LÀM TH NÀO Đ THUY T TRÌNH HI U QU ?Ế Ể Ế Ệ Ả
Là m t sinh viên hay m t cán b qu n lý, b n s không th tránh kh i nh ngộ ộ ộ ả ạ ẽ ể ỏ ữ
bu i báo cáo thuy t trình. Ngoài n i dung và ch t l ng c a công vi c đã th cổ ế ộ ấ ượ ủ ệ ự
hi n, m t y u t r t quan tr ng nh h ng đ n k t qu chính là hình th c trìnhệ ộ ế ố ấ ọ ả ưở ế ế ả ứ
bày c a bu i báo cáo, thuy t trình đó. Bài vi t này mu n chia s m t vài kinhủ ổ ế ế ố ẻ ộ
nghi m đ làm cho bài thuy t trình c a b n có hi u qu h n.ệ ể ế ủ ạ ệ ả ơ
Tr c h t, chúng ta c n ph i l u ý r ng đa s nh ng ng i ch ng ki n bu i báoướ ế ầ ả ư ằ ố ữ ườ ứ ế ổ
cáo là nh ng ng i không tham gia vào quá trình làm vi c tr c đó nh ng l i cóữ ườ ệ ướ ư ạ
nhu c u c n bi t v chúng. Trong s đó, ngoài m t s ng i ham mu n hi uầ ầ ế ề ố ộ ố ườ ố ể
bi t v lĩnh v c liên quan đ n tên đ tài báo cáo, nh ng ng i còn l i ch ngế ề ự ế ề ữ ườ ạ ứ
ki n bu i thuy t trình vì trách nhi m c a h ho c ch vì m t s tình c cũng nhế ổ ế ệ ủ ọ ặ ỉ ộ ự ờ ư
tò mò. Do đó, đ bu i thuy t trình th c s có hi u qu , đi u c n ph i làm là d nể ổ ế ự ự ệ ả ề ầ ả ẫ
d t ng i nghe t đ ng l c đ n s thích thú. Vi c này đ c th c hi n thông quaắ ườ ừ ộ ự ế ự ệ ượ ự ệ
hình th c ngo i hình và gi ng nói c a ng i trình bày, hình th c và c u trúc c aứ ạ ọ ủ ườ ứ ấ ủ
bài gi i thi u.ớ ệ
Tùy theo tính ch t quan tr ng c a bu i báo cáo mà báo cáo viên s d ng trangấ ọ ủ ổ ử ụ
ph c theo m c đ nghiêm túc c a nó. Trang ph c quá tr nh tr ng ho c s trangụ ứ ộ ủ ụ ị ọ ặ ự
đi m c u kỳ không ph i lúc nào cũng đúng m c. Hình th c l ch s nh ng đ nể ầ ả ự ứ ị ự ư ơ
gi n, tho i mái s giúp báo cáo viên th c s t tin, ch đ ng và tránh đ c sả ả ẽ ự ự ự ủ ộ ượ ự
m t thi n c m t phía ng i tham d . M t d ng hình th c khác c a ng i trìnhấ ệ ả ừ ườ ự ộ ạ ứ ủ ườ
bày đ c ng i nghe l u ý y ngay t đ u chính là gi ng nói. Tùy theo đ tài vàượ ườ ư ấ ừ ầ ọ ề
lĩnh v c, gi ng nói có th lên xu ng truy n c m khác nhau. ự ọ ể ố ề ả
Tuy nhiên, m t gi ng nói v i t c đ v a ph i, phát âm rõ ch và đ l n đ phộ ọ ớ ố ộ ừ ả ữ ộ ớ ủ ủ
r ng không gian n i trình bày s d cu n hút s quan tâm c a m i ng i h n.ộ ơ ẽ ễ ố ự ủ ọ ườ ơ
Nh ng ng i có gi ng nói v i âm v c quá cao ho c quá th p c n chú ý đi uữ ườ ọ ớ ự ặ ấ ầ ề
ch nh đ v a giúp ng i khác d nghe h n (tai ng i nh y nh t v i âm thanh ỉ ể ừ ườ ễ ơ ườ ạ ấ ớ ở
t n s kho ng 5000Hz) v a d chi m đ c c m tình c a h .ầ ố ả ừ ễ ế ượ ả ủ ọ
Hình th c c a bài báo cáo (slide) là ph n k ti p gây n t ng cho ng i theoứ ủ ầ ế ế ấ ượ ườ
dõi. M t ph n minh h a v i nh ng màu s c d nhìn (t góc nhìn c a ng i theoộ ầ ọ ớ ữ ắ ễ ừ ủ ườ
dõi), kích th c ch v a đ s t t h n m t ph n minh h a chi chít ch vi t v iướ ữ ừ ủ ẽ ố ơ ộ ầ ọ ữ ế ớ
đ th màu s c hay m t màu duy nh t. M i trang trình bày c n có tiêu đ và chủ ứ ắ ộ ấ ỗ ầ ề ỉ
nên có kho ng 4 – 5 dòng n i dung d ng tóm t t.ả ộ ở ạ ắ
Bên c nh đó, vi c s d ng quá nhi u các hi u ng đ ng (animation) s làm choạ ệ ử ụ ề ệ ứ ộ ẽ
b n thân ng i trình bày m t t p trung vào n i dung chính cũng nh làm loãngả ườ ấ ậ ộ ư
s chú ý c a ng i nghe.ự ủ ườ
Sau khi đã l u ý chăm chút cho hình th c c a b n thân cũng nh ph n minhư ứ ủ ả ư ầ
h a, chúng ta cũng c n quan tâm đ n c u trúc c a bài gi i thi u. B n nên l u ýọ ầ ế ấ ủ ớ ệ ạ ư
r ng, tuy bài gi i thi u có th ng n ho c dài khác nhau nh ng luôn luôn ph iằ ớ ệ ể ắ ặ ư ả
b o đ m ba ph n :gi i thi u, tri n khai c th và t ng k t. Ph n tri n khai cả ả ầ ớ ệ ể ụ ể ổ ế ầ ể ụ
th có th dài và mang đ m tính chuyên môn nên có ph n khó hi u h n. Doể ể ậ ầ ể ơ
v y, ph n gi i thi u và t ng k t nên đ c trình bày m t cách d hi u nh t vàậ ầ ớ ệ ổ ế ượ ộ ễ ể ấ
giúp ng i nghe có cái nhìn t ng quát v nh ng gì đang đ c gi i thi u trongườ ổ ề ữ ượ ớ ệ
bu i báo cáo. ổ
Làm t t hai ph n này, báo cáo viên s n m đ c h n 50% s thành công.ố ầ ẽ ắ ượ ơ ự
Trong ph n gi i thi u, ng i trình bày ph i nêu đ c đ ng l c (motivation) c aầ ớ ệ ườ ả ượ ộ ự ủ
đ tài đang báo cáo, nh ng ràng bu c và k t qu mong mu n thông qua vi cề ữ ộ ế ả ố ệ
th c hi n đ tài. Ph n t ng k t s cho bi t nh ng k t qu nào đã đ t đ cự ệ ề ầ ổ ế ẽ ế ữ ế ả ạ ượ
cũng nh đánh giá nó so v i s mong mu n và nh ng đi u có th phát tri n ti pư ớ ự ố ữ ề ể ể ế
t c trong t ng lai. ụ ươ
Ph n phát tri n nh ng n i dung chuyên môn c th s là ph n khó trình bàyầ ể ữ ộ ụ ể ẽ ầ
nh t b i nó ch a m t kh i l ng l n nh ng n i dung đ c tr ng c a công vi c.ấ ở ứ ộ ố ượ ớ ữ ộ ặ ư ủ ệ
Ng i trình bày c n ph i hi u rõ n i dung công vi c c a mình đã làm đ có thườ ầ ả ể ộ ệ ủ ể ể
phân lo i ra thành nhi u ph n nh theo mô hình quan h d ng s đ cây (tree).ạ ề ầ ỏ ệ ạ ơ ồ
Vi c t ch c n i dung theo s đ này giúp gi m i quan h ch t ch gi a cácệ ổ ứ ộ ơ ồ ữ ố ệ ặ ẽ ữ
ph n v i nhau. Khi trình bày, báo cáo viên nên gi i thi u cho ng i nghe bi tầ ớ ớ ệ ườ ế
mình s trình bày nh ng ph n nào cũng nh v trí t ng đ i c a ph n đangẽ ữ ầ ư ị ươ ố ủ ầ
đ c gi i thi u v i các ph n khác (plan). ượ ớ ệ ớ ầ
M c dù là ph n trình bày nh ng chi ti t c th c a công vi c, báo cáo viên cũngặ ầ ữ ế ụ ể ủ ệ
không nên quá sa đà vào nh ng chi ti t chuyên môn quá r c r i mà ch nên trìnhữ ế ắ ố ỉ
bày m t cách t ng quát, d hi u nh t. Sau m i ph n nh , ng i trình bày nênộ ổ ễ ể ấ ỗ ầ ỏ ườ
có m t s k t hay nh n xét cho ph n đ y đ cô đ ng l i v n đ .ộ ơ ế ậ ầ ấ ể ọ ạ ấ ề
Tóm l i, đ m t bu i báo cáo thuy t trình th t s có hi u qu , ng i trình bàyạ ể ộ ổ ế ậ ự ệ ả ườ
c n có s chu n b h p lý v hình th c ngo i hình và gi ng nói c a mình, hìnhầ ự ẩ ị ợ ề ứ ạ ọ ủ
th c và c u trúc bài gi i thi u. Đi u chú ý cu i cùng là vi c s d ng t ng phứ ấ ớ ệ ề ố ệ ử ụ ừ ữ ổ
bi n, d hi u đ di n đ t v n đ . ế ễ ể ể ễ ạ ấ ề
Chúc các b n thành công.ạ
ThS Võ Nh t Vinh. ậ
Ngoài ra, xin g i t i các b n lo t bài gi i thi u v Presentation (g m 4 ph n):ử ớ ạ ạ ớ ệ ề ồ ầ
Ph n I: Gi i thi u.ầ ớ ệ
Ph n II: Cách m đ u và chu n b .ầ ở ầ ẩ ị
Ph n III: Cách trình bày n i dung.ầ ộ
Phàn IV: K t thúc và tr l i câu h i.ế ả ờ ỏ
PH N IẦ
Tr c khi b n b t đ u, có năm câu h i b n c n tr l i. Ai là khán gi (ng iướ ạ ắ ầ ỏ ạ ầ ả ờ ả ườ
tham d ) bài trình bày c a b n?ự ủ ạ
B n nên có k ho ch tr c đ bi t đ c vài đi u v ng i tham d nh hi uạ ế ạ ướ ể ế ượ ề ề ừơ ự ư ể
bi t c a h v ch đ báo cáo c a b n. N u b n hi u ng i tham d , b n cóế ủ ọ ề ủ ề ủ ạ ế ạ ể ườ ự ạ
th ch n phong cách nói và t ng thích h p. B n cũng s quy t đ nh cách trìnhể ọ ừ ữ ợ ạ ẽ ế ị
bày báo cáo và cách th c trình bày m đ u liên quan và thú v đ n v i ngu iứ ở ầ ị ế ớ ờ
tham d .ự
T i sao b n ph i trình bày báo cáo đó?ạ ạ ả
B n đang c th gì đó cho m t ai đó, thuy t ph c ai làm đi u gì, ho c k v 1ạ ố ứ ộ ế ụ ề ặ ể ề
v n d gì đó? Đi u gì b n ng i tham d nghĩ ho c c m nh n đu c cu i bàiấ ề ề ạ ườ ự ặ ả ậ ợ ở ố
nói? Điièu gì s s y đ n b c ti p theo? S c n thi t c a trình bày, ho c sẽ ả ế ở ướ ế ự ầ ế ủ ặ ẽ
thích h p h n n u vi t báo cáo ho c biên b n ghi nh ?ợ ơ ế ế ặ ả ớ
Th i gian bài trình bày c a b n là bao nhiêu?ờ ủ ạ
B n c n ph i bi t rõ bao nhiêu thông tin s đu c trình bày và ti t ki m th i gianạ ầ ả ế ẽ ợ ế ệ ờ
cho ph n câu h i và tr l i cu i th i gian báo cáo. Thông th ng, bài trình bàyầ ỏ ả ờ ố ờ ườ
không nên kéo dài quá 30 phút. N u b n trình bày kéo dài h n, có kh năng caoế ạ ơ ả
là ng i tham d s c m th y bu n ng .ườ ự ẽ ả ấ ồ ủ
B n s trình bày đâu?ạ ẽ ở
Hãy ch c ch n là b n s trình bày căn phòng đ l n có trang b các thi t bắ ắ ạ ẽ ở ủ ớ ị ế ị
nghe nhìn c n thi t. N u có th , ki m tra phòng báo cáo tr c khi b n đ n đầ ế ế ể ể ướ ạ ế ể
bi t tr c các thi t b làm vi c t t và xem phòng có đ ánh sáng và thôngế ướ ế ị ệ ố ủ
thoáng không.
Ngày nào b n s trình bày?ạ ẽ
N u ngay tru c b a tr a, ho c sau b a tr a ngày th 6, ng i tham d có thế ớ ữ ư ặ ữ ư ứ ườ ự ể
không có s chú ý nh các th i gian khác. Hãy t o s khác bi t đ tăng s h pự ư ờ ạ ự ệ ể ự ấ
d n và tính thông tin cao c a bài nói n u b n s p trình bày 1 đi m th i gianẫ ủ ế ạ ắ ở ể ờ
không ti n cho l m.ệ ắ
Lên k ho chế ạ
N u b n hi u rõ b n s trình bày bài nói và t i sao b n l i ph i trình bày choế ạ ể ạ ẽ ạ ạ ạ ả
ng i tham d , b n có th đ t v trí c a mình vào vai trò c a ng i nghe. B nườ ự ạ ể ặ ị ủ ủ ườ ạ
có th nghĩ v thông tin gì s c n có trong bài trình bày và th t n i dung trìnhể ề ẽ ầ ứ ự ộ
bày. B n cũng có th nghĩ v l i gi i thi u sao cho gây c m h ng ng i nghe.ạ ể ề ờ ớ ệ ả ứ ở ườ
Bài trình bày c a b n nên chia thành 5 n i dung (ph n) chính nh sau:ủ ạ ộ ầ ư
Gi i thi uT ng quanN i dung chính c a bài trình bàyTóm l cPh n câu h i vàớ ệ ổ ộ ủ ượ ầ ỏ
tr l iHãy t o và vi t 1 ghi chú s l c v t t c các đi m (n i dung) b n mu nả ờ ạ ế ơ ượ ề ấ ả ể ộ ạ ố
trình bày trong bài nói và lên k ho ch. R t có giá tr n u b n ghi các đi m (n iế ạ ấ ị ế ạ ể ộ
dung) vào các th ch m c đ h tr b n trong quá trình trình bày. Th ch m cẻ ỉ ụ ể ỗ ợ ạ ẻ ỉ ụ
cũng có th dùng đ ghi các liên k t gi a các đi m (n i dung), ho c cách đánhể ể ế ữ ể ộ ặ
v n các t khó.ầ ừ
Cách gi i thi u b t đ u bài nóiớ ệ ắ ầ
Hãy đ ng i khác gi i thi u b n v i ng i nghe. Đi u này s đem l i cho b nể ườ ớ ệ ạ ớ ườ ề ẽ ạ ạ
uy tín nh t đ nh v i vai trò là ngu i nói và b n cũng s không ph i gi i thi u b nấ ị ớ ờ ạ ẽ ả ớ ệ ạ
là ai và t i sao l i đây. Sau khi đ c gi i thi u v i khán gi , b n có th b tạ ạ ở ượ ớ ệ ớ ả ạ ể ắ
đ u bài trình bày. Nh ng gì b n nói ban đ u r t quy t đ nh - n u b n không làmầ ữ ạ ầ ấ ế ị ế ạ
khán gi quan tâm ngay t đ u, r t khó có th gi h nghe b n trình bày. Hãyả ừ ầ ấ ể ữ ọ ạ
nghĩ v nh ng gì quan tr ng s nói nghĩa là trình bày nh ng đi m quan tr ngề ữ ọ ẽ ữ ể ọ
đ n khán gi . Có th là v n đ b n đã bi t cách gi i, ho c s vi c ho c th ngế ả ể ấ ề ạ ế ả ặ ự ệ ặ ố
kê h c n bi t đ n. L i phát bi u ho c câu h i m đ u không nên dài h n h n 1ọ ầ ế ế ờ ể ặ ỏ ở ầ ơ ơ
phút và đ a ra đi m gì đó đ ng i nghe suy nghĩ.ư ể ể ườ
PH N IIẦ T ng quanổ
Sau khi b n đ a ra l i phát bi u m đ u, b n nên gi i thi u s l c v bàiạ ư ờ ể ở ầ ạ ớ ệ ơ ượ ề
thuy t trình c a mình. Bao g m nh ng gì b n đ nh nói và các ch đi m baoế ủ ồ ữ ạ ị ủ ể
trùm, th i gian thuy t trình và cách b n s n m b t câu h i.ờ ế ạ ẽ ắ ắ ỏ