Phân hi u đ i h c Đà N ng t i Kon Tumệ ạ ọ ẵ ạ
CH NG 4 T CH C QU N TR D ÁNƯƠ Ổ Ứ Ả Ị Ự
I.QU N TR GIA D ÁN (Project Manager)Ả Ị Ự
1. Đ nh nghĩaị
Qu n tr gia d án là nhà qu n tr trong m t t ch c xác đ nh, ch u trách nhi mả ị ự ả ị ộ ổ ứ ị ị ệ
t ch c th c hi n d án theo các m c tiêu đ ra c a t ch c đó, trong th i gian xácổ ứ ự ệ ự ụ ề ủ ổ ứ ờ
đ nhị
2. S c n thi t có qu n tr gia d ánự ầ ế ả ị ự
- Đ t ch c th c hi n d án, c n xác đ nh qu n tr gia d ánể ổ ứ ự ệ ự ầ ị ả ị ự
- Ban lãnh đ o c a t ch c (H i đ ng qu n tr , Ban giám đ c…) có trách nhi mạ ủ ổ ứ ộ ồ ả ị ố ệ
xác đ nh qu n tr gia c a d án c th , căn c vào t m quan tr ng c a d án đ i v iị ả ị ủ ự ụ ể ứ ầ ọ ủ ự ố ớ
các m c tiêu đ ra c a t ch cụ ề ủ ổ ứ
- Vi c s m xác đ nh qu n tr gia d án s t o đi u ki n thu n l i đ kh i côngệ ớ ị ả ị ự ẽ ạ ề ệ ậ ợ ể ở
th c hi n d án. Qu n tr gia d án càng s m tham gia vào d án s hi u càng nhi uự ệ ự ả ị ự ớ ự ẽ ể ề
v l ch s và quá trình hình thành c a d án đ c giao phó, càng d dàng cho vi c dề ị ử ủ ự ượ ễ ệ ự
tính tình hu ng và gi i quy t các v n đ c th liên quan đ n t ch c th c hi nố ả ế ấ ề ụ ể ế ổ ứ ự ệ
thành công d ánự
3. Các v n đ phát sinh trong qu n tr d ánấ ề ả ị ự
Tùy thu c lo i hình d án c th , có các v n đ phát sinh, đòi h i s gi i quy tộ ạ ự ụ ể ấ ề ỏ ự ả ế
c a qu n tr gia d án sau đây:ủ ả ị ự
1/ M c tiêu chung và m c tiêu thành ph n c a d án không rõ ràngụ ụ ầ ủ ự
2/ Trong quá trình th c hi n d án, có s thay đ i v nhi m v , ngu n l c vàự ệ ự ự ổ ề ệ ụ ồ ự
th i gianờ
3/ Các ngu n l c d tính ban đ u đ th c hi n d án không đ y đ , đòi h iồ ự ự ầ ể ự ệ ự ầ ủ ỏ
vi c huy đ ng b sung các ngu n l c m iệ ộ ổ ồ ự ớ
4/ Th i h n hoàn thành d tính đ i v i d án không kh thi; đ hoàn thành dờ ạ ự ố ớ ự ả ể ự
án v i th i h n mong mu n đòi h i huy đ ng các ngu n l c b sung ớ ờ ạ ố ỏ ộ ồ ự ổ
5/ K ho ch d tính v ch ra trong l ch trình th c hi n d án không hoàn thành,ế ạ ự ạ ị ự ệ ự
đòi h i vi c đi u ch nh k ho ch d tính ban đ uỏ ệ ề ỉ ế ạ ự ầ
6/ Các công vi c c n th c hi n cho d án không có s ph i h p đ ng b , l ngệ ầ ự ệ ự ự ố ợ ồ ộ ỏ
l o, gây h u qu làm ch m tr ti n trình th c hi n ẻ ậ ả ậ ễ ế ự ệ
7/ Các thành viên tham gia vào d án (đ i d án) h p tác v i nhau không ch tự ộ ự ợ ớ ặ
ch ẽ
- 1 -
Phân hi u đ i h c Đà N ng t i Kon Tumệ ạ ọ ẵ ạ
8/ Phát sinh m t s mâu thu n gi a t ch c d án v i các b ph n chuyên mônộ ố ẫ ữ ổ ứ ự ớ ộ ậ
ch c năng trong cùng t ch c ứ ổ ứ
Vi c gi i quy t các v n đ phát sinh trên thu c vai trò c a qu n tr gia d ánệ ả ế ấ ề ộ ủ ả ị ự
4. Vai trò c a qu n tr gia d ánủ ả ị ự
Đ có th gi i quy t các v n đ phát sinh trong t ch c th c hi n d án, qu nể ể ả ế ấ ề ổ ứ ự ệ ự ả
tr gia d án ph i đ m nh n các vai trò sau đây:ị ự ả ả ậ
- Nhà l p k ho chậ ế ạ
- Nhà t ch cổ ứ
- Ng i đi u hànhườ ề
- Ng i ki m tra, giám sátườ ể
Vi c s d ng các ngu n l c đ c giao đ t ch c th c hi n d án, th a mãn cácệ ử ụ ồ ự ượ ể ổ ứ ự ệ ự ỏ
m c tiêu thành ph n và m c tiêu t ng quát đã đ c đ ra cho d ánụ ầ ụ ổ ượ ề ự
Th c t cho th y, qu n tr gia d án th c s có r t nhi u trách nhi m nh ng l i có ítự ế ấ ả ị ự ự ự ấ ề ệ ư ạ
quy n h nề ạ
5. Trách nhi m c a qu n tr gia d án ệ ủ ả ị ự
Đ th c hi n vai trò c a mình, qu n tr gia d án có các trách nhi m c thể ự ệ ủ ả ị ự ệ ụ ể
d i đây:ướ
- So n th o các h p đ ng có liên quan đ n th c hi n d ánạ ả ợ ồ ế ự ệ ự
- Ho ch đ nh k ho ch th c hi n d tính đ i v i d ánạ ị ế ạ ự ệ ự ố ớ ự
- B o đ m tính đúng đ n c a các thi t k chi ti tả ả ắ ủ ế ế ế
- S d ng ngu n tài chính đ c giao h p lýử ụ ồ ượ ợ
- Đi u hòa vi c cung ng các ngu n l c c n thi t đ th c hi n d án theo yêuề ệ ứ ồ ự ầ ế ể ự ệ ự
c uầ
- Áp d ng công ngh thích h p cho d ánụ ệ ợ ự
- B o đ m ch t l ng d án đ c hoàn thành theo yêu c uả ả ấ ượ ự ượ ầ
6. Các t ch t c a qu n tr d ánố ấ ủ ả ị ự
Trách nhi m thì nhi u nhueng quy n h n thì không bao nhiêu là đ c đi m vai tròệ ề ề ạ ặ ể
c a qu n tr gia d ánủ ả ị ự
Nh m th c hi n vai trò c a mình, qu n tr gia d án c n có đ c các đ c tính sauằ ự ệ ủ ả ị ự ầ ượ ứ
đây:
6.1 K năng lãnh đ oỹ ạ
- Có năng l c th c hi n ch c danhự ự ệ ứ
- 2 -
Phân hi u đ i h c Đà N ng t i Kon Tumệ ạ ọ ẵ ạ
- G ng m u trong hành vi công vi c ươ ẫ ệ
- Có kh năng t p h p các thành viên khácả ậ ợ
- Có tình thân ái v i thành viên xung quanhớ
- Năng đ ng tích c c trong m i ho t đ ngộ ự ọ ạ ộ
6.2 Năng l c chuyên mônự
- Có kinh nghi m v chuyên mônệ ề
- Có ki n th c v d ánế ứ ề ự
6.3 Kh năng quan hả ệ
- Bi t l ng nghe các ý ki n khác nhauế ắ ế
- Có th thuy t ph c ng i xung quanhể ế ụ ườ
6.4 Kh năng t ch cả ổ ứ
- Làm vi c theo k ho chệ ế ạ
- Hành đ ng có m c tiêuộ ụ
- Bi t phân tích các tình hu ngế ố
6.5 Cá tính tích c cự
- Luôn th hi n tính sáng t oể ệ ạ
- Linh ho t, không máy móc gi i quy t các tình hu ngạ ả ế ố
- Có tính kiên nh n trong vi c làmẫ ệ
- Có tinh th n b n b trong ho t đ ngầ ề ỉ ạ ộ
6.6 Tinh th n xây d ngầ ự
- Có tính th n thông c m v i ng i xung quanhầ ả ớ ườ
- Có thái đ đ ng viên thành viên khácộ ộ
- Bi t v n d ng y u t tâm lý trong gi i quy t tình hu ngế ậ ụ ế ố ả ế ố
7. Các tiêu chu n l a ch n qu n tr gia d ánẩ ự ọ ả ị ự
- Căn c vào t m tr ng c a d án đ i v i các m c gtieeu đ ra c a t ch c. Banứ ầ ọ ủ ự ố ớ ụ ề ủ ổ ứ
lãnh đ o c a t ch c l a ch n đ i t ng c th cho ch c danh qu n tr gia d ánạ ủ ổ ứ ự ọ ố ượ ụ ể ứ ả ị ự
theo các tiêu chu n sau đây:ẩ
- Có ki n th c chuyên môn (theo yêu c u ) gi iế ứ ầ ỏ
- Đã là m t qu n tr gia có kinh nghi mộ ả ị ệ
- Có cá tính ch c ch nắ ắ
- Có tính th c t hi u quự ế ệ ả
- Có quan h t t v i nhân viên th a hànhệ ố ớ ừ
- 3 -
Phân hi u đ i h c Đà N ng t i Kon Tumệ ạ ọ ẵ ạ
- G n bó ch t ch v i t ch c d ánắ ặ ẽ ớ ổ ứ ự
- Đã t ng tr i qua nhi u lĩnh v c chuyên môn hóa khác nhauừ ả ề ự
- Là m t ng i linh ho t, năng đ ngộ ườ ạ ộ
8. S khác bi t gi a qu n tr gia d án và ph trách các b ph n ch c năngự ệ ữ ả ị ự ụ ộ ậ ứ
Qu n tr gia d ánả ị ự Ph trách b ph n ch c năngụ ộ ậ ứ
M t nhà t ng quát, am hi u nhi u lĩnhộ ổ ể ề
v cự
Đi sâu vào lĩnh v c chuyên môn (m t nhàự ộ
chuyên môn)
Nhìn nh n và đánh giá v n đ toàn di nậ ấ ề ệ
và có tính ch t h th ngấ ệ ố
Nhìn nh n và đánh giá v n đ theoậ ấ ề
chuyên môn, riêng l , áp d ng ph ngẽ ụ ươ
pháp phân tích trong công vi cệ
Là ng i có m i quan h r ng rãi, dườ ố ệ ộ ễ
dàng
Là m t c v n và ng i ki m tra – giámộ ố ấ ườ ể
sát t ng lĩnh v c chuyên mônừ ự
Gi i quy t v n đ :ả ế ấ ề
+ Làm gì?
+ Khi nào?
+ Làm bao nhiêu?
Gi i quy t v n đ :ả ế ấ ề
+ Ai s làm?ẽ
+ Làm nh th nào?ư ế
II. T CH C QU N LÝ TH C HI N D ÁNỔ Ứ Ả Ự Ệ Ự
1. Các hình th c t ch c th c hi n qu n lý d ánứ ổ ứ ự ệ ả ự
1.1Hình th c t ch c theo ch c năngứ ổ ứ ứ
1.1.1 Đ nh nghĩa ị
T ch c theo ch c năng là hình th c d án đ c đ t trong m t b ph n ch c năngổ ứ ứ ứ ự ượ ặ ộ ộ ậ ứ
c a t ch c, mà b ph n ch c năng này quan tâm đ c bi t đ n s thành công c a dủ ổ ứ ộ ậ ứ ặ ệ ế ự ủ ự
án
1.1.2 S đ t ch cơ ồ ổ ứ
1.1.3 Ví dụ
- 4 -
Giám đ cố
S n xu tả ấTi p ế
th ị
Tài chínhNhân sự
DA
Phân hi u đ i h c Đà N ng t i Kon Tumệ ạ ọ ẵ ạ
- D án nghiên c u tri n khai m t s n ph m m i, mà s n ph m m i này có nhự ứ ể ộ ả ẩ ớ ả ẩ ớ ả
h ng tr c ti p đ n vi c tiêu th s n ph m c a Công ty. Tr ng h p này, b ph nưở ự ế ế ệ ụ ả ẩ ủ ườ ợ ộ ậ
ti p th ph i t ch c th c hi n d án nàyế ị ả ổ ứ ụ ệ ự
- Tr ng h p d án c a Chính ph các thu t ng trong s đ c n thay đ i phùườ ợ ự ủ ủ ậ ữ ơ ồ ầ ổ
h p. Ví d thay vì thu t ng giám đ c là th t ng chính ph , thay vì các tr ng bợ ụ ậ ữ ố ủ ướ ủ ưở ộ
ph n ch c năng là các b tr ng thu c các ngành ch c năng.ậ ứ ộ ưở ộ ứ
1.1.4 u đi mƯ ể
- Linh ho t trong qu n tr tài chính và nhân l cạ ả ị ự
- T o đi u ki n t t trong quan h gi a các thành viên còn l i trong b ph nạ ề ệ ố ệ ữ ạ ộ ậ
- B o đ m s th ng nh t liên t c v quy trình th c hi n, quan h h p tác, tráchả ả ự ố ấ ụ ề ự ệ ệ ợ
nhi m và quy n h n trong b ph n ch c năngệ ề ạ ộ ậ ứ
1.1.5 Nh c đi m ượ ể
- Không cho th y ch th ch u trách nhi m toàn b v d ánấ ủ ể ị ệ ộ ề ự
- Các quy t đ nh qu n tr b nh h ng b i các ép l c n i b , gây ra s thi uế ị ả ị ị ả ưở ở ự ộ ộ ự ế
khách quan khi xem xét đ n các quy n l i c a khách hàngế ề ợ ủ
1.2Hình th c t ch c theo d ánứ ổ ứ ự
1.2.1 Đ nh nghĩa ị
T ch c theo d án là hình th c d án đ c tách r i kh i các b ph n ch cổ ứ ự ứ ự ượ ờ ỏ ộ ậ ứ
năng v n có c a t ch c, nh ng đ c xác l p m i quan h ch t ch v i các b ph nố ủ ổ ứ ư ượ ậ ố ệ ặ ẽ ớ ộ ậ
ch c năng này, theo nhu c u đòi h i c a d ánứ ầ ỏ ủ ự
1.2.2 S đ t ch cơ ồ ổ ứ
1.2.3 Ví dụ
Trong đóng tàu bi n, th ng phân làm 3 c m b ph n l n:ể ườ ụ ộ ậ ớ
- C m võ tàuụ
- C m máy tàuụ
- C m thi t b hàng h i trên tàuụ ế ị ả
- 5 -
Giám đ cố
D án AựD án BựD án Cự
S n xu tả ấTài chínhTi p thế ịTài chính