Khoá luận tốt nghiệp Quản trị văn phòng: Công tác văn phòng tại Viện Công nghệ môi trường – Viện Hàn lâm Khoa học và Công nghệ Việt Nam, thành phố Hà Nội

TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI

KHOA QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG

Họ tên sinh viên: Trần Quốc Anh

Mã sinh viên: 1705QTVA012

KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP

NGÀNH ĐẠI HỌC QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG

Tên đề tài: Công tác văn phòng tại Viện Công nghệ môi trường –

Viện Hàn lâm Khoa học và Công nghệ Việt Nam, thành phố Hà Nội

Tên cơ quan: Viện Công nghệ môi trường,

Viện Hàn lâm Khoa học và Công nghệ Việt Nam

Địa chỉ: Nhà A30, 18 Hoàng Quốc Việt, Cầu Giấy, Việt Nam

Giảng viên hướng dẫn: ThS. Lâm Thu Hằng

HÀ NỘI - 2021

LỜI CAM ĐOAN

Tôi xin cam đoan đây là bài luận văn độc lập của riêng tôi. Các số liệu sử

dụng phân tích trong luận văn có nguồn gốc rõ ràng, đã công bố theo đúng quy

định. Các kết quả nghiên cứu trong khoá luận là do tôi tự tìm hiểu, phân tích một

cách trung thực, khách quan và phù hợp với thực tiễn của Cơ quan. Các kết quả

này chưa từng được công bố trong bất kỳ khoá luận nào khác.

Sinh viên

Trần Quốc Anh

LỜI CẢM ƠN

Qua bốn năm học tập và rèn luyện tại Trường Đại học Nội vụ Hà Nội việc

nắm bắt được kiến thức và áp dụng những kiến thức đã học vào thực tiễn công

việc trong cơ quan, công sở là điều tất yếu, bổ sung cho sinh viên những kiến thức

cơ bản về quản trị văn phòng. Đó là nhiệm vụ không thể thiếu trong quá trình học

tập và rèn luyện tại trường.

Để có được những hành trang vững chắc đó tôi xin chân thành bày tỏ lòng

biết ơn sâu sắc đến thầy cô của khoa Quản trị Văn phòng, Trường Đại học Nội vụ

Hà Nội đã nhiệt tình giảng dạy và truyền đạt kiến thức cho tôi trong thời gian qua.

Tôi cũng xin gửi lời cảm ơn đến giảng viên hướng dẫn ThS. Lâm Thu Hằng đã

hướng dẫn tôi hoàn thành bài Khoá luận tốt nghiệp này.

Xin chân thành cảm ơn đơn vị Viện Công nghệ môi trường – Viện Hàn lâm

khoa học và công nghệ Việt Nam đã tạo mọi điều kiện thuận lợi để cho tôi hoàn

thành tốt bài Khoá luận Tốt nghiệp này. Xin gửi lời cảm ơn đến các đồng chí lãnh

đạo và cán bộ, công chức tại Phòng Quản lý tổng hợp – Viện Công nghệ môi

trường và đặc biệt là TS. Nguyễn Trần Điện – Trưởng phòng Quản lý tổng hợp

đã hỗ trợ tôi rất nhiều trong quá trình khảo sát thực tế và thực tập tại đơn vị.

Cuối cùng tôi xin gửi lời cảm ơn chân thành tới thầy, cô của Đại học Nội

vụ Hà Nội và các cô chú, anh chị trong Phòng Quản lý tổng hợp – Viện Công

nghệ môi trường đã giúp đỡ tôi nghiên cứu, tiếp cận thực tế để phát huy khả năng

của mình, đồng thời biết được những nhược điểm mà khắc phục, sửa đổi để hoàn

thành tốt bài Khoá luận tốt nghiệp. Chúc mọi người luôn dồi dào sức khỏe và luôn

luôn hoàn thành tốt công tác.

Tôi xin chân thành cảm ơn!

Sinh viên

Trần Quốc Anh

DANH MỤC CÁC TỪ VIẾT TẮT

Chữ cái viết tắt/ ký hiệu Cụm từ đầy đủ

KH&CNVN Khoa học và Công nghệ Việt Nam

KHCN Khoa học công nghệ

QLTH Quản lý tổng hợp

KHKT Khoa học kỹ thuật

MỤC LỤC

LỜI CAM ĐOAN

LỜI CẢM ƠN

DANH MỤC CÁC TỪ VIẾT TẮT

A. LỜI MỞ ĐẦU .............................................................................................. 1

B. NỘI DUNG LUẬN VĂN ............................................................................. 5

Chương 1: LÝ LUẬN CHUNG VỀ CÔNG TÁC VĂN PHÒNG VÀ KHÁI

QUÁT VỀ VIỆN CÔNG NGHỆ MÔI TRƯỜNG – VIỆN HÀN LÂM KHOA

HỌC VÀ CÔNG NGHỆ VIỆT NAM .............................................................. 5

1.1 Lý luận chung về công tác văn phòng ................................................... 5

1.1.1 Một số khái niệm ................................................................................. 5

1.1.2. Vị trí và vai trò của công tác văn phòng ............................................ 7

1.1.3. Nội dung của công tác văn phòng ...................................................... 9

1.1.4. Các yếu tố ảnh hưởng đến công tác văn phòng ................................ 13

1.2. Khái quát về Viện Công nghệ môi trường – Viện Hàn lâm Khoa học và

Công nghệ Việt Nam ................................................................................... 16

1.2.1 Quá trình hình thành và phát triển .................................................... 16

1.2.2. Chức năng, nhiệm vụ ....................................................................... 18

1.2.3. Cơ cấu tổ chức ................................................................................. 18

Tiểu kết chương 1 ........................................................................................... 23

Chương 2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN PHÒNG TẠI VIỆN CÔNG

NGHỆ MÔI TRƯỜNG – VIỆN HÀN LÂM KHOA HỌC VÀ CÔNG NGHỆ

VIỆT NAM ..................................................................................................... 24

2.1 Tổ chức và hoạt động của Phòng Quản lý tổng hợp Viện Công nghệ Môi

trường .......................................................................................................... 24

2.2. Tìm hiểu công tác tham mưu, tổng hợp, hậu cần ............................... 26

2.2.1 Công tác tham mưu, tổng hợp ........................................................... 26

2.2.2 Công tác hậu cần .............................................................................. 30

2.3. Tổ chức các cuộc họp, hội nghị ............................................................ 30

2.3.1. Chuẩn bị cuộc họp ........................................................................... 31

2.3.2 Tổ chức họp ...................................................................................... 32

2.3.3 Các công việc sau khi hội họp kết thúc ............................................. 32

2.4. Xây dựng chương trình làm việc ......................................................... 33

2.4.1. Xây dựng kế hoạch chương trình, kế hoạch công tác theo năm, quý,

tháng, tuần do phòng Quản lý tổng hợp đảm nhiệm ................................... 34

2.4.2. Chuẩn bị cụ thể cho các chuyến đi công tác của lãnh đạo Viện Công

nghệ môi trường ........................................................................................ 34

2.5. Tìm hiểu công tác văn thư, lưu trữ của Viện Công nghệ môi trường 36

2.5.1 Hệ thống hoá các văn bản quản lý của Viện Công nghê môi trường về

công tác văn thư, lưu trữ của cơ quan, tổ chức .......................................... 36

2.5.2. Mô hình tổ chức văn thư của cơ quan .............................................. 37

2.5.3. Công tác soạn thảo và ban hành văn bản của cơ quan .................... 37

2.5.4. Nhận xét về quy trình quản lý và giải quyết văn bản ........................ 40

2.5.5 Tìm hiểu về tổ chức lưu trữ của Viện Công nghệ môi trường ........... 51

2.6. Tìm hiểu về công tác tổ chức sử dụng trang thiết bị văn phòng tại Viện

Công nghệ môi trường ................................................................................ 54

2.6.1 Tìm hiểu và nhận xét về trang thiết bị văn phòng, cơ sở vật chất của văn

phòng ........................................................................................................ 54

2.6.2. Sơ đồ hoá cách bố trí, sắp xếp các trang thiết bị trong một phòng làm

việc của phòng quản lý tổng hợp. Đề xuất mô hình văn phòng mới tối ưu. 55

2.6.3. Tìm hiểu và thống kê cụ thể tên các phần mềm đang được sử dụng trong

công tác văn phòng của Viện Công nghệ môi trường. Nhận xét bước đầu vè

những hiệu quả mang lại ........................................................................... 56

Tiểu kết chương 2 ........................................................................................... 57

Chương 3: KẾT QUẢ, PHƯƠNG HƯỚNG PHÁT TRIỂN VÀ GIẢI PHÁP

NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC VĂN PHÒNG TẠI VIỆN CÔNG

NGHỆ MÔI TRƯỜNG – VIỆN HÀN LÂM KHOA HỌC VÀ CÔNG NGHỆ

VIỆT NAM ..................................................................................................... 58

3.1. Kết quả ................................................................................................. 58

3.2 Phương hướng nâng cao hiệu quả công tác văn phòng tại Viện Công

nghệ môi trường trong quá trình cải cách hành chính hiện nay .............. 59

3.3 Đánh giá chung ..................................................................................... 60

3.3.1. Ưu điểm ........................................................................................... 60

3.3.2. Tồn tại ............................................................................................. 61

3.4. Giải pháp nâng cao hiệu quả công tác văn phòng .............................. 62

3.4.1. Xây dựng cơ chế phối hợp ................................................................ 62

3.4.2. Chú trọng đào tạo, bồi dưỡng đội ngũ cán bộ, công chức nhân viên văn

phòng, các phòng ban, đơn vị thuộc Viện. ................................................. 62

3.4.3. Tăng cường trang thiết bị, ứng dụng công nghệ thông tin ................ 63

3.4.4. Xây dựng môi trường văn hoá công sở hiện đại ............................... 64

3.4.5 Xây dựng các tiêu chuẩn tuyển dụng nhân sự làm công tác văn phòng ....... 65

Tiểu kết chương 3 ........................................................................................... 67

C. KẾT LUẬN ................................................................................................ 68

DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO ....................................................... 69

PHỤ LỤC ....................................................................................................... 70

A. LỜI MỞ ĐẦU

1. Lý do chọn đề tài

Văn phòng được coi là bộ phận “ đầu não” của các cơ quan, tổ chức doanh

nghiệp. Quản trị văn phòng là một công tác quan trọng đối với bất kỳ một cơ quan

nào, nó ảnh hưởng đến toàn bộ hoạt động của cả cơ quan. Nếu công tác văn phòng

được thực hiện tốt nó sẽ thúc đẩy mọi mặt hoạt động của tổ chức và ngược lại,

nếu thực hiện không hiệu quả sẽ ảnh hưởng đến sự phát triển và hoạt động của cơ

quan. Trong bất kỳ cơ quan nào dù lớn hay nhỏ cũng đều cần đến văn phòng từ

các cơ quan nhà nước, các tổ chức chính trị- xã hội đến các doanh nghiệp. Bên

cạnh những đơn vị chuyên môn thì văn phòng ngày càng được nhiều lãnh đạo các

đơn vị dành sự quan tâm xứng đáng. Bởi vì, trong mọi hoạt động của cơ quan văn

phòng được ví như một cái mắt xích nối liền các mối quan hệ của cơ quan với các

tổ chức bên ngoài, với đối tác và với mỗi cá nhân, phòng ban, đơn vị trong mỗi

cơ quan.

Xong để đáp ứng được yêu cầu của công việc ngày càng đòi hỏi khắt khe

về trình độ chuyên môn nghiệp vụ, người cán bộ văn phòng cần phải được đào

tạo, được trang bị đầy đủ những kiến thức cũng như kỹ năng cần phải có của một

cán bộ văn phòng. Nhằm đáp ứng nhu cầu xã hội và cung cấp nguồn nhân lực có

năng lực chuyên môn, trình độ về quản trị văn phòng có thể đảm nhiệm công việc

của một người nhân viên, cán bộ văn phòng, của người quản lý, phụ trách văn

phòng trong các cơ quan, tổ chức doanh nghiệp nhiều trường đại học đã xây dựng

chương trình đào tạo cử nhân ngành quản trị văn phòng.

- Qua quá trình thực tập, đồng thời nghiên cứu, khảo sát thực tiễn, đánh

giá thực trạng và đề xuất các giải pháp thực tế về vai trò của công tác văn phòng

tại Viện Công nghệ môi trường – Viện Hàn lâm Khoa học và Công nghệ Việt

Nam; cũng như nâng cao khả năng nghiên cứu và kiến thức của bản thân, tôi quyết

định lựa chọn đề tài “ Công tác văn phòng tại Viện Công nghệ môi trường – Viện

Hàn lâm Khoa học và Công nghệ Việt Nam, thành phố Hà Nội” để nghiên cứu và

viết nên bài Khoá luận tốt nghiệp của mình.

2. Mục tiêu, nhiệm vụ nghiên cứu

- Tìm hiểu thực trạng công tác văn phòng và đánh giá, nhận xét về công

tác văn phòng tại Viện Công nghệ môi trường;

- Đề xuất một số giải pháp nhằm đem lại hiệu quả cao hơn trong công tác

văn phòng của Viện.

3. Phạm vi nghiên cứu

- Về không gian: Nghiên cứu tại Viện Công nghệ môi trường.

- Nội dung: Tập trung ở vấn đề hoàn thiện công tác Văn phòng

4. Lịch sử vấn đề nghiên cứu

- Công tác văn phòng luôn đóng một vai trò quan trọng và là vấn đề sống

còn đối với bất kỳ cơ quan, đơn vị nào nói chung. Vì thế mà hoạt động Văn phòng

luôn đòi hỏi sự quan tâm thích đáng của từng cơ quan đơn, đơn vị. Trước hết về

mặt lý luận, có các sách, giáo trình đã nghiên cứu về đề tài này như sau:

- Giáo trình “Quản trị Văn phòng” chủ biên: GS. Nguyễn Thành Độ, Nhà

xuất bản Đại học Kinh tế Quốc dân năm 2012. Giáo trình đã cung cấp những kiến

thức cơ bản để thực hiện tốt công tác văn phòng, kiến thức lý luận và phương pháp

tiến hành các quy trình nghiệp vụ của công tác văn phòng, đồng thời đáp ứng được

nhu cầu nghiên cứu, tham khảo, bồi dưỡng chuyên môn nghiệp vụ cũng như công

việc hàng ngày của các cơ quan, tổ chức có liên quan đến công tác văn phòng.

- Sách “Nghiệp vụ Văn thư Lưu trữ” tác giả: Hoàng Lê Minh, nhà xuất

bản Văn hóa Thông tin. Sách trình bày các vấn đề liên quan tới khâu điều hành và

hành chính ở các cơ quan, vấn đề lưu giữ bảo quản hồ sơ, tư liệu giúp cho hoạt

động nghiên cứu đạt hiệu quả.

Về mặt thực tiễn một số luận văn thạc sĩ, khoá luận tốt nghiệp cũng đã

chọn đề tài nghiên cứu về công tác văn phòng, ví dụ:

- Luận văn thạc sĩ của Hoàng Thị Nga (2016) tại Viện Hàn lâm Khoa học

và Công nghệ Việt Nam với chủ đề “Đánh giá hiệu quả áp dụng hệ thống quản

lý chất lượng TCVN ISO 9001:2015 trong công tác văn phòng tại Viện Công nghệ

môi trường”…

- Báo cáo thực tập ngành Quản trị văn phòng của Thạc sĩ Hoàng Thị

Nga.(2015)

- Báo cáo thực tập ngành Quản trị văn phòng của cử nhân Ngô Thị Anh

(2016)

5. Nguồn tài liệu tham khảo

- Giáo trình “Quản trị Văn phòng” chủ biên: GS. Nguyễn Thành Độ, Nhà

xuất bản Đại học Kinh tế Quốc dân năm 2012

- Giáo trình “Quản trị Văn phòng” chủ biên: TS. Nguyễn Hữu Tri, Nhà

xuất bản Khoa học và Kỹ thuật.

- “Lý luận và phương pháp văn thư” tác giả: PGS Vương Đình Quyền xuất

bản năm 2006, nhà xuất bản Đại học Quốc gia Hà Nội.

- “Nghiệp vụ hành chính văn phòng” (Nxb Thống kê, Hà Nội, năm 2009)

của tác giả Lưu Kiếm Thanh: Trình bày những nghiệp vụ cụ thể trong công tác

điều hành, tham mưu, tổng hợp, lễ tân của hành chính văn phòng: công tác văn

phòng, lãnh đạo văn phòng, lập kế hoạch công tác , tổ chức hội họp, soạn thảo

văn bản,…

- Nghị định 30/2020/NĐ-CP ngày 05/3/2020 của Thủ tướng Chính phủ về

công tác văn thư.

- Quyết định số 198/QĐ-VCNMT ngày 07/10/2008 của Viện Công nghệ

môi trường về việc ban hành Quy chế tạm thời về Công tác Văn thư lưu trữ.

- Quyết định số 371/QĐ-VCNMT ngày 16 tháng 11 năm 2016 của Viện

Công nghệ môi trường ban hành Quy định về việc ban hành Quy chế Công tác

văn thư lưu trữ.

6. Phương pháp nghiên cứu

- Phương pháp thu thập thông tin: Phương pháp này được thực hiện bằng

việc nghiên cứu tài liệu, sách báo, các đề tài khoa học viết về quản lý tài

liệu khoa học – công nghệ để tìm ra lý luận cho đề tài nghiên cứu bên cạnh đó còn

thu thập

thông tin, ý kiến từ Ban Lãnh đạo Viện, cán bộ, công chức, viên chức trong

Viện CNMT phục vụ cho việc phân tích thực trạng của đề tài.

- Phương pháp nghiên cứu tài liệu: bằng cách nghiên cứu tài liệu, tôi đã

thu thập, kế thừa được rất nhiều thông tin hữu ích, phù hợp với đề tài nghiên cứu.

Trong đó, tôi đặc biệt sử dụng phương pháp phân tích và tổng hợp tài liệu trong

suốt quá trình nghiên cứu. Bởi lẽ, lượng thông tin thu thập được rất nhiều nên cần

phải được phân tích và tổng hợp một cách cẩn trọng để có thể chọn lọc được

những gì phù hợp nhất cho đề tài.

- Phương pháp phỏng vấn: Phương pháp này được thực hiện bằng cách

phỏng vẫn những cán bộ, chuyên gia, người làm việc trong Viện Công nghệ môi

trường để từ đó rút ra được những kết luận, nhận xét phù hợp phục vụ cho việc

hoàn thành đề tài.

- Phương pháp quan sát thực tế: Trực tiếp quan sát các vấn đề liên quan,

các hoạt động quản lý văn phòng ở Viện công nghệ Môi trường để tìm hiểu thực

trạng, phát hiện ra việc làm được và chưa làm được, những vấn đề cần giải quyết

để rút ra những kết luận cần thiết.

- Phương pháp tổng kết kinh nghiệm: Nghiên cứu những kết qủa và kinh

nghiệm thực tiễn trong quản lý văn phòng để làm rõ thực trạng vấn đề nghiên cứu.

- Phương pháp xin ý kiến chuyên gia: Xin ý kiến các nhà khoa học, nhà

giáo, nhà quản lý về một số vấn đề lý luận và thực tiễn có liên quan trong vấn đề

nghiên cứu của luận văn.

7. Bố cục của đề tài.

- Ngoài phần mở đầu và kết luận, nội dung của đề tài gồm 3 chương chính

như sau:

Chương 1: Lý luận chung về công tác văn phòng và Khái quát về Viện

công nghệ môi trường – Viện Hàn Lâm Khoa học và Công nghệ Việt Nam

Chương 2: Thực trạng công tác văn phòng tại Viện công nghệ môi

trường – Viện Hàn Lâm Khoa học và Công nghệ Việt Nam

Chương 3: Kết quả, phương hướng phát triển và giải pháp nâng cao hiệu

quả công tác văn phòng tại Viện công nghệ môi trường – Viện Hàn Lâm Khoa

học và Công nghệ Việt Nam

B. NỘI DUNG LUẬN VĂN

Chương 1

LÝ LUẬN CHUNG VỀ CÔNG TÁC VĂN PHÒNG

VÀ KHÁI QUÁT VỀ VIỆN CÔNG NGHỆ MÔI TRƯỜNG –

VIỆN HÀN LÂM KHOA HỌC VÀ CÔNG NGHỆ VIỆT NAM

1.1 Lý luận chung về công tác văn phòng

1.1.1 Một số khái niệm

1) Khái niệm về văn phòng

Bất kì cơ quan hay tổ chức nào khi hoạt động đều cần có văn phòng vì vậy

bộ máy văn phòng có vai trò rất quan trọng trong cơ quan tổ chức đó. Văn phòng

là bộ máy thực hiện chức năng tham mưu, giúp việc, phục vụ cho cơ quan và các

thủ trưởng của cơ quan. Hoạt động của văn phòng được thực hiện nhằm đảm bảo

cho công tác quản lí và lãnh đạo được thống nhất và tập trung hoạt động thường

xuyên, liên tục và có hiệu quả.

Văn phòng cũng được hiểu theo rất nhiều ý nghĩa khác nhau, có thể theo

nghĩa rộng hay nghĩa hẹp. Để có một khái niệm chính xác về văn phòng thì mỗi

chúng ta phải xem xét đầy đủ toàn diện các hoạt động của văn phòng tại các cơ

quan tổ chức.

Để phục vụ cho công tác lãnh đạo quản lý ở các cơ quan, đơn vị cần phải

có công tác văn phòng với những nội dung chủ yếu như: Tổ chức, thu thập xử lý,

phân phối, truyền tải quản lý sử dụng các thông tin bên ngoài và nội bộ, trợ giúp

lãnh đạo thực hiện các hoạt động điều hành quản lý cơ quan, đơn vị... Bộ phận

chuyên đảm trách các hoạt động nói trên được gọi là văn phòng.

Theo giáo trình Quản trị văn phòng của GS.TS Nguyễn Thành Độ, văn

phòng có thể được hiểu theo nhiều góc độ khác nhau như sau:

- Nghĩa rộng: Văn phòng là bộ máy làm việc tổng hợp và trực tiếp trợ giúp

cho việc điều hành của ban lãnh đạo một cơ quan, đơn vị. Theo quan niệm này thì

ở các cơ quan thẩm quyền chung, cơ quan đơn vị có quy mô lớn thì thành lập văn

phòng (ví dụ Văn phòng Quốc hội, Văn phòng Chính phủ, Văn phòng Tổng công

ty...) còn ở các cơ quan, đơn vị có quy mô nhỏ thì văn phòng là phòng hành chính

tổng hợp.

- Nghĩa hẹp: Văn phòng là trụ sở làm việc của một cơ quan, đơn vị, là địa

điểm giao tiếp đối nội và đối ngoại của cơ quan đơn vị đó.

- Ngoài ra vãn phòng còn được hiểu là phòng làm việc của thù trưởng có

tầm cỡ cao như: Nghị sỹ, kiến trúc sư trưởng...

Mặc dù văn phòng có thể hiểu theo những cách khác nhau nhưng đều có

điểm chung đó là:

+ Văn phòng phải là bộ máy được tổ chức thích hợp với đặc điểm cụ thể

của từng cơ quan, ở các cơ quan đơn vị có quy mô lớn thì bộ máy vãn phòng sẽ

gồm nhiều bộ phận với số lượng cán bộ nhân viên cần thiết để thực hiện mọi hoạt

động; còn các cơ quan đơn vị có quy mô nhỏ, tính chất công việc đơn giản thì văn

phòna có thể gọn nhẹ ở mức độ tối thiểu.

+ Văn phòng phải có địa điểm hoạt động giao dịch với cơ sở vật chất nhất

định. Quy mô của các yếu tố vật chất này sẽ phụ thuộc vào quy mô, đặc điểm hoạt

động của công tác văn phòng.

* Hiện nay ở Việt Nam có 3 loại hình văn phòng:

- Văn phòng của các cơ quan nhà nước như: văn phòng các cơ quan bộ, cơ

quan ngang bộ; văn phòng UBND các cấp …..

- Văn phòng của các tổ chức chính trị xã hội: Văn phòng các cơ quan Đảng,

văn phòng các tổ chức hội; Đoàn thanh niên, hội Phụ nữ, hội Nông dân, hội

CCB….

- Văn phòng của các doanh nghiệp: Văn phòng của các công ty, văn phòng

các nhà máy, xí nghiệp….

Như trên đã trình bày thì phòng Quản lý tổng hợp Viện Công nghệ môi

trường là văn phòng của cơ quan quản lý hành chính nhà nước. Qua tìm hiểu,

nghiên cứu chức năng, nhiệm vụ của phòng, có thể khái quát như sau: Văn phòng

Viện Công nghệ môi trường là bộ phận trực thuộc Viện có chức năng giúp Viện

trưởng, phó Viện trưởng điều hành, phối hợp các hoạt động của Viện, đảm bảo sự

chỉ đạo, điều hành của Viện trưởng, phó Viện trưởng được toàn diện, kịp thời

nhằm đáp ứng yêu cầu nhiệm vụ khoa học, chính trị đối với các bộ phận khác

trong phạm vi cấp Viện.

2) Khái niệm về công tác văn phòng

Theo giáo trình “Quản trị văn phòng” của tác giả Nguyễn Hữu Tri có đưa

ra khái niệm: Công tác văn phòng là một chỉnh thể gồm việc tổ chức, quản lí và

sử dụng thông tin, dữ liệu để duy trì hoạt động của một cơ quan tổ chức nhằm đạt

được kết quả mong muốn.

Theo bài viết “Công tác văn phòng ở cơ quan đơn vị’’ của tác giả Nguyễn

Toàn Thắng chỉ ra rằng: “Trên thế giới, người ta gọi tất cả các hoạt động hỗ trợ

cho lãnh đạo trong việc thu thập thông tin, xử lí thông tin đưa ra các quyết định

nhanh chóng, kịp thời, đồng thời những lao động cung ứng, dịch vụ cho cơ quan

đó là công tác hành chính văn phòng’’.

Dựa trên quan điểm về công tác văn phòng của các tác giả đi trước cùng

với các sách giáo trình đã được học cá nhân tôi tự rút ra được khái niệm công tác

văn phòng như sau:

Công tác văn phòng là một chỉnh thể gồm các hoạt động quản lí, điều hành,

tổ chức và thực hiện các nhiệm vụ của văn phòng nhằm duy trì các chức năng của

văn phòng để phục vụ cho hoạt động quản lí của các nhà lãnh đạo đạt được kết

quả cao nhất.

1.1.2. Vị trí và vai trò của công tác văn phòng

1.1.2.1. Vị trí của công tác văn phòng

- Văn phòng trợ giúp nhà quản trị về các thông tin điều hành cho nên có

mối quan hệ mật thiết và mang tính thường xuyên.

- Văn phòng là bộ phận trung gian thực hiện nối ghép các mối quan hệ trong

quản lý, điều hành, đơn vị theo yêu cầu của người đứng đầu tổ chức. Như vậy,

văn phòng có nhiệm vụ tiếp nhận, xếp đặt các mối quan hệ.

- Văn phòng là bộ phận không chỉ đảm nhận việc thu thập, xử lý, và cung

cấp thông tin cho các nhà lãnh đạo ra quyết định điều hành tổ chức mà còn cung

cấp các điều kiện vật chất, phương tiện kỹ thuật cho quản trị quản lý. Như vậy,

hoạt động của Văn phòng cũng phải gắn liền với hoạt động quản trị tổ chức.

- Văn phòng được coi là vị trí trung tâm kết nối hoạt động quản lý, điều

hành giữa các cấp, các phòng ban trong tổ chức.

1.1.2.2. Vai trò của công tác văn phòng

- Văn phòng là một bộ phận không thể thiếu trong mỗi cơ quan hay doanh

nghiệp. Văn phòng hành chính là “bộ nhớ” của thủ trưởng, là “tai”, là “mắt” của

doanh nghiệp. Nếu văn phòng hoạt động có nề nếp, kỷ cương và khoa học thì

công việc của doanh nghiệp sẽ đem lại hiệu quả. Hiện nay trong thời đại “bùng

nổ thông tin”,”cách mạng 4.0” các cơ quan đều rất quan tâm đến việc thu thập, sử

dụng thông tin để đưa ra các quyết định đúng đắn, kịp thời. Yếu tố quyết định đến

sự thành bại của một cơ quan hay doanh nghiệp là do họ có những lợi thế về thông

tin và coi thông tin là nguồn đặc biệt của đơn vị mình.

- Văn phòng là bộ mặt của doanh nghiệp, đại diện cho doanh nghiệp tham

gia công tác đối nội, đối ngoại.

- Văn phòng là bộ máy giúp việc tham mưu cho lãnh đạo để giải quyết mọi

công việc của cơ quan. Văn phòng tham mưu cho lãnh đạo về chiến lược sản xuất

kinh doanh, chiến lược cạnh tranh trên thị trường, tham mưu về các vấn đề thưởng

phạt đối với nhân viên trong doanh nghiệp.

- Văn phòng có trách nhiệm nghiên cứu, xem xét và đề xuất các vấn đề có

liên quan đến doanh nghiệp, trách nhiệm giải quyết công việc của thủ trưởng giúp

lãnh đạo cơ quan, chỉ đạo, điều hành công việc nhanh chóng kịp thời và đạt hiệu

quả cao. Với những công việc mang tính chất không quan trọng như: giải quyết

nghỉ phép cho nhân viên, giải quyết những thắc mắc của khách hàng… thì văn

phòng có thể đứng ra giúp lãnh đạo giải quyết.

- Ngoài ra, văn phòng cung ứng các điều kiện như: nhà cửa, vật tư, phương

tiện, máy móc, công cụ, tài chính… đó là hoạt động hậu cần của văn phòng. Dựa

vào từng trường hợp cụ thể và khả năng cho phép mà văn phòng cung ứng đầy

đủ, kịp thời trang thiết bị cho các cá nhân, đơn vị.

1.1.3. Nội dung của công tác văn phòng

1.1.3.1. Thu thập và xử lý thông tin

Thông tin được coi là yếu tố vật chất quan trọng trong quản trị nói chung

và trong hoạt động của văn phòng nói riêng.

Thông tin là những tin tức mới được thu nhận, đánh giá là có ích cho việc

ra quyết định hoặc giải quyết nhiệm vụ nào đó.

Mục tiêu phục vụ thông tin cho hoạt động của cơ quan, tổ chức là đảm bảo

cho hoạt động của từng cơ quan, tổ chức được cung cấp đầy đủ các thông tin cần

thiết, từ đó tạo điều kiện cho hoạt động của cơ quan, doanh nghiệp đó có hiệu quả

cao nhất. Mục tiêu đó được thực hiện dựa vào các hệ thống văn bản quản lý, mệnh

lệnh được truyền đạt từ cấp trên xuống cấp dưới.

Việc thu thập và xử lý thông tin trong hoạt động của văn phòng nhằm thực

hiện các mục đích sau:

- Thông tin cần thiết cho việc thực hiện các chức năng quản lý của cơ quan,

tổ chức đặc biệt là những thông tin cần thiết để:

+ Xây dựng và phổ biến các mục tiêu của cơ quan, tổ chức.

+ Lập kế hoạch, chỉ tiêu để đạt được kết quả đó.

+ Tổ chức các nguồn nhân lực và các nguồn khác theo cách có hiệu quả nhất.

+ Lựa chọn, đánh giá và phát triển cán bộ, nhân viên trong cơ quan, tổ chức.

+ Nhà quản lý hướng dẫn, thúc đẩy và tạo môi trường mà mọi người mong

muốn đóng góp. Kiểm tra việc thực hiện công việc.

1.1.3.2. Công tác tham mưu, tổng hợp, hậu cần

1.1.3.2.1. Công tác tham mưu

Tham mưu là hoạt động xuất hiện rất sớm kể từ khi xuất hiện hoạt động

quản lý. Quản lý cần cho các hoạt động hợp tác và phân công lao động. Chủ thể

quản lý phải điều hành một số lượng khách thể có quy mô lớn hơn mình nhiều lần

và hoạt động phân tán theo các lĩnh vực, không gian, thời gian khác nhau. Để đạt

hiệu quả cao người quản lý phải quản xuyến mọi đối tượng trong đơn vị và kết

nối được các hoạt động của họ lại với nhau một cách nhịp nhàng và khoa học.

Muốn vậy, bản thân nhà quản lý phải tinh thông trong nhiều lĩnh vực, phải có mặt

ở mọi lúc, mọi nơi, giải quyết chính xác, kịp thời mọi vấn đề.

Như vậy công tác tham mưu có thể được hiểu như sau: “Công tác tham mưu

là hoạt động trợ giúp các nhà lãnh đạp, nhà quản lý nhằm đưa ra những quyết định

tối ưu, mang tính khách quan, kịp thời và có hiệu lực hiệu quả”.

1.1.3.2.2. Công tác tổng hợp

Đối với các cơ quan, tổ chức việc thu thập thông tin là rất cần thiết, tất cả

những thông tin và những vấn đề tham vấn cho các nhà quản lý đều xuất phát từ

những thông tin đầu vào, thông tin đầu ra, thông tin ngược và thông tin phản hồi

trên mọi lĩnh vực của mọi đối tượng mà văn phòng đóng vai trò đầu mối thu thập

và đưa ra những thông tin hữu ích theo yêu cầu của nhà quản lý. Quá trình thu

thập và xử lý thông tin phải tuân thủ theo những nguyên tắc và trình tự nhất định

thì mới có thể đem lại hiệu quả thiết thực cho công tác quản lý. Đó cũng là hoạt

động thuộc về chức năng công tác tổng hợp của văn phòng. Công tác này không

chỉ có tác dụng thiết thực liên quan đến công tác tham mưu mà còn có vai trò quan

trọng đến sự thành công hay thất bại của tổ chức.

1.1.3.2.3. Công tác hậu cần

Đây là chức năng mà bất kì văn phòng nào cũng cần có. Hoạt động của bất

kì cơ quan, tổ chức nào cũng không thể thiếu được các điều kiện vật chất như nhà

cửa, các công cụ, thiết bị, tài chính,... Các điều kiện và phương tiện này phải được

quản lý, sắp xếp, phân phối và không ngừng được bổ sung để cung cấp kịp thời,

đầy đủ cho mọi hoạt động của cơ quan, đơn vị; cho các bộ phận và cá nhân trong

tổ chức. Nội dung công việc này thuộc về chức năng hậu cần của văn phòng.

Phương châm hoạt động chung của văn phòng là: chi phí thấp nhất để đạt hiệu

quả cao nhất.

Trụ sở và văn phòng phải được sắp xếp phù hợp với mỗi loại công việc,

với mọi cán bộ, công chức trong từng điều kiện, từng môi trường cụ thể. Những

vật dụng thường xuyên như các nguồn tài chính cung cấp cho hoạt động của cơ

quan cũng do văn phòng cung ứng trên cơ sở định mức tiêu dung hoặc kỳ hạn

sử dụng.

Để cơ quan, tổ chức có thể hoạt động thì cần phải có những nguyên liệu,

vật liệu, phương tiện và tài chính. Song hiệu quả hoạt động lại tuỳ thuộc vào

phương thức quản lý, tuỳ thuộc vào việc sử dụng các yếu tố đó như thế nào đối

với mỗi cơ quan, tổ chức.

Tóm lại: Văn phòng là đầu mối giúp lãnh đạo thực hiện công tác quản lý

thông tin qua các chức năng tổng hợp, tham mưu, hậu cần. Các chức năng này

vừa độc lập, vừa hỗ trợ, bổ sung cho nhau nhằm tạo ra sự cần thiết khách quan

cho sợ tồn tại, duy trì và phát triển công tác văn phòng trên cơ sở hoạt động nghiệp

vụ của nó.

1.1.3.3. Xây dựng quy chế làm việc

Bất kỳ một doanh nghiệp nào hay một cơ quan, tổ chức khi bước vào hoạt

động sản xuất, kinh doanh, hoạt động nghiên cứu, để đảm bảo được tính thống

nhất thì doanh nghiệp đó cần phải xây dựng hệ thống quy chế chung. Các quy chế

làm việc của doanh nghiệp được xây dựng thông qua hệ thống văn phòng nhằm

quy định cụ thể quyền và nghĩa vụ của cán bộ, nhân viên, quy định mối quan hệ

giữa các bộ phận trong doanh nghiệp, quy định cách thức phối hợp để hoạt động

có hiệu quả.

Khi xây dựng quy chế làm việc của doanh nghiệp văn phòng cần chú ý có

hai loại quy chế mà văn phòng trực tiếp phải thực hiện:

- Một là: Quy chế chung cho toàn doanh nghiệp.

- Hai là: Quy chế tổ chức và hoạt động riêng cho văn phòng.

1.1.3.4. Tổ chức các cuộc họp, hội nghị

Cuộc họp, hội nghị của doanh nghiệp là sự gặp mặt của các nhà quản lý

trong doanh nghiệp nhằm đưa ra các chiến lược sản xuất và kinh doanh.

Các cuộc họp, hội nghị là hình thức phát huy dân chủ, phát huy trí tuệ của

tập thể. Đó là hình thức tập thể ra quyết định hoặc bàn bạc công việc liên quan

đến doanh nghiệp, sử dụng để học tập, trao đổi kinh nghiệm, thông tin… Chính

vì nhiều mục đích như vậy nên lãnh đạo phải xem xét tính chất, mức độ công việc

để đưa ra nội dung cuộc họp, thành phần cũng như thời gian của cuộc họp.

Để các cuộc họp, hội nghị tổ chức tốt đòi hỏi văn phòng phải xác định rõ

ràng mục đích, thành phần, thời gian, chương trình nghị sự, tài liệu cho cuộc họp

và những yếu tố vật chất phục vụ cuộc họp.

1.1.3.5. Công tác văn thư, lưu trữ

1.1.3.5.1. Công tác văn thư

Hiện nay, tồn tại rất nhiều quan điểm khác nhau về công tác văn thư – lưu trữ:

- Quan niệm đơn giản gọi công tác văn thư là công tác công văn, giấy tờ,

toàn bộ công việc sự vụ hành chính. Đây là quan niệm hẹp chưa phản ánh hết

được công việc của văn thư – lưu trữ.

- Có quan niệm cho rằng công tác văn thư là toàn bộ công việc về xây dựng

và ban hành văn bản, tổ chức quản lý giải quyết văn bản hình thành trong hoạt

động của các cơ quan.

Tuy nhiên, cũng có những khái niệm cụ thể rõ ràng hơn:

- Theo “Lý luận và phương pháp công tác văn thư” – Vương Đình Quyền:

“Công tác văn thư là khái niệm dùng để chỉ toàn bộ công việc liên quan

đến soạn thảo, ban hành văn bản, tổ chức quản lý, giải quyết văn bản, lập hồ sơ

hiện hành nhằm đảm bảo nhu cầu thông tin văn bản cho hoạt động quản lý của

các cơ quan, tổ chức.”

Và cuối cùng theo nghị định 110/2004/NĐ-CP và Nghị định 30/2020/NĐ-

CP thì công tác văn thư được hiểu theo ý nghĩa sau:” Công tác văn thư được quy

định tại Nghị định này bao gồm: Soạn thảo, ký ban hành văn bản; quản lý văn

bản; lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan; quản lý và sử dụng

con dấu, thiết bị lưu khóa bí mật trong công tác văn thư.”

1.1.3.5.2. Công tác lưu trữ

Theo Luật lưu trữ ( Luật số:01/2011/QH13) thì lưu trữ là hoạt động thu

thập, chỉnh lý, xác định giá trị, bảo quản, thống kê, sử dụng tài liệu lưu trữ.

Tài liệu lưu trữ là tài liệu có giá trị phục vụ hoạt động thực tiễn, nghiên cứu

khoa học, lịch sử được lựa chọn để lưu trữ.

Tài liệu lưu trữ bao gồm bản gốc, bản chính; trong trường hợp không còn

bản gốc, bản chính thì được thay thế bằng bản sao hợp pháp.

Công tác lưu trữ bao gồm các nội dung sau:

- Phân loại tài liệu: Là quá trình tổ chức khoa học nhằm làm cho tài liệu

thuộc phông lưu trữ quốc gia, tài liệu trong từng kho lưu trữ và các phông lưu trữ

phản ánh đúng hoạt động của doanh nghiệp.

- Xác định giá trị tài liệu: Là quy định thời gian cần thiết cho việc bảo quản

tài liệu, loại ra những tài liệu hết giá trị để hủy bỏ. Xác định giá trị tài liệu đúng

đắn sẽ góp phần giữ gìn những tài liệu có giá trị, đồng thời loại bỏ những tài liệu

hết giá trị giảm bớt chi phí bảo quản, tạo điều kiện sử dụng có hiệu quả tài liệu

lưu trữ.

- Bảo quản tài liệu lưu trữ: Là toàn bộ những công việc được thực hiện

nhằm bảo đảm giữ gìn nguyên vẹn, lâu bền và an toàn tài liệu lưu trữ. Công việc

này có ý nghĩa rất quan trọng, đồng thời nó cũng là một công việc khó khăn, đặc

biệt trong điều kiện khí hậu nóng ẩm của nước ta.

- Tiêu hủy tài liệu hết giá trị: Tài liệu hết giá trị phải được đánh giá lại và

tiêu hủy để giảm bớt chi phí bảo quản.

1.1.4. Các yếu tố ảnh hưởng đến công tác văn phòng

1.1.4.1. Môi trường làm việc

- Các yếu tố vật chất, kỹ thuật: Các trang thiết bị văn phòng là những công

cụ hỗ trợ đắc lực giúp cho các nghiệp vụ văn phòng diễn ra nhanh chóng và dễ

dàng hơn. Chính vì thế cơ quan cần cung cấp đầy đủ các trang thiết bị để phục vụ

các hoạt động: Máy tính, máy in, máy scan, máy photo, tủ đựng tài liệu, .... và

luôn luôn có một đội ngũ kỹ thuật khắc phục nhanh chóng và kịp thời các thiết bị

khi hỏng hóc nên không làm gián đoạn công việc.

- Nhân sự: Đối với nhân viên cần phải nắm chắc và thực hiện thành thạo

các nghiệp vụ của mình, không ngừng tích cực trau dồi, bổ sung kỹ năng nghề

nghiệp để hoàn thành tốt công việc của mình. Tại Viện Công nghệ môi trường

Ban lãnh đạo Viện luôn khuyến khích, động viên và tạo điều kiện tốt nhất để các

cán bộ có thời gian tham gia các lớp học để nâng cao và trau dồi kiến thức đảm

bảo thực hiện công việc.

- Các nghiệp vụ công việc: Cần đảm bảo nhân sự để thực hiện các công việc

được liên tục. Tuy nhiên hiện nay tại Viện Công nghệ môi trường vẫn có một số

các bộ phận phải kiêm nhiện nên đôi khi công việc bị quá tải, ngưng trệ làm ảnh

hưởng đến các hoạt động kinh doanh của các đơn vị trực thuộc Viện.

- Sự quan tâm của ban lãnh đạo Viện: Thường xuyên kiểm tra, đôn đốc các

hoạt động cũng như hỗ trợ các trang thiết bị để phục vụ tốt các nghiệp vụ. Ban

lãnh đạo cần biết cách quản lý, phân chia công việc cho các cán bộ hợp lý hơn

tránh hiện tượng người thì làm không hết việc, trong khi có những cán bộ lại

không có việc gì để làm.

- Không gian làm việc:

+ Nhiệt độ: Nếu nhiệt độ trong phòng quá nóng khiến người nhân viên mệt

mỏi, không tập trung làm việc được. Nhiệt độ quá lạnh cũng khiến người nhân

viên lười hoạt động hơn. Điều đó làm giảm năng suất và hiệu quả làm việc của

đơn vị. Vì vậy mỗi phòng làm việc đều được đơn vị lắp đặt điều hòa để đảm bảo

cân bằng nhiệt độ cho nhân viên để họ có thể làm việc nâng suất hơn.

+ Ánh sáng: Thiếu hay thừa ánh sáng đều ảnh hưởng tới năng suất làm việc.

Việc bố trí ánh sáng cho phòng làm việc không đảm bảo sẽ dẫn đến mắt của người

nhân viên mỏi khiến họ không thể làm việc được

+ Âm thanh, tiếng ồn: Làm phân tán sự chú ý của người nhân viên. Đối với

văn phòng kín, mặc dù có nhiều ưu điểm vượt trội, tuy nhiên một trong những hạn

chế lớn nhất của không gian kín chính là tác động bên ngoài, điều này ảnh hưởng

tới sự tập trung, giảm năng suất làm việc của nhân viên.

+ Trang trí văn phòng: Việc trang trí văn phòng thế nào cũng phần nào ảnh

hưởng đến thái độ làm việc của nhân viên. Để nhân viên tích cực làm việc hăng

hái cần có sự trang trí văn phòng thật đẹp mắt màu sắc phải hài hòa.

+ Sự an toàn: Mọi người đều thực hiện tốt quy định an toàn về vấn đề phòng

cháy chữa cháy. Đảm bảo lối thoát hiểm đúng quy định, máy móc đặt ở vị trí an

toàn, bảo trì máy móc đúng hạn, các phương tiện phải vận hành an toàn, sàn nhà

không trơn trợt…

+ Vệ sinh: Mỗi ngày nhân viên của mỗi phòng ban có trách nhiệm dọn dẹp

phòng làm việc của mình, giữ cho văn phòng luôn sạch sẽ và tươi mát, vì mất vệ

sinh ảnh hưởng đến rất nhiều đến sức khoẻ và tinh thần của nhân viên.

+ Y tế và phúc lợi: Viện có một trạm xá giúp cho việc xử lí kịp thời các vấn

đề về sức khỏe và sự cố trong an toàn lao động. Môi trường văn phòng cũng ảnh

hưởng rất nhiều đến sức khỏe. Sự mất an toàn trong lao động là điều khó tránh

khỏi vì vậy Viện có những chính sách đãi ngộ cho nhân viên và đóng bảo hiểm

xã hội cho nhân viên giúp họ phần nào yên tâm hơn.

1.1.4.2. Môi trường bên ngoài

- Khoa học công nghệ: Khi khoa học công nghệ chưa phát triển, nghiệp vụ

văn phòng chủ yếu được làm theo phương pháp thủ công, dựa vào sức người là

chính nên nhiều khi sử dụng nhiều nhân lực mà hiệu quả đem lại không cao, chưa

đáp ứng được yêu cầu của công việc.

Ngày nay với sự phát triển của khoa học kĩ thuật, sự phát triển của máy

móc đặc biệt là máy vi tính với việc kết nối mạng Internet thì công tác làm việc

đã không ngừng được cải thiện, nâng cao về chất lượng. Khoa học kĩ thuật và

công nghệ phát triển sẽ hỗ trợ đắc lực cho công tác thu thập và xử lí thông tin,

Con người sẽ làm việc năng suất, hiệu quả hơn khi được trang bị đầy đủ các

phương tiện làm việc hiện đại như: máy vi tính, điện thoại, máy photo, máy

fax…Với công việc văn phòng thì việc tra cứu thông tin được nhanh chóng, chính

xác hơn và tránh được một số thủ tục hành chính không cần thiết. Khi muốn tra

cứu một thông tin thông thường nào đó thì cán bộ công nhân viên có thể tự tra

cứu trên mạng nội bộ của cơ quan, nhân viên văn phòng chỉ chịu trách nhiệm quản

lý các văn bản và thông tin mang tính chất bí mật.

1.1.4.3. Trình độ, tiêu chuẩn của cán bộ văn phòng

Khoa học kĩ thuật công nghệ ngày càng phát triển và có nhiều tiện ích

nhưng để vận hành chúng một cách có hiệu quả đòi hỏi mỗi cán bộ văn phòng

phải có kĩ năng sử dụng thành thạo các thiết bị hiện đại này.

Các cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp muốn công tác văn phòng của đơn vị

mình phát huy được tác dụng và làm việc có hiệu quả thì phải chú ý nhiều đến

việc nâng cao trình độ và năng lực của người làm văn phòng.

Về vị trí chức trách gồm địa vị pháp lý, vị trí, chức năng, cơ chế thẩm quyền

và cơ chế trách nhiệm.

Về trình độ quản lý, đề nghị yêu cầu phải bổ nhiệm vào một ngạch công

chức tương ứng với yêu cầu của vị trí việc làm, đồng thời phải có chứng chỉ quản

lý nhà nước theo chức danh bổ nhiệm (được quy định tại Khoản 5 Điều 17 Nghị

định số 101/2017/NĐ-CP ngày 01/9/2017 của Chính phủ quy định về đào tạo, bồi

dưỡng cán bộ, công chức, viên chức).

Về trình độ tin học, ngoại ngữ, đề nghị không quy định cụ thể mà thực hiện

theo quy định riêng của từng Bộ, ngành, địa phương. Trường hợp công chức công

tác ở địa phương có trên 50% đồng bào dân tộc thiểu số thì cho phép sử dụng

tiếng dân tộc thay thế cho tiêu chuẩn ngoại ngữ.

Ngoài trình độ chuyên môn nghiệp vụ thì sự quyết tâm, sự say mê, nhiệt

tình và tâm huyết với công việc cũng là nguồn hỗ trợ rất lớn đối với hiệu quả của

công việc.

1.2. Khái quát về Viện Công nghệ môi trường – Viện Hàn lâm Khoa

học và Công nghệ Việt Nam

1.2.1 Quá trình hình thành và phát triển

Viện Công nghệ môi trường (sau đây gọi tắt là Viện) là tổ chức khoa học

công nghệ trực thuộc Viện Hàn lâm Khoa học và Công nghệ Việt Nam. Viện hoạt

động theo cơ chế của viện nghiên cứu khoa học cơ bản có định hướng ứng dụng.

Tên giao dịch quốc tế: Institute of Environmental Technology, tên viết

tắt: IET.

Theo sự sắp xếp của Viện Hàn lâm KH&CNVN, Viện đặt trụ sở tại Nhà

A30, số 18 Hoàng Quốc Việt, Cầu Giấy, Hà Nội.

Viện Công nghệ môi trường được thành lập ngày 30/10/2002 theo Quyết

định số 148/2002/QĐ-TTg của Thủ tướng Chính phủ nước Cộng hòa xã hội chủ

nghĩa Việt Nam, trên cơ sở sự hợp nhất một số đơn vị nghiên cứu về môi trường

của các viện nghiên cứu thuộc Trung tâm Khoa học Tự nhiên và Công nghệ Quốc

gia (nay là Viện Hàn lâm KH&CNVN): Viện Cơ học, Viện Hóa học, Viện Khoa

học vật liệu và Viện Công nghệ sinh học.

Khi mới thành lập Viện Công nghệ môi trường có 01 phòng Quản lý tổng

hợp, 05 phòng nghiên cứu, với tổng số 70 cán bộ, viên chức. Phạm vi hoạt động

của Viện chủ yếu ở Hà Nội và một số tỉnh phía Bắc. Trụ sở chính của Viện lúc

này chỉ là khu nhà cấp 4 trong khuôn viên của Viện Hàn lâm KH&CNVN, dành

cho hoạt động của Ban Lãnh đạo Viện và Phòng Quản lý tổng hợp. Các đơn vị

nghiên cứu nằm rải rác tại các viện cơ sở cũ của mình.

Năm 2007, Viện Công nghệ môi trường cơ cấu lại các đơn vị trực thuộc,

thành lập 10 phòng nghiên cứu trên cơ sở 5 phòng trước đó (các quyết định thành

lập phòng được ký cùng ngày 12/02/2007).

Đầu năm 2009, Viện Công nghệ môi trường khánh thành trụ sở chính trong

khuôn viên của Viện Hàn lâm KH&CNVN tại tòa nhà A30, số 18, đường Hoàng

Quốc Việt, Hà Nội, quy tụ được hầu hết lực lượng cán bộ và trang thiết bị từ tất cả

các đơn vị trực thuộc Viện, mà lâu nay còn nằm rải rác ở các viện chuyên ngành.

Tháng 5 năm đó, Trung tâm Hợp tác KH&CN Việt - Nga thuộc Viện Công nghệ

môi trường được thành lập, làm đầu mối thúc đẩy hợp tác chuyển giao công nghệ

giữa Viện Hàn lâm KH&CNVN với các cơ quan nghiên cứu, triển khai công nghệ

của Liên bang Nga. Cũng trong năm 2009, 2 trung tâm công nghệ môi trường trực

thuộc Viện tại thành phố Đà Nẵng và thành phố Hồ Chí Minh được thành lập.

Do nhu cầu mở rộng phát triển nghiên cứu chuyên sâu và được sự cho phép

của Chủ tịch Viện Hàn lâm KH&CNVN, ngày 01 tháng 11 năm 2018 Viện trưởng

đã đổi tên Trung tâm Nghiên cứu và Ứng dụng công nghệ môi trường thành Trung

tâm Nghiên cứu và Phát triển công nghệ màng.

Hiện nay, Viện Công nghệ môi trường có 01 phòng Quản lý tổng hợp; 11

phòng nghiên cứu; 03 Trung tâm công nghệ môi trường tại miền Trung, miền Nam

và Trung tâm Nghiên cứu và Phát triển công nghệ màng. Phạm vi hoạt động của

Viện đã được mở rộng ra nhiều bộ, ngành và các tỉnh trên toàn quốc. Đội ngũ cán

bộ đã được tăng cường cả về chất và lượng, với tổng số là 200 người.

Ngày 25 tháng 02 năm 2013, Chủ tịch Viện Hàn lâm KH&CNVN đã ký

Quyết định số 210/QĐ-VHL ban hành Quy chế tổ chức và hoạt động của Viện

Công nghệ môi trường

1.2.2. Chức năng, nhiệm vụ

Để hoàn thiện hệ thống tổ chức và quản lý của Viện Hàn lâm KH&CNVN,

Chủ tịch Viện Hàn lâm KH&CNVN đã ban hành các quy định về quy chế tổ chức

và hoạt động của các đơn vị trực thuộc, theo đó, Viện Công nghệ môi trường có

chức năng nghiên cứu cơ bản, phát triển công nghệ, dịch vụ khoa học và công nghệ

và đào tạo nguồn nhân lực có trình độ cao trong lĩnh vực công nghệ môi trường và

các lĩnh vực khác có liên quan theo quy định của pháp luật.

Viện Công nghệ môi trường được giao thực hiện những nhiệm vụ và quyền

hạn sau:

- Nghiên cứu cơ bản, nghiên cứu ứng dụng trong lĩnh vực khoa học và công

nghệ môi trường;

- Triển khai, ứng dụng và chuyển giao các kết quả nghiên cứu, các quy trình

công nghệ vào thực tiễn, phục vụ công tác bảo vệ môi trường và phát triển bền vững;

- Triển khai dịch vụ khoa học, công nghệ trong lĩnh vực phân tích, đánh

giá, dự báo, xử lý, cải thiện, quy hoạch môi trường và các lĩnh vực khoa học khác

có liên quan;

- Đào tạo nguồn nhân lực có trình độ cao trong lĩnh vực khoa học và công

nghệ môi trường và các lĩnh vực khoa học khác có liên quan;

- Hợp tác quốc tế trong lĩnh vực công nghệ môi trường và các lĩnh vực khoa

học khác có liên quan;

- Quản lý về tổ chức, bộ máy; quản lý và sử dụng công chức, viên chức của

đơn vị theo quy định của Nhà nước và của Viện Hàn lâm KH&CNVN;

- Quản lý về tài chính, tài sản của đơn vị theo quy định của Nhà nước;

- Thực hiện các nhiệm vụ khác do Chủ tịch Viện giao.

1.2.3. Cơ cấu tổ chức

Viện Công nghệ môi trường hoạt động nghiên cứu chuyên sâu về môi

trường theo các hướng: Độc chất môi trường, phân tích chất lượng môi trường,

xử lý chất thải rắn và khí thải, xử lý nước, công nghệ thân môi trường, quy hoạch

môi trường...Quy chế Tổ chức và hoạt động tại Quyết định số 210/QĐ-VHL

ngày 25/02/2013 quy định rõ Viện gồm 15 đơn vị trực thuộc: Phòng Quản lý

tổng hợp và 14 đơn vị nghiên cứu. Lãnh đạo Viện gồm 01 Viện trưởng và 03

Phó Viện trưởng.

Phòng Phân tích Độc chất môi trường (Dept. of Environmental Planning):

Nghiên cứu các vấn đề cơ bản về phân tích độc chất môi trường; nghiên cứu, thiết

kế, chế tạo thiết bị phân tích nhanh môi trường;phân tích, đánh giá chất lượng môi

trường nước, không khí; tư vấn lập báo cáo đánh giá tác động môi trường;đào tạo

kỹ năng phân tích môi trường.

Phòng Phân tích chất lượng môi trường (Dept. of Environmental

Enhancement Solutions):Phát triển kỹ thuật phân tích các thành phần môi trường;

nghiên cứu phương pháp phân tích độc chất môi trường; nghiên cứu chế tạo vật

liệu nano TiO2, ứng dụng trong xử lý các chất độc hại trong môi trường không

khí và nước; điều tra, đánh giá mức độ ô nhiễm môi trường do hóa chất và tác

động đến sức khỏe con người; thực hiện các phân tích chuẩn về môi trường; đào

tạo cơ bản và nâng cao về phân tích môi trường.

Phòng Công nghệ xử lý chất thải rắn và khí thải (Dept. of Environmental

Physico - Chemistry): Nghiên cứu xử lý chất thải nguy hại, công nghiệp và y tế;

Nghiên cứu phương pháp nhiệt phân xử lý chất thải rắn sinh hoạt và công nghiệp;

nghiên cứu công nghệ tái chế chất thải đô thị, công nghiệp; nghiên cứu công nghệ

xử lý khí thải nhà máy luyện kim chế biến tinh bột sắn và công nghiệp hóa chất;

tư vấn, thiết kế và thi công các hệ thống xử lý chất thải nguy hại, y tế, công nghiệp,

đô thị,... và các hệ thống xử lý khí thải công nghiệp; ứng dụng sản phẩm tái chế

vào lĩnh vực vệ sinh môi trường.

Phòng Công nghệ xử lý nước (Dept. of Environmental Friendly

Technology): Nghiên cứu phát triển các công nghệ xử lý nước thải, tiết kiệm và

thu hồi năng lượng; nghiên cứu phát triển các công nghệ tiên tiến xử lý các thành

phần dinh dưỡng trong nước và nước thải; nghiên cứu tối ưu hóa các

quá trình và thiết bị công nghệ môi trường; tư vấn, thiết kế kỹ thuật, chuyển giao

công nghệ và thi công các công trình xử lý nước và nước thải.

Phòng Thủy sinh học môi trường (Dept. of Environmental Hydrobiology):

Nghiên cứu, đánh giá chất lượng môi trường liên quan đến bùng phát tảo độc;

nghiên cứu công nghệ xử lý ô nhiễm môi trường, sử dụng thực vật; nghiên cứu

việc nhân và nuôi trồng các loài tảo giàu dinh dưỡng làm thực phẩm chức năng.

Phòng Vi sinh vật môi trường (Dept. of Environmental Microbiology):

Nghiên cứu cơ bản đa dạng vi sinh vật trong các hệ sinh thái để bảo vệ môi trường;

nghiên cứu tạo các chế phẩm vi sinh vật phục vụ xử lý ô nhiễm môi trường; nghiên

cứu phát triển công nghệ ứng dụng các chế phẩm vi sinh vật trong lĩnh vực xử lý

ô nhiễm môi trường; nghiên cứu ứng dụng vi sinh vật trong sản xuất nông nghiệp

bền vững; làm dịch vụ khoa học kỹ thuật trong lĩnh vực môi trường.

Phòng Công nghệ hóa lý môi trường (Dept. of Solid Waste and Air

Pollution Treatment Technology): Nghiên cứu và triển khai các vấn đề về công

nghệ điện hóa môi trường; nghiên cứu, triển khai các vấn đề về vật liệu hấp phụ

và vật liệu màng; sản xuất, ứng dụng các thiết bị và vật liệu mới trong bảo vệ môi

trường; tư vấn, thiết kế, chuyển giao công nghệ và thực hiện các dịch vụ KHKT

liên quan đến môi trường.

Phòng Công nghệ thân môi trường (Dept. of Water Treatment Technology):

Nghiên cứu cơ bản về vật liệu thân môi trường có tiềm năng ứng dụng trong sản

xuất và đời sống; nghiên cứu và ứng dụng công nghệ nano trong sản xuất, y tế và

đời sống; nghiên cứu và áp dụng công nghệ thân môi trường trong xây dựng công

trình cấp thoát nước và xử lý ô nhiễm môi trường; tư vấn và chuyển giao công

nghệ trong lĩnh vực công nghệ thân môi trường; triển khai ứng dụng vật liệu, thiết

bị và công nghệ thân môi trường; tư vấn thiết kế, quản lý dự án công trình trong

lĩnh vực cấp thoát nước và xử lý môi trường; đào tạo chuyên gia trong lĩnh vực

công nghệ thân môi trường, đào tạo cán bộ kĩ thuật cho các cơ sở sản xuất.

Phòng Ứng dụng và Chuyển giao công nghệ (Dept. of Technology Application

and Transfer): Nghiên cứu làm chủ một số công nghệ mới tiên tiến trên thế giới để

ứng dụng vào sản xuất và đời sống đạt hiệu quả kinh tế cao.

Phòng Quy hoạch môi trường (Dept. of Environmental Quality Analysis):

Nghiên cứu xây dựng các mô hình mô phỏng, dự báo chất lượng nước mặt, nước

duới đất và nước biển ven bờ; áp dụng các phần mềm tính toán chất lượng môi

trường vào thực tế; điều tra, khảo sát, đánh giá chất lượng môi trường và đánh giá

tác động môi trường; tư vấn xây dựng chính sách, chiến lược, quy hoạch, kế hoạch

về môi trường, QLTH lưu vực sông và vùng ven biển.

Phòng Giải pháp công nghệ cải thiện môi trường (Dept. of Environmental

Toxic Analysis): Nghiên cứu biến đổi của chất ô nhiễm trong môi trường; nghiên

cứu, xây dựng các giải pháp công nghệ nhằm phòng ngừa, giảm thiểu và khắc

phục ô nhiễm môi trường; triển khai áp dụng vào thực tiễn các giải pháp kỹ thuật

nhằm nâng cao chất lượng môi trường.

Trung tâm Nghiên cứu và Phát triển công nghệ màng (Centre for Research

and Development of Membrane Technology): Nghiên cứu cơ bản, nghiên cứu ứng

dụng công nghệ màng trong lĩnh vực môi trường; triển khai, ứng dụng và chuyển

giao các kết quả nghiên cứu, các quy trình công nghệ trong lĩnh vực màng vào

thực tiễn, phục vụ công tác bảo vệ môi trường và phát triển bền vững.

Trung tâm Công nghệ môi trường tại thành phố Đà Nẵng (Center for

Environmental Technology in Da Nang city ): Nghiên cứu công nghệ xử lý ô

nhiễm môi trường; tác động của chất ô nhiễm đến con người và hệ sinh thái; phân

tích hoá, lý, sinh học; điều tra, đánh giá, chất lượng môi trường; triển khai, ứng dụng

các kết quả khoa học công nghệ môi trường vào thực tế; thực hiện các dịch vụ tư vấn

khoa học, thiết kế kỹ thuật và chuyển giao công nghệ xử lý ô nhiễm; đánh giá tác

động môi trường; quan trắc và phân tích môi trường.

Trung tâm Công nghệ môi trường tại thành phố Hồ Chí Minh (Center for

Environmental Technology in Ho Chi Minh city): Điều tra, khảo sát, nghiên cứu,

đánh giá tình trạng ô nhiễm môi trường và mối quan hệ giữa chất thải với các đối

tượng tiếp nhận; nghiên cứu phát triển công nghệ xử lý ô nhiễm; chuyển giao công

nghệ xử lý chất thải rắn, nước thải, khí thải; cung cấp vật liệu và thiết bị xử lý môi

trường; tư vấn lập và thẩm định báo cáo đánh giá tác động môi trường ; thiết kế

kỹ thuật công trình, dự án cấp thoát nước, xử lý chất thải rắn.

Ngoài ra, Viện Công nghệ môi trường còn có sự hoạt động của Hội đồng

khoa học nhằm tư vấn cho Viện trưởng về phương hướng, chiến lược khoa học,

xét duyệt đề cương các chương trình, đề tài nghiên cứu khoa học, chương trình

hợp tác quốc tế, đào tạo cán bộ.

Sơ đồ cơ cấu tổ chức Viện Công nghệ môi trường – Viện Hàn lâm khoa

học và công nghệ Việt Nam

HỘI ĐỒNG

VIỆN TRƯỞNG

PHÒNG QUẢN LÝ TỔNG HỢP

P. côn g ng hệ xử lý nư ớc

P. phâ n tích độc chất môi trườ ng

P. vi sin h vật mô i trư ờn g

P. qu y ho ạc h m ôi trư ờn g

T. T Cô ng ngh ệ môi trư ờn g tại TP.

T. T ng hiê n cứ u và phá t triể n

P. côn g ng hệ xử lý chấ t thải rắn và

P. phâ n tích chấ t lượ ng môi trư ờn g

P. th uỷ sin h họ c m ôi trư ờn g

P. cô ng ng hệ ho á lý mô i trư ờn g

T. T Cô ng ngh ệ môi trư ờn g tại TP.

P. cô ng ng hệ thâ n mô i trư ờn g

P. ứng dụn g và chu yển gia o côn g ngh ệ

P. giả i ph áp cô ng ng hệ cải thi ện mô

Cán bộ Viện Công nghệ môi trường gồm 199 người, trong đó có 48 Biên

chế Nhà nước, 151 hợp đồng lao động.

Trình độ chuyên môn của các cán bộ Viện như sau: ( Phụ lục 2)

Tiểu kết chương 1

Viện Công nghệ môi trường là đơn được thành lập và hoạt động với thời

gian khá dài (18 năm), từ đơn vị do Chủ tịch Viện Hàn lâm Khoa học và công

nghệ Việt Nam thành lập nâng cấp trở thành đơn vị nghiên cứu cấp quốc gia do

Thủ tướng Chính phủ ký quyết định thành lập. Viện không ngừng lớn mạnh cả về

quy mô và chất lượng khoa học, là nơi tập hợp của những nhà khoa học có trình

độ cao trong lĩnh vực công nghệ môi trường, hoá sinh môi trường, kỹ thuật môi

trường, … được đào tạo bài bản và chuyên sâu ở trong nước và nước ngoài.

Trong chương 1, luận văn đã đưa ra cơ sở lý luận về văn phòng và công tác

văn phòng cùng với đó là thông tin về tổ chức và hoạt động của Viện Công nghệ

môi trường, phương thức quản lý hoạt động văn phòng tại Viện.

Chương 2

THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN PHÒNG

TẠI VIỆN CÔNG NGHỆ MÔI TRƯỜNG – VIỆN HÀN LÂM

KHOA HỌC VÀ CÔNG NGHỆ VIỆT NAM

2.1 Tổ chức và hoạt động của Phòng Quản lý tổng hợp Viện Công

nghệ Môi trường

- Tìm hiểu về chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của Phòng QLTH

* Chức năng của Phòng Quản lý tổng hợp

Theo Quyết định số 393/2003/QĐ-KHCNQG ngày 07/4/2003 của Trung

tâm Khoa học tự nhiên và công nghệ quốc gia (nay là Viện Hàn lâm Khoa học và

Công nghệ Việt Nam), Phòng Quản lý tổng hợp (Dept. of General Management),

Phòng có chức năng nhiệm vụ: Giúp Viện trưởng quản lý và tổ chức thực hiện

mọi hoạt động của Viện, bao gồm công tác văn thư – lưu trữ, kế hoạch, tổ chức -

cán bộ, đào tạo, hợp tác quốc tế, kế toán tài chính, quản trị và thực hiện một số

nhiệm vụ khác do Viện trưởng giao. Trực tiếp phụ trách công tác quản lý khoa

học của Viện.

Giúp Viện trưởng xây dựng một số văn bản như:

+ Các quy định, quy chế của Viện liên quan đến công tác khoa học, tổ chức,

cán bộ, hợp tác quốc tế.

+ Các văn bản của Viện hướng dẫn thực hiện các chế độ, quy định về công

tác văn thư, lưu trữ theo đúng quy định của pháp luật.

+ Kế hoạch dài hạn, ngắn hạn, hàng năm trình Viện trưởng phê duyệt để tổ

chức thực hiện và kiểm tra việc thực hiện và kiểm tra việc thực hiện các chế độ, quy

định về nhiệm vụ công tác đói với các đơn vị, tổ chức trực thuộc Viện.

+ Kế hoạch trình Viện trưởng phê duyệt để chỉ đạo việc nghiên cứu, ứng

dụng khoa học và công nghệ vào công tác tổ chức quản lý KHCN.

Phối hợp với Ban Kiểm tra Viện Hàn lâm KH&CNVN trong việc giải quyết

khiếu nại, tố cáo và xử lý vi phạm pháp luật trong mọi hoạt động của Viện.

Thực hiện thống kê về KHCN, tổ chức, nhân sự, hợp tác quốc tế, văn thư

và lưu trữ theo quy định của pháp luật và của Viện Hàn lâm KH&CNVN.

Tổ chức thực hiện các nhiệm vụ của văn thư lưu trữ hiện hành.

Tổ chức sơ kết, tổng kết và quản lý công tác thi đua, khen thưởng trong

hoạt động thuộc phạm vi của Viện.

Về tổ chức và nhân sự, hiện nay, phòng Quản lý tổng hợp có tổng số 13

người, 01 Trưởng phòng phụ trách công tác chung, 02 Phó Trưởng phòng hỗ trợ

Trưởng phòng quản lý các mảng nhiệm vụ được giao như khoa học, đào tạo, hợp

tác quốc tế và công tác tài chính kế toán.

Về tổ chức, Phòng chia ra làm 03 mảng riêng biệt là: kế toán; hành chính

và quản trị. Bộ phận kế toán gồm 01 Kế toán trưởng, 04 kế toán viên, chịu trách

nhiệm thực hiện các nhiệm vụ liên quan đến công tác kế toán, tài chính của Viện

và của các đề tài, dự án và hợp đồng.

Bộ phận hành chính gồm: văn thư lưu trữ, tổ chức cán bộ, quản lý khoa học,

đào tạo và hợp tác quốc tế. Với khối lượng công việc như vậy những cán bộ phụ

trách đều làm công tác kiêm nhiệm. 01 chuyên viên kiêm công tác văn thư và công

tác lưu trữ, 01 chuyên viên kiêm công tác tổ chức - cán bộ và bảo hiểm xã hội.

Nhiệm vụ đào tạo được giao cho cán bộ thuộc phòng chuyên môn phối hợp cùng.

Bộ phận quản trị gồm 02 chuyên viên, có nhiệm vụ quản lý và vận hành

hoạt động của tòa nhà.

Phòng Quản lý tổng hợp có ý nghĩa quan trọng đối với hoạt động của Viện,

là bộ phận trực tiếp giúp cho việc điều hành, quản lý của Lãnh đạo Viện thông

qua các công việc cụ thể như xây dựng chương trình, kế hoạch công tác ngày,

tuần, tháng, quý...và tổ chức triển khai thực hiện các kế hoạch đó. Phòng Quản lý

tổng hợp còn là nơi thực hiện các hoạt động lễ tân, tổ chức các cuộc họp, hội nghị,

tổ chức các chuyến đi công tác của lãnh đạo, soạn thảo và quản lý các văn bản,

quản lý đề tài/ dự án khoa học công nghệ, quản lý website của Viện, tổ chức các

kỳ thi tuyển dụng viên chức, tuyển dụng hợp đồng, ngoài ra Phòng Quản lý tổng

hợp còn đảm bảo công tác hậu cần của Viện...chính vì vậy việc áp dụng tiêu chuẩn

ISO 9001:2015 trong công tác văn phòng tại Viện đã giúp cho công tác hoạt động

văn phòng và hoạt động của các đơn vị trực thuộc được thực hiện có hiệu quả hơn.

Như vậy, Phòng Quản lý tổng hợp có chức năng như một văn phòng tổng hợp.

* Cơ cấu của Phòng Quản lý tổng hợp, Viện Công nghệ môi trường gồm:

Trưởng phòng: 01 người

Phó Trưởng phòng: 02 người

Nhân viên: 10 người. Trong đó chia ra làm 3 tổ: Tổ kế toán: 03 người :Tổ

kế hoạch, hành chính – tổ chức, đào tạo, hợp tác quốc tế: 04 người ;Tổ quản trị,

triển khai - ứng dụng: 03 người.

Lãnh đạo phòng ( Trưởng phòng, phó phòng)

Tổ kế toán

Lãnh đạo phòng ( Trưởng phòng, phó phòng)

Tổ kế hoạch, tổ chức, hành chính,đào tạo, hợp tác quốc tế

* Sơ đồ cơ cấu của phòng Quản lí tổng hợp

2.2. Tìm hiểu công tác tham mưu, tổng hợp, hậu cần

2.2.1 Công tác tham mưu, tổng hợp

Các chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của văn phòng sẽ được

quy định cụ thể trong các văn bản của từng cơ quan, tổ chức. Các cơ quan khác nhau

về qui mô, tính chất và lĩnh vực hoạt động thì chức năng của văn phòng cũng có sự

khác nhau, kéo theo sự khác biệt trong một số nội dung tham mưu, tổng hợp.

Công tác tham mưu, tổng hợp của phòng Quản lý tổng hợp Viện Công nghệ

môi trường bao gồm một số nội dung cơ bản sau:

Thứ nhất, Tham mưu tổ chức nhân sự

Đối với các cơ quan, tổ chức không có bộ phận nhân sự riêng, văn phòng

sẽ đảm nhiệm chức năng tổ chức bộ máy nhân sự của cơ quan. Nếu có cơ quan có

bộ phận nhân sự, VP sẽ tham mưu cho lãnh đạo trong tổ chức đội ngũ nhân sự

của VP. Các nội dung liên quan đến nhân sự mà văn phòng tham mưu bao gồm:

tuyển dụng nhân sự, tổ chức nhân sự, đào tạo bồi dưỡng, kiểm tra đánh giá và đãi

ngộ nhân sự. Đối với hoạt động này, văn phòng có trách nhiệm tham mưu cho

lãnh đạo các tiêu chí, tiêu chuẩn về chuyên môn, nghiệp vụ đối với công tác văn

phòng. Đồng thời, tham mưu các chương trình đào tạo, bồi dưỡng các cán bộ,

công chức đang làm việc. Văn phòng sẽ căn cứ vào năng lực, kinh nghiệm và yêu

cầu công việc để phân công nhiệm vụ phù hợp.

Thứ hai: Tham mưu xây dựng, tổ chức thực hiện quy chế làm việc và các

chương trình công tác cho lãnh đạo, cơ quan

- Các văn phòng có nhiệm vụ tham mưu, giúp lãnh đạo xây dựng và tổ chức

thực hiện quy chế làm việc của cơ quan, các đơn vị.

- Các chương trình làm việc của lãnh đạo cơ quan được thực hiện dưới sự

tham mưu văn phòng; các nội dung xây dựng phải đảm bảo đúng nguyên tắc; bao

quát, toàn diện, có trọng tâm, trọng điểm, bám sát tình hình thực tiễn của cơ quan;

trong thực hiện nếu có phát sinh khó khăn cần kịp thời điều chỉnh, bổ sung cho

phù hợp với từng thời điểm, thời kỳ và đảm bảo đúng thẩm quyền của cơ quan.

Các chương trình công tác năm, hàng quý, tháng của cơ quan, lãnh đạo cũng

là một trong những nội dung quan trọng mà văn phòng tham mưu, tổng hợp.

Ngoài tham mưu, đề xuất xây dựng và tổ chức thực hiện chương trình, kế

hoạch công tác, văn phòng còn tham mưu, đề xuất xây dựng các quy chế về lĩnh

vực hoạt động của cơ quan, đơn vị. Xây dựng quy chế làm việc phải thể hiện được

trách nhiệm, quyền hạn và có sự phân công rõ ràng trong từng nhiệm vụ.

Thứ ba, Tổ chức thực hiện tốt công tác tổng hợp thông tin phục vụ lãnh đạo

Thông tin trong hoạt động quản lý là sự phản ánh nội dung và hình thức

vận động liên lạc giữa các đối tượng, yếu tố của một hệ thống và giữa hệ thống

đối với môi trường xung quanh

Thông tin là nhu cầu thiết yếu của quá trình lãnh đạo. Nói rõ hơn, bản chất

của lãnh đạo là sự chuẩn bị, thông qua và thực hiện một chuỗi những quyết định

kế tiếp nhau từ những cơ sở thông tin được xử lý. Quyết định lãnh đạo đưa ra dựa

trên những thông tin và văn phòng tổng hợp, xử lý và cung cấp. Những thông tin

này sẽ cung cấp dữ liệu và là cơ sở để lãnh đạo đưa ra quyết định và kiểm tra việc

thực hiện quyết định. Thông tin càng chính xác, đầy đủ thì quyết định đưa ra càng

nhanh chóng và đảm bảo được các yêu cầu. Không những thế, tham mưu tổ chức

thực hiện thông tin còn góp phần gợi mở suy nghĩ của lãnh đạo và nâng cao hiệu

quả quản lý, lãnh đạo.

Thứ tư, tham mưu, tổng hợp về công tác soạn thảo và ban hành văn bản và

tổ chức thực hiện công tác văn thư – lưu trữ

Soạn thảo văn bản là công việc hằng ngày của các nhân viên văn phòng.

Mặc dù là công việc đơn giản song công việc này đòi hỏi phải có tính chính xác

cao. Người thực hiện soạn thảo văn bản cần nắm rõ thẩm quyền ban hành và nhận

diện một cách chính xác các loại văn bản. Đặc biệt, người làm công tác tham mưu

cho lãnh đạo nội dung này cần phải nắm rõ các nguyên tắc, yêu cầu, quy trình

nghiệp vụ và được đào tạo bài bản về chuyên môn. Có như vậy, tham mưu tổng

hợp mới đem lại hiệu quả.

Bên cạnh đó, văn phòng cũng tham mưu giúp lãnh đạo cơ quan, đơn vị ban

hành các văn bản về công tác kiểm tra, rà soát văn bản. Đồng thời, tham mưu xây

dựng các lớp bồi dưỡng về soạn thảo văn bản để thực hiện nhiệm vụ chính xác,

đạt hiệu quả cao.

Công tác văn thư, lưu trữ là bộ phận không thể thiếu trong cơ cấu tổ chức

cửa cơ quan, đơn vị nào. Bộ phận làm công tác tham mưu, tổng hợp về công tác

Văn thư – Lưu trữ có nhiệm vụ tham mưu giúp lãnh đạo ban hành các văn bản

quy định về công tác Văn thư – Lưu trữ trong cơ quan; quản lý thực hiện các

nghiệp vụ lưu trữ đối với tài liệu lưu trữ cơ quan; đề xuất các phương án đào tạo,

bồi dưỡng công chức, viên chức làm công tác Văn thư – Lưu trữ cho cơ quan và

các đơn vị (nếu có). Hàng năm, tổng hợp và báo cáo tình hình thực hiện công tác

Văn thư – Lưu trữ trong cơ quan năm qua và đưa ra phương hướng, kế hoạch hoạt

động trong năm tiếp theo.

Liên quan đến công tác tổ chức nhân sự làm công tác Văn thư – Lưu trữ,

văn phòng có nhiệm vụ tham mưu với lãnh đạo về tuyển dụng và bố trí sao cho

hợp lý. Nhân sự có trình độ, chuyên môn giỏi sẽ tìm ra phương pháp phân loại và

sắp xếp tài liệu khoa học, phục vụ tốt công tác tra tìm và sử dụng hiệu quả. Do

đó, đội ngũ làm công tác tham mưu, tổng hợp cần chú trọng vấn đề này để không

chỉ nâng cao chất lượng công tác Văn thư – Lưu trữ mà còn góp phần nâng cao

hiệu quả hoạt động của toàn cơ quan.

Thứ năm, tham mưu về cơ sở vật chất, trang thiết bị

Xây dựng cơ sở vật chất có vai trò và vị trí quan trọng trong hoạt động của

mọi cơ quan tổ chức. Cơ sở vật chất và trang thiết bị là một trong những yếu tố

góp phần vào thành công của tổ chức, là công cụ hỗ trợ đắc lực để đội ngũ cán bộ,

nhân viên hoàn thành công việc hiệu quả, tiết kiệm. Do đó, công tác tham mưu,

tổng hợp về cơ sở vật chất là vấn đề cần được quan tâm. Những người làm công

tác này cần tham mưu với lãnh đạo để thực hiện tốt công tác xây dựng cơ sở vật

chất, mua sắm trang thiết bị để đáp ứng được yêu cầu công việc ngày càng phức

tạp và sự phát triển mạnh mẽ của khoa học công nghệ. Tuy nhiên, khi tham mưu

về công tác này cần thiết phải xem xét ở mức độ cần thiết và tình hình thực tế của

cơ quan để tránh lãnh phí.

Thứ sáu, tham mưu thực hiện có hiệu quả công tác quản lý tài chính, tài

sản bảo đảm hậu cần cho hoạt động của cơ quan

Tài chính là vấn đề vô cùng nhạy cảm, cần phải có sự quản lý chặt chẽ do

đó cần phải chủ động tổng hợp và tham mưu một cách linh hoạt. văn phòng có

trách nhiệm tham mưu cho lãnh đạo cơ quan phân phối và sử dụng nguồn vốn tự

có và nguồn ngân sách có trọng điểm và đúng với các nhiệm vụ của cơ quan, đơn

vị, tránh hiện tượng lãng phí, tham ô công quỹ. Đồng thời, tham mưu giúp lãnh

đạo quản lý chi tiêu chặt chẽ, hiệu quả thông qua các quy chế về quản lý, sử dụng

tài chính công. Để làm được điều này, cần phải có chế độ kiểm tra, thống kê

thường xuyên và rõ ràng.

Thứ bảy, tham mưu, tổng hợp về các công tác thi đua khen thưởng

Đổi mới, nâng cao chất lượng công tác thi đua khen thưởng là một trong

những nội dung quan trọng mà văn phòng cần tham mưu. Để công tác này thật

sự có hiệu quả, kích thích được năng lực, sự cống hiến của cá nhân cho cho tổ

chức, văn phòng cần tham mưu cho lãnh đạo cơ quan sửa đổi, bổ sung, ban hành

nhiều văn bản, tạo điều kiện thuận lợi để đơn vị triển khai công tác thi đua, khen

thưởng phù hợp với quy định của pháp luật về thi đua, khen thưởng và tình hình

tại cơ quan, tạo chính sách khuyến khích các cá nhân hướng ứng các phong trào

thi đua. Đồng thời văn phòng cũng cần phải đề xuất các biện pháp cụ thể, liên

quan đến trực tiếp đến lợi ích của đội ngũ cán bộ, công chức của đơn vị mình để

xin ý kiến lãnh đạo xem xét, cho ý kiến.

2.2.2 Công tác hậu cần

Tạo cơ sở vật chất cho các phòng ban đơn vị và cá nhân trong cơ quan, để

thực hiện tốt chức năng nhiệm vụ, chương trình, kế hoạch đề ra.

Hỗ trợ trang thiết bị, phương tiện điều kiện cần thiết cho lao động để nâng

cao hiệu quả năng suât làm việc.

Bảo đảm môi trường sinh thái lành mạnh, tạo nên diện mạo cơ quan đoàng

hoàng khang trang, góp phần xây dụng cơ quan theo hướng hiện đại.

Nội dung của công tác hậu cần bao gồm: Quản lý chi tiêu kinh phí, lương

chính, phụ cấp lương, bảo hiểm xã hội, tiền thưởng, công tác phí, sửa chữa lớn

,xây dựng các công trình phụ, phúc lợi tập thể.

Công tác hậu cần nhằm thực hiện nhiệm vụ cụ thể sau đây:

- Cung cấp các điều kiện, phương tiện, cơ sở vật chất cho cán bộ, nhân viên

thực hiện nhiệm vụ.

- Mua sắm, quản lý, bảo vệ, bảo dưỡng các trang thiết bị trong cơ quan,

đảm bảo cho hoạt động của cơ quan được tiến hành liên tục.

- Quản lý chi tiêu tài chính theo đúng chế độ, chính sách do nhà nước quy định.

- Đảm bảo an ninh trật tự an toàn lao động trong cơ quan.

- Tổ chức công tác lễ tân, giao tiếp, giữa vai trò chiếc cầu nối của đơn vị

với các cơ quan cấp trên, cấp dưới, ngang cấp và với nhân dân.

2.3. Tổ chức các cuộc họp, hội nghị

Hội nghị, hội thảo và các cuộc họp là hoạt động thường xuyên và phổ biến

ở các cơ quan nói chung và tại cơ quan Viện Công nghệ môi trường nói riêng, với

mục đích phổ biến các kế hoạch, chương trình, hoạt động nghiên cứu, đào tạo và

bàn bạc đưa ra các giải pháp tối ưu về hoạt động quản lý.

Trong một năm, Viện Công nghệ môi trường có rất nhiều cuộc hội họp khác

nhau. Có thể phân chia các cuộc hội họp của Viện thành hai loại dưới đây.

Hội nghị

- Kỳ họp Hội đồng đánh giá cấp cơ sở kết quả nhiệm vụ khoa học và công

nghệ cấp Viện Hàn lâm Khoa học và Công nghệ Việt Nam,họp Tổ chuyên gia

thẩm định quy trình vủa nhiệm vụ phát triển công nghệ cấp Viện Hàn lâm Khoa

học và Công nghệ Việt Nam, Hội nghị sơ kết công tác 6 tháng, tổng kết công tác

một năm, tổng kết công tác nhiệm kỳ của Viện Công nghệ môi trường, hội nghị

chuyên đề.

Các cuộc hội nghị thường có quy mô lớn, đông người dự, nội dung vừa

nhiều về khối lượng vừa khái quát tổng hợp hoặc chuyên sâu về nội dung. Đầu tư

nhiều về kinh phí. Việc tổ chức hội nghị có khó khăn hơn so với các cuộc họp

thông thường khác.

Cuộc họp

Ở cơ quan Viện Công nghệ môi trường thường có các cuộc họp: Họp giao

ban của Viện trưởng và Phó Viện trưởng; Cuộc họp định kỳ; Cuộc họp liên tịch

giữa Viện với các Viện khác; họp nghiệm thu đề tài cơ sở chọn lọc, hỗ trợ cán bộ

trẻ, cán bộ nữ và đề tài nghiên cứu khoa học và các đơn vị chuyên môn thuộc

Viện; cuộc họp đánh giá xếp loại, …

Vì vậy công tác tổ chức hội họp cũng rất được chú trọng trong từng bước

cụ thể như sau:

2.3.1. Chuẩn bị cuộc họp

- Viết chương trình cuộc họp

+ Để cho đại biểu, khách mời nắm rõ được thời gian diễn ra hội nghị

+ Cách thức thực hiện, tiến trình hội nghị

+ Chủ động cho bài phát biểu, tham luận, lấy ý kiến của khách mời tới dự.

- Soạn thảo công văn mời, giấy mời, thư mời

+ Đảm bảo thể thức trang trọng, lịch sự.

+ Ghi rõ rang đầy đủ thong tin tên cơ quan người được mời dự (cá nhân,

tập thể), chức danh, thời gian, địa điểm tổ chức.

- Tổ chức tốt công tác hậu cần

+ Chuẩn bị băng zôn, quốc kỳ, hoa tươi, tượng Bác Hồ, đồ ăn nhẹ, phục vụ

nước uống.

+ Sắp xếp bàn ghế cho phù hợp với nội dung diễn ra cuộc họp.

+ Kiểm tra các thiết bị micro, âm thanh, ánh sáng, loa đài, thiết bị trình

chiếu …để phục vụ cho Hội họp.

- Chuẩn bị thời gian giải lao, kết thúc từng phần tham luận, chủ độn trong

việc quản lý thời gian diễn ra hội họp.

+ Chuẩn bị công tác đón tiếp khách.

+ Xây dựng bài phát biểu, tham luận, lời cảm ơn…

+ Ghi biên bản Hội họp.

2.3.2 Tổ chức họp

- Văn phòng chủ trì và phối hợp với bộ phận có nội dung hội họp để đón

tiếp đại biểu. Nội dung việc đón tiếp gồm: Ghi danh sách đại biểu, phát tài liệu,

hướng dẫn đại biểu vào hội trường.

- Tổ chức để lãnh đạo Viện tiếp đại biểu cấp cao, khách quý đến dự hội

nghị. Việc ghi danh sách đại biểu có nhiều tác dụng, trong đó có việc cung cấp

kịp thời tình hình đại biểu đến dự hội nghị để phục vụ cho khai mạc, điều hành,

bế mạc và thông báo kết quả hội họp. Vì vậy khi ghi danh sách cần ghi đầy đủ các

thông tin: tên đoàn; họ, tên, chức vụ trưởng đoàn; số lượng người; lái xe v.v..

- Văn phòng chủ trì theo dõi diễn biến của hội họp, đôn đốc, nhắc nhở các

cán bộ hữu quan phục vụ kịp thời các nhu cầu của hội họp, đảm bảo cho hội họp

diễn ra đúng chương trình đã định.

Khi hội họp làm việc, văn phòng cử người thường trực ngoài hội trường.

Phạm vi trách nhiệm của người trực có liên quan đến các việc về điện, nước, loa,

đài, y tế v.v.. phục vụ hội họp.

Cùng với bộ phận chủ trì, văn phòng cử người ghi biên bản hội nghị, tổng

hợp các ý kiến phát biểu để phục vụ cho tổng kết hội họp.

2.3.3 Các công việc sau khi hội họp kết thúc

- Sau hội họp, tuỳ theo sự phân công của lãnh đạo Viện, nếu được giao thì

văn phòng biên soạn bản thông báo kết quả hội họp.

- Tuỳ theo nội dung, nếu công việc của hội nghị thuộc chức năng của văn

phòng thì văn phòng có trách nhiệm thu thập tài liệu và lập hoàn chỉnh hồ sơ hội họp.

- Căn cứ vào kết luận của hội nghị, văn phòng nghiên cứu, đề xuất ý kiến

với lãnh đạo Uỷ ban những nội dung cần bổ sung vào chương trình công tác.

Những việc gấp phải giải quyết ngay thì đưa vào lịch công tác tuần. Những việc

lớn, không cấp bách và phải làm trong thời gian dài thì đưa vào chương trình công

tác tháng, quý.

Ở Viện Công nghệ môi trường, Viện trưởng là chủ tài khoản. Với trách

nhiệm là đơn vị đảm bảo cơ sở vật chất cho hội nghị làm việc, văn phòng phải

chuẩn bị đầy đủ các loại giấy tờ để chủ tài khoản quyết toán hội họp.

2.4. Xây dựng chương trình làm việc

Trong hoạt động quản lý, chương trình, kế hoạch có vai trò quan trọng. Nó

là phương tiện phục vụ hoạt động quản lý nhằm xây dựng mục tiêu và tổ chức

thực hiện trong cơ quan. Chương trình kế hoạch công tác đảm bảo cho lãnh đạo

Viện điều hành hoạt động được thống nhất.

Viện Công nghệ môi trường làm việc theo chương trình công tác sẽ giúp

cho các bộ phận trong văn phòng như quản trị, văn thư, hành chính v.v.. đảm bảo

cơ sở vật chất và phương tiện làm việc (kinh phí, xe ô tô, địa điểm...) được chủ

động, thuận lợi. Tránh chồng chéo và mâu thuẫn trong lãnh đạo, chỉ đạo. Làm việc

theo chương trình giúp cho tất cả các bộ phận công tác của cơ quan chủ động công

việc. Biết làm việc gì trước, việc gì sau. Trong đó ưu tiên cho công tác trọng tâm

và các nhiệm vụ chính trong từng thời gian.

Hàng năm sau khi hội nghị tổng kết công tác năm kết thúc, Viện Công nghệ

môi trường căn cứ vào kế hoạch đề ra của từng đơn vị trực thuộc cho năm tiếp

theo, tổng hợp lại để xây dựng kế hoạch công tác năm cho toàn Viện.

Đối với kế hoạch công tác tuần, vào sáng thứ 2 hàng tuần thì Ban Lãnh đạo

Viện gồm: 01 Viện trưởng, 02 Phó Viện trưởng và Trưởng phòng Quản lý tổng

hợp tổ chức họp giao ban để tổng kết lại những công việc đã làm được trong tuần

và định hướng những công việc cần làm trong thời gian tới cho Viện.

Căn cứ vào chức năng, nhiệm vụ quyền hạn của mình văn phòng xã đã xây

dựng các chương trình công tác:

2.4.1. Xây dựng kế hoạch chương trình, kế hoạch công tác theo năm,

quý, tháng, tuần do phòng Quản lý tổng hợp đảm nhiệm

- Chương trình công tác năm

Chương trình công tác năm của Viện Công nghệ môi trường gồm: những

nhiệm vụ, giải pháp của Viện trên các lĩnh vực công tác trong năm, các báo cáo,

đề án về cơ chế chính sách, quy hoạch, kế hoạch, chương trình hành động... thuộc

phạm vi quyết định, phê duyệt của Viện Công nghệ môi trường.

- Chương trình công tác quý

Chương trình công tác quý của Viện Công nghệ môi trường: cụ thể hóa

chương trình công tác năm được quy định thực hiện trong từng quý và những công

việc bổ sung, điều chỉnh cần giải quyết trong quý.

- Chương trình công tác tháng

Chương trình công tác tháng của Viện Công nghệ môi trường: cụ thể hóa

chương trình công tác quý được quy định thực hiện trong từng tháng của quý và

những công việc bổ sung, điều chỉnh cần giải quyết trong tháng.

- Chương trình công tác tuần

Chương trình công tác tuần gồm các lịch hội nghị, lịch họp, làm việc của

lãnh đạo phòng cũng như sắp xếp chương trình công tác cho các cán bộ, chuyên

viên phòng ban thực hiện theo đúng quy định.

2.4.2. Chuẩn bị cụ thể cho các chuyến đi công tác của lãnh đạo Viện

Công nghệ môi trường

Để các chuyến đi công tác đạt kết quả tốt, không bị chồng chéo, lãng phí

thì cần phải lập kế hoạch cụ thể cho các chuyến đi. Phải xác định rõ mục đích, nội

dung công việc, thành phần, địa điểm, thời gian đi ...

- Đối với những chuyến đi công tác của Lãnh đạo Viện được tổ chức thường

kỳ đưa vào kế hoạch công tác năm của đơn vị với mục tiêu, nhiệm vụ cụ thể đã

được xác định trước.

- Đối với những chuyến đi công tác được tổ chức đột xuất thì lập kế hoạch

tổ chức chuyến đi phải khẩn trương, nhanh chóng hơn.

- Đối với những chuyến đi công tác đơn giản mang tính thường xuyên thì

không cần lập kế hoạch.

Xây dựng chương trình cho chuyến đi công tác

Lãnh đạo Viện Công nghệ môi trường có những chuyến đi công tác, là một

trợ lý hay thư ký văn phòng đã hoạch định các chuyến đi công tác của thủ trưởng.

- Xác định mục đích chuyến đi

- Nội dung liên quan đến chuyến đi

- Số lượng người tham gia

- Các địa điểm đến khi đi công tác

- Ngày, tháng, bắt đầu và kết thúc

- Phương tiện đi lại

- Các cuộc gặp gỡ, trao đổi, tọa đàm, ...

- Chuẩn bị lịch trình công tác, gồm có hai loại:

+ Lịch trình sắp xếp di chuyển

+ Lịch trình sắp xếp các cuộc hẹn

Giải quyết các thủ tục giấy tờ

Văn phòng Viện Công nghệ môi trường chuyển bị các giấy tờ cần thiết cho

chuyến đi công tác gồm:

- Giấy tờ đi công tác

- Giấy đi đường

- Giấy phép xuất cảnh, hộ chiếu (Nếu lãnh đạo đi công tác ở nước ngoài)

- Chứng minh nhân dân, thẻ căn cước công dân

- Các giấy tờ khác về chức danh khoa học, chính trị, ....

Chuẩn bị phương tiện đi lại cho Lãnh đạo, đoàn

Tùy theo địa điểm và thời gian đi công tác, người trợ lý sẽ chọn các phương

tiện giao thông giao cho phù hợp và tiết kiệm.

Trước khi Lãnh đạo đi công tác

- Trợ lý, thư ký văn phòng của Viện làm công việc hoạch định và sắp xếp

chuyến đi.

- Dự buổi họp bàn giao của thủ trưởng cho người được ủy nhiệm.

- Ghi lại những công việc thủ trưởng ủy quyền cho văn phòng Viện giải

quyết và mức độ giải quyết.

Trong khi Lãnh đạo Viện đi công tác

- Thừa lệnh lãnh đạo đôn đốc, giám sát các phòng ban chức năng thực hiện

đúng nội dung, tiến độ công việc ở cơ quan diễn ra đúng tiến độ.

- Làm việc với người được ủy quyền xem công việc đã được thực hiện chưa.

- Xin ý kiến lãnh đạo giải quyết các công việc.

- Giữ liên lạc với lãnh đạo trong thời gian lãnh đạo đi công tác qua email,

máy fax, điện thoại …

- Đối với công tác thư tín, hãy phân loại thư tín theo tầm quan trọng.

Khi Lãnh đạo Viện đi công tác trở về

- Báo cáo tóm tắt những diễn biến trong cơ quan.

- Trình bày những công văn, sách báo, thư từ cho thủ trưởng. Báo cáo sổ

tóm tắt thư tín, sổ nhật ký các hoạt động hành chính.

- Nhận giấy tờ, chứng từ chi phí công tác để làm thủ tục thanh toán.

- Soạn thảo các thư cảm ơ những người đã tiếp và giuwsp đỡ tạo điều kiện

thuận lợi trong chuyến đi.

- Lưu trữ các tài liệu, hồ sơ của chuyến đi.

2.5. Tìm hiểu công tác văn thư, lưu trữ của Viện Công nghệ môi trường

2.5.1 Hệ thống hoá các văn bản quản lý của Viện Công nghê môi trường

về công tác văn thư, lưu trữ của cơ quan, tổ chức

- Viện Công nghệ môi trường là đơn vị sự nghiệp thuộc nhà nước chuyên

nghiên cứu các vấn đề liên quan đến môi trường, độc chất môi trường, công nghệ

môi trường,... tuy nhiên công tác văn thư lưu trữ vẫn được lãnh đạo quan tâm sâu

sắc và đã ban hành ra những quyết định sau:

Quyết định số 371/QĐ-VCNMT ngày 16 tháng 11 năm 2016 của Viện

Công nghệ môi trường ban hành Quy định về việc ban hành Quy chế Công tác

văn thư lưu trữ. (Phụ lục 3)

2.5.2. Mô hình tổ chức văn thư của cơ quan

Công tác văn thư là một hoạt động thường xuyên của mọi cơ quan trong hệ

thống bộ máy Nhà nước. Ngay từ khi cách mạng tháng Tám thành công, Nhà nước

ta đã có những quy định cụ thể về công tác này.

Công tác văn thư là một hoạt động đảm bảo thông tin bằng văn bản, phục

vụ cho hoạt động lãnh đạo quản lý, điều hành công việc của các cơ quan, tổ chức.

Nội dung của công tác văn thư bao gồm:

− Xây dựng văn bản.

− Quản lý và giải quyết văn bản: quản lý và giải quyết văn bản đi, văn bản

đến, lập hồ sơ hiện hành và nộp vào lưu trữ cơ quan.

− Quản lý và sử dụng con dấu.

Về hình thức tổ chức công tác văn thư, các cơ quan, đơn vị căn cứ phạm vi

hoạt động và chức năng, nhiệm vụ của cơ quan mình để lựa chọn hình thức tổ

chức công tác văn thư phù hợp. Ở nước ta hiện nay có 3 hình thức tổ chức công

tác văn thư: văn thư tập trung; văn thư phân tán và văn thư hỗn hợp.

Trong quá trình khảo sát thực tế, tôi thấy Viện Công nghệ Môi trường đã

áp dụng hình thức tổ chức công tác văn thư tập trung, nghĩa là tất cả các công việc

quản lý văn bản đến, văn bản đi, quản lý và sử dụng con dấu đều được tập trung

tại bộ phận Văn thư của Phòng Quản lý tổng hợp, Viện Công nghệ môi trường.

2.5.3. Công tác soạn thảo và ban hành văn bản của cơ quan

2.5.3.1 Xác định thẩm quyền ban hành các hình thức văn bản quản lý tại

Viện Công nghệ môi trường

Thẩm quyền ký ban hành các hình thức văn bản của Viện Công nghệ môi

trường đã thực hiện đúng theo Thông tư số 04/2013/TT-BNV ngày 16/4/2013 của Bộ

Nội vụ hướng dẫn xây dựng Quy chế công tác văn thư, lưu trữ của cơ quan, tổ chức

và Quyết định số 1601/QĐ-VHL ngày 24/9/2015 của Chủ tịch Viện Hàn lâm Khoa

học và Công nghệ Việt Nam về việc ban hành Quy chế công tác văn thư lưu trữ.

Viện trưởng Viện Công nghệ môi trường có sự phân quyền cụ thể cho từng

Phó Viện trưởng và Trưởng/Phó phòng Quản lý tổng hợp về các lĩnh vực ký (có

phụ lục (4 , 5, 6, 7)

2.5.3.2. Nhận xét về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản của cơ quan, tổ

chức

- Nhận thức được tầm quan trọng của việc soạn thảo và ban hành văn bản

Lãnh đạo Viện Công nghệ môi trường đã tập huấn nghiệp vụ cho các trưởng phó

phòng, do đó các cán bộ đã nắm được một cách cơ bản các quy định ban hành văn

bản, quy trình soạn thảo văn bản đến thể thức từng loại văn bản. Từ đó, các phòng

ban đã xây dựng được văn bản theo lĩnh vực chuyên môn của mình.

Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản tại Viện Công nghệ môi trường luôn

thực hiện đúng theo Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ban hành ngày 05 tháng 3 năm

2020 về công tác văn thư và Nghị định 34/2016/NĐ-CP quy định chi tiết một số

điều và biện pháp thi hành luật ban hành văn bản quy phạm pháp luật ban hành

ngày 14 tháng 5 năm 2016 do Chính phủ ban hành để thay thế cho Thông tư số

01/2011/TT-BNV và Thông tư số 07/2012/TT-BNV. Vì vậy, thể thức và kỹ thuật

trình bày văn bản ngày càng được thực hiện đúng, nghiêm túc theo quy định. Văn

bản được trình bày đúng, đủ 09 thể thức bắt buộc đối với các văn bản quy phạm

pháp luật và văn bản hành chính thông thường. Nhiều văn bản ngày càng được

chuẩn hóa nhanh và thuận tiện, thống nhất theo khuôn mẫu chung đảm bảo sự

thẩm mỹ và tính lịch sự, trang trọng.

Việc sử dụng máy vi tính để soạn thảo văn bản, đảm bảo việc soạn thảo

nhanh chóng, thuận tiện, đảm bảo về thể thức và thẩm mỹ.

2.5.3.3. Mô tả các bước trong quy trình soạn thảo văn bản quản lí của Viện

Công nghệ môi trường.

Quá trình soạn thảo các văn bản quản lý hành chính gồm các bước sau đây:

- Bước 1: Xác định mục đích, tính chất của vấn đề cần văn bản hóa thông

thường xuất phát từ ý tưởng chỉ đạo của lãnh đạo cơ quan, từ các vấn đề thể hiện

trong chương trình công tác của cơ quan tiến hành thu thập, phân tích, lựa chọn

các thông tin cần thiết có liên quan đến nộidung của vấn đề cần ra văn bản, đặc

biệt là các thông tin quan trọng như: thông tin pháp luật, thông tin thực tiễn, yêu

cầu về thời gian của cấp có thẩm quyền.

- Bước 2: Bộ phận hoặc cá nhân được giao nhiệm vụ soạn thảo tiến hành

viết dự thảo văn bản phù hợp với nội dung, hình thức, thể thức văn bản theo quy

định của nhà nước. Để văn bản bảo đảm chất lượng cần có sự phối hợp tham gia

ý kiến của các bộ phận chuyên môn về các vấn đề có liên quan và sự chỉ đạo chặt

chẽ của cấp duyệt ký văn bản để nắm được ý đồ chỉ đạo, tránh trường hợp phải

sửa chữa nhiều lần, gây mất thời gian, tốn kém.

- Bước 3: Lãnh đạo phụ trách trực tiếp (Trưởng hoặc phó) các phòng ban,

hoặc văn phòng duyệt văn bản trước khi trình lên lãnh đạo cơ quan (Thủ trưởng

hoặc phó thủ trưởng phụ trách chuyên môn) ký. Trong giai đoạn này người lãnh

đạo trực tiếp những người được giao nhiệm vụ soạn thảo văn bản phải duyệt, kiểm

tra nội dung, hình thức, thể thức của văn bản trước khi trình thủ trưởng cơ quan

ký ban hành. Các ý kiến yêu cầu sửa chữa dự thảo văn bản sẽ được ghi ngoài lề

hoặc trực tiếp sửa vào nội dung văn bản, sau đó văn bản được gửi trả lại cho bộ

phận soạn thảo để chỉnh lý lại.

- Bước 4: Hoàn chỉnh dự thảo lần cuối, đánh máy (hoặc in) soát lại văn

bản, trình ký Nhận được dự thảo văn bản có ý kiến yêu cầu sửa chữa của người

phụ trách trực tiếp, người (bộ phận) soạn thảo văn bản phải hoàn chỉnh văn bản

lần cuối, đánh máy (hoặc tin) bản chính, soát lại văn bản để tránh mọi sai sót và

trình thủ trưởng ký ban hành văn bản. Trong giai đoạn này, thủ trưởng sau khi

xem xong yêu cầu phải chỉnh lý sửa chữa thì người (bộ phận) soạn thảo phải nhận

văn bản về để tiến hành chỉnh lý theo yêu cầu chỉ đạo của thủ trưởng. Sau khi sửa

xong, làm thủ tục trình ký lại.

- Bước 5: Đánh máy (hoặc in) nhân văn bản theo số lượng “nơi nhận“ và

làm các thủ tục văn thư phát hành và lưu giữ văn bản (cho số, ghi ký hiệu, đóng

dấu, gửi văn bản, bảo quản văn bản lưu) theo đúng quy định hiện hành.

Sau khi đã so sánh với quy định hiện hành về quy trình soạn thảo văn bản

quản lý tôi rút ra được những nhận xét sau:

Từ các bước trên cho ta thấy quy trình soạn thảo văn bản của cơ quan được

thực hiện theo đúng quy định của Nhà nước, quy định của Viện Hàn lâm Khoa

học và Công nghệ Việt Nam và Quy chế văn thư lưu trữ của Viện Công nghệ môi

trường đã tuân thủ theo quy trình soạn thảo văn bản tại Nghị định số 30/2020/NĐ-

CP ngày 05 tháng 3 năm 2020 của chính phủ quy định về công tác văn thư lưu trữ

và Thông tư số 04/2013/TT-BNV ngày 16 tháng 4 năm 2013 của Bộ Nội vụ hướng

dẫn xây dựng quy chế văn thứ, lưu trữ ở các cơ quan tổ chức. Việc áp dụng theo

đúng quy định tạo nên một quy trình làm việc chuyên nghiệp, thống nhất khoa

học hiệu quả, tránh được những sai sót, mất mát trong quá trình thực hiện. Đồng

thời việc thực hiện theo đúng quy định tạo ra sự thống nhất trong việc thực hiện

cũng như dễ dàng trong kiểm tra giám sát và đánh giá công việc chung của Viện

Công nghệ môi trường.

Đối với quy trình soạn thảo văn bản quản lý của Viện Công nghệ môi

trường về cơ bản đã đạt được những thành tích như sau:

- Thực hiện tốt các quy định hiện hành của Nhà nước cũng như các vănbản

của Viện Hàn lâm Khoa học và Công nghệ Việt Nam. Năm 2011, Viện lâm Khoa

học và Công nghệ Việt Nam đã tiến hành kiểm tra công tác văn thư lưu trữ tại

Viện và được đánh giá là một trong những đơn vị trực thuộc Viện Hàn lâm làm

tốt công tác văn thư lưu trữ.

- Xây dựng và ban hành Quy chế văn thư lưu trữ số 371/QĐ-VCNMT ngày

16/11/2016 đã hướng dẫn các bước trong quy trình soạn thảo gửi tới các đơn vị

trực thuộc Viện. (Phụ lục 3)

Tuy nhiên, quy trình soạn thảo văn bản của Viện Công nghệ môi trường

vẫn còn một số hạn chế:

- Đơn vị soạn thảo chưa xây dựng đề cương văn bản đã thảo văn bản ngay.

- Ngày tháng văn bản để các đơn vị soạn thảo đánh máy sẵn, văn thư cơ

quan chỉ cho số. (Phụ lục 8)

- Các đơn vị xin sẵn số Quyết định, ngày tháng năm và sau đó đánh luônsố,

ngày tháng năm vào văn bản.

2.5.4. Nhận xét về quy trình quản lý và giải quyết văn bản

2.5.4.1. Sơ đồ hoá quy trình quản lí và giải quyết văn bản đi

Số lượng văn bản đi trong một năm Viện CNMT gửi đi là rất nhiều như

công văn, quyết định, thông báo, báo cáo, tờ trình, giấy giới thiệu...đến các cơ

quan khác nhau: Viện Hàn lâm KH&CNVN, các bộ ngành, các doanh nghiệp, các

đơn vị trực thuộc Viện. Số lượng văn bản đi của Viện CNMT năm 2018 đã gửi đi

khoảng 1500 văn bản trong đó chủ yếu là văn bản thực hiện yêu cầu chỉ đạo của

đơn vị cấp trên, công văn trao đổi, công văn liên hệ. Số lượng văn bản đi hàng

năm của Viện là rất lớn nên trong quá trình thực hiện không tránh khỏi những khó

khăn. Để khắc phục những hạn chế trong việc quản lý văn bản đi và xây dựng

được một quy trình hoàn chỉnh cho việc quản lý văn bản đi của Viện, tôi xin đề

xuất quy trình quản lý văn bản đi như sau:

Sơ đồ quy trình tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đi

Mẫu biểu,

Người thực hiện Trình tự công việc tài liệu

liên quan

Lãnh đạo

Xác định yêu cầu văn bản đi

Chuyên viên

Dự thảo văn bản

Chuyên viên

Đạt Không đạt

Xem xét

Lãnh đạo phòng Đạt

Đạt Không đạt

Xem xét / Phê duyệt

Lãnh đạo Viện

Vào sổ, lấy số, nhân bản, đóng dấu phát hành

Văn thư

Lưu trữ hồ sơ

Phòng/ban chuyên môn

Văn thư

* Diễn giải quy trình

a. Xác định văn bản đi

Do yêu cầu hoạt động của Viện Công nghệ môi trường, lãnh đạo Viện, Lãnh

đạo phòng ban chuyên môn yêu cầu phát hành văn bản để phục vụ công tác chỉ

đạo hoặc quản lý. Hoặc khi công văn đến cần phải có văn bản trả lời.

Văn bản của Viện Công nghệ môi trường ban hành có 2 loại:

- Văn bản phát hành ra ngoài;

- Văn bản ban hành trong nội bộ.

Hình thức văn bản:

- Văn bản hành chính.

- Văn bản chuyên ngành

- Văn bản trao đổi với cơ quan, tổ chức hoặc cá nhân nước ngoài.

b. Dự thảo văn bản

Cán bộ, chuyên viên được giao soạn thảo văn bản có trách nhiệm thực hiện

các công việc sau:

- Xác định hình thức, nội dung và độ mật, độ khẩn, nơi nhận văn bản;

- Thu thập, xử lý thông tin có liên quan;

- Soạn thảo văn bản;

- Trường hợp cần thiết đề xuất với người đứng đầu đơn vị tham khảo ý kiến

của các cơ quan, tổ chức hoặc cá nhân có liên quan; nghiên cứu tiếp thu ý kiến để

hoàn chỉnh bản thảo;

- Trình duyệt dự thảo văn bản, đồng thời xử lý văn bản đi trên phần mềm

Quản lý Văn bản và điều hành.

c. Xem xét văn bản đi

Văn bản đi sau khi soạn thảo được chuyển đến cho người đứng đầu đơn vị

xem xét về nội dung thuộc lĩnh vực chuyên môn và thể thức của văn bản. Nếu văn

bản chưa đáp ứng nội dung hoặc thể thức được trả lại cho người soạn thảo sửa

chữa.

Người đứng đầu của đơn vị chủ trì soạn thảo văn bản phải kiểm tra và chịu

trách nhiệm về độ chính xác của nội dung văn bản, ký nháy vào vị trí cuối cùng ở

“ Nơi nhận” trước khi trình lãnh đạo cơ quan, tổ chức ký ban hành; đề xuất mức

độ khẩn; đối chiếu quy định của pháp luật về bảo vệ bí mật nhà nước xác định

việc đóng dấu mật, dối tượng nhận văn bản, trình người ký văn bản quyết định.

d. Viện trưởng xem xét và duyệt các văn bản, quyết định đối với các văn

bản, quyết định. Nếu không đạt thì trả lại cho chuyên viên soạn thảo.

- Các trường hợp ký thay ( phải ghi KT.), ký thừa uỷ quyền ( phải ghi

TUQ.), ký thay mặt ( phải ghi TM.).

- Trường hợp văn bản, quyết định không đạt yêu cầu sẽ được chuyển trả lại

đơn vị soạn thảo để bổ sung, hoàn thiện theo chỉ đạo của Viện trưởng.

e. Trước khi phát hành văn bản, Văn thư kiểm tra lại thể thức và kỹ thuật

trình bày văn bản, nếu phát hiện sai sót thì báo cáo Trưởng phòng Quản lý tổng

hợp xem xét, giải quyết.

Văn thư chịu trách nhiệm vào sổ, lấy số, nhân bản đóng dấu ban hành, ký

số bằng chứng thư số của Viện (Tất cả các công văn đi Viện ban hành ra ngoài

hoặc lưu hành trong nội bộ, Văn thư đều phải đóng dấu, ghi số, thời điểm Viện

ban hành ngày, tháng, năm)

- Đăng ký văn bản đi bằng sổ: Thực hiện theo Điều 9 của Thông tư số

07/2012/TT-BNV ngày 22 tháng 11 năm 2012 của Bộ Nội vụ về việc hướng dẫn

quản lý văn bản, lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan. (Phụ

lục 9)

- Đăng ký văn bản đi bằng Phần mềm Quản lý văn bản đi và Điều hành:

Thực hiện theo hướng dẫn sử dụng phần mềm. Danh mục văn bản đi cập nhật vào

Phần mềm Quản lý văn bản và điều hành. Danh mục văn bản đi cập nhật vào Phần

mềm phải được in ra để quản lý và nộp vào Lưu trữ cơ quan và Lưu trữ lịch sử.

Đảm bảo 100% Văn bản đi có tệp tin đính kèm, được cá nhân soạn thảo đăng ký,

cập nhật vào Phần mềm Quản lý văn bản và điều hành trước khi văn thư cập nhật

thông tin vào Phần mềm.

- Văn bản mật đi được quản lý và đăng ký riêng.

Những văn bản đã làm đầy đủ các thủ tục hành chính phải được phát hành ngay

trong ngày văn bản đó được đăng ký, chậm nhất là trong ngày làm việc tiếp theo.

Đối với những văn bản “HẸN GIỜ”, “HOẢ TỐC”, “KHẨN”, “THƯỢNG

KHẨN” phải được phát hành ngay sau khi làm đầy đủ các thủ tục hành chính.

Văn bản đi được chuyên phát cho nơi nhận thông qua hệ thống Phần mềm

Quản lý văn bản và điều hành ( trừ văn bản mật) ngay sau khi được đăng ký vào

sổ văn bản đi.

* Nhận xét

- Quy trình tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đi đều thực hiện đúng và

đầy đủ theo quy định của nhà nước. Viện Công nghệ môi trường đã làm tốt công

tác kiểm soát văn bản đi. Không sai phạm về thể thức, nội dung văn bản cũng như

cơ quan tiếp nhận văn bản Chủ trương rà soát các văn bản đã ban hành có tác dụng

tích cực, giúp loại bỏ các loại văn bản ban hành sai quy định, những văn bản hết

hiệu lực, văn bản còn sửa đổi bổ sung, văn bản còn hiệu lực thi hành Văn bản đi

được thực hiện nhanh chóng, phân loại độ mật, khẩn để chuyển giao kịp thời.

Cán bộ nhân viên văn phòng của Viện đặc biệt là nhân viên văn thư đã đảm

bảo các quy định về chuyển giao các công văn, giấy tờ đi. Tránh thất lạc và bảo

quản độ mật thông tin tốt, kiểm soát thông tin của cơ quan tránh sai phạm về công

tác rải truyền thông tin.

Bảng 2.1. Thống kê văn bản đi của Viện Công nghệ môi trường năm 2018 – 2019

Năm STT Loại văn bản Đơn vị tính 2018 2019

1 Văn bản hành chính 1500 1685 Văn bản

(Nguồn: Phòng Quản lý tổng hợp)

2.5.4.2. Sơ đồ hoá quy trình quản lý và giải quyết văn bản đến

Hàng năm Viện CNMT tiếp nhận rất nhiều văn bản giấy tờ, công văn đến

để phục vụ cho hoạt động của Viện, các văn bản đến được gửi từ các cơ quan khác

nhau, Viện Hàn lâm Khoa học và Công nghệ Việt Nam, của các bộ ngành, các

doanh nghiệp trong nước và doanh nghiệp ngoài nước. Theo con số thống kê thu

thập được năm 2018 Viện CNMT tiếp nhận gần 900 văn bản trong đó chủ yếu là

văn bản thực hiện yêu cầu chỉ đạo của đơn vị cấp trên, công văn trao đổi, như vậy

con số tiếp nhận văn bản hàng năm không hề nhỏ. Công tác quản lý văn bản đến

của Viện hiện vẫn còn gặp khó khăn. Để khắc phục những hạn chế trong việc

quản lý văn bản đến và xây dựng được một quy trình hoàn chỉnh cho hoạt động

quản lý văn bản đến của Viện, tôi xin sơ đồ hoá quy trình quản lý văn bản đến

như sau:

Sơ đồ quy trình tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đến:

Người thực hiện Trình tự công việc Ghi chú

Tiếp nhận công văn đến

Văn thư

Bóc bì, kiểm tra, phân loại văn bản

Văn thư

Đóng dấu VB đến, vào sổ VB

Văn thư

Phân công đơn vị, cá nhân thực hiện

Lãnh đạo

Phòng chuyên

Xác định phương pháp giải quyết

môn

Lưu hồ sơ hoặc chuyển qua Quy trình soạn thảo văn bản đi

Văn thư

* Diễn giải quy trình

a. Tiếp nhận công văn đến

Tất cả công văn gửi đến Sở bằng các hình thức đều phải trải qua Văn thư

tiếp nhận

b. Phân loại công văn

Tất cả các công văn đến đều phải được phân loại, vào sổ, sau đó chuyển lên

Viện trưởng hoặc Phó Viện trưởng được uỷ quyền xử lý phê duyệt chuyển lại cho

Văn thư, Văn thư chuyển đến các phòng chuyên môn, nghiệp vụ trong ngày và

lưu văn bản gốc trong hồ sơ công văn đến, những công văn đến sau 16h, nếu công

văn thuộc hoả tốc, khẩn, thượng khẩn phải vào sổ ngay và trình lãnh đạo phê

duyệt, nếu không thì có thể chuyển công văn đó vào đầu giờ làm việc ngày hôm

sau để giải quyết

* Tiêu chí phân loại:

- Công văn của Trung ương: các Bộ ngành Trung ương, Viện Hàn lâm Khoa

học và Xã hội Việt Nam

- Công văn của các địa phương: Các Sở ngành chuyên môn địa phương, các

Trung tâm thuộc quyền quản lý của Viện Công nghệ môi trường…

- Các bản Fax đến được photo và phân loại theo các tiêu chí trên

- Phân loại theo văn bản thông thường, mật, tối mật

Đối với các tài liệu mật và tối mật thì được chuyển trực tiếp và bảo quản

trong hộp riêng, có dấu hiệu để nhận biết là tài liệu mật.

c. Đóng dấu công văn đến, vào sổ, đính phiếu giải quyết văn bản đến

Tất cả các công văn đến ( trừ các bản fax, photo) Văn thư đều phải đóng

dấu công văn đến, ghi số, thời điểm nhận (ngày, tháng, năm) và trình Trưởng

phòng Quản lý tổng hợp, sau đó trình lên lãnh đạo Viện.

Đối với bản fax, phải chụp lại trước khi đóng dấu Đến; đối với văn bản

được chuyển phát qua mạng, trong trường hợp cần thiết, có thể in ra và làm thủ

tục đóng dấu Đến. Sau đó, khi nhận được bản chính, phải đóng dấu Đến vào văn

bản chính và làm thủ tục đăng ký (số đến, ngày đến là số và ngày đã đăng ký ở

bản fax, bản chuyển phát qua mạng).

Đảm bảo 100% Văn bản đến ( có tệp tin đính kèm) phải được đăng ký và

cập nhật vào Phần mềm Quản lý văn bản và Điều hành và Sổ đăng ký văn bản

đến. Danh mục văn bản đến cập nhật vào phần mềm Quản lý văn bản và điều hành

phải được in ra để quản lý và nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử. (Phụ lục 10)

d. Lãnh đạo Viện xem xét, ghi ý kiến xử lý các công văn do văn thư trình.

e. Phòng chuyên môn liên quan

Văn thư chuyển công văn cho các Phòng chuyên môn, nghiệp vụ và cá nhân

liên quan ( theo ý kiến xử lý của lãnh đạo Viện).

Văn thư xác định các phòng chuyên môn, nghiệp vụ liên quan theo ý kiến

xử lý của lãnh đạo Viện để giao văn bản đến cho các phòng chuyên môn đó trên

phần mềm Quản lý văn bản và điều hành, đồng thời chuyển bản giấy cho các

phòng chuyên môn.

Các phòng chuyên môn, nghiệp vụ liên quan chính sẽ chuyển bản photo

cho các cá nhân phối hợp để cùng nhau xử lý công việc theo yêu cầu của lãnh đạo

Viện.

Sau khi nhận được văn bản đến, phòng chuyên môn, nghiệp vụ, cá nhân có

trách nhiệm chỉ đạo, giải quyết kịp thời theo yêu cầu của lãnh đạo Viện; theo thời

hạn yêu cầu của văn bản hoặc theo quy định của pháp luật.

Đối với văn bản đến có dấu “Tài liệu thu hồi”, Văn thư có trách nhiệm theo

dõi, thu hồi hoặc gửi trả lại nơi gửi theo đúng thời hạn quy định.

Trưởng phòng Quản lý tổng hợp có trách nhiệm đôn đốc, báo cáo lãnh đạo

Viện về tình hình giải quyết, tiến độ và kết quả giải quyết văn bản đến để thông

báo cho các đơn vị liên quan, đảm bảo 100% văn bản đi được liên thông từ văn

bản đến trên phần mềm Quản lý Văn bản và Điều hành.

Chuyên viên có trách nhiệm xử lý lưu văn bản hoặc phát hành văn bản đi

theo Quy trình Soạn thảo văn bản

f. Cuối mỗi năm, Văn thư lập hồ sơ công văn đến lưu tại Kho Lưu trữ Viện.

* Nhận xét

- Các văn bản đều được chuyển đúng đối tượng cần nhận văn bản. Văn bản

đến tại Viện Công nghệ môi trường được tiếp nhận theo đúng quy trình thủ tục,

đăng ký vào sổ văn bản đến một cách đầy đủ, đúng số, ký hiệu và nội dung văn

bản đến.

Việc tiếp nhận văn bản đến theo mức độ “Mật” Văn bản được bảo quản

thông tin nghiêm ngặt, cũng như việc chuyển giao văn bản Hỏa tốc, khẩn đến các

đơn vị, cá nhân thuộc Viện một cách kịp thời, nhanh chóng.

Công tác phân loại công văn đến, và trực tiếp vào sổ, chuyển giao văn bản

đến được thực hiện rất tốt. Những văn bản chỉ các mức độ khẩn yêu cầu nhanh

chóng giải quyết mỗi khi lãnh đạo hay đối tượng liên quan đi vắng Văn thư cơ

quan đã nhanh chóng kịp thời chuyển đến bằng mọi hình thức như gọi điện thông

báo, fax nhanh hay gửi gmail nên công việc nhanh chóng được giải quyết và triển

khai thực hiện theo tiến độ được giao.

Các loại ấn phẩm sách báo, tạp chí, tài liệu, văn bản,… gửi cho các thành

viên trong Viện xếp văn bản, tài liệu vào ngăn tủ văn thư riêng của từng đơn vị và

cá nhân được đặt tại văn phòng. Khi các thành viên đi vắng Văn thư luôn kịp thời

thông tin qua email hoặc gọi điện để thông báo.

Bảng 2.2. Thống kê số lượng văn bản đến của Viện năm 2018-2019

Năm STT Loại văn bản Đơn vị tính 2018 2019

1 Văn bản quy phạm pháp luật 130 168 Văn bản

2 Văn bản hành chính 876 895 Văn bản

(Nguồn: Phòng quản lý tổng hợp)

2.5.4.3. Tìm hiểu về lập hồ sơ hiện hành của Viện Công nghệ môi trường

Lập hồ sơ là việc tập hợp sắp xếp các văn bản, tài liệu hình thành trong quá

trình theo dõi, giải quyết công việc thành hồ sơ theo những nguyên tắc và phương

pháp xác định.

- Nội dung của việc lập hồ sơ hiện hành bao gồm

+ Mở hồ sơ đầu năm: Bao gồm hồ sơ thực tế và hồ sơ trên máy tính.

+ Thu thập, cập nhật văn bản, tài liệu hình thành trong quá trình theo dõi,

giải quyết công việc vào hồ sơ thực tế và hồ sơ trên máy tính.

+ Yêu cầu hồ sơ được lập phải phản ánh đúng chức năng, nhiệm vụ của

Viện Công nghệ môi trường, văn bản, tài liệu được thu thập vào hồ sơ phải có sự

liên quan chặt chẽ với nhau và phản ánh đúng trình tự diễn biến của sự việc hay

trình tự giải quyết công việc.

+ Kết thúc và biên mục hồ sơ.

- Giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ hiện hành

+ Các đơn vị và cá nhân trong Viện phải giao nộp những hồ sơ có giá trị

lưu trữ vào lưu trữ tại phòng Quản lý tổng hợp Viện Công nghệ môi trường hoặc

Trung tâm Thông tin tư liệu, Viện Hàn lâm Khoa học và Công nghệ Việt Nam.

+ Cán bộ, viên chức trước khi nghỉ hưu, thôi việc hay chuyển công tác khác

đều phải bàn giao lại hồ sơ, tài liệu cho đơn vị, hay người kế nhiệm.

- Thời hạn nộp lưu trữ được quy định như sau:

+ Tài liệu hành chính sau 01 năm kể từ năm công việc kết thúc.

+ Tài liệu nghiên cứu khoa học, ứng dụng khoa học và công nghệ: Sau 01

năm kể từ khi công trình được nghiệm thu chính thức.

+ Các tài liệu khác sau 03 tháng kể từ khi công việc kết thúc.

- Trách nhiệm đối với việc lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ

hiện hành

+ Viện trưởng có trách nhiệm chỉ đạo công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ,

tài liệu vào lưu trữ hiện hành trong phạm vi quản lý.

+ Trưởng phòng Quản lý tổng hợp, người được giao trách nhiệm có nhiệm

vụ: Tham mưu cho thủ trưởng trong việc chỉ đạo, kiểm tra, hướng dẫn việc lập hồ

sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ hiện hành đối với Viện Công nghệ môi

trường, tổ chức thực hiện việc lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ

hiện hành tại đơn vị.

+ Trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc, mỗi cá nhân phải lập hồ

sơ về công việc được phân công.

- Nhận xét

- Công tác lưu trữ giấy tờ tài liệu Viện Công nghệ môi trường là một trong

những công tác không thể thiếu đối với hoạt động của khối văn phòng. Công tác

này có nhiệm vụ quan trọng là phục vụ đắc lực cho công việc quản lý cũng như

điều hành hoạt động, kế hoạch của Ban lãnh đạo.

- Tất cả mọi tài liệu, giấy tờ của Viện lưu trữ tại phòng quản lý tổng hợp

của Viện. Việc lưu trữ tập trung như vậy sẽ đam bảo tính khách quan và chân thực

của tài liệu.

- Nhân viên văn thư, lưu trữ Viện Công nghệ môi trường thường lập sắp

xếp những văn bản hình thành trong quá trình giải quyết công việc thành từng vấn

đề, sự việc hoặc theo các đặc trưng khác của văn bản đồng thời sắp xếp và biên

mục chúng theo một phương pháp khoa học.

- Sắp xếp tài liệu lập hồ sơ là công việc cuối cùng trong công tác văn thư

Viện, được thực hiện sau khi sự việc, vấn đề đề cập trong các văn bản đã giải

quyết xong. Lập hồ sơ hiện hành được thực hiện tốt ở bộ phận văn thư sẽ có tác

dụng nâng cao năng suất công tác, quản lý tài liệu được chặt chẽ và nhất là tạo

điều kiện thuận lợi cho công tác lưu trữ.

- Nhân viên văn thư, nhân viên lưu trữ dựa vào tình hình tài liệu thu, phát

của Viện để lên kế hoạch định kỳ để thu thập hồ sơ vào lưu trữ của Viện được đầy

đủ. Dựa vào bản kê của bộ phận văn thư, nhân viên lưu trữ sắp xếp tài liệu vào

cặp và ghi ký hiệu hồ sơ, nội dung thời gian vào nhãn cặp lưu và đưa lên giá theo

thứ tự để tra tìm được thuận tiện.

Hiện nay tình trạng không lập hồ sơ hiện hành hầu như phổ biến ở tất cả

các cơ quan, ở giai đoạn trước Viện cũng có tình trạng như vậy, nhưng trong thời

gian gần đây Viện đã thực hiện nghiêm túc cơ bản về công tác lập hồ sơ hiện hành.

Nhìn chung ở Viện tài liệu lưu trữ đóng vai trò quan trọng phục vụ lãnh đạo, chỉ

huy trong hoạt động nghiên cứu và quản lý. Vì vậy đã được các cấp lãnh đạo quan

tâm tạo điều kiện.

2.5.5 Tìm hiểu về tổ chức lưu trữ của Viện Công nghệ môi trường

Tổ chức lưu trữ của Viện Công nghệ môi trường là một bộ phận thuộc tổ

chức hành chính, đào tạo, khoa học và hợp tác quốc tế.

Văn bản quản lý công tác lưu trữ

Hiện nay, Viện Công nghệ môi trường cũng đã áp dụng các văn bản của

Nhà nước như: Luật lưu trữ, nghị định 30 của chính phủ về công tác văn thư. Từ

khi nghị định 30 được ban hành, Viên Hàn lâm Khoa học và Công nghệ Việt Nam

chưa ban hành văn bản hướng dẫn mới về công tác văn thư lưu trữ nên Viện Công

nghệ môi trường đang áp dụng các hướng dẫn của nhà nước về vấn đề này và vẫn

thực hiện theo Quyết định số 371/QĐ-VCNMT ngày 16/11/2016 về việc ban hành

Quy chế tạm thời về công tác văn thư lưu trữ. Ngoài ra Viện còn áp dụng các quy

định của Nhà nước, của Viện Hàn lâm Khoa học và Công nghệ Việt Nam nhằm

quản lý công tác lưu trữ một cách khoa học và đạt hiệu quả.

Phông lưu trữ

Mỗi một cơ quan, tổ chức trong quá tình hình thành và phát triển sẽ sản

sinh ra một khối lượng tài liệu phản ánh quá trình hình thành và phát triển của cơ

quan, tổ chức đó.

Phông lưu trữ cơ quan là khối tài liệu hoàn chỉnh hoặc tương đối hoàn chỉnh

phản ánh quá trình hình thành và phát triển của một cơ quan, một tổ chức chính

trị, tổ chức kinh tế, văn hóa, xã hội hoặc một đơn vị lực lượng vũ trang nhân dân.

Thời gian của một Phông lưu trữ cơ quan được tính bắt đầu từ khi cơ quan,

tổ chức đó thành lập đến khi cơ quan, tổ chức đó ngừng hoạt động hoặc giải thể.

Phông lưu trữ cơ quan phải đáp ứng các yêu cầu cơ bản của một phông lưu

trữ, tức là ngoài yếu tố của một phông lưu trữ.

Vì vậy, một cơ quan, tổ chức muốn thành lập một phông lưu trữ cần đáp

ứng những yêu cầu sau:

- Cơ quan tổ chức đó phải hoạt động độc lập: tức là có văn bản của cơ quan

có thẩm quyền cho phép thành lập và hoạt động, có tài khoản riêng, có biên chế

riêng, có văn thư và con dấu riêng (có tư cách pháp nhân).

- Tài liệu hình thành trong quá trình hình thành và phát triển của cơ quan,

tổ chức phải phản ánh hoàn chỉnh hoặc tương đối hoàn chỉnh quá trình hình thành

và phát triển của cơ quan đó.

Hiện nay, Viện Công nghệ môi trường đã đáp ứng đủ những yêu cầu để

có phông lưu trữ riêng của mình mà không bị phụ thuộc vào những yếu tố bên

ngoài khác.

Số lượng cán bộ

Hiện nay, Viện Công nghệ môi trường có 01 cán bộ làm công tác văn thư

– lưu trữ, nhưng do khối lượng công việc của Viện nhiều nên có thêm 01 cán bộ

hỗ trợ việc trình ký, photo và chuyển giao văn bản để đảm bảo cho công tác văn

thư – lưu trữ của Viện diễn ra thuận lợi, không ảnh hưởng tới công việc chung

của Viện, của các đơn vị trực thuộc.

Diện tích kho

Viện Công nghệ môi trường hiện có 01 kho lưu trữ với diện tích 50m2 đặt

tại tầng 2 được sử dụng để lưu trữ hồ sơ, tài liệu.

Tình trạng kho

Kho lưu trữ của Viện được bố trí tủ hồ sơ một cách gọn gàng và ngăn nắp

để lưu trữ toàn bộ tài liệu lưu của Viện từ năm 2002 đến nay. Tình trạng hồ sơ

đều tốt, được sắp xếp, phân loại, biên mục theo từng tên loại hồ sơ và được bảo

quản trong các cặp, hộp.

Các hình thức sử dụng tài liệu tại kho lưu trữ

Thực hiện Luật Lưu trữ quy định là “Tài liệu lưu trữ tại lưu trữ lịch sử được

khai thác, sử dụng rộng rãi cho yêu cầu nghiên cứu của toàn xã hội”; thực hiện

Chỉ thị số 05/2007/CT-TTg ngày 02/3/2007 của Thủ tướng Chính phủ về việc

tăng cường bảo vệ và phát huy giá trị tài liệu lưu trữ, trên cơ sở nguồn tài liệu hiện

đang được bảo quản tại Viện Công nghệ môi trường đã đáp ứng mục đích và nhu

cầu khai thác của mọi đối tượng, công tác tổ chức khai thác tài liệu lưu trữ tại

Viện cho đến nay đã được triển khai với hình thức như:

- Sử dụng tài liệu tại phòng đọc của Lưu trữ cơ quan, Lưu trữ lịch sử;

Việc phục vụ sử dụng tài liệu tại phòng đọc là hình thức được tiến hành

thường xuyên và phổ biến nhất. Hình thức này mang lại nhiều lợi ích cho cả độc

giả và cơ quan lưu trữ. Tại đây, độc giả có thể nghiên cứu được nhiều tài liệu cùng

một lúc; có thể gặp gỡ, tư vấn và được giải đáp trực tiếp với các cán bộ lưu trữ,

đồng thời có thể gặp gỡ, giao lưu, trao đổi kinh nghiệm sử dụng tài liệu với các

đối tượng độc giả khác; có thể sử dụng nhiều loại công cụ tra cứu, tài liệu tham

khảo và có thể sao chụp những tài liệu cần thiết. Ở đây cán bộ lưu trữ dễ theo dõi,

nắm bắt được nhu cầu của độc giả để đề xuất những hình thức và biện pháp phục

vụ thích hợp; tài liệu lưu trữ được bảo quản, hạn chế mất mát và hư hại…Ý thức

được điều đó, Viện Công nghệ môi trường đã cố gắng tạo mọi điều kiện, đầu tư

cơ sở vật chất, đào tạo cán bộ để làm tốt công việc này, phục vụ tốt mọi đối tượng

đến khai thác.

Phương tiện bảo quản

Kho lưu trữ của Viện tuy chưa được trang bị máy hút ẩm...nhưng được bố

trí tại một vị trí thoáng mát, không ẩm mốc, hồ sơ thì được đựng trong các cặp,

hộp một cách gọn gàng, dễ tra tìm.

2.6. Tìm hiểu về công tác tổ chức sử dụng trang thiết bị văn phòng tại

Viện Công nghệ môi trường

2.6.1 Tìm hiểu và nhận xét về trang thiết bị văn phòng, cơ sở vật chất của

văn phòng

Trang thiết bị máy móc, thiết bị văn phòng, máy tính, máy in, máy điện

thoại, máy fax... tạo thuận lợi cho việc giải quyết công việc được nhanh chóng,

hiệu quả. Đầu tư trang thiết bị máy móc mới, tân tiến, phù hợp với hoàn cảnh công

việc và khả năng tài chính không lãng phí tiền của Nhà nước, ví dụ như mua máy

không dùng đến hoặc không dùng hết các tính năng.

Nhìn chung, Viện Công nghệ môi trường đã bố trí, cung cấp đầu đủ trang

thiết bị phục vụ công tác văn phòng cho từng cán bộ để đảm bảo mọi hoạt động

được diễn ra thông suốt như: máy tính, máy in, máy photo, máy scan, máy hủy tài

liệu, máy fax...

Viện Công nghệ môi trường bố trí 01 phòng họp, 01 phòng tiếp khách, 01

phòng hội thảo và 01 hội trường...được trang bị đầy đủ máy điều hòa, máy tính,

máy chiếu, tivi...phục vụ cho các cuộc họp, tiếp khách trong và ngoài Viện.

Trang thiết bị luôn được bảo dưỡng. Trang thiết bị sử dụng liên kết được

với nhau để tận dụng tối đa tính năng, ví dụ như máy in nối với máy tính...

Các trang thiết bị của văn phòng được bố trí một cách hợp lý nhằm phục vụ

cho công việc của mình được thuận lợi hơn.

- Ưu điểm:

Nhận thức được tầm quan trọng của phòng quản lý tổng hợp, Viện Công

nghệ môi trường đã nhận được sự quan tâm, đầu tư kinh phí từ cấp trên để mua

sắm trang thiết bị văn phòng như: máy vi tính, máy in, máy fax...phục vụ cho quá

trình làm việc của cán bộ của Viện Công nghệ môi trường nói chung và đáp ứng

nhu cầu giải quyết công việc của cán bộ phòng quản lý tổng hợp nói riêng.

- Nhược điểm:

Một số thiết bị như: máy hủy tài liệu, máy scan, máy photo,… số lượng còn

hạn chế chưa đáp ứng đủ được nhu cầu làm việc của cán bộ Viện.

- Đề xuất phương án:

Tạo điều kiện cho Phòng Quản lý tổng hợp làm việc hiệu quả hơn, Ban lãnh

đạo Viện và các cơ quan cấp trên (Viện Hàn lâm khoa học và công nghệ Việt

Nam, Bộ Khoa học và công nghệ) cần quan tâm hơn nữa đến hoạt động công tác

Văn phòng của Viện. Đầu tư và mua sắm thêm các trang thiết bị còn thiếu. Văn

phòng đánh máy cần được bố trí ở vị trí thích hợp, cần có phòng lưu trữ hồ sơ to,

rộng đảm bảo các điều kiện vệ sinh ( không bị ẩm ướt và côn trùng có thể lọt vào

được) và phương tiện bảo quản như cặp, hộp, giá, tủ để phục vụ công tác lưu trữ.

2.6.2. Sơ đồ hoá cách bố trí, sắp xếp các trang thiết bị trong một phòng

làm việc của phòng quản lý tổng hợp. Đề xuất mô hình văn phòng mới tối ưu.

Chú thích:

1. Máy photo 2. Bàn 3. Ghế 4. Tủ đựng tài

liệu 5. Máy tính 6. Máy scan 7. Máy in

8. Điều hòa 9. Quạt

Cửa ra vào

- Nhận xét:

Mô hình văn phòng tại Viện Công nghệ môi trường vẫn đang bố trí, sắp

xếp theo mô hình văn phòng kiểu cũ, giống hầu hết với các văn phòng của các cơ

quan nhà nước khác.

Không gian làm việc bị hạn chế, nếu ngồi làm việc lâu trong văn phòng này

cơ thể sẽ cảm thấy bức bối, khó chịu

- Qua quá trình khảo sát thực tế tại Phòng Quản lý tổng hợp – Viện Công

nghệ môi trường tôi có đề xuất một số mô hình văn phòng mới tối ưu: ( Phụ

lục 10)

Mô hình văn phòng mới này sẽ giúp tối đa hoá không gian trong phòng làm

việc. Cán bộ, công chức, viên chức sẽ có không gian cho riêng mình để làm việc,

giúp hiệu quả công việc cao hơn. Cách bài trí văn phòng theo kiểu hiện đại này sẽ

không chỉ giúp Viện Công nghệ môi trường đạt được năng suất hiệu quả công

việc cao mà còn khiến tinh thần của cán bộ, công chức, viên chức được thoải mái

hơn, để giúp họ có thái độ làm việc một cách tốt nhất, giúp cả tập thể Viện sẽ ngày

càng đi lên.

2.6.3. Tìm hiểu và thống kê cụ thể tên các phần mềm đang được sử dụng

trong công tác văn phòng của Viện Công nghệ môi trường. Nhận xét bước đầu

vè những hiệu quả mang lại

Cơ quan đã biết ứng dụng các phần mềm vào công tác văn phòng giúp cho

quá trình làm việc được hiệu quả hơn. Cơ quan đã sử dụng phần mềm VITE-

Portaloffice đây là phần mềm được thiết kế trên cơ sở Portaloffice, là hệ thống được

xây dựng trên giao diện Website thích hợp cho các chương trình quản lí với các

tính năng quản lí công văn, xử lí hồ sơ công việc, quy trình, lịch cơ quan, lịch công

tác, các nghiệp vụ văn phòng khác, quản lí hồ sơ nhân sự, tài liệu cá nhân, tin nhắn

nội bộ, danh bạ, diễn đàn thảo luận nội bộ.

Ngoài ra, cơ quan còn đang sử dụng Phần mềm Soạn thảo văn bản Microsoft

Word 2010, đây là phần mềm Soạn thảo văn bản phổ biến và dễ sử dụng nhất trong

các cơ quan hiện nay.

Còn khi lập các bảng biểu, dự trù kinh phí,… cơ quan dung phần mềm

Microsoft Excel 2010, phần mềm này giúp lập các bảng biểu mẫu một cách đơn

gỉản nhất, giúp cho cán bộ, công chức, viên chức trong Viện giảm thiểu được thời

gian làm việc mà chất lượng vẫn đúng như kế hoạch đã đề ra ban đầu.

Việc sử dụng văn phòng điện tử được ví như là “cách mạng số hóa” trong

cơ quan, chuyển đổi các tài liệu thành dữ liệu điện tử, tin học hóa hệ thống thông

tin quản lí và điều hành.

Nhờ có các phần mềm mà cán bộ quản lý có thể giảm tải được một phần

công việc, quản lý tốt công việc của mình cũng như tra tìm nhanh, dễ dàng khi có

sự yêu cầu từ Lãnh đạo Viện, Lãnh đạo Phòng.

Tiểu kết chương 2

Công tác văn phòng đóng vai trò rất quan trọng đối với sự tồn tại và phát

triển của Viện Công nghệ môi trường nói riêng và các cơ quan hành chính nhà

nước nói chung, vì vậy trong chương 2, luận văn đã nêu khái quát chung về các

nghiệp vụ của công tác văn phòng tại Viện, chỉ rõ những yếu tố ảnh hưởng đến

chất lượng công tác văn phòng và đánh giá khách quan về thực trạng công tác văn

phòng tại Viện Công nghệ môi trường.

Từ việc tìm hiểu, khảo sát thực trạng của công tác Văn phòng tại Viện

Công nghệ môi trường, giúp tôi hiểu rõ hơn nắm vững kiến thức lý thuyết cũng

như công việc thực tế tại cơ quan mình quan sát được về công tác văn phòng. Từ

đó tạo nên cơ sở, nền tảng để tôi có thể đưa ra những đánh giá, ý kiến về giải pháp

hoàn thiện công tác văn phòng tại chương 3.

Chương 3

KẾT QUẢ, PHƯƠNG HƯỚNG PHÁT TRIỂN VÀ GIẢI PHÁP NÂNG CAO

HIỆU QUẢ CÔNG TÁC VĂN PHÒNG TẠI VIỆN CÔNG NGHỆ MÔI

TRƯỜNG – VIỆN HÀN LÂM KHOA HỌC VÀ CÔNG NGHỆ VIỆT NAM

3.1. Kết quả

Qua quá trình thực tập và khảo sát thực tế tại phòng Quản lý tổng hợp –

Viện Công nghệ môi trường, tôi đã học tập được rất nhiều quy định nơi công sở:

trang phục công sở, đi làm đúng giờ, cách giao tiếp giữa thủ trưởng với nhân viên,

giữa đồng nghiệp với nhau, cách sử dụng các thiết bị trong văn phòng: máy photo,

máy in, nâng cao kỹ năng sử dụng máy tính, xử lý các tình huống trong công việc,

được tham gia thực thụ như một công chức làm việc trong cơ quan. Sau đây là

những nội dung cụ thể:

Tuy thời gian khảo sát không nhiều nhưng tôi đã học hỏi, bổ sung thêm

được rất nhiều kiến thức bổ ích như: hiểu rõ được những quy tắc cơ bản khi quản

lý hồ sơ, tài liệu tại Viện; hiểu rõ được tổ chức bộ máy của cơ quan hành chính

của Viện Công nghệ môi trường – Viện Hàn lâm khoa học và công nghệ Việt

Nam; hiểu rõ được chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của bộ phận chuyên môn, của

các vị trí trong bộ phận đó; bổ sung thêm được kiến thức về soạn thảo văn bản,

kiến thức về các trình tự, thủ tục để giải quyết các thủ tục hành chính, cách thức

thực hiện lưu trữ hồ sơ,…

Trong thời gian thực tập và khảo sảt thực tế, tôi được hướng dẫn và tham

gia một số hoạt động như sau: sử dụng thành thạo các thiết bị văn phòng như máy

photo, máy fax, thành thạo hơn kĩ năng tin học văn phòng, đóng dấu, gửi các văn

thư; văn bản đến các phòng ban, vào sổ công văn đến và công văn đi, cách chọn

lọc hồ sơ, cách nói chuyện cởi mở, thân thiện với mọi người trong cơ quan giúp

tôi phát huy, vận dụng được vào công việc sau này. Được tiếp xúc thực tế tại cơ

quan, tôi nhận thấy rằng: môi trường công sở khác hẳn so với môi trường đại học,

đã giúp tôi thêm hoàn thiện, bổ sung những kĩ năng còn hạn chế, còn dang dở trên

ghế nhà trường.

3.2 Phương hướng nâng cao hiệu quả công tác văn phòng tại Viện Công

nghệ môi trường trong quá trình cải cách hành chính hiện nay

Qua khảo sát thực tế tại Viện Công nghệ môi trường cho thấy: Các phòng,

ban chức năng, các phòng nghiên cứu thuộc Viện có thể sát nhập, giải thể hoặc

thành lập mới tuỳ theo tình hình và yêu cầu nhiệm vụ của cơ quan trong từng

thời kỳ. Chỉ có duy nhất văn phòng là không thay đổi. Văn phòng là đầu mối

đảm bảo và cung cấp thông tin đầy đủ, kịp thời cho lãnh đạo và các quyết định

quản lý. Hiệu quả điều hành, công việc hàng ngày của lãnh đạo Viện phụ thuộc

lớn vào tổ chức khoa học lao động trong cơ quan mà trước hết là tổ chức lao

động trong văn phòng Viện tiếp đó là tổ chức luân chuyển thông tin, tài liệu

trong cơ quan và văn phòng của Viện. Công tác văn phòng là công tác vô cùng

quan trọng và không thể thiếu của các cơ quan. Các cơ quan Nhà nước dù lớn

hay nhỏ muốn thực hiện chức năng, nhiệm vụ của mình khâu đầu tiên phải tổ

chức tốt công tác văn phòng, bởi vì văn phòng với tính chất là đơn vị hay bộ

phận tổ chức giúp việc trực tiếp cho lãnh đạo cơ quan. Thông tin đầu ra, đầu vào

của cơ quan đều phải qua văn phòng. Phòng Quản lý tổng hợp của Viện là nơi

hình thành nên “bộ nhớ” của lãnh đạo Viện, đồng thời là bộ xử lý phân tích thông

tin phục vụ việc ra quyết định của lãnh đạo. Tóm lại, nếu văn phòng được tổ

chức khoa học, có trật tự, nề nếp thì việc quản lý, điều hành công việc của cơ

quan sẽ thông suốt và có chất lượng hiệu qủa.

Ngoài ra, phòng Quản lý tổng hợp của Viện còn là nơi giao tiếp công việc

giữa quận với cơ quan khác, nơi tiếp và làm việc với dân, khách hang. Nhờ vào

cách thức tổ chức văn phòng, người ta có thể đánh gía được các thức làm việc của

cơ quan đó, có thể nói văn phòng còn là tấm gương phản chiếu trình độ tổ chức

lao động , trình độ văn hoá hành chính trong cơ quan. Do đó văn phòng phải được

tổ chức một cách khoa học. Làm tốt công tác văn phòng sẽ góp phần quan trọng

vào việc thực hiện tốt các nhiệm vụ của cơ quan, đơn vị. Chúng ta cần nhận thức

đầy đủ vị trí và vai trò của phòng Quản lý tổng hợp Viện, nhờ như vậy để có thể

xoá đi những nhận thức và quan niệm không đúng, cho rằng: Văn phòng chủ yếu

làm chức năng phục vụ, làm những công việc mang tính sự vụ đơn thuần.

3.3 Đánh giá chung

3.3.1. Ưu điểm

Đội ngũ nhân sự: các cán bộ công chức chuyên môn của văn phòng Viện là

những người có trình độ chuyên môn nghiệp vụ cao, có tinh thần trách nhiệm với

công việc, đoàn kết để giúp đỡ nhau trong công việc cungc như trong nhiệm vụ

để hoàn thành tốt nhiệm vụ được giao, đạt hiệu quả cao nhất trong công việc.

Bố trí trang thiết bị văn phòng: được trang bị đầy đủ và khoa học đáp ứng

được nhu cầu về sức khoe cũng như trang thiết bị cần thiết cho hoạt động của văn

phòng.

Việc quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của từng vị trí công việc rất

rõ ràng, cụ thể tạo được sự thuận lợi trong giải quyết công việc của chuyên viên.

Cán bộ văn thư rất năng động, luôn sẵn sàng đảm nhận được những công

việc mà cấp trên giao.

Tác phong nhanh nhẹn, đi làm đung giờ, chấp hành nghiêm túc nội quy của

phòng và Viện Hàn lâm KH&CNVN.

Sử dụng thành thạo máy vi tính, các trang thiết bị trong phòng làm việc.

Trình độ của chuyên viên đạt cử nhân luật, cử nhân kinh tế nên nghiệp vụ

quản lý hồ sơ, công tác văn thư lưu trữ rất chuyên nghiệp.

Cán bộ văn thư luôn cởi mở, thân thiện, hướng dẫn nhiệt tình, luôn giúp đỡ

đồng nghiệp và giải quyết những thắc mắc của của chúng tôi.

Văn phòng của Viện Công nghệ môi trường có cơ cấu tổ chức gọn nhẹ, dễ

dàng trong việc việc quản lý, cũng như tiết kiệm chi phí trong việc trả lương cho

nhiều nhân lực. Đồng thời dễ dàng kiểm tra và kiểm soát công việc của từng

người. Văn phòng đã xác định rõ chức năng, nhiệm vụ của mình, điều này thể

hiện rất rõ trong hoạt động điều phối công tiệc, tổ chức thông tin, công tác văn

thư lưu trữ và nhiệm vụ hậu cần được nhấn mạnh đúng mức. Trong quá trình thực

hiện nhiệm vụ, Lãnh đạo Văn phòng đã có những hình thức kiểm tra chặt chẽ việc

thực hiện chức năng, nhiệm vụ từng cá nhân đồng thời động viên, phê bình thẳng

thắn những cá nhân có thành tích và những cá nhân không hoàn thành nhiệm vụ

được giao.

Việc sắp xếp và phân công công việc trong Văn phòng hợp lý, đảm bảo

không bị chồng chéo, lộn xộn (Làm theo bản mô tả công việc ở mỗi vị trí), vì vậy

mà công việc được giải quyết nhanh chóng và hiệu quả nhất.

Cán bộ, nhân viên của Văn phòng luôn giữ cho mình tác phong làm việc

khoa học, nghiêm túc, có tinh thần kỷ luật cao, có thái độ ứng xử niềm nở, lịch

sự. Với mô hình văn thư tập trung thì toàn bộ công đoạn và thao tác nghiệp vụ về

xử lý văn bản đều tập trung tại một nơi chung cho cả cơ quan, và do một văn thư

đảm nhiệm nó góp phần giảm bớt chi phí cho việc thực hiện công tác văn thư, tạo

sự thống nhất trong chỉ đạo nghiệp vụ và dễ dàng trong việc quản lý, kiểm soát

văn bản. Viện Công nghệ môi trường sở hữu một đội ngũ cán bộ, nhân viên văn

phòng có năng lực, trình độ, có tinh thần kỷ luật và ý thức công việc cao. Phần

lớn các cán bộ, nhân viên văn phòng được đào tạo theo đúng chuyên ngành phù

hợp với yêu cầu công việc. Mọi hoạt động nghiệp vụ Văn phòng đều có quy định

và quy chế rõ ràng từng quy trình xử lý công việc cho từng lĩnh vực cụ thể. Văn

phòng đã thực hiện các hướng dẫn chỉ đạo của lãnh đạo cơ quan nhanh gọn, hiệu

quả, đúng thời gian quy định. Môi trường và điều kiện làm việc của nhân viên

Văn phòng đã và đang được quan tâm. Văn phòng được bố trí ở vị trí tại tầng 2,

bên cạnh là phòng của Viện trưởng và Phó Viện trưởng thuận lợi cho việc trao

đổi công việc cũng như ngay gần cổng chính nên thuận tiện cho các cơ quan, đơn

vị khác thăm hỏi, bàn bạc công việc.

3.3.2. Tồn tại

Trước mắt, Viện Công nghệ môi trường chưa có điều kiện xây dựng kho,

Viện đã lên kế hoạch bố trí cho phòng bảo quản tài liệu đủ diện tích để làm phòng

làm việc, kho lưu trữ, có phòng đọc tài liệu giấy, phòng đọc chuyên dụng đối với

tài liệu điện tử, ảnh, đĩa CD... Đối với đĩa CD lưu các Báo cáo tổng hợp kết quả

đề tài và báo cáo tóm tắt tiếng Anh - Việt cần phải tách riêng để riêng trong điều

kiện bảo quản phù hợp và phải có máy đọc tương thích, phù hợp với sự phát triển

của công nghệ thông tin.

Các văn bản soạn ra còn thiếu thống nhất trên nhiều phương tiện về thể

thức, tên loại, cỡ chữ.

Văn bản giấy tờ giải quyết còn chậm.

Còn một số máy móc, trang thiết bị đã cũ chưa được thay thế làm chậm tiến

độ và chất lượng của công việc.

Việc áp dụng công nghệ thông tin chưa được đồng bộ: trong công tác văn

thư, việc đăng lý văn bản đi chưa được thực hiện đồng đều, hiệu quả trên máy vi

tính; trong công tác lưu trữ việc quản lý và tra tìm tài liệu vẫn chưa được áp dụng

nhiều trên máy, làm chậm tiến độ của công việc.

Việc giao nộp hồ sơ hiện hành vào cơ quan chưa được thực hiện thường

nếu không có sự giám sát nhắc nhở của cán bộ lưu trữ.

Nhân sự hiện tại của Viện đã già hóa theo thời gian

3.4. Giải pháp nâng cao hiệu quả công tác văn phòng

3.4.1. Xây dựng cơ chế phối hợp

Để thực hiện tốt công tác phối hợp giữa phòng Quản lý tổng hợp của Viện

với các phòng ban chuyên môn, nghiệp vụ, phòng nghiên cứu trong hoạt động của

cơ quan, đơn vị đạt hiệu quả cao cần có quy chế phối hợp cụ thể. Quy chế này quy

định nguyên tắc, nội dung và trách nhiệm phối hợp của phòng Quản lý tổng hợp

với các phòng ban chuyên môn, nghiệp vụ, phòng nghiên cứu và các cơ quan, đơn

vị có liên quan trong công tác giải quyết nội dung công việc đã được giao. Công

tác phối hợp phải được đảm bảo kịp thời, đúng pháp luật, tuyệt đối không được

hình thành nên các nhóm “lợi ích chung” làm ảnh hưởng đến uy tín cơ quan của mình.

3.4.2. Chú trọng đào tạo, bồi dưỡng đội ngũ cán bộ, công chức nhân viên

văn phòng, các phòng ban, đơn vị thuộc Viện.

Để đáp ứng được nhu cầu thông tin ngày càng cao của xã hội, thực hiện tốt

hơn nữa chức năng tham mưu tổng hợp của các đơn vị và văn phòng phục vụ cho

sự quản lý, điều hành của lãnh đạo cơ quan thì cần phải có một đội ngũ cán bộ,

công chức tinh nhuệ, chuyên nghiệp về công tác tham mưu tổng hợp. Thực tế hiện

nay đội ngũ này của chúng ta còn đang thiếu về số lượng, yếu về chất lượng chưa

đáp ứng được nhu cầu tham mưu tổng hợp giúp việc của cơ quan và nhu cầu thông

tin của xã hội. Chính vì vậy mà Viện Công nghệ môi trường cần phải tăng cường

về số lượng, chất lượng của cán bộ làm công tác tham mưu, tổng hợp.

Trong thời đại công nghệ 4.0 như hiện nay, việc áp dụng công nghệ thông

tin vào công việc là cần thiết để góp phần nâng cao hiệu quả công việc, từng bước

hoàn thiện công tác văn phòng. Thực trạng hiện này tại một số đơn vị, trang thiết

bị đã được đầu tư hiện đại tuy nhiên con người sử dụng các trang thiết bị đó vẫn

còn lạc hậu, chưa nắm được hết chức năng sử dụng, kỹ năng sử dụng, khả năng

sử dụng các ứng dụng công nghệ thông tin còn yếu dẫn đến hiệu suất sử dụng các

trang thiết bị chưa cao, nhiều khi gây hỏng hóc cần sửa chữa. Với thực trạng như

vậy, Viện Công nghệ môi trường cần rà soát, tổ chức các lớp bồi dưỡng về công

nghệ thông tin, kỹ năng làm việc cho cán bộ công chức, viên chức.

3.4.3. Tăng cường trang thiết bị, ứng dụng công nghệ thông tin

Trang thiết bị, ứng dụng công nghệ thông tin là những nhân tố ảnh hưởng

trực tiếp tới hiệu quả công việc của các cơ quan, đơn vị. Để đảm bảo quá trình

giải quyết công việc được thông suốt và đạt hiệu quả tối đa, cơ quan, đơn vị cần

tăng cường các trang thiết bị phục vụ cho hoạt động của cơ quan.

Hiện nay, Viện Công nghệ môi trường cơ bản đã được đầu tư các trang thiết

bị hiện đại phục vụ cho công tác văn phòng. Tuy nhiên, tại một số phòng ban,

phòng nghiên cứu còn thiếu thiết bị máy chiếu, màn hình led để phục vụ các buổi

họp nghị quyết, truyền thông tuyên truyền,… điều này khiến công tác tổ chức gặp

khó khăn do phải đi mượn thiết bị phục vụ hội họp, hội nghị. Chính vì vâỵ, Viện

cần rà soát, đầu tư bổ sung những trang thiết bị còn thiếu tại một số phòng ban,

phòng nghuên cứu để thuận lợi cho quá trình tổ chức các cuộc hội họp.

Việc ứng dụng công nghệ thông tin vào công việc giúp quá trình giải quyết

công việc trở nên thuận lợi, tiết kiệm, hiệu quả cao. Hiện này, Viện đã áp dụng

một số phần mềm quản lý và phần mềm dữ liệu chuyên ngành, tuy nhiên, công

tác thống kê và quản lý tài sản,… trong hoạt động văn phòng vẫn còn thực hiện

bằng phương pháp thủ công. Với số liệu quản lý dày đặc và làm bằng phương

pháp thủ công nên gây khó khăn không nhỏ cho cán bộ làm công tác tổng hợp.

Vậy nên trong thời gian tới, Viện Công nghệ môi trường cần có phương hướng

tiếp tục bổ sung phần mềm tác nghiệp góp phần nâng cao hiệu quả công việc và

từng bước hoàn thiện công tác văn phòng.

3.4.4. Xây dựng môi trường văn hoá công sở hiện đại

3.4.4.1. Về môi trường làm việc

Để nâng cao hiệu quả công việc, văn phòng cần áp dụng và đẩy mạnh các

chương trình để có một môi trường lao động thân thiện nhờ đó có thể giữ chân

người lao động giúp ổn định công tác, đồng thời nâng cao chất lượng, hiệu quả

công việc.

Văn phòng phải tuân thủ nghiêm túc các quy định của pháp luật về sử dụng

lao động

Sức ép và áp lực với công tác đặc thù của văn phòng dễ dẫn tới mệt mỏi –

nguyên nhân chủ yếu làm giảm khả năng lao động. Có nhiều nguyên nhân dẫn tới

mệt mỏi: stress trong công việc, ngồi trước máy tính, sử dụng các thiết bị làm việc

trong thời gian dài và không vận động cơ thể, phòng làm việc thiếu bí bách, thiếu

ô xy,…

Các biện pháp chống mệt mỏi là cải thiện các điều kiện của môi trường lao

động, môi trường lý hoá, giảm đến mức tối thiểu ảnh hưởng của các yếu tố bất lợi

như tiếng ồn, độ chiếu sáng, thoáng khí, cải tiến công cụ lao động để giải phóng

sức lao động của con người.

Mọi người cần có chế độ làm việc, nghỉ ngơi, ăn uống hợp lý và cố gắng

để được bố trí một công việc phù hợp làm nên niềm cảm hứng, hứng thú trong

công việc tăng hiệu suất và nhờ đó giảm mệt mỏi. Nếu thấy mệt mỏi cần nghỉ

ngơi, thư giãn tránh làm việc quá sức.

Tóm lại, cán bộ, công chức văn phòng phải có môi trường và điều kiện lao

động tuyệt đối an toàn. Văn phòng phải xây dựng và áp dụng nhuần nhuyễn các

cơ chế và quy định về an toàn lao động. Máy móc, trang thiết bị và con người

trong cơ quan đều phải tuân thủ nghiêm an toàn lao động.

Cán bộ, công chức văn phòng cũng phải được hưởng những phúc lợi theo

quy định. Trong môi trường lao động ổn định, tâm lý người lao động an tâm và

thoải mái, chất lượng sản phẩm và hiệu quả sản xuất sẽ được cải thiện.

3.4.4.2. Về quy chế văn hoá công sở

Văn hoá công sở có thể được hiểu là những quy tắc, chuẩn mực ứng xử của

các cán bộ, công chức với nhau và với các công dân, khách hàng tới cơ quanlàm

việc nhằm phát huy tối đa năng lực của những người giao tiếp để đạt hiệu quả cao

nhất trong công việc tại công sở. Khi văn hoá công sở của cán bộ, công chức được

nâng cao thì nấc thang văn hoá ứng xử của khách hàng, công dân đến cơ quan làm

việc cũng sẽ cao hơn.

Văn hoá công sở tại các cơ quan nhà nước thể hiện ở quyền được thông tin

và cách cung cấp thông tin cho công chúng. Công dân, khách hàng đến cơ quan

có quyền nhận được một số thông tin công khai, minh bạch mà không nằm trong

danh mục hồ sơ, thông tin mật của cơ quan. Bưng bít thông tin đối với công dân,

khách hàng đến làm việc là cơ sở cho nạn tham nhũng, hối lộ. Cán bộ, công chức,

viên chức ở các cơ quan Nhà nước nên chủ động cung cấp thông tin và thể hiện

sự tôn trọng đối với công dân.

Để hạn chế tình trạng cán bộ, công chức có những lời nói, hành vi không

đúng mực, đặc biệt là đội ngũ cán bộ văn phòng. Viện Công nghệ môi trường cần

ban hành bộ quy tắc, văn bản quy định về quy tắc ứng xử, văn hoá công sở. Hằng

năm, Viện cần đưa chương trình bồi dưỡng về văn hoá công sở vào chương trình

tập huấn, hội nghị quán triệt cho cán bộ, công chức, viên chức.

3.4.5 Xây dựng các tiêu chuẩn tuyển dụng nhân sự làm công tác văn phòng

Để Viện Công nghệ môi trường có đội ngũ cán bộ, công nhân, viên chức

làm việc tốt, tâm huyết với nghề trước hết theo tôi cần đáp ứng những tiêu chuẩn

tuyển dụng sau:

Giao tiếp tốt

Đây là kỹ năng được nhiều nhà tuyển dụng đánh giá cao và cần thiết ở mọi

ngành. Nhân viên hành chính văn phòng cần trò chuyện, trao đổi thường xuyên

với các người dân, nhân viên, các vị lãnh đạo trong cơ quan. Đây là một kỹ năng

rất quan trọng cần phải rất chú ý nếu muốn làm nghề hành chính văn phòng. Quan

hệ với các đồng nghiệp vui vẻ, thỏa mái; góp phần quan trọng cho việc hoàn thành

công việc. Bên cạnh đó cũng là người mà có lập trường, quan điểm tốt giúp bạn

luôn giữ được những nguyên tắc trong nghề nghiệp của mình.

Biết quản lý, tổ chức công việc khoa học

Để sắp xếp hồ sơ, giấy tờ, tài liệu tránh bị nhầm lẫn, lộn xộn. Các nhân viên

ngành văn phòng cần phải có kỹ năng quản lý thời gian và mọi công việc văn

phòng hiệu quả hơn. Bên cạnh đó, người làm công tác văn phòng cần có:

• Biết tổ chức tốt công việc và phối hợp công tác quản lý

• Có tư duy logic, biết phản ứng và tự phán đoán một cách nhanh chóng

• Có khả năng quyết định chính xác và kịp thời những vấn đề cần thiết

• Biết quản lý thời gian, sắp xếp công việc và phân bổ thời gian hợp lý

Nhập liệu và tin học thành thạo

Kỹ năng làm việc thành tạo với máy tính là một trong những kỹ năng bắt

buộc phải trong các kỹ năng văn phòng. Trong đó, cần phải chú ý đặc biệt đến

việc tìm hiểu các sử dụng các phần mềm năng suất như bảng tính; hoặc các chương

trình xử lý văn bản hoạt động, trình duyệt web.

Bên cạnh đó, nhập dữ liệu là một trong những kỹ năng cần thiết với những

người làm hành chính văn phòng. Những vấn đề cần đến kỹ năng nhập liệu: điền

vào biểu mẫu, sao chép; quản lý danh sách gửi thư và tài liệu,… Nếu bạn có kỹ

năng nhập liệu, đánh máy, tốc độ đánh máy tốt; sẽ giúp bạn dễ lọt vào mắt của

những nhà tuyển dụng hơn.

Tiểu kết chương 3

Trên cơ sở được khảo sát về tình hình của công tác văn phòng, được đánh

giá, phân tích về các nghiệp vụ công tác văn phòng tại Viện Công nghệ môi trường

nói chung và phòng Quản lý tổng hợp nói riêng được trình bày tại chương 1 và

chương 2, trong chương 3 luận văn đã đánh giá về những ưu điểm cần phát huy

cũng như những nhược điểm vẫn còn tồn tại trong công tác văn phòng của Viện,

từ đó đề xuất giải pháp trong việc hoàn thiện công tác văn văn phòng tại Viện

Công nghệ môi trường.

C. KẾT LUẬN

Sau quá trình thực tập và khảo sát thực tế vừa qua, nhờ sự giúp đỡ tận tình

của giảng viên hướng dẫn ThS. Lâm Thu Hằng cùng các lãnh đạo và chuyên viên

Phòng Quản lý tổng hợp quan tâm tôi trong quá trình khảo sát thực tế đã giúp tôi

hiểu rõ hơn về chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của phòng và các công việc cụ

thể của từng cán bộ, công chức mà hàng ngày họ phải làm, cũng như quy trình xử

lý công việc và mối quan hệ công tác trong giải quyết công việc.

Trong khoảng thời gian này đã giúp tôi có cơ hội vận dụng những kiến thức

đã học vào thực tế, bổ sung những kiến thức mới cần thiết, đồng thời làm quen

với những công việc đơn giản, từ đó rút ra được những kinh nghiệm quý báu cho

bản thân. Nhờ sự quan tâm, giúp đỡ tận tình của các lãnh đạo và chuyên viên

Phòng Quản lý tổng hợp tôi đã được trải qua đợt khảo sát thực tế, thực tập rất có

ý nghĩa, được tiếp xúc với những công việc thực tế, học hỏi kỹ năng cũng như tác

phong làm việc của các lãnh đạo và chuyên viên Phòng Quản lý tổng hợp. Qua đó

tôi đã rút ra được một số kinh nghiệm quý báu cho bản thân để chuẩn bị hành

trang cho tương lai sau này.

DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO

Tài liệu nội bộ

- Quyết định số 371/QĐ-VCNMT ngày 16 tháng 11 năm 2016 của Viện Công

nghệ môi trường ban hành Quy định về việc ban hành Quy chế Công tác văn

thư lưu trữ.

- Khoá luận tốt nghiệp, báo cáo thực tập của ThS. Hoàng Thị Nga ( Cán bộ

Viện Công nghệ môi trường) (2015)

- Báo cáo thực tập của chuyên viên Ngô Thị Anh ( chuyên viên văn thư – lưu

trữ Viện Công nghệ môi trường)

Tài liệu chuyên môn

1. Nguyễn Hữu Tri: Quản trị văn phòng. Nhà xuất bản khoa học và kĩ thuật,

2005;

2. Giáo trình lưu trữ, nhà xuất bản giao thông vận tải, Hà Nội, 2009;

3. Nguyễn Hữu Thân: Quản trị hành chính văn phòng. Nhà xuất bản Thống kê,

2003;

Tài liệu văn bản Quy phạm pháp luật

5. Nghị định 30/2020/NĐ-CP ngày 05/3/2020 của Thủ tướng Chính phủ về

công tác văn thư.

6. Nghị định số 101/2017/NĐ-CP ngày 01/9/2017 của Chính phủ quy định về

đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, công chức, viên chức

7. Nghị định 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ về công tác văn

thư.

8. Luật lưu trữ ( Luật số:01/2011/QH13)

9. Thông tư số 09/2011/TT-BNV của Bộ Nội vụ: Quy định về thời hạn bảo quản

hồ sơ, tài liệu hình thành phổ biến trong hoạt động của cơ quan tổ chức

10. Nghị định 34/2016/NĐ-CP quy định chi tiết một số điều và biện pháp thi

hành luật ban hành văn bản quy phạm pháp luật ban hành ngày 14 tháng 5

năm 2016 do Chính phủ ban hành.

11. Thông tư số 04/2013/TT-BNV ngày 16/4/2013 của Bộ Nội vụ hướng dẫn

xây dựng Quy chế công tác văn thư, lưu trữ của cơ quan, tổ chức.

PHỤ LỤC

Phụ lục 1: Hình ảnh được chụp trong quá trình khảo sát về công tác văn

phòng tại Viện Công nghệ môi trường

Hình ảnh liên quan đến công tác Văn thư – Lưu trữ tại Viện Công nghệ môi trường

Hình ảnh bố trí văn phòng tại phòng Quản lý tổng hơp

Hình ảnh về quản lý và sử dụng con dấu tại Viện Công nghệ môi trường

Phụ lục 2: Trình độ chuyên môn của các cán bộ Viện Công nghệ môi trường (Số liệu tổng hợp năm 2018)

Lĩnh vực hoạt động

Trung

Công

Trung

Công

tâm

Quản

Quy

nghệ

Độc

tâm

Trình độ/

nghệ

CNMT

TT

lý

hoạch

Sinh

chất

CNMT

NC và

Ngạch công chức, viên chức

xử lý

thân

tại TP.

Tổng

tổng

môi

học

môi

tại TP.

PT

môi

Hồ

ô

hợp

trường

môi

trường

Đà

CN

nhiễm

trường

Chí

trường

Nẵng

Màng

Minh

Trình độ chuyên môn

I

PGS

7

22

ThS

61

ĐH

98

Cao đẳng

6

Khác

4 Cộng

25

16

26

30

16

41

14

19

12

198 II

Ngạch Công chức, viên chức

1 Nghiên cứu viên Cao cấp và tương đương

6

2 Nghiên cứu viên Chính và tương đương

13

Nghiên cứu viên và tương đương

167

Kỹ thuật viên và tương đương

12 Cộng

26

25

17

30

16

40

14

19

12

199

Phụ lục 3: Quyết đinh 371/QĐ-VCNMT ngày 16 tháng 11 năm 2016 về việc

ban hành Quy chế Công tác văn thư và lưu trữ

Phụ lục 04: Giấy Uỷ quyền cho ông Nguyễn Trần Điện – Phó Viện trưởng Viện

Công nghệ môi trường

Phụ lục 05: Giấy uỷ quyền cho ông Nguyễn Thành Đồng – Phó Viện trưởng

Viện Công nghệ môi trường

Phụ lục 6: Giấy uỷ quyền cho ông Đỗ Văn Mạnh – Phó Viện trưởng Viện Công

nghệ môi trường

Phụ lục 7: Giấy uỷ quyền cho bà Dương Thị Hạnh – Phó Trưởng phòng Quản

lý tổng hợp

Phụ lục 8: Hình ảnh thể hiện ngày tháng văn bản các đơn vị soạn thảo đã

đánh máy sẵn, văn thư cơ quan chỉ cho số.

Commented [L1]: chụp văn bản này đưa phụ lục làm minh chứng

Phụ lục 9: Mẫu sổ đăng kí văn bản đi

Phụ lục 10: Mẫu sổ đăng ký văn bản đến và phần mềm đăng ký văn bản

(phần mềm Google Drive)

Phụ lục 10: Mô hình văn phòng hiện đài đề xuất cho Viện Công nghệ môi trường