Bài giảng công tác quản lý hộ tịch

Chia sẻ: Chiu Li | Ngày: | Loại File: DOC | Số trang:68

Thêm vào BST

Báo xấu

533
lượt xem 86
download

Download Vui lòng tải xuống để xem tài liệu đầy đủ

CHƯƠNG I QUY ĐỊNH CHUNG VỀ TỔ CHỨC THỰC HIỆN CÔNG TÁC HỘ TỊCH CẤP XÃ 1. Người giữ chức danh công chức Tư pháp - Hộ tịch cấp xã làm công tác chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân xã, phường, thị trấn (sau đây gọi chung là Ủy ban nhân ân cấp xã), có trách nhiệm giúp Ủy ban nhân dân cấp xã quản lý nhà nước về công tác tư pháp trong phạm vi địa phương.

Chủ đề:

Bình luận(0) Đăng nhập để gửi bình luận!

Lưu

Nội dung Text: Bài giảng công tác quản lý hộ tịch

CHƯƠNG I QUY ĐỊNH CHUNG VỀ TỔ CHỨC THỰC HIỆN CÔNG TÁC HỘ TỊCH CẤP XÃ 1. Người giữ chức danh công chức Tư pháp - Hộ tịch cấp xã làm công tác chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân xã, ph ường, thị trấn (sau đây g ọi chung là Ủy ban nhân ân cấp xã), có trách nhiệm giúp Ủy ban nhân dân c ấp xã qu ản lý nhà nước về công tác tư pháp trong phạm vi địa phương. Tiêu chuẩn, chế độ, chính sách của công chức tư pháp - Hộ t ịch c ấp xã được thực hiện theo Nghị định số 114/2003/NĐ-CP ngay 10/10/2003 của Chính phủ quy định về cán bộ, công chức xã, phường, thị trấn, Ngh ị định 121/2003/NĐ- CP ngày 21/10/2003 của Chính phủ về chế độ, chính sách đối với cán b ộ công chức ở xã, phường, thị trấn và quyết định số 04/2004/QĐ-BNV ngày 16/1/2004 của Bộ trưởng Bộ Nội vụ về việc ban hành quy định tiêu chuẩn cụ thể đối với cán bộ, công chức xã, phường, thị trấn. 2. Công chức Tư pháp - Hộ tịch thực hiện những nhiệm vụ, quy ền h ạn sau đây: a. Trình Ủy ban nhân dân cấp xã ban hành các văn bản về công tác tư pháp địa phương; tổ chức lấy ý kiến nhân dân về các dự án luật, pháp lệnh theo h ướng dẫn của Ủy ban nhân dân cấp huyện và sự chỉ đạo của Ủy ban nhân dân cấp xã; b. Giúp Ủy ban nhân dân cấp xã tự kiểm tra các Quyết định, Chỉ thị do Ủy ban nhân dân cấp xã ban hành; c. Xây dựng kế hoạch phổ biến, giáo dục pháp luật trên địa bàn trình Ủy ban nhân dân cấp xã và tổ chức thực hiện kế hoạch sau khi được phê duyệt; d. Giúp Ủy ban nhân dân cấp xã chỉ đạo, hướng dẫn vi ệc xây dựng quy ước, hương ước thôn, làng, bản, cụm dân cư phù hợp với quy định pháp luật hiện hành và chủ trương, chính sách của Đảng và Nhà nước; đ. Hướng dẫn hoạt động của các tổ chức hoà giải; bồi dưỡng; cung cấp tài liệu nghiệp vụ cho tổ viên Tổ hoà giải ở địa phương theo hướng d ẫn c ủa c ơ quan tư pháp cấp trên; trình chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp xã xem xét, quy ết đ ịnh miễn nhiệm tổ viên Tổ hoà giải; e. Thực hiện việc trợ giúp pháp lý cho người nghèo và đối tượng chính sách theo qui định của pháp luật; f. Trực tiếp quản lý khai thác, sử dụng Tủ sách pháp luật ở xã, ph ường, th ị trấn; tổ chức việc phối hợp khai thác, sử dụng trao đổi gi ữa Tủ sách pháp lu ật ở xã, phường, thị trấn với các tổ chức, đơn vị khác; g. Giúp Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp xã thực hiện việc đôn đốc thi hành án theo hướng dẫn của cơ quan thi hành án cấp huyện và th ực hiện công tác hành chính, tài chính trong việc đôn đốc thi hành án; h. Thực hiện đăng ký và quả lý hộ tịch ở địa ph ương; th ực hi ện một s ố việc về quốc tịch thuộc thẩm quyền theo quy định pháp luật; i. Giúp Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp xã thực hiện ch ứng th ực ch ữ ký c ủa công dân Việt nam trong các giấy tờ phục vụ cho việc thực hiện các giao dịch dân sự ở trong nước; chứng thực di chúc; văn bản từ chối nhận di sản và các vi ệc khác theo qui định của pháp luật; 1
j. Báo cáo định kỳ và đột xuất về tình hình th ực hiện nhi ệm v ụ trong các lĩnh vực công tác được giao với Ủy ban nhân dân cấp xã và Phòng Tư pháp; k. Thực hiện các nhiệm vụ khác do Ủy ban nhân dân cấp xã giao. 3. Để phối hợp tổ chức thực hiện các nhiệm vụ, quy ền hạn c ủa công ch ức Tư pháp - Hộ tịch của Thông tư này, Ủy ban nhân dân cấp xã thành lập Ban Tư pháp gồm có Trưởng ban do Chủ tịch hoặc một Phó Ch ủ tịch Ủy ban nhân dân cấp xã đảm nhiệm, công chức Tư pháp - Hộ tịch và các thành viên kiêm nhi ệm khác do Ủy ban nhân dân cấp xã quyết định. 2
CHƯƠNG II CÔNG TÁC HỘ TỊCH I. QUY ĐỊNH CHUNG VỀ HỘ TỊCH VÀ ĐĂNG KÝ HỘ TỊCH: 1. Việc công khai hóa các thủ tục đăng ký hộ tịch (khoản 4, Điều 4, Ngh ị định số 158/2005/NĐ-CP): Cơ quan đăng ký hộ tịch phải niêm yết công khai, chính xác các quy định về giấy tờ mà người yêu cầu đăng ký hộ tịch phải xuất trình hoặc nộp khi đăng ký hộ tịch, thời hạn giải quyết và lệ phí đăng ký hộ tịch. 2. Giá trị pháp lý của các giấy tờ hộ tịch (khoản 1 và 2, Điều 5, Nghị định số 158/2005/NĐ-CP): - Giấy tờ hộ tịch do cơ quan nhà nước có thẩm quy ền cấp cho cá nhân theo quy định của pháp luật về hộ tịch là căn cứ pháp lý xác nh ận s ự ki ện h ộ t ịch c ủa cá nhân đó. - Giấy khai sinh là giấy tờ hộ tịch gốc của mỗi cá nhân. Mọi h ồ sơ, gi ấy t ờ của cá nhân có nội dung ghi về họ, tên, chữ đệm; ngày, tháng, năm sinh; gi ới tính; dân tộc; quốc tịch; quê quán; quan hệ cha, mẹ, con phải phù hợp với Gi ấy khai sinh của người đó. 3. Xác định thẩm quyền đăng ký hộ tịch theo nơi cư trú (Điều 8 Nghị định số 158/2005/NĐ-CP): Thẩm quyền đăng ký hộ tịch theo nơi cư trú được xác định như sau: - Đối với công dân Việt Nam ở trong nước, thì việc đăng ký hộ tịch được thực hiện tại nơi người đó đăng ký hộ khẩu thường trú; nếu không có nơi đăng ký hộ khẩu thường trú, thì việc đăng ký hộ tịch được thực hi ện t ại n ơi ng ười đó đăng ký tạm trú có thời hạn theo quy định của pháp luật về đăng ký hộ khẩu. - Đối với người nước ngoài cư trú tại Việt Nam, thì việc đăng ký h ộ tịch được thực hiện tại nơi người đó đăng ký thường trú; nếu không có nơi đăng ký thường trú, thì việc đăng ký hộ tịch được thực hiện tại nơi người đó đăng ký t ạm trú. 4. Các giấy tờ cá nhân xuất trình khi đăng ký h ộ tịch (Điều 9 Nghị định số 158/2005/NĐ-CP): Khi đăng ký hộ tịch, nếu cán bộ tư pháp hộ tịch không biết rõ v ề nhân thân hoặc nơi cư trú của đương sự, thì yêu cầu xuất trình các giấy t ờ sau đây đ ể ki ểm tra: - Giấy chứng minh nhân dân hoặc Hộ chiếu của người đi đăng ký hộ tịch để xác định về cá nhân người đó; - Sổ hộ khẩu, Giấy chứng nhận nhân khẩu tập thể hoặc Giấy đăng ký t ạm trú có thời hạn (đối với công dân Việt Nam ở trong nước); Thẻ thường trú, Th ẻ tạm trú hoặc Chứng nhận tạm trú (đối với người nước ngoài cư trú tại Việt Nam) để làm căn cứ xác định thẩm quyền đăng ký hộ tịch theo quy đ ịnh c ủa Ngh ị định số 158/2005/NĐ-CP. 5. Việc ủy quyền (Điều 10 Nghị định số 158/2005/NĐ-CP): Người có yêu cầu đăng ký hộ tịch (trừ trường hợp đăng ký kết hôn, đăng ký việc nuôi con nuôi, đăng ký giám hộ, đăng ký việc nhận cha, mẹ, con) hoặc yêu cầu cấp các giấy tờ về hộ tịch mà không có điều kiện trực tiếp đến cơ quan đăng 3
ký hộ tịch, thì có thể uỷ quyền cho người khác làm thay. Việc u ỷ quy ền ph ải bằng văn bản và phải được công chứng hoặc chứng thực hợp lệ. Nếu người được uỷ quyền là ông, bà, cha, mẹ, con, vợ, ch ồng, anh, ch ị, em ruột của người uỷ quyền, thì không cần phải có văn bản uỷ quyền. 6. Thời hạn giải quyết các việc hộ tịch (Điều 1, phần I, Thông tư số 01/2008/TT-BTP): Thời hạn giải quyết các việc hộ tịch quy định tại: Khoản 2 Đi ều 18, Khoản 2 Điều 27, Khoản 2 Điều 30, Khoản 3 Đi ều 31, Kho ản 2 Đi ều 34, Kho ản 2 Điều 38, Khoản 2 Điều 45, Khoản 2 Điều 48, Khoản 2 Đi ều 59 và Kho ản 1 Điều 67 của Nghị định số 158/2005/NĐ-CP được tính theo ngày làm việc. 7. Giải quyết yêu cầu đăng ký hộ tịch (Điều 2, phần I, Thông tư số 01/2008/TT-BTP): a) Đối với những việc đăng ký hộ tịch không giải quyết ngay trong ngày, thì cán bộ tiếp nhận hồ sơ phải có phiếu hẹn ghi rõ ngày gửi trả k ết qu ả cho đ ương s ự. b) Khi thụ lý hồ sơ đăng ký hộ tịch, cán bộ tiếp nhận hồ sơ cần lưu ý: - Trường hợp không đúng thẩm quyền, thì cán bộ tiếp nh ận h ồ s ơ ph ải hướng dẫn đương sự liên hệ với cơ quan có thẩm quyền để giải quyết; - Trường hợp hồ sơ đăng ký hộ tịch còn thiếu hoặc không hợp lệ, thì cán bộ tiếp nhận hồ sơ phải viết giấy hướng dẫn đương sự. Nội dung hướng dẫn phải ghi đầy đủ, rõ ràng từng loại giấy tờ cần bổ sung, cán bộ tiếp nhận hồ sơ ký, ghi rõ họ tên và giao cho đương sự. Thời h ạn giải quy ết đ ược tính t ừ ngày nhận đủ giấy tờ hợp lệ. c) Trường hợp xét thấy không đủ điều kiện theo quy định của pháp luật về hộ tịch, thì cơ quan đăng ký hộ tịch từ chối đăng ký. Việc từ chối phải thông báo bằng văn bản cho đương sự. Văn bản từ chối phải nêu rõ lý do từ chối, có chữ ký của người đứng đầu cơ quan đăng ký hộ tịch và đóng dấu của cơ quan đăng ký hộ tịch. 8. Việc ghi tên địa danh hành chính trong các gi ấy t ờ h ộ t ịch, s ổ h ộ tịch (Điều 3, phần I, Thông tư số 01/2008/TT-BTP): Khi có sự thay đổi về địa danh hành chính, thì ph ần ghi về địa danh hành chính trong các giấy tờ hộ tịch, sổ hộ tịch được thực hiện như sau: a) Khi đăng ký sự kiện hộ tịch (đăng ký đúng hạn, đăng ký quá hạn, đăng ký lại), phần ghi về địa danh hành chính trong các giấy tờ h ộ t ịch và s ổ h ộ t ịch đ ược ghi theo địa danh hành chính mới. b) Khi cấp lại bản chính Giấy khai sinh, phần ghi về địa danh hành chính trong nội dung của Giấy khai sinh được ghi theo địa danh hành chính đã ghi trong Sổ đăng ký khai sinh; phần ghi về địa danh hành chính tại góc trái, phía trên của Giấy khai sinh được ghi theo địa danh hành chính mới. c) Khi cấp bản sao giấy tờ hộ tịch từ sổ hộ tịch, ph ần ghi v ề đ ịa danh hành chính trong giấy tờ hộ tịch (kể cả góc trái, phía trên và nội dung của giấy tờ h ộ tịch) phải được ghi theo địa danh hành chính đã ghi trong sổ hộ tịch. 9. Thu hồi và hủy bỏ các giấy tờ hộ tịch (Điều 4, phần I, Thông tư số 01/2008/TT-BTP): a) Đối với những giấy tờ hộ tịch được cấp trước ngày 01 tháng 4 năm 2006 (ngày Nghị định số 158/2005/NĐ-CP có hiệu lực thi hành), nay phát hiện trái với 4
quy định của pháp luật về hộ tịch tại thời điểm đăng ký, thì việc thu h ồi và hủy bỏ cũng được thực hiện theo quy định của Nghị định số 158/2005/NĐ-CP; trừ việc đăng ký kết hôn vi phạm điều kiện kết hôn theo quy định của Luật Hôn nhân và gia đình (việc hủy đăng ký kết hôn trong trường hợp này thuộc th ẩm quy ền của Tòa án nhân dân). b) Cơ quan ra quyết định thu hồi, hủy bỏ các giấy tờ hộ tịch có trách nhi ệm thông báo cho cơ quan đã đăng ký hộ tịch để ghi chú trong sổ hộ tịch, đồng thời thông báo cho đương sự biết. II. NHIỆM VỤ, QUYỀN HẠN CỦA UBND CẤP HUYỆN TRONG ĐĂNG KÝ VÀ QUẢN LÝ HỘ TỊCH. I. Quản lý nhà nước về hộ tịch (Điều 78 Nghị định số 158/2005/ND-CP): 1. UBND cấp huyện thực hiện quản lý nhà nước về hộ tịch trong địa phương mình, có nhiệm vụ, quyền hạn sau đây: a) Chỉ đạo, kiểm tra việc tổ chức, thực hiện công tác đăng ký và quản lý hộ tịch đối với UBND cấp xã; b) Thực hiện giải quyết việc thay đổi, cải chính hộ tịch cho người từ đủ 14 tuổi trở lên và xác định lại dân tộc, xác định lại giới tính, bổ sung hộ tịch, điều chỉnh hộ tịch cho mọi trường hợp, không phân biệt độ tuổi; c) Tổ chức bồi dưỡng nghiệp vụ hộ tịch cho cán bộ Tư pháp hộ tịch; d) Tổ chức tuyên truyền, phổ biến các quy định của pháp luật về hộ tịch; đ) Quản lý, sử dụng các loại sổ hộ tịch, biểu mẫu hộ tịch theo quy định của Bộ Tư pháp; e) Lưu trữ sổ hộ tịch, giấy tờ hộ tịch; g) Cấp bản sao giấy tờ hộ tịch từ sổ hộ tịch; h) Tổng hợp tình hình và số liệu th ống kê h ộ tịch, báo cáo ủy ban nhân dân cấp tỉnh theo định kỳ 6 tháng và hàng năm; i) Giải quyết khiếu nại, tố cáo và xử lý các vi phạm về hộ tịch theo thẩm quyền; k) Quyết định việc thu hồi, hủy bỏ những giấy tờ hộ tịch do UBND c ấp xã cấp trái với quy định tại Nghị định số 158/2005/NĐ-CP (trừ việc đăng ký k ết hôn vi phạm về điều kiện kết hôn theo quy định của pháp luật về hôn nhân và gia đình). 2. Phòng Tư pháp giúp UBND cấp huyện thực hiện các nhiệm vụ, quy ền hạn trong quản lý nhà nước về hộ tịch theo quy định tại khoản 1 Điều 78 Ngh ị định số 158/2005/NĐ-CP (riêng việc giải quyết tố cáo tại điểm i khoản 1 Điều 78 Nghị định số 158/2005/NĐ-CP chỉ thực hiện khi được giao). Đối với vi ệc gi ải quyết khiếu nại quy định tại điểm i khoản 1 Điều 78 Ngh ị đ ịnh s ố 158/2005/NĐ- CP do UBND cấp huyện thực hiện. 3. Chủ tịch UBND cấp huyện chịu trách nhiệm về tình hình đăng ký và quản lý hộ tịch của địa phương. Trong trường hợp do buông lỏng quản lý mà d ẫn đến những sai phạm, tiêu cực của cán bộ, công ch ức trong đăng ký và qu ản lý h ộ tịch ở địa phương mình, thì Chủ tịch UBND cấp huyện phải chịu trách nhiệm. II. Đăng ký hộ tịch : UBND cấp huyện trực tiếp giải quyết các việc hộ tịch sau đây: - Thay đổi, cải chính hộ tịch cho người từ đủ 14 tuổi trở lên; 5
- Xác định lại dân tộc, xác định lại giới tính cho mọi trường h ợp, không phân biệt độ tuổi; - Bổ sung hộ tịch, điều chỉnh hộ tịch (trong trường hợp sổ hộ tịch không còn lưu được tại UBND cấp xã mà chỉ lưu được tại UBND cấp huyện); - Cấp lại bản chính giấy khai sinh; - Cấp bản sao giấy tờ hồ tịch từ sổ gốc. 1. Thay đổi, cải chính hộ tịch; xác định lại dân t ộc, xác đ ịnh l ại gi ới tính; bổ sung hộ tịch, điều chỉnh hộ tịch. 1.1. Phạm vi thay đổi, cải chính hộ tịch; xác định l ại dân t ộc, xác đ ịnh lại giới tính; bổ sung hộ tịch, điều chỉnh hộ tịch (Điều 36 Nghị định số 158/2005/N Đ-CP): Phạm vi thay đổi, cải chính hộ tịch, xác định lại dân tộc, xác định lại giới tính, bổ sung hộ tịch, điều chỉnh hộ tịch theo quy định tại Điều 36 Nghị định số 158/2005/N Đ-CP bao gồm: a. Thay đổi họ, tên, chữ đệm đã được đăng ký đúng trong Sổ đăng ký khai sinh và bản chính Giấy khai sinh, nhưng cá nhân có yêu c ầu thay đ ổi khi có lý do chính đáng theo quy định của Bộ luật Dân sự. b. Cải chính những nội dung đã được đăng ký trong Sổ đăng ký khai sinh và bản chính Giấy khai sinh, nhưng có sai sót trong khi đăng ký. c. Xác định lại dân tộc của người con theo dân tộc của ng ười cha ho ặc dân tộc của người mẹ theo quy định của Bộ luật Dân sự. d. Xác định lại giới tính của một người trong trường hợp giới tính của người đó bị khuyết tật bẩm sinh hoặc chưa định hình chính xác mà c ần có s ự can thiệp của y học nhằm xác định rõ về giới tính. đ. Bổ sung những nội dung chưa được đăng ký trong Sổ đăng ký khai sinh và bản chính Giấy khai sinh. e. Điều chỉnh những nội dung trong sổ đăng ký hộ tịch và các giấy tờ hộ tịch khác, không phải Sổ đăng ký khai sinh và bản chính Giấy khai sinh. 1.2 Thay đổi, cải chính hộ tịch; xác định lại dân tộc, xác định l ại gi ới tính; bổ sung hộ tịch, điều chỉnh hộ tịch: a. Thẩm quyền thay đổi, cải chính hộ tịch, xác định l ại dân t ộc, xác định lại giới tính, bổ sung hộ tịch; điều ch ỉnh h ộ t ịch c ủa UBND c ấp huy ện (khoản 2, Điều 37 Nghị định số 158/2005/NĐ-CP và điểm e, Điều 5, Phần II Thông tư số 01/2008/TT-BTP): - UBND cấp huyện, mà trong địa hạt của huyện đó đương sự đã đăng ký khai sinh trước đây, có thẩm quyền giải quyết việc thay đổi, cải chính hộ tịch cho người từ đủ 14 tuổi trở lên và xác định lại dân tộc, xác định l ại giới tính, b ổ sung hộ tịch, điều chỉnh hộ tịch cho mọi trường hợp, không phân biệt độ tuổi. (khoản 2 Điều 37 Nghị định số 158/2005/N Đ-CP). - Trong trường hợp công dân Việt Nam đã đăng ký hộ tịch t ại C ơ quan đ ại diện Ngoại giao, Cơ quan Lãnh sự của Việt Nam ở nước ngoài, sau đó về nước cư trú mà có yêu cầu thay đổi, cải chính h ộ tịch, xác đ ịnh l ại dân t ộc, xác đ ịnh l ại giới tính, bổ sung hộ tịch, điều chỉnh hộ tịch, thì cũng được thực hi ện theo quy định tại Mục 7 Chương II của Nghị định số 158/2005/NĐ-CP và h ướng dẫn tại Mục này. 6
Việc thay đổi, cải chính hộ tịch (cho người từ đủ 14 tuổi trở lên), xác định lại dân tộc, xác định lại giới tính cho mọi trường hợp, không phân biệt độ tuổi, được thực hiện tại UBND cấp huyện, nơi đương sự cư trú. Sau khi đã thực hiện việc thay đổi, cải chính hộ tịch, xác định lại dân tộc, xác định lại giới tính, bổ sung hộ tịch, điều chỉnh hộ tịch, UBND cấp huyện hoặc UBND cấp xã phải thông báo cho Bộ Ngoại giao để Bộ Ngoại giao thông báo tiếp cho Cơ quan đại diện Ngoại giao, Cơ quan Lãnh sự của Việt Nam ở nước mà đương s ự đã đăng ký hộ tịch thực hiện việc ghi chú vào sổ hộ tịch. Trường hợp sổ hộ tịch đã chuyển lưu 01 quyển tại Bộ Ngoại giao, thì Bộ Ngoại giao cũng thực hiện việc ghi chú các thay đổi này. (điểm e Điều 5, phần II, Thông tư số 01/2008/TT-BTP). b. Thủ tục đăng ký việc thay đổi, cải chính hộ tịch; xác đ ịnh l ại dân tộc, xác định lại giới tính; bổ sung hộ t ịch (khoản 1, Điều 38 Nghị định số 158/2005/NĐ-CP và điểm c, điểm d, điểm g, điểm k, Điều 5, Phần II Thông tư số 01/2008/TT-BTP): - Người yêu cầu thay đổi, cải chính hộ tịch, xác định lại dân tộc, xác định lại giới tính, bổ sung hộ tịch phải nộp Tờ khai (theo mẫu quy đ ịnh), xu ất trình bản chính Giấy khai sinh của người cần thay đổi, cải chính hộ tịch, xác định lại dân tộc, xác định lại giới tính, bổ sung hộ tịch và các giấy tờ liên quan đ ể làm căn cứ cho việc thay đổi, cải chính hộ tịch, xác định lại dân tộc, xác định l ại gi ới tính, bổ sung hộ tịch. Đối với trường hợp xác định lại giới tính, thì văn bản kết lu ận c ủa t ổ ch ức y tế đã tiến hành can thiệp để xác định lại giới tính là căn cứ cho việc xác định lại giới tính. Việc thay đổi, cải chính hộ tịch, xác định lại dân tộc, xác đ ịnh l ại gi ới tính, bổ sung hộ tịch cho người chưa thành niên hoặc người mất năng lực hành vi dân sự được thực hiện theo yêu cầu của cha, mẹ hoặc người giám hộ. Đối với việc thay đổi họ, tên cho người từ đủ 9 tuổi trở lên và xác đ ịnh l ại dân tộc cho người chưa thành niên từ đủ 15 tuổi trở lên, thì phải có sự đồng ý của người đó. (khoản 1 Điều 38 Nghị định số 158/2005/NĐ-CP). - Đối với trường hợp cải chính ngày, tháng, năm sinh; thì ngày, tháng, năm sinh ghi trong Giấy khai sinh hiện tại của người có yêu cầu cải chính là căn cứ tính tuổi để xác định thẩm quyền giải quyết yêu cầu cải chính. (đi ểm c, Đi ều 5, phần II Thông tư số 01/2008/TT-BTP). - Trong trường hợp đương sự xuất trình Giấy khai sinh được cấp từ thời kỳ Pháp thuộc, hay thời kỳ chính quyền Ngụy Sài Gòn để làm thủ tục thay đổi, cải chính hộ tịch, xác định lại dân tộc, xác định lại giới tính, bổ sung h ộ t ịch, thì ph ải làm thủ tục cấp lại bản chính Giấy khai sinh mới (nếu Sổ đăng ký khai sinh trước đây còn lưu trữ) hoặc làm thủ tục đăng ký lại việc sinh (nếu S ổ đăng ký khai sinh không còn lưu trữ). Bản chính Giấy khai sinh mới được dùng đ ể làm th ủ t ục thay đổi, cải chính hộ tịch, xác định lại dân tộc, xác định lại giới tính, bổ sung h ộ t ịch. Giấy khai sinh cũ phải được thu hồi và lưu trữ. (điểm d, Điều 5, phần II Thông tư số 01/2008/TT-BTP). - Việc cải chính nội dung trong bản chính Giấy khai sinh, đặc bi ệt là c ải chính ngày, tháng, năm sinh, chỉ được giải quyết đối với những trường hợp có đủ cơ sở để xác định rằng khi đăng ký khai sinh có sự sai sót do ghi chép c ủa cán b ộ 7
Tư pháp hộ tịch hoặc do đương sự khai báo nhầm lẫn. Trường hợp yêu cầu cải chính nội dung trong bản chính Giấy khai sinh do đương sự cố tình sửa ch ữa sai sự thật đã đăng ký trước đây để hợp thức hóa hồ sơ, giấy tờ cá nhân hi ện t ại, thì không giải quyết. (điểm g, Điều 5, phần II Thông tư số 01/2008/TT-BTP). - Mọi ghi chú về thay đổi, cải chính hộ tịch, xác định lại dân tộc, xác định lại giới tính, bổ sung hộ tịch, điều chỉnh hộ tịch đều phải được đóng dấu của cơ quan thực hiện việc ghi chú vào phần nội dung ghi chú trong sổ hộ tịch và mặt sau c ủa bản chính giấy tờ hộ tịch. Đối với việc thay đổi, cải chính hộ tịch, xác định lại dân tộc, xác định lại giới tính, bổ sung hộ tịch, điều chỉnh hộ tịch thuộc thẩm quyền của UBND cấp huyện, thì do Trưởng Phòng hoặc Phó trưởng phòng Tư pháp thực hiện việc ghi chú và đóng dấu của Phòng Tư pháp. (điểm k, Điều 5, phần II Thông tư số 01/2008/TT-BTP). c. Trình tự giải quyết việc thay đổi, cải chính hộ t ịch; xác đ ịnh l ại dân tộc, xác định lại giới tính: (khoản 2, Điều 38, Nghị định số 158/2005/NĐ-CP). Trong thời hạn 5 ngày, kể từ ngày nhận đủ giấy tờ hợp lệ, nếu việc thay đổi, cải chính hộ tịch, xác định lại dân tộc, xác định lại gi ới tính có đ ủ đi ều ki ện theo quy định của pháp luật, thì cán bộ Tư pháp của Phòng Tư pháp ghi vào Sổ đăng ký thay đổi, cải chính hộ tịch và Quy ết định cho phép thay đ ổi, c ải chính h ộ tịch, xác định lại dân tộc, xác định lại giới tính. Ch ủ t ịch UBND c ấp huy ện ký và cấp cho đương sự một bản chính Quyết định cho phép thay đổi, cải chính h ộ t ịch, xác định lại dân tộc, xác định lại giới tính. Bản sao Quyết định được cấp theo yêu cầu của đương sự. Trường hợp cần phải xác minh, thì thời hạn nói trên đ ược kéo dài thêm không quá 5 ngày. Nội dung và căn cứ thay đổi, cải chính hộ tịch, xác định lại dân t ộc, xác định lại giới tính phải được ghi chú vào cột ghi chú của Sổ đăng ký khai sinh và mặt sau của bản chính Giấy khai sinh. d. Trình tự giải quyết việc bổ sung hộ tịch : (khoản 3 Điều 38 Nghị định số 158/2005/NĐ-CP và điểm h, điểm i, Điều 5, ph ần II Thông t ư s ố 01/2008/TT- BTP): - Việc bổ sung hộ tịch được giải quyết ngay sau khi nhận đủ giấy tờ h ợp lệ. Nội dung bổ sung được ghi trực tiếp vào những cột, mục tương ứng trong S ổ đăng ký khai sinh và bản chính Giấy khai sinh. Cán b ộ Tư pháp c ủa Phòng T ư pháp đóng dấu vào phần ghi bổ sung. Cột ghi chú của Sổ đăng ký khai sinh và mặt sau của bản chính Giấy khai sinh phải ghi rõ nội dung bổ sung; căn cứ ghi bổ sung; họ, tên, chữ ký của người ghi bổ sung; ngày, tháng, năm bổ sung. Cán b ộ Tư pháp của Phòng Tư pháp đóng dấu vào phần đã ghi bổ sung. Trong trường hợp nội dung Sổ đăng ký khai sinh và bản chính Gi ấy khai sinh trước đây không có cột mục cần ghi bổ sung, thì nội dung b ổ sung đ ược ghi vào mặt sau của bản chính Giấy khai sinh và cột ghi chú c ủa S ổ đăng ký khai sinh. (khoản 3, Điều 38 Nghị định số 158/2005/NĐ-CP). - Trong trường hợp Giấy khai sinh của một người chỉ ghi năm sinh, không ghi ngày, tháng sinh, mà có yêu cầu bổ sung, thì ngày, tháng sinh đ ược ghi theo Giấy chứng sinh; nếu không có Giấy chứng sinh, thì ngày, tháng sinh đ ược xác định như sau: 8
Đối với người chưa có hồ sơ, giấy tờ cá nhân ghi về ngày, tháng sinh, thì ngày, tháng sinh được xác định theo văn bản cam đoan của cha, mẹ đẻ hoặc người giám hộ (đối với trẻ em dưới 6 tuổi); hoặc theo lời khai của người yêu cầu bổ sung, có xác nhận của người làm chứng (đối với người từ đủ 6 tuổi trở lên). Đối với những người đã có hồ sơ, giấy tờ cá nhân như: Sổ hộ khẩu, Chứng minh nhân dân, học bạ, bằng tốt nghiệp, lý lịch cán bộ, lý lịch đảng viên mà trong các hồ sơ, giấy tờ đã ghi thống nhất về ngày, tháng sinh, thì xác định theo ngày, tháng sinh đó. Trường hợp ngày, tháng sinh ghi trong các hồ sơ, giấy tờ nói trên của người đó không thống nhất, thì xác định theo ngày, tháng sinh trong h ồ s ơ, giấy tờ được lập đầu tiên. Trong trường hợp không xác định được ngày, tháng sinh theo h ướng d ẫn trên đây, thì ngày, tháng sinh là ngày 01 tháng 01. (đi ểm h, Đi ều 5, ph ần II, Thông tư số 01/2008/TT-BTP). - Trong trường hợp sổ đăng ký hộ tịch còn lưu được ở cả UBND c ấp xã và UBND cấp huyện, thì đương sự có quyền lựa chọn thực hiện yêu cầu bổ sung hộ tịch hoặc điều chỉnh hộ tịch tại UBND cấp xã, hoặc UBND cấp huyện. Việc thông báo và ghi vào sổ hộ tịch sau khi th ực hiện vi ệc b ổ sung h ộ t ịch hoặc điều chỉnh hộ tịch được thực hiện theo quy định tại Điều 40 Nghị định số 158/2005/NĐ-CP. (điểm i, Điều 5, phần II, Thông tư số 01/2008/TT-BTP). đ. Cấp bản Giấy khai sinh từ Sổ đăng ký khai sinh sau khi gi ải quyết yêu cầu thay đổi, cải chính hộ tịch, xác định lại dân t ộc, xác đ ịnh l ại gi ới tính, bổ sung hộ tịch (khoản 4 Điều 38 Nghị định số 158/2005/NĐ-CP). Sau khi việc thay đổi, cải chính hộ tịch, xác định lại dân t ộc, xác định l ại giới tính, bổ sung hộ tịch đã được ghi vào Sổ đăng ký khai sinh, thì b ản sao Gi ấy khai sinh từ Sổ đăng ký khai sinh sẽ ghi theo nội dung đã thay đ ổi, c ải chính ho ặc bổ sung. e. Trình tự giải quyết việc điều chỉnh hộ tịch: Điều chỉnh nội dung trong sổ hộ tịch và các giấy tờ hộ tịch khác (không phải sổ đăng ký khai sinh và bản chính giấy khai sinh). (Đi ều 39 Ngh ị đ ịnh s ố 158/2005/NĐ-CP). - Khi cá nhân có yêu cầu điều ch ỉnh nội dung đã đ ược đăng ký trong s ổ h ộ tịch và các giấy tờ hộ tịch khác, không phải Sổ đăng ký khai sinh và bản chính Giấy khai sinh, mà các sổ hộ tịch đó không còn lưu tại UBND c ấp xã, thì UBND cấp huyện, nơi đang lưu sổ hộ tịch căn cứ vào bản chính Gi ấy khai sinh đ ể đi ều chỉnh những nội dung đó cho phù hợp với nội dung tương ứng trong bản chính Giấy khai sinh. Nếu việc điều chỉnh nội dung của sổ hộ tịch và giấy tờ h ộ tịch khác không liên quan đến nội dung khai sinh, thì UBND c ấp huy ện căn c ứ vào nh ững gi ấy t ờ có liên quan do đương sự xuất trình để điều chỉnh. - Việc điều chỉnh hộ tịch được giải quyết ngay sau khi nhận đủ giấy tờ hợp lệ. Cột ghi chú của sổ đăng ký hộ tịch và mặt sau của bản chính giấy t ờ h ộ tịch phải ghi rõ nội dung điều chỉnh; căn cứ điều chỉnh; Trưởng Phòng hoặc Phó trưởng Phòng Tư pháp thực hiện ghi chú đóng dấu của Phòng Tư pháp. Sau khi việc điều chỉnh hộ tịch đã được ghi vào sổ h ộ tịch, thì bản sao gi ấy tờ hộ tịch từ sổ hộ tịch sẽ ghi theo nội dung đã điều chỉnh. 9
- Điều chỉnh nội dung trong phần khai về cha, mẹ trong Sổ đăng ký khai sinh và Giấy khai sinh của người con (khoản 5, Điều 38 Ngh ị đ ịnh 158/2005/NĐ- CP): Trong trường hợp nội dung bản chính Giấy khai sinh của cha, mẹ đã thay đổi do việc thay đổi, cải chính, bổ sung h ộ tịch, xác đ ịnh l ại dân t ộc, mà s ổ đăng ký khai sinh cho người con không còn lưu tại UBND cấp xã, thì UBND cấp huyện nơi lưu sổ đăng ký khai sinh cho người con, căn cứ vào bản chính Giấy khai sinh của cha, mẹ thực hiện việc điều chỉnh nội dung đó trong phần khai về cha, mẹ trong Sổ đăng ký khai sinh và Giấy khai sinh của người con cho phù hợp. g. Thông báo và ghi vào sổ hộ tịch các vi ệc thay đ ổi, c ải chính h ộ t ịch, xác định lại dân tộc, bổ sung hộ tịch, điều chỉnh h ộ t ịch : (Điều 40 Nghị định số 158/2005/NĐ-CP và đoạn 3, điểm e, Điều 5, Phần II Thông t ư s ố 01/2008/TT- BTP) - Trong trường hợp UBND cấp xã thực hiện việc thay đổi, c ải chính, b ổ sung, điều chỉnh hộ tịch mà sổ hộ tịch đã chuyển lưu một quyển tại UBND cấp huyện, thì UBND cấp xã có trách nhiệm gửi thông báo cho UBND c ấp huy ện v ề những nội dung thay đổi để ghi tiếp vào sổ hộ tịch lưu tại UBND cấp huyện. - Trong trường hợp UBND cấp huyện thực hiện việc thay đổi, cải chính hộ tịch, xác định lại dân tộc, bổ sung hộ tịch, điều chỉnh hộ tịch, thì UBND cấp huyện có trách nhiệm gửi thông báo cho UBND cấp xã, nơi đã đăng ký h ộ t ịch v ề những nội dung thay đổi để ghi tiếp vào sổ hộ tịch lưu tại UBND cấp xã (Điều 40 Nghị định 158/2005/NĐ-CP). - Sau khi đã thực hiện việc thay đổi, cải chính hộ tịch, xác định lại dân tộc, xác định lại giới tính, bổ sung hộ tịch, điều chỉnh hộ tịch, UBND cấp huyện hoặc UBND cấp xã phải thông báo cho Bộ Ngoại giao để Bộ Ngoại giao thông báo tiếp cho Cơ quan đại diện Ngoại giao, Cơ quan Lãnh sự của Việt Nam ở nước mà đương sự đã đăng ký hộ tịch thực hiện việc ghi chú vào sổ hộ tịch. Trường hợp sổ hộ tịch đã chuyển lưu 01 quyển tại Bộ Ngoại giao, thì Bộ Ngoại giao cũng thực hiện việc ghi chú các thay đổi này (đoạn 3, điểm e, Điều 5, ph ần II Thông t ư s ố 01/2008/TT-BTP). 2. Cấp lại bản chính Giấy khai sinh: 2.1. Điều kiện để cấp lại bản chính Giấy khai sinh (khoản 1 Điều 62 Nghị định 158/2005/NĐ-CP): Trong trường hợp bản chính Giấy khai sinh bị mất, hư hỏng hoặc ph ải ghi chú quá nhiều nội dung do được thay đổi, cải chính h ộ t ịch, xác đ ịnh l ại dân t ộc, xác định lại giới tính, bổ sung hộ tịch hoặc điều chỉnh h ộ tịch mà S ổ đăng ký khai sinh còn lưu trữ được, thì được cấp lại bản chính Giấy khai sinh. 2.2 Thẩm quyền cấp lại bản chính Giấy khai sinh của UBND c ấp huyện (khoản 2, Điều 62 Nghị định số 158/2005/NĐ-CP): UBND cấp huyện, nơi lưu trữ Sổ đăng ký khai sinh thực hiện việc cấp lại bản chính Giấy khai sinh. 2.3. Thủ tục cấp lại bản chính Giấy khai sinh (khoản 1, Điều 63 Nghị định số 158/2005/NĐ-CP): Người yêu cầu cấp lại bản chính Giấy khai sinh ph ải nộp Tờ khai (theo mẫu quy định) và bản chính Giấy khai sinh cũ (nếu có). 10
Trong trường hợp cán bộ tư pháp của Phòng Tư pháp không biết rõ về người yêu cầu cấp lại bản chính giấy khai sinh, thì yêu cầu h ọ xu ất trình gi ấy chứng minh nhân dân hoặc hộ chiếu để kiểm tra. 2.4. Trình tự cấp lại bản chính Giấy khai sinh (khoản 2, khoản 4 Điều 63 Nghị định số 158/2005/NĐ-CP và điểm b, điểm c Điều 2 Phần IV Thông t ư s ố 01/2008/TT-BTP): - Sau khi nhận Tờ khai, cán bộ Tư pháp của Phòng Tư pháp căn c ứ vào n ội dung đã ghi trong Sổ đăng ký khai sinh đang lưu trữ để ghi vào nội dung bản chính Giấy khai sinh (mẫu bản chính Giấy khai sinh cấp l ại), Ch ủ t ịch ủy ban nhân dân cấp huyện ký và cấp cho đương sự một bản chính Giấy khai sinh mới, thu hồi lại Giấy khai sinh cũ (nếu có). Trong cột ghi chú của Sổ đăng ký khai sinh phải ghi rõ “Đã cấp lại bản chính Giấy khai sinh ngày... tháng... năm...” (khoản 2 Đi ều 63 Nghị định số 158/2005/NĐ-CP). - Sau khi cấp lại bản chính Giấy khai sinh, ủy ban nhân dân cấp huyện có trách nhiệm gửi thông báo cho ủy ban nhân dân cấp xã, nơi đã đăng ký khai sinh để ghi chú tiếp vào Sổ đăng ký khai sinh lưu t ại ủy ban nhân dân c ấp xã. (kho ản 4, Điều 63 Nghị định số 158/2005/NĐ-CP). - Trong trường hợp UBND cấp huyện thực hiện việc c ấp lại b ản chính Giấy khai sinh, nhưng Sổ đăng ký khai sinh chỉ lưu tại ủy ban nhân dân cấp xã, thì ủy ban nhân dân cấp huyện yêu cầu ủy ban nhân dân cấp xã cung cấp thông tin để ghi vào nội dung bản chính Giấy khai sinh. Ủy ban nhân dân c ấp xã có trách nhiệm trích lục thông tin trả lời bằng văn bản, hoặc sao ch ụp trang S ổ đăng ký khai sinh có xác nhận của ủy ban nhân dân xã và gửi cho ủy ban nhân dân c ấp huyện. (điểm b, Điều 2, phần IV Thông tư số 01/2008/TT-BTP). - Khi cấp lại bản chính Giấy khai sinh, ủy ban nhân dân cấp huyện không phải lập sổ riêng mà chỉ ghi chú việc cấp lại bản chính trong c ột ghi chú c ủa S ổ đăng ký khai sinh theo quy định tại Khoản 2 Điều 63 Ngh ị đ ịnh số 158/2005/NĐ- CP. Số, quyển số ghi trong bản chính Giấy khai sinh khi cấp lại được ghi theo số, quyển số của Sổ đăng ký khai sinh trước đây. (điểm c, Điều 2, ph ần IV Thông t ư số 01/2008/TT-BTP). 2.5. Nguyên tắc ghi vào nội dung bản chính Giấy khai sinh khi c ấp l ại (Điều 61 Nghị định số 158/2005/NĐ-CP và điểm d, Điều 2 Phần IV Thông t ư số 01/2008/TT-BTP): - Nội dung của bản chính giấy khai sinh phải ghi theo đúng nội dung đã được đăng ký trong sổ đăng ký khai sinh. - Trong trường hợp sổ đăng ký khai sinh đã ghi chú vi ệc thay đ ổi, c ải chính hộ tịch; xác định lại dân tộc, xác định lại giới tính; bổ sung h ộ tịch ho ặc đi ều chỉnh hộ tịch, thì bản chính Giấy khai sinh cấp lại được ghi theo n ội dung đã được ghi chú. (Điều 61 Nghị định số 158/2005/NĐ-CP). - Trong trường hợp đương sự có yêu cầu cấp lại bản chính Gi ấy khai sinh, đồng thời bổ sung nội dung trong bản chính Giấy khai sinh, thì Uỷ ban nhân dân cấp huyện giải quyết việc bổ sung các nội dung trong Sổ đăng ký khai sinh trước, sau đó thực hiện việc cấp lại bản chính Giấy khai sinh theo nội dung đã đ ược ghi bổ sung trong Sổ đăng ký khai sinh. (điểm d, Điều 2, phần IV Thông t ư s ố 01/2008/TT-BTP). 11
3. Cấp bản sao giấy tờ hộ tịch từ sổ hộ tịch: 3.1. Thẩm quyền cấp bản sao giấy tờ hộ tịch từ sổ hộ tịch của UBND cấp huyện (khoản 2, khoản 3 Điều 60 Nghị định 158/2005/NĐ-CP): UBND cấp huyện, nơi lưu trữ sổ hộ tịch thực hiện cấp bản sao các giấy tờ hộ tịch từ sổ hộ tịch. Người yêu cầu cấp bản sao giấy tờ hộ tịch từ sổ hộ tịch có thể ủy quyền cho người khác hoặc gửi đề nghị đến cơ quan hộ tịch qua đường bưu điện. 3.2. Nguyên tắc ghi nội dung vào bản sao giấy tờ hộ tịch từ sổ hộ tịch (Điều 61 Nghị định số 158/2005/NĐ-CP): - Nội dung của bản sao giấy tờ hộ tịch từ sổ hộ tịch ph ải ghi theo đúng n ội dung đã được đăng ký trong sổ hộ tịch. - Trong trường hợp sổ hộ tịch đã ghi chú việc thay đổi, cải chính hộ tịch, xác định lại dân tộc, xác định lại giới tính, bổ sung hộ tịch hoặc đi ều ch ỉnh h ộ tịch, thì bản sao giấy tờ hộ tịch từ sổ h ộ tịch được ghi theo nội dung đã đ ược ghi chú. III. NHIỆM VỤ, QUYỀN HẠN CỦA UBND CẤP XÃ VÀ CÁN BỘ T Ư PHÁP HỘ TỊCH TRONG ĐĂNG KÝ VÀ QUẢN LÝ HỘ TỊCH. I. Quản lý nhà nước về hộ tịch (Điều 79 Nghị định số 158/2005/NĐ-CP): 1. Trong lĩnh vực quản lý nhà nước về hộ tịch, UBND cấp xã có nhi ệm v ụ, quyền hạn sau đây: a) Thực hiện đăng ký các việc hộ tịch thuộc thẩm quyền của UBND cấp xã theo quy định của Nghị định số 125/2005/NĐ-CP; b) Tuyên truyền, phổ biến, vận động nhân dân ch ấp hành các quy đ ịnh c ủa pháp luật về hộ tịch; c) Quản lý, sử dụng các loại sổ hộ tịch, biểu mẫu hộ tịch theo quy định của Bộ Tư pháp; d) Lưu trữ sổ hộ tịch, giấy tờ hộ tịch; đ) Cấp bản sao giấy tờ hộ tịch từ sổ hộ tịch; e) Tổng hợp tình hình và số liệu thống kê hộ tịch báo cáo UBND cấp huyện theo định kỳ 6 tháng và hàng năm; g) Giải quyết khiếu nại, tố cáo và xử lý các vi ph ạm về hộ tịch theo th ẩm quyền. 2. Cán bộ Tư pháp hộ tịch có trách nhiệm giúp UBND c ấp xã th ực hi ện các nhiệm vụ, quyền hạn cụ thể theo quy định tại khoản 1 Điều 79 Ngh ị đ ịnh s ố 158/2005/NĐ-CP (trừ trường hợp giải quyết tố cáo tại điểm g khoản 1 Điều 79 Nghị định số 158/2005/NĐ-CP). 3. Chủ tịch UBND cấp xã chịu trách nhiệm về tình hình đăng ký và qu ản lý hộ tịch của địa phương. Trong trường hợp do buông lỏng quản lý mà d ẫn đ ến những sai phạm, tiêu cực của cán bộ, công chức trong công tác đăng ký và quản lý hộ tịch ở địa phương mình, thì Chủ tịch UBND cấp xã phải chịu trách nhiệm. II. Cán bộ Tư pháp hộ tịch (Điều 81 Nghị định số 158/2005/NĐ - CP): 1. Cán bộ Tư pháp hộ tịch là công chức cấp xã, giúp UBND c ấp xã th ực hi ện các nhiệm vụ, quyền hạn trong đăng ký và quản lý h ộ tịch. Đối với nh ững xã, phường, thị trấn có đông dân cư, số lượng công việc hộ tịch nhiều, thì phải có 12
cán bộ chuyên trách làm công tác hộ tịch, không kiêm nhi ệm các công tác t ư pháp khác. 2. Cán bộ Tư pháp hộ tịch phải có đủ các tiêu chuẩn của cán bộ công chức cấp xã theo quy định của pháp luật về cán bộ, công chức và ph ải có thêm các tiêu chuẩn sau đây: a) Có bằng tốt nghiệp trung cấp luật trở lên; b) Được bồi dưỡng nghiệp vụ về công tác hộ tịch; c) Chữ viết rõ ràng. 3. Việc tuyển dụng, sử dụng, quản lý, khen thưởng, kỷ luật đối với cán bộ Tư pháp hộ tịch được thực hiện theo quy định chung của pháp luật đối với công chức cấp xã. 4. Cán bộ Tư pháp hộ tịch phải thực hiện những nghĩa vụ và được h ưởng những quyền lợi của cán bộ, công chức mà pháp luật quy định đ ối với công ch ức cấp xã. *. Nhiệm vụ của cán bộ Tư pháp hộ tịch trong đăng ký và qu ản lý h ộ tịch (Điều 82 Nghị định số 158/2005/NĐ - CP): Trong đăng ký và quản lý hộ tịch, cán bộ Tư pháp hộ t ịch giúp UBND c ấp xã thực hiện các nhiệm vụ sau đây: a. Thụ lý hồ sơ, kiểm tra, xác minh và đề xuất với Chủ tịch UBND cấp xã xem xét, quyết định việc đăng ký hộ tịch theo quy định của Nghị định này; b. Thường xuyên kiểm tra và vận động nhân dân đi đăng ký kịp thời các s ự kiện hộ tịch. Đối với những khu vực người dân còn bị chi phối bởi phong tục, tập quán hoặc điều kiện đi lại khó khăn, cán bộ Tư pháp hộ t ịch ph ải có l ịch đ ịnh kỳ đến tận nhà dân để đăng ký những sự kiện hộ tịch đã phát sinh. Cán bộ Tư pháp hộ tịch phải chịu trách nhiệm trước UBND cấp xã về những sự kiện hộ tịch phát sinh trên địa bàn xã, phường, thị trấn mà không được đăng ký. c. Sử dụng các loại sổ hộ tịch, biểu mẫu hộ tịch theo quy định của Bộ Tư pháp; d. Tổng hợp tình hình và thống kê chính xác s ố li ệu h ộ t ịch đ ể UBND c ấp xã báo cáo UBND cấp huyện theo định kỳ 6 tháng và hàng năm; đ. Tuyên truyền, phổ biến, vận động nhân dân chấp hành các quy định của pháp luật về hộ tịch; e. Giữ gìn, bảo quản, lưu trữ sổ hộ tịch và giấy tờ hộ tịch; khi thôi giữ nhiệm vụ phải bàn giao đầy đủ cho người kế nhiệm. *. Những việc cán bộ Tư pháp hộ tịch không được làm (Điều 83 Nghị định số 158/2005/NĐ-CP): Cán bộ Tư pháp hộ tịch không được làm những việc sau đây: a) Cửa quyền, hách dịch, sách nhiễu, gây khó khăn, phiền hà cho c ơ quan, t ổ chức, cá nhân khi đăng ký hộ tịch; b) Nhận hối lộ; c) Thu lệ phí hộ tịch cao hơn mức quy định hoặc tự ý đặt ra các khoản thu khi đăng ký hộ tịch; d) Tự đặt ra những thủ tục, giấy tờ trái với quy định của Nghị định này khi đăng ký hộ tịch; đ) Làm sai lệch các nội dung đã được đăng ký trong sổ h ộ tịch, bi ểu m ẫu h ộ tịch; 13
e) Cố ý cấp các giấy tờ hộ tịch có nội dung không chính xác. *Lưu ý: Những quy định này cũng được áp dụng đối với cán bộ tư pháp của Phòng Tư pháp. III. Đăng ký hộ tịch: 1. Đăng ký khai sinh: - Trách nhiệm của người đi khai sinh: Người đi đăng ký khai sinh có trách nhiệm phải khai báo chính xác các thông tin liên quan đến khai sinh (như họ, tên, ch ữ đệm; ngày, tháng, năm sinh; giới tính; dân tộc; quốc tịch; quê quán; quan hệ cha, mẹ, con). - Trách nhiệm của cán bộ tư pháp hộ tịch: Cán bộ tư pháp hộ tịch có trách nhiệm kiểm tra, đối chiếu với các quy đ ịnh của pháp luật hiện hành (như vấn đề xác định họ, dân tộc, quốc tịch . . .), kết hợp với các giấy tờ do đương sự nộp và xuất trình khi đăng ký khai sinh để xác định nội dung ghi vào Giấy khai sinh và sổ đăng ký khai sinh tránh tình trạng đăng ký sai, sót hoặc không chính xác. 1.1. Thẩm quyền đăng ký khai sinh (Điều 13 Nghị định số 158/2005/NĐ- CP và điểm a, điểm b, điểm c, điểm d, điểm đ Điều 1, Ph ần II, Thông t ư s ố 01/2008/TT-BTP): - UBND cấp xã, nơi cư trú của người mẹ thực hiện vi ệc đăng ký khai sinh cho trẻ em; nếu không xác định được nơi cư trú của người mẹ, thì UBND cấp xã, nơi cư trú của người cha thực hiện việc đăng ký khai sinh. - Trong trường hợp không xác định được nơi cư trú của người mẹ và người cha, thì UBND cấp xã, nơi trẻ em đang sinh sống trên th ực t ế th ực hiện vi ệc đăng ký khai sinh. - Việc đăng ký khai sinh cho trẻ em bị bỏ rơi được th ực hiện t ại UBND cấp xã, nơi cư trú của người đang tạm thời nuôi dưỡng hoặc nơi có trụ sở c ủa tổ chức đang tạm thời nuôi dưỡng trẻ em đó. (Điều 13 Nghị định số 158/2005/NĐ- CP). a. Thẩm quyền đăng ký khai sinh theo nơi người mẹ c ư trú (điểm a, Điều 1, Phần II Thông tư số 01/2008/TT-BTP): Theo quy định tại Khoản 1 Điều 8 và Khoản 1 Điều 13 Nghị đ ịnh s ố 158/2005/NĐ-CP, thì việc đăng ký khai sinh cho trẻ em ph ải được th ực hiện t ại UBND cấp xã, nơi người mẹ đăng ký thường trú; trường hợp người mẹ không có nơi đăng ký thường trú, thì việc đăng ký khai sinh cho trẻ em được th ực hi ện t ại UBND cấp xã, nơi người mẹ đăng ký tạm trú. Trường hợp người mẹ có nơi đăng ký thường trú, nh ưng thực t ế đang sinh sống, làm việc ổn định tại nơi đăng ký tạm trú, thì UBND cấp xã, n ơi ng ười m ẹ đăng ký tạm trú cũng có thẩm quyền thực hiện việc đăng ký khai sinh cho tr ẻ em (Ví dụ: chị T đăng ký thường trú tại xã Đình Bảng, huyện Từ Sơn, tỉnh Bắc Ninh, nhưng làm việc ổn định và sinh con tại nơi đăng ký tạm trú là phường Tân Tạo, quận Bình Tân, thành phố Hồ Chí Minh, thì UBND phường Tân Tạo cũng có thẩm quyền thực hiện việc đăng ký khai sinh cho con của chị T). Trong trường hợp này, UBND cấp xã, nơi đã đăng ký khai sinh có trách nhi ệm thông báo cho UBND cấp xã, nơi người mẹ đăng ký thường trú để biết. C ột ghi chú c ủa S ổ đăng ký khai sinh phải ghi rõ “Đăng ký khai sinh theo nơi tạm trú của người mẹ”. 14
b. Thẩm quyền đăng ký khai sinh theo quy định tại Khoản 1 Điều 96 Nghị định số 158/2005/NĐ-CP (điểm b, Điều 1, Phần II Thông tư số 01/2008/TT-BTP): Theo quy định tại Khoản 1 Điều 96 Nghị định số 158/2005/NĐ-CP, thì các quy định về đăng ký khai sinh tại Mục 1 Chương II của Nghị định số 158/2005/NĐ-CP cũng được áp dụng để đăng ký khai sinh cho các trường hợp quy định tại các điểm a, b, c, d và đ khoản 1 Điều 96 của Nghị định số 158/2005/NĐ- CP. Thẩm quyền đăng ký khai sinh cho các trường hợp này được xác định như sau: - Việc đăng ký khai sinh cho trẻ em sinh ra tại Việt Nam, có cha và m ẹ là công dân Việt Nam định cư ở nước ngoài, được thực hiện tại Uỷ ban nhân dân cấp xã, nơi người mẹ hoặc người cha cư trú trong thời gian ở Việt Nam. - Việc đăng ký khai sinh cho trẻ em sinh ra tại Việt Nam, có cha hoặc mẹ là công dân Việt Nam cư trú ở trong nước, còn người kia là công dân Việt Nam đ ịnh cư ở nước ngoài, được thực hiện tại Uỷ ban nhân dân cấp xã, n ơi c ư trú c ủa người là công dân Việt Nam cư trú ở trong nước. - Việc đăng ký khai sinh cho trẻ em sinh ra tại Việt Nam, có cha và m ẹ là người nước ngoài hoặc người không quốc tịch cư trú ổn định lâu dài tại Vi ệt Nam được thực hiện tại UBND cấp xã, nơi cư trú của người mẹ hoặc người cha. Thẩm quyền đăng ký khai sinh theo nơi cư trú của người m ẹ hoặc ng ười cha được xác định như đối với việc đăng ký khai sinh cho trẻ em sinh ra t ại Vi ệt Nam, có cha và mẹ là công dân Việt Nam cư trú ở trong nước. - Việc đăng ký khai sinh cho trẻ em sinh ra tại Việt Nam, có cha hoặc mẹ là người nước ngoài, người không quốc tịch cư trú ổn định lâu dài tại Việt Nam, còn người kia là công dân Việt Nam cư trú ở trong nước, được thực hiện tại UBND cấp xã, nơi cư trú của người là công dân Việt Nam. - Việc đăng ký khai sinh cho trẻ em sinh ra tại Việt Nam, có cha hoặc m ẹ là công dân Việt Nam thường trú tại khu vực biên giới, còn người kia là công dân của nước láng giềng thường trú tại khu vực biên giới với Việt Nam, được thực hiện tại UBND cấp xã, nơi cư trú của người là công dân Việt Nam. c. Xác định thẩm quyền đăng ký khai sinh cho trẻ em sinh ra tại Việt Nam, có cha hoặc mẹ là công dân Việt Nam cư trú ở trong nước, còn người kia là công dân Việt Nam định cư ở nước ngoài (điểm c, Điều 1, Phần II Thông tư số 01/2008/TT-BTP): Đối với trường hợp đăng ký khai sinh cho trẻ em sinh ra tại Việt Nam, có cha hoặc mẹ là công dân Việt Nam cư trú ở trong nước, còn người kia là công dân Việt Nam định cư ở nước ngoài mà người đó đã có quốc tịch nước ngoài, thì căn cứ vào Hộ chiếu còn giá trị sử dụng của người là công dân Việt Nam định cư ở nước ngoài để xác định thẩm quyền đăng ký khai sinh. Trường hợp đương sự xuất trình Hộ chiếu Việt Nam, thì việc đăng ký khai sinh cho trẻ em được th ực hiện t ại UBND cấp xã theo quy định tại điểm b Khoản 1 Điều 96 Nghị định s ố 158/2005/NĐ-CP; nếu xuất trình Hộ chiếu nước ngoài, thì việc đăng ký khai sinh được thực hiện tại Sở Tư pháp tỉnh (thành phố) theo quy định tại Điều 49 và Điều 50 Nghị định số 158/2005/NĐ-CP. 15
Hướng dẫn này cũng được áp dụng đối với trường hợp đăng ký khai sinh cho trẻ em sinh ra tại Việt Nam, có cả cha và mẹ là công dân Việt Nam đ ịnh c ư ở nước ngoài. d. Trường hợp trẻ em sinh ra ở nước ngoài, có cha và mẹ là công dân Vi ệt Nam mà chưa được đăng ký khai sinh ở nước ngoài, sau đó về nước cư trú cũng được áp dụng quy định tại Mục 1 Chương II của Nghị định số 158/2005/NĐ-CP và hướng dẫn tại Mục này để đăng ký khai sinh. Cột ghi chú của Sổ đăng ký khai sinh phải ghi rõ “Trẻ sinh ở nước ngoài, chưa được đăng ký khai sinh ở n ước ngoài”. (điểm d, Điều 1, Phần II Thông tư số 01/2008/TT-BTP): đ. Trường hợp trẻ em sinh ra ở nước ngoài, được mẹ là công dân Việt Nam đưa về Việt Nam sinh sống, cũng được áp dụng quy định về đăng ký khai sinh cho con ngoài giá thú theo quy định tại Mục 1 Chương II c ủa Ngh ị đ ịnh s ố 158/2005/NĐ-CP và hướng dẫn tại Mục này để đăng ký khai sinh khi: - Trẻ em chưa được đăng ký khai sinh ở nước ngoài; - Mẹ của trẻ em không đăng ký kết hôn. Trong trường hợp người mẹ khai về người cha, thì người cha ph ải làm th ủ tục nhận con theo quy định của pháp luật. Cột ghi chú của Sổ đăng ký khai sinh phải ghi rõ “Trẻ sinh ở nước ngoài, chưa được đăng ký khai sinh ở nước ngoài”. (điểm đ, Điều 1, Phần II Thông tư số 01/2008/TT-BTP): 1.2. Thời hạn đi khai sinh: (Điều 14 Nghị định số 158/2005/NĐ-CP) Trong thời hạn 60 ngày, kể từ ngày sinh con, cha, mẹ có trách nhiệm đi khai sinh cho con; nếu cha, mẹ không thể đi khai sinh, thì ông, bà ho ặc nh ững người thân thích khác đi khai sinh cho trẻ em. Thời hạn đăng ký khai sinh nói trên được áp dụng chung đ ối với t ất c ả các vùng, miền trong cả nước. Nếu thời hạn đăng ký khai sinh đã nêu trên mới thực hiện việc đăng ký khai sinh cho trẻ, thì phải đăng ký khai sinh theo th ủ t ục đăng ký khai sinh quá h ạn và tùy theo mức độ vi phạm sẽ bị phạt cảnh cáo hoặc phạt ti ền từ 50.000 đ ồng đ ến 100.000 đồng (khoản 1 Điều 12 Nghị định số 76/2006/NĐ-CP ngày 02/08/2006 của Chính phủ quy định xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực tư pháp). 1.3. Thủ tục đăng ký khai sinh (Điều 15 Nghị định số 158/2005/NĐ-CP): - Giấy tờ phải nộp: Người đi đăng ký khai sinh phải nộp Giấy chứng sinh do cơ sở y tế (bệnh viện, trạm y tế, nhà hộ sinh . . .) nơi trẻ em sinh ra cấp; Nếu trẻ em sinh ra ngoài cơ sở y tế, thì Giấy chứng sinh được thay bằng: Văn bản xác nhận của người làm chứng (người làm chứng ph ải có năng lực hành vi dân sự đầy đủ và biết rõ sự việc làm chứng; người làm chứng ph ải chịu trách nhiệm trước pháp luật về tính xác thực của sự việc mà mình làm chứng). Trong trường hợp không có người làm chứng, thì người đi khai sinh phải làm giấy cam đoan về việc sinh là có thực. - Giấy tờ phải xuất trình: Người đi đăng ký khai sinh phải xuất trình Giấy chứng nh ận kết hôn của cha, mẹ trẻ em (nếu cha, mẹ của trẻ em có đăng ký kết hôn). Nếu cán b ộ T ư 16
pháp hộ tịch biết rõ về quan hệ hôn nhân của cha mẹ trẻ em, thì không b ắt bu ộc phải xuất trình Giấy chứng nhận kết hôn. 1.4. Trình tự đăng ký khai sinh (khoản 2 Điều 15 Nghị định số 158/2005/NĐ-CP): Sau khi kiểm tra các giấy tờ hợp lệ, cán bộ Tư pháp h ộ tịch ghi vào S ổ đăng ký khai sinh và bản chính Giấy khai sinh, Chủ tịch ủy ban nhân dân cấp xã ký và cấp cho người đi khai sinh một bản chính Giấy khai sinh. B ản sao Gi ấy khai sinh được cấp theo yêu cầu của người đi khai sinh. 1.5. Đăng ký khai sinh cho con ngoài giá thú (khoản 3 Điều 15 Nghị định số 158NĐ-CP và đoạn 2 điểm e, Điều 1, Phần II Thông tư số 01/2008/TT-BTP): Trong trường hợp khai sinh cho con ngoài giá thú, nếu không xác định đ ược người cha, thì phần ghi về người cha trong Sổ đăng ký khai sinh và Giấy khai sinh để trống. Nếu vào thời điểm đăng ký khai sinh có người nh ận con, thì ủy ban nhân dân cấp xã kết hợp giải quyết việc nhận con và đăng ký khai sinh. (kho ản 3, Điều 15 Nghị định số 158/2005/NĐ-CP). Trong trường hợp đăng ký khai sinh cho con ngoài giá thú, n ếu không có quyết định công nhận việc nhận cha cho con, thì họ và quê quán của con được xác định theo họ và quê quán của người mẹ. ( đoạn 2 điểm e, Điều 1, Phần II Thông tư số 01/2008/TT-BTP). 1.6. Đăng ký khai sinh cho trẻ em bị bỏ rơi (Điều 16 Nghị định số 158/2005/NĐ-CP và điểm h, Điều 1, Phần II Thông tư 01/2008/TT-BTP) a. Người phát hiện trẻ sơ sinh bị bỏ rơi có trách nhiệm bảo vệ trẻ và báo ngay cho UBND cấp xã hoặc Công an xã, phường, thị trấn, nơi trẻ bị bỏ rơi để lập biên bản và tìm người hoặc tổ chức tạm thời nuôi dưỡng trẻ em đó. Biên bản phải ghi rõ ngày, tháng, năm, địa điểm phát hiện tr ẻ b ị b ỏ r ơi; gi ới tính; đặc điểm nhận dạng; tài sản và các đồ vật khác của trẻ (n ếu có); h ọ, tên, đ ịa ch ỉ của người phát hiện. Biên bản được lập thành hai bản, một bản lưu tại UBND cấp xã, nơi lập biên bản, một bản giao cho người hoặc tổ chức t ạm th ời nuôi dưỡng trẻ. b. UBND cấp xã, nơi lập biên bản có trách nhiệm thông báo trên Đài phát thanh hoặc Đài truyền hình địa phương để tìm cha, mẹ đẻ của trẻ. Đài phát thanh hoặc Đài truyền hình có trách nhiệm thông báo miễn phí 3 lần trong 3 ngày liên tiếp các thông tin về trẻ sơ sinh bị bỏ rơi. Hết th ời hạn 30 ngày, k ể t ừ ngày thông báo cuối cùng, nếu không tìm thấy cha, mẹ đẻ, thì ng ười ho ặc t ổ ch ức đang t ạm thời nuôi dưỡng trẻ có trách nhiệm đi đăng ký khai sinh. c. Khi đăng ký khai sinh cho trẻ sơ sinh bị bỏ rơi, h ọ, tên của trẻ đ ược ghi theo đề nghị của người đi khai sinh; nếu không có cơ s ở để xác đ ịnh ngày sinh và nơi sinh, thì ngày phát hiện trẻ bị bỏ rơi là ngày sinh; nơi sinh là địa ph ương nơi lập biên bản; quốc tịch của trẻ là quốc tịch Việt Nam. Phần khai về cha, m ẹ và dân tộc của trẻ trong Giấy khai sinh và Sổ đăng ký khai sinh được để trống. Trong cột ghi chú của Sổ đăng ký khai sinh phải ghi rõ “trẻ bị b ỏ rơi”. Trong trường hợp có người nhận trẻ làm con nuôi, thì cán bộ Tư pháp hộ tịch căn cứ vào Quyết định công nhận việc nuôi con nuôi để ghi tên cha, mẹ nuôi vào phần ghi về cha, mẹ trong Sổ đăng ký khai sinh và Giấy khai sinh của con nuôi; trong cột ghi 17
chú của Sổ đăng ký khai sinh phải ghi rõ “cha, mẹ nuôi”; nội dung ghi chú này phải được giữ bí mật, chỉ những người có thẩm quyền mới được tìm hiểu. d. Trường hợp trẻ em bị bỏ rơi không phải là trẻ sơ sinh, thì vi ệc l ập biên bản và thông báo tìm cha, mẹ đẻ của trẻ em cũng được thực hiện theo quy định tại khoản 1 và khoản 2 Điều 16 Ngh ị định số 158/2005/NĐ-CP. Khi đăng ký khai sinh, những nội dung liên quan đến khai sinh được ghi theo lời khai của trẻ; n ếu trẻ không nhớ được, thì căn cứ vào thể trạng của trẻ để xác định năm sinh, ngày sinh là ngày 01 tháng 01 của năm đó; họ, tên của trẻ được ghi theo đ ề ngh ị c ủa người đi khai sinh; quốc tịch của trẻ là quốc tịch Việt Nam; những nội dung không xác định được thì để trống. Trong cột ghi chú của Sổ đăng ký khai sinh phải ghi rõ "trẻ bị bỏ rơi".(Điều 16 Nghị định số 158/2005/NĐ-CP). - Trường hợp trẻ sơ sinh bị bỏ rơi, có giấy tờ kèm theo ghi về thông tin của cha, mẹ, nhưng sau khi đã thực hiện việc thông báo theo quy định tại Kho ản 2 Điều 16 Nghị định số 158/2005/NĐ-CP mà không tìm được cha, m ẹ đ ẻ, thì nh ững thông tin này chỉ ghi chú trong cột ghi chú của Sổ đăng ký khai sinh; ph ần ghi v ề người mẹ và người cha trong Sổ đăng ký khai sinh và Giấy khai sinh của người con được để trống. (điểm h, Điều 1, Phần II Thông tư 01/2008/TT-BTP) 1.7. Áp dụng đối với một số trường hợp đăng ký khai sinh khác (khoản 1 Điều 96 Nghị định số 158/2005/NĐ-CP): a) Trẻ em sinh ra tại Việt Nam, có cha và mẹ là công dân Việt Nam định cư ở nước ngoài; b) Trẻ em sinh ra tại Việt Nam có cha hoặc mẹ là công dân Việt Nam cư trú ở trong nước, còn người kia là công dân Việt Nam định cư ở nước ngoài; c) Trẻ em sinh ra tại Việt Nam có cha và mẹ là người nước ngoài hoặc người không quốc tịch cư trú ổn định lâu dài tại Việt Nam; d) Trẻ em sinh ra tại Việt Nam có cha hoặc mẹ là người nước ngoài hoặc người không quốc tịch cư trú ổn định lâu dài tại Việt Nam, còn người kia là công dân Việt Nam cư trú ở trong nước; đ) Trẻ em sinh ra tại Việt Nam có cha hoặc mẹ là công dân Việt Nam thường trú tại khu vực biên giới, còn người kia là công dân của nước láng giềng thường trú tại khu vực biên giới. 1.8. Những điểm cần lưu ý khi giải quyết việc đăng ký khai sinh: Thứ nhất: Xác định họ và quê quán của trẻ (điểm e Điều 1, Phần II Thông tư số 01/2008/TT-BTP): Khi đăng ký khai sinh, họ và quê quán của con được xác định theo họ và quê quán của người cha hoặc họ và quê quán của người mẹ theo tập quán hoặc theo thỏa thuận của cha, mẹ. Trong trường hợp đăng ký khai sinh cho con ngoài giá thú, n ếu không có quyết định công nhận việc nhận cha cho con, thì họ và quê quán của con được xác định theo họ và quê quán của người mẹ. Thứ hai: Ghi về nơi sinh của trẻ (điểm g Điều 1, Phần II Thông t ư s ố 01/2008/TT-BTP): Trường hợp trẻ sinh tại cơ sở y tế, thì ghi tên của cơ sở y tế và địa danh hành chính nơi trẻ sinh ra (Ví dụ: bệnh viện Phụ sản Hà N ội hoặc Tr ạm y t ế xã Đình Bảng, huyện Từ Sơn, tỉnh Bắc Ninh). 18
Trường hợp trẻ sinh ngoài cơ sở y tế, thì ghi tên của địa danh hành chính (xã/phường/thị trấn, huyện/quận/thành phố thuộc tỉnh, tỉnh/thành phố), nơi trẻ sinh ra (Ví dụ: xã Đình Bảng, huyện Từ Sơn, tỉnh Bắc Ninh). 2. Đăng ký kết hôn: 2.1. Thẩm quyền đăng ký kết hôn (Điều 17 Nghị định số 158/2005/NĐ- CP): a. UBND cấp xã, nơi cư trú của bên nam hoặc bên nữ thực hiện việc đăng ký kết hôn. b. Trong trường hợp cả hai bên nam, nữ là công dân Việt Nam đang trong thời hạn công tác, học tập, lao động ở nước ngoài về nước đăng ký kết hôn, đã cắt hộ khẩu thường trú ở trong nước, thì việc đăng ký kết hôn được thực hiện tại UBND cấp xã, nơi cư trú trước khi xuất cảnh của một trong hai bên nam, nữ. 2.2. Thủ tục đăng ký kết hôn (khoản 1, Điều 18 Nghị định số 158/2005/NĐ-CP và điểm a, điểm b, điểm e Điều 2, Phần II Thông tư số 01/2008/TT-BTP): a. Khi đăng ký kết hôn, hai bên nam, nữ phải nộp Tờ khai (theo m ẫu quy định) và xuất trình Giấy chứng minh nhân dân. Trong trường hợp một người cư trú tại xã, phường, thị trấn này, nh ưng đăng ký kết hôn tại xã, phường, thị trấn khác, thì phải có xác nh ận của UBND cấp xã, nơi cư trú về tình trạng hôn nhân của người đó. Đối với người đang trong thời hạn công tác, học tập, lao động ở nước ngoài về nước đăng ký kết hôn, thì phải có xác nhận của Cơ quan Ngoại giao, Lãnh sự Việt Nam tại nước sở tại về tình trạng hôn nhân của người đó. Đối với cán bộ, chiến sĩ đang công tác trong lực lượng vũ trang, thì th ủ trưởng đơn vị của người đó xác nhận tình trạng hôn nhân. Việc xác nhận tình trạng hôn nhân nói trên có thể xác nhận trực ti ếp vào Tờ khai đăng ký kết hôn hoặc bằng Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân theo quy định tại chương V của Nghị định số 158/2005/NĐ-CP. Việc xác nhận tình trạng hôn nhân có giá trị 6 tháng, kể từ ngày xác nh ận (khoản 1 Điều 18 Nghị định 158/2005/NĐ-CP). b. Khi đăng ký kết hôn, mỗi bên nam nữ phải khai vào một Tờ khai đăng ký kết hôn. Trường hợp cả hai bên nam nữ cùng cư trú tại một xã, phường, thị trấn hoặc cùng công tác tại một đơn vị trong lực lượng vũ trang nhân dân, thì hai bên kết hôn chỉ cần khai vào một Tờ khai đăng ký kết hôn. (điểm a, Điều 2, Phần II Thông tư số 01/2008/TT-BTP). c. Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân để làm thủ tục đăng ký kết hôn và xác nhận tình trạng hôn nhân trong Tờ khai đăng ký kết hôn đều có giá trị ch ứng minh về tình trạng hôn nhân của bên kết hôn; khi đăng ký kết hôn, hai bên nam n ữ ch ỉ cần nộp một trong hai loại giấy tờ trên. (điểm b, Điều 2, Phần II Thông t ư s ố 01/2008/TT-BTP). d. Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân hoặc Tờ khai đăng ký k ết hôn có xác nhận tình trạng hôn nhân trong hồ sơ đăng ký kết hôn c ủa hai bên nam n ữ ph ải là bản chính. Không sử dụng Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân đã ghi mục đích s ử dụng khác để làm thủ tục đăng ký kết hôn và ngược lại, không sử d ụng Gi ấy xác 19
nhận tình trạng hôn nhân đã ghi mục đích làm thủ tục đăng ký kết hôn để sử dụng vào mục đích khác. (điểm e, Điều 2, Phần II Thông tư số 01/2008/TT-BTP). 2.3. Trình tự và thời hạn giải quyết đăng ký k ết hôn (khoản 2 Điều 18, Nghị định số 158/2005/N Đ-CP): Trong thời hạn 5 ngày, kể từ ngày nhận đủ giấy tờ hợp lệ, nếu xét thấy hai bên nam, nữ có đủ điều kiện kết hôn theo quy định của Lu ật Hôn nhân và gia đình, thì ủy ban nhân dân cấp xã đăng ký kết hôn cho hai bên nam, nữ. Trong trường hợp cần phải xác minh, thì th ời hạn nói trên được kéo dài thêm không quá 5 ngày. 2.4. Tổ chức đăng ký kết hôn (khoản 3, Điều 18 Nghị định số 158/2005/NĐ-CP và điểm h, Điều 2 Phần II Thông tư số 01/2008/TT-BTP): - Khi đăng ký kết hôn, hai bên nam, nữ phải có mặt. Đại diện UBND cấp xã yêu cầu hai bên cho biết ý muốn tự nguyện kết hôn, nếu hai bên đồng ý k ết hôn, thì cán bộ Tư pháp hộ tịch ghi vào Sổ đăng ký kết hôn và Gi ấy ch ứng nh ận kết hôn. Hai bên nam, nữ ký vào Giấy chứng nhận kết hôn và Sổ đăng ký kết hôn, Chủ tịch UBND cấp xã ký và cấp cho mỗi bên vợ, ch ồng m ột b ản chính Gi ấy chứng nhận kết hôn, giải thích cho hai bên về quyền và nghĩa vụ của vợ, chồng theo quy định của Luật Hôn nhân và gia đình. Bản sao Gi ấy ch ứng nh ận k ết hôn được cấp theo yêu cầu của vợ, chồng. (khoản 3, Điều 18 Nghị định số 158/2005/NĐ-CP). - Khi một bên hoặc cả hai bên nam, nữ đề ngh ị rút h ồ sơ đăng ký k ết hôn, thì UBND cấp xã trả lại hồ sơ, đồng thời hướng dẫn đương sự nộp l ại Gi ấy xác nhận tình trạng hôn nhân hoặc Tờ khai đăng ký kết hôn có xác nh ận tình tr ạng hôn nhân cho UBND cấp xã, nơi đã cấp xác nh ận tình tr ạng hôn nhân đ ể ghi chú vào Sổ cấp Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân về việc ch ưa đăng ký k ết hôn; đ ối với trường hợp người đăng ký kết hôn là cán bộ, chiến sỹ đang công tác trong l ực lượng vũ trang, thì thông báo cho Thủ trưởng đơn vị của người đó đ ể bi ết. (đi ểm h, Điều 2 Phần II Thông tư số 01/2008/TT-BTP): 2.5. Từ chối đăng ký kết hôn: Trong trường hợp một bên (bên nam/bên nữ) hoặc cả hai bên nam nữ không đủ điều kiện kết hôn, thì UBND cấp xã từ chối đăng ký và gi ải thích rõ lý do bằng văn bản. Nếu người bị từ chối không đồng ý, thì có quyền khiếu nại theo quy định của pháp luật. 3. Đăng ký khai tử: 3.1. Thẩm quyền đăng ký khai tử (Điều 19 Nghị định số 158/2005/NĐ- CP): a. UBND cấp xã, nơi cư trú cuối cùng của người ch ết th ực hi ện vi ệc đăng ký khai tử. b. Trong trường hợp không xác định được nơi cư trú cuối cùng của người chết, thì UBND cấp xã, nơi người đó chết thực hiện việc đăng ký khai tử. 3.2. Thời hạn đăng ký khai tử và trách nhi ệm khai t ử (Điều 20 Nghị định số 158/2005/NĐ-CP): a. Thời hạn đi khai tử là 15 ngày, kể từ ngày chết. 20