MỤC LỤC
Danh mục chữ viết tắt
Danh mục bảng biểu, sơ đồ
Tóm tắt luận văn
PHẦN MỞ ĐẦU ................................................................................................ 1
Chương 1 - Những vấn đề lý luận cơ bản về hệ thống kiểm soát nội bộ
trong quản lý tài chính tại các chi nhánh ngân hàng thương mại ............... 4
1.1. Hệ thống kiểm soát nội bộ trong quản lý ............................................... 4
1.1.1 Lý luận chung về kiểm soát nội bộ trong quản lý ......................... 4
1.1.1.1 Kiểm soát trong quản lý .................................................... 4
1.1.1.2 Phân loại hoạt động kiểm soát .......................................... 7
1.1.2 Lý luận chung về hệ thống kiểm soát nội bộ ................................ 10
1.2. Hệ thống kiểm soát nội bộ trong quản lý tài chính tại các chi nhánh
ngân hàng thương mai ........................................................................................ 15
1.2.1 Quản lý tài chính ........................................................................... 15
1.2.2 Vai trò của kiểm soát nội bộ đối với quản lý tài chính ................. 16
1.2.3 Các bộ phận cấu thành hệ thống kiểm soát nội bộ trong quản lý
tài chính .............................................................................................................. 17
1.2.3.1 Môi trường kiểm soát ........................................................ 18
1.2.3.2. Hệ thống kế toán ............................................................... 22
1.2.3.3. Các thủ tục kiểm soát ....................................................... 23
1.2.3.4. Kiểm toán nội bộ .............................................................. 25
1.2.4 Kiểm soát trên một số phần hành .................................................. 26
1.2.4.1, Kiểm soát nghiệp vụ cho vay ............................................ 26
1.2.4.2. Kiểm soát hoạt động kho quỹ ........................................... 27
1.2.4.3. Kiểm soát thu nhập ........................................................... 28
1.2.4.4. Kiểm soát chi phí .............................................................. 28
1.2.4.5. Kiểm soát hoạt động huy động vốn .................................. 29
Chương 2 - Thực trạng hệ thống kiểm soát nội bộ với việc tăng cường
quản lý tài chính tại Chi nhánh Ngân hàng Nông nghiệp và Phát triển
Nông thôn Long Biên ....................................................................................... 31
2.1 Đặc điểm của Chi nhánh Ngân hàng Nông nghiệp và Phát triển Nông
thôn Long Biên có ảnh hưởng đến hệ thống kiểm soát nội bộ .......................... 31
2.1.1 Quá trình hình thành và phát triển của Chi nhánh Ngân hàng
Nông nghiệp và Phát triển nông thôn Long Biên ............................................... 31
2.1.2 Cơ cấu tổ chức của Chi nhánh Ngân hàng Nông nghiệp và Phát
triển nông thôn Long Biên .................................................................................. 34
2.1.3 Đặc điểm hoạt động kinh doanh của Chi nhánh Ngân hàng Nông
nghiệp và Phát triển nông thôn Long Biên ......................................................... 35
2.2 Hệ thống kiểm soát nội bộ với việc tăng cường quản lý tài chính tại
Chi nhánh Ngân hàng Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn Long Biên .......... 45
2.2.1 Môi trường kiểm soát ..................................................................... 45
2.2.2 Hệ thống kế toán ............................................................................ 51
2.2.3 Các thủ tục kiểm soát .................................................................... 54
2.2.4 Kiểm toán nội bộ ........................................................................... 57
2.2.5 Kiểm soát trên một số phần hành .................................................. 61
2.2.5.1 Kiểm soát nghiệp vụ kho quỹ ............................................. 61
2.2.5.2 Kiểm soát thu nhập và chi phí ........................................... 67
2.3 Đánh giá thực trạng hệ thống kiểm soát nội bộ với việc tăng quản lý tài
chính tại Chi nhánh Ngân hàng Nông nghiệp và Phát triển nông thông Long
Biên ..................................................................................................................... 75
Chương 3: Phương hướng và giải pháp hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội
bộ với việc tăng cường quản lý tài chính tại Chi nhánh Ngân hàng Nông
nghiệp và Phát triển nông thôn Long Biên ..................................................... 79
3.1 Sự cần thiết phải hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ với việc tăng
cường quản lý tài chính tại Chi nhánh Ngân hàng Nông nghiệp và Phát triển
nông thôn Long Biên .......................................................................................... 79
3.2 Phương hướng hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ với tăng cường
quản lý tài chính tại Chi nhánh Ngân hàng Nông nghiệp và Phát triển nông
thông Long Biên ................................................................................................. 81
3.3 Những giải pháp hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ với việc tăng
cường quản lý tài chính tại chi nhánh Ngân hàng Nông nghiệp và Phát triển
nông thôn Long Biên ........................................................................................... 82
3.3.1 Hoàn thiện môi trường kiểm soát ................................................. 82
3.3.1.1 Điều chỉnh cơ cấu tổ chức và chú trọng công tác nhân sự 82
3.3.1.2 Chủ động xây dựng kế hoạch tài chính ............................. 87
3.3.2 Hoàn thiện hệ thống kế toán .......................................................... 90
3.3.3 Hoàn thiện thủ tục kiểm soát ........................................................ 94
3.3.4 Hoàn thiện kiểm toán nội bộ ......................................................... 96
3.3.5 Hoàn thiện về kiểm soát trên một số phần hành ........................... 97
3.4 Một số kiến nghị ...................................................................................... 99
3.4.1.Kiến nghị với NHNo&PTNT Việt Nam. ....................................... 99
3.4.2.Kiến nghị với Ngân hàng Nhà nước. ............................................. 100
KẾT LUẬN ........................................................................................................ 102
DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO
i
TÓM TẮT LUẬN VĂN
Trong nền kinh tế thị trường, hoạt động kinh doanh của các doanh
nghiệp luôn gắn liền với các rủi ro. Thậm chí rủi ro trong lĩnh vực ngân hàng
còn diễn ra phức tạp và gây những hậu quả khó lường .Không một ngân hàng
nào, dù có quy mô lớn mạnh cả về mạng lưới và tài chính có thể xem mình có
đủ uy tín và tiềm lực để đứng vững trên thị trường khi luôn phải đối mặt với
rủi ro và cạnh tranh gay gắt.
Chi nhánh NHNo & PTNT Long Biên được thành lập và thực hiện
nghiệp vụ ngân hàng, các hoạt động kinh doanh khác có liên quan vì mục tiêu
lợi nhuận, góp phần thực hiện các mục tiêu kinh tế của Nhà nước. Để đạt
được các mục tiêu trên cần phải thiết lập một hệ thống kiểm soát nội bộ vững
mạnh nhằm bảo đảm an toàn về vốn, tài sản và đem lại hiệu quả bền vững
trong kinh doanh. Vì vậy, đề tài “Hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ với
việc tăng cường quản lý tài chính tại Chi nhánh Ngân hàng Nông nghiệp
và Phát triển Nông thôn Long Biên” được lựa chọn làm Luận văn Thạc sỹ
kinh tế Chuyên ngành Kế toán, Tài vụ và Phân tích hoạt động kinh tế.
Nội dung nghiên cứu Nghiên cứu lý luận và mô tả, phân tích thực trạng
hệ thống kiểm soát nội bộ trong quản lý tài chính của Chi nhánh. Trên cơ sở
đó đánh giá và đưa ra những giải pháp hoàn thiện hệ thống Kiểm soát nội bộ
với tăng cường quản lý tài chính tại Chi nhánh Ngân hàng Nông nghiệp và
Phát triển Nông thôn Long Biên.
Đối tượng và phạm vi nghiên cứu là hệ thống kiểm soát nội bộ tại Chi nhánh
NHNo & PTNT Long Biên.
Phạm vi nghiên cứu của đề tài là Chi nhánh NHNo & PTNT Long Biên trong
thời gian từ năm 2004 đến nay.
Ngoài phần Mở đầu và Kết luận, Luận văn được kết cấu làm 3 chương:
ii
Chương 1: Những vấn đề lý luận cơ bản về hệ thống kiếm soát nội bộ
trong quản lý tài chính tại các Chi nhánh ngân hàng thương mại.
Chương 2: Thực trạng hệ thống kiểm soát nội bộ tại Chi nhánh Ngân
hàng Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn Long Biên
Chương 3: Phương hướng và giải pháp hoàn thiện hệ thống kiểm soát
nội bộ với tăng cường quản lý tài chính tại Chi nhánh Ngân hàng Nông
nghiệp và Phát triển Nông thôn Long Biên.
Trong Chương 1: Luận văn trình bày khái quát về hệ thống kiểm soát
nội bộ trong quản lý qua đó thấy được kiểm tra kiểm soát không phải là một
pha hay một giai đoạn của quá trình quản lý mà nó được thực hiện ở tất cả các
giai đoạn của quá trình quản lý. Bên cạnh đó, luận văn đưa ra các định nghĩa
về hệ thống kiểm soát nội bộ và bốn mục tiêu: Bảo vệ tài sản của đơn vị, bảo
đảm độ tin cậy của các thông tin, bảo đảm việc thực hiện các chế độ pháp lý,
bảo đảm hiệu quả của hoạt động và năng lực quản lý của hệ thống kiểm soát
nội bộ. Đồng thời, Luận văn trình bày sơ lược về quản lý tài chính, vai trò của
kiểm soát nội bộ đối với quản lý tài chính, đặc biệt là đi sâu phân tích các bộ
phần cấu thành của hệ thống kiểm soát nội bộ trong quản lý tài chính tại các
chi nhánh Ngân hàng thương mại.
Môi trường kiểm soát
Môi trường kiểm soát bao gồm toàn bộ nhân tố bên trong và bên ngoài
đơn vị có tính môi trường tác động đến việc thiết kế hoạt động và xử lý dữ
liệu của các loại hình kiểm soát nội bộ. Các nhân tố của môi trường kiểm soát
bao gồm: Đặc thù về quản lý; Cơ cấu tổ chức; Chính sách nhân sự; Công tác
kế hoạch; Uỷ ban kiểm soát; Môi trường kiểm soát.
Hệ thống kế toán: bao gồm hệ thống chứng từ kế toán, hệ thống sổ kế
toán, hệ thống tài khoản kế toán và hệ thống bảng tổng hợp, cân đối kế toán.
iii
Mục đích của một hệ thống kế toán của một tổ chức là sự nhận biết, thu
thập, phân loại, ghi sổ và báo cáo các nghiệp vụ kinh tế tài chính của tổ chức
đó, thoả mãn chức năng thông tin và kiểm tra của hoạt động kế toán.
Các thủ tục kiểm soát
Các thủ tục kiểm soát do Ban giám đốc đơn vị thiết lập và thực hiện
nhằm đạt được mục tiêu quản lý cụ thể. Các thủ tục kiểm soát được thiết lập
trong đơn vị dựa trên ba nguyên tắc cơ bản: nguyên tắc phân công, phân
nhiệm rõ ràng; nguyên tắc bất kiêm nhiệm; nguyên tắc uỷ quyền và phê
chuẩn.
Kiểm toán nội bộ
Kiểm toán nội bộ là một bộ phận độc lập được thiết lập trong đơn vị
tiến hành công việc kiểm tra và đánh giá các hoạt động phục vụ yêu cầu quản
trị nội bộ đơn vị.
Với cách tiếp cận theo chu trình kiểm soát trong quản lý tài chính, các
ngân hàng thương mại có thể tiến hành kiểm soát trên một số phần hành:
Kiểm soát nghiệp vụ cho vay, Kiểm soát hoạt động kho quỹ, Kiểm soát thu
nhập, Kiểm soát chi phí, Kiểm soát hoạt động huy động vốn.
Kiểm soát nghiệp vụ cho vay
Trong hoạt động ngân hàng, hoạt động tín dụng đóng vai trò quan trọng
và được quan tâm đặc biệt. Ngân hàng cho vay tiến hành kiểm tra, kiểm soát
trước, trong và sau khi cho vay phù hợp với đặc điểm của ngân hàng và đặc
điểm kinh doanh sử dụng vốn của khách hàng. Quá trình kiểm soát nghiệp vụ
cho vay tập trung vào:
- Kiểm soát cơ cấu đầu tư tín dụng theo thời gian và theo ngành nghề.
- Kiểm soát quy trình xét duyệt cho vay.
- Kiểm tra việc thẩm định cho vay.
iv
- Kiểm tra việc phê duyệt cho vay
- Kiểm tra việc giải ngân
- Kiểm tra việc theo dõi, xử lý các khoản đã vay
- Kiểm tra về bảo đảm tiền vay
Kiểm soát hoạt động kho quỹ
Hoạt động kho quỹ là một nghiệp vụ rất quan trọng trong hoạt động của
hệ thống ngân hàng thương mại vì: Lượng tiền mặt, tài sản dự trữ chiếm một
tỷ lệ tương đối lớn trong hoạt động của ngân hàng. Hoạt động ngân quỹ liên
quan đến uy tín của ngân hàng và rất nhạy cảm với vấn đề thất thoát tài sản.
Các bước tiến hành kiểm soát hoạt động kho quỹ:
- Xem xét việc thực hiện nhiệm vụ và quy chế hoạt động của Ban quản
lý kho quỹ và thực hiện nội quy kho tiền
- Quan sát thu chi tiền mặt trong trường hợp bố trí thủ quỹ riêng, kế toán
riêng; quan sát thu chi tiền mặt trong trường hợp giao dịch một cửa.
- Quan sát quy trình kiểm đếm, đóng gói, niêm phong.
- Quan sát viêc mở, đóng kho. Thành phần vào, ra kho và thực hiện vào,
ra kho của các thành viên trong ban quản lý kho.
- Kiểm tra việc thưc hiện ghi chép sau khi vào, ra kho.
- Quan sát việc kiểm quỹ cuối ngày.
Kiểm soát thu nhập: bao gồm Kiểm tra sự có thực của các nghiệp vụ;
Kiểm tra sự chính xác của số liệu; Kiểm tra việc hạch toán kế toán và theo dõi
ngoại bảng.
Kiểm soát chi phí: bao gồm kiểm soát chi phí về hoạt động huy động
vốn; Kiểm soát chi phí cho nhân
Kiểm soát hoạt động huy động vốn
v
Huy động vốn là nghiệp vụ quan trọng của ngân hàng thương mại, là
nguồn vốn chủ yếu của ngân hàng thương mại. Quy trình kiểm soát có thể
thực hiện như sau: Kiểm tra nghiệp vụ thu nhận, chi trả tiền gửi đối với việc
tính toán và thanh toán lãi; Kiểm tra việc đối chiếu cuối ngày giữa hạch toán
chi tiết với hạch toán tổng hợp; Kiểm tra công tác sao kê, báo cáo số dư theo
định kỳ; Kiểm tra việc theo dõi, lưu trữ, bảo quản hồ sơ, chứng từ liên quan
đến hoạt động huy động vốn…
Tại chương 2, sau khi khái quát về quá trình hình thành, phát triển, cơ
cấu tổ chức bộ máy và đặc điểm hoạt động kinh doanh của Chi nhánh Ngân
hàng Nông nghiệp và Phát triển nông thôn Long Biên Luận văn tập trung
phân tích thực trạng hệ thống kiểm soát nội bộ với tăng cường quản lý tài
chính tại Chi nhánh. Xuất phát từ những đặc điểm nổi bật ảnh hưởng đến hệ
thống kiểm soát nội bộ củâ Chi nhánh:
Là doanh nghiệp nhà nước hạng đặc biệt hoạt động trong lĩnh vực tài
chính, tiền tệ, bước vào hội nhập kinh tế quốc tế, cũng như các ngân hàng
thương mại khác, Chi nhánh NHNo&PTNT Long Biên đang phải cạnh tranh
gay gắt với những đối thủ vượt trội hơn về mọi mặt ngay trên thị trường Việt
Nam.
Là doanh nghiệp kinh doanh tiền tệ - tín dụng, loại hàng hoá đặc biệt có
độ nhạy cảm rất cao với những biến đổi của thị trường, của tình hình kinh tế -
xã hội, chi nhánh buộc phải đương đầu với đủ loại rủi ro từ các doanh nghiệp
và cá nhân người vay tiền.
Luận văn tìm hiểu Môi trường kiểm soát, hệ thống kế toán, các thủ tục
kiểm soát, kiểm toán nội bộ và quy trình kiểm soát một số phần hành tại Chi
nhánh, qua đó chỉ ra những mặt đạt được và hạn chế của hệ thống kiểm soát
nội bộ với việc quản lý tài chính tại Chi nhánh.
vi
Những mặt đạt được của hệ thống kiểm soát nội bộ với tăng cường
quản lý tài chính tại Chi nhánh:
Hệ thống kiểm soát nội bộ tại chi nhánh góp phần quan trọng trong việc
bảo vệ tài sản, tiền bạc của đơn vị, củng cố một bước nhận thức của lãnh đạo
về vai trò của công tác kiểm soát cũng như ý thức chấp hành chủ chương
chính sách và chế độ nghiệp vụ, đảm bảo hạn chế tình trạng vi phạm pháp
luật.
Hoạt động kiểm soát nội bộ tại chi nhánh đã phát hiện ra nhiều vấn đề
còn tồn tại cần khắc phục. Đặc biệt trong khâu quản lý kho quỹ và quản lý tài
chính tại chi nhánh, kiểm soát nội bộ tại chi nhánh kiến nghị với ban lãnh đạo
trong việc tổ chức thực hiện chế độ quản lý đảm bảo an toàn kho quỹ, thực
hiện đúng quy trình thu, chi, củng cố hệ thống sổ sách theo dõi. Đồng thời
kiểm soát nội bộ góp phần chấn chỉnh từng bước những tồn tại trong việc
chấp hành chế độ kế toán và thu, chi tài chính như: hạch toán sai tính chất tài
khoản, tính toán sai trong khâu thu lãi, trả lãi tiền gửi, tiền vay của khách
hàng, tính hợp pháp hợp lệ của chứng từ kế toán, đình chỉ những khoản chi
tiêu, phụ cấp không đúng chế độ góp phần làm lành mạnh tình hình tài chính
của chi nhánh.
Tuy nhiên một hệ thống kiểm soát nội bộ dù hoạt động hiệu quả đến
đâu cũng không thể tránh khỏi những hạn chế xuất phát từ nguyên nhân chủ
quan hoặc khách quan.
Về môi trường kiểm soát
Bộ máy tổ chức của chi nhánh được sắp xếp khá hợp lý tuy nhiên để
nâng cao hiệu quả quản lý và mở rộng quy mô hoạt động, chi nhánh cần lập
thêm một số phòng ban chuyên trách.
vii
Những quy định về chức năng, nhiệm vụ của các phòng còn chưa cụ
thể, rõ ràng. Do vậy sự phối hợp giữa các phòng vì mục tiêu chung của chi
nhánh có phần không nhịp nhàng nhất là các công việc liên quan đến nhiều
phòng ban khác nhau.
Phần lớn cán bộ tại chi nhánh là những cán bộ trẻ mới ra trường hoặc
điều chuyển từ nơi khác về nên kinh nghiệm xử lý các nghiệp vụ phát sinh
còn hạn chế.
Trong công tác kế hoạch, các phòng, ban tại Chi nhánh chỉ chi tiết các
chương trình, định hướng công tác của NHNo&PTNT Việt Nam và của Ban
lãnh đạo chi nhánh mà chưa chủ động trong việc xây dựng các kế hoạch tài
chính và các kế hoạch huy động và sử dụng nguồn.
Về hệ thống kế toán:
Hệ thống thông tin kế toán chưa cung cấp thông tin đầy đủ, kịp thời cho
việc ra quyết định. Hiện nay Chi nhánh chưa có các báo cáo nội bộ hàng
tháng để phục vụ công tác điều hành của Ban lãnh đạo.
Về thủ tục kiểm soát
Các nguyên tắc cơ bản trong thủ tục kiếm soát của Chi nhánh mới chỉ
chi tiết cho các cấp lãnh đạo. Còn đối với cán bộ tại các phòng chức năng
chưa được thực hiện triệt để. Vì vậy dễ dẫn đến gian lận của các cán bộ
nghiệp vụ.
Về kiểm toán nội bộ
Bộ phận kiểm toán nội bộ của chi nhánh gồm 2 thành viên nên ảnh
hưởng rất nhiều đến chất lượng kiểm toán.
Phương pháp kiểm toán được áp dụng chủ yếu là kiểm tra, đối chiếu
tính chính xác về số học của các nghiệp vụ phát sinh nên tốn rất nhiều thời
gian mà hiệu quả không cao.
viii
Đặc biệt, với cán bộ kiểm soát nội bộ, yêu cầu đặt ra ngoài trình độ
chuyên môn nghiệp vụ còn phải nắm chắc các kiến thức về công tác kiểm tra,
kiểm soát, pháp luật, thông lệ quốc tế. Ngoài ra kiểm soát viên còn có khả
năng phân tích, dự báo... Ở chi nhánh, trình độ kiểm soát viên chưa đáp ứng
với yêu cầu thực tế, phần lớn chỉ có hiểu biết về nghiệp vụ ngân hàng, pháp
luật..., kỹ năng phân tích, dự báo còn hạn chế.
Về thủ tục kiểm soát trên một số phần hành
- Kiểm soát nghiệp vụ kho quỹ: Hiện tại chi nhánh chỉ quan tâm chế độ
quản lý kho quỹ như kiểm kê kho quỹ, kiểm tra chế độ sử dụng và bảo quản
chìa khoá gian kho, kiểm kê uỷ quyền trong công tác kho quỹ mà chưa quan
tâm đến hạn mức tồn quỹ tiền mặt tại chi nhánh. Điều này sẽ làm giảm nguồn
thu của Chi nhánh do giảm thu lãi từ tài khoản điều chuyển vốn giữa chi
nhánh và Trụ sở chính.
Trong kiểm soát nghiệp vụ kho quỹ, chi nhánh chưa quan tâm đến kiểm
tra tiền giả, tiền không đủ tiêu chuẩn lưu thông, ấn chỉ quan trọng hỏng trong
kỳ. Điều này dẫn đến các khoản tiền và ấn chỉ trên có thể bị lợi dụng sử dụng
vào mục đích riêng.
- Kiểm soát thu nhập và chi phí: Hầu hết các thủ tục kiểm soát Chi
nhánh mới chỉ chú trọng tới kiểm soát xử lý và kiểm soát bảo vệ tài sản mà
chưa chú ý đến công tác kiểm soát quản lý cũng như kiểm soát tổng quát. Nói
cách khác, kiểm soát thu nhập và chi phí chưa làm tốt chức năng ngăn chặn và
giám sát mà mới chỉ thực hiện chức năng kiểm tra, phát hiện và xử lý các vấn
đề đã phát sinh.
Trong chương 3, sau khi đề cập đến sự cần thiết và phương hướng
hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội với tăng cường quản lý tài chính tại Chi
nhánh, Luận văn đã đưa ra những giải pháp hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội
ix
bộ với tăng cường quản lý tài chính tại Chi nhánh Ngân hàng Nông nghiệp và
Phát triên nông thôn Long Biên.
Thứ nhất là giải pháp hoàn thiện môi trường kiểm soát
Hoàn thiện cơ cấu tổ chức các phòng ban: Hiện nay tại Chi nhánh có 6
phòng nghiệp vụ 1 chi nhánh cấp 2 và 4 phòng giao dịch. Mỗi phòng nghiệp
vụ thực hiện một hoặc nhiều chức năng chuyên môn của mình. Để chuyên
môn hoá tập trung vào các nghiệp vụ chính thì tại Chi nhánh cần có sự phân
biệt quy định cụ thể chức năng và nhiệm vụ của từng phòng. Ngoài các phòng
chức năng hiện có Chi nhánh nên tách riêng chức năng kế hoạch tổng hợp ra
khỏi chức năng tín dụng mà hiện nay các chức năng này đang do phòng Kế
hoạch Kinh doanh đảm nhận.
Nâng cao quyền phán quyết cho vay đối với Giám đốc Chi nhánh cấp
2, Trưởng các Phòng giao dịch để giảm gánh nặng cho Phòng thẩm định cũng
như Phó Giám đốc phụ trách kinh doanh và Giám đốc đồng thời cũng nâng
cao hơn nữa trách nhiệm của cán bộ tín dụng cũng như giám đốc Chi nhánh
cấp 2 và Trưởng Phòng giao dịch đối với món vay mà quyết định cho vay và
làm giảm thời gian xét duyệt cho vay.
Thành lập riêng Phòng marketing khách hàng để phòng thực hiện chức
năng marketing của mình, tìm kiếm khách hàng và tạo lập các mối quan hệ
mới.
Thành lập phòng tư vấn và đào tạo để phát triển nghiệp vụ tư vấn cho
khách hàng dần dần trở thành một nghiệp vụ chính của Chi nhánh. Với chức
năng tư vấn các cán bộ sẽ hướng dẫn cho khách hàng các thủ tục giao dịch với
ngân hàng cũng như các kiến thức về tài chính, ngân hàng, các thông tin và xu
hướng biến động của thị trường tài chính, giá cả các sản phẩm . . . giúp cho
khách hàng có cơ sở và sự hiểu biết để quyết định công việc kinh doanh của
x
mình. Ngoài nghiệp vụ tư vấn ra thì phòng này còn thực hiện thêm chức năng
đào tạo. Trước mắt đào tạo cho cán bộ công nhân viên của Chi nhánh sau này
có thể mở rộng nghiệp vụ để đào tạo cho các cán bộ của các Chi nhánh khác
nếu có nhu cầu.
Chủ động xây dựng kế hoạch tài chính, Chi nhánh cần xác định các
nhiệm vụ trọng tâm cần phải thực hiện trong thời gian tới:
- Tiếp tục đổi mới công tác quản lý, điều hành sản xuất kinh doanh và
hoạt động của chi nhánh theo tiêu chí “ Năng suất, chất lượng và hiệu quả”
- Phát triển nguồn nhân lực, nâng cao chất lượng đội ngũ cán bộ kỹ
thuật, tạo điều kiện thuận lợi cho sự phát triển của mỗi cá nhân trong ông
việc. Khuyến khích tự học để nâng cao trình độ nghiệp vụ của nhân viên, tích
cực áp dụng công nghệ thông tin, đào tạo từ xa.
- Triển khai áp dụng công nghệ thông tin, nâng cấp cơ sở hạ tầng công
nghệ ngân hàng, xây dựng và triển khai hệ thống thông tin quản lý trên nền
tảng của hệ thống kế toán theo tiêu chuẩn quốc tế.
Lập kế hoạch huy động và sử dụng vốn: Việc lập kế hoạch và sử dụng
vốn là một giải pháp tài chính nhằm nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh
của chi nhánh. Việc lập các kế hoạch khác kế hoạch nguồn vốn và sử dụng
vốn phải được xây dựng trên cơ sở kết quả tài chính năm hiện hành, mục tiêu
chỉ tiêu kế hoạch kinh doanh năm kế hoạch và định hướng mục tiêu kế hoạch
tài chính toàn ngành. Do đó công việc này đòi hỏi phải đúng toàn diện và
đồng bộ để là cơ sở tin cậy cho việc tổ chức công tác sử dụng vốn kinh doanh
một cách hiệu quả nhất.
Sau khi lập kế hoạch về huy động vốn, chi nhánh cần chủ động trong
việc phân phối và sử dụng vốn một cách có hiệu quả. Chi nhánh cần căn cứ
vào kế hoạch kinh doanh và dự báo những biến động của thị trường để đưa ra
xi
quyết định phân bổ vốn cả về mặt số lượng và thời gian. Trong hoạt động
ngân hàng, đồng vốn sử dụng có hiệu quả là đồng vốn đó được đem cho các
tổ chức kinh tế vay lại và chi nhánh thu được lãi từ khoản tiền vay đó.
Giám sát thường xuyên tình hình tài chính, so sánh và hiệu chỉnh thích
hợp. Kiểm tra giám sát là một hoạt động rất quan trọng, không thể thiếu được
trong công tác quản lý. Thông qua quá trình thu chi hàng ngày, tình hình thực
hiện các chỉ tiêu tài chính cho phép thường xuyên kiểm tra, kiểm soát tài
chính đảm bảo hoạt động kinh doanh của chi nhánh.
Định kỳ chi nhánh cần tiến hành phân tích tình hình tài chính nhằm
đánh giá việc thực hiện mục tiêu của chi nhánh. Thấy được những điểm
mạnh, điểm yếu về tình hình tài chính, qua đó giúp Ban giám đốc trong việc
đánh giá tổng quát tình hình hoạt động của chi nhánh, đảm bảo mọi nguồn tài
chính của chi nhánh được sử dụng một cách có hiệu quả.
Thứ hai, giải pháp hoàn thiện hệ thống kế toán
Công tác tổ chức kế toán tại chi nhánh thực hiện khá tốt. Tuy nhiên để
hệ thống thông tin kế toán cung cấp thông tin kịp thời, đầy đủ và chính xác
nhằm tăng cường công tác quản lý tài chính chi nhánh cần xây dựng và ban
hành những quy định mới về các báo cáo quản trị trong quy chế tài chính. Hệ
thống báo cáo quản trị sẽ phục vụ đắc lực cho việc điều hành và kiểm soát nội
bộ. Các báo cáo thông dụng như: Báo cáo kế hoạch nguồn vốn huy động, Báo
cáo về tình hình tín dụng thông thường; Báo cáo về hạn mức thanh toán ngoại
tệ, nội tệ…
Thứ ba, giải pháp hoàn thiện thủ tục kiểm soát
Để hoạt động kiểm soát tài chính đạt hiệu quả hơn, Ban lãnh đạo cần
chú trọng đến hoạt động tiền kiểm, một loại hình kiểm soát được thực hiện
xii
trước khi một nghiệp vụ kinh tế phát sinh, với mục đích hướng các nghiệp vụ
kinh tế xảy ra đúng quy định nhằm ngăn chặn kịp thời các sai sót, nhầm lẫn
vô tình hay cố ý có thể xảy ra gây thất thoát tiền bạc, tài sản của đơn vị, gây
thiệt hại trong kinh doanh.
Trước hết phải thực hiện phân chia công việc trong công tác quản lý tài
chính kế toán. Mỗi nhân viên kế toán chuyên trách một công việc nhất định sẽ
ngày càng thành thạo trong công việc, tăng hiệu quả trong công việc, tích luỹ
được nhiều kinh nghiệm. Tuy nhiên để một nhân viên kế toán làm quá lâu
một nghiệp vụ dễ dẫn đến các gian lận tiêu cực của nhân viên kế toán. Vì vậy
không nên để cho một cá nhân nào thực hiện từ đầu đến cuối một hoạt động
giao dịch nào đó. Chi nhánh nên thực hiện nguyên tắc kiểm soát kép, nghĩa là
phải có người kiểm tra công việc của người khác thực hiện.
Thực hiện nguyên tắc bất kiêm nhiệm, tránh tình trạng người phụ trách
phần việc này có thể kiêm nhiệm thêm phần viêc khác.
Thực hiện nguyên tắc uỷ quyền và phê chuẩn, theo sự uỷ quyền của cán
bộ lãnh đạo, các cán bộ quản lý cấp dưới được giao cho quyết định và giải
quyết một số công việc trong phạm vi nhất định. Bên cạnh đó để tuân thủ tốt
các quá trình kiể soát, mọi nghiệp vụ kinh tế phải được phê chuẩn đúng đắn.
Thứ tư, giải pháp hoàn thiện kiểm toán nội bộ
Để nâng cao chất lượng của kiểm toán nội bộ, Chi nhánh cần bố trí
thêm cán bộ vào bộ phận này bởi hiện nay tổ Kiểm tra kiểm toán nội bộ của
chi nhánh chỉ gồm 2 thành viên. Với số lượng cán bộ đông hơn, bộ phận kiểm
toán có thể kiểm tra được nhiều hoạt động nghiệp vụ tại ngân hàng và việc
chọn mẫu để kiểm toán sẽ rộng hơn. Vì vậy kết quả kiểm toán nội bộ đáng tin
cậy hơn cho nhà quản lý.
xiii
Mặt khác để nâng cao chất lượng hệ thống kiểm soát nội bộ với tăng
cường quản lý tài chính tại chi nhánh, vấn đề trọng tâm và quyết định là nhân
tố con người. Đặc biệt, với cán bộ kiểm toán nội bộ, yêu cầu đặt ra ngoài trình
độ chuyên môn nghiệp vụ còn phải nắm chắc các kiến thức về công tác kiểm
tra, kiểm soát, pháp luật, thông lệ quốc tế. Ngoài ra kiểm soát viên còn có khả
năng phân tích, dự báo... Vì vậy để nâng cao trình độ cho cán bộ làm công tác
kiểm toán Chi nhánh phải xây dựng kế hoạch đào tạo và đào tạo lại đội ngũ
cán bộ làm nhiệm vụ kiểm tra để nâng cao hơn nữa trình độ nghiệp vụ ngân
hàng, kiến thức pháp luật, kỹ năng và đạo đức nghề nghiệp làm chuyên
nghiệp hoá đội ngũ cán bộ làm công tác này.
Về phương pháp kiểm toán, Chi nhánh nên vận dụng tổng hợp các
phương pháp kỹ thuật trong thu thập bằng chứng kiểm toán để nâng cao hiệu
quả của kiểm toán cụ thể như phương pháp quan sát, phỏng vấn, phân tích…
Bên cạnh đó cần tiến hành đánh giá các quy trình nghiệp vụ, nghiên cứu xây
dựng các danh mục câu hỏi, xây dựng phần mềm tin học phục vụ cho kiểm
toán để không tốn quá nhiều thời gian vào việc kiểm tra đối chiếu tính chính
xác về mặt số học.
Thứ nă, giải pháp, hoàn thiện về kiểm soát trên một số phần hành
Về kiểm soát nghiệp vụ kho quỹ
Trong kiểm kê kho quỹ, ngoài kiểm kê lượng tiền mặt và tài ấn chỉ
quan trọng còn tồn thực tế trong kho, Chi nhánh nên kiểm tra cả số lượng tiền
giả, tiền không đủ tiêu chuẩn lưu thông, ấn chỉ quan trọng hỏng tồn thực tế
trong kho. Nếu không quản lý chặt, tiền giả hoặc tiền không đủ tiêu chuẩn lưu
thông có thể bị cán bộ nghiệp vụ có thể vô tình hoặc cố ý chi trả cho khác
hàng dẫn đến thừa quỹ tiền mặt hoặc cán bộ lấy số tiền thừa ra để sử dụng cho
mục đích cá nhân.
xiv
Ngoài ra, hoạt động kiểm soát ngân quỹ của Chi nhánh cần quan tâm
đến hạn mức tồn quỹ tiền mặt tại chi nhánh. Đây là con số mà NHNo&PTNT
Việt Nam giao chỉ tiêu cho chi nhánh theo từng quý. Đó là số tiền tối đa chi
nhánh được để lại để hoạt động. Số tiền vượt hạn mức tồn quỹ tiền mặt sẽ
được nộp về tài khoản của NHNo Việt Nam tại ngân hàng nhà nước và chi
nhánh được hưởng lãi điều vốn do NHNo & PTNT Việt Nam trả. Vì vậy hàng
ngày kiểm soát tại phòng kế toán phải thường xuyên kiểm tra tài khoản tiền
mặt, cân đối thu chi tại chi nhánh và nhắc nhở bộ phận kho quỹ nộp tiền về
ngân hàng nhà nước.
Đối với kiểm soát thu nhập và chi phí
Hiện nay các khoản thu nhập, chi phí được kiểm soát khá chặt chẽ ở
một số khoản mục thường xuyên phát sinh tại Chi nhánh. Quá trình kiểm soát
đã chú trọng vào kiểm tra việc tuân thủ và chấp hành các quy chế tài chính
của NHNo Việt Nam cũng như của nhà nước về quản lý tài chính, kiểm tra
tính chính xác số học và tài khoản hạch toán các khoản mục… Thông qua đó
phát hiện, ngăn chặn các sai sót và gian lận trong quá trình thực thi nhiệm vụ
của các bộ phận đồng thời giảm thiểu những rủi ro có thể xảy ra để tăng
cường quản lý tài chính tại Chi nhánh. Tuy nhiên, trong quá trình kiểm tra,
cần chú trọng đặc biệt với các tài khoản thu, khoản chi khác xem nội dung và
tính chất từng nghiệp vụ có được hạch toán đúng không.
Trên cơ sở các giải pháp đã đề xuất, Luận văn đưa ra một số kiến nghị
với NHNo&PTNT Việt Nam và Ngân hàng Nhà nước.
Đối với NHNo&PTNT Việt Nam
Để nâng cao chất lượng hoạt động kiểm soát NHNo&PTNT Việt Nam
cần từng bước hoàn thiện và ban hành Quy chế kiểm soát nội bộ, Điều lệ
kiểm toán nội bộ trong đó chỉ rõ mục tiêu và phương pháp tiến hành kiểm
xv
toán nội bộ, nhiệm vụ của kiểm toán nội bộ và nguyên tắc tiến hành kiểm
toán để áp dụng thống nhất trong toàn hệ thống. Xây dựng các quy chế, quy
trình, kế hoạch kiểm toán nội bộ cụ thể theo sát với chuẩn mực.
Thường xuyên tổ chức các lớp tập huấn về kiểm soát nội bộ, chuẩn
mực kiểm toán để các chi nhánh có điều kiện học hỏi, giao lưu kinh
nghiệm.Tạo điều kiện cho Chi nhánh được gửi các cán bộ có năng lực, có
phẩm chất đạo đức đi học các khoá đào tạo nước ngoài nhằm học hỏi kinh
nghiệm, nâng cao trình độ để chuẩn bị cho quá trình hội nhập.
Đối với Ngân hàng Nhà nước.
Trên cơ sở các chuẩn mực quốc tế, chuẩn mực của Việt Nam về kiểm
toán nội bộ, Ngân hàng Nhà nước cần sớm ban hành các chuẩn mực kiểm
toán nội bộ trong lĩnh vực ngân hàng nhằm tạo điều kiện cho công tác kiểm
toán nội bộ mang tính tích cực, hiệu quả hơn.
Ngân hàng Nhà nước cần nghiên cứu về mô hình tổ chức của bộ máy
kiểm soát nội bộ chuyên trách sao cho vừa phù hợp với điều kiện cụ thể, vừa
phù hợp với thông lệ quốc tế để các NHTM có căn cứ thiết lập mô hình tổ
chức hệ thống kiểm tra, kiểm soát nội bộ phù hợp tại đơn vị mình.
