Quản trị Logistics: Khóa luận tốt nghiệp về thực trạng và giải pháp cải tiến quy trình thu mua - ép - xuất giấy tại công ty TNHH TM-VT Hoàng Tùng

.

,

B Ị

, TRƯỜNG ĐẠI HỌC BÀ RỊA-VŨNG TÀU

VIỆN KỸ THUẬT - KINH TÉ BIỂN

Ca p Sa in t Ịacques

BARIA VUNGTAU UNIVERSITY

KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP

ĐỀ TÀ/.MỒT SỐ GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ HOẠT ĐỘNG

THU MUA - ÉP- XUẤT GIẤY CỦA CÔNG TY TNHH TM-VT

HOÀNG TÙNG

Trình độ đào tạo: Đại Học

Hệ đào tạo: Chính quy

Ngành: Quản Trị Kinh Doanh

Chuyên ngành: Quản Trị Logistics Và Chuỗi Cung Ứng

Khoá học: 2013-2017

Đơn vị thực tập: Công ty TNHH TM-VT Hoàng Tùng

Giảng viên hướng dẫn: ThS. Đỗ Thanh Phong

Sinh viên thực hiện: Phùng Thị Phượng

Ì1

Bà Rịa-Vũng Tàu, tháng 7 năm 2017

4 NHẬN XÉT CỦA ĐƠN VỊ THỰC TẬP

Vũng Tàu, ngày........tháng ......năm 20...

Xác nhận của đơn vị

Đ Á N H G IÁ C Ủ A G IẢ N G V IÊ N H Ư Ớ N G D Ẫ N

1. Thái độ tác phong khi tham gia thực tập:

2. Kiến thức chuyên môn:

3. Nhận thức thực tế:

4. Kỹ năng ứng dụng lý thuyết cào thực tế:

5. Đánh giá kết quả thực tập:

Vũng Tàu, ngày tháng ..... năm 20...

Đ Á N H G IÁ C Ủ A G IẢ N G V IÊ N P H Ả N B IỆ N

1. Về định hướng đề tài:

2. Về kết cấu:

3. Về nội dung:

4. Về hướng giải pháp:

5. Đánh giá khác:

6. Đánh giá kết quả:

Vũng Tàu, ngày tháng ..... năm 20...

LỜI CẢM ƠN

Không có sự thành công nào mà không gắn liền với những sự hỗ trợ, giúp đỡ dù

ít hay nhiều, trực tiếp hay gián tiếp từ người khác. Trong suốt thời gian học tập ở giảng

đường đại học đến nay, em đã nhận được nhiều sự giúp đỡ của quý thầy cô, gia đình,

bạn bè. Và đặc biệt, em xin chân thành cảm ơn những giảng viên ở Viện du lịch -

quản lý- kinh doanh đã tận tình chỉ dạy em trong suốt 4 năm học tại trường đại học Bà

Rịa - Vũng Tàu. Nhờ lượng kiến thức vô giá thầy cô trao tặng đã giúp em hoàn thành

bài luận văn tốt nghiệp này.

Em xin cảm ơn thầy Đỗ Thanh Phong, thầy đã hướng dẫn cho em trong suốt

thời gian vừa qua.Dù công việc luôn bận rộn nhưng thầy luôn nhiệt tình chỉ dẫn,giải

đáp những thắc mắc khi em gặp khó khăn về bài làm, về tính chất công việc.Em vô

cùng biết ơn thầy.

Em xin cảm ơn cô Võ Thị Thu Hồng, sự giúp đỡ của cô để em hoàn thành khóa

luận này là hết sức đáng quý. Cô đã giúp em sửa những lỗi còn mắc phải, giúp em có

những kiến thức để làm một bài luận văn hoàn chỉnh hơn.Một lần nữa, em cảm ơn cô

rất nhiều.

Tiếp theo không thể không kể đến ban lãnh đạo, các cô chú trong phòng kinh

doanh, phòng KCS tại phân xưởng của công ty TNHH TM-VT Hoàng Tùng. Cảm ơn

vì công ty đã tạo điều kiện để em có thể thực tập, đã cho phép em tìm hiểu thông tin từ

công ty.Cảm ơn anh Tùng phòng KCS đã chỉ bảo em nhiệt tình, đưa ra những công

việc cụ thể giúp em hiểu sâu về quy trình hoạt động của phân xưởng, từ đó giúp em có

những số liệu và giải pháp cụ thể để em hoàn thành bài luận văn này.

Em chân thành cảm ơn.

Vũng Tàu, ngày........tháng ......năm 20...

Sinh Viên Thực Tập

Phùng Thị Phượng

MỤC LỤC

Lời mở đ ầ u .................................................................................................................... 1

CHƯƠNG 1. GIỚI THIỆU CHUNG.......................................................................... 3

1. Công Ty Trách Nhiệm Hữu Hạn Thương Mại - Vận Tải Hoàng Tùng..................3

1.1. Giới Thiệu................................................................................................................ 3

1.2. Lĩnh vực kinh doanh................................................................................................ 4

1.3. Cơ cấu tổ chức quản lý ............................................................................................4

CHƯƠNG 2: CƠ SỞ LÝ LUẬN................................................................................. 8

2.1. Một số lý luận về việc thu mua và bán hàng........................................................ 8

2.1.1 Khái niệm, mục tiêu, vai trò của quản trị mua hàng dối với doanh nghiệp...........8

2.1.2. Khái niệm, mục tiêu, vai trò của quản trị bán hàng đối với doanh nghiệp...........8

2.2. Một số lý luận về nguyên vật liệu thu m ua............................................................9

2.2.1. Khái niệm, đặc điểm, vai trò của nguyên vật liệu................................................ 9

2.2.2. Phân loại, đánh giá N V L.....................................................................................10

2.3. Tồn Kho...............................................................................................................17

2.3.1. Khái niệm ............................................................................................................17

2.3.2. Phân loại..............................................................................................................17

2.3.3. Lý do của việc lưu trữ hàng tồn kho:.................................................................18

2.3.4. Lợi ích và chi phí cho lưu trữ hàng tồn kho:......................................................18

2.3.5. Mục đích của quản trị hàng tồn kho:..................................................................20

CHƯƠNG 3. THỰC TRẠNG QUY TRÌNH THU MUA GIẤY TẠI CÔNG TY HOÀNG TÙNG.............. 21

3.1. Tổng quan về ngành giấy của Việt Nam............................................................... 21

3.1.1. Tình hình chung.................................................................................................. 21

3.1.2. Các sản phẩm giấy.............................................................................................. 22

3.2. Thực trạng thu mua-ép - xuất giấy tại công ty TNHH TM-VT Hoàng Tùng..... 22

3.2.1. Các loại giáy công ty thu m ua...........................................................................22

3.2.3. Thu mua.............................................................................................................. 24

3.2.4. Ép giấy................................................................................................................ 37

3.2.5. Xuất hàng............................................................................................................ 45

CHƯƠNG 4. MỘT SỐ GIẢI PHÁP VÀ KIẾN NGHỊ NÂNG CAO HIỆU QUẢ QUY TRÌNH HOẠT ĐỘNG THU MUA - ÉP GIẤY-TỒN KHO CỦA CÔNG TY TNHH TM-VT HOÀNG TÙNG............................................................................... 58

4.1. Mục tiêu và định hướng cho năm 2017.................................................................58

4.2. Một số giải pháp.................................................................................................... 58

4.2.1. Giải pháp cho quá trình thu m ua....................................................................... 58

4.2.2. Giải pháp cải tiến quy trình ép giấy................................................................... 61

4.2.3. Giải pháp cho quy trình Xuất giấy.....................................................................63

Tài liệu Tham Khảo...................................................................................................... 66

Danh Mục Bảng Biểu

Sơ đồ 1.1: Cơ chế tổ chức tại công ty TNHH TM-VT Hoàng Tùng (Nguồn: Công ty

Hoàng Tùng.................................................................................................................... 5

Sơ đồ 3.1: Quy trình thu mua giấy ngoài công t y ........................................................ 24

Sơ Đồ 3.2: Quy trình thu mua tại công ty TNHH TM-VT Hoàng Tùng..................... 26

Bảng 3.1 : Báo cáo sản lượng ngày 17 tháng 12 năm 2016........................................ 30

Bảng 3.2 : Báo cáo sản lượng tuần 3 tháng 12 năm 2016 (Nguồn: Phòng KCS)........31

Bảng 3.3 : Báo cáo nhập hàng các tuần trong tháng 12 năm 2016.............................. 32

Bảng 3.4: Sản lượng thu mua trong năm 2016.............................................................33

Bảng 3.5 : Giá đối thủ cạnh tranh tại ngày 17 tháng 5 năm 2016 ...............................34

Bảng 3.6: Bảng ghi nhận trọng lượng và độ ấm giấy ép.............................................. 38

Sơ Đồ 3.3: Quy trình ép giấy tại công ty Hoàng Tùng (Nguồn: Phòng KCS)...............39

Sơ đồ 3.4: Thứ tự xếp bales giấy tại công ty Hoàng Tùng.......................................... 40

Bảng 3.7: Bảng ghi nhận trọng lượng và độ ấm giấy ép cuối ngày............................. 41

Hình 1: Mô phỏng bales giấy tại công ty Hoàng Tùng (Nguồn: Phòng KCS)........... 42

Bảng 3.8: Báo cáo kho hằng ngày của công ty Hoàng Tùng....................................... 43

Sơ đồ 3.5: Quy trình xuất hàng (Nguồn: Phòng KCS)................................................46

Bảng 3.9: Ghi nhận xuất hàng tại công ty Hoàng Tùng...............................................48

Bảng 3.10: Thông tin xuất hàng trong tuần của công ty Hoàng Tùng.........................50

Bảng 3.11 : Tổng kết báo cáo xuất hàng hằng tháng................................................... 51

Biểu đồ 3.3: Sản Lượng xuất hàng tại công ty Hoàng Tùng trong năm 2016............. 53

Bảng 3.13: Tổng kết xuất nhập hàng của công ty Hoàng Tùng tháng 11 năm 2016 ....55

Bảng 3.14: Tổng kết xuất nhập hàng tại công ty Hoàng Tùng qua các từ tháng 3 đến

tháng 11 năm 2016.......................................................................................................56

BẢNG DANH MỤC VIẾT TẮT

Từ viêt tăt Nội dung

Kiểm tra Chất lượng Sản Phẩm KCS

OT Out Throw

PM Prohibitive Material

NDLK Giấy xén lề chưa qua sử dụng

LOCC Giấy thùng đã qua sử dụng

NVL Nguyên vât liệu

MC Độ ẩm

Lời mở đầu

1. Lý do chọn đề tài

Ngành giấy là một trong những ngành được hình thành rất sớm tại Việt Nam,

khoảng năm 284. Theo Hiệp hội Giấy và Bột giấy Việt Nam(VPPA) cho biết, tổng số

lượng giấy tiêu thụ cả nước năm 2012 lên tới 2.9 triệu tấn/năm. Tổng cầu giấy tăng

nhanh qua các năm kéo theo ngành Công nghiệp giấy không ngừng phát triển. Với tài

nguyên rừng trù phú có thể phát triển các vùng nguyên liệu phục vụ công nghiệp giấy,

nhưng lợi thế này vẫn chưa được phát triển hiệu quả. Để đối phó với tình tạng này,

ngành sản xuất giấy của Việt Nam phát triển mạnh ở lĩnh vực tái chế giấy nhằm mục

tiêu tận dụng nguồn nguyên liệu, giảm giá thành, giảm phá rừng và bảo vệ môi trường.

Vì vậy, em chọn đề tài “ Thực trạng và giải pháp cải tiến quy trình thu mua- ép- xuất

giấy của công ty TNHH TM-VT Hoàng Tùng” với mong muốn tìm hiểu được quá

trình tái chế giấy của công ty, từ đó giúp công ty đưa ra các giải pháp hiệu quả để khối

lượng giấy xuất đi ngày càng nhiều, mang lại lợi nhuận cao cho công ty.

2. Mục tiêu nghiên cứu

Việc nghiên cứu nhằm đi sâu vào tình hình thu mua - ép- xuất giấy của công ty

TNHH TM - VT Hoàng Tùng để thấy những khâu nào tốt cần phát huy hiệu quả còn

khâu nào yếu sẽ được xem xét và đưa ra các phương án để giải quyết. Thông qua việc

phân tích cụ thể tình hình của công ty, từ đó để có các chiến lược phát triển phù hợp.

3. Đối tượng nghiên cứu

Đối tượng nghiên cứu là các báo cáo về khối lượng thu mua- ép - xuất giấy của

công ty, quy trình hoạt động khi thu mua - ép - xuất giấy tại phân xưởng.

4. Phạm vi nghiên cứu

Phân tích báo cáo hoạt động thu mua- ép -xuất giấy của công ty TNHH TM -

VT Hoàng Tùng từ năm 2016 đến nay để đánh giá thực trạng khối lượng giấy công ty

tái chế hiện tại và đưa ra phân tích xu hướng phát triển sắp tới.

Phân tích chuỗi cung ứng nguyên vật liệu của công ty để đưa ra các ưu khuyết

điểm giúp công ty có khuynh hướng giải quyết phù hợp.

1

5. Phương pháp nghiên cứu

Trước hết là phương pháp thu thâp số liệu từ các báo cáo của phòng KCS, tìm

hiểu các sách liên quan.

Quan sát cơ cấu bố trí kho cũng như quá trình hoạt động của công ty.

Thu thập, khảo sát và đánh giá số liệu thu thập qua các câu hỏi khảo sát.

Các phương phsp Liệt kê, phân tích các số liệu liên quan.Phương pháp so sánh,

phân tích tổng hợp các biến động, phương pháp phân tích các chỉ số...

6. Kết cấu đề tài

Ngoài phần mở đầu và kết luận, nội dung của bài gồm bốn chương:

Chương 1: GIỚI THIỆU VỀ CÔNG TY TNHH TM- VT HOÀNG TÙNG

Chương 2: CƠ SỞ LÝ LUẬN

Chương 3: THỰC TRẠNG VÀ GIẢI PHÁP CẢI TIẾN HOẠT ĐỘNG THU

MUA- ÉP- XUẤT GIẤY CỦA CÔNG TY

Chương 4: MỘT SỐ GIẢI PHÁP VÀ KIẾN NGHỊ

2 CHƯƠNG 1. GIỚI THIỆU CHUNG

1. Công Ty Trách Nhiệm Hữu Hạn Thương Mại - Vận Tải Hoàng Tùng

1.1. Giới Thiệu

Tên Cty: CÔNG TY TRÁCH NHIỆM HỮU HẠN THƯƠNG MẠI - VẬN TẢI

HOÀNG TÙNG

Tên Tiếng Anh: HOANG TUNG TRANSPORT AND TRADING COMPANY

LIMITED

Địa chỉ: 10 Đường 5 1B, Phường 12 - TP. Vũng Tàu - Tỉnh Bà Rịa- Vũng TÀU

Điện thoại: 0643.627809 Fax 0643.627809

Công ty TNHH Thương Mại - Vận Tải Hoàng Tùng là một doanh nghiệp tư

nhân được thành lập và đi vào hoạt động từ ngày 12 tháng 2 năm 2010 theo giấy phép

số 630/QĐUB của UBND Tỉnh Bà Rịa - Vũng Tàu. Trụ sở chính đặt tại số 10 đường

51B - Phường 12 - TP Vũng Tàu - Tỉnh Bà Rịa - Vũng Tàu.

Kể từ những ngày đầu thành lập, công ty đã trải qua muôn vàn khó khăn trong

lĩnh vực thu mua giấy. Nhưng trải qua hơn 6 năm đầy biến động, đến nay, công ty đã

trở thành một doanh nghiệp hàng đầu trong lĩnh vực thu mua, ép giấy carton.

* Sứ mệnh

Công ty cam kết cung cấp giấy thô bán thành phẩm chất lượng cao với mục

tiêu:

- Chung tay với cộng đồng góp phần bảo vệ môi trường với trách nhiệm xã hội cao;

- Chia sẻ giá trị, lợi nhuận và tăng trưởng bền vững với đối tác, cổ đông và nhân viên.

*Sự Chuyên Nghiệp

- Chuyên nghiệp trong đường hướng kinh doanh và phát triển, tạo ra giá trị

cộng thêm trong từng sản phẩm.

- Chuyên nghiệp trong hoạt động sản xuất kinh doanh, thông qua các hệ thống

quản lý, quy trình tương tác và kỹ năng làm việc thành thạo của từng nhân viên;

- Chuyên nghiệp trong hành xử với khách hàng, đối tác và giữa nhân viên.

* Sự chia sẻ

- Chia sẻ lợi nhuận với đối tác, cổ đông và nhân viên.

- Chia sẻ giá trị và tương lai phát triển nghề nghiệp đến nhân viên.

3

* Hài Hòa Lợi Ích

- Hài hòa giữa lợi nhuận - kinh tế - xã hội.

- Phát triển môi trường sinh thái bền vững.

1.2. Lĩnh vực kinh doanh

- Thu mua giấy carton, ép và xuất bán giấy bán thành phẩm.

1.3. Cơ cấu tổ chức quản lý

* Cơ cấu tổ chức

Công ty TNHH TM-VT Hoàng Tùng tổ chức bộ máy quản lí theo cơ cấu quản

lí trực tuyến chức năng. Trong đó chức năng và nhiệm vụ của các phòng ban được quy

định rất cụ thể:

Sơ đồ cơ cấu tổ chưc của Công ty thuộc dạng trực tuyến tham mưu cho Ban

giám đốc Công ty theo nhiệm vụ được phân công. Phân xưởng sản xuất theo kế hoạch

nhiệm vụ được giao, là đơn vị trực thuộc không có tư cách pháp nhân, hạch toán báo

sổ chi tiết, chịu sự quản lý của các phòng: tổ chức hành chính, kế toán tài vụ, phòng

kinh doanh xuất nhập khẩu

Sơ đồ cơ cấu tổ chức:

4

Sơ đồ 1.1: Cơ chế tổ chức tại công ty TNHH TM-VTHoàng Tùng

(Nguồn: Công ty Hoàng Tùng).

- Giám Đốc: Có quyền hạn cao nhất cuả Công ty, trực tiếp lãnh đạo, quản lí

điều hành và giám sát toàn bộ hoạt động của công ty với nguyên tắc dân chủ, chịu

trách nhiệm trước pháp luật Giám đốc là người chủ trương lập kế hoạch, giao chỉ tiêu

kế hoạch và chỉ đạo thường xuyên cho các phòng ban. Thường xuyên kiểm tra giám

sát các hoạt động để đưa ra những biện pháp giải quyết kịp thời những vướng mắc

nhằm thực hiện tốt các mục tiêu của Công ty đề ra. Để làm tốt dược công việc này,

giám đốc được sự hỗ trợ của các Phó giám đốc nhằm giảm bớt công việc để đảm bảo

việc điều hành kinh doanh đạt hiệu quả, chịu trách nhiệm trước pháp luật và tập thể

cán bộ công nhân viên và kết quả kinh doanh của Công ty.

- Phó Giám Đốc: Là người hỗ trợ cho Giám đốc trong quản lý và điều chỉnh

công việc. Luôn theo dõi, giám sát công việc thực hiện kế hoạch kinh doanh hay

nhiệm vụ được Giám đốc phân công để kiểm tra và báo cáo với giám đốc toàn hộ hoạt

5

động của Cty. Tham mưu và cung cấp cho Giám đốc những thông tin cần thiết về việc

ra quyết định.

- Phòng kế toán - tài vụ: Quản lý vốn, tài sản, giám sát mọi hoạt động tài chính

Cty, phân tích hoạt động kinh doanh, cung cấp thông tin quản lý và sử dụng vốn. Cuối

kỳ lập báo cáo kế toán để cung cấp thông tin tài chính cho Giám đốc, cơ quan chức

năng Nhà nước và các đối tác bên ngoài.

- Phòng tổ chức hành chính: Tham mưu cho Giám đốc trong việc lựa chọn, đào

tào và bố trí nhân lực, tiền lương, bảo hộ, an toàn vệ sinh lao động. Theo dõi, đôn đốc,

kiểm tra và tổng hợp công tác thi đua khen thưởng, kỷ luật cho cán bộ, công nhân viên

trong Cty và thủ tục hành chính.

- Bộ phận thua mua và bán hàng: hỗ trợ công ty mua được nguồn cung ứng với

giá rẻ nhất , chất lượng tốt nhất, cung ứng kịp thời nhất, cùng phối hợp với phân

xưởng, bộ phận kinh doanh đem lại lợi nhuận tối đa cho công ty và đáp ứng nhu cầu

khách hàng.

- Phân Xưởng Ép Giấy: Là trái tim của công ty, đây là nơi diễn ra các hoạt động

thu mua, ép giấy, tồn kho và xuất giấy. Tại đây được điều hành bởi hai tổng giám sát.

Với công suất 1000 tấn/ tháng. Cũng là nơi thu mua của các chủ vựa giấy ở khu vực

tỉnh Bà Rịa - Vũng Tàu. Ngoài ra, các vựa giấy ở Phan Thiết, Bình Thuận cũng một

trong những khách hàng lớn của công ty.

- Nhân viên KCS: người trực tiếp điều hành phân xưởng. Các hoạt động thu

mua, ép giấy, xuất hàng đều được thực hiện dưới sự kiểm soát của nhân viên KCS.

1.4 Đánh giá kết quả hoạt động sản xuất kinh daonh của công ty qua ba

năm 2014-2016

6 Bảng 1: Kết quả hoạt dộng của công ty qua 3 năm 2014-2016

Đơn 2014 2015 2016 Chỉ tiêu vị

Doanh

đồng 12,476,938,254 11,664,873,928 13,636,462,455 thu bán

hàng

Doanh

thu Doanh đồng 1,772,624 725,982 2,245,864 hoạt thu động tài

r p ATổng

chính

đồng 12,478,710,878 11,665,599,910 13,638,708,319 doanh

thu

Giá vốn hàng đồng 9,982,968,702 9,332,479,928 10,910,966,655 bán

đồng 8,347,634 4,666,684 20,466,777 Chi phí quản lý

Lợi nhuận sau đồng 1,890,419,852 1,769,624,506 2,057,528,914 thuế

(Nguồn: Báo cáo quyết toán của mỗi quý qua ba năm 2014,2015, 2016- phòng kế

toán)

Nhận xét:

Thời kỳ 2014 - 2015, tình hình hoạt động kinh doanh của Công ty có nhiều

biến động lên xuống.Lợi nhuận sau thuế năm 2014 là 1,891,419,852 đồng.Năm 2015

lợi nhuận sau thuế giảm còn 1,796,624,506 đông.Đến năm 2016 tình hình cải tiến hơn,

lợi nhuận sau thuế tăng nhanh lên 2,057,528,914 đồng.

7 CHƯƠNG 2: CƠ SỞ LÝ LUẬN

2.1. Một số lý luận về việc thu mua và bán hàng

2.1.1 Khái niệm, mục tiêu, vai trò của quản trị mua hàng dối với doanh nghiệp

+ Khái niệm :

Mua hàng là hệ thống các mặt công tác nhằm tạo nên lực lượng hàng hóa tại cơ sở logistics, đáp ứng đúng yêu cầu dự trữ, sản xuất bán hàng với tổng chi phí thấp nhất. Về bản chất kinh tế, mua hàng là hành vi thương mại đầu tiên nhằm chuyển giao quyền sở hữu thương mại giữa doanh nghiệp và nguồn hàng. Thực chất mua hàng là tạo nguồn lực hàng hóa để triển khai toàn bộ hệ thống logistics, do đó chât lượng và chi phí của logistics chịu ảnh hưởng rất lớn từ việc mua hàng.

+ Mục tiêu:

- Mục tiêu hợp lý hóa dự trữ: mua hàng đảm bảo dự trữ bổ sung hợp lý về số

lượng, chất lượng và thời gian

- Mục tiêu chi phí: Phải đảm bảo giảm chi phí nghiệp vụ mua

- Mục tiêu phát triển mối quan hệ: Thông qua mối quan hệ phát triển mối quan

hệ nguồn hàng hiện tại , phát hiện thiết lập quan hệ nguồn hàng tiềm năng.

+ Vai trò:

- Tạo nguồn lực logistics - hàng hóa - ban dầu triển khai toàn bộ hệ thống logistics: Đảm bảo nguồn dự trữ kịp thời. Trên sơ sở đó, thỏa mãn tốt nhất nhu cầu dịch vụ của khách hàng, đực biệt dịch vụ mặt hàng, dịch vụ thời gian.

- Tạo điều kiện giảm chi phí, tăng lợi nhuận cho kinh daonh thương mại, giá trị hàng hóa mua chiểm tỉ lệ lớn, từ 60-80% daonh thu, Do đso cần giảm chi phí tương đối trong mua hàng là đã ảnh hưởng lớn tới lợi nhuân hơn là giảm cho chi phí khác,

2.1.2. Khái niệm, mục tiêu, vai trò của quản trị bán hàng đối với doanh nghiệp

+ Một số Khái niệm phổ biến treent hế giới hiện nay:

-Bán hàng là hoạt động thực hiện sự trao đổi sản phẩm hay dịch vụ của người bán chuyển cho người mua để được nhận lại từ người mua tiền, vật phẩm hoặc giá trị trao đởi dã thỏa thuận.

8

- Bán hàng là quá trình liên hệ với khcash hàng tiềm năng, tìm hiểu nhu cầu cảu khách hàng, trình bày avf chứng minh sản phẩm, đàm phán mua bán, giao hàng avf thanh toán.

- Bán hàng là sự phục vụ, giúp đỡ khách hàng nhằm cung cấp cho khách hàng

những thứ mà họ mong muốn.

+ Vai trò:

Bán hàng có vai trò vô cùng quan trọng trong kinh doanh và xã hội:

-Bán hàng giúp cho hàng hóa đưuọc lưu chuyển từ nơi sản xuất đến tay người tiêu dùng. Do đó, nếu không có bán hàng thì sản xuất chắc cahwns sẽ gặp nhiều khó khắn, nền kinh tế sẽ bị suy thoái vì khủng hoảng cung cầu, xã hội vì thế khong thể phast triển.

- Bán hàng còn đóng và trò lưu thông tiền tệ trong guồng máy kinh tế. Doanh nghiệp sản xuất ra hàng hóa hay dịch vụ, bán cho những người có nhu cầu để thu về lợi nhuận. Tiền thu về từ hoạt động abs hàng sẽ tiếp tục đưa vào hoạt dộng sản xuất để tiếp tục sinh lợi sau đượt bán hàng tiếp theo.

- Bán hàng giúp cho luân chuyển hàng hóa từ nới dư thừa sang nơi có nhu cầu. Đây chính là động lực để doanh nghiệp di chuyển hàng hóa từ những nơi dư thừa, giá thấp đến bán ở những nơi hàng hóa khan hiếm , giá cao mong kiếm được lợi nhuận cao hơn. Do đó, bán hàng đóng vai trò vô cùng quan trọng trong việc cân bằng nhu cầu xã hội.

- Bán hàng mang về lợi ích cho cả người mua lẫn người bán.Đối với người mua, lợi ích của họ có được là sản phẩm.Còn đối với nguwoif bán, đó là lợi nhuận từ kinh doanh.Nhờ hoạt đọng bán hàng mà lồn tiền- hàng luân chuyển thường xuyên giữa người mua và người bán.Mỗi vòng luân chuyển đều phát sinh lợi ích cho cả hai bên.

2.2. Môt số lý luân về nguyên vât liêu thu mua

2.2.1. Khái niêm, đặc điểm, vai trò của nguyên vât liêu

> Khái niệm

NVL làyếu tố cơ bản trong quá trình sản xuất, là cơ sở vật chất cấu thành nên

thực tế sản phẩm và là yếu tố đầu vào không thể thiếu trong doanh nghiệp sản

xuất.NVL tham gia thường xuyên và trực tiếp vào quá trình sản xuất và ảnh hưởng

trược tiếp đến chất lượng sản phẩm.

9

> Đặc điểm

Trong các doanh nghiệp sản xuất, NVL là tài sản dự trữ sản xuất thuộc nhóm

hàng tồn kho, nhưng NVL có những đặc điểm riêng khác với các loại tài sản khác của

doanh nghiệp là khi tham gia vào quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh, NVL bị

tiêu hao toàn bộ, không giữ nguyên hình thái vật chất ban đầu mà chuyển toàn bộ giá

trị vào chi phí sản xuất kinh doanh trong kỳ.Tuy nhiên, giá trị chuyển dịch lớn hay nhỏ

còn tùy thuộc vào từng loại hình doanh nghiệp sản xuất tạo ra giá trị sản phẩm.

> Vai trò của NVL

Bất kỳ một doanh nghiệp nào khi tiến hành sản xuất kinh doanh cũng phải đầu

tư nhiều chi phí khác nhau.Trong đó, NVL chiếm tỷ trọng lớn trong tổng chi phí sản

xuất. Ví dụ như: trong giá thành sản xuất công nghiệp cơ khí là từ 50% - 60%, trong

giá thành sản xuất công nghiệp nhẹ chiếm 70%, trong giá thành sản xuất công nghiệp

chế biến chiếm tới 80%. Do vậy, cả số lượng và chất lượng sản phẩm đều bị quyết

định bởi số NVL tạo ra nó. Nên yêu cầu của NVL phải có chất lượng cao, đúng quy

cách chủng loại, chi phí được hạ thấp, giảm mực tiêu hao NVL thì sản phẩm sản xuất

ra mới đạt yêu cầu, giá thành hạ, số lượng sản phẩm tăng sẽ phần nào thỏa mãn nhu

cầu khách hàng.

NVL là tài sản thường xuyên biến động, nó đảm bảo cho dây chuyền sản xuất

diễn ra liên tực, góp phần nâng cao hiệu quả sản xuất.Mặt khác, trong doanh nghiệp

sản xuất, chi phí NVL thường chiếm tỷ trong lớn trong toàn bộ chi phí sản xuất và giá

thành sản phẩm. Vì thế, tăng cường công tác kế toán, công tác quản lý NVL tốt sẽ đảm

bảo việc sử dụng tiết kiệm và hiệu quả NVL để giảm bớt chi phí sản xuất, giá thành

sản phẩm, qua đó có thể tối đa hóa lợi nhuận cho doanh nghiệp.

2.2.2. Phân loại, đánh giá NVL

2.2.2.I. Phân loại

Trong mỗi doanh nghiệp, do tính chất đặc thù trong hoạt động sản xuất kinh

doanh nên sử dụng nhiều NVL khác nhau. Mỗi NVL có nội dung kinh tế, công dụng,

tính năng lý, hóa học khác nhau trong quá trình sản xuất. Do đó, việc phân loại NVL

có cơ sở khoa học là điều kiện quan trọng để có thể hạch toán một cách chi tiết và

quản lý một cách chặt chẽ phục vụ cho công tác quản trị doanh nghiệp.

10

Thứ nhất: căn cứ vào nội dung kinh tế và yêu cầu quản trị doanh nghiệp, NVL

của doanh nghiệp bao gồm:

- NVL chính: Là những NVL đóng vai trò quyết định, là đối tượng lao

động chủ yếu thành nên thực thể vật chất sản phẩm. Ở các doanh nghiệp khác nhau thì

sử dụng NVL chính không giống nhau, có thể sản phẩm của doanh nghiệp này là NVL

cho doanh nghiệp khác, vì vậy đối với bán thành phẩm mua ngoài với mục đích để tiếp

tục quá trình sản xuất sản phẩm cũng được coi là NVL chính.

- NVL phụ: Là những loại vật liệu khi sử dụng chỉ có tác dụng phụ trong

sản xuất, không cấu thành nên thực thể sản phẩm nhưng được sử dụng kết hợp với

NVL chính nhằm nâng cao chất lượng, hoàn thiện sản phẩm.

- Nhiên liệu: Bao gồm các loại ở thể lỏng, khí, rắn như là xăng, dầu,

than... có tác dụng cung cấp nhiệt lượng, phục vụ cho các phương tiện máy mọc thiết

bị hoạt động sản xuất kinh doanh.

- Phụ tùng thay thế: Là các loại phụ tùng, chi tiết dùng để thay thế sửa

chữa máy móc, thiết bị sản xuất, phương tiện vận tải.

- Vật liệu và thiệt bị xây dựng cơ bản: bao gồm vật liệu, công cụ,

phương t i ệ n . dùng cho công tác xây dựng cơ bản của doanh nghiệp.

- Vật liệu khác (Phế liệu): là những loại vật liệu chưa được sắp xếp vào

các loại trên, thường là những loại vật liệu loại ra từ quá trình sản xuất hoặc là phế liệu

thu hồi trong quá trình thanh lý tài sản cố định.

Tùy thuộc vào yêu cầu quản lý và hạch toán chi tiết mà trong từng loại vật liệu

nêu trên lại được chia thành từng nhóm với những quy cách, phẩm chất riêng.Mỗi loại

trong nhóm được quy định một ký hiệu riêng thùy thuộc vào doanh nghiệp sao cho

thuận lợi trong việc tiêu hao, định mức dự trữ từng loại NVL dùng sản xuất sản phẩm.

Thứ hai: Căn cứ vào nguồn hình thành NVL trong doanh nghiệp sản xuất, NVL

có thể được chia thành:

- NVL mua ngoài

- NVL tự gia công chế biến

- NVL thuê ngoài gia công chế biến

- NVL do đơn vị khác góp vốn liên doanh

- NVL được cấp phát biếu tặng

- NVL từ các nguồn khác

11

Phân loại theo cách này thuận lợi cho việc kiểm tra, theo dõi và xây dựng kế

hoạch về NVL cho quá trình thu mua dự trữ, là cơ sở xây dựng kế hoạch sản xuất và

tính giá vốn VL nhập kho.

Thứ ba: căn cứ vào mục đích, công dụng của NVL cũng như nội dung quy định

phản ánh chi phí NVL trên các tài khoản kế toán, NVL gồm:

- NVL trực tiếp dùng cho nhu cầu sản phẩm: Là NVL dùng trực tiếp cho

sản xuất chế tạo sản phẩm, là bộ phận chính cấu thành nên thực thể sản phẩm.

- NVL dùng cho nhu cầu khác:

+ NVL dùng cho quản lý ở các phân xưởng, dùng cho bộ phận bán hàng,

quản lý doanh nghiệp.

+ Nhượng bán.

+ Đem góp vốn liên doanh.

+ Đem biếu tặng...

Cách phân loại này giúp cho quá trình sản xuất, quản lý NVL trong

doanh nghiệp đạt hiệu quả cao.

> Tác dụng của việc phân loại:

Tùy vào mỗi căn cứ khác nhau, doanh nghiệp phân chia NVL thành các loại

khác nhau. Việc phân chia NVL giúp cho kế toán tổ chức các tài khoản tổng hợp, chi

tiết để phản ánh tình hiện có và sự biến động của các loại NVL trong quá trình hoạt

động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp, giúp cho doanh nghiệp nhận biết rõ nội

dung kinh tế, vai trò, chức năng của từng loại NVL trong sản xuất.Từ đó có biện pháp

tích cực trong việc tổ chức, quản lý và sử dụng có hiệu quả các loại NVL.

2.2.22. Đánh giá NVL

NVL là một bộ phận của tài sản lưu động được phản ánh trong sổ kế toán và

trên báo cáo tài chính theo trị giá vốn thực tế. Đánh giá NVL là xác định giá trị của

NVL ở những thời điểm nhất định theo những phương pháp cụ thể và những nguyên

tắc nhất định đảm bảo yêu cầu chân thực và thống nhất.

Dưới tác động của quy luật thị trường, trị giá bằng tiền của NVL thay đổi liên

tục.Đặc biệt trong doanh nghiệp sản xuất, chi phí bằng tiền của NVL chiếm một tỷ

trọng khá lớn trong tổng chi phí sản xuất và ảnh hưởng trực tiếp đến lợi nhuận cuối

cùng của doanh nghiệp.Vì vậy, bên cạnh việc quản lý về số lượng, doanh nghiệp cần

12

quan tâm quản lý cả về mặt giá trị của NVL. Việc đánh giá NVL trong doanh nghiệp

sẽ giúp doanh nghiệp theo dõi được giá trị của số NVL nhập-xuất-tồn, làm cơ sở cho

việc ra quyết định trong sản xuất.

2.2.2.2.1. Phương pháp tính theo giá trị thực tế đích danh

Trị giá vốn thực tế NVL xuất kho Số lượng NVL xuất kho Đơn giá thực tế từng lô hàng

Theo phương pháp này thì giá vốn NVL xuất kho được tính căn cứ vào số

lượng NVL xuất kho và đơn giá thực tế nhập kho của chính NVL đó. Phương pháp

này thường được áp dụng cho những doanh nghiệp có ít loại mặt hàng hoặc mặt hàng

ổn định và nhận diện được.

*Ưu điểm:

+ Nhập theo giá nào xuất theo giá đó

+ Đảm bảo nguyên tắc phù hợp chi phí, doanh thu

+ Theo dõi chính xác giá lúc nhập và xuất của từng lô hàng, giúp hạch toán kế

toán chính xác, kịp thời, làm cho chi phí hiện tại phù hợp với doanh thu hiện tại.

* Nhược điểm:

+ Khó theo dõi nếu doanh nghiệp có nhiều mặt hàng, nhiều chủng loại NVL,

nhập xuất thường xuyên thì khó theo dõi và công việc của kế toán chi tiết NVL sẽ

phức tạp.

* Điều kiện áp dụng:

Phương pháp này áp dụng cho các doanh nghiệp có chủng loại NVL ít và nhận

diện được lô hàng.

2.2.2.2.2. Phương pháp tính theo giá bình quân

x Đơn giá bình quân

Trị giá vốn thực tế NVL xuất kho Số lượng NVL xuất kho

13

Theo phương pháp này, trong kỳ khi các NVL xuất kho thì kế toán tạm thời

không tính giá trị trên phiếu xuất kho mà chỉ ghi số lượng. Cuối kỳ sau, khi kết thúc

nghiệp vụ nhập, xuất kho NVL kế toán mới tính giá bình quân cho cả kỳ và giá bình

quân đó được dùng làm căn cứ để tính giá bình quân cho cả kỳ và giá bình quân đó

được dùng làm căn cứ để tính giá xuất kho.

Trong đó, đơn giá bình quân có thể xác định theo 1 trong 3 cách sau:

Một là: Giá bình quân cuối kỳ trước

> Ưu điểm:

Phương pháp này tính khá đơn gản cho phép giảm nhẹ khối lượng tính toán của

kế toán, cung cấp thông tin kịp thời về tình hình biến động NVL trong kỳ

> Nhược điểm:

Độ chính xác của việc tính giá phụ thuộc vào tình hình biến động giá cả NVL

nên sử dụng phương pháp nay thì việc tính giá thiếu chính xác khi thị trường giá NVL

biến động.

Trị giá NVL tồn ĐK + Trị giá NVL nhập trong kỳ

Đơn giá bình quân cả kỳ dự trữ

Số lượng NVL tồn ĐK + Số lượng NVL nhập trong kỳ

Hai là: Giá bình quân cả kỳ dự trữ

> Ưu điểm:

Đơn giảm, dễ làm, giảm nhẹ việc hạch toán chi tiết NVL không phụ thuốc vào

số lần nhập xuất của từng danh điểm vật tư.

> Nhược điểm:

Dồn công việc tính giá NVL xuất kho vào cuối kỳ hạch toán nên ảnh hưởng đến

tiến độ các khâu kế toán khác.

Ba là: Giá bình quân liên hoàn ( bình quân sau mỗi lần nhập)

14

Trị giá NVL lần n-1 + Trị giá NVL nhập lần n

Đơn giá bình quân liên hoàn

Số lượng NVL lần n-1 + Số lượng NVL lần n

Theo phương pháp này, sau mỗi lần nhập NVL, kế toán tính đơn giá bình quân

sau đó căn cứ vào đơn giá bình quân và lượng NVL xuất để tính giá NVL xuất kho.

> Ưu điểm

Phương pháp này cho giá NVL xuất kho chính xác nhất, phản ánh kịp thời sự

biến động giá cả, công việc tính giá được tiến hành đều đặn.

> Nhược điểm

Công việc tính toán nhiều và phức tạp, chỉ thích hợp với những đơn vị sử dụng

kế toán máy.

2.2.2.2.3. Phương pháp nhập trước xuất trước (FIFO)

Theo phương pháp này, NVL được tính giá thực tế xuất kho trên cơ sở giả định

NVL nào nhập trước thì xuất dùng trước và tính theo đơn giá của những lần nhập

trước. Áp dụng phương pháp này đối với những doanh nghiệp ít loại hàng nhưng số

lần nhập nhiều.

Như vậy, nếu giá cả có xư hướng tăng lên thì giá trị hàng tồn kho cao và giá trị

vật liệu xuất dùng nhỏ nên giá thành sản phẩm giảm, lợi nhuận tăng.Ngược lại giá cả

có xu hướng giảm thì chi phí vật liệu trong kỳ sẽ lớn dẫn đến lợi nhuận trong kỳ giảm.

> Ưu điểm

Cho phép kế toán có thể tính giá NVL xuất kho kịp thời, phương pháp này cung

cấp một sự ước tính hợp lý về giá trị vật liệu cuối kỳ. Trong thời kỳ làm phát, phương

pháp này sẽ cho lợi nhuận cao, do đó có lợi cho Cty.

> Nhược điểm

Các chi phí phát sinh hiện hành không phù hợp với doanh thu phát sinh hiện

hành. Doanh thu hiện hành có được là do các chi phí NVL nói riêng và hàng tồn kho

nói chung vào kho từ trước. Như vậy, chi phí kinh doanh của doanh nghiệp không

phản ứng kịp thời với giá cả thị trường của NVL.

15

2.2.2.3. Quản lý NVL

Quản lý NVL cũng có các chức năng như quản lý nói chung nhưng các chức

năng sẽ được cụ thể hóa, chi tiết ở từng loại hình doanh nghiệp. NVL là tài sản lưu

động được sử dụng thường xuyên trong SXKD. Vì vậy, các chứng năng quản lý NVL

cũng bao gồm:

• Lập kế hoạch NVL

Quá trình lập kế hoạch nhằm thực hiện việc cân bằng giữa nhu cầu của khách

hàng và cung cấp. Nó đề ra các cách thức để có thể hoàn thành mục tiêu đề ra.

Đầu vào của việc lập kế hoạch là nguồn thông tin được cung cấp từ tiếp thị và

các bộ phận khác. Kế hoạch được đánh giá là tốt khi cân đối được lượng cung cầu, tiếp

cận mục tiêu, kết nói được các bộ phận. Kế hoạch phải chủ động quản lý được các bộ

phận khác, phát hiện và thu ngắn khoảng cách giữa các bộ phận, loại bỏ nhưng công

việc trùng lặp. Thông thường, kế hoạch thường được thể hiện dưới dạng lịch trình sản

xuất chính (Master Production Schedule).Theo đó, mọi bộ phận tự xác định và thi

hành công việc của mình.Chìa khóa để kế hoạch thành công là thông tin, chìa khóa để

kiểm soát kế hoạch cũng là thông tin.

• Có 3 dạng kế hoạch:

Kế hoạch chiến lược: được hoạch định bởi các nhà quản lý cấp cao về mục tiêu

của Cty trong dài hạn, nó giúp định hướng các hoạt động của tổ chức.

Kế hoạch chiến thuật: được hoạch định bởi các nhà quản lý cấp trung để triển

khai kế hoạch chiến lược thành những hoạt động cho các bộ phận.

Kế hoạch tác nghiệp: là kế hoạch chi tiết được thiết lập và triển khai tại các bộ

phận cho công tác vận hành, thường có tính chất ngắn hạn.

- Tổ chức thực hiện về NVL

+ Thu mua - nhập kho

+ Bảo quản, dự trữ trong kho

+ Xuất dùng - sử dụng

- Giám sát tình hình thực hiện về NVL

- Phân tích đánh giá

- Nội dung công tác quản lý NVL

16

Công tác quản lý sản xuất nói chung và công tác quản lý NVL nói riêng bao

gồm đầy đủ các nội dung trong quá trình quản lý từ bước xây dụng định mức tiêu hao

NVL, lập kế hoạch mua sắm, xuất dùng, dữ trữ, tổ chức thực hiện, ghi chếp tình hình

nhập xuất tồn đến kiểm tra phân tích đánh giá và ra quyết định.

Để tăng cường công tác quản lý NVL cần thực hiện tốt quá trình quản lý thông

qua các nội dung công tác quản lý.

2.3. Tồn Kho

2.3.1. Khái niệm

Hàng tồn kho là những mặt hàng sản phẩm được doanh nghiệp giữ để bán ra

sau cùng.Nói cách khác, hàng tồn kho là những mặt hàng dự trữ mà một công ty sản

xuất ra để bán và những thành phần tạo nên sản phẩm. Do đó, hàng tồn kho chính là sự

liên kết giữa việc sản xuất và bán sản phẩm đồng thời là một bộ phận của tài sản ngắn

hạn, chiếm tỉ trọng lớn, có vai trò quan trọng trong việc sản xuất kinh doanh của doanh

nghiệp.

2.3.2. Phân loại

Hàng tồn kho tồn tại trong các công ty sản xuất có thể được phân ra thành ba

loại:

- Nguyên liệu thô: là những nguyên liệu được bán đi hoặc giữ lại để sản

xuất trong tương lai, được gửi đi gia công chế biến và đã mua đang đi

trên đường về.

- Bán thành phẩm: là những sản phẩm được phép dùng cho sản xuất

nhưng vẫn chưa hoàn thành và sản phẩm hoàn thành chưa làm thủ tục

nhập kho thành phẩm.

- Thành phẩm: là sản phẩm hoàn chỉnh hoàn thành sau quá trình sản xuất.

Ba loại hàng tồn kho nêu trên được duy trì sẽ khác nhau từ công ty này đến

công ty khác tùy thuộc vào tính chất khác nhau của từng doanh nghiệp.

Một số công ty cũng duy trì loại thứ tư của hàng tồn kho, được gọi là nguồn vật

tư, chẳng hạn như đồ dùng văn phòng, vật liệu làm sạch máy, dầu, nhiên liệu, bóng

đèn và những thứ tương tự. Những loại hàng này đều cần thiết cho quá trình sản xuất.

17

2.3.3. Lý do của việc lưu trữ hàng tồn kho:

Tại sao các công ty lại giữ hàng tồn kho trong khi chi phí lưu trữ khá đắt? Câu

trả lời là tầm quan trọng trong việc giữ hàng tồn kho ở các doanh nghiệp.

Báo cáo của những nhà nghiên cứu cho rằng có ba lí do chính của việc giữ

hàng tồn kho:

Một là: Giao dịch

Hai là: Dự phòng

Ba là: Đầu cơ.

• Cụ thể:

Giao dịch: Doanh nghiệp sẽ duy trì hàng tồn kho để tránh tắc nghẽn trong quá

trình sản suất và bán hàng. Bằng việc duy trì hàng tồn kho, các doanh nghiệp đảm bảo

được việc sản xuất không bị gián đoạn do thiếu nguyên liệu thô. Mặt khác, việc bán

hàng cũng không bị ảnh hưởng do không có sẵn hàng hóa thành phẩm.

Dự phòng: Việc giữ lại hàng tồn kho với mục đích này là một tấm đệm cho

những tình huống kinh doanh xấu nằm ngoài dự đoán.Sẽ có những bức phá bất ngờ về

nhu cầu thành phẩm vào một thời điểm nào đó.Tương tự, cũng sẽ có những sự sụt

giảm không lường trước trong cung ứng nguyên liệu ở một vài thời điểm. Ở cả hai

trường hợp này, một doanh nghiệp khôn ngoan sẽ chắc chắn muốn có vài tấm đệm để

đương đầu với những thay đổi khôn lường.

Đầu cơ: Doanh nghiệp giữ hàng tồn kho để có được những lợi thế khi giá cả

biến động.Giả sử nếu giá nguyên liệu thô tăng, doanh nghiệp sẽ muốn giữ nhiều hàng

tồn kho so với yêu cầu với giá thấp hơn.

2.3.4. Lợi ích và chi phí cho lưu trữ hàng tồn kho:

Lưu trữ hàng tồn kho đem lại những lợi thế nhất định cho doanh

nghiệp. Những lợi thế quan trọng nhưng không hạn chế có thể kể đến như:

Tránh các khoản lỗ trong kinh doanh: Bằng việc lưu trữ hàng tồn kho, một công

ty có thể tránh tình trạng kinh doanh thua lỗ khi không có sẵn nguồn cung tại một thời

điểm nào đó nhằm đáp ứng nhu cầu của khách hàng.

18

Giảm chi phí đặt hàng: Các chi phí đặt hàng gồm chi phí liên quan đến đơn đặt

hàng cá nhân như đánh máy, phê duyệt, gửi thư... có thể được giảm rất nhiều nếu công

ty đặt những đơn hàng lớn hơn là vài đơn hàng nhỏ lẻ.

Đạt được hiệu quả sản xuất: Việc lưu trữ đủ số lượng hàng tồn kho cũng đảm

bảo cho quá trình sản xuất đạt hiệu quả.Nói cách khác, nguồn cung ứng đủ hàng tồn

kho sẽ ngăn ngừa sự thiếu hụt nguyên liệu ở những thời điểm nhất định mà có thể làm

gián đoạn quá trình sản xuất.

Tuy nhiên, việc lưu trữ hàng tồn kho không phải lúc nào cũng tốt. Có thể nói

rằng việc thu mua tràn lan chứa đựng nhiều rủi ro và việc gặp phải những rủi ro không

lường trước được sẽ gây khó khăn cho doanh nghiệp.Việc lưu trữ hàng tồn kho quá

nhiều, không có kế hoạch, sẽ chiếm những khoản chi phí nhất định. Do vậy, rất cần

thiết cho việc một công ty lập kế hoạch cụ thể về lưu trữ hàng tồn kho.

> Chi phí lưu trữ hàng tồn kho được phân ra làm hai loại:

Một là: Chi phí nguyên liệu: bao gồm các khoản phí liên quan đến đến việc đặt

hàng để thu mua nguyên liệu, các thành phần, tiền lương cho nhân viên quản trị hành

chính, chí phí thuê mặt bằng, cước phí, chuyển phát, hóa đơn, văn phòng phẩm, v.v.

Càng nhiều đơn hàng thì càng nhiều các chi phí liên quan và ngược lại.

Hai là: Chi phí thực hiện: bao gồm các khoản phí liên quan đến việc lưu trữ

hoặc vận chuyển hàng tồn kho cũng như chi phí bảo hiểm rủi ro trọn gói, chi phí thuê

mặt bằng, tiền lương cho nhân công, sự lãng phí, lỗi thời, sự hao mòn, mất tr ộ m . Nó

cũng bao gồm các khoản phí cơ hội. Điều này có nghĩa: khoản tiền dành cho hàng tồn

kho nếu được đầu tư vào nơi khác trong kinh doanh, thì nó sẽ thu lại được một khoản

nhất định. Do đó mà sự mất mát của việc thu lại cũng có thể được xem như một chi

phí cơ hội.

Những điểm trên nhằm nhấn mạnh cho tầm quan trọng của việc quản lý hàng

tồn kho, để quyết định số lượng hàng tồn kho tối ưu nhất cho công ty, doanh nghiệp

theo chu kì.

19

2.3.5. Mục đích của quản trị hàng tồn kho:

Có 2 mục đích chính:

> Làm đủ lượng hàng tồn kho sẵn có: mục đích chính là đảm bảo hàng tồn

kho sẵn có theo yêu cầu trong mọi thời điểm. Vì sự thiếu hụt và dư thừa hàng tồn kho

đều chứng tỏ cho sự tốn kém trong tổ chức điều hành.Trường hợp thiếu hụt hàng tồn

kho thì dây chuyền sản xuất sẽ bị gián đoạn.Hậu quả là việc sản xuất giảm đi hoặc

không thể sản xuất.

Kết quả là việc kinh doanh giảm sút dẫn đến giảm doanh thu, giảm lợi nhuận và

tệ hơn là thua lỗ. Mặt khác, sự dư thừa hàng tồn kho cũng có nghĩa làm kéo dài thời

gian sản xuất và phân phối luồng hàng hóa. Điều này có nghĩa là khoản tiền đầu tư vào

hàng tồn kho nếu được đầu tư vào nơi khác trong kinh doanh, thì nó sẽ thu lại được

một khoản nhất định. Không chỉ vậy, nó cũng sẽ làm giảm các chi phí thực hiện và

làm tăng lợi nhuận.

> Giảm thiểu chi phí và đầu tư cho hàng tồn kho: liên quan gần nhất đến

mục đích trên đó là làm giảm cả chi phí lẫn khối lượng đầu tư vào hàng tồn kho.Điều

này đạt được chủ yếu bằng cách đảm báo khối lượng cần thiết hàng tồn kho trong tổ

chức ở mọi thời điểm.

Điều này có lợi cho tổ chức theo hai cách. Một là khoản tiền không bị chặn khi

hàng tồn kho chưa được sử dụng tới và có thể được sử dụng để đầu tư vào những nơi

khác để kiếm lời.Hai là nó sẽ làm giảm các chi phí thực hiện, đồng thời sẽ làm tăng lợi

nhuận.

20 CHƯƠNG 3. THỰC TRẠNG QUY TRÌNH THU MUA GIẤY TẠI

CÔNG TY HOÀNG TÙNG

3.1. Tổng quan về ngành giấy của Việt Nam

3.1.1. Tình hình chung

Giấy là sản phẩm được sản xuất từ cellulose.Nguyên liệu của công nghiệp giấy

là gỗ, tre, nứa, phế phẩm sản xuất công -nông nghiệp như rơm rạ, bã mía và giấy loại,

và các dạng thực vật khác.Hiện nay có nhiều loại giấy: giấy tốt in những loại ấn phẩm

đặc biệt, giấy in viết bình thường, giấy gói, giấy sinh hoạt.Trung bình những năm qua,

nước ta nhập khoảng trên dưới 100 ngàn tấn giấy các loại mỗi năm. Tính về số giấy

sản xuất trong nước thì Việt Nam mỗi năm tiêu thụ gần 300 ngàn tấn, tính theo đầu

người đạt xấp xỉ 4kg/năm. Đây là chỉ số rất quan trọng trong việc đánh giá mức độ

phát triển văn hóa.Theo chỉ số này Việt Nam đứng cuối cùng trong khu vực và thuộc

loại thấp nhất thế giới.

Ngành sản xuất giấy Việt Nam sử dụng hai loại nguyên liệu chủ yếu là tre nứa

và gỗ lá rộng mọc nhanh (bồ đề, mỡ, keo, bạch đàn, khuynh diệp, ). Một vài cơ sở sử

dụng bã mía nhưng không đáng kể. Để sản xuất khoảng 130M50 ngàn tấn bột giấy

một năm như hiện nay, ngành giấy sử dụng khoảng 700 ngàn tấn nguyên liệu qui

chuẩn (độ ẩm 50%). Nếu tính sinh khối rừng nguyên liệu tăng trưởng mỗi năm khoảng

12M5 tấn/ha và sản lượng rừng nguyên liệu giấy đến kỳ khai thác của Việt Nam dưới

100 tấn/ha, thì diện tích rừng bị khai thác cho ngành giấy không phải nhỏ.

Biểu đồ 2.1 : Đóng góp giá trị ngành giấy trong GDP

21

3.1.2. Các sản phẩm giấy

Tùy theo mục đích sử dụng khác nhau sản phâm giấy được chia thành 4 nhóm:

• Nhóm 1: Giấy dùng cho in, viết (giấy in báo, giấy in và viết... )

• Nhóm 2: Giấy dùng trong công nghiệp (giấy bao bì, giấy chứa chất lỏng . )

• Nhóm 3: Giấy dùng trong gia đình (giấy ăn, giấy vệ s in h .)

• Nhóm 4: Giấy dùng cho văn phòng (giấy fax, giấy in hóa đ ơ n .)

Hiện nay ở Việt Nam chỉ sản xuất được các loại sản phẩm như giấy in, giấy in

báo, giấy bao bì công nghiệp thông thường, giấy vàng mã, giấy vệ sinh chất lượng

thấp, giấy tissue chất lượng trung b ìn h . còn các loại giấy và các tông kỹ thuật như

giấy kỹ thuật điện-điện tử, giấy sản xuất thuốc lá, giấy in tiền, giấy in tài liệu bảo mật

vẫn chưa sản xuất được.

3.2. Thực trạng thu mua-ép - xuất giấy tại công ty TNHH TM-VT Hoàng Tùng

3.2.1. Các loại giấy công ty thu mua

(1) NDLK: Giấy thùng carton chưa qua sử dụng, không có băng keo, kim bấm.

Tên gọi khác là giấy xén lề.

(2) LOCC: Giấy thùng carton cũ đã qua sử dụng .

(3) OT: Out Throw (Các loại giấy tạp như: báo, tạp chí, sách, vở, bao thuốc lá,

thẻ bài, ống giấy).

(4) PM: Prohibitive Material Các loại tạp chất không phải là giấy hoặc giấy có

các lớp băng keo dán trên bề mặt . (Không Mua ).

3.2.2. Chính sách mua hàng

> Cách tính khối lượng hàng

Khối lượng hàng được định nghĩa là khối lượng giấy đủ tiêu chuẩn mà các nhà

cung cấp bán cho công ty.

Khối lượng hàng được tính như sau:

X = A — B

- Trong đó:

x: Khối lượng hàng

A: Khối lượng xe lúc cân vào

B: Khối lượng xe cân ra

22

> Tiêu chuẩn chất lượng

• Độ ẩm (MC)

Giấy đầu vào từ các nhà cung cấp phải có độ ẩm trung bình khi đo 20 điểm

ngẫu nhiên dưới 14%.

Các trường hợp giấy có độ ẩm từ 14%-20% ta sẽ dùng công thức sau để tính

X = X — (M — 14%)

lượng hàng trừ đi:

Trong đó:

X: Khối lượng hàng sau khi trừ độ ẩm

x: Khối lượng hàng trước khi trừ ký.

M: Là độ ẩm trung bình đo được.

Các trường hợp giấy có độ ẩm lớn hơn 20% sẽ trả về cả xe hàng và hủy phiếu

cân do chất lượng giấy quá xấu.

• Tạp (OT)

Giấy đầu vào từ các nhà cung cấp phải có lượng giấy tạp bé hơn 3%.

H = X - X * Ợ - 3%)

Các trường hợp có lượng tạp từ 3%-10% ta sẽ dùng công thức sau để trừ:

- Trong đó:

H: Khối lượng hàng sau khi trừ tạp ( khối lượng hàng dùng để tính tiền)

X: Khối lượng hàng sau khi trừ độ ẩm.

T: Lượng giấy tạp lẫn trong giấy.

23

3.2.3. Thu mua

3.2.3.I. Quy trình thu mua ngoài công ty

Sơ đồ 3.1: Quy trình thu mua giấy ngoài công ty

( Nguồn: Công ty Hoàng Tùng)

(1) Giấy từ các hộ gia đình, công ty, siêu thị sẽ được bán lẻ cho những người

mua phế liệu. Giấy thùng carton từ sinh hoạt gia đình, từ các thùng bỏ trong quá trình

bán hàng hay các thùng lỗi thải ra từ các công ty sẽ được những người thua mua phế

liệu thu gom tận nơi. Đa phần giấy ở giai đoạn này đều được thu mua với số lượng ít,

trung bình khoảng 1-20 kg mỗi lần nên giá mua rất thấp.

(2) Những người mua phế liệu sau từng chuyến thu mua phế liệu, họ sẽ phân

loại các mặt hàng để bán lại cho chủ vựa phế liệu bao gồm cả giấy carton. Thông

thường mỗi ngày, trung bình mỗi người thu mua phế liệu có thể mua khoảng 40-60 kg

giấy carton và bán lại cho chủ vựa. Những người mua phế liệu như là các vệ tinh xung

quanh chủ vựa, chuyên thu mua các mặt hàng phế liệu để đến cuối ngày bán lại cho

chủ vựa.

(3) Từ 2 - 3 ngày, khi chủ vựa phế liệu đã gôm đủ giấy ( từ 400-600 kg) thì sẽ

chủ động liên hệ với các chủ xe chuyên mua giấy. Các chủ xe này sẽ thu mua giấy của

các vựa khác nhau sao cho đầy chuyến hàng và đến giao cho công ty Hoàng Tùng.

(4) Một số công ty có lượng giấy thải ra hằng tuần lớn sẽ liên hệ trực tiếp với

chủ xe thu mua giấy để có thể bán giấy với mức giá cao hơn. Đa phần họ là các công

ty may mặc, giầy da, chế biến thủy hải sản trên địa bàn Tỉnh Bà Rịa - Vũng Tàu.

24

Qua từng bước khác nhau, giá giấy tại mỗi bước cũng có sự chênh lệch đáng kể.

Với giá giấy cuối cùng là 3500đ/kg tại công ty Hoàng Tùng thì các thành phần thu

mua trước đó sẽ có giá cụ thể như sau:

(1) Người mua phế liệu sẽ thu mua giấy với giá là 2000đ/kg. Các hộ gia đình,

chủ tiệm tạp hóa cảm thấy hài lòng với mức giá này vì họ vừa dọn dẹp những giấy

thùng cartoon không cần thiết và vừa có thể kiếm tiết kiệm được chút chi phí thay vì

bỏ giấy đi

(2) Chủ vựa thu mua giấy của các người thu mua phế liệu với giá 2400đ/kg.

Những người mua phế liệu do phải thu mua nhiều nơi khác nhau, công sức bỏ ra lớn

nhưng lại chỉ thu mua được số lượng nhỏ nên lợi nhuận 400đ/kg làm họ cảm thấy hài

lòng.

(3) Những chủ xe chuyên thu mua giấy thường sẽ liên kết với nhau và đặt ra

một quy định chung. Đó là quy định lợi nhuận 500đ/1kg giấy. Có nghĩa làm nếu giá

giấy là 3500đ/kg, họ sẽ thu mua từ chủ vựa với giá 3000đ/kg. Nếu giá giấy có biến

động, thì họ vẫn sẽ tăng hoặc giảm giá giấy tùy theo biến động đó, miễn sao lợi nhuận

của họ luôn giữ ở mức 500đ/kg.

(4) Những công ty có lượng giấy thải lớn thường được các chủ xe đặc biệt quan

tâm. Bởi lẽ đây là nguồn giấy lớn và chất lượng giấy rất tốt nhưng giá thành lại thấp

hơn các chủ vựa. Cụ thể, các chủ vựa sẽ thu mua giấy từ các công ty này với giá

2800đ/kg nhằm đạt được mức lợi nhuận 700đ/kg.

Quy trình thu mua giấy ngoài công ty là quy trình thu mua tự do hoàn toàn, cho

nên việc kiểm soát chất lượng giấy rất khó khăn. Vào mùa mưa, giấy từ nhưng người

thu mua phế liệu có độ ẩm khá cao ( trung bình từ 13-15%). Trải qua việc lưu trữ giấy

kém hiệu quả tại các vựa phế liệu, gặp phải những ngày mưa, số lượng giấy bị ướt

đáng kể. Điều này làm tăng độ ẩm giấy, khiến việc thu mua tại nhà máy khó khăn hơn.

Ngoài ra, việc một số vựa gian lận, cố tình cho nước vào giấy nhằm tăng trọng lượng

giấy đã làm cho việc thu mua giấy gặp không ít trở ngại.

Việc phân biệt giữa giấy carton (LOCC) và giấy tạp (OT) của người thu phế

liệu cũng như các chủ vựa chưa thật sự hiệu quả. Đôi lúc, hàm lượng giấy tạp thu mua

từ các chủ vựa tăng vượt quá mức cho phép. Điều này làm giảm chất lượng giấy đầu

ra, cũng như giảm lợi nhuận của các chủ xe thu mua giấy do bị công ty Hoàng Tùng

trừ ký khi giấy không đủ chất lượng yêu cầu.

25

3.2.3.2. Quy trình thu mua tại công ty TNHH TM-VT Hoàng Tùng

Sơ Đồ 3.2: Quy trình thu mua tại công ty TNHH TM-VT Hoàng Tùng

Ký Hiệu: WP-RPP-01

Cập Nhập: Ngày 11 tháng 03 năm 2015

STT Bước Thực Hiện Trách Nhiệm Diễn Giải

1. Nhân viên bảo vệ

Bắt Đầu

1. Tuân thủ theo form mẫu sổ bảo vệ đính kèm ( FRM- RPP-01) 2. Ghi nhận các thông tin: số thứ tự đăng ký, biển số xe, thời gian vào, tên hàng

l.Nhân viên KCS

Đảm bảo trên sàn cân trống và không có vật thể nào làm ảnh hưởng tới khối

1. Nhân viên KCS

1. Đảm bảo số hiện thị trên đồng hồ cân là ổn định và ở vị trí "0" trước khi cân xe. 2. Nhấn nút "Zero" trên đầu cân nếu như số liệu khác "zero"

1. Nhân viên KCS 2. Nhân viên bảo

vệ

Bảo vệ tuân thủ theo quy định: Xe nào đăng ký tài trước thì cho vào trước. Bảo vệ giám sát đảm bảo không ai còn trên xe hoặc trên cân trong lúc đang cân xe.

1. Tên hàng: Chọn 1 trong 3 loại

hàng sau: LOCC, NDLK hoặcMW 2. Nhập các thông tin yêu cầu trên

5

1 Nhân viên KCS

vào máy tính, kết thúc bằng lệnh " Cân xe vào" và nhấn chuông báo khi đã hoàn thành việc cânxe.

3. Bảo vệ kiểm tra và ghi nhậnkhối

lượng

26 Quy Trình Nhận Giấy Tại Trạm Ép

Vị trí xuống hàng: Gần

1. Nhân viên KCS

6

Hướng dẩn tài xế di chuyển xe đến khu vực chỉ định để xuống

băng tải, nhưng cách xa giấy đã mua để chắc chắn giấy xuống ở vị trí đó là thuộc về xe đó.

TVT1

• -

1. Nhân viên KCS

..Ạ

Cho xuống hàng và kiểm tra chất lượng giấy bằng cách kiểm tra 15 điểm độ ẩm (MC) và tạp chất (OT).

1. Viết giá trị độ ẩm từ máy DC-2000và% tạp _ r , 7 chất vào lorm kiểm tra chất lượng và hướng dẩn công nhân lựa ra PM để trả lai cho xe đó.

, 7 n

1. Nhân viên KCS , 2. Tài xế payloader

1. Đảm bảo xe đủ các điều kiện vận hành an toàn: có ..17* 7 còi xe, gương chiếu hậu. ,

___________ Ỷ___________

Yêu cầu tài xế payloader dọn sạch khu vực xuống hàng trước khi đẩy giấy vào bang tải để có khoảng trống cho việc nhận xe tiếp theo

2. Tài xế chạy chạy chậm, đảm bảo lái xe an toàn

1. Chọn đúng biển số

1. Nhân viên KCS

của xe từ phần mềmcân. .2. Chọn nút cân xe ra và

nhập các thông tin độ ẩm (15

Cân xe không tải ( xác xe), nhập vào chương trình cân các kết quả đo độ ẩm và tạp chất để kết thúc quá trình nhận xe.

điểm), %tạp chất, %PM vào

chương trìnhcân

ì t

In phiếu cân và trả phiếu cân

1. Nhân viên KCS

1. Phiếu cân liên xanh gửi cho tài xế/ nhà cungcấp 2. Phiếu cân liên hồng lưu tại

trạmép

3. Phiếu cân liên trắng (bản gốc) tổng hợp lại theo tuần và gửi lên nhà máy cho nhân viên chứng từ để làm thanh toán cho nhà cungcấp.

1. Nhân viên bảo vệ

Tài xế đưa phiếu cân cho bảo vệ để ghi nhận thông tin vào sổ và ký xác nhận vào phiếu cân liên xanh

Ị

27

L Nhân viên KCS Tổng hợp các phiếu cân vào cuối ngày, phân loại theo loại hàng và tên nhà cung cấp. Nhập số liệu và file excel và gửi cho cấp trên 1. Tham khảo báo cáo mẫu ííleexcel 2. Tham khảo cách thống kê số liệu bằng chương trìnhcân

(Nguồn: Phòng KCS)

Quy trình thu mua giấy ở công ty Hoàng Tùng tạo sự thống nhất giữa các bộ

phận trong xuyên suốt quá trình thu mua. Quy trình thu mua còn thể hiện việc phân

công nhiệm vụ cụ thể cho từng bộ phận khác nhau, tránh sự chồng chéo giữa các bộ

phận. Làm cho công việc thu mua được hiệu quả và chuyên nghiệp hơn. Ngoài ra, các

mô tả công việc, các dụng cụ cần dùng ở từng giai đoạn cũng rất rõ ràng, điều giúp

công việc được chính xác và tiết kiệm thời gian hơn.

Qua Quy trình thu mua với 11 bước của Công ty Hoàng Tùng, ta có thể thấy

nhiệm vụ của nhân viên KCS (nhân viên Kiểm tra Chất lượng Sản Phẩm) là vô cùng

quan trọng. Nhân viên KCS có mặt ở hầu hết các công đoạn quan trọng trong quy trình

nhận giấy tại công ty. Họ là người trực tiếp cân xe, kiểm tra chất lượng giấy đầu vào,

thương lượng với khách hàng .v.v... Nếu chất lượng giấy không đạt, nhân viên KCS sẽ

là người quyết định nên trừ ký hay trả giấy về.

Bước 7 là bước quan trọng nhất của quy trình nhận giấy tại công ty Hoàng

Tùng.Bởi lẽ đây là bước rất nhạy cảm. Nhân viên KCS trực tiếp kiểm tra chất lượng

giấy đầu vào, chất lượng giấy sẽ được đánh giá qua 2 yếu tố là MC ( độ ẩm) và OT ( tỷ

lệ lượng giấy tạp). Nếu lượng MC và OT ở mức cho phép, nhân viên KCS sẽ xuất

phiếu thanh toán đủ trọng lượng đơn hàng. Công việc kiểm tra chất lượng hàng hóa

đòi hỏi nhân viên KCS phải rất tinh ý và khéo léo khi làm việc với các chủ hàng.Vì

một khách hàng không có uy tín, ham lợi nhuận sẽ đổ nước vào giấy làm cho trọng

28

lượng giấy tăng lên đáng kể.Qua đó, họ sẽ có thêm lợi nhuận thông qua việc đổ nước

này. Nhiệm vụ của nhân viên KCS là phải phát hiện các hành vi gian lận này và có

phương án giải quyết hợp lý để vừa có tính răn đe mà lại không mất khách hàng.

Với vị trí trung tâm của các nguồn giấy tại tỉnh Bà Rịa - Vũng Tàu. Các nguồn

giấy từ TP. Vũng Tàu, Long Hải - Phước Tỉnh, TP. Bà Rịa, Mỹ Xuân - Tân Thành,

Bình Thuận - Phan Thiết đều chọn công ty TNHH TM-VT Hoàng Tùng làm nơi bỏ

hàng lý tưởng. Bởi thế, sản lượng giấy của công ty luôn đạt trên 30t/ ngày.

Báo cáo sản lượng thu mua hằng ngày.

3.2.3.3. Sản lượng thu mua

Mỗi ngày có trung bình khoảng 15-20 nhà cung cấp đến giao giấy cho công ty

Hoàng Tùng.Vì thế, việc quản lý, ghi nhận, tổng hợp thông tin nhập trong ngày là hết

sức quan trọng. Để làm tốt được điều này, nhân viên KCS đã tổng hợp thông tin tất cả

các xe nhập hàng vào báo cáo thu mua hằng ngày để giúp việc quản lý được hiệu quả

và chính xác hơn.

29

Trọng

Tổng

Trọng Lượng

Trừ Độ

Trừ

Độ Ẩm

Loại

Tạp

STT

lượng

Ẩm

Thanh Toán

Biển Số Xe

Trừ

Tạp

Giấy

(%)

(Kg)

BG-1234

470

13.4

470

LOCC

54S-5782

13.6

2,150

LOCC 2,150

430

13.5

430

BG-11n

LOCC

60C-28421

13.4

2,110

LOCC 2,110

280

13.7

280

B G -ỉrn

LOCC

72C-03344

540

13.3

540

LOCC

60C-28421

1,800

13.9

1,800

LOCC

310

13.6

310

BG-11n

LOCC

BG-9999

270

13.5

270

LOCC

54T-3637

13.7

2,264

LOCC 2,310

BG-1234

430

13.5

430

LOCC

72M-6034

450

13.9

450

LOCC

13.6

3.2

TỔNG

11,504

11,550

LOCC

Bảng 3.1: Báo cáo sản lượng ngày 17 tháng 12 năm 2016

(Nguồn: Phòng KCS)

Báo cáo ngày thể hiện rõ số lượng xe đã vào đổ hàng trong ngày cũng như các

chỉ số liên quan của những xe đó như là: Trọng lượng hàng, độ ẩm, lượng tạp, số ký đã

trừ, khối lượng tính tiền. Qua đó, kết quả tổng khối lượng thu mua trong ngày sẽ được

ghi nhận và nhập vào báo cáo tuần.

30

Thông tin của từng khách hàng sẽ được lưu trữ trong chương trình cân của nhân

viên KCS. Cuối ngày, nhân viên KCS sẽ tổng kết thông số liệu đã được lưu trữ trong

ngày vào file excel để xuất ra báo cáo ngày.

> Báo cáo sản lượng thu mua hằng tuần

Bảng 3.2: Báo cáo sản lượng tuần 3 tháng 12 năm 2016 (Nguồn: Phòng KCS)

Loại Tổng Dec 12 Dec 13 Dec 14 Dec 15 Dec 16 Dec 17 Giấy

Trọng lượng 29,580 17,070 18,550 20,040 17,080 11,550 113,870

LOCC Trọng lượng

thanh toán 29,580 17,070 18,550 20,040 17,080 11,504 113,824

- OT Đã Trừ - 46 46 MC

Sản lượng thu mua của các ngày trong tuần được ghi nhận. Qua đó, nhân viên

KCS và các cấp quản lý có thể kiểm tra tình hình nhập hàng, sản lượng cũng như sự

thay đổi giữa các ngày trong tuần.Qua bảng trên ta có thể thấy hàng hóa chủ yếu tập

trung vào thứ 2 hàng tuần với gần 30t, các ngày còn lại trong tuần lượng giấy giữ ở

mức ổn định.

Thông tin về số lượng ký bị trừ của các ngày cũng được cập nhật cụ thể để quản

lý có thể kiểm tra, nắm được lượng hàng hóa nhập vào công ty trong tuần, cũng như

chất lượng hàng hóa nhìn chung có đạt tiêu chuẩn không.

> Báo cáo sản lượng thu mua hằng tháng

31

Bảng 3.3: Báo cáo nhập hàng các tuần trong tháng 12 năm 2016

Đơn vị tính: kg

Loại TỔNG Tuần 1 Tuần 2 TUẦN 3 TUẦN 4 TUẦN 5 Giấy

Trọng Lượng 76,710 131,470 113,870 108,140 110,290 540,480 LOCC

Trọng Lượng

Thanh Toán 76,710 131,163 113,819 107,998 110,012 539,702

527 527 Tạp Đã Trừ Độ ẩm 200 51 251

(Nguồn: Phòng KCS)

Vào mỗi cuối ngày thứ 7 hằng tuần, nhân viên KCS sẽ tổng kết báo cáo tuần,

thống kê khối lượng nhập trong tuần và điền vào bảng báo cáo nhập hàng các tuần

trong tháng. Bảng này thể hiện khối lượng nhập giữa các tuần trong tháng, thông

thường sẽ là 5 tuần.

32 > Báo cáo sản lượng thu mua hằng năm

Bảng 3.4: Sản lượng thu mua trong năm 2016

Đơn vị tính: kg

Loại

LOCC

Trọng Lượng

Trọng Lượng Thanh Toán

600,210

Tháng 1

326,150

326,102

Tháng 2

354,420

354,372

Tháng 3

202,100

Tháng 4

254,610

Tháng 5

526,680

526,578

Tháng 6

Năm

2016

852,410

852,192

Tháng 7

862,380

861,794

Tháng 8

927,760

927,625

Tháng 9

738,950

738,376

Tháng 10

636,040

635,565

Tháng 11

540,480

539,702

Tháng 12

6,822,190

6,819,226

TỔNG

(Nguồn: Phòng KCS)

Biểu đồ 3.2: Sản lượng thu mua của công ty TNHH TM-VTHoàng Tùng năm 2016

33 Đơn Vị: KG

1000000

900000

800000

700000

600000

500000

400000

300000

200000

100000

Tháng lTháng 2Tháng 3Tháng 4Tháng 5Tháng 6Tháng 7Tháng 8Tháng 9 Tháng Tháng Tháng

(Nguồn: Phòng KCS)

Qua biểu đồ trên, ta có thể thấy sản lượng thu mua giữa các tháng là không

đồng đều. Cụ thể từ tháng 2 đến tháng 6, sản lượng thu mua chỉ ở mức dưới 600 tấn/

tháng. Qua tìm hiểu, nguyên nhân của việc sản lượng thấp trong những tháng này là do:

> Đối thủ của công ty tiến hành tăng giá giấy.

Cụ thể trong thời gian này, giá giấy của công ty là 3300đ/1kg. Giá của các đối

thủ các như sau:

.

,

.

,

H ÌN H T H Ứ C

T H Ô N G T IN T H I T R Ư Ờ N G K H U V Ư C V Ũ N G T À U

,

■

T H .T O Á N

1 7 /0 5 /2 0 1 6

% O T

L O Ạ I

3 -5%

T iề n m ặ t

3 3 0 0

1 H O À N G T Ù N G

L O C C

3 2 0 0

2 0 % -3 0 %

L O C C

2 D Ũ N G L Ê V Ũ N G T À U

N ơ 1 tu ầ n

3 3 5 0

1 0 % -2 0 %

L O C C

3 T u ầ n 1 lần

P H Ư Ớ C H Ò A

0 L O C C A

Đ ỊN H H ÌN H T Â N T H À N H

3 3 0 0

10%

T r o n g tu ầ n

4 L O C C

3 3 5 0

10%

T r o n g tu ầ n

5 S À I G Ò N M Ỹ X U Â N

L O C C

G IẤ Y Ấ P H Ắ C D ỊC H

3 4 5 0

20%

T r o n g tu ầ n

6 L O C C

Bảng 3.5 : Giá đối thủ cạnh tranh tại ngày 17 tháng 5 năm 2016 (Nguồn: Phòng KCS)

34

Qua bảng trên ta có thể thấy rằng, công ty Hoàng Tùng không phải là đơn vị thu

mua giấy duy nhất tại tỉnh Bà Rịa - Vũng Tàu mà song song đó là 5 công ty khác cũng

đang hoạt động trong lĩnh vực thu mua giấy và giá của các đối thủ cạnh tranh đa số

đều cao hơn 50 đến 100 đồng. Điều này đã làm công ty TNHH TM-VT Hoàng Tùng

trở thành một trong những đơn vị thu mua giấy có giá thấp nhất ở Vũng Tàu. Hệ quả là

nguồn giấy của Tỉnh Bà Rịa - Vũng Tàu đã rãi đều ra các công ty khác thay vì tập

trung tại công ty Hoàng Tùng như trước đây.Cần phải nói thêm là, sản lượng giấy của

Tỉnh Bà Rịa - Vũng Tàu trung bình khoảng 90t/ngày. Nhưng trong thời gian này, công

ty Hoàng Tùng chỉ thu mua dc 12 tấn/ ngày tức là khoảng 13% lượng giấy của Tỉnh.

> Tỷ lệ nhận OT (Giấy tạp) thấp

Tiêu chuẩn nhận giấy tạp của Công ty Hoàng Tùng khá thấp, chỉ vào khoảng từ

3-5%. Điều này có nghĩa là, cứ 1000kg giấy thùng carton thì khách hàng có thể đi kèm

theo 30-50 kg giấy tạp. So với các công ty khác, tỷ lệ nhận tạp của công ty Hoàng

Tùng là thấp nhất.Điều này đã làm cho khách hàng khá e dè khi bỏ giấy.Đây cũng là

một nguyên nhân quan trọng làm cho lượng giấy tại đây giảm mạnh.

> Thanh toán tiền ngay.

Khác với các công ty khác, khi khách hàng đến bỏ giấy tại công ty Hoàng Tùng

sẽ được thanh toán ngay.Điều này làm nên lợi thế cạnh tranh tại nơi đây.Những khách

hàng có nhu cầu xoay vòng vốn nhanh. Ở các công ty đối thủ, tiền sẽ được thanh toán

cho khách hàng trong vòng từ 1-2 tuần.

Từ tháng 7 đến nay, sản lượng của công ty đã có chiều hướng tăng và ổn định

trở lại. Đỉnh điểm là tháng 9, công đã thu mua được hơn 927 tấn. Đây là một con số kỷ

lục từ trước đến nay. Nguyên nhân do công ty đã áp dụng chính sách giá cao hơn các

đối thủ trong Tỉnh. Quy trình nhận giấy cũng nhanh chóng hơn.

35 3.2.3.4. Kết quả phân tích hoạt động thu mua

Hình thức Năm 2014 Năm 2015 Năm 2016 Loại

thu mua giấy Sản Giá Giá Giá Sản lượng Sản lượng thu lượng (1000 (1000 (1000đ mua (kg) (kg) /kg) đ/kg) đ/kg) (kg)

Mua trực

5,145,100 3,1 5,954,320 6,822,190 3,5 tiếp từ chủ LOCC 3,4

(Nguồn: phòng kế toán, bảng tổng hợp năm 2014, 2015, 2016)

NHẬN XÉT:

Qua bảng trên ta thấy:sản lương thu mua tăng đều qua các năm, từ 5,145,100

kg tăng nhanh lên 6,822,190 kg. Giá thu mua tăng là nguyên nhân chủ yếu làm sản

lượng tăng, ngoài ra công ty cũng có những chính ách thu mua hợp lý để thu hút các

chủ giấy đến nhập hàng tại công ty.

KẾT LUẬN:

Qua những phân tích về quy trình và sản lượng thu mua tại công ty Hoàng

Tùng, em có những nhận xét về ưu điểm và hững tồn tại đang có:

> Ưu điểm

Có vị trí nằm ở trung tâm của Tỉnh Bà Rịa - Vũng Tàu. Các nhà xe chuyên

cung cấp giấy sẽ dể dành giao giấy cho công ty.

Thanh toán tiền mặt ngay.Việc này sẽ giúp khách hàng có thể xoay vòng vốn

được hiệu quả nhất.Qua đó, tạo được sự gắn kết giữa khách hàng và công ty.

Quy trình nhận giấy chuyên nghiệp, hiệu quả giúp công ty quản lý tốt được

nguồn giấy nhập vào.

36

> Hạn Chế:

Một số khách hàng ham lợi cố tình xịt nước vào giấy nhằm tăng trọng lượng

hàng, gây thiệt hại cho công ty. Việc phát hiện xử lý các khách hàng này cũng rất khó

khăn do khối lương giấy hằng ngày nhập vào nhà máy là rất lớn.

Nguồn giấy không ổn định do việc cạnh tranh với các đối thủ khác đang ngày

càng gây gắt.

Giá của công ty chưa thật sự áp đảo hơn các đối thủ khác.

3.2.4. Ép giấy

3.2.4.I. Quy trình ép giấy

Hình ảnh 1: Máy ép giấy tại công ty Hoàng Tùng

Ép giấy là công việc tối quan trọng tại công ty Hoàng Tùng.Nhằm tránh hiện

tượng tồn kho giấy xá nhiều, giấy sau khi được nhân viên KCS kiểm tra và đảm bảo

37 đầy đủ tiêu chuẩn chất lượng sẽ được tiến hành ép ngay.Đầu ngày, nhân viên tài xế

Forklift sẽ lấy bảng ghi nhận trọng lượng và độ ẩm giấy ép ra.

Bảng 3.6: Bảng ghi nhận trọng lượng và độ ấm giấy ép

31/12/2016

Trọng

MC 1

MC 2

STT

Số Bales

Lượng (kg)

(%)

L12/0905

533

(%) 13

L12/0906

578

L12/0907

535

L12/0908

557

L12/0909

591

L12/0910

585

L12/0911

514

L12/0912

565

L12/0913

581

L12/0914

488

L12/0915

615

L12/0916

542

L12/0917

546

L12/0918

645

L12/0919

622

L12/0920

519

L12/0921

491

L12/0922

572

L12/0923

580

533

L12/0924

(Nguồn: Phòng KCS)

38

Sơ Đồ 3.3: Quy trình ép giấy tại công ty Hoàng Tùng (Nguồn: Phòng KCS)

Ký hiệu: W P-RPP-03

Cập N hập: Ngày 11 tháng

Trách Nhiệm

Diễn Giải

Bước Thực Hiện

____ A______

1. Nhân viên KCS

Ki ểm tra tình trạng của máy ép, kiểm tra chi tiết tình trạng an toàn vào mỗi sang trước khi vận hành.

2. Công nhân vận hành máy ép

1. Kiểm tra dầu băng tải, mỡbò... 2. Tham khảo hướng dẩn bảo trì máy ép. 3. Tham khảo hướng dẩn vận hành máy ép 4. Tham khảo form kiểm tra tìnhtrạng

03 năm 2015

ị

1. Nhân viên KCS

Tham khảo bảng mẫu giấy tại trạm ép để lựa ra các loại PM, bọc nilong, và các tạp chất khác không phải là giấy

2. Công nhân

Hướng dẫn công nhân lựa PM, OT trước khi cho phép tài xế Payloader đẩy giấy vào băng tải

ị

1. Tài xế Forklift

1. Hướng đẩy giấy vuông góc với hướng băng tải vậnhành 2. Đẩy giấy vào băng tải liên tục, duy trì lượng giấy trên băng tải ở mức ngan với 2 bên thành băngtải.

Hướng dẩn tài xế payloader đẩygiấy vào băng tải một cách hiệu quả.

1. Nhân viên KCS

Cân khối lượng bằng cân sang 2 tấn và đo độ ẩm của từng bale giấy. 2. Tài xế payloader

1. Bale giấy ở vị trí có thể lấy ra được bằng xeforklift 2. Ghi nhân khối lượng bale và độ ẩm vào mẫu form sản xuấtFORM- 03 3. Dùng máy đo độ ẩm EMCO AP- 500M3 để đo 2 điểm độ ẩm/bale. Tham khảo hướng dẩn sử dụng máy đó độ ẩm EMCoAp -500M3 4. Thông tin giấy dán bale: Mã bale, ngày, khốilượng.

Ghi nhận thông tin vào giấy dán bale và dán vào trong mỗi bale

ị

1. Chất hàng vào vị trí chỉ định 2. Đảm bảo an toàn khi bale chất ở các lớp trên cao. 3. Đảm bảo việc chất hàng có thể áp dụng phương pháp FIFO khi xuất hàng

Dọn dẹp sạch sẽ nhà kho vào cuối ngày 1. Nhân viên KCS 2. Tài xế Forklift

Di chuyển bale vào vị trí lưu kho

1. Đảm bảo lượng giấy chưa ép để bên ngoài ở mức thấp nhất. 2. Đảm bảo ép hết giấy vào ngày thứ 7 3. Tắt máy và các công tắc điện máy ép trước khi ra về

Quy trình ép giấy tại công ty TNHH TM - VT Hoàng Tùng được thực hiện rất

có hệ thống. Các thành phần tham gia vào quá trình ép giấy đều phải bảo đảm các tiêu

chuẩn an toàn lao động, các kiến thức cần thiết của từng bộ phận chuyện biệt. Quan

trọng nhất là nhân viên KCS và nhân viên tài xế Forklift hai thành phần chính tham gia

vào việc quản lý các bales giấy trước và sau khi ép. Giấy sau khi được ép ra sẽ được

xếp chồng lên nhau theo sơ đồ sau:

Sơ đồ 3.4: Thứ tự xếp bales giấy tại công ty Hoàng Tùng

L12/003 L12/006 L12/009 L12/012 L12/015 L12/018

L12/002 L12/005 L12/008 L12/011 L12/014 L12/017

L12/001 L12/004 L12/007 L12/010 L12/013 L12/016

(Nguồn: Phòng KCS)

-Trong đó:

L: Ký hiệu của loại giấy (LOCC)

12: Tháng mà bales giấy được ép

01-18: Số thứ tự của bales giấy

Các bales giấy sẽ được xếp phân theo từng lô khác nhau, mỗi lô 60 bales nhằm

đảm bảo khi xuất hàng đảm bảo được nguyên tắc FIFO và vừa đủ tải cho xe xuất hàng.

Đến cuối ngày, tài xế xe forklift sẽ mang bảng ghi nhận trọng lượng và độ ấm

giấy ép đã được điền đầy đủ thông tin vào cho nhân viên KCS để tiến hành nhập vào

hệ thống của công ty.

40

Bảng 3.7: Bảng ghi nhận trọng lượng và độ ấm giấy ép cuối ngày

17/12/2016

Thứ 7

Độ Ẩm Trọng Độ Ẩm 1 Độ Ẩm 2 Trung Bính STT Số Bales Lượng (%) (%)

1 L12/0532 498 15 14 (%) 14.50

2 L12/0533 456 15 14 14.50

3 L12/0534 568 15 14 14.50

4 L12/0535 468 15 12 13.50

5 L12/0536 586 15 12 13.50

6 L12/0537 576 14 15 14.50

7 L12/0538 617 14 15 14.50

8 L12/0539 596 14 15 14.50

9 L12/0540 563 13 12 12.50

10 L12/0541 535 13 12 12.50

11 L12/0542 545 12 12 12.00

12 L12/0543 566 12 13 12.50

13 L12/0544 596 14 13 13.50

14 L12/0545 615 14 13 13.50

15 L12/0546 599 14 14 14.00

16 L12/0547 605 12 14 13.00

17 L12/0548 559 13 14 13.50

18 L12/0549 591 13 12 12.50

19 L12/0550 620 13 13 13.00

20 L12/0551 591 15 13 14.00

21 L12/0552 555 15 13 14.00

22 L12/0553 566 15 14 14.50

23 L12/0554 494 14 14 14.00

(Nguồn: Phòng KCS)

41

Khối lượng trung bình của mỗi bales giấy vào khoảng 550kg sau khi được ép

chặt. Việc ép giấy tại công ty Hoàng Tùng nhằm tiết kiệm diện tích kho, dể dàng vận

chuyển cũng như đảm bảo các tiêu chuẩn thu tại các nhà máy tái chế giấy carton.

Ngoài ra, việc ép giấy cũng làm giảm hiện tượng bay hơi, gây mất trọng lượng giấy

đáng kể.

Hình 1: Mô phỏng bales giấy tại công ty Hoàng Tùng (Nguồn: Phòng KCS)

Do các bales giấy tại công ty Hoàng Tùng chỉ được cố định bởi 3 sợi kẽm, nên

độ dài tối đa của các bales chỉ là 1,4 m. Nếu bales dài hơn 1,4 m sẽ gây ra hiện tượng

quá sức tải của kẽm và đứt kẽm. Ngoài ra việc bales giấy dài quá 1,4m sẽ gây khó

khăn trong việc xuất hàng sau này dẫn đến việc không tận dụng tối đa sức tải, diện tích

của rơmoc.

Các bales giấy sau khi được ép sẽ được lưu ở trong kho. Việc quản lý kho được

thực hiện bởi nhân viên KCS.

42

Bảng 3.8: Báo cáo kho hằng ngày của công ty Hoàng Tùng

LOCC

Trọng Độ Ẩm Độ Ẩm STT Số Bales AVG. MC(%) Lượng(Kg) 1(%) 2(%)

1 L12/0307 502 12 12 12.00

2 L12/0308 594 13 13 13.00

3 L12/0309 511 13 14 13.50

4 L12/0496 607 14 13 13.50

5 L12/0497 503 13 12 12.50

6 L12/0498 620 12 14 13.00

7 L12/0499 689 10 14 12.00

8 L12/0500 633 10 14 12.00

9 L12/0501 749 10 12 11.00

10 L12/0502 484 14 12 13.00

11 L12/0503 535 14 12 13.00

12 L12/0504 546 14 12 13.00

13 L12/0505 549 13 13 13.00

14 L12/0506 556 13 13 13.00

15 L12/0507 495 13 15 14.00

16 L12/0508 586 13 15 14.00

17 L12/0509 565 13 14 13.50

18 L12/0510 636 13 14 13.50

19 L12/0511 579 12 14 13.00

20 L12/0512 563 12 15 13.50

21 L12/0513 570 15 15 15.00

22 L12/0514 522 15 13 14.00

23 L12/0515 511 15 13 14.00

24 L12/0516 510 14 13 13.50

25 L12/0517 553 14 15 14.50

26 L12/0518 526 14 15 14.50

27 L12/0519 541 15 15 15.00

43

L12/0520 28 550 15 15 15.00

L12/0521 29 597 13 15 14.00

L12/0522 30 656 13 14 13.50

L12/0523 31 530 13 14 13.50

L12/0524 32 483 12 14 13.00

L12/0525 33 432 12 13 12.50

L12/0526 34 660 12 13 12.50

35,388 SUB-TONG

ADD: INSIDE THE MACHINE

SUB-TONG

LOOSE BALES

GRAND TONG

MOISTURE

CONTENT

(Nguon: Phdng KCS)

Den cuoi ngay, sau khi da hoan thanh viec ep giay, nhan vien KCS se kiem tra

so luong bales giay con ton trong kho.So sanh giua so thuc te trong kho va so lieu luu

tru trong he thong. Uoc luong so giay chua ep (LOOSE BALES) con ton trong kho

cung nhu so bales con trong may ep chua duoc gap ra.

44

Việc thống kê này sẽ giúp nhân viên KCS cũng như ban lãnh đạo biết được tình

hình kho tại công ty Hoàng Tùng. Nhằm hạn chế rủi ro thất thoát cũng như phát hiện

sớm được những hao hụt giấy.

3.2.4.2. Nhận Xét

> Ưu điểm

Cách sắp xếp kho khoa học làm tăng lượng hàng xếp trong kho. Ngoài ra, còn

giúp cho việc xuất hàng được hiệu quả và dể dàng áp dụng nguyên tắc FIFO cho việc

lưu kho.

Việc lưu kho được thực hiện chặc chẽ giúp nhân viên KCS kiểm soát tốt được

lượng hàng tồn trong kho

> Hạn chế

Máy ép đã cũ dẫn đến việc hoạt động chưa hiệu quả, dể hỏng hóc làm chậm quá

trình ép giấy

Tài xế xe forklift bất cẩn sắp xếp bales không đúng theo thứ tự làm cho việc

kiểm kê gặp khó khăn

3.2.5. Xuất hàng

3.2.4.I. Quy trình xuất hàng

45

Sơ đồ 3.5: Quy trình xuất hàng (Nguồn: Phòng KCS)

Ký Hiệu: WP-RPP-01

Cập Nhập: Ngày 11 tháng 03 năm

Trách Nhiệm

Diễn Giải

Bước Thực Hiện

2015

( ^ ^ ^ B ắ t Đầu

ị

1. Nhân viên bảo vệ 1. Tuân thủ theo form mẫu sổ bảo vệ đính kèm (FRM-RPP- 01) 2. Ghi nhận các thông tin: số thứ tự đăng ký, biển số xe, thời gian vào, tên tài xế

1. Nhân viên KCS

Đảm bảo trên sàn cân trống và không có vật thể nào làm ảnh hưởng tới khối

1. Nhân viên KCS

Bảo vệ tuân thủ theo quy định: Xe nào đăng ký tài trước thì cho vào trước.

2. Nhân viên bảo vệ

Bảo vệ giám sát đảm bảo không ai còn trên xe hoặc trên cân

1. Nhân viên KCS

Thông tin yêu cầu: Biển số xe, tên hàng xuất, nhà cung cấp (nhập tay vào phần mềm cân) và khối lượng xe (tự động nhập khi ấn nút "cân xe vào")

1. Nhân viên KCS

2. Công nhân

Đảm bảo an toàn khi ngừng xe tại khu vực lên hàng: Yêu cầu tài xế tắt mát, khóa thắng tay. Dùng ít nhất 2 cục canh bánh xe để đảm bảo xe không di chuyển trong lúc cân

FIFO: Nhập trước, xuất trước 1. Nhân viên KCS 2. Tài xế Forklift

ị

46

1. Tài xế forklift

Yêu cầu che bạt phải còn nguyên

1. Tài xế xe xuất hàng

1. Nhân viên KCS 2. Tài xế Forklift

Nhân viên KCS lưu lại số seal để ghi vào phiếu cân xuấthàng Seal bảo vệ được bấm vào 2 bên xe, mỗi bên 3cái. Đối với xe xuất hàng bằng container chỉ có thể mở được bằng cửa sau, chỉ cần dùne1seal.

Nhân viên KCS Bảo vệ

Chọn đúng biển số xe phầnxuất hàng. Nhập vào độ ẩm trung bình của tất cả các bale trên xe bằng cách copy thông tin của từng bale từ sheet actual bale vào sheet daily delivery và xem giátrị

2. Đảm bảo 4 bánh xe ở trongcân.

1. Nhân viên KCS

3. Đảm bảo không ai trên cân

trong lúc đangcân

4. Bảo vệ ghi nhận khối lượng

cânvào

1. Nhân viên KCS

liên hồng gửi cho phòng

Phiếu cân liên xanh gửi cho tài xế để làm chứng từ thanh toán chi phí vận chuyển Phiếu cân nguyên liệu/ trạm cân thông qua tàixế Phiếu cân liên trắng tổng hợp lại mỗi tuần và gửi lên nhà máy cho nhân viên chứngtừ

1. Nhân viên bảo vệ

Kết Thúc

1. Bảo vệ kiểm tra thông tin: số bale, khối lượng trên phiếu cân có giống với thông tin bảo vệ ghi nhận khi cân xe vào,ra. 2. Bảo vệ kiểm tra lại tình trạng bấm seal, phủ bạt của xe trước khi cho xerời

47

Trước khi xuất hàng, nhân viên KCS phải đảm bảo hàng hóa trong kho đã phân lô rõ

ràng ( lô 60 bales), việc phân lô này giúp cho tài xế xe forklitf có thể xác định được lô

nào sẽ xuất đi trước, lô nào sẽ phải đợi lần sau. Điều này nhằm thực hiện tốt nguyên

tắc FIFO để đảm bảo tồn kho hiệu quả nhất.

Để đảm bảo lượng giấy không bị thất thoát và bị ướt trong quá trình vận

chuyển, giấy sau được xếp lên xe rơmóc. Tài xế xe rơ-móc phải phủ bạc kính 5 mặt

của xe giấy. sau đó phải niêm phong bằng 6 seal do công ty Hoàng Tùng cung cấp.

3.2.5.2.Báo cáo xuất hàng hằng ngày

Bảng 3.9: Ghi nhận xuất hàng tại công ty Hoàng Tùng

72C-07973/72R-00981 Biển số xe

Loại Giấy LOCC

Trọng Độ ẩm 1 Độ ẩm 2 Độ ẩm trung bình STT Số Bales Lượng (Kg)

(%) 13 (%) 13 1 L11/0804 630 (%) 13.00

2 L11/0805 712 12 12 12.00

3 L11/0806 628 13 15 14.00

4 L11/0813 506 13 13 13.00

5 L11/0814 610 13 12 12.50

6 L11/0815 576 13 13 13.00

7 L11/0816 591 12 15 13.50

8 L11/0817 574 15 14 14.50

9 L11/0818 576 14 13 13.50

10 L11/0863 492 13 13 13.00

11 L11/0864 519 12 14 13.00

12 L11/0865 526 10 14 12.00

13 L12/0198 641 13 12 12.50

14 L12/0201 477 12 14 13.00

15 L12/0202 542 12 15 13.50

16 L12/0203 601 12 16 14.00

17 L12/0204 682 14 16 15.00

48

18 L12/0205 610 14 15 14.50

19 L12/0207 565 14 14 14.00

20 L12/0212 644 13 13 13.00

21 L12/0213 642 15 13 14.00

22 L12/0215 631 13 12 12.50

23 L12/0253 620 15 15 15.00

24 L12/0254 644 13 14 13.50

25 L12/0255 600 12 13 12.50

26 L12/0273 728 15 15 15.00

27 L12/0274 628 14 12 13.00

28 L12/0275 637 14 13 13.50

29 L12/0289 618 13 14 13.50

30 L12/0290 366 12 14 13.00

31 L12/0293 508 12 13 12.50

32 L12/0297 514 15 14 14.50

33 L12/0300 543 14 13 13.50

34 L12/0301 607 13 13 13.00

35 L12/0321 565 13 13 13.00

36 L12/0322 570 15 12 13.50

37 L12/0326 675 14 13 13.50

38 L12/0361 664 13 13 13.00

39 L12/0362 561 12 12 12.00

40 L12/0363 559 15 15 15.00

41 L12/0364 606 14 14 14.00

42 L12/0365 626 13 13 13.00

43 L12/0366 662 12 12 12.00

44 L12/0368 722 15 15 15.00

45 L12/0369 603 14 14 14.00

46 L12/0370 609 13 13 13.00

47 L12/0371 589 12 12 12.00

48 L12/0372 652 13 12 12.50

49

49 L12/0373 632 12 13 12.50

50 L12/0374 703 15 12 13.50

51 L12/0375 606 14 15 14.50

52 L12/0376 513 13 14 13.50

53 L12/0377 501 12 13 12.50

54 L12/0378 550 13 12 12.50

55 L12/0379 638 15 12 13.50

56 L12/0380 669 14 13 13.50

57 L12/0381 631 13 11 12.00

58 L12/0382 618 12 13 12.50

59 L12/0383 585 13 12 12.50

60 L12/0384 604 15 11 13.00

Tổng 35,901 AVG MC 13.3 Trọng lượng cân 35,500 (%)

Chênh lệch -401

Khi xuất hàng, nhân viên forklift sẽ ghi thông tin những bales xuất tương ứng

với xe xuất. Khi đã gắp đủ hàng lên xe, tài xế xe forklift sẽ đem Bảng Ghi nhận xuất

hàng vào cho nhân viên KCS để tiến hành nhập dữ liệu vào máy. Bảng ghi nhận xuất

hàng tại công ty Hoàng Tùng còn thể hiện được số ký mất đi trong thời gian giấy tồn

kho.Điều này giúp nhân viên KCS quản lý được lượng hao hụt hằng tháng thông qua

báo cáo tồn kho và xuất hàng.

3.2.5.3. Báo cáo xuất hàng hằng tuần

Bảng 3.10: Thông tin xuất hàng trong tuần của công ty Hoàng Tùng

Loại Giấy Dec 12 Dec 13 Dec 14 Dec 15 Dec 16 Dec 17 TỔNG

- - 34,390 35,500 34,230 70,320 174,440 LOCC

Công việc xuất hàng chỉ thực hiện khi có yêu cầu từ trước của nhân viên KCS.

Họ sẽ dựa vào tình hình tồn kho, và nhu cầu thu mua của công ty tái chế giấy để xuất

hàng. Cho nên, việc xuất hàng được thực hiện không liên tục.

50

Khối lượng hàng xuất mỗi ngày được cập nhật trong báo cáo xuất hàng hằng

tuần để nhân viên KCS có thể kiểm soát được lượng hàng xuất của các ngày trong

tuần.

3.2.5.4. Báo cáo xuất hàng hằng tháng

Bảng 3.11: Tổng kết báo cáo xuất hàng hằng tháng

THÁNG 12 Loại giấy TỔNG TUẦN 1 TUẦN 2 TUẦN 3 TUẦN 4 TUẦN 5

66,240 236,350 174,440 101,670 65,050 643,750 LOCC

Kết quả của các báo cáo xuất hàng hằng tuần sẽ được tổng hợp lại trong báo

xuất hàng hằng tháng.Việc nhập số lượng xuất của các tuần vào báo cáo tháng sẽ giúp

nhân viên KCS kiểm soát được lượng hàng xuất giữa các tuần trong tháng.Qua đó,

nhân viên KCS sẽ có cơ sở so sánh sự thay đổi xuất hàng trong tháng.

51 3.2.5.5. Báo cáo xuất hàng hằng năm

Bảng 3.12: Báo cáo xuất hàng hằng năm

Loại Giấy LOCC

Tháng 1 540,010

Tháng 2 311,950

Tháng 3 275,730

Tháng 4 264,160

Tháng 5 284,960

Tháng 6 Hằng 528,160 Tháng

Tháng 7 820,850

THáng 8 830,990

Tháng 9 884,800

Tháng 10 728,720

Tháng 11 570,770

Tháng 12

TỔNG 6,041,100

52

Biểu đồ 3.3: Sản Lượng xuất hàng tại công ty Hoàng Tùng trong năm 2016

Xuất Hàng 2016

□ LOCC

884,800

820,850 830,990

728,720

570,770

540,010

528,160

311,950 275,730 264,160 284,960

KG 1,000,000 900.000 800.000 700.000 600.000 500.000 400.000 300.000 200.000 100,000

Tháng Tháng Tháng Tháng Tháng Tháng Tháng Tháng Tháng Tháng Tháng Tháng

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

11

12

Lượng giấy xuất giữa các tháng từ đầu năm đến nay không đồng đều.Giấy xuất

chủ yếu tập trung từ tháng 6 đến tháng 10. Lượng giấy xuất phụ thuộc hoàn toàn vào

lượng hàng thu mua. Nếu trong tháng, lượng hàng thu mua được ổn định thì lượng

giấy xuất cũng vì thế mà tăng vọt.

Điển hình từ tháng 2 đến tháng 5, sản lượng thu mua thấp nên lượng giấy xuất

cũng chỉ đạt ở mức 300 tấn/ tháng. Và từ tháng 6 đến tháng 11, lượng giấy thu mua ổn

định, lượng giấy xuất cũng vì vậy mà tăng vọt. Đỉnh điểm là tháng 9 với 884,800 tấn.

3.2.5.6. Kết quả phân tích hoạt động xuất giấy

Năm 2014 Năm 2015 Năm 2016 Hình Loại

thức Sản Sản Sản Giá Giá Giá giấy

xuất xuất lượng lượng (1000đ/ (1000đ lượng (1000đ

(kg) kg) (kg) /kg) (kg) /kg)

LOCC Trực 4,952,100 3,8 5,695,450 6,756,130 4,2 4,1 tiếp

53

Qua bảng số liệu trên và đối chiếu với bảng kết quả thu mua, ta thấy sản lượng

giấy xuất đi bao giờ cũng ít hơn sản lượng mua vào và bán với mức giá cao hơn từ

khoảng 700-800 đ/kg. Đây là một điều tất yếu vì trong quá trình ép giấy sẽ xảy ra

những hao hụt để đảm bảo chất lượng giấy xuất ra.

Năm 2016, giá bán ra giảm so với hai năm trước. Qua tìm hiểu, em biết được lý

do là vì năm 2016, sản lượng giấy của Tỉnh Bà Rịa Vũng Tàu khá lớn, để cạnh tranh

với các công ty khác trên địa bàn, công ty cũng như mặt bằng chung các công ty khác

đều hạ giá thành bán ra nhưng vẫn dảm bảo được lợi nhuận.

3.2.6. Tổng kết tháng

Hằng tháng, để kiểm soát hao hụt giấy trong quá trình hoạt động của công. Báo

cáo tổng kết tháng là bảng tổng hợp chung nhất tổng kết khối lượng giấy đã nhập, đã

xuất và còn tồn kho trong tháng.

54

Bảng 3.13: Tổng kết xuất nhập hàng của công ty Hoàng Tùng tháng 11 năm 2016

Đơn vị tính: kg

Tuần 1 Tuần 2 Tuần 3 Tuần 4 Tuần 5 Tổng LOCC

134,423 138,998 118,804 131,684 159,844 Đầu Tuần 683,753

Đã Nhập 109,150 153,060 146,490 159,830 67,510 Hoạt Động 636,040

103,900 172,380 132,030 130,860 31,600 Đã Xuất 570,770

139,673 119,678 133,264 160,654 195,754 Cuối Tuần 199,693 Theo Báo

Cáo 237 186 235 244 345 Số Bales 0

PM 45 73 118

138,998 118,804 131,684 159,844 195,582 Kho 0 Theo Kiểm

tra thực tế 237 186 235 244 345 Bales 0

Trọng Lượng -675 -874 -1,535 -737 -172 -3,993 Chênh lệch 0 0 0 0 0 Bales 0

Các hoạt động xuất, nhập và tồn kho hằng tuần đều được nhân viên KCS ghi nhận vào

bảng này vào mỗi cuối tuần. Các số liệu này được tổng hợp nhằm để so sánh sự chệnh

lệch giữa tồn kho theo báo cáo và tồn kho thực tế, qua đó giúp nhân viên KCS biết

được số lượng hàng bị thất thoát qua hằng tuần. Dựa vào bảng trên ta có phương pháp

tính mức chênh lệch như sau:

Tồn k h o t h e o b áo cáo = Đầu tuần + N hập — Xuất

Mứcchênh lệch = Tồnk ho t hực t ế — t ồnk ho t he o báo cáo

Ngoài ra, cuối tuần tài xế xe forklift cùng nhân viên KCS sẽ cùng đếm số bales còn

trong kho. Sau đó so sánh với số bales trong báo cáo để có phương án xử lý nhanh

nhất.

55

Bảng 3.14: Tổng kết xuất nhập hàng tại công ty Hoàng Tùng qua các từ tháng 3 đến

tháng 11 năm 2016

Chênh MONTH Nhập Tồn kho PM Đầu kỳ Xuất Cuối kỳ Lệch

Tháng 3 58,194 354,420 275,730 136,884 135,204 350 -1,330

Tháng 4 135,204 202,100 264,160 73,144 71,890 78 -1,176

182 -5,633 Tháng 5 71,890 254,610 284,960 41,540 35,725

111 -911 Tháng 6 35,725 526,680 528,160 34,245 33,223

Tháng 7 33,223 852,410 820,850 64,783 62,363 734 -1,686

50 -2,691 Tháng 8 62,363 862,380 830,990 93,753 91,012

89 -2,366 Tháng 9 91,012 927,760 884,800 133,972 131,517

Tháng 10 131,517 738,950 728,720 141,747 134,423 568 -6,756

Tháng 11 134,423 636,040 570,770 199,693 195,582 118 -3,993

949,133 5,681,500 5,456,130 1,174,503 949,133 2,280 -26,542 TỔNG

Qua bảng trên, ta có thể thấy việc hao hụt giấy tại công ty Hoàng Tùng là không

đồng đều. Đặt biệt tháng 5 và tháng 10 lượng hao hụt khá cao ( trên 5 tấn). Nguyên

nhân là do máy ép của công ty xảy ra sự cố phải bảo trì sửa chữa trong thời gian dài,

lượng giấy tồn bên ngoài chưa ép được lớn nên đã gây nên lượng hao hụt đáng kể.

3.2.4.6. Nhận xét

> Ưu điểm

Nhờ việc phân lô hợp lý nên quá trình xuất hàng được diễn ra nhanh chóng và

hiệu quả.

Hàng hóa được sắp xếp, phủ bạt và niêm phong bằng seals giúp công ty tránh

được các rủi ro thất thoát hàng hóa.

56

> Hạn chế

Việc điều phối xe xuất hàng chưa hợp lý làm chậm quá trình xuất hàng, đôi lúc

việc trao đổi thông tin giữa xe xuất và công chưa thật sự hiệu quả

Một số xe xuất phủ bạt chưa được kín 5 mặt dẫn đến ướt giấy trong quá trình

vận chuyển.

Nhân viên kinh doanh chưa liên kết tốt với nhà máy tái chế giấy, dẫn đến xuất

hàng chưa hiệu quả làm cho lượng hàng tồn kho cao.

57

CHƯƠNG 4. MỘT SỐ GIẢI PHÁP VÀ KIẾN NGHỊ NÂNG CAO HIỆU QUẢ

QUY TRÌNH HOẠT ĐỘNG THU MUA - ÉP GIẤY-TỒN KHO CỦA CÔNG TY

TNHH TM-VT HOÀNG TÙNG

4.1. Mục tiêu và định hướng cho năm 2017

Ở chương 3, qua quá trình khảo sát thực trạng hoạt động của từng đối tượng

tham gia vào quy trình hoạt động của công ty TNHH TM-VT Hoàng Tùng đã thu thập

được những số liệu, thông tin đáng tin cậy phục vụ cho việc phân tích đánh giá hiệu

quả hoạt động của công ty. Qua đó rút ra những ưu điểm cũng như hạn chế mà công ty

đang gặp phải để có những giải pháp phù hợp giúp công ty phần nào cải tiến được các

hạn chế gặp phải trong quá trình hoạt động. Qua đó đặt ra các mục tiêu cho năm 2017

như sau:

> Thu mua:

- Sản lượng thu mua đạt 1000 tấn/ tháng.

- Chất lượng giấy đạt yêu cầu, lượng OT dưới mức 3%, độ ẩm ổn

định ở mức 14%.

- Không còn khách hàng cố tình làm giấy gian lận.

- Đẩy nhanh tốc độ nhận giấy.

> Ép giấy

- Ép hết giấy mỗi ngày, sao cho lượng giấy xá tồn kho là thấp nhấp.

- Sắp xếp kho hợp lý để việc lưu kho đạt hiệu quả cao nhất.

- Nhân viên tuân thủ các quy định trong quá trình ép giấy.

> Xuất Giấy

- Giảm thiểu tối đa rủi ro thất thoát trong quá trình vận chuyển giấy.

- Tạo sự liên kết chặt chẽ hơn với công ty tái chế giấy để việc xuất hàng được

liên tục và hiệu quả.

4.2. Một số giải pháp

4.2.1. Giải pháp cho quá trình thu mua

Quá trình thu mua giấy tại công ty Hoàng Tùng trong năm 2016 hoạt động khá

hiệu quả, sản lượng trung bình hàng tháng đạt khoảng 500 tấn. Ngoài ra, các chính

sách giá, chính sách thanh toán tiền ngay đã giúp công ty có rất nhiều khách hàng. Qua

58

quá trình kiểm tra và đánh giá quy trình thu mua tại công ty Hoàng Tùng em phát hiện

một số hạn chế trong quá trình thu mua giấy như sau:

(1) Khách hàng chú trọng lợi nhuận nên đã xịt nước vào giấy nhằm tăng trọng

lượng, và qua mặt nhân viên KCS.

(2) Một số khách hàng để những loại PM pha lẫn vào trong giấy carton (LOCC)

(3) Các đối thủ cạnh tranh ngày càn gay gắt.

(4) Quy trình thu mua của công ty còn khá nhiều bước dẫn đến việc mua hàng

diễn ra chậm, việc kiểm tra độ ẩm sau khi xuống hàng còn gây nhiều e dè cho các nhà

cung cấp giấy.

4.2.1.1. Linh hoạt trong công việc kiểm tra lượng giấy nhận được từ nhà cung

cấp

Hiện tại số khách hàng bỏ giấy cho công ty Hoàng Tùng rất nhiều. Trong đó

một số khách hàng có hành vi gian lận cố tính xịt nước vào giấy. Qua quá trình kiểm

tra cùng nhân viên KCS thì các khách hàng này thường cho vào giấy từ 200-300 kg

nước trên tổng trọng lượng 2500 kg giấy.Việc này đẩy độ ẩm của giấy lên rất cao,

trung bình từ 18-24%. Ngoài ra, một số khách hàng tinh vi thực hiện thủ đoạn chèn

giấy ướt vào giữa những bó giấy khô. Nếu nhìn bằng mắt thường từ bên ngoài sẽ rất

khó phát hiện.

> Để loại bỏ thực trạng này, trước tiên cần nâng cao ý thức cho nhà cung

cấp giấy bằng cách thông báo cho họ biết những chỉ tiêu nhận giấy và các hình thức

phạt nếu độ ẩm giấy vượt quá quy định. Khách hàng lần đầu vi phạm có thể sẽ được

nhắc nhớ. Những lần cố ý vi phạm sẽ dựa trên độ ẩm của giấy mà sử dụng hình thức

phạt hợp lý. Ngoài ra, cần hướng dẫn khách hàng cách phân biệt giấy ướt tại vựa phế

liệu để khách hàng tránh mua giấy ướt tại vựa rồi đem đến bán cho công ty.

> Tăng cường công tác kiểm tra khi khách hàng đến bỏ giấy. Nhân viên

KCS phải linh hoạt và cẩn thận trong quá trình kiểm giấy của khách hàng.Tránh tình

trạng để giấy ướt mà không phát hiện được.

> Mỗi người công nhân đều là người kiểm hàng.Hướng dẫn cho công nhân

cách phân biệt giấy ướt và giấy đạt chất lượng. Để khi nhân viên KCS không thể kiểm

59

hết tất cả các xe, thi người công nhân sẽ đóng vai trò như người kiểm giấy. Khi gặp

giấy ướt, công nhân sẽ báo lại với nhân viên KCS để có hình thức xử lý xe đi giấy ướt.

4.2.1.2. Thông báo rõ ràng loại giấy sẽ nhập và các quy định nhận hàng cho nhà

cung cấp giấy

Một số loại giấy thùng carton lớp nilong bên ngoài thường gây nhầm lẫn cho

khách hàng bỏ giấy.Các loại giấy này được công ty xếp vào PM (không được phép

nhận).Nhìn bề ngoài rất giống các loại giấy LOCC thông thường. Nhưng do lớp nilong

không tái chế được nên công ty rất hạn chế nhận loại giấy này. Một số khách hàng vì

chưa biết loại giấy này hoặc cố tình chèn vào giấy LOCC và bán lại cho công ty gây

tình trạng lượng giấy PM tăng cao, giảm chất lượng hàng của công ty.

> Nhân viên KCS thông báo với khách hàng về những loại PM không

nhận.Làm bảng phân biệt loại giấy bên trong xưởng giấy để khi khách hàng đến bỏ

giấy có thể nhận biết được những loại giấy LOCC, OT và PM nhằm tránh tình trạng

mua nhầm loại giấy đến từ khách hàng.

> Bố trí một công nhân đứng tại vị trí băng tải để tiến hành nhặt PM ra

khỏi giấy trước khi ép. Đôi lúc PM nằm lẫn trong quá trình xuống giấy không thể nhặc

ra hết. Cho nên, việc bố trí công nhân đứng ở băng tải nhặt PM sẽ đảm bảo PM không

còn lẫn trong giấy trước khi giấy được ép.

> Riêng các loại giấy phủ nilong, nhân viên KCS có thể yêu cầu nhà cung

cấp xé nhỏ và rải đều trước khi ép giấy.Việc này sẽ giúp công tránh mất lòng khách

hàng cũng như có thể tránh làm giảm chất lượng giấy.

4.2.1.3. Có chính sách giá thu mua giấy hợp lý

Hiện nay, do giá giấy nhập đang ngày càng cao nên nhu cầu dùng giấy trong

nước để sản xuất của các công ty tái chế giấy ngày càng lớn. Vì thế, việc cạnh tranh

giữa các công ty thu mua giấy cũng vì thế ngày càng gay gắt hơn. Bản thân công ty

Hoàng Tùng là một đơn vị thu mua giấy lớn trong Tỉnh Bà Rịa - Vũng Tàu, những

song song đó có 5 đơn vị khác cũng đang tiến hành thu mua giấy. Tùy từng thời điểm

mà giá giấy có sự lên xuống nhất định, nhưng sự chênh lệch về giá giấy giữa các công

ty là không cao.Công ty nào muốn nắm được vị thế mua giấy tại Tỉnh Bà Rịa - Vũng

Tàu cũng như các Tỉnh lân cận khác thì phải có chiến lược cạnh tranh hiệu quả. Các

60

công ty thu mua thường dùng: giá, tỷ lệ OT, tốc độ nhận giấy làm thước đo khả năng

cạnh tranh. Công ty nào có ưu thế về 3 tiêu chí này sẽ có lợi thế cạnh tranh rất lớn.

> Có chính sách giá hợp lý. Một chính sách giá hợp lý là chính sách có thể

đảm bảo lượng giấy mua vào ổn định phù hợp với nhu cầu của công ty mà vẫn đảm

bảo lợi nhuận cho công ty.Để làm được điều này trước tiên cần phải biết được giá đối

thủ, phân loại các nguồn giấy để có những chính sách giá phù hợp nhất cho từng loại.

> Chính sách OT. Thông thường ở các đối thủ cạnh tranh, họ sẽ cho công

nhân lựa OT của khách hàng ra riêng và sau đó chỉ lấy đúng theo quy định. Việc này

làm kéo dài thời gian xuống hàng, dẫn đến việc chậm trể các chuyến giấy. Nên việc có

một chính sách OT phù hợp, đẩy nhanh thời gian xuống hàng của người bỏ giấy sẽ

giúp công ty Hoàng Tùng có được sự ưu ái của khách hàng hơn

4.2.I.4. Giảm bớt các quy trình thu mua và chủ động tìm nhà cung cấp

Công ty mua giấy trực tiếp từ các chủ vựa thu mua đến nhập giấy tại công ty.

Điều này làm cho sản lượng thu mua bị phụ thuộc vào các chủ xe. Trong quá trình thu

mua, việc kiểm tra độ ẩm là sau khi xuống hàng, nếu lượng ẩm vượt quá mức cho

phép, công ty sẽ trả về xe hàng đó, việc xuống hàng và xếp hàng lên xe là không dễ

dàng. Nếu bị trả về nguyên xe, các chủ xe chắc chắn sẽ rất khó chịu và dễ dẫn đến

xung đột, vừa mất thời gian vừa dễ gây tranh cãi.

> Kiểm tra độ ẩm lô hàng trước khi xuống, nếu không đạt yêu cầu sẽ trả về

ngay từ lúc đầu.

> Xây dựng mối quan hệ với các nhà cung cấp, các chủ xe hàng để có

thêm nhiều nhà cung cấp giấy cho công ty qua lời giới thiệu.

4.2.2. Giải pháp cải tiến quy trình ép giấy

Sau khi tiến hành nguyên tắc phân lô FIFO, quá trình ép giấy và tồn kho tại

công ty Hoàng Tùng đã đạt được những hiệu quả đáng kể. Nhưng song song đó vẫn

còn tồn tại những hạn chế sau:

(1) Máy ép thường xuyên hỏng hóc, dẫn đến việc làm chậm công việc ép giấy.

(2) Tài xế xe forklift bất cẩn sắp xếp bales không đúng theo thứ tự làm cho việc

kiểm kê gặp khó khăn.

61

4.2.2.1. Thay một hệ thống ép giấy hoàn toàn mới

Do máy ép của công ty Hoàng Tùng đã dùng cũ, các thiết bị hoạt động trong

một thời gian dài nên việc hỏng hóc thường xuyên xảy ra. Đều này đã làm chậm công

việc ép giấy, dẫn đến lượng giấy xá tồn nhiều làm tăng nguy cơ cháy và mất mát.

Việc sửa chữa máy ép tốn rất nhiều thời gian và chi phí, nếu các bộ phận sau

khi sửa chữa hoạt động không hiệu quả, không có sự thống nhất với các bộ phận cũ thì

sẽ gây nên hỏng nặng hơn.

> Thay hoàn toàn một hệ thống ép giấy mới, dù phải bỏ ra một lần với số tiền khá

lớn.Nhưng đây là cách rất hiệu quả để tránh những hỏng hóc không đáng có về sau.

> Tiến hành kiểm tra máy ép vào mỗi sáng trước khi tiến hành ép giấy nhằm phát

hiện sớm những rủi ro tiềm tàng có thể xảy ra trong quá trình ép giấy.

> Tăng cường đào tạo kỹ năng vận hành máy cho công nhân, tránh những sự cố

vận hành làm hư hỏng hoặc giảm tuổi thọ của máy.

> Trang bị đầy đủ các trang thiết bị phòng cháy chữa cháy để tránh thiệt hại khi

xảy ra biến cố.

4.2.2.2. Tổ chức lại việc lưu kho

Việc sắp xếp các bales giấy vào kho là vô cùng quan trọng. Các bales sau khi ép

được đánh mã riêng cho từng bales. Tài xế xe forklift là người chịu trách nhiệm sắp

xếp các bales này vào kho. Tưởng chừng công việc đơn giản nhưng nó lại đòi hỏi

người sắp xếp phải vô cùng tập trung và tỉ mỉ. Nếu bất cẩn, việc sắp xếp bales sai thứ

tự hoặc không đúng quy cách có thể dẫn đến ngã các bales giấy gây mất an toàn.

Ngoài ra, việc sắp xếp không theo đúng lô quy định, không theo quy tắc FIFO sẽ làm

việc xuất hàng và kiểm kê kho trở nên khó khăn hơn.

> Nhân viên KCS tăng cường giám sát việc sắp xếp bales giấy của tài xế xe

forklift. Nhằm sớm phát hiện các sơ suất trong quá trình sắp xếp. Giúp giảm thiểu

được thời gian xuất hàng cũng như hạn chế tai nạn xảy ra cho nhân viên công ty.

> Trang bị kiến thức về xếp hàng, sắp xếp bales giấy cho tài xế xe forklift.

> Có những biện pháp xử phạt nếu tài xế xe forklift sắp xếp hàng không đúng quy

định gây ảnh hưởng đến công ty.

62

4.2.3. Giải pháp choquy trình Xuất giấy

Nhằm giảm được lượng tồn kho của công ty trong thời gian tới, việc nâng cao

quy trình xuất là điều tối cần thiết.Mặc dù trong năm 2016, công đã đạt được những

hiệu quả nhất định trong quá trình xuất hàng.Nhân viên KCS có thể kiểm soát được

lượng tồn kho ở mức cho phép thông qua việc xuất hàng hợp lý.Nhưng song song đó

vẫn tồn tại những hạn chế chưa thể khắc phục được.

(1) Việc điều phối xe xuất hàng chưa hợp lý làm chậm quá trình xuất hàng, đôi

lúc việc trao đổi thông tin giữa xe xuất và công chưa thật sự hiệu quả

(2) Một số xe xuất phủ bạt chưa được kín 5 mặt dẫn đến ướt giấy trong quá

trình vận chuyển.

(3) Nhân viên kinh doanh chưa liên kết tốt với nhà máy tái chế giấy, dẫn đến

việc xuất hàng chưa hiệu quả làm cho lượng hàng tồn kho cao.

4.2.3.1. Liên kết thêm nhiều nhà thầu vận chuyển

Phòng kinh doanh của công ty là nơi đảm nhân công việc làm việc với các nhà

thầu vận chuyển.Khi nhân viên KCS có yêu cầu xuất hàng, nhân viên kinh doanh sẽ

thông báo với nhà thầu vận chuyển.Sau đó sẽ chọn nhà thầu vận chuyển có thời gian

cũng như khả năng chuyên chở phù hợp nhất để tiến hành xuất hàng.Nhưng có một số

trường hợp nhân viên kinh doanh đã lên lịch trình xuất hàng, nhưng nhà thầu vận

chuyển lại không thể đến đúng giờ như đã thỏa thuận.Điều này làm việc xuất hàng bị

đình trệ, gây ảnh hưởng xấu đến hiệu quả làm việc của công ty.

> Phòng kinh doanh có kế hoạch liên kết với nhiều nhà thầu vận chuyển thay vì

chọn một nhà thầu nhất định.Điều này sẽ giúp phòng kinh doanh giảm sự lệ thuộc

nhằm tránh rủi ro nhà thầu vận chuyển trậm trể xuất hàng.

4.2.3.2. Kiểm tra chặt chẽ công tác phủ bạt trước khi vận chuyển

Trong quá trình vận chuyển giấy từ công ty Hoàng Tùng lên nhà máy tái chế.

Do có một số xe xuất phủ bạt chưa kín nên đã bị ướt. Kết quả là giấy sau khi xuất về

nhà máy đã bị ướt phía ngoài, làm giảm chất lượng giấy và gây thiệt hại khá lớn cho

công ty.

> Nhân viên KCS tăng cường công tác kiểm tra bạt của nhà thầu vận chuyển

trước khi cho xe xuất hàng ra khỏi nhà máy.

63

> Nếu trên đường đi bạt phủ giấy bị rách thì phải báo ngay cho công ty tái chế

giấy để có phương án giải quyết tốt nhất.

4.2.3.4.Chủ động nắm bắt tình hình hoạt động của nhà máy tái chế giấy

Vào những mùa cao điểm, lượng giấy từ các công ty thu mua giấy đổ về nhà

máy tái chế rất lớn. Điều này đã làm cho kho của công ty tái chế giấy quá tải.Nên bắt

buộc việc xuất hàng về nhà máy tái chế bị trì hoãn.Nhiệm vụ của nhân viên kinh doanh

là phải chủ động nắm bắt thông tin từ nhà máy tái chế. Thông tin này sẽ được nhân

viên KCS xử lý và cân nhắc việc xuất hàng.

> Nhân viên kinh doanh chủ động nắm bắt tình hình hoạt động của nhà máy tái

chế giấy.Tránh tình trạng khi xuất hàng về nhà máy nhưng phải trả hàng về vì không

thể xuống hàng được gây phát sinh chi phí.

64 KẾT LUẬN

Q ua quá trình n ghiên cứu đánh giá hoạt động thu m ua - ép - xuất giấy của

công ty TN H H T M -V T H oàng Tùng đã giúp em phần nào nắm được khái quát được

tình hình hoạt động của công ty. Các bộ phận, phòng ban của công ty đã và đang hoạt

động khá hiệu quả v à tích cực để công việc luôn được đảm bảo đúng quy trình.V iệc

phân tích hoạt động m ua - ép - xuất g iấy tại công ty chính là việc phân tích để tìm ra

các điểm m ạnh và những hạn chế m à doanh nghiệp còn vướng phải.Q ua đó đưa ra

những giải pháp giúp doanh nghiệp p hát hu y những ư u thế cũng như khắc phục các

hạn chế.

M ột lần nữa, em xin chân thành cảm ơn quý công ty, Phòng KCS đã tạo điều

kiện giúp em hoàn thành bài luận văn này.K ính chúc quý công ty ngày càng lớn m ạnh.

65

1. Q uản trị logistic: PG S-TS. Đ O À N TH Ị H Ồ N G V Â N - nhà xuất bản Thống Kê.

2. B ảng báo cáo lượng g iấy th u m ua- ép- xuất của công ty H oàng Tùng năm 2016

3. ThS. N gô Thị Tuyết, bài giảng Lập kế hoạch và điều độ trong chuỗi cung ứng

4. ThS. Đ ỗ Thanh Phong, bài giảng Q uản trị chuỗi cung ứng

5. T ailieu.vn

Tài liệu Tham Khảo

Khóa luận tốt nghiệp Quản trị Logistics: Thực trạng và giải pháp cải tiến quy trình thu mua- ép- xuất giấy của công ty TNHH TM-VT Hoàng Tùng

Chủ đề:

Báo cáo thực tập kinh doanh marketing

Báo cáo thực tập quản trị chuỗi cung ứng

.

,

B Ị

, TRƯỜNG ĐẠI HỌC BÀ RỊA-VŨNG TÀU

KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP

4

NHẬN XÉT CỦA ĐƠN VỊ THỰC TẬP

Xác nhận của đơn vị

Đ Á N H G IÁ C Ủ A G IẢ N G V IÊ N H Ư Ớ N G D Ẫ N

Đ Á N H G IÁ C Ủ A G IẢ N G V IÊ N P H Ả N B IỆ N

LỜI CẢM ƠN

MỤC LỤC

Danh Mục Bảng Biểu

Lời mở đầu

1

2

CHƯƠNG 1. GIỚI THIỆU CHUNG

3

4

5

6

Bảng 1: Kết quả hoạt dộng của công ty qua 3 năm 2014-2016

7

CHƯƠNG 2: CƠ SỞ LÝ LUẬN

8

9

10

11

12

13

14

15

16

17

18

19

20

CHƯƠNG 3. THỰC TRẠNG QUY TRÌNH THU MUA GIẤY TẠI

CÔNG TY HOÀNG TÙNG

21

X = A — B

22

23

24

25

5

26

Quy Trình Nhận Giấy Tại Trạm Ép

6

Ị

27

28

29

30

31

32

> Báo cáo sản lượng thu mua hằng năm

Loại

LOCC

Trọng Lượng

Trọng Lượng Thanh Toán

Tháng 1

Tháng 2

Tháng 3

Tháng 4

Tháng 5

Tháng 6

Năm

2016

Tháng 7

Tháng 8

Tháng 9

Tháng 10

Tháng 11

Tháng 12

6,822,190