Bài giảng Chương 3: Lãnh đạo, quản lý nhóm & kỹ năng giao tiếp

17/07/2008

Chương 3

Nội dung

Lãnh đạo, quản lý nhóm Lãnh đạo, quản lý nhóm & kỹ năng giao tiếp & kỹ năng giao tiếp

n Lãnh đạo trong quản lý n Động viên, tưởng thưởng trong quản lý n Nhóm, làm việc nhóm trong quản lý n Giao tiếp trong quản lý n Lãnh đạo sự thay đổi

2 1

Lãnh đạo trong quản lý

n Các khai niệm về lãnh đạo

n Định nghĩa:

n Các khai niệm về lãnh đạo n Nguồn gốc của quyền lực n Lãnh đạo & trao quyền n Đặc điểm & hành vi lãnh đạo n Các vấn đề trong phát triển lãnh đạo

Là một qui trình khơi dậy sự nhiệt tình & nổ lực của nhân viên nhằm đạt được kết quả của tổ chức (Is the process of arousing enthusiam & directive effort toward organisation goals

Leadership

3 4

1 17/07/2008

Lãnh đạo trong quản lý

n Các khai niệm về lãnh đạo

n Định nghĩa về Vision (Tầm nhìn)

n Quyền lực (Power)

Vision là thuật ngữ dùng để mô tả bức tranh (rõ ràng) trong tương lai của công ty (Is a term used to describe the clear sence of the future)

Là khả năng làm cho ai đó phải làm theo cách của mình hay làm cái gì đó mà mình muốn (Is the ability to get someonce else to do something you want done or to make things happen the way you want)

Quyền lực là công cụ tiềm năng để có được sự đồng thần & cam kết của người khác

5 6

Lãnh đạo trong quản lý

n Nguồn gốc của quyền lực

n Quyền lực đến từ vị trí (Position Power)

n Đến từ cá nhân (Personal Power)

“Ngườinắmgiữvịtríđócóquyền“phán quyết”, quyếtđịnhthưởng/phạtđốivới mộtsốngườikhác”

n Có nhiều thông tin, hiểu biết về chuyên môn…, n Quan hệ xã hội n Chia sẽ những mục tiêu chung n Chia sẽ những giá trị n Lãnh đạo với sự tôn trọng n …,

7 8

2 17/07/2008

Lãnh đạo trong quản lý

n Lãnh đạo & trao quyền

n Đặc điểm & hành vi lãnh đạo

n Đặc điểm n Tư chất

q Lãnh đạo phải là người tiên phong. q Có khả năng giải quyết vấn đề của nhóm. q Phải chịu trách nhiệm cho nhóm.

Một nhà lãnh đạo giỏi là nhà lãnh đạo biết trao quyền đúng lúc & đúng chổ

9 10

Lãnh đạo trong quản lý

n Đặc điểm & hành vi lãnh đạo

n Đặc điểm

n Hành vi

n Quan tâm đến công việc (Behaviour of task)

n Xác định công việc n Giao việc, hướng dẫn qui trình làm việc n Hướng dẫn thực hiện n Kiểm tra công việc

n Nghị lực, liêm chính n Sáng kiến, suy luận n Tự tin n Tính đồng đội n Tính linh hoạt…,

11 12

3 17/07/2008

Lãnh đạo trong quản lý

n Đặc điểm & hành vi lãnh đạo

n Hành vi

n Quan tâm đến con người

Nhà quản lý

Cao

i

“Theo kiểu câu lạc bộ”

“Đội nhóm”

ờ ư g n n o c

Nhà quản lý “Trung Dung”

Nhà quản lý

n Nhiệt tình trong với cộng sự n Hỗ trợ nhân viên n Quan tâm đến mối quan hệ n Tôn trọng “feeling” (ý kiến) n Tin tường n Thông cảm…,

n ế đ m â t n a u Q

“kiểu mệnh lệnh”

Nhà quản lý “Chết”

Thấp Cao Quan tâm đến công việc 13 14

Lãnh đạo trong quản lý

Động viên, tưởng thưởng ……

n Các khái niệm n Các thuyết về động viên n Lý thuyết cũng cố trong động viên n Xu hướng động viên & đãi ngộ

n Lãnh đạo theo tình huống n Các phong cách lãnh đạo n Phong cách độc đoán n Phong cách dân chủ n Phong cách tự do

15 16

4 17/07/2008

Động viên, tưởng thưởng….

n Động viên là gì (What is motivation)

n Tưởng thưởng & thành tích n Thường đi đôi với kết quả n Thưởng là một cách ghi nhận thành quả n Thưởng cũng là con dao hai lưỡi

Là một công cụ của công ty nhằm mục đích khuyến khích nhân viên thực hiện & đạt được mục tiêu của doanh nghiệp (Motivationis an internal process that makes a person move toward a goal)

17 18

Động viên, tưởng thưởng….

n Các thuyết về động viên

n Thuyết về sự công bằng (Equity theory)

n Các thuyết về động viên n Nhu cầu theo Maslow

So sánh

Giá trị bản thân nhận được

Giá trị người khác nhận được

Nhu caàu töï thaân vaän ñoäng Nhöõng nhu caàu veà söï toân troïng

Nhöõng nhu caàu veà lieân keát, chaáp nhaän

Nhöõng nhu caàu veà an toaøn

Công bằng Nhân viên hài lòng Thái độ tích cực

Nhöõng nhu caàu veà sinh lyù

Thiếu công bằng Nhân viên không thỏai mái Chống lại việc thiếu công bằng đó 19 20

5 17/07/2008

Động viên, tưởng thưởng….

n Các thuyết về động viên n Thuyết của Herzberg

n Nhóm duy trì

n Các thuyết về động viên n Thuyết của Herzberg n Có hai nhóm yếu tố n Yếu tố để duy trì n Yếu tố động viên

1.Phöông phaùp giaùm saùt 2.Löông 3.Ñieàu kieän laøm vieäc 4.Quan heä vôùi ñoàng nghieäp…

n Nhóm động viên 1.Söï thaùch thöùc coâng vieäc 2.Cô hoäi thaêng tieán 3.YÙ nghóa caùc thaønh töïu 4.YÙ nghóa cuûa traùch nhieäm…

21 22

Động viên, tưởng thưởng….

n Các thuyết về động viên

n Lý thuyết cũng cố trong động viên

n Thuyết về sự công bằng (Equity theory)

n Củng cố tích cực (Reinforcement positive)

n Công bằng

n Tán dương, ca ngợi n Tăng lương, thưởng bằng tiền…,

n Nhân viên hài lòng n Thái độ không thay đổi

n Phạt

n Không công bằng

n Từ chối thưởng n Khiển trách..,

n Nhân viên cảm thấy không được thoải mái n Chống lại việc thiếu công bằng đó

23 24

6 17/07/2008

Động viên, tưởng thưởng….

n Xu hướng đông viên & đãi ngộ

n Qui trình

n Trả thưởng theo kết quả đạt được n Hệ thống chi trả hoa hồng

Cảm thấy công bằng Khả năng bản thân

n Trả vì kỹ năng n Trả thêm do thành quả xuất sắc n Chia sẻ lợi nhuận n Quyền mua cổ phiếu n …,

Thưởng Động viên Nhiệt tình & chăm chỉ Cố gắng trong công việc Hoàn thành công việc Hài lòng với mức thưởng

Nhóm, làm việc nhóm trong quản lý

n Khái niệm

n Nhóm (team) là nhóm người thường xuyên

tương tác (làm việc) cho một mục đích chung (is collection people who regulary interact to purpose common goals)

n Khái niệm n Xu hướng sử dụng nhóm (team) n Team processes & diversity n Ra quyết định trong nhóm n Qui trình xây dựng nhóm

n Làm việc nhóm (teamowrk) là qui trình của các thành viên làm việc với nhau nhằm mục đích hòan thành mục tiêu chung của nhóm

Hỗ trợ từ tổ chức Củng cố giá trị thưởng 25 26

27 28

7 17/07/2008

Nhóm, làm việc nhóm trong quản lý

n Xu hướng sử dụng nhóm (team)

n Committee (một ủy ban) là một nhóm

n Nhóm dự án: Là nhóm được hình thành

chính thức cho một mục đích cụ thể & sẽ giải tán khi mục đích đã hòan thành

người được thiết kế để làm một công việc đặc biệt trong lúc vẫn làm công việc bình thường

n Nhóm đa ngành nghề (gross functional

team) là nhóm mà các thành viên từ nhiều phòng ban khác nhau

Nhóm, làm việc nhóm trong quản lý

n Xu hướng sử dụng nhóm (team)

n Team processes & Diversity

n Nhóm hiệu quả

n Nhóm ảo (Virtual team) là nhóm cùng làm

n Là đạt được hai yếu tố

n Hoàn thành tốt công việc (high level of task) n Mức độ thỏa mãn của các thành viên cao

việc & giải quyết vấn đề thông qua hệ thống máy tính

n Nhóm quốc tế (International team) là nhóm có ít nhất 2 quốc gia khác nhau

29 30

31 32

8 17/07/2008

Nhóm, làm việc nhóm trong quản lý

n Team processes & Diversity

n Đầu vào (Input)

n Đầu vào (Ctn)

n Bản chất công việc

n Rõ ràng n Phức tạp

n Cở nhóm (team size) n Số lượng thành viên n Số lượng cá biệt, đồng nhất…, n Tính chất của các thành viên

n Quyết định tổ chức n Nguồn lực n Công nghệ n Cấu trúc n Thưởng n Thông tin..,

n Khả năng n Giá trị n Cá tính n Sự khác biệt n ..,

Nhóm, làm việc nhóm trong quản lý

n Team processes & Diversity

n Qui trình nhóm (group process)

Là cách thức các thành viên làm việc với nhau để hòan thành nhiệm vụ của tổ chức

Nhóm hiệu quả

= Quanlity of input + (Process gains - process loses)

n Team processes & Diversity n Tính đa dạng trong nhóm n Không cùng điểm xuất phát n Không cùng ngành nghề (phòng ban) n Không cùng quan điểm n Không cùng một tôn giáo,giới tính n Không cùng một quốc gia, hay vùng lãnh thổ n …,

33 34

35 36

9 17/07/2008

Nhóm, làm việc nhóm trong quản lý

n Team processes & Diversity

n Các giai đọan phát triển nhóm

n Định hình

n Định hình n Xung đột (Hỗn loạn) n Qui chuẩn n Phát triển n Hoàn thành & giải tán

n Lựa chọn thành viên cho nhóm. n Đề ra (xác lập) và phổ biến mục tiêu cho nhóm. n Thiết lập các kênh truyền thông có hiệu quả. n Khuyến khích sự tham gia của các thành viên. n Khuyến khích xây dựng nét đặc trưng cho

nhóm.

Nhóm, làm việc nhóm trong quản lý

n Team processes & Diversity

n Các giai đọan phát triển nhóm

n Xung đột (Hỗn loạn)

n Đây là giai đoạn bùng nổ những mâu thuẫn n Mâu thuẫn chủ yếu là do một số thành viên trong

nhóm cố gắng "khẳng định mình".

n Qui chuẩn: n Hành vi n Nguyên tắc n Tiêu chuẩn mong muốn mà mọi người trong nhóm

tuân theo

n Đây là giai đoạn tìm hiểu và khám phá. Người

trưởng nhóm cần khéo léo giải quyết những bất ổn và mâu thuẫn.

37 38

39 40

10 17/07/2008

Nhóm, làm việc nhóm trong quản lý

n Team processes & Diversity

n Các giai đọan phát triển nhóm

n Hoàn thành & giải tán n Hoàn thành công việc n Nếu không có dự án mới thì sẽ giải tán

n Phát triển (performaning) n Nhóm đã trưởng thành n Tố chức tốt n Phân công rõ ràng n Tin tưởng & hỗ trợ lẫn nhau n Cởi mở trong giao tiếp n …,

Nhóm tập trung công việc để hoàn thành

Nhóm, làm việc nhóm trong quản lý

n Ra quyết định trong nhóm

n Ra quyết định là gì:

n Ra quyết định trong nhóm n Ra quyết định như thế nào?

Là qui trình chọn lựa giữa các hương đi phù hợp cho họat động của mình

n Thiếu sự hưởng ứng (Lack of response) n Nguyên tắc dựa trên quyền hạn (Authority rule) n Nguyên tắc dựa trên số ít (Mionority rule) n Nguyên tắc dựa trên số đông (Majority rule) n Nguyên tắc dựa vào sự đồng lòng, nhất trí

(Consensus & Unanimity)

41 42

43 44

11 17/07/2008

Nhóm, làm việc nhóm trong quản lý

n Qui trình xây dựng nhóm

n Bước 1: Những điều cần biết

n Có gắng có những thành viên positive n Hạn chế thêm thành viên vào phút chót n Tập trung nhiều vào delegation (giao quyền) n Nhận ra tính “chính trị” trong team n Hạn chế không dùng thành viên part time

n Tầm quan trọng & ưu tiên của công việc n Mục tiêu & thách thức của công việc n Nguyên tắc mà các thành viên phải theo n Ai sẽ ra quyết định, ra như thế nào n Phong cách & mong đợi của team leader n Ai khác sẽ tham gia vào công việc n Trách nhiệm của từng thành viên ra sao.

Nhóm, làm việc nhóm trong quản lý

n Qui trình xây dựng nhóm

n Bước 2: “Wanting to feel better”

n Bước 3: “Nhận biết khó khăn & nhu cầu

n Xác định những kho khắn n Các nhu cầu cần thiết

n Tạo không khí nhẹ nhàng n Sự thay đổi từ nhận thức n Cảm giác đóng vai trò quan trọng n Đây là điểm khởi đầu

45 46

47 48

12 17/07/2008

Nhóm, làm việc nhóm trong quản lý

n Qui trình xây dựng nhóm

n Bước 5: “Xây dựng chiến lược để hoàn

thiện” n Xây dựng kế họach thực hiện

n Điều kiện n Mục tiêu

n Bước 4: “Hình thành vision” n Where you wish to go???? n Sau một năm team của bạn sẽ ra sao? n …, ⇒ Hình thành nên “tầm nhìn” của nhóm

n Các kỹ thuật/xảo để phát triển

Nhóm, làm việc nhóm trong quản lý

n Qui trình xây dựng nhóm

n Các “Tip” khi xây dựng team

n Bước 6: “ Đánh giá lại tiến trình (review

progress)

n Xem xét lại các thành viên một cách khéo léo n Họp định kỳ n Thảo luận mở n Báo cáo các tiến trình (nếu cần)

n Chọn đúng người n Kinh nghiệm n Thái độ n Kỹ thuật (chuyên môn của dự án) n Kỹ năng giao tiếp n Khả năng dự báo

49 50

51 52

13 17/07/2008

Giao tiếp trong quản lý

n Các khái niệm

n Giao tiếp là gì? Là qui trình của việc gửi & nhận

những ký hiệu với nghĩa kèm theo.

n Giao tiếp hiệu quả

n Các khái niệm n Qui trình giao tiếp n Các trở ngại khi giao tiếp n Cách thức hoàn thiện giao tiếp n Giao tiếp & quản lý xung đột n Thương lượng trong quản lý

Là thông tin người gửi đi & kết quả đến với người nhận là một & giống nhau ( Is the intened massage of sender & the interpreted meaning of the reveiver are one & the same)

53 54

Giao tiếp trong quản lý

n Qui trình giao tiếp

n Resource:

n Thông tin bạn muốn truyền đạt phải:

n Rõ ràng n Chính xác n Không quá lớn (từng công đoạn)

Các vấn ñề của giao tiếp có thể

xảy ra bất cứ lúc nào trong qui trình trên

55 56

14 17/07/2008

Giao tiếp trong quản lý

n Qui trình giao tiếp

n Massage

n Encoding

n Là nôi dung thông tin bạn muốn truyền đạt

n “Mã hóa” là quá trình chuyển thông tin từ suy nghĩ, ý định sang một dạng “form” nào đó trước khi đến người nhận n Cần lưu khi dùng từ ngữ

n Tiên đoán những suy diễn của người nhận n Loại trừ những ý nghĩa mơ hồ n Văn hóa, những giả định, viết tắt..,

=> Nên: Dùng từ dễ hiểu, đơn giản, rõ ràng…,

57 58

Giao tiếp trong quản lý

n Qui trình giao tiếp

n Channel...

n Decoding...

n “Kênh” mà bạn muốn dùng để truyền đạt

thông tin đến người nhận

n Có thể:

n “Giải mã” các thông tin khi nhận được. “ Mã hóa sai => giải mã sai” “ Người nhận có ít kiến thức, bỏ qua thông tin

nên có thể giải mã sai”

Nên:

n Đọc kỹ thông tin n Lắng nghe kỹ

n Trực tiếp (face to face) n Mail n Thư n Memo n Báo cáo..,

59 60

15 17/07/2008

Giao tiếp trong quản lý

n Qui trình giao tiếp

n Receiver...

n Feedback...

n Người nhận sau khi nhận thông tin sẽ

n Người nhận sẽ phản hồi theo thông tin nhận

được

n Suy nghĩ n Phản hồi theo thông tin mà họ nhận được

n Bạn hãy xem xét cẩn thận các phản hồi n Nếu phát hiện sai sót bạn có thể gửi thông tin

đó (đã sửa) lần hai

61 62

Giao tiếp trong quản lý

n Qui trình giao tiếp

n Các trở ngại khi giao tiếp

n Context

n Ngữ cảnh mà bạn đang làm việc

n Văn hóa doanh nghiệp n Đa văn hóa…,

n Môi trường (ồn ào) n Kênh truyền đạt hạn chế n Kỹ năng viết nghèo nàn n Ăn nói kém n Không theo kịp ngôn ngữ không lời n Sự xao lãng n …,

63 64

16 17/07/2008

Giao tiếp trong quản lý

n Cách thức hoàn thiện giao tiếp

n Giao tiếp & quản lý xung đột

n Xung đột là gì?

Là sự bất đồng về một vấn đề vật chất hay là một phản kháng từ bản thân

n Lắng nghe hiệu quả n Ngôn ngữ thể hình (Chú ý) n Sử dụng kênh hiệu quả n Ứng dụng công nghệ kỹ thuật n Có kiến thức về đa văn hóa n Lựa chọn ngôn ngữ & biết thay đổi

65 66

Giao tiếp trong quản lý

n Giao tiếp & quản lý xung đột

n Hệ quả của xung đột

n Quản lý xung đột

Chức năng của xung đột

n Tránh xa xung đột (avoidance) n Sống chung với xung đột n Đấu tranh – Dùng quyền của người quản lý n Thỏa hiệp

Tích cực

Sự mất cân đối của xung đột

ả u q t ế k n ế đ t ộ đ g n u x a ủ c g n ộ đ c á T

Vừa phải

Tiêu cực Thấp Cao 67 68 Mức độ của xung đột

17 17/07/2008

Giao tiếp trong quản lý

n Giao tiếp & quản lý xung đột

n Thương lượng

n Quản lý xung đột

Cao

Thỏa hiệp

Sống chung với xung đột

n Các nguyên tắc thương lượng n Tách con người ra khỏi vấn đề n Tập trung vào lợi ích chứ không phải là chức vụ n Tạo ra nhiều sự chọn lựa trước khi quyết định n Nhấn mạnh rằng kết quả đạt được phải dựa

c á t p ợ h ộ đ c ứ M

vào tiêu chuẩn khách quan

Đấu tranh dùng quyền của ngươi quản lý

Tránh xa xung đột

Thấp

Cao

Mức độ quyết đóan

69 70

Lãnh đạo sự thay đổi

n Thách thức của sự thay đổi

n Cạnh tranh cao n Đổi mới liên tục n Hiệp thương (Industry cluster) n …,

n Thách thức của sự thay đổi n Tổ chức thay đổi n Quản lý kế họach thay đổi n Phát triển tổ chức n Sự sẵn sàng của cá nhân (cho việc thay đổi)

71 72

18 17/07/2008

Lãnh đạo sự thay đổi

n Tổ chức thay đổi

n Quản lý kế họach thay đổi

n Các bước

n Bước 1 – Rã đông n Bước 2 – Thay đổi n Bước 3 – Đông cứng lại

n Thay đổi trong quản lý, lãnh đạo n Thay đổi từ dưới lên (thay đổi tất cả các cấp) n Linh động (thay đổi có & không có kế họach) n Tạo áp lực & mục tiêu cho sự thay đổi

73 74