Gởi và nhận thông tin bằng thư
tín, email, máy fax
Văn bản đến cơ quan phải được giải quyết nhanh
chóng, chính xác và đảm bảo bí mật. Đọc nhanh để
hiểu được nội dung của những văn bản được nhận,
rồi phân loại văn bản, công việc phải được hoàn tất
trong chốc lát để văn bản có thể chuyển tới người nhận và được giải quyết
kịp thời và sẽ được lập lại vài lần trong ngày
Đây là nhiệm vụ đầu tiên của người thư ký ở mỗi buổi sáng và nó đòi hỏi
người thư ký phải chú ý.
Văn bản đến cơ quan phải được giải quyết nhanh chóng, chính xác và đảm
bảo bí mật. Đọc nhanh để hiểu được nội dung của những văn bản được
nhận, rồi phân loại văn bản, công việc phải được hoàn tất trong chốc lát để
văn bản có thể chuyển tới người nhận và được giải quyết kịp thời và sẽ
được lập lại vài lần trong ngày.
Đối với các văn bản được gởi đến công ty qua đường bưu điện, sau khi
nhận phải đóng dấu đến vào văn bản, để khi nhìn vào có thể biết được văn
bản đến cơ quan vào ngày nào, là văn bản thứ bao nhiêu, nếu văn bản
thuộc phạm vi giải quyết người thư ký phải dùng kéo cắt mép bì, nhẹ
nhàng lấy văn bản ra khỏi bì, tránh làm rách văn bản.
Sau khi xem từng loại văn bản được nhận người thư ký sẽ chuyển các văn
bản đến lãnh đạo hoặc các bộ phận có liên quan để giải quyết. Thông
thường thì điện báo hoặc các văn bản có mức độ khuẩn phải chuyển ngay,
các loại văn bản khác phải để vào từng cặp, ngoài bìa ghi rỏ loại văn bản
gì, trình ai.
Người thư ký chỉ báo cáo và trình văn bản nhận được thì dường như chưa
làm được gì. Người thư ký hiện đại phải suy nghĩ và trình bài những giải
pháp giúp lãnh đạo giải quyết các văn bản đến. Không được phép để ùn
đống văn bản ở bàn lãnh đạo cũng như ở bàn thư ký. Nói chung người thư
ký phải làm các công việc cụ thể sau:
Giải quyết những văn bản giao dịch với nội dung công việc có
tính chất sự vụ, sau đó báo cáo lại vơí lãnh đạo. Nếu có vấn đề chưa nắm
chắc, phải xin ý kiến lãnh đạo trước khi giải quyết.
Tập hợp tình hình số liệu, tra tìm tài liệu tham khảo.
Trong trường hợp cần tập hợp ý kiến của các đơn vị để giải quyết văn
bản, người thư ký phải thực hiện việc đó bằng các biện pháp:
Tổ chức hội ý để nghe các bộ phận hoặc cán bộ báo cáo trực tiếp
và ghi ý kiến vào biên bản hội ý.
Ghi ý kiến của lãnh đạo và chuyển ý kiến đó xuống các đơn vị
hoặc cá nhân để họ góp ý bằng văn bản.
Nếu khẩn cấp người thư ký có thể truyền đạt ý kiến của lãnh đạo
bằng điện thoại hoặc gặp trực tiếp, sau đó thu thập ý kiến trình lãnh đạo
v.v