5 nguyên tắc làm chủ thời gian
Kiểm soát được thời gian tức là bạn đã biết cách dự tính và hoạch định. Tuy
nhiên không chỉ có thế, “những kẻ ăn cắp thời gian” có mặt khắp nơi trong công ty
bạn. Làm thế nào để nhận biết chúng và thoát khỏi cái vòng luẩn quẩn lúc nào cũng
buộc phải phải chạy theo công việc? 5 nguyên tắc sau đây sẽ giúp bạn trở nên thanh
thản hơn.
1.Dự kiến, phân bậc và hoạch định.
Một qui tắc cơ bản đó là mỗi tuần bạn nên thiết lập một danh sách những việc
cần làm. Sau đó, những công việc này cần được lựa chọn theo ma trận Eisenhower:
những gì khẩn cấp và quan trọng, khẩn cấp và không quan trọng, không khẩn cấp và
quan trọng, không khẩn cấp cũng không quan trọng. Để xác định được độ quan trọng
và tính khẩn cấp của một công việc, cần phải luôn gắn nó với chức năng, sự bắt buộc
phải hoàn thành hay không? Cuối cùng, bản kế hoạch công việc phải phản ánh được
những điểm ưu tiên cũng như hai nguyên tắc lớn là “bắt đầu làm những việc bạn dễ
trước và nhóm các hoạt động có thể kết hợp với nhau”. Rõ ràng việc ngày nào bạn
cũng xem 1 tài liệu trong 1 tiếng khiến bạn mất nhiều thời gian hơn là việc bạn giải
quyết nó trong 1 lần.
2. Săn những “kẻ cắp thời gian”.
Những ‘kẻ ăn cắp thời gian’ đến từ khắp nơi, trong cũng như ngoài công ty bạn.
Để làm chủ được thời gian, tốt hơn hết là bạn phải lựa chọn, thậm chí là tránh chúng.
Phiền nhất là những yêu cầu của cộng sự, họ tới với một vấn đề mới và như thế là bạn
lại phải quàng thêm trách nhiệm. Để tránh tình huống này, hãy để riêng một khoảng
thời gian cho việc tiếp đồng nghiệp và trao đổi về nó với đồng nghiệp của bạn, thiết
lập sao cho nó vẫn khả thi trong trường hợp bạn bận rộn. Kẻ cắp thứ hai là điện thoại.
Điện thoại phải được coi là một phương tiện liên lạc, không hơn. Để chọn lựa các cuộc
gọi bạn hãy nhờ cậy đến người trợ lý hoặc đồng nghiệp của bạn.
3. Quản lý tốt e-mail.
Không có gì tồi tệ hơn là việc gửi e-mail một cách thụ động. Trả lời e-mail bất
cứ lúc nào sau khi bạn nhận được có thể khiến cho bạn bị phân tán công việc. Bên
cạnh đó nó còn khiến cho những bức thư trả lời của bạn thiếu sự suy xét. Phương pháp
để tránh tình trạng này là phải biết cách phân biệt các loại e-mail khác nhau về mức độ
khẩn cấp và quan trọng. Chỉ nên mở e-mail vào những giờ cố định trong ngày như đầu
giờ sáng, sau bữa trưa và buổi tối.
4. Trở thành một nhà chiến lược thời gian.
Thời gian không phải là một khái niệm đồng nhất. Liên quan đến thời gian có
nhiều khái niệm như: sự tiêu hao về thể chất, về trí tuệ, stress, sự tích luỹ kinh nghiệm,
hiệu quả công việc và sự hứng thú. Để quản lý tốt thời gian cần phải giảm tối đa 3 yếu
tố đầu và tăng cường những yếu tố cuối. Sự biến đổi này phụ thuộc vào từng cá nhân
và vào một thời điểm cụ thể. Một số người làm việc hiệu quả hơn vào buổi tối và rất
thích không gian yên tĩnh khi xử lý tài liệu. Quản lý tốt thời gian như vậy có nghĩa là
bạn phải biết tìm ra thời khoá biểu hợp lý cho cá nhân mình.
5. Biết cách nghỉ ngơi.
Trong cuộc sống hiện đại, con người dường như lúc nào cũng phải vắt kiệt sức
lực vì công việc mà không có lấy một chút thời gian để nghỉ ngơi, thư giãn. Điều này
rất có hại vì bất cứ lúc nào bạn cũng có thể bị gục ngã. Giữa hai công việc căng thẳng,
bạn nên dành ra 10 phút để thư giãn hoàn toàn. Nếu công việc đòi hỏi bạn phải đưa ra
một quyết định quan trọng, không nhất thiết bạn phải giải quyết nó một cách gấp gáp
mà hãy tìm hiểu mọi yếu tố liên quan trước khi kết thúc ngày làm việc và có thể đưa ra
quyết định vào sáng hôm sau, khi mà đầu óc bạn trở nên minh mẫn và tỉnh táo hơn.