BỘ NỘI VỤ TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI KHOA QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG
KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP
TỔ CHỨC CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ TẠI VĂN PHÒNG HĐND, UBND HUYỆN TRÙNG KHÁNH, TỈNH CAO BẰNG
Khóa luận tốt nghiệp ngành : QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG Người hướng dẫn Sinh viên thực hiện Mã số sinh viên Khóa Lớp : THS. LÂM THU HẰNG : HOÀNG THỊ BAY : 1305QTVB005 : 2013-2017 : ĐH QTVP 13B
HÀ NỘI - 2017
LỜI CAM ĐOAN
Em xin cam đoan đây là bài khóa luận được phát triển và hoàn thiện
trong thời gian thực tập tại UBND huyện Trùng Khánh, tỉnh Cao Bằng.
Tài liệu được sử dụng trong báo cáo có tính xác thực và được lấy từ
những nguồn đáng tin cậy trong UBND huyện.
Hà Nội, ngày 20 tháng 04 năm 2017
Tác giả
Hoàng Thị Bay
LỜI CẢM ƠN
Được sự phân công của Khoa Quản trị văn phòng Trường Đại học Nội
vụ Hà Nội và sự đồng ý của cô giáo hướng dẫn Ths. Lâm Thu Hằng, em đã
thực hiện đề tài “Tổ chức công tác văn thư, lưu trữ tại Văn phòng HĐND-
UBND huyện Trùng Khánh, tỉnh Cao Bằng”.
Từ những kiến thức được trang bị trên ghế nhà trường,được sự giúp đỡ,
hướng dẫn tận tình của các thầy cô giáo Trường Đại học Nội vụ Hà Nội, tập
thể cán bộ, công chức của khối Văn phòng HĐND-UBND huyện Trùng
Khánh đặc biệt là cán bộ văn thư Hoàng Thị Ngà và cô giáo Lâm Thu Hằng
trong thời gian viết khoá luận đã trang bị cho em những kiến thức làm cơ sở,
nền tảng cho việc tiếp thu tri thức mới cũng như kỹ năng nghề nghiệp, giúp
đỡ em trong quá trình vận dụng kiến thức đã học tại trường vào thực hiện những
công việc thực tế của cơ quan nơi thực tập và hoàn thành khoá luận này.
Mặc dù đã có nhiều cố gắng song do hạn chế về thời gian và phạm vi
kiến thức nên khóa luận không thể tránh khỏi những thiếu sót. Rất mong nhận
được sự góp ý của quý thầy cô giáo cũng như các cô, chú, anh, chị trong cơ
quan để bài khóa luận của em được hoàn thiện hơn.
Em xin chân thành cảm ơn!
DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT
STT Từ viết tắt Nghĩa đầy đủ
1 HĐND-UBND Hội đồng nhân dân- Ủy ban nhân dân
2 HĐND Hội đồng nhân dân
3 UBND Ủy ban nhân dân
MỤC LỤC
LỜI CAM ĐOAN
LỜI CẢM ƠN
DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT
MỞ ĐẦU .......................................................................................................... 1
1. Lý do chọn đề tài ....................................................................................... 1
2.Lịch sử nghiên cứu vấn đề ......................................................................... 2
3. Mục tiêu nghiên cứu của đề tài ................................................................. 3
4. Nhiệm vụ nghiên cứu của đề tài ................................................................ 4
5. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu ............................................................. 4
6. Phương pháp nghiên cứu ........................................................................... 5
8. Cấu trúc của đề tài ..................................................................................... 5
NỘI DUNG ....................................................................................................... 6
CHƯƠNG 1: NHỮNG VẤN ĐỀ CHUNG VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ,
LƯU TRỮ ........................................................................................................ 6
1.1. Lý luận chung về công tác văn thư. ...................................................... 6
1.1.1. Khái niệm công tác văn thư .............................................................. 6
1.1.2. Vị trí, tác dụng của công tác văn thư ................................................ 6
1.1.3. Nội dung công tác văn thư ................................................................ 8
1.2. Lý luận chung về công tác lưu trữ. ..................................................... 10
1.2.1. Khái niệm, vai trò, nội dung và nguyên tắc của công tác lưu trữ. .. 10
1.2.1.1. Khái niệm .................................................................................... 10
1.2.1.2. Nội dung ...................................................................................... 11
1.2.1.3. Vai trò .......................................................................................... 11
1.2.1.4. Nguyên tắc .................................................................................. 12
1.2.1.5. Chính sách của nhà nước về lưu trữ ............................................ 12
1.2.2. Khái niệm, đặc điểm, loại hình và ý nghĩa của tài liệu lưu trữ. ...... 13
1.2.2.1. Khái niệm .................................................................................... 13
1.2.2.2. Đặc điểm ..................................................................................... 13
1.2.2.3. Loại hình ..................................................................................... 13
1.2.2.4. Ý nghĩa của tài liệu lưu trữ ......................................................... 14
1.3. Khái niệm, nội dung và vai trò của tổ chức công tác văn thư, lưu trữ. .... 15
1.3.1. Khái niệm tổ chức công tác văn thư, lưu trư................................... 15
1.3.2. Nội dung tổ chức công tác văn thư, lưu trữ .................................... 15
1.4. Tính chất và mối quan hệ giữa công tác văn thư và côn tác lưu trữ. .. 16
1.4.1. Tính chất của công tác văn thư và công tác lưu trữ. ....................... 16
1.4.2. Mối quan hệ giữa công tác văn thư và công tác lưu trữ.................. 17
Tiểu kết ........................................................................................................ 18
CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG TỔ CHỨC CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU
TRỮ TẠI VĂN PHÒNG HĐND- UBND HUYỆN TRÙNG KHÁNH ..... 19
2.1. Khái quát về UBND huyện Trùng Khánh............................................ 19
2.1.1. Quá trình hình thành.......................................................................... 19
2.1.2. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của UBND
huyện Trùng Khánh ..................................................................................... 21
2.1.2.1.Chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn ................................................ 21
2.1.2.2. Cơ cấu tổ chức của UBND huyện Trùng Khánh ........................... 21
2.1.3. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của văn phòng
huyện Trùng Khánh ..................................................................................... 23
2.1.3.1. Tổ chức và hoạt động của Văn phòng HĐND-UBND huyện Trùng
Khánh .......................................................................................................... 23
2.1.3.2. Vị trí, chức năng của văn phòng huyện Trùng Khánh ................... 23
2.1.3.3. Nhiệm vụ và quyền hạn ................................................................. 24
2.1.3.4. Cơ cấu tổ chức và lề lối làm việc ................................................... 24
2.1.3.5. Xác định vị trí việc làm và xây dựng bản mô tả việc các vị trí trong
Văn phòng HĐND và UBND huyện Trùng Khánh ................................... 26
2.2. Thực trạng tổ chức công tác văn thư, lưu trữ tại UBND huyện Trùng
Khánh .......................................................................................................... 32
2.2.1. Tổ chức bộ phận quản lý văn thư, lưu trữ ......................................... 32
2.2.2. Tổ chức nhân sự làm công tác văn thư, lưu trữ ................................ 34
2.2.3. Tổ chức và xây dựng các biện pháp ban hành văn bản chỉ đạo và
hướng dẫn nghiệp vụ công tác văn thư, lưu trữ .......................................... 36
2.2.4. Tổ chức thực hiện các nghiệp vụ văn thư, lưu trữ ............................ 39
2.2.4.1. Soạn thảo và ban hành văn bản ...................................................... 39
2.2.4.2. Quy trình quản lý văn bản đi .......................................................... 41
2.2.4.3. Quy trình quản lý văn bản đến ....................................................... 42
2.2.4.4. Việc quản lý và sử dụng con dấu ................................................... 45
2.2.4.5. Lập hồ sơ hiện hành và giao nộp tài liệu vào lưu trữ cơ quan ....... 47
2.2.4.6. Hoạt động lưu trữ ........................................................................... 48
2.2.5. Tổ chức ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư, lưu trữ .. 52
2.2.5.1. Ứng dụng phần mềm văn phòng điện tử E-office trong quản lý văn
bản đến tại văn phòng HĐND và UBND huyện Trùng Khánh .................. 53
2.2.5.2. Quy trình quản lý văn bản đến tại UBND huyện theo hệ thống phần
mềm Eoffice ................................................................................................ 55
2.2.5.3. Quy trình quản lý văn bản đi tại UBND huyện theo hệ thống phần
mềm E-office ............................................................................................... 56
2.2.5.4. Những kết quả đã đạt được và hạn chế từ ứng dụng phần mềm văn
phòng điện tử Eoffice trong công tác văn thư tại UBND huyện Trùng
Khánh, tỉnh Cao Bằng. ................................................................................ 57
2.2.6. Tổ chức các hoạt động kiểm tra công tác văn thư, lưu trữ trong Văn
phòng UBND huyện Trùng Khánh ............................................................. 58
2.2.7. Tổ chức sơ kết, tổng kết công tác văn thư, lưu trữ ........................... 60
2.3. Nhận xét ............................................................................................... 60
2.3.1. Ưu điểm ............................................................................................. 60
2.3.2. Hạn chế .............................................................................................. 62
2.3.3. Nguyên nhân ..................................................................................... 63
Tiểu kết ........................................................................................................ 64
CHƯƠNG 3: MỘT SỐ GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN TỔ CHỨC CÔNG
TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ TẠI VĂN PHÒNG HĐND- UBND HUYỆN
TRÙNG KHÁNH .......................................................................................... 65
3.1. Hoàn thiện hình thức tổ chức công tác văn thư và kiện toàn bộ phận
làm công tác văn thư, lưu trữ tại Văn phòng HĐND- UBND huyện Trùng
Khánh .......................................................................................................... 65
3.2. Nâng cao nhận thức và tăng cường trách nhiệm của cán bộ lãnh đạo và
cán bộ công chức, viên chức về vai trò của công tác văn thư, lưu trữ ........ 66
3.3. Nâng cao trình độ của cán bộ văn thư, lưu trữ ..................................... 68
3.4. Đầu tư về cơ sở vật chất, trang thiết bị phụ trợ .................................... 70
3.5. Xây dựng và hoàn thiện một cách đồng bộ các văn bản, chỉ đạo, hướng
dẫn về công tác văn thư, lưu trữ tại UBND huyện ..................................... 71
3.6. Mở rộng diện tích kho lưu trữ và xây dựng kho lưu trữ tập trung theo
hướng hiện đại hóa ...................................................................................... 71
3.7. Ứng dụng Công nghệ thông tin trong công tác văn thư, lưu trữ .......... 72
3.8. Tăng cường công tác thanh tra, kiểm tra đánh giá ............................... 73
Tiểu kết ........................................................................................................ 75
KẾT LUẬN .................................................................................................... 76
DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO ..................................................... 77
PHỤ LỤC
MỞ ĐẦU
1. Lý do chọn đề tài
Văn thư lưu trữ là công tác có ý nghĩa hết sức quan trọng và là công tác
thường xuyên đối với mỗi cơ quan trong lĩnh vực quản lý hành chính nhà
nước. Tuy mỗi cơ quan, tổ chức có chức năng, nhiệm vụ riêng nhưng đều có
một đặc điểm chung là trong quá trình hoạt động đều sản sinh những giấy tờ
liên quan và những văn bản, tài liệu có giá trị đều được lưu giữ lại để tra cứu,
sử dụng khi cần thiết. Bởi đây là những bản gốc, bản chính, là căn cứ xác
nhận sự việc đã xảy ra và có giá trị pháp lý rất cao. Do đó, khi các cơ quan, tổ
chức được thành lập, công tác văn thư, lưu trữ sẽ tất yếu được hình thành vì
đó là "huyết mạch" trong hoạt động của mỗi cơ quan, tổ chức. Công tác văn
thư, lưu trữ nhằm đảm bảo thông tin bằng văn bản phục vụ kịp thời cho việc
lãnh đạo, quản lý điều hành công việc, thực hiện chức năng, nhiệm vụ, ảnh
hưởng trực tiếp tới việc giải quyết công việc hằng ngày, tới chất lượng và
hiệu quả hoạt động của mỗi cơ quan, tổ chức.
UBND huyện Trùng Khánh từ khi thành lập đến nay rất chú trọng về
công tác văn thư, lưu trữ và xem đây là một nhiệm vụ then chốt trong việc
quản lý và chỉ đạo mọi hoạt động của UBND huyện. Vì thế, công tác văn thư,
lưu trữ của UBND huyện đã đi vào nề nếp và đạt được những kết quả đáng
khích lệ. Bên cạnh những kết quả đạt được vẫn còn một số hạn chế nhất định
như công tác tổ chức nhân sự làm văn thư, lưu trữ chưa được kiện toàn; đội
ngũ cán bộ văn thư, lưu trữ còn thiếu về số lượng; hệ thống văn bản quản lý
công tác văn thư, lưu trữ còn thiếu, chất lượng văn bản chưa cao,..
Nhằm sớm khắc phục tình trạng trên, từng bước chấn chỉnh, tăng
cường công tác văn thư, lưu trữ , đồng thời tăng cường khả năng khai thác
thông tin lưu trữ phục vụ cho hoạt động quản lý, nghiên cứu khoa học của
UBND huyện và các nhu cầu chính đáng khác cần phải nhanh chóng tìm ra
các biện pháp để thay đổi cách quản lý công tác văn thư, lưu trữ của UBND
1
huyện có tính khoa học và mang lại hiệu quả cao. Xuất phát từ thực tế trên,
em chọn đề tài “Tổ chức công tác văn thư, lưu trữ tại Văn phòng HĐND,
UBND huyện Trùng Khánh, tỉnh Cao Bằng” làm đề tài cho bài khóa luận
tốt nghiệp của mình. Thông qua đề tài này, nhằm xem xét và nghiên cứu thực
trạng công tác văn thư, lưu trữ để đề xuất một số biện pháp nhằm nâng cao
hiệu quả công tác văn thư, lưu trữ của cơ quan.
Báo cáo sau đây là kết quả của quá trình khảo sát thực tế cùng sự kết
hợp với lý luận chuyên môn mà em đã đúc rút được tại cơ quan thực tập.
2.Lịch sử nghiên cứu vấn đề
Công tác văn thư, lưu trữ là công tác giữ vai trò quan trọng trong các cơ
quan Nhà nước nói chung và các doanh nghiệp nói riêng, cho nên vấn đề này
được rất nhiều người quan tâm nghiên cứu ở các khía cạnh khác nhau. Cho
đến nay ở Việt Nam đã có nhiều công trình nghiên cứu, nhiều luận văn tốt
nghiệp đã đề cập đến vấn đề về công tác văn thư, lưu trữ như:
Đề tài nghiên cứu khoa học của TS. Dương Văn Khảm: “Cơ sở khoa
học để tổ chức quản lý nhà nước về công tác lưu trữ 1999-2001”. Đề tài chủ
yếu tập trung vào việc đánh giá thực trạng tổ chức lưu trữ, hệ thống đào tạo
cán bộ công chức của nước ta trong giai đoạn từ khi có ngành Lưu trữ hình
thành. Đề tài đề xuất một cơ chế quản lý nhà nước về công tác lưu trữ.
Khóa luận tốt nghiệp của sinh viên : Trần Thị Thúy: “ Thực trạng và
biện pháp hoàn thiện công tác văn thư, lưu trữ tại xí nghiệp sửa chữa tàu 81”
khóa luận nêu lên thực trạng hoạt động công tác văn thư lưu trữ tại xí nghiệp.
Khóa luận tốt nghiệp của sinh viên Bùi Thị Mến: “Tiếp tục hoàn thiện
công tác văn thư lưu trữ tại trường Cao đẳng nghề số 3- Bộ Quốc Phòng.
Nghiên cứu khoa học của Đặng Thị Nhung “ Công tác văn thư ở
UBND Tuyên Quang và một số ý kiến”
Nghiên cứu khoa học của Phạm Thị Thu Nhàn “ Công tác Lưu trữ tại
công ty cổ phần Sông Đà 11- Thực trạng và giải pháp”.
2
Báo cáo thực tập tốt nghiệp công tác văn thư lưu trữ tại văn phòng
HĐND, UBND huyện Đông Sơn của sinh viên Nguyễn Thị Lan- Trường Đại
học khoa học xã hội và nhân văn.
Báo cáo thực tập công tác văn thư lưu trữ tại UBND huyện Bình Liêu
của sinh viên La Thị Hằng- Trường Đại học Nội vụ Hà Nội.
Báo cáo công tác văn thư lưu trữ và quản trị văn phòng tại UBND xã
Bình Hòa- sinh viên Đỗ Cường Phú- Học viện Hành chính Quốc gia.
Khóa luận “Thực trạng công tác văn thư tại Tổng cục thi hành án dân
sự- Bộ Tư Pháp”- sinh viên Nguyễn Quốc Hỷ- Trường Đại học Thành đô.
Khóa luận “ Tổ chức công tác văn thư, lưu trữ tại UBND huyện Thiệu
Hóa” – Sinh viên Nguyễn Thị Hiền- Trường Đại học Nội vụ Hà Nội.
Đề tài “ Công tác văn thư, lưu trữ tại UBND huyện Đồng Hỷ” của Lê
Thị Phượng- Lưu trữ viên tại UBND huyện Đồng Hỷ, năm 2009.
Các tài liệu trên đã nghiên cứu khá rõ, cụ thể và đánh giá công tác văn
thư, lưu trữ một cách chính xác và khách quan. Ngoài ra các tài liệu này còn
đưa ra các quy định của Nhà nước và các giải pháp để công tác này đạt hiệu
quả cao hơn. Các công trình nghiên cứu trên đề cập đến vấn đề về công tác
văn thư, lưu trữ dưới các góc độ khác nhau cả về lý luận và thực tiễn nhưng
chưa có công trình nghiên cứu nào đề cập đến việc tổ chức công tác văn thư,
lưu trữ tại Văn phòng HĐND, UBND huyện Trùng Khánh, tỉnh Cao Bằng. Vì vậy,
đề tài mà em lựa chọn để nghiên cứu không trùng với các công trình nghiên cứu đã
công bố.
Những tài liệu trên là những gợi ý quý báu, có giá trị tham khảo, kế
thừa giúp em tiến hành nghiên cứu đề tài “ Tổ chức công tác văn thư, lưu trữ
tại Văn phòng HĐND, UBND huyện Trùng Khánh, tỉnh Cao Bằng.”
3. Mục tiêu nghiên cứu của đề tài
- Làm rõ một số vấn đề lý luận về công tác văn thư, lưu trữ.
- Phân tích và đánh giá thực trạng việc tổ chức công tác văn thư, lưu
3
trữ của UBND huyện Trùng Khánh, từ đó khái quát những ưu điểm, hạn chế
cũng như nguyên nhân trong việc tổ chức công tác văn thư, lưu trữ tại UBND
huyện Trùng Khánh.
- Đề xuất một số giải giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả tổ chức công
tác văn thư, lưu trữ tại UBND huyện Trùng Khánh.
4. Nhiệm vụ nghiên cứu của đề tài
- Khảo sát, đánh giá thực tế công tác văn thư, lưu trữ tại Văn phòng
HĐND, UBND huyện Trùng Khánh, từ đó đề xuất một số giải pháp nhằm
nâng cao hiệu quả tổ chức công tác văn thư, lưu trữ tại cơ quan.
- Khảo sát, đánh giá vai trò của lãnh đạo văn phòng trong việc tổ chức
công tác văn thư, lưu trữ tại UBND huyện Trùng Khánh.
- Khảo sát tình hình tổ chức công tác văn thư, lưu trữ tại Văn phòng
HĐND, UBND huyện Trùng Khánh.
5. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu
- Đối tượng nghiên cứu:
+ Tổ chức công tác văn thư, lưu trữ.
+ Các biện pháp tổ chức công tác văn thư, lưu trữ.
+ Thực trạng tổ chức công tác văn thư, lưu trữ tại Văn phòng HĐND,
UBND huyện Trùng Khánh.
+ Các giải pháp để hoàn thiện tổ chức công tác văn thư, lưu trữ tại Văn
phòng HĐND, UBND huyện Trùng Khánh
- Phạm vi nghiên cứu:
+ Phạm vi thời gian: nghiên cứu từ năm 2011 đến 2016
+ Phạm vi không gian: đề tài tập trung nghiên cứu về việc tổ chức
công tác văn thư, lưu trữ tại Văn phòng HĐND, UBND huyện Trùng Khánh.
+ Phạm vi nội dung: đề tài tập trung nghiên cứu về việc tổ chức công
tác văn thư, lưu trữ tại Văn phòng HĐND, UBND huyện Trùng Khánh giai
đoạn 2011- 2016.
4
6. Phương pháp nghiên cứu
Để thu thập thông tin nhằm làm rõ vấn đề nghiên cứu, đề tài đã sử dụng
một số các phương pháp nghiên cứu như:
Thứ nhất là, phương pháp lý luận chung về chủ nghĩa Mác Lênin là hệ
thống các quan điểm, cơ sở lý luận giúp chúng ta tìm tòi, xây dựng, lựa chọn
và vận dụng các phương pháp nghiên cứu khoa học trong nhận thức và thực
tiễn. Phương pháp lý luận chung về chủ Nghĩa Mác Lênin giúp chúng ta có
cái nhìn khách quan khi đánh giá sự vật, sự việc, tránh tư duy phiến diện, duy
ý chí của bản thân cá nhân.
Thứ hai là, phương pháp điều tra, khảo sát thực tế.
Thứ ba là, phương pháp so sánh, đối chiếu nhằm so sánh thực trạng tổ
chức công tác văn thư, lưu trữ tại Văn phòng HĐND, UBND huyện đã làm
đúng yêu cầu của Nhà nước hay chưa, từ đó lựa chọn các giải pháp tốt nhất để
hoàn thiện, nâng cao hiệu quả công tác văn thư, lưu trữ tại cơ quan.
Thứ tư là, phương pháp phân tích và tổng hợp: Từ những thông tin, số
liệu, tài liệu thu thập được trong quá trình nghiên cứu, tìm tòi (sách báo, mạng
Internet, tạp chí, giáo trình, số liệu của cơ quan…) tiến hành phân tích, tổng
hợp và đưa ra những đánh giá phù hợp của các giải pháp hoàn thiện tổ chức
công tác văn thư, lưu trữ trên cơ sở phân tích đánh giá thực trạng tổ chức công
tác văn thư, lưu trữ tại Văn phòng HĐND, UBND huyện Trùng Khánh.
8. Cấu trúc của đề tài
Ngoài lời cam đoan, lời cảm ơn, danh mục chữ viết tắt, phần mở đầu,
kết luận, sơ đồ, danh mục tài liệu tham khảo và phụ lục. Phần nội dung của
bài khóa luận bao gồm ba chương:
Chương 1: Những vấn đề chung về công tác văn thư, lưu trữ
Chương 2: Thực trạng tổ chức công tác văn thư, lưu trữ tại Văn
phòng HĐND, UBND huyện Trùng Khánh
Chương 3: Một số giải pháp hoàn thiện tổ chức công tác văn thư, lưu
trữ tại Văn phòng HĐND, UBND huyện Trùng Khánh.
5
NỘI DUNG
CHƯƠNG 1: NHỮNG VẤN ĐỀ CHUNG
VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ
1.1. Lý luận chung về công tác văn thư. 1.1.1. Khái niệm công tác văn thư
Nhìn chung, khái niệm về công tác văn thư có rất nhiều khái niệm
nhưng hiểu một cách chung nhất về khái niệm văn thư là:
Công tác văn thư là khái niệm dùng để chỉ toàn bộ công việc liên quan
đến soạn thảo, ban hành văn bản, tổ chức quản lý, giải quyết văn bản, lập hồ
sơ hiện hành nhằm đảm bảo thông tin bằng văn bản cho hoạt động quản lý
của các cơ quan, tổ chức.
Tại Nghị định 110/2004/NĐ-CP, công tác văn thư quy định bao gồm
các công việc về soạn thảo, ban hành văn bản; quản lý văn bản và tài liệu
khác hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan, tổ chức; quản lý
và sử dụng con dấu trong công tác văn thư.
1.1.2. Vị trí, tác dụng của công tác văn thư
a. Vị trí
Công tác văn thư là công tác quan trọng không thể thiếu được trong
hoạt động của tất cả các cơ quan. Các cơ quan Đảng, Nhà nước, đoàn thể dù
lớn hay nhỏ, muốn thực hiện chức năng, nhiệm vụ của mình đều cần phải
dùng đến công văn giấy tờ để phổ biến các chủ trương, chính sách, phản ánh
tình hình lên cấp trên, trao đổi, liên hệ, phối hợp công tác, ghi lại những sự
kiện, hiện tượng xảy ra trong hoạt động hàng ngày.Công tác văn thư đối với
hoạt động của cơ quan có thể ví như một sợi dây chuyền trong một nhà máy
tự động, sợi dây chuyền đó liên hệ tất cả các bộ phận trong cơ quan với lãnh
đạo, liên hệ các bộ phận với nhau, liên hệ cơ quan đó với các cơ quan cấp trên
và cấp dưới. Nếu sợi dây chuyền đó ngừng hoạt động hoặc hoạt động không
6
đều sẽ ảnh hưởng đến toàn bộ hoạt động của nhà máy.
b. Tác dụng
Làm tốt công tác văn thư bảo đảm cung cấp đầy đủ thông tin, góp phần
nâng cao hiệu suất, chất lượng công tác của các cơ quan, tổ chức Đảng, tổ
chức chính trị - xã hội và phòng chống nạn quan liêu giấy tờ. Trong hoạt động
của các cơ quan, tổ chức, từ việc đề ra các chủ trương, chính sách, xây dựng
chương trình, kế hoạch công tác cho đến phản ánh tình hình, nêu đề xuất, kiến
nghị với cơ quan cấp trên, chỉ đạo cơ quan cấp dưới hoặc triển khai, giải
quyết công việc,… đều phải dựa vào các nguồn thông tin có liên quan. Thông
tin càng đầy đủ, chính xác và kịp thời thì hoạt động của cơ quan càng đạt hiệu
quả cao, bởi lẽ thông tin phục vụ quản lý được cung cấp từ nhiều nguồn khác
nhau, trong đó nguồn thông tin chủ yếu nhất, chính xác nhất là thông tin từ
văn bản vì văn bản là phương tiện chứa đựng, truyền đạt, phổ biến thông tin
mang tính pháp lý.
Công tác văn thư bao gồm nhiều việc, liên quan đến nhiều người, nhiều
bộ phận. Vì vậy làm tốt công tác văn thư sẽ:
- Giúp lãnh đạo các cơ quan, tổ chức Đảng, tổ chức chính trị - xã hội
chỉ đạo công việc chính xác, hiệu quả, không để chậm trễ, sai sót, tránh
nạn quan liêu, giấy tờ, mệnh lệnh hành chính.
- Góp phần giữ gìn bí mật của Đảng, Nhà nước và cơ quan. Mọi chủ
trương, đường lối của Đảng và Nhà nước kể cả chủ trương tuyệt mật đều
được phản ánh trong văn bản. Việc giữ gìn bí mật của Đảng, Nhà nước và cơ
quan là rất quan trọng. Tổ chức tốt công tác văn thư, quản lý văn bản chặt
chẽ, gửi văn bản đúng đối tượng, không để mất mát, thất lạc là góp phần giữ
gìn tốt bí mật của Đảng, Nhà nước và cơ quan.
- Đảm bảo giữ gìn đầy đủ chứng cớ về hoạt động của các cơ quan, tổ
chức đảng, tổ chức chính trị - xã hội. Nội dung tài liệu phản ảnh hoạt động
của các cơ quan, tổ chức Đảng, tổ chức chính trị - xã hội cũng như của các
7
đồng chí lãnh đạo. Nếu tài liệu giữ lại đầy đủ, nội dung văn bản chính xác,
phản ảnh trung thực hoạt động của các cơ quan, tổ chức Đảng, tổ chức chính
trị - xã hội thì khi cần thiết, tài liệu sẽ là bằng chứng pháp lý của cơ quan.
- Tạo điều kiện thuận lợi cho công tác lưu trữ. Tài liệu hình thành
trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức Đảng, tổ chức chính trị - xã hội là
nguồn bổ sung thường xuyên, chủ yếu cho lưu trữ hiện hành và lưu trữ cấp
ủy, lưu trữ tổ chức chính trị - xã hội. Vì vậy, nếu làm tốt công tác văn thư,
mọi công việc của cơ quan, tổ chức đều được văn bản hoá. Giải quyết xong
công việc, tài liệu được lập hồ sơ đầy đủ, nộp lưu vào lưu trữ cơ quan đúng
quy định sẽ tạo thuận lợi cho công tác lưu trữ tiến hành các khâu nghiệp vụ
tiếp theo như phân loại, xác định giá trị, thống kê, bảo quản và phục vụ tốt
cho công tác khai thác, sử dụng tài liệu hàng ngày và lâu dài về sau. 1.1.3. Nội dung công tác văn thư
Nội dung của công tác văn thư là những công tác liên quan đến quản lý
và giải quyết về văn bản trong các cơ quan, đơn vị và thường bao gồm 05 nội
dung cơ bản sau:
Công tác văn thư bao gồm những nội dung cơ bản sau:
Một là, soạn thảo và ban hành văn bản.
Quá trình soạn thảo để ban hành một văn bản thường phải trải qua
những công việc như sau:
- Thảo văn bản
- Duyệt văn bản
- Đánh máy, sao in văn bản
- Ký văn bản để ban hành
Hai là, quản lý và giải quyết văn bản đi. Nội dung này bao gồm các công việc:
- Kiểm tra thể thức, hình thức và kỹ thuật trình bày;
- Trình ký văn bản;
- Ghi số, ngày tháng, năm văn bản;
8
- Đăng ký; đóng dấu cơ quan và dấu mức độ khẩn, mật ( nếu có);
- Làm thủ tục chuyển giao và theo dõi chuyển giao;
- Lưu và tổ chức khai thác sử dụng bản lưu
Ba là, quản lý và giải quyết văn bản đến. Nội dung này bao gồm các
công việc:
- Tiếp nhận văn bản đến;
- Phân loại, bóc bì, đóng dấu đến;
- Đăng ký văn bản đến;
- Trình văn bản đến;
- Sao văn bản đến;
- Chuyển giao văn bản đến;
- Giải quyết và theo dõi đôn đốc việc giải quyết văn bản đến.
Bốn là, quản lý và sử dụng con dấu. Nội dung này bao gồm các công việc:
- Quy định về việc khắc dấu của các cơ quan, tổ chức.
- Quy định những việc được làm và không được làm đối với người văn
thư khi giữ con dấu của cơ quan.
- Quy định về việc sử dụng các con dấu của cơ quan trong các văn bản
cho phù hợp. Quy định về việc đóng dấu và bảo quản con dấu của cơ quan, tổ
chức.
Năm là, lập hồ sơ hiện hành và giao nộp tài liệu vào lưu trữ cơ quan.
Nội dung này bao gồm các công việc:
- Mở hồ sơ;
- Thu thập tài liệu để đưa vào hồ sơ;
- Phân chia các đơn vị bảo quản, sắp xếp văn bản, tài liệu trong hồ sơ;
- Kết thúc và biên mục hồ sơ.
Nội dung công tác văn thư gồm nhiều khâu nghiệp vụ liên quan mật
thiết với nhau; nếu một khâu làm không tốt, sẽ ảnh hưởng đến các khâu khác.
Trong toàn bộ quy trình công tác văn thư, có nhiều người tham gia, từ Thủ
9
trưởng đến cán bộ nghiên cứu, cán bộ văn thư,... Vì vậy để làm tốt công tác
văn thư mọi người cần xác định rõ trách nhiệm để hoàn thành tốt nhiệm vụ
của mình.
Trong một cơ quan, cán bộ văn thư tiến hành công tác chuyên môn
như: tiếp nhận, đăng ký công văn đến, chuyển giao và theo dõi thời hạn giải
quyết công văn đến; trình ký và đóng dấu, vào sổ và làm thủ tục gửi công văn
đi;cấp phát giấy đi đường, giấy giới thiệu; đánh máy, in văn bản (nếu cơ quan
không có cán bộ đánh máy, in chuyên trách).
Cán bộ lãnh đạo, chuyên viên có trách nhiệm thảo công văn đi, giải
quyết công văn đến. Tất cả các cán bộ có liên quan đến công văn giấy tờ đều
có nhiệm vụ bảo vệ tài liệu, sắp xếp tài liệu đã giải quyết thành hồ sơ và nộp
vào lưu trữ cơ quan đúng quy định. 1.2. Lý luận chung về công tác lưu trữ. 1.2.1. Khái niệm, vai trò, nội dung và nguyên tắc của công tác lưu trữ. 1.2.1.1. Khái niệm
Công tác lưu trữ là khâu cuối cùng của quá trình xử lý thông tin. Tất cả
những văn bản đến đã qua xử lý, bản lưu của văn bản đi và những hồ sơ tài
liệu liên quan đều phải được chuyển vào lưu trữ.
Công tác lưu trữ là một lĩnh vực hoạt động của Nhà nước bao gồm tất
cả những vấn đề lý luận, thực tiến, pháp chế liên quan tới việc tổ chức khoa
học, bảo quản và tổ chức khai thác, sử dụng có hiệu quả tài liệu lưu trữ phục
vụ công tác quản lý, công tác nghiên cứu khoa học lịch sử và các nhu cầu
chính đáng khác của cơ quan, tổ chức, cá nhân.
Công tác lưu trữ ra đời do đòi hỏi khách quan của việc quản lý, bảo
quản và tổ chức sử dụng tài liệu để phục vụ xã hội. Vì vậy công tác lưu trữ
được tổ chức ở tất cả các quốc gia trên thế giới và là một mặt xích không thể
thiếu trong hoạt động của bộ máy Nhà nước.
10
Ở nước ta, công tác lưu trữ thực hiện hai nhiệm vụ sau:
- Thực hiện các nhiệm vụ quản lý Nhà nước về lưu trữ
- Thực hiện các nhiệm vụ sự nghiệp lưu trữ thu thập, bổ sung tài liệu
lưu trữ, bảo quản bảo vệ an toàn và tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ.
Công tác lưu trữ là sự lựa chọn, giữ lại và tố chức khoa học những văn
bản, tài liệu có giá trị được hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan,
được bảo quản trong kho lưu trữ để khai thác phục vụ cho các mục đích chính
trị, văn hóa, khoa học, lịch sử của toàn xã hội.
Tóm lại: Công tác lưu trữ là một lĩnh vực hoạt động của Nhà nước bao
gồm tất cả những vấn đề lý luận, thực tiến, pháp chế liên quan tới việc tổ chức
khoa học, bảo quản và tổ chức khai thác, sử dụng có hiệu quả tài liệu lưu trữ
phục vụ công tác quản lý, công tác nghiên cứu khoa học và các nhu cầu chính
đáng nhân dân.
1.2.1.2. Nội dung
Công tác lưu trữ bao gồm những nội dung cơ bản sau:
- Phân loại tài liệu lưu trữ
- Xác định giá trị tài liệu
- Thu thập, bổ sung tài liệu vào kho lưu trữ
- Bảo quản tài liệu lưu trữ
- Tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ
- Tiêu hủy tài liệu lưu trữ
1.2.1.3. Vai trò
Công tác lưu trữ rất quan trọng trong hoạt động của cơ quan, tổ chức.
Mục đích cuối cùng của công tác lưu trữ là hướng tới việc phục vụ các
11
nhu cầu khác nhau của đời sống xã hội thông qua việc khai thác các thông tin
quá khứ có trong tài liệu lưu trữ. Mục đích cao cả của công tác lưu trữ là
hướng tới việc phục vụ lợi ích chính đáng của xã hội, của các quốc gia và của
mỗi con người.
Nếu công tác lưu trữ ở các cơ quan, doanh nghiệp được tổ chức tốt thì
sẽ có rất nhiều ý nghĩa, tác dụng đối với các quốc gia, địa phương, các cơ
quan và toàn xã hội.
Trước hết, công tác lưu trữ được tổ chức tốt sẽ giúp các cơ quan, doanh
nghiệp lưu trữ đầy đủ và cung cấp kịp thời những thông tin cần thiết cho lãnh
đạo và cán bộ trong quá trình thực hiện công việc.
Công tác lưu trữ giúp các cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp trong việc
khai thác thông tin trong tài liệu để giáo dục truyền thống cho các thế hệ cán
bộ trong cơ quan, tổng kết hoạt động và rút ra những bài học kinh nghiệm bổ
ích trong quản lý, sản xuất, kinh doanh.
1.2.1.4. Nguyên tắc
- Nhà nước thống nhất quản lý tài liệu Phông lưu trữ quốc gia Việt
Nam.
- Hoạt động lưu trữ được thực hiện thống nhất theo quy định của pháp
luật.
- Tài liệu Phông lưu trữ quốc gia Việt Nam được Nhà nước thống kê.
1.2.1.5. Chính sách của nhà nước về lưu trữ
- Bảo đảm kinh phí, nguồn nhân lực trong việc bảo vệ, bảo quản an
toàn, tổ chức sử dụng có hiệu quả tài liệu Phông lưu trữ quốc gia Việt Nam.
- Tập trung hiện đại hóa cơ sở vật chất, kỹ thuật và ứng dụng khoa học,
công nghệ trong hoạt động lưu trữ.
12
- Thừa nhận quyền sở hữu đối với tài liệu lưu trữ; khuyến khích tổ
chức, cá nhân hiến tặng, ký gửi, bán tài liệu lưu trữ của mình cho Nhà nước,
đóng góp, tài trợ cho hoạt động lưu trữ và thực hiện hoạt động dịch vụ lưu trữ.
- Tăng cường mở rộng hợp tác quốc tế trong hoạt động lưu trữ.
1.2.2. Khái niệm, đặc điểm, loại hình và ý nghĩa của tài liệu lưu trữ. 1.2.2.1. Khái niệm
Tài liệu lưu trữ là tài liệu có giá trị được lựa chọn trong toàn bộ khối
tài liệu được hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan, đoàn thể,
xí nghiệp và cá nhân được bảo quản cố định trong các kho lưu trữ để khai
thác, phục vụ các mục đích chính trị, kinh tế, văn hóa, khoa học, lịch sử của
toàn xã hội.
1.2.2.2. Đặc điểm
Tài liệu lưu trữ có những đặc điểm:
- Tài liệu lưu trữ chứa đựng những thông tin về quá khứ
- Tài liệu lưu trữ là bản gốc, bản chính, bản sao của các văn bản.
- Tài liệu lưu trữ do Đảng, Nhà nước thống nhất quản lý, được bảo
quản, nghiên cứu và sử dụng theo những quy định chặt chẽ, thống nhất của
Đảng, Nhà nước.
1.2.2.3. Loại hình
Căn cứ vào nội dung và kỹ thuật làm ra tài liệu có thể chia tài liệu
thành ba loại hình cơ bản:
- Tài liệu hành chính:
Tài liệu hành chính: gồm các loại văn bản nội dung phản ánh những
hoạt động của Đảng, Nhà nước, tổ chức đoàn thể trên các mặt kinh tế, chính
trị, văn hóa, quân sự. Tài liệu hành chính có nhiều thể loại, tùy thuộc vào từng
13
giai đoạn lịch sử của từng quốc gia. Hiện nay, tài liệu hành chính của Nhà
nước là Hiến pháp, Luật, Nghị quyết, Nghị định,…Tài liệu hành chính của
Đảng Cộng sản Việt Nam là Nghị quyết, Quyết định, Chỉ thị, Thông tri,…
- Tài liệu khoa học kỹ thuật có nội dung phản ánh các hoạt động về
nghiên cứu khoa học, phát minh sáng chế, thiết kế xây dựng cơ bản,.. Tài liệu
khoa học kĩ thuật có nhiều loại như bản vẽ, bản thuyết minh kĩ thuật, biểu đồ.
- Tài liệu ảnh, phim điện ảnh ghi âm và ghi hình là các loại hình tài
liệu phản ánh các hoạt động sáng tạo của con người và các hoạt động phong
phú khác. Tài liệu này có khả năng ghi và tái hiện các sự kiện bằng hình ảnh,
âm thanh. Tài liệu bao gồm các âm bản, các bức ảnh, các băng, đĩa ghi âm và
ghi hình.
1.2.2.4. Ý nghĩa của tài liệu lưu trữ
Tài liệu lưu trữ có ý nghĩa to lớn đối với tất cả các hoạt động chính
trị,kinh tế, văn hoá, khoa học,... của loài người.
Ý nghĩa chính trị: Tài liệu lưu trữ mang tính chất giai cấp rõ rệt, bất
kỳ thời đại nào, các giai cấp đều sử dụng tài liệu lưu trữ để bảo vệ quyền lợi
giai cấp mình. Ở nước ta, sau khi giành được chính quyền, Đảng và Nhà nước
đã tiến hành tập trung quản lý tài liệu lưu trữ và triệt để sử dụng nhằm phục
vụ cho sự nghiệp xây dựng và phát triển kinh tế, văn hoá, củng cố quốc
phòng, bảo vệ đất nước,...
Ý nghĩa kinh tế: Tài liệu lưu trữ có ý nghĩa kinh tế to lớn; nội dung
tài liệu phản ánh tình hình kinh tế chung, tình hình phát triển của từng ngành,
từng nhà máy, xí nghiệp... Việc nghiên cứu, sử dụng triệt để tài liệu lưu trữ sẽ
mang lại lợi ích to lớn cho nền kinh tế quốc dân.
Ý nghĩa khoa học: Tài liệu lưu trữ được sử dụng làm tư liệu tổng kết
các quy luật vận động và phát triển sự vật, hiện tượng trong tự nhiên, xã hội
14
và tư duy. Tài liệu lưu trữ có ý nghĩa đặc biệt trong nghiên cứu lịch sử, bất kỳ
tài liệu lưu trữ nào ít nhiều đều chứa đựng những thông tin chân thực về xã
hội của thời kỳ lịch sử đã sản sinh ra chúng. Tài liệu lưu trữ là nguồn sử liệu
quan trọng nhất, chính xác nhất cho việc nghiên cứu lịch sử Đảng, lịch sử dân
tộc nói chung cũng như của từng địa phương, từng ngành, từng cơ quan nói
riêng.
Ý nghĩa văn hoá: Tài liệu lưu trữ là một di sản văn hoá đặc biệt của
dân tộc. Tài liệu lưu trữ phản ánh những thành quả lao động sáng tạo về vật
chất và tinh thần của nhân dân ta qua các thời kỳ lịch sử. Nó có vai trò quan
trọng đối với việc nghiên cứu nền văn hoá dân tộc, kế thừa những tinh hoa
văn hoá mà cha ông ta đã trải qua trong quá trình xây dựng nền văn hoá mới
của dân tộc.
1.3. Khái niệm, nội dung và vai trò của tổ chức công tác văn thư, lưu
trữ.
1.3.1. Khái niệm tổ chức công tác văn thư, lưu trư.
Tổ chức công tác văn thư, lưu trữ là thông qua pháp luật về công tác
văn thư, lưu trữ thông qua bộ máy quản lý và các chế độ nghiệp vụ văn thư,
lưu trữ để tổ chức khoa học tài liệu văn thư, tập trung những hồ sơ có giá trị
vào bảo quản trong các kho lưu trữ và tổ chức khai thác, sử dụng có hiệu quả
những hồ sơ tài liệu đó cho công cuộc xây dựng và bảo vệ đất nước. Nhằm
đưa công tác văn thư, lưu trữ không ngừng phát triển, phục vụ tốt nhất cho
các mục tiêu của bộ máy quản lý và của toàn xã hội.
1.3.2. Nội dung tổ chức công tác văn thư, lưu trữ
Tổ chức bộ phận quản lý văn thư, lưu trữ.
Tổ chức nhân sự làm công tác văn thư, lưu trữ.
Tổ chức xây dựng ban hành văn bản chỉ đạo, hướng dẫn công tác văn
thư lưu trữ.
15
Tổ chức các biện pháp thực hiện hệ thống văn bản chỉ đạo, hướng dẫn
văn thư lưu trữ.
Tổ chức thực hiện các nghiệp vụ văn thư, lưu trữ.
Tổ chức hoạt động ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư
lưu trữ.
Tổ chức các hoạt động kiểm tra công tác văn thư, lưu trữ.
Tổ chức sơ kết, tổng kết công tác văn thư, lưu trữ.
Nếu làm tốt tổ chức công tác văn thư, lưu trữ sẽ có vai trò đặc biệt quan
trọng như: công tác tổ chức bộ phận quản lý, nhân sự làm công tác văn thư
lưu trữ được tốt hơn, việc tổ chức xây dựng các văn bản chỉ đạo, hướng dẫn
về công tác văn thư lưu trữ và các biện pháp tốt nhất để thực hiện các văn bản
đã ban hành, góp phần làm tốt công tác thanh tra kiểm tra giúp hoạt động này
đi vào nề nếp ổn định hơn, đồng thời nếu làm tốt công tác tổ chức văn thư lưu
trữ sẽ giúp cho cơ quan hoạt động các quy trình nghiệp vụ được thống nhất và
áp dụng công nghệ thông tin vào hoạt động văn thư lưu trữ tại cơ quan, góp
phần mang lại hiệu quả của công tác văn thư lưu trữ tại cơ quan, giúp cho
hoạt động này đi vào ổn định, phát triển hơn.
1.4. Tính chất và mối quan hệ giữa công tác văn thư và côn tác lưu trữ. 1.4.1. Tính chất của công tác văn thư và công tác lưu trữ.
Tính chất cơ mật:
Tài liệu chứa đựng nhiều bí mật của Đảng, Nhà nước, của ngành, của
cơ quan,... Vì vậy để bảo đảm an toàn tuyệt đối cho tài liệu, đòi hỏi công tác
văn thư, lưu trữ phải tuân theo những nguyên tắc, chế độ, thủ tục chặt chẽ;
cán bộ làm công tác văn thư, lưu trữ phải luôn luôn nêu cao tinh thần trách
nhiệm, cảnh giác cách mạng, ý thức tổ chức kỷ luật, chấp hành nghiêm chỉnh
các quy chế về bảo vệ tài liệu.
16
Tính chất khoa học:
Tài liệu chứa đựng một khối lượng thông tin rất lớn, để tổ chức sử dụng
có hiệu quả, đòi hỏi các khâu nghiệp vụ văn thư và lưu trữ phải được tiến
hành theo phương pháp khoa học và có hệ thống lý luận riêng.
1.4.2. Mối quan hệ giữa công tác văn thư và công tác lưu trữ.
Công tác văn thư và công tác lưu trữ là hai công tác có nội dung
nghiệpvụ khác nhau nhưng có mối quan hệ mật thiết với nhau:
- Nguồn tài liệu chủ yếu và vô tận bổ sung cho các kho lưu trữ là tài
liệu văn thư. Vì vậy làm tốt công tác văn thư sẽ có và giữ lại được đầy đủ tài
liệu để bổ sung cho kho lưu trữ.
- Tài liệu trong một cơ quan làm ra bảo đảm đầy đủ thể thức, đúng thể
loại văn bản, khi giải quyết xong lập hồ sơ đầy đủ và nộp vào kho lưu trữ sẽ
tạo điều kiện thuận lợi cho việc phân loại, xác định giá trị tài liệu và phục vụ
khai thác.
- Công tác lập hồ sơ ở khâu văn thư làm tốt thì kho lưu trữ tránh được
tình trạng nhận từ văn thư từng bó, từng gói tài liệu chưa chỉnh lý, không mất
công khôi phục và chỉnh lý hồ sơ.
- Công tác lưu trữ làm tốt sẽ phát hiện những vấn đề cần chấn chỉnh
trong công tác văn thư.
=> Tóm lại: Công tác văn thư và công tác lưu trữ là hai công tác có nội
dung nghiệp vụ khác nhau nhưng có mối quan hệ mật thiết với nhau và đều
không thể thiếu được trong hoạt động của mỗi cơ quan. Vì vậy các cơ quan
cần phải quan tâm tổ chức tốt để phục vụ cho công tác hàng ngày và lâu dài
về sau.
17
Tiểu kết
Chương này đã hệ thống hóa lại các vấn đề lý luận liên quan đến công
tác văn thư, lưu trữ. Đồng thời đã nêu ra những nội dung của tổ chức công tác
văn thư, lưu trữ như: tổ chức bộ phận quản lý văn thư, lưu trữ và nhân sự làm
văn thư, lưu trữ; tổ chức xây dựng ban hành và tổ chức các biện pháp thực
hiện các văn bản chỉ đạo, hướng dẫn, tổ chức thực hiện các hoạt động nghiệp
vụ văn thư lưu trữ; ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư lưu
trữ; việc thanh tra, kiểm tra xử lý vi phạm về công tác văn thư lưu trữ cho đến
việc sơ kết tổng kết công tác này.
Qua chương này chúng ta có thể nhận thấy công tác văn thư, lưu trữ
luôn giữ một vị trí, vai trò rất quan trọng trong quá trình toàn cầu hóa
và hội nhập hiện nay. Có thể thấy được nếu quan tâm làm tốt công tác
văn thư lưu trữ sẽ góp phần bảo đảm cho các hoạt động của nền hành
chính Nhà nước được thông suốt. Nhờ đó góp phần nâng cao hiệu quả
quản lý hành chính Nhà nước và thúc đẩy nhanh chóng công cuộc cải
cách hành chính hiện nay. Mỗi cơ quan hành chính Nhà nước cần phải có
một nhận thức đúng đắn về vị trí và vai trò của công tác văn thư, lưu trữ
để có thể đưa ra những biện pháp phù hợp nhằm đưa công tác văn thư
lưu trữ tại cơ quan đơn vị mình đi vào nề nếp và góp phần tích cực nâng
cao hiệu lực, hiệu quả quản lý của cơ quan, đơn vị.
18
CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG TỔ CHỨC CÔNG TÁC VĂN THƯ,
LƯU TRỮ TẠI VĂN PHÒNG HĐND- UBND HUYỆN TRÙNG KHÁNH
2.1. Khái quát về UBND huyện Trùng Khánh
2.1.1. Quá trình hình thành
Huyện Trùng Khánh từ xa xưa là vùng đất cổ, gắn liền với quá trình
dựng nước và giữ nước của dân tộc.
Trùng Khánh đã được đề cập từ khá sớm trong sử sách. Thời kỳ nhà Lý
(1010-1225) gọi là Tư Lang; đến thời kỳ nhà Trần (1225-1400) vẫn mang tên
gọi như trước. Khi nhà Minh cho quân xâm lược nước ta, đã chia Tư Lang
làm Thượng Tư Lang và Hạ Tư Lang. Thời nhà Lê đổi làm Thượng Lang.
Vào thời kỳ nhà Lê (Lê Thánh Tông), niên hiệu Hồng Đức (1470-1497) thì
phủ Cao Bằng còn thuộc thừa tuyên Thái Nguyên, gồm 4 châu, trong đó châu
Thượng Lang (Trùng Khánh) có 29 xã. Thượng Lang từ lúc đó đến thời kỳ
nhà Mạc (1592-1677) kéo dài đến năm 1802-1820. Thời kỳ vua Gia Long thì
châu Thượng Lang được ghi rõ hơn, trong sách Tên làng xã Việt Nam đầu thế
kỷ XIX có ghi châu Thượng Lang có 4 tổng, 35 xã, thôn; trong đó tổng Lăng
Yên có 13 xã, thôn; tổng Nga ổ có 9 xã, thôn; tổng Ỷ Cống có 9 xã, lũng; tổng
Dương Châu có 6 xã. Đến Năm 1831 (năm Tự Đức thứ 4), sau cải cách hành
chính, đổi trấn làm tỉnh (1831), đổi châu làm huyện (1834) thì Cao bằng có 1
phủ, 5 huyện. Đó là phủ Trùng Khánh, (trước là phủ Cao Bằng, đổi làm Trùng
Khánh từ năm 1826-năm Minh Mệnh thứ 7); huyện Thượng Lang thời kỳ này
có 4 tổng, 37 xã, thôn.
Thời kỳ Pháp thuộc, tên gọi, địa giới và số lượng các đơn vị hành chính
thuộc tỉnh Cao Bằng thường xuyên thay đổi. Những năm cuối thế kỷ XIX,
Cao bằng có phủ Trùng Khánh và phủ Hòa An, trong đó phủ Trùng Khánh có
3 châu là: Thượng Lang, Hạ Lang và Quảng Uyên. Đầu thế kỷ XX, “Cao
Bằng là Đạo quan binh thứ nhì”, gồm một phủ Hòa An (phủ lỵ ở Nước Hai),
19
7 châu, miền Đông vẫn gồm 3 châu, và châu Thượng Lang có châu lỵ đặt ở
Trùng Khánh phủ.
Năm 1928, theo cuốn Danh mục các làng xã Bắc Kỳ, xuất bản tại Hà
Nội, thì Cao Bằng có 1 phủ, 38 tổng, 230 xã; lúc đó châu Thượng Lang có 6
tổng, 42 xã. Tổng Lăng Yên 11 xã, tổng Nga Ổ 5 xã, tổng Phong Châu 6 xã,
tổng Phong Đằng 7 xã, tổng Trà Lĩnh 7 xã, tổng Ỷ Cống 6 xã.
Năm 1942, tổng Trà Lĩnh tách khỏi phủ Trùng Khánh, lập thành châu
Trấn Biên. Năm 1945, tổng Phong Đằng tách khỏi phủ Trùng Khánh và nhập
vào châu Hạ Lang.
Sau Cách mạng Tháng Tám năm 1945, phủ Trùng Khánh được đổi tên
thành huyện Trùng Khánh thuộc tỉnh Cao Bằng.
Từ năm 1975 đến 1978, khi tỉnh Cao Bằng và tỉnh Lạng Sơn hợp nhất
thành tỉnh Cao Lạng, Trùng Khánh thuộc tỉnh Cao Lạng. Theo Nghị quyết Kỳ
họp thứ tư, Quốc hội Khóa VI, ngày 29-12-1978, tỉnh Cao Lạng được chia
tách thành tỉnh Cao Bằng và Lạng Sơn, huyện Trùng Khánh trở lại đơn vị
hành chính trực thuộc tỉnh Cao Bằng cho đến ngày nay.
Huyện có 20 đơn vị hành chính, gồm 19 xã và 1 thị trấn, bao gồm các
xã: Đình Minh, Lăng Hiếu, Lăng Yên, Phong Nặm, Phong Châu, Ngọc
Chung, Ngọc Khê,Ngọc Côn (năm 2008 mới tách từ xã Ngọc Khê), Đình
Phong, Đàm Thủy, Đức Hồng, Cảnh Tiên, Cao Thăng, Chí Viễn, Thân Giáp,
Đoài Côn, Thông Huề, Trung Phúc, Khâm Thành và Thị Trấn Trùng Khánh.
Huyện Trùng Khánh có 8 xã biên giới tiếp giáp với Trung Quốc, với
chiều dài đường biên 63,15 km, bao gồm: Lăng Yên, Ngọc Chung, Phong
Nặm, Ngọc Khê, Ngọc Côn, Đình Phong, Chí Viễn, Đàm Thủy. Huyện có
cửa khẩu Pò Peo (thuộc xã Ngọc Côn) và nhiều đường mòn dân sinh, nhân
dân hai bên đường biên thường xuyên qua lại giao lưu kinh tế, văn hóa,…
20
2.1.2. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của
UBND huyện Trùng Khánh
2.1.2.1.Chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn
UBND huyện Trùng Khánh là cơ quan chấp hành của HĐND huyện,
bảo đảm thực hiện các chủ trương, biện pháp phát triển kinh tế-xã hội, củng
cố an ninh, quốc phòng và thực hiện các chính sách khác trên địa bàn huyện
trong khuôn khổ Hiến pháp, Luật và các văn bản quy phạm pháp luật, văn bản
quản lý Nhà nước của các cơ quan Nhà nước cấp trên và Nghị quyết của Hội
đồng nhân dân huyện.
UBND huyện Trùng Khánh làm việc theo nguyên tắc tập trung dân
chủ, tập thể lãnh đạo, cá nhân phụ trách, quản lý toàn diện các mặt trong tất cả
các lĩnh vực.
UBND huyện Trùng Khánh có chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn theo
Điều 97 đến Điều 110, mục II, chương IV, Luật Tổ chức Hội đồng nhân dân
và UBND ngày 26 tháng 11 năm 2003.
2.1.2.2. Cơ cấu tổ chức của UBND huyện Trùng Khánh
UBND huyện Trùng Khánh hoạt động trên cơ sở Luật Tổ chức HĐND
và UBND ban hành ngày 26 tháng 11 năm 2003 và quy chế hoạt động của
UBND huyện. Hoạt động của UBND huyện là sự kết hợp chặt chẽ giữa chế
độ làm việc tập thể gắn trách nhiệm của từng thành viên, thực hiện theo
nguyên tắc tập trung dân chủ, tập thể lãnh đạo, cá nhân phụ trách, dưới sự kiểm
soát của HĐND huyện và cơ quan hành chính cấp trên trực tiếp UBND tỉnh.
UBND huyện Trùng Khánh bao gồm: 01 Chủ tịch và 03 Phó chủ tịch,
các Ủy viên Ủy ban và các phòng ban chuyên môn.
Chủ tịch
Theo Điều 4, Quy chế làm việc của UBND huyện Trùng Khánh, ban
hành kèm theo Quyết định số 34/2007/QĐ-UBND ngày 29 tháng 01 năm
2007 của UBND huyện Trùng Khánh quy định:
21
Chủ tịch UBND huyện là người lãnh đạo cao nhất, là người chủ trì
công việc của UBND huyện, chịu trách nhiệm trước UBND và HĐND huyện
về việc quản lý Nhà nước trên địa bàn huyện trong tất cả các lĩnh vực.
Chủ tịch UBND lãnh đạo, điều hành toàn diện về các mặt công tác của
UBND, chỉ đạo việc tổ chức thực hiện các chỉ thị, nghị quyết của HĐND và
UBND tỉnh.
Phó chủ tịch
UBND huyện Trùng Khánh có 03 Phó chủ tịch: một phụ trách về mặt
văn hoá, y tế, giáo dục, xã hội, một phụ trách về kinh tế, một phụ trách về các
lĩnh vực khác.
Theo Điều 5, Quy chế hoạt động của UBND huyện Trùng Khánh: Phó
chủ tịch là người giúp việc cho Chủ tịch, chịu trách nhiệm quản lý Nhà nước
trên địa bàn huyện và giải quyết các công việc liên quan đến lĩnh vực thuộc
trách nhiệm mà mình quản lý. Ký thay mặt Chủ tịch những văn bản thuộc lĩnh
vực phụ trách.
Các phòng chuyên môn thuộc UBND huyện
UBND huyện Trùng Khánh là cơ quan hành chính Nhà nước cấp huyện
gồm có 14 phòng, ban trực thuộc.Ngoài ra, còn có bốn ban, ngành thuộc
UBND huyện là: Ban Quản lý dự án đầu tư xây dựng; Ban Quản lý chợ; Đài
truyền thanh-Truyền hình và Trạm Khuyến nông-Khuyến lâm.
Các phòng, ban chuyên môn thuộc UBND huyện là cơ quan tham mưu
giúp UBND huyện thực hiện chức năng quản lý địa phương và thực hiện một
số nhiệm vụ quyền hạn theo sự ủy quyền của Chủ tịch UBND theo quy định
của pháp luật góp phần đảm bảo sự thống nhất trong quản lý của ngành hoặc
lĩnh vực công tác ở địa phương.
1.Văn phòng HĐND - UBND huyện.
2. Phòng Nội vụ.
3. Phòng Công thương.
22
4. Phòng Thanh tra.
5. Phòng Tư pháp
6. Phòng Y tế.
7. Phòng Dân tộc
8. Phòng Thống kê
9. Phòng Tài nguyên - môi trường.
10. Phòng Tài chính - kế hoạch.
11. Phòng Văn hóa và thông tin.
12. Phòng Lao động Thương binh và xã hội.
13. Phòng Giáo dục và đào tạo.
14. Phòng Nông nghiệp và Phát triển nông thôn.
Sơ đồ tổ chức bộ máy UBND huyện Trùng Khánh (Xem phụ lục 1)
2.1.3. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của văn
phòng huyện Trùng Khánh
2.1.3.1. Tổ chức và hoạt động của Văn phòng HĐND-UBND huyện
Trùng Khánh
Văn phòng là đơn vị tham mưu, giúp việc cho Thủ trưởng cơ quan
trong việc điều hành lãnh đạo của cơ quan. Thông qua hoạt động của Văn
phòng có thể đánh giá hoạt động của cơ quan, là mạch máu thông suốt trong
hoạt động của cơ quan.
Văn phòng HĐND- UBND có tầm quan trọng đặc biệt ảnh hưởng trực
tiếp đến hoạt động quản lý của cơ quan, vì vậy UBND huyện Trùng Khánh
quan tâm đến việc trang bị cơ sở vật chất, trang thiết bị cơ cấu tổ chức cho
văn phòng.
2.1.3.2. Vị trí, chức năng của văn phòng huyện Trùng Khánh
Văn phòng HĐND- UBND có chức năng tham mưu, tổng hợp cho
UBND huyện về hoạt động của UBND huyện, giúp UBND huyện về công tác
dân tộc, chỉ đạo điều hành. Cung cấp thông tin phục vụ hoạt động quản lý của
23
HĐND-UBND và các cơ quan nhà nước ở địa phương, đảm bảo cơ sở vật
chất, kỹ thuật cho hoạt động của HĐND và UBND.
Văn phòng HĐND- UBND có tư cách pháp nhân, có con dấu và có tài
khoản riêng chịu sự chỉ đạo, quản lý về tổ chức, biên chế và hoạt động của
HĐND- UBND đồng thời chịu sự chỉ đạo, hướng dẫn về chuyên môn nghiệp
vụ của Văn phòng HĐND và Văn phòng UBND tỉnh Cao Bằng.
2.1.3.3. Nhiệm vụ và quyền hạn
Tham mưu giúp HĐND, UBND xây dựng chương trình làm việc, kế
hoạch công tác hàng tháng, hàng quý, 6 tháng và cả năm, đôn đốc kiểm tra
các cơ quan chuyên môn của huyện việc thực hiện chương trình, kế hoạch
công tác của Chủ tịch HĐND và UBND huyện.
Thu thập và thông tin, chuẩn bị các báo cáo, phục vụ sự lãnh đạo, chỉ
đạo điều hành của HĐND, UBND huyện, Chủ tịch HĐND và Chủ tịch
UBND huyện theo quy định của pháp luật.
Quản lý thống nhất việc ban hành các văn bản quy phạm pháp luật của
HĐND, UBND huyện; theo dõi kiểm tra việc thực hiện các văn bản đó ở các
phòng, ban, ngành, các xã, thị trấn.
Soạn thảo các văn bản liên quan đến sự giám sát, chỉ đạo, điều hành
hàng ngày của thường trực HĐND và UBND huyện. Ban hành thông báo ý
kiến chỉ đạo của Thường trực Hội đồng nhân dân, Chủ tịch, các Phó chủ tịch
UBND huyện.
Tham mưu tổng hợp đảm bảo các điều kiện vật chất cho hoạt động của
HĐND, UBND và tham mưu cho Chủ tịch UBND trong công tác tiếp dân.
Liên hệ công tác và trực tiếp làm công tác tổ chức các hội nghị, các kỳ họp
của HĐND và UBND huyện.
2.1.3.4. Cơ cấu tổ chức và lề lối làm việc
Cơ cấu tổ chức
UBND huyện là cơ sở cơ quan hành chính Nhà nước có thẩm quyền
24
chung nên Văn phòng HĐND và UBND huyện được tổ chức theo sơ đồ sau:
Chủ tịch
Chánh Văn phòng
Phó Chánh Văn phòng
Bộ phận tạp vụ Bộ phận bảo vệ
Bộ phận kế toán Bộ phận tổng hợp
Bộ phận văn thư
(Nguồn: Văn phòng Ủy ban nhân dân huyện Trùng Khánh)
Lề lối làm việc
Văn phòng làm việc theo chế độ thủ trưởng, Chánh văn phòng là người
đưa ra quyết định cuối cùng, nhân viên dưới quyền của Chánh văn phòng phải
thực hiện công việc theo sự chỉ đạo, phân công của Chánh văn phòng.
Văn phòng có mối quan hệ phối hợp với Văn phòng cấp uỷ Đảng cấp
huyện, quan hệ mật thiết với các cơ quan chuyên môn và UBND cấp xã, để
thực hiện hiệu quả chức năng, nhiệm vụ tham mưu tổng hợp, giúp việc cho
lãnh đạo.
25
2.1.3.5. Xác định vị trí việc làm và xây dựng bản mô tả việc các vị
trí trong Văn phòng HĐND và UBND huyện Trùng Khánh
CHỨC STT HỌ VÀ TÊN NHIỆM VỤ VỤ
1 Hoàng Văn Đông Chánh Chỉ đạo, điều hành, quản lý chung và toàn
Văn diện mọi hoạt động, nhiệm vụ công tác
phòng văn phòng, thực hiện chức năng giúp
HĐND , UBND huyện điều hành các hoạt
động chung của các phòng, ban, đơn vị
huyện, UBND các xã, thị trấn; tham mưu
giúp UBND huyện trong công tác chỉ đạo,
điều hành các hoạt động của huyện; đảm
bảo cơ sở vật chất kỹ thuật cho các hoạt
động của HĐND và UBND, Chủ tịch
HĐND, Chủ tịch UBND huyện.
2 Hoàng Thanh Phó Giúp Chánh văn phòng quản lý công tác
Phong chánh hành chính, bộ phận văn thư – lưu trữ, bộ
văn phận tài vụ, bộ phận tổng hợp, bộ phận lái
phòng xe, bộ phận tạp vụ; bộ phận bảo vệ, quản
lý nhà khách Văn phòng UBND huyện;
quản lý cơ sở vật chất, tài sản của văn
phòng; đảm bảo các điều kiện về vật chất
– kỹ thuật phục vụ công tác của HĐND
huyện, Thường trực HĐND huyện,
UBND huyện, lãnh đạo UBND huyện và
lãnh đạo Văn phòng. Trực tiếp chỉ đạo,
điều hành mọi hoạt động thuộc lĩnh vực
26
hành chính – quản trị của văn phòng; tổ
chức đón tiếp khách đến liên hệ làm việc
với Thường trực HĐND và UBND huyện,
lãnh đạo UBND huyện. Xây dựng kế
hoạch công tác dự trù kinh phí hoạt động
cho các bộ phận có liên quan của Văn
phòng. Trực tiếp tham mưu giúp Thường
trực HĐND huyện trong quá trình chỉ đạo
điều hành công việc của HĐND huyện,
thường xuyên thu thập xử lý thông tin,
nghiên cứu, đề xuất các giải pháp về hoạt
động của Thường trực HĐND huyện;
phối hợp với các cơ quan, HĐND các xã,
thị trấn. Tổ chức các cuộc họp tiếp xúc cử
chi của Đại biểu Quốc hội, Đại biểu
HĐND tỉnh, Đại biểu HĐND huyện trên
địa bàn. Giúp Chánh văn phòng Tổ chức
công dân, ngân sách của cơ quan theo chế
độ Nhà nước và các dịch công như: Lễ
tân, Nhà khách, ô tô, điện thoại,….
3 Nông Thị Hường Chuyên - Giúp lãnh đạo văn phòng thường xuyên
viên theo dõi đôn đốc, kiểm tra, tổng hợp và
văn phân tích tình hình hoạt động kinh tế, văn
phòng hóa – xã hội của các ngành các cấp được
phân công theo dõi trong việc thực hiện
nhiệm vụ kinh tế, văn hóa – xã hội trong
việc chấp hành các văn bản của cấp trên,
27
các chủ trương của Đảng và Nhà nước,
của Tỉnh ủy, UBND tỉnh, Huyện ủy,
HĐND và UBND huyện nhằm phản ánh
kịp thời phục vụ sự chỉ đạo điều hành của
HĐND và UBND huyện
- Nghiên cứu các văn bản của Đảng, của
Nhà nước, nhất là các văn bản quản lý
Nhà nước có liên quan đến lĩnh vực công
tác được phân công, đề xuất với Lãnh đạo
văn phòng trong việc triển khai, tổ chức
thực hiện các văn bản đó một cách chính
xác, kịp thời.
- Tham gia các cuộc họp của HĐND,
UBND huyện và các cuộc họp với các
cấp, ngành trong huyện khi bàn về công
việc thuộc phạm vi mình theo dõi; phát
biểu đề xuất ý kiến của mình trong cuộc
họp, hội nghị. Khi được phân công, có
trách nhiệm trực tiếp làm thư ký cuộc họp
và soạn thảo các văn bản cần thiết trình
HĐND và UBND huyện ban hành.
4 Tạ Việt Hùng Chuyên - Có nhiệm vụ chuẩn bị nội dung, cung
viên cấp tình hình thuộc lĩnh vực mình phụ
văn trách, dự tiếp và làm việc với các đoàn
phòng khách tỉnh, huyện bạn và các đoàn nước
ngoài đến làm việc với huyện theo sự
phân công của Chánh, Phó Chánh văn
28
phòng. Chuyên viên không làm thay công
việc chuyên môn thuộc trách nhiệm của
phòng, ban trực thuộc
- Rèn luyện kỹ năng quản lý nhà nước, tổ
chức tốt công tác thông tin (tiếp nhận hồ
sơ công việc và nộp hồ sơ lưu trữ một
cách khoa học), biên tập thành thạo các
văn bản quản lý Nhà nước theo đúng trình
tự, nội dung, thẩm quyền và thể thức theo
quy định hiện hành của Nhà nước trong
lĩnh vực quản lý được phân công.
- Khi được lãnh đạo phụ trách phân công
làm việc trực tiếp với Chủ tịch, các Phó
chủ tịch UBND huyện lĩnh vực công tác
được phân công. Khi nhận nhiệm vụ trực
tiếp từ Thường trực HĐND huyện, Chủ
tịch, các Phó chủ tịch UBND huyện,
chuyên phải báo cáo với lãnh đạo Văn
phòng về công việc thực hiện, hoặc sau
khi kết thức để tổng hợp theo dõi chung.
5 Hoàng Thị Ngà Cán bộ - Đảm bảo công tác tiếp nhân văn bản đến
văn thư và xử lý văn bản đi một cách chính xác
nhất, nhanh chóng, kịp thời, phục vụ đắc lực
cho sự chỉ đạo điều hành của Thường trực
HĐND, UBND huyện, và Văn phòng.
- Kiểm tra chặt chẽ thể thức và hình thức
văn bản của Thường trực HĐND huyện,
29
UBND huyện và Văn phòng trước khi
phát hành; quản lý và sử dụng các loại
con dấu theo quy định hiện hành của Nhà
nước và của cơ quan.
- Đánh máy, in ấn tài liệu của cơ quan
đảm bảo thể thức của văn bản theo đúng
quy định chung, văn bản phải in rõ và
đẹp.
- Các nội dung văn bản đến, văn bản đi,
tài liệu đánh máy được quản lý chặt chẽ
và thực hiện công tác bảo mật trong quản
lý văn bản theo đúng quy định.
6 Lý Thị Qúy Nhân - Lập các dự toán kinh phí hàng năm,
viên kế hàng quý và phải đảm bảo kinh phí phục
toán vụ các hoạt động của Thường trực HĐND
và UBND huyện và của Văn phòng; quản
lý chặt chẽ các nguồn kinh phí, chi tiêu
phải đúng chế độ quy định và hết sức tiếp
kiệm chi; thực hiện chế độ báo cáo quyết
toán và kiểm kê tài sản theo đúng quy
định.
- Mở sổ theo dõi tài sản, thu chi xuất nhập
hàng hóa vật tư theo đúng quy định của
cơ quan tài chính, xây dựng các định mức
sử dụng vật tư hàng hóa đảm bảo phù hợp
với thực tế sử dụng, tránh để xảy ra lãnh
phí.
30
- Có kế hoạch kinh phí hàng tháng, quý,
năm để mua sắm trang thiết bị tài sản, vật
tư, hàng hóa phục vụ yêu cầu công tác
của cơ quan.
- Thực hiện chế độ thanh toán cho các
đơn vị bên ngoài cơ quan và cho cán bộ,
công chức với tinh thần nhanh nhất, tích
cực nhất nhưng phải đảm bảo nguyên tắc,
chế độ quy định hiện hành.
- Quản lý theo dõi các nguồn kinh phí đầu
tư xây dựng cơ bản thuộc Văn phòng.
7 Nông Thị Dung Nhân - Tổ chức quản lý toàn bộ cơ sở vật chất
viên tạp do cơ quan Văn phòng quản lý.
vụ - Thực hiện các thủ tục về xây dựng cơ
bản, sửa chữa nhỏ trong cơ quan, mua
sắm các phương tiện, trang thiết bị, vật tư
hàng hóa theo đúng quy định hiện hành .
- Đảm bảo phục vụ tốt cho các cuộc hội
nghị, hội họp và làm việc thường xuyên
cũng như đột xuất của Thường trực
HĐND huyện, UBND huyện, Văn phòng
tại trụ sở làm việc của HĐND và UBND
huyện.
- Phối hợp với Nhà khách văn phòng để
tiếp đón, phục vụ các cuộc hội nghị và
các đoàn khách đến làm việc với huyện.
- Xây dựng và chăm sóc cây cảnh, tổ
31
chức thực hiện công tác vệ sinh trong cơ
quan, đảm bảo sạch, đẹp.
8 Hoàng Văn Đại Nhân - Quản lý đội xe và đảm bảo hoạt động tốt
viên lái để phục vụ lãnh đạo huyện và Văn phòng.
xe - Xe phục vụ phải đúng theo quy định của
Nhà nước, thực hiện tiếp kiệm xăng dầu
và giữ gìn xe tốt, lái xe an toàn.
- Mở sổ theo dõi lý lịch của xe để có kế
hoạch bảo dưỡng, sửa chữa, thay thế phụ
tùng cho xe nhằm có điều kiện phục vụ
công tác kịp thời, không bị ách tắc.
- Khi có công việc đột xuất của Thường
trực HĐND, UBND huyện trực tiếp điều
hành xe đi công tác thì lái xe có trách
nhiệm thông báo cho Chánh hoặc Phó
Chánh văn phòng biết trước khi đi.
9 Nông Văn Minh Nhân - Đảm bảo an ninh, trật tự cho UBND
viên huyện.
bảo vệ - Bảo vệ cơ quan ngoài giờ hành chính,
ngày nghỉ hàng tuần, ngày lễ, ngày tết.
- Chấp hành nội quy, quy chế của cơ
quan, kỷ luật lao động, an toàn lao động.
2.2. Thực trạng tổ chức công tác văn thư, lưu trữ tại UBND huyện
Trùng Khánh
2.2.1. Tổ chức bộ phận quản lý văn thư, lưu trữ
Bộ phận quản lý công tác văn thư, lưu trữ là một bộ phận không thể
thiếu trong cơ cấu tổ chức của một cơ quan. Bộ phận quản lý công tác văn
32
thư, lưu trữ có chức năng giúp lãnh đạo quản lý công tác văn thư, lưu trữ
trong cơ quan bằng việc thực hiện các nhiệm vụ cụ thể như: Xây dựng những
văn bản quy định về công tác văn thư, lưu trữ trong cơ quan, các biện pháp
để thực hiện các văn bản hướng dẫn, chỉ đạo về công tác văn thư, lưu trữ;
quản lý và tổ chức thực hiện các nghiệp vụ văn thư, lưu trữ của cơ quan; đề
xuất các phương án đào tạo, bồi dưỡng cán bộ văn thư, lưu trữ cho cơ quan,
thanh tra kiểm tra công tác văn thư, lưu trữ của cơ quan, ứng dụng công nghệ
thông tin vào công tác văn thư, lưu trữ và hàng năm báo cáo tình hình thực
hiện công tác văn thư, lưu trữ trong cơ quan, lập kế hoạch thực hiện công tác
văn thư, lưu trữ của cơ quan trong thời gian tới.
Tại Văn phòng UBND huyện Trùng Khánh có bộ phận văn thư lưu trữ
chuyên trách, giúp Chánh Văn phòng UBND huyện tổ chức thực hiện và quản
lý công tác văn thư, lưu trữ đối với các cơ quan chuyên môn và các tổ chức
thuộc huyện và đối với UBND cấp xã; thu thập, chỉnh lý, bảo quản và phục
vụ khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ được bảo quản ở kho lưu trữ lịch sử của
huyện; thực hiện các nhiệm vụ lưu trữ hiện hành tại Văn phòng Ủy ban nhân
dân huyện.
Văn phòng UBND huyện Trùng Khánh là bộ phận trực tiếp quản lý về
công tác văn thư, lưu trữ của cơ quan mà cụ thể là Chánh Văn phòng UBND
huyện giúp người đứng đầu trực tiếp quản lý, chỉ đạo công tác văn thư, lưu trữ
của cơ quan. Chánh văn phòng được giao trách nhiệm tham mưu giúp lãnh
đạo cơ quan xây dựng các văn bản chỉ đạo, hướng dẫn công tác văn thư, lưu
trữ; tổ chức các biện pháp thực hiện các văn bản chỉ đạo, hướng dẫn về công
tác văn thư, lưu trữ; kiểm tra hình thức, thể thức, kỹ thuật trình bày và thủ tục
ban hành văn bản; ký thừa lệnh một số loại văn bản. Chánh Văn phòng
UBND huyện được lãnh đạo phân công quản lý về công tác văn thư, lưu trữ
tại cơ quan và trực tiếp chỉ đạo các nghiệp vụ văn thư, lưu trữ của cơ quan.
Văn phòng UBND huyện là nơi triển khai thực hiện các văn bản về công tác
33
văn thư, lưu trữ do Nhà nước quy định và Phòng Nội vụ ban hành. Tại UBND
huyện Trùng Khánh cán bộ làm công tác văn thư, lưu trữ được đặt trong Văn
phòng UBND huyện với tên gọi là bộ phận văn thư, lưu trữ thực hiện các
công việc về nghiệp vụ công tác văn thư, lưu trữ theo sự phân công của lãnh
đạo Văn phòng UBND huyện, nhằm giúp cho việc giải quyết các công việc có
nội dung liên quan đến công tác văn thư, lưu trữ được thuận lợi hơn, nhanh
chóng đúng chuyên môn của nhà lãnh đạo văn phòng hơn.
2.2.2. Tổ chức nhân sự làm công tác văn thư, lưu trữ
Cán bộ là nhân tố đóng vai trò quan trọng trong công tác văn thư, lưu
trữ ở các cơ quan. Trình độ của cán bộ lưu trữ có tác động trực tiếp đến
phương pháp, cách thức tổ chức khoa học tài liệu trong kho lưu trữ cơ quan.
Cán bộ có trình độ chuyên môn nghiệp vụ cao sẽ tìm ra phương pháp phân
loại và sắp xếp tài liệu của cơ quan một cách khoa học hợp lý, dễ tra tìm.
Ngược lại trình độ cán bộ chuyên môn thấp sẽ ảnh hưởng không tốt đến cách
phân loại và sắp xếp tài liệu của cơ quan ảnh hưởng đến hiệu quả của công tác
khai thác và sử dụng tài liệu. Chính vì vậy, việc tuyển dụng và bố trí cán bộ
làm công tác lưu trữ ở cơ quan là một việc làm cần thiết cần được sự quan
tâm trực tiếp sát sao của lãnh đạo văn phòng và lãnh đạo cơ quan.
Hiện nay, công tác văn thư của UBND huyện Trùng Khánh được tổ
chức thực hiện theo nguyên tắc tập trung thống nhất, nghĩa là tất cả mọi quan
hệ của cơ quan với bên ngoài và trong nội bộ bằng văn bản đều phải qua văn
thư. Đây là nơi tiếp nhận văn bản của các cơ quan khác gửi đến, đồng thời là
nơi gửi đi các văn bản của cơ quan theo chức năng nhiệm vụ và quyền hạn
của cơ quan ban hành.
Để đảm bảo các công việc của UBND huyện được giải quyết nhanh
chóng, hiệu quả, đảm bảo các văn bản, giấy tờ của cơ quan không bị mất mát,
thuận tiện cho việc khai thác thông tin thì UBND huyện Trùng Khánh đã bố
trí bộ phận làm công tác văn thư lưu trữ trực thuộc Văn phòng UBND và
34
Chánh văn phòng là người trực tiếp quản lý. Biên chế cán bộ văn thư, lưu trữ
có 01 người, có trình độ Cao đẳng, đã được đào tạo, bồi dưỡng về nghiệp vụ
văn thư, lưu trữ tại trường Đại học Nội vụ Hà Nội. Với nhiều năm công tác và
được làm việc đúng chuyên môn, cán bộ văn thư Hoàng Thị Ngà đã làm rất
tốt công tác văn thư của cơ quan. Tuy nhiên, do khối lượng công việc nhiều
nên công tác lưu trữ chưa được quan tâm, kho lưu trữ vẫn còn chất đống tài
liệu, chưa được sắp xếp gọn gàng, khoa học.( Phụ lục 3)
- Vị trí, chức trách, nhiệm vụ, trách nhiệm, quyền hạn của cán bộ làm
công tác văn thư, lưu trữ.
Vị trí, chức trách: Là chuyên viên văn thư, lưu trữ thực hiện công tác
về giấy tờ, sổ sách và thực hiện các nhiệm vụ khác theo sự phân công của
Chánh Văn phòng, Phó Chánh Văn phòng.
Trách nhiệm: Trong phạm vi nhiệm vụ được giao, chuyên viên chịu
trách nhiệm trước Chánh Văn phòng, Phó Chánh Văn phòng và trước pháp
luật về ý kiến đề xuất, tiến độ, chất lượng hiệu quả thực hiện công việc được
giao, về hình thức, thể thức, trình tự, thủ tục, ban hành văn bản và quy trình
giải quyết công việc khi được phân công.
Nhiệm vụ, quyền hạn:
- Đảm bảo công tác tiếp nhận văn bản đến và xử lý văn bản đi một
cách chính xác, nhanh chóng, kịp thời, phục vụ đắc lực cho sự chỉ đạo điều
hành của UBND nói chung và Văn phòng nói riêng.
- Kiểm tra chặt chẽ thể thức và hình thức văn bản của UBND huyện và
Văn phòng trước khi phát hành; quản lý và sử dụng các loại con dấu theo
đúng quy định hiện hành của Nhà nước và của cơ quan;
- Nhận và gửi văn bản đi, đến đúng địa chỉ, kịp thời. Dự thảo các văn
bản chỉ đạo, hướng dẫn nghiệp vụ về công tác văn thư - lưu trữ, lãnh đạo văn
phòng UBND huyện và các bộ phận ban, ngành các xã, thị trấn gửi đến.
- Đánh máy, in ấn tài liệu của cơ quan đảm bảo thể thức văn bản theo
35
đúng quy định chung, văn bản phải in rõ và đẹp;
- Các nội dung văn bản đến, văn bản đi, tài liệu đánh máy được quản
lý chặt chẽ và thực hiện công tác bảo mật trong quản lý văn bản theo quy
định.
- Hướng dẫn, kiểm tra đôn đốc các bộ phận và cá nhân trong đơn vị
lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ. Thu nhận hồ sơ, tài liệu đến
hạn nộp vào lưu trữ; chỉnh lý, xác định giá trị tài liệu, xây dựng các công cụ
thống kê tra cứu; Bảo vệ, bảo quản an toàn tài liệu lưu trữ; Phục vụ việc khai
thác, sử dụng hồ sơ, tài liệu lưu trữ;
- Phối hợp các cá nhân liên quan hướng dẫn khách đến làm việc với
lãnh đạo huyện và các phòng ban chức năng.
- Đề xuất ý kiến với Chánh Văn phòng, Phó Chánh Văn phòng phụ
trách, các vấn đề liên quan đến việc thực hiện chức trách nhiệm vụ được giao.
- Tham gia ý kiến đề xuất, kiến nghị với Chánh Văn phòng về nhân sự,
phương tiện cơ sở vật chất phục vụ công tác, các giải pháp nâng cao năng
suất, chất lượng, hiệu quả công tác chuyên môn và về quyền lợi chính đáng
của nhân viên phòng Văn thư, lưu trữ.
2.2.3. Tổ chức và xây dựng các biện pháp ban hành văn bản chỉ
đạo và hướng dẫn nghiệp vụ công tác văn thư, lưu trữ
Một trong những yếu tố làm căn cứ pháp lý cho việc thực hiện
nguyên tắc quản lý tập trung thống nhất về công tác văn thư, lưu trữ trong
toàn quốc là hệ thống văn bản quy phạm pháp luật của ngành.
Trong những năm qua, UBND huyện Trùng Khánh vẫn áp dụng các
văn bản chỉ đạo, hướng dẫn của Nhà nước vào công tác văn thư, lưu trữ như:
- Luật số: 01/2011/QH13 ngày 11/11/2011 của Quốc hội về Luật lưu
trữ;
- Nghị định 110/2004/NĐ-CP ngày 08/04/2004 của Chính phủ về
36
công tác văn thư;
- Luật số 80/2015/QH13 ngày 22 tháng 06 năm 2013 của Quốc hội về
việc ban hành văn bản quy phạm pháp luật.
- Nghị định 34/2016/NĐ-CP ngày 14 tháng 05 năm 2016 quy định chi
tiết một số điều và biện pháp thi hành luật ban hành văn bản quy phạm pháp
luật;
- Thông tư số 01/2011/TT-BNVngày 19/01/2011 của Bộ Nội vụ
hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính;
- Thông tư số 07/2012/TT-BNV ngày 22/11/2012/TT-BNV ngày
22/11/2012 của Bộ Nội vụ về hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ và nộp
hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan,...
Để thống nhất tổ chức các hoạt động Nhà nước về công tác văn thư, lưu
trữ trong UBND huyện, trong những năm qua, UBND huyện Trùng Khánh đã
luôn theo sát các văn bản hướng dẫn về chuyên môn nghiệp vụ văn thư, lưu
trữ để tạo hành lang pháp lý cho hoạt động văn thư, lưu trữ từng bước được
chấn chỉnh, đi vào nề nếp, khoa học, phục vụ ngày càng tốt hơn cho hoạt động
quản lý, chỉ đạo, điều hành công việc ở UBND huyện. Căn cứ vào thông tư số
04/2013/TT-BNV ngày 16/04/2013 của Bộ Nội vụ về hướng dẫn xây dựng
quy chế công tác văn thư, lưu trữ của cơ quan, tổ chức thì UBND huyện
Trùng Khánh đã áp dụng vào việc soạn thảo và ban hành quy chế văn thư, lưu
trữ của cơ quan. Ngày 18/05/ 2016 UBND huyện Trùng Khánh đã ban hành
Quy chế về công tác văn thư, lưu trữ tại UBND huyện. (Ban hành kèm theo
Quyết định số: 834/QĐ-UBND ngày 18/05/2016). (Phụ lục 2). Trong quy chế
nêu rất rõ trách nhiệm quản lý và thực hiện công tác văn thư, lưu trữ của từng
người được giao nhiệm vụ phụ trách về công tác văn thư, lưu trữ. Đồng thời
quy chế cũng quy định rõ các nghiệp vụ về công tác văn thư, lưu trữ dành cho
cán bộ văn thư, lưu trữ. Việc thực hiện tốt các nhiệm vụ trong Quy chế của cơ
quan cũng là tiêu chí để bình xét thi đua khen thưởng đối với cán bộ thực hiện
37
công tác văn thư, lưu trữ và các cá nhân, đơn vị có liên quan, bên cạnh đó quy
chế cũng đưa ra mức xử lý khi cán bộ, công chức không thực hiện quy định
tại Quy chế, giúp cho việc quản lý về công tác này được hiệu quả hơn.
Để thực hiện các văn bản của Nhà nước về công tác văn thư, lưu trữ
và các văn bản mà cơ quan đã ban hành để hướng dẫn và chỉ đạo về công tác
văn thư, lưu trữ cho UBND huyện thực hiện một cách có hiệu quả thì Chánh
văn phòng UBND huyện đã đề ra một số biện pháp để tổ chức thực hiện hệ
thống văn bản như: Thông qua các cuộc họp của cơ quan để lồng ghép các nội
dung của văn bản về công tác văn thư, lưu trữ của cơ quan cho các cán bộ,
công chức trong cơ quan được biết và thực hiện. Khi có các văn bản chỉ đạo
về công tác văn thư, lưu trữ thì lãnh đạo quản lý về công tác này sẽ phô tô ra
để gửi các phòng một bản để phục vụ cho công việc của mình như việc soạn
thảo văn bản đối với các phòng ban chuyên môn, đồng thời cũng tuyên
truyền, phổ biến cho mọi người biết để thực hiện.
Đối với cán bộ văn thư, lưu trữ lãnh đạo Văn phòng sẽ thường xuyên
kiểm tra việc thực hiện các văn bản của Nhà nước và cơ quan vào công tác
văn thư, lưu trữ như việc văn thư giúp Chánh văn phòng kiểm tra hình thức,
thể thức và kỹ thuật trình bày, việc quản lý văn bản đi, đến trong việc vào sổ,
việc bảo quản và sử dụng con dấu của cơ quan,… nếu văn thư không thực
hiện đúng theo quy trình mà văn bản đã đưa ra thì sẽ có các biện pháp xử lý.
Bên cạnh đó còn thông qua Hội nghị cán bộ, công chức để triển khai
các văn bản chỉ đạo hướng dẫn về công tác văn thư, lưu trữ để cho cán bộ,
công chức trong cơ quan nghiên cứu, nắm vững về quy chế để thực hiện.
Đồng thời Văn phòng và phòng Nội vụ huyện đã phối hợp với nhau để tổ
chức các buổi tọa đàm, trao đổi, nói chuyện, tuyên truyền về công tác văn thư,
lưu trữ của cơ quan qua hình thức khẩu hiệu để truyền đạt các quy định của
mình và có thể tổ chức cuộc thi tìm hiểu về các quy định của nhà nước và cơ
quan về công tác văn thư, lưu trữ, bàn bạc và hướng dẫn cụ thể về các văn
38
bản để cán bộ, công chức trong cơ quan thực hiện một cách tự giác và tích
cực. Đồng thời lãnh đạo còn tổ chức hội thi kỹ năng soạn thảo văn bản, tổ
chức lớp bồi dưỡng tập huấn, kiểm tra thực tế, tổ chức đánh giá, xếp loại công
tác văn thư, lưu trữ hàng năm, tổ chức hội nghị, giao ban chuyên đề, viết bài
tuyên truyền đăng website. Đối với các văn bản của cơ quan thì lãnh đạo tổ
chức cho cán bộ công chức thảo luận, đóng góp ý kiến nhằm từng bước điều
chỉnh và hoàn thiện về văn bản hơn.
Qua đây cũng quán triệt sâu sắc tinh thần chỉ đạo của Bộ Nội Vụ về
công tác văn thư, lưu trữ trong tình hình mới đối với cán bộ công chức cũng
như các bộ phận có liên quan để nâng cao tinh thần trách nhiệm trong công
tác, thể hiện sự nghiêm túc cao trong việc thực hiện các văn bản chỉ đạo,
hướng dẫn cũng như quy chế về công tác văn thư, lưu trữ. Phân công trách
nhiệm cụ thể, rõ ràng trong quá trình thực hiện các văn bản chỉ đạo, hướng
dẫn về công tác văn thư, lưu trữ đồng thời có sự kết hợp chặt chẽ, thống nhất
cao giữa các bộ phận có liên quan đến công tác.
Việc tuyên truyền, phổ biến Luật lưu trữ và Nghị định 110/2004/NĐ-
CP,… các văn bản khác của cơ quan về công tác văn thư, lưu trữ đã được Văn
phòng UBND huyện triển khai kịp thời, có tác dụng thiết thực, tạo được sự
chuyển biến tích cực trong nhận thức về vai trò, ý nghĩa, tầm quan trọng của
công tác văn thư, lưu trữ, góp phần nâng cao tinh thần trách nhiệm của các
cấp lãnh đạo, công chức, viên chức ở cơ quan, đơn vị đối với công tác văn
thư, lưu trữ trong giai đoạn hiện nay.
2.2.4. Tổ chức thực hiện các nghiệp vụ văn thư, lưu trữ
2.2.4.1. Soạn thảo và ban hành văn bản
Văn phòng UBND huyện Trùng Khánh thực hiện các nghiệp văn thư
của cơ quan mình theo các văn bản chỉ đạo, hướng dẫn của Nhà nước về công
tác văn thư: như Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011của Bộ Nội
vụ về hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính,….Ngoài
các văn bản của Nhà nước về công tác văn thư thì tại Văn phòng UBND
huyện Trùng Khánh cũng đang thực hiện các nghiệp vụ văn thư, lưu trữ của
39
cơ quan theo quy chế văn thư, lưu trữ của cơ quan đã được ban hành. Hiện
nay, Văn phòng UBND huyện đã thực hiện các nghiệp văn thư của mình
trong các khâu: soạn thảo và ban hành văn bản, quản lý và giải quyết văn bản
đi, đến, quản lý và sử dụng con dấu, việc lập hồ sơ hiện hành và giao nộp tài
liệu vào lưu trữ cơ quan. Nhìn chung, việc tổ chức các nghiệp vụ công tác văn
thư đã thực hiện thống nhất theo Quy chế văn thư lưu trữ (Phụ lục 2) của
UBND huyện Trùng Khánh, việc quản lý các nghiệp vụ công tác văn thư đã
được thống nhất trong quy chế của cơ quan.
Theo quy chế văn thư, lưu trữ của UBND huyện Trùng Khánh, hiện
nay các phòng ban trong cơ quan khi soạn thảo và ban hành văn bản của cơ
quan đã thực hiện theo 6 bước:
Bước 1: Thu thập và xử lý thông tin
Bước 2: Soạn thảo văn bản
Bước 3: Duyệt bản thảo, việc sửa chữa, bổ sung bản thảo đã duyệt
Bước 4: Đánh máy nhân bản
Bước 5: Kiểm tra văn bản trước khi ký ban hành
Bước 6: Ký văn bản, phát hành văn bản tại Văn thư cơ quan
Nhìn chung, công tác soạn thảo và ban hành văn bản của cơ quan đã
được thực hiện thống nhất trong quy chế của cơ quan, tuy nhiên cán bộ quản
lý vẫn chưa thực hiện tốt nhiệm vụ của mình. Đối với việc kiểm tra về nội
dung văn bản thủ trưởng các đơn vị không thực hiện đúng quy định, hầu hết
các văn bản của cơ quan khi phát hành không có phần ký nháy vị trí cuối cùng
của nội dung văn bản. Đối với Chánh văn phòng chịu trách nhiệm về thể thức
và kỹ thuật trình bày văn bản thì có ký nháy vào vị trí cuối cùng của phần
“Nơi nhận”. Cán bộ văn thư thường xuyên kiểm tra về thể thức và kỹ thuật
trình bày văn bản nên tình trạng sai về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản
khi phát hành chỉ còn lẻ tẻ.
Về việc quản lý và giải quyết văn bản đi, đến của cơ quan, hiện nay cơ
quan vẫn chưa ban hành riêng các văn bản quản lý hoạt động và giải quyết
văn bản đi, đến mà vẫn thực hiện theo các yêu cầu của Nghị định
40
110/2004/NĐ-CP và quy chế văn thư, lưu trữ của UBND huyện. Quy trình
quản lý và giải quyết văn bản đi, đến được quy định rất rõ trong quy chế văn
thư, lưu trữ của UBND huyện.(Phụ lục 2).
2.2.4.2. Quy trình quản lý văn bản đi
Tất cả các văn bản do cơ quan ban hành đều được tập trung thống nhất
và giải quyết theo quy trình sau:
Bước 1: Kiểm tra về thể thức và kỹ thuật trình bày ; ghi số, ký hiệu,
ngày, tháng, năm của văn bản. Trong bước này sễ thực hiện theo trình tự sau:
sau khi thủ trưởng đã duyệt về mặt nội dung, Chánh văn phòng sẽ chịu trách
nhiệm về mặt thể thức, hình thức, kỹ thuật trình bày văn bản nếu văn bản đã
đúng thì Chánh văn phòng sẽ ký nháy vào vị trí cuối cùng “Nơi nhận”, nếu
sai đề nghị đơn vị, cá nhân soạn thảo lại.
Bước 2: Đóng dấu cơ quan và dấu mức độ khẩn, mật (nếu có). Sau khi
văn bản đã có đủ có chữ ký của người có thẩm quyền.
Bước 3: Đăng ký văn bản đi: văn thư tiến hành đăng ký văn bản đi vào
sổ hoặc chương trình quản lý hồ sơ công việc của cơ quan.
MẪU SỔ ĐĂNG KÝ VĂN BẢN ĐI
Bìa sổ: ỦY BAN NHÂN DÂN HUYỆN TRÙNG KHÁNH
Năm:…….
SỔ CÔNG VĂN ĐI
Từ số:…………Đến số:…………….
Từ ngày:……….Đến ngày:…………
Quyển số:…….
41
Phần đăng ký bên trong sổ:
Số, ký Ngày, Tên loại Người Nơi Đơn vị, Số lượng Ghi
hiệu tháng và trích ký nhận người bản chú
văn bản yếu nội văn văn bản nhận bản
dung văn bản lưu
bản
3 2 4 5 6 7 8 1
Bước 4: Làm thủ tục chuyển phát, theo dõi việc chuyển phát văn bản
đi. Các văn bản sau khi đã hoàn thành các thủ tục văn thư sẽ tiến hành lựa
chọn bìa, trình bày, viết bì , vào bì và dán bì. Tiếp theo sau khi hoàn thành các
thủ tục văn thư sẽ tiến hành chuyển qua phần mềm E-Office trước và gửi bản
cứng ngay trong ngày, chậm nhất là trong ngày làm việc tiếp theo.
Bước 5: Lưu văn bản đi: văn bản được lưu làm hai bản, một bản gốc
được lưu tại văn thư cơ quan, một bản chính được lưu tại các đơn vị, cá nhân
soạn thảo để lưu vào hồ sơ công việc và lưu bản mềm trong máy tính thuận
tiện cho việc tra tìm.
Nhờ việc ban hành quy chế văn thư, lưu trữ của cơ quan và việc ứng
dụng phần mềm E-Office mà việc quản lý văn bản đi, đến luôn thực hiện theo
quy định, khắc phục những thiếu sót trước đây. Các đơn vị, cá nhân có liên
quan đến từng quy trình trong giải quyết văn bản đi, đến đã thực hiện theo các
quy trình đã đưa ra.
2.2.4.3. Quy trình quản lý văn bản đến
Mọi văn bản đến cơ quan đều phải thông qua một đầu mối đó là văn
thư cơ quan. Nguyên tắc này tạo điều kiện thuận lợi cho văn thư theo dõi,
thống kê, kiểm tra, quản lý, thuận lợi cho việc tra tìm.
Văn bản đến được chuyển qua hệ thống phần mềm E-Office (đối với
những cơ quan có sử dụng phần mềm này) và chuyển bằng hình thức trực tiếp
42
(đối với những cơ quan chưa sử dụng phần mềm E-Office). Các văn bản đến
được cán bộ văn thư lưu chuyển Chánh Văn phòng phê duyệt.
Bước 1: Tiếp nhận văn bản đến
a. Tiếp nhận văn bản đến
Khi tiếp nhận văn bản đến từ mọi nguồn, trong giờ hoặc ngoài giờ làm
việc. Văn thư có nhiệm vụ tiếp nhận văn bản đến phải kiểm tra số lượng, tính
trang bị, dấu niêm phong (nếu có), kiểm tra, đối chiếu với nơi gửi trước khi
nhận và ký nhận.
Trường hợp phát hiện thiếu, mất bì, tình trạng bì không còn nguyên vẹn
hoặc văn bản được chuyển đến muộn hơn thời gian ghi trên bì (đối với bì văn
bản có đóng dấu “Hỏa tốc” hẹn giờ), Văn thư báo cáo ngay với Chánh Văn
phòng để giải quyết.
Đối với văn bản đến được chuyển phát qua máy Fax hoặc qua mạng,
Văn thư kiểm tra số lượng văn bản, số lượng trang của mỗi văn bản; nếu phát
hiện có sai sót thông báo cho nơi gửi hoặc báo cáo Chánh Văn phòng.
b. Phân loại sơ bộ, bóc bì văn bản đến
Cán bộ văn thư tiến hành bóc bì các văn bản gửi đến cơ quan và scan
lưu chuyển qua phần mềm E-office cho Chánh văn phòng. Còn loại không
bóc bì (các bì văn bản đến có đóng dấu chỉ các mức độ mật hoặc gửi đích
danh cá nhân và các tổ chức đoàn thể trong cơ quan, tổ chức) Văn thư chuyển
tiếp cho nơi nhận.
c. Đóng dấu “Đến”, ghi số đến và ngày đến
Tất cả văn bản đến thuộc diện đăng ký tại Văn thư phải được đóng dấu
“Đến”; ghi số đến và ngày đến (kể cả giờ đến trong những trường hợp cần
thiết). Đối với văn bản đến được chuyển qua Fax và qua mạng, trong trường
hợp cần thiết, phải sao chụp hoặc in ra giấy và đóng dấu “Đến”.
Những văn bản đến không thuộc diện đăng ký tại Văn thư (văn bản gửi
đích danh cho tổ chức đoàn thể, đơn vị hoặc cá nhân) thì chuyển cho nơi nhận
43
mà không phải đóng đấu “Đến”.
Dấu “Đến” được đóng rõ ràng, ngay ngắn vào khoảng giấy trống dưới
số, ký hiệu (đối với những văn bản có tên loại), dưới phần trích yếu nội dung
(đối với công văn) hoặc vào khoảng giấy trống dưới ngày, tháng, năm ban
hành văn bản.
Mẫu dấu “Đến” và cách ghi các thông tin trên dấu “Đến” của UBND
huyện Trùng Khánh
Bước 2: Đăng ký văn bản đến
Văn bản đến tại UBND huyện Trùng Khánh được đăng ký bằng cơ sở
dữ liệu quản lý văn bản đến trên máy vi tính.
Việc đăng ký (cập nhật) văn bản đến vào Cơ sở dữ liệu quản lý văn
bản đến được thực hiện theo hướng dẫn sử dụng chương trình phần mềm quản
lý văn bản của cơ quan. Văn bản đến được đăng ký vào Cơ sở dữ liệu quản lý
văn bản đến được in ra giấy để ký nhận bản chính và đóng sổ để quản lý.
Bước 3: Trình, chuyển giao văn bản đến
Trình văn bản đến
44
Sau khi đăng ký văn bản đến, Văn thư trình cho Chánh Văn phòng xem
xét và cho ý kiến phân phối, chỉ đạo giải quyết. Văn bản đến có dấu chỉ các
mức độ khẩn phải được trình và chuyển giao ngay sau khi nhận được.Ý kiến
phân phối văn bản được Chánh Văn phòng ghi vào mục “Chuyển” trong dấu
“Đến”. Sau khi có ý kiến phân phối, ý kiến chỉ đạo giải quyết của người có
thẩm quyền, văn bản đến được chuyển trở lại Văn thư để đăng ký bổ sung vào
các trường tương ứng trong Cơ sở dữ liệu quản lý văn bản đến.
Chuyển giao văn bản đến
Căn cứ vào ý kiến phân phối của Chánh Văn phòng, Văn thư chuyển
giao văn bản đến cho các đơn vị hoặc cá nhân giải quyết. Việc chuyển giao
văn bản luôn được bảo đảm kịp thời, chính xác, đúng đối tượng, chặt chẽ và
giữ gìn bí mật nội dung văn bản.
Bước 4. Giải quyết và theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến
Các cơ quan, đơn vị, cá nhân sau khi nhận được văn bản đến có trách
nhiệm giải quyết kịp thời theo quy định. Trong việc theo dõi đôn đốc Chủ tịch
sẽ giao cho Chánh Văn phòng UBND huyện hoặc người được giao nhiệm vụ
theo dõi đôn đốc việc giải quyết văn bản đến và trường hợp văn bản không
yêu cầu thời hạn thì sẽ giải quyết không quá 15 ngày.
2.2.4.4. Việc quản lý và sử dụng con dấu
Con dấu có vai trò quan trọng đối với việc ban hành văn bản, dấu đóng
vào văn bản nhằm thể hiện vị trí pháp lý của cơ quan, tổ chức, khẳng định
tính chân thực và hiệu lực thi hành của văn bản do cơ quan, tổ chức và các
chức danh Nhà nước ban hành.
Việc quản lý và sử dụng con dấu tại cơ quan thực hiện theo Nghị định
số 99/2016/NĐ-CP ngày 01/07/2016 của Chính phủ, Nghị định số
58/2001/NĐ-CP ngày 24 tháng 8 năm 2001 về quản lý và sử dụng con dấu,
Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 về công tác văn
thư và thực hiện theo quy chế văn thư, lưu trữ của UBND huyện. Trong quy
45
chế nêu rất rõ công việc của cán bộ văn thư, lưu trữ chỉ được sử dụng con dấu
khi “con dấu chỉ được đóng lên các văn bản, giấy tờ sau khi các văn bản, giấy tờ
đó đã có chữ ký của cấp có thẩm quyền” và không được đóng dấu khống chỉ.
Nắm bắt được tầm quan trọng của con dấu trong quản lý điều hành của
cơ quan UBND huyện Trùng Khánh đã giao việc quản lý các con dấu cho bộ
phận Văn thư, lưu trữ thuộc Văn phòng. Việc sử dụng và quản lý con dấu
được giao cho cán bộ văn thư phụ trách. Dấu được để tại phòng văn thư, lưu
trữ có tủ đựng riêng để bảo quản tránh làm mất mát và sử dụng tùy tiện con
dấu. Việc quản lý dấu rất chặt chẽ, nghiêm túc. Cán bộ văn thư có trách
nhiệm thực hiện những quy định sau:
Không giao con dấu cho người khác khi chưa có sự đồng ý bằng văn
bản của lãnh đạo cơ quan.
Nhân viên văn thư tự tay đóng dấu vào các văn bản, giấy tờ của cơ quan.
Chỉ được đóng dấu vào những văn bản, giấy tờ sau khi đã có chữ ký của lãnh
đạo cơ quan hoặc người có thẩm quyền. Không đóng dấu khống chỉ.
Những văn bản do cơ quan ban hành phải đóng dấu của cơ quan. Những
văn bản do văn phòng hay đơn vị ban hành trong phạm vi quyền hạn được giao
phải đóng dấu của văn phòng hay dấu của đơn vị đó. Đóng dấu: dấu được đóng
rõ ràng, ngay ngắn, đúng chiều, đúng mực quy định. Đóng dấu trùm khoảng
1/3 về phía bên trái.
Con dấu của UBND huyện Trùng Khánh được cán bộ văn thư, lưu trữ
để đúng nơi quy định, bảo quản cẩn thận và không làm biến dạng con dấu.
Dấu được cán bộ văn thư, lưu trữ cất giữ một cách khoa học hợp lý có giá
đựng, dấu được phân ra thành các ngăn khác nhau để đựng các loại dấu khác
nhau và trên mỗi con dấu đều được đánh ký hiệu riêng nên không bị nhầm lẫn
trong quá trình sử dụng.
Một số mẫu dấu của UBND huyện Trùng Khánh được trình bày tại
Phụ lục 4
46
2.2.4.5. Lập hồ sơ hiện hành và giao nộp tài liệu vào lưu trữ cơ
quan
Hồ sơ là một tập (hoặc một văn bản) có liên quan với nhau vì một vấn
đề, một sự việc hoặc một người, được hình thành trong quá trình giải quyết
công việc thuộc phạm vi,chức năng, nhiệm vụ của cơ quan.
Lập hồ sơ là quá trình tập hợp các văn bản, tài liệu hình thành các hồ sơ
trong khi giải quyết các công việc theo nguyên tắc, phương pháp nhất định.
Lập hồ sơ tốt sẽ giúp cho cơ quan nâng cao hiệu xuất và chất lượng công việc,
đồng thời tạo điều kiện để làm tốt công tác lưu trữ.
UBND huyện Trùng Khánh đã quy định: Cứ sau mỗi công việc được
giải quyết thì các phòng ban chuyên môn, các cá nhân lãnh đạo phải lập hồ sơ
công việc của mình. Tuy nhiên chỉ có một số phòng ban làm tốt, nhiều bộ
phận khác chưa làm tốt công tác này.
Các phòng ban đã tiến hành lập hồ sơ gồm:
- Phòng Tài chính – Kế hoạch
- Phòng Văn hóa – Thông tin
- Phòng Tư pháp
- Phòng Nội vụ
- Phòng Lao động thương binh & xã hội
- Phòng Tài nguyên & môi trường
UBND huyện Trùng Khánh đã xây dựng được bản danh mục hồ sơ để
các phòng, ban trong cơ quan biết được các tài liệu phải lập hồ sơ giúp cho
việc lập hồ sơ được tiến hành nhanh chóng, đúng quy định.
Tuy cơ quan đã có quy định về lập hồ sơ hiện hành nhưng công tác này
chưa được thực hiện tốt, một số tài liệu nộp lưu vẫn đang ở trong tình trạng
bó gói, chưa được sắp xếp, biên mục rõ ràng.
Với một số hồ sơ đã được lập thì văn bản được xếp theo thứ tự khoa
học, đánh số văn bản cụ thể, đảm bảo thuận tiện khi tra tìm.
47
Phương pháp lập hồ sơ của UBND huyện Trùng Khánh được tiến hành
theo trình tự:
(1) Mở hồ sơ
(2) Thu thập, cập nhật văn bản, tài liệu hình thành trong quá trình theo
dõi, giải quyết công việc vào hồ sơ
(3) Sắp xếp công văn, giấy tờ trong hồ sơ
(4) Kết thúc và biên mục hồ sơ
Để bảo quản tốt tài liệu văn phòng, cơ quan đã trang bị các thiết bị, vật
dụng cần thiết như tủ hồ sơ, cặp đựng tài liệu, bìa, hộp tài liệu, túi đựng hồ
sơ… Cán bộ văn thư kiêm lưu trữ phân tài liệu theo tên loại, theo thời gian,
sắp xếp theo số văn bản được đóng vào bìa và hộp tài liệu; giữa các loại văn
bản, tài liệu được cất vào từng ngăn, từng ô riêng biệt và được dán nhãn chi
tiết. Công việc này được thực hiện tốt từ mấy năm gần đây.
2.2.4.6. Hoạt động lưu trữ
Hoạt động lưu trữ là hoạt động thu thập, chỉnh lý, xác định giá trị, bảo
quản, thống kê, sử dụng tài liệu lưu trữ.
Công tác văn thư và công tác lưu trữ có mối quan hệ mật thiết với nhau.
Tại UBND huyện Trùng Khánh, cán bộ văn thư vừa làm công tác văn thư vừa
kiêm nhiệm công tác lưu trữ.
a. Phân loại tài liệu lưu trữ
Phân loại tài liệu lưu trữ là một khâu quan trọng để tổ chức khoa học tài
liệu lưu trữ. Trên cơ sở các văn bản được lưu tại bộ phận văn thư, cán bộ văn
thư tiến hành phân loại văn bản theo theo năm, theo tên loại như: Báo cáo,
quyết định, công văn, tờ trình, thông báo,…
UBND huyện Trùng Khánh tổ chức lưu trữ theo hình thức tập trung
nên tất cả các văn bản đều được lưu trữ tại bộ phận văn thư.
b. Xác định giá trị tài liệu
Cán bộ văn thư xác định giá trị tài liệu theo quy định hiện hành, quy
48
định thời gian bảo quản cho từng tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động
của cơ quan và lựa chọn đưa vào bảo quản những tài liệu có giá trị.
- Đối với những tài liệu chỉ mang tính chất tham khảo như sách báo,
tạp chí, kế hoạch hoạt động sản xuất ngắn hạn( theo tuần, theo tháng),…được
bảo quản tạm thời.
- Đối với những hồ sơ tài liệu phản ánh các hoạt động của cơ quan
trong thời gian dài (6 tháng, 1 năm) như báo cáo tổng kết hàng quý, hàng năm
về các mặt kinh tế, chính trị, văn hóa, tài chính,…hay những tài liệu cơ bản về
quá trình hoạt động và phát triển của UBND huyện được bảo quản dài hạn.
Qua việc xác định giá trị tài liệu, cán bộ văn thư đã loại ra được những
tài liệu hết giá trị và tiến hành tiêu hủy dưới sự chỉ đạo của Chánh văn phòng.
Đồng thời giữ gìn được những tài liệu có giá trị, qua đó nâng cao hiệu quả
công tác lưu trữ tại UBND huyện Trùng Khánh.
c. Thu thập, bổ sung tài liệu vào kho lưu trữ
Hiện tại, UBND huyện Trùng Khánh chỉ có 01 cán bộ văn thư, hầu hết
các công việc đều do cán bộ này đảm nhiệm nên cán bộ văn thư không có thời
gian tiến hành thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ. Tài liệu lưu trữ hết sức đơn
giản, phòng văn thư chỉ lưu trữ những tài liệu đã qua xử lý, hoàn toàn không
có phim ảnh. Những năm trước đây, cán bộ văn thư cũ của cơ quan không
thực hiện tốt công tác lưu trữ, không dựa vào sổ đăng ký văn bản đi, đến hay
mục lục hồ sơ nên có rất nhiều tài liệu còn thiếu, khó bổ sung do các văn bản
đã bị thất lạc.
d. Bảo quản tài liệu lưu trữ
Trong bộ phận văn thư có trang bị tủ đựng hồ sơ nhưng không phải loại
chuyên dụng mà tài liệu được để với các giấy tờ văn bản khác nên vẫn còn sơ
sài trong công tác bảo quản tài liệu. Nhân viên văn thư tiến hành ghim tài liệu
thành quyển để vào trong tủ nhưng không có sử dụng kỹ thuật hay biện pháp
nào để kéo dài tuổi thọ và chống hư hại cho tài liệu.
49
- Đối với sổ đăng ký văn bản đến: do số lượng văn bản đến Ủy ban
trong một năm rất nhiều nên Văn phòng HĐND, UBND huyện Trùng Khánh
thường dùng từ 2 -3 quyển để đăng ký văn bản đến. Khi kết thúc một năm,
cán bộ văn thư ghim phần đã vào sổ của năm kết thúc và tiếp tục vào sổ cho
những năm tiếp theo.
- Tại Văn phòng HĐND, UBND hồ sơ lưu trữ được bảo quản tạm thời
theo thời hạn quy định là một nhiệm kỳ (5 năm). Những tài liệu có giá trị
được tiếp tục bảo quản, còn những tài liệu khác được đem đi tiêu hủy.
- Tài liệu của Văn phòng HĐND, UBND không có chế độ duy trì nhiệt
độ, độ ẩm, ánh sáng phù hợp với tài liệu lưu trữ. e. Tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ
Tài liệu lưu trữ của cơ quan được sử dụng để phục vụ nhu cầu công
việc của các phòng ban đơn vị và các nhu cầu riêng chính đáng.
Các hình thức sử dụng tài liệu lưu trữ tại cơ quan bao gồm:
- Nghiên cứu tài liệu ngay tại phòng văn thư
- Một số trường hợp đặc biệt do nhu cầu phải sử dụng tài liệu ở ngoài
phòng văn thư thì Chánh văn phòng là người có thẩm quyền cho phép sử
dụng tài liệu bằng văn bản.
f. Tiêu hủy tài liệu lưu trữ
Để giảm bớt số lượng giấy tờ tài liệu phải lưu trữ bảo quản thì mọi cơ
quan, tổ chức đều phải tiêu hủy các tài liệu không còn giá trị về mặt pháp lý.
Việc tiêu hủy tài liệu tại UBND huyện Trùng Khánh được tiến hành nhiều lần
theo tháng, theo quý dưới sự giám sát, chỉ đạo của Chánh văn phòng.
Sau khi xác định giá trị tài liệu lưu trữ, hội đồng đánh giá giá trị tài liệu
đã lập biên bản các tài liệu hết giá trị sau đó ban hành một quyết định bằng
văn bản những hồ sơ, tài liệu không cần thiết, những tài liệu trùng thừa hay
hết thời hạn bảo quản.
Sau khi tiêu hủy tài liệu đều có biên bản tiêu hủy và có chữ ký của cán
50
bộ văn thư, lưu trữ và lãnh đạo chứng kiến việc tiêu hủy tài liệu. Một số ưu điểm, hạn chế của hoạt động lưu trữ.
Đối với công tác lưu trữ tại UBND huyện Trùng Khánh các nghiệp vụ
về lưu trữ chưa được tổ chức thống nhất, vì công tác lưu trữ chưa được thực
hiện do thiếu cán bộ làm công tác lưu trữ, cán bộ văn thư chỉ kiêm nhiệm
công tác lưu trữ và mới dựng lại ở việc lưu hồ sơ, văn bản của cơ quan qua
các năm. Mặc dù cơ quan thực hiện theo quy chế về công tác lưu trữ, quy
định rõ về các nghiệp vụ mà cán bộ lưu trữ phải làm nhưng đến nay công tác
này chưa được thực hiện, bởi vì tại UBND huyện chưa có cán bộ làm công tác
lưu trữ chuyên môn, diện tích kho lưu trữ chưa đủ rộng để phục vụ cho công
tác lưu trữ của cơ quan. Tài liệu những năm gần đây được lưu tại phần mềm
E-Office, thuận lợi cho việc tra cứu văn bản, tài liệu.
Các tài liệu từ những năm trước của cơ quan chưa được chỉnh lý nên tài
liệu còn tồn đọng nhiều. Đến nay, tại UBND huyện Trùng Khánh chưa quan
tâm tới công tác lưu trữ của cơ quan mà mới chỉ dừng lại ở việc đầu tư cho
công tác văn thư. Đây là những hạn chế lớn trong công tác quản lý về văn thư,
lưu trữ của cơ quan cần nhanh chóng khắc phục. Chánh văn phòng HĐND-
UBND huyện cần đề xuất với lãnh đạo UBND huyện để xây dựng kho lưu trữ
cho cơ quan và tuyển thêm cán bộ làm công tác lưu trữ để quản lý thống nhất
các nghiệp vụ về công tác lưu trữ hơn.
Nhờ việc ban hành ra các văn bản quy định về các quy trình nghiệp vụ
văn thư, lưu trữ mà công tác này những năm qua đã đạt được những kết quả
đáng kể, các nghiệp vụ văn thư được tiến hành đúng theo quy định, việc soạn
thảo và ban hành văn bản đã được các cá nhân, đơn vị soạn thảo thực hiện
theo quy định, việc quản lý văn bản đi, đến được thực hiện theo các bước, tình
trạng văn bản sai về thể thức và kỹ thuật trình bày được hạn chế. Cán bộ văn
thư, lưu trữ đã chú trọng hơn trong công việc của mình nhờ có văn bản hướng
dẫn của cơ quan, việc ban hành ra văn bản hướng dẫn để quản lý thống nhất
51
các nghiệp vụ về công tác văn thư, lưu trữ có ý nghĩa rất quan trọng, góp phần
phát triển về công tác này của cơ quan, đáp ứng được yêu cầu của thời đại,
nhờ có văn bản hướng dẫn về công tác văn thư, lưu trữ mà đã đi vào nề nếp và
ổn định.
Bên cạnh những kết quả đạt được từ việc tổ chức thực hiện các nghiệp
vụ về văn thư, lưu trữ thì vẫn còn một số hạn chế chưa được khắc phục, mặc
dù cơ quan đã ban hành hướng dẫn về các nghiệp vụ văn thư, lưu trữ nhưng
cán bộ, công chức có liên quan vẫn chưa thực hiện theo quy định, tình trạng
việc lập hồ sơ công việc không được tiến hành tại cơ quan khiến cho việc tìm
kiếm tài liệu khi cần thiết trở nên khó khăn hơn. Những năm qua UBND
huyện vẫn chưa xây dựng được kho lưu trữ rộng để phục vụ cho công việc lưu
trữ của UBND mình. Mặc dù cơ quan đã có văn bản hướng dẫn cho nghiệp vụ
lưu trữ nhưng cán bộ vẫn chưa thực hiện theo văn bản. Tại cơ quan không có
cán bộ thực hiện công tác lưu trữ hồ sơ của cơ quan chính vì vậy mà tình
trạng tồn đọng hồ sơ, mất mát, chưa được chỉnh lý hồ sơ vẫn diễn ra tại cơ
quan.
Công tác lưu trữ nhìn chung còn rất sơ sài, chưa được cơ quan chú
trọng đầu tư. Một cán bộ văn thư kiêm lưu trữ nên công việc chất đống, không
xử lý kịp. Diện tích kho lưu trữ còn chật hẹp, khó khăn cho việc bảo quản và
sắp xếp tài liệu.
2.2.5. Tổ chức ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư,
lưu trữ
Ứng dụng công nghệ thông tin trong văn thư, lưu trữ là việc áp dụng
các công cụ tin học để xây dựng cơ sở dữ liệu phục vụ yêu cầu quản lý, giải
quyết và tra tìm thông tin trong các văn bản, hồ sơ, tài liệu lưu trữ được nhanh
chóng, chính xác; nâng cao năng suất và hiệu quả công tác trong cơ quan tạo
môi trường thuận lợi trao đổi thông tin giữa các cơ quan qua mạng thông tin
nội bộ và các mạng thông tin quốc gia. Nhằm tiết kiệm được thời gian, công
52
sức và hạn chế khối lượng văn bản giấy ngày càng gia tăng.
Ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư, lưu trữ là một xu
thế tất yếu trong công cuộc cải cách hành chính. Trong những năm qua, công
nghệ thông tin đã góp phần không nhỏ cho sự trưởng thành và phát triển của
ngành văn thư, lưu trữ cả nước nói chung và của UBND huyện Trùng Khánh
nói riêng. UBND huyện Trùng Khánh đã trang bị đầy đủ hệ thống máy vi tính
và nối mạng Internet tại tất cả các phòng, ban trong huyện để khai thác, sử
dụng mạng Internet phục vụ hoạt động, thiết lập thư điện tử khắp cơ quan. Sử
dụng một số phần mềm trong công tác văn thư, lưu trữ. Công tác văn thư, lưu
trữ tại cơ quan huyện từng bước đã được chuyển hoá từ chuyển văn bản đi,
đến qua đường bưu điện, tra cứu văn bản qua tài liệu giấy, chuyển đổi thành
ứng dụng vào công nghệ thông tin.
Từ năm 2015, UBND huyện Trùng Khánh đã ứng dụng phần mềm
quản lý văn bản và điều hành E-Office
2.2.5.1. Ứng dụng phần mềm văn phòng điện tử E-office trong
quản lý văn bản đến tại văn phòng HĐND và UBND huyện Trùng Khánh
Văn phòng điện tử E-office là một hệ thống phần mềm có chức năng
quản lý và cộng tác được tích hợp trong cùng một hệ thống trên giao diện
Website, đơn giản dễ sử dụng; việc ứng dụng văn phòng điện tử E-office
trong chỉ đạo, điều hành, quản lý Nhà nước sẽ tạo ra mội trường làm việc hiện
đại, chuyện nghiệp và minh bạch, nâng cao trình độ ký năng và nhận thức cho
cán bộ, công chức, viên chức, tạo tiền đề để cán bộ, công chức, viên chức sẵn
sàng tiếp cận các ứng dung công nghệ hành chính hiện đại khác.
Năm 2015, Văn phòng HĐND và UBND huyện Trùng Khánh đã tham
mưu cho UBND huyện áp dụng Văn phòng điện tử E-office từ UBND huyện
đến các phòng, ban chuyên môn. Tuy nhiên trong thời gian này các văn bản
đến của cơ quan, ban, ngành, địa phương gửi đến UBND huyện, bộ phận văn
thư của đơn vị scan văn bản thành file, rồi chuyển cho Chánh Văn phòng.
53
Ngày 17/5/2015 Sở Thông tin và Truyền thông, đơn vị tư vấn Bình
Minh mở lớp tập huấn phần mềm Eoffice tại UBND huyện Trùng Khánh cho
các cán bộ, công chức, viên chức Văn phòng HĐND và UBND huyện, các
phòng, ban chuyên môn thuộc UBND huyện. Tại buổi tập huấn hướng dẫn
cho cán bộ, công chức, viên chức cài đặt phần mềm, đưa chương trình phần
mềm vào quản lý văn bản. Cách đăng nhập phần mềm E-office, nháy chuột
kép vào biểu tượng E-office xuất hiện: Tên máy chủ: Server. Mật khẩu:
123456
Đăng nhập phần mềm E-office, xuất hiện hộp thoại Bkaw eOffice-
UBND huyện Trùng Khánh, bấm Văn bản.
Hình 2.1: Quản lý văn bản đến theo hệ thống phần mềm Eoffice
Điền đầy đủ các dữ liệu: Ngày nhận văn bản, số ký hiệu văn bản, tác
giả, ngày, tháng văn bản, tên loại văn bản, trích yếu nội dung văn bản, tên đơn
vị hoặc cán bộ giải quyết, thời hạn giải quyết xong văn bản, ý kiến của Thủ
trưởng cơ quan sau đó bấm Lưu chuyển lãnh đạo phê duyệt.
Văn bản gửi đến phòng, ban chuyên môn
54
Hình 2.2: Chuyển văn bản đến các phòng ban chuyên môn
2.2.5.2. Quy trình quản lý văn bản đến tại UBND huyện theo hệ
Văn thư
Lãnh đạo
Chuyên viên
Bắt đầu
Tiếp nhận văn bản đến
Xem xét
Văn bản đến bằng giấy
Văn bản đến điện tử
Chuyển lãnh đạo khác phê duyệt
Xử lý thành văn bản điện tử(scan,..)
Xem xét và cho ý kiến chỉ đạo
Tiếp nhận văn bản có ý kiến chỉ đạo
Vào sổ văn bản đến và trình lãnh đạo
Cập nhật trang thái xử lý
Văn bản chỉ xem để biết
Kiểm tra
Chuyển tiếp để xem
Kết thúc
Văn bản cần phúc đáp
Lưu vào hồ sơ công việc
Dự thảo văn bản phúc đáp và trình lãnh đạo
Xem xét văn bản dự thảo
Chỉnh sửa văn bản và trình lại lãnh đạo
Đúng
Duyệt
Cho số, vào sổ và phát hành văn bản đi
Kết thúc
Sai
Đề nghị chỉnh sửa, bổ sung nội dung
thống phần mềm Eoffice
Hình 2.3: Quy trình xử lý văn bản đến theo hệ thống phần mềm E-office
55
Văn thư tiếp nhận văn bản đến: văn bản giấy hoặc văn bản đến điện tử
(nếu là văn bản giấy văn thư cần xử lý thành văn bản điện tử) sau đó lưu vào
sổ văn bản đến và trình lãnh đạo.
Lãnh đạo xem xét và cho ý kiến chỉ đạo và chuyển cho chuyên viên
trong đơn vị. Nếu văn bản không thuộc chuyên môn phê duyệt có thể chuyển
cho lãnh đạo khác phê duyệt.
Chuyên viên tiếp nhận văn bản có ý kiến chỉ đạo. Trường hợp văn bản
chỉ xem để biết, chuyên viên có thể cập nhật trạng thái xử lý, chuyển tiếp để
xem, lưu vào hồ sơ công việc. Đối với văn bản cần phúc đáp, chuyên viên
phải dự thảo văn bản phúc đáp và trình lên lãnh đạo.
Lãnh đạo xem xét văn bản dự thảo, khi cần đề nghị chỉnh sửa bổ sung
nội dung văn bản sẽ được chuyển lại cho chuyên viên, khi đó chuyên viên sẽ
chỉnh sửa và trình lại lãnh đạo. Nếu văn bản hợp lệ, chuyển cho văn thư phát
hành.
Văn thư cho số, vào sổ và phát hành văn bản đi theo chỉ đạo.
2.2.5.3. Quy trình quản lý văn bản đi tại UBND huyện theo hệ
Chuyên viên
Lãnh đạo
Văn thư
Bắt đầu
Chuyển lãnh đạo khác phê duyệt
Dự thảo văn bản đi và trình lãnh đạo
Xem xét văn bản dự thảo
Chỉnh sửa văn bản và trình lại lãnh đạo
Đúng
Duyệt
Cho số, vào sổ và phát hành văn bản đi
Sai
Kết thúc
thống phần mềm E-office
56
Chuyên viên dự thảo văn bản đi và trình lãnh đạo.Lãnh đạo xem xét
văn bản dự thảo. Nếu cần tham mưu ý kiến lãnh đạo khác chuyển lãnh đạo
khác phê duyệt. Khi lãnh đạo duyệt văn bản, nếu văn bản không hợp lệ hoặc
cần bổ sung chỉnh sửa chọn chuyển lại chuyên viên để chuyên viên chỉnh sửa
văn bản và trình lại lãnh đạo, đối với văn bản hợp lệ có thể phát hành sẽ được
chuyển sang văn thư.
Văn thư cho số, vào sổ và phát hành văn bản đi.
2.2.5.4. Những kết quả đã đạt được và hạn chế từ ứng dụng phần
mềm văn phòng điện tử Eoffice trong công tác văn thư tại UBND huyện
Trùng Khánh, tỉnh Cao Bằng.
Việc ứng dụng phần mềm Eoffice bước đầu làm cho “không gian hành
chính” mở rộng hơn so với không gian truyền thống, giảm phụ thuộc vào giấy
tờ văn bản, giải quyết công việc nhanh chóng, chính xác. Qua đó lãnh đạo cơ
quan, đơn vị có thể chủ động kiểm soát tốt công việc được giao, phân công và
sắp xếp nhân sự hợp lý hơn. Việc làm này có tác dụng thay đổi phương thức
quản lý truyền thống sang ứng dụng công nghệ thông tin. Bên cạnh đó còn
giảm chi phí hành chính, giảm phụ thuộc vào giấy tờ, văn bản. Việc ứng dụng
phần mềm E-office tạo ra môi trường làm việc hiện đại, chuyên nghiệp và
minh bạch, nâng cao trình độ kỹ năng và nhận thức cho cán bộ, công chức,
viên chức.
Phần mềm hệ thống theo dõi thực hiện nhiệm vụ giúp cán bộ văn thư,
lưu trữ của UBND huyện theo dõi các văn bản từ tỉnh gửi về cho UBND
huyện để giải quyết, giúp cho việc tiếp nhận và xử lý một cách nhanh chóng,
tiết kiệm chi phí cho cơ quan.
Trong những năm qua, Văn phòng UBND huyện Trùng Khánh đã tổ
chức hoạt động ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư, lưu trữ
nhằm giảm bớt các chi phí cho cơ quan trong việc gửi văn bản đi các cơ quan
khác, phần mềm và các hộp thư điện tử giúp cho công tác văn thư, lưu trữ trở
57
nên nhanh chóng thuận tiện hơn, hệ thống thông tin này được hoạt động một
cách thông suốt, nhờ có việc quản lý của lãnh đạo Văn phòng mà tình hình
ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư, lưu trữ ngày càng được
hoàn thiện. Cán bộ văn thư, lưu trữ của cơ quan đã áp dụng một cách chuyên
nghiệp vào công việc của mình, luôn trau dồi kiến thức để phù hợp với yêu
cầu của công nghệ thông tin. Việc quản lý của lãnh đạo đã nghiêm ngặt hơn
trước đối với việc gửi văn bản đi các cơ quan, đơn vị ngoài đang được gửi qua
việc scan văn bản và gửi qua gmail cho các đơn vị, thực hiện việc quản lý hồ
sơ công việc qua mạng hay gửi thư điện tử sẽ giúp cho việc giải quyết công
việc diễn ra nhanh chóng, hiệu quả, tiết kiệm thời gian. Đồng thời giúp cho
công tác lưu trữ tài liệu được tốt hơn, tạo thuận lợi cho công tác tra tìm tài
liệu diễn ra nhanh chóng. Ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn
thư, lưu trữ đáp ứng được yêu cầu trong thời kỳ hội nhập hiện nay.
Tuy nhiên, việc triển khai phần mềm vẫn tồn tại những hạn chế nhất
định như việc quản lý văn bản đi, đến tại phòng văn thư vẫn theo phương
pháp truyền thống. UBND huyện Trùng Khánh hiện nay đã áp dụng việc gửi,
nhận văn bản qua hệ thống thư điện tử tại UBND huyện. Tuy nhiên, các cơ
quan khác nói chung, UBND huyện Trùng Khánh nói riêng sau khi phát hành
văn bản đi bằng hệ thống mạng điện tử lại in ra, đóng dấu và gửi qua đường
bưu điện. Các văn bản từ các cơ quan khác cũng được gửi đến theo hai đường
bưu điện và thư điện tử, UBND huyện Trùng Khánh đóng dấu đến, làm thủ
tục đăng ký, trình và chuyển giao cho lãnh đạo. Điều này gây tốn kém, lãng
phí tiền bạc của cơ quan.
2.2.6. Tổ chức các hoạt động kiểm tra công tác văn thư, lưu trữ
trong Văn phòng UBND huyện Trùng Khánh
Kiểm tra việc thực hiện các quy định của văn bản nhà nước trong thực
tế để phát huy những điểm tích cực, kịp thời phát hiện những sai lệch (nếu
có), từ đó tìm biện pháp khắc phục cho phù hợp với tình hình thực tế của từng
58
cơ quan, đơn vị.
Kiểm tra để đưa ra những kết luận, đánh giá về kết quả đạt được của
từng đơn vị, cá nhân từ đó xây dựng cơ chế khen thưởng và kỷ luật khách
quan, công bằng. Công tác kiểm tra được tiến hành theo định kỳ và trong
những trường hợp cần thiết thì tiến hành kiểm tra đột xuất. Tuy nhiên, hiện
nay đơn vị vẫn chưa có những quy định cụ thể về công tác kiểm tra và xử lý
các vi phạm trong lĩnh vực văn thư, lưu trữ. Điều đó cũng phần nào gây khó
khăn cho công tác kiểm tra về lĩnh vực này
Nhận thức được tầm quan trọng của công tác văn thư, lưu trữ tại
UBND huyện nên Chánh Văn phòng UBND thường giao cho bộ phận văn
thư, lưu trữ kiểm tra công tác văn thư, lưu trữ trong nội bộ Văn phòng nhằm
nâng cao hiệu quả của công tác này, giúp đơn vị phát triển và hoàn thiện để
phù hợp với yêu cầu của công việc.
Hàng năm tại bộ phận văn thư, lưu trữ vẫn được giao trách nhiệm về
việc kiểm tra các bộ phận khác trong Văn phòng về công tác văn thư như:
việc kiểm tra hình thức, thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản khi soạn thảo văn
bản, việc lập hồ sơ hiện hành và giao nộp tài liệu vào lưu trữ cơ quan, việc áp
dụng công nghệ thông tin vào công việc của mình, việc giữ gìn các tài liệu có
liên quan đến công tác văn thư, lưu trữ.
Qua việc kiểm tra nên thời gian qua các bộ phận trong Văn phòng
UBND huyện đã nhận thức được tầm quan trọng của công tác văn thư, lưu trữ
cũng như giá trị của tài liệu lưu trữ, áp dụng đầy đủ các văn bản chỉ đạo,
hướng dẫn về công tác văn thư, lưu trữ của Trung ương, tỉnh, huyện vào công
tác này. Đối với cán bộ, công, viên chức cần hiểu rõ trách nhiệm của mình
thông qua việc tự kiểm tra để từ đó nâng cao trình độ của mình thông qua việc
học hỏi tìm tòi những kiến thức có liên quan đến công việc của mình để hoàn
thiện về công tác văn thư, lưu trữ của mình đang phụ trách. Việc kiểm tra cán
bộ, công chức tại Văn phòng cũng là tiêu chí để bình xét thi đua khen thưởng,
59
đây cũng là cơ sở để đánh giá, phân loại công chức để xem xét nâng lương
cho cán bộ.
2.2.7. Tổ chức sơ kết, tổng kết công tác văn thư, lưu trữ
Sau khi tổng hợp báo cáo từ Văn phòng thì UBND huyện sẽ tiến hành
sơ kết, tổng kết về công tác văn thư, lưu trữ, qua buổi làm việc này sẽ nêu ra
những ưu điểm đã thực hiện về công tác văn thư, lưu trữ, đồng thời cũng đưa
ra những mặt hạn chế trong việc tổ chức công tác văn thư, lưu trữ trên tất cả
các hoạt động từ việc xây dựng các văn bản chỉ đạo hướng dẫn về công tác
văn thư, lưu trữ, những kết quả đạt được trong việc thực hiện các văn bản,
tình hình ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư, lưu trữ hoạt
động quản lý các nghiệp vụ,... của lãnh đạo quản lý điều hành công tác văn
thư, lưu trữ của cơ quan. Đối với cán bộ làm công tác văn thư, lưu trữ cũng
nêu lên nhưng mặt thực hiện được và chưa thực hiện được trong công việc
của mình.
Qua việc tổ chức các cuộc sơ kết, tổng kết giữa năm, cuối năm về công
tác văn thư để rút kinh nghiệm, đánh giá những việc đã làm được và chưa làm
được để có kế hoạch khen thưởng biểu dương những cá nhân, phòng ban có
thành tích cao và đưa ra những giải pháp nhằm xử lý nghiêm với những cá
nhân, phòng ban vi phạm để nâng cao năng lực và trách nhiệm của mỗi cán
bộ. Đồng thời lãnh đạo cũng đề ra phương hướng, nhiệm vụ năm tiếp theo
cho công tác văn thư, lưu trữ của cơ quan.
2.3. Nhận xét
2.3.1. Ưu điểm
Nhìn chung, công tác văn thư, lưu trữ tại UBND huyện Trùng Khánh
những năm qua đã đi vào ổn định, nề nếp. Nhận thức của lãnh đạo và cán bộ,
công chức, viên chức trong cơ quan về vị trí, tầm quan trọng của công tác văn
thư, lưu trữ đã được nâng lên rõ rệt.
Hoạt động quản lý nhà nước về công tác văn thư, lưu trữ có nhiều tiến
60
bộ, đặc biệt là công tác chỉ đạo và kiểm tra, hướng dẫn nghiệp vụ và tổng kết,
rút kinh nghiệm về công tác văn thư, lưu trữ được tăng cường, nhất là từ khi
có Luật Lưu trữ và Nghị định 110 của Chính phủ về công tác văn thư.
UBND huyện đã chú trọng hơn trong việc bố trí bộ phận quản lý công
tác văn thư lưu trữ cho phù hợp với công việc, người được giao nhiệm vụ
quản lý công tác văn thư lưu trữ cũng có trách nhiệm trong công việc hơn.
Cán bộ và nhân viên có liên quan đến lĩnh vực văn thư lưu trữ đã chú trọng
trong việc thực hiện các quy định của Nhà nước về công tác văn thư, lưu trữ
và các văn bản của UBND huyện đã ban hành ra để chỉ đạo, hướng dẫn về
công tác văn thư, lưu trữ của cơ quan. Kết quả từ việc thực hiện các văn bản ban
hành rất hiệu quả, cán bộ văn thư, lưu trữ và những người có liên quan có ý thức
trách nhiệm thực hiện theo quy định và thực hiện tốt phần việc được giao.
Cơ sở vật chất đầu tư cho hoạt động công tác văn thư và cho bộ phận
văn thư, lưu trữ chuyên trách ở cơ quan nói riêng có nhiều tiến bộ nhất là
những năm gần đây. Phòng làm việc của bộ phận văn thư, lưu trữ đã từng
bước bố trí các trang thiết bị tương đối đầy đủ như máy vi tính, điện thoại,
fax, máy photocoppy, máy scan, giá kệ đựng tài liệu, trang thiết bị bảo quản
tài liệu lưu trữ.
Việc tổ chức hoạt động ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác
văn thư, lưu trữ đang được áp dụng và dần đi vào ổn định, việc áp dụng các
phần mềm E-Office trong công tác văn thư, lưu trữ giúp cho việc nhận và gửi
văn bản nhanh chóng, thuận lợi, tiết kiệm được chi phí, thời gian cho cán bộ
văn thư, lưu trữ, việc ứng dụng các phần mềm vào công tác này giúp giảm bớt
các văn bản, giấy tờ không cần thiết trong phòng , từ đó tiết kiệm được diện
tích kho tàng hướng tới việc hiện đại hóa công tác văn thư, lưu trữ.
Nhờ có sự quan tâm, chỉ đạo kịp thời của lãnh đạo cơ quan và lãnh đạo
trực tiếp quản lý bộ phận văn thư, lưu trữ mà công tác tổ chức trên các mặt
dần được hoàn thiện công tác văn thư, lưu trữ của cơ quan ngày càng phát
61
triển. Việc thực hiện nghiệp vụ về văn thư, lưu trữ ngày càng đi vào nề nếp,
khoa học như: Quản lý văn bản đi và văn bản đến, lập hồ sơ hiện hành và giao
nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan, lưu trữ lịch sử đã được thực hiện theo các
Nghị định, Thông tư và các văn bản hướng dẫn, chỉ đạo của cơ quan nên đã
có nhiều tiến bộ; việc ứng dụng công nghệ thông tin vào quản lý văn bản đi,
văn bản đến; việc quản lý sử dụng con dấu trong công tác văn thư về cơ bản
đã được thực hiện nghiêm túc theo đúng quy định của pháp luật hiện hành.
Xây dựng được quy chế công tác văn thư lưu trữ, tập huấn cho cán bộ
văn thư từng bước đưa công tác này đi vào nề nếp.
2.3.2. Hạn chế
Đối với công tác lưu trữ, các nghiệp vụ về lưu trữ chưa được tổ chức
thống nhất, vì công tác lưu trữ chưa được thực hiện do thiếu cán bộ làm công
tác lưu trữ, cán bộ văn thư chỉ kiêm nhiệm công tác lưu trữ và mới dựng lại ở
việc lưu hồ sơ, văn bản của cơ quan qua các năm. Mặc dù cơ quan đã có quy
chế về công tác lưu trữ, quy định rõ về các nghiệp vụ mà cán bộ lưu trữ phải
làm nhưng đến nay công tác này chưa được thực hiện, bởi vì tại UBND huyện
chưa có cán bộ làm công tác lưu trữ chuyên môn, kho lưu trữ có diện tích hạn
hẹp, việc lưu quá nhiều hồ sơ của cơ quan nên tài liệu rất dễ hư hỏng mục nát,
một số văn bản đã bị thất lạc, hơn nữa việc tra tìm tài liệu khi cần thiết là rất
khó khăn.
Những thay đổi về tổ chức quản lý công tác lưu trữ ở cơ quan đã làm
cho việc quản lý, thực hiện công tác lưu trữ ở cơ quan gặp nhiều khó khăn.
Theo Luật lưu trữ nhà nước cấp huyện hiện nay không còn là lưu trữ lịch sử,
toàn bộ tài liệu có thời hạn bảo quản vĩnh viễn đều phải giao nộp cho lưu trữ
lịch sử tỉnh quản lý thống nhất theo quy định của pháp luật; cán bộ lưu trữ ở
cơ quan còn thiếu về số lượng, trình độ nghiệp vụ chưa đáp ứng được yêu cầu
công việc trong giai đoạn mới; kho tàng, kinh phí hoạt động chưa được đầu tư
đúng mức; tài liệu tồn đọng, tích đóng của cơ quan nhiều, do vậy, tài liệu bị
62
mất mát, hư hỏng theo thời gian không sao tránh khỏi.
Công tác thu thập, bổ sung tài liệu vào lưu trữ cơ quan và lưu trữ lịch
sử tỉnh: Việc lập hồ sơ hiện hành và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan chưa
được thực hiện đầy đủ. Tình trạng tài liệu phân tán ở cơ quan, tổ chức, cá
nhân và tài liệu bó gói giao nộp vào lưu trữ cơ quan còn khá phổ biến. Tài
liệu của cơ quan thuộc nguồn nộp lưu của tỉnh vào lưu trữ lịch sử tỉnh đã đến
hạn nộp lưu còn chậm chưa thực hiện.
Cán bộ văn thư, lưu trữ cơ quan không tiến hành thu thập bổ sung tài
liệu có giá trị để đưa vào lưu trữ của cơ quan và lưu trữ lịch sử chính vì vậy
mà tài liệu có giá trị đang bị thiếu và thất lạc rất nhiều. Các tài liệu từ những
năm trước chưa được chỉnh lý nên tài liệu còn tồn đọng nhiều. Đến nay, tại
UBND huyện Trùng Khánh chưa quan tâm tới công tác lưu trữ của cơ quan
mà mới chỉ dừng lại ở việc đầu tư cho công tác văn thư. Đây là những hạn chế
lớn trong công tác quản lý về văn thư, lưu trữ của cơ quan cần nhanh chóng
khắc phục.
Việc lưu trữ chưa khoa học dẫn đến việc tra cứu tài liệu rất khó khăn.
2.3.3. Nguyên nhân
Cơ sở hạ tầng còn yếu kém nên kho lưu trữ chưa được chú trọng đầu tư
xây dựng.
Chỉ một nhân viên chịu trách nhiệm về văn thư lưu trữ nên số lượng
công việc quá nhiều.
Nhân viên văn thư chưa được đào tạo về nghiệp vụ lưu trữ nên xử lý
công việc còn lúng túng, sắp xếp tài liệu lưu trữ chưa khoa học.
Chánh văn phòng HĐND-UBND huyện cần đề xuất với lãnh đạo
UBND huyện để xây dựng kho lưu trữ cho cơ quan và tuyển thêm cán bộ làm
công tác lưu trữ để quản lý thống nhất các nghiệp vụ về công tác lưu trữ.
63
Tiểu kết
Qua chương này chúng ta đã được nhìn nhận một cách tổng quan nhất
về cơ cấu tổ chức, chức năng nhiệm vụ của UBND huyện Trùng Khánh, đồng
thời biết được toàn bộ các hoạt động của công tác văn thư lưu trữ UBND
huyện. Qua thời gian thực tập tại cơ quan, em nhận thấy văn thư đã làm tốt
các nhiệm vụ của mình. Nhìn chung văn thư đã giải quyết tốt nguồn thông tin
đến và đi của của cơ quan, xây dựng được các chương trình làm việc hiệu quả,
rút ngắn được thời gian hoàn thành công việc, tiết kiệm chi phí cho cơ quan, trang
bị đầy đủ các trang thiết bị cho các phòng ban và các cơ sở trực thuộc.
Tuy nhiên bên cạnh những kết quả đã đạt được, công tác văn thư, lưu
trữ tại UBND huyện Trùng Khánh vẫn còn tồn tại những hạn chế cần phải
khắc phục nhằm nâng cao hiệu quả công tác văn thư, lưu trữ để phù hợp với
xu hướng phát triển hiện nay. Chính vì lẽ đó, em xin được đưa ra một số giải
pháp ở chương 3 với mục đích nâng cao hiệu quả của công tác văn thư, lưu
trữ tại cơ quan.
64
CHƯƠNG 3: MỘT SỐ GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN TỔ CHỨC
CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ TẠI VĂN PHÒNG HĐND- UBND
HUYỆN TRÙNG KHÁNH
3.1. Hoàn thiện hình thức tổ chức công tác văn thư và kiện toàn bộ
phận làm công tác văn thư, lưu trữ tại Văn phòng HĐND- UBND huyện
Trùng Khánh
Công tác văn thư được xác định là một hoạt động của bộ máy quản lý
nói chung và hoạt động quản lý của UBND huyện nói riêng. Đó là công tác
đảm bảo thông tin bằng văn bản phục vụ cho việc lãnh đạo, chỉ đạo, điều hành
công việc của lãnh đạo cơ quan. Trong UBND huyện công tác văn thư, lưu
trữ là một hoạt động không thể thiếu và là một nội dung quan trọng chiếm
một phần quan trọng trong hoạt động của UBND huyện.
Hiện nay, tại UBND huyện đang áp dụng hình thức văn thư tập trung
tất cả các văn bản đi, đến, các công việc có liên quan đến các phòng ban được
gửi đến cơ quan đều tập trung tại bộ phận văn thư, được Văn thư tiếp nhận và
chuyển giao cho lãnh đạo xử lý. Áp dụng hình thức này, ngoài việc soạn thảo,
giải quyết văn bản và lập hồ sơ hiện hành, các khâu khác của công tác văn thư
đều tập trung vào một đầu mối: Văn phòng UBND của cơ quan. Còn các đơn
vị tổ chức khác của cơ quan không bố trí bộ phận, cán bộ chuyên trách hay
kiêm nhiệm về công tác văn thư.
Việc xây dựng hình thức này giảm bớt các thủ tục, tiết kiệm nhân lực
và nâng cao được hiệu suất khi thực hiện các công tác văn thư, cải tiến tổ
chức lao động của người làm công tác văn thư và một số trường hợp, tạo điều
kiện thuận lợi cho việc định mức hóa, chuyên môn hóa, đảm bảo sự thống
nhất trong chỉ đạo về tổ chức nghiệp vụ.
Việc xây dựng và kiện toàn tổ chức bộ máy văn thư, lưu trữ chuyên
trách của cơ quan, tổ chức cần phải được thiết kế sao cho phù hợp với những
nội dung công việc của công tác văn thư, lưu trữ. Hơn nữa, do công tác văn
65
thư, lưu trữ có mối quan hệ mật thiết với công tác hành chính và nằm trong
văn phòng nên khi thiết kế tổ chức văn thư, lưu trữ phải đặt tổ chức này trong
tổng thể công tác văn phòng và trong mối quan hệ với tổ chức làm công tác
hành chính.
Về tổ chức và biên chế: Tiếp tục kiện toàn biên chế làm công tác văn
thư, lưu trữ và bố trí làm công tác văn thư, lưu trữ theo đúng tiêu chuẩn quy
định tại Thông tư số 13/2014/TT-BNV ngày 31/10/2014 của Bộ Nội vụ quy
định mã số và tiêu chuẩn chức danh nghề nghiệp viên chức chuyên ngành lưu
trữ và Thông tư số 14/2014/TT-BNV ngày 31/10/2014 của Bộ Nội vụ quy
định chức danh, mã số ngạch và tiêu chuẩn nghiệp vụ chuyên môn các ngạch
công chức chuyên ngành văn thư. Cơ quan chuyên môn thuộc UBND huyện
phân công công chức chuyên môn kiêm nhiệm công tác văn thư, lưu trữ của
cơ quan mình.
UBND huyện Trùng Khánh nên bố trí, thêm 01 cán bộ làm công tác lưu
trữ, hỗ trợ cán bộ văn thư tại UBND huyện để đáp ứng được yêu cầu của
công việc của cơ quan. Công việc thì nhiều người làm thì ít cho nên dẫn đến
hiện tượng công việc bị dồn nén, chất đống. Việc tuyển dụng nhân sự mới sẽ
đem lại cho cơ quan nhiều lợi thế bởi họ là những thế hệ trẻ có đủ trình độ,
sức sáng tạo và kiến thức để lĩnh hội các tri thức tiến bộ một cách nhanh
chóng.
3.2. Nâng cao nhận thức và tăng cường trách nhiệm của cán bộ
lãnh đạo và cán bộ công chức, viên chức về vai trò của công tác văn thư,
lưu trữ
Nhận thức về vị trí, ý nghĩa và tầm quan trọng của công tác văn thư,
lưu trữ trong thời gian gần đây tuy đã có những chuyển biến tích cực nhưng
một bộ phận không nhỏ cán bộ, công chức, viên chức vẫn chưa có nhận thức
đầy đủ về công tác này, coi công tác văn thư, lưu trữ là sự vụ đơn giản ai cũng
có thể làm được thậm chí không cần phải được đào tạo. Để có nhận thức đúng
66
đắn và đầy đủ về vị trí, ý nghĩa và tầm quan trọng của công tác văn thư, lưu
trữ cần phải tập trung, phổ biến một số văn bản đã được cơ quan nhà nước có
thẩm quyền ban hành về công tác văn thư, lưu trữ như Luật số:
01/2011/QH13 ngày 11/11/2011của Quốc hội về Luật lưu trữ, Nghị định số:
09/2010/NĐ-CP ngày 08/02/2010 của Chính phủ về sửa đổi bổ sung một số
điều của nghị định công tác văn thư, Nghị định 110/2004/NĐ-CP ngày
08/4/2004 của Chính phủ về công tác văn thư, Thông tư 01/2011/TT-BNV
ngày 19/01/2010 của Bộ Nội vụ về hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày
văn bản hành chính, Luật ban hành văn bản quy phạm pháp luật ngày
19/6/2015 của Quốc hội ,…
Lãnh đạo cần có cái nhìn đúng đắn về vị trí, vai trò của công tác văn
thư, lưu trữ. Trên cơ sở đó cần quan tâm chỉ đạo, lãnh đạo và nên có sự đầu tư
theo nhu cầu của công tác văn thư, lưu trữ. Nếu quan tâm thích đáng vào công
tác này thì sẽ phát huy hiệu quả tốt nhất cho việc quản lý và bảo quản tài liệu
lưu trữ. Tạo điều kiện để cán bộ, công chức làm công tác văn thư, lưu trữ
nâng cao trình độ để đáp ứng yêu cầu nhiệm vụ mới. Thường xuyên giáo dục
tinh thần tự giác, tính tổ chức kỹ luật cao để tất cả cán bộ, công chức thực
hiện tốt về công tác văn thư, lưu trữ .
Cán bộ văn thư, lưu trữ có tinh thần trách nhiệm trước mọi nhiệm vụ
được giao, không nên tránh né, đùn đẩy trách nhiệm. Cán bộ văn thư, lưu trữ
phải tự đánh giá về hoạt động về công tác văn thư, lưu trữ, xem công tác mình
đang đảm nhiệm là sợi chỉ đỏ xuyên suốt trong quá trình hoạt động của cơ
quan, mà thiếu nó hoạt động của cơ quan sẽ bị đình trệ.
Quản lý tốt các phương tiện trong thực hiện công tác văn thư - lưu trữ
và sử dụng, quản lý tốt con dấu cơ quan, đây là trách nhiệm của cán bộ làm
công tác văn thư. Cải cách lề lối làm việc một cách có khoa học, hiện đại.
Nâng cao chất lượng quản lý tài liệu, chỉ đạo chặt chẽ việc giữ gìn tài liệu,
giảm bớt những giấy tờ không còn hiệu lực pháp luật trong đơn vị.
67
Sắp xếp, tổ chức bố trí cán bộ, công chức làm công tác văn thư, lưu trữ
ổn định, chú ý đào tạo chuyên sâu, bố trí cán bộ công chức có năng lực, có
kinh nghiệm để tích lũy kinh nghiệm trong công tác văn thư, lưu trữ xây dựng
mối quan hệ đồng bộ trong cơ quan để có nhận thức đúng đắn về công tác văn
thư, lưu trữ là trách nhiệm chung, chứ không phải chỉ có cán bộ, công chức
làm công tác văn thư mới có trách nhiệm.
Cán bộ, công chức, viên chức phải có nhận thức đúng đắn về vai trò
của công tác văn thư, lưu trữ tại cơ quan mình, đó là công việc của cả tập thể
chứ không riêng một cá nhân nào. Để đưa công tác này đi vào nề nếp và đạt
được những bước tiến dài, rất cần sự thay đổi nhận thức của không ít người,
đặc biệt là cấp lãnh đạo các cơ quan, cần lắm sự chung tay, góp sức và sự
đánh giá, ghi nhận khách quan của cả tập thể, đừng vì những nhận thức chưa
đúng mà xem nhẹ công tác này và phủ nhận những đóng góp của đội ngũ
những người làm văn thư, lưu trữ.
3.3. Nâng cao trình độ của cán bộ văn thư, lưu trữ
Con người chính là nguồn tài liệu vô giá, là nhân tố quan trọng quyết
định sự tồn tại của cơ quan, tổ chức vì tất cả mọi hoạt động đều không thể
thiếu đôi bàn tay và trí óc của con người. Trong công tác văn thư , lưu trữ
cũng vậy, ngoài sự quan tâm giúp đỡ của ban lãnh đạo về mọi mặt như điều
kiện làm việc, trang thiết bị hiện đại phục vụ tốt cho công việc còn cần tích
cực đào tạo bồi dưỡng trình độ chuyên môn nghiệp vụ cho nhân viên văn thư
là điều tất yếu.
Soạn thảo văn bản là một trong những công việc chính mà văn thư cần
phải đảm nhiệm. Ở một số cơ quan, tổ chức cán bộ văn thư phải chịu trách
nhiệm soạn thảo tất cả các văn bản nhưng do đặc điểm quy mô hoạt động
tương đối rộng, số lượng văn bản tương đối lớn nên văn bản thuộc phạm vi
phòng nào thì phòng đó tự soạn thảo còn cán bộ văn thư chủ yếu là thực hiện
việc kiểm tra về thể thức văn bản. Nhưng việc kiểm tra văn bản về thể thức,
68
bố cục văn bản trước khi vào sổ là hết sức quan trọng làm giảm những sai sót
trong việc soạn thảo từ các phòng ban bởi trên thực tế việc soạn thảo văn bản
bởi các cán bộ, công chức trong các phòng ban còn mang tính thủ công, chưa
được đào tạo về nghiệp vụ văn thư cũng như soạn thảo văn bản nên cần được
hướng dẫn và sửa chữa một cách kỹ lưỡng. Vì vậy em nhận thấy việc thường
xuyên cử cán bộ văn thư, cán bộ các phòng ban khác đi học để nâng cao kỹ
năng soạn thảo và cập nhật những sửa đổi về cách thức bố trí văn bản là điều
hết sức cần thiết.
Ngoài ra để thích ứng và theo kịp với tốc độ phát triển ngày càng cao
của nền kinh tế thị trường hiện nay thì cán bộ văn thư cần phải trang bị cho
mình kiến thức tin học và ngoại ngữ. Bởi việc áp dụng máy móc đặc biệt là
máy tính trong công tác soạn thảo văn bản, hay quản lý, vào sổ các văn bản
mang lại tiện ích rất lớn, góp phần nâng cao được hiệu quả và chất lượng
công việc. Bên cạnh đó, ngày nay ngoại ngữ là một điều kiện thiết yếu với tất
cả các cơ quan. Tại huyện Trùng Khánh, có tiềm năng du lịch lớn (Khu du
lịch Thác Bản Giốc, Động Ngườm Ngao )và là huyện biên giới tiếp giáp với
Trung Quốc. UBND huyện Trùng Khánh thường xuyên giao lưu hợp tác với
Trung Quốc. Hơn nữa các công ty, tổ chức Quốc tế có kế hoạch đầu tư vào
khu du lịch nên việc tiếp nhận các giấy tờ ra vào cũng như các văn bản bằng
tiếng Anh, tiếng Trung là rất nhiều mà thực tế hiện nay taị cơ quan cán bộ văn
thư còn quá yếu về hai mảng này vì thế em xin đưa ra ý kiến kiến nghị với
Ban lãnh đạo cơ quan trong việc chú trọng nâng cao trình độ chuyên môn
nghiệp vụ cũng như trình độ tin học, ngoại ngữ của cán bộ văn thư để nâng
cao hiệu quả hoạt động của công tác văn thư, đáp ứng yêu cầu ngày càng cao
của khách hàng.
Sự nỗ lực, cố gắng của chính cán bộ văn thư, lưu trữ là một yếu tố rất
quan trọng trong việc phát triển công tác văn thư, lưu trữ. Mọi giải pháp dù
hay và có tính khả thi tới đâu nhưng nếu không có sự nỗ lực quyết tâm và ý trí
69
phấn đấu của cán bộ, công chức thì đều không thể mang lại hiệu quả như
mong muốn được. Sự nỗ lực của cán bộ, công chức chính là chìa khóa của sự
thành công. Với những khả năng và kiến thức sẵn có cùng với sự nỗ lực,
quyết tâm, lòng yêu nghề, tâm huyết với công việc mình đang làm chắc chắn
họ sẽ luôn tìm mọi cách, bằng mọi phương pháp, hình thức để học hỏi, trau
dồi vốn kiến thức chuyên môn nghiệp vụ nhằm phục vụ đắc lực cho công việc
của mình. Đây là điều kiện tiên quyết để việc thực hiện các giải pháp mang lại
hiệu quả.
3.4. Đầu tư về cơ sở vật chất, trang thiết bị phụ trợ
Với yêu cầu hiện đại hoá ngày càng cao của thời đại, và để thực hiện
tốt những giải pháp đề ra thì ngoài điều kiện về con người còn cần phải đảm
bảo điều kiện về vật chất như:
- Về văn thư:
+ Hệ thống máy tính, máy photo, máy in… hiện đại, luôn được bảo trì,
bảo dưỡng định kỳ và các thiết bị phụ trợ đảm bảo phục vụ công tác văn thư.
- Về lưu trữ:
+ Hệ thống phòng ốc đảm bảo việc lưu trữ đảm bảo đủ lớn, thoáng mát,
khô ráo…….
+ Máy tính, máy photo, máy in…hiện đại, thường xuyên được thay mới
đảm bảo việc tra cứu tài liệu.
+ Hệ thống các tủ, kệ, giá chắc chắn, đủ lớn phục vụ cất giữ, lưu trữ tài
liệu.
+ Chi phí phục vụ việc bảo quản tài liệu lưu trữ như các biện pháp
chống ẩm mốc, dán, chuột, mối…
- Ngoài ra còn cần có chi phí đảm bảo nâng cao đời sống tinh thần cho
cán bộ văn thư cũng như các phòng ban khác trong cơ quan thông qua các
hoạt động tập thể, tham quan, trong những ngày lễ tết để tạo sự gắn bó, tạo
không khí làm việc cho nhân viên góp phần giúp nhân viên hoàn thành tốt
70
nhiệm vụ được giao.
3.5. Xây dựng và hoàn thiện một cách đồng bộ các văn bản, chỉ
đạo, hướng dẫn về công tác văn thư, lưu trữ tại UBND huyện
Văn bản hướng dẫn về công tác văn thư, lưu trữ của Nhà nước về đã
ban hành hướng dẫn về công tác này tương đối nhiều như: Luật số:
01/2011/QH13 ngày 11/11/2011của Quốc hội về Luật lưu trữ, Nghị định số:
09/2010/NĐ-CP ngày 08/02/2010 của Chính phủ về sửa đổi bổ sung một số
điều của nghị định công tác văn thư, Nghị định 110/2004/NĐ-CP ngày
08/4/2004 của Chính phủ về công tác văn thư, Thông tư 01/2011/TT-BNV
ngày 19/01/2010 của Bộ Nội vụ về hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày
văn bản hành Văn bản hướng dẫn về công tác văn thư, lưu trữ của Nhà nước
về đã ban hành hướng dẫn về công tác này tương đối nhiều như: Luật số:
01/2011/QH13 ngày 11/11/2011của Quốc hội về Luật lưu trữ, Nghị định số:
09/2010/NĐ-CP ngày 08/02/2010 của Chính phủ chính, Thông tư số
04/2013/TT-BNV của Bộ Nội Vụ về hướng dẫn xây dựng quy chế công tác
văn thư, lưu trữ cơ quan, tổ chức,…Trên cơ sở đó UBND huyện Trùng Khánh
phải xây dựng và hoàn thiện hệ thống các văn bản chỉ đạo, hướng dẫn về công
tác văn thư, lưu trữ.
Căn cứ các văn bản quy phạm pháp luật, văn bản chỉ đạo của Bộ Nội
vụ và các văn bản hướng dẫn nghiệp vụ của Sở Nội vụ, của UBND tỉnh Cao
Bằng, cơ quan nên xây dựng hoàn chỉnh ban hành các văn bản hướng dẫn
nghiệp vụ về công tác văn thư, lưu trữ. Đồng thời, rà soát những văn bản của
cơ quan đã ban hành nhưng không còn phù hợp trong lĩnh vực công tác văn
thư, lưu trữ để chỉnh sửa, bổ sung hoặc thay thế.
3.6. Mở rộng diện tích kho lưu trữ và xây dựng kho lưu trữ tập
trung theo hướng hiện đại hóa
Là một cơ quan đứng đầu của huyện nên số lượng văn bản hằng năm
rất lớn, diện tích kho lưu trữ của cơ quan hiện nay còn hạn hẹp không đáp ứng
71
được yêu cầu bảo quản lưu trữ số lượng lớn tài liệu của HĐND,UBND huyện
Trùng Khánh. Vì vậy việc làm cấp thiết là mở rộng diện tích kho lưu trữ để
việc sắp xếp bảo quản tài liệu được tiến hành một cách khoa học, thuận tiện
cho việc tra tìm.
Do các hồ sơ tài liệu không được quản lý tập trung mà phân tán ở các
phòng ban do đó việc quản lý không được thống nhất, hồ sơ tài liệu không
tránh khỏi mất mát, rách nát, mối mọt.
3.7. Ứng dụng Công nghệ thông tin trong công tác văn thư, lưu trữ
Hiện nay, cuộc cách mạng công nghệ thông tin diễn ra sôi động tác
động sâu sắc và trực tiếp đến mọi mặt hoạt động kinh tế, xã hội của đất nước.
Phương hướng tin học hoá công tác văn thư, lưu trữ xuất phát từ yêu cầu thực
tế cũng như khả năng phát triển trong tương lai. Sử dụng công nghệ thông tin
cho phép nâng cao năng suất lao động của cán bộ văn thư, lưu trữ lên nhiều
lần nhờ đó giảm nhẹ sức lao động của cán bộ văn thư, lưu trữ. Ứng dụng công
nghệ thông tin vào công tác văn thư, lưu trữ tạo điều kiện quản lý được thông
tin phục vụ cho quản lý một cách nhanh chóng vừa tiết kiệm được thời gian,
công sức và hạn chế khối lượng văn bản ngày càng giấy, đồng thời tăng nâng
cao năng suất chất lượng, hiệu quả công việc giúp lãnh đạo ra được những
quyết định kịp thời, chính xác, đúng đắn.
Ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư, lưu trữ: như phần
mềm quản lý văn bản đi, văn bản đến, quản lý văn bản và lập hồ sơ trong môi
trường mạng nhằm tiết kiệm được thời gian, công sức và hạn chế khối lượng
văn bản giấy ngày càng gia tăng. Ứng dụng công nghệ mới vào công tác văn
thư để nâng cao năng suất chất lượng, hiệu quả công việc. Từng bước áp dụng
công nghệ thông tin trong công tác lưu trữ nhằm số hoá tài liệu lưu trữ và hỗ
trợ cho công tác khai thác phục vụ nhu cầu sử dụng tài liệu lưu trữ của nhân
dân và cán bộ công chức, viên chức, giúp cho tra cứu và tìm tài liệu dễ dàng,
nhanh chóng hơn.
72
Cần triển khai xây dựng và áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo
tiêu chuẩn TCVN ISO 9001: 2000 vào công tác văn thư, lưu trữ nhằm xây
dựng và thực hiện các quy trình xử lý công việc hợp lý, phù hợp với yêu cầu
của tiêu chuẩn TCVN ISO 9001: 2000. Đây thực chất là một trong những
hình thức rà soát thủ tục hành chính nhằm xây dựng một quy trình xử lý công
việc khoa học, hợp lý, một phương pháp làm việc khoa học, xác định rõ việc
(làm gì);rõ người (ai làm); rõ cách làm (theo trình tự nào, theo quy định nào,
theo biểu mẫu nào...). Đồng thời cũng tạo điều kiện để lãnh đạo cơ quan kiểm
soát được quá trình giải quyết công việc trong nội bộ cơ quan, thông qua đó
từng bước nâng cao chất lượng và hiệu quả của công tác quản lý và việc thực
hiện các nghiệp vụ văn thư lưu trữ, khắc phục được tồn tại phổ biến lâu nay
của cơ quan là làm theo thói quen, kinh nghiệm, tuỳ tiện.
Ứng dụng công nghệ thông tin giúp giảm bớt các công việc do con
người bỏ sức ra để làm mà thay vào đó là các thiết bị hỗ trợ con người chỉ cần
kiến thức tin học để áp dụng vào công việc của mình, việc ứng dụng công
nghệ thông tin tốt giúp cho việc quản lý về công tác văn thư, lưu trữ được tốt
hơn và chuyên nghiệp hơn. Lãnh đạo không làm việc trực tiếp với nhân viên
của mình mà công việc sẽ được giải quyết trên máy móc khi áp dụng. Hạn chế
khối lượng văn bản giấy tờ không cần thiết, tiết kiệm được diện tích kho tàng.
Áp dụng công nghệ thông tin vào công tác giúp lãnh đạo quản lý nắm bắt
được tình hình công việc một cách nhanh chóng, thuận lợi.
3.8. Tăng cường công tác thanh tra, kiểm tra đánh giá
Đảm bảo công tác văn thư lưu trữ được thực hiện tốt ngoài một số biện
pháp trên, cơ quan cần phải thường xuyên tiến hành thanh tra, kiểm tra về các
nghiệp vụ văn thư, lưu trữ của cơ quan để phát hiện những mặt còn hạn chế
và đưa ra các giải pháp để kịp thời khắc phục.
Thanh tra, kiểm tra, đánh giá là khâu then chốt giúp cơ quan nắm được
tình hình thực hiện các quy định của nhà nước về công tác văn thư, lưu trữ.
73
Thanh tra, kiểm tra, đánh giá là bước cuối cùng của một quy trình công việc
được xem xét trong một thời gian hoàn thành nhất định. Thanh tra, kiểm tra,
đánh giá có thể được thực hiện sau khi kết thúc một công việc vừa xảy ra để
chúng ta có được những kết luận chuẩn xác hoặc sau khi đã có kết luận về
một công việc chúng ta tiến hành kiểm tra xem xét kết luận đó có đúng với
thực tế công việc hay không.
Thanh tra, kiểm tra, đánh giá trong công tác văn thư, lưu trữ là tiến
hành kiểm tra các văn bản quy phạm pháp luật, các văn bản hướng dẫn nghiệp
vụ của Nhà nước và các văn bản hướng dẫn của cơ quan về công tác văn thư,
lưu trữ trong cơ quan theo một thời gian thực hiện nhất định. Để thực hiện
việc thanh tra, kiểm tra, đánh giá, cơ quan thường áp dụng các cách thức như:
Kiểm tra thường xuyên, kiểm tra định kỳ, kiểm tra đột xuất, kiểm tra qua các
báo cáo bằng văn bản.
UBND huyện cần tăng cường thanh tra, kiểm tra việc thực hiện chế độ,
quy định công tác văn thư, lưu trữ. Kết quả kiểm tra, cần phải có kết luận,
kiến nghị và thông báo cho lãnh đạo và đơn vị được kiểm tra biết. Định kỳ
tổng kết công tác văn thư, lưu trữ để đánh giá những kết quả đạt được và đề ra
phương hướng nhằm tiếp tục đẩy mạnh công tác văn thư, lưu trữ. Qua công
tác thanh tra, kiểm tra cơ quan có thể lấy làm tiêu chí bình xét thi đua khen
thưởng, đánh giá xếp loại tập thể, cá nhân có thành tích trong việc thực hiện
tốt công tác văn thư, lưu trữ để từ đó cán bộ có thêm động lực trong việc thực
hiện công việc của mình.
Nội dung của công tác thanh tra, kiểm tra trong công tác văn thư, lưu
trữ gồm: kiểm tra về tổ chức công tác văn thư, lưu trữ tại cơ quan, trình độ và
số lượng cán bộ làm công tác văn thư, lưu trữ trong cơ quan, trang thiết bị bảo
quản tài liệu tại lưu trữ cơ quan và việc thực hiện các nghiệp vụ văn thư, lưu
trữ theo những quy định, hướng dẫn của nhà nước. Từ đó tổng hợp kết quả
đưa ra những đánh giá chính xác về công tác văn thư, lưu trữ trong cơ quan
74
đồng thời xây dựng phương án, kế hoạch khắc phục những tồn tại hạn chế
nhằm mục đích hoàn thiện và phát triển công tác văn thư, lưu trữ tại cơ quan
mình.
Trên đây là một số những nhận xét, kiến nghị của em đối với công tác
văn thư, lưu trữ tại UBND huyện Trùng Khánh, dựa trên cơ sở đánh giá thực
trạng về công tác văn thư, lưu trữ trong thời gian em thực tập. Em hy vọng
những giải pháp trên sẽ được lãnh đạo cơ quan quan tâm xem xét và sớm đưa
vào thực tế.
Tiểu kết
Công tác văn thư, lưu trữ là một công tác có vị trí, ý nghĩa đặc biệt
trong hoạt động của mọi cơ quan, tổ chức nói chung và của UBND huyện
Trùng Khánh nói riêng. Thực hiện tốt công tác này không những phục vụ đắc
lực cho công tác quản lý, chỉ đạo mà còn giúp cho việc bảo quản, khai thác tối
ưu nguồn thông tin quý giá trước được hình thành trong quá khứ. Do đó, xuất
phát từ tình hình thực tiễn trong công tác văn thư, lưu trữ tại cơ quan thì việc
nâng cao hiệu quả và chất lượng công tác này là hết sức cần thiết. Nhưng để
thực hiện tốt các giải pháp trên thì đòi hỏi phải có sự quan tâm giúp đỡ
thường xuyên tích cực từ nhiều phía.
Những giải pháp hoàn thiện về công tác văn thư, lưu trữ mà em đề xuất
ở trên mang tính thực tiễn và lý luận. Vì vậy, việc triển khai áp dụng cần thực
hiện linh hoạt, sáng tạo và có những điều chỉnh thích hợp nhằm đạt hiệu quả
cao nhất trong việc tổ chức công tác văn thư lưu trữ tại Văn phòng HĐND-
UBND huyện Trùng Khánh.
75
KẾT LUẬN
Qua thời gian tìm hiểu thực tế tại Văn phòng HĐND- UBND huyện
Trùng Khánh em nhận thấy công tác văn thư, lưu trữ có một vị trí không thể
thiếu trong công tác quản lý và điều hành mọi hoạt động của cơ quan. Văn
bản, giấy tờ là công cụ đắc lực chính giúp cho việc ra quyết định của ban lãnh
đạo, tránh tình trạng hiểu sai, làm sai gây lãng phí công sức cũng như tài sản
của cơ quan.
Công tác văn thư, lưu trữ tại UBND huyện Trùng Khánh, tỉnh Cao
Bằng những năm qua đã được quan tâm đúng mức của lãnh đạo và cá nhân
trong cơ quan, nhận thức được tầm quan trọng của công tác văn thư, lưu trữ
lãnh đạo đã có các biện pháp tổ chức công tác này ngày một hiệu quả, góp
phần nâng cao hiệu quả công việc của cơ quan. Bằng việc hệ thống hóa cơ sở
lý luận về công tác văn thư, lưu trữ, phân tích đánh giá thực trạng tổ chức
công tác văn thư, lưu trữ tại Văn phòng HĐND- UBND huyện Trùng Khánh
thời gian qua, từ đó đề ra các biện pháp để tổ chức công tác văn thư, lưu trữ
có tính hợp lý và khả thi nhằm nâng cao hơn nữa hiệu quả, chất lượng công
tác văn thư, lưu trữ ở cơ quan trong thời gian tới. Hy vọng những giải pháp đã
đưa ra sẽ góp phần nâng cao tổ chức công tác văn thư, lưu trữ cho cán bộ,
công chức trong cơ quan.
76
DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO
1. TS. Nghiêm Kỳ Hồng - ThS. Hà Quang Thanh (2006) Quy định pháp
luật về Soạn thảo văn bản và công tác văn thư - lưu trữ, NXB Lao động.
2. Ths. Triệu Văn Cường – Trần Như Nghiêm (2006), Soạn thảo ban
hành văn bản và công tác văn thư lưu trữ, NXB Văn hóa thông tin, Hà
Nội.
3. Trường Cao đẳng Văn thư Lưu trữ Trung ương I (2009), Giáo trình lưu
trữ, NXB Giao thông vận tải, Hà Nội.
4. PGS. Vương Đình Quyền(2011), Lý luận chung và phương pháp công
tác văn thư, NXB Đại học Quốc Gia, Hà Nội.
5. Luật số 01/2011/QH13 ngày 11/11/2011của Quốc hội về Luật lưu trữ.
6. Luật số 77/2015/QH13 ngày 19/06/2015 của Quốc hội về Luật Tổ chức
chính quyền địa phương.
7. Luật số 80/2015/QH13 ngày 19/06/2015 của Quốc hội về Luật Ban hành
văn bản quy phạm pháp luật.
8. Nghị định số 58/2001/NĐ-CP ngày 24/8/2001 của Chính phủ về quản lý
và sử dụng con dấu.
9. Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ về công
tác văn thư.
10. Nghị định số 99/2016/NĐ-CP ngày 01/07/2016 của Chính phủ về quản
lý và sử dụng con dấu.
11. Thông tư số 07/2012/TT-BNV ngày 22/11/2012 của Bộ Nội vụ hướng
dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ của
cơ quan.
12. Thông tư số 04/2013/TT-BNV ngày 16/4/2013 của Bộ Nội vụ về hướng
dẫn xây dựng quy chế công tác văn thư, lưu trữ của cơ quan, tổ chức.
13. Trường Cao đẳng Văn thư Lưu trữ Trung ương I(2009), Giáo trình lưu
trữ, NXB Giao thông vận tải, Hà Nội.
77
14. Quy chế công tác văn thư, lưu trữ của UBND huyện Trùng Khánh ngày
18 tháng 05 năm 2016
15. Website: trungkhanh.caobang.gov.vn
16. https://ww.google.com.vn/
17. http://www.bachkhoatrithuc.vn/
78
PHỤ LỤC
PHỤ LỤC 1
Sơ đồ tổ chức bộ máy của HĐND-UBND huyện Trùng
Chủ tịch UBND huyện
Phó chủ tịch phụ trách khối kinh tế Phó chủ tịch phụ trách văn hóa-xã hội Phó chủ tịch phụ trách tài mẫu
Phòng Nội vụ Phòng Y tế
Văn phòng HĐND-UBND
Phòng Tư pháp
Phòng Công thương Phòng Giáo dục và đào tạo
Phòng Dân tộc
Phòng Thanh tra Phòng Tài chính-kế hoạch
Phòng Văn hóa- thông tin Phòng Thống kê
Phòng Tài nguyên và môi trường
Phòng Nông nghiệp và Phát triển nông thôn
Phòng Lao động thương binh và xã hội
(Nguồn: Văn phòng Ủy ban nhân dân huyện Trùng Khánh)
PHỤ LỤC 2
Quy chế công tác văn thư lưu trữ của UBND tỉnh Cao Bằng
PHỤ LỤC 3
Một số hình ảnh về kho lưu trữ cuả cơ quan:
Phụ lục 4
Một sô mẫu dấu của cơ quan
Phụ lục 5
Một số phong bì văn bản đi- đến của cơ quan
