Sáng kiến kinh nghiệm: Một số biện pháp nâng cao hiệu quả công tác văn thư ở Trường THPT Xuân Lộc được nghiên cứu biên soạn với các nội dung chính: Lý do chọn đề tài, cơ sở lý luận và thực tiễn của công tác văn thư, các biện pháp nâng cao hiệu quả công tác văn thư ở Trường THPT Xuân Lộc, hiệu quả đề tài, đề xuất khuyến nghị, danh mục tài liệu tham khảo. Mời các bạn cùng tham khảo.
BM 01-Bia SKKN
SỞ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO ĐỒNG NAI TRƯỜNG THPT XUÂN LỘC
Mã số: ................................ (Do HĐKH Sở GD&ĐT ghi)
SÁNG KIẾN KINH NGHIỆM Một số biện pháp nâng cao hiệu quả công tác văn thư ở trường THPT Xuân Lộc
Người thực hiện: Hồ Thị Hương
Lĩnh vực nghiên cứu:
- Quản lý giáo dục
- Phương pháp dạy học bộ môn: .............................
- Lĩnh vực khác: Quản lý hành chính
Có đính kèm: Các sản phẩm không thể hiện trong bản in SKKN
Mô hình Đĩa CD (DVD) Phim ảnh Hiện vật khác (các phim, ảnh, sản phẩm phần mềm)
Năm học: 2014-2015
1
BM02-LLKHSKKN
I. THÔNG TIN CHUNG VỀ CÁ NHÂN
1. Họ và tên: Hồ Thị Hương
2. Ngày tháng năm sinh: 05/06/1989
3. Nam, nữ: Nữ
4. Địa chỉ: Khu phố 4, Thị trấn Gia Ray, huyện Xuân Lộc, tỉnh Đồng Nai
5. Điện thoại cơ quan: 0613 871 115; ĐTDĐ: 0976 329 864
6. Fax: E-mail: hohuongqtvp34@gmail.com
7. Chức vụ: Nhân viên văn thư
8. Nhiệm vụ được giao: Quản lý và thực hiện các nghiệp vụ văn thư lưu trữ
của trường
9. Đơn vị công tác: Trường THPT Xuân Lộc
II.TRÌNH ĐỘ ĐÀO TẠO
- Học vị : Cao đẳng
- Năm nhận bằng: 2012
- Chuyên ngành đào tạo: Quản trị Văn phòng - Lưu trữ
III.KINH NGHIỆM KHOA HỌC
- Lĩnh vực chuyên môn có kinh nghiệm: Quản lý hành chính
Số năm có kinh nghiệm: 03
- Các sáng kiến kinh nghiệm đã có trong 5 năm gần đây: Không
2
BM03-TMSKKN
SÁNG KIẾN KINH NGHIỆM: MỘT SỐ BIỆN PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC VĂN THƯ Ở TRƯỜNG THPT XUÂN LỘC
I. LÝ DO CHỌN ĐỀ TÀI
Như chúng ta đã biết văn thư là công tác có ý nghĩa hết sức quan trọng và đây là công tác thường xuyên của mỗi cơ quan trong lĩnh vực quản lý hành chính nhà nước. Đặc biệt trong thời kỳ công nghiệp hoá, hiện đại hoá thì các đơn vị hành chính sự nghiệp cũng như các doanh nghiệp luôn quan tâm đến công tác văn thư vì làm tốt công tác công văn, giấy tờ sẽ đảm bảo thông tin cho hoạt động quản lý của cơ quan, góp phần nâng cao hiệu suất và chất lượng công việc, phòng chống tệ nạn quan liêu, giấy tờ và giữ gìn bí mật của nhà nước và cơ quan.
Trong hoạt động của nhà trường từ việc đề ra các chính sách, chủ trương, kế hoạch…đều phải dựa vào thông tin mà hoạt động để đảm bảo thông tin bằng văn bản giấy tờ là công tác văn thư. Chính vì vậy công tác văn thư giữ một vai trò hết sức quan trọng là điều kiện không thể thiếu nhằm giúp Ban giám hiệu thu thập, xử lý thông tin một cách chính xác từ đó đưa ra quyết định có hiệu quả góp phần hoàn thành tốt nhiệm vụ của nhà trường.
Bản thân tôi được phân công làm nhiệm vụ công tác văn thư của trường. Trong quá trình công tác tôi nhận thức được tầm quan trọng của công tác văn thư đối với công việc quản lý của nhà trường và tôi đã rút ra một số kinh nghiệm từ công việc thực tế tại trường đây cũng chính là lý do tôi chọn đề tài một số biện pháp nâng cao hiệu quả công tác văn thư ở trường THPT Xuân Lộc.
II. CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ THỰC TIỄN CỦA CÔNG TÁC VĂN THƯ
1. Cơ sở lý luận công tác văn thư
“Công tác văn thư là khái niệm dùng chỉ toàn bộ công việc liên quan soạn thảo, ban hành văn bản, tổ chức quản lý, giải quyết văn bản, lập hồ sơ hiện hành nhằm đảm bảo thông tin văn bản cho hoạt động quản lý của cơ quan, tổ chức”, [1,11]. Như vậy tất cả các cá nhân, từ thủ trưởng đến nhân viên trong cơ quan, tổ chức đều tham gia thực hiện các công tác văn thư điều đó cho thấy công tác văn thư không phải của riêng những người làm công tác văn thư. Muốn thực hiện chức năng, nhiệm vụ của mình thì đều phải sử dụng văn bản, tài liệu để phổ biến các chủ trương, chính sách, trao đổi, liên hệ, phối hợp công tác….
Nội dung của công tác văn thư gồm: Soạn thảo, ban hành văn bản; Quản lý văn bản đến; Quản lý văn bản đi; Lập hồ sơ hiện hành và giao nộp tài liệu vào lưu trữ hiện hành của cơ quan, tổ chức; Quản lý và sử dụng con dấu trong công tác văn thư.
Hiệu quả hoạt động quản lý của cơ quan, tổ chức cao hay thấp phụ thuộc vào công tác văn thư của cơ quan làm tốt hay không. Công tác văn thư yêu cầu đòi hỏi những cán bộ, nhân viên làm công tác văn thư phải thực hiện công việc đảm bảo nhanh chóng, chính xác, bí mật và hiện đại.
3
2. Cơ sở thực tiễn
2.1. Quá trình phát triển trường THPT Xuân Lộc
Trường PTTH Xuân Lộc chính thức được thành lập theo quyết định số 1768/QĐ.UBT do ông Phạm Văn Nà - Chủ tịch UBND tỉnh ký ngày 23/12/1985 do thầy Hoàng Văn Trọng làm hiệu trưởng. Theo quyết định thành lập trường mang tên trường PTTH Xuân Lộc II.
Trường PTTH Xuân Lộc II chính thức ra đời đã đáp ứng đúng nhu cầu, nguyện vọng của nhân dân các xã phía bắc huyện Xuân Lộc cũ và nằm trong kế hoạch phát triển ngành giáo dục, trong sự nghiệp phát triển kinh tế- xã hội của huyện Xuân Lộc và tỉnh Đồng Nai.
Những năm đầu thành lập, cơ sở vật chất của trường là hai dãy phòng học tạm nhà cấp 4 với 12 phòng học trên nền đất đỏ nắng bụi, mưa lầy. Tuy với điều kiện cơ sở vật chất còn rất tạm bợ, đội ngũ thầy, cô giáo còn gặp rất nhiều khó khăn trong cuộc sống và điều kiện công tác nhưng đến tháng 5 năm 1986: 100% học sinh khóa đầu tiên của trường đã dự thi và đỗ tốt nghiệp PTTH đạt 92%, vượt xa so với mặt bằng của tỉnh lúc bấy giờ; có 28 em đậu vào các trường Đại học, Cao đẳng.
Từ ngày 5 tháng 9 năm 1998 đã có một cơ sở khang trang, cơ sở vật chất gồm hai dãy nhà lầu với hệ thống 25 phòng học, 4 phòng trình chiếu để sử dụng phương pháp dạy học mới bằng công nghệ thông tin, 2 phòng máy vi tính, các phòng chức năng đã được nối mạng Intenet.
Từ năm học 2012-2013 trường tiếp tục đầu tư xây dựng khối phòng học mới gồm 15 phòng học. Cho đến nay trường THPT Xuân Lộc đã có 40 phòng học, 13 phòng học bộ môn gồm: 04 phòng máy vi tính, 05 phòng thiết bị tiên tiến ngoại ngữ, 03 phòng thực hành bộ môn lý, hoá, sinh và các phòng chức năng được trang bị đầy đủ các thiết bị, kết nối mạng.
Với ngôi trường mới được đưa vào sử dụng, năm học 1998-1999, tổng số lớp của trường là 50 lớp. Ngoài ra để đáp ứng nhu cầu học tập của con em trên địa bàn huyện, nhà trường còn mở phân hiệu với 6 lớp 10 tại xã Sông Ray (thuộc huyện Cẩm Mỹ ngày nay), đây là cơ sở đầu tiên để hình thành trường THPT Sông Ray. Trường đã mở các phân hiệu sau: Năm học 1999-2000 phân hiệu Xuân Định, năm học 2003-2004 phân hiệu Xuân Hưng, năm học 2005-2006 phân hiệu Xuân Thọ.
Ngày 6/11/2009, UBND tỉnh Đồng Nai đã ký Quyết định số 3255/QĐ- UBND công nhận trường Trung học phổ thông Xuân Lộc đạt danh hiệu trường chuẩn quốc gia.
Năm học 2013-2014 trường có 87,3% đậu Đại học, Cao Đẳng. Hiện nay, nhà trường có 42 lớp với 1617 học sinh. Đội ngũ quản lý là 03 trong đó 01 hiệu trưởng và 02 hiệu phó, nhân viên 08 người và giáo viên trực tiếp giảng dạy là 96 người đều đạt chuẩn và trên chuẩn (trong đó có 5 thạc sĩ và 3 giáo viên đang theo học sau đại học), nhiều giáo viên được tặng huy chương vì sự nghiệp giáo dục, đạt danh hiệu giáo viên giỏi cấp tỉnh.
4
Nhà trường tích cực đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin và các công cụ
hiện đại vào hỗ trợ cho việc quản lý, giảng dạy và học tập.
Trường đã nhận được nhiều bằng khen của bộ và của tỉnh về thành tích cao trong giáo dục như: Năm học 2010-2011 UBND tỉnh tặng cờ là đơn vị thi đua xuất sắc; năm học 2011-2012 tập thể nhà trường tiếp tục được UBND tỉnh tặng bằng khen tập thể lao động xuất sắc còn năm học 2012-2013 được Sở tặng cờ thi đơn vị dẫn đầu phong trào thi đua yêu nước và bằng khen của Bộ giáo dục….
Chi bộ nhà trường có 37 đảng viên, Chi bộ được công nhận liên tục 7 năm
liền đạt “trong sạch vững mạnh tiêu biểu”. Các đoàn thể trong nhà trường hàng năm đều hoàn thành xuất sắc nhiệm vụ.
2.2. Thực trạng công tác văn thư của trường
a. Ưu điểm:
- Trường đã áp dụng cơ chế một cửa trong hoạt động công tác văn thư. Thực hiện cơ chế uỷ nhiệm, phân công rõ quyền hạn và trách nhiệm giải quyết công việc cho các phòng ban, bộ phận chuyên môn, cá nhân nên công việc được giải quyết rất nhanh chóng và đúng lĩnh vực chuyên môn.
- Nhân viên văn thư đều có trách nhiệm cao trong công việc, luôn cố gắng
khắc phục khó khăn để hoàn thành công việc được giao.
- Các văn bản đến và đi được làm thủ tục đăng ký nhanh chóng, tránh tình
trạng nhầm lẫn, thất lạc.
- Trường đã trang bị trang thiết bị văn phòng như máy photo, máy in phục
vụ cho công tác văn thư.
b. Nhược điểm:
- Trong quá trình phát triển của nhà trường đã mở nhiều phân hiệu để đáp ứng nhu cầu học tập của các em trên địa bàn huyện. Công tác văn thư lưu trữ ở các phân hiệu chủ yếu là kiêm nhiệm chưa có chuyên môn, nghiệp vụ chính vì vậy hồ sơ, công văn, giấy tờ trước năm 1994 không được lập và bảo quản cẩn thận nên hồ sơ thất thoát không có lưu trữ tại trường.
- Về soạn thảo và ban hành văn bản: Do đặc thù của công việc một số giáo viên làm công tác giảng dạy và kiêm nhiệm công tác Đoàn Thanh niên, Công đoàn, Hội Chữ thập đỏ, Hội Khuyến học…. Để thực hiện các công việc kiêm nhiệm đó họ phải tham mưu với Ban giám hiệu soạn thảo một số văn bản để giải quyết công việc. Công tác văn thư của trường chưa được quan tâm lắm việc triển khai hướng dẫn quý thầy cô trong trường các văn bản quy định về việc soạn thảo và ban hành văn bản còn ít. Vì vậy văn bản ban hành còn sai size chữ, kiểu chữ, cách trình bày thậm chí nhiều văn bản ban hành còn thiếu một số thành phần của thể thức văn bản như nơi nhận, tên loại và trích yếu nội dung….
- Về quản lý công văn đi, đến:
5
+ Những năm trước nhà trường chưa nắm được tầm quan trọng của công tác văn thư vì vậy chưa xây dựng quy chế công tác văn thư lưu trữ cho cơ quan nên quy trình quản lý công tác văn thư còn bị bất cập.
+ Đăng ký văn bản đến và đi còn viết tắt và ghi số bị trùng hoặc bỏ sót số ký
hiệu văn bản nên khó khăn khi nghiên cứu, tìm hiểu và kiểm tra.
+ Công văn đi lưu ở văn thư còn thiếu và thậm chí nhiều công văn đi còn lưu là bản photo không đúng với quy định. Tất cả văn bản đi không sắp xếp theo sổ đăng ký văn bản để lập hồ sơ lưu. Dẫn đến nhiều công văn ban hành bị thất thoát rất khó cho việc tra cứu và sử dụng văn bản sau này.
+ Công văn đến được Hiệu trưởng phân luồng cho các bộ phận chuyên môn, cá nhân giải quyết. Sau khi giải quyết công văn xong nhiều cá nhân đã không lưu văn bản đến vào hồ sơ công việc.
- Về quản lý hồ sơ giáo viên, học sinh
+ Hồ sơ giáo viên: Nhiều hồ sơ giáo viên không cập nhật, bổ sung đầy đủ giấy tờ như phiếu bổ sung lý lịch mẫu 4a-BNV/2007, các quyết định nâng bậc lương và phụ cấp thâm niên nhà giáo, phiếu đánh giá xếp loại giáo viên hằng năm…
+ Hồ sơ học sinh: Việc quản lý hồ sơ học sinh vẫn còn một số hạn chế học bạ trung học cơ sở những năm trước nhà trường không có kế hoạch trả cho học sinh vì vậy khối lượng học bạ cấp 2, 3 học sinh tốt nghiệp đã ra trường vẫn còn tồn đọng ở trường rất nhiều. Sổ đăng bộ của nhà trường không cập nhật rõ học sinh chuyển đi chuyển đến, bỏ học nên công tác thống kê, báo cáo gặp nhiều khó khăn.
c. Nguyên nhân:
- Những năm trước đây công tác văn thư nhà trường chưa thực sự quan tâm nhân viên phụ trách công việc văn thư là kiêm nhiệm chưa có chuyên môn, nghiệp vụ về công tác văn thư.
- Trang thiết bị văn phòng phục vụ công tác văn thư hay xảy ra trục trặc, hư hỏng như máy photo bị dính mực, kẹt giấy; máy in hay bị hư vì vậy công việc văn thư hay bị trì trệ. Kinh phí đầu tư trang thiết bị và dụng cụ văn phòng như máy photo, máy vi tính, hộp, bìa hồ sơ theo quy định còn hạn chế.
- Văn thư tại trường thực hiện rất nhiều công việc như: Quản lý công văn đi, đến; lưu trữ hồ sơ, quản lý và cấp phát học bạ, bằng tốt nghiệp học sinh; tiếp dân giải quyết thủ tục hành chính; quản lý hồ sơ cán bộ công chức viên chức; làm sổ đăng bộ, làm công tác thi…Công việc nhiều mà chỉ được biên chế một nhân viên làm nên áp lực công việc rất nhiều mà chế độ đãi ngộ thì rất ít.
III. CÁC BIỆN PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC VĂN THƯ Ở TRƯỜNG THPT XUÂN LỘC
Trường THPT Xuân Lộc thành lập và hoạt động 30 năm. Những năm trước đây công tác văn thư nhà trường chưa thực sự quan tâm nhân viên phụ trách công việc văn thư là kiêm nhiệm chưa có chuyên môn nghiệp vụ về văn thư chính vì vậy
6
nhiều công văn giấy tờ của những năm trước đây bị thất thoát cũng gây khó khăn trong việc tìm kiếm thông tin phục vụ trong hoạt động quản lý của nhà trường. Trong những năm gần đây nhà trường đã nhận thấy tầm quan trọng của công tác văn thư, nhà trường đã tuyển nhân viên văn thư có trình độ chuyên môn nghiệp vụ và đưa ra những biện pháp tích cực nhất để đem lại hiệu quả cao và từ đó đưa công tác quản lý của nhà trường tốt hơn. Sau đây là các biện pháp trường THPT Xuân Lộc đã và đang tổ chức thực hiện.
1. Xây dựng, ban hành văn bản chỉ đạo và hướng dẫn thực hiện công tác
văn thư
“Văn bản hiểu theo nghĩa rộng là vật mang tin được ghi bằng kí hiệu ngôn ngữ. Với nghĩa hẹp văn bản là khái niệm dùng để chỉ công văn giấy tờ hình thành trong hoạt động của cơ quan, đoàn thể, xí nghiệp (gọi chung là cơ quan)”, [2,5-6]. Chính vì vậy để hoạt động của cơ quan thực hiện xuyên suốt, nhanh chóng và đúng với quy định của nhà nước thì phải xây dựng ban hành các văn bản chỉ đạo và hướng dẫn để giải quyết công việc.
Trong những năm gần đây nhà trường đã nhận thấy tầm quan trọng của công tác văn thư và thực hiện kế hoạch số 39/KH-UBND huyện Xuân Lộc ngày 14 tháng 3 năm 2014 về việc thực hiện công tác văn thư, lưu trữ năm 2014 Ban giám hiệu đã soạn thảo, ban hành quy chế công tác văn thư lưu trữ. Việc xây dựng, ban hành quy chế công tác văn thư lưu trữ của trường nhằm cụ thể hóa các quy định của nhà nước về công tác văn thư, lưu trữ cho phù hợp với tình hình thực tế của trường giúp cho việc thực hiện, quản lý và kiểm tra tốt hơn. Trong bản quy chế đã nêu rõ trách nhiệm quản lý, tổ chức thực hiện; quy trình soạn thảo, ban hành văn bản; quản lý văn bản; lập hồ sơ hiện hành và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ nhà trường; quản lý và sử dụng con dấu….
Bản Quy chế công tác văn thư lưu trữ của trường THPT Xuân Lộc banh hành kèm theo quyết định số 56/QĐ-THPT ngày 29/4/2014 của trường THPT Xuân Lộc được thể hiện phụ lục I.
Quy trình thực hiện công tác văn thư tại trường THPT Xuân Lộc như sau:
* Soạn thảo và ban hành văn bản
Hằng năm trong quá trình giải quyết công việc quản lý Ban giám hiệu đã ban hành một số văn bản như sau: Quyết định, tờ trình, công văn, biên bản, thông báo, báo cáo, giấy đi đường, giấy giới thiệu…được thể hiện qua bảng thống kê sau:
Tên loại văn bản Số lượng văn bản năm 2013 Số lượng văn bản năm 2014
Quyết định 189 192
Tờ trình 23 24
Báo cáo 38 70
7
35 54 Kế hoạch, công văn, thông báo
Để soạn thảo và ban hành một văn bản các bộ phận chuyên môn, cá nhân và
văn thư phải xác định các vấn đề sau:
- Xác định tính chất, mục đích của văn bản dự định soạn.
+ Cán bộ soạn thảo văn bản bắt đầu xây dựng dự thảo văn bản và xác định
ban hành văn bản để giải quyết vấn đề gì.
+ Xác định đối tượng nhận văn bản: Văn bản soạn ra để gửi cho ai, gửi cho
cấp trên hay cấp dưới.
+ Xác định thời gian ban hành văn bản.
- Xác định tên loại văn bản. Giúp cho việc soạn thảo được nhanh chóng, chính xác với mẫu mỗi loại văn bản. Vì mỗi loại văn bản có cách thức soạn khác nhau như công văn soạn khác với quyết định.
- Thu thập và xử lý thông tin. Phải thu thập đầy đủ thông tin, dữ liệu như các văn bản quy phạm pháp luật, văn bản hướng dẫn về nghiệp vụ của cấp trên và những thông tin từ thực tế.
- Xác định đề cương văn bản và viết văn bản.
- Trình lãnh đạo duyệt văn bản và làm thủ tục phát hành
Cán bộ, nhân viên soạn thảo văn bản chuyển văn bản cho văn thư trên luồng thông qua hệ thống mail nhà trường. Văn thư nhận văn bản thực hiện theo quy trình sau:
Duyệt
- Kiểm tra thể thức, Nếu - In và trình ký Văn thư - Thông báo kết quả cho bộ phận trình ký để phối hợp phát hành và lưu văn bản
Nhân viên văn thư có nhiệm vụ kiểm tra thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản đúng theo các quy định của Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 của Bộ Nội vụ hướng dẫn về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính. Một số văn bản nhà trường soạn thảo và ban hành năm 2014 được thể hiện ở phụ lục II.
8
*Quản lý văn bản đi
Theo lĩnh vực chuyên môn và căn cứ vào thẩm quyền của mình các bộ phận chuyên môn, cá nhân soạn thảo văn bản rồi chuyển luồng cho Hiệu trưởng duyệt nội dung sau đó chuyển mail cho nhân viên văn thư, khi nhận được văn bản đi thì văn thư trường tiến hành thực hiện theo quy trình sau:
Quy trình quản lý công văn đi
Soạn thảo văn bản và chuyển luồng cho văn thư
Bộ phận chuyên môn, cá nhân
Văn thư
Tiếp nhận, kiểm tra
Trường hợp sai gửi lại phòng ban, cá nhân chỉnh sửa
Xem mục a
Trình Ban giám hiệu (Ký duyệt)
Hiệu trưởng, phó Hiệu trưởng
Xem mục b
Cho số, đăng ký vào sổ, nhân văn bản và đóng dấu
Văn thư
Văn thư
Xem mục c Xem mục d
Lưu văn bản đi
Văn thư
Xem mục e
Làm thủ tục và theo dõi chuyển phát
Mô tả chi tiết công việc quản lý văn bản đi của trường
a/ Tiếp nhận, kiểm tra văn bản
Các bộ phận, cá nhân chuyên môn ban hành văn bản để giải quyết công việc sau khi soạn thảo được Ban giám hiệu duyệt nội dung xong gửi cho văn thư theo hệ thống mail của trường.
Văn thư khi nhận được văn bản từ các bộ phận, cá nhân gửi tới tiến hành rà soát, kiểm tra, điều chỉnh thể thức hình thức và kỹ thuật trình bày văn bản theo Thông tư số: 01/2011/TT-BNVcủa Bộ Nội vụ về cách trình bày thể thức văn bản có đúng size, kiểu chữ và loại chữ có đúng với quy định không. Việc gửi văn bản qua mail kiểm tra và điều chỉnh rất nhanh và tiết kiệm được giấy in rất nhiều.
9
b/ Trình cho Ban giám hiệu ký duyệt: Sau khi kiểm tra và chỉnh sửa đúng thể thức văn bản văn thư trình cho Ban giám hiệu nhà trường xem xét và ký duyệt.
c/ Cho số, đăng ký vào sổ, nhân văn bản và đóng dấu
Văn bản được lãnh đạo duyệt nhân viên văn thư tiến hành cho số văn bản theo tên loại văn bản và đăng ký thông tin của văn bản vào sổ đăng ký văn bản đi và xem số lượng văn bản cần phát hành được ghi ở phần nơi nhận của văn bản để tiến hành nhân số lượng văn bản cho đủ.
Đóng dấu vào văn bản: Xác định dấu cần đóng văn bản là dấu của cơ quan, dấu Đảng, dấu Công đoàn hay dấu Đoàn Thanh niên… Đóng dấu phải thực hiện theo đúng quy định của Nghị định số 58/2001/NĐ-CP ngày 24/8/2001 của Chính phủ về việc quản lý và sử dụng con dấu; Nghị định số 31/2009/NĐ - CP ngày 01/4/2009 của Chính phủ về sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 58/2001/NĐ-CP và Thông tư số 21/2012/TT-BCA ngày 13/4/2012 của Bộ Công an quy định về con dấu của các cơ quan, tổ chức và chức danh Nhà nước.
Sau khi đóng dấu văn bản ta tiến hành đăng ký vào sổ công văn đi. Để thuận tiện cho công tác quản lý và tìm kiếm công văn được nhanh chóng nhà trường đã tiến hành nhập thông tin và đăng ký văn bản đi trên phần mềm Excel. Cuối năm nhà trường in và đóng sổ đăng ký công văn đi để lưu.
Mẫu sổ đăng ký văn bản đi :
+ Tờ nội dung: được trình bày trên trang giấy khổ A3 (420mm x 297mm),
bao gồm 08 cột theo mẫu sau:
(1)
(2)
(3)
(4)
(5)
(6)
(7)
(8)
Đăng ký văn bản vào sổ công văn đi năm 2015 của trường được thể hiện ở
phụ lục III.
d/ Làm thủ tục và theo dõi chuyển phát
Chuyển phát văn bản: Nhà trường chuyển phát theo đường bưu điện, mail và trực tiếp. Đa số công văn thường gửi bằng hình thức gửi qua địa chỉ mail công vụ giảm được công văn giấy tờ và tiết kiệm được thời gian, văn phòng phẩm thuận tiện cho công tác lưu trữ và tìm kiếm tài liệu. Chuyển phát theo các hình thức trực tiếp hoăc bưu điện phải lựa chọn bì thư và gấp văn bản, tài liệu thẳng không để nhăn và cho vào bì. Khi gấp văn bản thì không để trang nội dung văn bản ra bên ngoài tránh lộ thông tin của văn bản. Ghi đầy đủ tên và địa chỉ của cơ quan hoặc cá nhân nhận văn bản. Bảng thống kê công văn đi của trường THPT Xuân Lộc năm 2014 ban hành được chuyển phát như sau:
10
Năm
Số lượng văn bản chuyển bằng mail công vụ Số lượng văn bản chuyển trực tiếp và bưu điện
2014 204 126
e/ Lưu văn bản đi
Các văn bản của nhà trường ban hành phải lưu ít nhất hai bản chính; một bản lưu tại văn thư và một bản ở bộ phận chuyên môn, cá nhân ban hành văn bản để lập hồ sơ công việc. Tất cả các văn bản công văn đi cuối năm văn thư sắp xếp và lập hồ sơ bấm lại thành tập lưu công văn đi để đưa vào kho lưu trữ. Việc lưu trữ công văn nhà trường không chỉ lưu văn bản giấy mà còn lưu các file word và excel ở máy tính văn thư theo năm để phục vụ cho công tác tra cứu văn bản tài liệu được nhanh chóng.
*Quản lý văn bản đến:
Hằng năm nhà trường nhận nhiều văn bản, tài liệu của Sở giáo dục, UBND huyện Xuân Lộc, Công đoàn ngành… gửi tới để chỉ đạo thực hiện các kế hoạch, chủ trương, nhiệm vụ công việc và nhà trường cũng nhận nhiều văn bản của các cơ quan và các cá nhân khác gửi đến để phối hợp, trao đổi công việc. Nhà trường nhận văn bản đến chủ yếu bằng hình thức mail công vụ và đường bưu điện.
Quy trình quản lý văn bản đến
Xem mục a
Tiếp nhận
Văn thư
Phân loại, đăng ký văn bản đến
Xem mục b
Trình Hiệu trưởng
Ban giám hiệu
Xem mục c
Xem mục d
Văn thư
Nhập dữ liệu phân luồng vào sổ, chuyển giao VB
Văn thư
Xem mục e
Theo dõi đôn đốc việc xử lý văn; tổng hợp, báo cáo, lưu hồ sơ
11
Mô tả chi tiết công việc quản lý văn bản đến của trường
a/ Tiếp nhận văn bản
- Văn thư tiếp nhận tất cả văn bản gửi đến cơ quan với mọi hình thức như bưu điện, fax, trực tiếp, mail công vụ. Nhà trường tiếp nhận văn bản đến chủ yếu là của Sở Giáo dục tỉnh Đồng Nai, UBND huyện Xuân Lộc, Huyện ủy Xuân Lộc qua hệ thống mail công vụ của trường, đường bưu điện.
b/ Phân loại và đăng ký văn bản đến
Phân loại văn bản đến
- Văn bản gửi đến trên hệ thống mail công vụ của trường văn thư tiến hành
in văn bản, trường hợp công văn gửi bằng bưu điện phân loại và bóc bì văn bản.
- Đóng dấu đến và ghi số và ngày đến: Tất cả các văn bản tài liệu của cơ quan, cá nhân khác gửi tới trường đều được tập trung tại văn thư của trường để đóng dấu và ghi số ngày tháng đến. Dấu đến được văn thư đóng dưới phần số ký hiệu của văn bản, sau đó ghi những nội dung cần thiết trong dấu đến.
TRƯỜNG THPT XUÂN LỘC
Số……………….. Ngày…………….. CÔNG VĂN ĐẾN
Đăng ký văn bản đến
Tất cả các văn bản đến đều được văn thư nhập các thông tin văn bản vào sổ
đăng ký công văn đến được tạo bởi phần mềm excel.
+ Tờ nội dung: trình bày trên trang giấy khổ A3 (420mm x 297mm) theo mẫu
sau:
2
3
9
4
6
5
8
1 Đăng ký văn bản vào sổ công văn đến năm 2015 của trường được thể hiện ở
phụ lục IV. c/ Trình cho Hiệu trưởng
Văn thư sau khi đăng ký văn bản đến vào sổ xong sẽ chuyển cho Hiệu trưởng để xin ý kiến phân luồng văn bản đến các phòng ban, bộ phận chuyên môn, cá nhân chịu trách nhiệm giải quyết công văn.
12
d/ Nhập dữ liệu, phân luồng vào sổ và chuyển giao văn bản
Sau khi nhận được ý kiến phân phối văn bản của Hiệu trưởng văn thư nhập đầy đủ thông tin còn lại vào sổ và phân chuyển cho các cá nhân biết và giải quyết công văn đúng thời hạn được giao.
Đối với văn bản có dấu chỉ mức độ khẩn và mật thì cán bộ văn thư chuyển ngay và kịp thời cho phòng ban, cá nhân chịu trách nhiệm giải quyết và ký nhận vào sổ chuyển giao văn bản.
e/ Theo dõi đôn đốc xử lý văn bản và tổng hợp báo cáo lưu hồ sơ
Nhân viên văn thư có nhiệm vụ theo dõi, đôn đốc các đơn vị, cá nhân giải quyết văn bản đến theo thời hạn đã quy định và có nhiệm vụ tổng hợp số liệu về văn bản đến, bao gồm: tổng số văn bản đến, văn bản đến đã được giải quyết, văn bản đến đã đến hạn nhưng chưa được giải quyết... để báo cáo cho ban giám hiệu.
Văn thư tổng hợp, in danh mục văn bản đến từ phần mềm Excel để lập sổ theo dõi văn bản đến hàng tháng, tổng hợp sổ hàng quý, năm để báo cáo cho Hiệu trưởng.
* Quản lý hồ sơ giáo viên
- Hồ sơ giáo viên là một loại hồ sơ nhân sự. Trong hồ sơ tập hợp tất cả các văn bản tài liệu liên quan đến quá trình công tác làm việc của giáo viên. Nhân viên văn thư luôn cập nhật và tìm hiểu các văn bản quy định về lập hồ sơ cán bộ công chức viên chức như Quyết định số 06/2007/QĐ-BNV ngày 18/6/2007 của Bộ Nội vụ về việc ban hành thành phần hồ sơ cán bộ, công chức và mẫu biểu quản lý hồ sơ cán bộ, công chức. Trong văn bản đã hướng dẫn cụ thể việc kê khai lý lịch và các tài liệu cần có trong hồ sơ cán bộ công chức viên chức.
- Hồ sơ của mỗi giáo viên được lưu giữ trong một bìa bao cứng trong đó có các lọai giấy tờ sau luôn được cập nhật bổ sung vào hồ sơ: Sơ yếu lý lịch, các chứng chỉ bằng cấp, quyết định trúng tuyển bổ nhiệm vào ngạch, các quyết định nâng lương, phụ cấp thâm niên, phiếu đánh giá xếp loại công chức, viên chức hàng năm….Trong quá trình lưu giữ tôi đã sắp xếp hồ sơ theo tổ chuyên môn để cho dễ tìm kiếm và được cất trong tủ khóa cẩn thận. Khi có sự chỉ đạo và đồng ý của hiệu trưởng mới được đem ra khai thác sử dụng.
*Hồ sơ học sinh:
Trường THPT Xuân Lộc thực hiện nhiệm vụ công tác giảng dạy học sinh trong quá trình hoạt động hồ sơ của học sinh hình thành cũng khá nhiều p hục vụ cho công tác quản lý quá trình học tập phấn đấu của học sinh như các hồ sơ sau: sổ đăng bộ, sổ học bạ, sổ điểm, sổ rút bằng tốt nghiệp....
- Sổ đăng bộ: Văn thư đầu năm học sẽ viết đầy đủ các thông tin lý lịch học sinh khối 10 thi trúng tuyển vào trường. Hằng năm thường xuyên cập nhật học sinh chuyển đi, chuyển đến và nghỉ học vào sổ đăng bộ đến cuối năm duyệt với Hiệu trưởng, đóng dấu và lưu cẩn thận trong tủ hồ sơ.
13
- Học bạ học sinh: Là một loại hồ sơ nó phản ánh kết quả của quá trình học tập của học sinh. Học bạ được sắp xếp theo từng khối, từng lớp để trong tủ khóa cẩn thận cuối học kỳ II bàn giao cho giáo viên chủ nhiệm ghi kết quả học tập của học sinh. Sau khi Ban giám hiệu duyệt học bạ xong giáo viên chủ nhiệm bàn giao học bạ về văn thư kiểm tra đóng dấu và bảo quản trong tủ đựng hồ sơ. Học bạ học sinh khi cấp phát nhà trường lập sổ và ký nhận cẩn thận.
- Sổ điểm chính: Cuối năm học sổ điểm được in từ phần mềm quản lý điểm vnedu.vn giáo viên bộ môn, giáo viên chủ nhiệm kiểm tra ký xác nhận điểm sau đó ban giám hiệu duyệt, văn thư đóng dấu và lưu để sau này dễ tra tìm thông tin kết quả học tập của học sinh.
- Sổ cấp phát bằng tốt nghiệp: Sau khi lấy bằng tốt nghiệp THPT từ Sở Giáo dục và Đào tạo tỉnh Đồng Nai văn thư lập sổ cấp phát bằng tốt nghiệp điền đầy đủ thông tin học sinh vào sổ theo mẫu của Bộ Giáo dục quy định. Học sinh hoặc phụ huynh nhận bằng tốt nghiệp mang chứng minh nhân dân hoặc sổ hộ khẩu để đối chiếu khi nhận bằng. Nhận bằng ký tên và ghi rõ họ tên vào sổ để sau này có căn cứ đối chiếu. Sổ cấp phát bằng tốt nghiệp mỗi năm lập một cuốn và được lưu vĩnh viễn.
2. Tăng cường triển khai công tác văn thư cho đội ngũ cán bộ, giáo
viên, công nhân viên của trường.
Thực hiện công tác văn thư tốt không chỉ yêu cầu nhân viên văn thư phải nắm vững các kiến thức lý luận, phương pháp và nghiệp vụ tiến hành mà đòi hỏi tất cả cán bộ, giáo viên, công nhân viên phải biết và nắm rõ các quy định của nhà nước về công tác văn thư như soạn thảo, trình bày thể thức văn bản…. Chính vì vậy để cho tất cả cán bộ, giáo viên, công nhân viên nắm rõ đòi hỏi nhân viên văn thư phải tham mưu và kết hợp với Ban giám hiệu có phương pháp phổ biến, hướng dẫn những văn bản mới mà nhà nước quy định như: triển khai Nghị định 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 04 năm 2004 của Chính phủ về công tác văn thư; Thông tư số: 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011của Bộ Nội vụ hướng dẫn về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính....
Nhà trường ban hành văn bản gửi đến các bộ phận chuyên môn, cá nhân văn bản hướng dẫn soạn thảo văn bản theo thông tư mới. Văn thư đã lập các biểu mẫu các loại văn bản như quyết định, thông báo, báo cáo, công văn, tờ trình, kế hoạch…gửi đến các phòng ban, bộ phận tham khảo và sử dụng khi soạn thảo văn bản cho nhanh và đúng với thể thức theo quy định.
Nhân viên văn thư đã hướng dẫn quý thầy cô kiêm nhiệm công tác Đoàn Thanh niên, Công đoàn, Hội Chữ thập đỏ, Hội Khuyến học…. cách trình bày thể thức văn bản và cách lập hồ sơ công việc để lưu hồ sơ.
3. Ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư
Công nghệ thông tin là sử dụng máy tính và phần mềm máy tính để chuyển đổi, lưu trữ, bảo vệ, xử lý, truyền và thu thập thông tin. Khái niệm công nghệ thông tin trong Nghị quyết 49/CP ngày 04/08/1993 của Chính phủ như sau
14
“Công nghệ thông tin là tập hợp các phương pháp khoa học, các phương tiện và công cụ kỹ thuật hiện đại. Chủ yếu là kỹ thuật máy tính và viễn thông nhằm tổ chức khai thác và sử dụng có hiệu quả các nguồn tài nguyên thông tin rất phong phú và tiềm năng trong mọi lĩnh vực hoạt động của con người và xã hội”, [3]. Trong thời kỳ công nghiệp hóa hiện đại hóa đất nước hiện nay cùng với chủ trương đẩy mạnh cải cách hành chính, ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động của cơ quan đặc biệt trong công tác văn thư trở thành một trong những yêu cầu cần thiết.
Ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác quản lý hoạt động nhà trường nói chung và công tác văn thư nói riêng đã tạo một môi trường làm việc khoa học, hợp lý giữa các bộ phận, phòng ban chuyên môn nhằm giải quyết các công việc đơn giản, nhanh chóng, tiện lợi.
Những năm trước đây công tác văn thư chủ yếu là sử dụng giấy bút để đăng ký, ghi chép vào sổ sách. Vài năm trở lại đây được sự quan tâm của Sở Giáo dục và lãnh đạo nhà trường một số sổ sách nhà trường không còn ghi bằng tay mà thay vào là dùng máy tính nhập dữ liệu để cho công tác lưu trữ, bảo quản, tra tìm một cách nhanh nhất đặc biệt hạn chế được sổ sách tiết kiệm được chi phí và thời gian. Sau đây là những ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư và quản lý hồ sơ mà nhà trường đã và đang áp dụng:
- Soạn thảo văn bản bằng phần mền word được tập hợp và lưu vào file công văn đi theo tháng và theo năm trên máy tính văn thư. Vd: Folder công văn đi tháng 1/2015, Folder công văn đi tháng 2/2015.
- Sổ đăng ký công văn đi, đến được làm bằng phần mềm excel, thông tin của văn bản được nhập đầy đủ đến cuối năm tài chính in đóng thành sổ để lưu. Đăng ký công văn bằng phần mềm excel sẽ nhanh chóng hơn, dễ tra tìm văn bản hơn đỡ mất nhiều thời gian tìm kiếm.
- Gửi văn bản từ trường qua các cơ quan khác đã sử dụng mail công vụ: https//dongnai.gov.vn và https//dongnai.edu.vn. Việc gửi công văn bằng mail nhanh, đỡ mất nhiều thời gian giúp cho việc giải quyết công văn và báo cáo được kịp thời không bị trì trệ và đỡ tốn kinh phí chuyển công văn bằng đường bưu điện.
- Hồ sơ học sinh: Nhà trường đang sử dụng phần mềm quản lý học sinh vnedu.vn, phần mềm này rất tiện ích để quản lý hồ sơ lý lịch học sinh, điểm học sinh, quá trình học tập của học sinh tại trường. Sổ điểm học sinh cuối học kỳ được bộ phận tin học in giáo viên bộ môn kiểm tra, ký xác nhận điểm là xong trước đây giáo viên phải viết từng cột điểm vào sổ điểm chính dễ bị sai và nhầm lẫn việc chỉnh sửa tốn nhiều thời gian. Hệ thống này giúp nhà trường phối hợp với phụ huynh học sinh rất dễ và thuận tiện. Theo đợt nhà trường gửi điểm học sinh qua hệ thống tin nhắn điện thoại báo kết quả học tập của học sinh để phụ huynh tiện theo dõi kết quả học tập của con em mình.
15
- Hồ sơ cán bộ, giáo viên, công nhân viên: Hồ sơ này là một loại hồ sơ thể hiện quá trình công tác của một cá nhân được lưu vĩnh viễn. Được sự quan tâm của cấp trên, Sở Giáo dục đã tổ chức triển khai và tập huấn cho cán bộ, nhân viên quản lý hồ sơ cán bộ công chức viên chức phần mềm Pmis. Phần mềm này thể hiện thông tin và quá trình công tác của tất cả cán bộ, giáo viên, công nhân viên trong trường. Việc tra cứu thông tin nhanh chóng không phải lấy hồ sơ ra để tìm kiếm, khi Sở yêu cầu báo cáo thông tin cán bộ, giáo viên, công nhân viên chỉ việc xuất ra in và gửi đi là xong rất nhanh, chính xác hơn.
4. Cần tăng cường trang thiết bị và cơ sở vật chất phục vụ cho công việc
văn thư
- Để đáp ứng những yêu cầu nhiệm vụ của công tác văn thư trong thời kỳ công nghiệp hóa, hiện đại hóa thì việc trang bị và nâng cấp trang thiết bị và cơ sở vật chất là cần thiết nhất. Bởi vì khi có nguồn nhân lực mà không có các thiết bị hỗ trợ thì công việc hay bị trì trệ, thực hiện không thông suốt bị ứ đọng. Vì vậy cần tăng cường mua sắm và trang bị các thiết bị, cơ sở vật chất phục vụ công tác văn thư để nâng cao hiệu quả công việc. Cho tới hiện nay nhà trường đã trang bị cho văn thư 01 máy in; 01 máy photocopy sao chụp hai mặt và có tính năng Scan, in văn bản; 01 máy photocopy siêu tốc phục vụ cho công tác thi và photo số lượng nhiều; trang bị thêm tủ và hộp đựng hồ sơ cán bộ công chức viên chức, học bạ, sổ điểm chính. Vì vậy công việc của văn thư giải quyết được nhanh hơn không còn bị trì trệ như những năm trước.
IV. HIỆU QUẢ ĐỀ TÀI
Trong thời gian làm việc tại trường tôi nhận thấy khi thực hiện các giải
pháp trên đã mang lại một số hiệu quả công việc được thể hiện như sau:
Công tác soạn thảo ban hành văn bản của các bộ phận chuyên môn, cá nhân thực hiện có tiến bộ đã đúng thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản theo quy định.
Công tác quản lý công văn đi, đến của nhà trường thực hiện theo một quy trình khoa học, hợp lý và đúng theo quy định giúp cho công tác tra cứu và tìm kiếm thông tin phục vụ cho công tác quản lý nhanh chóng, chính xác hơn tránh mất thời gian và công sức hơn.
Kết quả công tác công tác văn thư được thể hiện rõ trong bản báo cáo khảo sát, đánh giá công tác hành chính văn phòng năm 2014 được thể hiện ở phụ lục V.
Đầu năm nhà trường đã lập danh mục hồ sơ vì vậy tất cả văn bản, tài liệu đã được lập hồ sơ và được đóng tập lưu cẩn thận đã tránh được tình trạng thất thoát. Việc lập hồ sơ công việc đây cũng là tiền đề để thúc đấy công tác lưu trữ thực hiện tốt.
Danh mục hồ sơ của trường THPT Xuân Lộc năm 2014 được thể hiện ở
phụ lục VI.
16
Công việc của ban giám hiệu giao tôi luôn hoàn thành và cuối năm tôi hoàn
thành tốt công việc được giao.
Hồ sơ cán bộ, giáo viên, nhân viên, hồ sơ học sinh…được quản lý khoa
học, cẩn thận hơn.
V.ĐỀ XUẤT, KHUYẾN NGHỊ
1. Đối với Sở Giáo dục tỉnh Đồng Nai
Rà soát lại số lượng, chất lượng và vị trí việc làm của đội ngũ làm công
tác văn thư trong các trường học.
Tổ chức các lớp bồi dưỡng, tập huấn nghiệp vụ và triển khai các văn bản hướng dẫn mới nhất về công tác văn thư, lưu trữ cho các nhân viên văn thư ở các trường học.
Công tác văn thư có tính chất công việc khá nhiều để cho nhân viên làm văn thư ở các trường học được an tâm công tác thì lãnh đạo Sở cần xem xét và có chế độ đãi ngộ hợp lý hơn như chế độ phụ cấp trách nhiệm, chế độ độc hại, phụ cấp thâm niên….
2. Đối với các cơ sở đào tạo bồi dưỡng cán bộ nhân viên văn thư
Các trường Đại học, Cao đẳng và Trung cấp chuyên nghiệp có kế hoạch xây dựng chương trình khung đào tạo ngành Văn thư - Lưu trữ. Trong quá trình đào tạo các trường thường xuyên tổ chức các lớp tham quan, tìm hiểu về công tác văn thư lưu trữ thực tế ở các cơ quan, doanh nghiệp để cho sinh viên không còn bỡ ngỡ khi tiếp xúc trực tiếp công việc. Thực hiện phương châm học đi đôi với hành, vừa đào tạo lý thuyết gắn với thực hành.
3. Đối với trường THPT Xuân Lộc
Tổ chức triển khai hướng dẫn các văn bản về công tác văn thư cho toàn
bộ giáo viên, công nhân viên được biết để thực hiện cho đúng quy định.
Tăng cường trang bị một số trang thiết bị, cơ sở vật chất như các tủ hồ sơ, kệ trưng bày, hộp, bìa hồ sơ theo đúng tiêu chuẩn của ngành văn thư. Để thực công tác quản lý, bảo quản hồ sơ khoa học, nhanh chóng….
Cần đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư như trang bị phần mềm quản lý công văn đi, đến để thực hiện phân luồng, quản lý, kiểm tra quá trình giải quyết công văn được chính xác hơn và giải quyết công việc thực hiện đúng tiến độ được giao.
1. Vương Đình Quyền (2011). Lý luận và phương pháp công tác văn thư,
nhà xuất bản Đại học Quốc gia Hà Nội, 11.
đại cương, nhà xuất bản Giáo dục, 5-6.
3. Nghị quyết 49/CP ngày 04/08/1993 của Chính phủ về việc phát triển
công nghệ thông tin trong những năm 90.
17
năm 2014.
Phụ lục VI: Danh mục hồ sơ của trường THPT Xuân Lộc năm 2014
Hồ Thị Hương
18
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc –––––––––––––––––––––––––––––––––– Xuân Lộc, ngày 29 tháng 4 năm 2014 Phụ lục I: SỞ GD&ĐT TỈNH ĐỒNG NAI TRƯỜNG THPT XUÂN LỘC –––––––––––––––––– Số: 56 /QĐ-THPT.XL
QUYẾT ĐỊNH Ban hành Quy chế công tác văn thư, lưu trữ của trường THPT Xuân Lộc ––––––––––––––––––––––––––––
Căn cứ Quyết định số 1768/QĐ-UBND ngày 23 tháng 12 năm 1985 của UBND Tỉnh Đồng Nai về việc thành lập trường Phổ thông trung học Xuân Lộc II;
Căn cứ Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ về
công tác văn thư;
Căn cứ Nghị định số 09/2010/NĐ-CP ngày 08/02/2010 của Chính phủ sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ về công tác văn thư;
Căn cứ Nghị định số 01/2013/NĐ-CP ngày 03/01/2013 của Chính phủ quy
định chi tiết thi hành một số điều của Luật Lưu trữ;
Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 của Bộ Nội vụ hướng dẫn
thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính;
Thông tư số 09/2011/TT-BNV ngày 03/6/2011 của Bộ Nội vụ quy định về thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành phổ biến trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức;
Thông tư số 07/2012/TT-BNV ngày 22/11/2012 của Bộ Nội vụ hướng dẫn
quản lý văn bản, lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ tài liệu vào Lưu trữ cơ quan;
Xét đề nghị của Ông (Bà) Tổ trưởng Tổ Hành chính,
QUYẾT ĐỊNH:
Điều 1. Ban hành kèm theo Quyết định này Quy chế về công tác văn thư,
lưu trữ của trường THPT Xuân Lộc;
Điều 2. Quyết định này có hiệu lực kể từ ngày ký và thay thế Quyết định số
30 ngày 10 tháng 4 năm 2012;
Điều 3. Ông (Bà) Tổ trưởng Tổ Hành chính và bộ phận chuyên môn, đoàn
thể trong nhà trường chịu trách nhiệm thi hành Quyết định này./.
HIỆU TRƯỞNG (Ký tên, đóng dấu)
Trần Thị Kim Tân
19
QUY CHẾ Về công tác văn thư, lưu trữ của trường THPT Xuân Lộc (Ban hành kèm theo Quyết định số 56/QĐ-THPT ngày 29 tháng 4 năm 2014 của trường THPT Xuân Lộc.) –––––––––––––––––––––––
Chương I QUY ĐỊNH CHUNG
Điều 1. Phạm vi và đối tượng điều chỉnh
1. Phạm vi áp dụng
a) Quy chế này áp dụng trong quản lý và hoạt động công tác văn thư, lưu trữ
của trường trường THPT Xuân Lộc. (sau đây gọi là nhà trường).
b) Quy chế này được áp dụng thống nhất tại Tổ Hành chính và các bộ phận
chuyên môn, đoàn thể trong nhà trường (sau đây gọi chung là các bộ phận).
2. Đối tượng điều chỉnh
a) Công tác văn thư: soạn thảo, ban hành văn bản; quản lý văn bản và tài liệu khác hình thành trong quá trình hoạt động của nhà trường; lập hồ sơ hiện hành và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ; quản lý sử dụng con dấu trong văn thư.
b) Công tác lưu trữ: thu thập, bảo quản và tổ chức sử dụng tài liệu hình
thành trong quá trình hoạt động của nhà trường.
Điều 2. Trách nhiệm quản lý, tổ chức thực hiện công tác văn thư, lưu trữ
1. Hiệu trưởng có trách nhiệm chung và các Phó Hiệu trưởng có trách nhiệm chỉ đạo các bộ phận được phân công phụ trách tổ chức thực hiện công tác văn thư, lưu trữ của nhà trường; ký ban hành các văn bản và tài liệu khác hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan; chỉ đạo triển khai thực hiện, xử lý văn bản đi và văn bản đến.
2. Tổ trưởng Tổ Hành chính giúp Hiệu trưởng trực tiếp quản lý và kiểm tra, giám sát việc thực hiện công tác văn thư, lưu trữ của nhà trường; tổ chức hướng dẫn nghiệp vụ về công tác văn thư lưu trữ của các bộ phận.
3. Trưởng các bộ phận có trách nhiệm phân công, kiểm tra, đôn đốc cán bộ, giáo viên, nhân viên của bộ phận mình thực hiện nhiệm vụ được giao; phối hợp với các bộ phận khác để thực hiện công tác văn thư, lưu trữ theo quy định tại Quy chế này.
20
4. Cán bộ, giáo viên, nhân viên nhà trường/ thực hiện nhiệm vụ được giao trong việc soạn thảo, ban hành văn bản; quản lý văn bản và tài liệu khác hình thành trong quá trình hoạt động của nhà trường; lập hồ sơ hiện hành và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ theo quy định tại Quy chế này.
Điều 3. Tổ chức, nhiệm vụ của văn thư và lưu trữ cơ quan
Phụ trách công tác văn thư, lưu trữ nhà trường có 01 người chuyên trách làm việc dưới sự điều hành trực tiếp của Hiệu trưởng hoặc Tổ trưởng Tổ Tổ Hành chính.
1. Nhiệm vụ của văn thư nhà trường
a) Tiếp nhận, đăng ký văn bản đến; trình Hiệu trưởng;
b) Chuyển giao văn bản đến cho các bộ phận, cá nhân sau khi có ý kiến của
Hiệu trưởng;
c) Giúp Tổ trưởng Tổ Hành chính theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản
đến;
d) Phối hợp với các bộ phận, trình dự thảo văn bản đi để Hiệu trưởng hoặc
Phó Hiệu trưởng xem xét, duyệt, ký ban hành;
đ) Kiểm tra thể thức, hình thức và kỹ thuật trình bày; ghi số, ký hiệu và ngày,
tháng, năm của văn bản đi; đóng dấu nhà trường và dấu mức độ khẩn, mật (nếu có);
e) Đăng ký văn bản đi; làm thủ tục, chuyển phát và theo dõi việc chuyển phát
văn bản đi; lưu văn bản đi;
g) Sắp xếp, bảo quản và phục vụ việc tra cứu, sử dụng bản lưu;
h) Quản lý sổ sách và cơ sở dữ liệu đăng ký, quản lý văn bản; làm thủ tục cấp giấy giới thiệu, giấy đi đường cho cán bộ, giáo viên, nhân viên của nhà trường;
i) Bảo quản, sử dụng con dấu cơ quan và các loại con dấu khác;
k) Ứng dụng các thành tựu khoa học, công nghệ thông tin vào công tác văn
thư nhà trường.
2. Nhiệm vụ của lưu trữ nhà trường
a) Hướng dẫn cán bộ, giáo viên, nhân viên nhà trường lập hồ sơ và chuẩn bị
hồ sơ, tài liệu giao nộp vào lưu trữ hiện hành;
b) Thu thập hồ sơ, tài liệu đến hạn nộp lưu trữ vào lưu trữ hiện hành;
c) Phân loại, chỉnh lý, xác định giá trị, thống kê, sắp xếp hồ sơ, tài liệu;
d) Bảo đảm bí mật, an toàn hồ sơ, tài liệu;
đ) Phục vụ việc khai thác, sử dụng, hồ sơ, tài liệu lưu trữ;
e) Lựa chọn hồ sơ, tài liệu thuộc diện nộp lưu để giao nộp vào lưu trữ lịch sử
theo quy định và thực hiện các thủ tục tiêu hủy tài liệu hết giá trị.
Điều 4. Nhân viên văn thư và lưu trữ
21
Nhân viên văn thư lưu trữ phải đảm bảo tiêu chuẩn nghiệp vụ và các ngạch
công chức ngành văn thư và lưu trữ theo quy định của pháp luật hiện hành.
Điều 5. Kinh phí cho hoạt động văn thư và lưu trữ
Hằng năm, Tổ trưởng Tổ Hành chính tham mưu Hiệu trưởng trong việc lập dự trù kinh phí và tổ chức thực hiện trang bị các thiết bị chuyên dùng, tổ chức các hoạt động nghiệp vụ theo yêu cầu của công tác văn thư và lưu trữ nhà trường từ nguồn kinh phí được cấp thường xuyên hoặc từ phí khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ.
Điều 6. Bảo vệ bí mật Nhà nước trong công tác văn thư và lưu trữ
1. Mọi hoạt động nghiệp vụ về văn thư, lưu trữ của nhà trườngthực hiện theo quy định của pháp luật hiện hành về bảo vệ bí mật của Nhà nước và quy định tại Quy chế này.
2. Hiệu trưởng, Phó Hiệu trưởng và các Trưởng bộ phận có trách nhiệm quản lý văn bản độ mật: tuyệt mật, tối mật, mật trong lĩnh vực phụ trách. Nhân viên văn thư và lưu trữ cam kết bảo vệ bí mật cơ quan, bí mật Nhà nước theo quy định của pháp luật hiện hành.
Chương II CÔNG TÁC VĂN THƯ
Mục 1 SOẠN THẢO, BAN HÀNH VĂN BẢN
Điều 7. Hình thức văn bản
Những hình thức văn bản đối với nhà trường được phép ban hành là các loại văn bản hành chính thông thường như: quyết định (cá biệt), quy chế, quy định, thông báo, hướng dẫn, chương trình, kế hoạch, phương án, đề án, dự án, báo cáo, biên bản, tờ trình, hợp đồng, công văn, bản ghi nhớ, bản cam kết, bản thoả thuận, giấy chứng nhận, giấy ủy quyền, giấy mời, giấy giới thiệu, giấy nghỉ phép, giấy đi đường, giấy biên nhận hồ sơ, phiếu gửi, phiếu chuyển và các văn bản chuyên ngành của nhà trường.
Điều 8. Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản
Trưởng các bộ phận hoặc cán bộ, giáo viên, nhân viên chịu trách nhiệm chủ trì soạn thảo văn bản phải thực hiện đúng thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản theo quy định của Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 của Bộ Nội vụ hướng dẫn về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính. (Kèm theo các phụ lục quy định)
Điều 9. Soạn thảo văn bản
Việc soạn thảo văn bản hành chính thông thường của nhà trường được quy
định như sau:
1. Căn cứ tính chất, nội dung của văn bản cần soạn thảo, Hiệu trưởng giao Trưởng bộ phận hoặc cán bộ, giáo viên, nhân viên trực tiếp chủ trì hoặc phối hợp
22
soạn thảo. Các văn bản chỉ đạo của các cơ quan cấp trên, cần phải được triển khai bằng văn bản đi của nhà trường. Căn cứ ý kiến chỉ đạo của Hiệu trưởng , Trưởng bộ phận có thể chuyển giao cho giáo viên, nhân viên trong bộ phận mình trực tiếp soạn thảo văn bản, đồng thời Trưởng bộ phận phải chịu trách nhiệm về nội dung, hình thức, thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản do giáo viên, nhân viên thực hiện.
2. Khi được giao trực tiếp chủ trì soạn thảo văn bản, cán bộ, giáo viên, nhân viên có trách nhiệm thực hiện các công việc sau: Xác định hình thức, nội dung và độ mật, độ khẩn của văn bản cần soạn thảo; thu thập, xử lý thông tin có liên quan; soạn thảo văn bản; trình duyệt bản thảo văn bản có kèm theo tài liệu liên quan. Trong trường hợp cần thiết, đề xuất với Hiệu trưởng việc tham khảo ý kiến của các bộ phẫn khác và các cơ quan, đơn vị, tổ chức có liên quan; nghiên cứu tiếp thu ý kiến để hoàn chỉnh bản thảo.
3. Khi được giao phối hợp soạn thảo văn bản, cán bộ, giáo viên, nhân viên có trách nhiệm cung cấp thông tin, đề xuất ý kiến trong lĩnh vực được giao phụ trách để người được giao trực tiếp chủ trì soạn thảo văn bản có thể hoàn thành nhiệm vụ kịp thời, đầy đủ, chính xác theo quy định.
Điều 10. Duyệt bản thảo, sửa chữa, bổ sung bản thảo đã duyệt
Công việc duyệt bản thảo, sửa chữa, bổ sung bản thảo đã duyệt có thể được thực hiện qua văn bản giấy hoặc trao đổi qua hộp thư điện tử của các cá nhân do nhà trường đã cấp.
1. Trưởng bộ phận được giao trực tiếp chủ trì soạn thảo văn bản có trách nhiệm duyệt bản thảo (sửa chữa, bổ sung) và ký tắt xác nhận đã duyệt vào cuối dòng của phần nội dung văn bản (đã hoàn chỉnh sau khi duyệt) do giáo viên, nhân viên soạn thảo trước khi trình lãnh đạo nhà trường ký ban hành. Đối với văn bản quan trọng phải ký tắt xác nhận đã duyệt ở cuối mỗi trang.
2. Lãnh đạo nhà trường duyệt nội dung văn bản (đã được Trưởng bộ phận duyệt và ký tắt xác nhận) và ký ban hành. Các nội dung chưa phù hợp, Lãnh đạo nhà trường ý kiến bổ sung vào Phiếu giải quyết văn bản đến hoặc ghi trực tiếp vào văn bản soạn thảo (hoặc cho ý kiến qua hộp thư điện tử) yêu cầu sửa chữa, bổ sung để trình ký ban hành cho đúng quy định.
3. Cán bộ, giáo viên, nhân viên soạn thảo văn bản sau khi hoàn thành dự thảo văn bản đi, chuyển cho nhân viên văn thư trình lãnh đạo nhà trường duyệt, ký ban hành. Hồ sơ trình ký bao gồm: Phiếu giải quyết văn bản đến; bản chính văn bản đến, dự thảo văn bản đi và các tài liệu khác có liên quan. Trường hợp lãnh đạo nhà trường có sửa chữa, bổ sung bản thảo văn bản, lãnh đạo nhà trường chuyển lại cho nhân viên văn thư để chuyển giao cá nhân phụ trách soạn thảo điều chỉnh, bổ sung và gửi lại nhân viên văn thư trình lại lần nữa với lãnh đạo nhà trường xem xét, quyết định.
Điều 11. Đánh máy, nhân bản
1. Việc soạn thảo văn bản hành chính thông thường do cán bộ, giáo viên, nhân viên được giao giải quyết công việc thực hiện. Trường hợp văn bản của lãnh 23
đạo được dự thảo bằng bản viết tay, người được giao đánh máy phải đảm bảo đúng nguyên văn bản thảo, đúng hình thức, thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản. Trường hợp phát hiện có sai sót hoặc không rõ ràng trong bản thảo viết tay thì người đánh máy phải hỏi lại cá nhân soạn thảo hoặc người duyệt bản thảo đó.
2. Nhân bản đúng số lượng phát hành
a) Số lượng văn bản nhân bản để phát hành được xác định trên cơ sở số lượng được ghi tại nơi nhận văn bản. Nếu gửi đến nhiều nơi mà trong văn bản không liệt kê đủ danh sách, cần phải có phụ lục nơi nhận kèm theo để lưu ở văn thư.
b) Nơi nhận phải được xác định cụ thể trong văn bản ở nơi nhận trên nguyên tắc văn bản chỉ gửi đến cơ quan có chức năng, thẩm quyền giải quyết, tổ chức thực hiện, phối hợp thực hiện, giám sát, kiểm tra liên quan tới nội dung văn bản và cơ quan cấp trên gửi văn bản chỉ đạo; không gửi vượt cấp, không gửi nhiều bản cho một đối tượng, không gửi đến các đối tượng không thuộc phạm vi điều chỉnh và không có liên quan đến nội dung văn bản.
c) Các đối tượng được quy định chỉ gửi bằng văn bản điện tử (theo quy định tại Quyết định số 239/QĐ-SGDĐT ngày 15/3/2010 của Sở GD&ĐT ban hành Quy định tạm thời về sử dụng văn bản điện tử để giao dịch văn bản hành chính của Sở GD&ĐT tỉnh Đồng Nai) thì văn bản đi không cần phải nhân bản ra giấy để gửi; chỉ cần nhân bản đủ số lượng để lưu.
3. Giữ bí mật nội dung văn bản và thực hiện đánh máy, nhân bản theo đúng
thời gian quy định.
4. Việc nhân bản văn bản mật do Hiệu trưởng nhà trường quyết định và
được thực hiện theo các quy định về bảo mật Nhà nước.
Điều 12. Kiểm tra văn bản trước khi ban hành
1. Hiệu trưởng, Phó Hiệu trưởng, các Trưởng bộ phận và cán bộ, giáo viên, nhân viên chủ trì soạn thảo văn bản phải kiểm tra, chịu trách nhiệm trước pháp luật và trước Hiệu trưởng về độ chính xác của nội dung văn bản khi soạn thảo, duyệt bản thảo, ký ban hành theo nhiệm vụ được giao. Cán bộ, giáo viên, nhân viên chủ trì soạn thảo văn bản đề xuất mức độ khẩn, đối chiếu quy định của pháp luật về bảo vệ bí mật Nhà nước xác định việc đóng dấu mật, đối tượng nhận văn bản, trình người ký văn bản quyết định; xác định văn bản gửi đi bằng hình thức văn bản điện tử hay văn bản giấy.
2. Nhân viên văn thư hoặc Tổ trưởng Tổ Hành chính kiểm tra và chịu trách nhiệm về hình thức, thể thức, kỹ thuật trình bày, thủ tục ban hành văn bản trước Hiệu trưởng và trước pháp luật. Trường hợp dự thảo văn bản đi chưa đúng quy định về hình thức, thể thức, kỹ thuật trình bày và thẩm quyền ký ban hành, nhân viên văn thư hoặc Tổ trưởng Tổ Hành chính được quyền yêu cầu bộ phận hoặc cá nhân chủ trì soạn thảo văn bản điều chỉnh, bổ sung cho đúng quy định.
Điều 13. Ký văn bản
1. Thẩm quyền ký văn bản
24
a) Hiệu trưởng có thẩm quyền ký tất cả văn bản của nhà trường ban hành;
b) Hiệu trưởng có thể giao Phó Hiệu trưởng ký thay (KT.) các văn bản thuộc các lĩnh vực được phân công phụ trách và một số văn bản thuộc thẩm quyền của Hiệu trưởng Phó Hiệu trưởng ký thay chịu trách nhiệm trước Hiệu trưởng và trước pháp luật về nội dung văn bản đã ký.
2. Người ký văn bản có trách nhiệm kiểm tra và yêu cầu về số lượng bản ký trực tiếp; số lượng bản phát hành. Khi ký văn bản không ký bằng bút chì; không dùng mực đỏ hoặc các thứ mực dễ phai.
Điều 14. Bản sao văn bản
Các hình thức, thể thức bản sao văn bản thực hiện theo đúng hướng dẫn tại
Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 của Bộ Nội vụ.
1. Các hình thức bản sao được quy định tại Quy chế này gồm bản sao y bản
chính, bản trích sao và bản sao lục.
2. Thể thức bản sao được quy định như sau:
Hình thức sao: sao y bản chính hoặc trích sao, hoặc sao lục; tên cơ quan, tổ chức sao văn bản; số, ký hiệu bản sao; địa danh và ngày, tháng, năm sao; chức vụ, họ tên và chữ ký của người có thẩm quyền; dấu của nhà trường; nơi nhận (như phụ lục kèm theo Quy chế này).
3. Bản sao y bản chính, bản trích sao và bản sao lục được thực hiện theo
đúng quy định tại Quy chế này có giá trị pháp lý như bản chính.
4. Bản sao chụp cả dấu và chữ ký của văn bản không được thực hiện theo đúng thể thức quy định tại Khoản 2 của Điều này, chỉ có giá trị thông tin, tham khảo.
5. Không được sao, chụp, chuyển phát ra ngoài nhà trường những ý kiến ghi bên lề văn bản. Trường hợp những ý kiến của lãnh đạo ghi bên lề văn bản cần thiết cho việc giao dịch, trao đổi công tác phải được thể chế hóa bằng văn bản hành chính để gửi đi.
Mục 2 QUẢN LÝ VĂN BẢN
Việc quản lý văn bản đến và văn bản đi được thực hiện theo quy định tại Thông tư số 07/2012/TT-BNV ngày 22/11/2012 của Bộ Nội vụ hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ tài liệu vào Lưu trữ cơ quan. Các loại biểu mẫu, hồ sơ, sổ sách trong quản lý văn bản được áp dụng theo quy định tại Thông tư số 07/2012/TT-BNV.
Điều 15. Trình tự quản lý văn bản đến
Tất cả văn bản, kể cả đơn, thư do cá nhân gửi đến nhà trường qua đường bưu điện, gửi trực tiếp, gửi bằng fax và gửi qua hộp thư điện tử (sau đây gọi chung là
25
văn bản đến) trước tiên phải được chuyển đến nhân viên văn thư xử lý theo trình tự sau:
1. Tiếp nhận, đăng ký văn bản đến; ghi nội dung Phiếu giải quyết văn bản
đến kèm theo văn bản đến;
2. Trình Hiệu trưởng hoặc Phó Hiệu trưởng được ủy quyền xử lý ban đầu trong trường hợp Hiệu trưởng) vắng mặt tại cơ quan để phân công xử lý; chuyển giao văn bản đến đã được phân công xử lý tới các bộ phận và và cá nhân;
3. Giải quyết và theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến.
Điều 16. Tiếp nhận, đăng ký văn bản đến
1. Văn bản đến từ mọi nguồn đều phải tập trung tại văn thư để làm thủ tục tiếp nhận, đăng ký vào Sổ Công văn đến. Các văn bản do cán bộ, giáo viên, nhân viên đi họp mang về hoặc nhận trực tiếp, hoặc nhận từ hộp thư điện tử của nhà trường đều phải đăng ký tại văn thư trước khi xử lý theo quy định. Các văn bản đến không đăng ký tại văn thư, các bộ phận, cá nhân không có trách nhiệm giải quyết.
2. Đối với văn bản đến được quy định tại Điều 15 của Quy chế này, cán bộ văn thư có trách nhiệm tiếp nhận, bóc bì, kiểm tra số lượng văn bản, số lượng trang, phân loại, đóng dấu đến, đăng ký vào Sổ Công văn đến. Trường hợp văn bản đến bị thiếu, rách, bị bóc niêm phong hoặc văn bản bên trong không đúng với số ghi ngoài bì, nơi nhận, văn bản hỏa tốc hẹn giờ mà chuyển đến cơ quan muộn hơn thời gian ở ngoài bì hoặc trường hợp phát hiện sai sót, cán bộ văn thư kịp thời thông báo cho nơi gửi biết hoặc báo cáo với Tổ trưởng Tổ Hành chính xem xét giải quyết. Nếu cần thiết phải lập biên bản có chữ ký xác nhận của người đưa văn bản đến.
3. Văn bản khẩn đến ngoài giờ làm việc, ngày lễ, ngày nghỉ, nhân viên bảo vệ nhà trường có trách nhiệm ký nhận và báo cáo ngay với Tổ trưởng Tổ Hành chính, chuyển ngay cho nhân viên văn thư xử lý theo quy định.
4. Nếu là văn bản mật hoặc văn bản có tên cụ thể của cán bộ, giáo viên, nhân viên là người nhận, cần được chuyển giao cho người có thẩm quyền, cá nhân liên quan xử lý trước khi bóc bì. Sau khi người có thẩm quyền hoặc cá nhân liên quan bóc bì, các văn bản có liên quan công việc của nhà trường phải chuyển lại cho nhân viên văn thư đăng ký, chuyển xử lý theo quy định; các văn bản mật sau khi được Hiệu trưởng xử lý phải được chuyển cho người có trách nhiệm liên quan quản lý theo chế độ mật.
5. Trường hợp là văn bản điện tử, nhân viên văn thư hoặc người phụ trách hộp thư điện tử của nhà trường tải xuống, in ấn và thực hiện đăng ký văn bản đến theo quy định. Nếu là bản fax cần chụp lại để bảo quản lâu dài không bị phai mực và được đóng dấu văn bản đến, lưu cùng với bản chính của bản fax.
Điều 17. Trình, chuyển giao văn bản đến
26
1. Văn bản đến phải được lập Phiếu xử lý văn bản đến, trình Hiệu trưởng hoặc Phó Hiệu trưởng xử lý và chuyển giao các bộ phận, cá nhân ngay trong ngày nhận, trong giờ làm việc sau khi có ý kiến xử lý của Hiệu trưởng hoặc Phó Hiệu trưởng khi chuyển giao văn bản đến các bộ phận, cá nhân, nhân viên văn thư phải vào Sổ chuyển giao văn bản đến và Sổ Theo dõi giải quyết văn bản đến.
2. Nếu là văn bản “KHẨN” phải bóc bì, đăng ký, trình Hiệu trưởng hoặc Phó Hiệu trưởng xử lý ngay và kịp thời chuyển giao cho người được phân công giải quyết, kể cả lúc ngoài giờ làm việc. Trường hợp quá khẩn cấp có thể chuyển ngay cho người có trách nhiệm xử lý rồi giao lại cán bộ văn thư đăng ký văn bản đến sau.
3. Yêu cầu chuyển giao chính xác, giữ bí mật nội dung văn bản.
Điều 18. Giải quyết và theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến
1. Hiệu trưởng chịu trách nhiệm chung, Phó Hiệu trưởng chịu trách nhiệm đối với các bộ phận được phân công phụ trách, có trách nhiệm chỉ đạo giải quyết kịp thời văn bản đến.
2. Các Trưởng bộ phận và cá nhân được giao nhiệm vụ cần giải quyết kịp thời, đúng luật định và báo cáo Hiệu trưởng hoặc Phó Hiệu trưởng sau khi đã giải quyết.
3. Tổ trưởng Tổ Hành chính có trách nhiệm (hoặc giao nhân viên văn thư) giúp Hiệu trưởng tổ chức theo dõi, đôn đốc các bộ phận và cán bộ, giáo viên, nhân viên trong việc giải quyết văn bản đến.
4. Thời hạn hoàn thành giải quyết văn bản đến đối với loại khẩn chậm nhất là trong ngày mà cơ quan gửi văn bản đến yêu cầu giải quyết; đối với loại bình thường là trước 01 ngày mà cơ quan gửi văn bản đến yêu cầu giải quyết. Trường hợp văn bản đến không có yêu cầu về thời hạn trả lời thì thời hạn giải quyết không quá 15 ngày làm việc.
Điều 19. Trình tự quản lý văn bản đi
Tất cả văn bản do nhà trường phát hành phải được nhân viên văn thư quản lý
theo trình tự sau:
1. Kiểm tra hình thức, thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản; ghi số, ký
hiệu và ngày, tháng, năm của văn bản;
2. Đóng dấu nhà trường và dấu mức độ khẩn, mật (nếu có);
3. Đăng ký văn bản đi;
4. Làm thủ tục, chuyển phát và theo dõi việc chuyển phát văn bản đi; trường hợp văn bản đi là văn bản điện tử phải được gửi đi từ hộp thư điện tử của nhà trường từ địa chỉ c3.xuanloc@dongnai.edu.vn để gửi đến các cơ quan, đơn vị.
5. Lưu văn bản đi.
Điều 20. Chuyển phát và đính chính văn bản đi
27
Văn bản sau khi được ký ban hành và đăng ký cần được chuyển phát trong ngày, chậm nhất là trong ngày làm việc tiếp theo. Nếu là văn bản khẩn phải được đóng dấu “HOẢ TỐC”, “THƯỢNG KHẨN” hoặc “KHẨN” tuỳ theo mức độ trên văn bản và cả ngoài bì thư. Đối với văn bản mật phải đóng dấu “TUYỆT MẬT”, “TỐI MẬT” hoặc “MẬT” tuỳ theo mức độ trên văn bản và cả ngoài bì thư. Có thể được chuyển cho nơi nhận bằng Fax hoặc chuyển văn bản điện thử qua mạng thông tin nhanh (Website, Email) như đã quy định tại Quyết định số 239/QĐ- SGDĐT ngày 15/3/2010 của Sở GD&ĐT ban hành Quy định tạm thời về sử dụng văn bản điện tử để giao dịch văn bản hành chính của Sở GD&ĐT tỉnh Đồng Nai.
Văn bản đã phát hành nhưng có sai sót về nội dung phải được sửa đổi, thay
thế bằng văn bản có hình thức tương đương của nhà trường.
Văn bản đã phát hành nhưng có sai sót về thể thức, kỹ thuật trình bày, thủ
tục ban hành phải được đính chính bằng văn bản hành chính của nhà trường.
Điều 21. Lưu văn bản đi
Mỗi văn bản đi phải lưu hai bản: bản gốc (là bản hoàn chỉnh về nội dung, thể thức văn bản được nhà trường ban hành và có chữ ký trực tiếp của người có thẩm quyền) lưu tại Văn thư nhà trường và bản chính (là bản hoàn chỉnh về nội dung, thể thức văn bản và được nhà trường ban hành, tức là bản được chụp lại từ bản gốc khi chưa có đóng dấu cơ quan Sở rồi mới được đóng dấu phát hành) lưu trong hồ sơ giải quyết công việc của cán bộ, giáo viên, nhân viên chủ trì soạn thảo. Bản gốc lưu tại Văn thư nhà trường phải được đóng dấu và sắp xếp theo thứ tự đăng ký.
Văn bản đi có chế độ mật được lưu tại văn thư theo chế độ bảo vệ bí mật Nhà nước. Tuyệt đối không được mang bản lưu ra khỏi nhà trường, khi cần khai thác phải có sự đồng ý của Hiệu trưởng.
Bản lưu phải sử dụng loại giấy tốt có độ pH trung tính, in bằng mực bền
màu có thể bảo quản lâu dài.
Mục 3 LẬP HỒ SƠ HIỆN HÀNH VÀ GIAO NỘP HỒ SƠ, TÀI LIỆU VÀO LƯU TRỮ NHÀ TRƯỜNG
Việc lập hồ sơ hiện hành và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ nhà trường được thực hiện theo quy định tại Thông tư số 07/2012/TT-BNV. Các loại biểu mẫu, hồ sơ, sổ sách trong việc lập hồ sơ hiện hành và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ được áp dụng theo quy định tại Thông tư số 07/2012/TT-BNV.
Điều 22. Nội dung việc lập hồ sơ và yêu cầu đối với hồ sơ được lập
1. Hồ sơ là một tập văn bản, tài liệu có liên quan với nhau về một vấn đề, một sự việc, một đối tượng cụ thể hoặc có đặc điểm chung như tên loại văn bản; cơ quan ban hành văn bản; thời gian hoặc đặc điểm khác, hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc thuộc phạm vi, chức năng, nhiệm vụ của một bộ phận hoặc của một cá nhân.
2. Nội dung việc lập hồ sơ hiện hành
28
a) Mở hồ sơ: Căn cứ danh mục hồ sơ được lập hàng năm đã được xác định nhiệm vụ và phân công cụ thể, cán bộ, công chức chuẩn bị các bìa hồ sơ cho từng công việc, ghi tiêu đề lên bìa để quản lý văn bản liên quan đến công việc được giao giải quyết. Bìa hồ sơ được sử dụng theo mẫu quy định.
b) Thu thập văn bản đưa vào hồ sơ: Cập nhật văn bản, tài liệu hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc vào từng bìa hồ sơ có liên quan và sắp xếp theo trình tự hợp lý.
c) Kết thúc và biên mục hồ sơ: Sau khi hoàn tất một công việc, tiến hành kiểm tra tập hồ sơ đã lập, bổ sung văn bản còn thiếu; loại ra văn bản trùng, thừa, bản nháp và các tài liệu không cần thiết. Chuẩn bị sẵn sàng để nộp lưu trữ theo thời hạn quy định.
3. Hồ sơ được lập phải phản ánh đúng chức năng, nhiệm vụ của nhà trường; văn bản, tài liệu thu thập vào hồ sơ phải có sự liên quan chặt chẽ với nhau và phản ánh đúng trình tự diễn biến của sự việc hay trình tự giải quyết công việc.
Điều 23. Giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ nhà trường
1. Các bộ phận và cá nhân phải giao nộp hồ sơ có giá trị lưu trữ vào lưu trữ hiện hành của nhà trường theo thời hạn quy định. Trường hợp cần thiết muốn giữ lại hồ sô công việc đã kết thúc và đã đến hạn nộp, cán bộ, giáo viên, nhân viên phải lập danh mục gửi cán bộ lưu trữ và chỉ được giữ lại không quá hai năm. Mọi cán bộ, giáo viên, nhân viên trước khi nghỉ hưu, thôi việc hay chuyển công tác khác đều phải bàn giao lại hồ sơ, tài liệu cho bộ phận hay người kế nhiệm.
2. Thời hạn giao nộp như sau:
a) Tài liệu hành chính, tài liệu chuyên môn nghiệp vụ: Sau một năm kể từ
năm công việc kết thúc.
b) Tài liệu nghiên cứu khoa học, ứng dụng khoa học và công nghệ: Sau một
năm kể từ năm công trình được nghiệm thu chính thức.
c) Tài liệu xây dựng cơ bản: Sau ba tháng kể từ khi công trình được quyết toán.
d) Tài liệu ảnh, phim điện ảnh; mi-crô-phim; tài liệu ghi âm, ghi hình và tài
liệu khác: Sau ba tháng kể từ khi công việc kết thúc.
3. Khi nộp tài liệu phải lập hai bản “Mục lục hồ sơ, tài liệu lưu nộp” và hai bản “Biên bản giao nhận tài liệu”. Bộ phận hoặc cá nhân giao nộp tài liệu giữ mỗi loại một bản.
Điều 24. Trách nhiệm đối với việc lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu
vào lưu trữ nhà trường
1. Hiệu trưởng hoặc Phó Hiệu trưởng có trách nhiệm chỉ đạo công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ hiện hành thuộc phạm vi quản lý của mình. Trên cơ sở đề xuất danh mục hồ sơ hàng năm của các bộ phận, nhân viên văn thư lưu trữ giúp Tổ trưởng Tổ Hành chính tổng hợp và trình Hiệu trưởng phê duyệt danh mục hồ sơ hàng năm vào tháng 12 năm trước.
29
2. Tổ trưởng Tổ Hành chính có trách nhiệm tham mưu cho Ban lãnh đạo nhà trường trong việc chỉ đạo, kiểm tra, hướng dẫn việc lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ hiện hành đối với các bộ phận; tổ chức thực hiện việc lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ hiện hành tại nhà trường.
3. Trưởng các bộ phận chịu trách nhiệm trước Ban lãnh đạo nhà trường đối với cán bộ, giáo viên, nhân viên bộ phận mình phụ trách trong việc lập hồ sơ, bảo quản và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ hiện hành của nhà trường.
4. Trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc, mỗi cán bộ, giáo viên, nhân viên phải lập hồ sơ về công việc đó và giao nộp vào lưu trữ nhà trường theo quy định.
5. Nhân viên văn thư lưu trữ có trách nhiệm theo dõi kết quả xử lý công việc của cán bộ, giáo viên, nhân viên được giao giải quyết văn bản đến để đôn đốc nộp hồ sơ công việc vào lưu trữ đúng thời hạn quy định.
6. Nhân viên văn thư lưu trữ có trách nhiệm hướng dẫn việc lập hồ sơ; thực hiện việc tiếp nhận bàn giao hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ nhà trường theo đúng thời hạn và thủ tục quy định.
Mục 4 QUẢN LÝ VÀ SỬ DỤNG CON DẤU TRONG CÔNG TÁC VĂN THƯ
Điều 25. Quản lý và sử dụng con dấu
1. Con dấu của nhà trường được giao cho nhân viên văn thư giữ và đóng dấu tại nhà trường dưới sự quản lý, điều hành của Hiệu trưởng. Nhân viên văn thư còn thể được giao giữ và sử dụng con dấu của Đảng ủy, Công đoàn và các loại con dấu khác (nếu có) theo đúng quy định.
2. Nhân viên văn thư có trách nhiệm thực hiện những quy định sau:
a) Không giao con dấu cho người khác khi chưa được phép bằng văn bản
của người có thẩm quyền.
b) Phải tự tay đóng dấu vào các văn bản, giấy tờ của nhà trường.
c) Chỉ được đóng dấu vào những văn bản, giấy tờ sau khi đã có chữ ký của
người có thẩm quyền; không được đóng dấu khống chỉ.
3. Văn bản của cơ quan, tổ chức nào ban hành thì đóng dấu của cơ quan, tổ
chức đó.
Điều 26. Đóng dấu
1. Đóng dấu phải rõ ràng, ngay ngắn, đúng chiều và dùng đúng mực dấu quy định. Khi đóng dấu lên chữ ký thì dấu đóng phải trùm lên khoảng 1/3 chữ ký về phía bên trái.
2. Đối với trang phụ lục, dấu được đóng lên trang đầu, trùm lên một phần
tên cơ quan hoặc tên phụ lục.
30
3. Việc đóng dấu giáp lai, dấu nổi phải thực hiện theo quy định của Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan quản lý ngành. Trường hợp đóng dấu lên các bản hợp đồng, biên bản, dự toán có nhiều trang, dấu được đóng vào khoảng giữa mép phải của văn bản hoặc phụ lục văn bản, trùm lên một phần tất cả các tờ giấy.
4. Đối với các văn bản, tài liệu bí mật Nhà nước, tùy theo mức độ mật phải
đóng dấu độ mật: Tuyệt mật, Tối mật, Mật.
5. Không đóng dấu đối với các văn bản ký vượt thẩm quyền, thiếu chữ ký tắt xác nhận duyệt bản thảo của Trưởng các bộ phận, các bản sao có nội dung, chữ ký không rõ ràng
Chương III CÔNG TÁC LƯU TRỮ
Mục 1 CÔNG TÁC THU THẬP, BỔ SUNG TÀI LIỆU
Điều 27. Thu thập hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ nhà trường
1. Hàng năm nhân viên văn thư lưu trữ nhà trường có trách nhiệm:
a) Lập kế hoạch thu thập hồ sơ, tài liệu; lập danh mục hồ sơ công việc hàng
năm tham mưu Tổ trưởng Tổ Hành chính trình Hiệu trưởng ký ban hành.
b) Phối hợp với các bộ phận, cá nhân xác định hồ sơ, tài liệu cần thu thập.
c) Hướng dẫn các bộ phận, cá nhân chuẩn bị hồ sơ, tài liệu giao nộp và thống
kê thành “Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu”.
d) Chuẩn bị các kho tàng và phương tiện để tiếp nhận tài liệu.
e) Tổ chức tiếp nhận tài liệu và lập “Biên bản giao nhận tài liệu”.
2. Bộ phận có tài liệu giao nộp lưu trữ có trách nhiệm lập “Mục lục hồ sơ,
tài liệu nộp lưu” gửi nhân viên văn thư lưu trữ cùng với tài liệu giao nộp.
Điều 28. Chỉnh lý tài liệu
1. Khi phân loại và lập hồ sơ phải tôn trọng sự hình thành của tài liệu theo trình tự giải quyết công việc. Tài liệu sau khi chỉnh lý phải phản ánh được hoạt động của nhà trường. Nhân viên văn thư lưu trữ có trách nhiệm tổ chức phân loại, chỉnh lý tài liệu, bảo quản tại kho lưu trữ nhà trường. Khi có yêu cầu, cán bộ, giáo viên, nhân viên các bộ phận phải có trách nhiệm phối hợp chỉnh lý tài liệu.
2. Tài liệu sau khi chỉnh lý phải đạt được các yêu cầu: Phân loại và lập hồ sơ hoàn chỉnh; xác định thời hạn bảo quản cho từng hồ sơ, tài liệu theo từng mức độ bảo quản vĩnh viễn và bảo quản có thời hạn; hệ thống hóa hồ sơ, tài liệu; lập công cụ tra cứu gồm mục lục hồ sơ, cơ sở dữ liệu và các công cụ tra cứu khác phục vụ cho việc quản lý, tra cứu, sử dụng tài liệu; lập danh mục xác định tài liệu hết giá trị để làm thủ tục tiêu hủy.
Điều 29. Xác định giá trị tài liệu
1. Việc xác định giá trị tài liệu phải đạt được các yêu cầu sau:
31
a) Xác định tài liệu cần bảo quản vĩnh viễn và tài liệu cần bảo quản có thời
hạn tính bằng số lượng năm.
b) Xác định tài liệu hết giá trị cần loại ra để tiêu hủy.
2 Tổ trưởng Tổ Hành chính phối hợp với các Trưởng bộ phận nghiên cứu tham mưu Hiệu trưởng ban hành Bảng thời hạn bảo quản tài liệu của nhà trường theo quy định tại Thông tư số 09/2011/TT-BNV ngày 03/6/2011 của Bộ Nội vụ quy định về thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành phổ biến trong các hoạt động của cơ quan, tổ chức.
Điều 30. Hội đồng xác định giá trị tài liệu của cơ quan
1. Khi tiến hành xác định giá trị tài liệu, nhà trường phải thành lập Hội đồng xác định giá trị tài liệu. Hội đồng có nhiệm vụ tư vấn cho Hiệu trưởng về việc quyết định:
a) Mục lục hồ sơ, tài liệu giữ lại bảo quản.
b) Danh mục tài liệu hết giá trị.
2. Thành phần của Hội đồng xác định giá trị tài liệu gồm:
a) Hiệu trưởng giao 01 Phó Hiệu trưởng làm Chủ tịch Hội đồng;
b) Đại diện Tổ Hành chính: Ủy viên thường trực, Thư ký Hội đồng;
c) Đại diện lãnh đạo các bộ phận có tài liệu xác định giá trị: Ủy viên.
3. Hội đồng làm việc theo phương thức sau đây:
a) Từng thành viên Hội đồng xem xét, đối chiếu danh mục tài liệu hết giá trị với mục lục hồ sơ, tài liệu giữ lại; đối với danh mục tài liệu hết giá trị, cần kiểm tra thực tế tài liệu.
b) Hội đồng thảo luận tập thể và biểu quyết theo đa số về tài liệu dự kiến
tiêu hủy.
c) Thông qua biên bản, trình Hiệu trưởng quyết định. Biên bản có đủ chữ ký của các thành viên hội đồng dự họp, lập thành 02 bản, 01 bản lưu tại hồ sơ hủy tài liệu, 01 bản đưa vào hồ sơ trình cơ quan lưu trữ cấp trên thẩm tra tài liệu hết giá trị.
Điều 31. Tiêu huỷ tài liệu hết giá trị
1. Hiệu trưởng có thẩm quyền quyết định tiêu hủy tài liệu hết giá trị của nhà trường sau khi có ý kiến thẩm định bằng văn bản của Hội đồng xác định giá trị tài liệu nhà trường và có ý kiến bằng văn bản của cơ quan lưu trữ cấp trên về kết quả thẩm tra tài liệu hết giá trị. Cá nhân không tự tiện hủy hồ sơ, tài liệu dưới bất kỳ hình thức nào; không bán hồ sơ, tài liệu ra thị trường tự do.
2. Tiêu hủy tài liệu hết giá trị
a) Việc tiêu hủy tài liệu hết giá trị chỉ được thực hiện sau khi có quyết định
bằng văn bản của người có thẩm quyền.
b) Khi tiêu hủy tài liệu phải hủy hết thông tin tài liệu.
32
c) Việc tiêu hủy tài liệu phải được lập thành biên bản có xác nhận của người
thực hiện việc tiêu hủy và của đại diện bộ phận có tài liệu.
d) Hồ sơ về việc tiêu hủy tài liệu hết giá trị phải được bảo quản tại nhà
trường trong thời hạn ít nhất hai mươi năm, kể từ ngày tài liệu bị tiêu hủy.
4. Việc tiêu hủy tài liệu hết giá trị được thực hiện theo thủ tục và hồ sơ sau:
a) Hoàn thiện hồ sơ trình cấp có thẩm quyền ra quyết định tiêu huỷ tài liệu
hết giá trị
- Những hồ sơ, tài liệu được yêu cầu giữ lại bảo quản phải được sắp xếp bổ
sung vào mục lục hồ sơ tương ứng của phông (khối) tài liệu.
- Hoàn thiện hồ sơ và danh mục tài liệu hết giá trị: ghi lại tổng số bó, tập tài liệu hết giá trị được phép tiêu huỷ; ghi lại số và đánh số lại trật tự các bó, tập (nếu cần); hoàn chỉnh lại tiêu đề các tập; viết lại lý do loại.
- Trình cơ quan có thẩm quyền ra quyết định về việc tiêu huỷ tài liệu hết giá trị.
b) Tổ chức tiêu huỷ tài liệu hết giá trị Sau khi có quyết định bằng văn bản của người có thẩm quyền, việc tiêu hủy
tài liệu hết giá trị được thực hiện theo các bước sau:
- Đóng gói tài liệu hết giá trị; - Lập biên bản bàn giao tài liệu hết giá trị giữa người quản lý kho lưu trữ và
người thực hiện tiêu huỷ tài liệu hết giá trị;
- Thực hiện tiêu huỷ tài liệu hết giá trị: có thể được thực hiện tại nhà trường bằng máy cắt giấy, ngâm nước hoặc xé nhỏ; hoặc có thể chuyển đến nhà máy giấy để tái chế;
- Lập biên bản về việc huỷ tài liệu hết giá trị. c) Lập và lưu hồ sơ về việc tiêu huỷ tài liệu hết giá trị Việc tiêu huỷ tài liệu hết giá trị phải được lập thành hồ sơ. Hồ sơ về việc tiêu
huỷ tài liệu hết giá trị bao gồm:
(1). Tờ trình về việc tiêu huỷ tài liệu hết giá trị. (2). Danh mục tài liệu hết giá trị kèm theo bản thuyết minh tài liệu hết giá trị. (3). Biên bản họp Hội đồng xác định giá trị tài liệu. (4). Quyết định thành lập Hội đồng xác định giá trị tài liệu. (5). Văn bản của cấp có thẩm quyền về việc thẩm tra tài liệu hết giá trị. (6). Quyết định của người có thẩm quyền cho phép tiêu huỷ tài liệu hết giá trị. (7). Biên bản bàn giao tài liệu hết giá trị. (8). Biên bản về việc tiêu huỷ tài liệu hết giá trị. (9). Các tài liệu có liên quan khác.
33
Mục 2 THỐNG KÊ, BẢO QUẢN TÀI LIỆU LƯU TRỮ CỦA NHÀ TRƯỜNG
Điều 32. Thống kê tài liệu lưu trữ
1) Đối tượng thống kê lưu trữ bao gồm: Thống kê tài liệu lưu trữ, kho lưu trữ, phương tiện bảo quản tài liệu lưu trữ và nhân viên văn thư lưu trữ.
2) Thống kê lưu trữ được thực hiện theo chế độ định kỳ. Số liệu thống kê lưu trữ định kỳ hàng năm được tính từ 00 giờ ngày 01 tháng 01 đến 24 giờ ngày 31 tháng 12.
3) Báo cáo thống kê được thực hiện theo quy định của Bộ Nội vụ về chế độ báo cáo thống kê tổng hợp công tác văn thư, lưu trữ.
4)Các loại sổ sách thống kê trong kho lưu trữ của nhà trường như sau:
* Các loại sổ sách thống kê chủ yếu bao gồm:
(1). Sổ nhập tài liệu.
(2). Sổ xuất tài liệu.
(3). Danh sách phông (Sổ thống kê phông).
(4). Phiếu phông.
(5). Mục lục hồ sơ.
(6). Mục lục văn bản.
(7). Biên bản bàn giao tài liệu.
(8). Phiếu yêu cầu sử dụng tài liệu.
(9). Hồ sơ tiêu huỷ tài liệu.
(10). Báo cáo thống kê định kỳ.
* Các loại sổ sách thống kê bổ trợ bao gồm:
(1). Sổ đăng ký Mục lục hồ sơ.
(2). Hồ sơ phông.
(3). Biên bản kiểm tra số lượng, tình trạng tài liệu trong kho.
(4). Sổ thống kê tài liệu quý, hiếm; tài liệu hạn chế sử dụng.
(5). Sách chỉ dẫn các phông lưu trữ.
(6). Sơ đồ chỉ dẫn tài liệu trong kho,…
Điều 33. Bảo quản tài liệu lưu trữ
1) Tài liệu lưu trữ của nhà trường phải được bảo vệ, bảo quản an toàn trong kho lưu trữ. Hồ sơ, tài liệu chưa đến hạn nộp lưu hoặc không thuộc diện nộp lưu trữ hiện hành, cán bộ, giáo viên, nhân viên có trách nhiệm bảo quản an toàn.
34
2) Tổ trưởng Tổ Hành chính có trách nhiệm tham mưu Hiệu trưởng chỉ đạo thực hiện các quy định sau đây về bảo quản tài liệu lưu trữ:
a) Xây dựng hoặc bố trí kho lưu trữ theo đúng tiêu chuẩn quy định.
b) Thực hiện các biện pháp phòng, chống cháy, nổ; phòng, chống thiên tai;
phòng gian, bảo mật đối với kho lưu trữ và tài liệu lưu trữ.
c) Trang bị đầy đủ các thiết bị kỹ thuật, phương tiện bảo quản tài liệu lưu trữ.
d) Duy trì nhiệt độ, độ ẩm, ánh sáng phù hợp với từng loại hình tài liệu lưu trữ.
đ) Thực hiện các biện pháp phòng, chống côn trùng, nấm mốc, khử a-xít và
các tác nhân khác gây hư hỏng tài liệu.
e) Tu bổ, phục chế tài liệu lưu trữ bị hư hỏng hoặc có nguy cơ bị hư hỏng.
g) Thực hiện chế độ bảo hiểm tài liệu lưu trữ đối với tài liệu lưu trữ đặc biệt
quý, hiếm.
1) Nhân viên văn thư lưu trữ có trách nhiệm thực hiện đúng các quy định về bảo quản an toàn tài liệu và kho lưu trữ; sắp xếp khoa học tài liệu lưu trữ, bảo đảm thuận tiện thống kê, kiểm tra và tra cứu tài liệu; kiểm tra thường xuyên và đề xuất biện pháp bảo quản, tu bổ phục chế.
2) Áp dụng theo tiêu chuẩn các loại kho lưu trữ do Bộ Nội vụ quy định.
3) Kỹ thuật bảo quản tài liệu lưu trữ được thực hiện theo hướng dẫn của Cục trưởng Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước.
Mục 3 TỔ CHỨC SỬ DỤNG TÀI LIỆU LƯU TRỮ CỦA NHÀ TRƯỜNG
Điều 34. Đối tượng và thủ tục khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ
1. Đối tượng được phép khai thác và sử dụng tài liệu lưu trữ
a) Cán bộ, công chức, viên chức trong và ngoài nhà trường cần nghiên cứu,
sử dụng tài liệu lưu trữ để thực hiện nhiệm được giao.
b) Cá nhân có nhu cầu nghiên cứu tài liệu để làm việc, học tập.
c) Người nước ngoài có nhu cầu nghiên cứu tài liệu để làm việc, học tập.
2. Thủ tục khai thác và sử dụng tài liệu lưu trữ
a) Cán bộ, giáo viên, nhân viên trong nhà trường có nhu cầu khai thác tài liệu lưu trữ của nhà trường vì mục đích công vụ phải được Trưởng bộ phận giới thiệu và được sự đồng ý của người có thẩm quyền.
b) Cán bộ, công chức, viên chức ngoài cơ quan có nhu cầu khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ của nhà trường vì mục đích công vụ phải có văn bản đề nghị hoặc Giấy giới thiệu của cơ quan đang công tác và được sự đồng ý của người có thẩm quyền; trường hợp nghiên cứu chuyên đề phải có thêm đề cương nghiên cứu. Nếu xin cung cấp thông tin tài liệu lưu trữ gián tiếp hoặc từ xa vì công vụ phải có văn bản đề nghị của cơ quan, tổ chức nơi công tác.
35
c) Đối với cá nhân có nhu cầu riêng chính đáng trong việc khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ của nhà trường, phải có Giấy chứng minh nhân dân hoặc hộ chiếu (nếu là người nước ngoài) và đơn xin cung cấp thông tin tài liệu lưu trữ có xác nhận của cơ quan đang công tác hoặc chính quyền địa phương nơi cư trú, được Tổ trưởng Tổ Hành chính xem xét trình Hiệu trưởng để giải quyết.
d) Tất cả các đối tượng đến nghiên cứu tài liệu phải ghi vào Phiếu yêu cầu
sử dụng tài liệu.
Điều 35. Các hình thức tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ
1.Các tài liệu lưu trữ quan trọng chỉ được phép nghiên cứu tại phòng đọc. Cán bộ, giáo viên, nhân viên của nhà trường được mượn về phòng làm việc các tài liệu lưu trữ thông thường. Đối với cá nhân ngoài cơ quan chỉ được nghiên cứu tại chỗ.
2.Các quy định khi tổ chức sử dụng tài liệu
a) Nhân viên văn thư lưu trữ phải lập các loại sổ: Sổ nhập, xuất tài liệu; sổ đăng ký mục lục hồ sơ; sổ đăng ký đọc giả theo quy định của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước để quản lý tài liệu và phục vụ khai thác tài liệu.
b) Người khai thác tài liệu phải ký mượn, ký trả, bảo quản và hoàn trả tài liệu đầy đủ; bảo mật thông tin theo đúng quy định.
c) Trường hợp cần sao chụp tài liệu, người khai thác phải có giấy xin sao chụp và chỉ được sao chụp khi được phép của người có thẩm quyền. Việc sao chụp tài liệu phải do nhân viên văn thư lưu trữ thực hiện. Đối với tài liệu mật được thực hiện theo quy chế bảo vệ bí mật Nhà nước.
Điều 36. Thẩm quyền cho phép khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ
Hiệu trưởng có thẩm quyền cho phép khai thác, sử dụng bản chính tài liệu lưu trữ nhà trường đối với những tài liệu mật; đối với các tổ chức, cá nhân nước ngoài hoặc có yếu tố nước ngoài.
1. Tổ trưởng Tổ Hành chính có thẩm quyền cho phép cán bộ, công chức trong, ngoài cơ quan và cá nhân đến nghiên cứu sử dụng bản sao, bản điện tử tài liệu lưu trữ (không thuộc loại tài liệu mật) để thực hiện nhiệm vụ được giao và các nhu cầu chính đáng của công dân, cấp bản sao đối với tài liệu thông thường.
2. Nhân viên văn thư lưu trữ nhà trường chỉ được cung cấp tài liệu lưu trữ của nhà trường theo yêu cầu của các cá nhân khi có sự phê duyệt của Hiệu trưởng hoặc Tổ trưởng Tổ Hành chính.
3.Việc sao chụp tài liệu lưu trữ phải được ý kiến phê duyệt của Hiệu trưởng
Điều 37. Quản lý việc sử dụng tài liệu lưu trữ
Trong việc khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ nhà trường phải có các loại sổ sách, hồ sơ để quản lý như: sổ đăng ký độc giả; sổ giao nhận tài liệu với độc giả; phiếu yêu cầu khai thác tài liệu,... Cần có chương trình, phần mềm quản lý hồ sơ lưu trữ.
36
Chương IV
ĐIỀU KHOẢN THI HÀNH
Điều 38. Khen thưởng và xử lý vi phạm
1.Các tập thể, cá nhân có thành tích trong việc thực hiện các quy định về công tác văn thư, lưu trữ được khen thưởng theo chế độ quy định chung của Nhà nước.
2.Các tập thể, cá nhân vi phạm những quy định của Nhà nước về công tác văn thư, lưu trữ thì tùy theo mức độ sai phạm để có hình thức xử lý kỷ luật hoặc bị truy cứu trách nhiệm hình sự.
3.Căn cứ việc thực hiện Quy chế này để xem là một trong những tiêu chí duyệt xét kết quả thi đua của các bộ phận, của cán bộ, giáo viên, nhân viên cũng như đánh giá phân loại cán bộ, giáo viên, nhân viên hàng năm.
Điều 39. Khiếu nại, tố cáo
1.Các đơn vị, công chức, viên chức có quyền khiếu nại, tố cáo đối với các hành vi vi phạm pháp luật về công tác văn thư, lưu trữ đối với đơn vị mình.
2.Việc giải quyết khiếu nại, tố cáo trong công tác văn thư, lưu trữ được thực hiện theo quy định của pháp luật về khiếu nại, tố cáo.
Điều 40. Tổ chức thực hiện
1.Trưởng bộ phận có trách nhiệm phổ biến, triển khai thực hiện Quy chế này đến toàn thể cán bộ, công chức trong phạm vi quản lý.
2.Tổ trưởng Tổ Hành chính có trách nhiệm đôn đốc, theo dõi thực hiện Quy chế này.
3.Tất cả cán bộ, giáo viên, nhân viên nhà trường có trách nhiệm thực hiện đúng Quy chế này khi thực thi nhiệm vụ được giao.
4.Trong quá trình thực hiện Quy chế này, nếu có vướng mắc, Trưởng các bộ phận phối hợp với Tổ trưởng Tổ Hành chính trao đổi thống nhất, báo cáo với Hiệu trưởng để bổ sung, sửa đổi cho phù hợp./.
HIỆU TRƯỞNG (Ký tên, đóng dấu) Trần Thị Kim Tân
37
Phụ lục II:
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc –––––––––––––––––––––––––––––––––– Xuân Lộc, ngày 14 tháng 4 năm 2014
QUYẾT ĐỊNH Ban hành Quy chế tiếp nhận, xử lý phản ánh, kiến nghị về quy định hành chính tại trường THPT Xuân Lộc ––––––––––––––––––––––––––––
HIỆU TRƯỞNG TRƯỜNG THPT XUÂN LỘC
Căn cứ Quyết định số 1768/QĐ-UBND ngày 23 tháng 12 năm 1985 của UBND Tỉnh Đồng Nai về việc thành lập trường Phổ thông trung học Xuân Lộc II;
Căn cứ Nghị định số 20/2008/NĐ-CP ngày 14/02/2008 của Chính phủ về tiếp nhận, xử lý phản ánh, kiến nghị của cá nhân, tổ chức đối với các quy định hành chính;
Căn cứ Nghị định số 63/2010/NĐ-CP ngày 08/6/2010 của Chính phủ về kiểm
soát thủ tục hành chính;
Xét đề nghị của Ông (Bà) Tổ trưởng Tổ Hành chính,
QUYẾT ĐỊNH:
Điều 1. Ban hành kèm theo Quyết định này Quy chế tiếp nhận, xử lý phản
ánh, kiến nghị về quy định hành chính của trường THPT Xuân Lộc;
Điều 2. Quyết định này có hiệu lực kể từ ngày ký và thay thế Quyết định số
55/QĐ-THPT ngày 26/4/2013;
Điều 3. Ông (Bà) Tổ trưởng Tổ Hành chính và bộ phận chuyên môn, đoàn
thể trong nhà trường chịu trách nhiệm thi hành Quyết định này./.
HIỆU TRƯỞNG
38
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc ––––––––––––––––––––––––––––––––––
QUY CHẾ Tiếp nhận, xử lý phản ánh, kiến nghị về quy định hành chính tại trường THPT Xuân Lộc (Ban hành kèm theo Quyết định số 52/QĐ-THPT Xuân Lộc ngày 14 tháng 04 năm 2014 của trường THPT Xuân Lộc.)
––––––––––––––––––––––––
Chương I NHỮNG QUY ĐỊNH CHUNG
Điều 1. Đối tượng, phạm vi điều chỉnh
Quy chế này quy định trách nhiệm phối hợp của Tổ Hành chính với các bộ phận chức năng, bộ phận chuyên môn có liên quan (sau đây gọi chung là bộ phận) trong nhà trường trong việc tiếp nhận, xử lý phản ánh, kiến nghị của cá nhân, tổ chức về quy định hành chính thuộc phạm vi quản lý của trường THPT Xuân Lộc
Điều 2. Thẩm quyền tiếp nhận, xử lý phản ánh, kiến nghị 1. Tổ Hành chính là đầu mối tiếp nhận phản ánh, kiến nghị của cá nhân, tổ
chức về quy định hành chính thuộc phạm vi quản lý của nhà trường.
2. Các bộ phận có liên quan có trách nhiệm phối hợp xử lý các phản ánh, kiến nghị của cá nhân, tổ chức về quy định hành chính và báo cáo với Hiệu trưởng khi nhận được văn bản chuyển phản ánh kiến nghị của Tổ Hành chính
3. Hiệu trưởng có trách nhiệm thông báo kết quả xử lý đến cá nhân, tổ chức
có phản ánh, kiến nghị và báo cáo kết quả xử lý với Sở Giáo dục và Đào tạo.
Điều 3. Yêu cầu chung đối với phản ánh, kiến nghị 1. Sử dụng ngôn ngữ tiếng Việt; 2. Trình bày rõ nội dung phản ánh, kiến nghị về quy định hành chính; 3. Thông báo tên, địa chỉ, số điện thoại (hoặc địa chỉ thư tín khi cần liên hệ)
của cá nhân, tổ chức có phản ánh, kiến nghị.
Chương II QUY ĐỊNH CỤ THỂ
Điều 4. Nội dung phản ánh kiến nghị 1. Phản ánh về hành vi: Những vướng mắc cụ thể trong thực hiện quy định hành chính do hành vi chậm trễ, gây phiền hà hoặc không thực hiện, thực hiện không đúng quy định hành chính của các cơ quan hành chính nhà nước, của cán bộ, công chức thi hành công vụ.
2. Phản ánh về nội dung các quy định hành chính thuộc phạm vi quản lý của nhà trường gồm: Sự không phù hợp của quy định hành chính với thực tế; sự không
39
đồng bộ, không thống nhất của các quy định hành chính; quy định hành chính không hợp pháp; những vấn đề khác liên quan đến quy định hành chính.
3. Kiến nghị các phương án xử lý những phản ánh nêu trên và sáng kiến ban
hành mới quy định hành chính liên quan đến hoạt động giáo dục và đào tạo. Điều 5. Tiếp nhận, đánh giá, phân loại phản ánh, kiến nghị 1. Địa chỉ tiếp nhận các phản ánh, kiến nghị của cá nhân, tổ chức về quy
định hành chính thuộc phạm vi quản lý của nhà trường Tổ Hành chính trường THPT Xuân Lộc Địa chỉ: khu phố 4, thị trấn Gia Ray, huyện Xuân Lộc, tỉnh Đồng Nai Số điện thoại: 0613.871.115 Thư điện tử (Email): c3.xuanloc@dongnai.edu.vn Website: thptxuanloc.edu.vn
2. Nhiệm vụ Tổ Hành chính
a) Bố trí cán bộ, nhân viên trực điện thoại và tiếp nhận phản ánh, kiến nghị;
b) Tổ chức tiếp nhận, nghiên cứu, đánh giá, phân loại các phản ánh, kiến nghị của cá nhân, tổ chức về quy định hành chính báo cáo Tổ trưởng Tổ Hành chính tham mưu Hiệu trưởng giao cho các bộ phận liên quan xử lý theo đúng quy định;
c) Lập phiếu tiếp nhận, xử lý phản ánh, kiến nghị của cá nhân, tổ chức về
quy định hành chính theo mẫu Phụ lục 1 kèm theo;
d) Mở sổ theo dõi việc tiếp nhận và xử lý phản ánh, kiến nghị theo mẫu Phụ
lục 2 kèm theo.
Điều 6. Đầu mối liên hệ với cá nhân, tổ chức có phản ánh, kiến nghị
1. Tổ Hành chính là đầu mối liên hệ, trao đổi với cá nhân, tổ chức có phản
ánh, kiến nghị.
2. Việc liên hệ, trao đổi với cá nhân, tổ chức được thực hiện bằng các hình
thức sau:
a) Bằng văn bản: Tổ Hành chính dự thảo văn bản trình Lãnh đạo nhà trường
ký, gửi cho cá nhân, tổ chức.
b) Bằng điện thoại: Cán bộ, nhân viên được phân công tiếp nhận, xử lý phản ánh, kiến nghị được sử dụng số điện thoại tại Khoản 1, Điều 5 để liên hệ, trao đổi với cá nhân, tổ chức.
c) Bằng thư điện tử (Email): Chuyên viên được phân công tiếp nhận, xử lý phản ánh, kiến nghị dự thảo nội dung, gửi file điện tử cho cá nhân, tổ chức qua địa chỉ email nêu tại Khoản 1, Điều 5 Quy chế này.
d) Trường hợp cần thiết, Tổ Hành chính có thể mời cá nhân, tổ chức đến trao
đổi trực tiếp về phản ánh, kiến nghị.
Điều 7. Chuyển phản ánh, kiến nghị đến cơ quan có thẩm quyền xử lý
40
Trên cơ sở kết quả đánh giá, phân loại phản ánh kiến nghị của cá nhân, tổ chức về quy định hành chính, Tổ trưởng Tổ Hành chính có trách nhiệm chuyển phản ánh, kiến nghị của cá nhân, tổ chức đến Hiệu trưởng xử lý hoặc tham mưu Hiệu trưởng ký văn bản, chuyển phản ánh, kiến nghị của cá nhân, tổ chức đến các cơ quan có thẩm quyền xử lý theo đúng quy định tại Điều 9 Nghị định 20/2008/NĐ-CP.
Điều 8. Xử lý phản ánh kiến nghị
1. Hiệu trưởng có trách nhiệm xử lý hoặc giao các bộ phận có liên quan xử lý các phản ánh, kiến nghị của tổ chức, cá nhân về quy định hành chính theo đúng quy định của pháp luật hiện hành và báo cáo Giám đốc Sở Giáo dục và Đào tạo kết quả xử lý trong thời hạn quy định; thông báo kết quả xử lý cho cá nhân, tổ chức có phản ánh, kiến nghị biết.
2. Tổ Hành chính chịu trách nhiệm theo dõi, cập nhật Sổ theo dõi tiếp nhận
phản ánh, kiến nghị xử lý theo mẫu tại Phụ lục 2.
Điều 9. Công khai kết quả xử lý, phản ánh kiến nghị
1. Hiệu trưởng có trách nhiệm công khai kết quả xử lý phản ánh, kiến nghị về thủ tục hành chính theo một trong những quy định tại Điều 19 Nghị định 20/2008/NĐ-CP.
2. Tùy theo từng trường hợp cụ thể, Tổ Hành chính xem xét, công bố công khai kết quả xử lý phản ánh, kiến nghị về thủ tục hành chính trên website của nhà trường (trung tâm) nêu tại Khoản 1, Điều 5 Quy chế này.
3. Bộ phận quản trị website của nhà trường có trách nhiệm phối hợp với Tổ Hành chính tiếp nhận, công khai phản ánh, kiến nghị và kết quả xử lý phản ánh, kiến nghị trên trên website của nhà trường (trung tâm) nêu tại Khoản 1, Điều 5 Quy chế này.
Điều 10. Báo cáo kết quả xử lý phản ánh kiến nghị
Tổ Hành chính có trách nhiệm tổng hợp, giúp Hiệu trưởng gửi báo cáo kết quả xử lý phản ánh, kiến nghị về Sở Giáo dục và Đào tạo vào ngày 15 hàng tháng.
Chương III
ĐIỀU KHOẢN THI HÀNH
Điều 11. Tổ chức thực hiện
1. Tổ Hành chính, các bộ phận có liên quan trong nhà trường và tổ chức, cá
nhân có liên quan chịu trách nhiệm thực hiện Quy chế này.
2. Trong quá trình triển khai thực hiện, nếu có khó khăn, vướng mắc, các bộ phận có liên quan trong nhà trường phản ánh kịp thời về Tổ Hành chính để báo cáo Hiệu trưởng kịp thời giải quyết./.
HIỆU TRƯỞNG
Trần Thị Kim Tân
41
SỞ GD&ĐT ĐỒNG NAI CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM TRƯỜNG THPT XUÂN LỘC Độc lập – Tự do – Hạnh phúc Số: 104/BC-THPTXL Xuân Lộc, ngày 15 tháng 09 năm 2014
BÁO CÁO Kết quả thực hiện chương trình Mục tiêu quốc gia Nước sạch và vệ sinh môi trường trong trường học
Kính gửi: Sở Giáo dục và Đào tạo Đồng Nai
Thực hiện công văn số 2062/SGDĐT-CTHSSV ngày 06 tháng 9 năm 2014 của Sở Giáo dục và Đào tạo Đồng Nai về việc báo cáo kết quả thực hiện chương trình Mục tiêu quốc gia Nước sạch và vệ sinh môi trường trong trường học ,trường THPT Xuân Lộc xin báo cáo kết quả thực hiện, cụ thể như sau: 1. Công tác chỉ đạo điều hành:
Triển khai đầy đủ các văn bản chỉ đạo, hướng dẫn của các cấp về chương
trình Mục tiêu quốc gia Nước sạch và vệ sinh môi trường trong trường học.
Nhà trường đã tiến hành xây dựng kế hoạch của trường về chương trình Mục
tiêu quốc gia Nước sạch và vệ sinh môi trường trong trường học trong năm 2014. 2. Công tác thông tin, truyền thông, giáo dục:
Trong năm học 2013-2014, nhà trường đã thực hiện lồng ghép vào các môn học Hóa, Sinh , Địa lý … đồng thời kết hợp giáo dục qua các hoạt đông ngoại khóa để nâng cao năng lực giáo dục truyền thông và nâng cao năng lực nhận thức về sử dụng nước sạch và VSMT cho cán bộ, giáo viên và học sinh trong nhà trường.
Tổ chức các hoạt động hưởng ứng ngày Môi trường thế giới 2014 do Sở và
Huyện phát động.
Tiếp tục thực hiện các hoạt động nêu trên trong năm học mới 2014-2015
nhằm đạt mục tiêu quốc gia Nước sạch và vệ sinh môi trường năm 2014. 3. Công tác đầu tư xây dựng:
Số công trình được đầu tư xây dựng ,sửa chữa trong năm 2013: - Về công trình nước sạch: đầu tư thêm một giếng khoan phục vụ nước tưới cây và vệ sinh cho học sinh và giáo viên. Kinh phí 30 triệu đồng từ nguồn vốn ngân sách giao hằng năm cho nhà trường.
- Về công trình vệ sinh: không xây mới và sửa chữa.
4. Công tác quản lý, sử dụng và bảo quản các công trình NS-VS trường học: a) Công tác quản lý, sử dụng và bảo quản các công trình sau đầu tư xây dựng:
- Công trình nước sạch: nhà trường sử dụng 02 nguồn nước sinh hoạt gồm nước máy do công ty cấp nước thị trấn Gia Ray cung cấp dùng làm nước ăn và nguồn nước từ giếng khoan để vệ sinh và tưới cây. Các nguồn nước này đều được sử dụng tiết kiệm và đúng mục đích, đảm bảo vệ sinh.
42
- Công trình vệ sinh: nhà trường có tổng số 03 khu vệ sinh đủ nhu cầu phục vụ cho giáo viên và học sinh. Các khu vệ sinh đều sạch sẽ, các hư hỏng được sửa chữa kịp thời, đảm bảo phục vụ tốt cho GV-HS. b) Giải pháp trong thời gian tới: Hiện nay, nhà trường có 01 khu vệ sinh HS xuống cấp khá nặng do đã được xây dựng từ năm 1996. Nhà trường đã lập kế hoạch xin Sở bổ sung kinh phí để sửa chữa. Dự kiến kinh phí là 82 triệu đồng. c) Thuận lợi, khó khăn, giải pháp khắc phục:
- Thuận lợi: nhà trường có đầy đủ công trình nước sạch và nhà vệ sinh phục
vụ tốt cho GV và HS.
- Khó khăn: 01 nhà VS của HS đang xuống cấp, cần có kinh phí để sửa
-Triển khai đầy đủ các văn bản chỉ đạo, hướng dẫn của các cấp về chương
chữa. 6. Kế hoạch thực hiện năm 2015: a) Nhiệm vụ và hoạt động trọng tâm: trình Mục tiêu quốc gia Nước sạch và vệ sinh môi trường trong trường học.
- Xây dựng kế hoạch cụ thể của nhà trường năm 2015.Chú trọng công tác giáo dục ý thức tiết kiệm trong sử dụng nước sạch, ý thức giữ gìn vệ sinh trường học và làm tốt công tác quản lý bảo quản tốt các công trình NS-VS hiện có. b) Đề xuất nhu cầu nguồn vốn để đảm bảo đến cuối năm 2015: Cần 82 triệu đồng để sửa chữa nhà VS học sinh đang xuống cấp.
KT. HIỆU TRƯỞNG PHÓ HIỆU TRƯỞNG
Nguyễn Ngọc Hiệp
43
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
SỞ GD&ĐT ĐỒNG NAI TRƯỜNG THPT XUÂN LỘC
Căn cứ vào kế hoạch số 149/KH-SGDĐT ngày 22 tháng 01 năm 2014 của Sở
GD&ĐT tỉnh Đồng Nai về việc công tác phòng, chống tham nhũng năm 2014,
Nay, trường THPT Xuân Lộc xây dựng kế hoạch phòng, chống tham nhũng,
năm 2014 như sau:
I. Mục đích yêu cầu
1. Mục đích
Nhằm triển khai thực hiện công tác phòng, chống tham nhũng đảm bảo có hiệu quả theo quy định của Luật phòng, chống tham nhũng và tinh thần Nghị quyết của Trung ương Đảng về phòng, chống tham nhũng, lãng phí.
Nâng cao ý thức chấp hành pháp luật về phòng, chống tham nhũng; tạo sự chuyển biến về nhận thức cán bộ, giáo viên, nhân viên trong nhà trường về công tác phòng, chống tham nhũng.
Xây dựng đội ngũ cán bộ, giáo viên, nhân viên có phẩm chất đạo đức cách mạng, năng lực và trình độ chuyên môn vững vàng, đáp ứng yêu cầu nhiệm vụ được giao; góp phần phòng ngừa, phát hiện, ngăn chặn và xử lí kịp thời các hành vi tham nhũng.
2. Yêu cầu
Tất cả cán bộ, giáo viên, nhân viên căn cứ kế hoạch phòng, chống tham nhũng thực hiện tốt các nhiệm vụ theo quy định của Luật phòng, chống tham nhũng; phòng ngừa, phát hiện đấu tranh các hành vi tham nhũng, không để xảy ra tham nhũng trong cơ quan.
Tiếp tục thực hiện có hiệu quả một số nhiệm vụ giải pháp cụ thể về phòng,
chống tham nhũng tạo chuyển biến thật sự, mạnh mẽ trong nhà trường.
II. Các nhiệm vụ công tác phòng, chống tham nhũng năm 2014
Tiếp tục đẩy mạnh, duy trì thường xuyên công tác tuyên truyền giáo dục pháp luật, các nghị quyết, kết luận, chỉ thị của Đảng. Công ước Liên hiệp quốc về phòng, chống tham nhũng trong cán bộ, giáo viên, nhân viên, gắn với cuộc vận động Học tập và làm theo tấm gương đạo đức Hồ Chí Minh.
Tiếp tục thực hiện Đề án tuyên truyền, phổ biến giáo dục pháp luật trong nhà
trường giai đoạn 2 (2013-2016).
44
Nâng cao vai trò trách nhiệm của người đứng đầu cơ quan, đơn vị trong công
tác thực hành tiết kiệm chống lãng phí.
Tăng cường tổ chức tuyên truyền, phổ biến Luật phòng, chống tham nhũng cho cán bộ, giáo viên, nhân viên và học sinh gắn liền với cuộc vận động “Học tập và làm theo tấm gương đạo đức Hồ Chí Minh”. Chỉ đạo thực hiện các quy định của pháp luật về phòng, chống tham nhũng trong phạm vi trách nhiệm của nhà trường.
Lồng ghép nội dung công tác phòng, chống tham nhũng, thực hành tiết kiệm, chống lãng phí trong các đợt sinh hoạt chào mừng các ngày lễ lớn như: ngày thành lập Đảng, ngày thành lập Đoàn, sinh nhật Bác. Thực hiện công khai minh bạch trong các hoạt động của đơn vị.
Xây dựng chế độ tiêu chuẩn của cán bộ, giáo viên, nhân viên, có bổ sung, sửa đổi hàng năm thông qua việc tổ chức lấy ý kiến đóng góp của cán bộ, giáo viên, nhân viên và tổ chức Hội nghị cán bộ công chức, viên chức của nhà trường, phù hợp chế độ, tiêu chuẩn, định mức mới theo quy định của Nhà nước và phù hợp với yêu cầu công tác.
Ban hành quy định về chức năng, nhiệm vụ, lề lối làm việc của các bộ phận trực thuộc nhằm củng cố những quy tắc ứng xử, quy tắc đạo đức nghề nghiệp của cán bộ, giáo viên, nhân viên.
Tăng cường công tác thanh tra, kiểm tra của nhà trường, tập trung chủ yếu vào các mảng công tác thu chi, tài chính chủ yếu là quỹ Ban đại diện cha mẹ học sinh, quỹ khuyến học, quỹ hội chữ thập đỏ, quỹ đoàn trường, quỹ công đoàn. Thực hiện nghiêm túc các quy định của pháp luật về công khai minh bạch trong các tổ chức của nhà trường.
Thực hiện công khai báo cáo tài chính về các khoản thu chi chủ yếu là quỹ Ban đại diện cha mẹ học sinh, quỹ khuyến học quỹ hội chữ thập đỏ, quỹ đoàn trường, quỹ công đoàn công khai trong Hội nghị cán bộ công chức, viên chức đầu năm học.
Phát huy vai trò của ban thanh tra nhân dân trong việc giám sát, thực hiện quy
chế dân chủ tại cơ quan.
Thực hiện đưa nội dung phòng, chống tham nhũng vào chương trình đào tạo,
bồi dưỡng cán bộ, công chức, viên chức.
Đẩy mạnh và đa dạng hóa các hình thức tuyên truyền nhằm nâng cao nhận thức trong giáo viên, nhân viên và học sinh về biểu hiện, tác hại của tham nhũng và trách nhiệm của xã hội trong công tác phòng, chống tham nhũng, kịp thời biểu dương khen thưởng những gương điển hình trong phòng, chống tham nhũng, bảo vệ người tố cáo tham nhũng.
Đưa việc chấp hành quy định pháp luật về thực hành tiết kiệm, chống tham nhũng, lãng phí và kết quả thực hành tiết kiệm, chống tham nhũng, lãng phí vào tiêu chí đánh giá kết quả công tác hàng năm.III. Biện pháp tổ chức thực hiện
Xây dựng kế hoạch cụ thể hàng năm triển khai thực hiện trong phạm vi nhà
trường.
45
Giao cho 01 đồng chí trong Ban giám hiệu phụ trách công tác kiểm tra giám sát của chi bộ; các tổ, bộ phận chuyên môn trong trường thực hiện kiểm tra công tác phòng, chống tham nhũng, thực hành tiết kiệm, chống lãng phí định kỳ tổng hợp, báo cáo về Ban chỉ đạo phòng, chống tham nhũng của Sở GD&ĐT và thanh tra Sở GD&ĐT Đồng Nai.
Trên đây là kế hoạch phòng, chống tham nhũng năm 2014 của trường THPT
Xuân Lộc đề nghị cán bộ, giáo viên, nhân viên trong nhà trường căn cứ thực hiện.
- Thanh tra Sở GD&ĐT Đồng Nai; - Lưu: VT.
HIỆU TRƯỞNG (Ký tên và đóng dấu)
Trần Thị Kim Tân
46
SỞ GD&ĐT ĐỒNG NAI TRƯỜNG THPT XUÂN LỘC
Xuân Lộc, ngày 24 tháng 07 năm 2014
Số: 83/THPT.XL
TỜ TRÌNH
V/v xét duyệt danh sách trúng tuyển vào lớp 10 năm học 2014-2015
Kính gửi:
- Ban Giám đốc Sở Giáo dục và Đào tạo tỉnh Đồng Nai; - Phòng Giáo dục trung học phổ thông Sở Giáo dục,
Căn cứ công văn số 739/SGDDT-GDTrH ngày 14 tháng 4 năm 2014 của Sở giáo dục và Đào tạo tỉnh Đồng Nai về việc hướng dẫn tuyển sinh 10 THPT năm học 2014-2015;
Căn cứ vào quyết định số 509/QĐ –SGDDT ngày 26 tháng 6 năm 2014 của Giám đốc Sở Giáo dục Đào tạo tỉnh Đồng Nai về việc thành lập hội đồng tuyển sinh vào lớp 10 của trường THPT Xuân Lộc năm học 2014-2015;
Căn cứ vào kết quả thi tuyển sinh lớp 10 năm học 2014-2015; Căn cứ chỉ tiêu tuyển sinh vào lớp 10 năm học 2014-2015 của Sở Giáo dục
Đào tạo tỉnh Đồng Nai;
Căn cứ biên bản họp hội đồng tuyển sinh lớp 10 năm học 2014-2015 của nhà
trường ngày 15 tháng 7 năm 2014,
Trường THPT Xuân Lộc kính trình Sở Giáo dục Đào tạo duyệt về điểm chuẩn, số lượng và danh sách học sinh trúng tuyển vào lớp 10 năm học 2014-2015 của trường THPT Xuân Lộc cụ thể như sau:
Điểm chuẩn: 23,75điểm Số lượng: 483 học sinh (có danh sách kèm theo)
Rất mong nhận được sự xem xét quyết định của Sở giáo dục và đào tạo tỉnh
PHÓ HIỆU TRƯỞNG
Đồng Nai. Nơi nhận: - Sở GD&ĐT Đồng Nai; - Lưu: VT,
47
Phụ lụ III:
cô Tân
VT
2
01/THPT.XL 01/06/2015
Th. Hiệp (KT)
Tờ trình v/v báo cáo tình hình nhân viên y tế
Sở GD&ĐT phòng TCCB
cô Tân
VT
2
cô Liễu
02/THPT.XL 01/06/2015
BHXH Xuân Lộc
VT
2
cô Liễu
03/THPT.XL 01/12/2015
thầy Hiệp
BHXH Xuân Lộc
01/12/2015
cô Tân
VT
2
cô Tân
Văn phòng sở
04/BC- THPT.XL
19/1/2015
cô Tân
VT
2
cô Tân
Thầy Chính
05/BC- THPT.XL
19/1/2015
VT
2
thầy Cường
UBND huyện
thầy Cường
06/BC- THPT.XL
19/1/2015
cô Tân
VT
2
cô Tân
Phòng TCCB
07/BC- THPT.XL
29/1/2015
cô Tân
VT
3
08/TB- THPT.XL
Th. Hiệp (KT)
thầy Nguyễn Phan Khang
02/02/2015
VP Sở
VT
1
Thầy hiệp
thầy Hiệp
09/BC- THPT.XL
V/v điều chỉnh thẻ Bảo hiểm y tế học sinh V/v điều chỉnh thẻ Bảo hiểm y tế học sinh Báo cáo sơ kết học kỳ I nhiệm vụ phương hướng trọng tâm học kỳ II NH 2014- 2015 Báo cáo thực hiện nhiệm vụ học kì I năm học 2014 - 2015 đối với giáo dục dân tộc Báo cáo kết quả công tác tháng 12/2014 phương hướng nhiệm vụ tháng 01/2015 của trường THPT Xuân Lộc Báo cáo kết quả minh bạch tài sản, thu nhập năm 2014 Thông báo về thời gian nghỉ hưu trí đối với cán bộ công chức viên chức Báo cáo tình hình chuẩn bị tết nguyên đán
48
05/01/2015
Cô Tân
VT
03
Bùi Văn Dũng
Th.Hiệp (kt)
01/QĐ- THPT.XL
05/01/2015
Cô Tân
VT
03
Đinh Văn Trung
Th.Hiệp (kt)
02/QĐ- THPT.XL
05/01/2015
VT
03
Cô Tân
Dương Trang Nhã
Th.Hiệp (kt)
03/QĐ- THPT.XL
05/01/2015
VT
03
Cô Tân
Hoàng Thị Yến
Th.Hiệp (kt)
04/QĐ- THPT.XL
05/01/2015
VT
03
Cô Tân
Lê Đức Long
Th.Hiệp (kt)
05/QĐ- THPT.XL
05/01/2015
VT
03
Cô Tân
Lý Vinh Dự
Th.Hiệp (kt)
06/QĐ- THPT.XL
05/01/2015
Cô Tân
VT
02
Thầy Long
07/QĐ- THPT.XL
hsinh Nguyễn Xuân Lộc
05/01/2015
Cô Tân
VT
02
Phòng GDTrH
Thầy Nghỉ
08/QĐ- THPT.XL
05/01/2015
Cô Tân
VT
02
Phạm An Nghiệp
Th.Hiệp (kt)
09/QĐ- THPT.XL
16/1/2015
Cô Tân
VT
02
Phòng GDTrH
Thầy Nghỉ
10/QĐ- THPT.XL
24/1/2015
Cô Tân
VT
02
Ban Giám hiệu
Thầy Long
11/QĐ- THPT.XL
26/1/2015
Cô Tân
VT
02
Ban Giám hiệu
cô Hương
12/QĐ- THPT.XL
26/1/2015
Cô Tân
VT
02
Ban Giám hiệu
cô Hương
13/QĐ- THPT.XL
Quyết định v/v nâng phụ cấp thâm niên nhà giáo Bùi Văn Dũng Quyết định v/v nâng phụ cấp thâm niên nhà giáo Đinh Văn Trung Quyết định v/v nâng phụ cấp thâm niên nhà giáo Dương Trang Nhã Quyết định v/v nâng phụ cấp thâm niên nhà giáo Hoàng Thị Yến Quyết định v/v nâng phụ cấp thâm niên nhà giáo Lê Đức Long Quyết định v/v nâng phụ cấp thâm niên nhà giáo Lý Vinh Dự Quyết định v/v khen thưởng học sinh đạt thành tích cao "sáng tạo Robot" Quyết định v/v thành lập Hội đồng coi thi vòng thi cấp trường Olympic tiếng anh trên Internet NH 2014-2015 Quyết định v/v nâng phụ cấp thâm niên vượt khung đối với viên chức Phạm An Nghiệp Quyết định v/v thành lập Hội đồng coi thi vòng thi cấp trường giải Toán qua Internet NH 2014- 2015 Quyết định về việc khen thưởng thành tích hội thi kể chuyện Quyết định v/v khen thưởng học sinh đạt danh hiệu học sinh giỏi và học sinh tiên tiến HKI năm học 2014- 2015 Quyết định v/v đánh giá xếp loại cán bộ, giáo viên, công nhân viên học kỳ I năm học 2014- 2015
49
Phụ lục IV:
Liên đoàn LĐ
98/CĐN
31/12/2014
05/01
01
cô Tân (Hiệu trưởng)
V/v chấp thuận tổ chức chương trình giao lưu nghệ thuật " Tri ân liệt sĩ, tôn vinh mẹ anh hùng"
tỉnh Đồng Nai
05/01/2015
05/01
02
01/SGDĐT- GDTrH
UBND tỉnh ĐN
cô Tân (Hiệu trưởng)
V/v báo cáo thực hiện nhiệm vụ HKI năm học 2014-2015 đối với giáo dục dân tộc
01/CĐN
05/01/2015
05/01
03
cô Tân (Hiệu trưởng)
V/v triển khai tài liệu hỏi đáp Nghị định số 60/2013/NĐ-CP của chính phủ
Liên đoàn LĐ tỉnh Đồng Nai
06/01/2015
05/01
04
Sở GDĐT
08/SGDĐT- GDTrH
cô Tân (Hiệu trưởng)
07/01/2015
07/01
05
Sở GDĐT
09/SGDĐT- CTHSSV
cô Tân (Hiệu trưởng)
95/CTDĐN 29/12/2014
08/01
06
HCT ĐỎ ĐN
thầy Năm
cô Tân (Hiệu trưởng)
07/01/2015
08/01
07
Sở GDĐT
21/SGDĐT- CTHSSV
cô Tân (Hiệu trưởng)
07/01/2015
08/01
08
Sở GDĐT
19/KH- SGDĐT
Thầy Hiệp
V/v triệu tập cán bộ, giáo viên tập huấn GDQP-AN NH 2014-2015 V/v tổ chức kỷ niệm và tuyên truyền các ngày lễ lớn trong năm 2015 V/v thực hiện chế độ bồi dưỡng người hiến máu tình nguyện V/v tăng cường công tác đảm bảo trật tự ATGT trong dịp tết nguyên đán Ất Mùi và lễ hội Xuân 2015 Kế hoạch tập huấn cán bộ giáo viên môn học GDQP an ninh NH 2014-2015
cô Tân (Hiệu trưởng)
7/1/2015
08/01
09
Thầy Hiệp
29/UBND- TH
V/v tăng cường công tác PCCC
cô Tân (Hiệu trưởng)
UBND huyện Xuân Lộc
06/01/2015
08/01
10
02/GM- UBND
cô Tân (Hiệu trưởng)
UBND huyện Xuân Lộc
Giấy mời Hội nghị triển khai kế hoạch số 5192/ KH-UBND của UBND tỉnh ĐN và kế hoạch số 151/KH-UBND của
50
cô Mai
08/01/2015
08/01
11
CĐNG DỤC
04/CV- CĐN
cô Tân (Hiệu trưởng)
cô Mai
08/01/2015
08/01
12
CĐNG DỤC
03/KH- CĐN
cô Tân (Hiệu trưởng)
UBND huyện Xuân Lộc về đẩy mạnh phong trào học tập suốt đời trong gia đình dòng họ, cộng đồng, đơn vị đến năm 2020 V/v báo cáo nhu cầu hỗ tợ đối tượng có hoàn cảnh khó khăn Kế hoạch tuyên truyền đảm bảo trật tự an toàn giao thông phục vụ nhu cầu công nhân về quê đón tết trong dịp tết Nguyên Đán Ất Mùi năm 2015
51
Phụ lục V:
SỞ GD&ĐT ĐỒNG NAI TRƯỜNG THPT XUÂN LỘC Số: 125/BC-THPT.XL
BÁO CÁO Tình hình thực hiện công tác hành chính văn phòng –––––––––––––––––––
mẫu chung -Trường THPT (04 TTHC) + Cấp chứng chỉ (chứng nhận) chương trình học GDPT theo hồ sơ gốc
X X
1. Tốt
Quyết định số 54/QĐ- THPT.XL ngày 15/4/2014 về việc Công bố thủ tục hành chính thuộc thẩm quyền giải quyết của trường THPT Xuân
52
Lộc gửi file word kèm theo
X X X
2. Tốt 3. Tốt 4. Tốt
1.2 Niêm yết các TTHC, điện thoại đường dây
nóng
X
1.3 Lập hòm thư góp ý
X
1.4 Công tác tiếp nhận hồ sơ theo các TTHC đã
niêm yết - Hồ sơ đã tiếp nhận - Có viết phiếu tiếp nhận hồ sơ - Có vào Sổ theo dõi tiếp nhận
X X X X
1.5 Số lượng hồ sơ đã tiếp nhận và giải quyết từ ngày 14/4/2014 đến thời điểm báo cáo - Đã giải quyết đúng quy định - Giải quyết chưa đúng quy định
1.6 Tiếp nhận và xử lý vướng mắc, kiến nghị của
tổ chức, công dân về TTHC:
- Hình thức niêm yết: Bảng thông báo, Đài phát thanh huyện. - Số điện thoại đường dây nóng: 0613.871115 Số lượng ý kiến đã tiếp nhận năm 2014 : 0 - Số lượng hồ sơ: 430 - Số lượng hồ sơ: - Số lượng hồ sơ: 430 - Số lượng hồ sơ: 283 - Số lượng hồ sơ: 283 - Số lượng hồ sơ: 0
53
X
Trường gửi Quyết định số 52/QĐ-THPT ngày 14/4/2014 của trường THPT Xuân Lộc ban hành Quy chế tiếp nhận và xử lý vướng mắc, kiến nghị của tổ chức, công dân về quy định hành chính tại trường THPT Xuân Lộc bằng file word
- Xây dựng Quy chế tiếp nhận và xử lý vướng mắc, kiến nghị của tổ chức, công dân về TTHC (Quy chế do đơn vị ban hành) - Niêm yết tiếp nhận phản ánh; kiến nghị về quy định hành chính - Số lượng vướng mắc, kiến nghị của tổ chức, công dân về TTHC đã tiếp nhận năm 2014 - Số lượng vướng mắc, kiến nghị của tổ chức, công dân về TTHC tiếp nhận đã xử lý năm 2014 - Số lượng vướng mắc, kiến nghị của tổ chức, công dân về TTHC tiếp nhận chưa xử lý năm 2014
- Quyết định số 52/QĐ- THPT ngày 14/4/2014 của trường THPT Xuân Lộc ban hành Quy chế tiếp nhận và xử lý vướng mắc, kiến nghị của tổ chức, công dân về quy định hành chính tại trường THPT Xuân Lộc - Số lượng vướng mắc, kiến nghị: Không Nội dung vướng mắc, kiến nghị: Không - Số lượng vướng mắc, kiến nghị: Không Nội dung vướng mắc, kiến nghị: Không - Số lượng vướng mắc, kiến nghị: Không Nội dung vướng mắc, kiến nghị: Không
X
54
3.1 Kế hoạch đào tạo, bồi dưỡng của đơn vị
3.2 Tổ chức đào tạo, bồi dưỡng tại đơn vị
3.3 Cử cán bộ, công chức, viên chức tham gia đào
tạo, bồi dưỡng cấp huyện, cấp tỉnh
3.4 Đánh giá tác phong làm việc, thái độ phục vụ,
phong cách giao tiếp của CB-CC-VC trên cơ sở khảo sát ý kiến của tổ chức và công dân
Kế hoạch số ......./KH-...... ngày .../.../20... của .......... về đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, công chức, viên chức của đơn vị năm (giai đoạn) ..... - Tổng số theo kế hoạch: .............. người. - Đào tạo theo trình độ ................. có ..... người - Đào tạo theo trình độ ................. có ..... người - Đào tạo theo trình độ ................. có ..... người - Đào tạo theo trình độ ................. có ..... người Báo cáo số ....../BC-...... ngày .../.../20... của .....về kết quả khảo sát ý kiến của tổ chức và công dân
X
- Ban hành Kế hoạch kiểm tra CCHC (của đơn vị)
- Kế hoạch số 113B/KH- THPT ngày 10/10/2013 của Trường THPT Xuân Lộc về việc kiểm tra CCHC kiểm soát thủ tục
- Trường gửi - Kế hoạch số 113B/KH-THPT ngày 10/10/2013 của Trường THPT Xuân Lộc về việc kiểm tra CCHC kiểm soát thủ tục
55
- Tổ chức thực hiện kế hoạch kiểm tra
X
4.2 Kỷ luật, kỷ cương hành chính:
hành chính năm 2014 bằng file word - Trường gửi Báo cáo số 120A/BC-THPT ngày 16/10 /2014của Trường THPT Xuân Lộc về kết quả kiểm tra cải cách hành, năm 2014 bằng file word.
hành chính năm 2014 - Báo cáo số 120A/BC- THPT ngày 16/10 /2014của Trường THPT Xuân Lộc về kết quả kiểm tra cải cách hành, năm 2014. - Số lượng CB-CC-VC vi phạm: Không - Số lượng CB-CC-VC bị phản ánh: Không
- Số lượng CB-CC-VC sử dụng thành thạo: 106/109 tổng số CB-CC-VC của đơn vị. - Phầm mềm trường đang sử dụng: Phần mềm: Quản lý cán bộ, Quản lý công văn đi- đến, Tài sản, Kế toán
X X X
X X
- Kế hoạch số 18/KH- THPT ngày 05/3/2013 của trường THPT Xuân Lộc về
Trường gửi Kế hoạch số 18/KH-THPT ngày 05/3/2013 của trường THPT Xuân Lộc
56
việc thực hiện cải cách hành chính năm 2014
về việc thực hiện cải cách hành chính năm 2014 bằng file word
X
vị) - Xây dựng Kế hoạch thông tin truyền thông về CCHC (của đơn vị) - Xây dựng Kế họach rà soát đánh giá TTHC (của đơn vị)
X
6.2 Thực hiện các chỉ đạo của Sở GD&ĐT, UBND cấp huyện (các văn bản của đơn vị ban hành để chỉ đạo, tổ chức thực hiện)
Trường thực hiện công văn Kế hoạch số 2837/KH- SGDĐT ngày 23/12/2013 của Sở Giáo dục Đào tạo Đồng Nai trường đã triển khai Kế hoạch số 18/KH-THPT ngày 05/3/2013 của trường THPT Xuân Lộc về việc thực hiện cải cách hành chính năm 2014 Trường gửi bằng file word
6.3 Công tác phổ biến, triển khai thực hiện và rà
sóat văn bản quy phạm pháp luật (Kế hoạch rà soát văn bản quy phạm pháp luật)
6.4
X
- Báo cáo tình hình, kết quả thực hiện cải cách hành chính Quí I, 6 tháng, 9 tháng và năm 2014 của đơn vị
- Kế hoạch số 2837/KH- SGDĐT ngày 23/12/2013 của Sở Giáo dục Đào tạo Đồng Nai về việc cải cách hành chính trong ngành Giáo dục năm 2014. - Công văn số 91/UBND- NC ngày 09/01/2014 của UBND huyện Xuân Lộc về việc đẩy mạnh công tác cải cách hành chính, kiểm soát thủ tục hành chính huyện Xuân Lộc về việc chấp hành kỷ luật, kỷ cương hành chính, đạo đức công vụ. Kế họach số ........./.....-..... ngày ..../..../20... của ..... về ........ - Báo cáo 33/BC-THPT.XL ngày 07/04/2014 của trừờng THPT Xuân Lộc về
- Trường gửi file word bản Báo cáo 33/BC-THPT.XL ngày 07/04/2014 của trừờng
57
- Báo cáo kết quả kiểm soát thủ tục hành chính 6 tháng và năm 2014 của đơn vị
công tác cải cách hành chính trong quý I năm 2014
THPT Xuân Lộc về công tác cải cách hành chính trong quý I năm 2014
X
Quyết định số 56/QĐ- THPT ngày 29/4/2014 của trường THPT Xuân Lộc ban hành Quy chế công tác văn thư và lưu trữ
Trường gửi Quyết định số 56/QĐ-THPT ngày 29/4/2014 của trường THPT Xuân Lộc ban hành Quy chế công tác văn thư và lưu trữ bằng file word
X
2.2
X
- Kho lưu trữ - Kệ lưu trữ hồ sơ, tài liệu - Tủ lưu trữ hồ sơ, tài liệu
Trình độ của nhân viên văn thư lưu trữ: Cao đẳng Quản trị Văn phòng- Lưu trữ - Diện tích kho lưu trữ: 30m2 - Số lượng: 03
58
- Số lượng: 08
X
-Tờ trình số 83/TTr- THPT.XL ngày 24/7/2014 về việc xét duyệt danh sách trúng tuyển vào lớp 10 năm học 2014-2015. - Quyết định số 61/Q Đ- THPT ngày 16 tháng 05 năm 2014 về việc khen thưởng học sinh đạt danh hiêu học sinh giỏi và học sinh tiên tiến năm học 2013-2014. -Báo cáo số 67/BC- THPT.XL ngày 17 tháng 6 năm 2014 về việc Tổ chức các hoạt động hưởng ứng ngày Môi trường thế giới 05/06/2014 -Kế hoạch số 22/KH- THPT.XL ngày 20/2/2014 Công tác phòng chống tham nhũng năm 2014
Trường gửi file word -Tờ trình số 83/TTr- THPT.XL ngày 24/7/2014 về việc xét duyệt danh sách trúng tuyển vào lớp 10 năm học 2014-2015. - Quyết định số 61/Q Đ- THPT ngày 16 tháng 05 năm 2014 về việc khen thưởng học sinh đạt danh hiêu học sinh giỏi và học sinh tiên tiến năm học 2013-2014. -Báo cáo số 67/BC- THPT.XL ngày 17 tháng 6 năm 2014 về việc Tổ chức các hoạt động hưởng ứng ngày Môi trường thế giới 05/06/2014 -Kế hoạch số 22/KH- THPT.XL ngày 20/2/2014 Công tác phòng chống tham nhũng năm 2014
3.2
Giao nhiệm vụ trực tiếp soạn thảo văn bản để thủ trưởng đơn vị ký ban hành: Nhân viên văn
- Người được giao nhiệm vụ: Trưởng các bộ phận
59
thư; Tổ trưởng Tổ hành chính; Thủ trưởng; Trưởng các bộ phận trong đơn vị
3.3
Giao nhiệm vụ kiểm tra văn bản trước khi thủ trưởng đơn vị ký ban hành: Nhân viên văn thư; Tổ trưởng Tổ hành chính; Thủ trưởng; Trưởng các bộ phận trong đơn vị
- Viện dẫn cụ thể được quy định tại văn bản nào của đơn vị ban hành (như tại Điều 9 của Quy chế về công tác văn thư và lưu trữ) - Người được giao nhiệm vụ: Trưởng các bộ phận và Nhân viên văn thư - Viện dẫn cụ thể được quy định tại văn bản nào của đơn vị ban hành (như tại Điều 10 của Quy chế về công tác văn thư và lưu trữ)
4.2
- Người được giao nhiệm vụ: Nhân viên văn thư - Người được giao nhiệm vụ: Phó Hiệu trưởng
4.3
Giao nhiệm vụ theo dõi, đôn đốc giải quyết văn bản đến: Nhân viên văn thư; Thủ trưởng; Phó thủ trưởng; Tổ trưởng Tổ hành chính - Tổng số văn bản đã chuyển phát trong năm 2014 (đến thời điểm báo cáo). Trong đó, văn bản đi được chuyển phát bằng hình thức: - Chỉ bằng Văn bản giấy - Văn bản giấy song song với văn bản điện tử - Chỉ bằng văn bản điện tử
- Số lượng: 291 - Số lượng: 165 - Số lượng: 126 - Số lượng: 126
60
4.4
Kết quả xử lý văn bản đến: - Văn bản đến đã nhận - Văn bản đến được xử lý đúng hạn - Văn bản đến được xử lý không đúng hạn - Văn bản đến chưa xử lý
- Số lượng: 719 - Số lượng: 719 - Số lượng: 0
- Người được giao lưu văn bản đi: Nhân viên văn thư
5.2
Hồ sơ, tài liệu đưa vào lưu trữ - CB-CC-VC có lập hồ sơ công việc - Hồ sơ công việc do CB-CC-VC lập có đưa vào hồ sơ lưu trữ
- Danh mục hồ sơ năm 2014 của đơn vị - Số lượng CB-CC-VC 109/109 tổng số CB-CC-VC của đơn vị - Số lượng hồ sơ công việc 37/37 tổng số hồ sơ công việc theo Danh mục hồ sơ
5.3
6
61
X
- Sử dụng phần mềm quản lý văn bản và hồ sơ công việc - Sử dụng email để trao đổi khi soạn văn bản đi trong đơn vị - Hồ sơ công việc được lưu trữ trên máy vi tính của NV văn thư
- Phần mềm quản lý công văn đi- đến - Số lượng văn bản được trao đổi bằng email 126/291 tổng số văn bản năm 2014 - Số lượng hồ sơ lưu trên máy vi tính 126/291 tổng số hồ sơ lưu trong năm 2014
62
Phụ lục VI:
01/HT
Tập hồ sơ văn bản quy định về quản lý giáo dục của cấp trên năm 2014
20 năm
Trần Thị Kim Tân
02/HT
Tập hồ sơ về báo cáo vị trí, cơ cấu việc làm năm 2014
Vĩnh viễn
Trần Thị Kim Tân
03/HT
Vĩnh viễn
Trần Thị Kim Tân
Tập hồ sơ tổng hợp về đánh giá, xếp loại đội ngũ cán bộ công nhân viên năm 2013
04/HT
Tập hồ sơ báo cáo sơ kết, tổng kết năm học 20134-2015
Vĩnh viễn
Trần Thị Kim Tân
05/VT
Tập hồ sơ lưu văn bản đến năm 2015
20 năm
Hồ Thị Hương
06/VT
Tập hồ sơ lưu công văn đi của trường THPT Xuân Lộc năm 2014
50 năm
Hồ Thị Hương
07/VT
Vĩnh viễn
Hồ Thị Hương
Tập hồ sơ về quản lý đội ngũ CB-GV-CNV của trường THPT Xuân Lộc năm 2014
08/TKHĐ Tập hồ sơ về thi đua khen thưởng của trường THPT Xuân Lộc năm 2014 Vĩnh viễn
Đào Thị Thu Hiền
63
09/TKHĐ Tập lưu hồ sơ thi học kỳ, thi lại năm học 2014-2015
10 năm
Đào Thị Thu Hiền
10/TKHĐ Tập lưu hồ sơ tuyển dụng, nâng lương trước thời hạn năm 2014
Vĩnh viễn
Đào Thị Thu Hiền
11/CSVC
Vĩnh viễn
Nguyễn Ngọc Hiệp
12/VT
Vĩnh viễn
Hồ Thị Hương
Tập hồ sơ về quản trị cơ sở vật chất của trường THPT Xuân lộc năm 2014 Tập hồ sơ về công tác hành chính, văn thư-lưu trữ của trường THPT Xuân Lộc năm 2014
13/VT
Tập hồ sơ về học sinh chuyển đi của trường THPT Xuân Lộc năm 2014
10 năm
Hồ Thị Hương
14/VT
10 năm
Hồ Thị Hương
15/VT
10 năm
Hồ Thị Hương
Tập hồ sơ về học sinh chuyển đến của trường THPT Xuân Lộc năm 2014 Tập hồ sơ về lưu giấy giới thiệu, giấy nghỉ phép của trường THPT Xuân Lộc năm 2014
16/CB
Tập hồ sơ về Chi bộ của trường THPT Xuân Lộc năm 2014
Vĩnh viễn
Vũ Ngọc Cường
17/HĐNG Tập hồ sơ về hoạt động ngoài giờ của trường THPT Xuân Lộc năm 2014
10 năm
Vũ Ngọc Cường
18/KT
Vĩnh viễn
Lê Quang Hiệp
Tập hồ sơ các công trình xây dựng cơ bản của trường THPT Xuân Lộc năm 2014
19/KT
Vĩnh viễn
Lê Quang Hiệp
Tập hồ sơ báo cáo công tác tài chính của trường THPT Xuân Lộc năm 2014
20/KT
Vĩnh viễn
Lê Quang Hiệp
Tập hồ sơ báo cáo công tác tài chính 9 tháng, 6 tháng của trường THPT Xuân Lộc năm 2014
64
21/KT
Vĩnh viễn
Lê Quang Hiệp
Tập hồ sơ báo cáo công tác tài chính quý, tháng của trường THPT Xuân Lộc năm 2014
22/KT
Sổ tổng hợp kế toán
Vĩnh viễn
Lê Quang Hiệp
23/KT
Vĩnh viễn
Lê Quang Hiệp
24/CM
10 năm
Trần Thị Kim Tân
Tập hồ sơ các công trình xây dựng cơ bản của trường THPT Xuân Lộc năm 2014 Tập công văn trao đổi chuyên môn của trường THPT Xuân Lộc năm 2014
25/CM
Tập hồ sơ kiểm tra chuyên môn của trường THPT Xuân Lộc năm 2014
vĩnh viễn
Trần Thị Kim Tân
26/CM
Tập hồ sơ chương trình kế hoạch chuyên môn tháng, quý
10 năm
Trần Thị Kim Tân
27/CĐ
Tập lưu công văn đến của Công đoàn năm 2014
20 năm
Trần Thị Tuyết Mai
28/CĐ
Tập lưu công văn đi của Công đoàn năm 2014
50 năm
Trần Thị Tuyết Mai
29/CĐ
Tập hồ sơ Đại hội Công đoàn trường THPT Xuân lộc năm 2014
Vĩnh viễn
Trần Thị Tuyết Mai
30/CĐ
Vĩnh viễn
Trần Thị Tuyết Mai
Tập hồ sơ Chương trình, kế hoạch và báo cáo tổng kết Công đoàn năm 2014
31/CĐ
Tập hồ sơ Chương trình, kế hoạch và báo cáo tháng, quý, 6 tháng
10 năm
Trần Thị Tuyết Mai
32/CĐ
10 năm
Trần Thị Tuyết Mai
Tập công văn trao đổi về công tác Công đoàn trường THPT Xuân Lộc năm 2014
33/ĐTN
Tập lưu công văn đến của Đoàn thanh niên năm 2014
20 năm
Lê Đức Long
65
34/ĐTN
Tập lưu công văn đi của Đoàn thanh niên năm 2014
50 năm
Lê Đức Long
35/ĐTN
Hồ sơ Đại hội Đoàn thanh niên của trường THPT Xuân Lộc năm 2013
Vĩnh viễn
Lê Đức Long
36/ĐTN
Chương trình, kế hoạch và báo cáo công tác Đoàn năm 2014
Vĩnh viễn
Lê Đức Long
37/ĐTN
10 năm
Lê Đức Long
Chương trình, kế hoạch và báo cáo tháng quý,6 tháng công tác Đoàn năm 2013
38/ĐTN
Công văn trao đổi về công tác Đoàn
10 năm
Lê Đức Long
39/TV
Hồ sơ, báo cáo công tác thư viện năm 2014
20 năm
Nguyễn Thị Bốn
40/YT
Hồ sơ, báo cáo công tác Y tế năm 2014
20 năm
Bùi Thị Soạn
41/KH
Hồ sơ, báo cáo công tác Hội Khuyến học năm 2014
10 năm
Hồ Viết Khoa
42/HCTĐ Hồ sơ, báo cáo công tác Hội Chữ thập đỏ năm 2014
10 năm
Nguyễn Phi Nhật
43/VT
Hồ sơ sổ điểm năm học 2013-2014
Vĩnh viễn
Hồ Thị Hương
Bản danh mục hồ sơ này có 43 hồ sơ, bao gồm:
21 Hồ sơ có thời hạn bảo quản vĩnh viễn;
03 Hồ sơ có thời hạn bảo quản 50 năm
06 Hồ sơ có thời hạn bảo quản 20 năm;
13 Hồ sơ có thời hạn bảo quản 10 năm;
66
(Ký tên) (Ký tên, đóng dấu)
67
BM04-NXĐGSKKN
Tên sáng kiến kinh nghiệm: Một số biện pháp nâng cao hiệu quả công tác văn thư ở trường THPT Xuân Lộc
Họ và tên tác giả: Hồ Thị Hương Chức vụ: Nhân viên văn thư
- Phương pháp dạy học bộ môn: ............................... - Lĩnh vực khác: ........................................................
Đơn vị: Trường THPT Xuân Lộc Lĩnh vực: (Đánh dấu X vào các ô tương ứng, ghi rõ tên bộ môn hoặc lĩnh vực khác) - Quản lý giáo dục - Phương pháp giáo dục Sáng kiến kinh nghiệm đã được triển khai áp dụng: Tại đơn vị Trong Ngành
nay tác giả tổ chức thực hiện và có hiệu quả cho đơn vị
quả cao
- Giải pháp thay thế hoàn toàn mới, đã được thực hiện tại đơn vị có hiệu quả cao - Giải pháp thay thế một phần giải pháp đã có, đã được thực hiện tại đơn vị có hiệu quả - Giải pháp mới gần đây đã áp dụng ở đơn vị khác nhưng chưa từng áp dụng ở đơn vị mình,
nay tác giả tổ chức thực hiện và có hiệu quả cho đơn vị
sống: Trong Tổ/Phòng/Ban
Trong cơ quan, đơn vị, cơ sở GD&ĐT
Trong Tổ/Phòng/Ban Trong cơ quan, đơn vị, cơ sở GD&ĐT Trong ngành - Đưa ra các giải pháp khuyến nghị có khả năng ứng dụng thực tiễn, dễ thực hiện và dễ đi vào cuộc Trong ngành - Đã được áp dụng trong thực tế đạt hiệu quả hoặc có khả năng áp dụng đạt hiệu quả trong phạm vi rộng: Trong ngành
Trong cơ quan, đơn vị, cơ sở GD&ĐT Đạt Khá
Không xếp loại
người khác hoặc sao chép lại nội dung sáng kiến kinh nghiệm cũ của mình.
Tổ trưởng và Thủ trưởng đơn vị xác nhận đã kiểm tra và ghi nhận sáng kiến kinh nghiệm này đã được tổ chức thực hiện tại đơn vị, được Hội đồng chuyên môn trường xem xét, đánh giá; tác giả không sao chép tài liệu của người khác hoặc sao chép lại nội dung sáng kiến kinh nghiệm cũ của chính tác giả.
Phiếu này được đánh dấu X đầy đủ các ô tương ứng, có ký tên xác nhận của tác giả và người
có thẩm quyền, đóng dấu của đơn vị và đóng kèm vào cuối mỗi bản sáng kiến kinh nghiệm.
68
