Lean - giải pháp cạnh
tranh
Trong khi General Motors (GM) chuẩn bị sa thải hàng chục ngàn công nhân
và đóng cửa các cơ sở sản xuất thì Toyota lại đang mở rộng nhà xưởng ở Mỹ
và một số nơi trên thế giới. Bí quyết nào đã giúp Toyota làm nên những kỳ
tích như thế? Lean chính là một trong những bí quyết quan trọng giúp mang
lại thành công cho hãng xe hơi này.
Nguyên tắc cơ bản của Lean
Tuy đã được áp dụng ở Toyota vào những năm của thập niên 1950 nhưng
mãi đến đầu thập niên 1990 phương pháp này mới được đúc kết và phổ biến
ở Mỹ. Nguyên tắc chủ đạo của Lean là làm tăng giá trị cho khách hàng
thông qua việc liên tục loại bỏ lãng phí trong suốt quá trình cung cấp sản
phẩm, dịch vụ. Doanh nghiệp phải hiểu được khách hàng thật sự quan tâm
đến điều gì và sẵn sàng trả tiền cho những giá trị nào từ sản phẩm và dịch vụ
được cung cấp. Từ đó, những hoạt động nào của doanh nghiệp không tạo ra
giá trị mong muốn sẽ được giảm thiểu hoặc loại bỏ. Việc gia tăng doanh thu
là cần thiết, tuy nhiên chính chi phí tiết kiệm từ hoạt động kinh doanh sẽ trực
tiếp cải thiện lợi nhuận cho doanh nghiệp.
Khả năng nhận dạng các loại lãng phí và từng bước loại bỏ chúng một cách
có hệ thống chính là trọng tâm của phương pháp Lean. Các lãng phí thường
hiện diện đa dạng dưới những hình thức sau:
- Sản xuất dư thừa: làm ra nhiều hơn nhu cầu, sớm hơn lúc cần thiết…
- Tồn kho: dư thừa nguyên liệu, sản phẩm dở dang, thành phẩm…
- Chờ đợi: do thiếu nguyên phụ liệu, linh kiện, hướng dẫn, thông tin, chờ xét
duyệt…
- Vận chuyển: chuyên chở nguyên liệu từ kho đến nơi sử dụng, thông tin qua
lại giữa các khâu, các phòng ban…
- Thao tác: tìm kiếm vật dụng, thiết bị; di chuyển hoặc thao tác không hợp lý
gây mệt mỏi…
- Gia công quá mức cần thiết so với yêu cầu khách hàng, sửa chữa hàng bị
lỗi…
- Chất lượng: không ổn định, phế phẩm, thông tin sai lệch…
- Lãng phí con người: chất xám, kiến thức, kinh nghiệm của nhân viên
không được tiếp thu, tập hợp, chia sẻ…
Đến đây thì câu hỏi đặt ra là doanh nghiệp sẽ phải cắt giảm chi phí và chống
lãng phí như thế nào?
Sơ đồ chuỗi giá trị
Khi doanh nghiệp quyết định bắt tay vào thực hiện Lean, bước đầu tiên phải
thực hiện là ghi nhận lại các hoạt động cụ thể xảy ra trong suốt tiến trình
cung cấp sản phẩm, dịch vụ. Quá trình lập sơ đồ chuỗi giá trị sẽ giúp chủ
doanh nghiệp nhìn thấy hiện trạng hoạt động, bao gồm các bước thực hiện
công việc; quá trình di chuyển của thông tin và giấy tờ; thời gian xử lý ở
từng công đoạn; tổng thời gian thực hiện một giao dịch đối với khách hàng.
Sau khi đã có thông tin để nhận ra sự lãng phí cũng như nhìn thấy các cơ hội
cải tiến, doanh nghiệp sẽ thiết lập mô hình hoạt động trong tương lai để cải
thiện theo từng giai đoạn mỗi sáu tháng hay một năm. Mỗi doanh nghiệp có
thể cùng lúc có nhiều sơ đồ chuỗi giá trị tùy vào tính chất đặc thù của các
nhóm sản phẩm, dịch vụ hay nhóm đối tượng khách hàng. Bạn đọc có thể
vào trang web www.sme.org để tìm và tham khảo thêm các hướng dẫn cụ
thể có kèm hình ảnh minh họa về cách lập sơ đồ chuỗi giá trị.
Trường hợp doanh nghiệp nhận thấy có quá nhiều vấn đề phải cải tiến trong
khi thời gian và nguồn lực lại có hạn, hãy tập trung vào các vấn đề đơn giản