Tổ chức – Sắp xếp vốn tài liệu

ƯỜ

Ư Ạ

Ồ

Ẳ

NG CAO Đ NG S PH M Đ NG NAI



TỔ CHỨC – SẮP XẾP VỐN TÀI LIỆU



2009

ắ ế ố

ổ ứ

ệ

T ch c – s p x p v n tài li u

ổ ứ ắ ế ố

ệ

T ch c, s p x p v n tài li u.

ư ệ ệ ộ ậ ấ 1. V n tài li u – B ph n c u thành th vi n

ố 1.1. Khái ni m:ệ

ệ ệ ộ ớ ượ ệ c hình thành và hoàn thi n vào TK 20.

ố ướ ệ V n tài li u là m t khái ni m m i, nó đ ư ệ ớ Tr c đó nó trùng v i khái ni n th vi n.

ươ ươ Ph ng Tây Ph ng Đông

ư ươ ố ạ ổ Biblio/theke (Hy L p c ) Tàng th lâu (Nhà Th ng, Trung Qu c)

ư ầ Nhà tàng th Tr n Phúc (1001 Nhà Lý)

ườ ủ ầ Thiên Tr ng ph tàng kinh (1295 Nhà Tr n)

ậ ự ế ỷ

ầ ầ ệ t gi a v n tài li u và th vi n. ứ ư ệ ữ ệ ậ ệ i Đ c, xu t hi n thu t ng “Derfond” ắ ầ Đ u th k 20 b t đ u nh n ra s khác bi ạ Đ u tiên trong các tài li u chuyên môn t

ề

ữ ố ấ ệ  Latin  Pháp: Fandus: có nghĩa là c s , b , đáy n n. ệ ượ ữ

ế ỷ ấ ả ố ả ệ ẩ

ệ ử ụ ủ

ế ỷ ượ ư ữ ơ ở ệ ổ ệ ố ệ c hình thành: “V n tài li u là t ng Gi a th k 20 khái ni m v n tài li u đ ả ợ ư ệ ạ h p các xu t b n ph m, các b n th o và các tài li u khác có trong th vi n t o ườ ọ ề i đ c.” đi u ki n cho vi c s d ng c a ng ệ ớ ệ Cu i th k 20, khái ni m m i hoàn thi n và đ ậ c đ a vào thu t ng chuyên

ệ ố ngành.

ố ữ ư ệ

ậ ọ ượ ộ ư ậ ủ ợ

ứ ượ ệ ớ ấ ệ T đi n thu t ng th vi n h c (Liên Xô): “V n tài li u là b s u t p các xu t ư ệ ớ c hình thành phù h p v i ch c năng c a th vi n ề i thi u nhi u c gi

ớ ứ ụ ụ ệ ng di n v i s tr giúp c a h th ng m c l c.”

ấ ớ ự ợ ệ

ụ ệ ậ ệ ừ ể ậ ẩ ả b n ph m và các v t mang tin đ ộ ể ử ụ ợ đ s d ng có tính ch t xã h i, phù h p v i ch c năng và đ ủ ệ ố ươ ph ề ư ệ Trong Pháp l nh th vi n – Đi u 3 m c 2: “V n tài li u th vi n là nh ng tài li u đ

ợ c s u t m, t p h p theo nhi u ch ọ ủ c x lý theo qui t c, qui trình khoa h c c a nghi p v

ụ ườ ọ ệ ượ ượ ư ầ ắ ạ ượ ữ ấ ị ượ ử ụ ứ ch c ph c v ng i đ c đ t đ ả c hi u qu cao và đ ủ ề ụ ệ ả c b o

ư ệ ố ề ộ đ , n i dung nh t đ nh, đ ể ổ ư ệ th vi n, đ t qu n.”ả

ủ ố ệ ị 1.2. Vai trò, v trí c a v n tài li u.

ộ ớ 1.2.1. V i xã h i:

ố ấ ệ ừ ừ ị ề ươ

ệ ữ  V n tài li u là kho tàng văn hóa v a có giá tr v ph ầ

ấ ủ ố ế ệ

ố ả ệ ề ẩ ệ ữ ế ắ ượ ể

ị ổ ộ ự

ể ị i t

ườ ừ ờ ỳ ộ ệ

ể ộ ở ủ ị ư ờ ạ ộ ể ỡ

ọ ủ ự ứ ề ỡ

ộ ộ ấ ộ

ố ớ ư ệ ệ ậ ng di n v t ch t, v a có ữ ị ề ươ ệ ữ ng di n tinh th n. V n tài li u gìn gi giá tr v ph , tàng tr nh ng kinh nghi m ả ườ ạ ượ ấ ự s n xu t, đ u tranh c a nhi u th h , nh ng thành t u mà con ng i đ t đ c, có ấ ể th nói v n tài li u là s n ph m vô giá, n u b t n th t không th nào bù đ p đ c.  Là tiêu chí đánh giá s phát tri n cũa xã h i. Vi c phát minh ra sách đã gây đ t ộ ệ ộ ế ử bi n trong s phát tri n l ch s xã h i, làm cho xã h i loài ng th i k mông ả ả ộ mu i sang th i đ i văn minh. Sách v , tài li u ph n nh trình đ phát tri n văn hóa, ồ ố khoa h c c a m t qu c gia… Ch t ch H Chí Minh cũng đã coi sách v là tiêu chí ể ủ ỏ ố ườ đánh giá s phát tri n c a xã h i loài ng i: “S sách v nhi u hay ít cũng ch ng t ộ ủ trình đ văn hóa c a m t dân t c th p hay cao”. 1.2.2. Đ i v i th vi n

ắ ế ố

ổ ứ

ệ

T ch c – s p x p v n tài li u

ố ệ ư ệ ư ạ

ệ ố i) qui đ nh, mu n xây d ng TV

ệ ả ố ị

ư ệ ầ ư ệ ượ ệ ậ

ệ ẩ V n tài li u là tiêu chu n hình thành th vi n cũng nh x p h ng th vi n. ự ế ớ ệ IFLA (Liên hi p các hi p h i th vi n th gi ơ ư ệ ế ị ộ ộ công c ng ph i có v n tài li u ban đ u là 6000 đ n v tài li u. ệ t Nam: Đi u 9, Pháp l nh th vi n: th vi n đ ệ ụ ở ề ố ườ ệ ư ế ị ệ ữ c thành l p khi có nh ng i có chuyên môn – Kinh t b – Ng

Vi ề đi u ki n sau: V n tài li u – Tr s trang thi phí

ư ố ư ệ ỉ ể

Theo thông t ả ự ố ớ ỉ ằ ồ

ể ố ớ ỉ ệ ệ ố ớ ự ệ ệ ả

ệ s 56/2003/TTBVHTT ngày 16/6/2003: Đ xây d ng th vi n t nh ề ph i có 30.000 tài li u đ i v i t nh đ ng b ng và 20.000 tài li u đ i v i t nh mi n ồ núi. Đ xây d ng th vi n huy n ph i có 3000 tài li u đ i v i các huy n đ ng ằ b ng, 2000 tài li u đ i v i mi n núi.

ệ ư ệ ố ớ ơ ở ư ệ ệ ố

ủ ư ụ ạ ộ ủ ư ụ ụ ạ ộ ố ề  V n tài li u là c s cho m i ho t đ ng c a th vi n: ọ  Biên so n th m c: Ch t l ạ ấ ượ ng c a th m c biên so n ph thu c vào v n tài

li u.ệ

ụ ự ố ể ố

ỏ ả ụ ệ

ộ ộ ấ ớ ph c thu c r t l n vào v n tài li u. ụ ư ệ ứ ụ ữ

ệ

ể ế ầ ọ ộ ị , khoa h c, văn hóa xã h i cho đ a

ả ệ ố chuy n tài li u … ệ ố ng. ễ ẽ ấ ế ệ ể ẫ ố  Xây d ng CSDL: S bi u ghi nhi u hay ít ph thu c vào v n tài li u ệ ề  Kh năng th a mãn nhu c u c a đ c gi ố ầ ủ ộ  V n tài li u giúp th vi n hình thành các ch c năng ph c v : Tàng tr , luân ể  V n tài li u góp ph n phát tri n kinh t ươ  Tri n lãm sách: N u v n tài li u phong phú thì tri n lãm s h p d n và ng ượ c

i.ạ l

ổ ứ ố ệ 2. T ch c v n tài li u

2.1. Ý nghĩa: ấ ỳ ộ ề ổ ứ ố B t k m t th vi n nào, đ u ph i ti n hành t

ệ i đa tài li u đã có trong th vi n. Có th

ộ ư ệ ứ ử ụ ệ ệ ử ụ ợ ch c v n tài li u t o đi u ki n thu n l

ổ ứ ố ề ể ệ ệ ể ệ ố ậ ợ ng vi c luân chuy n tài li u. T ch c v n tài li u là đ phân bi ệ ch c v n tài li u m t cách khoa ể ầ i cho vi c s d ng, đáp ng nhu c u ữ t gi a

ớ ổ ứ ố ườ ệ ệ ệ ữ ớ

ố ư ệ ả ế ể ọ h c, h p lý m i có th khai thác s d ng t ệ ạ nói t và tăng c ố v n tài li u v i kho tàng, tàng tr tài li u. 2.2. Phân chia v n tài li u:

ư ả ể ệ ệ ả ố ậ ệ Đ thu n ti n cho vi c s d ng cũng nh b o qu n, vi c phân chia v n tài li u

ế ề t:

ậ ệ ứ ệ ệ ệ ử ụ ấ ầ thành nhi u b ph n là r t c n thi 2.1.1 Theo d u hi u hình th c tài li u :

ồ

ộ ấ  Kho sách;  Kho báo, t p chí; ạ  Kho lu n văn, lu n án; ậ ậ  Kho tranh nh;ả  Kho b n đ …ả ệ ữ 2.1.2. Theo d u hi u ngôn ng

ệ t;

ế ế ấ  Kho tài li u ti ng Vi ệ  Kho tài li u ti ng Anh; … ệ

ắ ế ố

ổ ứ

ệ

T ch c – s p x p v n tài li u

ấ ờ

ướ

ệ 2.1.3. Theo d u hi u th i gian  Kho tài li u tr ệ  Kho tài li u t ệ ừ ệ c 1975; ế 1975 đ n nay; … ứ ấ ụ ụ 2.1.4 Theo d u hi u hình th c ph c v

ị ầ ứ ụ ch n): v n tài li u phong phú Nhu c u xác đ nh Ý th c ph c

ệ ố ư ệ ố t.

ứ ở ự ọ ứ ử ụ ấ ệ ụ 2.1.5. Theo d u hi u ch c năng, nhi m v .

ậ ồ ổ khi thành l p: đây là kho t ng t c tài li u t

ệ ừ ầ ấ ả ứ ả

ư ệ

ổ ợ ụ ụ ồ ừ ệ  Kho đóng;  Kho m (t ụ v và ý th c s d ng th vi n t ệ  Kho chính (t ng kho) bao g m t ổ ầ ủ ấ ợ h p đ y đ nh t có kh năng đáp ng nhu c u cao;  Kho ph phòng đ c; ọ ụ  Kho ph phòng m n; ượ ụ  Kho l u đ ng: ph c v ngoài th vi n, h tr cho các chi nhánh ụ ụ ư ộ  Kho d tr , trao đ i: kho này không ph c v , g m các tài li u th a, trùng b n, ả ổ ự ữ

ộ

không phù h p; …ợ  Th c t ự ế : ư ệ ọ ượ ứ ư ạ ộ ị  Th vi n công c ng phân chia: ự ữ Kho đ c (chính), m n, kho báo, t p chí, tra c u, đ a chí, l u đ ng, d tr ,

ngo i văn…ạ

ườ ứ ng chia theo: kho sách, báo chí, tra c u, giáo  Th vi n đ i h c, cao đ ng th ạ ọ

ố ẳ trình, tài li u không công b …

ườ ụ ệ ọ ng h c, chia theo: kho sách giáo khoa, kho nghi p v , kho tham ư ệ ệ  Th vi n tr ư ệ

kh o…ả

ắ ế ệ 3. S p x p tài li u:

ế ư ệ ả ưở ng

ắ S p x p tài li u là khâu cu i c a chu trình sách trong th vi n, nó nh h ự ế ệ ệ ử ụ ố ủ ả ệ ế ả ố

tr c ti p đ n vi c s d ng và b o qu n v n tài li u. 3.3.1. Yêu c u:ầ ệ ậ ụ ụ ả

ế ệ t ki m đ

ệ ử ụ ượ ệ ộ ư ệ c di n tích. ắ ữ ề ệ ầ  Thu n ti n cho vi c s d ng: Ph i đ m b o ph c v nhanh, chính xác. ả ả  Ti  Giúp cán b th vi n n m v ng thành ph n kho tài li u t o đi u ki n h ướ ng

ườ ử ụ ệ ộ ẫ d n ng

ệ ạ ả i s d ng khai thác kho tài li u m t cách có hi u qu . ả ậ ả ệ  Thu n ti n cho công tác b o qu n.

ệ ắ ế 3.3.2. Cách s p x p:

Theo Khổ

Theo phân lo iạ

Theo ch ủ đề

Theo ch ữ cái

Theo ngôn ngữ

Theo th i ờ gian

Theo s ố ĐK CB

Theo Đ a ị lý

Theo x p ế giá C ố đ nhị

ộ Theo n i dung Theo hình th cứ

ắ ế ố

ổ ứ

ệ

T ch c – s p x p v n tài li u

ắ ế ộ ệ 3.3.2.1. S p x p tài li u theo n i dung:

ặ ạ ệ ủ ề c tài li u theo môn lo i ho c ch đ ;

ầ ủ ệ ắ

ợ ượ

ộ ủ ề ừ ả ỗ ế ả ạ t ki m di n tích, sau m i môn lo i, ch đ ph i ch a m t kho ng

 u đi m : Ư ể  T p trung đ ượ ậ  Giúp ng ườ ọ ễ ệ i đ c d tìm tài li u;  Giúp cán b th vi n n m v ng thành ph n c a tài li u trong kho; ộ ư ệ ữ  Phù h p v i hình th c kho m . ớ ở ứ  Nh ể c đi m:  Không ti ệ ủ ệ ố ử ạ

ể ạ ớ ữ ệ ể ự ữ tr ng c a k sách đ d tr cho t ng môn lo i;  Khó khăn khi ph i di chuy n. ả  Thu ng ph i h p phân lo i v i ch cái ố ợ

ệ ứ 3.3.2.2. S p x p tài li u theo hình th c:

ệ

ệ ắ ầ c thành ph n kho tài li u;

ả

ặ ả ượ ụ ụ ệ

ầ ờ Tên tài li u ho c tên tác gi ấ ả ờ ứ ự ữ : Căn c vào th i gian xu t b n theo th t ch cái.

ướ ờ ứ c công nguyên

ệ ấ ợ ị

ữ

ứ ế ng x p:

ễ ế ơ ệ ệ ả ệ Đ n gi n, d dàng, ti ể t ki m di n tích, ki m

ị t: i; nh ng n i dung b phân tán. kê th n l

ờ ắ ế  u đi m: Ư ể  Tìm tài li u nhanh; ệ  Ti ệ ế t ki m di n tích.  Nh ể ượ c đi m:  Tài li u có cùng n i dung s b phân tán; ệ ộ ẽ ị  Cán b th vi n khó n m v ng đ ộ ư ệ ữ  Ph i có s h tr c a h th ng m c l c. ự ổ ợ ủ ệ ố ắ ế theo v n ch cái: ữ S p x p ắ ế theo th i gian S p x p ế A x p theo theo th i gian tr ế B x p theo năm 01 – 99 ế C x p theo năm 1000 – 1499 ế D x p theo năm 1500 – 1599 ế Z x p theo năm 2000 … ắ ế ố Qu c gia in n tài li u (không h p lý) S p x p theo đ a lý: ữ Căn c vào ngôn ng chính văn. ắ ế S p x p theo ngôn ng : ườ ư ệ ớ Các th vi n l n th ệ ế V: Ti ng Vi t L: Latin … ắ ế theo s đăng ký cá bi ố S p x p ậ ợ ộ ư ắ ế theo kh cổ ở: S p x p

ắ ế ố

ổ ứ

ệ

T ch c – s p x p v n tài li u

ỏ ơ ổ Kh nh h n 19 cm (N) ổ ừ ừ Kh v a t ổ ớ ừ Kh l n t

19 – 27 cm (V) ở 27 cm tr lên (L) ố ị ế ắ ế theo x p giá c đ nh: S p x p

ị ụ Ví d : M  M: kho 15: v trí 15 20: Giá sách

ệ ắ ế

ữ

ổ ệ t

ữ ữ ổ ổ

ổ

ữ ố ớ ữ ạ ờ ố ợ : S p x p tài li u ph i h p  Phân lo i – ch cái ạ  Kh Đăng ký cá bi Ví d : Vụ ệ N19822: Ngôn ng Kh Đăng ký cá bi t ệ t LV12345: Ngôn ng Kh Đăng ký cá bi ờ ệ tTh i gian VL13245/99: Ngôn ng Kh Đăng ký cá bi  Ch cái – th i gian (đ i v i báo/ t p chí)

ư ệ ư ế ệ ổ ệ ắ ố

ể ứ ch c và s p x p v n tài li u trong th vi n nh th nào đ : ả ễ ấ ế ễ ử ụ ễ ả Nhìn chung vi c t ễ ấ “D tìm, d th y, d l y, d s d ng và b o qu n”

4. Đăng ký tài li u. ệ

4.1. Ý nghĩa:

ủ ướ ỗ ờ ỗ Sách báo c a th vi n là tài s n c a Nhà n báo hay

ậ ề ư ệ ư ệ ạ t p chí nh p vào th vi n đ u ph i đ gìn m t cách c n th n. c gi

ệ ữ ộ ả ố ố

ả ủ ả ượ ể ả ầ ư ệ ữ ệ ạ

ố c. M i cu n sách, m i t ẩ ệ ố ệ ệ ơ ở ắ ướ ệ ể ổ ng. Trên c s đăng ký tài li u còn đ

ư ệ ạ ậ ơ ở Đăng ký tài li u ngoài ý nghĩa đ b o qu n t t v n tài li u là c s làm công tác ữ ả ố th ng kê, báo cáo vì công tác này c n ph i có nh ng s li u chính xác. Nh ng con ố ế ố t rõ hi n tr ng v n tài li u trong s chính xác đó cũng giúp cho th vi n n m bi ể ế ọ ư ệ th vi n, đ có k h ach b sung đúng h ệ ặ ế đ t k ho ch cho vi c phát tri n th vi n.

ệ ố ư ệ ệ ả ể ấ Đăng ký là bi n pháp t t nh t giúp cho vi c qu n lý v n ố tài li uệ th vi n luôn ở

ạ

ỉ ậ ư ệ : nh p – thanh lý tài li uệ : là tài li uệ t nh.

ư ộ ụ ể ộ tr ng thái đ ng. Th vi n Tài li uệ đ a ra ph c v đ c gi tr ả ả tài li uệ là tài li uệ quay vòng; đ có th

theo dõi nh ng bi n đ ng trong thành ph n v n

ạ ế ữ i: Đi u ki n ụ ộ ệ tài li uệ cho bi ầ ế ượ t đ

ề ư ơ ở ủ ạ

ờ ỳ ế ộ

ả ế ầ c hi n tr ng c a v n ế th vi n ả ự ắ

ộ ư ệ cũng nh v n

ể ố tài li uệ c n ph i ti n hành đăng ký. ố tài li uệ v sề ố ệ ạ Tóm l ượ ấ ượ ừ ự l ng cũng nh ch t l ng. Trên c s đó xây d ng k ho ch công tác cho t ng ệ ố ệ ư ệ th c hi n ch đ báo cáo th i k . Ngoài ra s li u đăng ký còn giúp cho ượ ấ ấ ặ hàng năm, hàng quý ho c đ t xu t, giúp các c p qu n lý n m đ c tình hình phát tri n ể th vi n ư ố tài li uệ đã có. 4.2. Yêu c u:ầ

ệ ệ ộ

ườ c th c hi n m t cách th ắ ệ ấ ượ ắ ố

ự ể ư ệ ẽ ế

ự c th c hi n có tính b t bu c trong t ụ ụ ư ư ữ ư ử ặ

ữ ư ệ ế ị ấ ụ ụ ể ồ ượ ị ả ượ ng xuyên và k p Công tác đăng ký tài li u ph i đ ấ ả ộ ờ ớ th i v i nh ng nguyên t c th ng nh t đ t c ườ ử ụ i s d ng các th vi n. N u không tài li u s không th đ a ra ph c v cho ng ễ ậ ỹ ho c n u đ a ra ph c v nh ng tài li u ch a đăng ký, ch a x lý k thu t thì d dàng b m t mà không th thu h i đ ệ c.

ắ ế ố

ổ ứ

ệ

T ch c – s p x p v n tài li u

ổ

ườ ữ ế ệ Nh ng kho n ghi trong s ĐKTQ ph i đ y đ rõ ràng và chính xác, không ứ i có trách nhi m ch ng c t y xóa, s a ch a. ả ầ ử ữ N u có s a ch a ph i đ ủ ả ượ c ng

ầ

ữ ượ ẩ đ nh n và ký tên ể ả ử ở ph n ph ghi. ả ổ ả ữ ư ụ ơ ể ệ ế ầ t.

ủ ệ

ụ ả ậ ẫ Bi u m u, s sách đ n gi n nh ng ph i th hi n rõ nh ng thông tin c n thi Trong khi đăng ký, ệ 4.3. Tác d ng c a vi c đăng ký tài li u ầ ệ

ư ệ ầ ư ệ ẽ ủ ằ ứ ổ

ả ổ ứ ủ ỗ ấ

ừ ổ ệ ệ

ệ ủ Đ m b o tính đ y đ và chính xác c a tài li u trong th vi n. thông qua vi c ộ ể ệ ủ vào s , xáo s đăng ký m i m t tài li u c a th vi n s có đ y đ b ng ch ng đ ả ụ ụ ằ tra c u, ngăn ng a t n th t nh m nâng cao hi u qu ph c v . ờ ả ả ạ ơ ở ể ư ệ ư ệ ế ạ

ự ế ạ ệ ạ ộ ể ị Thông qua vi c đăng ký tài li u có th k p th i ph n nh tình hình ho t đ ng ị ủ c a toàn th vi n, làm c s đ ho ch d nh k ho ch công tác th vi n nói chung và k ho ch xây d ng kho sách nói riêng.

ệ ệ ố ọ ữ Vi c đăng ký tài li u có th nêu lên nh ng th ng kê g n và chính xác làm c s ơ ở

ố ệ ệ ượ ư ệ ế ể đ báo cáo, t ng k t công tác th vi n. ủ

ự ạ ượ

ể ư ệ ụ ế ộ ệ ả ệ ặ ừ

ể ả ườ

ả ữ ừ ư ệ ượ ả ạ

ể ụ ụ

ế ệ ộ i s n công c ng.

ẹ ộ ươ ệ

ậ ợ ổ ầ Mu n phát huy đ c tác d ng c a vi c đăng ký tài li u trong th vi n c n ả ầ ệ ph i xây d ng, ki n toàn ch đ đăng ký, làm cho vi c đăng ký đ t đ c yêu c u ả ừ ỉ v a nghiêm ng t v a gi n ti n, b o đ m đ c tính chính xác và tính hoàn ch nh ầ ủ ủ ụ công tác đăng ký, tăng c ng an toàn cho tài s n đ phát huy đ y đ tác d ng c a ế ầ ự ụ ể kho sách th vi n v a có th tinh gi n nh ng h ng m c và trình t t không c n thi ả ỏ ả ộ ư ệ ượ i phóng ra kh i ph i có trong công tác đăng ký là cho cán b th vi n đ c gi ư ệ ượ ố ữ ườ ử ụ c t i s d ng th vi n đ nh ng công vi c s v hàng ngày đ ph c v cho ng t ỉ ể ệ ự ặ ố ớ ơ h n. Đ i v i m i t ng coi nh công tác đăng ký ho c th c hi n đăng ký ch đ ố ớ ả ả đăng ký, … là bi u hi n c a thái đ thi u trách nhi m đ i v i t ng pháp đăng ký tài li u. ừ ừ là đăng ký t ng lô, t ng đ t nh p tài li u ệ vào

ừ ộ ệ ự ụ ọ ư ưở t ể ệ ủ ạ 4.4. Các lo i đăng ký và ph ổ 4.4.1. Đăng ký t ng quát (ĐKTQ): th vi n có m t ch ng t

ứ ổ

ư ệ Qua s đăng ký t ng quát có th cung c p nh ng thông tin khái quát c a ư ổ kèm theo vào s . ể ố ượ ữ ố ượ ủ tài li uệ ự ừ ng riêng cho t ng lãnh v c, ấ ng chung, kh i l tài li uệ , kh i l

ổ

ủ ổ

ộ ư ệ ờ ắ ấ ắ ệ ệ ệ ậ

ộ ố ổ ố ượ ng nh kh i l ữ ừ t ng ngôn ng . ủ ụ 4.4.1.1. Tác d ng c a đăng ký t ng quát: ể ị Thông qua đăng ký t ng quát có th k p th i n m b t toàn b tình hình c a các ỏ ư ệ kho tài li u g m: Nh p tài li u vào th vi n, xu t tài li u kh i th vi n và tình hình ệ bi n đ ng c a kho tài li u, phân ph i tài li u cho các kho, …

ệ ệ ợ ồ ủ ổ ả ữ ữ ế Đăng ký t ng quát ti n l

ề ạ ệ ố ấ ượ ủ i cho vi c biên so n nh ng b ng th ng kê, tàng tr tài ng c a công xây

ệ ể ố ệ ổ ạ ả

ừ ậ ng pháp đăng ký t ng quát ghi l

ng chung c a t ng lô tài li u nh p vào th ứ ủ ừ ứ ừ ể ấ ng tài li u theo t ng môn lo i. Căn c vào ch ng t

ươ Căn c vào chúng t ệ ệ ỏ ấ ạ ấ ố

ổ ạ ố ượ i s l ừ ư ệ ữ ỗ

ẽ ổ ệ ấ ạ ế nh p xu t tài li u ph i đ ầ c l u l

ố ứ ổ ấ ệ li u, ki m tra nguyên nhân xáo s , t o đi u ki n nâng cao ch t l ả ự d ng v n tài li u và công tác b o qu n. 4.4.1.2. Ph ư ứ ệ ố ượ ạ vi n. S l xu t kho đ ghi ệ ệ ổ t ng tài li u xu t kh i th vi n. Tài li u xu t kho th ng kê theo môn lo i, theo ể ỗ ậ nguyên nhân, theo ngôn ng ,… Cu i m i quí, m i năm s t ng k t ph n nh p đ ắ ả ượ ư ạ ừ ậ n m th c tr ng kho tài li u. Các ch ng t i theo ứ ự ậ th t ệ ự ổ nh p xu t trong s đăng ký t ng quát.

ắ ế ố

ổ ứ

ệ

T ch c – s p x p v n tài li u

ư ệ ệ ậ ừ ứ ữ ổ , tài li u nh p vào th vi n. là nh ng ch ng t

ể ủ

ả ặ ậ ơ ừ ủ ơ ặ ặ ứ ư ứ ư ệ , th vi n

ứ ừ ệ ổ ả ph i l p biên b n đ làm ch ng t

ệ ề ệ ằ ả ạ ổ thì ph i quy đ i ra ti n Vi t Nam

ố ỷ theo t

ẩ ể ả ậ ế

ự ng đ đ nh giá cho xác th c

ơ ị 4.4.1.3. Đ n v đăng ký t ng quát ả ệ Tài li u mua ph i có hoá đ n, ấ ả ộ ư ế ể ệ ư Tài li u l u chi u ph i có phi u n p l u chi u c a các c quan xu t b n, ả ệ ượ ặ ợ ợ c a n i t ng, tài tr . Tài li u đ c t ng ho c tài tr ph i có ch ng t ệ ư ệ ừ ế N u có lô tài li u nh p vào th vi n ch a ho c không có ch ng t ể ả ậ cho vi c đăng ký t ng quát. L u ý:ư ạ ệ ỉ Tài li u ngo i văn ch có giá b ng ngo i t ị giá h i đoái văn hoá ph m phi m u d ch. i quy t theo 2 cách: ự ị ườ ệ ệ ư ệ ậ ư ệ ộ ồ ị ể ị ệ ể Tài li u không có giá có th gi ị Th vi n l p h i đ ng đ nh giá, d a vào giá th tr Th vi n quy đ nh giá trang in tài li u đ tính giá cho tài li u đó.

4.4.1.4. Cách ghi vào s ĐKTQ:

ổ

ấ ủ ổ  S ĐKTQ chung cho toàn th vi n: ậ Toàn b tài li u nh p xu t c a th vi n

ồ ổ ạ ự ư ệ (m u 1) ẫ ổ ầ ả ượ ư ệ ph i đ c ghi đ y vào S ĐKTQ chung ố i s phân ph i cho các kho, các ngu n b sung,

ệ ộ ư ệ cho toàn th vi n trong đó có ghi l ệ lo i hình tài li u, ngôn ng , … ổ ủ

ư ệ ằ ằ

ố ứ ự ế ụ ể ồ

ộ ộ ộ ế ệ ể ỗ ệ ề ặ ạ ầ ắ ầ i 1 l n b t đ u

ị

ạ ữ ồ N i dung s ĐKTQ c a toàn th vi n g m: ố ố Ả ậ ổ R p, tháng ghi b ng s La Mã C t 1. Ngày vào s : Ngày ghi b ng s ậ . N u ngu n tài li u nh p ít có th ghi liên t c. C t 2. S th t ậ N u tài li u nh p nhi u có th m i năm ho c vài năm quay l ư ệ ổ ượ ố ằ b ng s 1 (do th vi n qui đ nh) ọ

trong s ĐKTQ g i là s đăng ký t ng quát. S này đ ừ ệ ố ậ ổ c ghi vào hoá nh p lô tài li u. Đ tránh trùng nhau gi a s ĐKTQ và s ghi vào

ố ữ ố ậ ủ ứ ừ ể . S ĐKTQ ghi vào ch ng t

ố ượ ộ ộ ứ ượ c chia làm 2: c t ghi s l ừ kèm theo năm nh p c a ch ng t . ề ng nhan đ và c t ghi s ố

ả ượ l

ư ệ ầ ủ ượ ỗ ộ ề ộ ỏ ộ ồ ố ố ứ ự S th t ứ ơ đ n, ch ng t ừ ố ứ ch ng t ố ộ ổ ộ C t 3. T ng s . C t này đ ậ ệ ng b n tài li u nh p vào th vi n. ề ộ ả C t 4. Giá ti n. Ph i ghi đ y đ ồ ộ C t 5. Ngu n b sung: đ ổ

c chia ra nhi u c t nh , m i c t là m t ngu n b ụ

ổ ổ ặ sung (Mua, trao đ i, t ng, sao ch p, khác) ộ ệ ề ạ ộ ệ ạ ỏ

ả ạ ả ồ

lu n án, tranh, b n nh c, b n đ , khác) ữ ề ộ ỗ ộ ữ ủ ệ ỏ ộ C t 6. Lo i hình tài li u: Có nhi u c t nh phân rõ các lo i hình tài li u (Sách, ậ ệ C t 7. Ngôn ng tài li u: Có nhi u c t nh , m i c t là m t ngôn ng c a tài li u

ộ ủ ộ nh pậ ộ C t 8: Phân ph i các kho. M i c t là m t kho c a th vi n. Trong m i kho đ

ầ ầ ố ộ ỗ ộ ố ượ ư ệ ộ ề ậ ầ ỗ ố ượ ng nhan đ nh p, m t ph n ghi s l ượ c ả ng b n

ế

ư ệ N u th vi n có t ổ ổ ứ ẫ ả ị

ổ ố ậ chia ra 2 ph n, m t ph n ghi s l ệ ậ tài li u nh p vào kho.  S ĐKTQ c a t ng kho: ổ ủ ừ ch c các kho khác nhau thì các kho ừ ổ ổ ề này đ u ph i có s đăng ký t ng quát riêng theo m u qui đ nh. S ĐKTQ cho t ng kho có 3 ph n:ầ Ph n I.ầ T ng s sách báo nh p kho:

ắ ế ố

ổ ứ

ệ

T ch c – s p x p v n tài li u

ậ ệ ư ệ ẫ

ằ ằ

ổ ế ố ầ ố ố ứ ự ệ ề ậ

ỗ ỗ ộ Đăng ký tài li uệ nh pậ (m u 2) ố Ả ậ r p, tháng ghi b ng s La Mã. có th : N u s l n nh p tài li u trong năm nhi u thì s th t ậ s 1 m i năm. N u s l n nh p tài li u m i năm ít thì có th

ầ Ph n này nh p tài li u vào th vi n có 24 c t: ộ C t 1. Ngày tháng vào s : Ngày ghi b ng s ố ứ ự ộ C t 2. S th t ắ ầ ừ ố c ghi b t đ u t ụ ừ ế ố ầ ư ệ ệ ể ờ ị

ệ ợ

ư ệ ớ phù h p v i th vi n mình. S th t ứ ượ c ghi vào ch ng t ể ậ ị ể ể năm này sáng năm khác. Th vi n cũng có th quy đ nh th i gian cho ố ọ ổ ế ừ ượ ắ c s p x p theo đ ễ ể i và d ki m tra khi ố ứ ự trong s ĐKTQ g i là s ứ kèm theo và ch ng t ượ ư ạ c l u l ừ đ xác đ nh đã nh p, đ

ượ đ ghi liên t c t ố ứ ự vi c ghi s th t ố ổ s này đ t ng quát, ủ ừ ố ổ s t ng quát c a t ng năm c n.ầ

ặ ấ ơ ườ ộ C t 3. Ngu n cung c p: Ghi c quan phát hành, nhà sách ho c tên ng i/ c ơ

ặ ồ ợ quan t ng/ tài tr .

ố ừ ủ

ộ ố ố ố ợ ứ ứ : Căn c vào: ơ c ghi trên hoá đ n. c ghi trên phi u n p l u chi u c ghi trên ch ng t

ừ ứ ậ ả ế ứ thì ghi s biên b n và ngày l p biên b n.

ậ ổ

ộ ộ ệ ậ ả ể ộ ư ặ ừ ặ t ng ho c tài tr ố ả ng chung ợ ng h p tài li u nh p có c báo thì ghi c th ụ ể

ạ ố ổ C t 4. S và ngày c a ch ng t ượ S và ngày đ ượ S và ngày đ ượ S và ngày đ Sách nh p không ch ng t ố ượ ố C t 5. T ng s sách báo: Ghi s l ườ C t 6. Có bao nhiêu báo: Trong tr trong t ng s có bao nhiêu báo, t p chí.

ộ ộ ố ượ ộ

ầ ủ ả C t 7. Giá ti n: Ph i ghi đúng và đ y đ . C t 8 đ n c t 19. Phân lo i tài li u theo n i dung: ghi s l ạ ệ ứ ầ

ệ ố ượ ế ộ ả ằ ổ ề ế ạ ộ ộ ươ ộ lo i theo n i dung vào các c t t ố ộ tra xem t ng s c ng t c t 8 đ n c t 19 ph i b ng s l ng

ế ộ

ữ ổ ừ ộ lo i theo ngôn ng . T ng s c ng t ng

ệ ng tài li u đã phân ộ ể ng ng. Khi phân tài li u theo n i dung c n ki m ở ộ c t 5. ừ ả ằ ố c t 20 đ n c t 23 ph i b ng s l ạ ể ế ộ ị ừ ộ ư ệ ể ữ ạ C t 20 đ n 23. Phân lo i theo ngôn ng . Có th tùy theo t ng th vi n đ phân ố ộ ạ ở ộ ố ượ c t 5. ặ ể i các s ghi không rõ ho c ghi C t 24. Ph chú. Có th ghi các sai sót, xác đ nh l

ủ

ộ ố ư ụ chú s ĐKCB c a tài li u đó. ầ ỗ ứ ứ ấ ể

ệ ổ ố dòng th 2. Dòng th nh t dùng đ c.

ổ ấ ệ ắ ầ ừ L u ý: m i trang trong ph n nh p b t đ u t ướ trang tr ậ ậ ừ ghi mang sang t ng s tài li u nh p t ố Ph n II. T ng s sách báo xu t kho:

ụ ở

ấ ụ ụ ấ ầ

ư ệ ấ ề ả ượ c tr

ư ỏ ủ ụ ệ ừ ế ầ Ghi chép tài li uệ xu t kho. Trong quá trình ph c v , kho tài li u có th b hao h t b i nhi u lý do khác nhau: ậ ố c th ng kê và l p ưở ị ơ ng đ n v phê ộ ử ứ , m t g i

i t

ấ ỗ

ệ ể ị ữ ỗ ệ ờ i th i, m t mác,… Nh ng tài li u này c n ph i đ H h ng, l ả ượ ứ ấ ỏ xu t kho ph i đ th t c xu t kh i kho th vi n, ch ng t ệ ả ậ ấ duy t. N u tài li u xu t kho cho các th vi n khác ph i l p 02 ch ng t ộ ư ạ ạ ậ cho bên nh n, m t l u l ủ ổ ầ ắ ầ ừ ố ộ ừ ư ệ ẫ i th vi n (m u 3) ầ ạ ố ệ i s li u xu t. M i trang trong ph n II cũng ễ ỗ ộ ố ượ ỗ ng m i c t chuy n dòng th 2 và cu i m i trang cũng c ng s l ư ệ Trong ph n II c a s ĐKTQ ghi l c b t đ u t

ứ ấ ủ

ằ ổ ộ ố Ả ậ ằ ố ứ ượ đ sang dòng th nh t c a trang sau và ghi “mang sang”. C t 1. Ngày tháng vào s : Ngày ghi b ng s R p, tháng ghi b ng s La Mã,

ằ năm ghi b ng s

ố ộ ứ ự ố ụ ả ố Ả ậ R p. ả C t 2. S biên b n: Ghi theo th t s biên b n liên t c năm này sang năm khác.

ắ ế ố

ổ ứ

ệ

T ch c – s p x p v n tài li u

ẩ R p.

ằ ứ ố ượ ả ng trong ch ng t ố Ả ậ ừ ấ xu t.

ộ ộ ộ ộ ư ầ ố ượ ế ế ế ệ ấ ừ

C t 3. Ngày phê chu n biên b n: Ghi b ng s C t 4 đ n 6. Ghi theo s l ậ C t 7 đ n 23: Ghi nh ph n nh p C t 24 đ n 27. Ghi s l ầ ệ ế ng tài li u xu t kho theo t ng lý do. Cho bi ủ ạ t hi n tr ng c a

ờ ệ ừ

ỗ

ệ Ph n III. Tình hình kho tài li u hàng quý, hàng năm. ể kho tài li u theo t ng th i đi m. ả ơ ế ỗ ậ ầ M i quý, m i năm ph i s k t các ph n nh p, xu t; sau đó ghi vào ph n III. S ấ ẽ ấ ệ ậ ỉ ệ ầ ạ ầ ự trong

ầ ự ế ệ chênh l ch gi a ph n nh p và ph n xu t s ch rõ hi n tr ng tài li u th c t th vi n. (m u 4) ụ ữ ẫ ệ

ế ậ

ư ệ Ví d : Hi n còn đ n … Quý … Nh p Quý … xu t …ấ ệ Hi n còn đ n …

ế ệ t (ĐKCB):

ệ ấ ụ ể

4.4.2. Đăng ký cá bi Đăng ký cá bi ệ t v t ng ừ ế ề ừ c đăng ký t ng tài li u vào s tài li uệ trong thư ổ ệ

ổ ệ vi n. Tài li u sau khi đ đăng ký riêng. S này đ

ố t là cung c p thông tin c th , chi ti ượ ẽ ượ ổ c đăng ký t ng quát, s đ ổ ượ ọ c g i là s ĐKCB. ụ ượ ả ố

ượ ả ố ữ ấ ả ủ ệ c đ o s , nh y s c đăng ký b ng ngôn ng xu t b n c a tài li u.

ị ố

ể

ạ

ư ấ ố

 S ĐKCB: là s liên t c – không đ ố  Trong s ĐKCB đ ổ ằ ấ ơ Th ng nh t đ n v đăng ký. ố + Quy n (cu n) sách ị ơ + T p chí > 49 tr = 1 đ n v ; ậ + Báo Đóng t p hàng tháng (ch a th ng nh t). Có nhi u hình th c ĐKCB.

ứ ủ ề ổ ư ệ ộ ộ ẫ ị ộ qui đ nh m t m u đăng

ư ấ ẫ 4.4.2.1. S ĐKCB c a các th vi n thu c B Văn Hoá: ký th ng nh t nh sau: (m u 5)

ố ỗ ổ ị ơ ị ẩ ạ ậ

M i s ĐKCB có 2000 đ n v đăng ký. ố ớ Đ n v đăng ký là m t n ph m. Đ i v i báo và t p chí là t p báo chí đã đóng ư ệ ỗ

ỳ ị

ậ ơ

ứ ế ụ ố ể ơ ộ ấ ậ ủ ị thành t p (Tu theo quy đ nh c a m i th vi n) ỗ ơ ỉ ượ c đăng ký 1 dòng. M i đ n v đăng ký ch đ ỗ ị ỗ M i trang có 25 đ n v đăng ký, m i 5 dòng có 1 dòng đ m. M c đích là giúp ườ i đăng ký ki m tra xem ghi có đúng hay không vì c đ n con s ngay bên trên

ặ ố ậ ố ng dòng đ m ph i là s 5 ho c s 0.

ố ứ ự ủ ổ ắ ầ ừ ả ủ ổ ư ệ c a s , b t đ u t ế ngày… đ n

ế ố ừ ố

ổ Bìa c a s ĐKCB ghi tên th vi n. S th t ngày, tháng, năm. T s đăng ký … đ n s đăng ký. Cách ghi vào s ĐKCB:

ố Ả ậ R p.

ầ ộ ố ệ ệ t tài li u b ng s Đ u trang ghi năm đăng ký cá bi ố Ả ậ ằ ổ C t 1: Ngày vào s . Ngày ghi b ng s ằ ấ ằ R p, tháng ghi b ng s La Mã, d u

ấ

ụ phân cách là d u chéo (/). Ví d ngày 12 tháng 6 thì ghi 12/VI. ệ ủ ừ ầ ả ủ ph i ghi đ y đ ngày tháng. Khi

Khi b t đ u đăng ký tài li u c a m t ch ng t ạ ứ ầ ả ắ ầ ớ sang trang m i ph i ghi l ộ i ngày tháng trên đ u trang.

ắ ế ố

ổ ứ

ệ

T ch c – s p x p v n tài li u

ộ ậ ế ể ư ệ ố ứ ự ệ . có th đánh liên t c n u hàng năm th vi n nh p ít tài li u.

ạ ế C t 2. S th t ậ i. ể có th quay l

ố ớ ố ứ ự ư ệ ệ ượ c trong s ĐKCB và năm đăng ký đ ệ ố ứ ự ề Ký hi u kho tài li u k t h p v i s th t

ố ế ợ ệ ủ ấ t c a n ph m.

ộ ệ

ả ế ả ằ b ng ch in hoa. N u tác

ấ ấ gi ọ thì ghi h tên tác gi ả ầ ả tên ghi tác gi ế ữ đ u và ch m 3 ch m (…)

ộ ệ ả ở

ặ ấ ệ ế ữ ữ ầ ọ ướ ng Tây thì ghi h tr ư ể c nh ng ch đ u và 3 ch m, ho c ghi

ữ ầ

ị ụ ớ ề ề ươ ả ng b o

ả ế ữ ộ ậ ể ệ ể hi m xã h i, b o hi m y t ” có th ghi:

ị ớ ề ề ươ ng …

ộ ộ ậ ặ

ộ ồ ợ

ố ế ộ ộ ậ ể ố ủ ả ộ ố ộ ể ể ằ ế ể ố

ộ ụ N u th vi n nh p nhi u tài li u s th t ệ ẩ ọ g i là s đăng ký cá bi ả và tên tài li u: C t 3. Tên tác gi ệ ả Tác gi N u tài li u có 1 tác gi ả ệ ả thì ghi c 2. Tài li u có 2 3 tác gi ừ ệ ế tr lên thì c t này ghi tên tài li u. N u tài li u có t 4 tác gi ữ ệ ả ươ c, tên và ch đ m ghi sau. ph Tác gi ệ Tên tài li u: Ghi nguyên văn nh trên trang tên sách. ượ N u tên tài li u quá dài, có th ghi l ữ ố ấ ữ nh ng ch đ u + 3 ch m + nh ng ch cu i. ộ Ví d : Tên tài li u là “B lu t lao đ ng và quy đ nh m i v ti n l ể “B lu t lao đ ng và quy đ nh m i v ti n l ể ế ộ Ho c: “B lu t lao đ ng … b o hi m y t ” ệ ỏ ể ử ụ C t 4: ki m kê. G m m t s c t nh đ s d ng khi có đ t ki m kê kho tài li u. Ghi 2 s cu i c a năm ki m kê. N u không ti n hành ki m kê b ng s đăng ký cá bi

ồ ộ

ấ ả ươ ơ ị ấ ả đó. N i xu t b n

ở ơ ng mà c quan xu t b n đóng ấ ả trang bìa và trang tên sách g n tên nhà xu t b n. ộ ư ệ ơ ng đ ế ượ ơ ầ ệ ượ ấ c bên

ặ

ệ t thì không ghi vào các c t này. ấ ả C t 5: Xu t b n. G m: ấ ả N i xu t b n: là tên đ a ph ở ườ c ghi ấ ả N u n i xu t b n không tìm th y trong tài li u mà cán b th vi n tìm đ ngoài thì ghi trong ngo c vuông [ ] ấ ả ả ơ ố ơ

ữ ấ ơ ạ ấ ả ấ ả ệ ệ ế ế ừ ơ ọ 3 n i xu t b n tr lên thì ghi tên n i xu t b n quan tr ng và

ch m 3 ch m (…)

ấ ả ượ ợ ơ ị ng h p không tìm đ ể ữ c n i xu t b n thì ghi ch [KĐ] (Không đ a đi m

ữ ế ắ ữ ế ắ ấ ả ụ t thông d ng thì ghi ch vi ư t nh : t t t t

ố ồ

c …

ữ

ượ ệ ng đ

ầ ơ ố ằ ặ ủ ả c ghi đ y đ c 4 s b ng s

ể ấ ệ ấ

ượ ể c ghi

N u tài li u có hai n i xu t b n thì ghi c hai n i gi a d u g ch n i () ở N u tài li u có t ấ ấ ườ Tr ấ ả xu t b n) ộ ố ơ M t s n i xu t b n có ch vi H. : Hà N iộ TP. HCM. : Thành ph H Chí Minh ữ Ướ N.Y.: N u ầ ủ ơ Nh ng n i khác ghi đ y đ . ườ ấ ấ ả Năm xu t b n: Là năm n loát tài li u, th c trình bày g n n i nhà ố ả ượ ấ ả ở ầ xu t b n trang bìa ho c trang tên sách và ph i đ ế ụ Ả ậ ộ R p, ví d 2009, 2010 ... N u không tìm th y trong tài li u ta có th l y năm n p ở ố ườ ư cu i tài li u. l u chi u, th ấ ế ng đ ấ ả ộ ư ệ ệ ệ N u năm xu t b n không tìm th y trong tài li u mà cán b th vi n tìm đ ượ c

ặ

ợ ấ ả ng h p không tìm đ c năm xu t b n thì ghi [KN] (Không năm xu t b n).

ấ ả bên ngoài thì ghi năm xu t b n trong d u ngo c vuông [ ] ượ ề ử ụ ề ấ ấ ả ườ Tr ộ C t 6. Giá ti n: Ghi giá ti n đang s d ng

ắ ế ố

ổ ứ

ệ

T ch c – s p x p v n tài li u

ớ

ệ ệ ế ế ứ

ư ầ ậ ố ả ệ ệ ạ

ỉ ố ứ ự ớ ố ứ ự ổ N u tài li u m i phát hành: Ghi giá bìa ả ị ừ ệ N u tài li u cũ ph i đ nh giá (nh ph n l p biên b n tài li u không có ch ng t ) ả Tài li u ngo i văn ph i qui ra theo t giá h i đoái hi n hành. C t 7. S vào s t ng quát là s th t trong s ĐKTQ trùng v i s th t ghi

ứ

ổ ổ kèm theo. ạ ệ ạ ơ ộ ủ ộ

ố ộ ừ trên ch ng t ộ ộ ố ượ ệ ệ

ỏ ượ ỉ ỏ ả ệ ộ ấ ệ c phê duy t ạ c g ch c xu t ra kh i kho thì dòng này nên đ

ạ

ộ ậ ể ữ C t 8. Môn lo i là ký hi u phân lo i s b c a n i dung tài li u. ấ C t 9. Ngày và s biên b n xu t. C t này ch ghi khi có tài li u đ ượ ấ xu t ra kh i kho. Khi tài li u đ ự ằ b ng lo i m c khác màu. ộ

ụ ấ ho c lý do xu t kho,…

ữ ố ớ ắ ạ ể ố C t 10. Ph ghi. C t này có th ghi xác nh n nh ng sai sót trong lúc đăng ký ặ L u ý: Đ i v i nh ng tài li u gi ng nhau khi đăng ký có th không nh c l i mà có th ể

ạ

ố i gi ng nhau cũng có th không ghi

ướ ặ ấ ể ề ừ ộ ạ i mà có th ghi g ch ngang () ho c d u sao (*), … Tr c t giá ti n. nh c l

ả

ữ ẽ t theo ch in, rõ ràng, s ch s .

ạ ể ử ứ ố ổ ư ữ

ế ả ố ụ ố ệ

ố ậ ả ượ t trong s ĐKCB ph i đ ệ ả ư ệ ộ ố

ộ ề ố ớ ộ ạ ạ ỉ ị ệ ặ ấ ghi g ch ngang () ho c d u sao (*),… ộ ế Trong các c t n u dòng trên và dòng d ể ắ ạ ệ ề ậ Tài li u nhi u t p ph i ghi rõ s t p. ế ổ ữ ế Ch vi c vi ữ ữ Trong khi đăng ký, n u phát hi n nh ng sai sót mà không th s a ch a ngay ượ ậ ủ đ c nh trùng s , nh y s ,… thì ph i ghi vào cu i s có ch ký ch ng nh n c a ườ ng i có trách nhi m ph trách th vi n. ạ C t giá ti n cu i trang không c ng l i ệ Đ i v i c t môn lo i ch ghi ký hi u môn lo i chính theo quy đ nh trong phân

lo i. ạ

ả ệ ế ị ớ ầ

ạ ủ ả ủ ơ i kho tài li u. Khi đăng ký l

ệ ế ừ ệ ở ấ ừ ề ệ ệ

ề tài li u đ u tiên hi n đang còn trong kho tr ớ

ổ ả ẫ ổ ư ệ ầ ố ấ ể ố ữ ạ l ấ Vi c thay s ĐKCB m i c n ph i có quy t đ nh c a c quan qu n lý c p trên ế ạ ự i cũng ti n tr c ti p c a th vi n v vi c đăng ký l ố ệ hành t ĐKCB cũ và ghi s ĐKCB m i vào. Giá ti n ghi theo giá cũ, các c t ki m kê, ngày và biên b n xu t đ tr ng. Các s ĐKCB cũ v n ph i gi

ọ ổ ủ

ậ ả ư ệ ả ừ ữ ườ

ậ ố ệ đi, l y t ng tài li u xóa s ộ ể ứ i làm ch ng t ệ ấ ả ượ c gi S ĐKCB là tài li u r t quan tr ng c a th vi n nên ph i đ ự ủ ỗ ổ ố ả qu n lâu dài, c n th n. Cu i m i s ĐKCB ph i có ch ng th c c a ng ừ ố và c quan qu n lý th vi n ghi nh n s tài li u đã đ . ả gìn, b o ả i qu n lý ế ố s … đ n s … ứ ượ c đăng ký t

ỗ ỗ

ể ế ệ ậ t rõ tài li u nh p vào kho.

ể

ủ ổ c đi m c a s ĐKCB: ộ ượ ố ậ ả

ệ ụ ả ờ ấ ề ề ẩ ả ơ ư ệ ủ ổ Ư ể u đi m c a s ĐKCB: ệ ộ M i tài li u có m t dòng đăng ký rõ ràng; ệ ộ ố M i tài li u có m t s đăng ký riêng; ổ Nhìn vào s đăng ký và các trang đăng ký có th bi Nh ề ổ S ĐKCB tăng nhanh, b ph n nghi p v ph i qu n lý nhi u s ; ụ ộ ặ Đăng ký trùng nhi u đ ng tác l p nên m t th i gian. Ví d m t nhan đ có 30

ả ầ ộ ả ẽ b n s ph i đăng ký 30 l n;

ụ ế ể ạ

Phân lo i s b khi đăng ký và phân lo i chi ti ố t khi biên m c có th không ể ạ ơ ộ ế ấ ẫ ệ ố ộ ố th ng nh t d n đ n th ng kê n i dung v n tài li u có th không chính xác;

ắ ế ố

ổ ứ

ệ

T ch c – s p x p v n tài li u

ả ả ấ ẫ ể ế ệ ố Mô t khi đăng ký và mô t phích có th không th ng nh t d n đ n vi c tra

ệ ẽ ặ

ế tìm tài li u s g p khó khăn. ệ ằ 4.4.2.2. Đăng ký cá bi

ị ỗ ằ ề ượ t b ng phi u. ẩ ề ấ Đ n v đăng ký là nhan đ n ph m. M i nhan đ đ c ghi b ng m t s th t

ộ ố

ệ ng tài li u đ ệ ủ ề c a nhan đ + s th t ỗ ố ứ ự ủ ký hi u kho + s th t

ọ ỗ ệ ệ ượ t c a tài li u s là ụ ệ

ệ ề ệ ủ nhan đ A là 41, ký hi u cá bi

ố ứ ự ủ ề c a nhan đ và s l

ử ạ ậ ỹ

ệ ế ế ế ặ

ố ổ ủ ứ ố ng phân cho các kho s ả ẽ ượ s đ ẽ c m t phi u chính làm phi u ĐKCB. M t sau phi u này s ghi l ứ ừ , ch ng t ộ ố ứ ự ệ c phân ph i cho các kho. M i kho có m t ký hi u riêng. Ký ố ứ ự ủ ệ ẽ c a ố ả Ví d : tài li u A phân cho phòng đ c (ký hi u: Đ) 5 b n, s ệ t c a 5 tài li u trên là Đ411, Đ412, Đ413, ẽ ặ c ghi trên m t ạ ố ượ i s l ng tài ấ ừ xu t kho.

ữ ư ượ ể ng pháp này có nh ng u và nh c đi m sau:

ư ặ ạ ộ

ệ ư ệ ườ ử ụ ộ ặ ễ ư ệ ể ướ i th viên ho c m t th vi n ư ệ ệ ủ i s d ng th vi n d tìm tài li u c a trong các kho ho c th vi n

ơ ố ượ s l ệ hi u cá bi ệ tài li u trong m i kho. ứ ự th t ố ượ Đ414, Đ415. Sau khi có s th t ế ti n hành x lý k thu t tài li u. Khi đã phân lo i, mô t ộ ướ tr ượ ệ li u đ c phân ph i cho các kho; s t ng quát c a ch ng t ẫ (m u 9) ươ Ph Ư ể u đi m: ế N u dùng đ đăng ký tài li u trong m t m ng l ớ l n se giúp ng chi nhánh;

ả

ấ , phân lo i th ng nh t, th ng kê chính xác; ắ ố ậ ố c rút ng n và t p trung.

ả ờ ượ ả ế ế ấ ế ậ ợ ẽ ạ ả B o đ m mô t ệ ượ ử Th i gian x lý tài li u đ ể c đi m: Nh ứ ạ ằ Qu n lý b ng phi u r t ph c t p; ố ệ ắ N u kho tài li u s p x p theo s ĐKCB s không thu n l i.

ươ ng pháp đăng ký b ng máy tính:

ụ 4.4.2.3. Ph ệ ệ ả đ ng hoá đã ng d ng tin h c vào vi c qu n lý h

ệ ư ệ

ứ ậ ấ ả ữ ượ ư

ữ ệ ứ ệ ể ệ ề ớ

ợ ệ ệ ế ụ c biên m c và x p ữ c l u tr trong ớ ự ổ ợ ậ ợ i. V i s h tr ậ ợ ề i c r t nhi u thu n l

ư ệ ả ụ ụ ố ụ ụ ệ b sung, qu n lý, th ng kê, tra c u, ph c v , …

ằ ọ ư ệ ự ộ ề Hi n nay nhi u th vi n t ẽ ượ ỗ ố th ng thông tinth vi n. M i tài li u khi nh p vào kho s đ ệ giá vào các kho theo các ký hi u riêng. T t c nh ng d li u này đ CSDL, tích h p v i nhi u phân h đ vi c ph c v tra c u thu n l ượ ấ ạ ộ ủ c a công ngh thông tin, ho t đ ng th vi n hi n nay có đ ứ ừ ổ trong các khâu công tác t ạ 4.4.3. Đăng ký báo và t p chí ỳ ị ấ ượ ụ ậ ẩ Báo chí là n ph m đ nh k nên đ c nh p kho liên t c. Đăng ký báo chí có th ể

ư ệ ặ ạ ề Báo và t p chí khi th vi n đ t mua ph i đ ả ượ c

ổ ể chia làm các giai đo n:ạ 4.4.3.1. Đăng ký nhan đ báo chí: đăng ký vào s đ theo dõi.

ề ẫ

ằ ố Ả ậ ằ ố M u đăng ký nhan đ báo (m u 5) ổ C t 1. Ngày vào s Ngày ghi b ng s R p, tháng ghi b ng s La Mã, năm ghi

R p. ố ứ ự ụ ố : đánh s liên t c.

ặ ạ

ẫ ộ ằ b ng s ộ ộ ộ ộ ặ ạ ủ ầ ố ố Ả ậ C t 2. S th t C t 3. Tên báo ho c t p chí ơ ấ ả C t 4. Tên c quan xu t b n ắ ầ C t 5. Năm b t đ u là năm ra s báo đ u tiên c a báo ho c t p chí.

ắ ế ố

ổ ứ

ệ

T ch c – s p x p v n tài li u

ư ệ ộ ậ ả

ộ C t 6. Năm th vi n có ạ ộ C t 7. Ghi chú. C t này ghi chú các lo i báo chí đình b n, đ i tên, sát nh p các ạ ạ ạ

ạ ậ ớ ặ ư ệ ư ệ Báo và t p chí khi nh p vào th vi n

ậ ẫ ổ ớ lo i t p chí hay báo thành tên m i, ho c tách thành các lo i m i,… 4.4.3.2. Theo dõi báo chí nh p vào th vi n: ph i đ

ượ ế ỗ ộ ả ượ  Phi u theo dõi báo ngày, tu n: M i tên báo m t phi u, đ ầ ộ c dùng trong m t

ồ ả báo. G m:

ậ ơ

ẽ ượ c đăng ký ngay. (m u 6) ế ẫ năm. (m u 7) Có 2 ph n:ầ ầ Ph n I. Mô t Tên báo C quan biên t p. ắ ầ Năm b t đ u. ư ệ Năm th vi n có. ầ Ph n II. ộ ọ C t d c là 12 tháng trong năm ộ C t ngang là các ngày trong tháng ươ Ph ố ằ c ghi b ng s ,

ươ ứ ậ ng ng. ể ố ngày không phát hành đ tr ng ho c g ch chéo ô t

ỳ ế ườ ệ ng phát hành theo chu k khác nhau, vi c

ạ ầ ạ ẫ

ầ ả ạ t p chí

ơ ậ

ồ

ố ặ ệ ể ộ t và các s ố

ượ ậ c đóng thành t p:

ậ ậ ờ

ấ ị ị ể ế ị ệ ơ ng pháp theo dõi báo hàng ngày: Ngày có báo nh p s đ ặ ạ  Phi u theo dõi t p chí: T p chí th ạ ồ ẫ theo dõi t p chí theo m u (m u 8) g m 2 ph n: Ph n I. Mô t ạ Tên t p chí. C quan biên t p ắ ầ Năm b t đ u. ư ệ Năm th vi n có ISSN: ầ Ph n II. G m: ộ ọ C t d c. Các năm Dòng ngang: Các tháng trong năm và c t ghi chú đ ghi các s đ c bi ỉ ẫ ch d n. ậ báo chí nh p và s d ng ử ụ ậ 4.4.3.3. Đăng ký các t p báo chí đ ữ ộ m t th i gian nh t đ nh TV s đóng thành t p theo qui đ nh. Nh ng t p báo chí ượ đ ẽ c coi là đ n v đăng ký và có th ti n hành đăng ký cá bi t.

ệ ỹ 5. X lý k thu t tài li u:

ử ấ ả ậ ệ ư ệ ả ượ ử ậ ướ ậ T t c tài li u nh p kho th vi n ph i đ ỹ c x lý k thu t tr ư c khi đ a ra s ử

ụ ệ ệ ả ẩ ả ậ ằ ị ả X lý k thu t tài li u nh m m c đích là chu n b cho vi c qu n lý, b o qu n

d ng.ụ ử ỹ ụ ụ và ph c v .

ắ ế ố

ổ ứ

ệ

T ch c – s p x p v n tài li u

ả ủ ệ ậ ả ỹ

ậ ắ

ả ể ổ ứ ỹ c. Nh vi c x lý k thu t mà th vi n có th t ụ ụ ị ở ế ch c, s p x p trên giá k ầ ủ ử ệ ờ ệ ử ệ ả ệ K t qu c a vi c x lý k thu t tài li u là b o đ m tài li u tr thành tài s n ệ ư ệ ườ ờ i t, ph c v k p th i và nhanh chóng theo yêu c u c a ng

ế ướ Nhà n ừ theo t ng kho riêng bi ử ụ s d ng.

ử ấ ả ự ệ ậ ẩ ỹ

ạ ượ ế ạ

ả ượ T t c các công đo n x lý k thu t ph i đ ư ỏ ệ ủ ậ ộ c th c hi n m t cách c n th n, ệ c làm bi n d ng, h h ng hình dáng bên ngoài c a tài li u ở ệ ử ụ ủ ư ệ ườ ử ụ i s d ng th vi n.

ệ chính xác và không đ cũng nh không ngăn tr vi c s d ng tài li u c a ng 5.1. Ti p nh n tài li u:

ồ ậ ề

ư ế ệ ế ậ ậ ả ứ

ặ ả ữ ư ệ ừ t ph i có ch ng t ứ ả ệ ng tài li u và s

ộ ậ

ệ ế ệ ụ ả ể ự ế ơ ặ ố ượ ừ ho c biên b n xác nh n s l ụ ệ ớ tài li u so v i danh m c. N u phát hi n tài li u thi u ho c h

ứ ế ư ệ

ạ ầ ả ấ ả ế ả ậ ử ề ơ ệ ộ ả ẫ

ế ệ

ộ ệ ơ ệ ư ố ượ ư ụ ệ ng tài li u cho phù

ậ ầ ậ ớ

ệ ả ậ ệ ề ệ ả ự t cũng ph i l p biên b n nêu s chênh l ch v tên tài li u, s ố

ượ l

ề ữ ả ậ ứ ậ ư ệ Tài li u nh p vào th vi n theo nhi u ngu n khác nhau. Khi nh p vào th vi n ể ả ấ ho c biên b n kèm theo (hoá đ n, biên b n chuy n nh t thi ồ ậ giao, …). Ngoài nh ng ch ng t ư ệ ệ ề ti n, ph i kèm theo m t danh m c tài li u. Khi nh n tài li u viên ch c th vi n ặ ư ả ph i ki m tra th c t ỏ ữ ả ả ậ h ng thì ph i l p biên b n. (Biên b n l p thành 2 b n, m t b n th vi n gi , b n ứ ể th hai g i v n i cung c p tài li u đ yêu c u, khi u n i.). (m u 12) ệ N u nh p lô tài li u có hoá đ n, tài li u mà không có danh m c kèm theo: Th ố ề ụ ệ vi n c n l p m t danh m c tài li u và s ti n cũng nh s l ơ ợ h p v i hoá đ n kèm theo. ự ế N u có s khác bi ng và giá ti n. ố ớ Đ i v i nh ng tài li u nh n đ

c mà không có hoá đ n, ch ng t ả ượ ả ườ ừ ứ ể ậ ơ ừ ph i l p biên i nh n ph i ký tên và đóng , biên b n đã ki m tra, ng

ứ ừ ơ , hoá đ n

ậ

ệ ữ ả b n, trên nh ng ch ng t ư ệ ấ d u th vi n vào. ế ộ ế ệ Vì tài li u có liên quan đ n ch đ k toán, tài chánh nên các ch ng t ả ượ ư c l u gi ữ ả ử ứ ậ ế ữ ẩ c n th n. ỏ Ngay sau khi nh n tài li u, viên ch c th vi n ph i x lý s b

ư ệ ả

ệ ọ ệ ổ ư ỏ ướ ữ ủ ể ế ẩ ị

ữ ư ử ụ c khi đ a vào s d ng.

ư ệ ủ ữ ệ ệ ậ ỉ

ph i đ ơ ộ ử 5.2. S a ch a nh : ư ư ọ nh nh r c các trang dính; đóng, dán bìa b c ngoài, dán các b n đính chính vào tài ệ ử c ti p theo li u, s a ch a nh ng ch h h ng c a tài li u đ chu n b cho các b ướ tr 5.3. Đóng d u:ấ ấ ề ố ị ủ ủ ệ ộ

Ch đóng d u nh ng tài li u nh p vào th vi n. Ý nghĩa c a vi c làm này là xác ư ệ ề ư ệ ị đ nh ch quy n c a tài li u thu c v th vi n nào và c đ nh chúng vào th vi n đó.

ấ ệ ướ ả ủ c.

ầ ệ ở ữ

ể ư ệ ệ ư ệ

ộ

ế ố

ấ ả ấ ở ặ ữ ủ m t sau c a trang tên sách. D u th hai đ c đóng

ả ượ

ụ ả ở ướ ủ ố ị ấ c c a trang cu i cùng. trang tr

Ở ộ ố ư ệ ạ ượ c đóng ứ ấ ệ ặ ở ở Tài li u sau khi đóng d u tr thành tài s n c a Nhà n ẫ Tránh nh m l n tài li u gi a các th vi n. ộ ư ệ ộ Giúp cán b th vi n ki m tra tài li u thu c th vi n mình. ị ệ Xác đ nh tài li u thu c các kho. ữ ượ ở ấ ố ớ xu t b n. Đ i v i nh ng tài trang tên sách trên nh ng y u t c đóng D u đ ượ ứ ượ ấ ế ệ li u quí hi m d u đ c đóng ệ ế ủ ặ ở ộ ở ư ệ m t trang khác) theo qui đ nh c a th vi n. N u tài li u có các trang 17 (ho c ụ ả ờ ệ ủ ế c đóng d u. N u tài li u không đ 17 trang thì ph b n r i thì các ph b n ph i đ ể ứ ấ d u th hai đ m t s th vi n có th ủ ị 3 c nh c a tài li u. quy đ nh đóng d u th hai trang 21, 25, trang 45, ho c đóng

ắ ế ố

ổ ứ

ệ

T ch c – s p x p v n tài li u

ậ c đóng

ố ớ ạ ố ớ ấ ủ ờ ơ ụ ả

ủ r i, các ph b n ả ở ệ ọ ủ ườ ử ụ

ặ ấ ể i s d ng ể ố ấ ượ c đóng gi ng sách. Đ i v i t p chí đã đóng t p d u đ ở ấ ượ Đ i v i báo d u đ góc trên bên trái c a báo. D u có th đóng góc trái c a t Khi đóng d u tránh không làm c n tr vi c đ c c a ng ữ ậ D u th vi n th ng có hình vuông ho c hình ch nh t có th kèm theo ô đ ghi

ể ấ ư ệ ủ ườ ệ ẫ

ở ữ ư ệ ệ ượ t đ c ghi

ố s ĐKCB c a tài li u (m u 10) ố 5.4. Ghi s ĐKCB: ố S đăng ký cá bi ế ơ ố

ả ằ ấ nh ng n i có đóng d u th vi n, trên túi sách và ớ ở ữ ề trong song song v i gi a l trang tên sách và trang 17, s ĐKCB ghi ấ ặ

ệ ượ ệ ế ả Ký hi u x p giá đ c ghi lên nhãn sách và bên ph i trang

ế ượ ư ậ ị

ớ ố ượ ố ố c ghi vào

ủ ệ ế ẫ . (m u 10)

ố ớ ệ ệ ế

ệ ư ệ ẽ ị ủ ả

ạ ượ đã đ ạ ệ ạ ố ố c c u t o theo d ng phân s , s trên là ký hi u phân lo i, s

ượ ấ ạ ặ ả ệ ị ệ ho c tên tài li u đã mã hóa theo qui đ nh. ệ i là ký hi u tên tác gi

ệ

ấ

ọ

ả

: Hoàng

510



ẽ

ể

Tên Tài li u: Toán h c cao c p/ tác gi Xuân Sính ế ệ Ký hi u x p giá s có th là:

H407S

ố

ặ

ớ

ủ ố ị ặ

ả

ủ

ầ

ặ

ớ

Ho cặ  510: S phân lo i toán h c ọ ạ ầ ơ ọ ụ H 407: Hoàng: H là ph âm đ u c a h (đ n ệ oang ho c kép), Ghép v i 407: ký hi u c đ nh: ả ữ trong b ng ch cái tên tác gi ho c tên sách. ệ 

Ghép v i X là âm đ u c a tên ho c tên đ m H407S



ố

510

ụ

ủ ừ ầ

T406H

ệ ữ

ả

ả ữ ứ

ủ

ấ

ệ

Ho c ặ  510: S phân lo i toán h c ọ ạ ặ ầ T 406: Toán: T là ph âm đ u tiên (đ n ho c ớ ố đ u tiên tên tài li u. Ghép v i 406: s kép) c a t ặ ố ị oan trong b ng ch cái tên tác gi c đ nh ho c ầ tên sách. Sau đó l y âm đ u tiên c a ch th hai ụ ố ố ị ủ c a tên tài li u ghép sau s c đ nh: H (Các ph

ướ

ề

ế

t hoa)

âm tr ặ

c và sau đ u vi ế ệ

 T406H ả

Ở phi u sách. ả ố ự ố gáy sách. S ĐKCB ph i ghi b ng m c không phai ho c đóng d u nh y s . ế 5.5. Ghi ký hi u x p giá: tên sách chính. ệ Ký hi u x p giá đ c qui đ nh thành l p nh sau: ố ớ Đ i v i ĐKCB, thì ký hi u x p giá là s ĐKCB. S này trùng v i s đ ả góc trái c a phích mô t ạ ế Đ i v i kho tài li u x p theo phân lo i, thì ký hi u x p giá s là: Ký hi u phân lo i ố ệ c mã hóa theo qui đ nh c a Th vi n Qu c và ký hi u tên sách hay tên tác gi ố gia. Ký hi u này đ ướ d Ví d :ụ

ế ấ ặ ấ N u th vi n dùng d u ho c nhãn ký hi u x p giá thì ph i đóng d u ho c dán

ư ệ ị ị

ệ ệ ắ ế ế ệ ế ệ ượ c

nhãn vào v trí qui đ nh cho ký hi u x p giá. 5.6. Dán nhãn: Giúp cho vi c s p x p tài li u trong kho và tìm ki m tài li u đ ễ d dàng.

ắ ế ố

ổ ứ

ệ

T ch c – s p x p v n tài li u

ự ế ằ ả ượ ố ớ ỏ Nhãn sách ph i đ

ượ c vi ả ế ị

ể ướ ở góc d

i bìa sau tài li u cách gáy sách và c nh d ở ệ ở ừ ạ c dán 1,5cm tr

ườ ệ ợ t b ng m c không phai, rõ ràng. Đ i v i sách m ng, ạ c dán vào góc ph i bìa sau cách gáy sách và c nh trên 1,5cm. N u v trí đó ướ i gáy ng h p tài li u có bao ngoài thì ph i dán 2 nhãn, 1

ệ ặ ở

nhãn đ có thông tin, có th dán nhãn ệ 1,5cm. Đ i v i tài li u dày có gáy sách t i 1,5cm. Trong tr cách mép d ộ ở nhãn dán ố ớ ố ớ ướ bìa bao tài li u, m t nhãn dán ậ ượ lên thì nhãn đ ả ẫ bìa ho c gáy sách. (m u ) ố ủ ạ ạ Đ i v i báo, t p chí đã đóng thành t p, nhãn còn ghi năm và s c a báo, t p chí.

ể ạ

ườ ử ụ ế ọ ủ c đ c c a ng i s d ng và có Phi u sách dùng đ ghi l

ậ ế ơ ở ể ố ầ Trên gáy các t p báo chí có th ghi tên báo, t p chí. ượ 5.7. Làm phi u sách: th làm c s đ th ng kê khi c n thi

ể t, … ả ố ế ệ ệ , s đăng ký cá bi ề ậ t. Tài li u có nhi u t p

ẫ ế ể Phi u sách ghi tên tài li u, tên tác gi ả

ể ứ ượ ế c dán

ủ ể ế ệ ị

ổ

ụ ả ờ ố ượ ạ ng và lo i ph b n r i vào trang tên sách bên

ụ ả ờ Ghi s l ệ ệ ố ậ ph i ghi rõ s t p. (m u 10) ở ặ m t trong bìa 5.8. Dán túi sách: Túi sách đ ch a phi u sách. Túi này đ ế ướ ở ặ c. N u tài m t sau bìa tr sau c a tài li u. N u v trí đó có thông tin có th dán ể ả ệ li u không có bìa và không có ch dán túi sách thì ph i đóng thêm bìa đ dán túi sách. 5.9. Ghi các ph b n r i: ố s đăng ký cá bi t.

ố ể ệ 6. Ki m kê v n tài li u:

ố ố ả ị ả ư ệ

ể ư ỗ ơ ủ

ố ả ụ ể ị ệ ể t đ xác đ nh s t n t ể ả

ệ ố ệ ự ồ ạ ệ ể ữ ệ

ờ ạ ộ ạ i, cũng nh tình tr ng c a nó trong kho. ệ ắ ị ệ ạ ượ ệ c hi n tr ng v n Ki m kê v n tài li u giúp n m v ng đ ủ ệ ữ

ệ

ỉ ơ ệ ể ể

ố ể ẩ ể ệ ạ

ữ ả ệ

ụ ầ Ki m kê v n tài li u th vi n là ki m kê m i đ n v b o qu n theo s đăng ký cá bi ộ Ki m kê v n tài li u: là nhi m v , trách nhi m trong vi c qu n lý tài s n xã h i. ố tài li uệ ụ 6.1. M c đích: ố ộ qua m t th i gian ho t đ ng và qua đó xác đ nh nh ng bi n pháp c ng c và hoàn ố thi n v n tài li u. ệ ề ố ượ ầ ệ ng mà còn là bi n Ki m kê v n tài li u không ch đ n thu n là ki m tra v s l ể ư ệ , vì qua ki m kê có th phát hi n ra ạ ộ th vi n pháp đ đ y m nh các ho t đ ng ả ậ ỹ ử nh ng sai sót trong quá trình x lý k thu t, trong quá trình l u hành, trong b o ớ ệ ư ệ m i có th hoàn thi n các khâu công tác, nâng cao ể ơ ở th vi n qu n,… Trên c s đó ư ệ . ạ ộ ả ụ ụ th vi n hi u qu ph c v trong ho t đ ng ệ 6.2. Yêu c u, nhi m v :

ị ổ ệ ủ ứ ấ

ứ ộ ủ ạ ư ệ ủ ệ ng;

ng c a th vi n; ự ữ ạ ố ượ ụ ệ ề ỹ ậ

ế ể ặ ầ tài li uệ hư ố ng v n tài

 Xác đ nh m c đ chính xác c a di n b sung theo đúng tính ch t, ch c năng, ụ ố ượ ệ nhi m v , đ i t  N m đ ượ ắ c th c tr ng c a kho tài li u v môn lo i, s l  Phát hi n nh ng sai sót trong khâu k thu t, nghi p v ; nh ng ữ ệ ấ ượ ử ỏ h ng, m t mác c n thay th , tu s a ho c thanh lý đ nâng cao ch t l ệ li u th vi n;

ậ ự ố tài li u;ệ

ụ ụ ộ v n ả ả ạ ệ ố i h th ng m c l c, ph n nh đúng n i dung v n ố tài li u;ệ  n đ nh tr t t  Ch n ch nh l

ấ ư ệ Ổ ị ấ ỉ 6.3. Phân lo i: ạ ể ị ể ờ ỳ ị  Ki m kê đ nh k : Qui đ nh th i gian ki m kê

ắ ế ố

ổ ứ

ệ

T ch c – s p x p v n tài li u

ụ Ở Nga:

ể

ỏ ơ ể 10.000 – 50.000TL ki m kê 3 năm/l n ể

ể

ơ ấ ủ ướ c

ổ

Ví d : Kho tài li uệ nh h n 10.000 TL ki m kê 2 năm/l n ầ ừ ầ Kho tài li uệ t ớ Kho tài li uệ l n h n 50.000 TL ki m kê 5 năm/l n ầ  Ki m kê đ t xu t: ộ ị + Theo qui đ nh c a Nhà n ỏ + Thiên tai, h a ho n. ư ệ + Thay đ i viên ch c th vi n ứ ạ ứ ể

ể ể ổ ứ 6.4. Các hình th c ki m kê.  Ki m kê t ng b ph n ộ ậ ừ  Ki m kê đ ng b ộ ồ ể 6.5. T ch c ki m kê

ẩ ể ị ứ ơ

ậ ậ ệ ẫ ề ế ả ờ  Giai đo n chu n b : ị ạ ạ Thành l p Ban ki m kê: Đ i di n chính quy n + các đ n v ch c năng liên quan; ể ố tài li uệ trong th i gian ki m ể Thu th p các văn b n, bi u m u liên quan đ n v n

kê;

ộ ả ồ thu h i sách.

ể

ậ ẫ ả ể

ệ ế ổ ổ

ng pháp ki m kê.

6.6. Các ph ố ố ệ ụ

ậ ể ườ ổ ể ữ ki m kê, m i t

ườ

ẽ ế ượ ệ i s ĐKCB s bi ộ ể i. Khi ki m kê, m t ộ ổ i kia đánh d u vào s ĐKCB trong c t ế c tài li u nào còn thi u ế ắ t: Áp d ng cho nh ng kho s p x p theo s ĐKCB. ỗ ổ 2 ng ấ t đ

ặ ệ

ườ ệ ạ

ữ c áp d ng cho nh ng kho tài li u đ ị ầ ụ ả

ế ượ ổ ể ế ườ ầ ả ầ ẩ ọ ư i c m tài li u đ c các y u t ể mô t

ệ ộ ể

c n thi ế ố ệ ớ ổ ệ ắ ướ c ườ ồ i, t nh tên tài li u, tên tác ế ỗ i kia ghi vào phi u (m i tài li u m t phi u). ế ế t và đ i chi u v i s ĐKCB. K t ế ế ố ườ i theo s đăng ký cá bi

ế

ữ ệ ụ ụ ế ả ẽ ể

ữ ể ệ đ ng hoá, công vi c ki m kê s ẽ

ệ ệ

ẽ ử ả

ế ư ệ ứ ầ ể ả ữ ệ ố ế Thông báo cho đ c gi  Ti n hành ki m kê  T ng h p, phân tích, l p biên b n ki m kê. (m u 14) ợ  T ng k t, đánh giá, rút kinh nghi m. ế ươ ể  Theo s đăng ký cá bi ể Ban ki m kê có th thành l p các t ệ ườ ọ ố I đ c s ĐKCB trong tài li u, ng ng ạ ổ ể ghi năm ki m kê. Sau đó rà soát l ủ ạ ho c tình tr ng c a tài li u.  Theo phi u ki m tra: ể ế ượ ng đ c x p theo phân lo i. Tr Th ể khi ki m kê c n ph i chu n b phi u ki m kê. T ki m kê cũng g m 2 ng ệ ộ m t ng ệ ả ố t, … đ ng gi , s đăng ký cá bi ố ạ ế Sau đó s p x p chúng l ế qu s cho bi t nh ng tài li u nào thi u trong kho.  Ki m kê b ng m c l c x p giá: ằ  Theo mã v ch: Nh ng th vi n đã đ ượ ự ộ ư ệ ạ c t ơ ượ c ti n hành nhanh chóng và chính xác h n. đ ư ấ ả ạ ỉ ệ t c tài li u hi n có trong kho, đ a Viên ch c th vi n ch vi c quét mã v ch t ư ệ vào ph n ki m kê trong h th ng qu n lý th vi n. Máy tính s x lý và cho ra ệ ế k t qu nh ng tài li u thi u ngay sau đó.

ắ ế ố

ổ ứ

ệ

T ch c – s p x p v n tài li u

ả ượ ướ ố ể Vi c ki m kê c n ph i đ c thông báo tr ộ c và càng r ng rãi càng t t đ ng ườ i

ế ầ ể ệ ư ệ ử ụ s d ng th vi n bi t.

ả ả 7. B o qu n.

ệ ẹ ả ự ậ ạ

ệ ủ 7.1. Khái ni m:ệ Là bi n pháp đ đ m b o s toàn v n và hi n tr ng v t lý bình th

ọ ả ặ ự ư ỏ ặ

ệ ạ ộ ấ ử ữ ằ ị

ể ả ư ệ ằ ườ ng phù h p, b ng nh ng qui đ nh x lý, l u gi ử ụ ằ ệ ữ

ữ ạ ụ ữ ể ệ ế ặ ổ

ủ ệ ả ả ả ả

ệ ườ ng c a các tài li u có trong th vi n ậ ả ủ B o qu n là m i ho t đ ng nh m làm ch m ho c ngăn ch n s h h ng c a tài ư ữ ợ li u b ng cách cung c p môi tr ề ử ệ tài li u, nh ng chính sách s d ng tài li u đúng cách, nh ng chính sách v s a ệ ư ỏ ch a tu b , ph c ch … các tài li u h h ng, ho c chuy n d ng tài li u. ấ ả 7.2. Ý nghĩa: B o qu n tài li u là b o qu n kho tàng văn hóa và tài s n c a đ t c.ướ n

ố ớ ệ ấ ọ ộ ộ Công tác b o qu n tài li u mang m t ý nghĩa r t quan tr ng đ i v i xã h i nói

ả ạ ộ ả chung và ho t đ ng th vi n nói riêng.

ọ ả ự ấ ữ Do s m t thăng b ng gi a khai thác, s d ng và b o qu n ả  M i khâu trong

ử ụ ả ư ệ ề ả

ư ệ ằ công tác th vi n đ u ph i bao hàm b o qu n. ả ả ườ ả  Công tác b o qu n góp ph n vào vi c tăng c ng ngu n l c thông tin và kh

ứ ủ

ầ ị ấ ệ ư ệ ả ư ỏ ỏ ả ụ ụ ủ ng ph c v c a ườ ọ ở i đ c

ư ệ ế ả ả

t ki m ngân sách dành cho th vi n ượ ệ ệ ữ ệ ả ả ồ ự ầ ấ ượ năng đáp ng yêu c u thông tin c a các th vi n, nâng cao ch t l ầ ệ tài li u, không b m t mát, h h ng, có kh năng th a mãn nhu c u cho ng ứ ộ m c đ cao.  Công tác b o qu n góp ph n ti ầ  B o qu n làm tăng giá tr v n tài li u, gi ị ố gìn đ c tài li u qua các th i k ờ ỳ

ử ị l ch s .

ộ ệ

ổ ấ ấ c xã h i quan tâm ọ ủ

ng trình “Ký c Th gi

ượ

ế ứ ố ế v n qu c t ả ướ ọ ượ ể ng trình tr ng đi m c a mình. ươ ả ư ấ ộ ồ ệ c hãy b o v di s n ch vi ớ i” ngày ữ ế t

ườ ớ ộ i”

ư ỏ ủ ệ  Tăng tu i th c a tài li u ệ ọ ủ ả ề ả Hi n nay v n đ b o qu n đang đ ề ả ươ ả IFLA coi v n đ b o qu n là ch ả ớ ấ i b o qu n. Ch UNESCO cũng r t quan tâm t ỳ ọ c thông qua trong k h p H i đ ng t (Memory World) đã đ ả ủ 16/9/1993. V i n i dung: “Kêu g i chính ph các n ủ c a loài ng 7.3. Nguyên nhân h h ng c a tài li u:

ự  T phân h y (Lão hóa) ủ

ắ ế ố

ổ ứ

ệ

T ch c – s p x p v n tài li u

ừ ả c làm t

ừ ấ ể ượ ấ

ượ ng dùng axit đ làm tr ng gi y. Trong gi y có hàm l ướ ấ ươ ộ ẩ ủ ấ ộ ố ấ ạ gi y gi y t o nên t ắ i tác đ ng c a không khí và đ m t ấ cellulo, trong quá trình s n xu t ấ ng axit nh t ị ng đ i làm gi y b phân

Sách, báo đ ườ ườ i tra th ng ở ậ ị đ nh, b i v y d h y.ủ

ự ẽ ị ờ

ờ ử ụ ấ ớ ẽ ị ả ữ ư

ừ ự ừ sau hóa ch t, v i th i gian m c, màu s b phai. Băng t M c, màu cũng làm t ữ ẽ ậ ừ ộ m t th i gian s d ng t s tính s b gi m sút vì v y nh ng thông tin l u tr không còn nguyên v n.ẹ ộ ườ ủ

ng. ớ ệ ấ ắ ạ ố ị  Tác đ ng c a môi tr Ánh sáng gây tác h i khá l n cho tài li u, làm gi y b giòn, ự vàng, màu s c, m c

ạ

ố ệ ế

ặ ề ươ ệ ạ ễ ị ấ ạ ộ

ậ ế ạ ấ ị b phai nh t. ị ấ ộ ẩ ộ ẩ Đ m gây tác h i cho tài li u, n u đ m t ng đ i cao làm cho gi y b th m ề c, m m rã d b nát, m c khác t o đi u ki n cho n m m c ho t đ ng, phát ấ

ấ ồ ễ ệ ư ỏ ễ

ệ ế ạ ớ ị ễ t n u không khí b ô nhi m thì tác h i càng l n

ụ ể ắ

ể ề ệ ạ ọ

ẫ ỳ ậ ư ễ ộ ố ướ n ể tri n, n u khí h u khô hanh làm cho gi y m t tính đàn h i d rách. Không khí: do có oxy d gây ra oxy hóa làm h h ng tài li u ặ Đ c bi ấ Trong không khí có th có b i hóa ch t và b i d ng r n có th tác h i c v ề ơ ọ ươ ph ụ b i photpho, l u hu nh d tác đ ng v i h i n c t o thành axit ăn mòn gi y.

ạ ả ề ụ ạ ọ ế ế ng di n v t lý l n hóa h c. V c h c gây bi n d ng sách. V hóa h c n u có ấ ớ ơ ướ ạ ứ ầ ủ ườ ư  Sinh v t: Sách báo là món ăn tinh th n c a loài ng i, nh ng là th c ăn ngon

ề ậ

ậ cho nhi u loài sinh v t. ọ ố

ổ ạ ấ ọ ả ụ t, đ ng đ t, cháy n …

ổ ộ

ạ ứ

ế ộ ư ệ s d ng th vi n

ả ử ụ ố ủ ủ ế ầ ộ ộ

ế ớ ứ ứ ủ ề ế ộ M i m t, chu t, gián. sâu b … ỏ ộ Thiên tai h a ho n: B o l  Con ng i:ườ ả ộ Đ c gi : ề ử ụ S d ng nhi u ế ử ụ S d ng thi u văn hóa ắ Phá ho i: c t xén, đ i ru t… ư ệ Viên ch c th vi n: ệ ệ Thi u trách nhi m: không v sinh, không theo dõi đ c gi ố ẻ K thù c a văn minh ti n b xã h i: T n Th y Hoàng – đ t sách, chôn s ng iườ Phát xit: Trong chi n tranh th gi i th II Phát xít Đ c đã phá h y nhi u TV

ệ 7.4. Bi n Pháp:

ạ ế ủ ng: Xây d ng tr s , trang thi ế ị t b

ự ư ọ ụ ở ụ

ử ế ị ố ả ể ạ t b có kh năng gây cháy, dùng kính màu đ h n ch ế

O C +50 75% đ i v i gi y ấ

ệ ộ ố ố ớ ả t đ và đ m t 2026

ả ộ ẩ ớ ườ ộ H n ch tác đ ng c a môi tr ơ Xây d ng n i khô ráo, kh trùng, m i m c, xa tr c giao thông. ữ ế ạ H n ch nh ng trang thi ự tia c c tím… Không khí đ m b o thông thoáng, trong lành. ợ ừ ươ ng đ i thích h p t Nhi 16OC + 40 45% v i băng t ừ

ắ ế ố

ổ ứ

ệ

T ch c – s p x p v n tài li u

ệ ủ ế ử ấ ấ ậ ố Di t kh côn trùng, sinh v t ch y u dùng hóa ch t: ch ng n m dùng Formalen

ọ ố 3%’ Antinol ch ng sâu b …

ụ ọ

c giáo d c đ c sách có văn hóa ệ ả ượ ư ệ ế ầ ả

i:ườ Con ng ả ộ ph i đ Đ c gi ứ Viên ch c th vi n ph i có tinh th n trách nhi m, quan tâm đ n kho sách, theo ả dõi đ c giộ

ng án.

ố ế ạ ậ ố ớ ị ư ỏ ụ ệ

ể ệ ế ệ ạ ươ Phòng ch ng tai ho l p ph ữ ệ Ph c ch tài li u: Đ i v i nh ng tài li u b h h ng, ộ ả ố ớ Chuy n d ng tài li u: Đ i v i tài li u quí hi m, đ c b n.

ắ ế ố

ổ ứ

ệ

T ch c – s p x p v n tài li u

M u 1ẫ

Ụ Ụ PH L C

Ẫ Ổ

Ư Ệ

Ổ

Ủ

M U S ĐĂNG KÝ T NG QUÁT C A TOÀN TH VI N

ẩ

ấ

ố

Ngu nồ

ậ T ng kho ổ

Ph. đ cọ

Kh. Th. nhi

T ngổ số

a u M

h c á S

c á h K

g n ặ T

h n a r T

u h t

Lo i hình n ph m ồ đ n ả B

g n u c n ồ u g N

ổ đ o a r T

Ph chúụ

p ụ h c o a S

ạ n ă v n ậ u L

c ạ h n n ả B

ỹ k L T

Ngày vào sổ

S T T

Giá ti nề

p ấ c

n ả b ố S

ề đ n a h N

Phân ph i kho Kh. m nượ ề đ n a h N

ề đ n a h N

ắ ế ố

ổ ứ

ệ

T ch c – s p x p v n tài li u

M u 2ẫ

Ẫ Ổ

Ừ

Ổ M U S ĐĂNG KÝ T NG QUÁT T NG KHO

Ổ

Ố

Ầ

Ậ

PH N I. T NG S SÁCH, BÁO NH P KHO

ậ

ạ Sách báo và t p chí nh p kho

Ổ

Ố

ạ

T NG S

b/ Ngôn ngữ

Báo chí

Giá ti nề

Khoa h c vàọ toán h cọ

Ngôn ngữ

Y h cọ

T ngổ lo iạ

Anh

Nga Vi

tệ

Ngày Vào sổ

Ph ụ chú

Phân lo i sách, báo chí theo: a/ N i dung Chính tr ,ị xã h iộ

Kỹ thuậ t

Nghiên c uứ văn h cọ

Đ aị lý, l chị sử

Sách Văn h cọ

Sách thi uế nhi

Phá p

Ngu nồ cung c pấ

S T T

T ngổ số sách, báo

ộ Kỹ thu tậ nông nghiệ p

Nghệ thu tậ và thể thao

S vàố ngày tháng ch nứ g từ kèm theo 4

ắ ế ố

ổ ứ

ệ

T ch c – s p x p v n tài li u

M u 3ẫ

Ố

Ổ

Ấ

Ầ

PH N II. T NG S SÁCH, BÁO XU T KHO

ấ

ạ Sách báo và t p chí xu t kho

Ố

ạ

b/ Ngôn ngữ

Giá ti nề

Ngày vào sổ

S T T

Báo chí

Ngôn ngữ

Y h cọ

Anh

Pháp Nga

khác

Ổ T NG S T nổ g số sách, báo

Phân lo i sách, báo chí theo: a/ N i dung Chính tr ,ị xã h iộ

Nghiên c uứ văn h cọ

Kỹ thuậ t

Đ aị lý, l chị sử

T nổ g lo iạ

Sách Văn h cọ

Sách thi uế nhi

ộ Nghệ thu tậ và thể thao

Kỹ thu tậ nông nghiệ p

Khoa h cọ và toán h cọ

S ,ố ngày phê chu nẩ biên b nả xu tấ cung c pấ 3

Lý do xu tấ

Ph chúụ

Hư hao

L cạ h u,ậ cũ

Lý do khác

Sách ch a vư ề Đ c ộ T ng ổ g a ỉ số đ nề 25

ắ ế ố

ổ ứ

ệ

T ch c – s p x p v n tài li u

M u 4ẫ

Ầ

PH N III. TÌNH HÌNH KHO SÁCH, BÁO HÀNG QUÍ, HÀNG NĂM

ệ

ạ

Tình tr ng kho tài lu u

ố

ạ

b/ Ngôn ngữ

Ph ghiụ

Báo chí

Giá ti nề

Ngôn ngữ

Y h cọ

T ngổ lo iạ

Anh

Nga Hoa

T ng sổ T nổ g số sách, báo

Phân lo i sách, báo chí theo: a/ N i dung Chính tr ,ị xã h iộ

ộ Nghệ thu tậ và thể thao

Kỹ thuậ t

Nghiên c uứ văn h cọ

Đ aị lý, l chị sử

Sách Văn h cọ

Sách thi uế nhi

Phá p

Khoa h cọ và toán h cọ 7

Kỹ thu tậ nông nghiệ p 10

ệ

1 ế Hi n còn đ n……….

ậ

Quí …….nh p…….

ấ

Quí …….Xu t.…….

ệ

ế Hi n còn đ n……….

ậ

Quí …….nh p…….

ấ

Quí …….Xu t.…….

ắ ế ố

ổ ứ

ệ

T ch c – s p x p v n tài li u

M u 5ẫ

Ẫ Ổ

Ệ

M U S ĐĂNG KÝ CÁ BI T

ố

Tác gi

ả

Ki m kê

ấ ả Xu t b n

Giá ti nề

Ngày và s biên

Ph ghiụ

ể 20….

20….

N iơ

Năm

ả

và tên sách

Môn lo iạ

ấ b n xu t

Năm ……… Số thứ tự

Ngày vào sổ

Số vào sổ t ngổ quát

0001 0002 0003 0004 0005

0006 0007 0008 0009 0010

0011 0012 0013 0014 0015

0016 0017 0018 0019 0020

0021 0022

ắ ế ố

ổ ứ

ệ

T ch c – s p x p v n tài li u

M u 6ẫ

Ẫ

Ạ

M U ĐĂNG KÝ BÁO, T P CHÍ

ố ứ ự

ạ

ấ ả

ắ ầ

S th t

Tên báo, t p chí

C quan xu t b n

Năm b t đ u

Ghi chú

Ngày vào sổ

ư ệ Năm th vi n có

ắ ế ố

ổ ứ

ệ

T ch c – s p x p v n tài li u

M u 7ẫ

Ế

PHI U ĐĂNG KÝ BÁO

ệ

ữ

ỉ

ị ố ả

Tên báo: ………………………………………………… Ký hi u: ……………………… ướ Đ a ch : ………………………………………………… N c:………………………. …. Ngôn ng :………………………. ạ S b n:…………………………………………………… Lo i:……………………………

Ụ PH GHI

Ngày Tháng

Tháng 1

Tháng 2

Tháng 3

Tháng 4

Tháng 5

Tháng 6

Tháng 7

Tháng 8

Tháng 9

Tháng 10

Tháng 11

Tháng 12

ắ ế ố

ổ ứ

ệ

T ch c – s p x p v n tài li u

M u 8ẫ

Ạ

Ế

PHI U ĐĂNG KÝ T P CHÍ

ệ

ổ

ữ

ạ ị ỉ ỳ ạ

ướ ạ

Tên t p chí: …………………………………………. Ký hi u: …………………………………. Kh :…………………………... Đ a ch : ………………………………………………N c:…………………………………….. Ngôn ng :…………………….. K h n:……………………………………………… Lo i:…………………………………

Tháng

Tháng 1

Tháng 2

Tháng 3

Tháng 4

Tháng 5

Tháng 6

Tháng 7

Tháng 8

Tháng 9

Tháng 10 Tháng 11 Tháng 12

Năm

ắ ế ố

ổ ứ

ệ

T ch c – s p x p v n tài li u

M u 9ẫ

Ằ

Ế

Ệ ĐĂNG KÝ CÁ BI T B NG PHI U

Kho

ố ổ

ả

ấ ố S t ng quátS biên b n xu t

ả

Mô t

chính

ặ ướ

ặ

M t tr

M t sau

ắ ế ố

ổ ứ

ệ

T ch c – s p x p v n tài li u

ẫ M u 10

Ế

PHI U SÁCH

Ế

PHI U SÁCH

ẫ M u 11

ả :………………………………… ề

ố S ĐKCB: ………… Tác gi Nhan đ : ………………………………..

Ế

Ệ

KÝ HI U X P GIÁ

ố ẻ

S th TV

Ngày m nượ

Ngày Trả

KM

KM0113

0113

Tên Th vin ưệ

ắ ế ố

ổ ứ

ệ

T ch c – s p x p v n tài li u

ẫ M u 12

Ộ

Ệ

Ủ

C NG HÒA XÃ H I CH NGHĨA VI T NAM

ộ ậ

ạ

Ư Ệ TH VI N …………….



Ộ ự Đ c l p – T do – H nh phúc 

Ngày …….. tháng …….. năm ……….

Biên b n s : ………………….

ọ

ả ố ứ ụ

Chúng tôi (h , tên, ch c v ): ……………………………..

……………………………..

ậ

ứ

ữ ấ

ạ

ặ

ẩ

ậ ả

ư ệ ồ

ể

ả

ặ ờ ờ ề

ồ

ữ

ằ

ặ ơ

ườ

ậ

ồ

ả L p biên b n này ch ng nh n đã nh p vào kho th vi n nh ng n ph m (ho c báo, t p chí ậ đóng t p ho c t r i) trong b n ki m kê kèm theo, g m ………………. b n. Tính thành ti n là: ……….. … đ ng (Ghi b ng ch )………..………………………………………………… ………………………… Ngu n nh n:…………………………..……………(tên ng

i ho c c quan)

ườ

ậ

i giao

i nh n

Ng Ký tên

ườ Ký tên

ệ

ả

ố ượ

STT

Tê tài li u và tên tác gi

S l

Đ n giá

Thành ti nề

Ghi chú

ệ

ả

Duy t biên b n (Ký tên, đóng d u)ấ

ẫ M u 13

ắ ế ố

ổ ứ

ệ

T ch c – s p x p v n tài li u

Ộ

Ủ

Ệ

Ư Ệ TH VI N

…………….

ộ ậ

ạ

C NG HÒA XÃ H I CH NGHĨA VI T NAM Đ c l p – T do – H nh phú



Ộ ự 

Ngày …….. tháng …….. năm ……….

ả ố

Biên b n s : …………………. ứ ụ ồ

ọ

Chúng tôi (h , tên, ch c v ) g m: …………………………….. …………………………….. ấ

ậ

ứ

ữ

ạ

ặ

ấ

ư ệ ồ

ẩ ả

ể

ả

ằ

ả L p biên b n này ch ng nh n đã xu t kho th vi n nh ng n ph m (ho c báo, t p chí ặ ờ ờ ậ r i) trong b n ki m kê kèm theo, g m …………….. b n đóng t p ho c t ề ồ Tính thành ti n là ………………………… đ ng ữ (Ghi b ng ch )………..……………………………………………………………….……… Lý do:…………………………..…………………………………………………

ả

ồ

ờ

Kèm theo biên b n g m ……….... t

ườ ậ

ả

i l p biên b n Ký tên

ệ

ả

ố ượ

STT

Tên tài li u và tên tác gi

S l

Đ n giá

Thành ti nề

Ghi chú

ệ

ả

Duy t biên b n (Ký tên, đóng d u)ấ

ẫ M u 14

ƯỜ

Ộ

Ủ

Ệ

NG …………………

C NG HÒA XÃ H I CH NGHĨA VI T NAM

ắ ế ố

ổ ứ

ệ

T ch c – s p x p v n tài li u

ộ ậ

ạ

Ư Ệ TH VI N 

ự Đ c l p – T do – H nh phúc 

Ư Ệ

Ả

Ệ

Ể

BIÊN B N KI M KÊ KHO TÀI LI U TH VI N 

Biên b n s : …………………..

ể

ả ố ủ

ư ệ Ki m kê kho ………….. c a th vi n

Ngày ……tháng …….năm …….

ồ

ứ ụ

ệ ơ

ậ

ả

ề ư ệ ừ

ấ ủ

ể

ngày ……tháng …. năm……

ể

ng pháp ki m kê:………………. ượ

ươ ệ

ọ Chúng tôi g m: (h , tên, ch c v )…… ụ ư ệ 1………………………………. . Ph trách th vi n ạ 2. ………………………………. Đ i di n c quan 3. ………………………… ……. ữ ậ L p biên b n này xác nh n nh ng v n đ sau: Chúng tôi đã ki m kê kho ……… c a th vi n t ế đ n ngày ……tháng …. năm……. ằ B ng ph Các tài li u sau đây đã đ

ể c ki m kê:

ệ

ổ

ạ

ệ

ố ứ ự ủ ố

c a s đăng ký cá bi

t, ghi s

ố

ừ

t sách và các phích đăng ký t p chí (ghi rõ s th t ố

ể

năm …….

ướ

ố ầ ị ạ

ướ ừ c, t ỏ ổ

ữ ầ

ể

ờ

ầ c và l n này

ế

ậ

giao nh n TL cho các TV chi hánh (n u có)

ượ

ả

Ậ

Ế

a. S đăng ký cá bi ầ ổ đăng ký đ u tiên và s ĐKCB cu i cùng trong t ng s ) ả b. Biên b n ki m kê kho TV các l n tr ả c. Biên b n, danh sách các TL b lo i kh i s ĐKCB trong th i gian gi a l n ki m kê tr ả ả ố (ghi rõ c s biên b n) ừ ứ ệ d. Các tài i u, ch ng t ừ ộ đ. Các TL chúng t đ c gi Ả Ể ổ

K T QU KI M TRA CÁC TÀI LI U XÁC NH N: ố ượ

ượ

ả

c đăng ký là ……. b n

ạ ừ

ượ

ả

c đăng ký là …….. b n

ả

Ế

Ệ

K T QU KI M KÊ TH C T KHO TÀI LI U:

còn m n. Ệ ng sách báo đ 1. Theo s ĐKCB, s l ả 2. Trong đó theo các biên b n lo i tr , các sách, báo đã đ ượ c đăng ký là ………. b n 3. T ng s sách báo đã đ Ự Ế ượ

ệ

c đăng ký hi n có trên giá k là ………… b n

ố ổ Ả Ể ổ ố ố

ả ư ệ ư

ệ

ể

ế

ặ

ộ

ượ

ả

ộ

đang m n là……….. b n

ố ố

ữ

ệ

ả

1. T ng s sách báo đã đ 2. S sách báo đã đăng ký hi n chuy n cho các chi nhánh ho c th vi n l u đ ng (n u có) là: ………… b nả ệ 3. S sách báo đã đăng ký hi n đ c gi ữ 4. S sách hi n đang s a ch a, đóng bìa là ………….. b n

ư ậ ổ

ượ

ế

ể

ố

c ki m kê tính đ n ngày….. tháng…… năm ……

ữ

ả

Nh v y t ng s sách báo đã đăng ký đ ằ là …………. b n (b ng ch )……………………………………………………………….

ế

ả

ằ