TỔNG CỤC TIÊU CHUẨN
ĐO LƯỜNG CHẤT LƯỢNG
-----------------
TRUNG TÂM CHỨNG NHẬN
PHÙ HỢP TIÊU CHUẨN - QUACERT
------------------
Số : 398 /QĐ-QC
CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
----------------------------
Hà nội, ngày 18 tháng 9 năm 2002
QUYẾT ĐỊNH CỦA GIÁM ĐỐC
TRUNG TÂM CHỨNG NHẬN PHÙ HỢP TIÊU CHUẨN
Về việc ban hành bản sửa đổi "Quy định Nguyên tắc và Điều kiện Chứng nhận Hệ thống Quản lý"
GIÁM ĐỐC
TRUNG TÂM CHỨNG NHẬN PHÙ HỢP TIÊU CHUẨN
− Căn cứ Quyết định số 1003/QĐ-BKHCNMT ngày 01/6/1999 của Bộ trưởng Bộ Khoa học, Công nghệ và Môi
trường về việc thành lập Trung tâm Chứng nhận Phù hợp Tiêu chuẩn - QUACERT;
− Căn cứ yêu cầu đối với các tổ chức hoạt động đánh giá và chứng nhận hệ thống quản lý trong các hướng dẫn
ISO/IEC,
QUYẾT ĐỊNH
Điều 1: Ban hành kèm theo Quyết định này bản sửa đổi "Qui định Nguyên tắc và Điều
kiện Chứng nhận Hệ thống Quản lý";
Điều 2: Các chuyên gia, cán bộ của Trung tâm Chứng nhận Phù hợp Tiêu chuẩn -
QUACERT và các Cơ sở xin chứng nhận hệ thống quản lý phù hợp tiêu chuẩn
phải tuân thủ theo Quy định này;
Điều 3: Quyết định này thay thế Quyết định số 398/QĐ-QC ngày 1/6/2002 và có hiệu
lực kể từ ngày ký.
GIÁM ĐỐC
TRUNG TÂM CHỨNG NHẬN - QUACERT
Nơi nhận :
- Các Cơ sở xin chứng nhận;
- Các CG, cán bộ liên quan để thực hiện;
- Phòng Đơn vị trực thuộc TT, QMR;
- Lưu QUACERT
Trang 0/7
QUY ĐỊNH
NGUYÊN TẮC VÀ ĐIỀU KIỆN CHỨNG NHẬN HỆ THỐNG QUẢN LÝ ∗
(Ban hành kèm theo Quyết định số 398/QĐ-QC ngày 18 tháng 9 năm 2002 của Giám
đốc Trung tâm Chứng nhận Phù hợp Tiêu chuẩn - QUACERT)
1. ĐIỀU KHOẢN CHUNG
Trung tâm Chứng nhận Phù hợp Tiêu chuẩn - QUACERT là tổ chức chứng nhận do Bộ
Khoa học, Công nghệ và Môi trường thành lập nhằm thực thi công tác chứng nhận hệ
thống quản lý, chứng nhận và cấp dấu chất lượng hàng hoá phù hợp tiêu chuẩn Việt Nam,
tiêu chuẩn nước ngoài, tiêu chuẩn quốc tế,... Thủ tục chứng nhận của QUACERT tuân
thủ theo các yêu cầu, chuẩn mực quốc gia và thông lệ quốc tế. Các thủ tục này được áp
dụng chỉ nhằm đảm bảo tính thống nhất và chất lượng của công tác chứng nhận, nhưng
không nhằm ngăn cản hay gây khó dễ cho các Cơ sở có nhu cầu đăng ký chứng nhận của
QUACERT.
Tất cả các Cơ sở có tư cách pháp nhân, không phân biệt thành phần kinh tế, quy mô, điều
kiện tài chính, nhân sự... đều có thể đăng ký và được đánh giá chứng nhận. Tuy nhiên, để
đảm bảo tính khách quan và không mâu thuẫn về quyền lợi, QUACERT sẽ không chứng
nhận cho các Cơ sở có hoạt động tương tự như hoạt động của QUACERT hay các Cơ sở
có thể gây ảnh hưởng đến tính khách quan trong quyết định chứng nhận của QUACERT.
QUACERT cam kết không cung cấp các dịch vụ tư vấn để được cấp và duy trì chứng
nhận; dịch vụ tư vấn thiết kế, xây dựng và áp dụng hệ thống quản lý hay dịch vụ đào tạo
mang tính tư vấn.
Các chuyên gia của QUACERT phải đạt các chuẩn mực theo yêu cầu của tiêu chuẩn ISO
10011-2 đối với Chuyên gia HTQLCL, ISO 14012 đối với Chuyên gia HTQLMT hoặc
các yêu cầu tương tự đối với các chuyên gia thuộc các chương trình chứng nhận khác.
Các chuyên gia bên ngoài không được phép mời chào tư vấn dưới danh nghĩa của
QUACERT, không được phép tiến hành đánh giá các Cơ sở mà bản thân đã làm tư vấn
hay thực hiện đánh giá nội bộ hoặc có quan hệ nào đó có thể ảnh hưởng đến tính vô tư và
khách quan khi tiến hành đánh giá. Nếu phát hiện các vi phạm, QUACERT sẽ có biện
pháp thích hợp để ngăn chặn và phòng ngừa.
2. ĐIỀU KIỆN ĐƯỢC CHỨNG NHẬN
Cơ sở có đủ điều kiện để được chứng nhận hệ thống quản lý khi:
a) Hệ thống đã được xây dựng và áp dụng phù hợp với chính sách và thủ tục đã được
văn bản hoá theo yêu cầu của tiêu chuẩn áp dụng;
b) Đã tiến hành ít nhất một lần đánh giá nội bộ toàn bộ các yếu tố của hệ thống và ít nhất
một lần xem xét lãnh đạo;
c) Việc đánh giá nội bộ và xem xét lãnh đạo này phải thực sự có hiệu lực.
3. CÁC BƯỚC TIẾN HÀNH ĐỂ ĐƯỢC CHỨNG NHẬN
Các bước chuẩn bị và tiến hành đánh giá chứng nhận của QUACERT phải tuân thủ
theo các yêu cầu của tiêu chuẩn ISO 10011-1 đối với HTQLCL, ISO 14010, ISO
Trang 1/7
∗ Bao gồm hệ thống quản lý môi trường ISO14000, hệ thống chất lượng ISO9000, HACCP,...
Trang 2/7
14011 đối với HTQLMT hoặc các yêu cầu tương tự đối với các chương trình chứng
nhận khác.
3.1 Tiếp xúc ban đầu
3.1.1 Cơ sở tiếp xúc với QUACERT để được cung cấp các thông tin như
yêu cầu, điều kiện, chi phí, nội dung, thủ tục chứng nhận và các yêu
cần thiết khác nếu cần.
3.1.2 Sau khi nghiên cứu và thấu hiểu điều kiện, qui định và các yêu cầu
khác về chứng nhận hệ thống của QUACERT, Cơ sở điền vào "Đăng
ký chứng nhận" và gửi đến QUACERT.
3.2 Hồ sơ đăng ký chứng nhận
Việc xem xét hồ sơ chứng nhận được QUACERT thực hiện tại Văn phòng
QUACERT và tuân thủ theo Thủ tục Xem xét hợp đồng.
3.2.1 Hồ sơ đăng ký chứng nhận gồm:
a) Đăng ký chứng nhận hệ thống;
b) Tài liệu về cơ cấu tổ chức và chính sách của hệ thống (ví dụ như Sổ tay chất lượng,
Sổ tay môi trường, Báo cáo Đánh giá tác động Môi trường và Công văn phê duyệt báo
cáo đánh giá tác động Môi trường của tổ chức, ...);
c) Các thủ tục điều hành hệ thống (nếu có thể).
3.2.2 Nếu Cơ sở có nhiều địa điểm cần đánh giá thì có thể lựa chọn một
trong hai hình thức chứng nhận sau:
a) Chứng nhận riêng cho từng địa điểm: trong trường hợp này, mỗi địa điểm có một hồ
sơ đăng ký chứng nhận riêng.
b) Chứng nhận chung: trong trường hợp này, Cơ sở chỉ cần làm một bộ hồ sơ chung,
trong đó có nêu các địa điểm đó.
3.2.3 QUACERT xem xét tất cả các yêu cầu chứng nhận nhằm đảm bảo
rằng:
a) Các yêu cầu chứng nhận được xác định rõ, lập thành văn bản và được thông hiểu;
b) Mọi sự hiểu sai giữa QUACERT và Cơ sở xin chứng nhận được giải quyết;
c) QUACERT có khả năng tiến hành chứng nhận lĩnh vực mà Cơ sở đã đăng ký, các
yêu cầu đặc biệt khác như ngôn ngữ đánh giá,...
3.2.4 Sau khi xem xét hồ sơ và làm rõ các thông tin cần thiết, QUACERT
thông báo chính thức cho Cơ sở về việc chấp nhận hoặc yêu cầu bổ
sung hồ sơ.
3.2.5 QUACERT không chấp nhận những hồ sơ không có đủ thông tin cần
thiết. Trong trường hợp này, hồ sơ sẽ được hoàn trả lại Cơ sở.
3.3 Chuẩn bị đánh giá
Toàn bộ quá trình chuẩn bị đánh giá được QUACERT thực hiện có sự phối hợp
với Cơ sở xin chứng nhận tại Văn phòng QUACERT theo Thủ tục Chuẩn bị đánh
giá.
3.3.1 Nếu xét thấy cần thiết, QUACERT có thể tiến hành khảo sát và đánh
giá sơ bộ Cơ sở nhằm:
a) Tìm hiểu các hoạt động của Cơ sở để giúp cho việc lập kế hoạch đánh giá, thành lập
Đoàn chuyên gia đánh giá và cung cấp thông tin ban đầu cần thiết cho Đoàn;
Trang 3/7
b) Giải thích về trình tự đánh giá và thiết lập mối quan hệ hợp tác với Cơ sở để tạo điều
kiện thuận lợi cho việc đánh giá chính thức;
c) Xác định sơ bộ tình trạng áp dụng và mức độ phù hợp của hệ thống.
3.3.2 QUACERT thông báo dự kiến chi phí đánh giá, kế hoạch đánh giá và
Đoàn chuyên gia đánh giá đến Cơ sở xin chứng nhận để chấp thuận.
3.3.3 Sau khi Cơ sở chấp thuận các dự kiến, QUACERT sẽ thông báo chính
thức thành phần Đoàn chuyên gia đánh giá, chương trình đánh giá và
các yêu cầu cần thiết khác đến Cơ sở.
3.4 Đánh giá
Quá trình đánh giá được QUACERT chia ra làm hai giai đoạn gồm đánh giá tài
liệu và đánh giá chính thức tại hiện trường theo thủ tục Đánh giá.
3.4.1 Đánh giá tài liệu
a) Ít nhất một tuần trước khi đánh giá tại Cơ sở, QUACERT tiến hành đánh giá sự phù
hợp của hệ thống tài liệu so với các yêu cầu của tiêu chuẩn áp dụng. Trường hợp tài
liệu được đánh giá chỉ gồm sổ tay chất lượng, sổ tay môi trường, Danh sách Khía
cạnh Môi trường có ý nghĩa các tài liệu khác sẽ được đánh giá tại hiện trường.
b) Báo cáo đánh giá tài liệu được gửi đến Cơ sở để khắc phục trước khi đánh giá chính
thức tại hiện trường. Nếu chưa được khắc phục, những điểm không phù hợp của hệ
thống tài liệu có thể trở thành điểm không phù hợp khi đánh giá chính thức tại hiện
trường.
3.4.2 Đánh giá chính thức tại hiện trường
a) Trưởng đoàn đánh giá chủ trì cuộc họp khai mạc với sự tham gia của đại diện Cơ sở
nhằm khẳng định mục tiêu, phạm vi, tiêu chuẩn đánh giá, giới thiệu phương pháp, thủ
tục đánh giá, phân loại sự không phù hợp, thống nhất chương trình đánh giá, cam kết
bảo mật và các yêu cầu cần thiết khác;
b) Các chuyên gia đánh giá tiến hành những kỹ năng và phương pháp cần thiết nhằm thu
thập bằng chứng để khẳng định tính hiệu lực và sự phù hợp của hệ thống đang được
áp dụng với các yêu cầu của tiêu chuẩn xin chứng nhận và các yêu cầu bắt buộc của
pháp luật. Việc không tuân thủ các yêu cầu của pháp luật có thể được đưa vào báo cáo
đánh giá như các điểm không phù hợp để doanh nghiệp khắc phục.
c) Kết quả thu được trong quá trình đánh giá sẽ được thảo luận trong Đoàn đánh giá, viết
thành báo cáo, thông báo và giải thích trong cuộc họp kết thúc cho Cơ sở. Trưởng
Đoàn đánh giá có trách nhiệm khẳng định lại phạm vi, tiêu chuẩn chứng nhận, các yêu
cầu khác và tạo điều kiện để Cơ sở trình bày; thông báo rõ trách nhiệm của Cơ sở đối
với việc khắc phục tất cả các điểm không phù hợp do Đoàn đánh giá đưa ra.
3.4.3 Báo cáo đánh giá
Trưởng Đoàn đánh giá có trách nhiệm lập và tập hợp tất cả các báo cáo đánh giá,
kiểm tra xác nhận hành động khắc phục của Cơ sở (nếu cần) và chuyển về
QUACERT.
3.5 Quyết định chứng nhận
Việc thẩm xét, kiến nghị và phê duyệt chứng nhận được QUACERT thực hiện tại
Văn phòng QUACERT và tuân thủ theo thủ tục Thẩm xét hồ sơ chứng nhận.
3.5.1 Hồ sơ chứng nhận được QUACERT chuyển cho Ban Kỹ thuật chứng
nhận để thẩm xét và kiến nghị Giám đốc QUACERT ra quyết định
Trang 4/7
chứng nhận và thông báo bằng văn bản đến Cơ sở về quyết định của
mình.
3.5.2 Việc cấp giấy chứng nhận không bao hàm cho toàn bộ hoạt động của
Cơ sở mà chỉ có giá trị trong phạm vi đã ghi trong giấy chứng nhận,
tại một địa bàn cụ thể nơi hệ thống đã được đánh giá. Phạm vi chứng
nhận ghi rõ chủng loại sản phẩm hoặc các dịch vụ không có nghĩa
QUACERT chứng nhận cho các sản phẩm/dịch vụ đó.
3.5.3 Việc QUACERT cấp chứng nhận hệ thống quản lý chất lượng cho các
phòng thử nghiệm và hiệu chuẩn không thay thế cho việc công nhận
theo ISO/IEC Guide 25 hay ISO/IEC 17025. Tương tự, việc
QUACERT cấp chứng nhận hệ thống quản lý môi trường ISO14001
không thay thế hay đồng nghĩa với việc cấp giấy chứng nhận đạt tiêu
chuẩn môi trường.
3.5.4 Giấy chứng nhận cấp cho Cơ sở có hiệu lực tối đa 03 năm kể từ ngày
ký với điều kiện Cơ sở tuân thủ các yêu cầu của Qui định này.
4.0 DUY TRÌ CHỨNG NHẬN
Đánh giá giám sát bao gồm đánh giá định kỳ và đánh giá đặc biệt được tiến hành
theo thủ tục Đánh giá giám sát và thủ tục Đánh giá. Đánh giá chứng nhận lại sẽ
được tiến hành khi hết một chu kỳ chứng nhận hoặc khi có thay đổi lớn trong hệ
thống quản lý của Cơ sở mà có khả năng ảnh hưởng đến phạm vi chứng nhận.
Việc đánh giá chứng nhận lại sẽ tiến hành theo trình tự như lần đánh giá ban đầu.
4.1 Để duy trì chứng nhận, Cơ sở được chứng nhận phải:
d) Đảm bảo tính hiệu quả, duy trì hệ thống phù hợp với phạm vi chứng nhận; tiêu chuẩn
áp dụng và các yêu cầu bắt buộc của pháp luật. Việc không tuân thủ các yêu cầu của
pháp luật có thể được đưa vào báo cáo đánh giá như các điểm không phù hợp để
doanh nghiệp khắc phục.
a) Thông báo ngay bằng văn bản cho QUACERT nếu có những thay đổi lớn trong hệ
thống tổ chức, điều hành có thể ảnh hưởng đến hệ thống quản lý của Cơ sở để
QUACERT tiến hành những xem xét cần thiết nhằm đảm bảo tính hiệu lực của hệ
thống đã được chứng nhận.
4.2 Trong thời hạn hiệu lực của chứng nhận, QUACERT tiến hành giám sát theo định kỳ
6 tháng, 9 tháng hoặc tối đa 12 tháng một lần để đảm bảo rằng hệ thống của Cơ sở
vẫn tiếp tục hoạt động có hiệu lực phù hợp với yêu cầu của tiêu chuẩn áp dụng.
4.3 Ngoài đánh giá giám sát theo định kỳ, QUACERT có thể tiến hành đánh giá đột xuất
nếu có bằng chứng chứng tỏ hệ thống quản lý của Cơ sở đang được thực hiện không
còn phù hợp với những yêu cầu của tiêu chuẩn áp dụng, có khiếu nại với QUACERT
hoặc hệ thống không được thực hiện có hiệu lực.
4.4 Thủ tục và thời gian cần thiết cho một cuộc đánh giá giám sát định kỳ hoặc đột xuất
tùy thuộc vào mức độ phức tạp của hệ thống và qui mô của Cơ sở.
4.5 QUACERT xem xét việc sử dụng dấu hiệu chứng nhận và danh hiệu “Cơ sở được
chứng nhận” trong quá trình giám sát.
4.6 Trong trường hợp Cơ sở sử dụng sai dấu hiệu chứng nhận, QUACERT sẽ có các biện
pháp xử lý thích hợp theo quy định.