Ðàm phán hợp đồng ngoại thương

Chia sẻ: Do Xuan | Ngày: | Loại File: DOC | Số trang:9

Thêm vào BST

Báo xấu

898
lượt xem 285
download

Download Vui lòng tải xuống để xem tài liệu đầy đủ

Tài liệu "Ðàm phán hợp đồng ngoại thương" nhằm cung cấp những kiến thức cũng như kinh nghiệm trong đàm phán hợp đồng ngoại thương. Mời các bạn cùng tham khảo tài liệu để nắm những công việc cần chuẩn bị để tiến hành đàm phán hợp đồng và cách viết thư thương mại.

Chủ đề:

Bình luận(0) Đăng nhập để gửi bình luận!

Lưu

Nội dung Text: Ðàm phán hợp đồng ngoại thương

ÐÀM PHÁN HỢP ÐỒNG NGOẠI THƯƠNG Ðàm phán là một quá trình trong đó hai hay nhiều bên tiến hành thương lượng, thảo luận về các mối quan tâm chung và những quan điểm còn bất đồng để đi tới một thỏa thuận mà các bên cùng có lợi. Ðàm phán là nghệ thuật, kỹ năng, có thể hoàn thiện được. Chính vì thế các nhà đàm phán cần phải có các kỹ năng sau và cần phải luôn hoàn thiện chúng: - Có khả năng nhìn thế giới như người khác nhìn và hiểu hành vi của người khác từ quan điểm của họ. - Có khả năng chứng tỏ các thuận lợi của đề nghị đưa ra để thuyết phục đối tác trong đàm phán vui lòng thay đổi quan điểm của họ. - Có khả năng chịu đựng sự căng thẳng và đối mặt với những hoàn cảnh rắc rối, các đòi hỏi không đự đoán được. - Có khả năng diễn đạt ý kiến để người cùng đàm phán hiểu được chính xác ý mình - Nhạy cảm với nền tảng văn hoá của người khác và điều chỉnh đề nghị của mình cho phù hợp với giới hạn và sức ép hiện tại. Ðể có được các kỹ năng trên, các nhà đàm phán cần phải chuẩn bị hết sức kỹ lưỡng và không ngừng nghiên cứu, đúc rút, vận dụng kinh nghiệm của người khác để vươn tới. Phần tiếp theo chúng tôi xin giới thiệu một số vấn đề cơ bảìn của nghệ thuật đàm phán hợp đồng ngoại thương I. NHỮNG CÔNG VIỆC CẦN CHUẨN BỊ ÐỂ TIẾN HÀNH ÐÀM PHÁN HỢP ÐỒNG NGOẠI THƯƠNG Muốn đàm phán thành công cầìn chuẩn bị tốt các yếu tố sau : · Ngôn ngữ . · Thông tin . · Năng lực của đoàn đàm phán. · Thời gian và địa điểm đàm phán. 1. Ngôn ngữ Trong giao dich ngoại thương, sự bất đồng ngôn ngữ là trở ngại lớn nhất. Ðể khắc phục khó khăn này người cán bộ ngoại thương cần nắm vững và sử dụng thành thạo các ngoại ngữ. Yêu cầu này không có giới hạn, biết càng nhiều ngọai ngữ càng tốt. Trong điều kiện Việt Nam hiện nay, cán bộ ngoại thương trước hết cần thông thạo tiếng Anh-ngôn ngữ thương mại của toàn cầu. Nhưng dừng lại đó là chưa đủ, tiếp theo còn phải học các ngọai ngữ khác. Trong trường hợp sử dụng phiên dịch bạn nên nhớ rằng: vấn đề này không đơn giản. Ðể giúp bạn sử dụng phiên dịch tốt, chúng tôi xin giới thiệu với bạn một số kinh nghiệm sau: · Nói sơ qua trước về chủ đề với người phiên dịch (Nếu là cuộc đàm phán phức tạp, nên ''diễn tập'' lời nói của mình cùng người phiên dịch vài lần trước khi đàm phán). · Nói rõ và chậm. · Tránh dùng những từ ngữ ít được biết đến, tiếng lóng, thành ngữ, tiếng địa phương. · Giải thích ý chính theo 2 - 3 cách khác nhau, vì nếu chỉ nói một cách ý có thể bị mất. · Nói ngắn, không nói lâu hơn 1-2 phút mà không để cho người phiên dịch có cơ hội nói. · Trong khi nói, cho phép phiên dịch có thời gian ghi chú những điều đang được nói. · Cho phép người phiên dịch có đủ thời gian cần thiết để làm rõ các điểm mà nghiîa vẫn còn mù mờ. · Không ngắt lời phiên dịch vì làm như vậy sẽ gây ra nhiều hiểu lầm. · Tránh dùng câu dài, phủ định hai lần khi hình thức khẳng định có thể dùng được .
· Cố gắng diễn đạt và dùng dáng điệu để hỗ trợ cho lời nói. · Khi nói nên nhìn thẳng đối tác, chứ không nhìn vào phiên dịch. · Trong khi đàm phán, nên viết ra các điểm chính cần thảo luận. Nhờ đó, các bên có thể kiểm tra các vấn đề hai lần. · Sau khi đàm phán, xác nhận bằng văn bản các điều đã được đồng ý. · Ðừng nghĩ rằng phiên dịch có thể làm việc hơn hai giờ mà không cần phải nghỉ ngơi. · Nếu cuộc đàm phán kéo dài suốt ngày, nên dùng hai phiên dịch thay đổi nhau . · Hãy biết thông cảm nếu phiên dịch mắc sai lầm. · Nghe phiên dịch báo cáo sau mỗi phiên họp, bởi thường họ nghe được những thông tin rất quan trọng từ phía đối tác mà bạn nên biết . 2. Thông tin Trong thời đại ngày nay - thời đại của thông tin và bùng nổ thông tin, dù hoạt động trong lĩnh vực ngọai thương hay bất kỳ lĩnh vực nào, người nắm bắt được thông tin nhanh chóng nhất và chính xác nhất sẽ luôn luôn là người chiến thắng. Nội dung của những thông tin cần thu thập để phục vụ cho cuộc đàm phán hết sức phong phú, ở đây chỉ kể đến những thông tin cơ bản. a) Thông tin về hàng hóa Trước hết phải nghiên cứu, tìm hiểu kỹ về những mặt hàng định kinh doanh về khía cạnh thương phẩm học để hiểu rõ giá trị, công dụng, các tính chất cơ lý hóa ...của nó ,cùng những yêu cầu của thị trường đối với mặt hàng đó, như: qui cách, phẩm chất, bao bì, các trang trí bên ngòai, cách lựa chọn, phân loại. Bên cạnh , để chủ động trong giao dịch mua bán, còn cần phải nắm vững tình hình sản xuất các mặt hàng đó như: thời vụ, khả năng về nguyên vật liệu, tay nghề công nhân, công nghệ sản suất. Nghiên cứu chu kỳ sống (vòng đời ) của sản phẩm để lựa chọn thời điểm và đối pháp kinh doanh thích hợp. Nghiên cứu giá cả của các công ty cạnh tranh. Ðể lựa chọn mặt hàng kinh doanh cần xét đến một cơ sở quan trọng: tỷ xuất ngoại tệ của các mặt hàng. Trong trường hợp xuất khẩu: tỷ xuất này là tổng chi phí (có tính lãi định mức) bằng tiền Việt Nam để thu được một đơn vị ngọai tệ. Còn trong trường hợp nhập khẩu, đó là tổng số tiền Việt Nam thu được khi phải chi một đơn vị ngoại tệ để nhập khẩu. b)Thông tin về thị trường - Các thông tin đại cương về đất nước con người, tình hình về chính trị xã hội: diện tích, dân số, ngôn ngữ, địa lý và khí hậu, các trung tâm công nghiệp và thương mại chủ yếu, chế độ chính trị, hiến pháp, các chính sách kinh tế và xã hội, thái độ chính trị đối với quốc gia của mình. - Những thông tin kinh tế cơ bản: đồng tiền trong nước, tỷ giá hối đoái và tính ổn định của chúng, cán cân thanh toán, dự trữ ngọai tệ: tình hình nợ nần, tổng sản phẩm quốc gia (Gross Nation Product - GNP), thu nhập bình quân đầu người, các chỉ số về bán buôn, bán lẽ, tập quán tiêu dùng, dung lượng thị trường,.v.v.. - Cơ sở hạ tầng: đường sá, cầu cống, bến phà, bến cảng, sân bay, các phương tiện giao thông, hệ thống thông tin liên lạc, bưu chính. - Chính sách ngoại thương: các nước đó có là thành viên của các tổ chức mậu dịch quốc tế - WTO, vùng buôn bán tự do . . . không ?, các mối quan hệ buôn bán đặc biệt, chính sách kinh tế nói chung, chính sách ngoại thương nói riêng (chế độ hạch toán xuất nhập khẩu, hàng rào thuế quan, các chế độ ưu đãi đặc biệt ,.v. v. .)
- Tìm hiểu hệ thống ngân hàng, tín dụng. - Ðiều kiện vận tải và tình hình giá cước. Bên cạnh đó, cần nắm vững những điều kiện có liên quan đến chính những mặt hàng dự định kinh doanh của mình trên thị trường nước ngoài như: dung lượng thị trường, tập quán và thị hiếu của người tiêu dùng, các kênh tiêu thụ (các phương pháp tiêu thụ), sự biến động giá cả .v.v . . c) Thông tin về thương nhân - Lịch sử hình thành, quá khứ của công ty. - Hình thức tổ chức, địa vị pháp lý của thương nhân (công ty cổ phần, trách nhiệm hữu hạn, tập đoàn xuyên quốc gia .v .v. .) - Phạm vi mức độ và các mặt hàng kinh doanh. - Thái độ cư xử và thiện chí làm ăn. - Kinh nghiệm và uy tín. - Phong tục tập quán trong kinh doanh cũng như trong lãnh vực khác của đời sống xã hội. - Phương hướng phát triển. Ngoài ra còn thu thập thêm: + Thông tin về bản thân công ty mình. + Thông tin về cạnh tranh trong và ngoài nước: quy mô, chiến lược kinh doanh, tiềm lực, thế mạnh, điểm yếu . . . + Dự đoán xu hướng biến động giá cả trên cơ sở phân tích tình hình cung cầu, lạm phát, khủng hoảng, .v. v. . d) Các biện pháp chủ yếu để nghiên cứu thị trường nước ngoài · Nghiên cứu tại bàn (desk research) Dựa vào các tài liệu thu thập được, để nghiên cứu thị trường. Ðây là cách nghiên cứu phổ biến, tương đối dễ thực hiện, chi phí ít nhưng không thể cho kết quả nhanh và độ chính xác không cao. Các tài liệu thu thập: các loại tạp chí kinh tế xuất bản định kỳ, các loại sách chuyên khảo, các bản thống kê, các thông báo của công ty môi giới lớn , các tham tán thương mại ở nước ngoài, thông tin trên Internet. Chìa khóa giúp nghiên cứu tại bàn thành công là biết tìm nguồn thông tin và khai thác triệt để nguồn thông tin đó. Nhiều đơn vị mới làm xuất nhập khẩu không biết lấy thông tin ở đâu, vậy xin giới thiệu một số nguồn thông tin: * Các nguồn nội địa: Ðầu tiên, cần tìm thông tin ngay trong cơ quan của mình, ngay trong tủ sách thương mại của cơ quan (lập tủ sách thương mại một cách khoa học trong mỗi cơ quan là việc ất quan trọng, nên làm và cần làm). * Những nguồn thông tin từ các tổ chức, cơ quan: - Các Thư viện - Các cơ quan Chính phủ: Bộ Thương mại, Cơ quan thống kê. - Các Phòng thương mại. - Các Hiệp hội thương mại. - Các Nhà xuất bản. - Các Viện nghiên cứu. - Các Ngân hàng.
- Các Tổ chức của người tiêu dùng. - Các Công ty. Thu thập được thông tin đã là một việc rất quan trọng, nhưng quan trọng hơn là phải đánh giá được sự chính xác của thông tin. Ở đây nếu có thể, tất cả các nguồn tin cần kiểm tra chéo qua các nguồn độc lập khác để đảm bảo chính xác. · Nghiên cứu tại chỗ (field research) Nghiên cứu trực tiếp ở thiû trường. Phương pháp này phức tạp, tốn kém nhưng có kết quả nhanh chóng, chính xác Trước khi bắt đầu nghiên cứu tại chỗ cần làm tốt công tác chuẩn bị như: - Quyết định những mục tiêu nghiên cứu - Quyết định đối tượng nghiên cứu và địa chỉ của họ - Dự thảo một số câu hỏi. - Chuẩn bị biểu mẫu - Sắp xếp các cuộc phỏng vấn. Ðể thực hiện việc nghiên cứu có thể sử dụng các phương tiện như sau: - Các cuộc phỏng vấn cá nhân trực tiếp. - Các cuộc phỏng vấn qua điện thoại - Các cuộc thăm dò qua thư từ - Thăm viếng kho tàng, cửa hàng .v. v. . Sau các cuộc phỏng vấn viết báo cáo, rồi tiến hành phân tích số liệu thu thập được, rút ra nhận xét, dự báo kết luận. Ngoài ra còn nhiều phương pháp khác như: bán thử, sử dụng gián điệp kinh tế .v .v. . Trong thực tế, để đạt được kết quả cao, người ta thường sử dụng kết hợp các phương pháp trên. e) Lập phương án kinh doanh Có những người không hiểu, hoặc cố tình không hiểu về nền kinh tế thị trường. Họ cho rằng: ở đây hoàn toàn không có kế hoạch. Chính quan điểm sai lầm đó đã dẫn đến hai khuynh hướng kinh doanh trái ngược nhau. Khuynh hướng thứ nhất: làm thụ động, như người lần mò trong bóng đêm, gặp khách hàng đến đặt hàng thì làm, đang làm ăn tốt nếu khách hàng hủy hợp đồng thì hàng bị tồn kho, vốn ứ động và kết cục đen tối là phá sản. Khuynh hướng thứ hai: làm ăn theo kiểu "chụp giựt", thấy người khác có mối hàng thì "xông" vào tìm mọi thủ đoạn để cướp (thường bắt đầu bằng sự cạnh tranh về giá), cách làm giẫm đạp lên nhau, tự giết nhau này chỉ có lợi cho người nước ngoài. Như vậy, cả hai cách làm này đều không thể chấp nhận được. Phải đặt ra chiến lược hàng hóa thị trường dài lâu, tự chủ trong doanh nghiệp của mình. Ðể quen dần với cách làm này trước hết hãy tập lập các phương án kinh doanh. Phương án kinh doanh là kế hoạch hoạt động của đơn vị nhằm đạt đến những mục tiêu xác định trong kinh doanh. Một dự án kinh doanh thường gồm những nội dung cơ bản như: Tình hình hàng hóa, thị trường và khách hàng, dự đoán hướng biến động của thị trường, xác định thời cơ mua bán, phương hướng thị trường và thương nhân, đặt ra mục tiêu (tối đa và tối thiểu), biện pháp hành động cụ thể, sơ bộ đánh giá hiệu quả. Ðể xây dựng dự án kinh doanh cần tiến hành các bước sau: . Bước 1: Ðánh giá tổng quát tình hình thị trường và thương nhân. Phân tích những khó khăn, thuận lợi trong kinh doanh. . Bước 2: Lựa chọn các mặt hàng, thời cơ, điều kiện và phương thức kinh doanh (phải chứng minh sự lựa chọn của mình là đúng trên cơ sở phân tích tình hình thực tế)
. Bước 3: Ðề ra mục tiêu: phải là những mục tiêu cụ thể, bằng số liệu rõ ràng: - sẽ bán (mua) bao nhiêu hàng, với giá cả bao nhiêu, - sẽ thâm nhập vào thị trường nào? Mua (bán) với ai ? . . . . Bước 4: Ðề ra biện pháp thực hiện. Những biện pháp này là những công cụ, để đạt tới những mục tiêu đề ra. Bao gồm những biện pháp trong nước (như: đầu tư vào sản xuất, cải tiến bao bì, tăng giá thu mua . . .) và những biện pháp ở ngoài nước như: đẩy mạnh quảng cáo, lập chi nhánh nước ngoài, mở rộng mạng lưới đại lý . . . . Bước 5: Sơ bộ đánh giá hiệu quả kinh tế của việc kinh doanh thông qua việc tính một loạt các chỉ tiêu. . Những chỉ tiêu chủ yếu là: tỷ suất ngoại tệ, thời gian hoàn vốn, điểm hoàn vốn . v.v. . 3. Năng lực cán bộ đàm phán . Thành phần đàm phán: Vấn đề nhân sự trong đàm phán có vị trí đặc biệt quan trọng, đòi hỏi phải có sự chuẩn bị chu đáo. Thành phần nhân sự trong đoàn đàm phán hợp đồng ngoại thương cần hội đủ chuyên gia ở 3 lãnh vực: pháp lý, kỹ thuật và thương mại. Sự phối hợp ăn ý, nhịp nhàng của 3 loại chuyên gia này là cơ sở rất quan trọng trong quá trình đàm phán để đi đến ký kết một bản hợp đồng chặt chẽ, khả thi và hiệu quả cao. Xét về lâu dài, để đảm bảo cho sự tồn tại và phát triển của mình, các công ty Việt Nam, nhất thiết phải có chính sách tuyển dụng, đào tạo thích đáng nhằm giải quyết vấn đề chuyên gia kể trên. . Thái độ trong đàm phán: Nhằm góp phần tạo nên sự thành công cho cuộc đàm phán, thì thái độ của các cán bộ trong đàm phán cũng là một yếu tố quan trọng. Dưới đây xin giới thiệu một số kinh nghiệm của các nhà đám phán lâu năm đã rút ra được trong quá trình hoạt động: - Khi bước vào đàm phán, phải xác định tư tưởng: cố gắng đạt được mục đích của mình trên cơ sở không khí đàm phán thân mật thoải mái cho cả hai bên. - Tìm hiểu các phong tục, tập quán, thói quen, sở thích và tư tưởng của đối tác nước ngoài - Hướng tới bạn hàng với lòng tôn trọng cá nhân lớn nhất. - Không nên có những nụ cười vô nghĩa (đặc biệt khi làm việc với các đoàn Âu Châu) - Có sự quan tâm đặc biệt hơn đến các thành viên nữ trong đoàn đàm phán đối phương. - Phản ứng lịch thiệp đối với những sai trái của đối phương đặc biệt nếu đánh giá đó là những thiếu hiểu biết của họ về phong tục tập quán của ta. - Nuôi dưỡng thói quen không tham gia tranh luận về những vấn đề chính trị, tôn giáo, đạo đức, lối sống, chủng tộc . . . trong quá trình đàm phán. - Bao giờ cũng có thể nói "không" đối với một vấn đề còn đang nghi vấn. - Trong đàm phán, thường xuyên quan sát một cách kiïn đáo và tế nhị cách cư xử và hành động của đối tác để có thể điều chỉnh một cách kịp thời, hợp lý cách cư xử của mình. - Cố gắng thích ứng với nhịp độ đàm phán của đối tác. - Hạn chế trao đổi, tranh luận riêng mang tính chất nội bộ, bởi có thể bị lộ ý định nếu bên đối tác hiểu được tiếng nước mình. Ðồng thời, điều này còn thể hiện sự không nhất quán giữa các thành viên trong Ðoàn. - Nhận định kịp thời những sơ hở của đối phương. - Nhạy bén đánh giá tình hình diễn biến của cuộc đàm phán để quyết định ở mức nào là vừa phải do việc cương quyết giữ vững đề nghị của mình với khả năng dối tác chấp nhận được. - Cố gắng vận dụng những kỹ năng thương lượng, thuyết phục tích lũy được. - Phải phát triển những kỹ năng thương lượng đã được thế giới thừa nhận.
- Phải biết nhượng bộ lúc nào, ở mức độ nào để đảìm bảo vừa có lợi cho ta đồng thời gây được sự thỏa mãn cho đối phương. - Phải luôn luôn cố gắng làm hết sức mình để thực hiện những điều khoản trong hợp đồng mà bạn đã thương lượng và thỏa thuận. - Khi quyết định đường lối kinh doanh ở nước ngoài, đặc biệt ở những nơi mà kỹ cương xã hội hơi lơi lỏng hơn nơi khác. Bạn hãy làm theo cái mà bạn thấy tiện lợi hơn là cái bạn cảm thấy đúng/ sai. 4. Ðịa điểm và thời gian đàm phán - Ðịa điểm: Quan điểm chung là địa điểm đàm phán phải đảm bảo tâm lý thoải mái và tiện nghi phù hợp cho cả hai bên. - Thời gian: Phần lớn phụ thuộc vào sự thỏa thuận trước giữa hai bên trên cơ sở tính toán sự khác biệt giữa múi giờ giữa hai nước cũng như sự thuận tiện cho các bên. Trong thương mại, thời gian hết sức quí báu, nên trước khi đàm phán, hai bên cần lập ra và thống nhất với nhau lịch làm việc cụ thể và cẩn thận hơn nên lập luôn cả phương án dự phòng để đề phòng trường hợp hết thời gian mà vấn đề thương lượng vẫn chưa được giải quyết xong. II. ÐÀM PHÁN HỢP ÐỒNG NGOẠI THƯƠNG 1. Các hình thức đàm phán thông dụng Ðàm phán có thể diễn ra dưới nhiều hình thức khác nhau, ngoài hình thức gặp mặt trực tiếp còn có các hình thức khác như: qua thư từ, điện tín hoặc điện thoại. Mỗi hình thức đều có ưu nhược điểm riêng: a) Gặp mặt trực tiếp: - Ưu điểm: có thể trực tiếp bàn bạc, để hiểu nhau hơn, cùng nhau giải quyết những điểm chưa hiểu nhau... - Nhược điểm: đi lại tốn kém, dễ lộ bí mật... b) Qua thư từ, điện tín( Fax, Telex) - Ưu điểm: Ít tốn kém về việc đi lại, có thể giữ bí mật, có thể đem ra bàn bạc tập thể, có thể cùng một lúc giao dịch với nhiều bạn hàng khác nhau. - Nhược điểm: Tốn thời gian, nhiều khi không hiểu hết nhau. c) Qua điện thọai: - Ưu điểm: nhanh chóng. - Nhược điểm: không trình bày được hết ý, tốn kém. Mặt khác, trao đổi qua điện là trao đổi miệng, không có gì làm bằng chứng cho những thỏa thuận, quyết định trong trao đổi. Nên người ta chỉ sử dụng điện thoại trong trường hợp thật cần thiết, khẩn trương, sợ lỡ thời cơ, hoặc những trường hợp mà mọi điều kiện đã thảo luận xong, chỉ còn chờ xác nhận một vài chi tiết... 2. Ðàm phán bằng thư Một trong những cách đàm phán đơn giản và dễ thực hiện là đàm phán thông qua thư từ, công việc được tiến hành thông qua việc viết các loại thư: chào hàng, hỏi hàng, báo giá, đặt hàng, hoàn giá, chấp thuận... , các thư này được viết dưới dạng phong phú. Với mong ước giúp các bạn mới vào nghề hoặc sắp vào nghề có thể sử dụng cách đàm phán này, phần tiếp theo chúng tôi xin giới thiệu cách viết thư thương mại và một số tình huống xảy ra trong đàm phán bằng thư. CÁCH VIẾT MỘT THƯ THƯƠNG MẠI: 1. Thư hỏi hàng (the enquiry)
Hỏi hàng là việc người mua đề nghị người bán cho biết giá cả và mọi điều kiện cần thiết khác để mua hàng. Cách viết thư hỏi hàng: . Phần mở đầu: - Trong trường hợp hai bên chưa có quan hệ với nhau trước đó, thì trong phần mở đầu cần trình bày nguyên nhân chọn đối tượng của mình. - Trong trường hợp hai bên đã có sẳn quan hệ từ trước thì có thể bớt đi phần nghi thức và trực tiếp đề cập đến chủ đề chính. . Nội dung chính của thư: - Thông báo cho chủ hàng biết mình đang cần loại hàng gì, yêu cầu chủ hàng gởi cho catalog, mẫu hàng .v.v. . đồng thời cho biết giá cả, chất lượng hàng hóa, số lượng có khả năng cung cấp, thời hạn giao hàng, điều kiện thanh toán và mọi điều kiện cần thiết khác. - Có thể cho chủ hàng biết, sau lần yêu cầu này sẽ mở ra khả năng phát triển quan hệ giữa hai bên. . Phần kết: Mong chủ hàng đáp ứng yêu cầu của mình, mong thư phúc đáp. 2. Chào hàng, báo giá (offer): Trong buôn bán, chào hàng - báo giá là việc người bán thể hiện rõ ý định bán hàng của mình. Có nhiều loại chào hàng. a) Nếu xét theo mức độ chủ động của người xuất khẩu có: - Chào hàng thụ động. - Chào hàng chủ động. . Chào hàng thụ động là chào hàng của người xuất khẩu nếu trước đó nhận được những yêu cầu (thư hỏi hàng) của người nhập khẩu. (Chào hàng thụ động còn có tên gọi là "trả lời thư hỏi hàng" - " reply to enquiry"). Cách viết chào hàng thụ động: * Phần mở đầu: Cám ơn khách hàng đã gởi thư hỏi hàng đến công ty mình. * Phần nội dung chính của thư: Trả lời những câu hỏi của người nhập khẩu. Gửi cho họ catalog, hàng mẫu, biểu giá, thời hạn giao hàng, phương thức thanh toán, điều kiện giảm giá. * Phần kết: Tỏ ý mong đợi sự trả lời của khách hàng và hứa hẹn. . Chào hàng chủ động là người xuất khẩu chủ động chào hàng khi chưa nhận được "thư hỏi hàng" của người nhập khẩu. Chào hàng chủ động vừa là báo giá vừa là quảng cáo. Nội dung chào hàng chủ động gồm: * Phần mở đầu: trình bày nguyên nhân lựa chọn đối tượng của mình * Phần nội dung chính: Tự giới thiệu về công ty của mình và các mặt hàng của mình sản xuất kinh doanh. Gửi kèm Catalogue, hàng mẫu, giá biểu và các điều kiện mà mình mong muốn để bán hàng. * Phần cuối thư: mong sớm có thư trả lời. b) Nếu căn cứ vào sự ràng buộc trách nhiệm của người chào hàng ta có hai loại chào hành chính: - Chào hàng cố định (Firm Offer) - Chào hàng tự do (Free offer) . Chào hàng cố định (firm offer) là việc chào bán một lô hàng nhất định cho một người mua nhất định, trong đó nêu rõ thời gian mà người chào hàng bị ràng buộc trách nhiệm vào
lời đề nghị của mình. Thời gian này gọi là thời gian hiệu lực của chào hàng cố định. Trong thời gian hiệu lực, nếu người mua chấp nhận hoàn toàn lời chào hàng đó thì hợp đồng coi như được ký kết. . Chào hàng tự do (free offer) là loại chào hàng không ràng buộc trách nhiệm người phát ra nó, cùng một lúc với cùng một lô hàng người ta có thể chào hàng tự do cho nhiều khách hàng. Trong chào hàng tự do cần ghi rõ "chào hàng không cam kết" "offer without Engagement". Chào hàng tự do trở thành hợp đồng khi có sự xác nhận lại của người xuất khẩu. Người mua không thể trách cứ người bán nếu sau khi chấp nhận chào hàng, người bán không ký hợp đồng với mình. c) Lưu ý: - Ðối với chào hàng thụ động: khi nhận được thư hỏi hàng chủ hàng nên lập tức trả lời cho bên mua: nếu không thể trả lời đủ các yêu cầu của khách hàng thì vẫn cứ viết thư cho khách hàng, báo cho họ biết là đã nhận được thư hỏi hàng và khi có đủ thông tin sẽ viết thêm thư trả lời cho họ. nếu khách hàng yêu cầu mặt hàng ta không có, thì nên giới thiệu cho người hỏi hàng hàng hóa thay thế. - Ðối với chào hàng tự do: Cần cân nhắc kỹ số lượng chào hàng gửi đi, vì gửi chào hàng thật nhiều sẽ gây bất lợi cho người bán. 3. Ðặt hàng (order): Trên cơ sở mẫu hàng do bên mua đưa ra hoặc sau khi bên mua xem catalogue, hàng mẫu, giá biểu do bên bán đưa ra, bên mua sẽ lập đơn hàng gửi đến bên bán. Thông thường các công ty lớn trên thế giới đều có mẫu đơn đặt hàng in sẵn. Chỉ trong một số trường hợp đặc biệt người ta mới dùng thư đặt hàng. Thông thường một đơn đặt hàng đầy đủ gồm có các mục sau: Tên hàng, tiêu chuẩn chất lượng, số lượng, giá cả, thời hạn giao hàng, phương thức thanh toán . . . Cách viết đơn đặt hàng: * Phần mở đầu: Trên cơ sở hàng mẫu do mình đưa ra, hoặc catalogue, hàng mẫu giá biểu do bên bán đưa ra, người mua lập đơn đặt hàng. * Phần nội dung chính: Nêu rõ những điều kiện mình đề nghị về: chất lượng, bao bì, thời gian giao hàng, điều kiện thanh toán, vận chuyển . . * Phần kết thúc: Ðề nghị bên bán chấp nhận đơn đặt hàng của mình. 4- Hoàn giá (counter - offer). Khi người nhận được chào hàng (hoặc đơn đặt hàng) không chấp nhận hoàn toàn chào hàng (hoặc đặt hàng) đó, mà đưa ra một đề nghị mới thì đề nghị này được gọi là hoàn giá. Khi hoàn giá, chào giá trước đó coi như hủy bỏ. Trong buôn bán quốc tế, mỗi lần giao dịch thường phải qua nhiều lần hoàn giá mới đi đến kết thúc. Cách trình bày một lá thư trả giá của bên mua: + Phần mở đầu: Cám ơn bên bán đã báo giá cho công ty mình. + Phần nội dung chính: - Trình bày các điều kiện không thích hợp với công ty mình. - Ðề xuất điều kiện của mình. + Phần kết: Mong nhận được thư hồi âm. 5- Chấp thuận (Acceptance)
Sau khi bên bán và bên mua qua nhiều lần báo giá và trả giá cuối cùng đi đến thỏa thuận ký kết hợp đồng mua bán. Khi thấy trong Telex hoặc Fax chỉ cần viết một chữ chấp nhận (ACCEPT) là đủ. Nhưng sau đó vẫn phải viết thư chấp thuận theo đúng nguyên tắc. Cách viết thư chấp thuận: . Bên mua viết cho bên bán: - Phần mở đầu: Nêu rõ mình chấp thuận những điều kiện do bên bán đưa ra. Nếu đã gửi Fax. Telex rồi, thì xác nhận lại một lần nữa cho rõ ràng. - Phần nội dung chính: Thông báo, gửi "Phiếu xác nhận mua" và " Ðơn đặt hàng" cho bên bán. Báo cho bên bán biết mình đã chuẩn bị mở L/C cho họ. - Phần kết thúc: Mong bên bán quan tâm đến đơn đặt hàng của mình. . Bên bán viết cho bên mua: - Phần mở đầu: Nêu rõ mình chấp nhận các điều kiện do bên mua đưa ra. Nếu đã gửi điện thì cần xác nhận rõ thêm. - Phần nội dung chính thư: Nói rõ về phiếu xác nhận bán và bản hợp đồng gửi kèm theo thư cho bên mua. Yêu cầu bên mua mở thư tín dụng cho mình. - Phần kết thúc: Cám ơn về đơn đặt hàng bảo đảm sẽ thực hiện tốt nhất hợp đồng giữa hai bên. 6. Xác nhận (confirmation): Sau khi thống nhất với nhau các điều kiện giao dịch, hai bên mua và bán ghi lại các kết quả đã đạt được, rồi trao cho đối phương. Ðó là văn kiện xác nhận. Văn kiện này do bên bán lập gọi là giấy xác nhận bán hàng. Văn kiện do bên mua lập gọi là giấy xác nhận mua hàng. Xác nhận thường lập thành hai bản, bên lập xác nhận ký trước rồi gửi bên kia, bên kia ký xong giữ lại một bản và gửi trả lại một bản.