211
Nghiªn cøu øng dông tin häc ®Ó qu¶n lý kÕt qu¶
c¸c ®Ò tµi nghiªn cøu khoa häc
1. CÊp ®Ò tµi : C¬ së
2. Thêi gian nghiªn cøu : 2003
3. §¬n vÞ chñ tr× : ViÖn Khoa häc Thèng kª
4. §¬n vÞ qu¶n lý : ViÖn Khoa häc Thèng kª
5. Chñ nhiÖm ®Ò tµi : KS. Lª §ç M¹ch
6. Nh÷ng ng−êi phèi hîp nghiªn cøu:
CN. Lª V¨n Duþ
CN. §inh ThÞ Thuý Ph−¬ng
CN. TrÇn Sinh
7. KÕt qu¶ b¶o vÖ: lo¹i kh¸
§Ò tµi khoa häc
Sè: 09-2003
212
1. T×nh h×nh qu¶n lý vµ mét sè ®Þnh h−íng qu¶n lý c¸c kÕt
qu¶ nghiªn cøu khoa häc thèng kª
Tr−íc hÕt cÇn ph¶i biÕt kÕt qu¶ cña mét nghiªn cøu bao gåm nh÷ng tµi
liÖu g×? Vµ ®©y chÝnh lµ nguån tµi liÖu mµ ®Ò tµi tËp trung x©y dùng CSDL.
Th«ng th−êng kÕt qu¶ nghiªn cøu chñ yÕu bao gåm 7 tµi liÖu sau:
- PhiÕu ®¨ng ký ®Ò tµi
- ThuyÕt minh ®Ò tµi nghiªn cøu khoa häc
- GiÊy chøng nhËn ®¨ng ký ®Ò tµi nghiªn cøu
- B¸o c¸o tæng hîp kÕt qu¶ nghiªn cøu
- B¸o c¸o tãm t¾t kÕt qu¶ nghiªn cøu
- QuyÕt ®Þnh thµnh lËp héi ®ång nghiÖm thu vµ biªn b¶n nghiÖm thu
- PhiÕu ®¨ng ký kÕt qu¶ nghiªn cøu khoa häc c«ng nghÖ
B¶y tµi liÖu nµy t¹o thµnh hå s¬ cho mét kÕt qu¶ nghiªn cøu. Kh«ng ph¶i
bÊt cø kÕt qu¶ nghiªn cøu nµo còng ®Çy ®ñ hå s¬. Sau ®©y sÏ tr×nh kh¸i qu¸t vÒ
t×nh h×nh kho hå s¬ gèc.
GÇn 30 n¨m nghiªn cøu khoa häc vµ tæ chøc qu¶n lý nghiªn cøu khoa häc
cña c¶ Ngµnh, t¹i ViÖn khoa häc thèng kª ®· cã hµng tr¨m kÕt qu¶ ®Ò tµi nghiªn
cøu kh¸c nhau, bao gåm tõ cÊp c¬ së, cÊp bé/tæng côc ®Õn cÊp nhµ n−íc. C¸c kÕt
qu¶ nghiªn cøu (hå s¬ c¸c kÕt qu¶ nghiªn cøu) hiÖn ®ang ®−îc l−u gi÷ t¹i viÖn
khoa häc thèng kª, hµng ngµy vÉn ®−îc c¸c c¸n bé thèng kª, c¸n bé nghiªn cøu
vµ sinh viªn t×m ®äc, tra cøu.
§¸ng tiÕc lµ trong nh÷ng n¨m qua c«ng t¸c qu¶n lý c¸c tµi liÖu nµy cßn
mang tÝnh thñ c«ng, nªn hiÖu qu¶ sö dông chóng cßn bÞ h¹n chÕ. ThËm chÝ mét
sè tµi liÖu cßn bÞ xuèng cÊp nh− c¸c b¶n viÕt tay mùc ®· bÞ phai mê, giÊy kÐm
chÊt l−îng bÞ môc n¸t theo thêi gian. Do nhiÒu nguyªn nh©n nh− di chuyÓn, thay
®æi ng−êi qu¶n lý, cã khi tµi liÖu cßn bÞ thÊt l¹c, s¾p xÕp kh«ng cã hÖ thèng
khiÕn cho viÖc t×m kiÕm c¸c tµi liÖu nµy gÆp khã kh¨n nhiÒu.
213
MÆc dï vËy, nh−ng trong c¸c n¨m qua ViÖn Khoa häc Thèng kª mµ trùc
tiÕp lµ Phßng Qu¶n lý còng ®· cã nhiÒu cè g¾ng l−u tr÷ vµ qu¶n lý kÕt qu¶ c¸c ®Ò
tµi nghiªn cøu khoa häc.
D−íi ®©y lµ t×nh h×nh cô thÓ kho hå s¬ qua c¸c giai ®o¹n.
- Tr−íc n¨m 1985, kÕt qu¶ c¸c ®Ò tµi Ýt, mét sè cßn viÕt b»ng tay, chÊt
l−îng giÊy xÊu, nhiÒu lo¹i giÊy ®en ®Õn nay rßn n¸t, môc. Hå s¬ cña ®Ò tµi
kh«ng ®Çy ®ñ nh− kh«ng cã ®¨ng ký ®Ò tµi, thuyÕt minh ®Ò tµi, biªn b¶n nghiÖm
thu, giÊy chøng nhËn kÕt qu¶. V× vËy nhiÒu môc th«ng tin vÒ c¸c ®Ò tµi trong giai
®o¹n nµy kh«ng cã trong hå s¬.
- Tõ n¨m 1985 ®Õn 1995, kÕt qu¶ cña c¸c ®Ò tµi ®−îc l−u d−íi d¹ng v¨n
b¶n, vÉn cßn mét sè tµi liÖu viÕt tay vµ kh«ng ®Çy ®ñ.
- Tõ n¨m 1996 ®Õn nay, nãi chung hå s¬ vÒ c¸c ®Ò tµi t−¬ng ®èi ®Çy ®ñ, cã
mét sè b¸o c¸o tãm t¾t, b¸o c¸o tæng hîp kÕt qu¶ nghiªn cøu cña c¸c n¨m 2001,
2002 ®· ®−îc l−u trong ®Üa CD.
Tõ t×nh h×nh thùc tiÔn ®ã, ViÖn Khoa häc Thèng kª ®· cã ý t−ëng tæ chøc,
qu¶n lý vµ khai th¸c kho hå s¬ nµy tèt h¬n.
• L−u tr÷ c¸c kÕt qu¶ nghiªn cøu lªn thiÕt bÞ kü thuËt ®Ó b¶o qu¶n l©u dµi
tr¸nh thÊt l¹c, h− háng. C¸c v¨n b¶n gèc còng ph¶i ®−îc s¾p xÕp ph©n lo¹i mét
c¸ch cã hÖ thèng ®Ó dÔ t×m khi cÇn tra cøu.
• HiÖn ®¹i ho¸ c«ng t¸c qu¶n lý kÕt qu¶ c¸c ®Ò tµi, b»ng c¸ch tæ chøc x©y
dùng CSDL tËp trung kÕt qu¶ nghiªn cøu, th−êng xuyªn cËp nhËt c¸c kÕt qu¶
míi, phôc vô ng−êi dïng nhanh chãng tra cøu ®−îc nh÷ng th«ng tin chñ yÕu vÒ
kÕt qu¶ nghiªn cøu vµ khi cÇn cÇn thiÕt cã thÓ tiÕp cËn víi c¸c tµi liÖu gèc mét
c¸ch nhanh chãng.
• §Ó cã nhiÒu th«ng tin h¬n vÒ kÕt qu¶ c¸c ®Ò tµi, ngoµi c¸c th«ng tin s½n
cã trong hå s¬ nghiªn cøu, cÇn thu thËp thªm mét sè th«ng tin vÒ chñ nhiÖm ®Ò
tµi, vÒ ®¬n vÞ chñ tr×,v.v... ®Ó ng−êi sö dông trao ®æi víi chñ nhiÖm còng nh−
gióp ng−êi dïng tin cã nhiÒu th«ng tin h¬n khi hîp t¸c víi chñ nhiÖm. Do sè ®Ò
tµi Ýt, sè chñ nhiÖm Ýt vµ chñ yÕu ®Òu ë trong ngµnh thèng kª nªn viÖc thu thËp
thªm c¸c th«ng tin vÒ chñ nhiÖm cã tÝnh kh¶ thi.
214
2. X©y dùng bé tiªu chÝ ®Ó lËp danh môc th«ng tin chñ yÕu
c¸c kÕt qu¶ nghiªn cøu khoa häc thèng kª
Muèn qu¶n lý tèt c¸c kÕt qu¶ nghiªn cøu ph¶i x¸c ®Þnh ®−îc néi dung
nh÷ng th«ng tin chñ yÕu (bé tiªu chÝ) cÇn qu¶n lý ®èi víi mét kÕt qu¶ nghiªn
cøu. Bé tiªu chÝ vÒ c¸c kÕt qu¶ nghiªn cøu lµ nh÷ng th«ng tin c¬ b¶n nhÊt vÒ mét
®Ò tµi nghiªn cøu, qua nh÷ng th«ng tin nµy, cã thÓ cã mét c¸i nh×n toµn diÖn vµ
®Çy ®ñ vÒ kÕt qu¶ nghiªn cøu trªn nhiÒu khÝa c¹nh kh¸c nhau. C¬ së ®Ó x¸c ®Þnh
nh÷ng th«ng tin chñ yÕu lµ c¨n cø vµo hå s¬ c¸c kÕt qu¶ nghiªn cøu vµ yªu c©ï
qu¶n lý ®èi víi c¸c kÕt qu¶ nµy. Nh÷ng tiªu chÝ ®−îc ®Ò nghÞ nh− vËy ph¶i ®¸p
øng c¬ b¶n bèn yªu cÇu sau :
- Yªu cÇu t×m hiÓu c¬ b¶n nhÊt vÒ mét kÕt qu¶ nghiªn cøu cña ng−êi dïng
- Yªu cÇu qu¶n lý ®èi víi mét kÕt qu¶ nghiªn cøu
- Yªu cÇu l−u tr÷, qu¶n lý c¸c kÕt qu¶ nghiªn cøu cña bé khoa häc c«ng
nghÖ m«i tr−êng
- Ph¶i cã tÝnh kh¶ thi, nghÜa lµ dùa vµo hå s¬ kÕt qu¶ nghiªn cøu vµ khai
b¸o th«ng tin chñ nhiÖm khi ®¨ng ký ®Ò tµi cã thÓ thu thËp nh÷ng th«ng tin chñ
yÕu ®· ®Ò nghÞ.
Dùa trªn nh÷ng tiªu chÝ ®ã tiÕn hµnh lËp danh môc th«ng tin vÒ c¸c kÕt
qu¶ nghiªn cøu. Nh÷ng th«ng tin chñ yÕu cã thÓ ®−îc thu thËp dùa trªn hå s¬ kÕt
qu¶ nghiªn cøu vµ mét sè Ýt th«ng tin ch−a cã sÏ ®−îc thu thËp bæ sung nh− c¸c
th«ng tin vÒ chñ nhiÖm ®Ò tµi. Hå s¬ cña kÕt qu¶ mét ®Ò tµi bao gåm 7 t− liÖu ®·
nªu trªn.
Nh÷ng th«ng tin do “PhiÕu ®¨ng ký ®Ò tµi” vµ “ThuyÕt minh ®Ò tµi nghiªn
cøu” cung cÊp lµ nh÷ng th«ng tin kh«ng thay ®æi vµ lµ nh÷ng th«ng tin ban ®Çu
vÒ mét ®Ò tµi nghiªn cøu. V× vËy ®èi víi mét ®Ò tµi míi, cã thÓ ®−a tr−íc nh÷ng
th«ng tin nµy vµo CSDL, cßn nh÷ng th«ng tin vÒ kÕt qu¶ ®Ò tµi sÏ ®−îc ®−a vµo
sau khi ®Ò tµi ®· hoµn thµnh vµ cã PhiÕu ®¨ng ký kÕt qu¶. Còng nh− vËy, nh÷ng
th«ng tin vÒ chñ nhiÖm, ®¬n vÞ chñ tr× th−êng lµ nh÷ng th«ng tin ®· biÕt tr−íc, v×
vËy cã thÓ ®−a ngay vµo CSDL ®Ò tµi. Râ rµng lµ c¬ së d÷ liÖu kÕt qu¶ nghiªn
cøu kh«ng chØ l−u tr÷ vµ t×m kiÕm kÕt qu¶ nghiªn cøu mµ cßn lµ mét c¬ së d÷
liÖu t¸c nghiÖp theo dâi c¸c nghiªn cøu ®ang ho¹t ®éng.
215
Trªn c¬ së nh÷ng nguyªn t¾c ®· nªu vµ nh÷ng nguån tµi liÖu ®· cã, ®Ò tµi
®Ò nghÞ mét bé tiªu chÝ gióp cho viÖc lËp danh môc c¸c kÕt qu¶ nghiªn cøu. §©y
lµ nh÷ng th«ng tin chñ yÕu nhÊt vµ c¬ b¶n nhÊt vÒ mét kÕt qu¶ nghiªn cøu:
1. M· tµi liÖu
2. D¹ng tµi liÖu
3. VËt mang tin
4. Tªn ®Ò tµi (tªn tµi liÖu)
5. Môc tiªu cña ®Ò tµi
6. Chñ nhiÖm
7. C¸n bé phèi hîp
8. §¬n vÞ chñ tr×
9. §Þa chØ §VCT
10. Sè ®iÖn tho¹i
11. Fax
12. Email
13. C¬ quan phèi hîp
14. C¬ quan chñ qu¶n
15. §Þa chØ CQCQ
16. Sè ®iÖn tho¹i
17. Fax
18. Email
19. CÊp ®Ò tµi
20. Chñ ®Ò nghiªn cøu
21. LÜnh vùc thèng kª
22. Thuéc ch−¬ng tr×nh
23. Thêi gian b¾t ®Çu