ChChươương III ng III
Ệ Ố Ệ Ố
Ứ Ứ
Ị Ị
CÁC H TH NG THÔNG TIN NG CÁC H TH NG THÔNG TIN NG Ả Ụ D NG TRONG QU N TR KINH DOANH Ụ Ả D NG TRONG QU N TR KINH DOANH
1
Ứ
Ụ
Ả
CHƯƠNG 3: CÁC HTTT NG D NG TRONG QU N TRI KINH DOANH
ộ
N i dung chính
ạ ệ ố ệ ố
ổ ứ ch c. ộ ứ ăng. đ ch c n
ệ ố ệ ố
ạ ợ ả
ờ
ị
I. Các lo i h th ng thông tin chính trong t II. Các h th ng thông tin nhìn theo góc III. H th ng thông tin t o l IV. H th ng thông tin gi
ế ạ i th c nh tranh. ế i quy t thách th c
ứ đ a lý và th i
gian.
ả ủ ệ ố
ệ
V. Đánh giá hi u qu c a h th ng thông tin.
2
Ứ
Ụ
Ả
CHƯƠNG 3: CÁC HTTT NG D NG TRONG QU N TRI KINH DOANH
Ạ Ệ
Ố
Ổ Ứ
I. CÁC LO I H TH NG THÔNG TIN CHÍNH TRONG T CH C
ờ
ề
ộ ệ ố
ấ
ấ ấ ả
ổ
ứ ầ
ợ
đư c xây d ng
t c các thông tin mà t ệ ố đó, các h th ng này ợ i ích khác nhau trong t
ự ổ
ề ư ng có nhi u quy n ộ ổ ứ ch c th Vì trong m t t ề ề ợ ư l ợ i ích, nhi u chuyên môn và nhi u i cũng nh l ạ ệ ữ ậ ấ đó có nh ng lo i h c p b c khác nhau, nên do ấ ổ ể ụ ụ ố đ ph c v các c p t th ng thông tin khác nhau ứ ch c khác nhau. M t h th ng duy nh t không tài ể nào có th cung c p t ch c c n. Do ể ụ ụ ữ là đ ph c v nh ng l ch c.ứ
3
Ứ
Ụ
Ả
CHƯƠNG 3: CÁC HTTT NG D NG TRONG QU N TRI KINH DOANH
ể
ấ
ả
ờ
ộ ổ ứ đi n hình th
ư ng có 3 c p tác nghi p/ qu n lý/ chi n l
ế ư c, ợ
ch c ỗ ấ
ụ ụ
M t t trong m i c p có các HTTT ph c v riêng nh
ệ ư sau:
Ấ
ị
ệ ố
ệ ụ (Transaction Processing System
C P TÁC NGHI P
Ệ : có H th ng x lý giao d ch nghi p v
ộ
ạ đ ng và giao d ch
ủ ổ ứ
ị ả ề
ữ ặ
ộ
ả ệ ụ ơ đ ng c a t
ụ
ệ
ạ
ụ ệ ố
ề ồ ờ
ệ
ờ
công làm vi c m i
ch c nh ế đ n tín d ng, và lu ng v t t ề ị ấ ệ ố máy ATM, h th ng theo dõi gi ặ
ề ệ ố
ử ệ (Operational Managers) theo dõi nh ng ho t TPS), giúpï các nhà qu n lý tác nghi p ư bán hàng, thu ti n m t, n p ti n m t vào ngân hàng, tr ti n ề ặ ẳ nghi p v s lương, các quy t ế đ nh liên quan ụ ậ ư, linh ki n, ph tùng ch y trong nhà ị ệ ố máy, . . .Các h th ng này cung c p thông tin k p th i, ngay li n và chính xác. Ví d : h th ng ghi ệ ụ ộ ỗ ậ nh n các nghi p v n p ti n vào ngân hàng t ư ng Xở ngày t
, . . .
, h th ng x lý
ệ ố
ệ ố
ỗ ợ
Ả Ả
Ấ Ấ
ừ ử đơn đ t hàng ế đ nhị
(Decision Support System– DSS) và H th ng
ả
ậ
(Middle
ệ ố
ể
ị
ạ đ ng hành chánh. Các h th ng
ế đ nh và ho t
ộ ề
ụ ệ ư khi tác nghi p. Ví d : h ệ
ỳ ữ ủ
ố
ạ i phân x C P QU N LÝ : có H th ng h tr quy t C P QU N LÝ thông tin qu n lýả – Management Information System – MIS) giúpï các nhà qu n lý b c trung ệ Managers) trong vi c giám sát, ki m soát, làm quy t ị ấ này cung c p theo đ nh k nh ng báo cáo thay vì thông tin ngay li n nh ể th ng ki m tra vi c
ư c a nhân viên, . . .
ị ệ đ nh c
ệ ố
Ế Ư CỢ : có H th ng h tr
ề ỗ ợ đi u hành
Ấ ả
(Executive Support System) giúp các nhà ế
ắ
ả
ợ
(Senior Managers) n m ch c và gi
ế ế ư c và nh ng xu th
i quy t các v n
ấ đ chi n l ề ể ụ
ộ ộ ẫ
ớ
ăm t
ắ ờ ư ng bên ngoài nh ẽ ằ ở ị v trí nào trong th ụ
ạ ả
ộ ờ ả
ờ
C P CHI N L ấ qu n lý c p cao ạ ả dài h n c trong n i b l n môi tr i? Công ty s n m trong 5 năm t ự ụ ệ ố ẩ lo i s n ph m nào? Ví d h th ng d báo tiêu th trong kho ng th i gian 5 n
ữ ẽ ư:M c ứ đ tuy n d ng nhân viên s ra sao ấ ớ ẽ ả ương trư ng? Trong 5 n i s s n xu t i.ớ
ăm t
4
Ứ
Ụ
Ả
CHƯƠNG 3: CÁC HTTT NG D NG TRONG QU N TRI KINH DOANH
ạ
ệ
ự
ể ụ ụ ỗ
t hóa
ợ ỗ ấ ẽ đư c chuyên bi
i m i c p s ụ
đ ph c v m i lĩnh v c ả
ấ
ồ
ự
ụ ớ h c nứ ăng tiêu thụ thì:
Ở ấ
ệ ố
ờ ử
ậ ệ : có h th ng ghi nh n doanh thu hàng ngày
ộ đ ng th i x lý
ệ ố Các h th ng t ế ạ ị ch c nứ ăng chính như: tiêu th và ti p th (sales and marketing), ch t o và s n ế ế xu t (manufacturing and production), tài chánh và k toán (finance and accounting) và ngu n nhân l c (human resources) . . . Ví d : V i c các đơn đ t hàng.
ệ
ớ
ụ ư các m c tiêu ế đ nh c p tín d ng ấ ệ
ồ ự ụ ả
ấ
ứ
ị
đã đư c ợ ụ đ i v i ố ớ ữ ự ấ đ m nhi m d a theo nh ng tiêu chí ữ đáp ng nh ng tiêu chí
đ nh li u xem khách hàng này có
ừ
ả
Ở ấ ự
ố ớ
ợ
ớ
ỉ
Ở ấ
ụ
ự
ả
ớ
ờ
ư ng tiêu th trong kho ng th i
c p tác nghi p ặ ệ ạ ấ T i c p tác nghi p, các công vi c, các ngu n l c cũng nh ư c và mang tính c u trúc cao. Ví d , quy t ị ẵ ị ự ấ d trù đ nh s n tr ở ẽ ộ ộ ư ng phòng c p th p m t khách hàng s do m t tr ư c ớ đ xác ẵ đã đư c ợ đ nh s n tr ệ ể ị ụ ớ ấ này không thì m i c p tín d ng. ệ ố ụ ố û c p qu n lý : có h th ng theo dõi doanh s tiêu th hàng tháng theo t ng ự ữ ụ đ i v i nh ng khu v c ế ữ t tình hình tiêu th khu v c và làm nh ng báo cáo cho bi đ raề ứ ặ ư i m c ch tiêu nào vư t quá ho c d ệ ố ế ư cợ : có h th ng d báo xu h c p chi n l i.ớ gian 5 năm t
5
Ứ
Ụ
Ả
CHƯƠNG 3: CÁC HTTT NG D NG TRONG QU N TRI KINH DOANH
ế
Strategic Level ấ (C p Chi n Lư cợ )
Senior Managers
Executive Support System (ESS)
Management Information System (MIS)
ấ
Management Level ả (C p Qu n Lý)
Middle Managers
Dicision Support System (DDS)
Operational Managers
Transaction Processing System (TPS)
Operational Level ấ (C p Tác Nghi pệ )
ế ế ế ế ế ế ế ế
ấ ấ ấ ấ ấ ấ ấ ấ
Sales and Sales and Sales and Sales and Sales and Sales and Sales and Sales and Marketing Marketing Marketing Marketing Marketing Marketing Marketing Marketing (Tiêu th và ụ (Tiêu th và ụ (Tiêu th và ụ (Tiêu th và ụ (Tiêu th và ụ (Tiêu th và ụ (Tiêu th và ụ (Tiêu th và ụ ị ị ị ị Ti p th ) Ti p th ) Ti p th ) Ti p th ) ị ị ị ị Ti p th ) Ti p th ) Ti p th ) Ti p th )
Manufacturing Manufacturing Manufacturing Manufacturing Manufacturing Manufacturing Manufacturing Manufacturing and Production and Production and Production and Production and Production and Production and Production and Production ế ạ ế ạ ế ạ ế ạ (Ch t o và (Ch t o và (Ch t o và (Ch t o và ế ạ ế ạ ế ạ ế ạ (Ch t o và (Ch t o và (Ch t o và (Ch t o và ả ả ả ả S n xu t) S n xu t) S n xu t) S n xu t) ả ả ả ả S n xu t) S n xu t) S n xu t) S n xu t)
Finance and Finance and Finance and Finance and Finance and Finance and Accounting Accounting Accounting Accounting Accounting Accounting (Tài chánh (Tài chánh (Tài chánh (Tài chánh (Tài chánh (Tài chánh ế ế ế và K toán) và K toán) và K toán) ế ế ế và K toán) và K toán) và K toán)
Human Human Human Human Resources Resources Resources Resources (Ngu n ồ (Ngu n ồ (Ngu n ồ (Ngu n ồ nhân l c)ự nhân l c)ự nhân l c)ự nhân l c)ự
Hình 3 – 1. Ch c nứ ăng theo lãnh v cự
Ứ
Ụ
Ả
CHƯƠNG 3: CÁC HTTT NG D NG TRONG QU N TRI KINH DOANH
ộ ổ ứ ồ ả ữ nh ng lo i h th ng trong m t t
ạ ệ ố ợ ả ấ ấ ấ Hình 3–1 mô t ứ (theo chi u ề đ ng) là c p chi n l ấ ch c g m ba c p ệ ế ư c, c p qu n lý và c p tác nghi p.
ỗ ấ ổ ứ ạ ứ ch c l ạ i có các lo i HTTT đ c trặ ưng tương ng nh ư
Ở ấ
ớ V i m i c p t sau:
ệ ố
c p chi n l
ế ư cợ : có h th ng h tr
ỗ ợ đi u hành ề ,
Ở ấ
ả
ệ ố
ả
ệ ố
ỗ ợ
c p qu n lý
: có h th ng thông tin qu n lý
và h th ng h tr quy t
ế đ nhị ,
Ở ấ
ệ ố
ử
ị
c p tác nghi p
ệ ụ.
ệ : có h th ng x lý giao d ch nghi p v
ữ i M i c p l
ự ế ỗ ấ ạ đư c chia theo chi u ngang thành nh ng ch c ề ợ ư lãnh v c tiêu th và ti p th
ế ạ ả
ự ự (finance and accounting)
7
ự ồ ế ự (human resources). ứ ị (sales and ụ năng theo lãnh v c nhự ấ (manufacturing and marketing), lãnh v c ch t o và s n xu t production), lãnh v c tài chánh và k toán và lãnh v c ngu n nhân l c
Ứ
Ụ
Ả
CHƯƠNG 3: CÁC HTTT NG D NG TRONG QU N TRI KINH DOANH
Ệ Ố Ử Ị
1. CÁC H TH NG THÔNG TIN X LÝ GIAO D CH (Transaction Processing SystemsTPS):
1.1 TỔNG QUAN VÊ TPS:
8
Mỗi tổ chức có TPS thủ công và tự động, trong đó xử lý dữ liệu chi tiết cần thiết để cập nhật các mẫu tin về các hoạt động kinh doanh cơ bản của tổ chức. Các hệ thống này bao gồm xử lý đơn hàng, kiểm soát hàng tồn kho, trả lương, các khoản phải trả, các khoản phải thu, và sổ cái, … Các đầu vào cho các hệ thống này bao gồm các giao dịch kinh doanh cơ bản như đơn đặt hàng của khách hàng, đơn đặt mua hàng, biên lai, thẻ chấm công, hóa đơn, và các khoản thanh toán của khách hàng. Kết quả của giao dịch kinh doanh của tổ chức là hồ sơ được cập nhật để phản ánh tình trạng của các hoạt động tại thời điểm giao dịch xử lý mới nhất .. TPSs tự động bao gồm tất cả các thành phần của một Computer Based Information System (CBIS), bao gồm cả cơ sở dữ liệu, viễn thông, con người, thủ tục, phần mềm, và các thiết bị phần cứng được sử dụng để xử lý giao dịch. Những hoạt động xử lý bao gồm thu thập dữ liệu, chỉnh sửa dữ liệu, chính xác dữ liệu, thao tác dữ liệu, lưu trữ dữ liệu, và sản sinh tài liệu. Đối với hầu hết các tổ chức, TPSs hỗ trợ thường xuyên, hàng ngày những hoạt động xảy ra trong quá trình bình thường của doanh nghiệp để có thể trợ giúp một công ty gia tăng giá trị các sản phẩm và dịch vụ của mình. Tùy thuộc vào khách hàng, giá trị có thể có nghĩa là giá thấp hơn, dịch vụ tốt hơn, chất lượng cao, hoặc độc đáo của sản phẩm. Bằng cách thêm một số lượng đáng kể giá trị cho sản phẩm và dịch vụ của họ, các công ty đảm bảo hơn nữa thành công của tổ chức
Ứ
Ụ
Ả
CHƯƠNG 3: CÁC HTTT NG D NG TRONG QU N TRI KINH DOANH
1.2 Những hoạt động xử lý giao dịch
Tất cả các hệ thống xử lý giao dịch thực hiện một tập những hoạt động xử lý
dữ liệu cơ bản chung. TPSs nắm bắt và xử lý dữ liệu mô tả quá trình giao dịch kinh doanh cơ bản. Dữ liệu này được dùng để cập nhật cơ sở dữ liệu và để sản sinh một loạt các báo cáo cả cho người trong và ngoài doanh nghiệp sử dụng. Các dữ liệu kinh doanh đi qua một chu trình xử lý giao dịch bao gồm thu thập dữ liệu, chỉnh sửa dữ liệu, chính xác dữ liệu, thao tác dữ liệu, lưu trữ dữ liệu, và sản sinh tài liệu.
- Thu thập dữ liệu: Là quá trình nắm bắt và thu thập tất cả dữ liệu cần thiết để hoàn tất giao dịch. - Chỉnh sửa dữ liệu: Là để thực hiện chỉnh sửa dữ liệu cho hợp lệ và đầy đủ để phát hiện bất kỳ vấn đề với các dữ liệu.
- Chính xác dữ liệu: Là vào lại dữ liệu do tìm thấy lỗi trong quá trình chỉnh sửa dữ liệu.
- Thao tác dữ liệu: Một hoạt động chủ yếu khác của TPS là thao tác dữ liệu, đó là quá trình thực hiện tính toán và chuyển đổi dữ liệu khác liên quan đến các giao dịch kinh doanh.
- Lưu trữ dữ liệu: Lưu trữ dữ liệu liên quan đến việc cập nhật một hoặc nhiều cơ sở dữ liệu với các giao dịch mới.
- Sản sinh tài liệu và báo cáo: Là quá trình sinh ra các tài liệu và báo cáo kết xuất ,
9
Ứ
Ụ
Ả
CHƯƠNG 3: CÁC HTTT NG D NG TRONG QU N TRI KINH DOANH
ữ ệ
ồ
D li u ngu n
Ậ Ữ Ệ
THU TH P D LI U (Data collection)
Ỉ
Ữ Ệ
Ử
CH NH S A D LI U (Data edit)
ữ ệ ố
“ D li u t
t”
ữ ệ “ D li u x u”ấ
Ữ Ệ
Ữ Ệ THAO TÁC D LI U (Data manipulation)
CHÍNH XÁC D LI U (Data correction)
Ư
Ữ Ữ Ệ
L U TR D LI U (Data storage)
Ả
Ệ
S N SINH TÀI LI U (Document production)
BÁO CÁO TPS (TPS reports)
10
ữ ệ ủ
ử
ữ
ộ
Hình 3 – 2. Nh ng ho t
ạ đ ng x lý d li u c a TPS
Ứ
Ụ
Ả
CHƯƠNG 3: CÁC HTTT NG D NG TRONG QU N TRI KINH DOANH
ử
là các HTTT cơ
ị ệ ủ ổ ứ
ậ
c n thi
ự ệ ế t trong ho t
ộ ệ ch c. Đây là m t h ư ghi nh n các giao d ch ị ủ ổ ứ ch c
ạ đ ng kinh doanh c a t
ử
ị ệ ố
đơn hàng (Sale ồ ậ ệ ạ đ nh ngu n v t li u ổ General ề ương (Payroll system), h ệ ữ ặ
ữ
ạ
vé máy bay, . . . là nh ng
ệ ố Các h th ng thông tin x lý giao d ch ụ ụ ấ ả b n ph c v c p tác nghi p c a t ệ th ng ố đi n toán th c hi n cũng nh ộ ệ ầ ờ thư ng l ụ ệ ố ằ ợ đư c làm b ng tay. Ví d , h th ng x lý ệ ố order entry system), h th ng ho ch (Masterials resource planning system), h th ng s cái ( ệ ố ledger system), h th ng tính ti n l ữ ỗ ố th ng gi ch khách s n ho c gi ệ ố h th ng TPS.
11
Ứ
Ụ
Ả
CHƯƠNG 3: CÁC HTTT NG D NG TRONG QU N TRI KINH DOANH
Môi trư ngờ
Ban Qu n lýả
ữ ệ D li u Thông tin
ề
ầ
Chương trình Ph n m m
Database
Procesing X lýử
Transaction Transaction Processing Processing System System
Input Các ngu n ồ ự ậ l c v t lý
Ouput Các ngu n ồ ự ậ l c v t lý
12
ộ
Hình 33. M t mô hình Transaction Processing System (TPS)
Ứ
Ụ
Ả
CHƯƠNG 3: CÁC HTTT NG D NG TRONG QU N TRI KINH DOANH
ậ
ủ ệ ầ đ u ra c a h
ố
ậ
ầ ệ
ậ
ủ ợ
ử ư đ u vào, x lý và ằ ở ư i. ớ d ậ ố ừ ệ ố h th ng v t lý và môi
ở ữ ệ
đư c ợ đưa vào cơ s d li u.
ề
ầ
ả
đó trong
ổ ứ
ch c và cho các t
đ ể
ầ ớ ờ
Nh n xét: Các thành ph n nh ầ th ng v t lý c a xí nghi p n m D li u ữ ệ đư c thu th p su t t trư ng ờ Các chương trình ph n m m s bi n ổ ữ ệ ẽ ế đ i d li u thành ờ ặ ư i nào thông tin dùng cho ban qu n lý, ho c ng ủ ờ ư ng c a xí ộ ổ ứ ch c thu c môi tr t ấ ả ệ nghi p. Ph n l n các thông tin do TPS s n xu t ra là ổ ứ ử ụ cho các ngư i trong t
ch c s d ng.
13
Ứ
Ụ
Ả
CHƯƠNG 3: CÁC HTTT NG D NG TRONG QU N TRI KINH DOANH
General Ledger
Các phòng ban khác nhau
ữ ệ
ề
D li u nhân viên
Ti n công & l
ương
B ng lả
ương
Managers
Báo cáo qu n lýả
Chi phi u lế ương
Khai báo thuế
Nhân viên
Chính quy nề
ồ
ợ
ộ
Hình 34. M t sộ ơ đ DFD t
ư ng tr
ưng cho m t TPS
Lương b ngổ
14
Ứ
Ụ
Ả
CHƯƠNG 3: CÁC HTTT NG D NG TRONG QU N TRI KINH DOANH
1.3 Các ứng dụng xử lý giao dịch truyền thống: Trong phần này sẽ trình bày tổng quan về một số hệ thống xử lý giao dịch thông thường hỗ trợ việc xử lý đơn hàng, thu mua, và quy trình kinh doanh kế toán. 1.3.1 Hệ thống xử lý đơn đặt hàng 1.3.1 Hệ thống xử lý đơn đặt hàng
Hệ thống xử lý đơn đặt hàng bao gồm nhận đơn hàng, cấu hình bán hàng, lập kế hoạch giao hàng, thực hiện giao hàng, kiểm soát hàng tồn kho, lập hoá đơn, quản lý mối quan hệ khách hàng, và lập lộ trình và lịch trình. Các quy trình kinh doanh được hỗ trợ bởi hệ thống này rất quan trọng đến hoạt động của doanh nghiệp mà những hệ thống xử lý đơn đặt hàng đôi khi được gọi là “huyết mạch nuôi sống của tổ chức."
+ Nhận đơn hàng:
Hệ thống nhận đơn hàng nắm bắt các dữ liệu cơ bản cần thiết để xử
15
lý một đơn đặt hàng. Đơn đặt hàng có thể đến thông qua thư hoặc qua hệ thống đặt hàng điện thoại, được thu thập bởi một đội ngũ nhân viên của các đại diện bán hàng, đến thông qua các giao dịch EDI trực tiếp từ máy tính của khách hàng trên một mạng diện rộng, hoặc được nhập trực tiếp qua Internet của khách hàng bằng cách sử dụng một mục nhập dữ liệu từ trên trang web của công ty.
Ứ
Ụ
Ả
CHƯƠNG 3: CÁC HTTT NG D NG TRONG QU N TRI KINH DOANH
+ Cấu hình bán hàng Một khía cạnh quan trọng của xử lý đơn hàng là cấu hình bán hàng.
Hệ thống cấu hình bán hàng đảm bảo rằng các sản phẩm và dịch vụ được sắp đặt là đầy đủ để hoàn thành mục đích của khách hàng.
+ Lập kế hoạch giao hàng Đơn hàng mới nhận được và bất kỳ đơn đặt hàng khác chưa được
xuất xưởng được chuyển từ hệ thống nhận đơn hàng tới hệ thống lập kế hoạch giao hàng. Hệ thống lập kế hoạch xác định lô hàng sẽ được thực hiện và từ đó vị trí sẽ được vận chuyển. Đây là một công việc tầm thường cho một công ty nhỏ với rất nhiều hàng tồn kho, vận chuyển chỉ có một vị trí, và một vài khách hàng tập trung ở một khu vực địa lý nhỏ. Nhưng nó là một nhiệm vụ cực kỳ phức tạp đối với một công ty toàn cầu lớn với hàng tồn kho hạn chế (không phải tất cả đơn đặt hàng cho tất cả các mặt hàng có thể được thực hiện), hàng chục địa điểm vận chuyển (các nhà máy, kho hàng, hợp đồng sản xuất, vv.), Và hàng chục ngàn khách hàng. Cách thức này là để giảm thiểu chi phí vận chuyển và lưu kho trong khi vẫn đáp ứng ngày giao hàng của khách hàng.
16
Ứ
Ụ
Ả
CHƯƠNG 3: CÁC HTTT NG D NG TRONG QU N TRI KINH DOANH
+ Thực hiện giao hàng Hệ thống thực hiện giao hàng sắp xếp luồng ra của tất cả các sản phẩm
và hàng hóa từ tổ chức, với mục tiêu cung cấp sản phẩm chất lượng kịp thời cho khách hàng. Các bộ phận vận chuyển thường chịu trách nhiệm về đóng gói và phân phối các sản phẩm cho khách hàng. Điều này có thể bao gồm các dịch vụ chuyển phát thư, hoạt động vận tải đường bộ, và dịch vụ đường sắt. Hệ thống này nhận được phiếu xuất kho từ các hệ thống kế hoạch giao hàng.
+ Kiểm soát hàng tồn kho Đối với mỗi mặt hàng được chọn trong quá trình thực hiện giao hàng,
một giao dịch cung cấp số lượng hàng tồn kho được chọn là thông qua hệ thống kiểm soát hàng tồn kho. Bằng cách này, các hồ sơ hàng tồn kho chứa trong máy vi tính được cập nhật để phản ánh số lượng chính xác có trên tay của từng bộ phận quản lý kho. Vì vậy, khi thực thi để kiểm tra mức tồn kho của một sản phẩm, họ nhận được thông tin hiện hành.
17
Ứ
Ụ
Ả
CHƯƠNG 3: CÁC HTTT NG D NG TRONG QU N TRI KINH DOANH
+ Lập hoá đơn
Hoá đơn khách hàng được tạo ra dựa trên những mẫu tin nhận được từ TPS thực hiện giao hàng. Ứng dụng này khuyến khích theo dõi các hoạt động bán hàng hiện có, lợi nhuận tăng lên, và cải thiện dịch vụ khách hàng. Hầu hết các chương trình hoá đơn tự động tính toán chiết khấu, áp dụng thuế, và các chi phí linh tinh khác. Bởi vì hầu hết các hoạt động trên máy vi tính chứa cơ sở dữ liệu chi tiết về khách hàng và hàng tồn kho, nhiều ứng dụng hoá đơn chỉ yêu cầu thông tin về các mặt hàng đã mua và mã số khách hàng; Ứng dụng lập hoá đơn thực hiện phần còn lại. Nó nhìn lên họ, tên, địa chỉ của khách hàng, xác định xem khách hàng có một đánh giá tín dụng phù hợp, tự động tính toán chiết khấu, bổ sung thêm thuế và phí, và chuẩn bị hoá đơn, phong bì để gửi.
Lập hoá đơn trong một tổ chức dịch vụ có thể thậm chí phức tạp hơn
lập hoá đơn trong các công ty sản xuất và bán lẻ. Cách thức làm thế nào để phù hợp với tất cả các dịch vụ đưa ra với một khách hàng cụ thể và để bao gồm tất cả các mức giá và các chi phí phù hợp trong việc tính toán các hóa đơn. Điều này đặc biệt khó khăn nếu các dữ liệu cần thiết cho việc thanh toán đã không được nắm bắt chính xác và hoàn toàn trong TPS.
18
Ứ
Ụ
Ả
CHƯƠNG 3: CÁC HTTT NG D NG TRONG QU N TRI KINH DOANH
+ Quản lý mối quan hệ khách hàng (Customer relationship management –
CRM)
Một hệ thống quản lý mối quan hệ khách hàng là một tập hợp con
người, thủ tục, phần mềm, và khả năng của Internet giúp doanh nghiệp quản lý quan hệ khách hàng hiệu quả và có hệ thống. Mục đích của CRM là phải hiểu và lường trước những nhu cầu của khách hàng hiện tại và tiềm năng để tăng sự tin tưởng và lòng trung thành khách hàng trong khi tối ưu hóa cách thức bán các sản phẩm và dịch vụ.
+ Lập lộ trình và lịch trình
19
Nhiều nhà sản xuất máy tính và các công ty phần mềm đã phát triển hệ thống xử lý giao dịch chuyên dụng cho các công ty trong ngành công nghiệp phân phối. Một số ứng dụng được dành cho các hoạt động phân phối bán buôn, số khác cho các ứng dụng bán lẻ hoặc chuyên dụng. Các công ty vận tải đường bộ, các nhà phân phối nước giải khát, các nhà phân phối hàng điện tử, các công ty phân phối dầu và khí đốt tự nhiên chỉ là một vài ví dụ. Các công ty phân phối này cũng phải xác định việc sử dụng tốt nhất các nguồn tài nguyên của họ Một hệ thống lập lộ trình giúp xác định cách tốt nhất để giao, nhận các sản phẩm từ một địa điểm này đến một địa điểm khác. Hệ thống lập lịch trình xác định thời gian tốt nhất để nhận hoặc cung cấp hàng hóa và dịch vụ.
Ứ
Ụ
Ả
CHƯƠNG 3: CÁC HTTT NG D NG TRONG QU N TRI KINH DOANH
ặ
S n ả ph mẩ
ạ Electronic Data
Khách hàng đ t hàng ư ệ (qua th , đi n tho i,, Interchange - EDI, Internet,…)
Tình tr ng ạ ồ hàng t n kho
Nh n ậ đ n ơ hàng /C u ấ hình bán hàng
K ế ho ch ạ giao hàng
Hóa đ nơ
ậ ộ L p l trình
Ki m ể Ki m ể tra hàng tra hàng ồ ồ t n kho t n kho
ế ậ L p k ho ch ạ giao hàng
ế
ấ
Phi u xu t kho
ộ
Mã hàng
ế ạ K ho ch giao hàng và l trình
ậ ị L p l ch trình
Th c ự hi n ệ giao hàng
ơ
Đ n hàng đã giao
ậ L p hóa đ nơ
20
ệ ố
ặ
Hình 35. H th ng x lý
ử đơn đ t hàng
Ứ
Ụ
Ả
CHƯƠNG 3: CÁC HTTT NG D NG TRONG QU N TRI KINH DOANH
Hệ thống mua hàng 1.3.2 Hệ thống mua hàng 1.3.2
Các giao dịch xử lý mua hàng bao gồm các hệ thống kiểm soát hàng tồn kho, xử lý đơn đặt mua hàng, nhận hàng, và các khoản phải nộp.
+ Kiểm soát hàng tồn kho Một công ty sản xuất có nhiều loại hàng tồn kho, như nguyên liệu thô, vật liệu
đóng gói, thành phẩm, và các bộ phận bảo trì. Mỗi ngày các nhà sản xuất phải xác định mua bao nhiêu các mặt hàng này. Nếu mua quá nhiều, tiền mặt sẽ nhàn rỗi quá nhiều trong kho, nhưng nếu họ không đủ các mặt hàng này trên tay, họ sẽ không thể đáp ứng nhu cầu và mất doanh thu. Một sai lầm trong việc theo dõi hàng tồn kho có thể làm cho nhà sản xuất bỏ lỡ mục tiêu lợi nhuận. Hệ thống kiểm soát hàng tồn kho giúp quản lý hàng tồn kho đối với các mặt hàng này.
+ Xử lý đơn đặt mua hàng Là hệ thống giúp bộ phận mua hàng hoàn tất giao dịch của họ nhanh chóng
và hiệu quả. Mỗi tổ chức có chính sách và thủ tục riêng để mua vật tư, thiết bị.
+ Nhận hàng Là hệ thống tạo ra một bản ghi biên nhận dự kiến khi nhà cung cấp gửi trước
thông báo về chuyến hàng của họ.
+ Hệ thống các khoản phải trả Là hệ thống kiểm soát của một tổ chức về mua hàng, cải thiện dòng tiền,
21
tăng lợi nhuận, và cung cấp quản lý hiệu quả hơn nợ ngắn hạn.
Ứ
Ụ
Ả
CHƯƠNG 3: CÁC HTTT NG D NG TRONG QU N TRI KINH DOANH
ể
ồ Ki m tra t n ậ ệ kho v t li u ậ ệ thô, v t li u đóng gói, . .
ể
Báo cáo tình trang ki m tra ồ t n kho
ẩ ậ ư
Yêu c u v t t
ử ơ X lý đ n ặ đ t mua hàng
ơ ặ
Đ n đ t mua
ơ ặ
Đ n đ t mua
ậ ệ V t li u
ậ
Nh n hàng
Hóa đ n ơ
Séc
Các kho n ả ph i trả ả
22
ệ ố Hình 36. H th ng mua hàng
Ứ
Ụ
Ả
CHƯƠNG 3: CÁC HTTT NG D NG TRONG QU N TRI KINH DOANH
1.3.3 Hệ thống kế toán
Các hệ thống kế toán chính bao gồm ngân sách, các khoản phải thu, tính
tiền lương, quản lý tài sản, và sổ cái.
+ Ngân sách
Là hệ thống tự động hóa rất nhiều các công việc cần thiết để tích lũy dữ
liệu ngân sách, phân phối cho người sử dụng, . . .
+ Các khoản phải thu
Là hệ thống quản lý dòng tiền của công ty bằng cách theo dõi số tiền
khách hàng còn nợ của công ty khi bán hàng hóa, thực hiện dịch vụ.
+ Tính tiền lương
Chương trình tính lương tạo ra tiền lương hàng kỳ, hầu hết các chương trình tính lương tạo ra một sổ nhật ký lương. Một sổ nhật ký lương là một báo cáo có chứa tên của nhân viên, khu vực mà nhân viên làm việc trong tuần, giờ làm việc, mức lương, hệ số phí bảo hiểm để trả cho giờ làm thêm, thu nhập, loại thu nhập, khấu trừ khác nhau, và tính toán liền lương thực trả.
+ Quản lý tài sản
Là một hệ thống điều khiển đầu tư vào vốn thiết bị và quản lý khấu hao
+ Sổ cái
Là hệ thống được thiết kế để tự động báo cáo tài chính và nhập dữ liệu.
23
Việc áp dụng sổ cái tạo ra một danh sách chi tiết của tất cả các giao dịch và các hoạt động kinh doanh. Các báo cáo, bao gồm báo cáo lợi nhuận và thua lỗ, bảng cân đối, …
Ứ
Ụ
Ả
CHƯƠNG 3: CÁC HTTT NG D NG TRONG QU N TRI KINH DOANH
Quản lý tài sản
Thanh toán
Phí t nổ ngân sách
Các kho n ả ả ph i thu
Các kho n ả ph i trả ả
Số tiền còn nợ của khách hàng Số tiền thanh toán của khách hàng
Số tiền còn nợ của cty Số tiền thanh toán của cty
ấ
ả
Kh u hao tài s n
S cáiổ
Chi phí lao đ ngộ
Tính ngươ
l
ẻ ấ Th ch m công
Chi phi uế ả ươ ng tr l
Các giao d chị chi tiêu
Ngân sách
24
ế
ệ ố Hình 36. H th ng k toán
Ứ
Ụ
Ả
CHƯƠNG 3: CÁC HTTT NG D NG TRONG QU N TRI KINH DOANH
Ả Ệ 2/ CÁC H TH NG THÔNG TIN QU N LÝ (Management
ệ ố
ả
ệ
Các h th ng thông tin qu n lý là các HTTT
ặ đ c bi
ụ ụ t ph c v
ủ ổ ứ
ự
ệ
ả
ấ c p qu n lý c a t
ấ ch c, th c hi n cung c p các báo cáo cho các nhà
ờ
ậ
ả
ẫ
ự
ề
qu n lý và th
ệ ạ
ứ ủ ổ ứ
ề
ầ
ộ
hi n t
i cũng nh
ch c. MIS h u nh
ư quá kh c a t
ề
ư ng xuyên truy c p tr c tuy n các m u tin v thành tích ế ư đ c quy n thiên ệ ụ
ế
ớ
ặ ủ
ủ ế
ờ
ệ ụ ộ ộ ứ v các nghi p v n i b ch không thi trư ng ho c c a bên ngoài. MIS ch y u ph c v ch c n ị
t tha v i các nghi p v môi ụ ụ ứ ăng ho ch ạ ả
ở ấ
ể
đ nh, ki m soát và làm quy t
c p qu n lý. Thông th
ị ế đ nh ệ
ộ ặ
ể
ề
ố
ờ ư ng, ệ ữ ệ đ làm vi c. MIS tu thu c n ng n vào các h ỳ
mu n có d li u
ố
ở ấ
ệ
th ng TPS n m
ằ ằ đ ng sau
c p tác nghi p.
25
Ố Information Systems MIS):
Ứ
Ụ
Ả
CHƯƠNG 3: CÁC HTTT NG D NG TRONG QU N TRI KINH DOANH
Môi trư ngờ
ờ ả
Ngư i gi
ế ấ đ ề
ữ ệ D li u Thông tin
i quy t v n ủ ổ ứ c a t ch c
ề
ầ Ph m m m ế t báo cáo vi
Mô hình toán h cọ
Database
Management Information system
26
ộ
Hình 37 M t mô hình Management Information System (MIS)
Ứ
Ụ
Ả
CHƯƠNG 3: CÁC HTTT NG D NG TRONG QU N TRI KINH DOANH
ậ
ề ỳ
ế ợ
ợ
ẩ ầ
ẽ ạ ế ả ư là k t qu mô
ỏ ọ
27
ấ ứ ữ ậ ế ợ Nh n xét: Ph n m m t o báo cáo: s t o ra các báo cáo theo ị ẽ ạ ầ ạ đ nh k và ữ ậ ộ ỳ ẽ đư c vi ị ệ ặ t theo m t ngôn ng l p đ nh k s t. Các báo cáo đ c bi ệ ặ ộ ị ị ẩ trình và đư c chu n b theo m t l ch trình còn các báo cáo đ c bi t s ẽ đư c chu n b ệ ữ ứ ị đáp ng nh ng nhu c u thông tin không trù li u ợ trư c.ớ Các mô hình toán h c: s t o ra thông tin nh ọ ệ ệ ủ ph ng các tác nghi p c a xí nghi p. Các mô hình toán h c này có th ể đư c vi t theo b t c ngôn ng l p trình nào.
Ứ
Ụ
Ả
CHƯƠNG 3: CÁC HTTT NG D NG TRONG QU N TRI KINH DOANH
ệ
ự
ị
ệ ổ ữ ệ
ệ ơ b n ả TPS s
ả ấ ừ ơ b n l y t ớ ạ
ẽ đư c ợ ữ ư i d ng nh ng báo cáo
đi n hình bi n
ị
đư c trình bày d ợ ỳ ị đ nh k . ộ ợ ổ
ị
ậ
ấ
ặ
ổ ữ ệ ế đ i d li u đơn ử đư c ợ
ả
ấ ờ
ữ
ổ
ăm, m c ặ
ế ệ ố
ặ ả ờ ế
ế ữ ệ
ấ ầ
ặ
t d li u theo ngày ho c theo gi
n u th y c n
ế MIS th c hi n vi c t ng k t và báo cáo tác nghi p c ủ c a công ty. Các d li u giao d ch c ồ ư ng ờ ộ c ng d n và th ấ ợ ế dài đư c k t xu t theo ể ấ Hình dư i ớ đây cho th y m t MIS đư c t ng k t t ế ừ ấ giao d ch c p giao d ch 3 TPS: X lý ữ ế ả đ t hàng, s n xu t và k toán thành nh ng t p tin MIS ữ ể ế dùng đ k t xu t ra nh ng báo cáo cho ban qu n lý. ả ụ ụ ủ ế MIS thư ng ph c v ch y u nh ng nhà qu n lý nào ầ ữ ầ c n nh ng t ng k t theo tu n, theo tháng ho c theo n dù cũng có vài h th ng MIS cho phép nhà qu n lý xoáy sâu vào chi ti t. ế thi
28
Ứ
Ụ
Ả
CHƯƠNG 3: CÁC HTTT NG D NG TRONG QU N TRI KINH DOANH
Transaction Processing System Management Information Systems
Order File
ệ ố
ử
ậ
T p tin Đ
ơn Đ t ặ
Order Processing System H th ng x lý ặ Đơn Đ t Hàng
Hàng
Sales Data ữ ệ D li u tiêu thụ
Unit Product Cost Data ữ ệ D li u giá thành s n ả ph mẩ
ệ ố
ạ
MIS
ậ
ả
ệ
ồ
Masterials Resource Planning H th ng Ho ch Đ nhị ậ Ngu n V t Li u
Production Master File T p tin chính S n Xu tấ
Product change Data ữ ệ D li u thay ổ ả đ i s n ph mẩ
Report Báo cáo
Manager
ệ ố
General Ledger System ổ H th ng S Cái
ậ
Accounting File ế T p tin K Toán
Expense Data ữ ệ D li u chi phí
29
ấ ữ ệ ừ
Hình 38. MIS l y d li u t
TPS
Ứ
Ụ
Ả
CHƯƠNG 3: CÁC HTTT NG D NG TRONG QU N TRI KINH DOANH
Kết xuất ( đầu ra) của hầu hết các hệ thống thông tin quản lý là một tập
các báo cáo được phân phối cho các nhà quản lý. Bao gồm:
- Báo cáo định kỳ Là báo cáo sản xuất theo định kỳ, hoặc theo một lịch trình, chẳng hạn như hàng ngày, hàng tuần, hoặc hàng tháng.
- Báo cáo yêu cầu Là báo cáo phát triển để cung cấp thông tin nhất định theo yêu cầu của nhà quản lý.
- Báo cáo ngoại lệ Là các báo cáo tự động tạo ra khi một tình hình là bất thường hay đòi hỏi hành động quản lý. - Báo cáo chi tiết Là các báo cáo cung cấp dữ liệu chi tiết về một tình hình hoạt động theo nhiều mức khác nhau từ cao xuống thấp.
- Báo cáo phát triển hiệu quả Là các báo cáo có thể giúp các nhà quản lý phát triển các kế hoạch tốt hơn, đưa ra quyết định tốt hơn, và kiểm soát tốt hơn các hoạt động của công ty.
30
Ứ
Ụ
Ả
CHƯƠNG 3: CÁC HTTT NG D NG TRONG QU N TRI KINH DOANH
Ỗ Ợ Ố Ệ Ế Ị
ả ặ
ả ế
ị
ử ụ
ế
ẩ
ả
ặ
ố
ỗ ợ ủ ổ ứ ụ ụ ấ ch c, h tr DSS cũng ph c v c p qu n lý c a t ả đơn l ộ ộ ẻ ho c m t nhóm nhà qu n lý m t nhà qu n lý ả ẻ ộ ấ đ ề đơn l ể ả . DSS giúp nhà qu n đ gi i quy t m t v n ờ ư ng hay thay ấ ế đ nh duy nh t, th ữ lý làm nh ng quy t ư c. M c dù ặ ớ ị ể ễ ổ đ i và không th d dàng xác đ nh tr ệ ợ ấ ừ ộ ộ đư c l y t các h DSS s d ng thông tin n i b ậ ố ờ ưng DSS thư ng nh n thông tin th ng TPS và MIS nh ệ ổ ạ ẳ ồ ừ các ngu n bên ngoài, ch ng h n giá c phi u hi n t ủ ạ ủ đ i th c nh tranh. hành ho c giá các s n ph m c a
31
3/ CÁC H TH NG H TR QUY T Đ NH (Decision Support Systems DSS):
Ứ
Ụ
Ả
CHƯƠNG 3: CÁC HTTT NG D NG TRONG QU N TRI KINH DOANH
ệ ố
ọ
đ ng l
ộ
ệ ố ọ ợ
ộ ạ
ồ ọ
ệ
ổ
đ i các gi
ị ả đ nh,
đ t ặ
ữ ệ
ậ
ặ
ả ăng phân tích m nh ạ Các h th ng DSS có kh n hơn các h th ng khác b ng cách s d ng các mô ằ ử ụ ặ ữ ệ ạ i hình toán h c phân tích d li u ho c cô ứ ớ ớ ữ ệ ư i m t d ng th c ố ư ng l n d li u d m t kh i l đư c ợ ể ị mà các nhà làm quy t ế đ nh có th phân tích ệ đ h a thân thi n (GUI – ộ thông qua m t giao di n Graphical User Interface) mang tính tương tác cho ờ ử ụ phép ngư i s d ng thay ớ ỏ ữ nh ng câu h i m i ho c cho phép nh p vào d i u m i.ớ
32
Ứ
Ụ
Ả
CHƯƠNG 3: CÁC HTTT NG D NG TRONG QU N TRI KINH DOANH
ộ
ộ
ở
ầ
ệ
( Voyage Estimating ả ặ
ẩ
ẹ
ở
ầ
ớ
ẽ
ế
ộ
ộ
ệ
ặ
ồ
ỹ
ố đ ng, v n, . . .), t
ạ ậ
ộ ể
ữ
ấ
ế ề ặ ỹ
ồ
ế ố
, ch ng h n t ữ
ả ứ ố
ế ụ
ỡ ạ
ả
ớ ộ ệ ố Ư c tính hành trình Ví d :ụ M t h th ng ấ ộ ủ ủ System) c a m t hãng tàu th y thu c m t công ty s n xu t ắ thép. Hãng tàu này lo vi c chuyên ch than, d u, qu ng s t và ộ đ i ộ thành ph m cho công ty m . Hãng có riêng cho mình m t tàu chuyên ch , ở đôi khi c n có th thuê ngoài và tham gia ầ đ u ấ ể ệ ố ư c tính hành trình ờ ị ư ng. H th ng th u chuyên ch trên th tr ề ủ t cu c hành trình c a m t con tàu v này s tính toán chi ti ậ m t tài chính và k thu t. Vi c tính toán tài chính bao g m chi ỷ ệ ư nhiên li u, công lao ờ phí tàu / th i gian (nh ố ớ ở đ i v i nh ng lo i v n chuy n khác nhau, chi su t chuyên ch ậ ố ế ả t v m t k thu t cũng bao g m vô s phí b n c ng. Các chi ti ậ ố ẳ i tr ng chuy n tàu, v n t c tàu, kho ng y u t ệ cách gi a các b n tàu, m c tiêu th nhiên li u, cách th c b c d t
ạ ả ọ ứ ế i các c ng
33
Ứ
Ụ
Ả
CHƯƠNG 3: CÁC HTTT NG D NG TRONG QU N TRI KINH DOANH
ể ả ờ
ử
ạ
i nh ng câu h i
ạ ỏ đ i lo i
ệ ố H th ng DSS này có th tr l như sau:
ớ ị V i l ch trình giao hàng theo m t giá chuyên ch ở đư c ợ đưa ra và đã
ả ọ ỷ giá nào
i nhu n t
ạ ợ ể ố ưu hoá l ể đ có th t i ậ i nhu n mà
ộ
ạ
ẽ ạ
ớ
đ bàn c c m nh v i
ự ể ờ ử ụ
ữ đơn (menu) cho phép ngư i s d ng gõ d
ậ ấ
ệ ố ộ ệ ố ệ
ặ ệ ố
ự
ợ ạ ậ
kh i l
ừ ố ư ng ợ
ề ư trên d a khá nhi u vào các mô hình ạ i ít d a vào mô hình ệ i t p trung vào vi c trích t ỗ ợ ệ
ữ
ữ
ế
34
H th ng này s ch y trên m t máy vi tính m t h th ng trình li u vào ho c nh n l y thông tin. ự H th ng DSS nh ố ố ệ ố phân tích. M t s h th ng DSS khác thì l phân tích nhưng ngư c l ồ ộ ữ ệ đ s d li u ra nh ng thông tin h u ích h tr vi c làm quy t ị đ nh.
ộ ồ đư c ợ đ ng ý c a khách hàng thì ta ph i ch n con tàu nào theo t ủ ạ ợ ể đ t l ể đ có th Con tàu s ph i ch y v i t c ả ẽ ị ứ ậ ố đa? i ộ ể ớ ố đ nào ậ v n ẫ đáp ng l ch trình v n chuy n?
Ứ
Ụ
Ả
CHƯƠNG 3: CÁC HTTT NG D NG TRONG QU N TRI KINH DOANH
Ví d :ụ
ộ
ợ
ỹ
ỗ
ợ
website, t ạ ế
ấ ở ắ B c đ n ế ọ đ t ặ các c a hàng cho ộ
ế ớ ư t tuy t l n nh t ố ư ng l n d li u liên quan ớ ữ ệ ợ ừ ế ọ đ n, t các phòng tr ử ừ ư t ầ
Intrawest – m t công ty khai thác tr ữ ộ ưu tr m t kh i l ừ ờ ỉ ừ ư ng d y tr ợ
ề
ể
ề
ị
ăng
ệ
ả
t h
ữ ủ ọ
ụ
ạ
ầ
ừ
ồ
ạ ự chuyên gia n ng nhi
t
ạ ớ ờ
ắ
ợ
ớ
i theo lo i v i l
ờ i m i
35
ế
ị
ậ M , thu th p và l ừ trung tâm g i khách hàng t ế ư t tuy t cũng nh tr ch ngh , t ụ ư t tuy t. Công ty này s d ng m t ph n m m ụ ử ụ thuê d ng c tr ị ữ ệ ằ ệ đ phân tích các d li u nh m xác ặ đ nh tr giá, ti m n đ c bi t ự ể ộ đ các nhà ủ ừ ậ thu nh p và s trung thành c a t ng khách hàng m t ế ố ơn trong vi c làm th ị ế đ nh t ể ấ qu n lý có th l y nh ng quy t ị ệ ố ế ương trình ti p th . H th ng nào đ t m c tiêu c a h trong các ch ộ chia khách hàng làm 7 lo i d a theo nhu c u , thái đ và cách hành ỉ ế ỉ ư i ờ đi ngh mát ch bi ế ệ đ n ng x , ử đi t t vui ớ ạ ư i d ng e ữ ử ớ đình. Sau đó công ty g i nh ng video clip d thú v i gia đư c nh m t ữ mail cho nh ng khách hàng ủ m c h
ữ ọ ọ đ n du l ch nh ng resort c a công ty.
Ứ
Ụ
Ả
CHƯƠNG 3: CÁC HTTT NG D NG TRONG QU N TRI KINH DOANH
Ỗ Ợ Ề Ệ
ộ
ấ
ụ ụ
ế ư c c a t
ch c, t o ra m t môi
ụ
ợ ủ ổ ứ ạ ấ ứ
ể ổ
ESS ph c v cho c p chi n l ờ ể
ợ đư c thi
ứ t k ị
ế ớ
ố
ộ ộ
ủ ố
ữ
ả
ỉ
ệ ố ể
ợ
ờ
ứ ăng c ụ ự ệ ế ế đ t ng h p d li u c v nh ng s ki n ợ ữ ệ ả ề ữ ủ ề đ i th canh ộ đ ng thái v ợ ừ ệ ố h th ng n i b MIS và DSS. ữ ệ ọ đúc k t và ch ra nh ng d li u ch ch t, gi m ữ đư c thông tin h u ích cho các lãnh
ớ
ớ ạ
ữ
ư ng ít dùng i h n
ả ăng phân tích gi ồ
ử ụ
ế
ấ
ầ
trư ng thông tin chung ch không cung c p ng d ng hay ch c n th nào. ESS bên ngoài như các quy đ nh thu m i hay các ả ữ ổ tranh và c nh ng thông tin t ng h p t ẽ ế H th ng s sàng l c, ể ứ đ thu thi u th i gian và công s c ề ạ ặ đ o. Trong khi DSS n ng v phân tích thì ESS có khuynh h ặ mô hình phân tích. M c dù chúng có nh ng kh n ầ nhưng ESS s d ng h u h t các ph n m m
ạ ề đ ho cao c p.
ỏ
ả ờ
ệ
ể
ESS giúp tr l
ớ
ủ ố
ể
ế ế
i các câu h i nh ố đ i th canh tranh đ ể đ i phó v i nh ng thay ớ ậ ư ng công ty con hay b ph n nào t k cho nh ng ng
ồ
ư: Doanh nghi p nên phát tri n lãnh ả ầ ự đang làm gì? C n ph i sát v c kinh doanh nào?, Các ị ổ ấ ợ ữ ậ đ i b t l i trên th nh p v i công ty nào khác ộ ề ể ợ ờ trư ng? Nên chuy n nh đ có ti n cho ư i qu n lý c p đư c thi ấ ả ờ ữ ợ ậ ụ các v sát nh p? Vì ESS ạ ễ ử ụ . ệ đ ho d s d ng ợ ậ ữ ụ đó chúng t p h p các giao di n cao s d ng, do
36
Ố 4/ CÁC H TH NG H TR ĐI U HÀNH (Execute Support Systems ESS):
Ứ
Ụ
Ả
CHƯƠNG 3: CÁC HTTT NG D NG TRONG QU N TRI KINH DOANH
Ộ Ứ Ố Ệ
II/ CÁC H TH NG THÔNG TIN NHÌN THEO GÓC Đ CH C NĂNG:
ụ
ị
ẩ
ặ ệ
ế
ch c làm ra. ị
ệ ố ụ Ti p thế Ti p thế ể
ả
ẩ
ế
ả
ế
ệ
ậ ử đơn hàng và theo dõi vi c bán
ế ị 1. Các h th ng Tiêu th & Ti p th : Ch c nứ ăng tiêu th và ti p th là bán (ho c phân ph i) s n ph m/ d ch v mà ị ố ả ụ ế ề ệ ậ ị quan tâm đ n vi c nh n di n khách hàng ti m n ổ ứ ị ăng, t ứ ụ đáp ng nhu c u ho ch ạ đ nh và tri n khai nh ng s n ph m / d ch v ầ đòi h i ỏ ị ữ Tiêu thụ quan tâm vi c ệ ủ Tiêu thụ c a khách hàng, qu ng cáo và khuy n mãi các sp/dv này. ế ti p xúc khách hàng, bán sp/dv, ti p nh n x lý hàng
Heä thoáng Moâ taû
Caáp toå chöùc
Chieán löôïc
Quaûn lyù
37
Taùc nghieäp
Döï baùo xu höôùng tieâu thuï Phaân tích ñònh giaù saûn phaåm/dòch vuï, Xöû lyù caùc ñôn ñaët haøng, Laäp Chuaån bò döï baùo tieâu thuï cho 5 naêm tôùi. . . Aán ñònh giaù caû ñoái vôùi caùc saûn phaåm vaø dòch vuï, quaûng caùo vaø caùc chieán dòch khuyeán maõi. . . Nhaäp lieäu, xöû lyù vaø theo
hoaù ñôn baùn doõi ñôn ñaët haøng, hoaù
haøng, . . . ñôn baùn haøng. . .
Ứ
Ụ
Ả
CHƯƠNG 3: CÁC HTTT NG D NG TRONG QU N TRI KINH DOANH
ấ
ấ ế
ủ
ụ đi n hình
ợ
ế ữ ệ ợ đúc k t d li u liên quan
ỗ ặ đ n m i m t hàng
ố ề
ố ả
ổ ẩ
ệ
ạ
ẩ
ả ả ẽ
ữ ệ
ụ
ề
ể
ộ ệ ố ể ở đư c bán ế s n ph m và s ti n bán ra) dùng cho vi c phân tích đi u ề
đ giám sát
ả ể
ớ
ư i ớ đây cho th y k t xu t (m u báo cáo MIS) c a m t h th ng tiêu th B ng dả ẫ ệ ố ả ấ c p qu n lý. H th ng cho t ng h p, ẳ ra (ch ng h n mã s s n ph m, mô t qu n lý v sau. Các nhà qu n lý công ty s xem xét các d li u tiêu th này khi n các xu h
ả ư ng mua bán
Maõ soá SP
Teân saûn phaåm
Doanh soá hieän thôøi
Chæ tieâu keá hoaïch
Khu vöïc Tieâu thuï
Hieän thôøi so vôùi keá hoaïch
4469
Laøm saïch taám thaûm
Baéc Boä Trung Nguyeân Cao Nguyeân Nam boä
4.800.000 3.750.000 4.600.000 4.400.000 17.550.000
85% 101% 106% 91% 95%
Toång coäng
4.066.700 3.778.112 4.678.001 4.003.440 16.715.25 3
5674
Xòt phoøng
38
3.900.000 4.700.000 4.200.000 4.900.000 17.700.000
94% 119% 112% 93% 105%
Toång
Baéc Boä Trung Nguyeân Cao Nguyeân Nam boä
3.676.700 5.608.112 4.711.001 4.563.440 18.559.25
coäng
3
Ứ
Ụ
Ả
CHƯƠNG 3: CÁC HTTT NG D NG TRONG QU N TRI KINH DOANH
ệ ố ế ạ ấ ả 2. Các h th ng Ch t o & S n xu t:
ế ạ
ụ
ố
ấ ệ
ấ ự
ể
ả
ị
ả ệ ụ
ở ả
ồ
ấ
ố
ả ặ ị ệ ả
ầ
ệ Ch c nứ ăng ch t o và s n xu t là s n xu t ra hàng hoá và d ch v . Các h ị ả ạ đ nh, tri n khai và duy tri ấ ế ạ th ng Ch t o & S n xu t th c hi n vi c ho ch ự ữ ấ ế ậ các cơ s s n xu t; thi t l p các m c tiêu s n xu t; thu mua, t n tr và d ậ ệ ả ế ị ơ ố ớ trù đ i v i các nguyên v t li u s n xu t; t b , c ế ở ậ ệ s , v t li u và nhân công c n thi
ấ đ t l ch trình b trí các thi ẩ ấ t cho vi c s n xu t các thành ph m
Heä thoáng Moâ taû
Caáp toå chöùc
Chieán löôïc
Boá trí vò trí caùc thieát bò
Quaûn lyù
39
Leân keá hoaïch saûn xuaát Taùc nghieäp
Kieåm tra maùy
Quyeát ñònh ñaët caùc thieát bò saûn xuaát môùi ôû ñaâu? Quyeát ñònh khi naøo sx saûn phaåm, slöôïng bao nhieâu & bao giôø xong Kieåm tra caùc hoaït ñoäng cuûa caùc maùy moùc thieát bò moùc thieát bò
Ứ
Ụ
Ả
CHƯƠNG 3: CÁC HTTT NG D NG TRONG QU N TRI KINH DOANH
ầ ớ
ế ạ
ấ
ả
ờ
ồ
ế
ư ng dùng
ộ ệ ố đ n m t h th ng t n
Ph n l n các HTTT Ch t o & S n xu t th kho như theo hình 3.9
Tiêu th & ụ
S cáiổ
ở Đóng g i hàng
(General Ledger)
ữ ệ đơn đ t ặ D li u ở hàng & g i hàng
ả ồ
Tài kho n t n kho & giá v nố
ồ
T n kho
Báo cáo qu n lýả
Ban qu n ả lý
Truy v nấ
ự
ế tr c tuy n
40
ộ ệ ố
ồ
ổ
Hình 3.9 T ng quan m t h th ng t n kho
Ứ
Ụ
Ả
CHƯƠNG 3: CÁC HTTT NG D NG TRONG QU N TRI KINH DOANH
ệ ố ế 3. Các h th ng Tài chánh & K toán
ả
ề
ế
ặ ổ ư ti n m t, c phi u,
ề
ả
ố ớ
ả ủ ụ đ u tầ ư khác đ ể đem l
i nhu n
ậ đ i v i các tài
Ch c nứ ăng tài chính là qu n lý các tài s n c a côn g ty nh ạ ợ ế i l trái phi u và nhi u kho n m c ả s n này.
ổ
ả
ế
ế ậ
ề
ặ
ể ữ
ế
ả
ạ
ẻ ả
ộ
ồ
ế
ả
ệ ư làm th nào theo dõi m t tài s n và dòng ch y ngu n tài chính
ề ộ
Ch c nứ ăng k toán thì duy trì và qu n lý các ghi chép s sách tài chính c a công ty ủ ương b ng ổ đ theo ấ ế như phi u nh n ti n m t, phi u chi, kh u hao và thanh toán l ề dõi dòng ch y ti n b c trong công ty. Tài chánh và k toán chia s cùng nh ng v n ấ đ liên h nh ủ c a m t công ty.
Heä thoáng Moâ taû
Caáp toå chöùc
Chieán löôïc
Hoaïch ñònh lôïi nhuaän
Quaûn lyù
Hoaïch ñònh keá hoaïch daøi haïn veà lôïi nhuaän Chuaån bò ngaân saùch ngaén haïn
41
Xaây döïng ngaân saùch Taùc nghieäp
Theo doõi tieàn khaùch
haøng nôï coâng ty Keá toaùn coâng nôï
khaùch haøng
Ứ
Ụ
Ả
CHƯƠNG 3: CÁC HTTT NG D NG TRONG QU N TRI KINH DOANH
ệ ố ự ồ 4. Các h th ng Ngu n nhân l c:
ể
ồ
ậ ự
ồ
ự
ể ụ ồ
ư
ệ
ủ
ậ ệ ữ
ủ
ể
ị
ăng và k nỹ ăng c a nhân
Heä thoáng Moâ taû
Ch c nứ ăng ngu n nh n l c là vi c tuy n d ng, tri n khai và duy trì ngu n ệ ộ ạ đ ng nh ệ ố ự ỗ ợ nhân l c cho công ty. Các h th ng ngu n nhân l c h tr các ho t ề ị ộ nh n di n các nhân viên ti m n ăng, duy trì toàn b lý l ch c a các nhân viên ương trình phát tri n tài n ẩ hi n h u, chu n b các ch viên Caáp toå chöùc
Chieán löôïc
Hoaïch ñònh veà nguoàn nhaân löïc trong cty
Quaûn lyù
Phaân tích tieàn ñaõi ngoä nhaân vieân
42
Taùc nghieäp
Huaán luyeän vaø phaùt trieån
Ñaët keá hoaïch daøi haïn ñoái vôùi nguoàn löïc lao ñoäng caàn thieát cuûa toå chöùc Giaùm saùt ñieàu khieån bieân ñoä vaø phaân phoái tieàn coâng, löông vaø phuùc lôïi cuûa nhaân vieân Theo doõi huaán luyeän nhaân vieân, ñaùnh giaù kyõ
naêng & thaønh tích
Ứ
Ụ
Ả
CHƯƠNG 3: CÁC HTTT NG D NG TRONG QU N TRI KINH DOANH
ồ
ể ự đi n hình
ị
ạ ộ ệ ố Hình dư i ớ đây minh ho m t h th ng TPS Ngu n nhân l c dùng theo dõi lý l ch nhân viên
ệ ố H th ng
Các phòng ban khác nhau
Ti n lề ương
ữ ệ
D li u nhân viên
ữ ệ
ề
D li u tính ti n lương
HS Nhân viên
Báo cáo qu n lýả
Ban qu n ả lý
Truy v nấ
ự
ế tr c tuy n
43
ộ ệ ố
ẫ
ị
Hình 3.10 M t h th ng duy trì m u tin lý l ch nhân viên
ị
ợ
ậ
Ho ch ạ đ nh l
i nhu n
ố
ị B trí v trí các thi
ế ị t b
ự
Xây d ng ngân sách
ế ạ
ả
ậ
ấ L p k ho ch s n xu i
ể
ị
ợ
ế
Ki m tra máy móc tb
K toán công n KH
ự ự
ớ ớ
ụ ụ
D báo xu h D báo xu h
ư ng tiêu th ư ng tiêu th
ồ
ị
ự Ho ch ạ đ nh ngu n nhân l c
ị ị ị Phân tích đ nh giá sp/dv Phân tích đ nh giá sp/dv Phân tích đ nh giá sp/dv
Phân tích ti n ề đãi ng NVộ
ặ ặ ặ
X lý ử đơn đ t hàng X lý ử đơn đ t hàng X lý ử đơn đ t hàng
ề
ệ
ấ
Hu n luy n và phát tri n NV
ự ự
ồ ồ
Human Resources Human Resources (Ngu n nhân l c) (Ngu n nhân l c)
ụ ụ ụ ụ
Sales and Sales and Sales and Sales and Marketing Marketing Marketing Marketing ị ế ị ế (Tiêu th và Ti p th ) (Tiêu th và Ti p th ) ị ế ị ế (Tiêu th và Ti p th ) (Tiêu th và Ti p th )
ấ ấ ấ ấ
Manufacturing and Manufacturing and Manufacturing and Manufacturing and ế ạ ế ạ Production (Ch t o Production (Ch t o ế ạ ế ạ Production (Ch t o Production (Ch t o và và và và ả ả S n xu t) S n xu t) ả ả S n xu t) S n xu t)
Finance and Finance and Finance and Finance and Accounting Accounting Accounting Accounting (Tài chánh và K ế (Tài chánh và K ế (Tài chánh và K ế (Tài chánh và K ế toán) toán) toán) toán)
44
ệ ố
ự
Hình 3.11 các h th ng thông tin nhìn theo lĩnh v c ch c n
ứ ăng
Ứ
Ụ
Ả
CHƯƠNG 3: CÁC HTTT NG D NG TRONG QU N TRI KINH DOANH
Ạ Ợ
Ế Ạ
III. HTTT T O L I TH C NH TRANH:
ế ạ
ấ
Các công ty xí nghi p ệ đ t ạ đư c l
ả
ữ
ặ ị
ấ
ụ
ẩ
ấ
ợ ợ i th c nh tranh khi cung c p cho ặ ị ơn ho c khi cung c p ụ ớ ị ưng v i giá th p
ả ẽ
ộ ặ ị
ợ ế ệ ơn so v i ớ đ i th c nh tranh
ủ ạ
ặ
ớ
ị
ẩ khách hàng nh ng s n ph m ho c d ch v có giá tr h ặ ị cho khách hàng s n ph m ho c d ch v cùng giá tr nh ế ư c n u nó giúp doanh nghi p ộ hơn. M t HTTT s có m t tác ộ đ ng chi n l ố ấ ụ ẩ ấ ả cung c p s n ph m ho c d ch v giá th p h ưng v i giá tr cao h ố ư đ i th c nh tranh nh ho c cùng giá nh
ủ ạ ơn.
ẩ
ả
ạ
ẩ
ệ
ụ ớ
a) Các HTTT giúp đa d ng hoá s n ph m (s n ph m CNTT): ể ể
ẩ ẩ
ấ
ặ ị ố
ả
ả ữ ể ạ Các doanh nghi p có có th dùng HTTT đ t o ra nh ng s n ph m ớ ệ ễ t d dàng so v i các s n ph m ẩ ạ ợ ế ư c giúp ệ ạ ả
ạ
ụ ẽ
ạ
ả
ị
ả ả ho c d ch v m i duy nh t có th phân bi c a ủ đ i th c nh tranh. Các HTTT chi n l ủ ạ đa d ng hoá s n ph m ẩ ợ có th ngể ăn ng a ừ đư c phía c nh tranh tung ra cùng lo i s n ph m, vì vi c ả ẩ ạ đa d ng hoá s n ph m và d ch v s không còn c nh tranh theo c ăn b n giá phí.
45
Ứ
Ụ
Ả
CHƯƠNG 3: CÁC HTTT NG D NG TRONG QU N TRI KINH DOANH
ở ẩ ụ ự ợ ạ đư c t o ra b i
ệ ố
ộ ỹ đã ch t o ra máy rút ti n t
ự ủ ụ ế ạ ẻ
ộ ắ ị ư trong các h th ng sau: ớ ộ ư Ngân hàng Citibank (m t ngân hàng l n ề ự đ ng ( ATM – Automatic ăm 1977. S thành công c a ữ
ị ạ ẳ ụ
ự ữ ừ
ữ ư khách
ệ ể t kê tài kho n c a mình t
ị
ạ ả ộ ộ ồ ự đa d ng hoá s n ph m
ạ ố ớ ữ
ỹ ứ ở ệ ữ ụ ể ị
ị ị ự ể ệ ố ị ự ế mình tr c ti p gi
46
ạ ả ả ế ự ế ở ố nhà n i qua Internet. máy tính đưa ra nh ng d ch v m i nh ụ ớ ị ữ ạ ả ủ i ngân hàng … ử vé (máy bay, xe l a, nhà hàng, khách s n, du l ch …) ẩ đ i v i các công ổ đi n ể vé c ớ đ y ấ ờ đây b thách th c b i nh ng d ch v du l ch ki u m i theo ữ ỗ ch máy bay, ữ đ i ạ ế ơi mà không c n ầ đ n nh ng i khách s n và ặ đ t thuê xe h
phòng t ữ ề ả Nhi u s n ph m và d ch v d a trên CNTT này – nh ng ữ đ nh ch tài chánh nh ế ị ệ ố H th ng ngân hàng nh ấ ủ nh t c a M ) teller machine) và th tín d ng vào n ạ Citibank b t bu c các ngân hàng c nh tranh khác ph i c i ti n nh ng ụ ị d ch v ngân hàng, ch ng h n d ch v ngân hàng tr c tuy n cho phép ị ệ khách hàng th c hi n nh ng giao d ch t Ngoài ra, nh ng ngân hàng này hàng có th xem li ữ ệ ố H th ng gi cũng kh i ở đ ng m t ngu n l c ty hàng không, cũng như k ngh du l ch. Các h th ng gi này gi khách hàng có th thông qua Internet t ữ gi lý l ạ hành trung gian.
Ứ
Ụ
Ả
CHƯƠNG 3: CÁC HTTT NG D NG TRONG QU N TRI KINH DOANH
ẻ
ư buôn bán l ế ạ Các nhà ch t o cũng nh ụ ị ả ữ ặ ả ụ ể ủ cũng b t ữ đ c t ầ ắ đ u dùng HTTT c th c a
ẳ ạ
ữ ữ ợ ắ đư c l p ráp
ầ ấ
ự ạ Kinh doanh trên m ng ạ
ệ ớ đư c coi là “sân ch i” cho s sáng t o. ớ
ụ ỗ ợ ị ư ng hay nh t, m i ấ ế ạ i th c nh tranh ở ể ạ ợ đ t o l
ấ ề ị ằ ủ ợ ụ ữ ể ế ợ ế ư c ti p th , … ữ đư c khách hàng c a mình.
ụ
ệ ừ ể ẻ
ợ ẻ Sears Roebuck (M ) phân tích liên t c các d ờ ử ụ ư i s d ng th tín d ng ờ
ẹ ớ ế ệ ặ đ c bi
t. Công ty có th g i h p ộ ặ ộ ỹ ữ ữ ằ ụ đ nh m vào nh ng ữ ờ ắ ư i s p ể ở ợ đ ng ồ ặ t ho c m t máy
47
ẩ ể ạ đ t o ra nh ng s n ph m và d ch v theo nh ng khách hàng. Ch ng h n hãng máy tính Dell Computer Corporation (M ) ỹ đã bán cho nh ng khách hàng nh ng máy tính đúng theo c u hình mà khách hàng yêu c u thông qua Internet. Nơi đây, các doanh nghi p có th áp d ng nh ng ý t nh t v d ch v h tr , chi n l nh m thu hút và gi Ví d : ụ Công ty bán l ệ 60 tri u ng li u t khách hàng mua hàng gia d ng,ụ thích làm vư n và nh ng ng ữ làm m v i nh ng khuy n mãi ữ ả b o trì cho nh ng khách hàng nào có mua m t máy gi s y ấ đ .ồ
Ứ
Ụ
Ả
CHƯƠNG 3: CÁC HTTT NG D NG TRONG QU N TRI KINH DOANH
ậ ạ ữ ệ
ệ ữ
ả ẩ ữ
ề ớ ờ ộ ớ ằ ị
ậ
ặ ị ặ ằ ạ ụ ỗ ổ ặ ị ợ ể ủ ạ t h t t
ộ ợ ệ ộ i th c nh tranh
ệ ấ ố ệ ố ơn so v i ớ đ i th c nh tranh. i cho doanh nghi p m t l ẻ ế ạ ố ụ
ủ ạ ậ ị ị i các siêu th , truy c p ho c t
ế ậ hoá
ặ ương tác c a khách hàng trên các ỹ ệ ữ ử
ư là m t ộ ợ ổ ứ i cũng nh ư
48
b) Các HTTT giúp đa d ng hoá t p trung (phân tích d li u): ủ ể ạ ị M t doanh nghi p có th t o cho mình nh ng l h ng c a th trư ng ờ m i b ng cách nh n di n nh ng s n ph m ho c d ch v ch ậ ệ ụ ưa ẻ ấ ư ng cao giá r . ể ặ h có trên th tru ng ho c có th làm ra v i ch t l Thông qua vi c ệ đa d ng hoá t p trung, doanh nghi p có th cung c p m t ộ m t b ng ho c d ch v chuyên bi ạ ể đem l M t HTTT có th ữ ệ (giao d ch th tín d ng, dân s , mua ậ ằ b ng cách thu th p các d li u hàng t ữ ệ website, …) và cho ra nh ng d li u dùng trong các k thu t tinh t ế ụ tiêu th và ti p th . H th ng này x lý thông tin hi n h u nh đ tể ăng kh nả ăng sinh l ồ ự ngu n l c mà t ậ thâm nh p sâu vào th tr ữ ị ệ ố ể ch c có th khai thác ị ư ng.ờ
Ứ
Ụ
Ả
CHƯƠNG 3: CÁC HTTT NG D NG TRONG QU N TRI KINH DOANH
Ế
Ứ
Ệ Ố Ị
ử
Ờ ế ớ đ i c a th gi
ế ỷ
ổ ấ ứ
ặ ế ặ ộ ờ ể ứ ư ng ờ ờ ư i bán th ư i bán khác và bàn b c
ấ ợ
ả ụ ặ
ị ố ữ ệ i trong x lý d li u kinh doanh: ề ặ ơ b n ả ự ế đi g p tr c ti p ỏ ộ ạ đi đ n m t th a đ ể ẽ đư c cung c p cho khách hàng ậ Kho ng 3 th p đ i tổ ương đ i trong t p t c kinh doanh
ậ ụ ể ử ụ ộ ễ ế
ệ ặ
đã ư i mua hàng có th s d ng m t trình ờ đ y ấ đ t mua hàng ngay l p t c và ẻ ậ ứ ụ
Ả IV.H TH NG THÔNG TIN GI I QUY T THÁCH TH C Đ A LÝ VÀ TH I GIAN: 1) S thay ổ ủ ự ề Trong nhi u th k qua, th th c buôn bán v m t c thay đ i r t ít. Trong quá kh , ng khách hàng ho c m t ng ấ ậ đ y các hàng hóa s thu n theo ặ ề ổ ấ đ i l y ti n m t ho c hàng hóa và d ch v khác. ữ niên qua, nh ng thay di n ra theo lũy ti n, ng duy t Web và thông qua thanh toán ngay trên Internet thông qua th tín d ng.
49
Ứ
Ụ
Ả
CHƯƠNG 3: CÁC HTTT NG D NG TRONG QU N TRI KINH DOANH
ạ ủ
ợ
ộ
ể
ụ ổ
ộ
ố
ề
ừ
ụ
ể
ầ
ờ đây s d ng các công c tri n khai Web t ẳ
ư ERP(enterprise resources planning ho ch ạ
ự
ể ở ữ ệ ệ
ủ ệ ố ữ ệ
ệ
ữ ơ s d li u trung tâm c a h th ng ERP ử ụ
ậ ả
ệ
ấ
ấ
ờ
ệ đã và Ngày nay, các HTTT hi n ệ đ i c a các doanh nghi p ế ủ ệ ạ ậ i th c a các công ngh m ng Intranet và Web đang t n d ng l ệ ữ ộ đ i thông tin m t cách h u hi u trong n i b doanh đ trao ệ ớ ư v i các ệ đ i tác bên ngoài. Nhi u doanh nghi p nghi p cũng nh ề ử ụ ph n m m gi ạ đinh ch ng h n nh ế ố ớ ệ đ xây d ng nh ng website k t n i v i ồ ự các ngu n l c xí nghi p) đ ể ử ệ ố h th ng x lý và c ụ ự đ ng hóa trong nh p li u, nh t tu, x lý d li u nghi p v , ậ ộ t ộ ế cung c p các k t qu phát sinh nghi p v kinh doanh trong m t ắ th i gian r t ng n
50
Ứ
Ụ
Ả
CHƯƠNG 3: CÁC HTTT NG D NG TRONG QU N TRI KINH DOANH
ắ ế ủ
ể
ề
ờ
2) Cách s p x p c a các HTTT: a) HTTT riêng r :ẽ ộ ổ ứ ộ M t t
ch c r ng l n
ư ng có nhi u HTTT khác nhau giúp
ớ đi n hình th ấ
ch
ổ ưcù và các quy trình trình khác nhau.
ứ ăng, các c p trong t ờ
ầ ớ ộ
ệ đư c v i nhau nên do ợ ớ ư ng không “nói chuy n” ờ ộ ứ ư ng ng ổ đ i thông tin cho nhau. Nghĩa là có m t b c t ề ả
ấ
ả
ủ
ợ
ữ ạ ữ ừ i d t
ể đ có d
ử
ể
ẽ
ặ ẵ
đã có s n trong kho hay
ợ ồ ặ đơn đ t hàng c a mình
khách hàng i ớ đâu, …
ệ ố
ể ả
ạ
ậ ẽ đem l
ộ i m t
ệ
ở
ư ng tiêu c c v m t hi u n
ệ nh h
ỗ ợ h tr các ch c n Trong ph n l n các HTTT này th ự đ ng trao ăn đó không t ủ ể ứ đ ể ậ cách gi a các ch th này vì v y các nhà qu n lý ph i m t khá nhi u công s c ệ ư c cái nhìn t ng quan c a doanh nghi p. ủ ể ổ các ch th này “ráp” l ộ đơn đ t hàng s không ụ ụ Ví d , nhân viên phòng tiêu th có th vào lúc x lý m t ẽ t ế đư c ợ là hàng mình s bán cho khách hàng tài nào bi ạ ắ đư c t n kho t i kho hàng; ụ không vì phòng tiêu th không n m ủ ạ ợ đư c tình tr ng cũng không th theo dõi đã t ư v y s ữ ệ ệ t nh Vi c “phân m nh” d li u trong các h th ng riêng bi ủ ổ ứ ự ề ặ ả ch c. ăng và thành tích c a t
51
Ứ
Ụ
Ả
CHƯƠNG 3: CÁC HTTT NG D NG TRONG QU N TRI KINH DOANH
b) HTTT chung:
ầ ớ
ợ ử ụ ư Excel, Access, Foxpro, …) ERP đư c xây d ng
ằ ề ợ ộ ạ đem l
i m t HTTT ợ ố ợ
ủ ố ạ ớ
ẻ ử ụ ợ
ự ủ ẽ
ể ệ ệ ờ đ có th ể đi u ph i công vi c th ờ ư ng l
ệ ả ổ
52
ệ ấ ộ ổ Thay cho các HTTT riêng r ẽ đư c s d ng trong ph n l n các t ự đ ể ệ ứ ch c hi n nay( nh ấ đ nêu trên b ng cách đơn ế ả gi i quy t các các v n ệ ể ộ đ c bao trùm toàn th doanh nghi p giúp ph i h p và tích h p các quy i v i nhau. trình kinh doanh ch ch t l ố ể Thông tin s ẽ đư c di chuy n xuyên su t và chia s s d ng trong các ả lĩnh v c c a doanh nghi p. Các nhà qu n lý s có trong tay thông tin ị ố ề và có cái chính xác và k p th i ủ ể ề nhìn t ng th v quy trình kinh doanh và dòng ch y thông tin c a toàn xí nghi p m t cách nhanh nh t.
Ứ
Ụ
Ả
CHƯƠNG 3: CÁC HTTT NG D NG TRONG QU N TRI KINH DOANH
ể ả
ế
i quy t các v n
ề ề ấ đ v
Như v y, các HTTT có th gi ị
ờ
ậ m t ặ đ a lý và th i gian nh
ư:
ị
ợ
ăn cách đ a lý b h th p l n l n. Các ư ng ợ
ị ạ ấ ầ ầ ệ đ thể ư ng l
ớ
ợ ầ
ớ đư c t ng l p trung gian và môi
Làm cho b c tứ ư ng ng ờ ể ử ụ ệ doanh nghi p có th s d ng các công ngh ả trong kinh doanh, gi m b t gi
i.ớ
ợ ả
ấ
ấ
ầ
ờ
Làm cho b c tu ng ng đư c h ề ờ ứ ợ ạ ờ ăn cách v th i gian cũng ụ ể đư c s n xu t liên t c ẩ ộ ố ả ầ th p d n. M t s s n ph m có th ộ 24/24 gi
, 7 ngày trong m t tu n, . . .
53
Ứ
Ụ
Ả
CHƯƠNG 3: CÁC HTTT NG D NG TRONG QU N TRI KINH DOANH
Ệ Ố Ả Ủ Ệ
V. ĐÁNH GIÁ HI U QU C A H TH NG THÔNG TIN: 1) V x lý:
ự ề ử ợ Do thông tin đư c bi u di n d ễ ư i d ng s hóa và
ợ ử đư c x lý t ự ớ ạ ệ ự ể ố ả ả ệ đánh giá hi u qu cu HTTT d a trên các
ộ đ ng d a trên MTĐT . Vi c tiêu chí sau:
ự ệ ạ
Kh nả ăng th c hi n các phép tính toán, phân tích, phân lo i, thi ợ ộ ứ ạ ệ ả ớ ứ đ ph c t p và hi u qu có v ế ậ t l p ớ ư t so v i
các m i tố ương quan v i m c con ngư i.ờ
ự ệ
ệ Kh nả ăng mô ph ng vi c th c hi n các mô hình logic và toán h c c a ọ ủ ệ ỏ các quá trình v t lý và tr ng thái d đi u ki n khác nhau.
ạ ợ ề ứ ủ ư i ờ đ ể đưa ra
ậ Kh nả ăng b t chắ ậ ế ớ ư i các ậ ư c ớ đư c quá trình nh n th c c a con ng ữ ả ử ữ ự
ự ế ễ ằ k t lu n b ng suy di n, phân tích ng c nh trong x lý ngôn ng t nhiên, suy lu n tậ ương t
ả và tr c giác trong tìm ki m thông tin. ồ ị ừ ế đ th , t ăn b n sang d li u v ti ng
ữ ngôn ng này sang ngôn ng khác, …)
54
ự Kh nả ăng bi n ế đ i thông tin (t ừ ữ ệ ữ ị ử ụ
ổ ữ ế ừ t, t nói sang ch vi ở ộ ả ủ ự ễ ủ ế Kh nả ăng m r ng giá tr s d ng c a thông tin. Kh nả ăng gi i quy t các bài toán th c ti n c a con ng ư i.ờ
Ứ
Ụ
Ả
CHƯƠNG 3: CÁC HTTT NG D NG TRONG QU N TRI KINH DOANH
ệ 2) V hi u qu th c hi n:
ả ự đã đưa ra m t s tiêu chu n làm c ệ đánh
ở đư c xem là hi u qu n u nó ệ ổ ơ s cho vi c ả ế ể ủ ẩ ợ ộ ả ạ đ ng qu n lý t ng th c a
ặ
ụ
ậ ể ệ ế ế đ ra.ề t k ậ đư c.ợ
ự ủ ấ ợ ệ ẩ ộ ề ệ ờ Ngư i ta ộ ố ộ ư sau: M t HTTT ộ giá m t HTTT nh ợ ấ ư ng ho t ầ góp ph n nâng cao ch t l ệ ộ ổ ứ ch c doanh nghi p th hi n trên các m t: m t t Đ t ạ đư c các m c tiêu thi ợ Chi phí v n hành ch p nh n Tin c y, ậ đáp ng ứ đư c các chu n m c c a m t HTTT hi n
ị ẩ
đáng. ễ ử ụ
hành. ả ễ ọ ề ở ộ ứ ụ
55
S n ph m có giá tr xác D h c, d nh và d s d ng. ớ ễ M m d o, d b o trì: có th ki m tra, m r ng ng d ng và ể ể ễ ả ế đư c.ợ ẻ ể phát tri n ti p
Ứ
Ụ
Ả
CHƯƠNG 3: CÁC HTTT NG D NG TRONG QU N TRI KINH DOANH
ệ ứ
ẩ
ợ
đư c thúc
đ y b i
ệ
ự
ệ
ồ ạ ủ
ả
ỗ
ổ ậ ư ng t n t
ở s ự ụ ạ i, vi c ng d ng các HTTT Tóm l ăng các ch c nứ ăng x lý thông tin mang tính trí ử ỏ đòi h i gia t ể ệ ả ủ ư i.ờ Hi u qu c a nó th hi n n i b t trên 3 lĩnh v c tu con ng ờ ộ ế i c a m i cá , qu n lý xã h i và môi tr sau: kinh t nhân.
ụ
ể
ệ
HTTT là công c ch y u
ủ ế đ nâng cao hi u qu c a
ả ủ đ u ầ
ế
ự
ứ ả
ể
ẩ
ự
ệ
ị
ụ ử ụ ự
ế
ễ
ả
tư xã h i. ộ đ y nâng cao s c s n , chúng ta có th thúc Trong lĩnh v c kinh t ấ ấ xu t, nh t là trong khu v c công nghi p và d ch v thông qua ệ ự đ ng hoá các quá trình ch t o, thông qua s d ng HTTT ế ạ ộ vi c t ể ỗ ợ ệ i quy t các bài toán th c ti n và đ h tr vi c ra quy t ỗ ợ h tr các công vi c v
ị ế đ nh, gi ệ ăn phòng.
56
