Quy tắc 80/20 trong
quản lý dòng tiền
Nguyên tắc 80/20 phải được xem xét một cách linh hoạt. Bởi lẽ, một
khoản mục trong quá khứ chiếm giá trị nhỏ nhưng năm sau có thể
tăng vọt đột biến và làm phá sản kế hoạch dòng tiền.
Cuộc khủng hoảng kinh tế càng khẳng định
tầm quan trọng của dòng tiền. Từ chỗ quan
tâm đến doanh thu và lợi nhuận, giờ đây các
doanh nghiệp bắt đầu ý thức về tình trạng khá phổ biến là “kinh doanh
có lời nhưng lại mất khả năng thanh toán”. Thực tế, việc quản lý dòng
tiền không phải là chuyện đơn giản. Nhiều công ty cố gắng liệt kê tất cả
khoản thu chi và tìm biện pháp dự báo, tăng thu, giảm chi đối với từng
khoản mục. Điều này tốn nhiều nguồn lực, cả về con người lẫn thời gian,
trong khi kết quả chưa chắc đã thật tốt. Nguyên nhân là người thực hiện
luôn chìm ngập trong hàng núi chi tiết nhỏ và tốn nhiều thời gian cho
những việc không mấy quan trọng.
Giải pháp cho vấn đề này là áp dụng quy tắc 80/20 trong việc quản lý
dòng tiền. 80% dòng tiền được tạo ra từ 20% khoản mục. Chỉ cần tập
trung vào 20% khoản mục này, doanh nghiệp sẽ có thể kiểm soát được
80% dòng tiền. Đây là cách làm đảm bảo hiệu quả trong khi lại không
cần phải huy động nhiều nguồn lực cho việc lập kế hoạch và theo dõi.
80% dòng tiền đến từ đâu?
Đừng vội liên tưởng ngay đến các khách hàng lớn. Doanh thu chỉ mới
nói lên một khía cạnh của dòng tiền. Dòng chi ra cũng quan trọng không
kém, nếu không muốn nói là hơn vì cấp quản lý ít quan tâm đến vấn đề
này. Thông thường, dòng tiền thu - chi đến từ 3 khoản mục lớn: tồn kho,
khoản phải trả và khoản phải thu. Khoản phải trả liên quan trực tiếp đến
trách nhiệm của bộ phận cung ứng - mua hàng. Khoản phải thu là trách
nhiệm của bộ phận kinh doanh, còn tồn kho là sự phối hợp giữa bộ phận
sản xuất và kinh doanh.
Phải trả là các khoản thanh toán cho nhà cung cấp đầu vào của công ty.
Thời gian phải trả, tức thời gian nợ nhà cung cấp, càng dài thì càng có
lợi cho dòng tiền. Ví dụ, bộ phận cung ứng đã đàm phán kéo dài được
thời gian thanh toán thêm 15 ngày với một nhà cung cấp lớn, nhờ đó làm
giảm đáng kể áp lực chi tiền mặt cho công ty. Nếu bộ phận tài chính
chậm nắm bắt điều này, sẽ dẫn đến việc duy trì quá nhiều tiền mặt hơn
mức cần thiết và gây lãng phí, gia tăng chi phí sử dụng vốn.
Ví dụ trên cũng cho thấy sức mạnh của nguyên tắc tập trung vào những
khoản mục chính yếu. Bộ phận cung ứng chỉ đàm phán thành công với
một nhà cung ứng, nhưng lại là nhà cung ứng lớn chiếm đến 30% đầu
vào của công ty chẳng hạn. Rõ ràng chỉ cần một sự thay đổi nhỏ cũng
đem lại hiệu quả tích cực. Ngược lại, có lẽ phải kiên trì đi đàm phán với
hàng chục nhà cung cấp nhỏ mới tạo được kết quả tương tự. Liệu điều
này có dễ dàng? Cũng còn tùy. Tuy nhiên, thực tế cho thấy nếu công ty
bạn chỉ là một khách hàng nhỏ của nhà cung cấp thì họ cũng đâu có
thêm lợi ích khi phải suy nghĩ để điều chỉnh phương thức thanh toán có
lợi cho bạn.
Ngược lại với khoản phải trả, khoản phải thu là phần doanh thu khách
hàng mua chịu của công ty. Bộ phận kinh doanh thường có xu hướng lơi
lỏng đối với các khoản bán hàng trả chậm để đạt mục tiêu doanh số.
Điều này dẫn đến doanh thu cao, nhưng khả năng tiền mặt kém do thời
hạn trả chậm bị kéo dài. Việc áp dụng quy tắc 80/20 đối với khoản phải
thu cũng tương tự như khoản phải trả. Nếu bộ phận kinh doanh điều
chỉnh chính sách bán hàng trả chậm đối với 20% số lượng khách hàng
nhưng chiếm đến 80% doanh số thì dòng tiền sẽ bị ảnh hưởng rất mạnh.
Một lần nữa, có thông tin kịp thời từ bộ phận kinh doanh sẽ giúp bộ
phận tài chính có sự ứng phó phù hợp.
80% dòng tiền được tạo ra từ 20% khoản mục. Chỉ cần tập trung vào
20% khoản mục này, doanh nghiệp sẽ có thể kiểm soát được dòng tiền.
Lượng hàng tồn kho liên quan đến trách nhiệm của bộ phận sản xuất và
kinh doanh. Bộ phận sản xuất sẽ căn cứ vào kế hoạch sản xuất để tính
toán trữ nguyên vật liệu và bán thành phẩm cần thiết cho quy trình sản
xuất. Bộ phận kinh doanh thì phải đảm bảo lượng thành phẩm trong kho
đủ đáp ứng nhu cầu của khách hàng. Công ty nào cũng muốn duy trì
được lượng tồn kho vừa đủ, nhưng rà soát theo nguyên tắc 80/20 có thể
thấy một thực tế trái ngược. Đó là sẽ có những mặt hàng đem lại doanh
thu ít nhưng tồn kho nhiều. Hay có một vài khâu sản xuất nào đó đang
duy trì lượng bán thành phẩm, nguyên liệu quá cao so với các khâu còn
lại. Vì thế, việc tinh gọn những hạng mục chiếm tồn kho lớn sẽ đem lại
một dòng tiền đáng kể.
Linh hoạt là chìa khóa
Nguyên lý 80/20 luôn phải được xem xét một cách linh hoạt. Một khoản
mục trong quá khứ chiếm giá trị nhỏ, nhưng năm sau có thể tăng vọt đột
biến và làm phá sản kế hoạch dòng tiền nếu không được lường trước. Từ
chỗ nằm trong 20% ít quan trọng, khoản mục đó có thể thay đổi vị trí để