Môn: Thực hành quản trịtrên máy
GVHD: Lê NhịLãm Thúy 1
1
GVHD: Ths. Lê NhịLãm Thúy
Email: thuylnl@gmail.com
2
BÀI 2
3
MỤC TIÊU
•Học xong phần này sinh viên sẽ
•Hiểu và biết được đặc điểm, công dụng, ích lợi và
sựcần thiết của các loại báo cáo
•Tạo được báo cáo tổng hợp nhóm (SubTotal)
•Biết cách tổng hợp, phân tích và tổchức dữliệu
trong bảng tính để tạo báo cáo PivotTable
4
NỘI DUNG
I. Báo cáo tổng hợp nhóm (SubTotal)
1. Khái niệm
2. Trình tựtạo báo cáo
3. Khai thác thông tin trên báo cáo
II. Báo cáo PivotTable
1. Tổng quan
2. Trình tựtạo PivotTable
3. Tổchức dữliệu
4. Hoàn thiện PivotTable
Môn: Thực hành quản trịtrên máy
GVHD: Lê NhịLãm Thúy 2
5
Phần I. Báo cáo phân nhóm SubTotal
1. Khái niệm
2. Trình tựbáo cáo
3. Khai thác thông tin trên báo cáo
6
I. Báo cáo tổng hợp nhóm (SubTotal)
7
I. Báo cáo tổng hợp nhóm (SubTotal)
1. Tổng giá trị đặt hàng? Giá trị đặt hàng theo từng
nhân viên ??
2. Số lượng đơn đặt hàng? Số lượng đơn hàng mỗi
nhân viên đã thực hiện ??
?
?
Grand & Sub Total
Grand & Sub Total
①Khái niệm
Order List
Order List Order 1
Order 1
Order 2
Order 2
Order n
Order n
8
I. Báo cáo tổng hợp nhóm (SubTotal)
SubTotals dùng tổng hợp dữliệu theo nhóm
Yêu cầu tổchức dữliệu: danh sách
– Nhãn mỗi cột đặt ở dòng đầu tiên.
–Mỗi cột có cùng kiểu dữliệu
– Không có dòng, cột rỗng chen giữa danh sách
Xác định cột phân nhóm và giá trịcần tổng hợp
Chu
Chuẩ
ẩn b
n bị
ị
c
cộ
ột phân nh
t phân nhó
óm
m
c
cộ
ột t
t tổ
ổng h
ng hợ
ợp
p
V
Ví
íd
dụ
ụ: gi
: giá
átr
trị
ị đ
đặ
ặt h
t hà
àng theo t
ng theo từ
ừng nhân viên
ng nhân viên
①Trình tự
Môn: Thực hành quản trịtrên máy
GVHD: Lê NhịLãm Thúy 3
9
I. Báo cáo tổng hợp nhóm (SubTotal)
SubTotals dùng tổng hợp dữliệu theo nhóm trong
danh sách
Cột phân nhóm
Hàm tổng hợp
Cột chứa giá trịtổng hợp
1.
1. S
Sắ
ắp th
p thứ
ứt
tự
ựtheo c
theo cộ
ột phân
t phân
nh
nhó
óm
m
2.
2. Ch
Chọ
ọn danh s
n danh sá
ách
ch
3.
3. Ra l
Ra lệ
ệnh
nh Data, SubTotals
Data, SubTotals
Ra l
Ra lệ
ệnh
nh
①Trình tự
10
I. Báo cáo tổng hợp nhóm (SubTotal)
Drill down
Drill down
Show and Hide details
Outline symbol
①Khai thác thông tin
11
I. Báo cáo tổng hợp nhóm (SubTotal)
Tạo báo cáo SubTotal
1. Doanh sốcủa nhân viên
2. Doanh sốbán được theo các
quốc gia
3. Số lượng đơn đặt hàng mỗi
nhân viên đã thực hiện
4. …………
Th
Thự
ực h
c hà
ành
nh
12
Phần II. Báo cáo PivotTable
1. Tổng quan
2. Trình tự
3. Tổchức dữliệu
4. Hoàn thiện PivotTable
Môn: Thực hành quản trịtrên máy
GVHD: Lê NhịLãm Thúy 4
13
1. Tổng quan
Doanh s
Doanh số
ốnhân viên m
nhân viên mỗ
ỗi năm
i năm &
& năm c
năm củ
ủa nhân viên
a nhân viên
Nhân viên
Nhân viên
Năm
NămNăm
Năm
Nhân viên
Nhân viên
Nhân
Nhân
viên
viên
Năm
Năm
14
1. Tổng quan
PivotTable … present
comparisons, reveal
patterns and
relationships, and
analyze trends.
Công c
Công cụ
ụt
tổ
ổch
chứ
ức v
c và
àt
tổ
ổng h
ng hợ
ợp đa chi
p đa chiề
ều
uYear
Year
Salesperson
Salesperson Countries
Countries
Doanh s
Doanh số
ốnhân viên m
nhân viên mỗ
ỗi năm
i nămtheo t
theo từ
ừng qu
ng quố
ốc gia
c gia
15
1. Tổng quan
Kaleidoscope ???
Kaleidoscope ???
16
1. Tổng quan
Kaleidoscope
•Vật liệu: Giấy vụn
•Kết quả: hoa văn
• Cách làm: xoay kính
•Hoạt động: ngẫu nhiên
PivotTable
•Vật liệu: data
•Kết quả: thông tin (view)
• Cách làm: xoay bảng
•Hoạt động: chủ định theo
yêu cầu
PivotTable
PivotTable
Môn: Thực hành quản trịtrên máy
GVHD: Lê NhịLãm Thúy 5
17
2. Trình tựtạo PivotTable
1. Đặt câu hỏi.
2. Sửdụng PivotTable Wizard.
3. Dàn dựng PivotTable.
1
1
2
2
3
3
How To?
How To?
1.Ask yourself questions.
2.Use the wizard.
3.Lay out the PivotTable
report.
18
2. Trình tựtạo PivotTable
Hãy bắt đầu bằng cách tựhỏi
xem bạn cần biết cái gì:
•Giátrị đặt hàng mỗi nhân
viên đã thực hiện?
•Giátrị đặt hàng theo từng
quốc gia?
•……
Sales figures that go on
and on
Hãy x
Hãy xá
ác đ
c đị
ịnh c
nh cá
ái m
i mà
àb
bạ
ạn c
n cầ
ần bi
n biế
ết
t
① Đặt câu hỏi
19
2. Trình tựtạo PivotTable
Sau khi đã sẵn sàng, hãy làm
theo các bước sau:
1. Click chọn trong danh sách.
2. Ra lệnh Data, PivotTable and
PivotChart Report.
3. Sau khi cửa sổ wizard được
mở, click nút Finish.
Công c
Công cụ
ụPivotTable Wizard
PivotTable Wizard
The PivotTable and
PivotChart Wizard
1
1
2
2
3
3
②Làm việc với wizard
20
2. Trình tựtạo PivotTable
Wizard sẽsửdụng các thiết lập
mặc định bao gồm
•Sửdụng dữliệu trong danh
sách của Excel hoặc trong
database.
•Tạo thêm 1 trang tính mới.
•Chuẩn bịvùng “layout area”
để “tổchức” PivotTable.
The PivotTable and
PivotChart Wizard
Thi
Thiế
ết l
t lậ
ập m
p mặ
ặc đ
c đị
ịnh
nh
②Làm việc với wizard
