Ngh th ký - d nh ng khó làm!ề ư ễ ư
H là tr th đ c l c c a các giám đ c. H đ ng sau thành công c aọ ợ ủ ắ ự ủ ố ọ ứ ủ
các giám đ c. H đ m nhi m m t ngh mà khen khá nhi u nh ngố ọ ả ệ ộ ề ề ư
chê cũng không ít. Đó chính là các th ký ngày nay. ư
“H chính là b m t th hai c a giám đ c”, Mary Havars, giám đ c Hi pọ ộ ặ ứ ủ ố ố ệ
h i t v n ngh nghi p M nh n đ nh nh v y. Th ký ngày nay “đ ngộ ư ấ ề ệ ỹ ậ ị ư ậ ư ứ
d i m t ng i nh ng trên r t nhi u ng i”, h là ng i truy n đ t cácướ ộ ườ ư ấ ề ườ ọ ườ ề ạ
m nh l nh quy t đ nh c a giám đ c t i toàn th công ty hay nh ng ng i có liên quan. Th kýệ ệ ế ị ủ ố ớ ể ữ ườ ư
còn thay m t giám đ c đ giao ti p, liên h v i nh ng đ i tác c n thi t đ lên l ch trình cu c h nặ ố ể ế ệ ớ ữ ố ầ ế ể ị ộ ẹ
và b trí th i gian bu i g p cho giám đ c.V i s xu t hi n c a máy tính và các ph n m m vănố ờ ổ ặ ố ớ ự ấ ệ ủ ầ ề
phòng t nh ng năm 80, vi c đánh máy t ch chi m 60% kh i l ng công vi c c a các th kýừ ữ ệ ừ ỗ ế ố ượ ệ ủ ư
nay ch còn 20%. T vai trò qu n lý các đ a ch giao d ch, nay th ký tr thành b m t không thỉ ừ ả ị ỉ ị ư ở ộ ặ ể
thi u gi a giám đ c v i các nhân trong công ty, v i đ i tác kinh doanh và v i khách hàng. Cácế ữ ố ớ ớ ố ớ
giám đ c ngày nay cũng luôn chú tr ng tìm cho đ c nh ng ng i năng đ ng trong các côngố ọ ượ ữ ườ ộ
vi c th ký, và h th c s sáng giá không khác nh ng cán b ch ch t khác. ệ ư ọ ự ự ữ ộ ủ ố
M t trong các ph m ch t không th thi u c a th ký là bi t s d ng thành th o m t ngo i ngộ ẩ ấ ể ế ủ ư ế ử ụ ạ ộ ạ ữ
g n v i đ u óc sáng ki n và năng khi u t ch c. S “đ t giá” h n n u các th ký ch a có giaắ ớ ầ ế ế ổ ứ ẽ ắ ơ ế ư ư
đình và g n c quan làm vi c. Thông minh và l ch thi p đ ng nhiên cũng là nh ng y u t r tở ầ ơ ệ ị ệ ươ ữ ế ố ấ
c n thi t. ầ ế
Do chính s quá g n gũi v i giám đ c nên các th ký ph i th t c n tr ng trong t ng hành đ ngự ầ ớ ố ư ả ậ ẩ ọ ừ ộ
c a mình, b i đôi khi ch m t s su t nh x y ra s khi n th ký b mang ti ng là “s p th hai”ủ ở ỉ ộ ơ ấ ỏ ả ẽ ế ư ị ế ế ứ
trong công ty. Còn đ i v i khách hàng, khó khăn cũng không kém ph n chút nào. N u th kýố ớ ầ ế ư
không nhi t tình, không t ra chu đáo, khách hàng s c m th y th ký là m t rào c n quá l nệ ỏ ẽ ả ấ ư ộ ả ớ
gi a h v i giám đ c. Tâm lý chán n n và th t v ng c a khách hàng s phát sinh t đó. Lauraữ ọ ớ ố ả ấ ọ ủ ẽ ừ
Hane, m t n th ký giàu kinh nghi m c a giám đ c đi u hành t p đoàn Vodaphone, nói: “Dù vôộ ữ ư ệ ủ ố ề ậ
tình hay c ý nh ng nhi u khi nh ng ng i th ký s t gây ho cho b n thân mình. Quan hố ư ề ữ ườ ư ẽ ự ạ ả ệ
v i giám đ c là m t trong khó khăn l n nh t. Nh ng ng i nh chúng tôi luôn ph i ân c n, chúớ ố ộ ớ ấ ữ ườ ư ả ầ
đáo v i giám đ c nh ng luôn gi kho ng cách c n thi t trong cu c s ng tình c m. Giám đ cớ ố ư ữ ả ầ ế ộ ố ả ố
cũng là con ng i, m t th c th t n t i gi a cu c s ng đ i th ng v i bao ràng bu c, chi ph iườ ộ ự ể ồ ạ ữ ộ ố ờ ườ ớ ộ ố
b i các quan h xã h i ph c t p”. ở ệ ộ ứ ạ
Qu th t, trong công vi c hàng ngày, các th ký s không thoát kh i nh ng lúc các s p mu nả ậ ệ ư ẽ ỏ ữ ế ố
tìm t i đ chia s nh ng ni m vui n i bu n. Lúc này giám đ c th c s là m t ng i b n chớ ể ẻ ữ ề ỗ ồ ố ự ự ộ ườ ạ ứ
không ph i là s p n a. M t th ký gi i s bi t trân tr ng s chia s và tình c m c a giám đ c.ả ế ữ ộ ư ỏ ẽ ế ọ ự ẻ ả ủ ố
Đ c bi t các th ký tuy t đ i đ ng m c ph i sai l m l n nh t đó là đ tính tò mò nh h ng t iặ ệ ư ệ ố ừ ắ ả ầ ớ ấ ể ả ưở ớ
công vi c, đi quá sâu vào đ i t c a giám đ c. Laura nói: “Hàng ngày, tôi đ c nghe vô sệ ờ ư ủ ố ượ ố
chuy n t giám đ c nh ng tôi đ u b ngoài tai m i chuy n và c g ng gi thái đ im l ng,ệ ừ ố ư ề ỏ ọ ệ ố ắ ữ ộ ặ
không bao gi (ngay c trong lúc qua vui v i b n bè, ng i thân) đem chuy n giám đ c ra k đờ ả ớ ạ ườ ệ ố ể ể
t ra mình là ng i đ c s p tin c y”. ỏ ườ ượ ế ậ
Trong công vi c hàng ngày, các chuyên gia t v n vi c làm khuyên các th ký, nh ng ai mu nệ ư ấ ệ ư ữ ố
có công vi c n đ nh và lâu dài, hãy nên t n d ng ki n th c tâm lý c a mình đ phân tích xemệ ổ ị ậ ụ ế ứ ủ ể
giám đ c là ng i nh th nào, ông ta nóng tính hay tr m tĩnh, ho t bát hay trì tr , l nh lùng hayố ườ ư ế ầ ạ ệ ạ
đa c m đ r i t đó tìm ra cho mình m t cách ng x x phù h p nh t trong m i tình hu ngả ể ồ ừ ộ ứ ử ử ợ ấ ọ ố
phát sinh hàng ngày. “N u giám đ c c a b n là m t ng i nóng tính, hãy cáu g t, khi m nhã,ế ố ủ ạ ộ ườ ắ ế
b n đ ng cãi l i ông y mà hãy ch đ i khi giám đ c nguôi c n nóng gi n c a mình đ nh cạ ừ ạ ấ ờ ợ ố ơ ậ ủ ể ắ
khéo chuy n cũ v a qua”, Mary Havars nói, “L i phê bình t nh này s r t h u ích đ i v iệ ừ ờ ế ị ẽ ấ ữ ố ớ
nh ng ai có tác phong m nh b o đó. Th ng thì nh ng lúc này h s nh n ra l i c a mình vàữ ạ ạ ườ ữ ọ ẽ ậ ỗ ủ
xin l i b n”. ỗ ạ
Cũng theo Laura, đ i v i nh ng giám d c có tính cách tr m tĩnh, quy t đoán, các th ký s c nố ớ ữ ố ầ ế ư ẽ ầ
Nghề thư ký - dễ nhưng
khó làm!
có thái đ ng x khác. Nh ng giám đ c ki u này là ng i có th n kinh thép, h tin vào s cộ ứ ử ữ ố ể ườ ầ ọ ứ
m nh c a ch t xám, thích cách suy nghĩ và hành đ ng mang tính trí tu . Các th ký nên tìm cạ ủ ấ ộ ệ ư ơ
h i th hi n năng l c c a mình trong nh ng tr ng h p c th , nh đ a ra m t suy nghĩ dộ ể ệ ự ủ ữ ườ ợ ụ ể ư ư ộ ự
đoán v h ng kinh doanh nào đó, nh n xét v vi c v a x y ra m t cách s c s o, khoa h c…ề ướ ậ ụ ệ ừ ả ộ ắ ả ọ
N u làm đ c nh v y, th ký s l t vào danh sách nh ng ng i đ c giám đ c kính n . ế ượ ư ậ ư ẽ ọ ữ ườ ượ ố ể
Bên c nh hai ki u giám đ c trên, còn có m t ki u giám đ c khác. Đó là nh ng giám đ c đaạ ể ố ộ ể ố ữ ố
c m. H là nh ng ng i bên c nh trách nhi m trong công vi c còn luôn đ i m t v i cu c s ngả ọ ữ ườ ạ ệ ệ ố ặ ớ ộ ố
đ i th ng, còn dành m t góc tâm h n cho nh ng m ng m ngh s . Tho t nghe, có v th kýờ ườ ộ ồ ữ ộ ơ ệ ỹ ạ ẻ ư
nào cũng thích làm vi c v i m t giám đ c nh th . Nh ng s th t không ph i nh th , các thệ ớ ộ ố ư ế ư ự ậ ả ư ế ư
ký ph i h t s c th n tr ng và khéo léo v i m t v giám đ c nh th này. Trong quan h v i giámả ế ứ ậ ọ ớ ộ ị ố ư ế ệ ớ
đ c ki u này, các th ký tuy t đ i không đ c đem chuy n riêng t , đ y xúc đ ng ra k đ kh iố ể ư ệ ố ượ ệ ư ầ ộ ể ể ơ
g i lòng tr c n, s c m thông c a giám đ c. R t có th lúc y s rung đ ng trong con ng iợ ắ ẩ ự ả ủ ố ấ ể ấ ự ộ ườ
giám đ c đa c m này s khi n h không ki m soát đ c mình khi n có nh ng hành đ ng v tố ả ẽ ế ọ ể ượ ế ữ ộ ượ
quá gi i h n c n thi t và đ y th ký r i vào tình tr ng “ti n thoái l ng nan”. ớ ạ ầ ế ẩ ư ơ ạ ế ưỡ
Không ch n m b t con ng i giám đ c đ khéo ng x , mà ngay c trong các quan h giaoỉ ắ ắ ườ ố ể ứ ử ả ệ
ti p, đ i x v i ng i thân, b n bè c a giám đ c c a ng i th ký cũng g p r t nhi u khó khăn.ế ố ử ớ ườ ạ ủ ố ủ ườ ư ặ ấ ề
Trong nh ng tr ng h p nh th , ng i th ký c n có thái đ g n gũi nh ng v n h t s c l ch sữ ườ ợ ư ế ườ ư ầ ộ ầ ư ẫ ế ứ ị ự
và gi kho ng cách đúng m c. Nhi u th ký đã r i vào tình th khó x khi th ng xuyên đ cữ ả ứ ề ư ơ ế ử ườ ượ
b n bè, ng i thân c a giám đ c m i đi ăn u ng b i b t h nh có th p xu ng ch b ng m t l iạ ườ ủ ố ờ ố ở ấ ạ ế ậ ố ỉ ằ ộ ờ
nói vô tình hay m t c ch vô ý. Do đó, t t h n h t là các th ký nên t ch i khéo nh ng l i m iộ ử ỉ ố ơ ế ư ừ ố ữ ờ ờ
nh v y. ư ậ
Có th nói, ngh th ký không d chút nào. Đ thành công, bên c nh nh ng ki n th c chuyênể ề ư ễ ể ạ ữ ế ứ
môn b n c n pha chút ngh thu t. Nh ng th ký thăng ti n là nh ng ng i bi t phát tri n năngạ ầ ệ ậ ữ ư ế ữ ườ ế ể
l c làm vi c theo k p v i nh p đi u c a công ty, thông th o đ ng đi n c b c v n hành c aự ệ ị ớ ị ệ ủ ạ ườ ướ ướ ậ ủ
các ho t đ ng, c a th tr ng, c a các ngh nghi p, ng x thông minh. Có l s không ai choạ ộ ủ ị ườ ủ ề ệ ứ ử ẽ ẽ
r ng đây là m t ngh d dàng và đã là ngh thì ph i thông th o mà thôi. Nh ng bù l i, nh ngằ ộ ề ễ ề ả ạ ư ạ ữ
th ký tháo vát gi i ngh th ng là “c a hi m” c a công ty và đ c tr l ng h u h đ ... ư ỏ ề ườ ủ ế ủ ượ ả ươ ậ ỹ ể ở
c nh các ông ch .ạ ủ
Ngu n : bwportalồ