Bài 2: Kỹ năng tổ chức công việc và quản lý thời gian

BÀI 2: KỸ NĂNG TỔ CHỨC CÔNG VIỆC VÀ<br /> QUẢN LÝ THỜI GIAN<br /> Nội dung<br /> <br /> <br /> <br /> <br /> Mục tiêu<br /> <br /> Tổng quan chung về kỹ năng tổ chức Sau khi kết thúc bài học, sinh viên sẽ được trang<br /> công việc;<br /> bị, hướng dẫn về các nội dung:<br /> Các phương pháp để tổ chức công việc  Hiểu và nắm rõ được lý do cũng sự như cần<br /> hiệu quả.<br /> thiết của việc áp dụng kỹ năng tổ chức công<br /> việc, quản lý thời gian trong đời sống<br /> Kỹ năng quản lý thời gian hiệu quả.<br /> hàng ngày;<br /> <br /> <br /> <br /> <br /> Hiểu và nắm vững được các yếu tố cần thiết để<br /> tổ chức công việc, quản lý thời gian hiệu quả;<br /> Hiểu và nắm bắt được về các phương pháp để<br /> tổ chức công việc, quản lý thời gian hiệu quả;<br /> Biết cách sắp xếp, điều phối, tổ chức các công<br /> việc hàng ngày một cách hiệu quả, nâng cao<br /> chất lượng cuộc sống.<br /> <br /> Hướng dẫn học<br /> <br /> Sinh viên đọc trước tài liệu tham khảo chương<br /> trình đã cung cấp.<br /> <br /> PPH101_Bai2_v1.0018109225<br /> <br /> 1<br /> <br /> TÌNH HUỐNG DẪN NHẬP<br /> Có 4 du khách cần qua một cây cầu vào ban đêm. Cầu chỉ chịu được sức nặng của 2 người và du<br /> khách phải dùng đèn pin soi đường để không bị sa xuống vực. Lưu ý là cầu dài nên không thể ném<br /> đèn pin hoặc soi đèn từ bên này sang bờ bên kia. Vấn đề là họ chỉ có 1 chiếc đèn pin. Tốc độ đi<br /> của mỗi người khác nhau, cụ thể mất 1, 2, 5 và 10 phút. Giả sử 2 người một nhanh một chậm đi<br /> qua cầu thì thời gian sẽ tính theo người chậm. Thời tiết xấu nên cầu có nguy cơ sập.<br /> Câu hỏi: Làm cách nào để 4 du khách có thể qua cầu trong khoảng thời gian ngắn nhất? Khoảng<br /> thời gian ấy là bao lâu, và đi như thế nào?<br /> <br /> PPH101_Bai2_v1.0018109225<br /> <br /> 2<br /> <br /> Tổng quan chung về kỹ năng tổ chức công việc<br /> Khái niệm về tổ chức công việc<br /> <br /> Trong thời đại ngày nay, mỗi người cần phải làm việc hết công suất để theo kịp tiến độ<br /> công việc. Vì lí do đó, việc bị stress là điều dễ hiểu và xảy ra thường xuyên. Vậy phải giải<br /> quyết như thế nào? Kỹ năng tổ chức công việc luôn được ưu tiên cao nhất mỗi khi có vấn<br /> đề này xảy đến.<br /> Vậy tổ chức công việc là gì?<br /> Hiểu theo nghĩa hẹp, tổ chức công việc là quá trình sắp xếp phân bổ các nguồn lực để xử<br /> lý và hoàn thiện các công việc được giao. Đây là nhiệm vụ mà gần như tất cả mỗi cá nhân<br /> trong chúng ta đều phải đối diện và xử lý trong cuộc sống.<br /> Hiểu theo nghĩa rộng thì tổ chức là quá trình xác định những công việc cần phải làm và<br /> phân công cho các cá nhân, bộ phận/đơn vị liên quan tạo ra mối liên hệ ngang dọc trong<br /> nội bộ công việc, tổ chức. Tổ chức công việc theo nghĩa rộng tức là thực hiện đồng thời<br /> chức năng hoạch định và tổ chức sắp xếp trong quản trị. Tổ chức công việc theo nghĩa rộng<br /> chính là việc dự trù hướng tới xác định những công việc mà mỗi cá nhân, đơn vị, tổ chức,<br /> doanh nghiệp cần phải thực hiện, trong đó tính toán các phương án, kế hoạch phân bổ nguồn<br /> lực để có thể tổ chức thực hiện các công việc.<br /> Tựu chung lại thì tổ chức công việc là một quá trình ấn định những mục tiêu và xác định<br /> biện pháp tốt nhất để thực hiện được những mục tiêu đó. Hoạt động này liên hệ đến những<br /> mục đích cũng như hệ thống các phương pháp, phương tiện để thực hiện các mục đích đó.<br /> Tầm quan trọng của tổ chức công việc hiệu quả<br /> <br /> Tổ chức công việc là một trong những nhiệm vụ bắt buộc mà mỗi cá nhân với tư cách là cá<br /> nhân hay là thành viên của các nhóm, tổ chức, đơn vị xã hội khác nhau đều phải đối mặt và<br /> xử lý trong cuộc sống hằng ngày. Việc tổ chức công việc hiệu quả nhờ đó giúp đem lại rất<br /> nhiều lợi ích, cụ thể:<br /> Đối với từng cá nhân<br /> <br /> <br /> <br /> <br /> <br /> <br /> <br /> <br /> Tổ chức công việc giúp nâng cao năng suất trong xử lý các vấn đề trong cuộc sống. Thật<br /> vậy, dù là theo nghĩa hẹp hay nghĩa rộng thì việc tạo tư duy và tổ chức triển khai công<br /> việc một cách logic khoa học giúp cho mỗi cá nhân sử dụng thời gian một cách hiệu<br /> quả hơn, giải quyết được số lượng đầu việc nhiều hơn .<br /> Không chỉ giúp tăng năng suất xử lý công việc, sắp xếp và tổ chức công việc hiệu quả<br /> còn góp phần tăng chất lượng xử lý công việc. Bởi nhờ ý thức sắp xếp và tổ chức công<br /> việc hiệu quả, mỗi cá nhân được thúc đẩy lối tư duy khoa học để có thể tìm ra những<br /> hướng sáng tạo giúp tăng chất lượng hiệu quả xử lý công việc.<br /> Thông qua việc thúc đẩy nâng cao hiệu suất và chất lượng sắp xếp và giải quyết các đầu<br /> công việc, kỹ năng tổ chức công việc giúp mỗi cá nhân gia tăng niềm tin vào cuộc sống<br /> đồng thời giúp giảm căng thẳng áp lực.<br /> Bởi nhờ lối tư duy khoa học, mạch lạc, ưu tiên việc phân bổ và sắp xếp các nguồn lực<br /> theo hướng tối ưu hoá chất lượng và hiệu suất công việc, mỗi cá nhân sẽ tự cảm nhận<br /> và đo lường được hiệu quả thiết thực từ tổ chức công việc, từ đó các nhiệm vụ công<br /> <br /> PPH101_Bai2_v1.0018109225<br /> <br /> 3<br /> <br /> <br /> <br /> việc được xử lý một cách suôn sẻ, trôi chảy, tạo ra những ảnh hưởng tích cực đến tâm<br /> lý và cuộc sống của các cá nhân.<br /> Nhờ việc sắp xếp và tổ chức công việc hợp lý mỗi cá nhân tạo lập được thêm những ấn<br /> tượng tốt trong mắt những người xung quanh, đồng thời giúp gia tăng thêm các cơ hội<br /> cho bản thân trong cuộc sống.<br /> Đối với các doanh nghiệp<br /> <br /> Tổ chức công việc hiệu quả giúp nâng cao hiệu suất và chất lượng công việc. Bởi thông<br /> qua việc vận dụng kỹ năng tổ chức và phân công công việc, mỗi một tổ chức, doanh<br /> nghiệp sẽ có phương án sắp xếp và phân phối khối lượng công việc phải giải quyết<br /> thành các hạng mục công việc thuận tiện cho việc quản lý và triển khai, lên phương án<br /> thực hiện theo hướng tối ưu và hiệu quả nhất. Chính vì vậy, việc áp dụng các phương<br /> pháp và công cụ tổ chức công việc hiệu quả giúp các doanh nghiệp nâng cao hiệu suất<br /> và chất lượng công việc.<br />  Bên cạnh đó, bằng các phương pháp tổ chức công việc, xây dựng và vận hành hệ thống<br /> công việc trong doanh nghiệp, tổ chức thành các luồng, chuỗi liên hoàn, khép kín, doanh<br /> nghiệp đồng thời có thể tổ chức và kiểm soát được đội ngũ nhân sự nội bộ của tổ chức.<br />  Các phương pháp tổ chức công việc cho phép các doanh nghiệp tổ chức và sắp xếp được<br /> các luồng công việc theo chuỗi khép kín, từ đó thay vì phải quản trị các công việc theo<br /> từng đầu mối việc nhỏ lẻ, các doanh nghiệp có thể quản trị công việc theo chuỗi khép<br /> kín, giúp cho các tiến độ được đảm bảo thông suốt.<br />  Tổ chức và sắp xếp công việc một cách có hiệu quả giúp tăng hiệu quả hoạt động của<br /> tổ chức; nâng cao năng suất lao động, hiệu quả kinh doanh giúp doanh nghiệp vận hành<br /> một cách thông suốt hơn. Đặc biệt trong bối cảnh thị trường cạnh tranh khốc liệt ngày<br /> nay, việc tối hoá các nguồn lực và hiệu suất công việc giúp doanh nghiệp gia tăng được<br /> các cơ hội phục vụ phát triển.<br /> Như vậy, việc tổ chức công việc hiệu quả có tác dụng:<br />  Tạo tư duy một cách có hệ thống về các tiến trình công việc cũng như những kết quả<br /> dự kiến.<br />  Phối hợp hiệu quả hơn các nguồn lực sẵn có.<br />  Nắm vững được các nhiệm vụ cơ bản, từ đó giúp sẵn sàng ứng phó, đối phó với những<br /> thay đổi của mội trường bên ngoài.<br />  Chủ động hơn trong việc đánh giá kết quả, thành tựu của cá nhân, tổ chức.<br /> <br /> <br /> Các phương pháp để tổ chức công việc hiệu quả<br /> Kỹ năng thiết lập mục tiêu<br /> <br /> Thiết lập mục tiêu là yêu cầu đầu tiên và quan trọng nhất để có thể tổ chức và quản lý công<br /> việc hiệu quả.<br /> Bởi con người khác với các loài động vật khác ở chỗ: con người có ý thức, do vậy trước<br /> khi hành động con người đều ý thức được hành động đó là gì, con người biết mình sống,<br /> làm việc vì cái gì? Do cái gì thúc đẩy? Và dự kiến trước cuộc đời mình sẽ đi đến đâu? Vì<br /> <br /> PPH101_Bai2_v1.0018109225<br /> <br /> 4<br /> <br /> vậy, trong từng công việc, từng giai đoạn cuộc đời, con người đều xác định cho mình những<br /> mục tiêu cần đạt được dựa trên những nhu cầu, mong muốn của bản thân.<br />  Mục tiêu là gì?<br /> Mục tiêu là cái đích mà ta muốn đạt tới trong một khoảng thời gian hoặc về một công<br /> việc nào đó. Mục tiêu có thể về nhận thức, thái độ hoặc hành vi.<br />  Kỹ năng đặt mục tiêu<br /> Kỹ năng đặt mục tiêu là khả năng con người biết đề ra mục tiêu cho bản thân trong cuộc<br /> sống, cũng như lập kế hoạch cho việc thực hiện mục tiêu đó.<br /> Mục tiêu có thể đặt ra trong khoảng thời gian ngắn như trong ngày, trong tuần gọi là<br /> mục tiêu ngắn hạn; mục tiêu có thể đặt ra trong một thời gian dài như tháng, quý, năm<br /> gọi là mục tiêu trung hạn; mục tiêu có thể đặt ra trong khoảng thời gian nhiều năm gọi<br /> là mục tiêu dài hạn, mục tiêu mang tính chiến lược.<br /> Kỹ năng đặt mục tiêu giúp con người sống có mục đích, có kế hoạch. Con người sống<br /> có mục tiêu là người biết quý trọng cuộc sống của mình và đặt vào cuộc sống nhiều ý<br /> nghĩa. Còn ai sống không có mục tiêu, sống tùy tiện, sống theo kiểu “nước chảy bèo<br /> trôi” thì sẽ khó có thể thành công trong cuộc sống.<br />  Căn cứ để xác định mục tiêu:<br /> o Những nhu cầu, mong muốn của bản thân.<br /> o Khả năng, ý chí quyết tâm của bản thân (điểm mạnh, hạn chế).<br /> o Xác định thời gian.<br /> o Điều kiện khách quan (thuận lợi, khó khăn) để hiện thực hóa mục tiêu.<br /> o Những cơ hội để thực hiện mục tiêu, nếu biết chớp cơ hội có thể dễ dàng đạt<br /> mục tiêu.<br /> o Những thách thức đòi hỏi phải vượt qua.<br /> Cần cân nhắc các yếu tố trên, yếu tố nào có thể khắc phục để đạt mục tiêu, yếu tố nào không<br /> thể khắc phục mà lại giữ vai trò quyết định, đôi khi cá nhân phải từ bỏ mục tiêu ban đầu để<br /> xác định một mục tiêu mới nếu thấy không có khả năng thực hiện hoặc có thể thu nhỏ phạm<br /> vi để mục tiêu có tính hiện thực.<br /> Để mục tiêu có tính hiện thực cần phải lập kế hoạch thực hiện mục tiêu, xem đâu là mục<br /> tiêu ngắn hạn, trung hạn, dài hạn, từ đó quyết tâm thực hiện kế hoạch đặt ra.<br />  Vai trò của mục tiêu<br /> o Mục tiêu là phương tiện để đạt được mục đích của cá nhân và tổ chức<br /> o<br /> <br /> o<br /> o<br /> <br /> Nhờ ý thức xây dựng được hệ thống các mục tiêu, cá nhân và tổ chức có thể nhận<br /> dạng được các ưu tiên làm cơ sở lập kế hoạch hoạt động và phân bổ các nguồn lực.<br /> Mục tiêu giúp thiết lập các tiêu chuẩn thực hiện/hoạt động.<br /> Mục tiêu hỗ trợ xem xét, đánh giá ra quyết định hiệu quả hoạt động của cá nhân,<br /> tổ chức.<br /> <br /> Thiết lập mục tiêu theo tiêu chuẩn SMART<br /> <br /> SMART là từ viết tắt cho khuôn khổ tạo mục tiêu hiệu quả. Nó là viết tắt của 5 tính chất<br /> mà một mục tiêu phải có: cụ thể (specific), tính toán được (measurable), có khả năng thực<br /> hiện (achievable), thực tế (realistics), và kiểm soát thời gian (time-bound). Phương pháp<br /> <br /> PPH101_Bai2_v1.0018109225<br /> <br /> 5<br /> <br />