Khóa luận tốt nghiệp Quản trị văn phòng: Ứng dụng CNTT vào công tác tổ chức quản lý, điều hành văn phòng Bộ nội vụ

BỘ NỘI VỤ

TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI

KHOA QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG

KHOÁ LUẬN TỐT NGHIỆP

ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN VÀO CÔNG TÁC

TỔ CHỨC QUẢN LÝ, ĐIỀU HÀNH VĂN PHÒNG BỘ NỘI VỤ

Khóa luận tốt nghiệp ngành : QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG

Người hướng dẫn : THS. NGUYỄN MẠNH CƯỜNG

Sinh viên thực hiện : NGÔ VĂN TOẢN

Mã số sinh viên, khóa, lớp : 1305QTVA064, 2013 – 2017, ĐH.QTVP13A

HÀ NỘI – 2017

LỜI CẢM ƠN

Trải qua quá trình học tập và rèn luyện tại Trường Đại học Nội vụ Hà Nội, qua

những đợt kiến tập, thực tập tôi đã tiếp thu được những kinh nghiệm vô cùng quý giá

giữa lý luận chuyên ngành được học trên ghế nhà Trường những kiến thức thực tế đã

làm sáng tỏ giúp tôi có cái nhìn sâu sắc về ngành học của mình tích lũy thêm kiến

thức, kinh nghiệm để sau này đi làm dễ tiếp cận hơn công việc của mình, thích nghi

nhành chóng hơn với môi trường làm việc. Qua 4 năm học tập đủ điều kiện làm khóa

luận tốt nghiệp là một niềm vinh dự đối với tôi cũng như mọi sự cố gắng trong học tập

phần nào có kết quả nhất định, tuy nhiên được làm khóa luận cũng là thử thách đối với

bản thân tôi. Thông qua khóa luận tốt nghiệp có thể thấy được quá trình học tập của

bản thân có thật sự đáp ứng được về chất lượng, yêu cầu của kiến thức đã được học

trên ghế nhà Trường. Thông qua bài khóa luận tốt nghiệp tôi xin chân thành cảm ơn

đến tất cả các thầy cô trong Khoa Quản trị văn phòng chuyên ngành tôi theo học luôn

chỉ dẫn, giảng dạy tận tình luôn mong cho sinh viên của mình ra trường đều có công

việc, đó là niềm hạnh phúc, mục tiêu, động lực để các thầy cô đưa đò tri thức trên con

đường trồng người. Hơn hết xin chân thành cảm ơn Ths. Nguyễn Mạnh Cường -

Q.Trưởng khoa QTVP, đã hướng dẫn, định hướng về để tài và chỉ dẫn tận tình để tôi

hoàn thành tốt bài khóa luận tốt nghiệp của mình

Cuối cùng, chúng tôi xin được gửi lời cảm ơn đến các cán bộ, công chức tại văn

phòng Bộ Nội vụ cũng như Bộ Nội vụ đã hướng dẫn, giúp đỡ, tạo điều kiện trong quá

trình tìm hiểu thực tế cũng như cung cấp thông tin tài liệu để thực hiện khóa luận của

mình

Xin chân thành cảm ơn!

LỜI CAM ĐOAN

Tôi tên là Ngô Văn Toản. Tôi thực hiện khóa luận tốt nghiệp với tên đề tài:

“Ứng dụng CNTT vào công tác tổ chức quản lý, điều hành văn phòng Bộ nội vụ”

Tôi xin cam đoan đây là công trình nghiên cứu của tôi trong thời gian qua. Tôi

xin chịu hoàn toàn trách nhiệm nếu có sự không trung thực về thông tin sử dụng trong

công trình nghiên cứu này.

Hà Nội, ngày 9 tháng 5 năm 2017

Người thực hiện

Ngô Văn Toản

DANH MỤC CHỮ CÁI VIẾT TẮT

Công nghệ thông tin CNTT

Cơ sở dữ liệu CSDL

Cải cách hành chính CCHC

Công chức viên chức CCVC

Tổ chức bộ máy TCBM

Thông tin điện tử TTĐT

MỤC LỤC

LỜI CẢM ƠN ................................................................................................

LỜI CAM ĐOAN ..........................................................................................

DANH MỤC CHỮ CÁI VIẾT TẮT ...........................................................

MỞ ĐẦU ...................................................................................................... 1

1. Lý do chọn đề tài ........................................................................................... 1

2. Tổng quan tình hình nghiên cứu ................................................................. 1 3. Mục tiêu nghiên cứu ...................................................................................... 3

4. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu ................................................................ 4

5. Giả thuyết nghiên cứu ................................................................................... 4

6. Nhiệm vụ nghiên cứu .................................................................................... 4

7. Phương pháp nghiên cứu.............................................................................. 4

8. Kết cấu của khóa luận .................................................................................. 5 CHƯƠNG 1. CƠ SỞ LÝ LUẬN VĂN PHÒNG VÀ ỨNG DỤNG CÔNG

NGHỆ THÔNG TIN VÀO HOẠT ĐỘNG QUẢN LÝ VÀ ĐIỀU HÀNH

VĂN PHÒNG. ............................................................................................... 6

1.1 Lý luận về văn phòng và quản trị văn phòng ............................................. 6 1.1.1 . Khái niệm văn phòng, quản trị văn phòng .................................................. 6

1.1.2 . Chức năng và nhiệm vụ của văn phòng Bộ ................................................. 7

1.2 Công nghệ thông tin và ứng dụng CNTT trong việc quản lý và điều hành văn phòng ................................................................................................... 9 1.2.1 . Khái niệm công nghệ thông tin .................................................................... 9

1.2.2. Khái niệm ứng dụng CNTT trong quản lý và điều hành ........................... 11

1.2.3. Khái niệm quản lý và điều hành ................................................................ 13

1.2.4. Vai trò của CNTT trong việc quản lý và điều hành văn phòng ................ 14

CHƯƠNG 2.THỰC TRẠNG ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG

TIN VÀO HOẠT ĐỘNG QUẢN LÝ VÀ ĐIỀU HÀNH VĂN PHÒNG

BỘ NỘI VỤ ............................................................................................... 16

2.1. Giới thiệu khái quát về Văn phòng Bộ Nội vụ ......................................... 16 2.1.1. Chức năng của Văn phòng Bộ Nội vụ ....................................................... 16

2.1.2. Nhiệm vụ, quyền hạn của Văn phòng Bộ Nội vụ ....................................... 17

2.1.3. Cơ cấu tổ chức của Văn phòng Bộ Nội vụ ................................................ 23

2.1.4. Chế độ làm việc của Văn phòng Bộ .......................................................... 24

2.2. Hệ thống các văn bản của Nhà nước và Bộ Nội vụ về Ứng dụng CNTT vào hoạt động quản lý và điều hành tại cơ quan nhà nước .......................... 24 2.2.1. Văn bản của nhà nước quy định về ứng dụng CNTT ................................ 24

2.2.2. Văn bản của Bộ Nội vụ quy định về ứng dụng CNTT ............................... 26

2.3. Thực trạng việc ứng dụng CNTT vào hoạt động quản lý và điều hành tại Văn phòng Bộ Nội vụ ................................................................................... 27 2.3.1. Hạ tầng kỹ thuật và phần mềm ứng dụng ................................................. 27

2.3.2. Ứng dụng CNTT trong công tác văn thư .................................................. 29

2.3.3. Ứng dụng CNTT trong quản lý nhân sự .................................................... 39

2.3.4.Ứng dụng CNTT trong công tác an ninh, bảo vệ. ..................................... 42

2.3.5. Ứng dụng CNTT trong việc quản lý tài chính ........................................... 43

2.4. Đánh giá ...................................................................................................... 46 2.4.1. Ưu điểm ..................................................................................................... 46

2.4.2. Hạn chế ..................................................................................................... 52

2.4.3. Nguyên nhân .............................................................................................. 54

CHƯƠNG 3. MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ

ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN VÀO HOẠT ĐỘNG QUẢN

LÝ ............................................................................................................... 56

VÀ ĐIỀU HÀNH VĂN PHÒNG. ............................................................ 56

3.1. Nhóm giải pháp về nhân thức ................................................................... 56

3.2. Nhóm giải pháp về thể chế......................................................................... 57

3.3. Nhóm giải pháp về công nghệ ................................................................... 57 3.3.1. Về hạ tầng kỹ thuật .................................................................................... 57

3.3.2. Trong công tác quản lý nhân sự ................................................................ 58

3.3.3. Trong việc quản lý tài chính ...................................................................... 60

3.3.4.Trong công tác văn thư .............................................................................. 61

3.3.5. Trong công tác an ninh, bảo vệ. ................................................................ 62

3.4. Bảo đảm về môi trường pháp lý................................................................ 62

3.5. Tăng cường ứng dụng ISO tại văn phòng Bộ. ......................................... 63

3.6. Đào tạo và phát triển đội ngũ nhân lực. ................................................... 63

3.7. Hiện đại hóa hành chính tại Bộ Nội vụ .................................................... 64 KẾT LUẬN ................................................................................................ 66

TÀI LIỆU THAM KHẢO ........................................................................ 67

PHỤ LỤC ................................................................................................... 70

MỞ ĐẦU

1. Lý do chọn đề tài

Ngày nay với sự phát triển mạnh mẽ của tin học và Internet, việc ứng dụng các

thành tựu nghiên cứu của công nghệ thông tin vào hoạt động văn phòng đã đem lại

không ít những thành công và hiệu quả to lớn nhất là trong hoạt động quản lý hành

chính nhà nước đặc biệt trong giai đoạn thực hiện đơn giản hóa các thủ tục hành chính

theo đề án 30 của Thủ tướng Chính phủ.

Việc dần thay thế, tự động hóa, các thủ tục giấy tờ văn bản theo cách làm việc

hiện hành qua đó sẽ tạo ra phong cách lãnh đạo mới, các cách thức mới trong việc đưa

ra các quyết định mang tính chiến lược đồng thời hỗ trợ cán bộ, chuyên viên hoàn

thành tốt công việc và nhiệm vụ của mình. Việc cải cách hiệu quả của công tác hành

chính đồng nghĩa với cơ quan nhà nước sẽ phục vụ người dân, các tổ chức và doanh

nghiệp tốt hơn, góp phần đẩy mạnh công cuộc hiện đại hóa và phát triển đất nước. Đẩy

mạnh ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động văn phòng là rất cần thiết nhằm

hiện đại hóa công tác hành chính.

Chính vì công nghệ thông tin có tầm quan trọng đối với hoạt động của công tác

văn phòng như vậy, mặt khác qua thời gian thực tập tại Văn phòng Bộ Nội vụ tôi nhận

thấy vấn đề ứng dụng công nghệ thông tin, áp dụng các phương tiện kỹ thuật hiện đại

các hoạt động của văn phòng mặc dù đã có nhiều cố gắng nhưng vẫn còn hạn chế,

thiếu sót và chưa đem lại hiệu quả cao. Do đó, tôi xin mạnh dạn đề xuất một vài ý kiến

nhằm là hoàn thiện hơn các hoạt động của văn phòng. Vì lý do trên tôi đã chọn đề lài

bài khóa luận tốt nghiệp của mình là: “Ứng dụng CNTT vào công tác tổ chức quản

lý, điều hành văn phòng Bộ nội vụ”. Nghiên cứu đề tài này nhằm góp phần làm nâng

cao hiệu quả trọng hoạt động quản lý và điều hành văn phòng, và xây dựng một văn

phòng hiện đại, chuyên nghiệp năng động hơn.

2. Tổng quan tình hình nghiên cứu

Ứng dụng CNTT trong hoạt động quản lý và điều hành văn phòng không còn là

một trong những vấn đề mới với những người làm quản trị văn phòng. Có nhiều tác

giả cả trong lẫn ngoài nước đã nghiên cứu một cách cụ thể để vận dụng CNTT vào

trong văn phòng nhằm nâng cao hơn hiệu quả công tác văn phòng. Dưới đây là một số

1

sách, báo, tạp chí và đề tài nghiên cứu mà tôi được biết.

Về các xuất bản phầm gồm: Các giáo trình, sách tham khảo dùng để giảng dạy

trong các trường đại học, học viện các trường trung học như: “Xây dựng hệ thống

thông tin văn phòng” (Lê Tuấn Hùng) NXB Đại học Quốc gia, xuất bản năm 2005,

giáo trình “Vai trò của trang thiết bị trong việc nâng cao hiệu quả hoạt động của văn

phòng” (Đại học quốc gia Hà Nội) xuất bản năm 2005, “Qúa trình quản lý dự án công

nghệ thông tin”(Ngô Trung Việt), NXB Đại học Quốc gia Hồ Chí Minh xuất bản năm

2015, “Giáo trình lý thuyết thông tin” (Vũ Đình Quân), NXB Khoa học và Kỹ thuật,

xuất bản năm 2010.

Về các bài viết nghiên cứu, trao đổi kinh nghiệm liên quan đến công nghệ thông

tin được đăng trên các tạp chí như: Tạp chí “Tổ chức nhà nước”, Tạp chí “Khoa học và

công nghệ”, tạp chí “Khoa học công nghệ TT&TT”, Tạp chí “Thông tin và Tư liệu”

(Bộ KH&CN) . Ngoài ra còn có các bài báo, Tạp chí của các trường học viện Công

nghệ Bưu chính Viễn thông, Đại học Quốc gia Hà Nội, Đại học Bách khoa Hà Nội.

Các luận án Tiến sĩ, Thạc sĩ, cử nhân trường đại học: Đại học Xã hội Nhân văn,

Đại học Quốc gia Hà Nội, Học viện Khoa học Xã hội…chẳng hạn như.

Luận văn Thạc sĩ Quản lý khoa học và công nghệ của tác giả Hoàng Minh Huệ

với đề tài: “Giải pháp ứng dụng và phát triển công nghệ thông tin đẩy mạnh cải cách

thủ tục hành chính nhà nước ở Việt Nam” với nội dung trình bày khái quát các khái

niệm cơ bản về công nghệ thông tin, cải cách thủ tục hành chính, ứng dụng và phát

triển công nghệ thông tin. Phân tích thực trạng ứng dụng và phát triển công nghệ thông

tin, cải cách thủ tục hành chính trong các cơ quan hành chính ở nước ta.

Luận văn Thạc sĩ Hệ thống thông tin của tác giả Bùi Quang Phúc với đề tài:

“Ứng dụng công nghệ Web 2.0 (AJAX) vào xây dựng cổng thông tin điện tử” với nội

dung trình bày việc xây dựng một cổng thông tin điện tử về luồng công việc tại một cơ

quan cấp Bộ.

Luận văn Thạc sĩ Lưu trữ học và tài liệu học của tác giả Lê Tuấn Hùng “Ứng

dụng công nghệ thông tin trong quản lý văn bản - một giải pháp để hoàn thiện hệ

thống thông tin quản lý của Bộ Khoa học và Công nghệ”với nội dung: Nghiên cứu các

nguồn văn bản và hoạt động quản lý văn bản trong hệ thống thông tin quản lý của Bộ

KH&CN. Tìm hiểu thực trạng tình hình ứng dụng công nghệ thông tin thông qua quá

2

trình mô tả và phân tích các chức năng của phần mềm ứng dụng quản lý văn bản trong

hệ thống thông tin quản lý. Từ đó đề xuất các biện pháp để nâng cao hiệu quả ứng

dụng công nghệ thông tin trong công tác quản lý văn bản tại Bộ KH&CN.

Luận văn Thạc sĩ công nghệ thông tin của tác giả Phạm Thùy Linh với đề tài

“Ứng dụng mô hình Rich Internet Application trong phát triển hệ thống quản lý tác

nghiệp văn phòng” có nội dung nghiên cứu hiện trạng, mô hình nghiệp vụ và phân tích

hệ thống, từ đó phân tích và thiết kế hệ thống Quản lý tác nghiệp văn phòng theo

phương pháp hướng đối tượng. Ứng dụng mô hình Rich Internet Application triển khai

phần mềm Quản lý tác nghiệp văn phòng như việc thiết kế giao diện phân hệ: quản lý

công văn, quản lý công việc, quản lý thông báo và quản trị hệ thống.

Các công trình nghiên cứu nêu tại phần trên đều đề cập đến vấn đề công nghệ

thông tin hoặc ở dạng khái quát nhất hoặc được đặt trong phạm vi nghiên cứu cụ thể

của từng lĩnh vực, từng phạm vi nghiên cứu cụ thể. Đây có thể nói là nguồn cung cấp

tài liệu quý báu về cơ sở lý luận, về kiến thức, về kinh nghiệm để tìm ra những giải

pháp phù hợp nâng cao hiệu quả trong việc ứng dụng công nghệ thông tin trong văn

phòng.

Có thể nói, ngoài những vấn đề chung thì ở các Bộ, các lĩnh vực khác nhau sẽ

cần có những yêu cầu, đòi hỏi, giải pháp khác nhau để nâng cao chất lượng ứng

dụng CNTT trong văn phòng phù hợp với thực tiễn của đơn vị, địa phương trong

từng giai đoạn, bối cảnh. Tuy nhiên, chưa có đề tài nào nghiên cứu về việc tìm ra

giải pháp để nâng cao chất lượng CNTT tại văn phòng Bộ Nội vụ. Chính vì vậy, đây

là vấn để cần thiết cần được nghiên cứu một cách cụ thể, toàn diện trên cả phương

diện lý luận và thực tiễn để Văn phòng Bộ Nội vụ đáp ứng được vị trí, vai trò của tổ

chức này trong cơ quan Bộ Nội vụ.

3. Mục tiêu nghiên cứu

Đề tài khóa luận nghiên cứu nhằm đạt được những mục đích sau:

 Tìm hiểu những vấn đề cơ bản về công nghệ thông tin trong văn phòng.

 Phân tích, đánh giá thực trạng ứng dụng CNTT tại Văn phòng Bộ Nội vụ

thấy rõ những ưu điểm và hạn chế nhằm đưa ra những vấn đề cần nghiên cứu và giải

quyết tại Văn phòng.

 Thông qua đề tài, chúng tôi mong muốn nâng cao vị trí của CNTT trong

3

nhận thức của Văn phòng bộ nói chung các doanh nghiệp và người dân nói riêng.

4. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu

 Đối tượng: Ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động quản lý và điều

hành tại văn phòng Bộ Nội vụ

 Phạm vi nghiên cứu: Trọng tâm của đề tài này nhằm đề cập đến thực trạng

ứng dụng công nghệ thông tin vào hoạt động quản lý và điều hành tại văn phòng Bộ

Nội vụ và đề xuất một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả việc ứng dụng tin học

trong hoạt động Quản trị văn phòng.

Thời gian nghiên cứu từ năm 2014 đến năm 2016

5. Giả thuyết nghiên cứu

Ứng dụng CNTT vào các hoạt động quản lý của Bộ Nội vụ nói chung và công tác

Văn phòng nói riêng đã được quan tâm. Tuy nhiên, đối với việc ứng dụng công nghệ

thông tin vào trong Văn phòng Bộ Nội vụ cần được quan tâm và đầu tư hơn nữa để

nâng cao hiệu quả quản lý và điều hành tại Văn phòng.

6. Nhiệm vụ nghiên cứu

 Nghiên cứu lý luận về văn phòng và tìm hiểu việc ứng dụng công nghệ thông

tin trong công tác văn phòng.

 Tìm hiểu chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của văn phòng Bộ

Nội vụ.

 Phản ánh thực trạng việc ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác quản

lý và điều hành tại Văn phòng Bộ.

 Phản ánh sự tác động của công nghệ thông tin vào chỉ số cải cách hành chính

tại Bộ Nội vụ.

 Đánh giá hiệu quả của việc ứng dụng công nghệ thông tin, chỉ ra những hạn

chế thiếu sót trong công tác văn phòng.

7. Phương pháp nghiên cứu

a. Phương pháp thu thập và xử lý thông tin

Đây là phương pháp chủ yếu để thực hiên bài nghiên cứu này, bao gồm tổng hợp

nguồn tài liệu liên quan đến vấn đề nghiên cứu. Trong quá trình tiến hành, tác giả đã

thu thập các thông tin qua sách báo, các nguồn thông tin trên mạng Internet làm cơ sở

phân tích, đánh giá trong bài nghiên cứu.

4

b. Phương pháp khảo sát thực địa

Tiếp cận trực tiếp đối tượng nghiên cứu bằng cách thực hiện công việc quan

sát tại văn phòng, cùng với đó là tra cưu số liệu, tìm hiểu trực tiếp qua nhân viên của

văn phòng . Đây là phương pháp quan trọng để tiến hành nghiên cứu nhằm góp phần

cho kết quả mang tính xác thực cao.

c. Phương pháp phân tích tổng hợp

Từ những tài liệu thu thập được, kết hợp với kết quả khảo sát thực địa và từ

các thông tin của CNV trong văn phòng, tiến hành xử lí theo từng bước nhỏ, phân tích

và đưa ra kết luận.

8. Kết cấu của khóa luận

Ngoài phần mở đầu, danh mục tài liệu tham khảo, kết luận và phần phụ lục

đính kém. Nội dụng của khóa luận được kết cấu gồm 03 chương sau.

Chương 1. Cơ sở lý luận văn phòng và ứng dụng công nghệ thông tin vào

hoạt động quản lý và điều hành văn phòng.

Chương 2. Thực trạng ứng dụng công nghệ thông tin vào hoạt động quản lý

và điều hành văn phòng Bộ Nội vụ.

Chương 3. Một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả ứng dụng công nghệ

5

thông tin vào hoạt động quản lý và điều hành văn phòng.

CHƯƠNG 1. CƠ SỞ LÝ LUẬN VĂN PHÒNG VÀ ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ

THÔNG TIN VÀO HOẠT ĐỘNG QUẢN LÝ VÀ ĐIỀU HÀNH VĂN PHÒNG.

1.1 Lý luận về văn phòng và quản trị văn phòng

1.1.1 . Khái niệm văn phòng, quản trị văn phòng

a. Khái niệm văn phòng.

Văn phòng là một bộ phận cấu thành, một đơn vị tổ chức không thể thiếu được

đối với bất kỳ cơ quan nào.Văn phòng ra đời và tồn tại cùng với sự ra đời và tồn tại

của cơ quan. Các đơn vị tổ chức, hay các đơn vị chức năng của cơ quan có thể sáp

nhập, giải thể, có thể lúc này có, lúc này không có tùy thuộc vào phạm vi, chức năng,

nhiệm vụ của cơ quan được giao. Riêng văn phòng là đơn vị tổ chức có vị chí đặc biệt

quan trọng, thiếu nó cơ quan khó có thể hoạt động và tổ chức, điều hành công việc một

cách bình thường.[27; 11]

Khái niệm “văn phòng”có thể bao gồm những nội dung sau đây:

Thứ nhất, văn phòng là một bộ máy làm việc tổng hợp và trực tiếp của một cơ

quan chức năng, phục vụ cho việc điều hành của lãnh đạo. Các cơ quan thẩm quyền

chung hoặc có quy mô lớn thì thành lập văn phòng, những cơ quan nhỏ thì có phòng

hành chính.

Thứ hai, văn phòng còn được hiểu là trụ sở làm việc của cơ quan, đơn vị, là địa

điểm giao tiếp, đối nội, đối ngoại của cơ quan, đơn vị đó.

Thứ ba, văn phòng là nơi làm việc cụ thể của những người có chức vụ, có tầm

cỡ như nghị sĩ, tổng giám đốc…

Thứ tư, văn phòng là một dạng hoạt động trong các cơ quan tổ chức, trong đó

diễn ra việc thu nhận, bảo quản, lưu trữ các loại văn bản, giấy tờ, tức là những công

việc liên quan đến công tác văn thư.

Hay còn có một số định nghĩa khác nói về văn phòng như sau.

Văn phòng là bộ máy điều hành tổng hợp của cơ quan, doanh nghiệp, là nơi thu

thập, xử lý thông tin hỗ trợ cho hoạt động quản lý, là nơi chăm lo cho mọi lĩnh vực

dịch vụ hậu cần đảm bảo các điều kiện vật chất cho hoạt động của mỗi cơ quan,

doanh nghiệp, tổ chức[.1; 13]

Văn phòng là bộ máy giúp việc cho thủ trưởng cơ quan trong công tác lãnh

6

đạo, quản lý, điều hành thực hiện chức năng nhiệm vụ của cơ quan[.32; 8]

Tóm lại, văn phòng là bộ máy của cơ quan, tổ chức có trách nhiệm thu thập, xử

lý và tổng hợp thông tin phục vụ cho sự điều hành của lãnh đạo, đồng thời đảm bảo

các điều kiện vật chất, kỹ thuật cho hoạt động chung của cơ quan, tổ chức đó.[7; 12]

b. Khái niệm quản trị văn phòng

Quản trị là những hoạt động cần thiết được thực hiện nhằm duy trì và tạo điều

kiện cho tập thể con người hoạt động về hướng mục tiêu chung. Quản trị văn phòng

không phải đơn thuần dưới dạng các nghiệp vụ riêng rẽ như viết giấy giới thiệu, soạn

thảo công văn giấy tờ, phân loại hồ sơ…mà các hoạt động nghiệp vụ phải được tổ

chức, phối hợp tiêu chuẩn hóa và kiểm tra để hỗ trỡ cho các bộ phận khác hoạt động

có hiệu quả

Với cách tiếp cận từ một góc độ tổ chức, tác giả trong cuốn Quản trị văn phòng

(Nhà xuất bản Đại học Kinh tế Quốc dân) định nghĩa “Quản trị là tổ chức là quá trình

lập kế hoạch, tổ chức, lãnh đạo kiểm tra các nguồn lực và hoạt động của tổ chức,

nhằm đạt được mục đích của tổ chức với kết quat và hiệu quả cao trong điều kiện môi

trường luôn biến động”.[6; 14]

Mặc dù có những cách tiếp cận khác nhau, nhưng qua các định nghĩa trên, có

thể thấy: Quản trị là chức năng, nhiệm vụ cơ bản của những người đứng đầu cơ quan,

tổ chức, doanh nghiệp nhằm tổ chức, điều hành hoạt động của những cơ quan đó sao

cho các nguồn lực được huy động tối đa để đạt được những mục tiêu đã định.

Vậy có thể nêu khái niệm về quản trị văn phòng như sau: Quản trị văn phòng là

một lĩnh vực thuộc khoa học quản trị nói chung, cụ thể là hoạch định tổ chức, phối

hợp, tiêu chuẩn và kiểm soát các công việc văn phòng nhằm xử lý thông tin để đạt

được những mục tiêu đã định trước.

1.1.2 Chức năng và nhiệm vụ của văn phòng Bộ

a. Chức năng tham mưu tổng hợp

Tham mưu là hoạt động trợ giúp nhằm góp phần tìm kiếm những quyết định tối

ưu. Để có những quyết định tối ưu, người lãnh đạo cần căn cứ vào những ý kiến tham

mưu của cấp quản lý, những người trợ giúp. Những ý kiến đó được tổng hợp, phân tích

chọn lọc để đưa ra những kết luận chung nhất nhằm cung cấp cho lãnh đạo những

thông tin, phương án đúng nhất. Hoạt động này rất cần thiết, hữu hiệu vì nó vừa mang

7

tính tham vấn vừa mang tính chuyên sâu.

Thực hiện chức năng tham mưu tổng hợp, văn phòng tiến hành những hoạt

động có nội dung nhiều mặt và có tính chất tổng hợp trong việc tham vấn về mặt tổ

chức, điều hành công việc lãnh đạo, chỉ đạo và tổ chức làm việc của lãnh đạo cơ quan,

tổ chức. Như vậy “tham mưu” bao hàm nội dung tham vấn, còn “tổng hợp” là thống

kê, xử lý thông tin phục vụ cho hoạt động quản lý. Tóm lại văn phòng có vị trí quan

trọng trong các cơ quan hành chính nhà nước nói chung, trong bộ cơ quan ngang bộ,

cơ quan thuộc chính phủ nói riêng. Công tác văn phòng như Chủ tịch Hồ Chí Minh đã

nói là công tác có tầm quan trọng đặc biệt, giúp cho cán bộ lãnh đạo nắm được tình

hình. Cán bộ văn phòng nắm được tình hình sau thì lãnh đạo sẽ giải quyết công việc

không đúng. Vai trò đặc biệt quan trọng của văn phòng các bộ, cơ quan ngang bộ cơ

quan mưu đắc lực cho lãnh đạo bộ, cơ quan ngang bộ trong việc xây dựng, tổ chức

thuộc Chính phủ thể hiện ở chỗ tham thực hiện chương trình kế hoạch công tác, trong

tổ chức, triển khai và kiểm tra thực hiện các quyết định quản lý trong tổ chức và điều

hành hằng ngày của cơ quan.[27;1 4]

b. Chức năng hậu cần

Hoạt động của các cơ quan không thể thiếu các điều kiện vật chất như nhà cửa,

phương tiện, thiết bị, dụng cụ. Quy mô và đặc điểm của các phương tiện, thiết bị, dụng

cụ. Quy mô và đặc điểm của các phương tiện vật chất nêu trên sẽ phụ thuộc vào đặc

điểm và quy mô hoạt động của các cơ quan, đơn vị.Văn phòng là bộ phận xây dựng kế

hoạch, tổ chức mua sắm, cung cấp, quản lý sử dụng các trang thiết bị, phương tiện vật

chất nhằm đạt được hiệu quả cao nhất.

c. Nhiệm vụ của văn phòng

Trên cơ sở chức năng, cơ bản của mình, văn phòng Bộ cần thực hiện các nhiệm

vụ cụ thể như sau.

 Xây dựng chương trình công tác của cơ quan và đôn đốc thực hiện chương

trình đó, bố trí, sắp xếp chương trình làm việc hàng tuần, quý, tháng, năm của cơ quan;

 Thu thập, xử lý, quản lý và tổ chức sử dụng thông tin để từ đó tổng hợp, báo

cáo tình hình hoạt động của các đơn vị trong cơ quan; đề xuất, kiến nghị các biện pháp

thực hiện phục vụ sự chỉ đạo điều hành của Thủ trướng;

 Thực hiện công tác văn thư lưu trữ; giải quyết các văn thư, tờ trình của các

đơn vị và cá nhân theo quy chế của cơ quan; tổ chức theo dõi việc giải quyết các văn

8

thư và tờ trình đó;

Mua sắm thiết bị, xây dụng cơ bản, sửa chữa, quản lý cơ sở vật chất, phương

tiện làm việc của cơ quan, bảo đảm các yêu hậu cần cho hoạt động và công tác của cơ

quan;

Tổ chức thực hiện công tác y tế, bảo vệ sức khỏe, bảo vệ trật tự, an toàn cơ

quan, tổ chức phục vụ các cuộc họp, lễ nghi khánh tiết, thực hiện công tác lễ tân, tiếp

khách.

Công tác văn phòng là công tác quan trọng không thể thiếu trong hoạt động

của bất cứ cơ quan nào. Các cơ quan nhà nước dù lớn hay nhỏ muốn thực hiện chức

năng, nhiệm vụ của mình khâu đầu tiên phải tổ chức tốt công tác văn phòng vì văn

phòng là đơn vị hay bộ phận tổ chức giúp việc trực tiếp cho lãnh đạo cơ quan.[27; 12]

1.2 Công nghệ thông tin và ứng dụng CNTT trong việc quản lý và điều hành

văn phòng

1.2.1 Khái niệm công nghệ thông tin

Hiện nay công nghệ thông tin (CNTT) với những xu thế vượt trội của nó đã đi

vào tất cả các lĩnh vực của đời sống. Bộ Nội vụ nói chung và Văn phòng Bộ Nội vụ

nói riêng cũng không nằm ngoài những xu thế đó muốn hội nhập, thích ứng nhành

chóng với môi trường làm việc ngày càng hiện đại như ngày nay thì càng phải ứng

dụng CNTT. Ứng dụng CNTT là rất cần thiết cho hoạt động quản lý của Văn phòng

Bộ Nội vụ cũng như cho các hoạt động của thường ngày của các đơn vị, các vụ, cá

nhân trực thuộc Bộ Nội vụ trong nhu cầu giải quyết công việc. Chính vì vậy các cơ

quan nhà nước có nhiều văn bản triển khai việc ứng dụng công nghệ thông tin trong

công tác quản lý nhà nước nói chung. Bộ Nộ vụ đưa ra các văn bản thực hiện ứng

dụng CNTT trong công tác quản lý, vận hành trong Bộ xem nó như là công cụ hiệu

quả để có thể nâng cao hoạt động, chất lượng làm việc của Bộ. Thực hiện theo văn bản

ban hành của Bộ đã đề ra tất các vụ, cơ quan trực thuộc Bộ đã tích cực, thực hiệm

nghiêm chỉnh việc ứng dụng CNTT vào trong công tác hàng ngày hiệu quả mạng lại

rất lớn.

Công nghệ thông tin: Công nghệ thông tin, viết tắt CNTT, (tiếng anh:

Information Technology) là ngành ứng dụng công nghệ quản lý và xử lý thông tin.

CNTT là ngành sử dụng máy tính và phần mềm máy tính để chuyển đổi, lưu trữ, bảo

9

vệ, xử lý, truyền và thu thập thông tin. Ở Việt Nam: Khái niệm CNTT được hiểu và

định nghĩa trong nghị quyết Chính phủ 49/CP được kí ngày 04/08/1993 về phát triển

công nghệ thông tin ở nước ta trong những năm 90.

“Công nghệ thông tin là tập hợp các phương pháp khoa học, các phương tiện và

công cụ kỹ thuật hiện đại, chủ yếu là kỹ thuật máy tính và viễn thông nhằm tổ chức

khai thác và sử dụng có hiệu quả các nguồn tài nguyên thông tin rất phong phú và tiềm

năng trong mọi lĩnh vực hoạt động của con người và xã hội”.[7; 34]

Theo Chỉ thị 58-CT/TW ngày 17/10/2000 của Bộ Chính trị về việc đẩy mạnh

ứng dụng CNTT trong sự nghiệp công nghiệp hoá và hiện đại hoá: Công nghệ thông

tin là thuật ngữ dùng để chỉ các ngành khoa học, công nghệ, phương tiện, công cụ, bao

gồm chủ yếu là các máy tính, mạng truyền thông và hệ thống các kho dữ liệu nhằm tổ

chức, lưu trữ, truyền dẫn và khai thác, sử dụng có hiệu quả các nguồn thông tin trong

mọi lĩnh vực hoạt động kinh tế, xã hội, văn hóa của con người.

Theo Luật công nghệ thông tin năm 2007: Công nghệ thông tin là tập hợp các

phương pháp khoa học, công nghệ và công cụ kỹ thuật hiện đại để sản xuất, truyền

đưa, thu thập, xử lý, lưu trữ và trao đổi thông tin số.

Hay theo định nghĩa trong Luật số 67/2006/QH11 Luật công nghệ thông tin tại

điều 4 “công nghệ thông tin là tập hợp các phương pháp khoa học, công nghệ và công

cụ kỹ thuật hiện đại để sản xuất, truyền đưa, thu thập, xử lý, lưu trữ và trao đổi thông

tin số”.[14;56]

Trong từ điển Oxford “CNTT là việc nghiên cứu hoặc sử dụng thiết bị điện tử,

đặc biệt là máy vi tính, để lưu giữ, phân tích và gửi thông tin”.[29;666]

Cần phân biệt rõ khái niệm tin học với khái niệm công nghệ thông tin, khái

niệm công nghệ thông tin chỉ là nội hàm của khái niệm tin học, nên khái niệm tin học

có tính khái quát hơn và rộng hơn so với khái niệm công nghệ thông tin. Nhưng khái

niêm công nghệ thông tin lại có tính chất chuyên sâu hơn so với khái niệm tin học.

Công nghệ thông tin bao gồm các hoạt động như nghiên cứu, thiết kế, phát triển, cài

đặt và quản lý hệ thống thông tin, các ứng dụng phần mềm và các thiết bị phần cứng.

Tin học là ngành khoa học nghiên cứu về thông tin, các phương pháp thể hiện,

lưu trữ, xử lý và truyền dẫn thông tin một cách tự động bằng máy tính điện tử và các

phương tiện kỹ thuật thông tin liên lạc.

10

Một số khái niệm liên quan đến tin học

Phần cứng (Hardware) là thành phần vật lý của một máy tính như màn hình,

case, bàn phím, cáp…Từ phần cứng ở đây có thể hiểu là một bộ máy tính hoạch chỉ

một phần nào đó như máy in hay máy scan. Phần cứng sẽ không thể thực hiện được

hoạt động nếu không có phần mềm.[15;196]

Phần mềm (Software) là các chương trình điều khiển các hoạt động phần cứng

máy tính và chỉ đạo việc xử lý dữ liệu. Phần mềm của máy tính được chia làm 2 loại:

Phần mềm hệ điều hành và phần mềm ứng dụng.

Phần mềm hệ điều hành là chương trình nắm giữ tất cả các chi lệnh làm cho

máy hoạt động, bao gồm quá trình khởi động, hiển thị màn hình và sử dụng các ổ để

lưu trữ tài liệu. Hệ điều hành cũng quản lý các chương trình như xử lý văn bản, trò

chơi, duyệt, Internet. Nó nhận lệnh từ những chương trình này, chuyển chúng tới CPU,

sắp xếp hiển thị trên màn hình, lấy kết quả từ CPU và truyền tới ổ cứng để lưu trữ tới

máy in.

Phần mềm ứng dụng là tất cả các phần mềm khác chạy trong máy tính. Người

sử dụng các phần mềm này để thực hiện công việc của hộ. Bộ chương trình Microsoft

Oiffce 2007 là một ví dụ về các phần mềm ứng dụng

Ứng dụng tin học trong công tác văn phòng là việc ứng dụng những thành tựu

tin học trong từng nghiệp vụ cụ thể của văn phòng nhằm hỗ trỡ tốt nhất cho quá trình

thực hiện công việc của con người. Ví dụ như ứng dụng tin học trong quản lý văn bản

đi, văn bản đến của cơ quan và thủ trưởng các đơn vị, ứng dụng trong quản lý và lập

hồ sơ công việc.

Mạng máy tính là một hệ thống gồm nhiều máy tính và các thiết bị được kết

nối với nhau bởi đường truyền vật lý theo một kiến trúc (Network Architecture) nào đó

nhằm thu thập, trao đổi dữ liệu và chia sẽ tài nguyên cho nhiều người sử dụng.

Các máy tính được kết nối với nhau có thể trong cùng một phòng, một tòa nhà,

một thành phố hoặc trên phạm vi toàn cầu.

Mạng máy tính bao gồm ba thành phần chính:

Các máy tính 

 Các thiết bị mạng đảm bảo kết nối các máy tính với nhau;

 Phần mềm cho phép thực hiện việc trao đổi thông tin giữa các máy tính.

11

1.2.2 Khái niệm ứng dụng CNTT trong quản lý và điều hành

Ứng dụng CNTT vào trong công tác quản lý và điều hành là việc sử dụng

CNTT vào hoạt động quản lý của con người quản lý nhằm nâng cao chất lượng, hiệu

quả của hoạt động này.

Quyết định 246/2005/QĐ-TTg ngày 26 tháng 4 năm 2005 về chiến lược phát

triển công nghệ thông tin và truyền thông Việt Nam đến năm 2010 và định hướng đến

năm 2020. Nghị định số 64/2007/NĐ-CP ngày 10 tháng 4 năm 2007 của Chính phủ về

12

ứng dụng CNTT trong hoạt động cơ quan nhà nước.

1.2.3. Khái niệm quản lý và điều hành

a. Khái niệm quản lý

Quản lý là một khái niệm rất rộng bao gồm nhiều dạng. Chúng gộp thành 3

dạng chính:

Thứ nhất quản lý các quá trình của thế giới vô sinh (nhà cửa, ruộng đất, tài

nguyên, hầm mỏ, thiết bị máy móc)

Thứ hai quản lý các quá trình diễn ra trong cơ thể sống (cây trồng, vật nuôi)

Thứ ba quản lý các quá trình diễn ra trong xã hội loài người (quản lý xã hội,

Đảng, nhà nước, đoàn thể quần chúng, kinh tế các tổ chức)

Quản lý nói chung theo nghĩa Tiếng Anh là Administration vừa có nghĩa quản

lý, vừa có nghĩa quản trị. Ngoài ra trong tiếng anh còn có một số thuật ngữ khác là

Management vừa có nghĩa là quản lý, vừa có nghĩa là quản trị, nhưng hiện nay được

dùng chủ yếu với nghĩa quản trị.

Xét về từ ngữ, thuật ngữ “Quản lý” có thể hiểu là hai quá trình tích hợp cho

nhau, quá trình quản lý, giữ gìn, duy trì trạng thái ổn định, quá trình lý là sửa sang, sắp

xếp”.

Còn nhiều quan niệm khác nhau về quản lý

 Vũ Thị Phụng: “Quản lý là việc thiết lập và duy trì môi trường nơi mà cá

nhân làm việc với nhau trong từng nhóm có thể hoạt động hiệu và có kết quả, nhằm

đạt được mục tiêu của nhóm”.[17; 34]

 Đông Thị Thanh Phương “Quản lý là sự tác động chỉ huy, điều khiển hướng

dẫn các quá trình xã hội và hành vi hoạt động của con người nhằm đạt tới mục tiêu đã

đề ra”.[18; 23]

Từ những khái niệm cho thấy, quản lý là một hoạt động liên tục và cần thiết khi

con người kết hợp với nhau trong tổ chức. Đó là quá trình tạo nên sức mạnh gắn liền

các hoạt động của các cá nhân với nhau trong một tổ chức nhằm đạt được mục tiêu

chung.

Trong các hoạt động quản lý của Bộ nói chung và hoạt động quản lý, điều hành

văn phòng Bộ nói riêng nó là phần nhỏ trong trình tự quản lý của Bộ đối với mảng

công việc, để giải quyết công việc nào đó người lãnh đạo cũng cần phải nắm rõ cơ sở

13

lý thuyết, lý luận công việc mình cần quản lý. Có như vậy mọi hoạt động của Bộ quản

lý theo chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn mới có thể hoàn thành tốt, đạt được mục tiêu

chung đề ra.

b. Khái niệm điều hành.

Điều hành là một nghệ thuật vì quá trình điều hành liên quan chặt chẽ tới con

người, tới cá nhân, tới cộng đồng. Tâm lý học quản lý sẽ giúp người cán bộ quản lý có

nghệ thuật ứng xử, tập hợp mọi người có liên quan, bao gồm cả cấp trên, cấp dưới, bạn

vè và đồng nghiệp những người trong tổ chức và ngoài tổ chức.[29, 138]

Điều hành là một khoa học trong quá trình lãnh đạo, quản lý thường phải giải

quyết đồng bộ cả 4 khâu: 1) Ra quyết định: xác định mục tiêu, đề ra chương trình, kế

hoạch để thực hiện mục tiêu; 2) Xây dựng tổ chức và cơ chế để huy động và sử dụng

nhân lực; 3) Chỉ đạo đôn đốc, giám sát, kiểm sát, kiểm tra việc thực hiện của các cấp,

các tổ chức, các đơn vị. 4) Đánh giá tổng kết các kết quả hoạt động so với mục tiêu đề

ra trong quyết định. Điều khó nhất trong điều hành là ra được quyết định đúng, xác

định được rõ mục tiêu cần đạt được trong từng giai đoạn. Sau đó là tiến hành tốt các

bước trong cả 4 khâu để thực hiện được các mục tiêu đã định trong thời gian.

Tất cả các vấn đề này sẽ được lãnh đạo văn phòng bàn bạc xử lý đồng bộ, xây

dựng thành mục tiêu, chương trình, kế hoạch và bàn cách tổ chức, thực hiện ở cả 4

khâu trong quá trình lãnh đạo, điều hành.

1.2.4. Vai trò của CNTT trong việc quản lý và điều hành văn phòng

Trong nghị quyết số 36-NQ/TW của Trung ương về đẩy mạnh ứng dụng, phát

triển CNTT đáp ứng yêu cầu phát triển bền vững và hội nhập quốc tế, Đảng ta đã xác

định “CNTT là một công cụ hữu hiệu tạo lập phương thức phát triển mới và bảo vệ tổ

quốc trong tình hình mới, là một trong những động lực quan trọng phát triển kinh tế

tri thức, xã hội thông tin, nâng cao năng lực cạnh tranh quốc gia trong quá trình hội

nhập quốc tế; góp phần đẩy mạnh công nghiệp hóa, hiện đại hóa, bảo đảm phát triển

nhành, bền vững đất nước”.

Ứng dụng CNTT trong quản trị văn phòng tại cơ quan nhà nước nói riêng và

các cơ quan, tổ chức nói chung, góp phần tạo ra một phương thức vận hành thông suốt,

hiệu quả của bộ máy công quyền, thông qua việc sử dụng các hệ thống thông tin điện

tử. Do vậy, việc ứng dụng CNTT phải được thiết lập chính trong bộ máy quản trị văn

phòng tại cơ quan nhà nước và nhờ tính năng đặc biệt của công nghệ mà những mục

14

tiêu thiết lập một bộ máy hành chính hoạt động hiệu quả, năng động và chất lượng sẽ

được thực hiện.

Lợi ích của CNTT mang lại trong việc quản lý và điều hành văn phòng tại Bộ

Nội vụ.

Thứ nhất: Giúp tăng cường hiệu quả vận hành quản lý. CNTT giúp thông tin

được lưu giữ, xử lý chia sẻ đến các thành viên quản lý một cách liên tục nhanh chóng,

nhờ đó quản lý được tất cả các tài sản, trang thiết bị văn phòng tại Bộ từ đó có thể đưa

ra những quyết định chính xác cho người quản lý.

Thứ hai: Ứng dụng CNTT trong quản lý tại Văn phòng Bộ Nội vụ nói riêng và

các cơ quan, tổ chức nói chung góp phần tạo một phương thức vận hành thông suốt,

thông qua việc sử dụng các hệ thống thông tin điện tử.

Thứ ba: Ứng dụng CNTT không chỉ giúp việc thực hiện các nghiệp vụ hành

chính được nhành chóng, dễ dàng hơn mà còn hỗ trợ cho việc quản lý những công việc

đã và đang thực hiện trong cơ quan. Giúp lãnh đạo cơ quan nắm bắt được một cách

chung nhất tình hình hoat động của cả cơ quan, làm giảm tối đa những công việc sự vụ

thông tin nhanh chóng và chính xác.

Thứ tư: Ứng dụng CNTT góp phần làm thay đổi cơ bản cách quản lý, học tập và

làm việc của con người văn phòng. Thông qua CNTT, lãnh đạo cơ quan có thể dễ dàng

liên kết với nhau hơn trong việc thực hiện điều hành bộ máy văn phòng một cách

nhành chóng có hiệu quả và chính xác; kiểm soát tốt hơn mọi hoạt động của cơ quan

nâng cao tinh minh bạch và độ tin cậy của thông tin quản lý điều hành.

Công nghệ thông tin có vai trò đặc biệt quan trọng nó vừa là công cụ cần thiết

phục vụ hiệu quả cho các quy trình quản lý, hoạt động của toàn bộ. CNTT được xem

như là công cụ đắc lực nhất hỗ trợ đổi mới việc quản lý nói chung và quản lý trang

15

thiết bị của văn phòng Bộ Nội vụ nói riêng.

CHƯƠNG 2.THỰC TRẠNG ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN VÀO

HOẠT ĐỘNG QUẢN LÝ VÀ ĐIỀU HÀNH VĂN PHÒNG BỘ NỘI VỤ

2.1. Giới thiệu khái quát về Văn phòng Bộ Nội vụ

2.1.1. Chức năng của Văn phòng Bộ Nội vụ

Văn phòng Bộ Nội vụ theo quy định tại Điều 1 Quyết định số 36-QĐ/BNV

ngày 12-01-2009 của Bộ trưởng Bộ Nội vụ là tổ chức của Bộ Nội vụ có chức năng

tham mưu, giúp Bộ trưởng tổng hợp thông tin, quản lý phục vụ chỉ đạo điều hành, điều

phối chương trình làm việc của lãnh đạo Bộ, các cơ quan đơn vị trực thuộc Bộ trưởng

theo chương trình, kế hoạch công tác và theo chỉ đạo của Bộ trưởng, văn thư lưu trữ

cung cấp thông tin cho báo chí, ngân sách, tài chính, kế toán, tài sản quản trị công sở

của cơ quan Bộ Nội vụ.

Chức năng tham mưu của văn phòng Bộ chủ yếu là tham mưu về mặt tổ chức

điều hành công việc, tổ chức làm việc và hoạt động của cơ quan bộ nói chung. Cụ thể

như tham mưu giúp lãnh đạo bộ lập chương trình công tác và tổ chức thực hiện, giúp

lãnh đạo bộ chỉ đạo và điều hành công việc của cơ quan một cách thống nhất và chặt

chẽ, giúp các đơn vị, tổ chức trong cơ quan phối hợp công tác với nhau giải quyết

nhiệm vụ chung của cơ quan có hiệu quả. Ngoài ra văn phòng Bộ còn tham mưu trên

một số lĩnh vực công tác có tính chất đặc thù riêng như công tác văn thư –lưu trữ, công

tác kế hoạch – tài chính, kế toán – tài vụ. Chức năng tham mưu của văn phòng khác

với chức năng của các đơn vị chức năng là tham mưu tổng hợp, tham mưu ở giai đoạn

sau, ở mức độ cao hơn.

Chức năng tổng hợp thông tin thể hiện ở chỗ văn phòng là đầu mối thông tin,

đầu mối quan hệ giao dịch của cơ quan. Mọi thông tin đi đến khỏi cơ qua Bộ đều phải

qua văn phòng. Các thông tin phục vụ sự lãnh đạo và điều hành của lãnh đạo bộ đều

được chuyển tải qua hệ thống văn bản đi và đến của cơ quan bộ qua văn thư của Văn

phòng. Các thông tin trao đổi, giao tiếp, giao dịch với cơ quan bên ngoài, với cán bộ

và nhân dân chủ yếu thu thập được qua văn phòng. Văn phòng là đầu mối thông tin

phục vụ lãnh đạo nên nó phải có chức năng tổng hợp thông tin. Chỉ có văn phòng với

tư cách là bộ phận cấu thành của bộ máy giúp việc bộ trưởng mới có đủ điều kiện tổng

hợp thông tin một cách đầy đủ, kịp thời và chính xác. Đồng thời, chỉ có văn phòng mới

có đủ điều kiện quản lý, theo dõi xử lý, lưu trữ bảo quản và phục vụ khai thác thông

16

tin một cách hiệu quả. Có thể nói chức năng tổng hợp thông tin là chức năng cơ bản,

vốn có của văn phòng, đóng vai trò cực quan trọng trong lãnh đạo và điều hành công

việc của cơ quan bộ, đặc biệt trong chức năng ra quyết định quản lý. Tổng hợp là thu

thập, xử lý thông tin làm cơ sở cho lãnh đạo ra và tổ chức thực hiện các quyết định

quản lý.

Chức năng quản trị hành chính của văn phòng Bộ thể hiện trên các lĩnh vực

công tác như: Giúp lãnh đạo bộ quản lý tài chính, tài sản của cơ quan đơn vị theo đúng

quy định của nhà nước, tổ chức và quản trị công sở của cơ quan, sắp xếp, bố chí chỗ

làm việc cho các đơn vị, bảo đảm cơ sở vật chất kỹ thuật và các điều kiện lao động cho

các bộ, công chức trong cơ quan, tổ chức phục vụ trực tiếp các hoạt động vủa lãnh đạo

cơ quan và của các đơn vị thuộc cơ quan, chuẩn bị và tổ chức các cuộc họp giao ban

lãnh đạo, các cuộc họp, hội nghị của cơ quan, đơn vị, các chuyến đi công tác trong và

ngoài nước của lãnh đạo, tổ chức lễ tân, tiếp dân, tiếp khách trong và ngoài nước đến

liên hệ công tác hoặc đến làm việc.

Chức năng quản trị hành chính của văn phòng Bộ rất rộng, rất phức tạp và

không kém phần quan trọng, Năng suất, chất lượng, hiệu quả làm việc của cán bộ,

công chức, viên chức nói riêng và hoạt động của cơ quan nói chung phụ thuộc không

nhỏ vào thực hiện chức năng quản trị hành chính của văn phòng Bộ. Thực hiện tốt

chức năng quản trị hành chính trong cơ quan bộ sẽ tạo điều kiện thuận lợi cho mọi

hoạt động của cơ quan thông suốt.

Như vậy, văn phòng Bộ có vị chí và vai trò đặc biệt quan trọng trong cơ quan

bộ, là “tai mắt”, là “bộ nhớ”, “bộ xử lý thông tin” và là “bộ máy tham mưu giúp

việc”của lãnh đạo. Vị trí đặc biệt của nó được quy định nên bởi các chức năng cơ bản

như: “tham mưu, thông tin tổng hợp, quản trị hành chính” và hàng loạt các nhiệm vụ

đa dạng và phức tạp.[25, 83]

2.1.2. Nhiệm vụ, quyền hạn của Văn phòng Bộ Nội vụ

Nhiệm vụ của văn phòng Bộ là triển khai thực hiện các mục tiêu, nội dung công

việc cụ thể của văn phòng Bộ theo các chức năng của văn phòng bộ. Thực hiện các

chức năng chủ yếu của mình. Văn phòng Bộ phải thực hiện các nhiệm vụ sau.

a. Xây dựng, theo dõi, đôn đốc, kiểm tra việc thực hiện chương trình, kế

hoạch công tác của Bộ.

Có các kế hoạch, chương trình công tác dài hạn như kế hoạch, chương trình

17

nhiều năm, hằng năm, kế hoạch, chương trình hằng quý, hằng tháng, có các kế hoạch

chương trình công tác ngắn hạn như chương trình hàng tuần, chương trình của một

cuộc họp, một buổi làm việc. Trong các chương trình, ngoài việc nêu nội dung nhiệm

vụ công tác cần ghi rõ các giải pháp thực hiện, cá nhân, đơn vị, tổ chức thực hiện, điều

kiện cần thiết để thực hiện, thời gian hoàn thành nhiệm vụ, xây dựng kế hoạch hay

chương trình công tác cần bám sát chức năng, nhiệm vụ của bộ.

Theo dõi, đôn đốc, kiểm tra đơn vị, tổ chức trong bộ thực hiện trong chương

trình theo kế hoạch đã để ra. Giải quyết các công việc đột xuất, những khó khăn trở

ngại trọng việc thực hiện chương trình, kế hoạch công tác, thông tin báo cáo kịp thời

cho lãnh đạo để có các giải pháp khắc phục, tổng kết, đánh giá rút kinh nghiệm việc

thực hiện chương trình, kế hoạch công tác.

b. Công tác thông tin phục vụ lãnh đạo cơ quan

 Yêu cầu thông tin cho lãnh đạo

Một trong những chức năng, nhiệm vụ quan trọng của văn phòng là tổ chức công

tác thông tin và làm công tác thông tin tổng hợp phục vụ lãnh đạo. Công tác thông tin

tổng hợp phục vụ lãnh đạo và điều hành công việc hằng ngày của cơ quan, đơn vị là

công tác quan trọng và cần thiết nhất. Công tác thông tin của văn phòng Bộ nhằm.

 Cung cấp cho lãnh đạo những thông tin, tư liệu cần thiết để nghiên cứu

thảo luận quyết định những nhiệm vụ đã được đặt ra trong chương trình, kế hoạch

công tác của cơ quan, ngành.

 Phản ánh kết quả kiểm tra tình hình thực hiện các quyết định, chỉ thi, chương

trình, kế hoạch công tác đã ban hành ở các cấp, các ngành, các cơ sở.

 Những nội dung nhiệm vụ của công tác thông tin trong văn phòng.

 Thu thập, xây dựng các cơ sở dữ liệu thông tin

Thu thập thông tin là toàn bộ những công việc có liên quan đến việc xác định các

nguồn, các kênh thông tin cần thu thập, việc cập nhật thường xuyên các dạng các loại

hình gửi đến tới cơ quan.

 Xác định các nguồn thông tin gửi đến cơ quan

Các nguồn thông tin gửi đến Bộ rất quan trọng như

 Từ các cơ quan Trung ương Đảng, Quốc hội và Chính phủ nhất là các thông

tin có tính quy phạm về thực hiện chức năng, nhiệm vụ cơ quan.

 Từ các cơ quan nghiên cứu khoa học của Đảng và Nhà nước, từ các tư liệu,

18

tài liệu tham khảo, báo chí trong nước, ngoài nước.

 Từ các nguồn tin lưu trong kho lưu trữ của Đảng, Nhà nước của các Bộ.

Ngoài việc thu thập tin từ các nguồn trên văn phòng còn phải nghiên cứu khảo

sát thực tiễn ở các cơ sở, các đơn vị các ngành và trực tiếp báo cáo, thông tin cho lãnh

đạo. Cần xác định rõ mối quan hệ với các cơ quan, đơn vị tổ chức khác trong việc thực

hiện chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, trên cơ sở đó xác minh mối quan hệ trao đổi

thông tin với họ.

 Xử lý thông tin

Xử lý thông tin phục vụ lãnh đạo trong công tác văn phòng gồm những công

việc sau.

 Kiểm tra xác minh độ tin cậy của thông tin thu thập được.

 Nghiên cứu, phân tích, so sánh đối chiếu để xác định tính trung thực của

thông tin, độ chính xác của thông tin, mức độ tin cậy đầy đủ của thông tin. Trong

trường hợp phải nghiên cứu kỹ về nguồn tin để tham khảo và có cơ sở đánh giá chính

xác mực độ tin cậy của thông tin.

 Phân tích thông tin

Sau khi kiểm tra xác minh độ tin cậy của thông tin cần tiến hành phân tích

thông tin. Cần phân tích từng mặt trong khuynh hướng để chỉ ra bản chất của luồng tin

của nguồn tin.

 Tổng hợp thông tin

Để tổng hợp thông tin tốt cần phần tích sâu và kỹ, chỉ qua phân tích tốt mới có

thể tổng hợp tốt.Tổng hợp thông tin là phương pháp sắp xếp các thông tin đã được

kiểm tra, xác minh và phân tích vào một mối quan hệ mạch lạc, có hệ thống tiêu chí

nhất định.

 Kiến nghị giải quyết

Sau khi kiểm tra, xác minh, phân tích và tổng hợp cần có kiến nghị giải quyết

những vẫn đề mà thông tin đặt ra. Xác định đúng đối tượng và truyền tin văn phòng

cần xác định rõ thông tin này gửi tới ai, truyền theo cách nào.

 Lưu giữ thông tin

Lưu giữ thông tin là việc tích lũy, sắp xếp thông tin một cách có ý thức, có hệ

thống để sẵn sang khai thác, tra cứu phục vụ cho công tác thông tin tổng hợp. Việc lưu

giữ thông tin không chỉ nhằm phục vụ yêu cầu từng lúc của lãnh đạo mà còn nhằm chủ

19

động chuẩn bị đáp ứng đầy đủ nhu cầu thông tin chủ quan của lãnh đạo.

c. Thực hiện nhiệm vụ thư ký cho lãnh đạo.

Trong lãnh đạo quản lý và điều hành công việc hàng ngày, bộ trưởng và các thứ

trưởng cần phải có người giúp việc trực tiếp giải quyết những công việc hành chính có

liên quan đến văn bản và những công việc phục vụ khác liên quan đến văn bản. Người

giúp việc trực tiếp đó là thư ký. Nhiệm vụ của thư lý gồm.

 Dự kiến chương trình làm việc hàng tuần, lịch làm việc cụ thể hàng ngày cho

lãnh đạo. Thiết lập chế độ, bố chí thời gian làm việc của lãnh đạo: Thời gian dự hội

nghị, cuộc họp, thời gian làm việc, tiếp khách…Nhắc nhở chuẩn bị mọi điều kiện giúp

lãnh đạo thực hiện lịch công tác hằng tuần đã đề ra.

 Tiếp nhận, xem xét, xử lý ban đầu tài liệu gửi lãnh đạo đề xuất lãnh đạo văn

bản đến cần chuyên cho cụ chức năng nào xử lý, chuẩn bị văn bản đề trình lãnh đạo

ban hành. Xác định văn bản nào trình trước, văn bản nào trình sau, văn bản nào xin ý

kiến trình gấp.

 Tiếp nhận văn bản trình lãnh đạo ký, kiểm tra lần cuối xem hồ sơ văn bản

trình ký đã đầy đủ đúng thủ tục, đúng quy trình chưa. Hệ thống hóa, phân loại, lập hồ

sơ lưu trữ, quản lý tài liệu văn bản thành trong hình hoạt động của lãnh đạo.

 Ghi biên bản, ghi tốc ký ý kiến phát biểu kết luận của lãnh đạo tại các cuộc

họp, các buổi làm việc của lãnh đạo với lãnh đạo các vụ chức năng trong cơ quan cũng

như các cuộc họp, làm việc của lãnh đạo đối với cơ quan, tổ chức hoặc cá nhân bên

ngoài.

 Giúp lãnh đạo xử lý thông tin đu và đến qua hệ thống văn bản qua các phương

tiện thông tin giao dịch như điện thoại, fax qua mạng thông tin nội bộ của cơ quan bộ.

Nhiệm vụ của thư ký trong văn phòng Bộ rất nặng nề và quan trọng. Thực hiện

tốt các nhiệm vụ của thư ký sẽ góp phần to lớn vào việc hoàn thành chức năng nhiệm

vụ của văn phòng Bộ.

d. Tổ chức công tác văn thư, công tác lưu trữ.

 Tổ chức công tác văn thư

Công tác văn thư là hoạt động của bộ máy quản lý bao gồm công tác tài liệu hóa

mọi hoạt động quản lý của cơ quan và tổ chức, công tác văn bản trong quá trình thực

hiện chức năng quản lý. Công tác văn thư là công tác khoa học nghiệp vụ, bao gồm

một chuỗi các sự việc sau.

20

 Nhận tài liệu đến

 Vào sổ, đăng ký thống kê tài liệu đến

 Phân phối tài liệu cho các cán bộ, công chức và các bộ phận có trách

nhiệm giải quyết

 Xử lý và giải quyết văn bản

 Kiểm tra, đôn đốc việc thực hiện và giải quyết công văn, tài liệu

 Hệ thông hóa và lập hồ sơ những tài liệu đã giải quyết xong

 Soạn thảo và xây dựng các công văn, tài liệu gửi di các nơi khác

 Vào sổ thống kê và gửi công văn, tài liệu đi

 Nộp lưu hồ sơ, tài liệu và lưu trữ cơ quan

 Công tác lưu trữ

Nội dung công tác lưu trữ mà văn phòng Bộ cần phải làm những công việc sau.

 Sưu tầm, thu thập, bổ sung tài liệu.

 Phân loại tài liệu

 Xác định giá trị tài liệu

 Thống kê bảo quản tài liệu

 Xây dựng hệ thống công cụ tra tì tài liệu

 Tổ chức phục vụ khai thác, sử dụng tài liệu.

e. Tổ chức các cuộc giao ban, các cuộc họp, hội nghị trong Bộ.

Trong quản lý, điều hành công việc của cơ quan, nhiều quyết định được quản

lý được bàn bạc, thảo luận thông qua tại cuộc họp. Tổ chức tốt các cuộc họp, hội nghị,

hội ý giao ban của lãnh đạo bộ với lãnh đạo các bộ, ngành khác sẽ góp phần nâng cao

chất lượng, hiệu quả làm việc của lãnh đạo trong việc giải quyết và thông qua các

quyết định quản lý. Tổ chức các cuộc họp, hội nghị là nhiệm vụ thương xuyên gắn liền

với chức năng, nhiệm vụ của văn phòng Bộ. Chẳng hạn các hội nghị sơ kết 6 tháng,

hội nghị tổng kết công tác năm của cơ quan bộ, của toàn ngành hay các cuộc họp giao

ban lãnh đạo…văn phòng có nhiệm vụ chuẩn bị chuẩn bị toàn bộ về cả về nội dung và

tổ chức phục vụ. Riêng các hội nghị chuyên đề, phần nội dung các báo cáo đề án do

các đơn vị chức năng chuẩn bị, văn phòng bộ tham gia góp ý kiến. Văn phòng Bộ có

trách nhiệm cải tiến hoàn thiện việc tổ chức phục vụ các cuộc họp, hội nghị của bộ

nhằm nâng cao chất lượng và hiệu quả, tránh lãng phí.

f. Quản lý công tác tài chính, kế toán và tài sản của cơ quan

21

Quản lý công tác tài chính, kế toán và tài sản của cơ quan là một nhiệm vụ quan

trọng của văn phòng Bộ. Nhiệm vụ này được thể hiện như sau.

 Hướng dẫn các đơn vị trong cơ quan bộ lập dự toán thu, chi ngân sách nhà

nước và tổng hợp xây dựng dự toán thu, chi ngân sách của cơ quan bộ. Tham gia xây

dựng dự toán các dự án, đề án, chương trình, mục tiêu, của cơ quan bộ theo quy định

của nhà nước; tổ chức triển khai thực hiện dự toán được giao, lại báo cáo quyết toán

quý, năm theo quy định gửi cơ quan có liên quan, quản lý chi tiêu thường xuyên.

 Quản lý tài sản công, hướng dẫn các đơn vị trực thuộc bộ lập hồ sơ, làm báo

cáo, thống kê, đánh giá tài sản công của cơ quan bộ. Tổng hợp báo cáo tình hình sử

dụng tài sản công trong cơ quan.

g. Quản trị hành chính

Quản trị hành chính là nhiệm vụ phực tạp của văn phòng Bộ. Được thể hiện trên

các nhiệm vụ sau:

 Tổ chức và quản trị công sở của cơ quan bộ. Phân bổ diện tích, sắp xếp, bố

chí phòng làm việc cho lãnh đạo bộ, cho các đơn vị thuộc cơ quan bộ. Quản lý việc cải

tạo, sửa chữa, bảo dưỡng trụ sở, nhà cửa, trang thiết bị kỹ thuật.

 Bảo đảm cơ sở vật chất kỹ thuật, phương tiện đi công tác xa và các điều

kiện lao động cho cán bộ, công chức trong cơ quan. Lập kế hoạch, dự trù cấp phát

trang thiết bị văn phòng phẩm.

 Tổ chức công tác lễ tân, phục vụ các hội nghị cuộc họp, các cuộc tiếp dân,

tiếp khách trong và ngoài nước, các chuyến đi công tác của lãnh đạo bộ.

 Quản lý đội xe, quản lý việc sử dụng xăng xe theo đúng quy định của nhà

nước, đảm bảo xe hoạt động an toàn tuyệt đối.

 Quản lý đội bảo vệ, bảo đảm trật tự an toàn cho cơ quan, phòng cháy,

chống cháy, nổ, bão lụt và các sự cố có thể sảy ra, triển khai việc thực hiện nội quy,

quy định về bảo vệ cơ quan, nội quy ra vào cơ quan.

Trên đây là những nhiệm vụ quan trọng và cơ bản của văn phòng Bộ. Chúng

có mối liên hệ hữu cơ và bổ sung cho nhau, thực hiện tốt nhiệm vụ này sẽ tạo tiền đề

cho việc hoàn thành tốt các nhiệm vụ khác. Thực hiện tốt các nhiệm vụ quan trọng và

chủ yếu trên cũng có nghĩa là hoàn thành tốt những chức năng chủ yếu của văn phòng.

Xong để thực hiện các chức năng và nhiệm vụ của văn phòng điều cơ bàn là phải

22

nghiên cứu tổ chức bộ máy của văn phòng phù hợp với chức năng, nhiệm vụ của nó.

2.1.3. Cơ cấu tổ chức của Văn phòng Bộ Nội vụ

Theo Quyết định số 323/QĐ-BNV quy định về chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn

và cơ cấu tổ chức của văn phòng Bộ thì văn phòng Bộ được chia thành các phòng như

Chánh văn phòng

Phó Chnh văn phòng

Phó Chánh văn phòng

Phó Chánh văn phòng

Đơn vị trực thuộc

Phng chức năng

Phòng tổng hợp - Thư ký

VP đại diện Bộ Miền Nam

Phòng kế toán - tài vụ

VP đại diện Bộ Miền Trung

Phòng chức năng

Phòng Thi đua - Khen thưởng

Phòng Hành chính -Văn thư – Lưu trữ

Phòng Quản trị

Phòng Quản lý kỹ thuật

Phòng bảo vệ

Phòng Quan hệ công chúng

sau:

Sơ đồ 2.1. Cơ cấu tổ chức văn phòng Bộ Nội vụ

Phòng, đội có trưởng phòng, không quá 02 phó Trưởng phòng do Bộ trưởng bổ

23

nhiệm, miễn nhiệm, cách chức theo quy định của pháp luật và của Bộ Nội vụ.

2.1.4. Chế độ làm việc của Văn phòng Bộ

a) Văn phòng Bộ tổ chức và hoạt động theo chế độ thủ trưởng. Chánh văn

phòng Bộ chịu trách nhiệm trước Bộ trưởng và trước pháp luật về toàn bộ hoạt động

của Văn phòng Bộ. Giúp Chánh Văn phòng Bộ phụ trách một hoặc một số lĩnh vực

công tác có các Phó Chánh Văn phòng Bộ;

b) Phó Chánh Văn phòng Bộ chịu trách nhiệm trước Chánh Văn phòng Bộ và

trước pháp luật về nhiệm vụ được phân công.

c) Trưởng phòng chịu trách nhiệm trước Chánh Văn phòng Bộ và Phó Chánh

Văn phòng phụ trách lĩnh vực về tổ chức thực hiện các nhiệm vụ của Phòng và nhiệm

vụ khác được Chánh Văn phòng Bộ giao; các văn bản trước khi trình Chánh văn

phòng Bộ phải xin ý kiến Phó chánh văn phòng Bộ phụ trách lĩnh vực.

d) Phó trưởng phòng giúp Trưởng phòng, chịu trách nhiệm về lĩnh vực được

giao phụ trách và nhiệm vụ chuyên môn được phân công. Các văn bản của phòng phải

có ý kiến của Trưởng phòng trước khi trình lãnh đạo văn phòng Bộ. Khi trưởng phòng

vắng mặt, một phó trưởng phòng được ủy quyền quản lý văn bản, điều hành hoạt động

của phòng theo quy định ;

2.2. Hệ thống các văn bản của Nhà nước và Bộ Nội vụ về Ứng dụng CNTT vào

hoạt động quản lý và điều hành tại cơ quan nhà nước

2.2.1. Văn bản của nhà nước quy định về ứng dụng CNTT

 Bản hướng dẫn về ứng dụng công nghệ thông tin trong Văn thư – Lưu trữ

văn bản số 608/LTNN-TTNC ngày 19-11-1999 của cục Văn thư Lưu trữ

 Quán triệt và tổ chức triển khai thực hiện Chỉ thị 58-CT/TW ngày

17/10/2000 của Bộ Chính trị về việc đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin trong sự

nghiệp công nghiệp hoá và hiện đại hoá;

 Quyết định số 246/2005/QĐ-TTg ngày 06/10/2005 của Thủ tướng Chính

phủ phê duyệt Chiến lược phát triển công nghệ thông tin và truyền thông Việt Nam

năm 2010 và định hướng đến năm 2020;

 Luật giao dịch điện tử được Quốc hội thông qua ngày 29/11/2005 và có

hiệu lực thi hành từ ngày 01/03/2006;

 Luật số 67/2006/QH11 Luật công nghệ thông tin ngày 29/6/2006;

 Nghị định số 06/2007/NĐ-CP ngày 10/4/2007 của Chính phủ về ứng dụng

24

công nghệ thông tin trong hoạt động của cơ quan nhà nước;

 Chỉ thị số 34/2008/CT-TTg ngày 03/12/2008 của Thủ tướng Chính phủ

tăng cường sử dụng hệ thống điện tử trong hoạt động của cơ quan nhà nước;

 Quyết định số 1605/QĐ-TTg ngày 27/8/2010 cua Thủ tướng Chính phủ về

việc phê duyệt Chương trình quốc gia về Ứng dụng CNTT trong hoạt động của cơ

quan Nhà nước Giải đoạn 2011-2015;

 Quyết định số 1605/QĐ-TTg ngày 06/9/2010 của Thủ tướng Chính phủ phê

duyệt chương trình Quốc gia về ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động của cơ

quan nhà nước Giải đoạn 2011 – 2015;

 Quyết định số 1755/QĐ-TTg ngày 22/9/2010 của Thủ tướng Chính phủ về

phê duyệt Đề án “Đưa Việt Nam sớm trở thành nước mạnh về công nghệ thông tin và

truyền thông”;

 Nghị quyết số 36-NQ/TW ngày 01/7/2014 của Bộ Chính trị về đẩy mạnh

ứng dụng, phát triển công nghệ thông tin đáp ứng yêu cầu phát triển bền vững và hội

nhập quốc tế;

 Quyết định số 1819/QĐ-TTg ngày 26/10/2015 của Thủ tướng Chính phủ

phê duyệt Chương trình quốc gia về ứng dụng CNTT trong hoạt động của cơ quan nhà

nước Giải đoạn 2016-2020;

 Quyết định số 621/QĐ-BNV ngày 24/7/2015 của của Bộ trưởng Bộ Nội vụ

ban hành chương trình hành động của Bộ nội vụ thực hiện Nghị quyết số 36-NQ/TW

ngày 01 tháng 7 năm 2014 của Bộ Chính trị về đẩy mạnh ứng dụng, phát triển công

nghệ thông tin đáp ứng yêu cầu phát triển bền vững và hôi nhập quốc tế;

 Công văn số 2634/BTTTT-THH ngày 17/8/2015 của Bộ thông tin và

Truyền thông về việc hướng dẫn xây dựng Kế hoạch ứng dụng CNTT trong hoạt động

25

của cơ quan nhà nước Giải đoạn 2016-2020;

2.2.2. Văn bản của Bộ Nội vụ quy định về ứng dụng CNTT

Để hợp pháp hóa và thực hiện đồng bộ công tác ứng dụng công nghệ thông tin

vào hoạt động của cơ quan, các đơn vị tổ chức trực thuộc. Bộ Nội vụ đã ban hành các

văn bản quy định về một số vấn đề có liên quan như:

 Quyết định số 1764/QĐ-BNV ngày 26/08/2004 của Bộ trưởng Bộ Nội vụ

về việc xây dung hệ thống trang thông tin điện tử của Bộ Nội vụ.

 Chỉ thị số 59/2005/CT-BNV ngày 14/6/2005 của Bộ trưởng Bộ Nội vụ về

việc triển khai thực hiện giao dịch điện tử trong công tác của Bộ Nội vụ

 Quyết định 137/2005/QĐ-BNV ngày 26/12/2005 của Bộ trưởng Bộ Nội vụ

ban hành quy chế giao dịch điện tử trong công tác của Bộ Nội vụ

 Quyết định số 331/QĐ-BNV ngày 26/3/2008 ban hành quy chế Quản lý, tổ

chức và duy trì hoạt động của Trang tin điện tử về cải cách hành chính nhà nước của

Bộ Nội vụ trên Internet.

 Quyết định 1752/QĐ-BNV ngày 31/12/2008 của Bộ trưởng Bộ Nội vụ về

việc trang thông tin điện tử của Bộ Nội vụ hoạt động chính thức trên Internet.

 Quyết định số 766/QĐ-BNV ngày 31/12/2008 của Bộ trưởng Bộ Nội vụ về

việc triển khai thí điểm phần mềm quản lý văn bản và điều hành.

 Quyết định số 457/QĐ-BNV ngày 4/5/2010 của Bộ trưởng Bộ Nội vụ ban

hành Quy chế tổ chức và hoạt động của Trang thông tin điện tử của Bộ Nội vụ.

 Chỉ thị số 01/CT-BNV ngày 22/6/2010 của Bộ trưởng Bộ Nội vụ về việc

tăng cường sử dụng văn bản điện tử trong hoạt động của Bộ Nội vụ

 Chỉ thị số 02/CT-BNV ngày 22/6/2010 của Bộ trưởng Bộ Nội vụ về việc

tăng cường văn bản điện tử trong hoạt động của Bộ Nội vụ.

 Quyết định số 427/QĐ-BNV ngày 21/4/2014 của Bộ trưởng Bộ Nội vụ

thành lập ban chỉ đạo ứng dụng công nghệ thông tin của Bộ Nội vụ.

 Quyết định số 3970/QĐ-BNV ngày 07/01/2016 của của Thứ trưởng Bộ Nội

vụ ban hành Kế hoạch ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động của Bộ Nội vụ

năm 2017

 Quyết định số 1142/QĐ-BNV ngày 10 tháng 5 năm 2016 của Bộ trưởng Bộ

Nội vụ ban hành kế hoạch công nghệ thông tin trong hoạt động của Bộ Nội vụ Giải

26

đoạn 2016-2020

Để tạo cơ chế, cơ sở pháp lý cho việc ứng dụng CNTT trong các hoạt động

của Bộ Nội vụ, trong Giải đoạn 2011-2015, Bộ Nội vụ và các đơn vị trực thuộc đã ban

hành một số văn bản quy phạm pháp luật, văn bản về điều hành về việc ứng dụng

CNTT nhằm phục vụ chức năng quản lý nhà nước của Bộ Nội vụ, phục vụ sự chỉ đạo

cũng như trong việc tổ chức, xây dựng, quản lý, vận hành hạ tầng kỹ thuật, cơ sở dữ

liệu và các hện thống thông tin điện tử của Bộ. Các văn bản đã tạo ra hành lang pháp

lý , đưa việc ứng dụng CNTT trong bộ có kết quả, đúng quy định, dần dần đi vào ổn

định, có chiều sâu, làm tiền đề cho việc ứng dụng CNTT trong giai đoạn 2016-2020

2.3. Thực trạng việc ứng dụng CNTT vào hoạt động quản lý và điều hành tại Văn

phòng Bộ Nội vụ

2.3.1. Hạ tầng kỹ thuật và phần mềm ứng dụng

a. Hạ tầng kỹ thuật

 Tổ chức mạng thông tin điện tử diện rộng

 Mạng diện rộng của Bộ Nội vụ

Bộ Nội vụ đã tổ chức mạng thông tin diện rộng (WAN), bao gồm các đơn vị

thuộc và trực thuộc Bộ Nội vụ.

 Mạng LAN

Bộ Nội vụ có các mạng Lan tại khối cơ quan Bộ phục vụ cho các đơn vị, tổ

chức thuộc khối cơ quan Bộ gồm tại số 8 Tôn Thất Thuyết, Nam Từ Liêm và số 37A

Nguyễn Bỉnh Khiêm. Các đơn vị trực thuộc tổ chức mạng Lam tại trụ sở của mình.

 Trung tâm tích hợp dữ liệu

Bộ Nội vụ có Trung tâm tích hợp dữ liệu do Trung tâm Thông tin Bộ quản lý và

vận hành.

Tạ các đơn vị trực thuộc Bộ đều có Trung tâm tích hợp dữ liệu của từng đơn vị

phục vụ các dịch vụ: Mạng LAN, WAN, Internet, E-mail, Web và các CSDL chuyên

ngành

 Máy tính, máy chỉ và các thiết bị khác

 Hệ thống máy chủ

Hệ thống máy chủ của Trung tâm tích hợp dữ liệu của Bộ Nội vụ được đặt tại

trụ sở chính của Bộ với 16 máy chủ và 02 hệ thông lưu trữ dữ liệu, các máy chủ đang

27

hoạt động nhằm phục vụ các nhiệm vụ và dịch vụ: quét và diệt các thư rác, Backup dữ

liệu, CSDL hệ thống thư điện tử, e-Office Serev, Active Directoy; SQL Server, CSDL

Hội, CSDL cán bộ, công chức.

Tại các đơn vị trực thuộc Bộ đều có Trung tâm tích hợp dữ liệu của từng đơn vị

phục vụ các dịch vụ: mạng Lan, Wan, Internet, Email, Web

Các kết nối mạng

100% các đơn vị trực thuộc Bộ đều có mạng LAN, một số đơn vị đã triển khai

kết nối WAN

Hạ tầng kỹ thuật Đơn vị

- Tổng số cán bộ, công chức, viên chức được trạng bị máy tính: 406 - Tổng số mạng nội bộ Lan: Trong giai đoạn 2011-2015 đã hoàn thiện xây dựng mạng nội bộ (LAN) tại 2 trụ sở của Bộ đảm bảo kết nối và chia sẻ dữ liệu.

Bộ Nội vụ

- Tổng số máy chủ: 16 - Tổng băng thông đường truyền Internet: 130Mb/s - Tổng số kết nối Internet: 406 - Tổng số máy tính được trang bị phần mềm diệt virut: 406 (đạt 100%) - Hệ thống lọc thư rác, bảo đam an toàn cho thư điện tử: InterScan

Messaging Security Suite của trên Micro.

- Hệ thống báo cháy tại trung tâm tích hợp dữ liệu - Hệ thống chống sét phòng máy chủ

28

Bảng 2.1. Hạ tầng kỹ thuật

2.3.2. Ứng dụng CNTT trong công tác văn thư

 Khái niệm ứng dụng CNTT trong công tác văn thư

CNTT là một ngành ứng dụng công nghệ vào quản lý xã hội, xử lý thông tin.

Có thể hiểu CNTT là ngành sử dụng máy tính và các phương tiện truyền thông để thu

thập, truyền tải để thu thập, lưu trữ, quản lý và tra tìm thông tin

Công tác văn thư là toàn bộ quá trình quản lý văn bản phục vụ cho yêu cầu

quản lý của các cơ quan. Mục đích chính của công tác văn thư là bảo đảm thông tin

cho quản lý. Những tài liệu, văn kiện được soạn thảo, quản lý và sử dụng theo các

nguyên tắc của công tác văn thư là phương tiện thiết yếu bảo đảm cho hoạt động của

cơ quan có hiệu quả. [7; 99]

Như vậy ta có thể thấy ứng dụng CNTT trong văn thư – lưu trữ là việc áp

dụng các công cụ tin học để xây dựng các cơ sở dữ liệu phục vụ yêu cầu quản lý, giải

quyết và tra tìm thông tin trong các văn bản, hồ sơ, tài liệu lưu trữ được nhành chóng,

chính xác; nâng cao năng suất và hiệu quả công tác trong các tổ chức chính trị, tổ

chức kinh tế, cơ quan, tạo môi trường thuận lợi trao đổi thông tin giữa các cơ quan

qua mạng thông tin nội bộ và các mạng thông tin quốc gia [14; 298]

Công tác văn thư bao gồm các nội dung như sau:

 Soạn thảo và ban hành văn bản

 Quản lý văn bản

 Quản lý con dấu

 Lập hồ sơ, nộp lưu hồ sơ

Việc ứng dụng công nghệ thông tin cho phép cán bộ, công chức thay thế lao

động thủ công bằng tự động hóa nhiều khâu của công tác văn thư như: Soạn thảo văn

bản, quản lý văn bản, tra cứu văn bản và cung cấp thông tin văn bản… Do đó, sẽ đảm

bảo thông tin đầy đủ, chính xác, nhành chóng, kịp thời, hỗ trỡ đắc lực cho lãnh đạo

cho cơ quan trong việc ra quyết định và điều hành hoạt động. Nhờ vậy, hiệu quả hoạt

động quản lý của cơ quan được nâng cao, điều kiện lao động của cán bộ, viên chức

làm công tác văn thư, giấy tờ sẽ được cải thiện.

Theo tôi tìm hiểu thì ứng dụng CNTT trong văn thư chỉ được áp dụng trong

công tác soạn thảo văn bản, quản lý văn bản. Còn các nghiệp vụ như bảo quản con

29

dấu, lập hồ sơ chưa được triển khai.

2.3.2.1.Quản lý công tác văn thư

a. Việc soạn thảo văn bản

Việc ứng dụng CNTT trong soạn thảo văn bản là phổ biến nhất vì trong quá

trình soạn thảo, người thảo văn bản có thể sửa chữa, bổ sung câu hoặc thay đổi phần

đoạn khác trong văn bản, tạo một văn bản mà không tốn thời gian, văn phòng phầm.

Văn phòng của Bộ Nội vụ hàng năm ban hành rất nhiều văn bản ở nhiều thể

loại văn bản khác nhau và có quy định rõ ràng và nghiêm ngặt theo đúng thể thức, nội

dung. Toàn bộ việc soạn thảo tại Văn phòng Bộ Nội vụ được tiến hành trên máy tính,

sử dụng phần mềm soạn thảo là Microsoft Office. Các quy định về thể thức, thể

thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính, sao văn bản, bằng chữ viết tắt tên loại

văn bản và bản sao; mẫu chữ thực hiện tuân thủ theo Thông tư số 01/2011/TT-BNV

ngày 19 tháng 1 năm 2011 của Bộ Nội vụ hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày

văn bản hành chính.

Tại văn phòng Bộ quy trình soạn thảo tuân thủ theo 5 bước như sau.

Bước 1: Xác định mục đích, nội dung ban hành văn bản. Từ đó xác định được

hình thức phù hợp. Khi có yêu cầu về soan thảo thì văn thư phải hiểu được văn bản đó

được xây dựng như thế nào, phản ảnh vấn đề ỳ, văn bản nhằm mục đích ỳ, nội dung và

văn bản đó phải thể hiện như thế nào cho hợp lý.

Bước 2: Thu thập thông tin liên quan đến văn bản cần ban hành

Đây là một công việc quan trọng trong công tác xây dựng và ban hành văn bản

vì thu thập thông tin tốt, chính xác, nhanh thì nội dung văn bản sẽ sinh động hơn, đầy

đủ và phù hợp với thực tế hơn. Văn phòng được coi là đầy đủ các thông tin là văn bản

có đầy đủ thông tin pháp lý và thông tin thực tế.

Bước 3: Xây dựng đề cương và viết bản thảo

Đây là công việc chính, quan trọng trong khâu soạn thảo văn bản vì nếu làm cẩn

thận, chính xác bước này thì văn bản khi ban hành mới phát huy hết được hiệu lực và

mục đích của văn bản hướng tới.

Bước 4: Trình duyệt dự thảo văn bản, sau khi văn bản được soạn thảo chuyên

viên trình lãnh đạo xem xét, kiểm tra nội dung văn bản đã hợp lý chưa.

Bước 5: Làm thủ tục phát hành văn bản

Đối với văn bản nào mẫu hóa được cài đặt mặc định vào máy tính, khi cần soạn

30

thảo hình thức văn bản nào, người thảo chỉ cần gõ lệnh theo yêu cầu và thực hiện việc

soạn thảo nội dung văn bản theo mẫu gồm một số văn bản sau: giấy mời, giấy giới

thiệu, các loại quyết định, công văn,…Việc sọan thảo văn bản được tuân thủ theo đúng

các bước tuân thủ quy trình, đảm bảo tính thống nhất, chuyên môn hóa nâng cao chất

lượng công tác nghiệp vụ văn phòng. Làm tốt việc soạn thảo văn bản góp phần cập

nhập thông tin nhành chóng.

Trong các bước trên ta có thể thấy bước 3 đã ứng dụng công nghệ thông tin vào

quy trình soạn thảo văn bản tại Bộ Bội vụ.

b. Quản lý văn bản

 Mô tả kỹ thuật Chương trình Quản lý văn bản

Chương trình quản lý văn bản được xây dựng dựa trên phần mềm nền tảng,

gồm các nhóm chức năng chính như sau:

 Quy trình quản lý và giải quyết văn bản đến

Bước 1: Tiếp nhận, phân loại, bóc bì văn bản đến

Văn bản được tiếp nhận từ nhiều nguồn khác nhau có thể qua bưu điện bằng

chuyển phát hành hoặc thường, trực tiếp. Cán bộ văn thư có trách nhiệm tiếp nhận các

loại văn bản, báo, tạp chí, bưu phẩm gửi đến Bộ và ký nhận với nhân viên bưu điện.

Tiếp nhận văn bản qua máy Fax

Khi văn bản được chuyển qua máy fax thì nơi Fax văn bản sẽ liên hệ với phòng

văn thư sau khi tiếp nhận văn bản cán bộ văn thư sẽ làm thủ tục xử lý văn bản theo quy

chế văn thư tại Bộ.

Tiếp nhận bì văn bản.

Sau khi đã tiếp nhận văn bản cán bộ văn thư kiểm tra số lượng bị và phân loại

thành 2 loại được bóc bì hay không được bóc bì. Loại được bóc bì là những bì được

chuyển đến các vụ trong bộ, tất cả những bì đóng dấu mức độ mật như: Mật, Tuyệt

mật vẫn bóc bì bình thường.

Nhập bì đến trên phần mềm

31

Bước 1: Nhấn nút trên màn hình sẽ hiện ra như sau

Khi văn bản đến có bì là tên riêng, Tạp chí nghiên cứu Nhà nước, thanh tra bộ,

Lãnh đạo bộ, Viện nghiên cứu Khoa học Nhà nước thì không được bóc bì mà phải nội

dung theo giao diện trên.

Ví dụ như. Nếu văn bản có độ mật là: Mật, Tuyệt mật; Tối mật thì phải nhập

vào ô

Đổ khẩn thể hiên trên văn bản là: Hỏa tốc, hỏa tốc hẹn giờ thì phải nhập vào ô

để kịp thời chuyển đến cho các

đơn vị, cá nhân

Bước 2: Sau khi nhập đầy đủ thông tin thì ấn để ghi lại thông tin

vừa nhập và thêm sổ bì mới.

Bước 2: Đăng ký văn bản đến

Đóng dấu, ghi ngày tháng, đến và đăng ký văn bản vào phần mềm quan lý văn

bản tại Bộ.

Những văn bản được gửi đến Bộ sau khi kiểm tra, bóc bì, đóng dấu, ghi ngày

tháng, trình ký thì văn bản được chuyển sang bộ phận Scan văn bản, 2 máy Scan văn

bản tại phòng được kết nối trực tiếp tới máy tính của cán bộ văn thư.

Cách ghi nội dung trên dấu đến.

Số đến là số thứ tự đăng ký văn bản đến, bắt đầu từ số 01 vào ngày làm việc

đầu tiên trong năm và kết thúc vào ngày làm việc cuối cùng của tháng 12 hàng năm.

Ngày đến là ngày, tháng, năm đối với những ngày dưới 10 và tháng dưới 2 thì

phải thêm số 0 đằng trước, đối với năm thì ghi theo đúng năm dương lịch. Sau khi văn

bản được Scan và chuyển cho các vụ qua phần mềm, các vụ có trách nhiệm tổng hợp

và xử lý văn bản theo đúng quy định của pháp luật.

Đăng ký văn bản vào sổ đăng ký

32

Tại văn thư Bộ Nội vụ sổ đăng ký và chuyển giao văn bản gồm

Thứ nhất: Sổ chuyển giao công văn đầy là sổ chuyển giao công văn đến cho các

đơn vị trong Bộ. Sau khi văn bản được nhập vào hệ thống QLVB trên phần mềm thì

cuối giờ chiều cán bộ văn thư tiến hành in trực tiếp sổ văn bản từ trên phần mềm

xuống. Sổ chuyển giao được cán bộ văn thư ghi rõ từng vụ, kèm theo giấy nhớ sau đó

chuyển văn bản cho các vụ, các vụ có trách nhiệm đếm số lượng văn bản, xem có khớp

với số lượng trong sổ chuyển giao hay không sau đó ký nhận văn bản. Cán bộ văn thư

phải nhập đầy đủ nội dung thông tin như

 Cơ quan ban hành văn bản

 Số ký hiệu văn bản

 Ngày Văn bản

 Loại văn bản

 Trích yếu nội dung văn bản

 Đơn vị phối hợp xử lý

 Ý kiến phân xử

 Ký nhận

Thứ hai sổ đăng ký và chuyển giao bì thường đây là sổ chuyển giao các công

văn là bì văn bản được gửi trực tiếp cho các đơn vị, cá nhân trong Bộ. Các bì sau khi

được phân loại và đăng ký sẽ được cán bộ văn thư đăng ký vào sổ bì và thả vào trong

hòm văn bản. Sổ này bao gồm các cột thông tin và cán bộ văn thư phải ghi đầy đủ

thông tin các cột, bao gồm

 Số thứ tự bì.

 Số kí hiệu: Đây là số kí hiệu cơ quan đó gửi bì, được ghi ở ngoài bì thư

 Cơ quan ban hành bì.

 Người nhận bì thư: là thông tin của đơn vị hoặc cá nhân được ghi ở ngoài

bì thư

 Mực đổ khẩn: Bao gồm hỏa tốc, hỏa tốc hẹn giờ

 Mực độ mật: Bao gồm “Mật, tối mật, tuyệt mật”

 Hiện trạng: Xem bì vẫn còn nguyên hay đã bị bóc

 Người ký nhận Bì: là chữ ký của cá nhân, đơn vị ký nhận bì

Thứ ba, Sổ đăng ký văn bản mật đến. Sau khi được phân loại và trình ký lên

33

lãnh đạo, văn bản được chuyển sang một máy tính không kết nối với Internet được cán

bộ văn thư nhập để đảm bảo sự an toàn của văn bản. Văn bản Mật không được Scan

văn bản mà nhập trực tiếp.

Thông tin văn thư, lưu trữ có giá trị mât không được kết nối vào mạng Internet.

Thông tin tài liệu liệu lưu trữ có giá trị lịch xử, kết thúc giá trị hiện hành phải được cơ

quan có thẩm quyền của Nhà nước cho phép mới được kết nối vào mạng Internet [14;

299]

Thứ 4: Sổ đăng ký đơn thư khiếu nại, tố cáo của các cá nhân hay tổ chức đây là

sổ dành riêng cho việc đăng ký văn bản với mục đích là đơn thư. Sau khi được phân

loại bì và được bóc bì cán bộ văn thư tiến hành đóng dấu đến, ghi ngày tháng và trình

cho lãnh đạo phê. Sau khi đơn thư được phê xong sẽ tiến hành vào phần mềm QLVB,

cán bộ văn thư sẽ ghi những nội dung như.

 Ngày tháng năm ban hành văn bản

 Số ký hiệu nếu có

 Cơ quan ban hành văn bản

 Nội dung đơn thư

 Đơn vị hoăc người nhận theo đúng bút phê của lãnh đạo

 Người ký nhận.

 Quy trình đăng ký văn bản đến trên phần mềm.

Tiếp nhận văn bản đến: Chức năng này dùng để cập nhập các thông tin văn

bản đến vào các hệ thống phần mềm.

Bước 1: Chọn mục văn bản đến

Bước 2: Kích đúp chuột vào phần thêm mới văn bản đến

Bước 3: Sau khi kích chuột vào phần thêm mới thì phần mềm sẽ hiển thị như

34

sau:

Bước 4: Nhập thông tin văn bản đến và thông tin xử lý. Trong đó

Phần “Thông tin văn bản đến” dùng để quản lý văn bản, người sử dụng cập

nhật thông tin của văn bản để phục vụ tra cứu và quản lý về sau

Nhấn nút chọn để đính kèm tệp nội dung bản mềm của văn bản.

Nhấn nút sau khi đã nhập toàn bộ nội dung của văn

bản trên phần mềm và ấn F7 để chuyển sang nhập một văn bản khác.

Nhấn nút sau khi nhập nội dung

văn bản xong mà văn bản kế tiếp có nội dung tương tự chỉ khác số văn bản thì ấn F9

để sao chép nội dung văn bản trước và chỉnh sửa để giảm chi phí thời gian.

 Quy trình quản lý văn bản đi

Bước 1: Kiểm tra thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản.

Kiểm tra thể thức văn bản

Trước khi văn bản được phát hành, Văn thư Bộ kiểm tra lại thể thức và kỹ thuật

trình bày văn bản, nếu phát hiện sai sót văn bản sẽ được trả lại và yêu cầu khắc phục

lỗi mới được ban hành văn bản.

Ghi số ngày tháng ban hành văn bản

 Ghi sổ của văn bản

 Tất cả văn bản đi của Bộ Nội vụ sau khi đã kiểm tra đầy đủ về thể thức sẽ

được văn thư vào sổ theo dõi trên hệ thông số trung của Bộ trên phần mềm quản lý văn

bản đi.

 Việc ghi số văn bản quy phạm pháp luật được thực hiện theo quy định của

pháp luật hiện hành và đăng ký riêng.

 Việc ghi số văn bản được thực hiện theo quy định tại Bộ tại điểm a, khoản 1,

Điều 8, thông tư số 01/2011/TTBNV.

35

 Ghi ngày tháng năm.

 Việc ghi ngày, tháng năm của văn bản quy pháp luật được thực hiện quy

định của văn bản quy phạm pháp luật được thực hiên theo quy định của pháp luật hiện

hành.

 Việc ghi ngày, tháng, năm của văn bản hành chính được thực hiện theo quy

định tại Điểm b, Khoản 1, Điều 9 Thông tư số 01/2011/TTBNV.

Văn bản mật được đánh số và ký hiệu riêng

Bước 2: Đăng ký văn bản

Hệ thống sổ đăng ký văn bản đi của Bộ:

 Sổ đăng ký văn bản đi (văn bản hành chính, văn bản cá biệt, văn bản quy

phạm pháp luật)

 Sổ đăng ký văn bản mật;

Trên phần mềm qlvb.moha.gov.vn văn bản đi được đăng ký theo cơ sở dữ liệu.

Cán bộ văn thư cần nhập những nội dung sau

Tiêu chí Thao tác Ghi chú

Số ký hiệu văn bản Tự nhập Bắt buộc

Ngày, tháng văn bản Tự nhập Năm mặc định theo thời gian hiện tại

Loại văn bản Tự nhập Bắt buộc nhập

Chích yếu Tự nhập Bắt buốc nhập

Người soạn thảo Tự nhập Bắt buộc nhập

Độ mật Tự nhập Mặc định là thường

Độ khẩn Tự nhập Mặc định là Thường

Lãnh đạo lý Tự nhập Bắt buộc

Bảng 2.2. Nội dung cần nhập trên phần mềm qlvb.gov.vn

Việc ứng dụng CNTT với chương trình quản lý văn phòng thì việc tra tìm văn bản

và thống kê được thuận lợi, nhành chóng. Bên cạnh chức năng chính của chương trình

là quản lý danh sách văn bản đi – đến, danh sách công việc…Thì chương trình còn có

chức năng quản lý công việc và quản lý hệ thống

36

Bước 3. Nhân bản, đóng dấu cơ quan và dấu mức độ khẩn, mật

Số lượng văn bản cần nhân bản để phát hành được xác định trên cơ cở văn bản

của từng vụ trực thuộc bộ gửi xuống văn thư. Nơi nhận được xác định rõ ràng cụ thể

trong văn bản nguyên tắc văn bản chỉ gửi đến cơ quan, đơn vị có chức năng, thẩm

quyền giải quyết, tổ chức thực hiện, phối hợp, báo cáo, giám dát, kiểm tra liên quan

đến nội dung văn bản, không gửi vượt cấp. Giữ gìn bí mật của văn bản và thực hiện

nhân bản theo đúng thời gian quy định

 Đóng dấu cơ quan

Sau khi kiểm tra về thể thức văn bản, và được lãnh đạo văn phòng ký duyệt thì

cán bộ văn thư tiến hành đóng dấu cơ quan, hay cá nhân tùy thuộc vào chức năng

quyền hạn của văn bản. Khi đóng dấu văn bản phải trùm lên 1/3 chữ ký về bên trái.

Dấu phải đóng ngay ngắn, gọn gàng đúng theo quy định.

 Đóng dấu giáp lai

Việc đóng dấu giáp lai đối với văn bản tài liệu chuyên ngành và phụ lục kèm

theo. Dấu được đóng vào giữa mét phải của văn bản, hoặc phụ lục của văn bản

Bước 4: Làm thủ tục phát hành văn bản và theo dõi việc chuyển phát văn bản đi

Sau khi văn bản được đóng dấu xong, văn bản được chuyển sang máy tính để

nhập bì thư trên hệ thống phần mềm gửi cho bưu điện.Để bưu điện có thể kiểm soát

được số lượng bì gửi đúng đến nơi nhận văn bản.

Chuyển phát văn bản đi qua bưu điện

Những văn bản đã làm đầy đủ thủ tục hành chính phải được phát hành ngay

trong ngày đăng ký chậm nhất là sang sáng ngày hôm sau. Đối với văn bản hoả tốc,

hỏa tốc hẹn giờ thì phải chuyển phát ngay khi làm đầy đủ thủ tục phát hành. Việc

chuyển phát trực tiếp văn bản cho các đơn vị, cá nhân trong Bộ hoặc cho các cơ quan,

đơn vị, cá nhân bên ngoài phải được ký nhận vào sổ chuyển giao văn bản

Chuyển phát văn bản qua máy fax.

Trong trường hợp văn bản gấp mà bưu điện chưa kịp chuyển đến thì cán bộ văn

thư phải gửi bản fax và thông báo đến người nhận.

Bước 5: Lưu văn bản đi

Mỗi văn bản được lưu 2 bản, bản gốc được lưu tại văn thư Bộ và bản chính

được trả lại đơn vị soạn thảo để lưu.

Bản gốc được lưu tại văn thư phải xếp theo đúng thứ tự số thứ tự đăng ký văn

37

bản.

2.3.2.2. Điều hành công tác văn thư

Sau khi nhân viên văn thư hoàn thành xong quá trình xử lý văn bản và chuyển

văn bản về các người, đơn vị xử lý trên phần mềm. Các vụ, đơn vị phải có trách nhiệm

thông báo cho người đứng đầu các vụ để xử lý văn bản để cho kịp thời. Trên hệ thống

quản lý văn bản đi và đến tại Bộ Nội vụ được kết nối trực tiếp với máy tính của Chánh,

phó chánh văn phòng Bộ. Công việc được giao cho một cá nhân hoặc một tập thể

trong cơ quan thông qua hệ thống thông tin này, tại máy tính của cá nhân hoặc các vụ

sẽ hiển thị thông báo rằng có công việc cần giải quyết. Chỉ khi nào nội dung công việc

đó được mở ra xem thì thông báo nhắc việc đó mới tự động biến mất.

Bên cạnh đó Chánh văn phòng có thể xem và biết được công việc đó đã hoàn

thành hay chưa hay đang thực hiện hoặc đã thực hiện xong thông qua bảng chỉ thị đã

được xác định. Ví dụ công việc đang giải quyết thì máy sẽ hiển thị màu vàng tại dòng

tên của công việc đó, giải quyết xong rồi thì phần mềm sẽ hiện màu xanh, chưa giải

quyết sẽ là màu đỏ. Qua đó lãnh đạo có thể nhắc nhở nhân viên của mình thực hiện

công việc được giao. Việc này cũng mang ý nghĩa tích cực đối với người thực hiện,

tránh tình trạng quên công việc.

Nếu là một công việc giao cho nhiều người thực hiện hoặc cho ý kiến, phần

mềm hệ thống sẽ công cụ tổng hợp các ý kiến, tức là các ý kiến sẽ được tập hợp lại

thành một tài liệu. Chánh văn phòng hay người có trách nhiệm tập hợp sẽ đọc được tất

cả các ý kiến đó.

Đối với công việc đòi hỏi sự phối hợp giữa cơ quan với các đối tác bên ngoài,

thông thường sẽ rất khó kiểm soát cụ thể tiến độ thực hiện của công việc. Việc kiểm

soát này chỉ có thể thực hiện được qua tất cả những văn bản trao đổi với bên ngoài có

liên quan đến công việc (bao gồm cả công văn đi và đến) đây chính là việc theo dõi

hồi báo. Công nghệ thông tin cung cấp giải pháp cho vấn đề này thông qua việc tự

động tập hợp toàn bộ văn bản đi và đến có liên quan tới công việc, một số vấn đề được

đưa vào một tệp dữ liệu và sắp xếp chúng theo thứ tự thời gian hình thành, Chánh văn

phòng chỉ cẩn mở tên công việc hoặc vấn đề quan tâm sẽ biết được tiến độ thực hiện

đến đâu thông qua các văn bản được tập hợp trong đó. Thông qua phần mềm quản lý

văn bản Chánh văn phòng có thể kiểm soát, chỉ đạo và điều hành trong quy trình quản

38

lý văn bản đi – đến.

Trên giao diện phần mềm quản lý văn bản đến Chánh văn phòng ấn vào mục

có nghĩa là khi các văn bản được chuyển về cho các vụ, mà các vụ

chưa kịp xử lý thì phần mềm sẽ tự động báo là văn bản chưa được xem. Ngược lại nếu

văn bản đã được các vụ xử lý thì chọn vào mục từ đấy có thể biết

được ai là người xử lý văn bản, và hạn trả lời văn bàn là bao giờ.

Đối với các văn bản gửi đến các lãnh đạo (Bộ trưởng, thứ trưởng, Chánh văn

phòng) sau khi văn bản được lãnh đạo phê duyệt sẽ được chuyển xuống phòng văn thư

nhập các thủ tục.

Chọn là người

trực tiếp xử lý văn bản.

ý kiến, điều hành chuyển đến các vụ.

Đối với văn bản liên quan đến 2 đơn vị trở lên thì văn bản sẽ

được chuyển trực tiếp đến các đơn liên quan.

Ta có nhận thấy rằng vị trí Chánh văn phòng là người phụ trách chung công

việc của văn phòng, chịu trách nhiệm trước bộ trưởng, trước pháp luật về việc tổ chức

và thực hiện chức năng, nhiệm vụ của văn phòng bộ. Chánh văn phòng có vai trò quan

trọng, trực tiếp tham mưu, giúp việc trực tiếp cho lãnh đạo Bộ quản lý, điều hành công

việc chung của bộ trực tiếp tiếp xúc với thứ trưởng, bộ trưởng trong giải quyết công

việc hàng ngày của bộ.

2.3.3. Ứng dụng CNTT trong quản lý nhân sự

Ngày 08/05/2012, Chính phủ đã ban hành Nghị định số 41/2012/NĐ-CP, quy

định về vị trí việc làm trong đơn vị sự nghiệp công lập.

Ngày 22/04/2013, Chính phủ đã ban hành Nghị định số 36/2013/NĐ-CP, quy

định về vị trí việc làm và cơ cấu ngạch công chức.

Ngày 25/6/2013, Bộ trưởng Bộ Nội vụ đã ban hành Thông tư số Thông tư số

14/2012/TT-BNV và Thông tư số 05/2013/TT-BNV hướng dẫn thực hiện Nghị định số

39

41/2012/NĐ-CP và Nghị định số 36/2013/NĐ-CP.

Phần mềm quản lý cán bộ công chức viên chức không chỉ cung cấp khả năng

quản lý tổ chức bộ máy và hồ sơ cán bộ, công chức, viên chức mà còn hỗ trợ triển khai

kết quả của đề án xác định vị trí việc làm nhằm cải cách tổ chức, xây dựng và nâng cao

chất lượng đội ngũ cán bộ, công chức, viên chức. Quản lý cán bộ công chức viên

chức sẽ cung cấp đầy đủ công cụ giúp cơ quan dễ dàng triển khai kết quả của đề án xác

định vị trí việc làm và cơ cấu ngạch công chức với phần mềm, áp dụng khung năng lực

trong quản lý & phát triển nguồn nhân lực, hình thành bộ tiêu chuẩn năng lực cho từng

vị trí việc làm và mang đến nhiều lợi ích cho cơ quan.

Hiện nay Văn phòng Bộ Nội vụ có 11 đơn vị trực thuộc, tại cơ sở miền Trung

và miền Nam có 01 đơn vị đại diện cho văn phòng Bộ. Với cơ quan lớn như Văn

phòng Bộ Nội vụ, có số lượng đông đảo, thì việc ứng dụng tin học quản lý nhân sự là

rất cần thiêt. Theo khảo sát thì văn phòng Bộ đang dùng phần mềm DTSOFT trong

quản lý nhân sự.

Phần mềm DTSOFT là sử dụng các ứng dụng CNTT để nâng cao chất lượng

quản lý, chỉ đạo và điều hành trong công tác tổ chức của Văn phòng Bộ. Nó giúp giảm

thời gian giải quyết các công việc sự vụ để tập trung vào công tác hướng dẫn chỉ đạo

cơ sở và hoạch định chính sách nhằm đáp ứng những yêu cầu cấp bách nền hành

chính, tinh giản biên chế của Nhà nước, góp phần tích cực vào việc chuẩn hóa cán bộ,

nâng cao chất lượng đội ngũ cán bộ, công chức của Văn phòng Bộ.

Phần mềm DTSOFT cho phép người sử dụng xử lý rất nhiều nghiệp vụ trên đó

bao gồm.

 Nhập thông tin hồ sơ: Chức năng này bao gồm các hoạt động như nhập

thông tin hồ sơ, chỉnh sửa, in hồ sơ. Đây là chức năng chính của phần mềm

 Quản lý nâng lương

Lập kế hoạch biên chế 

Lập danh sách nghỉ hưu 

 Quản lý công tác đào tạo bồi dưỡng cán bộ công chức

 Đánh giá cán bộ, công chức

 Tìm kiếm hồ sơ

 Tra cứu thông tin

 Báo cáo tiền lương

40

 Quản lý nhân sự

Hiển thị sơ đồ và cấu trúc theo dạng đồ thị với chức năng“drill-down” cho phép

xem các thông tin chi tiết.

Quản lý các thông tin khác về nhân sự: Thông tin cá nhân, học vấn, kỹ năng,

kinh nghiệm, quá trình làm việc; khen thưởng, kỷ luật, hợp đồng lao động, đánh giá.

Lưu số liệu các nhân sự đã nghỉ việc, nhân sự thử việc, nhân sự chưa ký hợp

đồng, nhân viên hết hạn hợp đồng.

Có các công cụ tra cứu và lập báo cáo thuận tiện cho việc phân tích và lập kế

hoạch nhân lực.

Kết nối chặt chẽ với phân hệ tính lương để cập nhật đồng thời các số liệu về

lương, phụ cấp được hưởng, số thuế thu nhập phải nộp.

 Quản lý tuyển dụng

Thông tin về nhu cầu tuyền dụng: Phòng ban có nhu cầu, vị chí, yêu cầu công

việc.

Hồ sơ ứng viên: Sơ yếu lý lịch, quá trình học tập, công tác, bằng cấp, kinh

nghiệm chuyên môn..

Lưu trữ thông tin về đợt tuyển dụng, kết quả thi tuyển của từng ứng viên để có

thể tái sử dụng giúp giảm chi phí về tuyền dụng.

Tự động chuyển đổi toàn bộ thông tin ứng viên sang thông tin nhân viên với

những người trúng tuyển hoặc xét tuyền

 Tính lương

Theo dõi nhiều hình thức làm việc khác nhau: Làm nửa ngày, cả ngày, thời vụ;

Khai báo nhóm nhân viên theo mức lương;

Cập nhật các tài khoản tiền có liên qua đến tiền lương như: Phụ cấp, các khoản

phải trả thay cho BHXH, thưởng phạt;

Tự động áp dụng hệ số lương riêng cho các ngày nghỉ lễ và ngày nghỉ phép theo

bảng khai báo của người sử dụng;

 BHXH, BHYT

Theo dõi toàn bộ quá trình đóng BHXH, BHYT của toàn thể nhân viên trong cơ

quan. Tham gia đóng và thực hiện quyết toand BHXH, BHYT;

Cập nhật các thông tin về các chế độ được hưởng BHXH: Nghỉ ốm, nghỉ dưỡng

41

sức, thai sản, hưu chí…;

Ngoài các nghiệp vụ chính như quản lý hồ sơ nhân sự, đánh giá nhân sự…thì

còn có quản lý về thời gian làm việc của cán bộ, công chức. Trước kia việc quản lý

thời gian của cán bộ công chức còn nhiều hạn chế chủ yếu vẫn là các quy định trên

giấy tờ, nên dẫn đến tình trạng người làm người chơi. Hiện nay, đã hạn chế được các

nhược điểm đó, ngoài các quy định của bộ, thì văn phòng Bộ cho lắp đặt các máy kiểm

soát bằng thẻ cảm ứng từ để có thể kiểm soát về thời gian, làm việc của cán bộ, công

chức.

2.3.4.Ứng dụng CNTT trong công tác an ninh, bảo vệ.

2.3.4.1. Vai trò của công tác an ninh, bảo vệ

Theo Nghị định 06/2013/NĐ-CP quy định bảo vệ cơ quan ban hành ngày

09/01/2013 và có hiệu lực ngày 01/03/2013 công tác bảo vệ có ý nghĩa rất quan trọng

trọng sự hình thành, hoạt động của bất cứ một cơ quan hay doanh nghiệp nào. Nếu làm

tốt công tác bảo vệ thì sẽ giúp cho mọi hoạt động công việc của cơ quan, doanh nghiệp

được thông suốt, giúp cơ quan hoạt động được ổn định, tránh được những vấn đề như

cháy nổ, trộm cắp, tình trạng mất an ninh trật tự, kiểm soát việc ra vào của mỗi cơ

quan hơn nữa sẽ góp phần vào việc xây dựng văn hóa công sở của mỗi cơ quan, tổ

chức giúp cho mọi hoạt động trở nên chuyên nghiệp và hiện đại hơn.

Còn tại Bộ Nội vụ công tác bảo vệ an ninh được lãnh đạo quan tâm và ứng

dụng công nghệ thông tin vào công tác này với việc đầu tư hàng loạt các hệ thống như:

Hệ thống chữa cháy tự động, báo cháy tự động, Camera an ninh, cửa ra vào tự động vì

thế đẫ giảm bớt được chi phí và nhân sự của cơ quan vào các công việc này.

Hệ thống camera được lắp đặt và kết nối với hệ thống máy tính đảm bảo

việc xử lý khi gặp sự cố trong thang máy. Những khu vực khác không có hệ thống

camera, hạn chế việc kiểm soát việc ra vào của cơ quan.

2.3.4.2. Hệ thống camera

 Nguyên lý hoạt động camera tại Bộ Nội vụ

Trong quá trình thực tập 02 tháng tại văn phòng Bộ được sự giúp đỡ nhiệt tình

của lãnh đạo và nhân viên bảo vệ trong Bộ tôi đã nghiên cứu và tìm hiểu được nguyên

lý hoạt động của hệ thống camera tại Bộ Nội vụ như sau:

Bước 1.Toàn bộ hình ảnh được các Camera quan sát tiếp nhận và được chuyền

42

về trung tâm thông qua mạng cáp truyền dẫn tín hiệu riêng của từng Camera

Bước 2.Tại trung tâm, tín hiệu truyền về từ các Camera được xử lý nhờ bộ

chia hình sau đó đưa lên màn hình để theo dõi và giám sát. Màn hình giám sát có khả

năng hiển thị luân phiên các hình ảnh (chia nhiều hình ảnh hay hiển thị một hình ảnh).

Bước 3.Hình ảnh được lưu lại trên trong ổ cứng nhờ đầu ghi chuyên dụng và

có thể phát lại vào bất cứ lúc nào. Việc tìm kiến hình ảnh lưu trữ rất thuận tiện nhành

chóng nhờ khả năng tìm kiếm theo thời gian của đầu ghi hình.

Bước 4.Với Camera IP kết hợp với công nghệ ADSL.Nhân viên sử dụng theo

dõi được hình ảnh ở bất cứ đâu

2.3.4.3. Hệ thống kiểm soát ra vào

Qua thời gian thực tập 02 tháng tôi tìm hiều được nguyên lý, cấu tạo của hệ

thống quản lý ra vào tại Bộ Nội vụ như.

 Giới thiệu các thành phần của hệ thống kiểm soát ra vào cửa:

Đầu đọc kiểm soát ra vào là nơi kiểm tra tính hợp lệ, cho phép hay không cho

phép một người nào đó ra hay vào khu vực kiểm soát.

 Hệ thống chốt cửa: Ngăn chặn ra vào tự do

 Thẻ cảm ứng

 Hệ thống quản lý trên máy tính: Quản lý vào ra, thao tác từ xa vào các đầu

đọc kiểm soát vào ra.

Ở trạng thái bình thường hệ thống chốt cửa ngăn chặn việc có người tự do đi qua

cửa kiểm soát. Mỗi người làm việc tại khu vực kiểm soát cần đăng ký vào hệ thống

kiểm soát vào ra qua đó được người quản lý cấp cho một quyền truy cập duy nhất (thẻ

vào ra, vân tay) khi muốn vào hoặc ra bắt buộc phải dùng lệnh này.

 Giới thiệu về nguyên lý hoạt động

 Mỗi cửa ra vào của phòng thiết bị, phòng làm việc sẽ được gắn một hệ thống

khóa điện từ và hai đầu đọc thẻ cảm ứng dùng để điều khiển khóa điện từ.

 Các đầu đọc tại các cửa ra/vào sẽ được kết nối với nhau và dữ liệu từ đầu đọc

được truyền về phần mềm kiểm soát trên máy tính của người quản lý

 Mỗi nhân viên sẽ sử dụng một chiếc thẻ cảm ứng có in tên, tuổi, cơ quan và

có từng mã tương ứng với nhân viên. Chiếc thẻ này có vai trò kiểm soát việc ra vào

của từng người.

43

2.3.5. Ứng dụng CNTT trong việc quản lý tài chính

Phòng tài chính – kế toán là đơn vị thuộc văn phòng Bộ có chức năng tham

mưu cho chánh văn phòng Bộ quản lý thu, chi kinh phí được ngân sách nhà nước cấp,

chi đoàn ra, đoàn vào, quản lý tài sản, đầu tư xây dựng và các nguồn kinh phí khác của

cơ quan Bộ theo các quy định hiện hành của nhà nước và của Bộ.

Quản lý công tác kế hoạch, tài chính, kế toán và tài sản của cơ quan Bộ là một

trong những chức năng, nhiệm vụ quan trọng của văn phòng Bộ. Yêu cầu nhiệm vụ

của công tác kế hoạch tài chính là phải đảm bảo kinh phí, điều kiện cơ sở vật chất cho

các hoạt động, cho việc thực hiện chương trình, kế hoạch công tác và các nhiệm vụ

thường xuyên, đột xuất mà Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ giao cho bộ. Do đó, cần

phải đề cao trách nhiệm của văn phòng Bộ trong việc tham mưu, đề xuất xây dựng kế

hoạch tài chính, dự toán thu chi ngân sách hàng năm của bộ. [27, 109]

Công tác quản lý tài chính bao gồm ba khâu công việc. Thứ nhất là dự toán thu,

chi ngân sách nhà nước trong phạm vi được cấp có thẩm quyền giao hàng năm, thứ 2

là tổ chức chấp hành dự toán thư, chi tài chính hàng năm theo chế độ, chính sách của

Nhà nước, thứ 3 là quyết toán thu, chi ngân sách Nhà nước.

Ba khâu công việc trong quản lý tài chính đơn vị sự nghiệp đều hết sức quan

trọng. Nếu như dự toán là phương án kết hợp các nguồn nhân lực trong dự kiến để đạt

được các mục tiêu, nhiệm vụ đề ta là cơ sở để tổ chức chấp hành thì quyết toán là

thước đo hiệu quả của công tác lập dự toán. Qua đó có thể thấy ba khâu công việc

trong quản lý tài chính có quan hệ mật thiết với nhau và có ảnh hưởng trực tiếp đến kết

quả sử dụng nguồn lực nhằm hoàn thành tốt các hoạt động đồng thời với việc sử dụng

tiết kiệm, hiệu quả các nguồn được giao.

Qua khảo sát tại Văn phòng Bộ thì việc ứng dụng quản lý tài chính đã được ứng

dụng rất nhiều. Hiện nay, phòng kế toán là bộ phận thực hiện chức năng nhiệm vụ

quản lý và tài chính của Văn phòng.

Nhiệm vụ của phòng kế toán.

 Hướng dẫn các đơn vị trong cơ quan bộ lập dự toán thu, chi ngân sách

nhà nước để kiểm tra, tổng hợp xây dựng dự toán và tham gia xây dựng dự toán các dự

án, đề án, chương trình mục tiêu, đoàn ra, đoàn vào…của cơ quan Bộ theo quy định

của Nhà nước và của Bộ;

 Tổ chức triển khai thực hiện dự toán được giao của cơ quan bộ được bộ

44

trưởng phê duyệt;

 Bảo quản lưu trữ hồ sơ, tài liệu, sổ sách, chứng từ kế toán theo quy định

hiện hành của nhà nước

Các phân hệ chính của phần mềm Halo Financial gồm:

Đối với phân hiệu ngân sách, người sử dụng có thể thực hiện lập dự toán chi và

quản lý chi tiết với từng tài khoản chi trong dự án. Hệ thống sẽ tự động cảnh báo khi

cơ quan chi quá thiết lập. Chính vì vậy với phân hệ này người sử dụng có thể quan lý

được tình hình chi dự toán ngân sách từ đó có thể chinh cho phù hợp với hoạt động

thực tế của doanh nghiệp.

Đối với phân hệ quỹ, người sử dụng có thể theo dõi tiền mặt theo từng loại tiền

khác nhau như VNĐ, USD, EUR, mà không phải mở tài khoản chi tiết cho tài khoản

tiền mặt. Tại đây người sử dụng có thể lập phiếu thu – chi và theo dõi bất kỳ số tiền

quỹ ở bất kỳ thời điểm nào thông qua quỹ tiền mặt

Đối với phân hệ CSDL, có thể theo dõi chi tiết từng vật tư hàng hóa, CSDL,

nhập kho, xuất kho, chuyển kho đến điều chỉnh từng kho. Trong đó con có chức năng

tháo dỡ, lắp ráp sẽ tự động tạo lập các phiếu nhập, phiếu xuất, vật tư, linh kiện mỗi khi

thực hiện lắp ráp tháo dỡ

Đối với phân hệ tiền lương, sẽ giúp người sử dụng tính công, tiền lương cho

nhân viên theo nhiều phương pháp khác nhau như lương cố định, lương theo ngày thực

tế, lương tạm ứng…Đồng thời phần mềm cũng giúp tính lương, tính bảo hiểm xã hội,

bảo hiểm y tế, khấu trừ thuế thu nhập cá nhân, bên cạnh đó người sử dụng có thể theo

dõi về trả lương, thành toán bảo hiểm, thuế chi tiết đến từng nhân viên.

Chức năng sao lưu dữ liệu của Phần mềm Halo Financial cho sao lưu dữ liệu

theo ngày tháng 1 cách tự động nhằm đảm bảo phục hồi dữ liệu 1 cách nhành chóng

trước các tình huống như virut, mất điện. Đồng thời cho khôi phục dữ liệu từ tệp đã

được sao lưu. Ngoài ra Phần mềm có thể cũng cung cấp cho đơn vị các chi tiêu tài

chính thông qua đồ thị hoạt động tài chính. Thêm vào đó còn hỗ trỡ người dùng lập kế

hoạch đơn vị hay giao việc cho cấp dưới, tự động nhất nhắc việc khi đến hạn. Đồng

thời phần mềm còn cung cấp chon người sử dụng thư viện tài chính kế toán, đơn vị có

thể cập nhật bổ sung thêm tài liệu quản lý và khai thác. Cùng với việc ứng dụng công

nghệ vào quản lý thì văn phòng Bộ vẫn sử dụng các hình thức truyền thống trong quản

45

lý chứng từ sổ sách thu chi, thống kê tài sản.

2.4. Đánh giá

2.4.1. Ưu điểm

a. Trong công tác văn thư

Chương trình hệ thống thông tin và cơ sở dữ liệu quản lý văn bản tại Bộ Nội vụ

đang được sử dụng toàn bộ hệ thống mang của tất cả các phòng, đơn vị trực thuộc Bộ

Nội vụ. Chương trình này xây dựng nhằm hỗ trỡ hoạt động chỉ đạo, điều hành của lãnh

đạo bộ và lãnh đạo văn phòng , hoạt động tác nghiệp của cán bộ công chức thuộc văn

phòng Bộ gửi và nhận văn bản giữa các đơn vị trực thuộc bộ qua mạng Internet và

giữa các chuyên viên trong văn phòng qua mạng Internet, thông qua việc tin học hóa

từng bước quy trình tiếp nhận, xử lý văn bản đến, quy trình ban hành văn bản; quy

trình quản lý hồ sơ và gửi nhận văn bản điện tử.

Với giao diện thuận tiện, nhiều chức năng và dễ dàng cho người sử dụng đặc

biệt là bộ phận văn thư nhập thông tin về văn bản nhành và chính xác hơn. Chương

trình hoạt động trên môi trường mạng vì thế mỗi phân quyền truy cập đều phải đăng

nhập bằng ID và mật khẩu riêng đảm bảo yêu cầu bảo mật và an toàn cho dữ liệu văn

thư.

Giúp việc quản lý điều hành tập trung, điều hành và quản lý từ xa. Tăng hiệu

quả xử lý công việc, giảm giảm chi phí giấy tờ, in ấn, điện thoại, đi lại.

Quản lý được toàn bộ văn bản của cơ quan, đơn vị. Phân công xử lý văn bản

nhành chóng, Quản lý, theo dõi quá trình và tiến độ xử lý văn bản. Tìm kiếm báo cáo,

tổng hợp văn bản nhành chon và chính xác. Gửi nhận dữ liệu văn bản điện tử giữa các

cơ quan đơn vị cùng tham gia vào hệ thống trên mạng diện rộng.

b. Trong công tác quản lý nhân sự

Một là, việc ứng dụng tin học trong công tác quản lý nhân sự đã khắc phục

được nhiều hạn chế bằng các công cụ thủ công, cũng như giúp lãnh đạo trong việc

kiểm soát cán bộ, công chức.

Hai là, việc tra cứu tìm kiếm thông tin nhân sự, đánh giá nhân sự, cũng như

quản lý khen thưởng của Văn phòng được dễ dàng hơn, chính xác hơn,

Ba là, kiểm soát được thời gian làm việc của cán bộ công chức được chặt chẽ

hơn, tạo được hiệu quả làm việc tốt hơn, tránh tình trạng đi làm muộn, tạo nên tính

46

chuyên nghiệp cho văn phòng Bộ

Bốn là, phần mềm quản lý nhân sự được xây dựng và phát triển trên nền công

nghệ tiên tiến như.NET, SQL Server bởi đội ngũ có nhiều kinh nghiệm.Hơn nữa phần

mềm được thử nghiệm kỹ càng và hạn chế tối đa các lỗi khi sử dụng, nhằm bảo vệ

CSDL quan trọng của Bộ được an toàn hơn.

Năm là, ngoài ra, phần mềm còn quản lý cơ sở dữ liệu một cách tập trung, giúp

đảm bảo an toàn cho toàn bộ dữ liệu nhân sự của Bộ. Việc phân quyền được thực hiện

một cách chi tiết và bảo mật đến từng chức năng, từng đối tượng sử dụng tạo ra sự an

toàn và độ bảo mật cao.

c. Trong công tác bảo vệ an ninh

Một là việc ứng dụng các thiết bị CNTT như Camera, thiết bị báo cháy, hệ

thống kiểm soát ra vào. Bước đầu đã mang lại hiệu quả tích cực, góp phần đẩy nhành

việc hiện đạo hóa công tác này, đồng thời tiết kiệm thời gian, mở rộng không gian cho

việc quan sát kiểm soát các hoạt động giúp khác phục nhành chóng các sự cố có thể

sảy ra. Qua đó cũng giảm số lượng nhân viên làm công tác bảo vệ, tiết kiệm chi phí.

Hai là Bộ Nội vụ đã chủ động mua sắm những trang thiết bị, phương tiện hỗ

trỡ việc bảo vệ an ninh tại Bộ như theo quy định tại Thông tư 46/2014/TT-BCA Quy

định chi tiết một số điều của Nghị định 06/2013/NĐ-CP ngày 9/11/2013 quy định về

bảo vệ cơ quan doanh nghiệp.

d. Trong công tác quản lý tài chính

 Việc ứng dụng phần mềm quản lý tài chính đã nâng cao hiệu quả quản lý

giảm bớt thời gian và nguồn nhân lực cho việc quản lý và công tác đánh giá tài chính,

tính toán khấu hao. Qua đó đã mang lại một số ưu điểm như:

 Tạo mới Phiếu đề xuất và gửi phê duyệt Online

 Giao diện điện toán đám mây đơn giản, dễ hiểu, tạo điều kiện thuận lợi cho

các phần mềm ứng dụng và các thiết bị phần cứng được nâng cấp thường xuyên tại các

trung tâm bảo hành

 Không phải tốn nhiều thời gian và chi phí cho việc lắp đặt. Công tác bảo

dưỡng, tu sửa và các lỗi phần mềm cũng thuận lợi vì có một đội ngũ nhân viên phụ

trách công việc này cho các đơn vị.

Việc áp dụng điện toán đám mây và trao đổi thông tin truyền số liệu qua mạng

máy tính đảm bảo cho thông tin, số liệu được thu thập, xử lý nhành chóng, chính xác,

47

kịp thời, đặc biệt trong công tác báo cáo quyết toán quý, tháng, năm

 Giảm đáng kể thời gian cho nhân viên và bộ phận quản lý đã sử dụng cho

việc lập phiếu đề xuất, phê duyệt và quản lý thông tin ngân sách cũng như thông tin

thực hiện ngân sách cho từng hạng mục chi phí.

 Cứng cấp khả năng Business Intellingence (BI) để hỗ trợ lãnh đạo phân

tích, khai thác dữ liệu thành các thông tin có ý nghĩa nhằm hỗ trợ việc ra quyết định

cũng như dự toán ngân sách cho các kỳ sau

 Với các phân hệ trên thì việc quản lý tài chính của văn phòng Bộ được thực

hiện một cách khoa học và độ chính xác cao, hạn chế được nhiều sai sót cho công tác

quản lý hành chính

e. Ưu điểm CNTT tác động lên chỉ số cải cách hành chính tại Bộ

Triển khai Quyết định số 1294/QĐ-BNV ngày 03/12/2012 của Bộ Nội vụ phê

duyệt Đề án xác định Chỉ số cải cách hành chính của các Bộ, cơ quan ngang Bộ, Uỷ

ban nhân dân các tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương (gọi tắt là chỉ số CCHC, tên

tiếng Anh là PAR INDEX), Bộ Nội vụ đã ban hành Quyết định số 15/QĐ-BNV ngày

14/01/2015 phê duyệt kế hoạch triển khai xác định chỉ số cải cách hành chính năm

2014 của các bộ, cơ quan ngang bộ, ủy ban nhân dân các tỉnh, thành phố trực thuộc

trung ương.

Trong quá trình khảo sát thực tế chúng tôi thu nhận được kết quả như sau: Năm

2012 Bộ Nội vụ xếp thứ 12/19 về chỉ số cải cách hành chính; năm 2013 xếp thứ 8/19

và gần đây nhất nặm 2014 Bộ Nội vụ xếp thứ 5/19 về chỉ số cải cách hành chính. Qua

thẩm định điểm số về ứng dụng công nghệ thông tin của các vụ, đơn vị trực thuộc Bộ

cho thấy việc ứng dụng công nghệ thông tin của các đơn vị đã được quan tâm, thực

hiện tương đối đầy đủ. Kết quả cho thấy, 100% số tổ chức trực thuộc đơn vị đã triển

khai sử dụng mạng nội bộ (mạng LAN) và thư điện tử để trao đổi, giải quyết công

việc; chất lượng cung cấp thông tin trên Cổng thông tin điện tử của đơn vị đều bảo

48

đảm tính kịp thời, đầy đủ cũng như tính thuận tiện khi truy cập, khai thác thông tin.

Biểu đồ 2.1. Xếp hạng chỉ số cải cách hành chính năm 2014 của bộ, các cơ

49

quan ngang bộ.

Tuy nhiên, trong cải cách hành chính, ngoài những chỉ số chung còn có những

chỉ số riêng quan trọng mà trong đó chỉ số thành phần hiện đại hóa hành chính của Bộ

Nội vụ còn gặp những bất cập với công tác ứng dụng công nghệ thông tin của Bộ.

Giá trị trung bình chỉ số thành phần hiện đại hóa hành chính năm 2014 đạt

75.69% thấp hơn năm 2013 những vẫn ở mức cao hơn so với năm 2012, (năm 2012:

72.81%, năm 2013: 76.54%). Điều này phản ánh mức độ quan tâm trong chỉ đạo, lãnh

đạo của các Bộ, ngành cũng như triển khai tổ chức thực hiện các nội dung của lĩnh

vực hiện đại hóa hành chính chưa thực sự được đồng bộ và chưa được sự quan tâm

đúng mức. Bộ Thông tin và truyền thông đạt chỉ số thành phần lĩnh vực này cáo nhất

81.43%, trong khi đó Bộ Nội vụ biến đổi không đồng đều năm 2012 7 chỉ số thành

phần đạt 69.36%, năm 2013 tăng không đáng kể lên 76.79% nhưng đến năm 2014 lại

tụt rất nhành đạt 57%. Ngoài Bộ Nội vụ còn có Bộ Xây dựng, Bộ Lao động – Thương

binh và Xã hội có chỉ số thành thần hiện đại hóa hành chính thấp dưới 70%, lần lượt

xếp vị chí số 17, 18. Các bộ làm tốt công tác hiện đại hóa hành chính, áp dụng ISO

trong hoạt động của cơ quan hành chính là Bộ Thông tin và Truyền thông, Bộ Tài

chính và Ngân hàng Nhà nước Việt Nam, với chỉ số cải cách hành chính đạt trên 80%.

Chỉ đạo điều hành CCHC 91.69 Xây dựng và tổ chức thực hiện thể chế 84.61 Cải cách TTH C 81.71 Cải cách TCB M HCN N 84.72 Xây dựng và nâng cao chất lượng đội ngũ CCVC 87.94 Hiện đại hóa hành chính 57.00

77.00 63.58 84.21 86.80 88.30 Đổi mới cơ chế tài chính đối với CQHC và 65.81 ĐVSN CL 66.86 76.79 Chỉ số tổng hợp - PAR IND 80.06 EX 77.79

49.88 90.73 85.50 82.72 74.24 68.52 69.36 74.39 Bảng 2.3. Kết quả 7 Chỉ số thành phần của Bộ Nội vụ qua các năm

PAR INDEX 2014 PAR INDEX 2013 PAR INDEX 2012 Chỉ số thành phần hiện đại hóa hành chính bao gồm 2 tiêu chí: “ứng dụng công

nghệ thông tin của bộ”, “chất lượng cung cấp thông tin trên Cổng thông tin điện tử

hoặc Trang thông tin điện tử của Bộ”, và “áp dụng ISO trong hoạt động của các cơ

quan hành chính”, trong đó tiêu chí “ Chất lượng cung cấp thông tin trên Cổng Thông

tin điện tử hoặc trang TTĐT của Bộ” được đánh giá thông qua điều tra xã hội. Tỷ lệ

điểm số của 3 tiêu chí này của các Bộ không đồng đều. Bộ thông tin và Truyền thông

50

đứng đầu. Chỉ số thành phần hiện đại hóa hành chính đạt được kết quat điểm số tại tiêu

chí “Ứng dụng CNTT ”chiếm 45,09%, tiêu chí “Chất lượng cung cấp thông tin” chiếm

32.98% và “Áp dụng ISO” chiếm tỉ lệ 21, 93%; tổng số điểm dạt được tại chỉ số thành

phần hiện đại hóa hành chính. Trong khi đó, Bộ Nội vụ có điểm số về chất lượng cung

cấp thông tin chiếm tỷ lệ cao hơn gấp 2.6 lần só với điểm số của tiêu chí áp dụng ISO,

cụ thể, tiêu chí chất lượng cung cấp thông tin chiếm tỷ lệ 50.5% và điểm số của tiêu

chí áp dụng ISO chiếm tỉ lệ 18.8% tổng số điểm đạt được của Bộ tại Chỉ số thành phần

hiện đại hóa hành chính. Tiêu chi Ứng dụng công nghệ thông tin của Bộ Nội vụ đạt

được điểm số chiếm tỷ lệ 30.7%

Tiêu chí chất lượng cung cấp thông tin được đánh giá qua 3 tiêu chí thành phần:

“Tính kịp thời của thông tin”, “Mức độ đầy đủ của thông tin”, “Mức độ thuận tiện

trong truy cập, khai thác thông tin”. Qua điều tra xã hội học, các ý kiến đánh giá về

chất lượng cung cấp thông tin trên Cổng thông tin điện tử hoặc trang thông tin điện tử

của 19 bộ, cơ quan ngang bộ không được cao. Các bộ, cơ quan ngang bộ đều được

đánh giá ở mức độ bình thường từ khoảng 50% đến trên 60%. Trong khi tỷ lệ này ở

tiêu chí Áp dụng ISO trung bình ở mức 93.16%. Bộ Nội vụ, Ngân hàng nhà

nước Việt Nam, Bộ Thông tin và Truyền thông, Bộ Giáo dục và Đào tạo và Bộ Tư

pháp là nhóm 5 đối tượng được đánh giá cao trên cả ba tiêu chí thành phần qua đánh

giá về chất lượng cung cấp thông tin trên Cổng thông tin điện tử hoặc trang thông tin

điện tử. Trong khi đó, thanh tra Chính phủ có kết quả 57.83% và Bộ Văn hóa, Thể

thao và Du lịch có kết quả 57.5% cần phải có nhiều cải thiện hơn nữa về chất lượng

thông tin được cung cấp.

Các đơn vị nhìn chung tuân thủ các quy định của Chính phủ và của Bộ về tổ

chức bộ máy; thực hiện các quy định về phân cấp quản lý do Chính phủ, Bộ ban hành;

việc tuyển dụng và bố chí sử dụng công chức, viên chức đã thực hiện theo đúng quy

định; đã thực hiện đánh giá công chức, viên chức của đơn vị trên cơ sở kết quả thực

hiện nhiệm vụ được giao. Tuy nhiên, vẫn còn một số đơn vị không ban hành kế hoạch

đào tạo, bồi dưỡng công chức, viên chức năm; không xây dựng kế hoạch biên chế

năm; không thực hiện kiểm tra tình hình tổ chức và hoạt động của các tổ chức trực

thuộc

Công tác đổi mới cơ chế tài chính được các đơn vị tích cực thực hiện, tuy nhiên,

việc thực hiện chế độ báo cáo tài chính vẫn chậm thời gian theo quy định.

51

Công tác ứng dụng công nghệ thông tin; cung cấp thông tin trên Cổng thông tin

điện tử của đơn vị được thực hiện tốt; việc áp dụng ISO trong hoạt động của đơn vị đã

được áp dụng tại 7/7 đơn vị (trong năm 2013 chỉ có 2/7 đơn vị).

2.4.2. Hạn chế

a. Trong công tác văn thư

Bên cạnh những kết quả đạt được, phần mềm quản lý văn bản

qlvb.moha.gov.vn còn có một số hạn chế cần khắc phục sau:

Về cơ sở vật chất: Chất lượng của các thiết bị văn phòng cũng là vấn đề cần

quan tâm. Theo kết quả khảo sát khó khăn trong việc ứng dụng CNTT vào công tác

văn thư có đến 30% cán bộ, nhân viên thường xuyên mất kết nối mạng trong quá trình

làm việc, 20% khi sử dụng máy Photocopy gặp tình trạng kẹt giấy, 20% sử dụng máy

tính hoạt động chậm và 30% phản ánh chương trình quản lý văn bản bị lỗi.

Đường truyền mạng thường xuyên bị mất kết nối gây ra khó chịu cho người làm

việc, thường xuyên gọi cán bộ lên sửa nhưng vẫn sảy ra hiện tượng đó. Làm ảnh

hưởng đến chất lượng công việc và gây tốn thời gian cho nhân viên văn thư.

Về soạn thảo văn bản: Mặc dù đã có quy định rõ về mặt thể thức song việc soạn

thảo văn bản vẫn còn sai về mặt thể thức. Do tâm lý của cán bộ soạn thảo không coi

trọng thể thức mà chỉ chú ý đến nội dung. Tuy nhiên điều này không thường xuyên

sảy ra.

Về quản lý văn bản đi đến trong môi trường mạng. Cán bộ văn thư còn xảy ra

sai sót khi nhập dữ liệu dẫn đến tình trạng trùng số hoặc sai thông tin về văn bản. Điều

này gây khó khăn trong việc phát hành hoặc tìm kiếm văn bản. Văn bản đến theo nhiều

hình thức khác nhau như qua bưu điện, fax, qua mạng nên cán bộ văn thư còn xử lý

chưa kịp và bị nhầm lẫn trong việc đăng ký văn bản đến.

Về khâu nghiệp vụ chưa được áp dụng đồng bộ

 Do đặc thù việc lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu lưu trữ cơ quan còn

phụ thuộc vào cách giải quyết cũ, các văn bản giao nộp chủ yếu trên giấy mà chưa điện

tử hóa thành File nên việc áp dụng chưa được triển khai triệt để. Thể hiện rõ ở các

bước trong quy trình chủ yếu dùng phương pháp giao nộp truyền thống.

 Sử dụng chữ ký và con dấu: Việc sử dụng chữ ký điện tử đã được quy định

tại các văn bản quy phạm pháp luật sau:

Luật số 51/2005/QH11 ngày 29/11/2005 của Quốc hội về giao dịch điện tử

52

(trong đó quy định rõ “Chương trình ký điện tử là chương trình máy tính được thiết lập

để hoạt động độc lập hoặc thông qua thiết bị, hệ thống thông tin, chương trình máy

tính khác nhằm tạo ra một chữ ký điện tử đặc trưng cho người ký thông điệp dữ liệu”)

Nghị định số 106/2011/NĐ-CP ngày 23/11/2011 của Chính phủ sửa đổi, bổ

sung một số điều của Nghị định số 26/2007/NĐ-CP của Chính phủ ngày 15 tháng 02

năm 2007 quy định chi tiết thi hành luật Giao dịch điện tử về chữ ký số và dịch vụ

chứng thực chữ ký số.

Nghị định 170/2013/NĐ-CP ngày 13/11/2013 của Chính phủ sửa đổi, bổ sung

một số điều của Nghị định số 26/2007/NĐ-CP ngày 15/02/2007 của Chính phủ quy

định chi tiết thi hành Luật Giao dịch điện tử về chữ ký số và dịch vụ trung thực chữ ký

số.

Bộ Nội vụ là một cơ quan quản lý nhà nước, tuy nhiên đến thời điểm hiện tại vẫn

sử dụng chữ ký trực tiếp mà chưa dùng chữ ký điện tử, điều này ảnh hưởng đến chất

lượng làm việc lại ảnh hưởng đến bộ mặt của Bộ (không chịu đổi mới)

 Trong thời điểm hiện nay, việc ứng dụng CNTT vào công tác văn thư của Bộ

mới chỉ dừng ở việc đánh máy, in văn bản (thay máy chữ trước kia) và đăng ký văn

bản đi, đến (thay cách đăng ký bằng sổ). Việc quản lý và xử ký văn bản qua mạng máy

tính còn chưa được triển khai triệt để.

Ứng dụng CNTT trong công tác văn thư tại Bộ Nội vụ đã thực hiện khá tốt.

Góp phần quan trọng vào việc nâng cao hiệu quả hoạt động của công tác văn phòng

nói riêng và hoạt động cơ quan nói chung. Còn một sô hạn chế, lãnh đạo Bộ Nội vụ,

cán bộ văn thư cần sửa chữa kịp thời, nhanh chóng để phát huy hết tác dụng của việc

ứng dụng CNTT trong công tác văn thư, chứng minh lợi ích của việc hiện đại hóa công

tác hành chính.

b. Trong công tác quản lý nhân sự

Bên cạnh ưu điểm đã đạt được, vẫn còn những hạn chế nhất định như sau:

 Phần mềm vẫn đang trong quá trình tạo cơ sở dữ liệu, nên vẫn chưa hoàn

chỉnh hết tất cả chức năng.

 Nguồn kinh phí đầu tư cho các kế hoạch ứng dụng CNTT chưa được đáp

ứng đầy đủ, gián đoạn các đề án đề ra chỉ mang tính chung, tập trung vào trang bị phần

cứng mà quên đi việc đầu tư, đổi mới về phần mềm, công tác quản lý nhân lực thực

hiện một cách thủ công, chưa thực sự hiệu quả. Một số cơ quan trực thuộc bộ chưa

53

thống nhất thành lập một hệ thống cơ sở dữ liệu chung gây khó khăn trong công tác

cập nhật QTNL như: Lưu trữ hồ sơ, thuyên chuyển và luân chuyển, thông báo tuyển

dụng, đánh giá kết quả thực hiện công việc giải quyết thắc mắc và những khiếu nại,

chậm trễ trong việc cập nhật thông tin về hướng chỉ đạo, hướng dẫn, của lãnh đạo các

cấp trong Bộ.

c. Trong công tác bảo vệ an ninh

Bên cạnh những thành tích đạt được của công tác bảo vệ an ninh, công tác này

còn có một số hạn chế cần được khắc phục sớm để đưa mọi hoạt động của cơ quan đi

vào nề nếp, ổn định. Đó là việc kiểm soát ra vào cơ quan chưa được tốt, cán bộ cơ

quan chưa thực hiện nghiêm chỉnh nội quy, quy định về thời gian làm việc

d. Trong công tác quản lý tài chính

Bên cạnh những ưu điểm đã nêu trên vẫn còn một số hạn chế còn tồn tại. Như

cán bộ kế toán chưa thực hiện được tốt nhiệm vụ của mình, chưa nắm được những quy

trình nghiệp vụ kế toán.Phần mềm còn một số bất cập, đôi khi còn sảy ra lỗi làm ảnh

hưởng đến công việc của cán bộ.

 Nhiều máy tính đã hết khấu hao, không còn đáp ứng được nhu cầu công việc,

cần bổ sung lượng máy tính hàng năm khoảng 15%. Nhiều thiết bị tại thung tâm tích

hợp dữ liệu của Bộ Nội vụ do thung tâm thông tin – Bộ Nội vụ quản lý đến nay đã lạc

hậu, không đáp ứng được việc cài đặt các phần mềm dịch vụ và các phần mềm ứng

dụng mới, một số hỏng hóc không có điều kiện sửa chữa. Các thiết bị truy cập Internet

và các thiết bị bảo mật, phần mềm phát hiện và ngăn chặn kẻ truy nhập trái phép cần

phải được nâng cấp và trang bị thêm.

2.4.3. Nguyên nhân

Một là đội ngũ cán bộ lãnh đạo tại đơn vị còn hạn chế về trình độ tin học nên

có lúc chưa bắt kịp với yêu cầu làm việc chặt chẽ của hệ thống thông tin điện tử trong

các cơ quan hành chính nhà nước nói chung để ứng dụng vào công tác quản lý, chỉ

đạo, điều hành của đơn vị và của bản thân mình.

Hai là kiến thức và kỹ năng sử dụng máy vi tính, truy cập Internet của một số

cán bộ chưa cao, chưa nắm bắt kịp thời so với sự phát triển nhành chóng của công

nghệ thông tin.

Ba là lực lượng cán bộ lãnh đạo chưa được đào tạo đầy đủ, bài bản và việc cập

54

nhật kiến thức công nghệ mới chưa được đầu tư một cách hiệu quả, chưa đáp ứng được

yêu cầu trong công tác ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác quản lý, chỉ đạo,

điều hành mà chủ yếu là tự học, tự mày mò theo phương thức thủ công.

Bốn là một số cán bộ và cán bộ lãnh đạo nói chungchưa tự khắc phục được

những lỗi mang tính kỹ thuật hoặc chưa tự bảo dưỡng được máy tính trong quá trình

sử dụng, dễ dẫn đến việc hư hỏng, bị lỗi làm ảnh hưởng đến chất lượng công việc.

Năm là kinh phí cho việc phát triển công nghệ thông tin còn hạn chế, hệ thống

mạng Internet chưa được đầu tư nhiều, chất lượng đường truyền chưa cao.

Sáu là việc nhận thức vai trò của ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác

quản lý, chỉ đạo, điều hành nói chung còn thấp. Công tác thông tin tuyên truyền hiểu

rõ lợi ích của của ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác quản lý, chỉ đạo, điều

55

hành còn chậm.

CHƯƠNG 3: MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ ỨNG

DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN VÀO HOẠT ĐỘNG QUẢN LÝ

VÀ ĐIỀU HÀNH VĂN PHÒNG.

3.1. Nhóm giải pháp về nhân thức

 Nâng cao nhận thức và trình độ ứng dụng công nghệ thông tin

Nhận thức về công nghệ thông tin luôn đi kèm với trình độ chuyên môn và mức

độ am hiểu về công nghệ thông tin. Việc nhận thức ở đây trước hết ở đây bắt đầu ở cấp

lãnh đạo, rồi mới đến công chức, viên chức. Do đó cần tập trung một số biện pháp cơ

bản sau:

 Tăng cường trang thiết bị, kiến thức về công nghệ thông tin, kỹ năng sử

dụng công nghệ thông tin, tổ chức chương trình đào tạo kỹ năng phục vụ cho công tác

quản lý, chỉ đạo và điều hành cho cán bộ lãnh đạo.

 Tạo ra các hiệu ứng lan tỏa bằng cách tổ chức các phong trào, các hội thi

lãng đạo ứng dụng công nghệ thông tin giỏi hay có hiệu quả. Từ đó khuyến khích được

việc nâng cao trình độ, tạo môi trường học tập kinh nghiệm giữa các lãnh đạo. Bản

thân mỗi cán bộ cần có sự đầu tư, nghiên cứu học hỏi những kiến thức mới, những kỹ

năng sử dụng máy vi tính, truy cập Internet… để kịp thời có sự thay đổi, hoàn chỉnh

trong việc quản lý, chỉ đạo, điều hành tại đơn vị.

 Phát triển ứng dụng công nghệ thông tin có định hướng

Một hạn chế lớn của các kế hoạch ứng dụng công nghệ thông tin là không có

định hướng chiến lược, còn mang tính tự phát. Tình trạng này sẽ tạo ra sự cố kỹ thuật

khi thực hiện trao đổi thông tin giữa các ứng dụng hay hệ thống thông tin, dẫn đến việc

đầu tư mới hoàn toàn hoặc phải đầu tư thêm các ứng dụng trung gian, vừa gây mất thời

gian, vừa lãng phí. Vì vậy, trong thời gian tới cần có sự đầu tư, phát triển ứng dụng

công nghệ thông tin có định hướng mang tính lâu dài, có tầm chiến lược.

 Tăng cường hiệu quả của việc ứng dụng công nghệ thông tin

Trước hết là việc tin học hóa một số khâu công việc cần thiết như điều hành,

quản lý của lãnh đạo để tăng chất lượng, hiệu quả trong công việc. Cụ thể:

 Ưu tiên nâng cấp hệ thống Email hiện có để đáp ứng được nhu cầu trao đổi

thông tin thường xuyên. Trong ứng dụng công nghệ thông tin nói chung, Email là một

công cụ cơ bản và quan trọng nhất, nó đảm nhận nhiệm vụ chính cho trao đổi thông tin

56

cả trong và ngoài hệ thống.

 Ứng dụng các công nghệ truyền thông đa phương tiện để thực hiện việc trao

đổi thông tin, điều hành từ xa. Điều này sẽ nâng cao chất lượng và hiệu quả của công

tác lãnh đạo, điều hành, đồng thời tiết kiệm được nhiều thời gian..

3.2. Nhóm giải pháp về thể chế

Nhóm giải pháp về thể chế là nhóm giải pháp về xây dựng hành lang pháp lý

các văn bản quy định hướng dẫn để tạo mội trường pháp lý thống nhất cho tổ chức.

Trong nhóm giải pháp về thể chế tôi để xuất như sau:

 Xây dựng và ban hành hướng dẫn sử dụng hợp lý các trang thiết bị văn

phòng nhằm phát huy tối ưu công việc ứng dụng CNTT trong hoạt động quản trị văn

phòng;

 Xây dựng nội quy, quy chế sử dụng các trang thiết bị như máy tính, điện

thoại, máy photo;

 Xây dựng quy định về tài liệu lưu trữ điện tử cũng như quy định về sử dụng

chữ ký số trong ban hành văn bản;

 Xây dựng quy trình các khâu nghiệp vụ của công tác lưu trữ theo tiêu chuẩn

ISO 9001-2008;

 Xây dựng các khứngđánh giá việc ứng dụng tin học tạo điều kiện trong việc

kiểm tra ứng dựng thấy được hiệu quả của các ứng dụng tin học.

3.3. Nhóm giải pháp về công nghệ

3.3.1. Về hạ tầng kỹ thuật

Việc ứng công nghệ thông tin dụng trong hoạt động của văn phòng Bộ cần dựa

trên nhu cầu tổng thể, căn cứ trình độ quản lý và tổ chức các đơn vị cũng như quy mô

và nội dung hoạt động đã được xác định, trên cơ sở khả năng tài chính cho phép. Để

phát huy tối đa tác dụng của việc ứng dụng CNTT phải đảm bảo thực hiện đầy đủ và

theo trật tự các bước tiến hành như: khảo sát, phân tích, thiết kế, cài đặt hệ thống, đưa

vào khai thác sử dụng, bảo hành và hoàn thiện hệ thống.

Bước đầu tiên là việc khảo sát các quá trình thông tin phục vụ nhu cầu hoạt

động thực tiễn của văn phòng Bộ, cần phải xác định được những yêu cầu, phản ánh

các phương án thực hiện, triển khai hệ thống đáp ứng cho người sử dụng quy trinh xử

lý thông tin tự động và mở ra những triển vọng hoàn chỉnh hơn. Dưới đây là một số

giải pháp để nâng cao hơn về hạ tầng kỹ thuật tại văn phòng Bộ.

57

a. Xây dựng, hoàn thiện và phát triển các hệ thống thông tin

 Xây dựng mô hình tổ chức hệ thống thông tin điện tử của Bộ và ngành Nội

vụ;

 Hệ thống thông tin quản lý văn bản và điều hành của Bộ;

 Xây dựng và hoàn thiện hệ thống thư điện tử của vị trực thuộc Bộ và các

đơn vị trực thuộc.

b. Cơ sở dữ liệu

Tiếp tục triển khai xây dựng, duy trì, vận hành một số CSDL của Bộ và các

đơn vị trực thuộc: CSDL văn bản quy phạm pháp luật và văn bản hành chính của Bộ

Nội vụ.

Xây dựng, hoàn thiện và phát triển cơ sở dữ liệu quốc gia về cán bộ, công

chức, viên chức, tổ chức đưa vào khai thác sử dụng.

c. Định hướng xây dựng cơ sở Hạ tầng kỹ thuật mạng thông tin.

 Hình thành hệ thống từ văn phòng Bộ đến các phòng ban chuyên môn

 Hệ thống trung tâm đảm nhận nhiệm vụ thông báo, chỉ đạo điều hành của

lãnh đạo văn phòng Bộ đến các đơn vị trực thuộc đơn vị quản lý thông qua việc truy

cập trực tiếp bằng đường mạng riêng của mình và mạng kết nối khác hoặc mạng điện

thoại đến các đơn vị với nhau và về bộ và cập nhật, khai thác, trao đổi thông tin qua hệ

thống điện tử.

d. Đối với cơ sở hạ tầng mạng Lan

Hệ thống cơ sở hạ tầng thông tin là nền tảng của hệ thống thông tin vì vậy được

thiết kế sao cho đáp ứng được các yêu cầu hệ thống ứng dụng và dịch vụ trong giai

đoạn hiện đại và tương lai cụ thể như sau.

 Yêu cầu về chức năng

 Đáp ứng các yêu cầu về ứng dụng: Mạng truyển thông của đơn vị đảm bảo

cung cấp hạ tầng truyền thông cho việc truy cập cũng như cập nhật và tích hợp hệ

thống dữ liệu trong đơn vị và lên trên bên ngoài;

 Yêu cầu về dịch vụ : Trong giai đoạn hiện tại, hệ thống cơ sở hạ tầng

thông tin cần cung cấp phương tiện cho triển khai hệ thống thư tín điện tử thông nhất

trong các đơn vị với nhau đồng thời chuẩn bị sẵn sàng tích hợp các dịch vụ khác;

3.3.2. Trong công tác quản lý nhân sự

58

a. Phần mềm quản lý nhân sự

Đối với phần mềm quản lý nhân sự cần phải hoàn thiện về sơ sở dữ liệu, nâng

cấp các chức năng của phần mềm để phục vụ công tác quản lý nhân sự tốt hơn. Hạn

chế các nhược điểm thông tin nhân sự không đủ, dẫn đến việc sai lệch thông tin.

Chúng tôi xin đưa ra một số giải pháp sau đây.

Một là; Cơ sở hạ tầng thông tin phục vụ cơ quan hành chính sự nghiệp Bộ về

công tác quản lý nhân sự phải thống nhất xây dựng và quản lý theo quy định của pháp

luật;

Hai là; cơ sở dữ liệu đơn vị là tập hợp thông tin quản ký của một hoặc một số

lĩnh vực kinh tế - chính trị - xã hội, thông tin về CBCC được xây dựng, cập nhật và

duy trì đáp ứng yêu cầu truy cập và sử dụng thông tin, phục vụ lợi ích công cộng;

Ba là; các đơn vị, các CBCC thực hiện truy nhập và sử dụng thông tin trong cơ

sở dữ liệu đơn vị, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác;

Bốn là Bộ phải đảm bảo kinh phí một phần hoặc toàn bộ kinh phí xây dựng và

duy trì cơ sở dữ liệu của các đơn vị trực thuộc;

Năm là; cần phải đầu tư nhiều hơn nữa về kinh phí thực hiện ứng dụng CNTT

trong công tác QLNL, sự quan tâm đến chi tiêu sử dụng về phần cứng là chưa đủ, cần

phải áp dụng đồng bộ với phần mềm, lên kế hoạch về nhu cầu và tiến hành mua bản

quyền các phần mềm cần thiết tại các nhà cung cấp uy tín, chi trả cho ứng dụng CNTT

một cách đảm bảo, hiệu quả.

b. Hệ thống kiểm soát nhân sự

Nghiên cứu lắp đặt thêm các hệ thống quản lý cán bộ, công chức bằng máy

chấm vân tay, thẻ từ, mật khẩu. Đây là hệ thống với tính ưu việt, phục vụ các mục đích

như kiểm soát ra vào và kiểm soát thời gian làm việc của cán bộ, công chức một cách

nhành chóng, hiệu quả.

Hệ thống quét thẻ từ bào gồm các thành phần sau:

1. Đầu đọc thẻ kiểm soát vào và ra: Là nơi quẹt thẻ khi muốn vào cửa mặt

cảm ứng sẽ nhận dạng đúng dữ liệu thì cửa sẽ mở.

2. Hệ thống chốt cửa: Sau khi người đã vào thì hệ thống cửa sẽ tự chốt lại

3. Thẻ cảm ứng.

4. Hệ thống quản lý trên máy tính: Quản lý được số lần ra vào của cán bộ

59

công chức, viên chức qua các đầu lọc thẻ.

Ở trạng thái bình thường hệ thống chốt cửa ngăn chăn việc có người lại tự do đi

vào. Mỗi cá nhân làm việc tại Bộ được cấp một mã, một chấm vân tay, mật khẩu riêng.

Khi muốn ra hoặc vào thì bắt buộc phải có được thẻ cảm ứng. Đầu đọc thẻ được kết

nối với hệ thống thông tin được truyền vào máy tính qua đó thông tin người ra vào

được kiểm soát rất chặt chẽ.

3.3.3. Trong việc quản lý tài chính

Hoàn thiện công tác tài chính, kế toán là giải pháp quan trọng nhằm nâng cao

chất lượng việc lập kế hoạch dự toán ngân sách hằng năm của của cơ quan bộ và nâng

cao hiệu quả sử dụng kinh phí ngân sách hằng năm của cơ quan bộ. Điều quan trọng

trong hoàn thiện lĩnh vực công tác này là làm sao bảo đảm đủ kinh phí và sử dụng có

hiệu quả kinh phí, ngân sách hàng năm cho cơ quan bộ để thực hiện tốt chức năng,

nhiệm vụ quản lý nhà nước và các nhiệm vụ đột xuất Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ

giao cho Bộ.

Công tác quản lý tài chính của Bộ đã được phát huy rất nhiều mặt mạnh và đó

là thành công của văn phòng Bộ trong những năm qua tuy nhiên bên cạnh đó không

thể tránh được những sai sót tồn đọng. Để khắc phục những mặt tồn tại đó tôi xin đưa

ra ý kiến đóng góp với mục đích hoàn thiện thêm một số phần hạch toán kế toán nói

riêng và công tác kế toán của Bộ nói chung

 Sử dụng phần mềm quản lý tài sản – tài chính FA-BigTime

Hiện tại đã có một số Công ty đã phát triển thành công phần mềm quản lý tài

sản đã mang lại hiệu quả tốt ở một số cơ quan, mà phổ biến hiện nay là phần mềm

quản lý tài sản – tài chính FA-BigTime – Phần mềm quản lý tài sản, tài chính là công

cụ giúp đỡ các đơn vị sử dụng ngân sách nhà nước quản lý được đầy đủ chi tiết tài sản

đã được đầu tư mua sắm theo quy định của nhà nước. Phần mềm này có ưu điểm là

được chạy hoàn toàn trên nền tảng Web, dữ liệu được quản lý tập trung và người dùng

có thể truy cập bất kỳ nơi đâu và bất kỳ thời gian nào.

Phần mềm quản lý tài sản cố định FA-Bigtime được xây dựng và phát triển

theo.

 Quyết định số 32/2008/QĐ-BTC Và TT 203/2009/TT-BTC về quản lý sử

dụng tài sản nhà nước

 Thông tư 09/2012/TT-BTC về việc sửa đổi, bổ sungthông tư 245/ 2009/TT-

60

BTC quy định thực hiện nội dung Nghị định 52/2009/NĐ-CP

Phần mềm, sản phẩm được xây dựng trên nền tảng công nghệ hiện đại nhất hiện

nay, đó là Công nghệ điện toán đám mây là giải pháp hiệu quả, tối ưu trong công tác

quản lý thống nhất toàn bộ khối lượng tài sản.

Với một số tính năng như:

 Theo dõi dễ dàng việc đăng ký mới tài sản, đăng ký các thông tin biến động

tăng/giảm nguyên giá trị tài sản.

 Hạn chế một số tính năng bị lỗi ở một số phần mềm khác như rò rỉ thông tin

tài chính, hoạch toán sai.

 Công cụ quản lý tài sản cố định hữu hiện cho các đơn vị hành chính sự

nghiêp

 Phòng kế hoạch tài chính nên thảo luận một số buổi thảo luận nhỏ vào lúc rảnh

rỗi. Trong các buổi thảo luận đó nhân viên của phòng sẽ nêu ra những khó khăn họ

thường gặp phải khi sử dụng phần mềm, sau đó mọi người sẽ cùng trao đổi thông tin,

truyền đạt kinh nghiệm cho nhau để tìm ra cách tối ưu khắc phục vấn đề đó

Ngoài hướng dẫn chương trình kế toán, tài chính. Phòng kế toán nên tổ chức các

buổi bổ trợ kiến thức sử dụng đối với các phần mềm tin học văn phòng cho các nhân

viên kế toán trong phòng.

Hướng dẫn và thường xuyên bồi dưỡng nghiệp vụ và phổ biến kịp thời các văn

bản quy phạm pháp luật của Nhà nước về chế độ tài chính kế toán, ứng dụng công

nghệ thông tin cào quản lý công tác tài chính, kế toán, tài sản của cơ quan bộ.

3.3.4.Trong công tác văn thư

Hoàn thiện hiện đại hóa công tác văn thư của Bộ cần phải củng cố và hoàn thiện

các cơ sở truyền thống của nó. Đưa công tác văn thư của cơ quan đi vào nề nếp. Song

song với việc từng bước hiện đại hóa, cần phải tăng cường cơ sở vật chất kỹ thuật cho

công tác văn thư của bộ. Tăng cường trang thiết bị và những điều kiện và phương tiện

hiện đại cho kho lưu trữ.

Để đảm bảo thực hiện nghiêm túc các quy định của pháp luật nhà nước về văn

thư, khắc phục những tồn tại, hạn chế, từng bước nâng cao chất lượng công tác quản lý

nhà nước, công tác chỉ đạo, điều hành của văn phòng Bộ nhằm đưa hoạt động văn thư

của Bộ tiếp tục hoạt động có hiệu quả, lãnh đạo Bộ cần quan tâm, thực hiện những

61

biện pháp như:

 Hoàn thiện, khai thác triệt để hoạt động ứng dụng CNTT trong công tác văn

phòng đặc biệt là việt thiết kế hoàn chỉnh phần mềm qlvb.moha.gov.vn để khi tìm

kiếm thông tin cho phép người dùng có thể đọc được toàn bộ nội dung văn bản cũng

như công tác lập hồ sơ được tích hợp trong phần mềm này.

 Hoàn thiện mô hìn quản lý CTVT trong giai đoạn hội nhập quốc tế, xây

dựng và ban hành đồng bộ các văn bản chỉ đạo, hướng dẫn nghiệp vụ văn thư, hành

chính văn phòng, đặc biệt là xây dựng và hoàn thiện hệ thống thuật ngữ văn thu, làm

cơ sở xây dựng quy trình trong hệ thống quản lý chất lượng cho hoạt động văn thư của

cơ quan.

 Khuyến khích việc nghiên cứu và áp dụng nhiều phần mềm ưu việt hơn nữa

trong hoạt đông của công tác văn thư đặc biệt các phần mềm có khả năng tích hợp

được nhiều các ứng dụng

 Khuyến khích sử dụng chữ ký số, chữ ký điện tử

3.3.4. Trong công tác an ninh, bảo vệ.

Trang bị bộ đàm cho nhân viên bảo vệ: Việc trang bị bộ đàm cho nhân viên

bảo vệ sẽ đảm bảo cho việc thông tin được thực hiện nhành chóng, giúp liên kết chặt

chẽ giữa các nhân viên bảo vệ với nhau nhất là trong những sự cố cháy nổ gây ra có

thể gây ảnh hưởng đến các đường dây điện thoại cố định thông thường vì vậy việc

trang bị bộ đàm sẽ giúp cho cuộc đàm thoại không bị gián đoạn, hay việc đột nhập của

người lạ vào cơ quan. Đồng thời giúp tăng tính chuyên nghiệp và hiện đại hóa công tác

bảo vệ tại cơ quan.

3.4. Bảo đảm về môi trường pháp lý

 Xây dựng các quy định về an toàn, an ninh thông tin, đẩy mạnh sử dụng chữ

ký số trong các hoạt động ứng dụng công nghệ thông tin của Bộ

 Xây dựng các chính sách thu hút, phối hợp với doanh nghiệp trong công tác

triển khai các ứng dụng công nghệ thông tin của Bộ. Phát triển các hình thức thuê,

khoán trong triển khai ứng dụng công nghệ thông tin.

 Xây dựng các quy định nhằm giảm văn bản giấy, tăng cường chia sẻ thông

tin trong hoạt động của Bộ và ngành Nội vụ với hoạt động của các cơ quan nhà nước.

 Xây dựng các quy trình, chuẩn nội dung tích hợp thông tin từ cấp xã, huyện,

tỉnh, các đơn vị trực thuộc Bộ về Bộ thuộc hệ thống thông tin điện tử của Bộ và đến

62

Văn phòng Chính phủ theo hệ thống thông tin điện tử của Chính phủ.

 Xây dựng, ban hành các quy chuẩn, tiêu chuẩn về ứng dụng CNTT trong Bộ

và trong ngành Nội vụ trên cơ sở các quy định của Chính phủ.

 Xây dựng, ban hành các chuẩn trao đổi dữ liệu điện tử giữa các đơn vị trong

Bộ và trong ngành Nội vụ trên cơ sở các quy định của Chính phủ

3.5. Tăng cường ứng dụng ISO tại văn phòng Bộ.

Được sự đồng ý của lãnh đạo Bộ Nội vụ, sự hỗ trỡ của dự án VIE/01/024/B, từ

tháng 11/2005, văn phòng Bộ đã tổ chức thực hiện kế hoạch triển khai ứng dụng hệ

thống tiêu chuẩn quản lý chất lượng ISO 9001:2000 vào công tác của văn phòng. Đến

nay các tài liệu và những điều kiện cần thiết cho việc áp dụng hệ thống tiêu chuẩn

quản lý chất lượng ISO vào một số loại công việc trong công tác văn phòng đã hoàn

thành. Đã xây dựng và hoàn thành 17 loại tài liệu, trong đó có 7 tài liệu chung và 10

tài liệu là các quy trình giải quyết văn 10 loại công việc cụ thể của văn phòng.

Tuy nhiên trong quá trình áp dụng ISO văn phòng Bộ cần chú ý đến những vấn

đề sau.

Một là; để xây dựng và triển khai áp dụng có hiệu quả hệ thống quản lý chất

lượng ISO, văn phòng bBộ cần phải quyết tâm trong việc xây dựng và áp dụng hệ

thống, hệ thống quản lý chính thức của văn phòng, là phương pháp, lề lối làm việc mà

theo đó lãnh đạo, điều hành mọi công việc của văn phòng Bộ.

Hai là; lãnh đạo văn phòng phải điều hành công việc theo hệ thống quản lý đã

được xây dựng và thường xuyên quan tâm kiểm tra việc thực hiện ở các bộ phận thông

qua việc tổ chức đánh giá nội bộ định kỳ và chủ trì các cuộc họp, xem xét tính hiệu

quả của hệ thống.

Ba là; đội ngũ cán bộ, công chức, viên chức tham gia trực tiếp hoặc có liên quan

đến quy trình tác nghiệp phải hiểu biết đầy đủ và sẵn sang thực hiện quy trình làm

việc, biểu mẫu, thao tác sẽ được chuẩn hóa và các cán bộ, công chức, viên chức liên

quan phải thay đổi một số thói quen, phong cách làm việc cũ.

3.6. Đào tạo và phát triển đội ngũ nhân lực.

Cán bộ, nhân viên văn phòng là những người được đào tạo từ nhiều trình độ

chuyên môn khác nhau, phụ thuộc vào công việc mà họ phải đảm nhận ở từng vị chí.

Tuy nhiên, họ chính là một trong những thành phần cơ bản của hệ thống thông tin

63

trong văn phòng, mức độ hoạt động của họ sẽ có những ảnh hưởng nhất định tới toàn

bộ hoạt động của hệ thống. Vì vậy, những hiểu biết về hệ thống thông tin và công nghệ

thông tin là thực sự cần thiết.

Việc đào tạo về CNTT cho cán bộ, công chức của các cơ quan hành chính Nhà

nước nói chung đều nhằm đến 3 đối tượng chủ yếu, đó là người sử dụng cán bộ, công

chức làm công tác chuyên môn trong hệ thống thông tin có sử dụng máy tính điện tử,

các chuyên viên tin học, các các bộ làm công tác lãnh đạo, quản lý.

Để thực hiện được mục tiêu này, ngoài chương trình đào tạo về tin học tại trường

các cơ quan nhà nước cũng cần phải tổ chức cho các cán bộ, công chức đi học theo

chương trình tin học ứng dụng do Văn phòng Chính phủ xây dưng và cung cấp hoặc

các chương trình mang tính chuyên ngành.

3.7. Hiện đại hóa hành chính tại Bộ Nội vụ

Đề nghị các đơn vị, căn cứ vào chỉ số CCHC năm 2014 của các vụ đơn vị trực

thuộc Bộ tổ chức triển khai phổ biến, tuyên truyền về kết quả Chỉ số CCHC trong

phạm vi của đơn vị để nâng cao trách nhiệm của tập thể, cá nhân trong thực hiện công

tác CCHC và xác định chỉ số CCHC hàng năm. Nghiên cứu và tổ chức đánh giá, rút

kinh nghiệm về kết quả chỉ số CCHC năm 2014 để tìm ra nguyên nhân, các yếu tố ảnh

hưởng và trách nhiệm của tập thể, cá nhân trong việc cải thiện, nâng cao chất lượng

CCHC; trên cơ sở đó đề xuất các giải pháp, biện pháp nhằm nâng cao chất lượng, hiệu

quả công tác CCHC và duy trì hoặc cải thiện chỉ số CCHC của đơn vị.

Một là, thủ trưởng các đơn vị cần phân bổ đủ nguồn lực (con người, tài chính)

để thực hiện các chương trình, kế hoạch CCHC hàng năm và xác định Chỉ số CCHC

của đơn vị.

Hai là, các đơn vị phải thường xuyên kiểm tra, đánh giá việc thực hiện công tác

CCHC của đơn vị và báo cáo kết quả tại các cuộc giao ban thường kỳ và nghiêm túc

thực hiện chế độ thông tin, báo cáo Bộ theo quy định; đồng thời phải phê bình, nhắc

nhở các tổ chức, cá nhân không thực hiện nghiêm túc công tác CCHC.

Ba là, các đơn vị quan tâm, phối hợp chặt chẽ hơn với Vụ Tổ chức cán bộ, Tổ

Thư ký trong triển khai kế hoạch xác định Chỉ số CCHC hàng năm để Chỉ số CCHC

được xác định chính xác, khách quan và công bố đúng thời gian quy định; việc đơn vị

tự đánh giá, chấm điểm cần thực hiện nghiêm túc, thực chất hơn, tránh nặng về thành

tích để kết quả điểm sát với tình hình thực hiện công tác CCHC và đặc thù của đơn vị;

64

rà soát và kịp thời phản ánh, kiến nghị với Bộ về những vấn đề chưa hợp lý trong nội

dung, phương pháp xác định Bộ Chỉ số CCHC hàng năm của các vụ, đơn vị trực thuộc

Bộ để Bộ xem xét, điều chỉnh cho phù hợp.

Bốn là, cải thiện việc sắp xếp, bố trí phòng làm việc cho các đơn vị trong Bộ.

Xây dựng đề án sắp xếp bố chí phòng làm việc cho các đơn vị trong cơ quan một cách

hợp lý. Khi sắp xếp bố chí phòng làm việc cho các đơn vị cần phải chú ý đến các yếu

tố như: Tầm quan trọng về chức năng, nhiệm vụ của các đơn vị, nội dụng và quy trình

giải quyết công việc cũng như mối quan hệ hợp tác trong quá trình lao động, quá trình

thực hiện chức năng, nhiệm vụ chung của cơ quan bộ, công chức nói riêng phải đạt

được mục đích tạo điều kiện thuận lợi cho lao động của cán bộ, công chức, viên chức,

giảm được hao phí thời gian giải quyết những công việc sự vụ không cần thiết để tập

trung thực thi công vụ, bảo đảm quy trình luân chuyển tài liệu trong cơ quan hợp lý,

65

nâng cao năng suất lao động.

KẾT LUẬN

Dưới sự phát triển nhanh chóng và tác động mạnh mẽ của khoa học kỹ thuật

công nghệ tới mọi lĩnh vực trong đời sống xã hội hiện nay, đòi hỏi sự cải tiến không

ngừng trong việc tìm kiếm và áp dụng những thành tựu khoa học tiên tiến của nhân

loại vào trong mọi hoạt động khác nhau. Trong những năm gần đây, Đảng và Nhà

nước đặc biệt chú trọng, quan tâm đến công tác cải cách hành chính văn phòng theo

hướng hiện đại hóa bằng việc xây dựng và áp dụng các chương trình phần mềm trong

quá trình làm việc hằng ngày đạt được hiệu quả và chất lượng cao. Nhận thức được vai

trò, ý nghĩa, tầm quan trọng của việc ứng dụng công nghệ thông tin vào trong quá trình

giải quyết công việc, Lãnh đạo, cán bộ, công chức, nhân viên Bộ nội vụ là một trong

những cơ quan đi đầu trong cả nước về việc áp dụng tin học để xử lý, điều hành công

việc nói chung và công tác quản trị văn phòng nói riêng đã đạt được nhiều thành công

trong quá trình giải quyết công việc, Việc ứng dụng CNTT tại Bộ nội vụ và các cơ

quan, tổ chức khác đã và đang được tiến hành một cách nhanh chóng, kịp thời, đảm

bảo theo đúng chủ trương của Đảng và Nhà nước thực hiện cải cách hành chính hiện

đại. Đồng thời việc ứng dụng CNTT vào trong hoạt động của các cơ quan, đặc biệt là

trong công tác văn phòng không chỉ góp phần nâng cao năng suất và chất lượng công

việc mà còn góp phần tạo nên tính chuyên nghiệp, khoa học. Năm 2014 Bộ nội vụ

được đánh giá là một trong 3 cơ quan cấp Bộ thực hiện tốt nhất việc cải cách thủ tục

66

hành chính, loại bỏ các thủ tục rườm rà.

TÀI LIỆU THAM KHẢO

1. Nguyễn Thị Ngọc An “Quản trị hành chánh văn phòng”(2011),NXB TP Hồ

Chí Minh, Hồ Chí Minh.

2. Bản hướng dẫn về ứng dụng công nghệ thông tin trong Văn thư – Lưu trữ văn

bản số 608/LTNN-TTNC ngày 19-11-1999 của cục Văn thư Lưu trữ.

3. Bộ Khoa học và Công nghệ “Các chương trình Khoa học và Công nghệ trọng

điểm cấp Nhà nước giai đoạn 2006-2010” (2011), NXB Khoa học và Kỹ thuật, Hà

Nội.

4. Bộ Nội Vụ, Tài liệu bồi dưỡng Quản lý CNTT (2007), NXB thống kê, Hà Nội.

5. Chỉ thị 58/TW của Bộ chính trị khóa VIII.

6. Nguyễn Thành Độ, Gíao trình Quản trị văn phòng,(2009) NXB Đại học kinh

tế Quốc dân, Hà Nội.

7. Học viện hành chính quốc gia “Giáo trình hành chính văn phòng trong cơ

quan nhà nước” (2006), NXB giáo dục, Hà Nội.

8. Nghiêm Kỳ Hồng, Lê Văn In, Phạm Hưng, Nghiệp vụ văn phòng hiện đại

(2009) NXB Lao động, TP Hồ Chí Minh.

9. Hội thảo quốc gia lần thứ 10: “Một số vấn đề chọn lọc của công nghệ thông

tin – các hệ thống thông minh” (2008) Đại Lải, 14-15 tháng 9 năm 2007, Nhà xuất bản

KH&CN, Hà Nội.

10. Hội thảo quốc gia lần thứ 2 “Một số vấn đề chọn lọc của công nghệ thông tin

– Tin học ứng dụng” (1998) Quy nhơn, 4-6 tháng 8 năm 1998, Hà Nội.

11. Hội thảo quốc gia lần thứ 3: “Một số vấn đề chọn lọc của công nghệ thông tin

– Công nghệ phần mềm” (2005) Huế, 9-11 tháng 6 năm 2000, Nhà xuất bản

KH&XH, Hà Nội.

12. Hội thảo quốc gia lần thứ 4: “Một số vấn đề chọn lọc của công nghệ thông tin

–Đào tạo nhân lực cho công nghiệp phần mềm”,(2002) Hải Phòng, 7-9 tháng 6 năm

2001, Nhà xuất bản KH&KT, Hà Nội.

13. Đặng Hữu, Ứng dụng và phát triển CNTT phục vụ sự nghiệp CNH “2001” ,

HĐH đất nước, NXB Chính trị Quốc gia, Hà Nội.

14. Luật công nghệ thông tin, NXB lao động và xã hội, Hà Nội, năm 2006

15. Dương Văn Khảm “Từ điển tra cứu nghiệp vụ Quản trị văn phòng”(2015) –

67

Văn thư – Lưu trữ Việt Nam”, NXB Thông tin và truyền thông, Hà Nội.

16. Nguyễn Khắc Khoa “Quản ký thông tin và công nghệ thông tin” (2000), NXB

Văn hóa thông tin, Hà Nội.

17. Vũ Thị Phụng, “Giáo trình Nghiệp vụ văn phòng”,(2010) NXB Hà Nội, Hà

Nội.

18. Đông Thị Thành Phương, Nguyễn Thị Ngọc An, (2012), “Quản trị hành chính

văn phòng” NXB Hồ Chí Minh, Tp Hồ Chí Minh,

19. Vũ Đình Quân “Giaó trình lý thuyết thông tin” (2010), NXB Khoa học và Kỹ

thuật, Hà Nội.

20. Thân Minh Quế (2016). “Một số vấn đề lý luận và nghiên cứu về công tác

văn phòng cấp ủy Đảng ở cơ sở” NXB Lý luận chính trị, Hà Nội.

21. Vũ Đình Quyền, “Quản trị hành chính văn phòng”, (2005) NXB Thống kê,

Hà Nội.

22. Nguyễn Dũng Sinh “Kiến thức tổng quan về công nghệ thông tin – truyền

thông” (2011), NXB Chính trị - Hành Chính.

23. Nguyễn Văn Tâm, Lê Sĩ Dược, Nguyễn Khắc Đinh “Sổ tay công tác văn

phòng Chính phủ” (2006), NXB Thành niên, Hà Nội.

24. Lưu Kiếm Thành, Vũ Văn Thành, Nguyễn Văn Hậu “Giáo trình văn phòng,

văn thư và lưu trữ trong cơ quan nhà nước” (2010) NXB Khoa học và kỹ thuật, Hà

Nội.

25. Văn Tất Thu, “Đổi mới về nhận thức về vị chí, vai trò chức năng và nhiệm vụ

của văn phòng Bộ, cơ quan ngang bộ” Tạp chí tổ chức nhà nước, số 4 – 2003.

26. Văn Tất Thu, “Tổ chức công sở và những yêu cầu trong tổ chức công sở hiện

đại – Tạp chí Quan lý nhà nước, số 1-1998”.

27. Văn Tất Thu, “Tổ chức và hoạt động của văn phòng Bộ, cơ quan ngang Bộ,

cơ quan thuộc Chính phủ” (2011), NXB chính trị Quốc gia, Hà Nội.

28. Văn Tất Thu, (2010)” Vị trí, vai trò, yêu cầu, nguyên tăc của công tác tham

mưu trong văn phòng các bộ, cơ quan ngang bộ, cơ quan thuộc Chính phủ” - Tạp chí

tổ chức nhà nước, số 01.

29. Nguyễn Hữu Tri, Quản trị văn phòng,(2005), NXB Khoa học và kỹ thuật, Hà

Nội.

30. Nguyễn Tương Tri “Ứng dụng công nghệ thông tin trong dạy học”,(2015),

68

NXB đại học Huế, Huế.

31. Ngô Trung Việt “Qúa trình quản lý dự án công nghệ thông tin” (2005), NXB

Đại học quốc gia Hồ Chính Minh, Hồ Chí Minh..

32. Văn thư lưu trữ Trung ương I “Giáo trình hành chính văn phòng” (2005) NXB

69

Văn hóa – Thông tin, Hà Nội.

PHỤ LỤC

Phụ lục số 01: Một số hình ảnh về giao diện phần mềm quản lý văn bản tại văn phòng Bộ Nội vụ.

Phụ lục 02: Một số hình ảnh trong nội dung công tác bảo vệ an ninh.

Phụ lục 3. Hệ thống phần mềm ứng dụng.

Phụ lục 4 .Các nhóm chức năng trong chương trình quản lý văn bản.

Phụ lục 5. Chỉ số thành phần par index cấp Bộ.

Phụ lục 6. Điểm số đạt được và kết quả chỉ số thành phần hiện đại hóa hành

chính của các Bộ.

Phụ lục 7. Điểm số về chất lượng cung cấp thông tin qua điều tra xã hội học

70

Phụ lục 8. Tỷ lệ điểm số đạt được của các bộ tại các tiêu chí của lĩnh vực hiện đại hóa hành chính.

PHỤ LỤC SỐ 01

MỘT SỐ HÌNH ẢNH VỀ GIAO DIỆN PHẦN MỀM QUẢN LÝ VĂN BẢN TẠI

VĂN PHÒNG BỘ NỘI VỤ.

Hình 1.1. Giao diện phần mềm đăng ký văn bản đến

Hình 1.2. Giao diện phần mêm đăng ký văn bản đi

Hình 1.3. Giao diện phần mềm chuyển phát bì đi

Hình 1.4. Giao diện phần mềm đăng ký bì đến

PHỤ LỤC 02.

MỘT SỐ HÌNH ẢNH TRONG NỘI DUNG CÔNG TÁC BẢO VỆ AN NINH

Hình 2.1. Nguyên lý hoạt động Camera

Hình 2.2. Máy Cammera

PHỤ LỤC 3.

HỆ THỐNG PHẦN MỀM ỨNG DỤNG

Đơn vị Các ứng dụng khác đã triển khai

- Phần mềm văn phòng điện tử Eoffice

- Phần mềm quản lý văn bản và điều hành

- Quản lý nhân sự

- Quản lý đề tài khoa học

- Quản lý tài chính-kế toán

- Quản lý thành tra

- Microsoft offce 2003, 2007,2010

- Phần mềm chuẩn hóa thể thưc và kỹ thuật trình bày văn bản theo

Thông tư 01/2011/TT-BNV Bộ nội vụ - Phần mềm Mẫu báo cáo hoạt đông đào tạo, bồi dưỡng hàng năm

của các sơ sở đào tạo bồi dưỡng cán bộ, công chức, viên chức

- Phần mềm tổng hợp kết quả đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, công chức,

viên chức.

- Phần mềm theo dõi thực hiện chương trình công tác và kiểm soát

công việc của từng công chức, viên chức

- Phần mềm theo dõi trả lời chất vấn của đại biểu Quốc hội và kiến

nghị cử tri

- Phần mềm chứng thư số

PHỤ LỤC 4.

CÁC NHÓM CHỨC NĂNG TRONG CHƯƠNG TRÌNH

QUẢN LÝ VĂN BẢN.

Nhóm chức năng văn bản đến Nhóm chức năng văn bản đi

Tiếp nhận văn bản đến Nhập văn bản cơ quan

Sổ văn bản đến Phát hành văn bản đi

Chức năng năng văn bản giao việc Nhóm chức năng cá nhân

Nhập công việc Uỷ quyền xử lý

Xử lý công việc Quản lý thông tin cá nhân

Danh sách công việc Quản lý thông tin cá nhân

Thẩm định công việc Quản lý mật khẩu

Nhóm chức năng hồ sơ công việc Nhóm chức năng văn bản nội bộ

Tạo mới hồ sơ công việc Soạn thảo văn bản nội bộ

Danh sách hồ sơ công việc Sổ văn bản nội bộ

Tìm kiếm hồ sơ công việc Timg kiếm văn bản nội bộ

Tra cứu hồ sơ công việc Tra cứu văn bản nội bộ

Thông báo, nhắc việc Nhóm chức năng báo cáo thống kê

Chat toàn đơn vị Báo cáo văn bản đến

Hướng dẫn sử dụng Báo cáo văn bản đi

Báo cáo văn bản đi nội bộ

Báo cáo giao việc

Thống kê văn bản đến

Thống kê văn bản đi

Thống kê văn bản nội bộ

PHỤ LỤC 5.

TT

Ghi chú

Lĩnh vực/Tiêu chí/Tiêu chí thành phần

Ch ỉ số

Điể m tối đa

Điể m đạt được

Tự đán h giá

BN V đán h giá

CHỈ SỐ THÀNH PHẦN PAR INDEX CẤP BỘ. Điểm đánh giá Điề u tra XH H

14 5,5 0,5

7 7.1 7.1. 1

1

7.1. 2

HIỆN ĐẠI HÓA HÀNH CHÍNH Ứng dụng công nghệ thông tin của bộ Ban hành kế hoạch ứng dụng CNTT của bộ (trong Quý IV năm trước liền kề năm kế hoạch) Ban hành kịp thời (Quý IV của năm trước liền kề năm kế Ban hành muộn hơn, chậm nhất là hoạch): 0,5 ngày 31 tháng 3 năm kế hoạch: 0,25 Ban hành sau ngày 31 tháng 3 năm kế hoạch hoặc không ban hành: 0 Mức độ thực hiện kế hoạch ứng dụng CNTT của bộ

1

7.1. 3

Thực hiện100%kế hoạch: 1 Thực hiện từ 85% - dưới 100%kế hoạch: 0.75 Thực hiện từ 70% - dưới 85% kế hoạch: 0.5 Thực hiện từ 50% - dưới 70% kế hoạch: 0.25 Thực hiện dưới 50% kế hoạch: 0 Tỷ lệ cơ quan, đơn vị thuộc bộ (vụ, cục, tổng cục…) triển khai ứng dụng phần mềm quản lý văn Trên 80% số cơ quan, đơn vị triển bản khai ứng dụng: 1 Từ 70% - 80% số cơ quan, đơn vị triển khai ứng dụng: 0,75 Từ 50% - dưới 70% số cơ quan, đơn vị triển khai ứng dụng: 0,5 Dưới 50% số cơ quan, đơn vị triển khai ứng dụng: 0

1

7.1. 4

Trên 80% số cơ quan, đơn vị sử

ĐTXH H

1 1

7.1. 5 7.1. 6

ĐTXH H ĐTXH H ĐTXH H

6 2 2 2 2,5 0,5

7.2 7.2. 1 7.2. 2 7.2. 3 7.3 7.3. 1

1

7.3. 2

Trên 80% số cơ quan: 1

Tỷ lệ cơ quan, đơn vị thuộc bộ (vụ, cục, tổng cục…) sử dụng mạng nội bộ (mạng LAN) để trao đổi công việc dụng: 1 Từ 70% - 80% số cơ quan, đơn vị sử dụng: 0,75 Từ 50% - dưới 70% số cơ quan, đơn vị sử dụng: 0,5 Dưới 50% số cơ quan, đơn vị sử dụng: 0 Mức độ sử dụng thư điện tử trong giải quyết công việc của công chức Mức độ cung cấp dịch vụ công trực tuyến Tất cả dịch vụ công đều được cung cấp trực tuyến ở mức độ 1 và 2: 0.3 Có từ 10 dịch vụ công trở lên được cung cấp trực tuyến ở mức độ 3: 0.3 Có từ 2 dịch vụ công trở lên được cung cấp trực tuyến ở mức độ 4: 0.4 Chất lượng cung cấp thông tin trên Cổng thông tin điện tử hoặc Trang thông tin điện tử Tính kịp thời của thông tin của bộ Mức độ đầy đủ của thông tin về các lĩnh vực quản lý nhà nước của bộ Mức độ thuận tiện trong truy cập, khai thác thông tin Áp dụng ISO trong hoạt động của các cơ quan hành chính Công bố hệ thống quản lý chất lượng phù hợp Tiêu chuẩn quốc gia TCVN ISO 9001:2008 tại cơ quan bộ Có công bố: 0,5 Không công bố: 0 Tỷ lệ cơ quan hành chính thuộc bộ (Cục, Tổng cục và tương đương) có bản công bố ISO

1

Trên 80% số cơ quan: 1

7.3. 3

Từ 70% - 80% số cơ quan: 0.75 Từ 50% - dưới 70% số cơ quan: 0.5 Dưới 50% số cơ quan: 0 Tỷ lệ cơ quan thực hiện đúng quy định ISO trong hoạt động Từ 70% - 80% số cơ quan: 0.75 Từ 50% - dưới 70% số cơ quan: 0.5 Dưới 50% số cơ quan: 0 Không có báo cáo ISO theo quy định hoặc trong năm không kiểm tra ISO đối với các đơn vị thuộc và trực thuộc: 0

PHỤ LỤC 6.

ĐIỂM SỐ ĐẠT ĐƯỢC VÀ KẾT QUẢ CHỈ SỐ THÀNH PHẦN

HIỆN ĐẠI HÓA HÀNH CHÍNH CỦA CÁC BỘ

STT

Các Bộ, cơ quan ngang bộ

1 Bộ Thông tin và Truyền thông 2 Bộ Tài Chính 3 Ngân hàng Nhà nước Việt Nam 4 Bộ Công Thương 5 Bộ Ngoại Giao 6 Bộ Giao thông Vận tài 7 Bộ Giaó dục và Đào tạo 8 Bộ Tư Pháp 9 Bộ Tài nguyên và Môi trường 10 Uỷ ban Dân tộc 11 Bộ Kế hoạch và Đầu tư 12 Bộ Văn hóa Thể thao và Du lịch 13 Thành tra Chính phủ

Hiện đại hóa hành chính (Điểm tối đa 14) 11.40 11.27 11.24 11.16 11.11 11.10 10.99 10.95 10.84 10.67 10.63 10.60 10.56

Chỉ số thành phần hiện đại hóa hành chính 81.43% 80.50% 80.29% 79.71% 79.36% 79.29% 78.50% 78.21% 77.43% 76.21% 75.93% 75.71% 75.43%

14

10.46

74.71%

Bộ Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn

15 Bộ Khoa học và Công nghệ 16 Bộ Y tế 17 Bộ Xây dựng

10.44 10.42 9.79

74.57% 74.43% 69.50%

18

9.73

69.50%

Bộ Lao động – Thương binh và Xã hội 19 Bộ Nội vụ

7.98

57%

PHỤ LỤC 7.

ĐIỂM SỐ VỀ CHẤT LƯỢNG CUNG CẤP THÔNG TIN QUA ĐIỀU

TRA XÃ HỘI HỌC

STT

Các Bộ, cơ quan ngang bộ

Tỉ lệ % đạt được

Tiêu chí “Chất lượng cung cấp thông tin trên cổng TTĐT hoặc trang TTĐT ” (Điểm tối đa 6) 4.03 3.90 3.76 3.76 3.73 3.69 3.68 3.65 3.64 3.60 3.59

67.17% 65.00% 62.67% 62.67% 62.17% 61.50% 61.33% 60.83% 60.67% 60.00% 59.83%

1 Bộ Nội vụ 2 Ngân hàng Nhà nước Việt Nam 3 Bộ Thông tin và Truyền thông 4 Bộ Giaó dục và Đào tạo 5 Bộ Tư Pháp 6 Bộ Tài nguyên và Môi trường 7 Bộ Tài Chính 8 Bộ Ngoại Giao 9 Bộ Giao thông Vận tài 10 Bộ Công Thương 11 Bộ Xây dựng 12 Bộ Lao động – Thương binh và

3.59

59.83%

Xã hội

3.57

59.50%

13 Bộ Kế hoạch và Đầu tư 14 Bộ Nông nghiệp và Phát triển

3.57

59.50%

Nông thôn

15 Bộ Khoa học và Công nghệ 16 Uỷ ban Dân tộc 17 Bộ Y tế 18 Thành tra Chính phủ 19 Bộ Văn hóa Thể thao và Du lịch

3.56 3.54 3.52 3.47 3.45

59.33% 59.00% 58.67% 57.83% 57.50%

PHỤ LỤC 8.

TỶ LỆ ĐIỂM SỐ ĐẠT ĐƯỢC CỦA CÁC BỘ TẠI CÁC TIÊU CHÍ CỦA LĨNH VỰC HIỆN ĐẠI HÓA HÀNH CHÍNH