6 lời khuyên để giải quyết công việc hàng ngày một cách hiệu
quả
Bạn đến văn phòng và chán nản khi thấy nhiều công việc ngập đầu đang chờ
bạn? Bạn phải giải quyết cùng một lúc nhiều công việc và đang hoang mang không
biết bắt đầu từ đâu? Bài viết sau đây cho bạn những lời khuyên giúp giải quyết công
việc hàng ngày một cách hiệu quả và với một tâm trạng bình tĩnh hơn. Những lời
khuyên này chủ yếu dành cho các bạn đang đi làm nhưng các bạn sinh viên hay các
bạn nội trợ cũng có thể áp dụng trong công việc học tập hay trong việc nhà hàng ngày
của mình.
Trước khi bắt tay vào giải quyết công việc
Lời khuyên 1: Viết ra những công việc cụ thể cần làm trong ngày
Sau khi đến văn phòng để bắt đầu một ngày làm việc mới, việc đầu tiên là bạn
nên ghi ra cụ thể những công việc cần làm trong ngày. Ban có thể ghi ra những công
việc này trên giấy sticker và dán trên bàn làm việc của mình. Ghi ra cụ thể những công
việc cần làm sẽ giúp bạn: (1) hình dung ra được cụ thể (chứ không phải là mơ hồ) về
khối lượng công việc cần làm trong ngày từ đó sẽ giúp bạn bình tĩnh hơn để giải quyết
công việc và (2) tránh được việc quên hay bỏ sót công việc.
Lời khuyên 2: Tách công việc lớn và phức tạp ra thành nhiều công việc nhỏ và
dễ thực hiện
Khi ghi ra công việc cần làm, bạn nên ghi một cách cụ thể các công việc cần
làm, càng cụ thể càng tốt. Đừng nên ghi chung chung như: “Làm việc với tất cả các
khách hàng” mà hãy ghi cụ thể “1. Làm việc với khách hàng A”, “2. Làm việc với
khách hàng B”.
Nếu phải giải quyết một công việc lớn và phức tạp thì bạn nên chia công việc
đó ra thành nhiều công việc nhỏ và dễ thực hiện. Ví dụ nếu giám đốc của bạn yêu cầu
bạn viết một báo cáo dài 20 trang về tình hình sản xuất kinh doanh của Công ty A thì
bạn có thể chia tách ra thành những công việc nhỏ sau đây để dễ thực hiện:
1. Đọc các báo cáo về tình hình sản xuất kinh doanh của Công ty A và ghi lại
những điểm cần lưu ý, những thông tin thu thập được qua các báo cáo.
2. Gặp và thảo luận với giám đốc Công ty A (và các phòng ban có liên quan) về
những thông tin thu thập được qua các báo cáo.
3. Viết báo cáo về tình hình sản xuất kinh doanh của Công ty A.
Trong mỗi công việc ở trên bạn có thể tiếp tục chia tách ra thành những công
việc nhỏ hơn. Ví dụ bạn có thể chia tách việc viết báo cáo ra thành các việc: (1) viết
phần mở đầu, (2) viết phần nội dung và (3) viết phần kết luận.
Bắt đầu công việc từ đâu?
Lời khuyên 3: Bắt đầu từ những công việc dễ
Nhiều người bắt đầu một ngày làm việc bằng việc giải quyết những công việc
khó để rồi chán nản và hoang mang khi gặp khó khăn trong lúc giải quyết những công
việc khó này. Trí óc của chúng ta cũng như một cỗ máy, nó thường bắt đầu một cách ì
ạch và chỉ được “khởi động” hay “hâm nóng” lại sau một khoảng thời gian làm việc.
Như vậy, để khởi động bạn nên bắt đầu từ công việc dễ và chuyển dần sang những
công việc khó. Như vậy, khi trí óc bạn đã đi vào guồng máy hoạt động trơn tru thì
cũng chính là lúc bạn giải quyết những công việc khó dần.
Một lợi ích khác của việc giải quyết công việc từ dễ đến khó là sau khi hoàn
thành những công việc dễ bạn sẽ dần dần tăng thêm lòng tự tin và sự phấn khởi làm
việc trong bạn. Và với sự tự tin và phấn chấn được tích lũy dần trong khi bạn làm
những công việc dễ, bạn sẽ cảm thấy dễ dàng hơn khi giải quyết công việc khó.
Lời khuyên 4: Bắt đầu từ những công việc khẩn cấp
Bạn nên dành thời gian để giải quyết những việc khẩn cấp trước. Những công
việc không khẩn cấp bạn nên để sau. Ví dụ nếu bạn cần thiết phải gọi điện cho ai đó
thông báo về một việc quan trọng thì ban nên sắp xếp thời gian goi điện ngay trước khi
làm các việc khác. Lợi ích của việc giải quyết những công việc khẩn cấp trước là nó sẽ
mang lại cho bạn sự bình tình và thanh thản trong tâm hồn để làm việc. Bạn sẽ không
phải lo âu hay áy náy về một công việc khẩn cấp chưa giải quyết.
Trong khi giải quyết công việc
Lời khuyên 5: Giải quyết dứt điểm từng công việc
Tại một thời điểm bạn nên tập trung vào giải quyết một và chỉ một công việc
mà thôi. Hãy dành toàn bộ sự tập trung cho công việc bạn đang giải quyết và tạm thời
quên đi các công việc khác. Đừng lo âu, đừng bồn chồn về các công việc khác. Cho dù
các công việc khác có nhiều bao nhiêu thì chúng chỉ được hoàn thành khi bạn từng
bước, từng bước hoàn thành từng công việc.
Lợi ích của việc giải quyết dứt điểm từng công việc là bạn sẽ cảm thấy vui hơn
và tự tin hơn sau khi hoàn thành mỗi công việc. Càng để dở dang nhiều công việc chưa
hoàn thành càng làm cho bạn cảm thấy bồn chồn lo lắng, và chắc chắn điều này sẽ ảnh
hưởng không tốt đến khả năng làm việc và chất lượng công việc của bạn.
Tất nhiên, nếu vì một lý do nào đó bạn không thể hoàn thành dứt điểm một
công việc (ví dụ chưa có đủ dữ liệu hoàn thành một báo cáo), thì bạn có thể giải quyết
một công việc khác trong khi chờ đợi và quay trở lại hoàn thành công việc đó khi có
điều kiện.
Sau khi giải quyết xong công việc
Lời khuyên 6: Hãy tự thưởng cho mình sau khi hoàn thành mỗi công việc
Sau khi hoàn thành mỗi công việc nho nhỏ bạn nên tự thưởng cho mình dưới
một hình thức nào đó. Bạn có thể đi uống một tách trà hay nghe một bản nhạc trước
khi quay trở lại tiếp tục giải quyết công việc khác (tất nhiên là bạn không nên nghe hết
cả một đĩa nhạc rồi mới quay lại làm việc :-). Lợi ích của việc làm này là bạn tự tạo ra
một động lực cho bản thân để phấn đấu hoàn thành công việc.
Sau khi hoàn thành một công việc tôi vẫn thường lấy bút gạch đi công việc
trong danh sách công việc mà tôi dán trên bàn làm việc của mình. Tôi còn ghi bên
cạnh công việc hoàn thành 2 chữ “hoàn thành”. Mỗi lần làm như vậy tôi cảm thấy một
niềm hạnh phúc mênh mông. Càng có nhiều từ “hoàn thành” được ghi trong danh sách
công việc như vậy, tôi càng tiến dần đến mốc hoàn thành tất cả công việc trong ngày.
Bạn cũng có thể làm như vậy phải không? Chúc bạn giải quyết các công việc hàng
ngày một cách hiệu quả.