PHẦN 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ HẠCH TOÁN NGUYÊN LIỆU VẬT LIỆU
TRONG CÁC ĐƠN VỊ.
I. KHÁI NIỆM, ĐẶC ĐIỂM, NHIỆM VỤ HẠCH TOÁN NGHUYÊN LIỆU VẬT
LIỆU TRONG CÁC ĐƠN VỊ.
1. Khái niệm:
Nguyên vật liệu là những đối tượng lao động thể hiện dưới dạng vật hoá là một trong 3
yếu tố cơ bản của quá trình sản xuất kinh doanh.
- Tư liệu lao động.
- Đối tượng lao động.
- Lao động.
2. Đặc điểm:
Nguyên vật liệu chỉ tham gia vào một chu kỳ sản xuất kinh doanh nhất định. Trong
quá trình sản xuất kinh doanh nguyên liệu, vật liệu bị tiêu hao toàn bộ hoặc bị biến đổi
hình thái vật chất ban đầu để cấu thành nên hình thể của sản phẩm. Còn xét về mặt giá
trị nguyên vật liệu kết chuyển hết một lần vào giá thành sản phẩm.
Yêu cầu của nguyên vật liệu: trong quá trình sản xuất nguyên vật liệu chiếm tỷ trọng
cao trong tổng số tài sản lưu động, mặt khác trong tổgn chi phí và giá thành sản phẩm
tỉ trọng nguyên vật liệu chiếm đáng kể do đó việc sử dụng tiết kiệm và có hiệu quả
nguyên liệu, vật liệu trong kinh doanh là một biện pháp quan trọng để hạ giá thành sản
phẩm và tăng lợi nhuận cho doanh nghiệp.
3. Nhiệm vụ:
Tổ chức ghi chép tính toán và phản ánh một cách trung thực chính xác và kịp thời về
số lượng, chất lượng và giá thành thực tế của từng loại từng thứ vật liệu nhập kho và
xuất kho. Kiểm tra việc chấp hành chế độ bảo quản dự trữ sử dụng vật liệu, nguyên
liệu, kiểm tra tình hình xuất nhập vật liệu phát hiện ngăn ngừa và đề xuất biện pháp xử
lý vật liệu thừa thiếu ứ đọng hay kém phẩm chất. Tính toán xác định đúng giá trị vật
liệu tiêu hao cho các đối tượng sử dụng. Tham gia kiểm kê đánh giá vật liệu theo chế
độ quy định, lập báo cáo các vật tư, nâng cao hiệu quả sử dụng vật liệu trong sản xuất
kinh doanh.
II. PHÂN LOẠI ĐÁNH GIÁ NGUYÊN VẬT LIỆU:
1. Phân loại nguyên vật liệu:
Để sản xuất ra sản phẩm doanh nghiệp phải sử dụng một khối lượng vật liệu lớn
bao gồm nhiều thứ, nhiều loại mỗi loại có tác dụng khác nhau trong quá trình sản xuất.
Trong điều kiện đó đòi hỏi doanh nghiệp phải phân loại vật liệu một cách hợp lý thì
mới tổ chức tốt việc quản lý và hạch toán vật liệu.
- Có nhiều cách phân loại nguyên liệu theo tiêu thức khác nhau. Hiện nay chủ yếu
phân loại theo vai trò và tác dụng của vật liệu trong sản xuất của các doanh nghiệp như
sau:
1.1. Nguyên liệu, vật liệu chính: Là đối tượng lao động chủ yếu trong doanh nghiệp,
là cơ sở vật chất chủ yếu hình thành nên thực thể của sản phẩm mới. Như sắt, thép
trong công nghiệp cơ khí, gạch ngói, ximăng trong xây dựng...
1.2. Vật liệu phụ: Vật liệu phụ cũng là đối tượng lao động nưnh vật liệu phụ không
phải là cơ sở vật chất chủ yếu hình thành nên sản phẩm mới vật liệu phụ thường được
sử dụng kết hợp với vật liệu chính nâng cao chất lượng sản phẩm, hoàn thiện sản
phẩm. Như màu sắc, hình dáng, mùi vị, hay dùng để bảo quản phục vụ hoạt động của
tư liệu lao động hay phục vụ cho lao động của công nhân viên chức.
1.3.. Nhiên liệu: Có tác dụng cung cấp nhiệt lượng cho quá trình sản xuất kinh doanh,
nhiên liệu gồm có: xăng, dầu, khí đốt, củi...
1.4. Phụ tùng thay thế, sửa chữa: là những chi tiết phụ tùng máy móc, thiết bị mà
doanh nghiệp mua sắm dự trữ phục vụ cho việc sửa chữa máu móc thiết bị.
1.5. Vật liệu và thiết bị xây dựng cơ bản: bao gồm các vật liệu và thiết bị <cần lắp,
không cần lắp, vật kết cấu, công cụ, khí cụ...> mà doanh nghiệp mua vào nhằm mục
đích đầu tư cho xây dựng cơ bản.
1.6. Phế liệu: Là các loại vật liệu thu được trong quá trình sản xuất hay thanh lý tài
sản có thể dùng hay bán ra ngoài, phế liệu đã mất hết giá trị sử dụng ban đầu như (sắt
vụn, gỗ vụn, gạch ngói vỡ, phôi bào...)
1.7. Vật liệu khác: Bao gồm các loại vật liệu còn phải ngoài các thứ chưa kể tên trên
như bao bì, vật đóng gói, các loại vật tư đặc trưng...
+ Trên thực tế việc xây lắp nguyên liệu , vật liệu theo từng loại như đã trình bày ở trên là
căn cứ vào công cụ chủ yếu của nguyên liệu, vật liệu ở từng đơn vị cụ thể, vì có thể
nguyên liệu, vật liệu ở đơn vị này là nguyên vật liệu chính nhưng đơn vị khác là nguyên
vật liệu phụ. Để phục vụ tốt hơn yêu cầu quản lý chặt chẽ. Nguyên liệu, vật liệu cần phải
biết được một cách đầy đủ, cụ thể rõ hiện cả và tình hình biến động từng thứ nguyên vật
liệu được sử dụng trong hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Vì vậy
nguyên liệu vật liệu cần phải phân chia một cách chi tiết hơn theo tình năng lý, hoá học
theo quy cách phân cấp của nguyên liệu, vật liệu. Công việc đãđược thực hiện trên cơ sở
xây dựng và lập số doanh điểm. Nguyên liệu, vật liệu, trong đó nguyên liệu, vật liệu
được chia thành từng loại, từng nhóm, từng thứ nguyên liệu, vật liệu. Sổ danh điểm
nguyên liệu vật liệu được xây dựng trên cơ sở số hiệu vật liệu của loại nguyên liệu, vật
liệu, nhóm nguyên liệu vật liệu, thứ nguyên liệu vật liệu. Tùy theo số lượng nhóm thứ
nguyên liệu vật liệu để xây dựng số hiệu gồm 1,2 hoặc 3,4 chữ số.
SỔ DANH ĐIỂM NGUYÊN LIỆU, VẬT LIỆU
Loại: nguyên liệu, vật liệu chính - Ký hiệu 1521
Ký hiệu
Nhóm Danh điểm
NL,VL
Tên, nhãn hiệu
quy cách
NL,VL
Đơn vị
tính
Đơn giá
hạch toán Ghi chú
1 2 3 4 5 6
1521-01
1521-01
1521-99
1521-01-01
1521-01-02
1521-01-99
1521-02-01
1521-02-02
1521-02-99
1521-99-01
2. Phương pháp đánh giá nguyên vật liệu:
Đánh giá nguyên vật liệu là một vấn đề quan trọng trong việc tổ chức hạch toán. Đánh
giá nguyên vật liệu dùng tiền để biểu hiện giá trị của chúng. Trong công tác hạch toán
vật liệu ở các doanh nghiệp như sau:
2.1. Đánh giá nguyên vật liệu nhập kho:
- Với vật liệu mua ngoài: giá trị thực tế gồm giá mua ghi trên hoá đơn người bán cộng
thuế nhập khẩu (nếu có) với các chi phí thu mua thực tế "chi phí vận chuyển bốc dỡ,
chi phí nhân viên thu mua) trừ các khoản giảm giá hàng mua được hưởng.
- Với vật liệu, nguyên liệu tự sản xuất: tính theo giá thành thực tế (giá trị vật liệu xuất
chế biến và chi phí chế biến)
- Với vật liệu thuê mua gia công chế biến: giá thực tế gồm giá vật liệu xuất chế biến
cùng các chi phí liên quan (tiền thuê gia công chế biến, chi phí vận chuyển bốc dỡ)
- Với vật liệu nhận đóng góp từ các đơn vị tổ chức cá nhân tham gia liên doanh: giá
thực tế = giá thoả thuận + chi phí tiếp nhận (nếu có)
- Với phế liệu: giá ước tính thực tế có thể sử dụng hay giá trị thu hồi tối thiểu.
- Đối với vật liệu tặng thưởng: giá thực tế tính theo giá thị trường tương đương + chi
phí tiếp nhận (nếu có)
2.2. Đánh giá nguyên liệu, vật liệu xuất kho:
- Tuỳ theo hoạt động của từng doanh nghiệp yêu cầu vào trình độ quản lý có thể sử
dụng một trong các phương pháp sau và được sử dụng nhất quán trong kỳ kế toán.
. Phương pháp giá đơn vị bình quân:
Theo phương pháp này giá thực tế vật liệu xuất dùng trong kỳ được tính theo giá bình
quân.
Giá thực tế vật liệu
xuất dùng =
Số lượng vật
liệu xuất dùng x Đơn giá bình
quân
Phương pháp giá đơn vị bình quân cả kỳ dự trữ tuy đơn giản dể làm, độ chính xác
không cao, hơn nữa công việc tính toán dồn vào cuối tháng gây ảnh hưởng công tác
quyết toán nói chung.
Giá thực tế VL tồn đầu kỳ và nhập trong kỳ
Giá đơn vị bình
quân cả kỳ dự trữ =
Lương thực tế VL tồn đầu kỳ và nhập trong kỳ
Phương pháp giá bình quân cuối kỳ trước mắt dù khá đơn giản và phản ánh kịp thời
tình hình biến động vật liệu trong kỳ tuy nhiên không chính xác vì không tính đến sự
biến động của giá cả vật liệu kỳ này.
Giá trị thực tế VL tồn đầu kỳ hoặc cuối kỳ
Đơn giá BQ cuối
kỳ trước =
Lương thực tế VL tồn kho đầu kỳ hoặc cuối kỳ
Phương pháp giá đơn vị bình quân sau mỗi lần nhập lại, khắc phục nhược điểm của 2
phương pháp trên tuy nhiên nhược điểm của phương pháp này lại tốn nhiều thời gian
tính toán.
Giá trị vật liệu Giá thực tế của
tồn trước khi nhập số nhập
Giá đơnvị BQ
sau mỗi lần nhập
lại
=
Lượng thực tế VL Lượng thực
tồn trước khi nhập tế nhập
. Phương pháp nhập trước xuất trước (FIFO)
Theo phương pháp này số vật liệu nào nhập trước thì ưu tiên xuất trước, xuất
hết số nhập trước rồi mới đến số nhập sau theo giá thực tế của từng số hàng xuất. Hay
nói cách khác giá thực tế của vật liệu mua trước sẽ được dùng làm giá để tính giá thực
tế và do vậy giá trị vật liệu tồn kho cuối kỳ sẽ là giá thực tế của vật liệu mua vào sau
cùng.
Phương pháp nhập sau xuất trước (LIFO)
Phương pháp này giả định những vật liệu mua sau cùng sẽ được xuất trước tiên,
phương pháp này thích hợp trong trường hợp lạm phát.
+
+
Phương pháp thực tế đích danh:
Theo phương pháp này nguyên liệu, vật liệu được xác định theo giá trị đơn
chiếc hay từng lô và giữ nguyên từ lúc nhập vào cho đến lúc xuất dùng khi xuất vật
liệu nào thì tính theo vật liệu đó. Phương pháp này còn gọi là phương pháp đích danh.
Phương pháp giá hạch toán:
Phương pháp này toàn bộ vật liệu biến động trong kỳ được tính theo giá hạch toán.
Giá thực tế vật liệu
xuất dùng =
Giá hạch toán vật liệu xuất
dùng (hoặc tồn kho cuối kỳ) x Hệ số giá vật
liệu
Việc quản lý nguyên liệu, vật liệu nói chung và hàng tồn kho nói riêng nhiều đơn vị
và bộ phận trong doanh nghiệp tham gia việc quản lý tình hình nhập xuất và tồn kho
nguyên vật liệu chủ yếu do bộ phận kho và phòng kế toán của doanh nghiệp thực hiện
III.PHƯƠNG PHÁP HẠCH TOÁN CHI TIẾT NGUYÊN LIỆU VẬT LIỆU.
Mỗi loại vật liệu có vai trò nhất định đối với quá trình sản xuất kinh doanh của
doanh nghiệp. Sự thiếu hụt một loại vật liệu nào đó có thể làm cho quá trình sản xuất
bị ngưng trệ. Việc hạch toán và cung cấp đầy đủ kịp thời các thông tin về tình trạng và
sự biến động của từng thứ vật liệu là yêu cầu đặt ra cho kế toán chi tiết vật liệu. Đáp
ứng được các yêu cầu này sẽ giúp cho việc quản lý, cung cấp và sử dụng vật liệu đạt
hiệu quả cao. Hạch toán chi phí vật liệu được thực hiện ở kho và phòng kế toán. Tại
kho mỗi loại vật liệu được quy định một số hiệu riêng giống như đối với TSCĐ gọi là
"Sổ danh điểm vật liệu". Mỗi danh điểm vật liệu được theo dõi trên mỗi thẻ kho. Thẻ
kho do kế toán lập và phát cho thủ kho sau khi ghi vào sổ "Đăng ký thẻ kho" các thẻ
kho được sắp xếp trong hàm thẻ theo từng loại từng nhóm vật liệu để tiện cho việc tìm
kiếm. Hàng ngày căn cứ vào phiếu nhập kho hoặc xuất kho vật liệu thủ kho ghi chép
tình hình biến động của từng danh điểm vật liệu vào thẻ kho. Việc kiểm tra đối chiếu
của kế toán với thủ kho được tiến hành theo một trong những phương pháp sau:
1. Phương pháp thẻ song song:
1.1.Tại kho:
Hàng ngày căn cứ vào chứng từ nhập, xuất kho thủ kho ghi chép tình hình nhập,
xuất, tồn kho của từng danh điểm vật liệu bằng thước đo hiện vật theo số thực nhập.
Cuối ngày hay sau mỗi lần xuất nhập kho, thủ kho phải tính toán và đối chiếu số lượng
vật liệu tồn kho thực tế so với trên sổ sách. Hàng ngày hay định kỳ thủ kho phải
chuyển toàn bộ thẻ kho về phòng kế toán.
1.2.Tại phòng kế toán:
Kế toán mở sổ hoặc thẻ chi tiết cho từng danh điểm vật liệu tương ứng với thẻ
kho mở ở kho. Hàng ngày hay định kỳ, khi nhận chứng từ nhập xuất kho vật liệu do
thủ kho nộp, kế toán phải kiểm tra ghi đơn giá tính thành tiền và phân loại chứng từ.
Sau khi phân loại chứng từ song kế toán căn cứ vào đó để ghi chép biến động của từng
danh điểm vật liệu bằng cả thước đo hiện vật và giá trị vào sổ (thẻ) chi.
Cuối tháng sau khi ghi chép xong toàn bộ các nghiệp vụ nhập xuất kho lên sổ hoặc thẻ
chi tiết, kế toán tiến hành cộng và ghi số tồn kho cho từng danh điểm vật liệu. Số hiệu
này phải khớp với số liệu tồn kho của thủ kho trên thẻ kho tương ứng. Một sai sót phải
được kiểm tra, phát hiện và điều chỉnh kịp thời theo thực tế.
* Nhược điểm của phương pháp này:
Việc ghi chép trùng lặp vì mỗi loại vật liệu phải lập riêng một thẻ kho ở cả kho và
phòng kế toán. Trong các doanh nghiệp sử dụng nhiều công sức ghi chép, đối chiếu,
kiểm tra.
Sơ đồ hach toán theo phương pháp thẻ song song
2. Phương pháp đối chiếu luân chuyển:
2.1.Tại kho:
Thủ kho mở thẻ và ghi chép như phương pháp thẻ song song.
2.2.Tại phòng kế toán:
Thay cho sổ (thẻ) chi tiết kế toán chỉ mở sổ "đối chiếu luân chuyển" để ghi chép
sự luân chuyển về số lượng và giá trị của từng danh điểm vật liệu trong kho.
Trên sổ "Đối chiếu luân chuyển" kế toán không ghi theo chứng từ nhập, xuất kho mà
ghi một lần sự thay đổi của từng danh điểm vật liệu trên cơ sở tổng hợp các chứng từ
phát sinh trong tháng của loại vật liệu này. Mỗi danh điểm vật liệu được ghi một dòng
trên sổ "Đối chiếu luân chuyển". Cuối tháng số liệu ghi trên sổ "Đối chiếu luân
chuyển" được đối chiếu với số tiền trên thẻ kho và số liệu của kế toán tổng hợp bằng
thước đo giá trị.
* Ưu điểm: Phương pháp này giảm bớt số lần ghi chép của kế toán. Tuy vậy công việc
ghi chép lại dồn vào cuối tháng nên việc báo cáo thông tin bịn chậm trễ
sơ đồ hach toán theo phương pháp đối chiếu luân chuyển:
3. Phương pháp sổ số dư:
3.1.Tại kho:
Thẻ kho
Ghi chú:
Ghi hàng ngày
Ghi cuối tháng
Đối chiếu
Phiếu xuất kho p kho
Sổ đối chiếu luân
chuyển
Bảng kê xuất vật
tư
Bảng kê nhập vật
tư
Phiếu nhập (xuất) kho
Thẻ kho Sổ chi tiết
Bảng tổng hợp nhập
xuất, tồn kho NLVL
Ghi chú:
Ghi hàng ngày
Ghi cuối tháng
Đối chiếu