Nghề thư ký - dễ nhưng khó làm!

Ngh th ký - d nh ng khó làm! ễ

ề ư

ư

ọ ợ ủ ắ ự ủ ọ ứ ố ọ ả ố ề ề H là tr th đ c l c c a các giám đ c. H đ ng sau thành công c a ủ các giám đ c. H đ m nhi m m t ngh mà khen khá nhi u nh ng ư ộ ệ chê cũng không ít. Đó chính là các th ký ngày nay. ư

ố ứ ố ệ ủ ậ ư ậ

Nghề thư ký ­ dễ nhưng  khó làm!

ườ ề ấ ạ ư i toàn th công ty hay nh ng ng ệ ệ ế ị ệ ớ ị ố ệ ặ ờ ủ ề ố ố nh ng năm 80, vi c đánh máy t ữ ấ ế ừ ữ ư ệ ệ ể ừ ị ừ ả ở ế ố ớ c nh ng ng ữ ớ ộ ọ “H chính là b m t th hai c a giám đ c”, Mary Havars, giám đ c Hi p ệ ọ ộ ặ ứ h i t v n ngh nghi p M nh n đ nh nh v y. Th ký ngày nay “đ ng ư ị ộ ư ấ ề ỹ i”, h là ng i truy n đ t các i m t ng d i nh ng trên r t nhi u ng ọ ườ ề ộ ướ ườ i có liên quan. Th ký m nh l nh quy t đ nh c a giám đ c t ư ữ ủ ườ ố ớ ể ẹ t đ lên l ch trình cu c h n còn thay m t giám đ c đ giao ti p, liên h v i nh ng đ i tác c n thi ố ộ ế ể ầ ể ế và b trí th i gian bu i g p cho giám đ c.V i s xu t hi n c a máy tính và các ph n m m văn ầ ớ ự ổ ặ ng công vi c c a các th ký ch chi m 60% kh i l phòng t ủ ố ượ ỗ nay ch còn 20%. T vai trò qu n lý các đ a ch giao d ch, nay th ký tr thành b m t không th ộ ặ ư ị ỉ ỉ thi u gi a giám đ c v i các nhân trong công ty, v i đ i tác kinh doanh và v i khách hàng. Các ớ ố giám đ c ngày nay cũng luôn chú tr ng tìm cho đ i năng đ ng trong các công ượ vi c th ký, và h th c s sáng giá không khác nh ng cán b ch ch t khác. ữ ự ữ ố ư ườ ủ ọ ự ệ ộ ố

ẩ ế ử ụ ư ể ạ ộ ộ ắ ớ ầ t s d ng thành th o m t ngo i ng ủ ch c. S “đ t giá” h n n u các th ký ch a có gia ế ế ế ổ ấ ế ứ ư ơ g n c quan làm vi c. Thông minh và l ch thi p đ ạ ư ng nhiên cũng là nh ng y u t ữ ế ố ấ r t ươ ữ ệ ơ ị ở ầ t. M t trong các ph m ch t không th thi u c a th ký là bi g n v i đ u óc sáng ki n và năng khi u t ẽ ắ đình và ệ c n thi ế ầ

ọ ả ầ ự ừ ở ế ố ấ ỏ ả ư ẽ ậ ẩ ư ớ ỉ ộ ơ ế ị ứ ư ầ ố ớ t tình, không t ỏ ư ấ ộ ữ ấ ọ ẽ ả ố ệ ậ ố ộ ữ ư ư ữ ư ề ả ạ ệ i nh chúng tôi luôn ph i ân c n, chú ố ố ư ả ầ ộ

ớ ữ ả ể ồ ạ ố ớ ườ ữ ộ ố ờ ộ Do chính s quá g n gũi v i giám đ c nên các th ký ph i th t c n tr ng trong t ng hành đ ng ộ c a mình, b i đôi khi ch m t s su t nh x y ra s khi n th ký b mang ti ng là “s p th hai” ủ ế trong công ty. Còn đ i v i khách hàng, khó khăn cũng không kém ph n chút nào. N u th ký ế ớ ra chu đáo, khách hàng s c m th y th ký là m t rào c n quá l n không nhi ẽ ả ả ệ gi a h v i giám đ c. Tâm lý chán n n và th t v ng c a khách hàng s phát sinh t đó. Laura ủ ừ ọ ớ Hane, m t n th ký giàu kinh nghi m c a giám đ c đi u hành t p đoàn Vodaphone, nói: “Dù vô ề ủ gây ho cho b n thân mình. Quan h i th ký s t tình hay c ý nh ng nhi u khi nh ng ng ẽ ự ườ v i giám đ c là m t trong khó khăn l n nh t. Nh ng ng ườ ữ ấ ớ đáo v i giám đ c nh ng luôn gi ố t trong cu c s ng tình c m. Giám đ c kho ng cách c n thi ộ ế ầ ố ớ ả cũng là con ng ố ng v i bao ràng bu c, chi ph i i gi a cu c s ng đ i th ườ b i các quan h xã h i ph c t p”. ệ i, m t th c th t n t ự ứ ạ ư ộ ộ ở

ẽ ệ ư ả ậ ữ ỏ i đ chia s nh ng ni m vui n i bu n. Lúc này giám đ c th c s là m t ng i b n ch ề ớ ể ế ườ ạ ự ố ộ ả ữ ữ ẻ ả ộ ư ệ ố ừ ự ấ ủ ả ầ ồ i s bi ỏ ẽ ế ả ắ ố ờ ư ủ giám đ c nh ng tôi đ u b ngoài tai m i chuy n và c g ng gi ọ ớ c a giám đ c. Laura nói: “Hàng ngày, tôi đ ữ ề ố ắ ặ ố ỏ ộ ọ ng t ưở ố c nghe vô s ượ thái đ im l ng, i thân) đem chuy n giám đ c ra k đ ệ ệ ườ ớ ạ ố ờ ể ể c s p tin c y”. ra mình là ng ố Qu th t, trong công vi c hàng ngày, các th ký s không thoát kh i nh ng lúc các s p mu n ứ tìm t ẻ ự ỗ ố t trân tr ng s chia s và tình c m c a giám đ c. không ph i là s p n a. M t th ký gi ế Đ c bi ớ i t các th ký tuy t đ i đ ng m c ph i sai l m l n nh t đó là đ tính tò mò nh h ể ư ặ ệ công vi c, đi quá sâu vào đ i t ệ chuy n t ệ ừ không bao gi t ỏ (ngay c trong lúc qua vui v i b n bè, ng ậ ư ả i đ ườ ượ ế

ư ữ ậ ệ ế ủ ể ư ế ệ ạ ạ ả ườ ể ồ ừ ứ ấ ợ ọ ắ ườ ế ạ ộ ủ ố ờ ợ ộ ố ạ ạ ấ ậ ừ ệ ế ờ ị ế ể ơ ố ớ nh này s r t h u ích đ i v i i c a mình và ng thì nh ng lúc này h s nh n ra l ị ứ i nh th nào, ông ta nóng tính hay tr m tĩnh, ho t bát hay trì tr , l nh lùng hay ầ ố đó tìm ra cho mình m t cách ng x x phù h p nh t trong m i tình hu ng ử ử i nóng tính, hãy cáu g t, khi m nhã, ắ i ông y mà hãy ch đ i khi giám đ c nguôi c n nóng gi n c a mình đ nh c ủ ẽ ấ ữ ậ ỗ ủ ọ ẽ ườ ữ ạ ạ v n vi c làm khuyên các th ký, nh ng ai mu n Trong công vi c hàng ngày, các chuyên gia t ố ệ ư ấ có công vi c n đ nh và lâu dài, hãy nên t n d ng ki n th c tâm lý c a mình đ phân tích xem ụ ệ ổ giám đ c là ng ố đa c m đ r i t phát sinh hàng ngày. “N u giám đ c c a b n là m t ng b n đ ng cãi l ừ khéo chuy n cũ v a qua”, Mary Havars nói, “L i phê bình t nh ng ai có tác phong m nh b o đó. Th ữ xin l i b n”. ỗ ạ

ẽ ầ Cũng theo Laura, đ i v i nh ng giám d c có tính cách tr m tĩnh, quy t đoán, các th ký s c n ố ớ ữ ư ế ầ ố

ử ứ i có th n kinh thép, h tin vào s c ườ ể ầ ố ấ ọ ư ộ ơ ạ ộ ự ữ ộ ụ ể ả ậ ắ có thái đ ng x khác. Nh ng giám đ c ki u này là ng ộ ứ ữ m nh c a ch t xám, thích cách suy nghĩ và hành đ ng mang tính trí tu . Các th ký nên tìm c ủ h i th hi n năng l c c a mình trong nh ng tr ườ ể ệ ủ đoán v h ề ướ ụ ệ t vào danh sách nh ng ng N u làm đ ượ ợ ng kinh doanh nào đó, nh n xét v vi c v a x y ra m t cách s c s o, khoa h c… ừ c nh v y, th ký s l ữ ệ ng h p c th , nh đ a ra m t suy nghĩ d ự ư ư ả ộ ọ c giám đ c kính n . i đ ố ườ ượ ư ậ ẽ ọ ư ế ể

ố ố ạ ể ể ạ ữ ườ ộ ệ ặ ớ ệ ọ ườ ữ ố ạ ệ ỹ ồ ộ i bên c nh trách nhi m trong công vi c còn luôn đ i m t v i cu c s ng ố ng, còn dành m t góc tâm h n cho nh ng m ng m ngh s . Tho t nghe, có v th ký ơ ộ ư ự ậ ư ế ư ệ ả ớ ộ ậ ọ ả ế ứ ể ố ệ ộ ố ợ ấ ấ ườ i ượ t ẽ ế ộ ượ ố ể t và đ y th ký r i vào tình tr ng “ti n thoái l ữ ng nan”. Bên c nh hai ki u giám đ c trên, còn có m t ki u giám đ c khác. Đó là nh ng giám đ c đa ố c m. H là nh ng ng ộ ả đ i th ẻ ư ữ ờ nào cũng thích làm vi c v i m t giám đ c nh th . Nh ng s th t không ph i nh th , các th ố ư ế ký ph i h t s c th n tr ng và khéo léo v i m t v giám đ c nh th này. Trong quan h v i giám ệ ớ ộ ị ư ế ớ c đem chuy n riêng t đ c ki u này, các th ký tuy t đ i không đ ơ , đ y xúc đ ng ra k đ kh i ể ể ư ầ ư g i lòng tr c n, s c m thông c a giám đ c. R t có th lúc y s rung đ ng trong con ng ự ể ộ ự ả c mình khi n có nh ng hành đ ng v giám đ c đa c m này s khi n h không ki m soát đ ế ượ quá gi ưỡ ế ẩ ắ ẩ ả ố i h n c n thi ầ ớ ạ ệ ố ủ ọ ư ế ạ ơ

ể ứ ệ ả ườ ủ ố ư ợ i giám đ c đ khéo ng x , mà ngay c trong các quan h giao ườ ạ ư ế ứ ư ộ ầ ế ầ ơ ố ố ch i khéo nh ng l i th ký cũng g p r t nhi u khó khăn. ự i th ký c n có thái đ g n gũi nh ng v n h t s c l ch s ượ kho ng cách đúng m c. Nhi u th ký đã r i vào tình th khó x khi th c ư i i thân c a giám đ c m i đi ăn u ng b i b t h nh có th p xu ng ch b ng m t l ộ ờ ố ờ i m i ặ ấ ề ế ứ ị ẫ ư ng xuyên đ ườ ỉ ằ ữ ở ấ ạ t h n h t là các th ký nên t ư ử ế ậ ừ ố ơ ế ố ờ ỉ Không ch n m b t con ng ố ử ắ ỉ ắ i thân, b n bè c a giám đ c c a ng ti p, đ i x v i ng ườ ủ ố ử ớ ế ng h p nh th , ng Trong nh ng tr ườ ườ ữ và gi ề ả ữ b n bè, ng ủ ờ ườ ạ nói vô tình hay m t c ch vô ý. Do đó, t ộ ử nh v y. ư ậ

ề ư ứ ể ạ ữ ạ ữ ng đi n ữ ườ c b ế ạ ườ ị ầ ệ ạ ộ ễ ậ ệ ủ ủ ộ ạ ng là “c a hi m” c a công ty và đ ng h u h đ ... c tr l ế t phát tri n năng i bi ể ế ệ ủ c v n hành c a ậ ướ ị s không ai cho ng, c a các ngh nghi p, ng x thông minh. Có l ẽ ẽ ệ ứ i, nh ng ữ ạ ư ả ỹ ể ở ề ườ ả ươ ượ ủ ủ ậ Có th nói, ngh th ký không d chút nào. Đ thành công, bên c nh nh ng ki n th c chuyên ể môn b n c n pha chút ngh thu t. Nh ng th ký thăng ti n là nh ng ng ư l c làm vi c theo k p v i nh p đi u c a công ty, thông th o đ ướ ủ ớ ự các ho t đ ng, c a th tr ề ử ị ườ r ng đây là m t ngh d dàng và đã là ngh thì ph i thông th o mà thôi. Nh ng bù l ề ễ ề ằ th ký tháo vát gi i ngh th ế ỏ ư c nh các ông ch . ủ ạ

Ngu n : bwportal ồ