Bài 6: Nghệ thuật ra quyết định

Chia sẻ: The Quang | Ngày: | Loại File: DOC | Số trang:30

Thêm vào BST

Báo xấu

595
lượt xem 197
download

Bài 6: Nghệ thuật ra quyết định

Mô tả tài liệu

Download Vui lòng tải xuống để xem tài liệu đầy đủ

Tham khảo tài liệu 'bài 6: nghệ thuật ra quyết định', kỹ năng mềm, kỹ năng quản lý phục vụ nhu cầu học tập, nghiên cứu và làm việc hiệu quả

Chủ đề:

Bình luận(0) Đăng nhập để gửi bình luận!

Lưu

Nội dung Text: Bài 6: Nghệ thuật ra quyết định

NGHE THUAT LANH DAO CFVG B UOÅI 1: NGHEÄ THUAÄT RA QUYEÁT ÑÒNH Phaàn 1 CAÙC LOAÏI QUYEÁT ÑÒNH - Quyeát ñònh theo chuaån : caùc quyeát ñònh coù tính haèng ngaøy, döïa vaøo qui trình coù saün, ñaõ hình thaønh tieàn leä. - Quyeát ñònh caáp thôøi. - Quyeát ñònh coù chieàu saâu : caàn suy nghó, ra keá hoaïch. CAÙC LOAÏI QUYEÁT ÑÒNH : Ví duï 1. Chuyeán bay ñeán treã. Giaùm ñoác haõng haøng khoâng Vietnam Airlines phaûi gaëp haønh khaùch vaø quyeát ñònh xem neân ñeå hoï chôø / cho hoï veà nhaø. (caáp thôøi) 2. Mua 1 maùy in cho coâ thö kyù ñaùnh maùy vi tính. (theo chuaån) 3. Mua 10 maùy vi tính cho caùc nhaân vieân goàm 6 kyõ sö & 4 coâ thö kyù. (coù chieàu saâu) Ghi chuù : ñöøng nhaàm laãn vaán ñeà vaø giaûi phaùp Caàn xaùc ñònh vaán ñeà & cô hoäi → “Ñaèng sau taát caû vaán ñeà naøo cuõng ñeàu coù cô hoäi”. Moâ hình ra quyeát ñònh thuaàn lyù 1. Xaùc ñònh vaán 2. Phaân 6. Ñaùnh tích giaù nguyeân quyeát 3. Ñöa ra 5. Thöïc caùc phöông hieän aùn / giaûi quyeát phaùp. 4. Choïn giaûi phaùp toái öu. 1
NGHE THUAT LANH DAO CFVG Nhöõng khoù khaên trong giai ñoaïn xaùc ñònh vaán ñeà o Thaønh kieán thieân leäch do nhaän thöùc :  Baûo thuû  AÛnh höôûng chính trò bôûi ngöôøi khaùc  Moâ hình trí naêng : moãi ngöôøi nhaän thöùc vaán ñeà vôùi moät khía caïnh khaùc nhau. o Kyû naêng phaân tích keùm :  Khoâng roõ nhöõng gì ñang xaûy ra ⇒ hay gaùn cho cho noù 1 vaán ñeà gì ñoù.  Thieáu thôøi gian.  Tình huoáng phöùc taïp.  Coi giaûi phaùp laø vaán ñeà. Xaùc ñònh vaán ñeà moät caùch hieäu quaû - YÙ thöùc ñöôïc nhöõng haïn cheá veà maët nhaän thöùc. - Xem xeùt caùc moái quan heä nhaân quaû. - Thaûo luaän tình huoáng vôùi caùc ñoàng söï. - Xem xeùt vaán ñeà döôùi nhieàu goùc ñoä khaùc nhau. - Coù ñaàu oùc côûi môû, thaäm chí chaáp nhaän raèng ñoâi khi chính baïn laø moät phaàn nguyeân nhaân cuûa vaán ñeà. - Theo doõi keát quaû coâng vieäc, kòp thôøi phaùt hieän nhöõng baát thöôøng khi vieäc khoâng dieãn ra theo nhö keá hoaïch. - Söû duïng coâng ngheä thoâng tin. Phaân tích caùc nguyeân nhaân moät caùch hieäu quaû - Taäp hôïp caùc döõ lieäu veà tình huoáng. - Xaùc ñònh phaïm vi vaán ñeà. - Öôùc löôïng haäu quaû cuûa vaán ñeà. 2
NGHE THUAT LANH DAO CFVG - Xem xeùt nhöõng haïn cheá coù theå coù aûnh höôûng ñeán caùc giaûi phaùp cuûa vaán ñeà. CAÙC PHÖÔNG PHAÙP RA QUYEÁT ÑÒNH Phöông phaùp Öu ñieåm Nhöôïc ñieåm - Tieát kieäm thôøi gian.  Nhaân vieân ít quyeát taâm. ÑOÄC ÑOAÙN - Thuaän lôïi ñoái vôùi quyeát ñònh theo  Nhaân vieân deã baát chuaån. maõn. - Laõnh ñaïo coù kinh  Coâng vieäc lieân quan nhgieäm ñeán 1 ngöôøi. - Söû duïng moät soá  Nhaân vieân ít quyeát nguoàn löïc cuûa nhoùm. taâm. PHAÙT BIEÅU - Cho pheùp moät soá  Xung ñoät vaãn duy trì. CUOÁI CUØNG saùng kieán.  Ít coù söï töông taùc - Tieát kieäm thôøi gian.  Nhaân vieân ít quyeát taâm. NHOÙM TINH - Thaûo luaän côûi môû. HOA - Phaùt trieån nhieàu yù  Xung ñoät vaãn duy trì töôûng.  Ít coù söï töông taùc. - Söû duïng nguoàn löïc  Aùi laø chuyeân gia ? caû nhoùm. COÁ VAÁN  Laõnh ñaïo phaûi côûi - Thaûo luaän côûi môû. môû. - Phaùt trieån nhieàu yù töôûng. - Tieát kieäm thôøi gian.  Thieåu soá coâ laäp. LUAÄT ÑA SOÁ - Cho pheùp keát thuùc  Quueát taâm trong toaøn caùc cuoäc thaûo luaän. nhoùm khoâng cao. - Kích thích saùng taïo.  Toán nhieàu thôøi gian. NHAÁT TRÍ - Nhaân vieân quyeát  Caùc thaønh vieân phaûi taâm. coù kyõ naêng, laøm - Söû duïng moïi khaû vieäc theo eâ kíp cao. naêng. Ghi chuù : Khoâng coù phöông phaùp naøo thaät toát / thaät xaáu hoaëc ñuùng trong moïi tình huoáng. Duøng phöông phaùp naøo phuï thuoäc : - Tình huoáng. - Thôøi gian. Möùc ñoä tham gia cuûa nhaân CAO vieân Cao ⇒ Möùc ñoä tham gia cao – Nhaân TRUNG vieân coù toaøn quyeàn ra quyeát BÌNH ñònh (ví duï NHOÙM TÖÏ QUAÛN) THAÁP 3
NGHE THUAT LANH DAO CFVG Trung bình ⇒ Tö vaán roäng raõi – Nhaân vieân cung caáp caùc giaûi phaùp ñeà nghò (ví duï : phaân chia lôïi nhuaän) Thaáp ⇒ Tö vaán haïn cheá – Nhaân vieân cung caáp caùc thoâng tin nhöng khoâng ñöôïc bieát caùc vaán ñeà. Söï tham gia cuûa nhaân vieân ñaõ caûi thieän caùc quyeát ñònh nhö theá Nhaän thöùc vaø xaùc ñònh vaán ñeà toát Tham gia Ñöa ra ñöôïc cuûa nhieàu giaûi nhaân phaùp toát hôn. vieân Coù nhieàu … Lôïi ích cuûa vieäc nhaân vieân tham gia vaøo caùc quyeát ñònh - Coù taàm nhìn roäng raõi hôn trong vieäc xaùc ñònh vaø phaân tích vaán ñeà. - Coù nhieàu kieán thöùc, söï kieän vaø caùc phöông phaùp, giaûi phaùp hôn ñeå ñ1nh giaù. - Vieäc soaïn thaûo seõ giuùp laøm roõ vaán ñeà vaø laøm giaûm nhöõng ruõi ro baát ñònh ñoái vôùi caùc phöông phaùp, giaûi phaùp. - Vieäc tham gia cuûa nhaân vieân vaøo caùc quyeát ñònh seõ gia taêng möùc ñoä haøi loøng, quyeát taâm vaø uûng hoä ñoái vôùi quyeát ñònh. 4
NGHE THUAT LANH DAO CFVG THÔØI GIAN VAØ QUYEÁT ÑÒNH Thô øi gian THÖÏC HIEÄN THÖÏC HIEÄN QUYEÁT TAÂM QUYEÁT QUYEÁT TAÂM ÑÒNH QUYEÁT ÑÒNH CHUAÅN BÒ Quyeát ñònh Quyeát ñònh cuûa cuûa caáp eâ kíp quaûn lyù Baát lôïi cuûa vieäc nhaân vieân tham gia vaøo caùc quyeát ñònh - Toán nhieàu thôøi gian. Seõ laõng phí thôøi gian vaø nguoàn löïc khi söû duïng cho caùc quyeát ñònh theo chuaån. - Caùc quyeát ñònh thoûa hieäp coù theå khoâng laøm haøi loøng moät ai. - Suy nghó theo nhoùm coù theå laøm giaûm söï phong phuù cuûa caùc yù kieán. - Traùch nhieäm ñoái vôùi quyeát ñònh khoâng roõ raøng. 5
NGHE THUAT LANH DAO CFVG Caùc yeáu toá caân nhaéc khi ra quyeát ñònh COÂNG CÔ CAÁU VIEÄC TOÅ CHÖÙC RA QUYE ÁT ÑÒNH NHAÂN BAÏN 6
NGHE THUAT LANH DAO CFVG Phaàn 2 NGHEÄ THUAÄT RA QUYEÁT ÑÒNH I. Ra quyeát ñònh Ra quyeát ñònh lieân quan ñeán giaûi quyeát vaán ñeà vaø giaûi quyeát vaán ñeà caàn phaûi ra quyeát ñònh. Vì vaäy khoâng caàn thieát phaûi taùch hai töø naøy ra. Chuùng ta seõ ñoàng thôøi xem xeùt vieäc giaûi quyeát vaán ñeà vaø vieäc ra quyeát ñònh. Nhaø quaûn trò luoân luoân ra quyeát ñònh, vaø ra quyeát ñònh laø moät trong nhöõng kyõ naêng chuû yeáu cuûa nhaø quaûn trò. Baïn luoân luoân ñöôïc môøi ra quyeát ñònh vaø thöïc hieän quyeát ñònh. Chaát löôïng vaø keát quaû cuûa quyeát ñònh cuûa baïn coù khaû naêng aûnh höôûng tích cöïc hoaëc tieâu cöïc ñeán nhaân vieân vaø toå chöùc cuûa baïn. Ñieàu chuû yeáu laø baïn phaûi bieát toái ña hoùa khaû naêng ra quyeát ñònh cuûa baïn neáu baïn muoán trôû thaønh moät thaø quaûn trò thöïc söï coù hieäu quaû. II. Caùc loaïi quyeát ñònh Khoâng phaûi moïi quyeát ñònh ñeàu quan troïng nhö nhau. Ñieàu naøy seõ quyeát ñònh nhöõng yeáu toá nhö baïn seõ daønh bao nhieâu thôøi gian ñeå ra quyeát ñònh, nhöõng ngöôøi naøo baïn seõ loâi keùo tham gia vaøo quyeát ñònh vaø nhöõng nguoàn löïc naøo maø baïn caàn thieát. Coù ba möùc / loaïi quyeát ñònh ñoøi hoûi phaûi söû duïng nhöõng kyõ naêng quaûn trò khaùc nhau. Ba loaïi quyeát ñònh laø :  Quyeát ñònh theo chuaån.  Quyeát ñònh caáp thôøi.  Quyeát ñònh coù chieàu saâu. Quyeát ñònh theo chuaån Quyeát ñònh theo chuaån bao goàm nhöõng quyeát ñònh haøng ngaøy theo leä thöôøng vaø coù tính chaát laëp ñi laëp laïi. Giaûi phaùp cho nhöõng quyeát ñònh loaïi naøy thöôøng laø nhöõng thuû tuïc, luaät leä vaø chính saùch ñaõ ñöôïc quy ñònh saün. Quyeát ñònh loaïi naøy töông ñoái ñôn giaûn do ñaëc tính laëp ñi laëp laïi cuûa chuùng. Baïn coù khuynh höôùng ra nhöõng quyeát ñònh naøy baøng caùch suy luaän logic vaø tham khaûo caùc qui ñònh coù saün. Vaán ñeà coù theå phaùt sinh neáu baïn khoâng thöïc hieän theo ñuùng caùc qui taéc saün coù. Dó nhieân laø coù nhöõng quyeát ñònh theo chuaån khoâng ñöôïc tröïc tieáp giaûi quyeát baèng nhöõng qui trình cuûa toå chöùc. Nhöng baïn vaãn coù khuynh höôùng ra nhöõng quyeát ñònh loaïi naøy gaàn nhö moät caùch töï ñoäng. Vaán ñeà thöôøng chæ naåy sinh neáu baïn khoâng nhaïy caûm vaø khoâng bieát taùc ñoäng ñuùng luùc. Moät lôøi caûnh giaùc cho baïn : khoâng neân ñeå nhöõng quyeát ñònh theo chuaån trôû thaønh nhöõng chöùng cöù bieän hoä cho nhöõng quyeát ñònh caåu thaû hoaëc traùnh neù. Quyeát ñònh caáp thôøi Quyeát ñònh caáp thôøi laø nhöõng quyeát ñònh ñoøi hoûi taùc ñoäng nhanh vaø chính xaùc vaø caàn phaûi ñöôïc thöïc hieän gaàn nhö töùc thôøi. Ñaây laø loaïi quyeát ñònh thöôøng naûy sinh baát ngôø khoâng ñöôïc baùo tröôùc vaø ñoøi hoûi baïn phaûi chuù yù töùc thôøi vaø troïn veïn. Tình huoáng cuûa quyeát ñònh caáp 7
NGHE THUAT LANH DAO CFVG thôøi cho pheùp raát ít thôøi gian ñeå hoaïch ñònh hoaëc loâi keùo ngöôøi khaùc vaøo quyeát ñònh. Quyeát ñònh coù chieàu saâu Quyeát ñònh coù chieàu saâu thöôøng khoâng phaûi laø nhöõng quyeát ñònh coù theå giaûi quyeát ngay vaø ñoøi hoûi phaûi coù keá hoaïch taäp trung, thaûo luaän vaø suy xeùt. Ñaây laø loaïi quyeát ñònh thöôøng lieân quan ñeán vieäc thieát laäp ñònh höôùng hoaït ñoäng hoaëc thöïc hieän caùc thay ñoåi. Chuùng cuõng laø nhöõng quyeát ñònh gaây ra nhieàu tranh luaän, baát ñoàng vaø xung ñoät. Nhöõng quyeát ñònh coù chieàu saâu thöôøng ñoøi hoûi nhieàu thôøi gian vaø nhöõng thoâng tin ñaàu vaøo ñaëc bieät. Ñieåm thuaän lôïi ñoái vôùi quyeát ñònh loaïi naøy laø baïn coù nhieàu phöông aùn vaø keá hoaïch khaùc nhau ñeå löïa choïn. Quyeát ñònh coù chieàu saâu bao goàm quaù trình choïn loïc, thích öùng, vaø saùng taïo hoaëc ñoåi môùi. Vieäc choïn loïc töø nhöõng phöông aùn cuûa quyeát ñònh cho pheùp ñaït ñöôïc söï thích hôïp toát nhaát giöõa quyeát ñònh seõ ñöôïc thöïc hieän vaø moät soá giaûi phaùp ñaõ ñöôïc ñem thöïc nghieäm. Tính hieäu quaû cuûa baïn tuøy thuoäc vaøo vieäc baïn choïn quyeát ñònh, quyeát ñònh naøy phaûi ñöôïc chaáp thuaän nhieàu nhaát, sinh lôïi vaø hieäu quaû nhaát. Quaù trình thích öùng buoäc baïn phaûi bieát keát hôïp nhöõng giaûi phaùp ñaõ ñöôïc thöïc nghieäm vôùi moät soá giaûi phaùp môùi vaø saùng taïo hôn. Baïn phaûi coù khaû laêng kieåm tra vaø ruùt ra nhöõng baøi hoïc kinh nghieäm treân nhöõng coâng vieäc ñaõ thaønh coâng vaø keát hôïp ñieàu ñoù vôùi moät chuùt caûi tieán. Caùc quaù trình ñoåi môùi buoäc baïn phaûi coù nhöõng am hieåu ñaày ñuû nhöõng dieãn tieán phöùc taïp vaø saùng taïo khi ra quyeát ñònh. Baïn caàn ñeán nhöõng kyõ naêng naøy ñeå giaûi quyeát nhöõng tình huoáng quan troïng, thoâng thöôøng laø khoù hieåu vaø khoâng theå döï ñoaùn tröôùc ñöôïc, nhöõng tình huoáng naøy ñoøi hoûi phaûi coù nhöõng giaûi phaùp môùi. Quyeát ñònh coù chieàu saâu laø loaïi quyeát ñònh coù theå laøm gia taêng (hoaëc laøm giaûm giaù trò) hình aûnh vaø tính hieäu quaû veà maët quaûn tri cuûa baïn. Baøi taäp 1 Baïn haõy xem xeùt caùc quyeát ñònh sau ñaây vaø phaân loaïi chuùng theo ba loaïi: quyeát ñònh theo chuaån, quyeát ñònh caáp thôøi vaø quyeát ñònh coù chieàu saâu. 1. Chuyeán bay ñeán treã giaùm ñoác Haõng Haøng Khoâng phaûi gaëp haønh khaùch vaø quyeát ñònh xem neân ñeå hoï chôø hay cho hoï veà nhaø. 2. Mua 01 maùy in cho coâ thö kyù ñaùnh maùy vi tính. 3. Mua 10 maùy vi tính cho nhaân vieân goàm 6 kyõ sö vaø 4 coâ thö kyù. 4. Thôøi gian laøm vieäc cuûa nhaân vieân ñöôïc giaûm xuoáng coøn 40 giôø/tuaàn. Tröôûng boä phaän caáp cöùu Beänh vieän Baïch Mai phaûi thöïc hieän quy ñònh môùi naøy vaø toå chöùc laïi boä phaän caáp cöùu trong voøng 2 tuaàn. Loaïi quyeát ñònh Giaûi thích Theo chuaån 8
NGHE THUAT LANH DAO CFVG Caáp thôøi Coù chieàu saâu III. Tieán trình ra quyeát ñònh. Chuùng toâi ñeà nghò moät tieán trình ra quyeát ñònh goàm 6 giai ñoaïn : 1. Xaùc ñònh vaø hieåu vaán ñeà cuøng nguyeân nhaân cuûa noù. 2. Taùch bieät caùc chi tieát cuûa vaán ñeà, xaùc ñònh nhöõng lónh vöïc caàn tìm hieåu theâm vaø nhöõng tieâu chí keát quaû maø baïn mong muoán. 3. Khaûo saùt nhieàu phöông aùn giaûi phaùp vaø tieáp theo ñaùnh giaù nhöõng giaûi phaùp naøy ñeå ñöa ra quyeát ñònh giaûi phaùp aùp duïng. 4. Choïn giaûi phaùp toái öu. 5. Thöïc hieän vaø thoâng ñaït quyeát ñònh cuûa baïn. . 6. Xem xeùt hieäu quaû quyeát ñònh cuûa baïn, raø soaùt laïi caùc keát quaû vaø suy nghó caùch thöùc naâng cao chaát löôïng quyeát ñònh cuûa baïn cho laàn sau. Giôùi haïn cuûa phöông phaùp thuaàn lyù trong tieán trình ra quyeát ñònh Nhìn beà ngoaøi, heä thoáng neâu treân döôøng nhö raát hôïp lyù. Nghóa laø baïn, vôùi tö caùch laø ngöôøi ra quyeát ñònh, coù. nhöõng muïc tieâu roõ raøng vaø khoâng maâu thuaãn, coù kieán thöùc hoaøn haûo veà tình huoáng ra quyeát ñònh, coù theå taäp hôïp ñöôïc taát caû caùc phöông aùn khaû thi vaø tieân ñoaùn ñöôïc moïi haäu quaû coù theå xaûy ra. Noùi ñôn giaûn, baïn ñöôïc giaû ñònh laø coù theå tieân ñoaùn chính xaùc nhöõng keát quaû quyeát ñònh cuûa mình. Chuùng ta ñeàu thöøa bieát laø ñieàu naøy khoâng theå xaûy ra. 9
NGHE THUAT LANH DAO CFVG Lyù thuyeát coå ñieån veà vieäc ra quyeát ñònh cho raèng vieäc ra quyeát ñònh tuaân theo moät tieán trình suy luaän hoaøn toaøn thuaàn lyù. Noù giaû ñònh raèng ngöôøi ra quyeát ñònh coù suy nghó vaø haønh ñoäng hoaøn toaøn khaùch quan. Lyù thuyeát naøy cuõng giaû ñònh raèng ngöôøi ra quyeát ñònh bieát heát taát caû caùc phöông aùn vaø haäu quaû coù theå coù cuûa töøng tröôøng hôïp. Ngöôøi ra quyeát ñònh thöôøng phaûi baèng loøng vôùi quyeát ñònh coù saün toát nhaát ñoái vôùi tình huoáng maø hoï phaûi ñöông ñaàu. Chaéc haún baïn ñoàng yù raèng quan ñieåm naøy thöïc teá hôn nhieàu. Chuùng toâi khoâng tin raèng baïn coù theå tieân ñoaùn taát caû keát quaû hoaëc haäu quaû. Chuùng toâi cuõng khoâng tin raèng baïn coù theå taäp hôïp taát caû caùc thoâng tin lieân quan ñeán vaán ñeà. Tuy nhieân chuùng toâi tin raèng baïn caàn moät caáu truùc naøo ñoù ñeå tieáp caän vieäc ra quyeát ñònh. Chuùng toâi cung caáp caáu truùc naøy nhöng coá gaéng döïng noù theo caùch caøng gaàn vôùi thöïc teá caøng toát. 1. XAÙC ÑÒNH VAÁN ÑEÀ Giai ñoaïn ñaàu tieân khi ra quyeát ñònh laø phaûi nhaän ra ñöôïc raèng vaán ñeà ñang toàn taïi ñoøi hoûi moät quyeát ñònh. Tröôùc khi baïn baét ñaàu quaù trình ra quyeát ñònh, haõy chaéc chaén laø quyeát ñònh maø baïn saép ñöa ra thaät söï laø quyeát ñònh maø baïn phaûi laøm. Neáu khoâng laø nhö vaäy thì baïn haõy ñeå maëc vaán ñeà. Baïn thöôøng nghó raèng ñaõ laø moät nhaø quaûn trò thì moïi ngöôøi raát roäng löôïng chia seõ caùc vaán ñeà cuøng vôùi baïn, vaø neáu coù theå, hoï seõ caát dôõ gaùnh naëng cuûa nhöõng vaán ñeà aáy! Baïn phaûi coá gaéng tieân ñoaùn vaán ñeà vaø nhaän bieát chuùng khi chuùng xaûy ra. Haõy chaéc chaén raèng baïn bieát vaán ñeà laø vaán ñeà gì tröôùc khi baïn baét tay vaøo vieäc ra quyeát ñònh ! Baïn coù theå duøng moät soá chieán löôïc ñeå taêng cöôøng khaû naêng nhaän bieát vaán ñeà cuûa baïn. Nhaän bieát vaán ñeà 1. Tìm xem coù nhöõng khaùc bieät naøo giöõa thöïc teá ñang toàn taïi vaø ñieàu maø baïn cho laø “tieâu bieåu”. 2. Xem xeùt noái quan heä nhaân - quaû. 3. Hoûi yù kieán nhöõng ngöôøi trong cöông vò ñeå ñöa ra ñöôïc nhöõng trieån voïng khaùc nhau hoaëc ñeå hieåu bieát ñuùng baûn chaát cuûa tình huoáng ra quyeát ñònh. 4. Xem xeùt tình huoáng töø nhöõng goùc ñoä khaùc nhau. 5. Phaûi côûi môû khi chaáp nhaän raèng thaäm chí baïn coù theå laø moät phaàn cuûa nguyeân nhaân gaây ra vaán ñeà. 6. Quan taâm theo doõi keát quaû coâng vieäc neáu nhö noù khoâng dieãn ra nhö keá hoaïch. 7. Chuù yù caùc vaán ñeà xaûy ra coù tình chaát laëp ñi laëp laïi. Ñieàu naøy thöôøng cho thaáy laø chuùng ta chöa hieåu vaán ñeà moät caùch ñaày ñuû. Theâm nöõa, baïn coù theå coá gaéng ñoaùn tröôùc vaán ñeà hoaëc nhaän bieát chuùng khi chuùng xaûy ra laàn ñaàu tieân. Vaán ñeà coù theå ñöôïc nhaän bieát sôùm hôn nhôø : 10
NGHE THUAT LANH DAO CFVG 1. Laéng nghe vaø quan saùt nhaân vieân ñeå bieát ñöôïc nhöõng lo ngaïi cuûa hoï ñoái vôùi coâng vieäc, coâng ty vaø nhöõng caûm nghó cuûa hoï ñoái vôùi caùc ñoàng nghieäp vaø ban quaûn lyù. 2. Ñeå yù ñeán haønh vi khoâng bình thöôøng hoaëc khoâng nhaát quaùn; ñieàu naøy phaûn aùnh moät soá vaán ñeà coøn che ñaäy beân döôùi. 3. Neáu ñöôïc, tieáp tuïc naém baét caùc thoâng tin veà nhöõng vieäc maø ñoái thuû hoaëc ngöôøi khaùc ñang laøm. Moät khi baïn nhaän bieát ñöôïc vaán ñeà hoaëc tình huoáng “thöïc”, vaø hieåu rthöõng nguyeân nhaân cuûa noùi thì baïn phaûi ñöa ra moät trong nhöõng quyeát ñònh ñaàu tieân cuûa baïn. Quyeát ñònh xem coù phaûi :  Khoâng laøm gì caû hay khoâng (vieäc quyeát ñònh “khoâng ñöa ra quyeát ñònh gì caû” cuõng laø moät quyeát ñònh).  Chæ quan saùt vaán ñeà vaø trôû laïi vaán ñeà vaøo moät ngaøy khaùc.  Thöû kieåm tra vaán ñeà.  Cöù tieán tôùi tìm kieám moät giaûi phaùp vaø ñöa ra nhieàu quyeát ñònh hôn. Vieäc baïn nhaän bieát vaán ñeà luùc ban ñaàu vaø hieåu vaán ñeà cho pheùp baïn löïa choïn loaïi quyeát ñònh caàn phaûi ñöa ra. Neáu vieäc naøy coù theå quyeát ñònh nhôø caùc thuû tuïc thöôøng leä thì noù ít caàn ñöôïc laøm saùng toû hôn. Baïn haõy nhôù laø khoâng phaûi moïi vaán ñeà ñeàu ñoøi hoûi cuøng moät ñoä saâu phaân tích nhö nhau. Khi laø ngöôøi ñöa ra quyeát ñònh, moät phaàn kyõ naêng cuûa baïn phaûi bao goàm vieäc nhaän bieát caùc loaïi vaán ñeà khaùc nhau vaø sau ñoù baïn tieán haønh phaân tích thö thee naøo. Trong coâng taùc, thöôøng coù nhieàu nhieàu quyeát ñònh coù lieân quan ñeán moät vaán ñeà hôn laø chæ moät quyeát ñònh. Khi baïn ñaõ nhaän bieát vaán ñeà vaø quyeát ñònh tìm kieám moät giaûi phaùp hoaëc ñöa ra moät quyeát ñònh thì baïn neân coá gaéng taùch bieät caùc chi tieát vaø caùc giaûi phaùp trong moät quyeát ñònh. Nhaän bieát nguyeân nhaân chöù khoâng phaûi trieäu chöùng 2. TAÙCH BIEÄT CAÙC VAÁN ÑEÀ (PHAÂN TÍCH NGUYEÂN NHAÂN) Baïn hieåu tình huoáng ra quyeát ñònh, baïn ñaõ nhaän bieát nguyeân nhaân, nhöng baïn vaãn caàn taùch bieät hoaëc chaån ñoaùn nhöõng chi tieát coù quan heä, lieân quan. Noùi caùch khaùc, baïn ñònh nghóa vaán ñeà roõ hôn vaø phaùt hieän nhöõng thöû thaùch ñaëc bieät cuûa vaán ñeà. Chaúng haïn, vaán ñeà coù lieân quan tôùi moät nhoùm hay khoâng? Neáu coù, nhöõng thaønh vieân cuûa nhoùm caàn hieåu vaán ñeà naøy vaø quyeát ñònh nhöõng ñieàu phöùc taïp cuûa noù. Taùch bieät caùc vaán ñeà bao goàm : Taäp hôïp döõ lieäu veà tình huoáng Ñieàu raøy ñoøi hoûi khaû naêng phaân bieät giöõa söï kieän vaø yù kieán. Ñaëc bieät trong caùc vaán ñeà giöõa caùc caù nhaân vôùi nhau, yù kieán cuûa moïi ngöôøi coù theå raát maïnh meõ vaø bò aûnh höôûng bôûi xuùc caûm. Baïn caàn phaûi thu thaäp vaø toå chöùc döõ lieäu thích hôïp cho vaán ñeà. Treân thöïc teá baïn seõ khoâng theå naøo taäp hôïp ñöôïc moïi thoâng tin maø baïn muoán, do ñoù baïn phaûi bieát öu tieân choïn caùi gì laø quan troïng nhaát. 11
NGHE THUAT LANH DAO CFVG Xaùc ñònh phaïm vi cuûa vaán ñeà Baïn haõy xem xeùt ai vaø caùi gì coù lieân quan. Ñoù vaán ñeà coù khaû naêng aûnh höôûng ñeán toaøn boä toå chöùc hoaëc chæ moät vaøi thaønh vieân ? Ñoù laø moät vaán ñeà giöõa caùc caù nhaân vôùi nhau, moät vaán ñeà veà heä thoáng hoaëc moät vaán ñeà thuoäc nhoùm ? Caùc nhaân toá nhö vaäy coù theå coù aûnh höôûng tôùi nguoàn löïc maø baïn caáp cho vieäc tìm kieám giaûi phaùp. Chaúng haïn, neáu vaán ñeà ñe doïa söï toàn taïi cuûa toå chöùc cuûa baïn vaø ñe doïa maát tieàn thì baïn roõ raøng seõ phaûi boû nhieàu nguoàn taøi nguyeân ñaùng keå vaøo vieäc giaûi quyeát nguyeân nhaân naøy. Xaùc ñònh phaïm vi cuûa vaán ñeà cuõng seõ giuùp xaùc ñònh ñöôïc nhöõng ngöôøi coù lieân quan. Xaùc ñònh haäu quaû cuûa vaán ñeà Quyeát ñònh nhöõng haäu quaû coù theå coù cuûa vaán ñeà ñeå thaáy coù phaûi phaân tích theâm nöõa hoaëc nhaän theâm nguoàn löïc nöõa hay khoâng ? Xem xeùt nhöõng haïn cheá coù theå coù aûnh höôûng ñeán giaûi phaùp cuûa vaán ñeà Coù rthöõng yeáu toá naøo coù theå ngaên caûn moät giaûi phaùp ñaït keát quaû toát hay khoâng ? Nhöõng yeáu toá nhö theá thöôøng khoù phaùt hieän ñöôïc. Neáu laõnh ñaïo ñaõ thieát laäp moät chöông trình ñaëc bieät vaø phaân tích ban ñaàu chæ vaøo tính khoâng hieäu quaû, thì vieäc naøy khoâng ñaùng ñeå baïn phaûi maát thôøi gian, nguoàn löïc, naêng löôïng (hoaëc coâng vieäc) vaøo vieäc coá gaéng giaûi quyeát vaán ñeà naøy. Taäp hôïp döõ lieäu ñeå taùch rieâng reõ nhöõng phöùc taïp cuûa vaán ñeà coù theå laø moät coâng vieäc khoù khaên. Coù ñöôïc söï giuùp ñôû cuûa ngöôøi khaùc laø raát toát. Baïn coù theå phaân tích vaø chaån ñoaùn nhöõng taøi lieäu chính thöùc, phoûng vaán nhaân vieân hoaëc caáp treân vaø chæ ñaïo nhöõng cuoäc ñieàu tra. Xaùc ñònh phaïm vi lieân quan cuõng coù theå phöùc taïp. Noù loâi cuoán baïn (vaø thöôøng laø nhoùm cuûa baïn) vaøo vieäc quyeát ñònh taàm quan troïng vaø tính chaát phöùc taïp cuûa tình huoáng. Nhöõng haäu quaû vaø raøng buoäc coù theå aûnh höôûng ñeán giaûi phaùp cuûa vaán ñeà ñoøi hoûi chaån ñoaùn phaûi thaän troïng. Söï taùch rieâng reõ nhöõng chi tieát naøy giuùp baïn xaùc ñònh ñöôïc taàm quan troïng cuûa vaán ñeà vaø cung caáp nhöõng chi tieát höõu ích cuûa tính phöùc taïp vaø thöû thaùch cuûa vaán ñeà. Ñieàu naøy laàn löôït coù theå laøm taêng cô hoäi ñeå baïn ñi tôùi nhöõng quyeát ñònh ñaùng giaù. Giai ñoaïn taùch rieâng reõ bao goàm paâhn tích hoaëc chuaån ñoaùn vaán ñeà baïn ñaõ nhaän bieát trong giai ñoaïn ñaàu : ñaøo saâu hôn vaøo nhöõng nguyeân nhaân cuûa vaán ñeà vaø coá gaéng thöû trình baøy tæ mæ taïi sao noù laïi laø moät vaán ñeà. Baïn cuõng coù theå xem xeùt laïi ai seõ lieân quan vaø coù theå coù nhöõng haäu quaû vaø raøng buoäc naøo coù theå ngaên caûn nhöõng giaûi phaùp cuûa vaán ñeà. ÔÛ giai ñoaïn naøy, baïn neân vieát ra baïn döï ñònh ñaït ñöôïc gì nhôø quaù trình quyeát ñònh. Ñieàu naøy bao goàm vieäc ñaët ra caùc muïc tieâu vaø coù theå bao goàm vieäc thieát laäp caùc tieâu chí coù theå duøng ñeå ñaùnh giaù tính hieäu quaû cuûa quyeát ñònh. Caùc muïc tieâu neân ñöôïc “ñaët ra ñeå giaûm / ñeå loaïi tröø nhöõng nguyeân nhaân coäi reã cuûa vaán ñeà”. ÔÛ giai ñoaïn naøy caùc muïc tieâu neân döïa treân thoâng tin hieän coù. Caùc muïc tieâu vaø tieâu chí cuûa keát quaû coù theå phaûi ñöôïc söûa ñoåi trong suoát caùc giai ñoaïn sau naøy cuûa quaù trình ra quyeát ñònh. Baïn cuõng coù theå quyeát ñònh raèng vaán ñeà naøy phöùc taïp ñeán noåi noù caàn phaûi ñöôïc chia thaønh caùc thaønh phaàn nhoû hôn. Caùc nhoùm khaùc 12
NGHE THUAT LANH DAO CFVG nhau coù theå laøm vieäc treân caùc “maûnh” khaùc nhau naøy vaø thöôøng xuyeân gaëp nhau ñeå baùo cho nhau bieát thoâng tin. ÔÛ giai ñoaïn naøy, baïn ñaõ hoaøn thaønh moät soá nhieäm vuï quan troïng cuûa quaù trình ñöa ra quyeát ñònh vaø saün saøng chuyeån sang thöïc söï giaûi quyeát vaán ñeà vaø ñöa ra quyeát ñònh. Tröôùc khi laøm vieäc naøy, vaán ñeà quan troïng laø baïn quyeát ñònh ai seõ lieân quan ñeán vieäc thöïc söï ra quyeát ñònh. 3. KHAÛO SAÙT VAÁN ÑEÀ (PHAÙT TRIEÅN CAÙC PHÖÔNG PHAÙP GIAÛI PHAÙP) Moät khi baïn ñaõ hieåu nhöõng raéc roái cuûa vaán ñeà, baïn caàn phaûi “daán thaân” vaøo vieäc ra quyeát ñònh. Giai ñoaïn khaûo saùt vaán ñeà bao goàm vieäc laøm phaùt sinh nhöõng phöông aùn giaûi quyeát, ñaùnh giaù hoaëc phaân tích caùc phöông aùn, vaø choïn löïa phöông aùn : cuoái cuøng daãn ñeán moät quyeát ñònh. Ñaây laø giai ñoaïn trong ñoù söï saùng taïo laø thieát yeáu. Tröôùc nhieàu vaán ñeà haàu nhö luoân luoân coù moät soá giaûi phaùp khaû thi. Trong moät soá tröôøng hôïp coù raát nhieàu phöông aùn. Neáu khoâng löïa choïn ñöôïc phöông aùn naøo thì khoâng coù moät quyeát ñònh naøo ñöôïc ñöa ra. Coâng vieäc cuûa baïn laø duøng nhoùm cuûa mình ñeå xaùc ñònh caøng nhieàu phöông aùn caøng toát. Vieäc baïn phaûi laøm laø nghieân cöùu taát caû caùc phöông aùn coù saün, roài sau ñoù quyeát ñònh choïn phöông aùn naøo coù theå ñöa ra moät giaûi phaùp thöïc tieån nhaát. Noùi caùch khaùc baïn seõ choïn giaûi phaùp toát nhaát, laø giaûi phaùp cho pheùp ñaït ñöôïc nhöõng muïc tieâu cuûa baïn vaø coù löu yù ñeán nhöõng raøng buoäc cuûa tình huoáng. Tìm kieám caùc giaûi phaùp cho vaán ñeà bao goàm hai quaù trình : suy nghó saùng taïo vaø suy nghó phaân tích. Moïi ngöôøi ñeàu coù khaû naêng saùng taïo. Söï saùng taïo khoâng nhaát thieát coù nghóa laø phaùt minh ra moät phöông phaùp môùi laï vaø duy nhaát. Noù thöôøng xuyeân bao goàm vieäc keát hôïp moät soá yù töôûng ñaõ ñöôïc thöû nghieäm theo moät caùch môùi. Neáu baïn muoán khuyeán khích söï saùng taïo vaø laøm phaùt sinh nhieàu giaûi phaùp saùng taïo hôn thì baïn caàn phaûi saün saøng thoûa ñöôïc 4 tieâu chí. Ñoù laø : • Saün saøng tieáp thu moïi yù kieán. • Chaáp nhaän ruûi ro. • Keâu goïi ngöôøi khaùc tham gia. • Chaáp nhaän pheâ bình. Saün saøng tieáp thu moïi yù kieán. Xöû lyù moãi vaán ñeà nhö laø moät vaán ñeà môùi vaø khaùc nhau. Baïn ñöøng ñôn giaûn aùp duïng nhöõng giaûi phaùp ñaõ coù cho baát cöù moät vaán ñeà naøo môùi naûy sinh. Haõy saün saøng laéng nghe caùc yù kieán khaùc nhau, cho ñuø nhöõng yù kieán naøy coù veû kyø quaùi. Moät soá trong ña soá caùc quyeát ñònh coù tính chaát caûi tieán vaø taùc ñoâng maïnh ñaõ xuaát phaùt töø nhöõng “haït gioáng” nhö theá. Khuyeánkhích nhaân vieân cuûa baïn saün saøng tieáp thu moïi gôïi yù baèng caùch cho pheùp hoï bình luaän hoaëc chæ trích “hieän traïng”. Chaáp nhaän ruûi ro Nhieàu ngöôøi trong chuùng ta khoâng phaùt bieåu vì chuùng ta khoâng muoán caûm thaáy ngöôïng tröôùc ngöôøi khaùc. Moät soá nhaø quaûn trò hieän nay coøn laøm traàm troïng hôn nhöõng caûm giaùc naøy baàng caùch cheá gieãu nhöõng ñeà nghò cuûa nhaân vieân. Ñieàu naøy ngaên caûn nhaân vieân ñoùng goùp yù 13
NGHE THUAT LANH DAO CFVG kieán. Ñöøng ñeå moät vieäc chöa bao giôø ñöôïc thöïc hieän tröôùc ñoù ngaên caûn baïn thöû söû duïng noù. Baïn phaûi chuaån bò tö töôûng chòu thaát baïi, vaø xem thaát baïi nhö moät baøi hoïc kinh nghieäm. Möùc ñoä ruûi ro phaûi ñöôïc tính toaùn lieân quan tôùi chi phí, lôïi nhuaän vaø keát quaû coù theå coù ñoái vôùi toå chöùc vaø ñoái vôùi baïn. Keâu goïi ngöôøi khaùc tham gia Ngöôøi khaùc coù theå ñöa ra moät caùc nhìn nhaän söï vieäc raát khaùc vôùi baïn. Ñuùng laø chuùng ta thöôøng trôû neân quaù quen thuoäc vôùi caùc vaán ñeà cuûa chuùng ta neân khoâng theå nhìn xa hôn moät soá ranh giôùi naøo ñoù. Loâi cuoán ngöôøi khaùc thöôøng giuùp loaïi tröø nhöõng ruûi ro cuûa caùch suy nghó theo nhoùm. Chaáp nhaän pheâ bình Haõy coá gaéng khoâng phaûn öùng laïi tröôùc caùc vaán ñeà maø giaûi phaùp laø hieån nhieân. Baïn neân khuyeán khích gôïi yù caøng nhieàu phöông aùn caøng toát tröôùc khi baïn ñaùnh giaù tính ñuùng ñaén cuûa caùc phöông aùn. Neáu baïn ñaùnh giaù quaù nhanh baïn seõ laøm naûn loøng nhöõng ñoùng goùp coù tính chaát côûi môû vaø gaëp nguy cô boû lôõ caùc giaûi phaùp mang tính saùng taïo. Laøm phaùt sinh caùc giaûi phaùp Moïi hình thöùc saùng taïo ñeàu ñoøi hoûi phaûi laøm phaùt sinh moät soá lôùn tö töôûng. Thöôøng thì nguoàn tö töôûng toát nhaát xuaát phaùt töø nhaân vieân coù tính hôi ñoäc ñaùo. Nhö baïn coù theå ñaõ bieát, quaûn lyù hoaëc laõnh ñaïo nhöõng caù nhaân nhö theá coù theå gaëp raéc roái, nhöng neáu baïn muoán nhöõng tö töôûng saùng suoát, coù tính caûi tieán, thì vieäc naøy ñaùng ñeå baïn baän taâm. Moät trong nhöõng kyõ thuaät toát nhaát ñeå laøm phaùt sinh caùc phöông aùn laø phöông thöùc “ñoäng naõo” trong ñoù moïi thaønh vieân neâu yù kieán roài cuøng baøn baïc. . Phöông phaùp ñoäng naõo cho raèng tö töôûng ñaõ phaùt sinh toát nhaát tröôùc khi chuùng ñöôïc ñaùnh giaù. Tö töôûng naøy ñoøi hoûi baïn vaø ngöôøi khaùc tham gia vaøo quaù trình phaûi saün saøng tieáp thu moïi gôïi yù, saün saøng chaáp nhaän ruûi ro vaø rthöõng nhaän xeùt ñaùng ngôø. Baây giôø chuùng ta haõy xem quaù trình naøy. Laøm theá naøo söû duïng phöông thöùc ñoäng naõo 9 qui taéc cho phöông thöùc ñoäng naõo : 1. Yeâu caàu moãi ngöôøi tham gia ñoùng goùp yù kieán moät caùch roõ raøng : “Ngoïc, nghó gì ?” 2. Lieät keâ moïi yù kieán ñöôïc ñeà caäp ñeán, thaäm chí ngay caû khi noù laëp laïi ñeà nghò tröôùc ñaây... 3. Ghi laïi yù kieán laøm cho moïi ngöôøi deã ñoïc hôn. 4. Thöôøng xuyeân khuyeán khích nhöõng ngöôøi tham gia ñoùng goùp theâm nhieàu yù kieán hôn khi chuùng coù veû “saép caïn”. 5. Baûo ñaûm raèng tröôùc khi baïn döøng, moïi yù kieán ñeàu ñöôïc thoâng baùo ñaày ñuû. Baïn thaäm chí coù theå noùi: “Chuùng ta haõy laáy theâm moät yù kieán nöõa töø moïi ngöôø”. 6. Khuyeán khích nhöõng yù kieán ngôø ngheäch, ngoä nghónh vaø thaäm chí nhìn beà ngoaøi laø “ñieân roà”. Nhöõng ñeà nghò naøy thöôøng coù theå coù tính chaát saùng taïo vaø cuoái cuøng thích hôïp vôùi thöïc teá. 14
NGHE THUAT LANH DAO CFVG Phöông thöùc ñoäng naõo neân mang tính haøi höôùc. 7. Ñoùng goùp vaø ghi laïi yù kieán rieâng cuûa baïn. Ñieàu naøy coù thöïc hieän ñeå truyeàn sinh löïc cho nhoùm khi rthoùm bò ñình treä. 8. Khuyeán khích nhöõng ngöôøi tham gia phaùt trieån vaø theâm vaøo nhöõng yù kieán ñaõ ñöôïc ghi nhaän. Ñieàu naøy khoâng neân bao goàm vieäc thaûo luaän hoaëc ñaùnh giaù nhöõng yù kieán duø döôùi hình thöùc naøo. 9. Khoâng ai phaûi ñaùnh giaù yù kieán cuûa mình trong giai ñoaïn ñoäng naõo. Duø ñieàu naøy coù xaûy ra theo caùch tích cöïc hoaëc tieâu cöïc thì baïn cuõng neân boû qua vaø hoûi “keû phaïm loãi” treân nhöõng yù kieán khaùc, vaø baèng caùch aáy, chuyeån söï tham gia thaønh söï ñoùng goùp tích cöïc. Ñoäng naõo laø moät hoaït ñoäng raát toán thôøi gian. Neáu baïn coù raøng buoäc veà thôøi gian thì baïn khoâng theå toå chöùc vaø taän duïng heát tieàm naêng cuûa moät buoåi hoïp laáy yù kieán nhö vaäy. Khaû naêng laøm phaùt sinh nhöõng giaûi phaùp cuõng quan troïng nhö khi choïn moät giaûi phaùp ñuùng. Tuy nhieân trong nhöõng giaûi phaùp naøy, nhieàu giaûi phaùp seõ khoâng thöïc teá hoaëc khoâng theå ñöôïc ñaùnh giaù ñuùng ñaén ñöôïc. 4. CHOÏN GIAÛI PHAÙP TOÁI ÖU Coù moät soá caùch ñeå ñaùnh giaù caùc ñeà nghò, giaûi phaùp hoaëc yù kieán. Baïrl coù theå loaïi tröø moät soá baèng caùch ñaët nhöõng caâu hoûi sau ñaây : 1. Nhöõng phöông tieän vaät chaát cuûa toå chöùc cuûa baïn coù laøm cho caùc phöông aùn trôû neân khoâng thöïc hieän ñöôïc ? 2. Toå chöùc cuûa baïn coù khaû naêng ñaùp öùng chi phí theo phöông aùn naøy khoâng ? 3. Laõnh ñaïo cuûa baïn coù noùi raèng moät soá phöông aùn naøo ñoù khoâng theå chaáp nhaän ñöôïc hay khoâng ? Ñaët ra nhöõng caâu hoûi naøy thöôøng seõ loaïi tröø moät soá giaûi phaùp, nhöng neáu baïn “saùng taïo” caùc giaûi phaùp moät caùch ñuùng ñaén thì seõ coøn nhieàu giaûi phaùp ñöôïc giöõ laïi. Khi ñaùnh giaù nhöõng giaûi phaùp naøy baïn caàn laøm moät vieäc khoù khaên laø thöû tieân ñoaùn moïi keát quaû coù theå xaûy ra. Nhö ñaõ ñeà caäp tröôùc ñaây, khoâng theå tieân ñoaùn ñöôïc moïi keát quaû, nhöng baèng caùch suy nghó vaø phaân tích caån thaän, baïn coù theå nhaän bieát ñöôïc nhieàu ñieàu. Moät laàn nöõa caùch tieáp caän cuûa moät nhoùm veà vaán ñeà naøy coù theå coù lôïi hôn. Tieâu chuaån ñeå ñaùnh giaù nhöõng giaûi phaùp coù theå coù : 1. Ruûi ro coù lieân quan ñeán keát quaû mong ñôïi 2. Coá gaéng caàn phaûi coù 3. Möùc ñoä thay ñoåi mong muoán . 4. Khaû naêng coù saün caùc nguoàn taøi nguyeân (nhaân söï vaø vaät chaát) 5. THÖÏC HIEÄN QUYEÁT ÑÒNH 15
NGHE THUAT LANH DAO CFVG Thöïc hieän moät quyeát ñònh roõ raøng keùo theo vieäc baïn phaûi trôû neân höõu ích : baïn phaûi laøm cho söï vieäc xaûy ra. Ñieàu haønh thöïc hieän moät quyeát ñònh chuû yeáu laø traùch nhieäm cuûa baïn. Vieäc coù bao nhieâu ngöôøi ñöôïc pheùp tham gia vaøo giai ñoaïn naøy laø khoâng quan troïng. Neáu keát quaû khoâng thoûa maõn do vieäc thöïc hieän ñöôïc tieán haønh caåu thaû, thì baïn seõ laø ngöôøi bò coi laø phaûi chòu traùch nhieäm. Do ñoù baïn phaûi phaùt trieån kyõ naêng vaø khaû naêng cuûa baïn ñeå ñaûm baûo raèng quyeát ñònh ñöôïc thöïc hieän ñöa ñeán nhöõng keát quaû hoaëc thay ñoåi mong muoán. Neáu baïn muoán thaønh coâng ôû giai ñoaïn quan troïng naøy thì baïn phaûi caàn trieån khai ít nhaát laø moät soá trong nhöõng kyõ naêng sau ñaây : Thöïc hieän coù hieäu quaû • Laøm roõ • Thieát laäp caáu truùc ñeå thöïc hieän • Trao ñoåi thoâng tin • Xaùc ñònh tieán trình • Ñöa ra ví duï chuaån • Chaáp nhaän ruûi ro • Tin töôûng Laøm roõ vaán ñeà Baïn phaûi thaät söï roõ raøng ngay töø trong suy nghó cuûa rieâng baïn veà vieäc caàn phaûi laøm. Haõy chaéc chaén raèng baïn bieát chính xaùc baïn seõ ñi veà ñaâu tröôùc khi baïn khôûi haønh. Haõy töï hoûi : Quyeát ñònh caàn ñaït ñöôïc laø quyeát ñònh gì ? Thieát laäp cô caáu deå thöïc hieän Baïn phaûi thieát laäp muïc tieâu roõ raøng vaø thôøi haïn cuûa quaù trình thöïc hieän. Bôûi vì trong quaûn lyù muïc tieâu, nhaân vieân phaûi bieát chính xaùc ñieàu hoï caàn ñaït ñöôïc vaø phaûi bieát ngaøy hoaøn thaønh nhieäm vuï. Trao ñoåi thoâng tin Thoâng tin moät caùch roõ raøng cho ngöôøi khaùc ñieàu phaûi laøm ñeå ñaït ñöôïc quyeát ñònh. Neáu nhaân vieân cuøng tham gia vaøo vieäc thöïc hieän quyeát ñònh maø khoâng thoâng hieåu nhöõng keát quaû mong muoán ñaït ñöôïc vaø vai troø cuûa hoï, thì vieäc thöïc hieän seõ khoâng coù hieäu quaû. Nhôø caäy Baïn haõy chuaån bò ñeå xin ñöôïc hoã trôï veà kinh nghieäm vaø tö vaán cuûa ngöôøi khaùc ngay töø khi baïn döï kieán laøm theá naøo ñeå thöïc hieän moät quyeát ñònh. Ñöøng nghó raèng baïn ñaõ coù saün taát caû caùc caâu traû lôøi. Vieäc thöïc hieän, nhaát laø ñoái vôùi nhöõng quyeát ñònh phöùc taïp, ñoøi hoûi leân keá hoaïch caån thaän, thöôøng laø ñaëc bieät. Khoâng neân coá gaéng töï laøm taát caû moïi vieäc. 16
NGHE THUAT LANH DAO CFVG Chaáp nhaän ruûi ro Haõy chuaån bò chaáp nhaän ruûi ro coù tính toaùn ñeå laøm cho söï vieäc xaûy ra. Phaûi nhieät tình, kieân quyeát vaø soát saéng khi thöïc hieän moät quyeát ñònh. Moät quyeát ñònh saùng taïo ñoøi hoûi söï thöïc hieän phaûi coù tính saùng taïo. Ñöøng neân aùp duïng moät qui trình thöïc hieän duy nhaát coù tính “tieâu bieåu” vaøo moïi quyeát ñònh. Moâ hình hoùa vai troø Baïn phaûi moâ hình hoùa caùc tieâu chuaån cho nhaân vieân tích cöïc noi göông. Haõy chuaån bò tinh thaàn laøm vieäc heát söùc tích cöïc. Haõy töï ñaët cho mình nhöõng chæ tieâu phaán ñaáu ôû möùc cao. Neáu baïn laøm nhö vaäy thì baïn môùi coù theå deã daøng ñaët cho nhaân vieân nhöõng chæ tieâu cao hôn vaø coù nhieàu hy voïng hoï ñaït ñöôïc muïc tieâu hôn. Baïn ñöøng gioáng nhö nhaø quaûn trò maø toâi ñaõ coù laàn laøm vieäc döôùi quyeàn, oâng aáy luoân noùi vôùi chuùng toâi raèng oâng aáy mong chuùng toâi laøm vieäc laâu daøi vaø tích cöïc cho toå chöùc naøy. AÁy vaäy maø oâng ta luoân laø ngöôøi ñeán cuoái cuøng vaø laø ngöôøi ñaàu tieân rôøi coâng ty. OÂng ta gaàn nhö moät mình laøm lôïi cho caêng tin cuûa coâng ty ! Tin töôûng Baïn hay tin töôûng raèng baïn vaø nhaân vieân cuûa baïn luoân luoân coù theå laøm toát hôn nöõa. Ñöøng tìm caùch ngaên laïi vieäc thöïc hieän moät quyeát ñònh maø baïn nghó raèng baïn vaø nhaân vieân cuûa baïn khoâng coù khaû naêng ñaït ñöôïc. Ngöôøi ta thöôøng laøm vieäc ôû möùc ñoä maø baïn tin raèng hoï coù khaû naêng ñaït ñeán möùc ñoù, mieãn laø noù hôïp lyù. Chaát löôïng cuûa vieäc thöïc hieän thöôøng seõ phuø hôïp vôùi khoái löôïng coâng taùc chuaån bò maø baïn tieán haønh cho nhieäm vuï naøy. Baïn coù theå caûi tieán kyõ naêng thöïc hieän cuûa baïn baèng caùch nghó veà phöông thöùc baïn vaø nhöõng ngöôøi khaùc ñaõ laøm nhö theá naøo ñeå tieáp caän coâng vieäc trong thôøi gian qua. 6. THAÅM TRA (ÑAÙNH GIAÙ QUYEÁT ÑÒNH) Thaåm tra tính hieäu quaû cuûa moät quyeát ñònh ñoøi hoûi moät caùch tieáp caän töø hai phía. Moät laø, baïn phaûi ñaùnh giaù qui trình treân cô sôû ñang dieãn ra: Vieäc thöïc hieän coù ñöôïc tieán haønh theo ñuùng trình töï cuûa keá hoaïch hay khoâng ? Baïn coù ñaït ñöôïc nhöõng keát quaû mong muoán hay khoâng ? Hai laø, baïn neân thaåm tra tính hieäu quaû cuûa toaøn boä quyeát ñònh vaø caû quaù trình laáy quyeát ñònh nöõa. Neáu quyeát ñònh cuûa baïn khoâng ñaït ñöôïc nhöõng keát quaû mong muoán baïn coù theå phaûi ñieàu chænh phöông phaùp thöïc hieän, hoaëc thaäm chí coù theå huûy quyeát ñònh. Huûy quyeát ñònh coù theå raát khoù, nhaát laø trong tröôøng hôïp baïn ñaõ hao toán nhieàu coâng söùc cho quaù trình. Baïn phaûi töï hoûi raèng chaám döùt thì seõ coù lôïi hôn veà maët chuyeân moân, veà maët taøi chính hoaëc cho chính baûn thaân hay khoâng. Caàn phaûi coù can ñaûm ñeå laøm nhö vaäy nhöng ñieàu naøy coù khi khoâng theå traùnh khoûi. Trong moät soá tröôøng hôïp baïn khoâng coù khaû naêng löïa choïn. Moät soá quyeát ñònh khoâng theå ñi ngöôïc laïi ñöôïc. Ví duï, neáu baïn ñaõ quyeát ñònh göûi 3 nhaân vieân ñi hoïc khoùa ñaøo taïo ñaëc bieät, vaø hoï ñaõ baét ñaàu khoùa hoïc, thì khoù maø ruùt laïi quyeát ñònh cuûa baïn. Trong nhöõng tröôøng hôïp nhö theá baïn phaûi tieáp tuïc quyeát ñònh naøy vaø phaûi taän duïng caùi hay maø tình huoáng ñöa ra. 17
NGHE THUAT LANH DAO CFVG ÔÛ moät ñieåm khaùc ít quan troïng hôn, haõy giaû ñònh raèng ña soá caùc quyeát ñònh cuûa baïn tieán haønh töông ñoái saùt keá hoaïch baïn ñaõ döï kieán vaø chæ thænh thoaûng môùi ñi cheäch ra ngoaøi. Nhöõng khaùc bieät nhoû naøy coù theå ñoøi hoûi baïn phaûi ñieàu chænh moät soá khía caïnh cuûa quyeát ñònh ñaõ vöôït ra ngoaøi keá hoaïch. Vieäc ñaùnh giaù quyeát ñònh ñang ñöôïc thöïc hieän coù theå tieán haønh toát nhaát ôû 2 möùc ñoä : chính thöùc vaø khoâng chính thöùc. Vieäc xem xeùt laïi moät caùch chính thöùc neân ñöôïc döï kieán vaøo nhöõng ngaøy coøn trong quaù trình thöïc hieän quyeát ñònh, vaø coù theå ñöôïc thöïc hieän nhôø nhöõng cô cheá kieåm tra chuaån möïc nhö caùc cuoäc hoïp, kieåm tra ñaàu ra, bieân baûn vaø baùo caùo saûn xuaát. Vieäc xem xeùt laïi khoâng chính thöùc thöôøng xuyeân xaûy ra bao goàm vieäc quan saùt vaø noùi chuyeän vôùi thaân vieân tham gia vaøo quaù trình thöïc hieän : “Coâng vieäc dieãn ra nhö theánaøo ?”, “Ñeán nay coù vaán ñeà gì khoâng ?”. Caùc loaïi tình huoáng naøy cuõng ñöa ra nhöõng cô hoäi lyù töôûng ñeå khuyeán khích vaø giöõ nhaân vieân tieáp tuïc nhieäm vuï cuûa hoï. Ñaùnh giaù toaøn boä tính hieäu quaû cuûa quyeát ñònh cuõng quan troïng. ÔÛ ñaây baïn ñaùnh giaù keát quaû cuoái cuøng cuûa quyeát ñònh ñeå khaúng ñònh keát quaû thöïc teá coù phuø hôïp vôùi keát quaû döï ñònh hay khoâng. Ñieàu naøy coù theå ñöôïc thöïc hieän baèng caùch so saùnh nhöõng keát quaû hay giaûi phaùp vôùi nhöõng muïc tieâu vaø tieâu chí maø chính baïn ñaët ra tröôùc ñaây trong quaù trình ñöa ra quyeát ñònh. Thöïc hieän quyeát ñinh (I) vaø laäp keá hoaïch kieåm tra (R) I Baïn seõ trôû thaønh ngöôøi ra quyeát ñònh coù hieäu quaû hôn neáu baïn cuõng kieåm tra laïi chính quaù trình quyeát ñònh naøy. Muïc kích cuûa vieäc thaåm tra naøy laø ñeå taäp hôïp thoâng tin thaàm taïo ñieàu kieän cho baïn thaønh coâng hôn nöõa trong töông lai. “Caùch ñeå trôû neân gioûi khi ra quyeát ñònh laø ñöa ra nhieàu quyeát ñònh”. Chuùng ta seõ phaùt trieån caâu noùi naøy baàng caùch gôïi yù laø baïn coù theå thaäm chí trôû thaønh moät ngöôøi ñöa ra quyeát ñònh gioûi hôn neáu baïn saün saøng phaân tích moät caùch nghieâm khaéc thaønh töïu cuûa chính baïn vaø cuûa nhoùm. Neáu khoâng laøm nhö vaäy thì baïn coù laëp laïi sai phaïm vaø boû lôõ nhieàu cô hoäi phaùt trieån quí giaù. Neáu ban thaáy baïn coù nhieàu sai laàm thì baïn haõy coá gaéng ñöøng quaù naûn loøng maø coi ñoù nhö laø cô hoäi ñeå hoïc taäp. Bieåu maãu ñeå kieåm tra Thaåm tra quaù trình ra quyeát ñònh / giaûi quyeát vaán ñeà BAÏN TÖÏ HOÛI : TOÂI (HOAËC CHUÙNG TOÂI) COÙ . . . HAY KHOÂNG ? TT Noäi dung Co Khoâ ù ng 1 Hieåu vaán ñeà khi noù xuaát hieän ? 2 Kieåm tra caùc döõ kieän tröôùc khi tieán xa hôn ? 18
NGHE THUAT LANH DAO CFVG 3 Ñöa ra nhöõng giaû ñònh ñuùng veà vaán ñeà ? 4 Phaùt bieåu vaán ñeà sao cho taát caû chuùng ta ñeàu hieåu ? 5 Ñaët ra moät soá chæ tieâu hoaëc tieâu chí veà keát quaû 6 Hieåu ñöôïc söï khaùc nhau giöõa nguyeân nhaân vaø trieäu chöùng ? 7 Coá gaéng hieåu taùc duïng coù theå coù cuûa vaán ñeà ? 8 Nghó veà rthöõng giaû ñònh maø toâi ñang ñaët ra? 9 Nhaän bieát qui moâ vaø tính phöùc taïp cuûavaán ñeà ? 10 Chia vaán ñeà thaønh caùc phaàn coù theå quaûn lyù ñöôïc moät caùch deã daøng hôn ? 11 Coá gaéng nhaän ra nhöõng raøng buoäc coù theå coù ? 12 Tìm caùch khaéc phuïc nhöõng raøng buoäc naøy ? 13 Xaùc ñònh ñöôïc caùc nguoàn löïc maø toâi coù theå caàn ñeán ? 14 Suy nghó veà phöông phaùp ñeå ra quyeát ñònh ? 15 Duøng moät soá phöông phaùp trong giaûi quyeát vaán ñeà ? 16 Suy nghó xem moãi phöông phaùp coù theå giuùp toâi nhö theá naøo ? 17 Hoûi yù kieán ngöôøi khaùc ? 18 Xem xeùt ngöôøi khaùc coù muoán tham gia vaøo quyeát ñònh khoâng ? 19 Nhaän bieát moät soá giaûi phaùp coù theå coù ? 20 Phaân tích öu vaø khuyeát ñieåm cuûa caùc giaûi phaùp ? 21 Suy nghó taïi sao toâi choïn moät giaûi phaùp ? 22 Giaûi thích quyeát ñònh cho ngöôøi khaùc ? 23 Thöôøng xuyeân kieåm tra quaù trình thöïc hieän ? 24 Ñaùnh giaù tính hieäu quaû cuûa quyeát ñònh ? IV. CAÙC PHÖÔNG PHAÙP RA QUYEÁT ÑÒNH Xem xeùt khi naøo coù theå cho pheùp ngöôøi khaùc tham gia vaøo moät quyeát ñònh laø chöa ñuû, baïn coøn phaûi suy nghó xem hoï neân tham gia vaøo quyeát ñònh ñeán möùc naøo. Vieäc tham gia naøy coù theå mang tính chính thöùc hoaëc khoâng chính thöùc, ví duï nhö chæ ñôn giaûn laø hoûi yù kieán. Baïn coù theå cho pheùp nhaân vieân tham gia vaøo baát kyø giai ñoaïn naøo cuûa quaù trình ra quyeát ñònh, hoaëc trong suoát caû quaù trình. Duø chuùng toâi vaãn tin raèng nhöõng quyeát ñònh khaùc nhau ñoøi hoûi nhöõng phöông phaùp khaùc nhau, chuùng toâi cuõng gôïi yù laø khi baïn ñöông ñaàu vôùi caùc vaán ñeà phöùc taïp thì vieäc coù nhieàu ngöôøi tham gia vaøo quyeát ñònh laø nhaát thieát. Baïn coù theå coù nhieàu yù kieán saùng taïo hôn vaø phong phuù hôn töø moät nhoùm hôn laø töø moät ngöôøi. Kieåu quyeát ñònh seõ keùo theo ai seõ laø ngöôøi ñöôïc tham gia vaøo quaù trình ra quyeát ñònh. Ñieàu naøy cuõng xaùc ñònh phöông phaùp naøo coù theå ñöôïc aùp duïng. Baïn coù moät soá chieán löôïc ra quyeát ñònh maø baïn coù theå tuøy 19
NGHE THUAT LANH DAO CFVG nghi söû duïng. Moãi chieán löôïc voán dó coù nhöõng thuaän lôïi vaø baát lôïi rieâng. Nhaø quaûn trò caàn ñaùnh giaù quyeát ñònh caù nhaân caàn coù tröôùc khi quyeát ñònh phöông phaùp naøo laø phöông phaùp thích hôïp nhaát. Baïn coù saün ít nhaát saùu phöông phaùp ra quyeát ñònh. Moãi moät phöông phaùp naøy coù söï tham gia cuûa ngöôøi khaùc ôû möùc ñoä nhieàu hôn hoaëc ít hôn. Baïn haõy suy nghó ñeán nhieàu phöông phaùp khaùc nhau ñöôïc thaûo luaän khi ñi theo moät caùch tieäm tieán ñieåm giöõa : töø ñoäc ñoaùn ñeán nhaát trí. Phöông phaùp ñoäc ñoaùn laø khi baïn töï quyeát ñònh hoaøn toaøn vaø sau ñoù coâng boá cho nhaân vieân. Khi baïn ra moät quyeát ñònh khoâng ñöôïc öa thích baïn coù theå coá gaéng thuyeát phuïc nhaân vieân veà quyeát ñònh naøy, maø khoâng ñeà nghò ñoái thoaïi hoaëc thöû thaùch. Trong phöông phaùp phaùt bieåu cuoái cuøng baïn cho pheùp nhaân vieân thaûo luaän vaø ñeà nghò giaûi phaùp cho vaán ñeà. Baïn coù theå löu yù hoaëc khoâng löu yù ñeán nhöõng ñeà nghò naøy khi ra quyeát ñònh. Baïn coù theå cho pheùp tình huoáng ñöôïc thaûo luaän theo caùch thaät côûi môû nhöng ôû cuoái cuoäc thaûo luaän baïn töï ra quyeát ñònh. Phöôngphaùp nhoùm tinh hoa coù söï tham gia cuûa baïn vaø ít nhaát moät ngöôøi khaùc vaøo vieäc ra quyeát ñònh maø khoâng caàn tham khaûo yù kieán cuûa nhöõng ngöôøi khaùc. Baïn tranh luaän vaø ñöa ra giaûi phaùp, ñöa ra quyeát ñònh vaø trình baøy quyeát ñònh cho soá nhaân vieân coøn laïi. Baïn thaäm chí coù theå thaûo luaän veà cô sôû cuûa quyeát ñònh cuûa baïn tröôùc caùc nhaân vieân. Phöông phaùp coá vaán ñaët baïn vaøo vò trí cuûa ngöôøi coá vaán. Baïn coù theå ñöa ra moät quyeát ñònh ban ñaàu thaêm doø vaø trình baøy quyeát ñònh naøy cho nhoùm ñeå thaûo luaän vaø thu thaäp döõ lieäu Baïn xem xeùt caån thaän vaø côûi môû yù kieán cuûa nhoùm tröôùc khi ra quyeát ñònh. Thöôøng baïn seõ ñi tôùi quyeát ñònh ñaàu tieân vaø trình baøy quyeát ñònh naøy tröôùc nhoùm ñeå thaûo luaän. Baïn phaûi coù ñaàu oùc côûi môû vaø cho pheùp chírth baïn thay ñoåi do nhöõng lyù leõ maø nhaân vieân ñöa ra. Baïn cuõng cho pheùp ngöôøi khaùc caûi tieán moät caùch chi tieát quyeát ñònh ban ñaàu cuûa baïn hoaëc, ngöôïc laïi, ñöa ra ñeà nghò vaø uûng hoä cho caùc quan ñieåm khaùc. Quyeát ñònh cuoái cuøng laø do baïn ñöa ra, coù xem xeùt caån thaän vaø moät caùch côûi môû caùc quan ñieåm khaùc. Phöông phaùp luaät ña soá coù söï tham gia cuûa moïi thaønh vieân cuûa nhoùm trong quaù trình ra quyeát ñònh baèng caùch cho pheùp moãi thaønh vieân coù moät laù phieáu bình ñaúng. Nhoùm bieåu quyeát veà vieäc choïn quyeát ñònh naøo. Quyeát ñònh nhaän ñöôïc töø ñaïi ña soá phieáu seõ thaéng vaø trôû thaønh quyeát ñònh cuoái cuøng. Phöông phaùp nhaát trí coù söï tham gia cuûa toaøn theå nhaân vieân vaøo vieäc ra quyeát ñònh. Moät quyeát ñònh khoâng theå ñaït ñöôïc cho tôùi khi toaøn boä nhaân vieân ñoàng yù veà moät quyeát ñònh naøo ñoù. Phöông phaùp naøy coù theå ñöa ra moät quyeát ñònh coù chaát löôïng cao do ñaàu vaøo lôùn maïnh vaø phong phuù, nhöng coù theå toán nhieàu thôøi gian. Nhaát trí laø moät phöông phaùp quyeát ñònh ñeå söû duïng heát nguoàn löïc saün coù cuûa nhaân vieân vaø ñeå giaûi quyeát moät caùch saùng taïo nhöõng xung ñoät vaø caùc vaán ñeà chuû yeáu. Nhaát trí raát khoù ñaït ñöôïc vì moïi thaønh vieân cuûa nhoùm phaûi ñoàng yù treân quyeát ñònh cuoái cuøng. Söï nhaát trí hoaøn toaøn khoâng phaûi laø muïc tieâu bôûi vì raát hieám khi ñaït ñöôïc, nhöng moãi thaønh vieân cuûa nhoùm neân saün saøng chaáp nhaän yù kieán cuûa nhoùm treân cô sôû tính hôïp lyù vaø 20