M t s bi n pháp th c hi n nh m nâng cao tính hi u qu ộ ố ệ ự ệ ằ ệ ả
trong công tác văn th , l u tr tr ng THCSư ư ữ ở ườ
M C L CỤ Ụ
STT N i dungộTrang
AĐT V N ĐẶ Ấ Ề 2
I LÍ DO CH N Đ TÀIỌ Ề 2
1 C s lí lu nơ ở ậ 3
2 C s th c ti nơ ở ự ễ 4
II M C ĐÍCH NGHIÊN C UỤ Ứ 4
III ĐI T NG NGHIÊN C UỐ ƯỢ Ứ 5
IV PH M VI NGHIÊN C UẠ Ứ 5
B GI I QUY T V N ĐẢ Ế Ấ Ề 5
ITH C TR NG CÔNG TÁC VĂN TH , L U TR C A NHÀỰ Ạ Ư Ư Ữ Ủ
TR NGƯỜ 5
1Đc đi m tình hình chungặ ể 5
2 Thu n l iậ ợ 6
3 Khó khăn 6
II CÁC BI N PHÁP ĐC TH C HI NỆ ƯỢ Ự Ệ 7
1
Bi n pháp 1: Bi n pháp tham m u giúp vi c cho lãnh đo so nệ ệ ư ệ ạ ạ
th o, trình bày văn b n đy đ n i dung, chính xác, đúng yêu c uả ả ầ ủ ộ ầ
th th c văn b n đ trình ký và phát hànhể ứ ả ể
7
2 Bi n pháp 2: Qu n lý văn b n đnệ ả ả ế 14
3 Bi n pháp 3: Qu n lý văn b n điệ ả ả 18
4 Bi n pháp 4: Qu n lý và phát văn b ngệ ả ằ 21
5 Bi n pháp 5: Qu n lý sĩ s h c sinh đn - điệ ả ố ọ ế 21
III K T QU ĐT ĐCẾ Ả Ạ ƯỢ 25
C K T LU N VÀ KI N NGHẾ Ậ Ế Ị 28
I K T LU NẾ Ậ 28
II KI N NGHẾ Ị 28
1
M t s bi n pháp th c hi n nh m nâng cao tính hi u qu ộ ố ệ ự ệ ằ ệ ả
trong công tác văn th , l u tr tr ng THCSư ư ữ ở ườ
A. ĐT V N ĐẶ Ấ Ề
I. LÍ DO CH N Đ TÀI.Ọ Ề
Qua th i gian th c hi n nhi m v công tác văn th , l u tr trong nhàờ ự ệ ệ ụ ư ư ữ
tr ng, tôi nh n th y: khi so n th o văn b n, vi c tìm hi u các thông tin, cácườ ậ ấ ạ ả ả ệ ể
tài li u đã x lý tr c đó là r t quan tr ng đ hình thành nên văn b n. Các tàiệ ử ướ ấ ọ ể ả
li u đc l u tr t t s là ngu n cung c p nh ng thông tin có giá tr pháp lý,ệ ượ ư ữ ố ẽ ồ ấ ữ ị
chính xác và k p th i nh t cho ng i so n th o văn b n. Trên th c t , nhàị ờ ấ ườ ạ ả ả ự ế
tr ng không th rút ng n th i gian ban hành các quy t đnh, gi i quy t k pườ ể ắ ờ ế ị ả ế ị
th i, đúng đn các yêu c u c a c p trên và cán b giáo viên n u không có đyờ ắ ầ ủ ấ ộ ế ầ
đ, k p th i thông tin t tài li u l u tr trong nhà tr ng.ủ ị ờ ừ ệ ư ữ ườ
Trong công tác văn th ,ư l u tr giư ữ ữ m t vai tròộ h t s c quan tr ng,ế ứ ọ
là đi u ki n không thề ệ ể thi u nh m giúp cho Hi u tr ng thu th p,ế ằ ệ ưở ậ
xử lý thông tin m t cách đy đ, chính xác đ ra quy t đnh qu n lý có hi uộ ầ ủ ề ế ị ả ệ
qu , góp ph n hoàn thành t t nhi m v c a nhà tr ng. ả ầ ố ệ ụ ủ ườ
Công tác văn th ,ư l u tr đm b o th c hi n t t sư ữ ả ả ự ệ ố ẽ giúp cho lãnh đoạ
đn v th c hi n các nhi m vơ ị ự ệ ệ ụ qu n lýả nhà tr ng đúng theo quan đi mườ ể
đng l i c a Đng, pháp lu t c a Nhà n c, nâng cao ch t l ng giáo d cườ ố ủ ả ậ ủ ướ ấ ượ ụ
theo m c tiêu c a ngành đ ra.ụ ủ ề
Do đó vai trò c a công tác văn th , l u tr đi v i ho t đng c a nhàủ ư ư ữ ố ớ ạ ộ ủ
tr ng là r t quan tr ng, th hi n nh ng đi m sau:ườ ấ ọ ể ệ ở ữ ể
+ Góp ph n quan tr ng đm b o thông tin cho ho t đng qu n lý; cungầ ọ ả ả ạ ộ ả
c p nh ng tài li u, t li u, s li u đáng tin c y ph c v các nhi m v ho tấ ữ ệ ư ệ ố ệ ậ ụ ụ ệ ụ ạ
đng c a nhà tr ng. Đng th i cung c p nh ng thông tin quá kh , nh ngộ ủ ườ ồ ờ ấ ữ ứ ữ
căn c , nh ng b ng ch ng ph c v cho ho t đng qu n lý c a nhà tr ng.ứ ữ ằ ứ ụ ụ ạ ộ ả ủ ườ
+ Giúp cho cán b , viên ch c trong nhà tr ng nâng cao hi u su t côngộ ứ ườ ệ ấ
vi c, gi i quy t x lý nhanh chóng và đáp ng đc các yêu c u c a t ch c,ệ ả ế ử ứ ượ ầ ủ ổ ứ
cá nhân. H s tài li u tr thành ph ng ti n theo dõi, ki m tra công vi cồ ơ ệ ở ươ ệ ể ệ
m t cách có h th ng, qua đó cán b , viên ch c có th ki m tra, rút kinhộ ệ ố ộ ứ ể ể
nghi m góp ph n th c hi n t t các m c tiêu qu n lý: năng su t, ch t l ng,ệ ầ ự ệ ố ụ ả ấ ấ ượ
hi u qu và đây cũng là nh ng m c tiêu, yêu c u c a c i cách n n hànhệ ả ữ ụ ầ ủ ả ề
chính Nhà n c n c ta hi n nay.ướ ở ướ ệ
+ T o công c đ ki m soát vi c th c thi quy n l c c a các b ph n, tạ ụ ể ể ệ ự ề ự ủ ộ ậ ổ
2
M t s bi n pháp th c hi n nh m nâng cao tính hi u qu ộ ố ệ ự ệ ằ ệ ả
trong công tác văn th , l u tr tr ng THCSư ư ữ ở ườ
ch c đoàn th , cá nhân trong nhà tr ng. Góp ph n gi gìn nh ng căn c ,ứ ể ườ ầ ữ ữ ứ
b ng ch ng v ho t đng c a nhà tr ng, ph c v vi c ki m đnh, thanh tra,ằ ứ ề ạ ộ ủ ườ ụ ụ ệ ể ị
ki m tra, giám sát.ể
+ Góp ph n b o v bí m t nh ng thông tin có liên quan đn nhà tr ngầ ả ệ ậ ữ ế ườ
và các bí m t qu c gia.ậ ố
T nh ng đc đi m trên có th th y đc n u quan tâm làm t t công tác vănừ ữ ặ ể ể ấ ượ ế ố
th , l u tr s góp ph n b o đm cho các ho t đng c a nhà tr ng đcư ư ữ ẽ ầ ả ả ạ ộ ủ ườ ượ
thông su t. Nh đó góp ph n nâng cao hi u qu qu n lý hành chính Nhà n cố ờ ầ ệ ả ả ướ
và thúc đy nhanh chóng công cu c c i cách hành chính hi n nay. Thi t nghĩẩ ộ ả ệ ế
m i c quan tr ng h c c n ph i có m t nh n th c đúng đn v v trí và vaiỗ ơ ườ ọ ầ ả ộ ậ ứ ắ ề ị
trò c a công tác văn th , l u tr đ có th đa ra nh ng bi n pháp phù h pủ ư ư ữ ể ể ư ữ ệ ợ
nh m đa công tác văn th , l u tr t i đn v mình đi vào n n p và gópằ ư ư ư ữ ạ ơ ị ề ế
ph n tích c c nâng cao hi u l c, hi u qu qu n lý c a nhà tr ng. Chính vìầ ự ệ ự ệ ả ả ủ ườ
v y tôi ch n đ tài “ ậ ọ ề M t s bi n pháp th c hi n nh m nâng cao tính hi uộ ố ệ ự ệ ằ ệ
qu trong công tác văn th , l u tr tr ng THCSả ư ư ữ ở ườ ”.
1. C s lí lu n.ơ ở ậ
Công tác văn th : Bao g m các công vi c v so n th o, ban hành vănư ồ ệ ề ạ ả
b n; qu n lý văn b n và tài li u khác hình thành trong quá trình ho t đngả ả ả ệ ạ ộ
c a nhà tr ng; qu n lý và s d ng con d u trong công tác văn th (Đi u 1ủ ườ ả ử ụ ấ ư ề
ch ng I Ngh đnh s 110/2004/NĐ – CP ngày 8 tháng 4 năm 2004 quy đnhươ ị ị ố ị
chung v công tác văn th ). Văn th c quan còn có nh ng nhi m v : ề ư ư ơ ữ ệ ụ
- Ti p nh n, đăng ký văn b n đn;ế ậ ả ế
- Trình, chuy n giao văn b n đn cho các đn v , cá nhân;ể ả ế ơ ị
- Giúp BGH nhà tr ng theo dõi, đôn đc vi c gi i quy t văn b n đn;ườ ố ệ ả ế ả ế
- Ti p nh n các d th o văn b n trình ng i có th m quy n xem xét,ế ậ ự ả ả ườ ẩ ề
duy t, ký ban hành;ệ
- Ki m tra th th c, hình th c và k thu t trình bày; ghi s và ngày,ể ể ứ ứ ỹ ậ ố
tháng, năm;
- Đăng ký, làm th t c phát hành, chuy n phát và theo dõi vi c chuy nủ ụ ể ệ ể
phát văn b n đi;ả
- S p x p, b o qu n và ph c v vi c tra c u, s d ng b n l u;ắ ế ả ả ụ ụ ệ ứ ử ụ ả ư
- Qu n lý s sách và c s d li u đăng ký, qu n lý văn b n;ả ổ ơ ở ữ ệ ả ả
- Làm th t c c p gi y gi i thi u, gi y đi đng cho cán b , công ch c,ủ ụ ấ ấ ớ ệ ấ ườ ộ ứ
viên ch c;ứ
- B o qu n, s d ng con d u c a c quan, t ch c và các lo i con d uả ả ử ụ ấ ủ ơ ổ ứ ạ ấ
3
M t s bi n pháp th c hi n nh m nâng cao tính hi u qu ộ ố ệ ự ệ ằ ệ ả
trong công tác văn th , l u tr tr ng THCSư ư ữ ở ườ
khác. (Đi u 29 ch ng IV Ngh đnh s 110/2004/NĐ – CP ngày 8 tháng 4ề ươ ị ị ố
năm 2004 qu n lý Nhà n c v công tác văn th ) ả ướ ề ư
Công tác l u trư ữ: Là quá trình ho t đng nghi p v nh m thu th p, b oạ ộ ệ ụ ằ ậ ả
qu n an toàn và s d ng có hi u qu tài li u l u tr . Công tác l u tr baoả ử ụ ệ ả ệ ư ữ ư ữ
g m nh ng n i dung: Phân lo i tài li u l u tr , đánh giá tài li u l u tr ,ồ ữ ộ ạ ệ ư ữ ệ ư ữ
ch nh lý tài li u l u tr , thu th p b sung tài li u l u tr , b o qu n b o vỉ ệ ư ữ ậ ổ ệ ư ữ ả ả ả ệ
tài li u l u tr , t ch c s d ng tài li u l u tr . Trong quá trình th c hi nệ ư ữ ổ ứ ử ụ ệ ư ữ ự ệ
các n i dung công vi c công tác l u tr các c quan ph i đm b o: Tínhộ ệ ư ữ ở ơ ả ả ả
khoa h c, tính c m t.ọ ơ ậ
2. C s th c ti n.ơ ở ự ễ
Công tác văn th , l u tr trong nhi u năm tr c đây trong các tr ngư ư ữ ề ướ ườ
h c nhìn chung ch a đc quan tâm đúng m c, ch a nh n th c đc t mọ ư ượ ứ ư ậ ứ ượ ầ
quan tr ng c a công tác văn th , l u tr . Ng i ta ch a th y đc v trí, ýọ ủ ư ư ữ ườ ư ấ ượ ị
nghĩa và t m quan tr ng c a công tác văn th , l u tr trong c quan, đn vầ ọ ủ ư ư ữ ơ ơ ị
tr ng h c. ch a đc b trí cán b công ch c văn th , l u tr làm công tácườ ọ ư ượ ố ộ ứ ư ư ữ
này, mà th ng là các giáo viên làm công tác kiêm nhi m, ki n th c chuyênườ ệ ế ứ
môn, nghi p v ch a đáp ng đc yêu c u đòi h i c a công tác văn th , l uệ ụ ư ứ ượ ầ ỏ ủ ư ư
tr và nh t là trong s nghi p đi m i c a công tác văn th , l u tr .ữ ấ ự ệ ổ ớ ủ ư ư ữ
B n thân tôiả đc phân công làm nhi m vượ ệ ụ văn th , l u tr c aư ư ữ ủ
nhà tr ng, ngày đu ti p nh n công tác c a đn v tôi r t b ng và khôngườ ầ ế ậ ủ ơ ị ấ ỡ ỡ
hi u đc quy trình c a công tác văn th , l u tr . Ti p nh n các h s l u trể ượ ủ ư ư ữ ế ậ ồ ơ ư ữ
tr c đây không đc s p x p theo tr t t nên vi c tra c u tìm ki m tài li uướ ượ ắ ế ậ ự ệ ứ ế ệ
cũ r t v t v . ấấả
Ý th cứ đy đầ ủ đc vai trò và t m quan tr ng c a công tác văn th , l uượ ầ ọ ủ ư ư
tr nhà tr ng nên trong quá trình công tác tôi luôn tìm tòi, c i ti n công tácữ ườ ả ế
tìm ra nh ng bi n pháp tích c c nh t đem l i hi u qu cao trong công tác vănữ ệ ự ấ ạ ệ ả
th , l u tr , góp ph n tích c c trong vi c tham m u cho lãnh đo nhà tr ngư ư ữ ầ ự ệ ư ạ ườ
hoàn thành t t nhi m v qu n lý c quan, đn v .ố ệ ụ ả ơ ơ ị
Đ có m t văn b n mang tính chính xác cao, đòi h i ng i ph tráchể ộ ả ỏ ườ ụ
công tác văn th ph i có nh ng k năng v xây d ng văn b n, c n n m đcư ả ữ ỹ ề ự ả ầ ắ ượ
các ph ng pháp so n th o văn b n v a đy đ n i dung, v a đúng th th cươ ạ ả ả ừ ầ ủ ộ ừ ể ứ
c a m i lo i văn b n c th do Nhà n c quy đnh.ủ ỗ ạ ả ụ ể ướ ị
Đ ph c v t t công tác nghiên c u, qu n lý, gi ng d y và h c t p thìể ụ ụ ố ứ ả ả ạ ọ ậ
vi c tìm ki m văn b n đã l u tr đòi h i c n ph i nhanh chóng, chính xác.ệ ế ả ư ữ ỏ ầ ả
4
M t s bi n pháp th c hi n nh m nâng cao tính hi u qu ộ ố ệ ự ệ ằ ệ ả
trong công tác văn th , l u tr tr ng THCSư ư ữ ở ườ
II. M C ĐÍCH NGHIÊN C UỤ Ứ .
Trên c s nghiên c u tài li u làm sáng t các c s lý lu n, k t h p tìmơ ở ứ ệ ỏ ơ ở ậ ế ợ
hi u nghiên c u th c tr ng, tìm ra nh ng u - khuy t đi m - nh ng t n t i -ể ứ ự ạ ữ ư ế ể ữ ồ ạ
h n ch nh m tìm ra nh ng bi n pháp thích h p, hi u qu t đó giúp nhânạ ế ằ ữ ệ ợ ệ ả ừ
viên văn th , l u tr tháo g nh ng khó khăn v ng m c đã nêu trên.ư ư ữ ỡ ữ ướ ắ
III. ĐI T NG NGHIÊN C U.Ố ƯỢ Ứ
Đ tài d áp d ng, d th c hi n, đi v i m i đi t ng, m i n i khôngề ễ ụ ễ ự ệ ố ớ ọ ố ượ ọ ơ
đòi h i nhân viên văn th , l u tr ph i có trình đ tin h c cao. Khai thác t tỏ ư ư ữ ả ộ ọ ố
năng l c c a nhân viên văn th trong qu n lý, khai thác s d ng văn b n đtự ủ ư ả ử ụ ả ạ
hi u qu cao.ệ ả
Nâng cao đc nh n th c và trách nhi m c a nhân viên văn th v côngượ ậ ứ ệ ủ ư ề
tác văn th , l u tr .ư ư ữ
Ng i làm công tác văn th , l u tr tìm ki m đc văn b n đã l u m tườ ư ư ữ ế ượ ả ư ộ
cách th t nhanh chóng, so n th o văn b n đúng yêu c u, chính xác, đy đậ ạ ả ả ầ ầ ủ
n i dung, đúng th th c đ trình ký.ộ ể ứ ể
Ng i làm công tác văn th n u có k ho ch làm vi c khoa h c, dànhườ ư ế ế ạ ệ ọ
th i gian đu t nghiên c u, ng d ng t t công ngh thông tin s hoàn thànhờ ầ ư ứ ứ ụ ố ệ ẽ
t t nhi m v văn th , l u tr .ố ệ ụ ư ư ữ
IV. PH M VI NGHIÊN C U.Ạ Ứ
Th i gian có h n nên tôi ch t ch c th c hi n và v n d ng trong 3 nămờ ạ ỉ ổ ứ ự ệ ậ ụ
(năm 2012, 2013, 2014), thông qua đ tài giúp nhân viên văn th , l u tr trongề ư ư ữ
các tr ng h c hoàn thành t t nhi m v c a mình trong th i gian và s c l cườ ọ ố ệ ụ ủ ờ ứ ự
đc s d ng ít nh t và ti t ki m nh t.ượ ử ụ ấ ế ệ ấ
B. GI I QUY T V N ĐẢ Ế Ấ Ề
I. TH C TR NG CÔNG TÁC VĂN TH , L U TR C A NHÀỰ Ạ Ư Ư Ữ Ủ
TR NG.ƯỜ
1. Đc đi m tình hình chung.ặ ể
Trong nh ng năm g n đây do c i cách th t c hành chính Nhà n c,ữ ầ ả ủ ụ ướ
công tác văn th , l u tr trong tr ng h c cũng đc Phòng N i v Qu n,ư ư ữ ườ ọ ượ ộ ụ ậ
Ban lãnh đo Phòng Giáo d c và Đào t o, Ban giám hi u nhà tr ng quanạ ụ ạ ệ ườ
tâm ch đo sâu sát và tri n khai th c hi n đúng theo các văn b n h ng d n: ỉ ạ ể ự ệ ả ướ ẫ
Ngh đnh 110/2004 NĐ - CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 c a Chính phị ị ủ ủ
5
