Khóa luận tốt nghiệp: Các biện pháp cắt giảm chi phí của một số doanh nghiệp trên thế giới trong thời kỳ khủng hoảng tài chính đề xuất cho doanh nghiệp Việt Nam

Chia sẻ: Gdfb Gdfb | Ngày: | Loại File: PDF | Số trang:91

Thêm vào BST

Báo xấu

177
lượt xem 37
download

Download Vui lòng tải xuống để xem tài liệu đầy đủ

Đề tài Các biện pháp cắt giảm chi phí của một số doanh nghiệp trên thế giới trong thời kỳ khủng hoảng tài chính đề xuất cho doanh nghiệp Việt Nam nêu tổng quan về chi phí trong doanh nghiệp, quản lý chi phí và các biện pháp quản lý chi phí trong doanh nghiệp. Khủng hoảng tài chính và ảnh hưởng của nó tới nền kinh tế thế giới. Cắt giảm chi phí, biện pháp cần thiết của doanh nghiệp. Tác động của cuộc khủng hoảng tài chính tới nền kinh tế và các doanh nghiệp Việt nam. Một số đề xuất cắt giảm chi phí cho các doanh nghiệp Việt Nam.

Chủ đề:

Bình luận(0) Đăng nhập để gửi bình luận!

Lưu

Nội dung Text: Khóa luận tốt nghiệp: Các biện pháp cắt giảm chi phí của một số doanh nghiệp trên thế giới trong thời kỳ khủng hoảng tài chính đề xuất cho doanh nghiệp Việt Nam

TRƯỜNG ĐẠI HỌC NGOẠI THƯƠNG KHOA QUẢN TRỊ KINH DOANH CHUYÊN NGÀNH KINH DOANH QUỐC TẾ --------***-------- KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP Đề tài: CÁC BIỆN PHÁP CẮT GIẢM CHI PHÍ CỦA MỘT SỐ DOANH NGHIỆP TRÊN THẾ GIỚI TRONG THỜI KỲ KHỦNG HOẢNG TÀI CHÍNH ĐỀ XUẤT CHO DOANH NGHIỆP VIỆT NAM Sinh viên thực hiện : Nguyễn Thị Mai Lớp : Anh 3 Khoá : 44 Giáo viên hướng dẫn : ThS. Nguyễn Thị Tuyết Nhung Hà Nội, 05/2009
LỜI MỞ ĐẦU Chúng ta biết rằng khủng hoảng tài chính xuất hiện đầu tiên ở Mỹ rồi lan rộng khắp toàn cầu kéo dài hơn một năm nay đã gây nên rất nhiều khó khăn đối với nền kinh tế khắp các quốc gia trên thế giới. Khủng hoảng tài chính toàn cầu là một vấn đề lớn của xã hội mà dường như ai cũng phải quan tâm đến nó, nhất là những nhà lãnh đạo, nhà phân tích kinh tế, hoạch định chính sách…Xung quanh chủ đề về khủng hoảng tài chính sẽ có không biết bao nhiêu vấn đề phải bàn luận như: nguyên nhân của nó ra sao?, khủng hoảng tác động như thế nào?, chúng ta cần làm gì để đối phó với những khó khăn mà khủng hoảng đã gây ra?...Những vấn đề cấp thiết ấy là mối quan tâm của tất cả các quốc gia và Việt Nam cũng không nằm ngoài số đó. Cuộc khủng hoảng tài chính có ảnh hưởng lớn tới nền kinh tế Việt Nam hay không và chính phủ cùng các doanh nghiệp Việt Nam cần làm gì trước những nguy cơ của cuộc khủng hoảng? Bầt kỳ một nhà quản trị nào cũng phải nắm rõ và kiểm soát chặt chẽ mọi hoạt động của công ty trong đó có kiểm soát chi phí. Chi phí gắn liền với mọi hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp nên quản lý chi phí tốt vẫn là một bài toán nan giải đối với các nhà quản lý kinh tế. Đặc biệt, trong thời kỳ khủng hoảng như hiện nay, các công ty đều gặp khó khăn về tài chính nên việc quản lý chi phí tốt càng trở nên cấp thiết hơn nữa. Một trong những vấn đề quan tâm hàng đầu của các doanh nghiệp trong việc quản lý chi phí là vấn đề cắt giảm chi phí thời kỳ khủng hoảng này. Xuất phát từ thực tiễn ấy, dưới sự hướng dẫn của cô Nguyễn Thị Tuyết Nhung và được sự đồng ý của khoa Quản trị kinh doanh em đã lựa chọn đề tài: “Các biện pháp cắt giảm chi phí của một số doanh nghiệp trên thế giới trong thời kỳ khủng hoảng tài chính, đề xuất cho doanh nghiệp Việt Nam” làm đề tài cho khóa luận tốt nghiệp của mình với mục đích muốn tìm hiểu về cuộc khủng hoảng tài chính này và các biện pháp cắt giảm chi phí của một số doanh nghiệp trên thế giới trong cơn khủng hoảng, từ đó đưa ra một số kiến nghị, đề xuất cho các doanh nghiệp Việt Nam với hy vọng các doanh nghiệp sẽ cắt giảm chi phí tốt, vượt qua những khó khăn của khủng hoảng tài chính và phát triển bền vững. 11
*Đối tượng, phạm vi nghiên cứu của đề tài: Các biện pháp cắt giảm chi phí của một số doanh nghiệp trên thế giới trong thời kỳ khủng hoảng tài chính, đưa ra đề xuất cho doanh nghiệp Việt Nam. *Phương pháp nghiên cứu: - Thu thập thông tin, số liệu - Phân tích, đánh giá, so sánh, tổng hợp *Kết cấu của khoá luận : Ngoài lời mở đầu, kết luận, nội dung của khoá luận được chia làm 3 chương. - Chương I: Những lý luận chung về chi phí và quản lý chi phí trong doanh nghiệp - Chương II: Khủng hoảng tài chính toàn cầu và các biện pháp cắt giảm chi phí của một số doanh nghiệp trên thế giới - Chương III: Giải pháp và định huớng cho các doanh nghiệp Việt Nam trong việc cắt giảm chi phí Nhân đây, cho phép em được gửi lời cảm ơn chân thành nhất đến cô Nguyễn Thị Tuyết Nhung đã tận tình hướng dẫn em khoá luận tốt nghiệp này. Em cũng xin cảm ơn khoa Quản trị Kinh doanh, Ban giám hiệu nhà trường cùng tất cả các thầy cô giáo dạy dỗ em suốt 4 năm học qua đã tạo cho em những điều kiện học tập, nghiên cứu tốt nhất! Hà Nội, ngày 2/4/2009 Sinh viên: Nguyễn Thị Mai 22
CHƢƠNG I CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CHI PHÍ VÀ QUẢN LÝ CHI PHÍ TRONG DOANH NGHIỆP I.Tổng quan về chi phí trong doanh nghiệp 1. Khái niệm chi phí Theo chuẩn mực kế toán Việt Nam, chuẩn mực số 01- chuẩn mực chung, chi phí được định nghĩa như sau: Chi phí: Là tổng giá trị các khoản làm giảm lợi ích kinh tế trong kỳ kế toán dưới hình thức các khoản tiền chi ra, các khoản khấu trừ tài sản hoặc phát sinh nợ dẫn đến làm giảm vốn chủ sở hữu, không bao gồm khoản phân phối cho cổ đông hoặc chủ sở hữu. Từ định nghĩa như vậy, có thể thấy ngay kiểm soát và tiết kiệm chi phí tốt sẽ đem lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp. Chi phí là một trong những thông tin quan trọng hàng đầu trong quá trình tổ chức điều hành hoạt động sản xuất kinh doanh của các nhà quản trị và đứng trên giác độ kế toán, các thông tin mà các nhà quản trị cần hầu hết liên quan đến chi phí. Dưới góc độ quản lý hay dưới góc độ kế toán quản trị, chi phí không đơn giản được nhận thức theo quan điểm của kế toán như trên, mà nó được nhìn nhận theo nhiều phương diện khác nhau để đáp ứng thông tin một cách toàn diện nhất cho các nhà quản trị trong việc hoạch định, kiếm soát và ra quyết định. Theo đó, chi phí có thể là những phí tổn thực tế phát sinh gắn liền với hoạt động sản xuất kinh doanh hàng ngày của doanh nghiệp, chi phí cũng có thể là những phí tổn ước tính để thực hiện một dự án hoặc những lợi nhuận mất đi do lựa chọn phương án, hy sinh cơ hội kinh doanh. 2. Phân loại chi phí Về mặt lý thuyết, có nhiều tiêu thức khác nhau để phân loại chi phí, mỗi tiêu thức đều có ý nghĩa khác nhau đối với quá trình quản trị doanh nghiệp. 33
2.1 Phân loại chi phí theo cách ứng xử của chi phí Theo cách phân loại này, căn cứ vào mối quan hệ của chi phí và kết quả sản xuất kinh doanh, chi phí được chia thành hai dạng cơ bản: * Chi phí biến đổi hay còn gọi là biến phí là các khoản chi phí thường tỷ lệ thuận với kết quả sản xuất hay quy mô hoạt động, ví dụ như chi phí nguyên vật liệu chính dùng để sản xuất ra sản phẩm…. Chi phí biến đổi có đặc điểm là tỷ lệ thuận với khối lượng sản phẩm sản xuất, nhưng khi tính cho một đơn vị kết quả thì cố định. Do vậy để kiểm soát các chi phí biến đổi các nhà quản trị doanh nghiệp thường xây dựng mức chi phí biến đổi cho mỗi đơn vị kết quả sản xuất. Tổng biến phí Biến phí đơn vị Y=ax Y=ax Mức độ hoạt động Mức độ hoạt động - Chi phí biến đổi của doanh nghiệp có thể chia làm hai dạng: chi phí biến đổi tuyến tính và chi phí biến đổi cấp bậc. + Chi phí biến đổi tuyến tính đó là các khoản chi phí biến đổi hoàn toàn tỷ lệ thuận với kết quả sản xuất, ví dụ như chi phí nguyên vật liệu chính dùng để sản xuất hoặc hoa hồng cho người bán hàng được tính theo tỷ lệ doanh thu. Do đó, việc hoạch định, xây dựng và hoàn thiện định mức biến phí tuyệt đối sẽ là tiền đề tiết kiệm, kiểm soát chi phí một cách chặt chẽ hơn. + Chi phí biến đổi cấp bậc đó là các khoản chi phí cũng thay đổi nhưng gắn với phạm vi và quy mô hoạt động của công ty, ví dụ như chi phí vật liệu phụ để bảo dưỡng máy móc, thiết bị. Những chi phí này cũng thay đổi tỷ lệ thuận với mức độ hoạt động của doanh nghiệp nhưng chúng chỉ thay đổi khi quy mô sản xuất, mức độ hoạt động của máy móc thiết bị đạt đến một phạm vi nhất định. 44
* Chi phí cố định hay còn gọi là định phí đó là các khoản chi phí thường không thay đổi trong phạm vi giới hạn của quy mô hoạt động Chi phí cố định có đặc điểm là xét trong giới hạn của quy mô hoạt động thì tổng chi phí không thay đổi, nhưng trong giới hạn đó mà sản lượng sản phẩm sản xuất thay đổi thì chi phí cố định tính cho một đơn vị sản phẩm thay đổi. Định phí tính trên một đơn vị mức độ hoạt động (sản phẩm) tỷ lệ nghịch với mức độ hoạt động: mức độ hoạt động càng cao thì định phí cho một đơn vị hoạt động càng thấp. Như vậy, dù doanh nghiệp có hoạt động hay không hoạt động thì định phí vẫn tồn tại. Do vậy các nhà quản trị doanh nghiệp muốn giảm chi phí cần khai thác hết công suất của các tài sản cố định đã đầu tư vì hầu như các tài sản cố định đều tạo ra các khoản chi phí cố định. Tổng định phí Định phí đơn Y=a Y=b/x Mức độ hoạt động Mức độ hoạt động Chi phí cố định của doanh nghiệp có thể chia làm hai dạng là định phí thuộc tính và định phí bắt buộc. - Định phí thuộc tính đó là các khoản chi phí cố định thường gắn với hoạt động của các bộ phận trong tổ chức doanh nghiệp, ví dụ như chi phí thuê nhà xưởng của các phân xưởng, chi phí quảng cáo, nghiên cứu, giao dịch,…Do vậy, khi các bộ phận không tồn tại thì các định phí thuộc tính cũng mất đi. - Định phí bắt buộc là các khoản chi phí thường gắn với cấu trúc của một tổ chức kinh tế, do vậy khi các bộ phận không tồn tại thì định phí bắt buộc vẫn phát sinh, ví dụ như tiền thuê văn phòng hoạt động của doanh nghiệp. Định phí bắt buộc có hai đặc điểm cơ bản: + Chúng tồn tại lâu dài trong hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. + Chúng không thể cắt giảm đến bằng không trong một thời gian ngắn. 55
Các nhà quản trị muốn kiểm soát các khoản chi phí cố định thường căn cứ vào mức độ hoạt động của quy mô hoạt động và công suất của các tài sản đang sử dụng. * Chi phí hỗn hợp đó là các khoản chi phí bao gồm cả yếu tố biến phí và định phí. Thường ở mức độ hoạt động căn bản thì chi phí hỗn hợp thể hiện định phí, khi vượt khỏi mức độ hoạt động căn bản thì chi phí hỗn hợp bao gồm cả biến phí. Trong thực tế hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp, chi phí hỗn hợp thường thể hiện như chi phí sản xuất chung, chi phí sử dụng máy móc, chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp. Việc phân loại chi phí theo cách ứng xử giúp doanh nghiệp: - Doanh nghiệp thiết kế, xây dựng các mô hình chi phí trong mối quan hệ giữa chi phí - khối lượng - lợi nhuận. - Phân tích chi phí, phân tích điểm hoà vốn để đưa ra quyết định kinh doanh phù hợp. - Xác định đúng đắn phương hướng sử dụng và nâng cao hiệu quả sử dụng các loại chi phí. 2.2 Phân loại chi phí theo chức năng hoạt động 2.2.1 Chi phí sản xuất và tiêu thụ sản phẩm 2.2.1.1 Chi phí sản xuất của doanh nghiệp Trong quá trình sản xuất kinh doanh, doanh nghiệp phải tiêu hao các loại vật tư, nguyên vật liệu, hao mòn máy móc thiết bị,trả công cho người lao động,…Do vậy,có thể hiểu chi phí sản xuất của doanh nghiệp là biều hiện bằng tiền của tất cả hao phí về vật chất và về lao động mà doanh nghiệp phải bỏ ra để sản xuất sản phẩm trong một thời kỳ nhất định. Các chi phí này phát sinh có tính thường xuyên và gắn liền với quá trình sản xuất sản phẩm. Do đặc điểm của chi phí sản xuất là chi phí hàng ngày của doanh nghiệp gắn liền với từng vị trí sản xuất,từng loại sản phẩm và từng loại hoạt động sản xuất-kinh doanh, việc tổng hợp, tính toán chi phí sản xuất cần được tiến hành trong từng khoảng thời gian nhất định, không phân biệt các sản phẩm để sản xuất đã hoàn thành hay chưa hoàn thành. Để quản lý và kiểm tra chặt chẽ việc thực hiện các định mức chi phí, tính toán được kết quả tiết kiệm chi 66
phí ở từng bộ phận sản xuất và toàn doanh nghiệp, kiểm tra và phân tích quá trình phát sinh chi phí và hình thành giá thành sản phẩm người ta cần phân loại chi phí sản xuất. Thông thường người ta sử dụng một số cách thức phân loại chi phí như sau: Thứ nhất: Phân loại chi phí sản xuất theo yếu tố, tức là sắp xếp các chi phí có cùng tính chất kinh tế vào một loại, mỗi loại là một yếu tố chi phí sản xuất bao gồm 3 nhóm yểu tố sau: + Chi phí vật tư + Lương nhân công trực tiếp + Chi phí sản xuất chung Thứ hai: Phân loại chi phí sản xuất theo khoản mục tính giá thành. Cách phân loại này dựa vào công dụng kinh tế và địa điểm phát sinh của chi phí để sắp xếp chi phí thành những khoản mục nhất định, qua đó, phân tích tác động của từng khoản mục chi phí đến giá thành. Thứ ba: Phân loại chi phí sản xuất thành chi phí cố định và chi phí biến đổi. Phân loại chi phí theo cách này để có phương thức quản lý phù hợp với từng loại chi phí. Để quản lý tốt chi phí, ngoài phân loại chi phí, các doanh nghiệp cần phải xem xét cơ cấu chi phí sản xuất để định hướng thay đổi tỷ trọng mỗi loại chi phí sản xuất. Cơ cấu chi phí sản xuất là tỷ trọng giữa các yếu tố chi phí trong tổng số chi phí sản xuất. Các doanh nghiệp trong cùng một ngành và giữa các ngành khác nhau có cơ cấu chi phí sản xuất khác nhau. Cơ cấu chi phí sản xuất chịu tác động của nhiều nhân tố như: loại hình và quy mô sản xuất của từng doanh nghiệp, trình độ kỹ thuật, trang thiết bị, điều kiện tự nhiên, công tác tổ chức, năng lực quản lý, trình độ tay nghề của công nhân… Nghiên cứu cơ cấu chi phí sản xuất nhằm: - Xác định tỷ trọng và xu hướng thay đổi của từng yếu tố chi phí sản xuất. - Kiểm tra giá thành sản phẩm và có biện pháp hạ gia thành sản phẩm. 2.2.1.2 Chi phí tiêu thụ sản phẩm Đối với các doanh nghiệp, tiêu thụ sản phẩm là hết sức quan trọng. Khối lượng sản phẩm hàng hoá tiêu thụ ảnh hưởng quyết định tới quy mô sản xuất kinh 77
doanh của doanh nghiệp. Để thực hiện tiêu thụ sản phẩm, doanh nghiệp cũng phải bỏ ra những chi phí nhất định. Chi phí lưu thông sản phẩm bao gồm: Chi phí trực tiếp tiêu thụ sản phẩm, chi phí hỗ trợ marketing và phát triển. Chi phí trực tiếp tiêu thụ sản phẩm bao gồm: Chi phí chọn lọc, đóng gói; chi phí bao bì, vận chuyển, bảo quản, chi phí thuê kho, bến bãi… Chi phí hỗ trợ marketing và phát triển bao gồm: Chi phí điều tra nghiên cứu thị trường, chi phí quảng cáo, giới thiệu sản phẩm; chi phí bảo hành sản phẩm…Tỷ trọng của chi phí có xu hướng tăng trong điều kiện nền kinh tế thị trường phát triển. 2.2.1.3 Giá thành sản phẩm Nghiên cứu chi phí sản xuất và tiêu thụ sản phẩm chưa cho biết lượng chi phí cần thiết để hoàn thành sản xuất và tiêu thụ một loại sản phẩm hoặc một đơn vị sản phẩm nhất định. Mặt khác, trong hoạt động kinh doanh, khi quyết định lựa chọn phương án kinh doanh một loại sản phẩm nào đó, doanh nghiệp cần phải tính đến lượng chi phí bỏ ra để sản xuất và tiêu thụ một sản phẩm hoặc khối lượng sản phẩm đó. Do vậy, doanh nghiệp cần xác định giá thành của sản phẩm. Giá thành sản phẩm là biểu hiện bằng tiền toàn bộ chi phí của doanh nghiệp bỏ ra để hoàn thành việc sản xuất hoặc để sản xuất và tiêu thụ một loại sản phẩm nhất định. Giữa giá thành sản phẩm và chi phí sản xuất có sự giống nhau và khác nhau: chi phí sản xuất hợp thành giá thành sản phẩm nhưng không phải toàn bộ chi phí sản xuất phát sinh trong kỳ đều được tính vào giá thành sản phẩm trong kỳ. Giá thành sản phẩm phản ánh lượng chi phí để hoàn thành sản xuất hoặc sản xuất và tiêu thụ 1 đơn vị hay khối lượng sản phẩm nhất định còn chi phí sản xuất và lưu thông sản phẩm thể hiện số chi phí mà doanh nghiệp bỏ ra để sản xuất và tiêu thụ sản phẩm trong một thời kỳ nhất định, thời kỳ này thường là một năm. Trong phạm vi sản xuất và tiêu thụ sản phẩm, có thể phân biệt giá thành sản xuất sản phẩm và giá thành tiêu thụ sản phẩm. Giá thành sản xuất sản phẩm (đối với sản phẩm xây dựng là giá thành thi công) bao gồm toàn bộ chi phí bỏ ra để hoàn thành việc sản xuất sản phẩm. Giá thành tiêu thụ sản phẩm còn gọi là giá thành toàn 88
bộ sản phẩm bao gồm toàn bộ chi phí để hoàn thành cả sản xuất và tiêu thụ sản phẩm. Trên giác độ kế hoạch hoá, giá thành sản phẩm của doanh nghiệp được phân biệt thành giá thành kế hoạch và giá thành thực tế. Các doanh nghiệp hoạt động luôn phải quan tâm tới giảm chi phí, hạ giá thành sản phẩm. Hạ giá thành sản phẩm là điều kiện căn bản để doanh nghiệp thực hiện tốt tiêu thụ sản phẩm, doanh nghiệp có thể hạ giá bán để tiêu thụ sản phẩm và thu hồi vốn nhanh. Đồng thời, hạ giá thành là yếu tố cơ bản để tăng lợi nhuận. Hạ giá thành sản phẩm trong kỳ được xác định cho những sản phẩm so sánh được thông qua hai chỉ tiêu: Mức giảm giá thành và tỷ lệ hạ giá thành sản phẩm. Riêng đối với sản phẩm xây dựng cơ bản, người ta chỉ so sánh giá thành thực tế với giá thành kế hoạch hoặc giá thành dự toán của khối lượng sản phẩm trong cùng một kỳ. Các nhân tố ảnh hưởng tới chi phí sản xuất và giá thành sản phẩm doanh nghiệp: - Sự tiến bộ của khoa học - kỹ thuật và công nghệ - Tổ chức lao động khoa học và chiến lược sử dụng lao động - Tổ chức quản lý sản xuất kinh doanh và quản lý tài chính 2.2.2 Chi phí hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp Chi phí hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp bao gồm các chi phí có liên quan đến quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Đây cũng là một cách tiếp cận phổ biến trong nền kinh tế thị trường. Dựa vào tính chất các yếu tố chi phí: chi phí hoạt động kinh doanh được chia thành các loại sau: - Chi phí nguyên vật liệu, nhiên liệu, động lực (gọi tắt là chi phí vật tư) - Chi phí vật tư phụ thuộc vào hai yếu tố là mức tiêu hao vật tư và giá vật tư. - Chi phí khấu hao tài sản cố định (KHTSCĐ) Chi phí KHTSCĐ được xác định dựa vào nguyên giá TSCĐ cần tính khấu hao và tỷ lệ KHTSCĐ. - Chi phí tiền lương và các khoản phụ cấp có tính chất tiền lương. - Chi phí bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế và kinh phí công đoàn. 99
- Chi phí dịch vụ mua ngoài. - Thuế và các chi phí khác. Dựa vào nội dung các yếu tố chi phí: Chi phí hoạt động kinh doanh được chia thành các khoản mục chi phí trực tiếp và chi phí gián tiếp. Chi phí sản xuất trực tiếp bao gồm: - Chi phí vật tư trực tiếp - Chi phí nhân công trực tiếp - Chi phí sản xuất chung * Giá thành sản xuất Giá thành sản xuất = Chi phí sản xuất + Chênh lệch sản phẩm dở dang Chênh lệch sản phẩm dở dang = Sản phẩm dở dang đầu kỳ - Sản phẩm dở dang cuối kỳ * Giá vốn hàng bán Giá vốn hàng bán = Giá thành sản xuất + chênh lệch thành phẩm tồn kho Chênh lệch thành phẩm tồn kho = Thành phẩm tồn kho đầu kỳ - Thành phẩm tồn kho cuối kỳ Riêng đối với doanh nghiệp thương mại: Giá vốn hàng bán = Giá vốn hàng mua + Chênh lệch hàng hoá tồn kho Chênh lệch hàng hoá tồn kho = Hàng hoá tồn kho đầu kỳ - Hàng hoá tồn kho cuối kỳ * Chi phí bán hàng: Gồm các chi phí phát sinh trong quá trình tiêu thụ sản phẩm hàng hoá và dịch vụ như tiền lương, các khoản phụ cấp phải trả cho nhân viên bán hàng, tiếp thị, đóng gói, bảo quản, khấu hao TSCĐ, chi phí vật liệu, bao bì, dụng cụ, đồ dùng, chi phí dịch vụ mua ngoài, chi phí bảo hành, quảng cáo. * Chi phí quản lý doanh nghiệp: Gồm các chi phí quản lý kinh doanh, quản lý hành chính và các chi phí chung khác có liên quan tới toàn bộ hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp như: tiền lương và các khoản phụ cấp trả cho ban giám đốc và nhân viên quản lý ở các phòng ban, chi phí vật liệu dùng để dùng cho văn phòng, KHTSCĐ dùng chung cho doanh nghiệp, các khoản thuế, lệ phí, bảo hiểm, chi phí dịch vụ mua ngoài thuộc văn phòng doanh nghiệp và các chi phí khác chung cho 1010
toàn doanh nghiệp như lãi vay, dự phòng, phí kiểm toán, tiếp tân, tiếp khách, công tác phí… 2.2.3 Chi phí hoạt động tài chính và chi phí hoạt động bất thường Chi phí hoạt động tài chính bao gồm: Chi phí liên doanh liên kết, chi phí thuê tài sản, chi phí vay nợ, chi phí mua, bán chứng khoán. Chi phí hoạt động bất thường bao gồm: Chi phí nhượng bán thanh lý TSCĐ, giá trị tổn thất sau khi đã giảm trừ và chi phí bất thường khác. Cách phân chia chi phí theo chức năng hoạt động và từng yếu tố chi phí có ý nghĩa đối với các nhà quản trị kinh doanh trong việc xây dựng các dự toán chi phí nhằm đáp ứng nhu cầu của hoạt động kinh doanh. 2.3 Phân loại chi phí theo mối quan hệ với kỳ tính kết quả kinh doanh - Chi phí sản phẩm đó là các khoản chi phí gắn liền với quá trình sản xuất và quá trình mua hàng. Đối với một đơn vị sản xuất chi phí sản phẩm chính là chi phí nguyên vật liệu trực tiếp, chi phí nhân công trực tiếp, chi phí sản xuất chung. Đối với một đơn vị kinh doanh thương mại chi phí sản phẩm chính là giá mua và chi phí mua hàng. Chi phí sản phẩm phát sinh và ảnh hưởng đến nhiều kỳ báo cáo, nói cách khác, sự phát sinh và khả năng bù đắp của chi phí sản phẩm trải qua nhiều kỳ sản xuất kinh doanh khác nhau. Vì vậy khi xác định chi phí sản phẩm, chúng ta cần xem xét đến các giai đoạn chuyển tiếp và mức độ chuyển tiếp của chúng. - Chi phí thời kỳ thường liên quan và ảnh hưởng đến lợi nhuận của doanh nghiệp trong một thời kỳ. Chi phí thời kỳ không phải là một phần của giá trị sản phẩm sản xuất hoặc hàng hoá mua vào mà chúng là những dòng chi phí được khấu trừ vào kỳ tính lợi nhuận. Chi phí thời kỳ trong hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp tồn tại khá phổ biến như chi phí hoa hồng, bán hàng, quảng cáo… Cách phân chia này giúp các nhà quản trị kinh doanh xác định tương đối chính xác lợi nhuận của doanh nghiệp trong kỳ hạch toán. 2.4 Phân loại chi phí dựa vào mối quan hệ của chi phí và đối tượng chịu chi phí - Chi phí trực tiếp đó là các khoản chi phí mà kế toán có thể tập hợp trực tiếp cho đối tượng chịu chi phí. Ví dụ, vật liệu trực tiếp, nhân công trực tiếp… Một đối 1111
tượng chi phí mà có tỷ trọng chi phí cao thì độ chính xác của chỉ tiêu giá thành, kết quả của đối tượng càng cao. - Chi phí gián tiếp đó là các khoản chi phí mà kế toán không thể tập hợp trực tiếp cho các đối tượng chịu chi phí, do vậy đối với từng yếu tố chi phí gián tiếp kế toán phải phân bổ cho từng đối tượng chịu chi phí. Ví dụ, tiền lương của nhân viên phân xưởng…Độ chính xác của chi phí giàn tiếp cần phân bổ còn phụ thuộc vào tiêu thức phân bổ. Tiêu thức phân bổ phải lựa chọn cho phù hợp và thường dựa vào những căn cứ khoa học như : Thuận tiện cho việc tính toán, thống nhất cả kỳ hạch toán, có tính đại diện cao cho chi phí gián tiếp cần phân bổ. 2.5 Một số loại chi phí khác - Chi phí kiểm soát được : đó là các khoản chi phí phát sinh trong phạm vi quyền của các nhà quản trị đối với các khoản chi phí đó. Như vậy đối với các nhà quản trị cao có phạm vi quyền rộng rãi hơn các nhà quản trị thấp. - Chi phí không kiểm soát được: đó là các khoản chi phí phát sinh ngoài phạm vi kiểm soát của các cấp quản trị doanh nghiệp. Sự nhận thức đâu là chi phí kiểm soát được và đâu là chi phí không kiểm soát được tuỳ thuộc vào hai nhân tố cơ bản:  Đặc điểm phát sinh chi phí trong quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp.  Sự phân cấp quản lý trong cơ cấu tổ chức sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Việc phân biệt chi phí kiểm soát được và không kiểm soát được giúp các nhà quản trị hoạch định được ngân sách chi phí chính xác hơn, tránh rơi vào tình trạng bị động về vốn và tài sản. - Chi phí chênh lệch: các nhà quản trị thường phải đứng trước sự lựa chọn các phương án khác nhau, quyết định sẽ hình thành chủ yếu dựa trên cơ sở chi phí tồn tại từng phương án, nhưng thực tế lại có những chi phí có ở phương án này nhưng lại chỉ có một phần hoặc không có ở phương án khác. Tất cả những sự thay đổi đó hình thành nên chi phí chênh lệch và chính nó sẽ là căn cứ để người quản lý lựa chọn phương án. 1212
- Chi phí cơ hội: đó là lợi ích bị mất đi vì chọn phương án và hành động này thay cho phương án và hành động khác. Chi phí cơ hội không xuất hiện trên bất kỳ một sổ sách kế toán nào nhưng lại là cơ sở rất cần thiết để lựa chọn một phương án hành động này mà không phải là phương án hành động khác. - Chi phí chìm: Là những chi phí phát sinh trong quá khứ mà doanh nghiệp phải chịu và vẫn còn phải chịu trong tương lai bất kể doanh nghiệp lựa chọn phương án kinh doanh nào. II. Quản lý chi phí và các biện pháp quản lý chi phí trong doanh nghiệp 1. Khái niệm quản lý và quản lý chi phí Quản lý đó là một quy trình gồm các bước: lập kế hoạch, tổ chức thực hiện kế hoạch và kiểm soát tình hình thực hiện kế hoạch, trên cơ sở đó để ra quyết định. Các quyết định này lại được cụ thể hoá vào giai đoạn tiếp theo. Để thực hiện tốt quy trình hay công tác quản lý điều cốt lõi là phải có thông tin. Thông tin là cơ sở để ra quyết định. Quản lý chi phí là một trong những phạm trù nhỏ của quản lý nói chung, vì vậy quản lý chi phí cũng không nằm ngoài quy trình của quản lý nói chung. Nếu hiểu một cách đơn thuần, quản lý chi phí là việc nắm bắt đầy đủ thông tin về chi phí, hiểu được “hành vi” hay bản chất, sự biến động của chi phí. Từ những thông tin về chi phí, người quản lý sẽ phải tìm ra nguyên nhân phát sinh chi phí (ở sản phẩm hay ở cơ cấu tổ chức, ở bộ phận bán hàng hay bộ phận quản lý…). Trên cơ sở đó người quản lý sẽ đưa ra những quyết định ngắn hạn và dài hạn trong kinh doanh. Các quyết định này lại làm phát sinh chi phí cho doanh nghiệp và cần tiếp tục được quản lý. Như vậy, quá trình quản lý chi phí là một quá trình liên tục, có hệ thống, đòi hỏi các biện pháp phù hợp với tính chất của chi phí, chiến lược, kế hoạch kinh doanh của đơn vị. Còn nếu hiểu theo quan điểm trên, quản lý chi phí cũng bao gồm ba bước: lập kế hoạch chi phí, triển khai thực hiện kế hoạch, kiểm soát tình hình thực hiện kế hoạch chi phí. Lập kế hoạch chi phí là việc ước tính bao nhiêu nguồn lực cần sử dụng để hoàn thành một sản phẩm, dịch vụ hay một dự án của doanh nghiệp. Dựa trên 1313
những số liệu từ những kỳ kinh doanh trước, nguồn lực hiện có của doanh nghiệp và các thông tin liên quan khác, các yêu cầu về nguồn lực sẽ được thiết lập. Từ những yêu cầu về nguồn lực đó, doanh nghiệp sẽ ước tính chi phí cần thiết cho mỗi hoạt động. Trên cơ sở lập kế hoạch chi phí, doanh nghiệp triển khai thực hiện theo kế hoạch đã đề ra và bước cuối cùng của quy trình quản lý chi phí là kiểm soát chi phí. Kiểm soát chi phí được thực hiện trong suốt quá trình thực hiện kế hoạch chi phí để bảo đảm duy trì chi phí trong giới hạn đã đề ra hoặc có những điều chỉnh để kế hoạch hợp lý hơn mà vẫn duy trì được hiệu quả. Để quản lý về chi phí thật tốt, thông tin về chi phí phải được cập nhật đẩy đủ, kịp thời và chính xác. Thông tin chi phí chính là nguồn nguyên liệu đầu vào rất quan trọng cho quá trình ra quyết định của doanh nghiệp bởi hầu hết các quyết định của doanh nghiệp ở trong nhiều ngành như là các quyết định về định giá bán sản phẩm, quyết định tự sản xuất hay mua ngoài, quyết định mở rộng hay thu hẹp sản xuất, quyết định đầu tư cho một dự án mới…đều liên quan đến chi phí. Chính vì vậy việc tổ chức tập hợp để phân tích chi phí chính xác, kịp thời sẽ đem lại hiệu quả cao cho công tác quản lý chi phí. 2. Nội dung và vai trò của quản lý chi phí Từ khái niệm về chi phí, có thể thấy quản lý chi phí bao gồm những nội dung cụ thể sau: - Hạch toán đầy đủ chính xác các khoản chi phí phát sinh trong đơn vị nhằm cung cấp thông tin cho các bộ phận có liên quan. - Tiến hành phân tích và đánh giá tình hình chi phí phát sinh tại doanh nghiệp. Trên cơ sở đó, đưa ra các biện pháp nhằm kiểm soát được chi phí, giảm thiểu chi phí đồng thời vẫn đảm bảo được hiệu quả của hoạt động kinh doanh. - Sử dụng thông tin về chi phí để kiểm soát tình hình tài sản, nguồn vốn của doanh nghiệp, tránh tình trạng lãng phí, sử dụng tài sản sai mục đích và kém hiệu quả. Đồng thời, các nhà quản lý sẽ sử dụng thông tin về chi phí để đánh giá hiệu quả, hiệu năng của từng bộ phận, phòng ban, từng ngành hàng, từng thị trường để đưa ra quyết định kinh doanh phù hợp. 1414
Với nội dung như trên, quản lý chi phí có vai trò đặc biệt trong hoạt động kinh doanh của mỗi doanh nghiệp. Quản lý chi phí không chỉ giúp phân tích và đánh giá các khoản mục chi phí của doanh nghiệp mà từ đó còn chỉ ra được những mặt mạnh cũng như những thiếu sót của doanh nghiệp trong từng thời kỳ. Quản lý chi phí còn giúp giám đốc hoạch định chiến lược chi tiêu ngắn hạn và dài hạn của công ty dựa trên sự đánh giá tổng quát cũng như từng khía cạnh cụ thể của các yếu tố chi phí có ảnh hưởng tới sự tồn tại của công ty như: xác định chiến lược tài chính cho các chương trình, các dự án của doanh nghiệp là mở rộng hay thu hẹp sản xuất… Như vậy, quản lý tốt các khoản chi phí không những nâng cao hiệu quả kinh doanh của doanh nghiệp, mang lại lợi nhuận cho các chủ sở hữu mà còn góp phần quan trọng vào công tác quản lý tài sản, nguồn vốn và nguồn nhân lực của đơn vị. Các bộ phận, phòng ban có thành tích trong việc cắt giảm chi phí sẽ được doanh nghiệp đánh giá đúng mức, qua đó tạo động lực cho người lao động tham gia vào quá trình liên tục nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh. 3. Các biện pháp quản lý chi phí Như đã trình bày, để quản lý chi phí hiệu quả nhất, ngươì quản lý cần thu thập đầy đủ những thông tin về chi phí. Càng biết và hiểu nhiều về chi phí trong doanh nghiệp của mình, người quản lý càng dễ dàng trả lời được những câu hỏi liên quan đến chi phí, đoán trước được khó khăn và kiểm soát được chi phí. Muốn vậy, các doanh nghiệp phải có những biện pháp phù hợp với tính chất, chiến lược, kế hoạch kinh doanh của doanh nghiệp và đảm bảo cung cấp thông tin chi phí kịp thời, chính xác để xử lý. 3.1 Xây dựng định mức chi phí và lập dự toán ngân sách 3.1.1 Xây dựng định mức chi phí Quản lý và kiểm soát các chi phí là rất cần thiết, nhưng làm thế nào để biết doanh nghiệp đang quản lý những khoản chi đúng? Và nên giảm những khoản chi này bao nhiêu là đủ, là hợp lý? Chính vì vậy, trong quản lý và kiểm soát chi phí cần quyết định khoản nào cần chi rồi kiểm soát các khoản chi trong thực tế để đạt được chi phí như định mức đã đề ra. 1515
Định mức chi phí (hay chi phí tiêu chuẩn) có liên quan đến từng đơn vị sản phẩm cụ thể. Mỗi sảm phẩm chế tạo hay dịch vụ đều có một định mức phí. Định mức chi phí là khoản chi phí được xác định trước bằng cách lập ra những tiêu chuẩn gắn với từng trường hợp hay từng điều kiện việc làm cụ thể. Định mức chi phí không những chỉ ra được một khoản chi phí dự kiến là bao nhiêu mà còn xác định nên chi trong trường hợp nào. *Công dụng của chi phí định mức - Là cơ sở để doanh nghiệp lập dự toán hoạt động vì muốn lập dự toán chi phí nguyên vật liệu phải có định mức nguyên vật liệu, chi phí nhân công phải có định mức số giờ công. - Giúp các nhà quản lý kiểm soát được hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp vì chi phí định mức là tiêu chuẩn, cơ sở để đánh giá. - Gắn liền trách nhiệm của công nhân đối với việc sử dụng nguyên vật liệu sao cho tiết kiệm. Định mức chi phí có thể áp dụng cho mọi khoản chi ở doanh nghiệp, có thể bao gồm: - Chi phí lao động trực tiếp - Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp - Chi phí chung (có thể là chi phí cố định hay chi phí biến đổi) Lưu ý rằng chi phí luôn thay đổi vì vậy các định mức cần phải được xem xét lại thường xuyên để đảm bảo tính hợp lý của chúng. *Phương pháp xác định chi phí định mức * Phương pháp kỹ thuật: Phương pháp này đòi hỏi sự kết hợp của các chuyên gia kỹ thuật để nghiên cứu thời gian thao tác công việc nhằm mục đích xác định lượng nguyên vật liệu và lao động hao phí cần thiết để sản xuất sản phẩm trong điều kiện về công nghệ, khả năng hiện có và nguồn nhân lực hiện có tại doanh nghiệp. * Phương pháp phân tích số liệu lịch sử: Xem lại giá thành đạt được ở những thời kỳ trước như thế nào, tuy nhiên phải xem lại kỳ này có gì thay đổi và phải xem xét những chi phí phát sinh những kỳ trước đã phù hợn hay chưa, nếu không hợp lý, hợp lệ thì bỏ hay xây dựng lại. 1616
* Phương pháp điều chỉnh: Điều chỉnh chi phí định mức cho phù hợp với điều kiện trong tương lai của doanh nghiệp. *Hai loại định mức thường sử dụng là: Định mức lý tưởng và định mức dự kiến - Định mức lý tưởng dựa trên điều kiện làm việc hoàn hảo. Tuy nhiên, hiếm khi có được điều kiện hoàn hảo, do những nguyên nhân nằm ngoài tầm kiểm soát của chúng ta. Định mức lý tưởng có thể giúp ta thấy rõ những điểm khác biệt chính nhưng đối với nhiều người định mức lý tưởng dễ gây nản lòng vì mục tiêu có thể quá cao. - Định mức dự kiến thường dễ áp dụng hơn. Đây là các định mức mang tính thực tế,vì chúng cho phép một mức độ sai lệch chấp nhận khi thực hiện. Nếu như đội ngũ công nhân được quản lý tốt và sẵn sàng hợp tác thì doanh nghiệp dễ đạt được định mức dự kiến. *Xây dựng định mức cho các loại chi phí sản xuất - Xây dựng định mức chi phí nguyên vật liệu trực tiếp: Định mức chi phí nguyên vật liệu trực tiếp được xác định cả ở định mức mặt lượng và định mức mặt giá. Về mặt lượng nguyên vật liệu: Lượng nguyên vật liệu cần thiết để sản xuất một sản phẩm, có cho phép những hao hụt bình thường. Để sản xuất một sản phẩm thì định mức tiêu hao nguyên vật liệu là: Nguyên vật liệu cần thiết để sản xuất một sản phẩm, hao hụt cho phép, lượng vật liệu tính cho sản phẩm hỏng. Về mặt giá nguyên vật liệu: Phản ánh giá cuối cùng của một đơn vị nguyên vật liệu trực tiếp sau khi đã trừ đi mọi khoản chiết khấu thương mại, giảm giá hàng bán. Định mức về giá nguyên vật liệu để sản xuất sản phẩm là: - Giá mua (trừ đi các khoản chiết khấu thương mại, giảm giá hàng bán) - Chi phí thu mua nguyên vật liệu Như vậy ta có: Định mức về chi phí nguyên vật liệu = Định mức lượng * Định mức giá - Xây dựng định mức chi phí nhân công trực tiếp 1717
Định mức về giá một đơn vị thời gian lao động trực tiếp: bao gồm không chỉ mức lượng căn bản mà còn bao gồm cả các khoản phụ cấp lương, bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, kinh phí công đoàn của lao động trực tiếp. Định mức giá 1 giờ công lao động trực tiếp ở một phân xưởng như sau: - Mức lương căn bản một giờ - Bảo hiểm xã hội Định mức về lượng thời gian cho phép để hoàn thành 1 đơn vị sản phẩm. Có thể xác định bằng 2 cách: - Phương pháp kỹ thuật: Chia công việc theo nhiều công đoạn rồi kết hợp với bảng thời gian tiêu chuẩn của những thao tác kỹ thuật để định thời gian chuẩn cho từng công việc. - Phương pháp bấm giờ Về lượng thời gian để sản xuất 1 sản phẩm được xác định như sau: Thời gian cần thiết để sản xuất 1 sản phẩm; Thời gian nghỉ ngơi, lau chùi máy; Thời gian tính cho sản phẩm hỏng. Như vậy ta có: Định mức chi phí NCTT = Định mức lượng x Định mức giá Đinh mức chi phí sản xuất chung * Định mức biến phí sản xuất chung Cũng được xây dựng theo định mức giá và lượng. Định mức giá phản ánh biến phí của đơn giá chi phí sản xuất chung phân bổ. Định mức lượng, ví dụ thời gian thì phản ánh số giờ của hoạt động được chọn làm căn cứ phân bổ chi phí sản xuất chung cho 1 đơn vị sản phẩm * Định mức định phí sản xuất chung Được xây dựng tương tự như ở phần biến phí. Nhưng việc tách biến phí và định phí nhằm mục đích phân tích và quản lý chi phí sản xuất chung sau này. Từ cách xây dựng định mức trên ta có thể xây dựng phương trình hồi quy dưới dạng tuyến tính thể hiện mối quan hệ giữa các yếu tố cấu thành nên chi phí sản xuất, rồi sử dụng các kỹ thuật trong môn học kinh tế để giải bài toán này. Từ đó mà việc phân tích được chính xác và chi tiết, xác định được những nhân tố trực tiếp làm 1818
ảnh hưởng đến sự biến động của chi phí, giúp nhà quản lý có nguồn thông tin chắc chắn để có giải pháp kịp thời và hiệu quả trong quản lý chi phí. 3.1.2 Lập dự toán sản xuất kinh doanh Trong xu thế hội nhập kinh tế thế giới hiện nay cùng với môi trường kinh doanh biến đổi không ngừng, các doanh nghiệp muốn tồn tại và phát triển vững chắc cần phải có chiến lược kinh doanh hợp lý, cần phải xây dựng những kế hoạch cho tương lai và lường trước những khó khăn có thể gặp phải. Có như vậy đồng vốn bỏ ra cho bất kỳ kế hoạch sản xuất nào mới đem lại hiệu quả cao. Vì vậy cụ thể hoá kế hoạch sản xuất thành những con số chi tiết cụ thể thông qua lập dự toán sản xuất kinh doanh là hết sức cần thiết. Lập dự toán sản xuất kinh doanh có ý nghĩa to lớn trong hoạt động quản lý doanh nghiệp nói chung và quản lý chi phí nói riêng: - Cung cấp một cách hệ thống về tình hình chi phí từ đó có những hoạch định phù hợp cho tương lai của doanh nghiệp. - Xác định cụ thể các chỉ tiêu quản lý phù hợp với yêu cầu quản trị doanh nghiệp và phù hợp với đặc điểm kinh doanh, trên cơ sở đó làm căn cứ để hệ thống hoá thông tin chi phí nhằm đánh giá, kiểm soát các chi phí. - Trên cơ sở lập dự toán chi phí cụ thể, việc quản lý từng khoản mục chi phí sẽ trở nên chặt chẽ, lường hết được những khó khăn và những nhân tố ảnh hưởng đến quá trình quản lý chi tiêu để có những điều chỉnh phù hợp. - Là cơ sở cho việc phân tích tình hình biến động chi phí, xác định rõ nguyên nhân khách quan cũng như chủ quan trong quá trình thực hiện dự toán. Từ đó thấy được những mặt mạnh cần phát huy và những tồn tại cần khắc phục. Dự toán có nhiều loại khác nhau để thích ứng với từng nhu cầu riêng rẽ và từng hoàn cảnh cụ thể của doanh nghiệp. Trong cùng một dự toán, quá trình thực hiện dự toán cũng có thể thay đổi. Như vậy dự toán có thể được phân loại theo những tiêu thức như: - Dự toán theo đơn vị đo lường (dự toán sản xuất kinh doanh, dự toán tài chính…); 1919