bộ

phận văn phòng là đơn vị giúp việc cho lãnh đạo, thì tương tự, các thiết bị văn

phòng cũng chính là các công cụ thực hiện công việc của các cán bộ văn phòng.

2.2.3.6. Tầm kiểm soát của nhà quản trị văn phòng

Đầu mối quản lý sẽ tỉ lệ thuận với tầm kiểm soát của nhà quản trị. Tầm

kiểm soát càng hẹp thì lượng đầu mối càng giảm từ đó khiến số lượng tầng nấc

trung gian tăng lên hỗ trợ hoạt động thu thập, xử lý thông tin quản lý. Bộ Nội

vụ tiếp nhận nhiều thông tin từ các cấp, vậy nên Văn phòng sẽ đa dạng chức

năng và thông tin phục vụ quản lý tương đối phức tạp, cần có đội ngũ nhân viên

và các phòng chức năng để thực hiện hiệu quả công việc.

Trên thực tế lãnh đạo có rất nhiều công việc cần phải giải quyết không thể

quan tâm sát sao đến từng khâu thực hiện, cho nên vai trò của các nhà quản trị

cấp trung là rất lớn. Nhà quản trị cấp trung cần phải kiểm soát được công việc,

đảm bảo thông tin phục vụ lãnh đạo để báo cáo kịp thời, để lãnh đạo có thể nắm

bắt được tổng quan hoạt động tổ chức bộ máy văn phòng.

2.3. Đánh giá kết quả thực hiện công tác xây dựng và tổ chức bộ máy

văn phòng tại Bộ Nội vụ

Thông qua khảo sát và phân tích về thực trạng công tác tổ chức bộ máy

văn phòng tại Bộ Nội vụ, có thể nhận thấy nhiều điểm sáng trong tổ chức bộ

máy văn phòng từ đó mang tới nhiều hiệu quả trong thực hiện nhiệm vụ của cá

nhân cũng như tập thể.

Các lãnh đạo Bộ đã lãnh đạo, tổ chức hoàn thành tốt nhiệm vụ được giao,

bố trí phân công nhiệm vụ cụ thể cho cá nhân trong bộ phận dựa trên chức năng,

nhiệm vụ của mình. Cán bộ văn phòng Bộ Nội vụ luôn giữ vững và nêu cao

tinh thần trách nhiệm, giữ gìn kỷ luật, thực hiện tốt các quy chế làm việc của

đơn vị.

Dưới đây là một số thành tựu Văn phòng Bộ Nội vụ đạt được như sau:

Trong Năm 2019:

Trong năm 2019 Văn phòng Bộ đã thực hiện rất tốt chức năng tham mưu

của mình giúp Bộ trưởng nắm bắt thông tin hiệu quả và tiến hành tổng hợp

đánh giá tình hình hoạt động chung của Bộ, ngành Nội vụ, tổng hợp thông tin

quản lý phục vụ chỉ đạo, điều hành, theo chương trình công tác năm 2019. Bên

cạnh đó, Văn phòng Bộ đã thực hiện tốt nhiệm vụ đột xuất mà Bộ trưởng giao.

Trong Năm 2020:

Trong năm 2020 Văn phòng Bộ đã chủ động, kịp thời tham mưu lãnh đạo

Bộ triển khai công tác phòng, chống dịch Covid – 19 theo đúng hướng dẫn của

cấp có thẩm quyền; Phối hợp có hiệu quả trong việc tổ chức thành công các sự

kiện quan trọng của Bộ; Đại hội thi đua yêu nước lần thứ IV; kỷ niệm 75 năm

Ngày thành lập Bộ; Các Thứ trưởng và các văn bản pháp luật về công tác Nội

vụ đã được kịp thời thông tin trên các phương tiện đại chúng. Ứng dụng công

nghệ thông tin, nhất là văn bản điện tử, nay 100% các văn bản đều được chuyển

bằng điện tử và chữ ký số giúp giải quyết công việc nhanh, kịp thời.

Văn phòng Bộ đã tổ chức trao danh hiệu "Chiến sỹ thi đua cấp cơ sở năm

2020" cho 14 cá nhân thuộc Văn phòng Bộ theo Quyết định số 20/QĐ-BNV

ngày 07/01/2021 của Bộ trưởng Bộ Nội vụ về việc khen thưởng thành tích năm

2020.

Tuy mhiên, công tác tham mưu, tổng hợp, phuc vụ chỉ đạo điều hành của

văn phòng Bộ còn bị động, chưa đồng nhất, tăng số lượng văn bản hành chính

không cần thiết làm mất thời gian giải quyết hoàn thành công việc, nhiều chỉ

đạo không được thực hiện quyết kiệt, chồng chéo giữa bộ phận tham mưu, đề

xuất; báo cáo chưa thông suốt, thiếu chính xác gây nhiều hiểu nhầm dẫn đến

các quyết định thiếu chính xác.

Căn cứ theo những nhận xét trên thì có thể khái quát lại một số ưu, nhược

điểm và nguyên nhân cơ bản đang diễn ra tại văn phòng Bộ Nội vụ như sau:

2.3.1. Ưu điểm

* Đội ngũ cán bộ văn phòng

Văn phòng Bộ Nội vụ có lượng cán bộ làm công tác văn phòng tương đối

lớn, bên cạnh đó các cán bộ có trình độ chuyên môn nghiệp vụ cao, được tham

gia các lớp bồi dưỡng để nâng cao trình độ chuyên môn phục vụ cho từng công

việc cụ thể trong văn phòng.

Văn phòng Bộ Nội vụ được tổ chức với 07 phòng chức năng, mỗi phòng

đảm nhận một nhiệm vụ riêng nhưng vẫn có mỗi liên hệ chặt chẽ với nhau. Dù

được chia ra thành nhiều phòng nhưng đội ngũ nhân sự (81 người) trong mỗi

phòng vẫn được đảm bảo đầy đủ về số lượng và chất lượng trình độ chuyên

môn nghiệp vụ, đáp ứng được nhu cầu tổ chức bộ máy văn phòng và làm việc

một cách linh hoạt, khoa học và hiệu quả.

* Công tác tổ chức bộ máy văn phòng

Với mô hình chế độ Thủ trưởng – người đứng đầu, các thông tin trong văn

phòng được tiếp nhận và truyền tải theo chiều từ trên xuống và trách nhiệm đối

với người thực hiện công tác văn phòng cũng như lãnh đạo ban hành quyết định

điều hành quản lý.

Lãnh đạo đảm nhiệm công việc tổ chức bộ máy văn phòng với trình độ tư

duy tốt, định hướng rõ ràng về quy mô, số lượng các bộ phận cần có trong bộ

máy văn phòng; tiếp đó là đặt tên và quy định chức năng của từng bộ phận và

mối quan hệ giữ các bộ phận với nhau, dựa trên sự tham mưu của các nhà quản

trị cấp trung.

Bộ máy văn phòng được thiết kế gọn nhẹ, linh hoạt, đa dạng đầy đủ các

phòng chức năng, phục vụ được nhu cầu làm việc của bộ phận văn phòng.

Các phòng chức năng được thiết kế gắn liền với từng nhiệm vụ chuyên

trách, bộ máy không quá chồng chéo tạo thuận lời cho các hoạt động trao đổi

thông tin trong văn phòng, không gian rộng rãi chỗ ngồi của cán bộ văn phòng

được phân bổ phù hợp.

* Chức năng, nhiệm vụ của các bộ phận chức năng trong văn phòng

Các phòng/ban/ bộ phận chức năng trong văn phòng bám sát với chức

năng nhiệm vụ của Bộ Nội vụ, đề phù hợp với cơ cấu tổ chức của cơ quan thực

hiện tốt chức năng nhiệm, nhiệm vụ được phân công.

Luôn luôn chủ động thu thập, tổng hợp, phân tích thông tin một cách khoa

học, tích cực tham mưu, phục vụ sự chỉ đạo điều hành trong công tác quản lí

của cấp lãnh đạo.

Bộ phận văn phòng đã tổ chức và điều hành mang lại hiệu quả tạo gắn bó

mối quan hệ phối hợp với các phòng chức năng trong đơn vị, đảm bảo thông

tin được truyền đi nhanh chóng, thông suốt, kịp thời từ đó phát huy đầy đủ toàn

bộ sức mạnh tổng hợp của bộ máy văn phòng.

Thực hiện nghiêm túc các văn bản hướng dẫn về tổ chức bộ máy tại văn

phòng Bộ.

2.3.2. Nhược điểm

Ngoài những ưu điểm kể trên về tổ chức bộ máy văn phòng Bộ Nội vụ thì

qua quá trình khảo sát, thu thập thông tin, phân tích thực trạng thì tại đơn vị

vẫn còn tồn tại một số nhược điểm như sau:

* Đội ngũ cán bộ văn phòng

Nhiều cán bộ văn phòng chưa sôi nổi chưa có ý thức đóng góp ý kiến và

xây dựng cơ chế mới về văn phòng, chưa dám đứng lên chỉ ra những điểm hạn

chế còn tồn tại trong Tổ chức bộ máy và điều hành hoạt động của bộ phận văn

phòng.

Tuy số lượng cán bộ thực hiện công tác văn phòng là tương đối lớn, được

bố trí vào các phòng/ban có chức năng nhiệm vụ riêng. Nhưng chưa thực sự

phù hợp với năng lực thật của cán bộ, ngoài ra một số cán bộ còn chưa coi trọng

các lớp đào tạo bồi dưỡng nghiệp vụ.

* Công tác tổ chức bộ máy văn phòng

Một số bộ phận chức năng được bố trí chưa thực sự hợp lý, khiến cho

công việc của lãnh đạo và nhân viên bị quá tải.

Trong các bộ phận chức năng của văn phòng sự phân bổ, sắp xếp lãnh đạo

quản lí các phòng ban, bộ phận cũng như hệ thống nhân viên còn chưa phù hợp

gây ra tình trạng chênh lệch về chức năng, nhiệm vụ giữa các phòng chức năng

trong bộ máy văn phòng.

Tại văn phòng Bộ Nội vụ các trang thiết bị được trang bị khá là đầy đủ,

tuy nhiên vẫn chưa có sự đổi mới và hiện đại hoá, một số thiết bị văn phòng đã

lâu chưa được bảo trì sửa chữa định kỳ, làm cho quá trình tổ chức thực hiện

công việc chưa đạt hết hiệu quả nhất định.

Công tác ứng dụng công nghệ thông tin còn hạn chế, triển khai chậm, đặc

biệt là trong công tác văn thư – lưu trữ, công tác thực hiện văn bản điện tử còn

gặp nhiều khó găn về công nghệ.

2.3.3. Nguyên nhân

* Nguyên nhân chủ quan

Công tác Tổ chức bộ máy trong văn phòng còn chưa thật sự được quan

tâm, từ đó dẫn đến tình trạng bộ máy văn phòng còn thiết kế chưa hoàn thiện

chưa đảm bảo về thực hiện chức năng, nhiệm vụ để phục vụ công việc được

giao.

Đội ngũ nhân sự văn phòng trong các phòng chức năng còn phân bố chưa

đồng đều, phòng thừa nhân viên, phòng thiếu nhân viên, dẫn đến tình trạng quá

tải công việc, thiếu nhân lực trong văn phòng làm ảnh hưởng tới hiệu quả công

việc.

Trong văn phòng đội ngũ nhân viên đã đáp ứng được căn bản thực tiễn

hoạt động của đơn vị. Tuy nhiên mảng kinh nghiệm trong việc điều hành, quản

lý để hoàn thiện bộ máy văn phòng chung còn yếu kém, nhiều hạn chế. Chỉ tập

trung vào một nội dung công việc nhất định mà chưa có khả năng quan sát bao

quát toàn bộ vấn đề, liên kết mối quan hệ giữa các đơn vị trong cơ quan đề xuất

việc hoàn thiện bộ máy văn phòng bắt kịp mô hình hiện đại phù hợp với sự phát

triển của xã hội.

Đội ngũ cán bộ, công chức còn mang trong mình tư tưởng ngại học tập

những kiến thức mới. Do đó các cán bộ văn phòng cần phải được nhanh chóng

gấp rút bồi dưỡng nâng cao kiến thức ngoại ngữ, tin học, quản lý nhà nước,

quản lý kinh tế, pháp lý để đáp ứng được yêu cầu hoạt động của văn phòng.

Bên cạnh đó một số cơ chế về thưởng phạt chưa thỏa đáng, quyền và nghĩa vụ

chưa cân xứng, một bộ phận cán bộ, công chức ý thức, tinh thần trách nhiệm

còn thấp, chưa thật sự nhiệt tình hết mình vì công việc.

Trưởng các phòng bộ phận chưa có kế hoạch rõ ràng về thực hiện sắp xếp,

phân bổ nhân sự phù hợp với chức năng, nhiệm vụ của bộ phận được giao, gây

ra sự ảnh hưởng đến kết quả chung của phòng.

* Nguyên nhân khách quan

Văn bản quy định về chức năng, nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức của văn

phòng Bộ đã cũ, chưa bắt kịp xu thế về tổ chức văn phòng hiện đại hoá, văn

phòng thông minh.

Văn phòng Bộ là đơn vị cũng phải chịu nhiều ảnh hưởng từ các cơ chế

mới về chính sách, pháp luật, các quy định về tổ chức bộ máy thay đổi liên tục,

làm cho văn phòng chưa có sự chuẩn bị tiếp thu kịp thời trong việc điều chỉnh

nhân sự thực hiện công việc và sắp xếp các phòng ban trong văn phòng sao cho

phù hợp với điều kiện phát triển.

Tiểu kết

Thông qua chương 2, tác giả đã trình bày về cơ quan và văn phòng, cũng

như toàn bộ thực trạng về công tác tổ chức bộ máy văn phòng tại Bộ Nội vụ từ

đó phân tích và đánh giá ưu, nhược điểm và chỉ ra các nguyên nhân, tiếp theo

tại chương 3 tác giả sẽ đưa ra một số đề xuất về giải pháp để hỗ trợ khắc phục

nhược điểm còn tồn đọng.

CHƯƠNG 3: ĐỀ XUẤT MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM HOÀN

THIỆN BỘ MÁY VĂN PHÒNG TẠI BỘ NỘI VỤ

3.1. Mục tiêu và phương hướng hoàn thiện bộ máy văn phòng tại Bộ

Nội vụ

3.1.1. Mục tiêu hoàn thiện bộ máy văn phòng tại Bộ Nội vụ

Về cơ bản thì văn phòng Bộ Nội vụ đã hoàn thành tốt nhiệm vụ được giao,

và có những thành tựu nhất định. Có sự đổi mới trong công tác tổ chức văn

phòng. Tuy nhiên văn phòng Bộ vẫn tồn tại những nhược điểm cần được khắc

phục nhanh chóng kịp thời, bộ máy văn phòng cần được hoàn thiện hơn nữa về

cơ cấu tổ chức cũng như đội ngũ nhân sự trong văn phòng, và để làm được điều

đó thì cần thực hiện được một số mục tiêu cụ thể sau đây:

Đảm bảo phát huy vai trò của bộ máy văn phòng trong điều hành các hoạt

động hành chính theo đúng chức năng nhiệm vụ, yêu cầu của cơ quan nâng cao

tính năng động, gọn nhẹ của bộ máy văn phòng và tuân theo các quy định của

pháp luật.

Cần phải xây dựng bộ máy văn phòng với cơ cấu gọn nhẹ, khoa học hiện

đại, khả năng ứng phó linh hoạt trong bất kỳ tình huống nào xảy ra, giúp cho

các quyết định được thực hiện nhanh chóng hơn, hỗ trợ khắc phục tình trạng

chồng chéo chức năng, nhiệm vụ của các phòng chức năng trong bộ phận văn

phòng nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động, là bộ phận hỗ trợ tối ưu cho lãnh đạo

cơ quan.

Đảm bảo liên kết chắc chẽ giữa các phòng ban cũng như nắm bắt được chỉ

đạo quản lí của lãnh đạo, truyền đạt thông tin một cách nhanh chóng kịp thời

tạo nên một bộ máy văn phòng thống nhất và hoạt động nhịp nhàng.

Đối với mỗi cơ quan thì công tác hoàn thiện bộ máy tổ chức đóng vai trò

cực kì quan trọng:

Thứ nhất, đối với toàn cơ quan: Sẽ giúp lãnh đạo có thể nâng cao hiệu lực

quản lý, đảm bảo uy tín cá nhân, thể hiện được năng lực lãnh đạo, kiểm soát

được bao quát chung tình hình làm việc của bộ phận, cải thiện điều kiện làm

việc, kích thích hoạt động công tác cho các cán bộ và kiện toàn cơ cấu tổ chức

trong toàn hệ thống của cơ quan.

Thứ hai, đối với hoạt động của bộ máy văn phòng: Việc tổ chức bộ máy

văn phòng được hoàn thiện đảm bảo cho văn phòng đạt hiệu quả cao trong công

việc, tiết kiệm nguồn lực và tài chính cho cơ quan, đơn vị. Do đó công tác hoàn

thiện tổ chức bộ máy văn phòng tại Bộ Nội vụ là công việc rất cần thiết cần

được thực hiện nhanh chóng, kịp thời.

3.1.2. Phương hướng hoàn thiện bộ máy văn phòng tại Bộ Nội vụ

Tận dụng những thành tựu mà bộ máy cũ đã để lại, phát huy được thế

mạnh nội tại về đội ngũ nhân sự; mạnh dạn đào tạo, bồi dưỡng, tuyển dụng bổ

sung các cán bộ trẻ chuẩn bị kế hoạch cho sự phát triển của cơ quan.

Kiểm tra, giám sát, thực hiện phân chia chức năng, nhiệm vụ từng bộ phận

chức năng trong bộ máy văn phòng từ đó đi đến tổ chức hoàn thiện, bố trí lại

bộ máy văn phòng. Nâng cao liên hệ giữa các bộ phận chức năng trong văn

phòng, đảm bảo chức năng, nhiệm vụ phù hợp với văn phòng cũng như cơ quan.

Chỉnh đốn nghiêm túc lề lối làm việc của cán bộ; hoàn thiện nội quy, quy

chế, bố trí sắp xếp và đào tạo, bồi dưỡng cán bộ văn phòng đúng chuyên môn

và sở trường với từng phòng chức năng, đảm bảo thực hiện hiệu quả công việc

được giao.

Thực hiện tăng cường và đẩy mạnh các mối liên kiết về chức năng, nhiệm

vụ và truyền đạt thông tin của Văn phòng với các bộ phận khác trong toàn cơ

quan.

Hoàn thiện thêm việc xây dựng chức trách cụ thể gắn liền với từng cán bộ

văn phòng để đảm bảo việc hoàn thiện tốt mọi công việc được giao.

Hoàn thiện bộ máy văn phòng ngoài chú trọng về kết quả tổ chức bộ máy

thì còn phải phải đi đôi với việc tiết kiệm tài chính và nguồn lực chung của cơ

quan.

3.2. Các giải pháp hoàn thiện bộ máy văn phòng tại Bộ Nội vụ

3.2.1. Nâng cao trách nhiệm của lãnh đạo văn phòng trong tổ chức

bộ máy văn phòng

Để tổ chức khoa học bộ máy văn phòng, trách nhiệm đầu tiên và cao nhất

là người đứng đầu cơ quan. Do văn phòng là bộ máy tham mưu, giúp việc trực

tiếp cho lãnh đạo, nên những người đứng đầu cần có hoạch định rõ ràng về quy

mô, số lượng các đơn vị, bộ phận cần có trong bộ máy văn phòng; tiếp đó là

đặt tên và quy định, phân định chức năng của từng bộ phận và mối quan hệ giữa

các bộ phận với nhau.

Trên cơ sở định hướng của người đứng đầu, người hoặc những người được

uỷ quyền (nhà quản trị cấp trung) sẽ nghiên cứu và tham mưu cho người đứng

đầu để quyết định số lượng, tên gội, chức năng, nhiệm vụ của các đơn vị/bộ

phận/trong bộ máy văn phòng. Trong thực tế, do phụ trách quá nhiều công việc

nên người đứng đầu rất cần sự chủ động và ý kiến tham mưu của những nhà

quản trị cấp trung trong tất cả các vấn đề về tổ chức bộ máy văn phòng.

Chính vì vậy, đội ngũ nhà quản trị cấp trung tại văn phòng Bộ Nội vụ cần

hoàn thiện hơn về các kỹ năng nghiệp vụ cũng như nâng cao vai trò của mình

trong hệ thống quản lý góp phần thực hiện hiểu quả hoạt động tổ chức bộ máy

văn phòng Bộ Nội vụ. Cụ thể, các nhà quản trị cấp trung cần hoàn thiện về một

số kỹ năng sau:

Thiết lập và đạt được mục tiêu: Nhà quản trị cần có khả năng đánh giá sự

ưu tiên và các kỹ năng quản lý công việc, quản lý thời gian để xác lập mục tiêu

và cụ thể hoá mục tiêu đó trong một phạm vi nhất định, từ đó giúp cho nhân

viên thấy được nhiệm vụ của mình, mục tiêu của cá nhân khớp với mục tiêu

của tổ chức. Góp phần nâng cao hiệu quả công việc, phù hợp với định hướng

công việc của các phòng chức năng, trong bộ máy văn phòng.

Kỹ năng báo cáo: Là một nhà quản trị cấp trung đồng thời cũng là một

cán bộ văn phòng thì kỹ năng thu thập, tổng hợp thông tin, báo cáo lãnh đạo là

kỹ năng bắt buộc. Để nâng cao hoạt động tổ chức bộ máy văn phòng thì nhà

quản trị cấp trung cần phải minh bạch trong công việc, nắm bắt được thông tin

phù hợp, đề mục được những yêu cầu cần phải đánh giá trong hoạt động tổ

chức bộ máy văn phòng.

Sự đổi mới: Đây là kỹ năng mà bất cứ nhà quản trị nào cũng cần phải có.

Đây là kỹ năng tạo nên sự khác biệt cũng như ưu thế cho mỗi nhà quản trị văn

phòng. Đặc biệt, đối với hoạt động tổ chức bộ máy văn phòng rất cần kỹ năng

này. Bởi vì, xu thế hiện đại hoá văn phòng đang ngày càng phát triển, hiện đại

hoá về thiết kế, hiện đại hoá về ứng dụng công nghệ thông tin, hiện đại hoá về

bày trí văn phòng…

3.2.2. Thiết kế không gian làm việc của văn phòng

Văn phòng Bộ Nội vụ có diện tích tương đối lớn (trên 50 mét vuông) và

số lượng cán bộ văn phòng cũng khá nhiều (81 người) có thể bài trí nội thất

theo cách phân bổ khu vực: phòng lãnh đạo, phòng làm việc của cán bộ văn

phòng, phòng tiếp khách, phòng họp, ...

Thiết kế các phòng chức năng:

Phòng lãnh đạo: Nội thất nên thể hiện sự khác biệt giữa các bộ phận khác,

có thể tùy theo đặc thù công việc của lãnh đạo để thiết kế phù hợp.

Phòng cán bộ văn phòng: Bố trí bàn làm việc theo từng dãy, có vách ngăn

để đảm bảo không gian riêng tư của mỗi cá nhân. Nhưng vẫn không làm mất

tính đồng bộ chung về mặt không gian.

Phòng họp: Đây là không gian thường dùng để báo cáo, đưa ra những

chiến lược và triển khai công việc. Thiết kế cần mang đến sự trang trọng,

chuyên nghiệp nhưng cũng tạo sự thoải mái. Màu sắc nội thất sử dụng trang

nhã lịch sự, có ánh sáng vừa đủ, không quá tối hay quá gắt để tạo sự tập trung

cho mỗi cá nhân.

Phòng tiếp khách: Dùng để đón tiếp khách của lãnh đạo, cơ quan, đơn vị,

vậy nên nơi đây chú trọng sự đẹp mắt, hiện đại, thể hiện được rõ ràng tinh thần

làm việc của đơn vị.

Thiết kế không gian:

Tại Bộ Nội vụ là môi trường cơ quan hành chính nhà nước, nên cần có

một chuẩn mực nhất định về không gian, cần đảm bảo sự nghiêm túc, lịch sự

và phù hợp với chức năng nhiệm vụ của văn phòng. Hiện nay không gian mở

đang là xu thế thiết kế văn phòng, không gian mở tận dụng tối đa diện tích

phòng làm việc, có thể bài trí nội thất văn phòng theo hướng đơn giản và tạo

sự thông thoáng, tăng tính kết nối cũng như tinh thần làm việc của các cán bộ

văn phòng.

3.2.3. Sắp xếp bố trí lại đội ngũ Cán bộ - Nhân viên trong các phòng

ban

Văn phòng cần có nhân sự để duy trì hoạt động, vậy nên vấn đề bố trí nhân

sự là vấn đề quan trọng để thúc đẩy quá trình hoạt động văn phòng đạt được

hiệu quả cao. Do đó cần có lãnh đạo thực hiện công tác tổ chức nhân sự cần

phải có năng lực, kiến thức và phải thường xuyên nắm rõ lý lịch của cán bộ

công nhân viên (về đạo đức phẩm chất, khả năng trình độ, sở trường vv...) để

đánh giá nhận xét khi cần thiết đề cử nhân tố ưu tú hoặc sắp xếp công việc phù

hợp thực hiện đúng quy trình về viêc nhận xét đánh giá cán bộ khi đề bạt và

sắp xếp cán bộ.

Qua quá trình nghiên cứu và phân tích thực trạng tổ chức, công tác bố trí

nhân sự tại các phòng chức năng của Văn phòng Bộ Nội vụ tác giả có đưa ra

một số đề xuất sắp xếp lại hệ thống nhân sự đang hoạt động trong Văn phòng

như sau:

Ngắn hạn: Để giải quyết vấn đề nhân sự trong khoảng thời gian ngắn hạn

trước mắt tác giả đề xuất xây dựng bộ máy văn phòng với số lượng nhân sự

được giữ nguyên là 81 người.

Tuy nhiên cơ cấu nhân sự tại các phòng chức năng có sự dịch chuyển như

Nội dụng Số lượng Cơ cấu nhân sự Phòng chức năng

01 Trưởng phòng

Phòng Tổng hợp – Thư ký 08 người 01 Phó phòng

06 chuyên viên

01 Trưởng phòng Phòng Thi đua - Khen thưởng 07 người 02 Phó phòng và Truyền thông 04 chuyên viên

01 Trưởng phòng Phòng Văn thư – Lưu trữ và 06 người 02 Phó phòng Kiểm soát thủ tục hành chính 03 chuyên viên

01 Trưởng phòng Phòng Kế toán – Tài vụ 05 người 01 Phó phòng

01 thủ quỹ

02 chuyên viên

01 Trưởng phòng

02 Phó phòng

03 chuyên viên Phòng Hành chính – Quản trị 21 người 05 nhân viên phục vụ

02 lễ tân

08 nhân viên kỹ thuật

01 trưởng phòng

Phòng Bảo vệ 19 người 01 phó phòng

17 nhân viên

01 đội trưởng

Đội xe 15 người 01 đội phó

13 nhân viên

Dài hạn: Để đáp ứng và đảm bảo hoạt động hiệu quả của văn phòng Bộ

Nội vụ trong thời gian tới, tác giải đề xuất văn phòng Bộ cần có kế hoạch tuyển

dụng thêm đội ngũ nhân sự mới bổ sung. hoặc tiếp nhận các nhân sự tập sự,

thực tập, đặc biệt là nhân sự với độ tuổi từ 22-28 tuổi, nhằm đáp ứng nhu cầu

hoạt động phát triển của bộ phận văn phòng, với đội ngũ nhân sự trẻ mang trong

mình những kiến thức mới cũng như tính cầu thị ham học hỏi, nhiệt tình năng

động đảm bảo đáp ứng thực hiện tốt công việc được giao.

* Yêu cầu khi sắp xếp lại đội ngũ cán bộ

Công tác phân bổ nhân sự tại các phòng chức năng cần phải được quản lý

rõ ràng, bố trí nhân sự cần phù hợp với chức năng, nhiệm vụ của mỗi bộ phận.

Việc định mức và định biên lao động đối với các phòng ban quản lý cần phải

áp dụng đầy đủ đúng tiêu chuẩn theo quy định của văn bản hướng dẫn, trẻ hóa

đội ngũ cán bộ quản lý, ưu tiên cán bộ trẻ có năng lực chuyên môn, có kiến

thức và có phẩm chất đạo đức tốt, và sức khỏe tốt nhằm thúc đẩy nhanh sự phát

triển của bộ phận Văn phòng

3.2.4. Hoàn thiện chức năng, nhiệm vụ của bộ phận quản lí các

phòng ban trong Văn phòng Bộ Nội vụ

Cần phải có tiếp tục đổi mới trong kiểm soát, đôn đốc thực hiện nhiệm vụ;

đổi mới cơ chế, quy trình xử lý nội bộ; hoàn thiện các phần mềm hỗ trợ phục

vụ công tác văn phòng, đảm bảo tiến độ và chất lượng thực hiện các nhiệm

được giao.

Nâng cao hiệu quả xử lý văn bản hồ sơ trên môi trường mạng và chất

lượng cung cấp dịch vụ công trực tuyến; tiếp tục phối hợp chặt chẽ với các đơn

vị trực thuộc Bộ sửa đổi, hoàn thiện Quy chế làm việc của Bộ, Quy chế văn thư

lưu trữ, Quy định chế độ báo cáo; tiếp tục phối hợp với các đơn vị rút ngắn,

đơn giản hóa thủ tục hành chính, tạo điều kiện thuận lợi hơn cho người dân

Xây dựng và hỗ trợ các đơn vị sử dụng các ứng dụng mới phục vụ công

tác văn phòng như hệ thống quản lý nhiệm vụ, hệ thống quản lý tài liệu hội

nghị, hệ thống hồ sơ công việc phiên bản trên điện thoại...; đồng thời, hoàn

thiện các tính năng của Hệ thống hồ sơ công việc...

3.2.5. Hoàn thiện về cơ sở, vật chất và ứng dụng công nghệ thông tin

Tổ chức bộ máy văn phòng là hoạt hoạt động hướng tới một bộ máy các

bộ phận được liên kết chặt chẽ với nhau, được thiết kế khoa học, hợp lý và làm

việc một cách hiệu quả. Và để có thể hoạt động một cách hiệu quả thì không

thể không kể đến các trang thiết bị văn phòng như máy tính, tài liệu, tủ đựng

tài liệu, … sẽ phục vụ hỗ trợ cho các cán bộ văn phòng làm việc mang lại hiệu

quả cao nhất.

Trang thiết bị văn phòng

Văn phòng Bộ Nội vụ được trang bị tương đối đầy đủ các trang thiết bị

văn phòng như: máy vi tính, máy in, máy photocopy, máy scan, máy fax, điện

thoại cố định, máy huỷ tài liệu, các trang thiết bị mạng …

Tuy nhiên, dù được trang bị tương đối đầy đủ trang thiết bị, nhưng do là

biên chế nên một số máy đã bị xuống cấp, giảm hiệu năng làm việc. Điển hình

như máy photocopy thường xuyên bị nhoè mực khi photo tài liệu, điện thoại cố

định đã cũ có vấn đề về đường truyền, máy huỷ tài liệu thường xuyên bị lỗi khi

huỷ nhiều tài liệu trong thời gian dài trong khi văn phòng phát sinh rất nhiều

văn bản cần tiêu huỷ gấp trong một ngày làm việc…

Do đó, các trang thiết bị cần được kiểm tra, bảo dưỡng và thay mới kịp

thời để đáp ứng được nhu cầu phục vụ công việc của văn phòng.

Ứng dụng công nghệ thông tin trong văn phòng

Trong hoạt động văn phòng, ứng dụng công nghệ thông tin có vai trò to

lớn ảnh hưởng đến hiệu quả công việc văn phòng, ứng dụng công nghệ thông

tin trong văn phòng một cách hiệu quả sẽ giúp hoàn thành công việc nhanh

chóng, đảm bảo tính bảo mật của thông tin, dữ liệu, tốc độ triển khai thông tin

nhanh và kịp thời, thực hiện tốt chức năng tham mưu, tổng hợp.

Tại văn phòng Bộ Nội vụ cần phải thực hiện các công việc sau để ứng

dụng công nghệ thông tin hiệu quả:

Hoàn thiện môi trường pháp lý, xây dựng và hoàn thiện hệ thống văn bản

quy phạm pháp luật và văn bản hướng dẫn nghiệp vụ lưu trữ điện tử; các đề án,

dự án về lưu trữ tài liệu điện tử.

- Xây dựng và triển khai cấp thẻ công chức điện tử đa năng tới cán bộ,

công chức làm việc trong các đơn vị đảm bảo đồng bộ, thống nhất.

Xây dựng hạ tầng đảm bảo an toàn, an ninh, bảo mật thông tin: trang bị

thêm máy chủ và các thiết bị khác, nâng cấp mạng cục bộ được bảo vệ bởi hệ

thống tường lửa cấp cao ngăn chặn xâm phạm dữ liệu từ bên ngoài, hệ thống

phát hiện, phòng và chống truy cập trái phép; về hệ thống thư điện tử được

trang bị phần mềm quét virus, lọc thư rác: Thiết bị Fortinet FortiMail 400E;

duy trì việc mua sắm các phần mềm diệt virus cho hệ thống máy chủ và máy

trạm của Bộ; đảm bảo kỹ thuật và công nghệ về hạ tầng công nghệ thông tin

khi kết nối hệ thống thông tin của Bộ Nội vụ vào mạng Quốc gia theo mô hình

thống nhất.

Tiểu kết

Qua việc trình bày nghiên cứu về cơ sở lý luận tổ chức bộ máy văn phòng

ở chương 1. Và khảo sát thực tế thực trạng tổ chức bộ máy tại Văn phòng Bộ

Nội vụ ở chương 2, đưa ra các phân tích về thực trạng cũng như nhận xét đánh

giá ưu điểm, nhược điểm và chỉ ra các nguyên nhân. Từ đó tác giả tiến hành

thực hiện chương 3 để đề xuất đưa ra các giải pháp hỗ trợ khắc phục nhược

điểm trong công tác tổ chức bộ máy văn phòng tại Bộ Nội vụ. Trên đây là sản

phẩm đề tài nghiên cứu của tác về tổ chức bộ máy văn phòng tại Bộ Nội vụ.

KẾT LUẬN

Hoạt động tổ chức bộ máy văn phòng là vấn đề đóng vai trò vô cùng quan

trọng và cấp thiết trong mỗi cơ quan tổ chức, văn phòng là bộ phận tham mưu,

giúp việc cho lãnh đạo, bởi vậy việc hoàn thiện tổ chức bộ máy văn phòng sẽ

giúp cho cơ quan, đơn vị tạo nên sức mạnh tổng thể.

Sau khi trải qua khoảng thời gian có cơ hội được khảo sát thực tế, tìm hiểu

tại văn phòng Bộ Nội vụ tác giả đã hoàn thành nghiên cứu khoá luận tốt nghiệp:

“Tổ chức bộ máy văn phòng tại Bộ Nội vụ” với mục đích hy vọng được học

hỏi và nâng cao kiến thức thực tiễn về văn phòng nói chung và tổ chức bộ máy

văn phòng nói riêng. Mạnh dạn đánh giá thực trạng và đề xuất đưa ra một số

giải pháp góp phần khắc phục hạn chế đang tồn đọng tại văn phòng Bộ Nội vụ.

Thông qua 3 chương của đề tài nghiên cứu tác giả đã thực hiện được các

vấn đề sau:

- Phần cơ sở lý luận tác giả đã nghiên cứu các lý luận chung về công tác

văn phòng cũng như tổ chức bộ máy văn phòng, lấy đó là nền tàng để phục vụ

cho nghiên cứu tại chương tiếp theo, làm rõ các khái niệm về văn phòng, tổ

chức, tổ chức bộ máy văn phòng… và các nội dung cần thực hiện khi tiến hành

tổ chức bộ máy văn phòng.

- Phần thực trạng tác giả đã đưa ra được tình hình thực tế về văn phòng và

tổ chức văn phòng tại Bộ Nội vụ, các nội dung về tình hình tổ chức bộ máy văn

phòng, cơ cấu tổ chức và hoạt động sắp xếp phân bổ nhân sự trong bộ máy văn

phòng. Phân tích và chỉ ra được những ưu điểm cũng như nhược điểm trong

hoạ động tổ chức bộ máy văn phòng tại đơn vị.

- Căn cứ từ kết quả nghiên cứu của 2 chương trước đó, tác giả có cơ sở đề

đề xuất đưa ra các giải pháp phù hợp, hỗ trợ giải quyết khắc phục các nhược

điểm còn tồn tại.

Dựa trên kết quả đạt được từ bài khoá luận tác giả đã thực hiện kiểm chứng

được các giả thiết nghiên cứu được đưa ra ban đầu là đúng với thực trạng của

văn phòng Bộ Nội vụ. Công tác thực hiện tổ chức bộ máy văn phòng đóng vai

trò rất quan trọng đối với cơ quan. Là một bộ phận không thể thiếu trong hoạt

động của cơ quan nên việc tổ chức bộ máy văn phòng nâng cao hiệu quả hoạt

động là một vấn đề mang tính cấp thiết cần được thực hiện khẩn trương để phù

hợp với xu thế hiện tại.

Do khả năng cũng như lượng kiến thức của tác giả còn hạn chế nên phần

nội dung bài khoá luận chưa được mở rộng và nghiên cứu chuyên sâu về nhiều

vấn đề. Trên đây là toàn bộ tất cả nội dung của báo cáo khoá luận tốt nghiệp

với đề tài: “Tổ chức bộ máy văn phòng tại Bộ Nội vụ”. Tác giả rất mong muốn

nhận được những góp ý quý báu của quý thầy, cô để bài báo cáo khoá luận có

thể trở nên đầy đủ và hoàn thiện hơn.

Trân trọng cảm ơn!

DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO

1. Nguyễn Thành Độ, Nguyễn Ngọc Diệp, Trần Phương Hiền (2012)

Quản trị văn phòng Nxb Đại học Kinh tế Quốc dân.

2. PSS.TS. Vũ Thị Phụng (2021), Giáo trình Lý luận về Quản trị văn

phòng, Nxb Đại học Quốc gia Hà Nội

3. Vũ Đình Quyền (2005), giáo trình Quản trị hành chính văn phòng, NXB

Thống kê.

4. Nguyễn Hải Sản, giáo trình Quản trị học, NXB Thống kê

5. PGS.TS. Phạm Huy Tiến (2013) giáo trình Tổ chức học đại cương, Nxb

Hà Nội.

6. Nguyễn Hữu tri (2005), giáo trình Quản trị văn phòng, Nxb Khoa học

và Kỹ thuật.

7. Lê Thị Liên, Khoá luận “Hoàn thiện tổ chức bộ máy văn phòng tại

Phòng Thương mại và Công nghiệp việt nam – VCCI”, Trường Đại học Nội vụ

Hà Nội.

8. Trần Thị Linh, Khoá luận tốt nghiệp “Hoàn thiện mô hình Văn phòng

không giấy” tại văn phòng UBND quận Hải Châu, Thành phố Đà Nẵng”,

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội.

9. Phạm Thị Tâm, Khoá luận tốt nghiệp “Giải pháp nâng cao hiệu quả

công tác văn phòng tại Thị uỷ Quảng Yên tỉnh Quảng Ninh”, Trường Đại học

Nội vụ Hà Nội.

10. Nghị định số 34/2017/NĐ-CP ngày 03 tháng 4 năm 2017 của Chính

phủ quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Bộ Nội

vụ.

11. Quyết định số 698/QĐ-BNV ngày 20 tháng 4 năm 2018 của Bộ Nội

vụ về Quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và tổ chức của Văn phòng Bộ

12. www.moha.gov.vn – Cổng thông tin điện tử Bộ Nội vụ

13. https://vi.wikipedia.org/ - Thư viện bách khoa toàn thư

PHỤ LỤC

Phụ lục số 01: Danh sách nhân sự phòng Tổng hợp – Thư ký

STT Họ và tên Chức danh Ghi chú

1 Tạ Đức Hòa Trưởng phòng Đang công tác

2 Nguyễn Thị Quỳnh Thu Phó Trưởng phòng Đang công tác

Vi Tiến Cường Chuyên viên Đang công tác

3 Thư ký Thứ trưởng

Triệu Văn Cường

Diêm Đăng Quỳnh Chuyên viên chính Đang công tác

4 Thư ký Thứ trưởng

Nguyễn Duy Thăng

Cao Đăng Thượng Chuyên viên Đang công tác

5 Thư ký Thứ trưởng

Trương Hải Long

Nguyễn Công Toán Chuyên viên Đang công tác

6 Thư ký Thứ trưởng

Vũ Chiến Thắng

7 Trịnh Thị Trang Chuyên viên Đang công tác

8 Mai Thị Quỳnh Anh Chuyên viên Đang công tác

Phụ lục số 02: Danh sách nhân sự phòng Thi đua - Khen thưởng và

Truyền thông

STT Họ và tên Chức danh Ghi chú

1 Đỗ Văn Phong Trưởng phòng Đang công tác

2 Nguyễn Duy Chiến Phó Trưởng phòng Đang công tác

3 Triệu Tú Anh Chuyên viên Đang công tác

4 Bùi Thị Thu Hiền Chuyên viên Đang công tác

5 Nguyễn Thị Liên Chuyên viên Đang công tác

6 Nguyễn Thị Sự Chuyên viên Đang công tác

7 Nguyễn Thị Mai Hương Chuyên viên Đang công tác

Phụ lục số 03: Danh sách nhân sự phòng Văn thư – Lưu trữ và Kiểm

soát thủ tục hành chính

STT Họ và tên Chức danh Ghi chú

1 Phạm Quang Tuyến Trưởng phòng Đang công tác

2 Lê Thị Thanh Mai Phó Trưởng phòng Đang công tác

3 Nguyễn T. Hồng Vĩnh Phó Trưởng phòng Đang công tác

4 Nguyễn Thành Nam Chuyên viên Đang công tác

5 Tạ Thị Loan Chuyên viên Đang công tác

6 Nguyễn Thị Hảo Chuyên viên Đang công tác

Phụ lục số 04: Danh sách nhân sự phòng Kế toán – Tài vụ

STT Họ và tên Chức danh Ghi chú

1 Hoàng Trung Thành Trưởng phòng Đang công tác

2 Mai Thị Hương Lan Phó Trưởng phòng Đang công tác

3 Phạm Thị Phương Lan Thủ quỹ Đang công tác

4 Nguyên Thị Nguyệt Nga Chuyên viên Đang công tác

5 Đinh Tiến Dũng Chuyên viên Đang công tác

Phụ lục số 05: Danh sách nhân sự phòng Hành chính – Quản trị

STT Họ và tên Chức danh Ghi chú

1 Lê Thị Thu Hương Trưởng phòng Đang công tác

2 Hoàng Thị Ngọc Phó Trưởng phòng Đang công tác

3 Nguyễn Thị Thúy Chuyên viên chính Đang công tác

4 Nguyễn Văn Lâm Chuyên viên Đang công tác

5 Đinh Thị Thanh Thủy Nhân viên Đang công tác

6 Phạm Thị Thùy Hương Nhân viên Đang công tác

7 Phan Thị Minh Trang Nhân viên Đang công tác

8 Nguyễn Thị Thu Lễ Tân Đang công tác

9 Nguyễn Thị Kim Châm Nhân viên phục vụ Đang công tác

10 Phạm Thị Tuyết Lan Lễ Tân Đang công tác

11 Đào Thị Tâm Nhân viên phục vụ Đang công tác

12 Nguyễn Thị Xuyến Chuyên viên Đang công tác

13 Bùi Thế Hùng NVKT Đang công tác

14 Trần Thanh Minh NVKT Đang công tác

15 Vũ Văn Hoan NVKT Đang công tác

16 Vũ Đức Nhã NVKT Đang công tác

17 Nguyễn Văn Tiến NVKT Đang công tác

18 Bùi Ánh Dương NVKT Đang công tác

19 Ngô Thế Hùng NVKT Đang công tác

20 Trần Ngọc Thanh NVKT Đang công tác

Phụ lục số 06: Danh sách nhân sự phòng Bảo vệ

STT Họ và tên Chức danh Ghi chú

1 Trần Công Đô Trưởng phòng Đang công tác

2 Đào Mạnh Hà Phó Trưởng phòng Đang công tác

3 Mai Xuân Trường Đang công tác Nhân viên

4 Nguyễn Danh Chiến Đang công tác Nhân viên

5 Đặng Nhật Linh Đang công tác Nhân viên

6 Nguyễn Văn Trường Đang công tác Nhân viên

7 Hà Mạnh Linh Đang công tác Nhân viên

8 Hàn Đình Hiếu Đang công tác Nhân viên

9 Nguyễn Anh Tuấn Đang công tác Nhân viên

10 Đinh Tiến Hưng Đang công tác Nhân viên

12 Lê Văn Đô Đang công tác Nhân viên

13 Nguyễn Cảnh Toàn Đang công tác Nhân viên

14 Hà Công Thắng Đang công tác Nhân viên

15 Đàm Văn Trường Đang công tác Nhân viên

16 Chu Mạnh Hưng Đang công tác Nhân viên

17 Nguyễn Giao Linh Đang công tác Nhân viên

18 Phạm Bình An Đang công tác Nhân viên

19 Phan Trọng Nghĩa Đang công tác Nhân viên

20 Nguyễn Hữu Hưng Đang công tác Nhân viên

Phụ lục số 07: Danh sách nhân sự phòng Đội xe

Họ và tên Chức danh Ghi chú STT

1 Nguyễn Văn Cần Đội trưởng Đang công tác

2 Phạm Như Quỳnh Phó đội trưởng Đang công tác

3 Nguyễn Văn Thức Đang công tác Lái xe

4 Nguyễn Trần Tân Đang công tác Lái xe

5 Nguyễn Chí Tỵ Đang công tác Lái xe

6 Nguyễn Văn Vinh Đang công tác Lái xe

7 Vũ Hồng Thanh Đang công tác Lái xe

8 Trần Xuân Tình Đang công tác Lái xe

9 Trần Đình Quý Đang công tác Lái xe

10 Vũ Đình Sản Đang công tác Lái xe

11 Trần Mạnh Linh Đang công tác Lái xe

12 Lã Văn Ngọc Đang công tác Lái xe

13 Nguyễn Hồng Minh Đang công tác Lái xe

14 Tô Văn Tân Đang công tác Lái xe

15 Ngô Bá Nghi Đang công tác Lái xe

Khoá luận tốt nghiệp Quản trị văn phòng: Tổ chức bộ máy văn phòng tại Bộ Nội vụ