Word 2007-2003: Cách
sử dụng công cụ
Word 2007-Cách sử dụng công cụ
MS Word có đầy đủ các công cụ để giúp bạn làm việc nhanh hơn, nhưng có
thể bạn lại chưa biết đến sự tồn tại của chúng. Với một văn bản bạn có thể
sắp xếp, chỉnh sửa, hoặc kết hợp với môt số ứng dụng khác để tạo nên một
văn bản hoàn chỉnh và hấp dẫn người đọc.
1. Co ngắn văn bản vào một trang giấy
Một tài liệu với trang cuối có thừa quá nhiều giấy trắng sẽ là một sự lãng phí
và đôi khi còn không đẹp trong trình bày. Các bức thư và tài liệu của bạn
trông sẽ đẹp hơn nếu nó lấp đầy gọn ghẽ trên các trang giấy. Nếu bạn xem
văn bản ở chế độ Print Preview và phát hiện ra một đoạn văn bản ngắn bị
tràn sang trang mới, hãy kích vào Shrink to Fit (Word 2003) hoặc Shrink
One Page (Word 2007). Word sẽ thu nhỏ font trong văn bản và trang giấy
lúc này sẽ rất gọn gẽ. Bạn không thích kết quả? Chỉ việc nhấn Ctrl + Z để
Undo lại hành động vừa làm.
2. Tính toán trong bảng
Chắc chắn rằng bạn có thể nhúng bảng tính Excel vào trong tài liệu Word,
nhưng nếu chỉ cần một vài tính toán đơn giản, bạn có thể sử dụng chính
những kỹ năng tính toán có sẵn của Word. Chọn một ô ở dưới cùng của cột
cần tính, kích vào Formula trong phần Table Tools Layout (Word 2007)
hoặc chọn Formula từ menu Table (Word 2003). Word sẽ gợi ý hàm
=SUM(ABOVE), nhưng bạn có thể chọn các hàm cần dùng khác. Ngoài
việc chọn các biến ABOVE (trên), BELOW (dưới), LEFT (trái), RIGHT
(phải) để làm việc với tất cả các ô nằm trên hướng tương ứng, bạn có thể
tham chiếu chính xác các ô trong phạm vi tính toán với công thức giống như
Excel – ví dụ: = AVERAGE(A1:C3)
3. Kết hợp gửi e-mail
Mail-merge là một tính năng sẵn có trong Word, tính năng này thường dùng
để trộn một nội dung thư sẵn có với một danh sách người nhận, tuy nhiên
sau khi trộn và có những nội dung cần thiết, bạn vẫn phải gửi những nội
dung thư này tới từng người cần nhận thông qua email. Tuy nhiên việc này
sẽ không phải là vấn đề bởi chính tính năng mail-merge của Word cũng có
thể giúp bạn gửi các e-mail này. Trong Word 2007, sau khi đã hoàn thiện
bức thư, kích vào Finish & Merge và chọn Send E-mail Messages từ menu.
Trong Word 2003, chọn E-mail messages tại bước đầu tiên của Mail Merge
wizard. Bạn sẽ được nhắc nhở nhập vào một Tiêu đề (Subject) cho toàn bộ
các thư và một trường dữ liệu để nhập địa chỉ email của người nhận.
4. So sánh 2 văn bản
Một người dùng nào đó đã mở văn bản của bạn và chỉnh sửa thông tin gì đó
sau đó lưu sang một văn bản mới, nhưng người đó đã không đánh dấu thành
phần sửa. Dĩ nhiên là với một văn bản quá dài thì việc tìm được sự khác
nhau giữa văn bản cũ và mới sẽ là điều thực sự khó khăn. Thực tế trong
Word có một công cụ giúp ích cho bạn rất nhiều trong việc tìm ra điểm khác
nhau giữa 2 văn bản. Trong Word 2003, sau khi mở văn bản cũ, chọn
Compare and Merge Documents từ menu Tools và chọn văn bản mới. Trong
Word 2007 chọn Compare | Compare từ tab Review và chọn cả văn bản cũ
và văn bản mới.
5. Kiểm tra một tài liệu
Các tài liệu Word 2007 của bạn có thể có chứa nhiều thông tin hơn là bạn
tưởng, chúng bao gồm việc đánh dấu các thay đổi, ghi chú, những đoạn văn
bản ẩn, các thông tin cá nhân… Việc phân phối một tài liệu với những thông
tin kiểu này có thể rất nguy hiểm. Để đảm bảo bạn không để lộ quá nhiều
thông tin trong một tài liệu Word 2007, kích vào nút Office ở phía trên trái,
vào phần Prepare và chọn Inspect Document trong menu. Word 2003 không
hoàn toàn như vậy, nhưng bạn cũng có thể sử dụng tab Security trong hộp
thoại Options, kiểm tra phần Remove personal information from file
properties on save và Warn before printing, saving, or sending a file that
contains tracked changes or comments.