Bài 8: Kế toán các khoản nợ phải trả
ACC301_Bai8_v2.0013107203 175
BÀI 8: KẾ TOÁN CÁC KHOẢN NỢ PHẢI TRẢ
Giới thiệu
Bài học này sẽ hướng dẫn bạn nguyên tắc
và phương pháp kế toán các khoản nợ
phải trả.
Nợ phải trả của doanh nghiệp bao gồm
các khoản vay, nợ của các tổ chức, cá
nhân trong và ngoài doanh nghiệp. Đây là
một phần quan trọng trong nguồn vốn của
doanh nghiệp. Vì thế, doanh nghiệp cần
theo dõi chi tiết đối tượng và thời hạn các
khoản nợ phải trả nhằm đảm bảo việc
thanh toán, duy trì tốt mối quan hệ với các
tổ chức, cá nhân.
Mục tiêu Nội dung
Học xong bài học, các bạn sẽ:
Hiểu rõ nội dung các khoản mục thuộc nợ
phải trả.
Nắm vững nguyên tắc ghi nhận các khoản
nợ phải trả của doanh nghiệp.
Nắm được các chứng từ, tài khoản, trình
tự ghi sổ một số nghiệp vụ chủ yếu và sổ
sách kế toán liên quan đến các khoản nợ
phải trả.
Thời lượng học
12 tiết.
Các quy định chung về nợ phải trả.
Kế toán các khoản nợ phải trả nhà
cung cấp.
Kế toán các khoản thanh toán với
Nhà nước.
Kế toán các khoản phải trả nội bộ.
Kế toán các khoản vay ngắn hạn và
dài hạn.
Kế toán nợ dài hạn đến hạn trả.
Kế toán trái phiếu phát hành.
Kế toán các khoản ký cược, ký quỹ.
Bài 8: Kế toán các khoản nợ phải trả
176 ACC301_Bai8_v2.0013107203
TÌNH HUỐNG DẪN NHẬP
Tình huống
Các khoản nợ phải trả quan trọng bởi vì chúng có liên quan
chặt chẽ tới mục tiêu lợi nhuận và khả năng thanh toán của
doanh nghiệp. Việc đạt được mức độ thích hợp về các khoản
nợ quyết định đến thành công của doanh nghiệp. Một công ty
có quá ít các khoản nợ có thể không đạt được tối đa các tiềm
năng của mình. Tuy nhiên, có quá nhiều các khoản nợ cũng có
thể khiến công ty phải chịu những rủi ro quá mức. Thông
thường các khoản nợ phải trả thường chiếm 75% trên tổng tài sản, trong đó các khoản nợ ngắn
hạn thường chiếm từ 25 – 50 % tổng tài sản.
(Nguồn Giáo trình Financial Accounting, Belverd E.Needles- DePaul University & Marian Powers -
Northwestern University)
Câu hỏi
Từ phân tích trên đây, chúng ta có thể thấy được tầm quan trọng của các khoản nợ phải trả
trong hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp.
Câu hỏi đặt ra: Vấn đề quản lý nợ phải trả của các doanh nghiệp Việt Nam những năm gần đây
như thế nào?
Bài 8: Kế toán các khoản nợ phải trả
ACC301_Bai8_v2.0013107203 177
8.1. Các quy định chung về nợ phải trả
8.1.1. Khái niệm và nội dung của nợ phải trả
Nợ phải trả là tổng các khoản nợ phát sinh do doanh
nghiệp đi vay và nợ các tổ chức hoặc cá nhân.
Các mối quan hệ vay, nợ chủ yếu và phát sinh thường
xuyên bao gồm các quan hệ thanh toán giữa doanh
nghiệp với nhà cung cấp; khách hàng; ngân hàng; các
đối tác liên doanh, liên kết; các khoản thuế, phí, lệ phí
phải nộp cho ngân sách Nhà nước; và các khoản thanh
toán nội bộ của doanh nghiệp.
Các khoản nợ phải trả được phân loại theo thời hạn
thanh toán được chia thành:
Nợ phải trả ngắn hạn: Là các khoản vay, nợ có thời hạn trả trong vòng một chu kỳ
hoạt động bình thường hoặc trong vòng một năm. Vay ngắn hạn được sử dụng cho
các mục đích về vốn lưu động trong cả ba giai đoạn của quá trình sản xuất (dự trữ,
sản xuất và tiêu thụ).
Nợ phải trả dài hạn: Là các khoản vay, nợ có thời hạn trên một năm hoặc ngoài
một chu kỳ hoạt động bình thường. Vay dài hạn được sử dụng cho các mục đích
xây dựng cơ bản và mua sắm tài sản cố định, mở rộng sản xuất kinh doanh, đầu tư
dài hạn…
Ngành điện tử qua BCTC 2008
Số liệu đánh giá hệ số nợ của các doanh nghiệp thuộc lĩnh vực vật liệu thiết bị điện, điện tử,
vật liệu viễn thông Việt Nam năm 2008:
Nợ ngắn hạn chiếm phần lớn trong cơ cấu nợ phải trả của các doanh nghiệp. Trong năm
2008, bình quân trong ngành tỷ lệ nợ ngắn hạn trên tổng nợ phải trả lên đến 87.82%; ở mức
độ toàn thị trường, tỷ lệ bình quân này chỉ đạt 59.77%
Các khoản nợ của nhóm doanh nghiệp trong ngành có xu hướng giảm dần cả về số lượng
tuyệt đối lẫn tỷ trọng trong tương quan với tài sản và nguồn vốn. Đến năm 2008, với tỷ lệ
chỉ là 25.57%, cơ cấu nợ của ngành có thể coi đã ở mức an toàn thậm chí là ở mức độ khá
bảo thủ khi so với tỷ lệ Nợ/TS của bình quân thị trường là xấp xỉ 60%.
Chi tiêu Nợ/Tài sản Nợ/VCSH
2006 2007 2008 2006 2007 2008
Toàn
thị trường 58.23% 53.24% 58.40% 139.41% 113.87% 140.37%
Ngành
thiết bị,
điện tử
62.34% 40.19% 25.57% 165.54% 67.19% 34.35%
Trong điều kiện khó khăn của nền kinh tế, duy trì hoạt động và tồn tại sẽ là mục tiêu quan
trọng nhất, nên việc hạ thấp tỷ lệ vay nợ có thể là một quyết định hợp lý của nhóm doanh
nghiệp. Tuy nhiên, khi nền kinh tế hồi phục, một cơ cấu nợ thấp sẽ khó có thể gia tăng mức
sinh lợi so với các doanh nghiệp khác có tỷ lệ nợ cao hơn.
Trần Văn Nhiên
http://vietstock.com.vn/
Bài 8: Kế toán các khoản nợ phải trả
178 ACC301_Bai8_v2.0013107203
8.1.2. Nguyên tắc kế toán nợ phải trả
Nguyên tắc chi tiết theo từng đối tượng: Kế toán phải theo dõi chi tiết theo từng
đối tượng (khoản vay, loại vay, lần vay, hình thức vay). Thường xuyên tiến hành
đối chiếu, kiểm tra, đôn đốc để việc thanh toán được kịp thời.
Nguyên tắc phân loại theo thời hạn thanh toán: Kế toán phải tiến hành phân loại
các khoản vay, nợ theo thời hạn thanh toán để có kế hoạch và biện pháp huy động
nguồn và trả nợ kịp thời.
Nguyên tắc đánh giá: Đối với các khoản vay, nợ bằng ngoại tệ, vàng, bạc, kim loại
quý hiếm, khi kết thúc kỳ kế toán theo quy định, nếu có sự biến động lớn về giá cả,
về tỷ giá, kế toán phải tiến hành đánh giá lại các khoản vay, nợ để phản ánh đúng
giá trị thực của tài sản kinh doanh.
Nguyên tắc trình bày báo cáo tài chính: Kế toán cần phải căn cứ vào số dư chi tiết
từng bên của các tài khoản nợ phải trả để lấy số liệu để ghi vào các chỉ tiêu liên
quan trên Bảng cân đối kế toán và các báo cáo tài chính liên quan khác mà
tuyệt đối không được bù trừ số dư giữa hai bên Nợ, Có của bản thân các tài khoản
với nhau.
8.2. Kế toán các khoản nợ phải trả nhà cung cấp
An toàn trong thanh toán: Cẩn trọng
Một chu kỳ từ sản xuất cho đến bán hàng thường qua nhiều khâu. Đầu tiên là doanh nghiệp
mua hàng nhập kho để sản xuất. Nếu mua chịu, doanh nghiệp sẽ phát sinh một khoản phải
trả người bán. Sau đó, doanh nghiệp còn phải trả các chi phí hoạt động khác như tiền lương,
điện, nước, thuế, bảo hiểm... Việc không trả được các khoản nợ có thể đẩy doanh nghiệp
đến mức phá sản. Do vậy việc quản lý khoản phải trả là tính toán sao cho có thể tận dụng
mọi nguồn lực sẵn có để sinh lợi cho công ty, nhưng không làm mất uy tín công ty. Chẳng
hạn, công ty có thể cân nhắc giữa mức chiết khấu 20% nếu thanh toán sớm tiền hàng với
khả năng thu lợi từ tận dụng cơ hội sử dụng vốn là 18%. Hay doanh nghiệp có thể ứng dụng
công nghệ thông tin để theo dõi, tính toán các khoản mua, thời hạn phải thanh toán, nguồn
tài chính cho việc thanh toán cho các nhà cung cấp... Ngoài ra, doanh nghiệp cũng có thể
quản lý khoản phải trả bằng cách giám sát số dư khoản phải trả v.v…
Nguồn: www.doanhnhan360.com.vn
8.2.1. Tài khoản kế toán sử dụng
Để phản ánh tình hình thanh toán với các nhà cung
cấp, kế toán sử dụng tài khoản 331: “Phải trả cho
người bán”.
Tài khoản 331 có thể có số dư bên Nợ trong các trường
hợp: nhận ứng trước tiền hàng hoặc số tiền trả thừa cho
người bán.
Tài khoản 331 mở chi tiết theo từng người bán.
Bài 8: Kế toán các khoản nợ phải trả
ACC301_Bai8_v2.0013107203 179
Tài khoản 331
- Số tiền đã trả cho người bán (kể cả tiền
đặt trước).
- Các khoản chiết khấu thương mại, giảm giá
hàng mua và trả lại hàng mua, chiết khấu thanh
toán được người bán chấp nhận trừ vào số nợ
phải trả.
- Các nghiệp vụ khác phát sinh làm giảm nợ phải
trả người bán (thanh toán bù trừ, nợ vô chủ…).
SDĐK
- Tổng số tiền hàng phải trả cho người bán.
- Số tiền ứng thừa được người bán trả lại.
- Các nghiệp vụ khác phát sinh làm tăng nợ phải
trả người bán (chênh lệch tỷ giá, điều chỉnh tăng
giá tạm tính…).
Dư Nợ: Số tiền ứng trước cho người bán.
SDCK
Dư Có: Số tiền còn phải trả người bán.
Kết cấu của tài khoản 331 “Phải trả cho người bán”
Bạn sẽ quản lý các khoản nợ phải trả nhà cung cấp của doanh nghiệp như thế nào?
Có thể tham khảo một chế độ kiểm soát các khoản phải trả nhà cung cấp của Công ty
Bảo Minh như sau:
1) Thủ tục kiểm soát mua hàng :
- Mỗi khi có nhu cầu mua hàng, kho hàng và bộ phận kiểm soát hàng tồn kho sẽ chuẩn bị
và lập phiếu đề nghị mua hàng gửi cho bộ phận mua hàng. Phiếu này được lập khi có nhu
cầu đột xuất hay thường xuyên.
Khi nghiệp vụ mua hàng đã hoàn thành, chứng từ sẽ được lưu trữ riêng và đính kèm với
chứng từ liên quan như Đơn đặt hàng, phiếu nhập kho,…sau khi đã đối chiếu.
- Bộ phận mua hàng căn cứ vào phiếu đề nghị mua hàng để xem xét về nhu cầu và chủng
loại cần mua, đồng thời khảo sát về các nhà cung cấp về chất lượng, giá cả, điều khoản
thanh toán… Sau đó bộ phận mua hàng phát hành đơn đặt hàng, đơn này được đánh số liên
tục và lập thành 4 liên :
+ Liên 1 : Gửi nhà cung cấp
+ Liên 2 : Gửi bộ phận kho
+ Liên 3 : Gửi bộ phận nhận hàng
+ Liên 4 : Gửi bộ phận kế toán NPT
- Việc nhận hàng : Khi tiếp nhận hàng tại kho, bộ phận nhận hàng kiểm tra lô hàng về số
lượng , chất lượng, mẫu mã, thời gian nhận hàng và các điều khoản ghi trên đơn đặt hàng.
Mọi nghiệp nhận hàng phải phải được lập phiếu nhập kho hoặc báo cáo nhận hàng , có chữ
ký của người giao hàng , bộ phận nhận hàng và thủ kho. Báo cáo nhận hàng là bằng chứng
về việc nhận hàng và kiểm tra hàng hóa, dùng để theo dõi thanh toán. Báo cáo này gửi bộ
phận mua hàng, bộ phận kho và bộ phận kế toán NPT.
2) Thủ tục kiểm soát về thanh toán:
Ở bộ phận kế toán NPT, tất cả các chứng từ cần được đóng dấu ngày nhận và các chứng từ
khác phát sinh trong bộ phận này phải được đánh số liên tục.
So sánh số lượng trên hóa đơn với số lượng trên báo cáo nhận hàng mục đích là để không
thanh toán vượt quá số lượng đặt hàng hoặc số lượng thực nhận
So sánh giá cả chiết khấu trên đơn đặt hàng và trên hoá đơn để đảm bảo không thanh toán
vượt số NPT người bán.
Cuối tháng, bộ phận kế toán NPT cần đối chiếu giữa sổ chi tiết người bán với sổ cái. Việc
đối chiếu được thực hiện trên bảng tổng hợp chi tiết.
Hàng tháng, kế toán đối chiếu bảng kê của nhà cung cấp với sổ chi tiết để tìm mọi sai biệt
nếu có, và sửa chữa sai sót trên sổ sách hoặc thông báo cho nhà cung cấp
