Một số vấn đề liên quan đến việc công chứng hợp đồng thuê nhà

MỘT SỐ VẤN ĐỀ LIÊN QUAN ĐẾN VIỆC: HỢP ĐỒNG THUÊ NHÀ CÓ CẦN CÔNG CHỨNG KHÔNG

Hợp đồng thuê nhà trên 6 tháng phải công chứng
Khoản16, Điều 53 Nghị định 23/2009/NĐ-CP ngày 27/2/2009 của Chính phủ về xử phạt vi phạm hành chính trong hoạt động xây dựng, kinh doanh bất động sản, khai thác, sản xuất, kinh doanh vật liệu xây dựng, quản lý công trình hạ tầng kỹ thuật, quản lý phát triển nhà và công sở quy định việc xử phạt tổ chức, cá nhân có hành vi vi phạm quy định về giao dịch nhà ở như sau:
Phạt tiền từ 500.000 đồng đến 2.000.000 đồng đối với tổ chức, cá nhân có một trong các hành vi sau đây:
- Cho mượn, ủy quyền quản lý nhà ở hoặc cho thuê nhà ở mà không lập hợp đồng theo quy định.
- Cho thuê nhà từ sáu tháng trở lên hoặc ủy quyền quản lý nhà ở mà không thực hiện công chứng hợp đồng theo quy định.
Ngoài hình thức xử phạt theo quy định tổ chức, cá nhân có hành vi vi phạm còn bị buộc khôi phục lại tình trạng ban đầu, buộc thực hiện đúng các quy định về quản lý, giao dịch nhà ở.
Theo quy định tại Điều 492 Bộ luật Dân sự, "hợp đồng thuê nhà ở phải được lập thành văn bản, nếu thời hạn thuê từ 6 tháng trở lên thì phải có công chứng hoặc chứng thực và phải đăng ký, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác”.
Như vậy, nếu hợp đồng thuê nhà có thời hạn dưới 6 tháng thì không bắt buộc phải được công chứng, chứng thực.
Nếu nhà ở vùng nông thôn thì hợp đồng sẽ do UBND xã xác nhận, nhà ở các đô thị thì phải có chứng nhận của công chứng hoặc chứng thực của Uỷ ban nhân dân cấp quận, huyện.
Tuy nhiên, theo quy định tại điểm b, khoản 3 Điều 93 Luật Nhà ở, nếu “bên cho thuê nhà ở là tổ chức có chức năng kinh doanh nhà ở” thì hợp đồng thuê nhà không phải có chứng nhận của công chứng hoặc chứng thực của Uỷ ban nhân dân cấp huyện đối với nhà ở tại đô thị, chứng thực của Uỷ ban nhân dân xã đối với nhà ở tại nông thôn
Cũng theo quy định tại điểm a, khoản 1 Điều 92 Luật Nhà ở, một trong những điều kiện của các bên tham gia giao dịch về nhà ở là bên cho thuê phải “là chủ sở hữu nhà ở hoặc người đại diện theo quy định của pháp luật về dân sự”.
Theo quy định này, người cho thuê nhà phải xuất trình đầy đủ các loại giấy tờ hợp pháp hoặc hợp lệ chứng minh là chủ sở hữu căn nhà cho thuê, nhà có giấy tay thì không được công chứng, chứng thực.

 
Quy định công chứng hợp đồng thuê nhà
Ðiều 492 Bộ luật Dân sự quy định về hình thức hợp đồng thuê nhà ở như sau: Hợp đồng thuê nhà ở phải được lập thành văn bản, nếu thời hạn thuê từ sáu tháng trở lên thì phải có công chứng hoặc chứng thực và phải đăng ký, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác.
Đối chiếu theo quy định trên thì hợp đồng của bạn là hợp đồng thuê nhà có thời hạn trên sáu tháng nên hợp đồng phải được lập thành văn bản và phải công chứng.
Tuy nhiên, để thực hiện mục tiêu đơn giản hóa thủ tục hành chính thuộc phạm vi chức năng quản lý của Bộ Tư pháp, ngày 10/12/2010, Chính phủ đã ra Nghị quyết số 52/NQ-CP và nêu rõ tại ý a) điểm 28 Mục III (các thủ tục hành chính lĩnh vực bổ trợ tư pháp) trong Phụ lục đính kèm như sau: Bãi bỏ quy định bắt buộc công chứng một số hợp đồng, trong đó có hợp đồng thuê nhà ở.
Quy định này được khẳng định trong Thông báo số 63/TP-CPCP của Văn phòng Chính phủ về kết luận của Thủ tướng Chính phủ về lộ trình thực thi phương án đơn giản hóa bãi bỏ yêu cầu bắt buộc công chứng hợp đồng về nhà ở và quyền sử dụng đất. Tại Điều 1 của thông báo nêu rõ: tiếp tục thực thi phương án bãi bỏ yêu cầu bắt buộc công chứng đối với các hợp đồng… cho thuê nhà ở… theo Nghị quyết số 52/NQ-CP ngày 10/12/2010 của Chính phủ.
Như vậy, hiện nay, hợp đồng cho thuê nhà ở, không phụ thuộc vào thời hạn thuê là bao lâu đều không bắt buộc phải công chứng. Bạn có thể tự lập hợp đồng cho thuê nhà ở theo thỏa thuận với bên thuê mà không phải công chứng hợp đồng đó. Nhưng để đảm bảo tính chặt chẽ của hợp đồng cũng như đảm bảo tốt hơn quyền và lợi ích hợp pháp của các bên thì bạn vẫn có thể tự nguyện yêu cầu công chứng hợp đồng này.

Thủ tục công chứng hợp đồng cho thuê nhà đất
A – Giấy tờ bên cho thuê nhà / đất cần cung cấp
1. Giấy chứng nhận quyền sở hữu nhà và quyền sử dụng đất.2. Chứng minh nhân dân hoặc hộ chiếu của bên cho thuê nhà/ đất (cả vợ và chồng)
3. Sổ Hộ khẩu của bên cho thuê nhà/ đất (cả vợ và chồng)
4. Giấy tờ chứng minh quan hệ hôn nhân của bên cho thuê nhà/ đất (Đăng ký kết hôn )
*Trong trường hợp bên cho thuê nhà/ đất gồm một người cần có các giấy tờ sau:
1. Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân (nếu từ trước tới nay sống độc thân )
2. Bản án ly hôn + Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân (nếu đã ly hôn)
3. Giấy chứng tử của vợ hoặc chồng + Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân (nếu vợ hoặc chồng đã chết trước khi có tài sản)
4. Giấy tờ chứng minh tài sản riêng do được tặng cho riêng, do được thừa kế riêng hoặc có thoả thuận hay bản án phân chia tài sản (Hợp đồng tặng cho, văn bản khai nhận thừa kế, thoả thuận phân chia, bản án phân chia tài sản )
5. Hợp đồng uỷ quyền (Nếu có)
B – Giấy tờ bên thuê nhà / đất cần cung cấp
*Trong trường hợp bên thuê nhà/ đất là pháp nhân cần có các giấy tờ sau:
1. Đăng ký kinh doanh/ Quyết định thành lập doanh nghiệp/ Giấy chứng nhận đầu tư
2. Chứng minh nhân dân hoặc hộ chiếu của người đại diện theo pháp luật/ người đại diện ký kết hợp đồng
3. Biên bản họp của Hội đồng quản trị/ Hội đồng thành viên (trong trường hợp là công ty cổ phần; công ty TNHH hai thành viên trở lên;)
4. Giấy uỷ quyền (trường hợp uỷ quyền ký Hợp đồng, giao dịch)
5. Phiếu yêu cầu công chứng + tờ khai
- Đất thuộc hộ gia đình.
- Đất không thuộc dạng đất ở có thời hạn sử dụng lâu dài
- Có người dưới 18 tuổi
- Có yếu tố nước ngoài
- Có liên quan đến thừa kế

Các bước thực hiện thủ tục công chứng tại văn phòng
Bước 1: Người yêu cầu công chứng tập hợp đủ các giấy tờ theo hướng dẫn rồi nộp tại phòng tiếp nhận hồ sơ (Bản photo và bản gốc để đối chiếu); Hồ sơ photo có thể nộp trực tiếp, Gửi Fax, Email
Bước 2: Bộ phận tiếp nhận hồ sơ sẽ kiểm tra hồ sơ đã nhận và các điều kiện công chứng, nếu thấy đủ điều kiện thì sẽ nhận hồ sơ, nếu thiếu sẽ yêu cầu bổ sung hoặc từ chối tiếp nhận nếu không đủ điều kiện công chứng theo Luật định.
Bước 3: Ngay sau khi đã nhận đủ hồ sơ, bộ phận nghiệp vụ sẽ tiến hành soạn thảo hợp đồng giao dịch. Hợp đồng, giao dịch sau khi soạn thảo sẽ được chuyển sang bộ phận thẩm định nội dung, thẩm định kỹ thuật để rà soát lại, và chuyển cho các bên đọc lại.
Bước 4: Các bên sau khi đã đọc lại, nếu không có yêu cầu chỉnh sửa gì sẽ ký/điểm chỉ vào từng trang của hợp đồng (theo hướng dẫn). Công chứng viên sẽ ký sau đó để chuyển sang bộ phận đóng dấu, lưu hồ sơ và trả hồ sơ.
Bước 5: Người yêu cầu công chứng hoặc một trong các bên nộp lệ phí, thù lao công chứng, nhận các bản hợp đồng, giao dịch đã được công chứng tại Phòng trả hồ sơ.

Chú ý:
Trường hợp công chứng ngoài trụ sở: Nếu người yêu cầu công chứng có yêu cầu ký hợp đồng ngoài trụ sở Văn phòng Công chứng thì ghi vào phiếu yêu cầu công chứng nêu rõ: lý do, địa điểm, thời gian để Công chứng viên sắp xếp giải quyết.
Trường hợp người yêu cầu công chứng tự soạn thảo hợp đồng: Nếu người yêu cầu công chứng đã tự soạn thảo hợp đồng thì nộp cho Công chứng viên. Công chứng viên sẽ kiểm tra tính chính xác và hợp pháp của hợp đồng. Nếu hợp đồng phù hợp với quy định của pháp luật thì Công chứng viên sẽ hướng dẫn các bên ký hợp đồng. Trường hợp hợp đồng không phù hợp với quy định của pháp luật, công chứng viên sẽ bổ sung, sửa đổi. Khi đạt yêu cầu, công chứng viên sẽ hẹn thời gian ký hợp đồng.

Không cần thiết công chứng hợp đồng thuê nhà
Hiện nay, việc né công chứng hợp đồng cho thuê nhà khá phổ biến, có thể dẫn đến rắc rối khi phát sinh tranh chấp giữa các bên
Ngay từ Bộ luật dân sự (BLDS) năm 1995, các nhà làm luật đã quy định hình thức đối với hợp đồng cho thuê nhà là phải được lập thành văn bản, nếu thời hạn thuê từ sáu tháng trở lên thì phải có chứng nhận của công chứng nhà nước hoặc chứng thực của UBND cấp có thẩm quyền và phải đăng ký tại cơ quan nhà nước có thẩm quyền. Cho đến khi BLDS 2005 ra đời, quy định nói trên cũng vẫn còn (điều 492).
Khó thực thi
Tuy nhiên trên thực tế, việc đăng ký hợp đồng thuê nhà vẫn còn là chuyện quá “xa lạ” đối với những người trong cuộc do thiếu hướng dẫn để thi hành. Cụ thể, thủ tục đăng ký và cơ quan có thẩm quyền của Nhà nước về việc đăng ký không được tìm thấy trong các văn bản quy phạm pháp luật.

Tại khoản 6, điều 93 Luật nhà ở (ban hành năm 2005) có quy định người cho thuê nhà phải nộp bản sao hợp đồng thuê nhà cho UBND cấp xã. Tuy nhiên, việc nộp bản sao như thế có được xem là đăng ký hợp đồng hay không thì không có văn bản nào quy định.
Mãi tới ngày 10-12-2009, khi thông tư 17/2009/TT-BTNMT có hiệu lực, thủ tục đăng ký, cơ quan tiếp nhận việc đăng ký đã được ghi nhận tại điều 24. Theo đó, cơ quan có thẩm quyền trong trường hợp này là văn phòng đăng ký quyền sử dụng đất, người đăng ký sẽ phải chuẩn bị hồ sơ bao gồm: hợp đồng cho thuê nhà và giấy tờ chứng nhận quyền sở hữu nhà. Nếu người cho thuê nhà không thực hiện thủ tục đăng ký như quy định, hợp đồng cho thuê nhà sẽ có thể bị vô hiệu khi phát sinh tranh chấp theo điều 134 BLDS.

Không ích lợi
Theo chúng tôi, không nên quy định việc công chứng là bắt buộc, mà chỉ nên xem đó là loại dịch vụ pháp lý đặc biệt nhằm giúp xác thực tính hợp pháp, tính có thực của một giao dịch dân sự cho các bên. Nghĩa là nếu một trong các bên tự thấy không đủ khả năng hoặc thời gian xem xét tính hợp pháp của giao dịch dân sự thì có thể thuê dịch vụ công chứng làm thay.
Nhà nước nên tôn trọng và công nhận tất cả các hình thức giao dịch dân sự do các bên lập (không cần phải có công chứng chứng nhận), nếu nội dung các giao dịch này không trái với pháp luật.
Việc cho thuê nhà đơn thuần là một giao dịch dân sự, vậy nên Nhà nước không cần thiết phải can thiệp quá nhiều và quá sâu. Việc buộc công chứng và đăng ký hợp đồng thuê nhà đã làm quá trình cho thuê nhà trở nên khá phức tạp, tốn kém tiền bạc và thời gian nhưng không mang lại hiệu quả quản lý nhà nước cao.
BLDS nên sửa đổi lại hình thức hợp đồng cho thuê nhà theo hướng chỉ cần bằng văn bản và đăng ký với cơ quan thuế là đủ. Quy định như thế là bảo đảm về mặt quản lý nhà nước trong hoạt động cho thuê nhà và tránh thất thu thuế.