Kỹ năng viết email bằng tiếng Anh (Phần 1)
Ưu điểm lớn nhất của e-mail là truyền thông điệp đến đối tượng ở mọi nơi trên thế
giới chỉ trong chốc lát. Vì vậy, nó thuận tiện cho việc trả lời ngay của người nhận
và mang tính hiệu quả cao. Mục đích chung là tốc độ truyền thông tin nhanh chóng
và tính chất thông tin đa dạng.
I. Đặc điểm của e-mail
1. Cách trình bày đơn giản
Ưu điểm lớn nhất của e-mail là truyền thông điệp đến đối tượng ở mọi nơi trên thế
giới chỉ trong chốc lát. Vì vậy, nó thuận tiện cho việc trả lời ngay của người nhận
và mang tính hiệu quả cao. Mục đích chung là tốc độ truyền thông tin nhanh chóng
và tính chất thông tin đa dạng.
2. Cách lưu trữ dữ liệu
Việc nhận thông điệp bằng e-mail giúp cho việc lưu trữ dữ liệu trong phần cứng và
phần mềm máy vi tính được gọn nhẹ và an toàn.
3. Chi phí
Trong thời đại máy vi tính, người ta sử dụng internet để truyền tải thông tin ngày
càng nhiều, nên chi phí e-mail phần nào tùy thuộc vào việc làm việc trực tuyến ít
hay nhiều.
4. Truyền cùng một thông điệp đến nhiều người
Trường hợp gửi cùng một thông điệp đến nhiều người, bắt buộc người gửi phải ghi
họ tên từng người, sao chép và gửi đi. Nhưng đối với e-mail, đơn giản chỉ dùng
CC.
5. Hình thức văn bản
Mặc dù e-mail được trình bày theo hình thức lá thư, nhưng văn bản e-mail gần với
ngôn ngữ nói hơn ngôn ngữ viết. Chẳng hạn như những câu thăm hỏi về thời tiết
cũng được lược bớt, thay đổi lối viết văn chương bằng cách diễn đạt đơn giản tiện
cho việc đọc trên màn hình máy vi tính …
II. Cách viết e-mail
Có 2 hình thức viết e-mail: trang trọng và thân mật
Đối với hình thức e-mail trang trọng:
1. CC, BCC, Return Receipt
To: địa chỉ của người nhận e-mail.
CC (Carbon Copy: sao chép hàng loạt): Việc gửi bản sao văn bản đến địa chỉ của
người nhận là cách dùng khi muốn chuyển đến nhiều người. Khi nhận e-mail,
người nhận sẽ hiểu rằng thông tin được truyền tải đến nhiều người. Tác dụng của
nó thuận tiện nhưng không cần thiết khi gửi đến nhiều người không có liên quan.
BCC (Blind Carbon Copy/Blind Courtesy Copy): Cũng giống như CC, nhưng BCC
hàm nghĩa nhấn mạnh “gửi bí mật”, nên tránh lạm dụng cách gửi này.
Subject: Chủ đề của e-mail đóng vai trò quyết định đến việc đọc hay không đọc
của người nhận.
Attachment: Tài liệu kèm theo.
Return Receipt: Xác nhận đã nhận thư. Đây là cách chứng minh người nhận đã
nhận được e-mail.
2. Subject
Thông thường ta sẽ nhận được rất nhiều e-mail, nên có thể đọc lướt qua chủ đề để
hiểu sơ lược nội dung và quyết định đọc e-mail nào trước.
Đặc điểm của chủ đề là cần viết cụ thể và ngắn gọn điều quan trọng chứa đựng
trong nội dung.
Khi ta đưa vào e-mail những thông tin không rõ ràng, người nhận sẽ không có ý
muốn “Reply”.
Tình huống khẩn cấp “Urgent” chỉ dùng khi thật sự cần thiết.