Tập bài giảng Tổ chức hạch toán kế toán

MỤC LỤC

DANH MỤC SƠ ĐỒ ....................................................................................................iv DANH MỤC BẢNG BIỂU ........................................................................................... v DANH MỤC BẢNG CHỮ VIẾT TẮT .......................................................................vi LỜI NÓI ĐẦU ............................................................................................................. vii CHƢƠNG 1. TỔNG QUAN VỀ TỔ CHỨC HẠCH TOÁN KẾ TOÁN ................. 1 1.1. Đối tượng và nhiệm vụ của tổ chức công tác kế toán ........................................... 1

1.1.1. Đối tượng của tổ chức công tác kế toán ......................................................... 1 1.1.2. Nhiệm vụ của tổ chức công tác kế toán trong doanh nghiệp .......................... 1 1.2. Các nguyên tắc cơ bản của tổ chức công tác kế toán ............................................ 2

1.3. Nội dung của tổ chức công tác kế toán trong doanh nghiệp ................................. 2

1.3.1. Tổ chức vận dụng chế độ chứng từ kế toán .................................................... 2 1.3.2. Tổ chức vận dụng chế độ tài khoản kế toán ở doanh nghiệp ......................... 6 1.3.3. Tổ chức lựa chọn, vận dụng hình thức kế toán phù hợp ................................ 6 1.3.4. Tổ chức áp dụng chế độ sổ kế toán ................................................................. 7 1.3.5. Tổ chức công tác lập và phân tích báo cáo tài chính ...................................... 8 1.3.6. Tổ chức kiểm kê tài sản ................................................................................ 10 1.3.7. Tổ chức kiểm tra kế toán .............................................................................. 10 CÂU HỎI ÔN TẬP ...................................................................................................... 11 CHƢƠNG 2. TỔ CHỨC CHỨNG TỪ KẾ TOÁN .................................................. 12 2.1. Khái quát chung về chứng từ kế toán .................................................................. 12

2.1.1. Khái niệm về chứng từ kế toán ..................................................................... 12 2.1.2. Nội dung cơ bản của chứng từ kế toán ......................................................... 13 2.1.3. Phân loại chứng từ kế toán ........................................................................... 14 2.2. Nội dung của tổ chức chứng từ kế toán .............................................................. 15

2.2.1. Ý nghĩa, nguyên tắc tổ chức chứng từ kế toán ............................................ 15 2.2.2. Tổ chức quá trình lập chứng từ kế toán ........................................................ 16 2.2.3. Tổ chức ký duyệt chứng từ kế toán .............................................................. 17 2.2.4. Tổ chức kiểm tra và xử lý chứng từ kế toán ................................................. 17 2.2.5. Tổ chức bảo quản và lưu trữ chứng từ kế toán ............................................. 19 2.3. Cách luân chuyển một số chứng từ chủ yếu sử dụng trong doanh nghiệp ................ 20

2.3.1. Những vấn đề cơ bản về luân chuyển chứng từ ........................................... 20 2.3.2. Tổ chức luân chuyển chứng từ kế toán tiền mặt ........................................... 20 2.3.3. Tổ chức luân chuyển chứng từ nhập xuất kho vật liệu cho sản xuất ............ 25 2.3.4. Tổ chức luân chuyển chứng từ kế toán bán hàng ......................................... 28 2.3.5. Tổ chức luân chuyển chứng từ kế toán tăng giảm tài sản cố định................ 29 CÂU HỎI ÔN TẬP ...................................................................................................... 30 CHƢƠNG 3. TỔ CHỨC TÀI KHOẢN KẾ TOÁN ................................................. 36 i

3.1. Khái quát chung về tài khoản kế toán ................................................................ 36 3.1.1. Khái niệm tài khoản kế toán ......................................................................... 36 3.1.2. Nguyên tắc xây dựng tài khoản kế toán........................................................ 36 3.1.3. Hệ thống tài khoản kế toán hiện hành .......................................................... 37 3.2. Nội dung của tổ chức tài khoản kế toán doanh nghiệp ....................................... 38

3.2.1. Ý nghĩa, nhiệm vụ của tổ chức tài khoản kế toán ......................................... 38 3.2.2. Tổ chức tài khoản kế toán trong doanh nghiệp ............................................ 39 CHƢƠNG 4. TỔ CHỨC HỆ THỐNG SỔ KẾ TOÁN ............................................ 42 4.1. Khái quát chung về hệ thống sổ kế toán ............................................................. 42

4.1.1. Khái niệm sổ kế toán .................................................................................... 42 4.1.2. Nhiệm vụ của tổ chức sổ kế toán .................................................................. 43 4.1.3. Nguyên tắc tổ chức sổ kế toán ...................................................................... 44 4.1.4. Các loại sổ kế toán ........................................................................................ 44 4.2. Tổ chức quá trình mở sổ, ghi sổ và khóa sổ kế toán ........................................... 47

4.2.1. Mở sổ kế toán ............................................................................................... 47 4.2.2. Ghi sổ kế toán ............................................................................................... 48 4.2.3. Khóa sổ kế toán ............................................................................................ 48 4.3. Các hình thức sửa chữa sổ kế toán ...................................................................... 50

4.3.1. Khi phát hiện sổ kế toán ghi bằng tay .......................................................... 50 4.3.2. Sửa chữa trong trường hợp ghi sổ kế toán bằng máy vi tính ........................ 50 4.3.3. Sửa chữa trong trường hợp khi báo cáo quyết toán năm được duyệt ........... 51 4.4. Các hình thức sổ kế toán ..................................................................................... 51

4.4.1. Hình thức Nhật ký Chung ............................................................................. 52 4.4.2. Hình thức Chứng từ ghi sổ ........................................................................... 61 4.4.3. Hình thức Nhật ký Sổ Cái ............................................................................. 68 4.4.4. Hình thức Nhật ký Chứng từ ........................................................................ 72 4.4.5. Hình thức Kế toán trên máy vi tính ............................................................ 122 CÂU HỎI ÔN TẬP .................................................................................................... 123 CHƢƠNG 5. TỔ CHỨC HẠCH TOÁN KẾ TOÁN CÁC QUÁ TRÌNH SẢN XUẤT KINH DOANH .............................................................................................. 128 5.1. Tổ chức kế toán vốn bằng tiền .......................................................................... 128

5.1.1. Yêu cầu tổ chức kế toán vốn bằng tiền ....................................................... 128 5.1.2. Tổ chức kế toán vốn bằng tiền .................................................................... 128 5.2. Tổ chức kế toán vật tư ....................................................................................... 131

ii

5.2.1. Yêu cầu tổ chức kế toán vật tư ................................................................... 131 5.2.2. Tổ chức kế toán các nghiệp vụ mua và nhập kho vật tư ............................ 131 5.2.3. Tổ chức kế toán chi tiết vật tư .................................................................... 133 5.3. Tổ chức kế toán kế toán TSCĐ ......................................................................... 139

5.3.1. Yêu cầu quản lý và những vấn đề chung về tổ chức kế toán TSCĐ .......... 139 5.3.2. Tổ chức kế toán tình hình tăng giảm và số hiện có của TSCĐ .................. 140 5.3.3. Tổ chức khấu hao TSCĐ ............................................................................ 146 5.3.4. Tổ chức kế toán sửa chữa TSCĐ ................................................................ 149 5.4. Tổ chức kế toán lao động tiền lương và các khoản trích theo lương ................ 149

5.4.1. Yêu cầu để tổ chức kế toán lao động tiền lương và các khoản trích theo lương ..................................................................................................................... 149 5.4.2. Tổ chức kế toán kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương ........... 150 5.5. Tổ chức kế toán chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm........................... 151

5.5.1. Yêu cầu tổ chức kế toán chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm ....... 151 5.5.2. Tổ chức kế toán chi phí sản xuất kinh doanh và tính giá thành sản phẩm . 151 5.6. Tổ chức kế toán tiêu thụ sản phẩm.................................................................... 159

5.6.1. Yêu cầu để tổ chức kế toán kế toán tiêu thụ sản phẩm ............................... 159 5.6.2. Tổ chức kế toán sản phẩm nhập kho .......................................................... 160 5.6.3. Tổ chức kế toán tiêu thụ sản phẩm ............................................................. 161 CÂU HỎI ÔN TẬP .................................................................................................... 192 CHƢƠNG 6. TỔ CHỨC BÁO CÁO KẾ TOÁN .................................................... 200 6.1. Khái quát chung về báo cáo kế toán ................................................................. 200

6.2. Tổ chức hệ thống báo cáo tài chính .................................................................. 200

6.2.1. Khái niệm báo cáo tài chính ....................................................................... 200 6.2.2. Mục đích của báo cáo tài chính .................................................................. 200 6.2.3. Đối tượng áp dụng lập báo cáo tài chính .................................................... 201 6.2.4. Tổ chức lập báo cáo tài chính ..................................................................... 202 6.3. Tổ chức hệ thống báo cáo quản trị .................................................................... 204

iii

6.3.1. Khái quát chung về báo cáo quản trị .......................................................... 204 6.3.2. Nguyên tắc tổ chức hệ thống thông tin trên báo cáo quản trị ..................... 205 6.3.3. Hệ thống báo cáo kế toán quản trị .............................................................. 205 CÂU HỎI ÔN TẬP .................................................................................................... 206 TÀI LIỆU THAM KHẢO .......................................................................................... vii

DANH MỤC SƠ ĐỒ

Hình 4.1. Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức Nhật ký Chung ................................. 53

Hình 4.2. Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức chứng từ ghi sổ ................................ 63

Hình 4.3. Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán Nhật ký – Sổ Cái ................. 70

Hình 4.4. Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán Nhật ký – Chứng từ ............. 74

Hình 4.5. Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán trên máy vi tính ................. 123

Hình 5.2: Quy trình hạch toán chi tiết vật tư theo phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển ..................................................................................................................................... 138

Hình 5.1: Quy trình hạch toán chi tiết vật tư theo phương pháp thẻ song song .......... 135

iv

Hình 5.3: Quy trình hạch toán chi tiết vật tư theo phương pháp sổ số dư................... 139

DANH MỤC BẢNG BIỂU

Bảng 2.1. Bảng kê hoạt động thu tiền, chi tiền ............................................................. 21

Bảng 2.2. Quy trình lập và luân chuyển phiếu thu (Phương án 1) ................................ 22

Bảng 2.3. Quy trình lập và luân chuyển phiếu thu (Phương án 2) ................................ 22

Bảng 2.4. Quy trình lập và luân chuyển phiếu chi (Phương án 1) ................................ 23

Bảng 2.5. Quy trình lập và luân chuyển phiếu chi (Phương án 2) ................................ 24

Bảng 2.6. Quy trình lập và luân chuyển phiếu nhập kho .............................................. 26

Bảng 2.7. Quy trình lập và luân chuyển phiếu xuất kho ............................................... 27

v

Bảng 2.8. Quy trình lập và luân chuyển chứng từ bán hàng ......................................... 29

DANH MỤC BẢNG CHỮ VIẾT TẮT

TNHH Trách nhiệm hữu hạn

CTGS Chứng từ ghi sổ

NKCT Nhật ký chứng từ

SH Số hiệu

NT Ngày tháng

TKĐƯ Tài khoản đối ứng

vi

TK Tài khoản

LỜI NÓI ĐẦU

Tập bài giảng Tổ chức hạch toán kế toán được xây dựng nhằm đáp ứng nhu cầu

chính là phục vụ công tác dạy và học học phần bắt buộc Tổ chức hạch toán kế toán cho

đối tượng là sinh viên đại học, cao đẳng ngành Kế toán thuộc khoa Kinh tế của Trường

Đại học Sư phạm Kỹ thuật Nam Định. Tập bài giảng được biên soạn với tinh thần cố gắng cao nhất là trình bày các vấn đề một cách rõ ràng, dễ hiểu với bố cục gồm 6

chương, được trình bày hơn 200 trang đánh máy, kết thúc mỗi chương có câu hỏi ôn

tập và bài tập liên quan đến nội dung của từng chương giúp người tìm hiểu có cái nhìn

gần nhất, tổng hợp nhất về lĩnh vực này.

Cách tiếp cận khi xây dựng tập bài giảng Tổ chức hạch toán kế toán theo hướng

bám sát nội dung chương trình đào tạo đã được ban hành tại Trường Đại học Sư phạm

Kỹ thuật Nam Định, đồng thời khái quát hóa nội dung, nhưng giảm thiểu tính hàn lâm

trong trình bày, diễn đạt để phù hợp với đối tượng chính là sinh viên đại học, cao đẳng

ngành Kế toán thuộc khoa Kinh tế của Trường Đại học Sư phạm Kỹ thuật Nam Định.

Trong quá trình xây dựng tập bài giảng, nhóm tác giả đã tham khảo nhiều tài liệu

trong nước, các thông tư và chế độ kế toán doanh nghiệp hiện hành; đặc biệt có sử

dụng trích dẫn hoặc phát triển ý tưởng, nội dung của nhiều tác giả (nêu trong phần

danh mục tài liệu tham khảo). Chúng tôi xin được sử dụng tài liệu của quý vị với vai

trò là nền tảng cơ bản xây dựng tập bài giảng này nhằm góp phần phát triển những lý

thuyết về Tổ chức hạch toán kế toán đến gần với người đọc, người học hơn. Tham gia

biên soạn tập bài giảng này gồm có:

- ThS. Lê Thị Hồng Tâm – Chủ biên

- TS. Đặng Huy Việt – Thành viên Mặc dù đã hết sức cố gắng nhưng trong quá trình biên soạn tập bài giảng không

tránh khỏi thiếu sót. Các tác giả mong nhận được ý kiến đóng góp có giá trị khoa học

trên tinh thần xây dựng để tập bài giảng được hoàn thiện hơn.

Xin trân trọng cảm ơn!

vii

TM. NHÓM TÁC GIẢ ThS. Lê Thị Hồng Tâm

CHƢƠNG 1. TỔNG QUAN VỀ TỔ CHỨC HẠCH TOÁN KẾ TOÁN

1.1. Đối tƣợng và nhiệm vụ của tổ chức công tác kế toán

1.1.1. Đối tượng của tổ chức công tác kế toán

Theo luật kế toán năm 2003, đối tương kế toán được chia theo từng lĩnh vực. - Đối tượng kế toán thuộc hoạt động kinh doanh gồm:

+ Tài sản cố định, tài sản lưu động

+ Nợ phải trả và vốn chủ sở hữu

+ Các khoản doanh thu, chi phí kinh doanh, chi phí khác và thu nhập. + Thuế và các khoản nộp ngân sách

+ Kết quả và phân chia kết quả hoạt động kinh doanh.

+ Các tài sản khác có liên quan đến đơn vị kinh tế

- Đối tượng nghiên cứu của hạch toán kế toán:

Đó là các hoạt động kinh tế tài chính, sự biến động về tài sản, nguồn vốn, sự chu

chuyển của tiền, sự tuần hoàn của vốn kinh doanh.

- Đối tượng của tổ chức công tác kế toán:

+ Xuất phát từ qui mô, đặc điểm sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp liên quan

đến khối lượng công tác kế toán mà đơn vị kế toán phải đảm nhận.

+ Mức độ thu nhận, xử lý, hệ thống hóa và cung cấp thông tin cho người sử dụng

phục vụ yêu cầu quản lý kinh tế tài chính của doanh nghiệp.

+ Sử dụng hình thức kế toán, phương pháp kế toán được xác định.

+ Trình độ, khả năng của cán bộ kế toán và trang thiết bị kỹ thuật sử dụng.

1.1.2. Nhiệm vụ của tổ chức công tác kế toán trong doanh nghiệp

Tổ chức công tác kế toán trong doanh nghiệp là trách nhiệm của lãnh đạo đơn vị

và kế toán trưởng. Nhiệm vụ chủ yếu của tổ chức công tác kế toán:

- Tổ chức hợp lý bộ máy kế toán để thực hiện toàn bộ công tác kế toán tài chính

trong đơn vị trên cơ sở phân công rõ ràng trách nhiệm nghiệp vụ và quản lý cho từng bộ phận, từng phần hành và từng kế toán viên trong bộ máy.

- Tổ chức thực hiện các nguyên tắc, phương pháp kế toán, hình thức kế toán, trang thiết bị phương tiện, kỹ thuật tính toán ghi chép và thực hiện các chế độ kế toán tài chính liên quan nhằm đảo bảo khối lượng, chất lượng và hiệu quả thông tin kinh tế.

- Tổ chức hướng dẫn mọi người quán triệt và tuân thủ các chế độ về quản lý kinh

tế tài chính nói chung và chế độ kế toán nói riêng.

- Tổ chức cung cấp thông tin đúng đối tượng, đúng yêu cầu, có chất lượng nhằm

1

phục vụ kịp thời công tác quản lý kế toán tài chính của doanh nghiệp.

- Xác định rõ mối quan hệ giữa bộ máy kế toán với các bộ phận chức năng khác

trong đơn vị về công việc liên quan đến công tác kế toán.

- Tổ chức thực hiện chế độ lưu trữ và bảo quản chứng từ, tài liệu kế toán.

1.2. Các nguyên tắc cơ bản của tổ chức công tác kế toán

Tổ chức công tác kế toán trong doanh nghiệp phải đảm bảo các nguyên tắc sau:

- Tổ chức công tác kế toán tài chính phải đúng những qui định trong luật kế toán

và chuẩn mực kế toán.

- Tổ chức công tác kế toán tài chính phải phù hợp với các chế độ, chính sách, thể

lệ văn bản pháp quy về kế toán do nhà nước ban hành

- Tổ chức công tác kế toán tài chính phải phải phù hợp với đặc điểm hoạt động

sản xuất, kinh doanh, hoạt động quản lý và địa bàn hoạt động của doanh nghiệp.

- Tổ chức công tác kế toán tài chính phải phù hợp với yêu cầu và trình độ nghiệp

vụ chuyên môn của đội ngũ cán bộ quản lý, cán bộ kế toán

- Tổ chức bộ máy kế toán tài chính phải đảm bảo nguyên tắc gọn, nhẹ, tiết kiệm

và hiệu quả

1.3. Nội dung của tổ chức công tác kế toán trong doanh nghiệp

1.3.1. Tổ chức vận dụng chế độ chứng từ kế toán

Khi tổ chức thực hiện các quy định pháp luật về chứng từ kế toán, doanh nghiệp

phải tuân thủ các nguyên tắc về lập và phản ánh nghiệp vụ kinh tế tài chính trên chứng từ kế toán; kiểm tra chứng từ kế toán; ghi sổ và lưu trữ, bảo quản chứng từ kế toán; xử

lý vi phạm đã được quy định trong Luật kế toán và Chế độ về chứng từ kế toán doanh

nghiệp Việt Nam, cụ thể:

1.3.1.1. Tổ chức thực hiện các quy định pháp luật về chứng từ kế toán

*) Tổ chức việc lập, ký chứng từ kế toán

Khi có các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh liên quan đến hoạt động của

doanh nghiệp đều phải tổ chức lập chứng từ kế toán. Chứng từ kế toán chỉ được lập

một lần cho mỗi nghiệp vụ kinh tế, tài chính. Chứng từ kế toán phải được lập rõ ràng,

đầy đủ, kịp thời, chính xác theo nội dung quy định trên mẫu. Trong trường hợp chứng từ kế toán chưa có quy định mẫu thì doanh nghiệp được tự lập chứng từ kinh tế nhưng phải có đầy đủ các nội dung quy định tại Luật kế toán. Nội dung nghiệp vụ kinh tế, tài chính trên chứng từ kế toán không được viết tắt, không được tẩy xoá sửa chữa; khi viết phải dùng bút mực, số và chữ viết phải liên tục không ngắt quãng, chỗ trống phải gạch chéo; chứng từ bị tẩy xoá sửa chữa đều không có giá trị thanh toán và ghi sổ kế toán.

Khi viết sai vào mẫu chứng từ kế toán thì phải huỷ bỏ bằng cách gạch chéo vào chứng từ sai. Chứng từ kế toán phải được lập đủ số liên quy định. Trường hợp phải lập nhiều

2

liên chứng từ kế toán cho một nghiệp vụ kinh tế, tài chính thì nội dung các liên phải

giống nhau. Chứng từ kế toán do doanh nghiệp lập để giao dịch với tổ chức, cá nhân

bên ngoài doanh nghiệp thì liên gửi cho bên ngoài có dấu của doanh nghiệp.

Người lập, người ký duyệt và những người khác ký tên trên chứng từ kế toán

phải chịu trách nhiệm về nội dung của chứng từ kế toán.

Chứng từ kế toán phải có đủ chữ ký. Chữ ký trên chứng từ kế toán phải được ký

bằng bút mực. Không được ký chứng từ kế toán bằng mực đỏ hoặc đóng dấu chữ ký khác sẵn. Chữ ký trên chứng từ kế toán của một người phải thống nhất. Chữ ký trên

chứng từ kế toán phải do người có thẩm quyền hoặc được uỷ quyền ký. Nghiêm cấm

ký chứng từ kế toán khi chưa ghi đủ nội dung chứng từ thuộc trách nhiệm của người

ký. Chứng từ kế toán chi tiền phải do người có thẩm quyền ký duyệt chi và kế toán trưởng hoặc người được uỷ quyền ký trước khi thực hiện. Chữ ký trên chứng từ kế

toán dùng để chi tiền phải ký theo từng liên. Chứng từ điện tử phải có chữ ký điện tử

theo quy định của pháp luật.

*) Tổ chức thực hiện chứng từ kế toán bắt buộc, chứng từ kế toán hƣớng dẫn Mẫu chứng từ kế toán bao gồm mẫu chứng từ kế toán bắt buộc và mẫu chứng từ

kế toán hướng dẫn. Mẫu chứng từ kế toán bắt buộc gồm nhứng mẫu chứng từ kế toán

do cơ quan nhà nước có thẩm quyền quy định nội dung, kết cấu của mẫu mà doanh

nghiệp phải thực hiện đúng về biểu mẫu, nội dung, phương pháp ghi các chỉ tiêu và áp

dụng thống nhất cho các doanh nghiệp hoặc từng doanh nghiệp cụ thể. Mẫu chứng từ kế toán hướng dẫn gồm những mẫu chứng từ kế toán do cơ quan nhà nước có thẩm

quyền quy định nhưng doanh nghiệp có thể sửa chữa, bổ sung thêm chỉ tiêu hoặc thay

đổi thiết kế mẫu biểu cho phù hợp với việc ghi chép và yêu cầu quản lý của đơn vị

nhưng phải đảm bảo đầy đủ các nội dung quy định của chứng từ kế toán.

Căn cứ danh mục chứng từ kế toán quy định trong chế độ chứng từ kế toán áp

dụng, doanh nghiệp lựa chọn loại chứng từ phù hợp với hoạt động của đơn vị hoặc dựa

vào các mẫu biểu của hệ thống chứng từ ban hành của Bộ Tài chính để có sự bổ sung,

sửa đổi phù hợp với yêu cầu quản lý của đơn vị. Những bổ sung, sửa đổi các mẫu

chứng từ doanh nghiệp phải tôn trọng các nội dung kinh tế cần phản ánh trên chứng từ, chữ ký của người chịu trách nhiệm phê duyệt và những người chịu trách nhiệm vật chất liên quan đến nội dung nghiệp vụ kinh tế phát sinh.

*) Tổ chức thực hiện chế độ hoá đơn bán hàng

Doanh nghiệp khi bán hàng hoá hoặc cung cấp dịch vụ phải lập hoá đơn bán hàng giao cho khách hàng. Doanh nghiệp có sử dụng hoá đơn bán hàng, khi bán lẻ

hàng hoá hoặc cung cấp dịch vụ một lần có giá trị dưới mức quy định của Bộ Tài chính thì không bắt buộc phải lập và giao hoá đơn theo đúng quy định. Hàng hoá bán

lẻ cung cấp dịch vụ một lần có giá trị dưới mức quy định tuy không bắt buộc phải lập

3

hoá đơn bán hàng, trừ khi người mua hàng yêu cầu giao hoá đơn thì người bán hàng

phải lập và giao hoá đơn theo đúng quy định. Hàng hoá bán lẻ cung cấp dịch vụ một

lần có giá trị dưới mức quy định tuy không bắt buộc phải lập hoá đơn nhưng vẫn phải lập bảng kê bản lẻ hàng hoá, dịch vụ hoặc có thể lập hoá đơn bán hàng theo quy định

để làm chứng từ kế toán, trường hợp lập bảng kê bản lẻ hàng hoá, dịch vụ thì cuối mỗi

ngày phải căn cứ vào số liệu tổng hợp của bảng kê để lập hoá đơn bán hàng trong ngày

theo quy định.

Doanh nghiệp khi mua sản phẩm, hàng hoá hoặc được cung cấp dịch vụ có quyền

yêu cầu người bán, người cung cấp dịch vụ lập và giao liên 2 hoá đơn bán hàng cho

mình để sử dụng và lưu trữ theo quy định.

Doanh nghiệp tự in hoá đơn bán hàng phải được Bộ Tài chính chấp thuận bằng văn bản trước khi thực hiện. Doanh nghiệp được tự in hoá đơn phải có hợp đồng in

hoá đơn với tổ chức nhận in, trong đó ghi rõ số lượng, ký hiệu, số thứ tự hoá đơn. Sau

mỗi lần in hoá đơn hoặc kết thúc hợp đồng in phải thực hiện thanh lý hợp đồng in.

Doanh nghiệp phải sử dụng hoá đơn bán hàng theo đúng quy định; không được

bán, mua, trao đổi, cho hoá đơn hoặc sử dụng hoá đơn của tổ chức, cá nhân khác;

không được sử dụng hoá đơn để kê khai trốn lậu thuế; phải mở sổ theo dõi, có nội quy

quản lý, phương tiện bảo quản và lưu giữ hoá đơn theo đúng quy định của pháp luật;

không được để hư hỏng, mất hoá đơn. Trường hợp hoá đơn bị hư hỏng hoặc mất phải

thông báo bằng văn bản với cơ quan thuế cùng cấp.

*) Tổ chức thực hiện chế độ chứng từ điện tử

Chứng từ điện tử phải có đủ các nội dung quy định cho chứng từ kế toán và phải

được mã hoá đảm bảo an toàn giữ liệu điện tử trong quá trình xử lý, truyền tin và lưu

trữ. Chứng từ điện tử dùng trong kế toán được chứa trong các vật mang tin như: Băng

từ, đĩa từ, các loại thẻ thanh toán, mạng truyền tin.

Chứng từ điện tử phải đảm bảo được tính bảo mật và bảo toàn dữ liệu, thông tin

trong quá trình sử dụng và lưu trữ; phải có biện pháp quản lý, kiểm tra chống các hình

thức lợi dụng khai thác, thâm nhập, sao chép, đánh cắp hoặc sử dụng chứng từ điện tử

không đúng quy định. Chứng từ điện tử khi bảo quản, được quản lý như tài liệu kế toán ở dạng nguyên bản quy định nó được tạo ra, gửi đi hoặc nhận nhưng phải có đủ thiết bị phù hợp để sử dụng khi cần thiết. 1.3.1.2.Tổ chức thu nhận thông tin kế toán phản ánh trong chứng từ kế toán

Thông tin kế toán là những thông tin về sự vận động của đối tượng kế toán. Để thu nhận được đầy đủ, kịp thời nội dung thông tin kế toán phát sinh ở doanh nghiệp, kế

toán trưởng cần xác định rõ việc sử dụng các mẫu chứng từ kế toán thích hợp đối với từng loại nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh ở tất cả các bộ phận trong doanh nghiệp,

xác định rõ những người chịu trách nhiệm đến việc ghi nhận hoặc trực tiếp liên quan

4

đến việc ghi nhận nội dung thông tin phản ánh trong chứng từ kế toán.

Thông tin, số liệu trên chứng từ kế toán là căn cứ để ghi sổ kế toán. Tính trung

thực của thông tin phản ánh trong chứng từ kế toán quyết định tính trung thực của số liệu kế toán, vì vậy tổ chức tốt việc thu nhận thông tin về các nghiệp vụ kinh tế tài

chính phát sinh phản ánh vào chứng từ kế toán có ý nghĩa quyết định đối với chất

lượng công tác kế toán tại doanh nghiệp.

1.3.1.3. Tổ chức kiểm tra và xử lý chứng từ kế toán

Chứng từ kế toán trước khi ghi sổ phải được kiểm tra chặt chẽ nhằm đảm bảo

tính trung thực, tính hợp pháp và hợp lý của nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh phản

ánh trong chứng từ, chỉnh lý những sai sót (nếu có) trong chứng từ nhằm đảm bảo ghi

nhận đầy đủ các yếu tố cần thiết của chứng từ và tiến hành các công việc cần thiết để ghi sổ kế toán. Kiểm tra chứng từ kế toán có ý nghĩa quyết định đối với chất lượng của

công tác kế toán, vì vậy cần phải thực hiện nghiêm túc việc kiểm tra chứng từ kế toán

trước khi tiến hành ghi sổ kế toán.

Nội dung kiểm tra chứng từ kế toán bao gồm:

- Kiểm tra tính trung thực và chính xác của các nghiệp vụ kinh tế phát sinh phản

ánh trong chứng từ kế toán nhằm đảm bảo tính trung thực và chính xác của thông tin

kế toán;

- Kiểm tra tính hợp pháp của các nghiệp vụ kinh tế phát sinh phản ánh trong

chứng từ kế toán nhằm đảm bảo không vi phạm các chế độ chính sách về quản lý kinh tế tài chính;

- Kiểm tra tính hợp lý của nghiệp vụ kinh tế tài chính phản ánh trong chứng từ

nhằm đảm bảo phù hợp với các chỉ tiêu kế hoạch, chỉ tiêu dự toán hoặc các định mức

kinh tế, kỹ thuật hiện hành, phù hợp với giá cả thị trường, với điều kiện hợp đồng đã

ký kết,...;

- Kiểm tra tính chính xác của các chỉ tiêu số lượng và giá trị ghi trong chứng từ

và các yếu tố khác của chứng từ.

Sau khi kiểm tra chứng từ kế toán đảm bảo các yêu cầu nói trên mới dùng chứng

từ để ghi sổ kế toán như: Lập bảng tổng hợp chứng từ gốc cùng loại, lập bảng tính toán phân bổ chi phí (nếu cần), lập định khoản kế toán,... 1.3.1.4. Tổ chức luân chuyển chứng từ kế toán

Chứng từ kế toán phản ánh nghiệp vụ kinh tế tài chính từ khi phát sinh đến khi ghi sổ kế toán và bảo quản, lưu trữ có liên quan đến nhiều người ở các bộ phận chức năng trong doanh nghiệp và liên quan đến nhiều bộ phận kế toán khác nhau trong

phòng kế toán, vì vậy kế toán trưởng cần phải xây dựng các quy trình luân chuyển chứng từ cho từng loại nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh để đảm bảo cho các bộ

5

phận quản lý, các bộ phận kế toán có liên quan có thể thực hiện việc ghi chép hạch

toán được kịp thời, đảm bảo cung cấp thông tin kịp thời phục vụ lãnh đạo và quản lý

hoạt động hoạt động sản xuất kinh doanh ở doanh nghiệp.

Để đảm bảo chứng từ kế toán nhanh và phù hợp, cần xác định rõ chức trách,

nhiệm vụ của các bộ phận chức năng trong doanh nghiệp nhằm giảm bớt những thủ tục, những chứng từ kế toán không cần thiết và tiết kiệm thời gian. 1.3.2. Tổ chức vận dụng chế độ tài khoản kế toán ở doanh nghiệp 1.3.2.1. Lựa chọn áp dụng hệ thống tài khoản kế toán

Doanh nghiệp phải tuân thủ các quy định về hệ thống tài khoản kế toán, kể cả

mã số và tên gọi, nội dung, kết cấu và phương pháp kế toán của từng tài khoản kế toán.

Dựa vào hệ thống tài khoản kế toán do Bộ tài chính ban hành, doanh nghiệp căn cứ vào chức năng, nhiệm vụ và tính chất hoạt động của doanh nghiệp mình cũng như

đặc điệm sản xuất kinh doanh và yêu cầu quản lý để nghiên cứu, lựa chọn các tài

khoản kế toán phù hợp, cần thiết để hình thành một hệ thống tài khoản kế toán cho đơn

vị mình.

1.3.2.2. Cụ thể hoá hệ thống tài khoản kế toán

Để đáp ứng nhu cầu quản lý của đơn vị, doanh nghiệp được phép cụ thể hoá, bổ

sung thêm tài khoản cấp 3, 4 ... nhung phải phù hợp với nội dung, kết cấu và phương

pháp hạch toán của tài khoản cấp trên tương ứng.

Doanh nghiệp được đề nghị bổ sung tài khoản cấp 1, hoặc cấp 2 đối với các tài khoản trong hệ thống kế toán doanh nghiệp chưa có để phản ánh nội dung kinh tế

riêng có phát sinh của doanh nghiệp, phù hợp với quy định thống nhất của nhà nước và

các văn bản hướng dẫn thực hiện của các cơ quan quản lý cấp trên của doanh nghiệp,

đáp ứng yêu cầu xử lý thông tin trên máy vi tính và thoả măn nhu cầu thông tin cho

các đối tượng sử dụng.

1.3.3. Tổ chức lựa chọn, vận dụng hình thức kế toán phù hợp Hình thức kế toán là hệ thống tổ chức sổ kế toán bao gồm số lượng sổ, kết cấu

các loại sổ, mẫu sổ và mối quan hệ giữa các loại sổ với trình tự và phương pháp ghi sổ

nhất định để ghi chép, tổng hợp, hệ thống hóa số liệu từ chứng từ gốc vào các sổ kế toán và lập báo cáo tài chính. Kế toán trưởng căn cứ vào đặc điểm sản xuất kinh doanh, căn cứ quy mô và yêu cầu quản lý của doanh nghiệp, căn cứ vào trình độ cán bộ kế toán và phương tiện tính toán để lựa chọn hình kế toán thích hợp áp dụng cho đơn vị. Theo chế độ kế toán hiện hành, Doanh nghiệp được áp dụng một trong 5 hình

thức kế toán sau:

- Hình thức kế toán Nhật ký - Sổ Cái;

- Hình thức kế toán Nhật ký chung;

6

- Hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ;

- Hình thức kế toán Nhật ký- Chứng từ;

- Hình thức kế toán trên máy vi tính. Trong mỗi hình thức sổ kế toán có những quy định cụ thể về số lượng, kết cấu,

mẫu sổ, trình tự, phương pháp ghi chép và mối quan hệ giữa các sổ kế toán.

1.3.4. Tổ chức áp dụng chế độ sổ kế toán

Sổ kế toán dùng để ghi chép, hệ thống và lưu giữ toàn bộ các nghiệp vụ kinh tế, tài chính đã phát sinh theo nội dung kinh tế và theo trình tự thời gian có liên quan đến

hoạt động của doanh nghiệp.

Doanh nghiệp phải tuân thủ các quy định chung về sổ kế toán được quy định tại

luật kế toán về mở sổ kế toán, ghi chép sổ kế toán; sửa chữa sai sót; khoá sổ kế toán; lưu trữ, bảo quản sổ kế toán; xử lý vi phạm.

Sổ kế toán dùng để ghi chép, hệ thống và lưu trữ toàn bộ các nghiệp vụ kinh tế

tài chính đã phát sinh có liên quan đến doanh nghiệp. Sổ kế toán phải ghi rõ

- Tên doanh nghiệp,

- Tên sổ,

- Ngày thàng năm lập sổ, ngày tháng năm khoá sổ,

- Chữ ký của người lập sổ, kế toán trưởng và người đại diện theo pháp luật của

doanh nghiệp;

- Số trang, đóng dấu giáp lai.

Sổ kế toán phải có các nội dung chủ yếu sau:

- Ngày tháng ghi sổ

- Số hiệu và ngày tháng của chứng từ kế toán dùng làm căn cứ ghi sổ;

- Tóm tắt nội dung của nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh

- Số tiền của nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh;

- Số dư đầu kỳ, cuối kỳ của các tài khoản kế toán

1.3.4.1. Tổ chức việc mở sổ, ghi sổ, khoá sổ kế toán

Sổ kế toán phải mở vào đầu kỳ kế toán năm; đối với doanh nghiệp mới thành lập,

sổ kế toán phải mở từ ngày thành lập.

Doanh nghiệp phải căn cứ vào chứng từ kế toán để ghi sổ kế toán. Sổ kế toán phải ghi kịp thời, rõ ràng, đầy đủ theo các nội dung của sổ. Thông tin, số liệu ghi vào sổ kế toán phải chính xác, trung thực, đúng với nội dung của chứng từ kế toán. Việc ghi sổ kế toán phải theo trình tự thời gian phát sinh của nghiệp vụ kinh tế, tài chính. Thông tin số liệu trên sổ kế toán phải được ghi bằng bút mực; không ghi xen vào phía

trên hoặc phía dưới, không ghi chồng lên nhau, không ghi cách dòng. Trường hợp ghi không hết trang sổ phải gạch chéo phần không ghi, khi ghi hết trang phải cộng số liệu

7

tổng cộng của trang và chuyển số liệu tổng cộng sang trang kế tiếp.

Doanh nghiệp phải khoá sổ kế toán cuối kỳ kế toán trước khi lập báo cáo tài

chình và các trường hợp khoá sổ kế toán khác theo quy định của pháp luật.

Trường hợp doanh nghiệp ghi sổ kế toán bằng máy vi tính thì phải thực hiện về

sổ kế toán tại luật kế toán và chế độ sổ sách kế toán hiện hành. Sau khi khoá sổ kế toán

trên máy vi tính phải in sổ kế toán ra giấy và đóng thành quyến riêng cho từng thời kỳ

kế toán năm. 1.3.4.2. Tổ chức sửa chữa sổ kế toán

Khi phát hiện sổ kế toán ghi bằng tay có sai sót thì không được tẩy xoá làm mất

dấu vết thông tin, số liệu ghi sai mà phải sửa chữa theo một trong ba phương pháp sau:

- Ghi cải chính bằng cách gạch một gạch vào chỗ sai và ghi số hoặc chữ đúng ở

phía trên và phải có chữ ký của kế toán trưởng bên cạnh

- Ghi số âm; bằng cách ghi lại số sai bằng mực đỏ hoặc ghi lại số sai trong dấu

ngoặc đơn, sau đó ghi lại số đúng và phải có chữ ký của kế toán trưởng bên canh;

- Ghi bổ sung; bằng cách chứng từ ghi bổ sung và ghi thêm số chênh lệch thiếu

cho đủ

Trường hợp phát hiện sổ kế toán có sai sót trước khi báo cáo tài chính năm

được nộp cho cơ quan nhà nước có thẩm quyền thì phải sửa chữa trên sổ kế toán của

năm đó.

Trường hợp phát hiện sổ kế toán có sai sót sau khi báo cáo tài chính năm đã nộp cho cơ quan nhà nước có thẩm quyền thì phải sửa chữa số trên sổ kế toán của năm đã

phát hiện sai sót và ghi chú vào dòng cuối của sổ kế toán có sai sót.

Trường hợp sửa chữa sổ khi ghi sổ kế toán bằng máy vi tính: nếu phát hiện sai

sót trước khi bào cáo tài chính năm được nộp cho cơ quan nhà nước có thẩm quyền thì

phải sủa chữa trực tiếp vào sổ kế toán của năm đó trên máy vi tính; trường hợp phát

hiện sai sót sau khi báo cáo tài chính năm đã nộp cho cơ quan nhà nước có thẩm quyền

thì phải sửa chữa trực tiếp vào sổ kế toán của năm đã phát hiện sai sót trên máy vi tính

và ghi chú vào dòng cuối của sổ kế toán năm có sai sót.

Sửa chữa sổ kế toán trong trường hợp ghi sổ bằng máy vi tính cũng được thực

hiện theo phương pháp ghi số âm hoặc ghi bổ sung như kế toán bằng tay.

1.3.5. Tổ chức công tác lập và phân tích báo cáo tài chính 1.3.5.1. Tổ chức thực hiện các quy định pháp luật về Báo cáo tài chính

Báo cáo tài chính được lập theo chuẩn mực kế toán và chế độ kế toán dùng để tổng hợp, thuyết minh về tình hình kinh tế, tài chính và kết quả hoạt động kinh doanh

của doanh nghiệp. Doanh nghiệp phải lập các báo cáo tài chính gồm :

- Bảng cân đối kế toán,

- Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh,

8

- Báo cáo lưu chuyển tiền tệ,

- Thuyết minh báo cáo tài chính.

Doanh nghiệp phải chấp hành đúng quy định về các mẫu biểu, nội dung, phương pháp tính toán, trình bày, thời gian lập và nộp báo cáo tài chính theo quy định

của Chuẩn mực và các chế độ kế toán hiện hành.

Doanh nghiệp được bổ sung, cụ thể hoá: Báo cáo kế toán quản trị, bổ sung các

chỉ tiêu cần giải thích trong bảng thuyết minh báo cáo tài chính, chuyển đổi báo cáo tài chính theo mẫu của công ty mẹ...

1.3.5.2. Tổ chức lập báo cáo tài chính

Doanh nghiệp phải lập báo cáo tài chính vào cuối kỳ kế toán năm. Việc lập báo

cáo tài chính phải căn cứ vào số liệu sau khi khoá sổ kế toán. Doanh nghiệp có cả đơn vị kế toán cấp cơ sở hoặc có công ty con thì ngoài việc phải lập báo cáo tài chính của

doanh nghiệp đó còn phải lập báo cáo tài chính tổng hợp hoặc báo cáo tài chính hợp

nhất vào cuối kỳ kế toán năm dựa trên bào cáo tài chính của các đơn vị kế toán cấp cơ

sở, hoặc công ty con theo quy định của Bộ tài chinh.

Báo cáo tài chính phải được lập đúng nội dung, phương pháp và trình bày nhất

quán giữa các kỳ kế toán. Trường hợp báo cáo tài chính trình bày khác nhau giữa các

kỳ kế toán thì phải thuyết minh rõ lý do.

Báo cáo tài chính phải được người lập, kế toán trưởng và người đại diện theo

pháp luật của doanh nghiệp ký. Người ký bào cáo tài chính phải chịu trách nhiệm về nội dung của báo cáo.

1.3.5.3. Tổ chức thực hiện nộp và công khai báo cáo tài chính

Doanh nghiệp phải tổ chức thực hiện nộp báo cáo tài chính cho các cơ quan

quản lý nhà nước theo thời hạn quy định.

Doanh nghiệp phải lựa chọn hình thức công khai báo cáo tài chính và tổ chức

thực hiện công khai báo cáo tài chính theo năm chế độ quy định.

Doanh nghiệp có các đơn vị kế toán cấp cơ sở khi công khai báo cáo tài chính

tổng hợp hoặc báo cáo tài chính hợp nhất phải công khai cả báo cáo tài chinh của các

đơn vị kế toán cấp cơ sở và báo cáo tài chính của các công ty con.

Khi thực hiện công khai báo cáo tài chính, doanh nghiệp phải công khai theo các nội dung sau: Tình hình tài sản, nợ phải trả, vốn chủ sở hữu; Kết quả hoạt động kinh doanh; trích lập và xử lý các quỹ; thu nhập của người lao động.

Báo cáo tài chinh của doanh nghiệp đã được kiểm toán khi công khai phải kèm

theo kết luận của tổ chức kiểm toán.

Doanh nghiệp có thể tổ chức công khai báo cáo tài chính theo các hình thức sau: - Phát hành ấn phẩm

- Thông báo bằng văn bản

9

- Niêm yết hoặc

- Các hình thức khác theo quy đinh của pháp luật

1.3.6. Tổ chức kiểm kê tài sản

Kiểm kê tài sản là việc cân, đong, đo, đếm số lượng, xác nhận và đánh giá chất

lượng, giá trị tài sản, nguồn vốn hiện có tại thời điểm kiểm tra, đối chiếu số liệu trong

sổ kế toán.

Doanh nghiệp phải tổ chức thực hiện kiểm kê toái sản trong các trường hợp sau:

- Cuối kỳ kế toán năm, trước khi lập báo cáo tài chính

- Chia, tách, hợp nhất, sáp nhập, giải thể, chấm dứt hoạt động, phá sản hoặc bán,

khoán, cho thuê doanh nghiệp.

- Chuyển đổi hình thức sở hữu doanh nghiệp - Xảy ra hoả hoạn, lũ lụt hoặc các thiệt hại bất thường khác

- Đánh giá lại tài sản theo quyết định của cơ quan nhà nước có thẩm quyền

- Và các trường hợp khác theo quy định của pháp luật

Sau khi kiểm kê tài sản, doanh nghiệp phải lập báo cáo tổng hợp kết quả kiểm

kê. Trường hợp có chênh lệch giữa số liệu thực tế kiểm kê với số liệu ghi tên sổ kế

toán, doanh nghiệp phải xác định nguyên nhân và phải phản ánh số chênh lệch và kết

quả xử lý vào sổ kế toán trước khi lập báo cáo tài chính.

Sau khi kiểm kê phải phản ánh đúng thực tế tài sản, nguồn hình thành tài sản.

Người lập và kỳ báo cáo tổng hợp kết quả kiểm kê phải chịu trách nhiệm về kết quả kiểm kê.

1.3.7. Tổ chức kiểm tra kế toán

Doanh nghiệp phải tự tổ chức kiểm tra kế toán và chịu sự kiểm tra kế toán của

cơ quan có thẩm quyền và không quá một lần kiểm tra trong cùng một năm. Việc kiểm

tra kế toán chi được thực hiện khi có quyết định kiểm tra cùng nội dung trong một

năm. Việc kiểm tra kế toán chỉ được thực hiện khi có quyết định của cơ quan có thẩm

quyền theo quy định của pháp luật với các nội dung kiểm tra được quy định trong

quyết định kiểm tra, gồm: Kiểm tra việc thực hiện các nội dung công tác kế toán; kiểm

tra việc tổ chức bộ máy kế toán và người làm kế toán; Kiểm tra việc thực hiện tổ chức quản lý hoạt động nghề nghiệp kiểm toán; kiểm tra việc chấp hành các quy định khác của pháp luật về kế toán

Doanh nghiệp có trách nhiệm phải cung cấp cho đoàn kiểm tra kế toán tài liệu kế toán có liên quan đến nội dung kiểm tra và giải trình cá nội dung theo yêu cầu của đoạn kiểm tra và thực hiện kết luận của đoàn kiểm tra kế toán. Đồng thời doanh

nghiệp có quyền được từ chối kiểm tra nếu thấy việc kiểm tra không đúng thẩm quyền hoặc nội dung kiểm tra trái với quy định của pháp luật, khiếu nại về kết luận của đoàn

10

kiểm tra kế toán với cơ quan có thẩm quyền quyết định kiểm tra kế toán. Trường hợp

không đồng ý với kết luận của cơ quan có thẩm quyền quyết định kiểm tra kế toán thì

thực hiện theo quy định của pháp luật

Đơn vị kế toán cấp trên, công ty mẹ trong đó có Tổng công ty nhà nước có

quyền và chịu trách nhiệm tổ chức kiểm tra kế toán các đơn vị kế toán cấp cơ sở, các

công ty con.

CÂU HỎI ÔN TẬP

Câu 1. Trình bày các khái niệm và nguyên tắc cơ bản của kế toán.

Câu 2. Trình bày yêu cầu và nguyên tắc tổ chức công tác kế toán trong doanh nghiệp. Câu 3. Trình bày căn cứ và nhiệm vụ tổ chức công tác kế toán trong doanh nghiệp.

11

Câu 4. Trình bày nội dung chủ yếu của tổ chức công tác kế toán trong doanh nghiệp.

CHƢƠNG 2. TỔ CHỨC CHỨNG TỪ KẾ TOÁN

2.1. Khái quát chung về chứng từ kế toán

2.1.1. Khái niệm về chứng từ kế toán

Chứng từ (dịch từ tiếng La tinh là Documentum) có nghĩa là chứng minh, bằng chứng. Bản chất của chứng từ là chứng minh cho những gì đã xảy ra, là bằng chứng

các sự kiện khi có những tranh chấp nảy sinh.

Theo Luật kế toán Việt Nam năm 2003: Chứng từ kế toán là những giấy tờ và

vật mang tin phản ánh nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh và đã hoàn thành, làm căn cứ ghi sổ kế toán.

Lập chứng từ kế toán là phương pháp kế toán dùng để ghi nhận nghiệp vụ kinh

tế, tài chính đã phát sinh và thực sự hoàn thành theo thời gian, theo địa điểm phát sinh

nghiệp vụ bằng giấy tờ hoặc vật mang tin theo quy định của pháp luật.

Tổ chức chứng từ là quá trình vận dụng chế độ chứng từ vào đặc thù riêng của

doanh nghiệp. Quá trình gồm việc xác định chủng loại, số lượng, nội dung kết cấu và

qui chế quản lý sử dụng chứng từ. Tiếp theo là việc thiết lập các bước thủ tục cần thiết để hình thành bộ chứng từ cho từng loại nghiệp vụ phát sinh gắn với từng đối tượng kế

toán nhằm thiết lập thông tin ban đầu hợp pháp, hợp lệ phục vụ cho việc quản lý, tác

nghiệp hàng ngày và ghi sổ kế toán.

Việc thu nhập thông tin kế toán thực chất là việc tổ chức chứng từ. Việc thu

nhập thông tin kế toán phản ánh vào các chứng từ có một ý nghĩa quyết định đối với

tính trung thực, tính hợp lý và đáng tin cậy của thông tin kế toán đồng thời cũng là căn

cứ không thể thiếu để kiểm toán, kiểm tra hoạt động kinh tế tài chính ở doanh nghiệp.

Chứng từ kế toán được coi là hợp pháp phải đảm bảo các yêu cầu sau:

- Được lập theo đúng mẫu quy định của pháp luật, đúng nội dung quy định trên

chứng từ, nội dung nghiệp vụ kinh tế tài chính trên chứng từ kế toán không được viết

tắt, không được tẩy xoá, sửa chữa.

- Phản ánh đúng nội dung, bản chất nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh có liên

quan đến đơn vị.

- Chữ ký trên chứng từ phải đúng chữ ký của người có trách nhiệm liên quan, những chứng từ giao dịch với pháp nhân bên ngoài thì liên gửi ra bên ngoài phải có dấu của đơn vị kinh tế (nếu có).

- Trường hợp không có mẫu chứng từ in sẵn thì được viết tay nhưng chứng từ

viết tay phải có đầy đủ các nội dung quy định cho chứng từ kế toán.

Chứng từ kế toán được coi là hợp lệ phải là chứng từ hợp pháp và phải đảm

12

bảo các yêu cầu sau:

- Các số liệu thông tin phản ánh trên chứng từ phải đúng với thực tế về không

gian, thời gian, địa điểm và giá cả.

- Các số liệu được tính toán theo đúng phương pháp và đúng kết quả.

- Trường hợp đơn vị có sử dụng hệ thống định mức, đơn giá của Nhà nước thì

các chỉ tiêu trên chứng từ phải phù hợp với tiêu chuẩn định mức đơn giá trong từng

thời kỳ.

- Ngoài ra, với các chứng từ phản ánh quan hệ kinh tế pháp lý giữa các pháp

nhân thì phải có chữ ký của người kiểm soát (kế toán trưởng) và người phê duyệt (thủ

trưởng đơn vị), đóng giấu đơn vị. Đối với các chứng từ liên quan đến nghiệp vụ bán

hàng, cung cấp dịch vụ thì còn phải có thêm một số yếu tố thuế suất và số thuế phải nộp. Còn có chứng từ có thể có thêm một số yếu tố bổ xung nhằm phản ánh các chỉ

tiêu mang tính đặc thù của ngành.

2.1.2. Nội dung cơ bản của chứng từ kế toán

Hệ thống chứng từ kế toán thống nhất bắt buộc là hệ thống những chứng từ phản

ánh các quan hệ kinh tế giữa các pháp nhân hoặc có yêu cầu quản lý chặt chẽ mang

tính chất phổ biến rộng rãi. Đối với loại chứng tỏ này Nhà nước tiêu chuẩn hóa về quy

cách biểu mẫu, chỉ tiêu phản ánh, phương pháp lập và áp dụng thống nhất cho tất cả

các doanh nghiệp, các thành phần kinh tế. Hệ thống chứng từ kế toán hướng dẫn chủ

yếu là những chứng từ sử dụng trong nội bộ đơn vị. Nhà nước hướng dẫn các chỉ tiêu đặc trưng để các ngành, các thành phần kinh tế trên cơ sở đó vận dụng vào từng

trường hợp cụ thể thích hợp. Các ngành, các lĩnh vực có thể thêm bớt một số chỉ tiêu

cụ thể, thích hợp với yêu cầu và nội dung phản ánh nhưng phải bảo đảm những yếu tố

cơ bản của chứng từ và có sự thỏa thuận bằng văn bản của Bộ Tài chính. Dù là chứng

từ bắt buộc hay chứng từ hướng dẫn, nội dung của chứng từ kế toán phải có đầy đủ các

yếu tố sau đây:

- Tên gọi chứng từ (hóa đơn, phiếu thu, phiếu chi...).

- Số hiệu của chứng từ.

- Ngày, tháng, năm lập chứng từ. - Tên, địa chỉ của đơn vị hoặc cá nhân lập chứng từ. - Tên, địa chỉ của đơn vị hoặc cá nhân nhận chứng từ. - Nội dung nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh. - Các chỉ tiêu về số lượng, đơn giá và giá trị. - Chữ ký, họ và tên của người lập và những người chịu trách nhiệm liên quan đến

chứng từ. Những chứng từ phản ánh quan hệ kinh tế giữa các pháp nhân thì phải có chữ ký của người kiểm tra (kế toán trưởng) và người phê duyệt (thủ trưởng đơn vị),

đóng dấu đơn vị. Đối với những chứng từ liên quan đến việc bán hàng, cung cấp dịch

13

vụ thì ngoài những yếu tố đã quy định nêu trên còn phải có chỉ tiêu: thuế suất và số

thuế phải nộp. Những chứng từ dùng làm căn cứ trực tiếp để ghi sổ kế toán phải cỏ

thêm chỉ tiêu định khoản kế toán.

2.1.3. Phân loại chứng từ kế toán

Để thuận tiện cho việc quản lý, sử dụng và sử lý chứng từ kế toán cần phải phân

loại chứng từ kế toán, người ta phân loại chứng từ kế toán theo những tiêu thức khác nhau:

- Phân loại theo nội dung kinh tế mà chứng từ phản ánh: + Chứng từ phản ánh chỉ tiêu lao động tiền lương

+ Chứng từ phản ánh chỉ tiêu hàng tồn kho

+ Chứng từ phản ánh chỉ tiêu bán hàng

+ Chứng từ phản ánh chỉ tiêu tiền tệ + Chứng từ phản ánh chỉ tiêu tài sản cố định

+ Chứng từ phản ánh chỉ tiêu sản xuất kinh doanh

- Phân loại chứng từ theo pháp lệnh kinh tế:

+ Chứng từ bắt buộc: Phản ánh các quan hệ kinh tế giữa các pháp nhân hoặc đối

tượng có yêu cầu quản lý chặt chẽ như: Hoá đơn bán hàng, phiếu thu, phiếu chi, phiếu

nhập xuất. Đối với các chứng từ bắt buộc phải được lập theo mẫu thống nhất. Chứng

từ bắt buộc có một số loại đặc biệt như séc lệnh chuyển tiền, lệnh chi tiền, biên lai thu

phí, lệ phí, tín phiếu, công trái…

+ Chứng từ hướng dẫn: Phản ánh các mối quan hệ kinh tế trong nội bộ doanh nghiệp như: Phiếu xác nhận công việc hoàn thành, phiếu báo làm theo giờ, biên bản

kiểm nghiệm chất lượng sản phẩm… các loại chứng từ này có đặc thù riêng của từng

ngành từng đơn vị.

- Phân loại theo công dụng của chứng từ:

+ Chứng từ mệnh lệnh: Dùng để chuyền đạt những mệnh lệnh hay chỉ thị của

người quản lý cho các bộ phận cấp dưới: Lệnh chi tiền, lệnh xuất vật tư…

+ Chứng từ thực hiện: Phản ánh các nghiệp vụ kinh tế đã hoàn thành, thể hiện

kết quả thực hiện và trách nhiệm vật chất mà các bên có liên quan như: Phiếu thu,

phiếu chi, phiếu nhập, phiếu xuất vật tư… Thường chứng từ mệnh lệnh và chứng từ thực hiện đính kèm với nhau mới đảm bảo đầy đủ tính pháp lý.

+ Chứng từ liên hợp: Là loại chứng từ kết hợp 2 hoặc 3 công dụng khác nhau

như: Hoá đơn kiêm phiếu xuất kho, phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ…

- Phân loại theo thời điểm phát sinh của chứng từ: + Chứng từ gốc: Phản ánh một cách trực tiếp nghiệp vụ kinh tế phát sinh và

được lập ngay khi phát sinh, chứng từ gốc bao gồm cả chứng từ mệnh lệnh và chứng từ thực hiện nó có đầy đủ tính pháp lý trong kế toán và trong quản lý.

+ Chứng từ tổng hợp: (Chứng từ thủ tục kế toán) được lập trên cơ sở nhiều

14

chứng từ gốc phản ánh các nghiệp vụ phát sinh cùng loại (chứng từ trung gian) nhằm

giúp cho việc ghi sổ kế toán được gọn nhẹ. Chứng từ tổng hợp lập theo định kỳ (3

ngày, 5 ngày, 10 ngày hoặc hàng ngày) như: Bảng tổng hợp chứng từ gốc, chứng từ ghi sổ…

Ngày nay ngoài chứng từ bằng giấy tờ còn có chứng từ điện tử, chứng từ điện tử

là chứng từ kế toán mà nội dung của nó được thể hiện dưới dạng điện tử đã được mã

hoá không có sự thay đổi nội dung trong quá trình truyền qua mạng máy tính hoặc trên vật mang tin như: băng từ, đĩa từ, thẻ thanh toán.

2.2. Nội dung của tổ chức chứng từ kế toán 2.2.1. Ý nghĩa, nguyên tắc tổ chức chứng từ kế toán 2.2.1.1. Ý nghĩa

- Về mặt quản lý: Ghi chép kịp thời các chứng từ kế toán giúp cho việc cung cấp

thông tin kinh tế trở lên nhanh chóng để lãnh đạo doanh nghiệp ra các quyết định hợp

lý, kịp thời. Tổ chức tốt công tác chứng từ kế toán vừa cung cấp thông tin nhanh chóng

cho quản lý, đồng thời rút ngắn thời gian luân chuyển chứng từ tạo điều kiện tốt cho

hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp.

- Về kế toán: Chứng từ là cơ sở để ghi sổ kế toán, chỉ có các chứng từ hợp lệ mới

có giá trị ghi sổ, tổ chức tốt công tác chứng từ tạo điều kiện thuận lợi cho việc mã hoá

thông tin và áp dụng tin học trong công tác kế toán.

- Về pháp lý: Chứng từ là cơ sở xác minh trách nhiệm pháp lý của những cá nhân có liên quan đến nghiệp vụ kinh tế phát sinh, là căn cứ để kiểm tra kế toán, căn cứ để

trọng tài kinh tế giải quyết tranh chấp trong hoạt động kinh doanh, tổ chức tốt công tác

chứng từ kế toán sẽ nâng cao tính chất pháp lý và hiệu quả của công tác kiểm tra thông

tin kế toán ngay từ giai đoạn đầu của công tác kế toán.

Tổ chức tốt chứng từ sẽ đảm bảo cho hệ thống thông tin ban đầu được đầy đủ. Tổ

chức tốt chứng từ sẽ giúp cho việc kiểm tra đối chiếu xác minh các nghiệp vụ được

đúng đắn, làm cơ sở cho việc xử lý, quy trách nhiệm được cụ thể, chính xác.

2.2.1.2. Nguyên tắc tổ chức chứng từ kế toán

- Tổ chức chứng từ kế toán phải căn cứ vào qui mô sản xuất, trình độ tổ chức quản lý để xác định số lượng chủng loại chứng từ thích hợp. Thông tin đó tỷ lệ thuận với quy mô sản xuất, trình độ quản lý.

- Căn cứ vào yêu cầu quản lý về tài sản và các thông tin về tình hình biến động

của tài sản.

- Căn cứ vào nội dung và đặc điểm của từng loại chứng từ cũng như yêu cầu phải

quản lý tài sản khác nhau mà có qui trình luân chuyển khác nhau .

- Căn cứ vào chế độ do Nhà nước ban hành thống nhất trong cả nước về biểu

15

mẫu chứng từ.

2.2.2. Tổ chức quá trình lập chứng từ kế toán

- Các nghiệp vụ kinh tế pháp sinh liên quan đến hoạt động của đơn vị kế toán đều phải lập chứng từ kế toán, chứng từ kế toán chỉ được lập một lần cho mỗi nghiệp vụ

kinh tế tài chính.

- Tổ chức lập chứng từ là xây dựng qui chế lập và trách nhiệm hình thành của

chứng từ đảm bảo cho chúng hình thành theo đúng chế độ quy định, theo yêu cầu quản lý và yêu cầu ghi sổ kế toán.

- Nội dung của một bản chứng từ gồm 2 yếu tố: Yếu tố cơ bản và yếu tố bổ sung

+ Yếu tố cơ bản: Là các yếu tố bắt buộc phải có trong tất cả các chứng từ (tên

chứng từ, ngày và số thứ tự của chứng từ, tên địa chỉ của cá nhân có liên quan, nội dung kinh tế cụ thể, quy mô của nghiệp vụ về số lượng và giá trị, chữ ký của những

người có trách nhiệm).

+ Yếu tố bổ sung: Là các yếu tố thông tin thêm làm rõ những đặc điểm cá biệt của

chứng từ (quy mô kế hoạch hay định mức, phương thức thanh toán, thời gian bảo hành…).

- Lập chứng từ phải đảm bảo các yêu cầu sau:

+ Lập đúng mẫu quy định (bắt buộc hoặc hướng dẫn)

+ Ghi đủ các yếu tố của chứng từ

+ Không tẩy xóa chứng từ, nếu lập sai thì phải hủy và lập lại

+ Đảm bảo chế độ nhân liên theo yêu cầu luân chuyển chứng từ giữa các bộ phận

trong đơn vị và các phần hành kế toán.

- Xây dựng hệ thống chứng từ ban đầu theo các mẫu quy định để ghi nhận đầy đủ

thông tin về nội dung các nghiệp vụ kinh tế tài chính đã phát sinh. Tổ chức luân

chuyển chứng từ ban đầu khoa học, hợp lý để các bộ phận có liên quan thực hiện các

nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh phản ánh trong chứng từ có thể kiểm tra, ghi chép

hạch toán được kịp thời.

- Các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh hàng ngày ở tất cả các bộ phận trong

doanh nghiệp, liên quan đến người lao động vì vậy cần phải tổ chức thu nhận thông tin

bằng các chứng từ ban đầu ở tất cả các bộ phận. Chứng từ ban đầu giúp cho việc hạch toán ban đầu được chính xác, đây là công việc khởi đầu của quy trình kế toán, tuy nhiên không hoàn toàn do kế toán viên thực hiện mà do nhưng người làm việc ở các bộ khác trong doanh nghiệp được phân công thực hiện với sự hướng dẫn, kiểm tra và giám sát của phòng kế toán doanh nghiệp.

- Các nghiệp vụ nội sinh khi phát sinh cũng phải lập chứng từ kế toán làm căn cứ

ghi sổ. Đại bộ phận các chứng từ kế toán về nghiệp vụ nội sinh do các kế toán viên lập. Doanh nghiệp cần xây dựng mẫu chứng kế toán về nghiệp vụ nội sinh do các kế

toán viên lập. Doanh nghiệp cần xây dựng mẫu chứng từ thống nhất, thích hợp với

16

từng loại nghiệp vụ nội sinh thường phát sinh trong doanh nghiệp (là các nghiệp vụ

phân bổ và trích trước chi phí để tính giá thành, phân bổ cho các đối tượng, các nghiệp

vụ liên quan đến việc xác định kết quả hoạt động kinh doanh - vẫn thường gọi là bút toán điều chỉnh bút toán kết chuyển).

2.2.3. Tổ chức ký duyệt chứng từ kế toán

Mọi chứng từ kế toán phải có đủ chữ ký theo chức danh quy định trên chứng từ

mới có giá trị thực hiện. Riêng chứng từ điện tử phải có chữ ký điện tử theo quy định của pháp luật. Tất cả các chữ ký trên chứng từ kế toán đều phải ký bằng bút bi hoặc

bút mực, không được ký bằng mực đỏ, bằng bút chì, chữ ký trên chứng từ kế toán

dùng để chi tiền phải ký theo từng liên. Chữ ký trên chứng từ kế toán của một người

phải thống nhất và phải giống với chữ ký đã đăng ký theo quy định, trường hợp không đăng ký chữ ký thì chữ ký lần sau phải khớp với chữ ký các lần trước đó.

Các doanh nghiệp chưa có chức danh kế toán trưởng thì phải cử người phụ trách

kế toán để giao dịch với khách hàng, ngân hàng, chữ ký kế toán trưởng được thay bằng

chữ ký của người phụ trách kế toán của đơn vị đó. Người phụ trách kế toán phải thực

hiện đúng nhiệm vụ, trách nhiệm và quyền quy định cho kế toán trưởng.

Chữ ký của người đứng đầu doanh nghiệp (Tổng Giám đốc, Giám đốc hoặc

người được uỷ quyền), của kế toán trưởng (hoặc người được uỷ quyền) và dấu đóng

trên chứng từ phải phù hợp với mẫu dấu và chữ ký còn giá trị đã đăng ký tại ngân

hàng. Chữ ký của kế toán viên trên chứng từ phải giống chữ ký đã đăng ký với kế toán trưởng.

Kế toán trưởng (hoặc người được uỷ quyền) không được ký “thừa uỷ quyền” của

người đứng đầu doanh nghiệp. Người được uỷ quyền không được uỷ quyền lại cho

người khác.

Các doanh nghiệp phải mở sổ đăng ký mẫu chữ ký của thủ quỹ, thủ kho, các

nhân viên kế toán, kế toán trưởng (và người được uỷ quyền), Tổng Giám đốc (và

người được uỷ quyền). Sổ đăng ký mẫu chữ ký phải đánh số trang, đóng dấu giáp lai

do Thủ trưởng đơn vị (hoặc người được uỷ quyền) quản lý để tiện kiểm tra khi cần.

Mỗi người phải ký ba chữ ký mẫu trong sổ đăng ký.

Những cá nhân có quyền hoặc được uỷ quyền ký chứng từ, không được ký chứng từ kế toán khi chưa ghi hoặc chưa ghi đủ nội dung chứng từ theo trách nhiệm của người ký.

Việc phân cấp ký trên chứng từ kế toán do Tổng Giám đốc (Giám đốc) doanh nghiệp quy định phù hợp với luật pháp, yêu cầu quản lý, đảm bảo kiểm soát chặt chẽ, an toàn tài sản.

17

2.2.4. Tổ chức kiểm tra và xử lý chứng từ kế toán 2.2.4.1. Tổ chức kiểm tra chứng từ kế toán

- Chứng từ kế toán vừa là phương tiện chứa đựng thông tin vừa là phương tiện

truyền tin về các nghiệp vụ kinh tế tài chính đã phát sinh và thực sự hoàn thành ở doanh nghiệp.

- Tổ chức phân công các kế toán viên chịu trách nhiệm thu nhận chứng từ về

từng loại nghiệp vụ kinh tế tài chính thuộc phần hành công việc của mình và bắt buộc

phải kiểm tra chặt chẽ chứng từ kế toán trước khi ghi sổ kế toán.

- Nội dung kiểm tra chứng từ kế toán bao gồm: (khi tiếp nhận chứng từ kế toán

phải kiểm tra).

+ Kiểm tra việc ghi đầy đủ các yếu tố của chứng từ nhằm đảm bảo tính pháp lý

của số liệu kế toán.

+ Kiểm tra tính hợp pháp của nghiệp vụ kế toán tài chính trong chứng từ nhằm

đảm bảo việc tuân thủ các chế độ về quản lý kế toán tài chính của nhà nước ngăn chặn

kịp thời các hiện tượng tham ô lãng phí.

+ Kiểm tra tính hợp lý của các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh phản ánh

trong chứng từ. Tính hợp lý là nghiệp vụ kế toán tài chính phát sinh phải phù hợp với

kế hoạch, với dự toán hay hợp đồng, phù hợp với các định mức kinh tế kỹ thuật, phù

hợp với kỷ luật thanh toán, tín dụng, phù hợp với giá cả thị trường hiện tại.

+ Kiểm tra tính chính xác và trung thực của các thông tin trên chứng từ (bao gồm

nội dung chỉ tiêu, yếu tố số lượng và chất lượng, hiện vật và giá trị). Kiểm tra căn cứ và phương pháp tính các chỉ tiêu giá trị phản ánh trong chứng từ nhằm bảo đảm tính

chính xác của số liệu kế toán.

Kiểm tra chứng từ kế toán (các thông tin về hoạt động kế toán tài chính) là một

chức năng của hạch toán kế toán vì vậy các kế toán viên phải coi trọng việc kiểm

chứng từ trước khi ghi sổ kế toán để bảo đảm chất lượng thông tin kế toán.

Muốn thực hiện tốt việc kiểm tra chứng từ kế toán đòi hỏi phải nắm chắc chế độ

quản lý kế toán tài chính hiện hành, năm chắc kỷ luật thanh toán, tín dụng, các định

mức kinh tế kỹ thuật có liên quan đến hoạt động sản xuất kinh doanh, nắm chắc giá cả

thị trường về các đối tượng tính giá ở doanh nghiệp. 2.2.4.2. Tổ chức xử lý chứng từ kế toán

- Chứng từ là cơ sở để ghi sổ kế toán, số liệu để ghi sổ kế toán là số liệu của chứng từ gốc hợp pháp và hợp lệ. Trước khi ghi sổ kế toán các kế toán viên phải phân loại chứng từ theo các tiêu thức phân loại đã được xác định.

- Chứng từ kế toán ghi bằng tiếng nước ngoài khi sử dụng để ghi sổ kế toán phải

được dịch ra tiếng việt.

- Căn cứ vào phương pháp kế toán của đơn vị, kế toán sử dụng chứng từ để ghi

18

sổ kế toán (sổ tổng hợp và sổ chi tiết):

+ Đơn vị sử dụng hình thức Nhật ký - Sổ cái: Từ chứng từ gốc (theo trình tự thời

gian) lập bảng tổng hợp chứng từ gốc rồi ghi vào Nhật ký - Sổ cái đồng thời ghi vào thẻ, sổ chi tiết.

+ Đơn vị sử dụng hình thức Nhật ký Chung: Từ các chứng từ phát sinh ghi vào 2

sổ kế toán tổng hợp riêng biệt Sổ nhật ký chung và sổ cái, sau đó dùng các số liệu trên

chứng từ ghi vào sổ kế toán chi tiết.

+ Đơn vị sử dụng hình thức Chứng từ ghi sổ: Hình thức này tách rời việc ghi sổ

kế toán tổng hợp và kế toán chi tiết thành 2 bước công việc độc lập nhau. Căn cứ vào

chứng từ hàng ngày kế toán lập thành các chứng từ ghi sổ, chứng từ ghi sổ là cơ sở ghi

sổ kế toán tổng hợp (sổ đăng ký chứng từ ghi sổ và sổ cái). Cơ sở để ghi sổ kế toán chi tiết là các chứng từ gốc đính kèm chứng từ ghi sổ đã lập.

+ Đơn vị sử dụng hình thức nhật ký - chứng từ: Căn cứ vào chứng từ kế toán tiến

hành phân loại chứng từ đưa vào các bảng tổng hợp chứng từ gốc cùng loại để lập

thành các nhật ký chứng từ. Nhật ký chứng từ ghi các nghiệp vụ cùng loại theo bên có

các tài khoản và ghi bên Nợ nhiều tài khoản. Các sổ chi tiết dựa trên các chứng từ gốc

và các bảng phân bổ để ghi sổ.

2.2.5. Tổ chức bảo quản và lưu trữ chứng từ kế toán

- Tài liệu kế toán là chứng từ kế toán, sổ kế toán, báo cáo tài chính, báo cáo

kiểm toán, báo cáo kiểm tra và các tài liệu khác có liên quan đến kế toán.

- Tài liệu kế toán phải được đơn vị kế toán bảo quản đầy đủ, an toàn trong quá

trình sử dụng. Người làm kế toán có trách nhiệm bảo quản tài liệu của mình trong quá

trình sử dụng.

- Tài liệu kế toán lưu phải là bản chính. Đối với chứng từ kế toán chỉ có một

bản chính nhưng cần phải lưu trữ ở cá 2 nơi thì một trong hai nơi được lưu trữ bản

chứng từ sao chụp.

- Chứng từ điện tử trước khi đưa vào lưu trữ phải in ra giấy để lưu trữ theo qui

định lưu trữ tài liệu kế toán. Trường hợp chứng từ điện tử được lưu trữ bản gốc trên

thiết bị đặc biệt thì phải lưu trữ các thiết bị đọc tin phù hợp để sử dụng khi cần thiết.

- Tài liệu kế toán đưa vào lưu trữ đầy đủ, có hệ thống, phải phân loại, sắp xếp

thành từng bộ hồ sơ riêng theo thứ tự thời gian phát sinh và theo kỳ kế toán năm.

- Người đại diện theo pháp luật của đơn vị kế toán phải chịu trách nhiệm tổ chức

bảo quản lưu trữ tài liệu kế toán về sự an toàn, đầy đủ, hợp pháp của tài liệu kế toán.

- Tài liệu kế toán phải được lưu trữ tại kho lưu trữ của đơn vị. Kho lưu trữ tài

19

liệu kế toán phải có đầy đủ thiết bị bảo quản và bảo quản an toàn trong quá trình lưu trữ theo quy định của pháp luật.

- Tài liệu kế toán phải lưu trữ tối thiểu là 5 năm, 10 năm, 20 năm, có loại vĩnh

viễn (theo điều 40 của pháp luật kế toán). Tài liệu kế toán đưa vào lưu trữ sau 12 tháng tính từ ngày kết thúc kỳ kế toán năm, hoặc báo cáo quyết toán được duyệt.

- Tài liệu kế toán hết thời hạn lưu trữ được phép tiêu hủy, khi tiêu hủy phải có

quyết định của Hội đồng đánh giá tài liệu lưu trữ.

2.3. Cách luân chuyển một số chứng từ chủ yếu sử dụng trong doanh nghiệp

2.3.1. Những vấn đề cơ bản về luân chuyển chứng từ

- Các giai đoạn của quá trình luân chuyển chứng từ:

+ Lập chứng từ hoặc tiếp nhận các chứng từ từ bên ngoài.

+ Kiểm tra chứng từ (tính hợp pháp, hợp lý và các yếu tố cơ bản của chứng từ). + Sử dụng để ghi sổ, chỉ đạo nghiệp vụ (phân loại chứng từ, định khoản, ghi sổ

kế toán)

+ Bảo quản và sử dụng lại chứng từ trong kỳ hạch toán.

+ Lưu trữ chứng từ

- Kế toán xây dựng chương trình luân chuyển chứng từ phù hợp với từng nghiệp

vụ kinh tế tài chính khác nhau để các bộ phận chức năng, các kế toán viên thực hiện

được việc kiểm tra, ghi chép hạch toán theo chức trách nhiệm vụ được phân công.

- Lập chương trình luân chuyển chứng từ là quá trình:

+ Xác định mối quan hệ giữa các bộ phận có liên quan đến lập chứng từ, kiểm

tra, ghi sổ, bảo quản và lưu trữ chứng từ kế toán (các phòng nghiệp vụ…)

+ Xác định trách nhiệm vật chất của từng người tham gia thực hiện và xác minh

nghiệp vụ kinh tế. (thủ trưởng, kế toán trưởng, người nhận, thủ kho…).

+ Xác định trình tự vận động của chứng từ kế toán, hạn chế sự trùng lặp, tăng

tính chính xác kịp thời.

+ Qui định rõ thời hạn lưu giữ chứng từ ở các bộ phận để kịp thời chuyển cho các

bộ phận kế tiếp và chuyển đến kế toán để hạch toán kịp thời.

- Để tổ chức khoa học và hợp lý việc luân chuyển chứng từ ở doanh nghiệp cần

quy định rõ chức trách, nhiệm vụ quản lý của từng bộ phận chức năng, của từng cá nhân có trách nhiệm đến việc thực hiện nhiệm vụ, giảm bớt các khâu trung gian và giảm thủ tục chứng từ không cần thiết.

2.3.2. Tổ chức luân chuyển chứng từ kế toán tiền mặt

Chứng từ chi tiền mặt phải do người có thẩm quyền ký duyệt chi, kế toán trưởng

20

hoặc người được ủy quyền kỳ trước khi thực hiện.

Bảng 2.1. Bảng kê hoạt động thu tiền, chi tiền

Thu tiền Chi tiền

1. Thu từ bán sản phẩm, hàng hoá, dịch vụ 1. Chi do xuất quỹ nộp vào ngân hàng

2. Thu từ đi vay 2. Chi cho vay

3. Thu từ rút tiền gửi về quỹ 3. Chi cho hoạt động đầu tư góp vốn

4. Thu từ các khoản nợ phải thu 5. Thu hồi các khoản đầu tư chứng đầu tư chứng khoán 4. Chi thanh toán các khoản nợ phải trả

khoán, hoạt động tài chính, hoạt động khác 5. Chi khác cho hoạt động sản xuất kinh

doanh

* Biên lai thu tiền: Là chứng từ trung gian thu tiền trước khi nộp vào quỹ tập

trung của đơn vị.

* Phiếu thu: Mẫu số 01-TT do kế toán thanh toán lập thành 3 liên đặt giấy than viết 1 lần trong đó liên 1 lưu tại quyển, liên 2 giao cho người nộp tiền, liên 3 dùng để luân chuyển và ghi sổ kế toán. - Phương pháp lập :

+ Phiếu thu phải đóng thành quyển và ghi sổ thứ tự từng quyển ở ngoài bìa để

tiện cho việc đối chiếu, kiểm tra, lưu trữ.

+ Ghi số thứ tự , ngày tháng năm lập phiếu. Số thứ tự của phiếu thu được đánh

số liên tục trong một quyển và một năm để tránh trùng lắp.

+ Ghi rõ họ tên, địa chỉ người nộp tiền hoặc bộ phận công tác nào của đơn vị. + Ghi rõ nội dung nộp tiền vào quỹ: Thu tiền bán hàng, thu tạm ứng … + Ghi đồng thời số tiền cả bằng số và bằng chữ và phải phù hợp nhau. + Ghi số lượng chứng từ gốc đình kèm. Thông thường đây là chứng từ mệnh lệnh.

- Phương pháp luân chuyển, kiểm tra, ghi sổ :

+ Phiếu thu do kế toán thanh toán (người lập phiếu) ghi thành 3 liên đặt giấy

than viết 1 lần, kế toán thanh toán ký.

21

+ Chuyển phiếu thu cho kế toán trưởng ký duyệt. + Người nộp tiền chuyển phiếu thu cho thủ quỹ để nộp tiền và ký vào phiếu thu. + Thủ quỹ nhận tiền, ghi số tiền đã nhận bằng chữ và ký vào phiếu thu. + Ba liên của phiếu thu được luân chuyển như sau: Một liên lưu lại cuốn; một liên người nộp tiền giữ: nếu là người ngoài đơn vị thì liên này là căn cứ chứng minh đã nộp tiền, nếu là người đơn vị thì liên này được trao cho bộ phận kế toán của đơn vị đó là căn cứ chứng minh đã nộp tiền theo đúng phếu chi; một liên thủ quỹ giữ lại ghi sổ quỹ cuối ngày tập hợp các phiếu thu cùng chứng từ gốc kèm theo cho kế toán để ghi sổ kế toán. Sau khi ghi sổ xong phiếu thu được bảo quản trong năm và hết năm được chuyển sang lưu trữ . - Quy trình lập và luân chuyển của phiếu thu được thực hiện 1 trong 2 phương án sau: Trong thực tế doanh nghiệp có thể áp dụng phương án 1 hoặc phương án 2 hoặc kết hợp cả 2 phương án. Nếu thực hiện kết hợp cả hai phương án thì phải tuân thủ yêu cầu sau:

+ Đối với nghiệp vụ thu tiền lớn có tính trọng yếu sử dụng phương án 1 để đảm bảo tính chặt chẽ của nghiệp vụ. Thu tiền nhỏ có tính chất thường xuyên để đảm bảo tính kịp thời của nghiệp vụ thu tiền và ghi sổ kế toán sử dụng phương án 2.

Bảng 2.2. Quy trình lập và luân chuyển phiếu thu (Phƣơng án 1)

Trách nhiệm luân chuyển

Các bộ phận chức năng

KTT thủ Kế toán Người nộp trưởng Thủ quỹ thanh toán tiền Biểu công việc đơn vị (KTTT)

 1. Đề nghị nộp tiền

 2. Lập phiếu thu

 3. Ký phiếu thu

 4. Thu tiền

 5. Ghi sổ

 6. Bảo quản Chứng từ

- Người nộp tiền chuẩn bị tiền

- Kế toán thanh toán viết phiếu thu

- Trình kế toán trưởng, giám đốc ký duyệt

- Chuyển liên 2, 3 cho thủ quỹ - Thủ quỹ thu tiền và ký nhận vào phiếu thu

- Chuyển phiếu thu cho người nộp tiền ký nhận, người nộp tiền giữ lại 1 liên,

chuyển trả 1 liên cho thủ quỹ, thủ quỹ ghi sổ quỹ

- Thủ quỹ chuyển phiếu thu cho kế toán thanh toán

- Kế toán thanh toán ghi sổ kế toán tiền mặt

- Kế toán thanh toán lưu phiếu thu

Bảng 2.3. Quy trình lập và luân chuyển phiếu thu (Phƣơng án 2)

Trách nhiệm luân chuyển

Các bộ phận chức năng

KTT thủ Kế toán Người nộp Thủ quỹ tiền Biểu công việc trưởng đơn vị thanh toán (KTTT)

 1. Đề nghị nộp tiền

 2. Lập phiếu thu

 3. Thu tiền

 4. Ghi sổ

 5. Ký phiếu thu

 6. Bảo quản chứng từ

22

- Người nộp tiền chuẩn bị tiền - Kế toán thanh toán viết phiếu thu

- Chuyển phiếu thu cho thủ quỹ - Thủ quỹ thu tiền và ký nhận vào phiếu thu - Chuyển phiếu thu cho người nộp tiền ký nhận, người nộp tiền giữ lại 1 liên,

chuyển trả 1 liên cho thủ quỹ, thủ quỹ ghi sổ quỹ

- Thủ quỹ chuyển phiếu thu cho kế toán thanh toán - Trình kế toán trưởng, giám đốc ký duyệt - Kế toán thanh toán ghi sổ kế toán tiền mặt - Kế toán thanh toán lưu phiếu thu

*Phiếu chi: Mẫu số 02-TT: Do kế toán trưởng hoặc kế toán tiền mặt lập thành 2 hoặc 3 liên, 3 liên trong trường hợp doanh nghiệp có đơn vị cấp trên trong đó liên 1 lưu tại quyển, liên 2 dùng để luân chuyển và ghi sổ kế toán, liên 3 (nếu có) chuyển cho kế toán cấp trên. - Phương pháp lập phiếu chi tiền mặt (Giống phiếu thu và phải được kế toán trưởng và thủ trưởng đơn vị duyệt ). - Phương pháp luân chuyển :

+ Phiếu chi do kế toán thanh toán lập thành 2 liên và ký. + Chuyển phiếu chi cho kế toán trưởng và thủ trưởng đơn vị duyệt. + Thủ quỹ xuất quỹ và ký vào phiếu chi. + Người nhận tiền nhận tiền, kiểm tra lại và ký vào phiếu chi. + Hai liên phiếu chi được luân chuyển như sau : Một liên lưu tại cuốn. Một liên thủ quỹ dùng để xuất quỹ và ghi sổ quỹ sau đó cuối ngày liên này chuyển cho kế toán kèm theo chứng từ gốc để ghi sổ kế toán. Sau khi ghi sổ xong phiếu chi được đưa vào bảo quản. - Quy trình lập và luân chuyển của phiếu chi

Bảng 2.4. Quy trình lập và luân chuyển phiếu chi (Phƣơng án 1)

Trách nhiệm luân chuyển

Các bộ phận chức năng

Kế toán

Người có nhu cầu Thủ quỹ Kế toán thanh toán Biểu công việc trưởng, thủ trưởng chi tiền (KTTT) đơn vị

 1. Đề nghị chi tiền

 2. Duyệt lệnh chi

 3. Lập phiếu chi

 4. Ký phiếu chi

 5. Chi tiền

 6. Ghi sổ

 7. Bảo quản Chứng từ

23

- Bộ phận liên quan nộp chứng từ cho bộ phận duyệt chi.

- Kế toán trưởng, giám đốc duyệt chi

- Kế toán thanh toán căn cứ duyệt chi viết phiếu chi - Kế toán trưởng, giám đốc ký phiếu chi

- Chuyển phiếu chi cho thủ quỹ. Thủ quỹ xuất quỹ, chi tiền, ký phiếu chi

- Người nhận tiền ký phiếu chi, trả lại phiếu chi cho thủ quỹ để ghi sổ quỹ

- Thủ quỹ chuyển phiếu chi cho kế toán thanh toán - Kế toán thanh toán ghi sổ và lưu trữ phiếu chi

Bảng 2.5. Quy trình lập và luân chuyển phiếu chi (Phƣơng án 2)

Trách nhiệm luân chuyển

Các bộ phận chức năng

Kế toán Người có Kế toán trưởng, nhu cầu Thủ quỹ thanh toán Biểu công việc thủ trưởng chi tiền (KTTT) đơn vị

 1. Đề nghị chi tiền

 2. Duyệt lệnh chi

 3. Lập phiếu chi

 4. Chi tiền

 5. Ghi sổ

 6. Ký phiếu chi

 7. Bảo quản chứng từ

- Bộ phận liên quan nộp chứng từ cho bộ phận duyệt chi.

- Kế toán trưởng, giám đốc duyệt chi

- Kế toán thanh toán căn cứ duyệt chi viết phiếu chi

- Chuyển phiếu chi cho thủ quỹ. Thủ quỹ xuất quỹ, chi tiền, ký phiếu chi - Người nhận tiền ký phiếu chi, trả lại phiếu chi cho thủ quỹ để ghi sổ quỹ

- Thủ quỹ chuyển phiếu chi cho kế toán thanh toán

- Kế toán trưởng, giám đốc ký phiếu chi

- Kế toán thanh toán ghi sổ và lưu trữ phiếu chi

Trường hợp doanh nghiệp có thể sử dụng phương án 1 hoặc phương án 2 hoặc

+ Đối với nghiệp vụ chi tiền lớn có tính trọng yếu sử dụng phương án 1 nhằm

kết hợp cả 2 phương án thì phải thực hiện yêu cầu: đảm bảo tính chặt chẽ của những nghiệp vụ chi tiền. + Đối với nghiệp vụ chi tiền nhỏ mang tính chất thường xuyên cho hoạt động

24

sản xuất kinh doanh để đảm bảo tính kịp thời của nghiệp vụ chi tiền và ghi sổ kế toán ta sử dụng phương án 2.

2.3.3. Tổ chức luân chuyển chứng từ nhập xuất kho vật liệu cho sản xuất

Hàng tồn kho là một bộ phận tài sản lưu động thường được lưu chuyển qua kho mà doanh nghiệp mua về với mục đích để sản xuất ra sản phẩm, hàng hoá, dịch vụ

hoặc để bán.

Hàng tồn kho là nguyên vật liệu, công cụ, phụ tùng, doanh nghiệp mua về dùng cho

hoạt động sản xuất kinh doanh, hàng hoá doanh nghiệp mua về với mục đích để bán.

Thành phẩm doanh nghiệp sản xuất ra nhập kho để bán.

Chứng từ sử dụng bao gồm

*) Biên bản giao nhận là chứng từ dùng để minh chứng tính chính xác của nghiệp

vụ nhập hàng tồn kho. Giữa 3 đối tượng: Người bán, người quản lý tài sản và thủ kho về mặt lý thuyết biên bản kiểm nghiệp được lập cho tất cả các nghiệp vụ hàng tồn kho,

nhưng trên thực tế bán hàng này chỉ được lập trong các trường hợp sau đây.

- Hàng nhập với khối lượng lớn

- Hàng nhập không nguyên đai nguyên kiện rời lẻ.

- Hàng nhập có tính chất cơ khí hoá phức tạp.

*) Phiếu nhập kho: Mẫu số 01-VT: Phiếu này do cán bộ phòng cung ứng lập

thành 3 liên đặt giấy than viết 1 lần trong đó liên 1 lưu tại quyển, liên 2 giao cho người

nhập hàng, liên 3 dùng để luân chuyển và ghi sổ kế toán.

- Phương pháp lập phiếu nhập kho

+ Căn cứ vào mẫu phiếu nhập kho để lập phiếu kho. Ngoài bìa ghi số quyển,

thứ tự trong quyển đánh từ đầu năm đến cuối năm.

+ Ghi ngày tháng năm lập phiếu nhập kho, họ tên địa chỉ của người nhập kho.

+ Ghi rõ nhập vào kho nào: vật liệu, sản phẩm, hàng hoá.

+ Ghi rõ số lượng đơn giá của từng loại. Số lượng nhập kho theo chứng từ do

người viết phiếu ghi; số lượng nhập kho thực tế do thủ quỹ ghi.

+ Dòng cuối cùng: Cộng cột thành tiền ghi cả bằng số và bằng chữ, hai số này

phải khớp nhau.

- Phương pháp luân chuyển , kiểm tra ghi số phiếu nhập kho

+ Phiếu nhập kho do bộ phận kế toán lập hàng hoá bộ phận vật tư của đơn vị lập thành 3 liên. Sau đó người lập phiếu ký. Trong bước này người lập phiếu phải căn cứ vào chứng từ bên bán (hoá đơn bán hàng hoặc các chứng từ hợp lệ) và biên bản kiểm nghiệm vật tư, sản phẩm, hàng hoá để viết phiếu nhập kho. Nếu bỏ qua bước này có thể tạo ra khe hở trong quản lý vật tư, sản phẩm, hàng hoá.

+ Chuyển phiếu nhập kho cho người phụ trách hoặc thủ trưởng đơn vị ký. + Người giao hàng, mang hàng để nhập kho ký vào phiếu nhập kho.

+ Thủ kho căn cứ vào số lượng thực tế nhập kho ghi vào cột thực nhập và ký

25

vào phiếu nhập kho.

+ Ba liên của phiếu nhập kho được luân chuyển như sau:

Liên 1: Lưu Liên 2: Giao người nhận

Liên 3: Giao cho thủ kho ghi vào thẻ kho cuối ngày hoặc định kỳ tập hợp

phiếu nhập kho giao cho kế toán vật tư, sản phẩm, hàng hoá để ghi vào sổ kế toán (sổ

chi tiết vật tư, sản phẩm, hàng hoá) sau đó kế toán bảo quản và lưu trữ phiếu nhập kho. - Quy trình lập và luân chuyển phiếu nhập kho.

Bảng 2.6. Quy trình lập và luân chuyển phiếu nhập kho

Các bộ phận chức năng Trách nhiệm Kế luân chuyển Người có Ban Cán bộ toán nhu cầu Phụ trách Thủ kiểm phòng hàng cung ứng kho nghiệm cung ứng Biểu công việc nhập hàng tồn kho

 1. Đề nghị nhập hàng

2. Biên bản kiểm  nghiệm

  3. Lập phiếu nhập

 4. Ký phiếu nhập

 5. Nhập kho

 6. Ghi sổ

 7. Bảo quản chứng từ

- Khi xuất hiện nhu cầu vật tư, bộ phận có nhu cầu lập phiếu yêu cầu - Phiếu yêu cầu được gửi đến phòng cung ứng vật tư được phụ trách phòng ký

xác nhận

- Căn cứ vào phiếu yêu cầu hoặc kế hoạch mua vật tư, nhân viên phòng cung ứng

làm các thủ tục để mua

- Phòng cung ứng lập hợp đồng để giám đốc ký hợp đồng với người bán - Căn cứ vào hợp đồng đã ký phòng cung ứng thông báo số lượng và thời hạn

nhận hàng cho thủ kho.

- Hàng được người bán giao đến thủ kho hoặc được nhân viên phòng cung ứng

đưa về kho

- Phòng cung ứng lập phiếu nhập kho thành 2 liên - Phòng cung ứng cùng người giao hàng hoặc người bán ký vào phiếu nhập kho - Phiếu nhập kho được chuyển 1 liên cho thủ kho. - Thủ kho nhập hàng và ghi số lượng thực nhập vào phiếu nhập kho rồi ký vào

phiếu nhập kho

26

- Thủ kho căn cứ vào phiếu nhập kho để ghi số lượng hàng đã nhập kho vào thẻ kho

- Phiếu nhập kho được thủ kho chuyển cho kế toán hàng tồn kho, phiếu yêu cầu

hóa đơn và hợp đồng được phòng cung ứng chuyển cho kế toán hàng tồn kho

- Kế toán hàng tồn kho căn cứ vào phiếu nhập kho và hóa đơn để ghi vào sổ kế

toán liên quan

- Kế toán hàng tồn kho chuyển bộ chứng từ mua vật tư, hàng hóa gồm: phiếu yêu cầu, hợp đồng, phiếu nhập kho, hóa đơn cho bộ phận thanh toán và các bộ phận khác có liên quan

- Bộ phận kế toán có liên quan căn cứ vào phiếu nhập kho và hóa đơn để ghi sổ

kế toán.

+ Liên 1: Lưu + Liên 2: Thủ kho giữ để ghi vào thẻ kho và sau đó chuyển cho kế toán để kế

+ Liên 3: Người nhận giữ để ghi sổ kế toán bộ phận sử dụng.

* Phiếu xuất kho: Mẫu số 02-VT do cán bộ phòng cung ứng hoặc bộ phận có nhu cầu sử dụng vật tư lập thành 3 liên đặt giấy than viết 1 lần. Trong đó liên 1 lưu tại quyển, liên 2 giao cho người nhận hàng, liên 3 dùng để luân chuyển và ghi sổ kế toán. - Phương pháp lập phiếu xuất kho : Phiếu xuất kho do các bộ phận xin lãnh hoặc do phòng cung ứng lập (tuỳ theo tổ chức quản lý và quy định của từng đơn vị) thành 3 liên. Sau khi lập phiếu xong phụ trách bộ phận sử dụng, phụ trách cung ứng ký và ghi rõ họ tên giao cho người cầm phiếu xuống kho để nhận. Sau khi xuất kho thủ kho ghi vào cột số thực tế xuất kho, ngày tháng xuất kho cùng người nhận hàng ký tên vào phiếu xuất kho. toán ghi cột đơn giá và ghi vào sổ kế toán. - Quy trình lập và luân chuyển phiếu xuất kho.

Bảng 2.7. Quy trình lập và luân chuyển phiếu xuất kho

Các bộ phận chức năng Trách nhiệm luân Kế toán chuyển Cán bộ trưởng Kế toán Người có phòng Thủ (thủ hàng tồn nhu cầu cung kho kho Biểu công việc ứng trưởng đơn vị)

 1. Đề nghị xuất dùng

 2. Duyệt lệnh xuất

 3. Lập phiếu xuất

 4. Ký phiếu xuất

 5. Xuất kho

 6. Ghi sổ

 7. Bảo quản chứng từ

- Khi có nhu cầu sử dụng vật tư, bộ phận có nhu cầu lập phiếu yêu cầu có sự xác

27

nhận của phụ trách kỹ thuật

- Phiếu yêu cầu được chuyển cho phòng cung ứng, phụ trách phòng cung ứng ký

- Căn cứ vào phiếu yêu cầu phòng cung ứng lập phiếu xuất kho làm 3 liên (1 liên lưu) - Người nhận vật tư (đại diện cho bộ phận có nhu cầu vật tư) mang 2 liên phiếu

xuất kho xuống kho để làm thủ tục xuất kho

- Thủ kho xuất vật tư rồi ghi số lượng vật tư xuất và ký vào phiếu xuất kho

- Người nhận vật tư giữ 1 liên phiếu xuất kho, vật tư được giao đến bộ phận có

nhu cầu sử dụng

- Thủ kho căn cứ vào phiếu xuất kho để ghi thẻ kho

- Phiếu xuất kho được thủ kho chuyển cho kế toán hàng tồn kho

- Căn cứ vào phiếu xuất kho kế toán hàng tồn kho ghi sổ kế toán liên quan - Phiếu xuất kho được chuyển cho bộ phận kế toán chi phí sản xuất, giá thành sản

phẩm và bộ phận kế toán có liên quan

- Từ bộ phận kế toán chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm vào sổ kế toán

có liên quan

- Phiếu xuất kho được lưu giữ

Phiếu xuất kho thường được lập thành 3 liên:

Liên 1: Thủ kho lưu để ghi thẻ kho và đối chiếu với kế toán

Liên 2: Người nhận vật liệu

Liên 3: Kế toán vật tư ghi sổ (sổ chi tiết vật tư) sau đó chuyển sang cho kế toán

tập hợp chi phí sản xuất.

2.3.4. Tổ chức luân chuyển chứng từ kế toán bán hàng

- Hóa đơn bán hàng được thể hiện bằng các hình thức sau đây:

+ Hóa đơn theo mẫu in sẵn (hóa đơn có thuế Giá trị gia tăng và hóa đơn không

có thuế GTGT trực tiếp – hoá đơn thông thường).

+ Hóa đơn in từ máy

+ Hóa đơn điện tử

+ Tem, vé, thẻ in giá thanh toán

Bộ tài chính quy định mẫu hóa đơn, tổ chức hoặc cá nhân tự in hóa đơn bán

hàng phải được cơ quan tài chính có thẩm quyền thỏa thuận bằng văn bản.

28

- Trình tự luân chuyển chứng từ về bán hàng như sau:

Bảng 2.8. Quy trình lập và luân chuyển chứng từ bán hàng

Các bộ phận chức năng

Trách nhiệm luân Cán bộ KTT (Thủ

chuyển Kế toán hàng tồn Người trưởng đơn vị) phòng kinh Thủ Thủ kho (Kế mua hàng doanh kho quỹ toán bán Biểu công việc (phòng vật hàng) tư)

 1. Đề nghị mua hàng

 2. Viết hoá đơn

 3. Ký hoá đơn

 4. Viết phiếu thu

 5. Ký phiếu thu

 6. Thu tiền

 7. Xuất hàng

 8. Ghi sổ

 9. Bảo quản chứng từ

Hóa đơn bán hàng được lập thành 3 liên:

Liên 1: Thủ kho hoặc nhân viên bán hàng Lưu để ghi thẻ kho và đối chiếu với

kế toán.

Liên 2: Giao cho khách hàng

Liên 3: Kế toán lập chứng từ thu tiền và ghi sổ kế toán.

2.3.5. Tổ chức luân chuyển chứng từ kế toán tăng giảm tài sản cố định

- Khi lập chứng từ tăng giảm TSCĐ phải phản ánh đúng nguyên giá.

- Chứng từ của chủ sở hữu thường là các chứng từ mệnh lệnh như các quyết định về

đầu tư, điều động liên doanh, quyết định về nhượng bán, thanh lý tài sản cố định.

- Chứng từ thực hiện việc giao nhận thanh lý, hoặc nhượng bán TSCĐ nó gắn

Kế toán TSCĐ

Hội đồng giao thận thanh lý TSCĐ

Bộ chứng từ

Ghi thẻ TSCĐ

Ghi sổ TSCĐ

liền với từng TSCĐ.

Biên bản giao, nhận thanh lý TSCĐ (chứng từ thực hiện)

29

- Trình từ luân chuyển chứng từ TSCĐ thể hiện như sau: Chủ sở hữu TSCĐ Các quyết định (chứng từ mệnh lệnh)

Một trong những nội dung cơ bản của Chế độ kế toán doanh nghiệp ban hành

kèm theo Thông tư số 200/2014/TT-BTC ngày 22 tháng 12 năm 2014 của bộ trưởng Bộ Tài chính là hệ thống chứng từ kế toán.

Hệ thống chứng từ kế toán bao gồm danh mục chứng từ, các mẫu biểu chứng từ

và cách ghi chép từng chứng từ. Danh mục chứng từ kế toán bao gồm 37 mẫu biểu

được chia thành 5 loại:

Loại 1 - Lao động tiền lương gồm 12 chứng từ

Loại 2 - Hàng tồn kho gồm 7 chứng từ

Loại 3 - Bán hàng gồm 2 chứng từ

Loại 4 - Tiền tệ gồm 10 chứng từ Loại 5 - Tài sản cố định gồm 6 chứng từ

Ngoài ra Bộ Tài chính cũng hướng dẫn sử dụng một số chứng từ ban hành kèm

theo các văn bản khác.

CÂU HỎI ÔN TẬP

CÂU HỎI TRẮC NGHIỆM Câu 1. Phương pháp chứng từ kế toán là:

a. Phương pháp kế toán phản ánh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh và thực sự hoàn

thành theo thời gian và địa điểm vào các bản chứng từ.

b. Phương pháp kế toán phản ánh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh và thực sự hoàn thành.

c. Phương pháp kế toán phản ánh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh.

d. Phương pháp kế toán phản ánh một số nghiệp vụ kinh tế phát sinh và thực sự

hoàn thành theo thời gian và địa điểm vào các bản chứng từ.

Câu 2. Ý nghĩa của chứng từ kế toán:

a. Là bằng chứng chứng minh tính hợp pháp, hợp lý của nghiệp vụ kinh tế phát sinh.

b. Căn cứ pháp lý cho mọi số liệu và cơ sở để ghi sổ kế toán

c. Căn cứ pháp lý để kiểm tra và bằng chứng để kiểm tra và giải quyết mọi tranh chấp.

d. Cả (a), (b) và (c).

Câu 3. Chứng từ hợp pháp là chứng từ:

a. Lập theo mẫu quy định b. Ghi chép đúng nội dung c. Có chữ ký của người chịu trách nhiệm và dấu của đơn vị

d. Cả (a), (b) và (c).

Câu 4. Chứng từ hợp lệ là chứng từ:

a. Ghi chép đầy đủ, kịp thời các yếu tố, các tiêu thức và đúng quy định về

phương pháp lập

30

b. Ghi chép đúng thời gian

c. Ghi chép đúng nội dung

d. Ghi chép đúng địa điểm.

Câu 5. Một chứng từ được coi là hợp pháp, hợp lệ phải có các yếu tố cơ bản:

a. Tên gọi chứng từ, số và ngày chứng từ, nội dung nghiệp vụ tóm tắt, các đơn vị

đo lường và tên, địa chỉ, chữ ký của người có trách nhiệm.

b. Tên gọi chứng từ, số và ngày chứng từ, các đơn vị đo lường và tên, địa chỉ,

chữ ký của người có trách nhiệm.

c. Số và ngày chứng từ, nội dung nghiệp vụ tóm tắt, các đơn vị đo lường và tên,

địa chỉ, chữ ký của người có trách nhiệm.

d. Tên gọi chứng từ, số và ngày chứng từ, nội dung nghiệp vụ tóm tắt, địa chỉ,

chữ ký của người có trách nhiệm

Câu 6. Chứng từ kế toán là:

a. Vật mang tin về các nghiệp vụ kinh tế tài chính.

b. Vật mang tin về các nghiệp vụ kinh tế tài chính và chứng minh cho các nghiệp

vụ kinh tế phát sinh

c. Vật mang tin về các nghiệp vụ kinh tế tài chính và chứng minh cho các nghiệp

vụ kinh tế phát sinh và thực sự hoàn thành

d. Vật mang tin về nhân sự và kế hoạch

Câu 7. Trình tự luân chuyển chứng từ:

a. Kiểm tra và hoàn chỉnh chứng từ, tổ chức luân chuyển chứng từ và lưu trữ

chứng từ.

b. Lưu trữ chứng từ, kiểm tra và hoàn chỉnh chứng từ, tổ chức luân chuyển chứng từ.

c. Tổ chức luân chuyển chứng từ, kiểm tra và hoàn chỉnh chứng từ và lưu trữ

chứng từ.

d. Sắp xếp, luân chuyển và lưu trữ.

Câu 8. Chứng từ kế toán được lập trực tiếp tại thời điểm nghiệp vụ kinh tế phát sinh

được gọi là:

a. Chứng từ mệnh lệnh b. Chứng từ gốc c. Chứng từ bên ngoài d. Chứng từ tiền mặt

Câu 9. Chứng từ kế toán chỉ được lập:

a. Một lần cho mỗi nghiệp vụ kinh tế, tài chính

b. Hai lần cho mỗi nghiệp vụ kinh tế, tài chính c. Nhiều lần cho mỗi nghiệp vụ kinh tế, tài chính

d. Bất kỳ khi nào.

31

Câu 10. Chứng từ bên trong là:

a. Do người bán lập

b. Do bên ngoài lập c. Do người mua lập

d. Do doanh nghiệp lập.

CÂU HỎI ĐÚNG SAI Câu 1. Việc phân cấp ký trên chứng từ kế toán do thủ trưởng đơn vị quy định theo pháp luật.

Câu 2. Chứng từ kế toán là tài liệu gốc, là bằng chứng chứng minh nghiệp vụ kinh tế

phát sinh và hoàn thành.

Câu 3. Kế toán trưởng được ký “thừa ủy quyền” của người đứng đầu doanh nghiệp các loại chứng từ

Câu 4. Mọi chứng từ kế toán không cần có đủ chữ ký theo chức danh quy định trên

chứng từ.

Câu 5. Doanh nghiệp có quyền sửa đổi biểu mẫu chứng từ thuộc loại bắt buộc.

Câu 6. Chứng từ mệnh lệnh mang quyết định của chủ thể quản lý.

Câu 7. Phiếu nhập kho là chứng từ bắt buộc.

Câu 8. Chứng từ kế toán phải lập đủ số liên quy định

Câu 9. Chứng từ hướng dẫn sử dụng trong nội bộ doanh nghiệp

Câu 10. Hóa đơn là chứng từ bên ngoài Câu 11. Có ý kiến cho rằng “Chứng từ có thể được ký khi chưa ghi đủ nội dung”.

Theo anh (chị) ý kiến đó đúng hay sai? Tại sao

CÂU HỎI TỰ LUẬN Câu 1. Hóa đơn GTGT được lập thành mấy liên?

Câu 2. Mục đích của phiếu nhập kho và phiếu xuất kho là gì?

Câu 3. Liên nào của phiếu xuất kho được thủ kho giữ để ghi thẻ kho?

Câu 4. Chứng từ kế toán lập bị sai có phương pháp sửa sai hay không?

Câu 5. Có phải giấy đề nghị tạm ứng là căn cứ để xét duyệt tạm ứng không?

Câu 6. Có ý kiến cho rằng “Hóa đơn GTGT chỉ được lập khi đã thu được tiền của khách hàng”. Hãy bình luận về ý kiến trên.

BÀI TẬP Bài 1 Công ty TNHH thương mại Việt Tiến có thông tin như sau:

Địa chỉ: 12 Phố Định Công Giám đốc Trịnh An

phường Hoàng Liệt Quận Hoàng Mai

Hà Nội

32

Mã số thuế: 0100267184 Kế toán trưởng Phạm Thương

Tài khoản 4801-0000-116881 Thủ quỹ Trần Hùng

Điện thoại: 04.6249845 Thủ kho Nguyễn Nhân

- Kê khai và nộp thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ - Hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên

Các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong tháng 8/200N nhƣ sau: 1. Hóa đơn GTGT 8087 kèm theo phiếu nhập kho số 01, ngày 03/08: Công ty

mua công cụ dụng cụ của Doanh nghiệp tư nhân An Lạc: - Địa chỉ: 11 Nguyễn Huệ, Đống Đa, Hà Nội

- Số lượng: 20 cái

- Đơn giá mua chưa thuế 100.000 đồng/cái - Thuế suất thuế GTGT 10%

- Thanh toán bằng tiền mặt (phiếu chi 01)

- Lô hàng nhập tại kho Tân Thành (số 32 đường Trường Chinh, Hai Bà Trưng,

Hà Nội)

- Người giao hàng cũng là người nhận tiền: Trần Thị Kiều Chinh ( Doanh nghiệp

tư nhân An Lạc)

2. Hóa đơn GTGT số 68550 theo phiếu xuất kho số 01, ngày 05/08: Công ty xuất

bán một lô hàng áo sơ mi cho Công ty Mỹ Linh:

Địa chỉ: 123 Đại Kim, Hà Tài khoản 4201-0000-178908

Nội

Mã số thuế: 0100266185 Điện thoại 04.3773558

- Số lượng: 300 cái

- Giá vốn: 40.000 đồng/cái

- Giá bán chưa thuế 60.000 đồng/cái

- Thuế suất thuế GTGT 10%

- Khách hàng thanh toán bằng tiền mặt (phiếu thu 01)

- Lô hàng xuất tại kho Tân Thành (số 32 đường Trường Chinh, Hai Bà Trưng, Hà Nội).

- Người nhận hàng cũng là người nộp tiền: Trần Trúc My (Công ty Mỹ Linh) 3. Phiếu chi số 02 kèm theo giấy đề nghị tạm ứng số 14 ngày 08/08: Công ty chi tiền mặt 16.500.000 đồng tạm ứng cho ông Trịnh Thanh Tùng (Phòng kinh doanh) để mua hàng hóa (thời hạn thanh toán tạm ứng vào ngày 18/08)

4. Hóa đơn GTGT 60054 kèm theo phiếu nhập kho số 02 và giấy thanh toán tiền tạm ứng số 01 ngày 18/08: Ông Trịnh Thanh Tùng thanh toán tạm ứng bằng một lô

quần tây mua của Công ty Thiên Ân

- Địa chỉ: 125 Lê Lợi, Quang Trung, Hà Nội

- Số lượng: 150 cái

33

- Đơn giá mua chưa thuế 100.000 đồng/cái

- Thuế suất thuế GTGT 10%

- Lô hàng nhập tại kho Tân Thành (số 32 đường Trường Chinh, Hai Bà Trưng,

Hà Nội)

- Người giao hàng cũng là người nhận tiền: Trần Anh ( Công ty Thiên Ân)

Yêu cầu: Anh (chị) hãy lập chứng từ cho các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trên.

Bài 2 Công ty TNHH thương mại Nhật Minh có thông tin như sau:

Địa chỉ: 48 Lý Thường Kiệt, Giám đốc Đỗ Nhật Minh

Ba Đình, Hà Nội

Mã số thuế: 0100016543 Kế toán trưởng Nguyễn Lan

Tài khoản 4801-0000-321778 Thủ quỹ Trần Hùng

Điện thoại: 04.6249845 Thủ kho Trịnh Nguyệt

- Kê khai và nộp thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ

- Hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên

Các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong tháng 9/200N nhƣ sau: 1. Phiếu chi kèm theo hóa đơn cung cấp dịch vụ số 04567 ngày 03/09: Công ty

chi tiền mặt thanh toán tiền điện cho công ty điện lực Hà Nội

- Địa chỉ: 01 Nguyễn Hùng Sơn, Hoàng Mai, Hà Nội

- Sử dụng tại bộ phận văn phòng

- Số tiền chưa có thuế là 10.000.000 đồng

- Thuế GTGT 1.000.000 đồng

- Người nhận tiền: Trần Văn Thắng

2. Hóa đơn GTGT số 80807 theo phiếu xuất kho số 01, ngày 05/09: Công ty xuất

bán một lô quần tây cho Công ty Hải Phong:

Địa chỉ: 50 Nguyễn Công Tài khoản 4201-0000-178908

Trứ, Hà Nội

Mã số thuế: Điện thoại 04.3773558 0100266185

- Số lượng: 120 cái - Giá vốn: 100.000 đồng/cái - Giá bán chưa thuế 140.000 đồng/cái - Thuế suất thuế GTGT 10% - Khách hàng thanh toán bằng tiền mặt (phiếu thu 01) - Lô hàng xuất tại kho Tân Thành (số 32 đường Trường Chinh, Hai Bà Trưng, Hà Nội). - Người nhận hàng cũng là người nộp tiền: Đỗ Hải Anh (Công ty Hải Phong) 3. Hóa đơn GTGT 98087 kèm theo phiếu nhập kho số 01 ngày 21/09: Công ty

mua một lô ly thủy tinh của Công ty Hoàng Nam

34

- Địa chỉ: 19 Nguyễn Huệ, Quang Trung, Hà Nội

- Số lượng: 200 cái - Đơn giá mua chưa thuế 57.000 đồng/cái - Thuế suất thuế GTGT 10% - Thanh toán bằng tiền mặt (phiếu chi 02) - Lô hàng nhập tại kho Tân Thành (số 32 đường Trường Chinh, Hai Bà Trưng,

Hà Nội)

35

- Người giao hàng cũng là người nhận tiền: Trần Lê Anh ( Công ty Hoàng Nam) Yêu cầu: Anh (chị) hãy lập chứng từ cho các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trên. Bài 3 Doanh nghiệp tư nhân Anh Minh, có các loại chứng từ sau: 1. Hóa đơn GTGT 2. Bảng kê thu mua hàng hóa mua vào không có hóa đơn 3. Hóa đơn dịch vụ cho thuê tài chính 4. Bảng chấm công làm thêm giờ 5. Bảng chấm công 6. Giấy đề nghị tạm ứng 7. Phiếu chi 8. Phiếu thu 9. Giấy chứng nhận nghỉ ốm hưởng BHXH 10. Giấy thanh toán tiền tạm ứng 11. Bảng kiểm kê quỹ (VND) 12. Phiếu xuất kho 13. Bảng kê chi tiền 14. Biên bản giao nhận TSCĐ 15. Bảng phân bổ tiền lương và bảo hiểm xã hội Yêu cầu: Hãy phân loại theo chứng từ bắt buộc và chứng từ hướng dẫn. Bài 4 Doanh nghiệp tư nhân Thái Bảo, có các loại chứng từ sau: 1. Hóa đơn GTGT 2. Lệnh xuất kho 3. Phiếu thu 4. Giấy báo Có 5. Lệnh kiêm phiếu chi 6. Biên lai thu tiền 7. Phiếu chi 8. Lệnh chi tiền 9. Giấy báo Nợ 10. Lệnh kiêm phiếu xuất kho Yêu cầu: Hãy phân loại chứng từ theo nội dung

CHƢƠNG 3. TỔ CHỨC TÀI KHOẢN KẾ TOÁN

3.1. Khái quát chung về tài khoản kế toán 3.1.1. Khái niệm tài khoản kế toán

Tài khoản kế toán là một phương pháp của kế toán dùng để phân loại và hệ thống

hóa các nghiệp vụ kinh tế, tài chính theo nội dung kinh tế.

Đặc trưng của tài khoản:

- Về hình thức: là sổ kế toán tổng hợp được dùng để ghi chép số tiền về số hiện

có cũng như sự biến động của từng đối tượng kế toán cụ thể.

- Về nội dung: phản ánh thường xuyên và liên tục sự biến động của từng đối

tượng kế toán.

- Về chức năng: giám đốc thường xuyên, kịp thời tình hình bảo vệ và sử dụng

từng loại tài sản và từng loại nguồn vốn.

3.1.2. Nguyên tắc xây dựng tài khoản kế toán

Để đáp ứng được các yêu cầu trên thì hệ thống tài khoản kế toán phải được xây

dựng có căn cứ khoa học dựa trên các nguyên tắc sau:

Nguyên tắc 1:

Bảo đảm phản ánh tình hình tài sản, nguồn vốn trên các phương diện số lượng,

phân bố để trên cơ sở đó, đánh giá hiệu quả của việc sử dụng vốn.

Nguyên tắc này phải căn cứ vào những chỉ tiêu quản lý tổng hợp trên các báo

biểu kế toán của doanh nghiệp, để tiến hành lựa chọn, sử dụng những tài khoản tổng

hợp trong hệ thống tài khoản thống nhất của Nhà nước cho phù hợp với điều kiện sản

xuất kinh doanh, yêu cầu quản lý doanh nghiệp, tiện lợi cho công việc hạch toán hàng

ngày cũng như quyết toán định kỳ sao cho với số lượng tài khoản ít nhất có thể cung

cấp nhiều thông tin nhất thiết thực nhất cho công tác quản lý kinh doanh.

Nguyên tắc 2:

Việc xây dựng hệ thống tài khoản kế toán phải gắn vơi cơ chế quản lý.

Do cơ chế quản lý được vận dụng bằng các hình thức với mức độ thích hợp cho các thành phần kinh tế khác nhau, nên số lượng tài khoản sử dụng và nhất là nội dụng ghi chép của các tài khoản có những khác biệt nhất định giữa các thành phần kinh tế. Tuy nhiên đối với tất cả các doanh nghiệp việc ghi chép vào tài khoản đều phải đảm bảo nguyên tắc ghi kép.

Nguyên tắc 3:

36

Đảm bảo phản ánh được tính liên hoàn của các quá trình kinh doanh chủ yếu cũng như từng hoạt động cụ thể trong mỗi quá trình kinh doanh thì các nghiệp vụ ghi chép trên tài khoản được thực hiện theo trình tự sau :

+ Mở tài khoản: Các tài khoản được mô tả trên cơ sở của việc chuyển số liệu từ

bảng cân đối kế toán vào các tài khoản có liên quan. + Ghi chép trong năm: Số liệu các chứng từ được ghi chép vào các bên của tài

khoản đối ứng trên cơ sở của các định khoản, nhờ sự phản ánh chính xác biến động

tăng giảm của tài sản và nguồn vốn kinh doanh cho phép theo dõi một cách liên tục và

có hệ thống sự vận động của chúng. + Kết thúc tài khoản: Cuối niên độ, kết toán cần phải kết thúc tài khoản hay còn

gọi là khoá sổ kế toán, đó là công việc tính tổng phát sinh, số dư cuối kỳ của từng

tài khoản.

Việc khoá sổ theo trình tự: - Các tài khoản doanh thu.

- Các tài khoản chi phí.

- Tài khoản xác định kết quả kinh doanh.

- Các tài khoản tài sản

- Các tài khoản nguồn vốn.

Nguyên tắc 4 : Xây dựng hệ thống tài khoản chi tiết (tài khoản phân tích) cho từng doanh

nghiệp. Như vậy hệ thống tài khoản chi tiết chính là sự cụ thể hoá thông tin trên các tài

khoản tổng hợp phù hợp với nhu cầu thông tin cần thiết thu thập ở mỗi đơn vị kinh tế. Sự thống nhất giữa hệ thống tài khoản tổng hợp và hệ thống tài khoản chi tiết là cơ sở

cho việc kiểm tra đối chiếu lẫn nhau.

3.1.3. Hệ thống tài khoản kế toán hiện hành Việc quy định số hiệu của từng tài khoản thường được tiến hành theo 3 phương

pháp: Số thập phân, số thứ tự, hàng loạt.

+ Dùng phƣơng pháp số thập phân: Dùng phương pháp số thập phân để đặt

số hiệu cho tài khoản tức là mỗi cấp bậc phân chia trong hệ thống tài khoản – loại tài

khoản tổng hợp và loại tài khoản chi tiết đều dùng một con số để gọi bắt đầu từ số “0”

và kết thúc ở số “9”, mỗi con số đó phản ánh một số cấp bậc phân chia nhất định trong hệ thống tài khoản. Ưu điểm chủ yếu của phương pháp này là số hiệu đặt ra ngắn gọn, rõ ràng và dễ ghi nhớ. Nhưng có nhược là việc đặt số hiệu tài khoản bị giới hạn bởi 10 yếu tố trong mỗi cấp bậc nếu trong hệ thống trên có 10 loại tài khoản, trong mỗi loại lại có trên 10 tài khoản… thì việc đánh số này sẽ không được hết. + Dùng phƣơng pháp số thứ tự: Các tài khoản sau khi sắp xếp vào các loại

khác nhau, sẽ được ghi số liệu theo một trình tự liên tục. Do đó những tài khoản mới được bổ sung phải được xếp vào cuối bảng tài khoản và nhận số hiệu cuối cùng không

37

kể tài khoản đó thuộc loại nào. Chính vì vậy việc phân loại tài khoản mất dần ý nghĩa.

+ Dùng phƣơng pháp hàng loạt: Dùng phương pháp hàng loạt để đặt số hiệu

cho tài khoản tức là mỗi tài khoản tổng hợp thường được quy định bằng 2 hoặc 3 con số, còn các tài khoản phân tích của mỗi tài khoản tổng hợp được quy định theo thứ tự

từ 1 đến 9. Giữa các loại tài khoản trong hệ thống tài khoản dành riêng một số số hiệu

không quy định liên tục để đề phòng khi cần thiết mở thêm những tài khoản mới; đặt

số hiệu cho những tài khoản này. Hệ thống tài khoản thống nhất cần có phần giải thích rõ nội dung ghi chép của

từng tài khoản, quy định những quan hệ đối ứng tài khoản chủ yếu và hướng dẫn cách

vận dụng hệ thống tài khoản thống nhất trong các ngành kinh tế khác nhau nhằm giúp

cho việc sử dụng hệ thống tài khoản kế toán trong nền kinh tế được thống nhất phục vụ cho yêu cầu quản lý kinh tế thống nhất, tập trung của Nhà nước. Tuy nhiên hệ thống

tài khoản kế toán cũng phải thường xuyên được đổi mới và bổ sung cho phù hợp với

tình hình kinh tế và yêu cầu quản lý của Nhà nước.

3.2. Nội dung của tổ chức tài khoản kế toán doanh nghiệp

3.2.1. Ý nghĩa, nhiệm vụ của tổ chức tài khoản kế toán 3.2.1.1. Ý nghĩa của tổ chức tài khoản kế toán

Tài khoản là phương pháp kế toán phân loại để phản ánh và giám đốc một cách

thường xuyên liên tục có hệ thống tình hình và sự vận động của từng loại tài sản,

nguồn vốn kinh doanh, các quá trình kinh doanh.

Khi phản ánh sự vận động của vốn kinh doanh trong doanh nghiệp bằng các tài

khoản, chúng ta thu được một cách thường xuyên các thông tin về sự diễn biến của

chúng thông qua các giai đoạn tuần hoàn và tính chất các mối quan hệ đang phát sinh

trong nội bộ doanh nghiệp cũng như đối với bên ngoài. Sự ảnh hưởng các thông tin

thông qua phương pháp tài khoản thực chất là sự xác định mô hình thông tin phù hợp

với nhu cầu quản lý nhất định. Do vậy tổ chức hệ thống tài khoản thực chất là xây

dựng một mô hình thông tin nhằm cung cấp thông tin tổng quát về quá trình tái sản

xuất diễn ra ở mỗi đơn vị kinh tế (tình hình tài sản, nguồn vốn, kết quả kinh doanh).

Những nhu cầu quản lý trong nội bộ doanh nghiệp và các đơn vị kinh tế cũng đòi hỏi một mô hình thông tin nhất định, mô hình thông tin này được xác định trên một hệ thống tài khoản chi tiết, mà người tổ chức kế toán phải có trách nhiệm xây dựng. 3.2.1.2. Nhiệm vụ của tổ chức tài khoản kế toán

- Hệ thống tài khoản phải cung cấp những thông tin khách quan về quá trình tái sản xuất với những nội dung cần thiết dành cho quản lý Nhà nước, cấp trên cũng như

quản lý doanh nghiệp và nội bộ doanh nghiệp.

- Cung cấp những thông tin để thực hiện và tiếp tục hoàn thiện công cụ quản lý

gián tiếp của Nhà nước như hệ thống các khoản nộp; chính sách giá cả; chính sách

38

thuế; chính sách tài chính, tín dụng.

- Cung cấp những thông tin để kiểm tra nội bộ doanh nghiệp; kiểm tra phân tích

hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp.

3.2.2. Tổ chức tài khoản kế toán trong doanh nghiệp 3.2.2.1. Tổ chức lựa chọn, áp dụng hệ thống tài khoản kế toán.

Đơn vị kế toán phải căn cứ vào hệ thống tài khoản kế toán do Bộ Tài chính quy

định để chọn hệ thống tài khoản kế toán áp dụng ở đơn vị. Doanh nghiệp phải tuân thủ các quy định về hệ thống tài khoản kế toán, kể cả mã số và tên gọi, nội dung, kết cấu

và phương pháp kế toán của từng tài khoản kế toán. Cơ sở lựa chọn hệ thống tài khoản

kế toán áp dụng:

- Dựa vào hệ thống tài khoản kế toán do Bộ Tài Chính ban hành; - Dựa vào loại hình sở hữu của doanh nghiệp (Doanh nghiệp quốc doanh, doanh

nghiệp ngoài quốc doanh; Doanh nghiệp có quy mô lớn, hay vừa và nhỏ);

- Dựa vào quy mô hoạt động; chức năng, nhiệm vụ và tính chất hoạt động của

doanh nghiệp;

- Dựa vào đặc điểm sản xuất kinh doanh, yêu cầu quản lý của đơn vị.

Trên cơ sở lựa chọn hệ thống tài khoản sử dụng tiến hành chắt lọc, lựa chọn các

tài khoản kế toán phù hợp, cần thiết để xây dựng một hệ thống tài khoản kế toán cho

doanh nghiệp mình.

3.2.2.2. Tổ chức cụ thể hoá hệ thống tài khoản kế toán

Để đáp ứng yêu cầu quản lý của đơn vị, doanh nghiệp được cụ thể hoá, bổ sung

thêm tài khoản cấp 3, 4,… nhưng phải phù hợp với nội dung, kết cấu và phương pháp

hạch toán của tài khoản cấp trên tương ứng.

Doanh nghiệp được đề nghị bổ sung tài khoản cấp 1 hoặc cấp 2 đối với các tài

khoản trong hệ thống tài khoản kế toán doanh nghiệp chưa có để phản ánh nội dung

kinh tế riêng có phát sinh của doanh nghiệp và chỉ được thực hiện sau khi được Bộ Tài

Chính chấp thuận bằng văn bản.

Việc cụ thể hoá hệ thống tài khoản kế toán chi tiết phải đảm bảo phản ánh, hệ

thống hoá đầy đủ, cụ thể mọi nội dung đối tượng hạch toán, mọi nghiệp vụ kinh tế tài chính – phát sinh trong doanh nghiệp, phù hợp với những quy định thống nhất của Nhà nước và các văn bản hướng dẫn thực hiện của các cơ quan quản lý cấp trên, phù hợp với đặc điểm tính chất sản xuất kinh doanh, đáp ứng yêu cầu quản lý kinh tế của doanh nghiệp, đáp ứng yêu cầu xử lý thông tin trên máy vi tính và thoả mãn nhu cầu thông tin cho các đối tượng sử dụng.

Mục đích của việc tổ chức vận dụng hệ thống tài khoản kế toán là người tổ chức công tác kế toán cần phải xây dựng cho được một hệ thống tài khoản kế toán cụ thể sử

dụng cho doanh nghiệp mình theo sự gắn kết giữa công tác kế toán tài chính và công

39

tác kế toán quản trị của doanh nghiệp.

3.2.2.3. Tổ chức xây dựng quy trình hạch toán

Sau khi thiết lập được hệ thống tài khoản kế toán sử dụng cho đơn vị mình, trên cơ sở đó người tổ chức công tác kế toán tiến hành xây dựng các quy trình hạch toán

cho các nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Quy trình hạch toán được xây dựng dựa trên các

cơ sở sau: (1) Dựa vào hệ thống tài khoản kế toán của doanh nghiệp đã được kế toán

xây dựng; (2) Dựa vào hướng dẫn của BTC về hạch toán các nghiệp vụ trong từng tài khoản; (3) Dựa vào các cơ chế tài chính quy định hiện hành; (4) Dựa vào đặc điểm tổ

chức sản xuất kinh doanh; (5) Dựa vào yêu cầu quản lý của doanh nghiệp;....

Ví dụ:

(1) Xây dựng quy trình kế toán cho các nghiệp vụ liên quan đến hàng tồn kho nói chung, trong đó có nhập, xuất kho nguyên vật liệu nói riêng thì phải thiết kế: Chứng từ

kế toán hạch toán là chứng từ gì? Do bộ phận kế toán nào lập chứng từ? trình tự luân

chuyển chứng từ như thế nào? ghi chép sổ sách kế toán tổng hợp, sổ kế toán chi tiết

nào? sổ chi tiết mở cho từng loại vật liệu ra sao? Tổ chức đối chiếu số liệu kế toán

giữa Phòng kế toán với Thẻ kho ở các Thủ kho của kho hàng ra sao?;......

(2) Xây dựng quy trình kế toán cho các nghiệp vụ liên quan đến tiền mặt tại quỹ

thì phải thiết kế: Chứng từ kế toán hạch toán là chứng từ gì? Do bộ phận kế toán nào

lập chứng từ? trình tự luân chuyển chứng từ như thế nào,? ghi chép sổ sách kế toán

tổng hợp, sổ kế toán chi tiết nào vừa phản ánh các loại tiền VNĐ, ngoại tệ, vàng bạc, kim khí quý đá quý vừa phục vụ cho công tác lập Báo cáo tài chính trong đó có bảng

Lưu chuyển tiền tệ? Mối quan hệ đối chiếu số liệu giữa bộ phận kế toán tiền mặt với

bộ phận thủ quỹ như thế nào?;.....

(3) Xây dựng quy trình kế toán cho các nghiệp vụ chi phí bị cơ quan thuế xuất

toán, truy thu thuế....thì phải thiết kế: Chứng từ kế toán hạch toán là chứng từ gì? Do

bộ phận kế toán nào lập chứng từ? trình tự luân chuyển chứng từ như thế nào,? Các

nghiệp vụ điều chỉnh, hạch toán bổ sung thực hiện trên sổ sách kế toán, báo cáo tài

chính ra sao?.....

(4) Xây dựng quy trình kế toán cho các nghiệp vụ bán sản phẩm, hàng hóa thì phải thiết kế: Chứng từ kế toán hạch toán là chứng từ gì? Phát hành hóa đơn tài chính như thế nào? Do bộ phận kế toán nào lập chứng từ? trình tự luân chuyển chứng từ ra sao? ghi chép sổ sách kế toán tổng hợp, sổ kế toán chi tiết nào? Tổ chức đối chiếu số liệu kế toán giữa Phòng kế toán với Thẻ kho ở các Thủ kho của kho hàng ra sao?;......

(5) Xây dựng quy trình kế toán cho các nghiệp vụ tăng TSCĐ thì phải thiết kế:

Thủ tục, giấy tờ giao nhận TSCĐ? Chứng từ kế toán hạch toán là chứng từ gì? Do bộ phận kế toán nào lập chứng từ? trình tự luân chuyển chứng từ ra sao? Phản ánh nghiệp

40

vụ lên sổ sách kế toán tổng hợp, sổ kế toán chi tiết, thẻ TSCĐ như thế nào?;......

(6) Xây dựng quy trình kế toán cho các nghiệp vụ giảm TSCĐ thì phải thiết kế:

Hội đồng thanh lý, nhượng bán TSCĐ được thành lập như thế nào? Thành phần tham gia là ai? Thủ tục, giấy tờ giao nhận TSCĐ? Chứng từ kế toán hạch toán là chứng từ

gì? Do bộ phận kế toán nào lập chứng từ? trình tự luân chuyển chứng từ ra sao? Phản

ánh nghiệp vụ lên sổ sách kế toán tổng hợp, sổ kế toán chi tiết, thẻ TSCĐ như thế

41

nào?;......

CHƢƠNG 4. TỔ CHỨC HỆ THỐNG SỔ KẾ TOÁN

4.1. Khái quát chung về hệ thống sổ kế toán 4.1.1. Khái niệm sổ kế toán

Để tiếp cận được các phương pháp của hạch toán kế toán, người ta phải thông

qua các hình thức biểu hiện của nó. Lý thuyết hạch toán kế toán đã chỉ rõ mỗi phương pháp của hạch toán kế toán có hình thức biểu hiện riêng. Cụ thể:

- Phương pháp chứng từ được biểu hiện thông qua các bản chứng từ và

chương trình luân chuyển của chứng từ.

- Phương pháp đối ứng tài khoản biểu hiện qua các mối quan hệ đối ứng kế

toán cách thức ghi kép vào tài khoản.

- Phương pháp tính giá biểu hiện qua cách thức xác định giá cả tài sản, hàng

hoá gắn liền với nội dung các mục, khoản mục chi phí.

- Phương pháp tổng hợp cân đối biểu hiện qua hệ thống báo biểu kế toán và chế

độ báo cáo kế toán.

Chu trình của kế toán bao gồm các công việc từ lập chứng từ, luân chuyển chứng

từ đến việc ghi chép, phản ánh chứng từ vào tài khoản kế toán và cuối cùng là lập báo cáo kế toán và phân tích kinh tế.

Công việc lập chứng từ có ý nghĩa quan trọng và quyết định đến chất lượng của

công tác kế toán. Tuy nhiên thông tin phản ánh trên chứng từ là những thông tin rời

rạc về từng hoạt động riêng lẻ, chưa có tác dụng đối với công tác quản lý tổng hợp.

Bởi thế, các chứng từ ban đầu cần được sắp xếp, phân loại, hệ thống hoá theo nội dung

kinh tế của các nghiệp vụ kế toán phát sinh trên chứng từ. Công việc này thực hiện

bằng phương pháp đối ứng tài khoản mà việc biểu hiện tài khoản trên thực tế chính là

bằng các sổ tài khoản. Như vậy sổ tài khoản chính là phương tiện vật chất để thực hiện

công tác kế toán.

Sổ kế toán dùng để ghi chép, hệ thống và lưu giữ toàn bộ các nghiệp vụ kinh tế,

tài chính đã phát sinh theo nội dung kinh tế và theo trình tự thời gian có liên quan đến doanh nghiệp. Doanh nghiệp phải thực hiện các quy định về sổ kế toán trong Luật Kế toán.

Do đặc điểm của các đối tượng kế toán là mang tính hai mặt; tính vận động và tính đa dạng phong phú, nên cần thiết phải có một hệ thống tài khoản và hệ thống sổ tài khoản khác nhau để phản ánh. Các sổ tài khoản này không giống nhau về nội dung phản ánh, về hình thức, về kết cấu cũng như trình tự và phương pháp ghi chép. Tuy

nhiên, giữa các loại sổ này có quan hệ chặt chẽ trong việc ghi chép, đối chiếu kiểm tra kết quả ghi chép cũng như thông tin. Mặc dù có nhiều loại sổ kế toán như vậy nhưng trong các doanh nghiệp việc ghi chép cũng cần tuân thủ theo một số quy tắc nhất định.

Việc kết hợp các loại sổ sách kế toán với nội dung và kết cấu khác nhau trong cùng 42

một quá trình hạch toán theo một trình tự ghi chép nhất định nhằm rút ra các chỉ tiêu

cần thiết cho quản lý kinh tế gọi là hình thức tổ chức hệ thống sổ kế toán (còn gọi là hình thức hạch toán kế toán).

Trong thực tế có nhiều hình thức kết hợp các loại sổ kế toán khác nhau, do vậy sẽ

có nhiều hình thức tổ chức sổ kế toán tương ứng. Để phân biệt được các hình thức tổ

chức sổ kế toán, người ta cần dựa vào các đặc trưng như hình thức bên ngoài, kết cấu bên trong của các mẫu sổ, vào mối quan hệ giữa cách thức ghi sổ (ghi theo trình tự

thời gian với ghi theo nội dung kinh tế, ghi sổ kế toán tổng hợp với ghi sổ kế toán chi

tiết) cũng như mối quan hệ giữa chứng từ với sổ kế toán (ghi trực tiếp hay ghi qua

trung gian), giữa sổ kế toán với báo cáo kế toán.

Do vậy, tổ chức hệ thống sổ kế toán là một nghệ thuật vận dụng hệ thống tài

khoản kế toán. Việc lựa chon cách thức tổ chức hệ thống sổ kế toán nào cho phù hợp

với từng đơn vị phải được căn cứ vào quy mô, tính chất và đặc điểm của hoạt động sản

xuất kinh doanh, vào yêu cầu và trình độ quản lý và trình độ năng lực của nhân viên kế

toán, vào khả năng trang bị phương tiện tính toán của đơn vị.

4.1.2. Nhiệm vụ của tổ chức sổ kế toán

Để kết hợp được các loại sổ kế toán có kết cấu và nội dung khác nhau theo một

trình tự ghi chép nhất định trong cùng một qúa trình hạch toán, đòi hỏi phải thực

hiện được các nhiệm vụ sau:

- Xác định rõ đặc điểm kinh doanh của đơn vị, chỉ rõ tính chất hoạt động

kinh tế, tài chính phát sinh (đơn giản hay phức tạp), quy mô đơn vị (lớn hay nhỏ),

khối lượng nghiệp vụ nhiều hay ít......Đồng thời căn cứ vào trình độ quản lý, trình

độ kế toán (cao hay thấp, đồng đều hay không đồng đều), cũng như căn cứ vào diều

kiện và phương tiện vật chất phục vụ cho công tác kế toán để xác định tổ chức sổ kế

toán cho phù hợp.

- Nắm vững các nguyên tắc cơ bản qui định cho từng hình thức sổ kế toán như

số lượng và kết cấu sổ sách, trình tự ghi chép và tính toán các chỉ tiêu...Tuyệt đối

không được áp dụng một cách chắp vá, lai tạp, tuỳ tiện giữa các mẫu sổ của các hình thức khác nhau, gây khó khăn cho việc kiểm tra chỉ đạo, đối chiếu.

- Nắm vững tài khoản và nội dung phản ánh của các tài khoản trong từng loại sổ sách, cách thức ghi chép, sửa chữa sai sót, nhầm lẫn (nếu có), cách thức thu thập, xử lý và tổng hợp thông tin từ các loại sổ sách khác nhau.

- Trong hình thức tổ chức sổ kế toán đã xác định, cần nắm vững được nội

dung công việc ghi chép, phản ánh hàng ngày hoặc định kỳ, công việc phải làm cuối tháng, cuối quý, cuối năm sao cho việc ghi chép tổng hợp, cung cấp thông tin

43

được nhanh, nhạy, kịp thời, chính xác và tiết kiệm.

4.1.3. Nguyên tắc tổ chức sổ kế toán

- Đảm bảo tính thống nhất giữa hệ thống tài khoản với việc xây dựng hệ thống sổ kế toán. Tài khoản kế toán là phương thức phân loại và hệ thống hoá các nghiệp vụ

kinh tế phát sinh theo nội dung kinh tế đã được phản ánh trên chứng từ kế toán. Dựa

trên cơ sở nội dung, nguyên tắc của hệ thống tài khoản kế toán thống nhất hoặc chuyên

ngành để xây dựng thiết kế hệ thống sổ sách kế toán thích hợp với hệ thống tài khoản kế toán bởi vì hệ thống sổ sách kế toán chính là phương tiện vật chất phản ánh, thể

hiện tài khoản cùng nội dung phản ánh của tài khoản. Sổ sách kế toán có phù hợp với

tài khoản thì mới phản ánh được nội dung kế toán của các nghiệp vụ phát sinh đã được

phân loại, tập hợp.

- Kết cấu và nội dung ghi trên từng loại sổ (sổ nhật ký, sổ tổng hợp, sổ chi

tiết...) phải phù hợp với năng lực và trình độ tổ chức quản lý nói chung và kế toán nói

riêng. Có như vậy mới thuận lợi cho việc ghi chép, đối chiếu, kiểm tra, tổng hợp số

liệu kế toán.

- Tổ chức hệ thống sổ kế toán phải đảm bảo tính khoa học, tiết kiệm và tiện lợi

cho kiểm tra kế toán. Do sổ sách kế toán có nhiều loại với nội dung, kết cấu, cách

thức, trình tự ghi chép khác nhau nên việc kết hợp các loại sổ sách này phải đảm bảo

tính khoa học, sao cho việc ghi chép vừa dễ dàng, thuận lợi lại vừa tiết kiệm, tốn ít

công sức. Đồng thời việc ghi chép ít bị trùng lặp và việc kiểm tra đối chiếu lẫn nhau được nhanh chóng và chính xác.

- Mỗi đơn vị kế toán chỉ được mở một hệ thống sổ kế toán chính thức theo một

trong các hình thức tổ chức sổ kế toán quy định. Sổ kế toán phải in sẵn hoặc đóng

bằng giấy kẻ sẵn. Đối với sổ đóng thành quyển phải đánh số trang và đóng dấu giáp

lai, còn sổ tờ rời phải ghi rõ số tờ và đóng dấu của đơn vị. Tất cả mọi sổ sách đều phải

có chữ ký của kế toán trưởng và thủ trưởng đơn vị.

- Bắt đầu niên độ kế toán phải mở sổ kế toán mới. Hết kỳ (hoặc hết niên độ) kế

toán phải tiến hành cộng sổ, khoá sổ tài khoản. Trong một số trường hợp cần thiết

(kiểm kê tài sản, kiểm tra kế toán, giải thể, sát nhập…) kế toán cũng cần phải tiến hành cộng sổ, tính ra tổng số phát sinh.

- Việc ghi chép trên sổ kế toán phải rõ ràng, dễ đọc và phải ghi bằng mực tốt, không phai. Số liệu phản ánh trên sổ sách phải liên tục, có hệ thống, không được bỏ cách dòng hoặc viết xen kẽ, đẽ chồng lên nhau. Tuyệt đối không được tẩy xoá, làm nhoè, làm mất số đã ghi. Trường hợp sai xót nhầm lẫn cần sửa theo đúng quy định.

4.1.4. Các loại sổ kế toán

Để thuận tiện trong việc sử dụng các loại sổ kế toán người ta thường phân loại

sổ kế toán theo các đặc trưng chủ yếu khác như: nội dung kinh tế, hình thức bên ngoài,

44

công dụng của sổ, trình độ khái quát của nội dung phản ánh.

4.1.4.1. Căn cứ vào nội dung bên trong của sổ, có thể chía sổ kế toán thành các nhóm

sau đây: - Sổ tài sản cố định.

- Sổ vật tư (hàng hoá, sản phẩm, dụng cụ).

- Sổ chi phí sản xuất (kinh doanh).

- Sổ bán hàng. - Sổ thanh toán.

- Sổ tiền mặt…

4.1.4.2. Căn cứ vào hình thức cấu trúc có thể chia sổ kế toán thành các loại: Sổ 2 bên,

sổ 1 bên, sổ nhiều cột và sổ bàn cờ. - Sổ 2 bên

Nợ Tài khoản XXXX Có

Diễn giải Số Diễn giải Số

Tiền Tiền Chứng từ Số hiệu Ngày Chứng từ Số hiệu Ngày

Sổ này được sử dụng rộng rãi để phản ánh các xu hướng biến đổi của các đối

tượng kế toán và tiện cho việc đối chiếu. Tuy nhiên sẽ không phù hợp nếu một tài

khoản nào đó chỉ có phát sinh tập trung ở một bên còn bên kia thì có ít số phát sinh.

Trong trường hợp này sử dụng sổ 1 bên sẽ hợp lý hơn.

- Sổ 1 bên

Tài khoản : XXX

Chứng từ Diễn giải TK Số tiền

Số hiệu Ngày Nợ Có đối ứng

Chứng từ

Số hiệu

Ngày

Nội dung ghi Nợ …

Diễn Giải

Ghi có

Khoản mục 2

Khoản mục 1

- Sổ nhiều cột Tài khoản : XXX

Sổ này được dùng khi cần chia mỗi bên Nợ, Có của tài khoản thành một số chỉ tiêu với các cột tương ứng. Như vậy mỗi cột sẽ ghi số phát sinh cùng loại, chứa đựng nội dung kinh tế như nhau tiện cho việc tổng hợp và phân tích số liệu. - Sổ bàn cờ

Sổ này được xây dựng theo nguyên tắc: Mỗi con số ghi trên sổ phản ánh đồng

thời 2 tiêu thức: Tài khoản ghi Nợ và tài khoản ghi Có hoặc khoản mục giá thành và

địa điểm phát sinh … loại sổ này được sử dụng phổ biến trong kế toán chi tiết chi phí

45

sản xuất kinh doanh và thuận tiện trong việc kiểm tra số liệu kế toán.

Tài khoản ghi Có

TK ghi Có TK… TK… TK… Cộng

TK ghi Nợ Nợ

TK… TK…

Cộng Có

4.1.4.3. Căn cứ vào hình thức bên ngoài: Sổ được chia thành 2 loại: Sổ đóng thành tập và sổ rời

- Sổ đóng thành tập: gồm một só tờ với một số trang nhất định được đánh số thứ

tự liên tục đóng lại thành tập.

- Số tờ rời là những tờ sổ để riêng lẻ kẹp trong các bìa cứng theo trình tự nhất

định để tiện việc ghi chép, bảo quản và sử dụng.

4.1.4.4. Căn cứ vào công dụng, sổ kế toán được chia thành 2 loại: Sổ nhật ký và sổ

phân loại

- Sổ nhật ký: Là loại sổ hệ thống các nghiệp vụ theo các đối tượng kế toán theo

trình tự thời gian như sổ nhật ký hay sổ đăng ký chứng từ ghi sổ

- Sổ phân loại: Là loại sổ hệ thống các nghiệp vụ theo các đối tượng của kế toán

hay các quá trình kinh doanh. Loại sổ này được sử dụng phổ biến trong kế toán chi tiết

và tổng hợp các đối tượng tài sản, nợ phải trả… và quá trình kinh doanh như : Sổ kho,

sổ quỹ, sổ tài sản cố định, sổ chi phí sản xuất …

Trong thực tế người ta còn dùng hình thức sổ kết hợp việc ghi chép theo thời

gian và theo hệ thống như “Nhật ký – Sổ cái “.

4.1.4.5. Căn cứ vào trình độ khái quát của nội dung phản ánh : Sổ kế toán được chia

thành 2 loại: Sổ kế toán tổng hợp và sổ kế toán chi tiết.

Mỗi doanh nghiệp chỉ có một hệ thống sổ kế toán cho một kỳ kế toán năm. Sổ kế

toán gồm sổ kế toán tổng hợp và sổ kế toán chi tiết.

Sổ kế toán tổng hợp, gồm: Sổ Nhật ký, Sổ Cái. Số kế toán chi tiết, gồm: Sổ, thẻ

kế toán chi tiết.

Nhà nước quy định bắt buộc về mẫu sổ, nội dung và phương pháp ghi chép đối với các loại Sổ Cái, sổ Nhật ký; quy định mang tính hướng dẫn đối với các loại sổ, thẻ kế toán chi tiết.

*) Sổ kế toán tổng hợp: Phản ánh tổng quát các loại tài sản, nguồn vốn và quá

46

trình kinh doanh. Trong sổ này mỗi nghiệp vụ kinh tế được ghi tổng quát và thường chỉ dùng chỉ tiêu giá trị. Sổ tổng hợp cung cấp các chỉ tiêu tổng quát để lập bảng cân đối tài khoản và các báo cáo tổng hợp khác như Sổ nhật ký chung, Sổ Cái.

- Sổ Nhật ký dùng để ghi chép các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh trong

từng kỳ kế toán và trong một niên độ kế toán theo trình tự thời gian và quan hệ đối ứng các tài khoản của các nghiệp vụ đó. Số liệu kế toán trên sổ Nhật ký phản ánh tổng số

phát sinh bên Nợ và bên Có của tất cả các tài khoản kế toán sử dụng ở doanh nghiệp.

Sổ Nhật ký phải phản ánh đầy đủ các nội dung sau:

+ Ngày, tháng ghi sổ; + Số hiệu và ngày, tháng của chứng từ kế toán dùng làm căn cứ ghi sổ;

+ Tóm tắt nội dung của nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh;

+ Số tiền của nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh.

- Sổ Cái dùng để ghi chép các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh trong từng

kỳ và trong một niên độ kế toán theo các tài khoản kế toán được quy định trong chế độ

tài khoản kế toán áp dụng cho doanh nghiệp. Số liệu kế toán trên Sổ Cái phản ánh tổng

hợp tình hình tài sản, nguồn vốn, tình hình và kết quả hoạt động sản xuất, kinh doanh

của doanh nghiệp. Sổ Cái phải phản ánh đầy đủ các nội dung sau:

+ Ngày, tháng ghi sổ;

+ Số hiệu và ngày, tháng của chứng từ kế toán dùng làm căn cứ ghi sổ;

+ Tóm tắt nội dung của nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh;

+ Số tiền của nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh ghi vào bên Nợ hoặc bên Có

của tài khoản.

*) Sổ kế toán chi tiết: Sổ kế toán chi tiết dùng để ghi chép các nghiệp vụ kinh tế,

tài chính phát sinh liên quan đến các đối tượng kế toán cần thiết phải theo dõi chi tiết

theo yêu cầu quản lý. Số liệu trên sổ kế toán chi tiết cung cấp các thông tin phục vụ

cho việc quản lý từng loại tài sản, nguồn vốn, doanh thu, chi phí chưa được phản ánh

trên sổ Nhật ký và Sổ Cái. Số lượng, kết cấu các sổ kế toán chi tiết không quy định bắt

buộc. Các doanh nghiệp căn cứ vào quy định mang tính hướng dẫn của Nhà nước về

sổ kế toán chi tiết và yêu cầu quản lý của doanh nghiệp để mở các sổ kế toán chi tiết

cần thiết, phù hợp.

Sổ chi tiết được ứng dụng rộng rãi trong kế toán chi tiết vật tư, sản phẩm, hàng hoá, tài sản cố định, chi phí sản xuất (kinh doanh) … như các sổ chi tiết vật tư, phải trả người bán … Nghiệp vụ kinh tế phát sinh phản ảnh vào sổ chi tiết vừa được ghi theo chỉ tiêu giá trị vừa ghi theo các chỉ tiêu chi tiết khác như: Số lượng hiện vật, đơn giá, thời hạn thanh toán …

4.2. Tổ chức quá trình mở sổ, ghi sổ và khóa sổ kế toán

4.2.1. Mở sổ kế toán

Sổ kế toán phải mở vào đầu kỳ kế toán năm. Đối với doanh nghiệp mới thành

47

lập, sổ kế toán phải mở từ ngày thành lập. Người đại diện theo pháp luật và kế toán

trưởng của doanh nghiệp có trách nhiệm ký duyệt các sổ kế toán ghi bằng tay trước khi

sử dụng, hoặc ký duyệt vào sổ kế toán chính thức sau khi in ra từ máy vi tính.

Sổ kế toán phải dùng mẫu in sẵn hoặc kẻ sẵn, có thể đóng thành quyển hoặc để tờ

rời. Các tờ sổ khi dùng xong phải đóng thành quyển để lưu trữ.

Trước khi dùng sổ kế toán phải hoàn thiện các thủ tục sau:

Đối với sổ kế toán dạng quyển: Trang đầu sổ phải ghi tõ tên doanh nghiệp, tên sổ, ngày mở sổ, niên độ kế toán

và kỳ ghi sổ, họ tên, chữ ký của người giữ và ghi sổ, của kế toán trưởng và người đại

diện theo pháp luật, ngày kết thúc ghi sổ hoặc ngày chuyển giao cho người khác

Sổ kế toán phải đánh số trang từ trang đầu đến trang cuối, giữa hai trang sổ phải

đóng dấu giáp lai của đơn vị kế toán.

Đối với sổ tờ rời:

Đầu mỗi sổ tờ rời phải ghi rõ tên doanh nghiệp, số thứ tự của từng tờ sổ, tên sổ,

tháng sử dụng, họ tên người giữ và ghi sổ. Các tờ rời trước khi dùng phải được giám

đốc doanh nghiệp hoặc người được uỷ quyền ký xác nhận, đóng dấu và ghi vào sổ

đăng ký sử dụng sổ tờ rời. Các sổ tờ rời phải được sắp xếp theo thứ tự các tài khoản kế

toán và phải đảm bảo sự an toàn, dễ tìm.

4.2.2. Ghi sổ kế toán

Việc ghi sổ kế toán nhất thiết phải căn cứ vào chứng từ kế toán đã được kiểm tra bảo đảm các quy định về chứng từ kế toán. Mọi số liệu ghi trên sổ kế toán bắt

buộc phải có chứng từ kế toán hợp pháp, hợp lý chứng minh.

Sổ sách kế toán phải ghi kịp thời, đầy đủ, chính xác và nhất thiết phải căn cứ

vào chứng từ hợp lệ đã được kiểm tra trước khi ghi sổ.

Đơn vị kế toán phải lập nội quy ghi sổ, định kỳ ghi sổ cho từng loại sổ sách để

đảm bảo cho báo cáo kế toán được kịp thời, chính xác.

Sổ sách phải giữ gìn sạch sẽ, ngăn nắp, chữ và con số phải rõ ràng, ngay

thẳng, không tẩy xóa, không viết xen kẽ, không dán đè, phải tôn trọng dòng kẻ trong

sổ sách, không chữa thêm, móc thêm trên những trang giấy trắng giữa 2 dòng kẻ hoặc những khoản giấy trắng ở đầu trang, cuối trang sổ. Mỗi dòng gạch khi cộng sổ phải nằm trên dòng kẻ.

Cuối trang phải cộng đuôi, số cộng ở dòng cuối trang sẽ ghi “chuyển trang sau”

và đóng dấu. Đầu trang sau sẽ ghi “chuyển sang”.

Sau nghiệp vụ kinh tế tài chính đã vào sổ thì trên chứng từ cần ghi ký hiệu để

dễ phân biệt (thường ghi tắt chữ V) nhằm tránh việc ghi 2 lần hoặc bỏ sót.

4.2.3. Khóa sổ kế toán

Kế toán phải khóa sổ từng tháng vào ngày cuối tháng. Các nghiệp vụ kinh tế

48

tài chính phát sinh trong tháng đều phải ghi vào sổ trong tháng và nghiêm cấm

việc làm báo cáo trước khi khóa sổ.

Đối với qũy tiền mặt thì phải khóa sổ hàng ngày. Khóa sổ là tính tổng số phát sinh Nợ, bên Có và tính ra số dư của tài khoản

trong sổ kế toán sau một thời gian nhất định.

Đơn vị phải lập và thực hiện chế độ kiểm tra đối chiếu số liệu trên các sổ kế toán.

- Đối chiếu sổ qũy và tiền mặt ở qũy hàng ngày. - Đối chiếu giữa số tiền gửi ngân hàng với ngân hàng mỗi tuần một lần.

- Đối chiếu giữa các sổ phân tích với sổ tổng hợp ít nhất mỗi tháng một lần.

- Đối chiếu giữa sổ kế toán với sổ sách của kho ít nhất mỗi tháng một lần.

- Đối chiếu số dư chi tiết các tài khoản thanh toán với từng chu nợ, từng khách

hàng ít nhất 3 tháng một lần.

Cuối năm phải lập bảng danh sách tất cả các sổ kế toán dùng cho năm sau

thành 2 bản. Một bản gửi cho đơn vị kế toán cấp trên thay cho báo cáo, một bản lưu

ở bộ phận kế toán. Trong năm cần mở thêm sổ kế toán, bộ phận kế toán phải điền

thêm vào bảng danh sách lưu ở đơn vị đồng thời phải báo cáo cho cấp trên biết.

Khi khóa sổ vào thời điểm cuối năm, kế toán có thể ghi số dư cuối kỳ vào cột

ngược lại (số dư bên Nợ ghi vào bên Có và ngược lại) và tính ra con số cân bằng

giữa bên Nợ và bên Có. Những dòng kẻ còn lại trong trang sổ sau khi khóa phải gạch

xéo để hủy bỏ.

Sổ kế toán mới có thể thực hiện tiếp tục công việc kế toán của năm cũ, phải

chuyển số dư của tất cả các tài khoản nào còn số dư đến ngày 31 tháng 12 năm cũ

sang sổ sách năm mới. Bảng cân đối kế toán cuối năm là chứng từ tổng hợp về các

số dư của tất cả các tài khoản về năm cũ.

Hàng tháng khi công việc vào sổ đã xong, sổ sách đã được đối chiếu kiểm tra

và khóa sổ thì tất cả các chứng từ kế toán của tháng (chứng từ gốc; chứng từ tổng

hợp; chứng từ ghi sổ) phải sắp xếp theo loại, trong từng loại sắp xếp theo thứ tự

thời gian, đóng thành quyển hoặc gói buộc cẩn thận, trên mặt ngoài ghi rõ.

- Tên đơn vị - Niên độ, tháng - Số hiệu chứng từ ghi sổ: Số đầu và số cuối. Sổ sách kế toán, báo cáo kế toán và các tài liệu khác có liên quan cuối năm

cũng sắp xếp và bảo quản như trên.

Các tài liệu kế toán được lưu giữ ở bộ phận kế toán nhiều nhất là một năm sau

niên độ kế toán. Sau đó phải nộp cho bộ phận lưu trữ doanh nghiệp.

Cuối kỳ kế toán phải khoá sổ kế toán trước khi lập báo cáo tài chính. Ngoài

ra phải khoá sổ kế toán trong các trường hợp kiểm kê hoặc các trường hợp khác

49

theo quy định của pháp luật.

4.3. Các hình thức sửa chữa sổ kế toán

4.3.1. Khi phát hiện sổ kế toán ghi bằng tay

Khi phát hiện sổ kế toán ghi bằng tay có sai sót trong quá trình ghi sổ kế toán thì

không được tẩy xoá làm mất dấu vết thông tin, số liệu ghi sai mà phải sửa chữa theo

một trong các phương pháp sau:

4.3.1.1. Phương pháp cải chính

Phương pháp này dùng để đính chính những sai sót bằng cách gạch một đường

thẳng xoá bỏ chỗ ghi sai nhưng vẫn đảm bảo nhìn rõ nội dung sai. Trên chỗ bị xoá bỏ

ghi con số hoặc chữ đúng bằng mực thường ở phía trên và phải có chữ ký của kế toán

trưởng hoặc phụ trách kế toán bên cạnh chỗ sửa. Phương pháp này áp dụng cho các trường hợp:

- Sai sót trong diễn giải, không liên quan đến quan hệ đối ứng của các tài khoản;

- Sai sót không ảnh hưởng đến số tiền tổng cộng.

4.3.1.2. Phương pháp ghi số âm (còn gọi Phương pháp ghi đỏ)

Phương pháp này dùng để điều chỉnh những sai sót bằng cách: Ghi lại bằng mực

đỏ hoặc ghi trong ngoặc đơn bút toán đã ghi sai để huỷ bút toán đã ghi sai. Ghi lại bút

toán đúng bằng mực thường để thay thế.

Phương pháp này áp dụng cho các trường hợp:

- Sai về quan hệ đối ứng giữa các tài khoản do định khoản sai đã ghi sổ kế toán mà

không thể sửa lại bằng phương pháp cải chính;

- Phát hiện ra sai sót sau khi đã nộp báo cáo tài chính cho cơ quan có thẩm quyền

Trong trường hợp này được sửa chữa sai sót vào sổ kế toán năm phát hiện ra sai

sót theo phương pháp phi hồi tố, hoặc hồi tố theo quy định của chuẩn mực kế toán số 29

“Thay đổi chính sách kế toán, ước tính kế toán và các sai sót”;

- Sai sót trong đó bút toán ở tài khoản đã ghi số tiền nhiều lần hoặc con số ghi sai

lớn hơn con số ghi đúng.

Khi dùng phương pháp ghi số âm để đính chính chỗ sai thì phải lập một “Chứng từ

ghi sổ đính chính” do kế toán trưởng (hoặc phụ trách kế toán) ký xác nhận. 4.3.1.3. Phương pháp ghi bổ sung:

Phương pháp này áp dụng cho trường hợp ghi đúng về quan hệ đối ứng tài khoản nhưng số tiền ghi sổ ít hơn số tiền trên chứng từ hoặc là bỏ sót không cộng đủ số tiền ghi trên chứng từ. Sửa chữa theo phương pháp này phải lập “Chứng từ ghi sổ bổ sung" để ghi bổ sung bằng mực thường số tiền chênh lệch còn thiếu so với chứng từ.

4.3.2. Sửa chữa trong trường hợp ghi sổ kế toán bằng máy vi tính

50

- Trường hợp phát hiện sai sót trước khi báo cáo tài chính năm nộp cho cơ quan nhà nước có thẩm quyền thì phải sửa chữa trực tiếp vào sổ kế toán của năm đó trên máy vi tính;

- Trường hợp phát hiện sai sót sau khi báo cáo tài chính năm đã nộp cho cơ quan Nhà nước có thẩm quyền thì phải sửa chữa trực tiếp vào sổ kế toán của năm đã phát hiện sai sót trên máy vi tính và ghi chú vào dòng cuối của sổ kế toán năm có sai sót.

- Các trường hợp sửa chữa khi ghi sổ kế toán bằng máy vi tính đều được thực

hiện theo “Phương pháp ghi số âm” hoặc “Phương pháp ghi bổ sung” . 4.3.3. Sửa chữa trong trường hợp khi báo cáo quyết toán năm được duyệt

Khi báo cáo quyết toán năm được duyệt hoặc khi công việc thanh tra, kiểm tra, kiểm toán kết thúc và đã có ý kiến kết luận chính thức, nếu có quyết định phải sửa chữa lại số liệu trên báo cáo tài chính liên quan đến số liệu đã ghi sổ kế toán thì đơn vị phải sửa lại sổ kế toán và số dư của những tài khoản kế toán có liên quan theo phương pháp quy định. Việc sửa chữa được thực hiện trực tiếp trên sổ kế toán của năm đã phát hiện sai sót, đồng thời phải ghi chú vào trang cuối (dòng cuối) của sổ kế toán năm trước có sai sót (nếu phát hiện sai sót báo cáo tài chính đã nộp cho cơ quan có thẩm quyền) để tiện đối chiếu, kiểm tra. 4.4. Các hình thức sổ kế toán

Công tác kế toán ở đơn vị bao giờ cũng xuất phát từ chứng từ gốc và kết thúc bằng hệ thống báo cáo kế toán định kỳ thông qua quá trình ghi chép, theo dõi tính toán và xử lý số liệu trong hệ thống sổ kế toán cần thiết. Việc quy định phải mở những loại sổ kế toán nào để phản ánh các đối tượng kế toán, kết cấu của từng loại sổ, trình tự, phương pháp ghi sổ và mối liên hệ giữa các loại sổ nhằm đảm bảo vai trò, chức năng và nhiệm vụ của kế toán được gọi là hình thức kế toán.

Để thực hiện những yêu cầu và nguyên tắc tổ chức hệ thống sổ kế toán người ta đã xây dựng được một số phương án tổ chức hệ thống sổ kế toán sử dụng cho các đơn vị nói chung và cho các doanh nghiệp nói riêng gọi là hình thức kế toán. Các hình thức kế toán phổ biến hiện nay ở các doanh nghiệp bao gồm:

+ Hình thức kế toán nhật ký sổ cái; + Hình thức kế toán nhật ký chung; + Hình thức kế toán chứng từ ghi sổ; + Hình thức kế toán nhật ký chứng từ; + Hình thức kế toán trên máy vi tính. Trong mỗi hình thức sổ kế toán có những quy định cụ thể về số lượng, kết cấu,

mẫu sổ, trình tự, phương pháp ghi chép và mối quan hệ giữa các sổ kế toán.

51

Còn một hình thức kế toán ghi sổ đơn hiện nay rất ít các doanh nghiệp áp dụng, thường ở các đơn vị không có bộ máy kế toán, cán bộ làm kế toán mang tính kiêm nhiệm ở các đơn vị phụ thuộc của các khối hành chính sự nghiệp, những tổ chức nhỏ không mang tính tìm kiếm lợi nhuận ít tài sản và nợ lần. Những ghi chép tài chính được ghi vào một quyển sổ thu – chi nhỏ, khoản thu ở trang bên trái, khoản chi ở trang bên phải, mỗi khoản thu chi đều có ghi ngày tháng và tóm tắt. (Theo Thông tư số

200/2014/TT-BTC ngày 22 tháng 12 năm 2014 về việc ban hàng chế độ kế toán doanh nghiệp thì không có hình thức kế toán đơn). 4.4.1. Hình thức Nhật ký Chung 4.4.1.1. Đặc điểm

- Hình thức này tách rời trình tự ghi sổ theo thời gian với ghi sổ theo hệ thống toàn bộ các nghiệp vụ kế toán tài chính phát sinh trong kỳ để ghi vào 2 sổ kế toán tổng hợp riêng biệt: Sổ nhật ký chung và sổ cái.

- Tách rời việc ghi chép kế toán tổng hợp với việc ghi chép kế toán chi tiết để ghi

vào 2 loại sổ kế toán riêng: Sổ kế toán tổng hợp và sổ kế toán chi tiết.

- Cuối kỳ phải lập bảng cân đối kế toán để kiểm tra tính chính xác của việc ghi sổ kế toán tổng hợp trong kỳ vì các tài khoản cấp I được mở trên các tờ riêng trong sổ cái. 4.4.1.2. Nguyên tắc, đặc trưng cơ bản của hình thức kế toán Nhật ký chung

Tất cả các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh đều phải được ghi vào sổ Nhật ký, mà trọng tâm là sổ Nhật ký chung, theo trình tự thời gian phát sinh và theo nội dung kinh tế (định khoản kế toán) của nghiệp vụ đó. Sau đó lấy số liệu trên các sổ Nhật ký để ghi Sổ Cái theo từng nghiệp vụ phát sinh. Hình thức kế toán Nhật ký chung gồm các loại sổ chủ yếu sau:

- Sổ Nhật ký chung, Sổ Nhật ký đặc biệt; - Sổ Cái; - Các sổ, thẻ kế toán chi tiết.

4.4.1.3. Trình tự ghi sổ

- Hàng ngày, căn cứ vào các chứng từ đã kiểm tra được dùng làm căn cứ ghi sổ, trước hết ghi nghiệp vụ phát sinh vào sổ Nhật ký chung, sau đó căn cứ số liệu đã ghi trên sổ Nhật ký chung để ghi vào Sổ Cái theo các tài khoản kế toán phù hợp. Nếu đơn vị có mở sổ, thẻ kế toán chi tiết thì đồng thời với việc ghi sổ Nhật ký chung, các nghiệp vụ phát sinh được ghi vào các sổ, thẻ kế toán chi tiết liên quan.

Trường hợp đơn vị mở các sổ Nhật ký đặc biệt thì hàng ngày, căn cứ vào các chứng từ được dùng làm căn cứ ghi sổ, ghi nghiệp vụ phát sinh vào sổ Nhật ký đặc biệt liên quan. Định kỳ (3, 5, 10... ngày) hoặc cuối tháng, tuỳ khối lượng nghiệp vụ phát sinh, tổng hợp từng sổ Nhật ký đặc biệt, lấy số liệu để ghi vào các tài khoản phù hợp trên Sổ Cái, sau khi đã loại trừ số trùng lặp do một nghiệp vụ được ghi đồng thời vào nhiều sổ Nhật ký đặc biệt (nếu có).

52

- Cuối tháng, cuối quý, cuối năm, cộng số liệu trên Sổ Cái, lập Bảng cân đối số phát sinh. Sau khi đã kiểm tra đối chiếu khớp đúng, số liệu ghi trên Sổ Cái và bảng tổng hợp chi tiết (được lập từ các Sổ, thẻ kế toán chi tiết) được dùng để lập các Báo cáo tài chính. Về nguyên tắc, Tổng số phát sinh Nợ và Tổng số phát sinh Có trên Bảng cân đối số phát sinh phải bằng Tổng số phát sinh Nợ và Tổng số phát sinh Có trên sổ

Nhật ký chung (hoặc sổ Nhật ký chung và các sổ Nhật ký đặc biệt sau khi đã loại trừ số trùng lặp trên các sổ Nhật ký đặc biệt) cùng kỳ.

Chứng từ kế toán

SỔ NHẬT KÝ CHUNG

Sổ, thẻ kế toán

Sổ Nhật ký đặc biệt

chi tiết

SỔ CÁI

Bảng tổng hợp chi tiết

Bảng cân đối số phát sinh

BÁO CÁO TÀI CHÍNH

Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu, kiểm tra

Hình 4.1. Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức Nhật ký Chung

4.4.1.4. Ưu nhược điểm:

- Ưu điểm: Đây là hình thức đơn giản, thích hợp với mọi đơn vị hạch toán (đặc

biệt khi sử dụng máy vi tính), thuận tiện cho việc phân công tác.

- Nhược điểm: Khi ghi nhật ký chung dễ phát sinh trùng lắp, do vậy cuối tháng

phải loại bỏ số liệu trùng lắp mới ghi sổ kế toán.

- Hình thức này phù hợp với các doanh nghiệp vừa và nhỏ có khối lượng nghiệp

vụ kinh tế tài chính phát sinh không nhiều, bộ máy kế toán ít người. 4.4.1.5. Các loại sổ theo hình thức Nhật ký chung

53

Sổ kế toán tổng hợp: Nhật ký chung, nhật ký đặc biệt và sổ cái + Sổ nhật ký chung: Là sổ phản ánh toàn bộ các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh theo trình tự thời gian. Ngoài ra còn phản ánh theo quan hệ đối ứng tài khoản để phục vụ việc ghi sổ cái. Hàng ngày căn cứ vào chứng từ kế toán hoặc chứng từ gốc cùng loại kế toán định khoản ghi vào nhật ký chung.

+ Sổ nhật ký đặc biệt: Dùng để tổng hợp các chứng từ gốc cùng loại, theo định kỳ ngắn ghi vào sổ nhật ký chung hoặc ghi vào sổ cái. Định kỳ lấy số liệu ở nhật ký đặc biệt để định khoản ghi vào sổ cái (không cần ghi qua nhật ký chung).

+ Sổ cái: Sổ cái được mở ghi tiếp số liệu kế toán từ sổ nhật ký. Đây là sổ kế toán tổng hợp có thể đóng thành quyển hoặc để tờ rời nhưng phải đánh số trang và đăng ký theo quy định dùng để hệ thống hoá các nghiệp vụ kế toán tài chính phát sinh theo từng kế toán mở cho mỗi đối tượng kế toán.

- Sổ kế toán chi tiết: Cũng được mở cho các đối tượng kế toán phản ánh trong

tài khoản cấp I cần phải theo dõi chi tiết. 4.4.1.6. Phương pháp ghi sổ theo hình thức Nhật ký chung

Đơn vị: ……………. Mẫu số S03a-DN Địa chỉ: …………….. (Ban hành theo TT số 200/2014/TT-BTC

ngày 22/12/2014 của Bộ trưởng BTC)

* Nhật ký chung (Mẫu số 03a-DN)

SỔ NHẬT KÝ CHUNG

Năm: ……………

(Đơn vị tính: …………)

Chứng từ

Số phát sinh

Diễn giải

SH TK

NT GS

Đã ghi sổ cái

STT dòng

SH NT

Nợ

Có

ĐƢ

A

B

C

D

E

G

H

1

2

- Số trang trước chuyển

sang

- Cộng chuyển sang trang sau

- Sổ này có … trang, đánh số từ trang số 01 đến trang …

- Ngày mở sổ: ………..

Ngày … tháng … năm …

Ngƣời ghi sổ ( Ký, họ tên)

Kế toán trƣởng ( Ký, họ tên)

Giám đốc ( Ký, họ tên, đóng dấu)

- Số chứng chỉ hành nghề: - Đơn vị cung cấp dịch vụ kế toán: Đối với người ghi sổ thuộc các đơn vị dịch vụ kế toán phải ghi rõ Số chứng chỉ hành nghề, tên và địa chỉ Đơn vị cung cấp dịch vụ kế toán. Người lập biểu là cá nhân hành nghề ghi rõ Số chứng chỉ hành nghề.

- Nội dung:

Sổ Nhật ký chung là sổ kế toán tổng hợp dùng để ghi chép các nghiệp vụ kinh

tế, tài chính phát sinh theo trình tự thời gian đồng thời phản ánh theo quan hệ đối ứng

tài khoản (Định khoản kế toán) để phục vụ việc ghi Sổ Cái. Số liệu ghi trên sổ Nhật ký

54

chung được dùng làm căn cứ để ghi vào Sổ Cái.

- Kết cấu và phương pháp ghi sổ:

Kết cấu sổ Nhật ký chung được quy định thống nhất theo mẫu ban hành trong

chế độ này:

+ Cột A: Ghi ngày, tháng ghi sổ.

+ Cột B, C: Ghi số hiệu và ngày, tháng lập của chứng từ kế toán dùng làm căn

cứ ghi sổ.

+ Cột D: Ghi tóm tắt nội dung nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh của chứng

từ kế toán.

+ Cột E: Đánh dấu các nghiệp vụ ghi sổ Nhật ký chung đã được ghi vào Sổ Cái.

+ Cột G: Ghi số thứ tự dòng của Nhật ký chung + Cột H: Ghi số hiệu các tài khoản ghi Nợ, ghi Có theo định khoản kế toán các

nghiệp vụ phát sinh. Tài khoản ghi Nợ được ghi trước, Tài khoản ghi Có được ghi sau,

mỗi tài khoản được ghi một dòng riêng.

+ Cột 1: Ghi số tiền phát sinh các Tài khoản ghi Nợ.

+ Cột 2: Ghi số tiền phát sinh các Tài khoản ghi Có.

Cuối trang sổ, cộng số phát sinh luỹ kế để chuyển sang trang sau. Đầu trang sổ,

ghi số cộng trang trước chuyển sang.

Về nguyên tắc tất cả các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh đều phải ghi vào sổ

Nhật ký chung. Tuy nhiên, trong trường hợp một hoặc một số đối tượng kế toán có số lượng phát sinh lớn, để đơn giản và giảm bớt khối lượng ghi Sổ Cái, doanh nghiệp có thể

mở các sổ Nhật ký đặc biệt để ghi riêng các nghiệp vụ phát sinh liên quan đến các đối

tượng kế toán đó.

Các sổ Nhật ký đặc biệt là một phần của sổ Nhật ký chung nên phương pháp

ghi chép tương tự như sổ Nhật ký chung. Song để tránh sự trùng lặp các nghiệp vụ đã

ghi vào sổ Nhật ký đặc biệt thì không ghi vào sổ Nhật ký chung. Trường hợp này, căn

cứ để ghi Sổ Cái là Sổ Nhật ký chung và các Sổ Nhật ký đặc biệt.

Dưới đây là hướng dẫn nội dung, kết cấu và cách ghi sổ của một số Nhật ký đặc

55

biệt thông dụng.

Đơn vị: …………………….. Mẫu số S03a1-DN Địa chỉ: ……………………. (Ban hành theo TT số 200/2014/TT-BTC ngày 22/12/2014 của Bộ trưởng BTC)

* Sổ Nhật ký thu tiền (Mẫu số 03a1-DN)

Ghi có các TK

Chứng từ

TK khác

Diễn giải

NT GS

TK …

TK …

TK …

TK …

SH

ST

SH NT

SỔ NHẬT KÝ THU TIỀN Năm: …… Ghi nợ TK …. 1

2

3

4

5

6

E

A

C

D

- Số trang trước chuyển sang - Cộng chuyển sang trang sau

- Sổ này có … trang, đánh số từ trang số 01 đến trang … - Ngày mở sổ: …………….

Ngày … tháng … năm …

B

Ngƣời ghi sổ ( Ký, họ tên)

Kế toán trƣởng ( Ký, họ tên)

Giám đốc ( Ký, họ tên, đóng dấu)

- Số chứng chỉ hành nghề: - Đơn vị cung cấp dịch vụ kế toán: Đối với người ghi sổ thuộc các đơn vị dịch vụ kế toán phải ghi rõ Số chứng chỉ hành nghề, tên và địa chỉ Đơn vị cung cấp dịch vụ kế toán. Người lập biểu là cá nhân hành nghề ghi rõ Số chứng chỉ hành nghề.

- Nội dung: Là sổ Nhật ký đặc biệt dùng để ghi chép các nghiệp vụ thu tiền của

doanh nghiệp. Mẫu sổ này được mở riêng cho thu tiền mặt, thu qua ngân hàng, cho từng

loại tiền (đồng Việt Nam, ngoại tệ) hoặc cho từng nơi thu tiền (Ngân hàng A, Ngân

hàng B...).

- Kết cấu và phương pháp ghi sổ: + Cột A: Ghi ngày, tháng ghi sổ. + Cột B,C: Ghi số hiệu và ngày, tháng lập của chứng từ kế toán dùng làm căn cứ

ghi sổ.

+ Cột D: Ghi tóm tắt nội dung nghiệp vụ kinh tế phát sinh của chứng từ kế toán. + Cột 1: Ghi số tiền thu được vào bên Nợ của tài khoản tiền được theo dõi trên sổ

này như: Tiền mặt, tiền gửi ngân hàng.. .

+ Cột 2, 3, 4, 5, 6: Ghi số tiền phát sinh bên Có của các tài khoản đối ứng.

Cuối trang sổ, cộng số phát sinh luỹ kế để chuyển sang trang sau.

56

Đầu trang sổ, ghi số cộng trang trước chuyển sang.

Đơn vị: …………………….. Mẫu số S03a2-DN Địa chỉ: ……………………. (Ban hành theo TT số 200/2014/TT-BTC ngày 22/12/2014 của Bộ trưởng BTC)

* Nhật ký chi tiền (Mẫu số S03a2-DN)

Ghi Nợ các TK

Chứng từ

TK khác

Diễn giải

NT GS

TK …

TK …

TK …

TK …

SH NT

SH

ST

A

B

C

D

SỔ NHẬT KÝ CHI TIỀN Năm: …… Ghi Có TK …. 1

3

2

4

5

6

E

- Số trang trước chuyển sang - Cộng chuyển sang trang sau

- Sổ này có … trang, đánh số từ trang số 01 đến trang … - Ngày mở sổ: …………….

Ngày … tháng … năm …

Ngƣời ghi sổ ( Ký, họ tên)

Kế toán trƣởng ( Ký, họ tên)

Giám đốc ( Ký, họ tên, đóng dấu)

- Số chứng chỉ hành nghề: - Đơn vị cung cấp dịch vụ kế toán: Đối với người ghi sổ thuộc các đơn vị dịch vụ kế toán phải ghi rõ Số chứng chỉ hành nghề, tên và địa chỉ Đơn vị cung cấp dịch vụ kế toán. Người lập biểu là cá nhân hành nghề ghi rõ Số chứng chỉ hành nghề.

- Nội dung: Là sổ Nhật ký đặc biệt dùng để ghi chép các nghiệp vụ chi tiền của

doanh nghiệp. Mẫu sổ này được mở riêng cho chi tiền mặt, chi tiền qua ngân hàng, cho

từng loại tiền (đồng Việt Nam, ngoại tệ) hoặc cho từng nơi chi tiền (Ngân hàng A, Ngân hàng B...).

- Kết cấu và phương pháp ghi sổ: + Cột A: Ghi ngày, tháng ghi sổ. + Cột B, C: Ghi số hiệu và ngày, tháng lập của chứng từ dùng làm căn cứ ghi sổ. + Cột D: Ghi tóm tắt nội dung nghiệp vụ phát sinh của chứng từ kế toán.

+ Cột 1: Ghi số tiền chi ra vào bên Có của tài khoản tiền được theo dõi trên sổ

này, như: Tiền mặt, tiền gửi Ngân hàng...

+ Cột 2, 3, 4, 5, 6 : Ghi số tiền phát sinh bên Nợ của các tài khoản đối ứng.

57

Cuối trang sổ, cộng số phát sinh luỹ kế để chuyển sang trang sau. Đầu trang sổ,

ghi số cộng trang trước chuyển sang.

Đơn vị: …………………….. Mẫu số S03a3-DN Địa chỉ: ……………………. (Ban hành theo TT số 200/2014/TT-BTC ngày 22/12/2014 của Bộ trưởng BTC)

* Nhật ký mua hàng (Mẫu số S03a3-DN)

SỔ NHẬT KÝ MUA HÀNG Năm: ………..

Chứng từ

TK ghi nợ

TK khác

Diễn giải

SH NT

Hàng hóa

NVL, VL

SH

ST

B

C

D

1

2

E

3

Phải trả ngƣời bán (ghi có) 4

- Số trang trước chuyến sang - Cộng chuyển sang trang sau:

- Sổ này có … trang, đánh số từ trang số 01 đến trang … - Ngày mở sổ: …………….

Ngày … tháng … năm …

NT GS A

Ngƣời ghi sổ ( Ký, họ tên)

Kế toán trƣởng ( Ký, họ tên)

Giám đốc ( Ký, họ tên, đóng dấu)

- Số chứng chỉ hành nghề:

- Đơn vị cung cấp dịch vụ kế toán: Đối với người ghi sổ thuộc các đơn vị dịch vụ kế toán phải ghi rõ Số chứng chỉ hành nghề, tên và địa chỉ Đơn vị cung cấp dịch vụ kế toán. Người lập biểu là cá nhân hành nghề ghi rõ Số chứng chỉ hành nghề.

- Nội dung: Là Sổ Nhật ký đặc biệt dùng để ghi chép các nghiệp vụ mua hàng

theo từng loại hàng tồn kho của đơn vị, như: Nguyên liệu, vật liệu; công cụ, dụng cụ;

hàng hoá;...

Sổ Nhật ký mua hàng dùng để ghi chép các nghiệp vụ mua hàng theo hình thức trả tiền sau (mua chịu). Trường hợp trả tiền trước cho người bán thì khi phát sinh nghiệp vụ mua hàng cũng ghi vào sổ này.

- Kết cấu và phương pháp ghi sổ. + Cột A: Ghi ngày, tháng ghi sổ.

+ Cột B, C: Ghi số hiệu và ngày, tháng lập của chứng từ kế toán dùng làm căn

cứ ghi sổ.

+ Cột D: Ghi tóm tắt nội dung nghiệp vụ phát sinh của chứng từ kế toán.

58

+ Cột 1, 2, 3 : Ghi Nợ các tài khoản hàng tồn kho như: Hàng hoá, nguyên liệu vật

liệu, công cụ, dụng cụ... Trường hợp đơn vị mở sổ này cho từng loại hàng tồn kho thì

các cột này có thể dùng để ghi chi tiết cho loại hàng tồn kho đó như: Hàng hoá A, hàng hoá B...

+ Cột 4: Ghi số tiền phải trả người bán tương ứng với số hàng đã mua.

Cuối trang sổ, cộng số luỹ kế để chuyển sang trang sau. Đầu trang sổ, ghi số

cộng trang trước chuyển sang.

Đơn vị: ……………… Mẫu số S03a4-DN Địa chỉ: …………….. (Ban hành theo TT số 200/2014/TT-BTC ngày 22/12/2014 của Bộ trưởng BTC)

* Nhật ký bán hàng (Mẫu số S03a4-DN)

SỔ NHẬT KÝ BÁN HÀNG Năm :………………..

Chứng từ

Diễn giải

NT GS

SH

NT

A

B

C

D

Phải thu từ ngƣời mua (ghi nợ) 1

Ghi có TK doanh thu Thành phẩm 3

Hàng hóa 2

Dịch vụ 4

Số trang trước chuyển sang - Cộng chuyển sang trang sau

- Sổ này có … trang, đánh số từ trang số 01 đến trang … - Ngày mở sổ: …………….

Ngày … tháng … năm …

Ngƣời ghi sổ ( Ký, họ tên)

Kế toán trƣởng ( Ký, họ tên)

Giám đốc ( Ký, họ tên, đóng dấu)

- Số chứng chỉ hành nghề:

- Đơn vị cung cấp dịch vụ kế toán: Đối với người ghi sổ thuộc các đơn vị dịch vụ kế toán phải ghi rõ Số chứng chỉ hành nghề, tên và địa chỉ Đơn vị cung cấp dịch vụ kế toán. Người lập biểu là cá nhân hành nghề ghi rõ Số chứng chỉ hành nghề.

- Nội dung: Là Sổ Nhật ký đặc biệt dùng để ghi chép các nghiệp vụ bán hàng của

doanh nghiệp như: Bán hàng hoá, bán thành phẩm, bán dịch vụ.

Sổ Nhật ký bán hàng dùng để ghi chép các nghiệp vụ bán hàng theo hình thức thu tiền sau (bán chịu). Trường hợp người mua trả tiền trước thì khi phát sinh nghiệp vụ bán hàng cũng ghi vào sổ này.

- Kết cấu và cách ghi sổ: + Cột A: Ghi ngày, tháng ghi sổ. + Cột B, C: Ghi số hiệu và ngày, tháng lập của chứng từ dùng làm căn cứ ghi sổ. + Cột D: Ghi tóm tắt nội dung nghiệp vụ phát sinh của chứng từ kế toán. + Cột 1: Ghi số tiền phải thu từ người mua theo doanh thu bán hàng. + Cột 2, 3, 4: Mở theo yêu cầu của doanh nghiệp để ghi doanh thu theo từng loại nghiệp vụ: Bán hàng hoá, bán thành phẩm, bán bất động sản đầu tư, cung cấp dịch vụ... 59

Trường hợp doanh nghiệp mở sổ này cho từng loại doanh thu: Bán hàng hoá, bán thành phẩm, bán bất động sản đầu tư, cung cấp dịch vụ... thì các cột này có thể dùng để ghi chi tiết cho từng loại hàng hoá, thành phẩm, bất động sản đầu tư, dịch vụ. Trường hợp không cần thiết, doanh nghiệp có thể gộp 3 cột này thành 1 cột để ghi doanh thu bán hàng chung. Cuối trang sổ, cộng số luỹ kế để chuyển sang trang sau. Đầu trang sổ, ghi số

cộng trang trước chuyển sang.

Doanh nghiệp có thể mở một hoặc một số sổ Nhật ký đặc biệt như đã nêu trên để ghi chép. Trường hợp cần mở thêm các sổ Nhật ký đặc biệt khác phải tuân theo các nguyên tắc mở sổ và ghi sổ đã quy định.

*Sổ Cái (Mẫu số S03b- DN)

Đơn vị: …………………… Mẫu số S03b-DN Địa chỉ: …………………... (Ban hành theo TT số 200/2014/TT-BTC Ngày 22/12/2014 của Bộ trưởng BTC)

SỔ CÁI (Dùng cho hình thức kế toán Nhật ký chung) Năm: …………. Tên tài khoản: ………….. Số hiệu: ………..

Chứng từ (Đvt:…………….) Số tiền

Diễn giải NT GS SH TK đối ứng SH NT Nợ Có

A B C D Nhật ký chung STT Trang dòng số G E H 1 2

- Số dư đầu năm - Số phát sinh trong tháng - Cộng số phát sinh tháng - Số dư cuối tháng - Cộng lũy kế từ đầu quý

- Sổ này có … trang, đánh số từ trang số 01 đến trang … - Ngày mở sổ: ……………. Ngày … tháng … năm …

Kế toán trƣởng ( Ký, họ tên) Giám đốc ( Ký, họ tên, đóng dấu) Ngƣời ghi sổ ( Ký, họ tên) - Số chứng chỉ hành nghề:

60

- Đơn vị cung cấp dịch vụ kế toán: Đối với người ghi sổ thuộc các đơn vị dịch vụ kế toán phải ghi rõ Số chứng chỉ hành nghề, tên và địa chỉ Đơn vị cung cấp dịch vụ kế toán. Người lập biểu là cá nhân hành nghề ghi rõ Số chứng chỉ hành nghề.

- Nội dung: Sổ Cái là sổ kế toán tổng hợp dùng để ghi chép các nghiệp vụ kinh

tế, tài chính phát sinh trong niên độ kế toán theo tài khoản kế toán được quy định trong hệ thống tài khoản kế toán áp dụng cho doanh nghiệp. Mỗi tài khoản được mở một

hoặc một số trang liên tiếp trên Sổ Cái đủ để ghi chép trong một niên độ kế toán.

- Kết cấu và phương pháp ghi sổ:

Sổ Cái được quy định thống nhất theo mẫu ban hành trong chế độ này. Cách ghi Sổ Cái được quy định như sau:

+ Cột A: Ghi ngày, tháng ghi sổ.

+ Cột B, C: Ghi số hiệu và ngày, tháng lập của chứng từ kế toán được dùng làm

căn cứ ghi sổ.

+ Cột D: Ghi tóm tắt nội dung nghiệp vụ phát sinh.

+ Cột E: Ghi số trang của sổ Nhật ký chung đã ghi nghiệp vụ này.

+ Cột G: Ghi số dòng của sổ Nhật ký chung đã ghi nghiệp vụ này.

+ Cột H: Ghi số hiệu của các tài khoản đối ứng liên quan đến nghiệp vụ phát

sinh với tài khoản trang Sổ Cái này (Tài khoản ghi Nợ trước, tài khoản ghi Có sau).

+ Cột 1, 2: Ghi số tiền phát sinh bên Nợ hoặc bên Có của Tài khoản theo từng

nghiệp vụ kinh tế.

Đầu tháng, ghi số dư đầu kỳ của tài khoản vào dòng đầu tiên, cột số dư (Nợ

hoặc Có). Cuối tháng, cộng số phát sinh Nợ, số phát sinh Có, tính ra số dư và cộng luỹ kế số phát sinh từ đầu quý của từng tài khoản để làm căn cứ lập Bảng Cân đối số phát

sinh và báo cáo tài chính.

4.4.2. Hình thức Chứng từ ghi sổ 4.4.2.1. Đặc điểm

+ Cũng giống như hình thức nhật ký chung nhưng nó được phát triển cao hơn

hình thức này tách rời trình tự ghi sổ theo thời gian với trình tự ghi sổ phân loại thành

2 bước công việc độc lập vào 2 sổ kế toán riêng biệt: Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ và sổ cái.

+ Tách rời việc ghi chép kế toán tổng hợp với việc ghi sổ kế toán chi tiết. Cơ

+ Cuối tháng phải lập bảng cân đối tài khoản để kiểm tra tính chính xác của

sở để ghi sổ kế toán tổng hợp là chứng từ ghi sổ được lập trên cơ sở các chứng từ gốc, còn cơ sở để ghi sổ kế toán chi tiết là các chứng từ gốc đính kèm theo chứng từ ghi sổ đã lập. việc ghi sổ kế toán tổng hợp. 4.4.2.2. Đặc trưng cơ bản của hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ

Căn cứ trực tiếp để ghi sổ kế toán tổng hợp là “Chứng từ ghi sổ”. Việc ghi sổ kế

toán tổng hợp bao gồm:

- Ghi theo trình tự thời gian trên Sổ Đăng ký Chứng từ ghi sổ.

61

- Ghi theo nội dung kinh tế trên Sổ Cái.

Chứng từ ghi sổ do kế toán lập trên cơ sở từng chứng từ kế toán hoặc Bảng

Tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại, có cùng nội dung kinh tế. Chứng từ ghi sổ được đánh số hiệu liên tục trong từng tháng hoặc cả năm (theo số thứ tự trong Sổ Đăng ký

Chứng từ ghi sổ) và có chứng từ kế toán đính kèm, phải được kế toán trưởng duyệt

trước khi ghi sổ kế toán. Hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ gồm có các loại sổ kế toán sau:

+ Chứng từ ghi sổ; + Sổ Đăng ký Chứng từ ghi sổ;

+ Sổ Cái;

+ Các Sổ, Thẻ kế toán chi tiết.

4.4.2.3. Trình tự ghi sổ

- Hàng ngày, căn cứ vào các chứng từ kế toán hoặc Bảng Tổng hợp chứng từ kế

toán cùng loại đã được kiểm tra, được dùng làm căn cứ ghi sổ, kế toán lập Chứng từ

ghi sổ. Căn cứ vào Chứng từ ghi sổ để ghi vào sổ Đăng ký Chứng từ ghi sổ, sau đó

được dùng để ghi vào Sổ Cái. Các chứng từ kế toán sau khi làm căn cứ lập Chứng từ

ghi sổ được dùng để ghi vào Sổ, Thẻ kế toán chi tiết có liên quan.

- Cuối tháng, phải khoá sổ tính ra tổng số tiền của các nghiệp vụ kinh tế, tài

chính phát sinh trong tháng trên sổ Đăng ký Chứng từ ghi sổ, tính ra Tổng số phát sinh

Nợ, Tổng số phát sinh Có và Số dư của từng tài khoản trên Sổ Cái. Căn cứ vào Sổ Cái

lập Bảng Cân đối số phát sinh.

- Sau khi đối chiếu khớp đúng, số liệu ghi trên Sổ Cái và Bảng tổng hợp chi tiết

(được lập từ các sổ, thẻ kế toán chi tiết) được dùng để lập Báo cáo tài chính. Quan hệ

đối chiếu, kiểm tra phải đảm bảo Tổng số phát sinh Nợ và Tổng số phát sinh Có của

tất cả các tài khoản trên Bảng Cân đối số phát sinh phải bằng nhau và bằng Tổng số

tiền phát sinh trên sổ Đăng ký Chứng từ ghi sổ. Tổng số dư Nợ và Tổng số dư Có

của các tài khoản trên Bảng Cân đối số phát sinh phải bằng nhau, và số dư của từng

tài khoản trên Bảng Cân đối số phát sinh phải bằng số dư của từng tài khoản tương

62

ứng trên Bảng tổng hợp chi tiết.

Chứng từ kế toán

Sổ quỹ Sổ, thẻ kế toán chi tiết

Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại

CHỨNG TỪ GHI SỔ

Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ

Bảng tổng hợp chi tiết Sổ Cái

Bảng cân đối số phát sinh

BÁO CÁO TÀI CHÍNH

Ghi chú: Ghi hàng ngày

Ghi cuối tháng Đối chiếu, kiểm tra

Hình 4.2. Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức chứng từ ghi sổ 4.4.2.4. Ưu nhược điểm

+ Ưu điểm: Dễ làm, dễ kiểm tra, đối chiếu, công việc kế toán được phân công

đều trong tháng, dễ phân công chia nhỏ.

+ Nhược điểm: Ghi chép trùng lắp, làm tăng khối lượng ghi chép, việc ghi chép

+ Hình thức này phù hợp với mọi loại hình sản xuất kinh doanh và hành chính

đối chiếu thường dồn vào cuối tháng làm cho báo cáo thường bị chậm ảnh hưởng đến năng xuất và hiệu quả của công tác kế toán. sự nghiệp. 4.4.2.5. Các loại sổ theo hình thức kế toán chứng từ ghi sổ

63

- Sổ kế toán tổng hợp: Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ và sổ cái: + Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ: Dùng để đăng ký các chứng từ ghi sổ đã lập và hệ thống hoá thông tin về các nghiệp vụ kinh tế tài chính đã phát sinh theo trình tự thời

gian nhằm quản lý chặt chẽ chứng từ ghi sổ đã lập và phản ánh được toàn bộ các

nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh khi ghi sổ kế toán, tránh thất lạc, sai sót. + Sổ cái: Được mở riêng cho từng tài khoản sử dụng. Cơ sở duy nhất để ghi sổ

cái là các chứng từ ghi sổ đã lập và hoàn thành các yếu tố cấu thành trên kết cấu sổ. Sổ

cái có thể ghi định kỳ ghi chứng từ ghi sổ hoặc có thể ghi 1 lần vào cuối tháng.

- Sổ kế toán chi tiết: Được mở theo yêu cầu quản lý các đối tượng kế toán phản

ánh các tài khoản cấp I cần phải theo dõi chi tiết.

f. Phương pháp ghi sổ theo hình thức Chứng từ ghi sổ

* Sổ Đăng ký chứng từ ghi sổ (Mẫu số S02b-DN)

Đơn vị:……………………. Mẫu số S02b-DN Bộ phận: …………………. (Ban hành theo TT số 200/2014/TT-BTC ngày 22/12/2014 của Bộ trưởng BTC)

SỔ ĐĂNG KÝ CHỨNG TỪ GHI SỔ Năm: …………….

Chứng từ ghi sổ Chứng từ ghi sổ Số tiền Số tiền

Số hiệu A Ngày tháng B 1 Số hiệu A Ngày tháng B 1

- Cộng tháng - Cộng lũy kế từ đầu kỳ

- Số này có………..trang đánh số từ trang số 01 đến trang……….

- Ngày mở sổ:………..

Kế toán trƣởng (Ký, họ và tên) Ngày … tháng…….năm…….. Giám đốc (Ký, đóng dấu, họ và tên)

Ngƣời ghi sổ (Ký, họ và tên)

- Số chứng chỉ hành nghề:

- Đơn vị cung cấp dịch vụ kế toán: Đối với người ghi sổ thuộc các đơn vị dịch vụ kế toán phải ghi rõ Số chứng chỉ hành nghề, tên và địa chỉ Đơn vị cung cấp dịch vụ kế toán. Người lập biểu là cá nhân hành nghề ghi rõ Số chứng chỉ hành nghề.

- Nội dung: Sổ Đăng ký chứng từ ghi sổ là sổ kế toán tổng hợp dùng để ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo trình tự thời gian (Nhật ký). Sổ này vừa dùng để đăng ký các

nghiệp vụ kinh tế phát sinh, quản lý chứng từ ghi sổ, vừa để kiểm tra, đối chiếu số liệu với Bảng Cân đối số phát sinh.

- Kết cấu và phương pháp ghi chép:

64

+ Cột A: Ghi số hiệu của Chứng từ ghi sổ.

+ Cột B: Ghi ngày, tháng lập Chứng từ ghi sổ.

+ Cột 1: Ghi số tiền của Chứng từ ghi sổ. Cuối trang sổ phải cộng số luỹ kế để chuyển sang trang sau.

Đầu trang sổ phải ghi số cộng trang trước chuyển sang.

Cuối tháng, cuối năm, kế toán cộng tổng số tiền phát sinh trên Sổ Đăng ký

chứng từ ghi sổ, lấy số liệu đối chiếu với Bảng Cân đối số phát sinh.

* Sổ Cái (Mẫu số S02c1-DN và S02c2- DN)

- Nội dung:

Sổ Cái là sổ kế toán tổng hợp dùng để ghi các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo tài

khoản kế toán được quy định trong chế độ tài khoản kế toán áp dụng cho doanh nghiệp.

Số liệu ghi trên Sổ Cái dùng để kiểm tra, đối chiếu với số liệu ghi trên Bảng tổng

hợp chi tiết hoặc các Sổ (thẻ) kế toán chi tiết và dùng để lập Bảng cân đối số phát sinh

và Báo cáo Tài chính.

- Kết cấu và phương pháp ghi Sổ Cái:

Sổ Cái của hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ được mở riêng cho từng tài khoản.

Mỗi tài khoản được mở một trang hoặc một số trang tuỳ theo số lượng ghi chép các

nghiệp vụ kinh tế phát sinh nhiều hay ít của từng tài khoản.

Sổ Cái có 2 loại: Sổ Cái ít cột và Sổ Cái nhiều cột.

+ Sổ Cái ít cột: thường được áp dụng cho những tài khoản có ít nghiệp vụ kinh

65

tế phát sinh, hoặc nghiệp vụ kinh tế phát sinh đơn giản.

Đơn vị: …………………….. Mẫu số S02c1-DN Địa chỉ: ……………………. (Ban hành theo TT số 200/2014/TT-BTC Ngày 22/12/2014 của Bộ trưởng BTC)

SỔ CÁI ( Dùng cho hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ) Năm: ……….. Tên tài khoản: …………..

Số hiệu: …….

Số tiền

Diễn giải

NT GS

SHTK đối ứng

Ghi chú

A

Chứng từ ghi sổ SH NT C B

E

Nợ 1

Có 2

G

D - Số dư đầu năm - Số phát sinh trong tháng - Cộng số phát sinh tháng - Số dư cuối tháng - Cộng lũy kế từ đầu quý

- Sổ này có … trang, đánh số từ trang số 01 đến trang … - Ngày mở sổ: ……..

Ngày … tháng … năm …

Ngƣời ghi sổ ( Ký, họ tên)

Kế toán trƣởng ( Ký, họ tên)

Giám đốc ( Ký, họ tên, đóng dấu)

- Số chứng chỉ hành nghề: - Đơn vị cung cấp dịch vụ kế toán:

Đối với người ghi sổ thuộc các đơn vị dịch vụ kế toán phải ghi rõ Số chứng chỉ hành nghề, tên và địa chỉ Đơn vị cung cấp dịch vụ kế toán. Người lập biểu là cá nhân hành nghề ghi rõ Số chứng chỉ hành nghề.

Kết cấu của Sổ Cái loại ít cột (Mẫu số S02c1-DN)

- Cột A: Ghi ngày, tháng ghi sổ.

- Cột B, C: Ghi số hiệu, ngày, tháng của Chứng từ ghi sổ.

- Cột D: Ghi tóm tắt nội dung nghiệp vụ kinh tế phát sinh. - Cột E: Ghi số hiệu tài khoản đối ứng. - Cột 1, 2: Ghi số tiền ghi Nợ, ghi Có của tài khoản này.

+ Sổ Cái nhiều cột: thường được áp dụng cho những tài khoản có nhiều nghiệp vụ kinh tế phát sinh, hoặc nghiệp vụ kinh tế phát sinh phức tạp cần phải theo dõi chi tiết có thể kết hợp mở riêng cho một trang sổ trên Sổ Cái và được phân tích chi tiết

66

theo tài khoản đối ứng.

Đơn vị: …………………….. Mẫu số S02c1-DN Địa chỉ: ……………………. (Ban hành theo TT số 200/2014/TT-BTC Ngày 22/12/2014 của Bộ trưởng BTC) SỔ CÁI ( Dùng cho hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ) Năm: ……… Tên tài khoản: ……….. Số hiệu: ……………….

Chứng từ Số tiền Diễn giải Tài khoản cấp 2 SHTK đối ứng NT GS

E A

SH B NT C Nợ 1 Có 2 Nợ 3 Có 4 Nợ 5 Có 6 Nợ 7 Có 8

D - Số dư đầu năm - Số phát sinh trong tháng - Cộng sô phát sinh tháng - Số dư cuối tháng - Cộng lũy kế từ đầu quý - Sổ này có … trang, đánh số từ trang số 01 đến trang … - Ngày mở sổ: …………….

Ngƣời ghi sổ ( Ký, họ tên) Kế toán trƣởng ( Ký, họ tên) Ngày … tháng … năm … Giám đốc ( Ký, họ tên, đóng dấu)

67

- Số chứng chỉ hành nghề: - Đơn vị cung cấp dịch vụ kế toán: Đối với người ghi sổ thuộc các đơn vị dịch vụ kế toán phải ghi rõ Số chứng chỉ hành nghề, tên và địa chỉ Đơn vị cung cấp dịch vụ kế toán. Người lập biểu là cá nhân hành nghề ghi rõ Số chứng chỉ hành nghề.

Kết cấu của Sổ Cái loại nhiều cột (Mẫu số S02c2-DN)

+ Cột A: Ghi ngày, tháng ghi sổ. + Cột B, C: Ghi số hiệu, ngày, tháng của Chứng từ ghi sổ.

+ Cột D: Ghi tóm tắt nội dung nghiệp vụ kinh tế phát sinh.

+ Cột E: Ghi số hiệu tài khoản đối ứng.

+ Cột 1, 2: Ghi tổng số tiền phát sinh Nợ, phát sinh Có của tài khoản này. + Cột 3 đến cột 10: Ghi số tiền phát sinh bên Nợ, bên Có của các tài khoản cấp 2.

Phương pháp ghi Sổ Cái:

+ Căn cứ vào Chứng từ ghi sổ để ghi vào Sổ Đăng ký chứng từ ghi sổ, sau đó

Chứng từ ghi sổ được sử dụng để ghi vào Sổ Cái và các sổ, thẻ kế toán chi tiết liên quan. + Hàng ngày, căn cứ vào Chứng từ ghi sổ để ghi vào Sổ Cái ở các cột phù hợp.

+ Cuối mỗi trang phải cộng tổng số tiền theo từng cột và chuyển sang đầu trang sau.

+ Cuối tháng, (quý, năm) kế toán phải khoá sổ, cộng số phát sinh Nợ, số phát

sinh Có, tính ra số dư và cộng luỹ kế số phát sinh từ đầu quý, đầu năm của từng tài

khoản để làm căn cứ lập Bảng Cân đối số phát sinh và Báo cáo tài chính.

4.4.3. Hình thức Nhật ký Sổ Cái 4.4.3.1. Đặc điểm

+ Theo hình thức này các nghiệp vụ kinh tế phát sinh được ghi sổ theo trình tự

thời gian kết hợp với ghi sổ phân loại theo hệ thống toàn bộ các nghiệp vụ kế toán tài chính phát sinh vào một sổ kế toán tổng hợp duy nhất – sổ nhật ký sổ cái.

+ Tách biệt ghi chép tổng hợp với ghi chép kế toán chi tiết để ghi vào 2 loại sổ

kế toán riêng là sổ kế toán tổng hợp và sổ kế toán chi tiết. Các loại sổ chủ yếu trong

hình thức này là Nhật ký sổ cái, sổ quỹ, các loại sổ, thẻ chi tiết.

+ Cuối tháng, cuối quý không cần lập bảng cân đối tài khoản, để kiểm tra tính

chính xác của các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong kỳ có thể kiểm tra ngay ở dòng

cộng cuối tháng, cuối quý.

4.4.3.2. Đặc trưng cơ bản của hình thức kế toán Nhật ký - Sổ Cái

Các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh được kết hợp ghi chép theo trình tự thời gian và theo nội dung kinh tế (theo tài khoản kế toán) trên cùng một quyển sổ kế toán tổng hợp duy nhất là sổ Nhật ký - Sổ Cái. Căn cứ để ghi vào sổ Nhật ký - Sổ Cái là các chứng từ kế toán hoặc Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại. Hình thức kế toán Nhật ký - Sổ Cái gồm có các loại sổ kế toán sau:

- Nhật ký - Sổ Cái;

- Các Sổ, Thẻ kế toán chi tiết.

4.4.3.3. Trình tự ghi sổ

- Hàng ngày, căn cứ vào các chứng từ kế toán hoặc Bảng tổng hợp chứng từ kế

68

toán cùng loại đã được kiểm tra và được dùng làm căn cứ ghi sổ, trước hết xác định tài

khoản ghi Nợ, tài khoản ghi Có để ghi vào Sổ Nhật ký – Sổ Cái. Số liệu của mỗi

chứng từ (hoặc Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại) được ghi trên một dòng ở cả 2 phần Nhật ký và phần Sổ Cái. Bảng tổng hợp chứng từ kế toán được lập cho

những chứng từ cùng loại (Phiếu thu, phiếu chi, phiếu xuất, phiếu nhập,…) phát sinh

nhiều lần trong một ngày hoặc định kỳ 1 đến 3 ngày. Chứng từ kế toán và Bảng tổng

hợp chứng từ kế toán cùng loại sau khi đã ghi Sổ Nhật ký - Sổ Cái, được dùng để ghi vào Sổ, Thẻ kế toán chi tiết có liên quan.

- Cuối tháng, sau khi đã phản ánh toàn bộ chứng từ kế toán phát sinh trong tháng

vào Sổ Nhật ký - Sổ Cái và các sổ, thẻ kế toán chi tiết, kế toán tiến hành cộng số liệu

của cột số phát sinh ở phần Nhật ký và các cột Nợ, cột Có của từng tài khoản ở phần Sổ Cái để ghi vào dòng cộng phát sinh cuối tháng. Căn cứ vào số phát sinh các tháng

trước và số phát sinh tháng này tính ra số phát sinh luỹ kế từ đầu quý đến cuối tháng

này. Căn cứ vào số dư đầu tháng (đầu quý) và số phát sinh trong tháng kế toán tính ra

số dư cuối tháng (cuối quý) của từng tài khoản trên Nhật ký - Sổ Cái.

- Khi kiểm tra, đối chiếu số cộng cuối tháng (cuối quý) trong Sổ Nhật ký - Sổ

Cái phải đảm bảo các yêu cầu sau:

Tổng số tiền Tổng số phát Tổng số phát sinh

của cột “Phát = sinh Nợ của tất = Có của tất cả các TK

cả các TK

sinh” ở phần Nhật ký

Tổng số dƣ Nợ các tài khoản = Tổng số dƣ Có các tài khoản

- Các sổ, thẻ kế toán chi tiết cũng phải được khoá sổ để cộng số phát sinh Nợ,

số phát sinh Có và tính ra số dư cuối tháng của từng đối tượng. Căn cứ vào số liệu

khoá sổ của các đối tượng lập “Bảng tổng hợp chi tiết" cho từng tài khoản. Số liệu trên

“Bảng tổng hợp chi tiết” được đối chiếu với số phát sinh Nợ, số phát sinh Có và Số dư

cuối tháng của từng tài khoản trên Sổ Nhật ký - Sổ Cái. Số liệu trên Nhật ký - Sổ Cái

69

và trên “Bảng tổng hợp chi tiết” sau khi khóa sổ được kiểm tra, đối chiếu nếu khớp, đúng sẽ được sử dụng để lập báo cáo tài chính.

Chứng từ kế toán

Sổ, thẻ kế toán chi tiết

Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại

Sổ quỹ

Bảng tổng hợp chi tiết

NHẬT KÝ - SỔ CÁI

BÁO CÁO TÀI CHÍNH

Ghi chú: Ghi hàng ngày

Ghi cuối tháng

Đối chiếu, kiểm tra

Hình 4.3. Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán Nhật ký – Sổ Cái 4.4.3.4. Ưu nhược điểm

+ Ưu điểm: Đơn giản rõ ràng, dễ làm, dễ vận dụng, đảm bảo được yêu cầu của

việc đối chiếu, lấy số liệu,

+ Nhược điểm: Sử dụng một sổ kế toán tổng hợp duy nhất, kết cấu mẫu sổ kế

toán cồng kềnh nên không thuận tiện chi việc ghi sổ và phân công kế toán viên.

+ Phù hợp với đơn vị có quy mô nhỏ, ít nghiệp vụ kinh tế, nội dung hoạt động

kinh tế đơn giản, sử dụng ít tài khoản, số người làm kế toán ít. (đơn vị sự nghiệp,

doanh nghiệp nhở thuộc sở hữu tập thể).

4.4.4.4. Các loại sổ kế toán theo hình thức Nhật ký – Sổ cái

+ Sổ kế toán tổng hợp: Một sổ kế toán tổng hợp duy nhất là Nhật ký – Sổ cái, sổ

này được mở cho từng niên độ kế toán (tháng, quý, năm) và khoá sổ hàng tháng.

+ Sổ kế toán chi tiết: Được mở chi tiết cho tất cả các tài khoản cấp I cần theo dõi chi tiết. Số lượng tuỳ thuộc vào yêu cầu quản lý của doanh nghiệp. Kết cấu sổ rất đa

dạng, tên gọi của sổ phù hợp với đối tượng kế toán ghi trong sổ (sổ chi tiết vật liệu, sổ

chi tiết ngân hàng, chi tiết tiền vay…).

4.4.4.5. Phương pháp ghi sổ theo hình thức Nhật ký- Sổ Cái

Sổ kế toán tổng hợp của hình thức kế toán Nhật ký - Sổ Cái chỉ có một quyển sổ

70

duy nhất là sổ Nhật ký - Sổ Cái (Mấu số S01-DN)

- Nội dung:

+ Nhật ký - Sổ Cái là sổ kế toán tổng hợp duy nhất dùng để phản ánh tất cả các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo trình tự thời gian và hệ thống hoá theo nội dung kinh

tế (Theo tài khoản kế toán).

+ Số liệu ghi trên Nhật ký - Sổ Cái dùng để lập Báo cáo tài chính.

Đơn vị: …………………… Mẫu số S01-DN Địa chỉ: …………………... (Ban hành theo TT số 200/2014/TT-BTC Ngày 22/12/2014 của Bộ trưởng BTC)

- Kết cấu và phương pháp ghi sổ: + Kết cấu:

TK …..

Chứng từ

Diễn giải

Ngày tháng ghi sổ

Thứ tự dòng

A

B

Số TT dòng

SH NT D C

NHẬT KÝ - SỔ CÁI Năm: …………. Số tiền phát sinh 1

E

Số hiệu TK đối ứng Nợ Có G F

H

Nợ 2

Có 3

- Số dư đầu năm: - Số PS trong tháng: - Cộng phát sinh: - Số dư cuối tháng: -Cộng lũy kế từ đầu quý

Ngày … tháng … năm …

- Sổ này có … trang, đánh số từ trang số 01 đến trang … - Ngày mở sổ: …………….

Kế toán trƣởng ( Ký, họ tên)

Giám đốc ( Ký, họ tên, đóng dấu)

Ngƣời ghi sổ ( Ký, họ tên)

- Số chứng chỉ hành nghề:

- Đơn vị cung cấp dịch vụ kế toán: Đối với người ghi sổ thuộc các đơn vị dịch vụ kế toán phải ghi rõ Số chứng chỉ hành nghề, tên và địa chỉ Đơn vị cung cấp dịch vụ kế toán. Người lập biểu là cá nhân hành nghề ghi rõ Số chứng chỉ hành nghề.

Nhật ký - Sổ Cái là sổ kế toán tổng hợp gồm 2 phần: Phần Nhật ký và phần Sổ Cái. Phần Nhật ký: gồm các cột: Cột "Ngày, tháng ghi sổ", cột "Số hiệu”, cột "Ngày, tháng” của chứng từ, cột “Diễn giải" nội dung nghiệp vụ và cột "Số tiền phát sinh".

Phần Nhật ký dùng để phản ánh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo trình tự thời gian.

Phần Sổ Cái: Có nhiều cột, mỗi tài khoản ghi 2 cột: cột Nợ, cột Có. Số lượng cột

nhiều hay ít phụ thuộc vào số lượng các tài khoản sử dụng ở đơn vị kế toán. Phần Sổ

71

Cái dùng để phản ánh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo nội dung kinh tế (Theo tài

khoản kế toán).

+ Phương pháp ghi sổ: Hàng ngày, mỗi khi nhận được chứng từ kế toán, người giữ Nhật ký - Sổ Cái

phải kiểm tra tính chất pháp lý của chứng từ. Căn cứ vào nội dung nghiệp vụ ghi trên

chứng từ để xác định tài khoản ghi Nợ, tài khoản ghi Có. Đối với các chứng từ kế toán

cùng loại, kế toán lập “Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại”. Sau đó ghi các nội dung cần thiết của chứng từ kế toán hoặc “Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại”

vào Nhật ký - Sổ Cái.

Mỗi chứng từ kế toán hoặc “Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại” được ghi

vào Nhật ký - Sổ Cái trên một dòng, đồng thời cả ở 2 phần: Phần Nhật ký và phần Sổ Cái. Trước hết ghi vào phần Nhật ký ở các cột: Cột "Ngày, tháng ghi sổ", cột "Số

hiệu" và cột "Ngày, tháng” của chứng từ, cột "Diễn giải" nội dung nghiệp vụ kinh tế

phát sinh và căn cứ vào số tiền ghi trên chứng từ để ghi vào cột “số tiền phát sinh”.

Sau đó ghi số tiền của nghiệp vụ kinh tế phát sinh vào cột ghi Nợ, cột ghi Có của các

tài khoản liên quan trong phần Sổ Cái, cụ thể:

+ Cột F, G: Ghi số hiệu tài khoản đối ứng của nghiệp vụ kinh tế;

+ Cột H: Ghi số thứ tự dòng của nghiệp vụ trong Nhật ký - Sổ Cái;

+ Từ cột 2 trở đi: Ghi số tiền phát sinh của mỗi tài khoản theo quan hệ đối ứng

đã được định khoản ở các cột F,G.

Cuối tháng phải cộng số tiền phát sinh ở phần nhật ký và số phát sinh nợ, số phát

sinh có, tính ra số dư và cộng luỹ kế số phát sinh từ đầu quý của từng tài khoản để làm

căn cứ lập Báo cáo tài chính.

4.4.4. Hình thức Nhật ký Chứng từ 4.4.4.1. Đặc điểm

+ Đây là hình thức kế toán phát triển cao nhất so với 3 hình thức trên. Nó kế

thừa ưu điểm của các hình thức trước đó nó đảm bảo chuyển môn hoá cao của sổ kế toán.

+ Hình thức này tập hợp và hệ thống hoá các nghệp vụ kinh tế tài chính theo

bên Có cảu các tài khoản kết hợp với việc phân tích các nghiệp vụ kinh tế đó theo các tài khoản đối nợ, kết hợp ghi theo trình tự thời gian (nhật ký) với việc hệ thống hoá các nội dung kinh tế (theo tài khoản). + Các nhật ký chứng từ được mở theo bên Có của các tài khoản cấp I để phản ánh các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh bên Có của tài khoản cấp I theo trình tự thời gian đồng thời ghi theo quan hệ đối ứng với bên Nợ của các tài khoản liên quan

ngay trên cùng một trang sổ. + Thực chất các nhật ký chứng từ là bảng tổng hợp nhật ký các chứng từ gốc

72

cùng loại để ghi các nghiệp vụ cùng loại theo bên có của các tài khoản cấp I. Số tổng

cộng của các nhật ký chứng từ chính là định khoản kế toán để ghi vào sổ cái, do đó nó

vừa mang tính chất như chứng từ ghi sổ. + Hình thức có thể kết hợp một phần hạch toán tổng hợp với hạch toán chi tiết

trên cùng một loại sổ kế toán trong cùng 1 quá trình ghi sổ (kết hợp theo trình tự thời

gian và theo đối tượng kế toán).

+ Theo hình thức này cuối tháng kế toán không cần lập bảng cân đối tài khoản vì có thể kiểm tra tính chính xác của việc ghi chép kế toán tổng hợp ngay trên dòng

tổng cộng cuối tháng của các nhật ký chứng từ.

4.4.4.2. Đặc trưng cơ bản của hình thức kế toán Nhật ký - Chứng từ

- Tập hợp và hệ thống hoá các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo bên Có của các tài khoản kết hợp với việc phân tích các nghiệp vụ kinh tế đó theo các tài khoản đối

ứng Nợ.

- Kết hợp chặt chẽ việc ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo trình tự thời

gian với việc hệ thống hoá các nghiệp vụ theo nội dung kinh tế (theo tài khoản).

- Kết hợp rộng rãi việc hạch toán tổng hợp với hạch toán chi tiết trên cùng một sổ

kế toán và trong cùng một quá trình ghi chép.

- Sử dụng các mẫu sổ in sẵn các quan hệ đối ứng tài khoản, chỉ tiêu quản lý kinh

tế, tài chính và lập báo cáo tài chính.

Hình thức kế toán Nhật ký – Chứng từ gồm có các loại sổ kế toán sau: + Nhật ký chứng từ;

+ Bảng kê;

+ Sổ Cái;

+ Sổ hoặc thẻ kế toán chi tiết.

4.4.4.3. Trình tự ghi sổ

- Hàng ngày căn cứ vào các chứng từ kế toán đã được kiểm tra lấy số liệu ghi

trực tiếp vào các Nhật ký - Chứng từ hoặc Bảng kê, sổ chi tiết có liên quan. Đối với

các loại chi phí sản xuất, kinh doanh phát sinh nhiều lần hoặc mang tính chất phân bổ,

các chứng từ gốc trước hết được tập hợp và phân loại trong các bảng phân bổ, sau đó lấy số liệu kết quả của bảng phân bổ ghi vào các Bảng kê và Nhật ký - Chứng từ có liên quan. Đối với các Nhật ký - Chứng từ được ghi căn cứ vào các Bảng kê, sổ chi tiết thì căn cứ vào số liệu tổng cộng của bảng kê, sổ chi tiết, cuối tháng chuyển số liệu vào Nhật ký - Chứng từ.

- Cuối tháng khoá sổ, cộng số liệu trên các Nhật ký - Chứng từ, kiểm tra, đối

chiếu số liệu trên các Nhật ký - Chứng từ với các sổ, thẻ kế toán chi tiết, bảng tổng hợp chi tiết có liên quan và lấy số liệu tổng cộng của các Nhật ký - Chứng từ ghi trực

tiếp vào Sổ Cái. Đối với các chứng từ có liên quan đến các sổ, thẻ kế toán chi tiết thì

73

được ghi trực tiếp vào các sổ, thẻ có liên quan. Cuối tháng, cộng các sổ hoặc thẻ kế

toán chi tiết và căn cứ vào sổ hoặc thẻ kế toán chi tiết để lập các Bảng tổng hợp chi tiết

theo từng tài khoản để đối chiếu với Sổ Cái. Số liệu tổng cộng ở Sổ Cái và một số chỉ tiêu chi tiết trong Nhật ký - Chứng từ, Bảng kê và các Bảng tổng hợp chi tiết được

dùng để lập báo cáo tài chính.

Chứng từ kế toán và các bảng phân bổ

Bảng kê

Sổ, thẻ kế toán chi tiết

NHẬT KÝ CHỨNG TỪ

Sổ cái

Bảng tổng hợp chi tiết

BÁO CÁO TÀI CHÍNH

Ghi chú: Ghi hàng ngày

Ghi cuối tháng Đối chiếu, kiểm tra

Hình 4.4. Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán Nhật ký – Chứng từ 4.4.4.4. Ưu, nhược điểm

+ Ưu điểm: Tránh được việc ghi sổ trùng lắp, giảm khối lượng công việc ghi

chép hàng ngày, kết hợp ghi theo trình tự thời gian với ghi theo nội dung kinh tế (TK),

kết hợp giữa hạch toán tổng hợp với hạch toán chi tiết, dùng mẫu số bàn cờ nên giảm

nhẹ công tác đối chiếu, nâng cao năng suất lao động của người làm công tác kế toán,

tiện lợi cho việc chuyên môn hoá cán bộ kế toán.

+ Nhược điểm: Mẫu sổ phức tạp, không phù hợp với đơn vị có quy mô nhỏ, ít

nghiệp vụ kinh tế, đòi hỏi trình độ chuyên môn của nhân viên kế toán. 4.4.4.5. Các loại sổ kế toán + Nhật ký chứng từ + Bảng kê

+ Bảng phân bổ

+ Sổ cái

+ Các sổ chi tiết

4.4.4.6. Phương pháp ghi sổ theo hình thức Nhật ký- Chứng từ

74

*Nhật ký chứng từ

Trong hình thức Nhật ký - Chứng từ có 10 Nhật ký - Chứng từ, được đánh số từ

Nhật ký - Chứng từ số 1 đến Nhật ký - Chứng từ số 10.

Nhật ký chứng từ là sổ kế toán tổng hợp, dùng để phản ánh toàn bộ các nghiệp vụ

kinh tế, tài chính phát sinh theo vế Có của các tài khoản. Một NKCT có thể mở cho

một tài khoản hoặc có thể mở cho một số tài khoản có nội dung kinh tế giống nhau

hoặc có quan hệ đối ứng mật thiết với nhau. Khi mở NKCT dùng chung cho nhiều tài khoản thì trên NKCT đó số phát sinh của mỗi tài khoản được phản ánh riêng biệt ở

một số dòng hoặc một số cột dành cho mỗi tài khoản. Trong mọi trường hợp số phát

sinh bên Có của mỗi tài khoản chỉ tập trung phản ánh trên một NKCT và từ NKCT này

ghi vào Sổ Cái một lần vào cuối tháng. Số phát sinh Nợ của mỗi tài khoản được phản ánh trên các NKCT khác nhau, ghi Có các tài khoản có liên quan đối ứng Nợ với tài

khoản này và cuối tháng được tập hợp vào Sổ Cái từ các NKCT đó.

Để phục vụ nhu cầu phân tích và kiểm tra, ngoài phần chính dùng để phản ánh

số phát sinh bên Có, một số NKCT có bố trí thêm các cột phản ánh số phát sinh Nợ, số

dư đầu kỳ và số dư cuối kỳ của tài khoản. Số liệu của các cột phản ánh số phát sinh

bên Nợ các tài khoản trong trường hợp này chỉ dùng cho mục đích kiểm tra, phân tích

không dùng để ghi Sổ Cái.

Căn cứ để ghi chép các NKCT là chứng từ gốc, số liệu của sổ kế toán chi tiết, của

bảng kê và bảng phân bổ.

NKCT phải mở từng tháng một, hết mỗi tháng phải khoá sổ NKCT cũ và mở

NKCT mới cho tháng sau. Mỗi lần khoá sổ cũ, mở sổ mới phải chuyển toàn bộ số dư

cần thiết từ NKCT cũ sang NKCT mới tuỳ theo yêu cầu cụ thể của từng tài khoản.

75

Nội dung cơ bản và trình tự ghi chép các NKCT

* Nhật ký- Chứng từ số 1 (Mẫu số S04a1-DN)

Đơn vị:…………………… Mẫu số: S04a1-DN Địa chỉ:…………………... (Ban hành theo TT số 200/2014/TT-BTC ngày 22/12/2014 của Bộ trưởng BTC)

NHẬT KÝ CHỨNG TỪ SỐ 1 Ghi có tài khoản 111 – Tiền mặt Tháng….năm…..

Ghi có tài khoản 111- Ghi nợ các tài khoản

Ngày Số TT …. …. …. …. …. …. …. …. …. …. …. …. …. …. …. …. …. …. ….

A B 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 Cộng có TK 111 20

19 Cộng

Đã ghi Sổ Cái ngày ……tháng……..năm……. Ngày ……tháng……..năm……..

Ngƣời ghi sổ (Ký, họ tên) Kế toán trƣởng ( Ký, họ tên) Giám đốc (Ký, họ tên, đóng dấu)

76

- Số chứng chỉ hành nghề: - Đơn vị cung cấp dịch vụ kế toán: Đối với người ghi sổ thuộc các đơn vị dịch vụ kế toán phải ghi rõ Số chứng chỉ hành nghề, tên và địa chỉ Đơn vị cung cấp dịch vụ kế toán. Người lập biểu là cá nhân hành nghề ghi rõ Số chứng chỉ hành nghề.

Dùng để phản ánh số phát sinh bên Có TK 111 “Tiền mặt" (phần chi) đối ứng Nợ

với các tài khoản có liên quan.

- Kết cấu và phương pháp ghi sổ:

NKCT số 1 gồm có các cột số thứ tự, ngày của chứng từ ghi sổ các cột phản ánh

số phát sinh bên Có của TK 111 "Tiền mặt" đối ứng Nợ với các tài khoản có liên quan

và cột cộng Có TK 111. Cơ sở để ghi NKCT số 1 (ghi Có TK 111) là báo cáo quỹ kèm theo các chứng từ gốc (Phiếu chi, Hoá đơn...). Mỗi báo cáo quỹ được ghi một dòng

trên NKCT số 1 theo thứ tự thời gian.

Cuối tháng hoặc cuối quý, khoá sổ NKCT số 1, xác định tổng số phát sinh bên

77

Có TK 111 đối ứng Nợ của các tài khoản liên quan và lấy số tổng cộng của NKCT số 1 để ghi Sổ Cái (Có TK 111, Nợ các tài khoản).

* Nhật ký - Chứng từ số 2 (Mẫu số S04a2-DN)

Đơn vị:…………………… Mẫu số: S04a2-DN Địa chỉ:…………………... (Ban hành theo TT số 200/2014/TT-BTC ngày 22/12/2014 của Bộ trưởng BTC)

STT Diễn giải Chứng từ SH NT NHẬT KÝ CHỨNG TỪ SỐ 2 Ghi Có tài khoản 112 – Tiền gửi ngân hàng Tháng….năm….. Ghi Có tài khoản 112 – Ghi nợ các tài khoản …. …. …. …. …. …. …. …. …. ….

Cộng Cộng có TK 112

Đã ghi Sổ Cái ngày ……tháng……..năm…….

Ngày ……tháng……..năm……..

Ngƣời ghi sổ (Ký, họ tên) Kế toán trƣởng ( Ký, họ tên) Giám đốc (Ký, họ tên, đóng dấu)

78

- Số chứng chỉ hành nghề: - Đơn vị cung cấp dịch vụ kế toán: Đối với người ghi sổ thuộc các đơn vị dịch vụ kế toán phải ghi rõ Số chứng chỉ hành nghề, tên và địa chỉ Đơn vị cung cấp dịch vụ kế toán. Người lập biểu là cá nhân hành nghề ghi rõ Số chứng chỉ hành nghề.

Dùng để phản ánh số phát sinh bên Có TK 112 "Tiền gửi Ngân hàng" đối ứng Nợ

với các tài khoản có liên quan. Kết cấu và phương pháp ghi sổ: NKCT số 2 gồm có các cột số thứ tự, số hiệu, ngày tháng của chứng từ ghi sổ, diễn giải nội dung nghiệp vụ ghi

sổ, các cột phản ánh số phát sinh bên Có của TK 112 đối ứng Nợ với các tài khoản có

liên quan và cột cộng Có TK 112. Cơ sở để ghi NKCT số 2 là các giấy báo Nợ của

Ngân hàng kèm theo các chứng từ gốc có liên quan.

Cuối tháng hoặc cuối quý, khoá sổ NKCT số 2, xác định tổng số phát sinh bên

Có TK 112 đối ứng Nợ của các tài khoản liên quan, và lấy số tổng cộng của NKCT số

79

2 để ghi Sổ Cái (Có TK 112, Nợ các tài khoản).

* Nhật ký - Chứng từ số 3 (Mẫu số S04a3-DN)

Đơn vị:…………………… Mẫu số: S04a3-DN Địa chỉ:…………………... (Ban hành theo TT số 200/2014/TT-BTC ngày 22/12/2014 của Bộ trưởng BTC)

NHẬT KÝ CHỨNG TỪ SỐ 3 Ghi Có tài khoản 113 – Tiền đang chuyển Tháng….năm…..

Số dư đầu tháng:……………………

STT Diễn giải

Chứng từ SH NT C B Ghi Có tài khoản 113 – Ghi nợ các tài khoản …. …. …. …. …. …. …. …. …. …. 10 1 D Cộng A 8 4 6 7 2 5 9 Cộng có TK 113 11

3 Cộng số phát sinh bên Nợ theo chứng từ gốc……………….. Số dư cuối tháng:………………… Đã ghi Sổ Cái ngày ……tháng……..năm…….

Ngày ……tháng……..năm……..

Ngƣời ghi sổ (Ký, họ tên) Kế toán trƣởng ( Ký, họ tên) Giám đốc (Ký, họ tên, đóng dấu)

80

- Số chứng chỉ hành nghề: - Đơn vị cung cấp dịch vụ kế toán: Đối với người ghi sổ thuộc các đơn vị dịch vụ kế toán phải ghi rõ Số chứng chỉ hành nghề, tên và địa chỉ Đơn vị cung cấp dịch vụ kế toán. Người lập biểu là cá nhân hành nghề ghi rõ Số chứng chỉ hành nghề.

Dùng để phản ánh số phát sinh bên Có TK 113 “Tiền đang chuyển" đối ứng Nợ

với các tài khoản có liên quan. Kết cấu và phương pháp ghi sổ: NKCT số 3 gồm có các cột số thứ tự, số hiệu, ngày tháng của Chứng từ ghi sổ, diễn giải nội dung nghiệp vụ

ghi sổ, các cột phản ánh số phát sinh bên Có TK 113 đối ứng Nợ với các tài khoản có

liên quan và cột cộng Có TK 113. Cơ sở để ghi vào NKCT số 3:

+ Đầu tháng khi mở NKCT số 3 phải căn cứ vào NKCT số 3 tháng trước để ghi

vào dòng số dư đầu tháng TK 113.

+ Phần ghi Có TK 113, căn cứ vào giấy báo Có của Ngân hàng để ghi.

Cuối tháng hoặc cuối quý, khoá sổ NKCT số 3, xác định tổng số phát sinh Có

81

của TK 113 đối ứng Nợ các tài khoản liên quan và lấy số tổng cộng của NKCT số 3 để ghi Sổ Cái (Có TK 113, Nợ các tài khoản).

* Nhật ký chứng từ số 4 (Mẫu số S04a4-DN)

Đơn vị:…………………… Mẫu số: S04a4-DN Địa chỉ:…………………... (Ban hành theo TT số 200/2014/TT-BTC ngày 22/12/2014 của Bộ trưởng BTC)

NHẬT KÝ CHỨNG TỪ SỐ 4 Ghi Có các tài khoản 341 – Vay và nợ thuê tài chính

343 – Trái phiếu phát hành Tháng….năm….. Số dư đầu tháng:……………………

Chứng từ Diễn giải Ghi Có TK…, Ghi Nợ các TK Chứng từ Phần theo dõi thanh toán (Ghi Nợ TK…, Ghi Có các TK)

Số TT Số TT SH NT …. ….. …. …. SH NT …. …. …. ….

A B C 1 2 3 4 E G H 6 7 8 9 D Cộng Có TK ……… 5 Cộng Nợ TK ……… 10

Cộng

Số dư cuối tháng:………………… Đã ghi Sổ Cái ngày ……tháng……..năm……. Ngày ……tháng……..năm……..

Ngƣời ghi sổ (Ký, họ tên) Kế toán tổng hợp ( Ký, họ tên) Kế toán trƣởng (Ký, họ tên, đóng dấu)

82

- Số chứng chỉ hành nghề: - Đơn vị cung cấp dịch vụ kế toán: Đối với người ghi sổ thuộc các đơn vị dịch vụ kế toán phải ghi rõ Số chứng chỉ hành nghề, tên và địa chỉ Đơn vị cung cấp dịch vụ kế toán. Người lập biểu là cá nhân hành nghề ghi rõ Số chứng chỉ hành nghề.

Dùng để phản ánh số phát sinh bên Có các TK 341 "Vay và nợ thuê tài chính",

TK 343 “Trái phiếu phát hành” đối ứng Nợ của các tài khoản có liên quan.

NKCT số 4 ngoài phần ghi Có TK 341, 343 đối ứng Nợ các tài khoản liên quan,

còn có phần theo dõi thanh toán (ghi Nợ TK 341, 343, đối ứng Có các tài khoản liên

quan). Kết cấu và phương pháp ghi sổ:

NKCT số 4 gồm có các cột số thứ tự, số hiệu, ngày tháng của Chứng từ ghi sổ, diễn giải nội dung nghiệp vụ ghi sổ, các cột phản ánh số phát sinh bên Có, bên Nợ của

các tài khoản 341, 343 đối ứng Nợ và đối ứng Có các tài khoản liên quan.

Khi mở NKCT số 4, số phát sinh của mỗi tài khoản tiền vay, nợ ngắn hạn và dài

hạn được phản ánh riêng biệt ở một số trang dành cho mỗi tài khoản.

Cơ sở để ghi vào NKCT số 4 là khế ước vay, hợp đồng kinh tế (thuê mua TSCĐ,

các khoản nợ dài hạn), giấy báo Nợ, báo Có của Ngân hàng và các chứng từ liên quan

khác đến các khoản vay, nợ ngắn hạn và dài hạn.

Cuối tháng hoặc cuối quý khoá sổ NKCT số 4, xác định tổng số phát sinh bên Có

của từng TK 341, 343 đối ứng Nợ của các tài khoản liên quan.

Số liệu tổng cộng của NKCT số 4 được dùng để ghi Sổ Cái của các Tài khoản

83

341, 343 (Có TK 341, Nợ các tài khoản ; Có TK 343, Nợ các tài khoản).

* Nhật ký chứng từ số 5 (Mẫu số S04a5-DN)

Đơn vị:…………………… Mẫu số: S04a5-DN Địa chỉ:…………………... (Ban hành theo TT số 200/2014/QĐ-BTC ngày 22/12/2014 của Bộ trưởng BTC)

NHẬT KÝ CHỨNG TỪ SỐ 5 Ghi Có các tài khoản 331 - Phải trả cho ngƣời bán Tháng….năm…..

Ghi Có TK 331 – Ghi Nợ các TK Số dư đầu tháng Theo dõi thanh toán (Ghi Nợ TK 331) Số dư cuối tháng

152 153 Số TT Tên đơn vị (hoặc người bán) Nợ Có Nợ Có …. …. …. …. …. ….

A B Cộng 1 HT 3 TT HT 5 4 TT 6 2 7 8 9 Cộng Có TK 331 10 Cộng Nợ TK 331 14 15 11 12 13 16

Đã ghi Sổ Cái ngày ……tháng……..năm……. Ngày ……tháng……..năm……..

Ngƣời ghi sổ (Ký, họ tên) Kế toán tổng hợp ( Ký, họ tên) Kế toán trƣởng (Ký, họ tên, đóng dấu)

84

- Số chứng chỉ hành nghề: - Đơn vị cung cấp dịch vụ kế toán: Đối với người ghi sổ thuộc các đơn vị dịch vụ kế toán phải ghi rõ Số chứng chỉ hành nghề, tên và địa chỉ Đơn vị cung cấp dịch vụ kế toán. Người lập biểu là cá nhân hành nghề ghi rõ Số chứng chỉ hành nghề.

Dùng để tổng hợp tình hình thanh toán và công nợ với người cung cấp vật tư,

hàng hoá, dịch vụ cho doanh nghiệp (Tài khoản 331 “Phải trả cho người bán").

NKCT số 5 gồm có 2 phần: Phần phản ánh số phát sinh bên Có TK 331 đối ứng

Nợ với các tài khoản có liên quan và phần theo dõi thanh toán (ghi Nợ TK 331 đối ứng

Có với các tài khoản liên quan). Kết cấu và phương pháp ghi sổ:

NKCT số 5 gồm có các cột số thứ tự, tên đơn vị (hoặc người bán), số dư đầu tháng, các cột phản ánh số phát sinh bên Có của TK 331 đối ứng Nợ với các tài khoản liên quan

và các cột phản ánh số phát sinh bên Nợ của TK 331 đối ứng Có với các tài khoản liên quan.

Cơ sở để ghi vào NKCT số 5 là sổ theo dõi thanh toán (TK 331 “Phải trả cho

người bán"). Cuối mỗi tháng sau khi đã hoàn thành việc ghi sổ chi tiết TK 331, kế toán lấy số liệu cộng cuối tháng của từng sổ chi tiết được mở cho từng đối tượng để ghi vào

NKCT số 5 (Số liệu tổng cộng của mỗi sổ chi tiết được ghi vào NKCT số 5 một dòng).

Cuối tháng khoá sổ NKCT số 5, xác định tổng số phát sinh bên Có TK 331 đối

ứng Nợ các tài khoản liên quan, và lấy số liệu tổng cộng của NKCT số 5 để ghi Sổ Cái

85

(Có TK 331, Nợ các tài khoản).

* Nhật ký chứng từ số 6 (Mẫu số S04a6 -DN)

Đơn vị:…………………… Mẫu số: S04a6-DN Địa chỉ:…………………... (Ban hành theo TT số 200/2014/TT-BTC ngày 22/12/2014 của Bộ trưởng BTC)

NHẬT KÝ CHỨNG TỪ SỐ 6 Ghi Có các tài khoản 151 – Hàng mua đang đi đƣờng Tháng….năm…..

Hoá đơn Phiếu nhập

Ghi có TK 151, Ghi Nợ các TK 153 152 Diễn giải Số TT SH NT SH NT …. …. …. ….

B Cộng Số dư đầu tháng C D E G H HT TT HT TT 4 1 3 2 5 6 7 8 Cộng Có TK 151 9 Số dư cuối tháng 10 A

Đã ghi Sổ Cái ngày ……tháng……..năm……. Ngày ……tháng……..năm……..

Ngƣời ghi sổ (Ký, họ tên) Kế toán tổng hợp ( Ký, họ tên) Kế toán trƣởng (Ký, họ tên, đóng dấu)

86

- Số chứng chỉ hành nghề: - Đơn vị cung cấp dịch vụ kế toán: Đối với người ghi sổ thuộc các đơn vị dịch vụ kế toán phải ghi rõ Số chứng chỉ hành nghề, tên và địa chỉ Đơn vị cung cấp dịch vụ kế toán. Người lập biểu là cá nhân hành nghề ghi rõ Số chứng chỉ hành nghề.

Dùng để phản ánh số phát sinh bên Có TK 151 “Hàng mua đang đi đường” nhằm

theo dõi tình hình mua vật tư, dụng cụ, hàng hoá còn đang đi đường. Kết cấu và phương pháp ghi sổ:

NKCT số 6 gồm có các cột số thứ tự, diễn giải nội dung nghiệp vụ ghi sổ, số hiệu

ngày tháng của chứng từ dùng để ghi sổ, các cột phản ánh số phát sinh bên Có của TK

151 đối ứng Nợ với các tài khoản liên quan, các cột số dư đầu tháng và cuối tháng.

Cơ sở để ghi NKCT số 6 là hoá đơn của người bán, phiếu nhập kho. Nguyên tắc

ghi NKCT này là ghi theo từng hoá đơn, phiếu nhập kho vật tư, hàng hoá.

Toàn bộ hoá đơn mua vật tư, hàng hóa đã mua, đã thanh toán tiền hoặc đã chấp

nhận thanh toán, nhưng đến cuối tháng hàng vẫn chưa về thì căn cứ vào các hoá đơn này ghi cột "Số dư đầu tháng" của NKCT số 6 tháng sau (mỗi hoá đơn ghi một dòng),

sang tháng, khi hàng về căn cứ vào phiếu nhập kho ghi số hàng đã nhập vào các cột

phù hợp phần "ghi Có TK 151, Nợ các tài khoản".

Cuối tháng hoặc cuối quý khoá sổ NKCT số 6, xác định tổng số phát sinh Có TK

151 đối ứng Nợ của các tài khoản liên quan, và lấy số tổng cộng của NKCT số 6 để

87

ghi Sổ Cái (Có TK 151, Nợ các tài khoản).

* Nhật ký chứng từ số 7(Mẫu số S04a7-DN)

Đơn vị:…………………… Mẫu số: S04a7-DN Địa chỉ:…………………... (Ban hành theo TT số 200/2014/TT-BTC ngày 22/12/2014 của Bộ trưởng BTC)

NHẬT KÝ CHỨNG TỪ SỐ 7 Phần I: Tập hợp chi phí sản xuất, kinh doanh toàn doanh nghiệp (Ghi có các TK: 152, 153, 154, 214, 241, 242, 334, 335, 338, 351, 352, 356, 611, 621, 622, 627, 631) Tháng….năm…..

Các TK phản ánh ở NKCT khác … …. …. …. ….. ….. ….. ….. ….. ….. ….. Số TT Tổng cộng chi phí Các TK GhiCó Các TK ghi Nợ NKCT Số… NKCT Số… NKCT Số… NKCT Số…

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14

88

15 154 ….. ….. ….. ….. ….. Cộng A 152 ….. ….. ….. ….. Cộng B Tổng cộng (A + B)

Phần II CHI PHÍ SẢN XUẤT KINH DOANH TÍNH THEO YẾU TỐ Tháng …. Năm ….

Yếu tố chi phí sản xuất kinh doanh

Tổng cộng chi phí Cộng Số TT Chi phí nhân công

Chi phí nguyên vật liệu, 1 2 Chi phí khấu hao TSCĐ 3 Chi phí dịch vụ mua ngoài 4 Chi phí khác bằng tiền 5 6 Luân chuyển nội bộ không thính vào chi phí SXKD 7 8

A 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17

18

89

19 Tên các tài khoản chi phí sản xuất kinh doanh B TK 154 TK 631 TK 142 TK 242 TK 335 TK 621 TK 622 TK 623 TK 627 TK 641 TK 642 TK 241.3 TK 632 ….. ….. Cộng trong tháng Lũy kế từ đầu năm

Phần III SỐ LIỆU CHI TIẾT PHẦN “ LUÂN CHUYỂN NỘI BỘ KHÔNG TÍNH VÀO CHI PHÍ SẢN XUẤT, KINH DOANH” Tháng …. Năm ….

Số liệu chi tiết các khoản luân chuyển nội bộ không tính vào chi phí sản xuất kinh doanh

Cộng

Số TT

Tên các tài khoản chi phí sản xuất, kinh doanh

Chi phí sản xuất chung TK 627

Chi phí trả trước TK 242

Chi phí phải trả TK 335

Dự phòng phải trả TK 352

Chi phí nhân công trực tiếp TK 622

Chi phí sử dụng máy thi công TK 623

Chi phí sửa chữa lớn TSCĐ TK 241.3

4

5

6

7

8

9

10

Dịch vụ của các PX cung cấp lẫn cho nhau TK 154, 631 1

Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp TK 621 2

3

B TK 154 TK 631 TK 621 TK 622 TK 623 TK 627 TK 242 TK 335 TK 641 TK 642 TK 241.3 TK 352 Cộng

A 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 Đã ghi sổ cái ngày …. Tháng … năm ….

Ngày ….tháng …. Năm….

Ngƣời ghi sổ (Ký, họ tên)

Kế toán tổng hợp (Ký, họ tên)

Kế toán trƣởng (Ký, họ tên)

- Số chứng chỉ hành nghề: - Đơn vị cung cấp dịch vụ kế toán: Đối với người ghi sổ thuộc các đơn vị dịch vụ kế toán phải ghi rõ Số chứng chỉ hành nghề, tên và địa chỉ Đơn vị cung cấp dịch vụ kế toán. Người lập biểu là cá nhân hành nghề ghi rõ Số chứng chỉ hành nghề.

90

Dùng để tổng hợp toàn bộ chi phí sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp và dùng để

phản ánh số phát sinh bên Có các tài khoản liên quan đến chi phí sản xuất, kinh doanh bao gồm , TK 152, TK 153, TK 154, TK 214, TK 241, TK 242, TK 334, TK 335, TK 338, TK

352, TK 356, TK 611, TK 621, TK 622, TK 623, TK 627, TK 631 và một số tài khoản

đã phản ánh ở các Nhật ký - Chứng từ khác, nhưng có liên quan đến chi phí sản xuất,

kinh doanh phát sinh trong kỳ, và dùng để ghi Nợ các tài khoản 154, 621, 622, 623, 627, 631, 242, 2413, 335, 641, 642…

NKCT số 7 gồm có 3 phần:

- Phần I: Tập hợp chi phí SXKD toàn doanh nghiệp, phản ánh toàn bộ số phát sinh

bên Có của các tài khoản liên quan đến chi phí sản xuất, kinh doanh.

- Phần II: Chi phí sản xuất theo yếu tố.

- Phần III: Luân chuyển nội bộ không tính vào chi phí sản xuất, kinh doanh.

Phƣơng pháp ghi chép Nhật ký - Chứng từ số 7: Phần I. Tập hợp chi phí SXKD toàn doanh nghiệp, phản ánh toàn bộ số phát sinh

bên Có của các tài khoản liên quan đến chi phí sản xuất, kinh doanh. Cơ sở để ghi phần

này là:

- Căn cứ vào dòng cộng Nợ của các Tài khoản 154, 631, 621, 622, 623, 627 trên

các Bảng kê số 4 để xác định số tổng cộng Nợ của từng TK 154, 631, 621, 622, 623,

627 ghi vào các cột và dòng phù hợp của phần này.

- Lấy số liệu từ Bảng kê số 5 phần ghi bên Nợ của các TK 2413, 641, 642 để ghi

vào các dòng liên quan.

- Lấy số liệu từ Bảng kê số 6, phần ghi bên Nợ của các TK 242 và của TK 335,

TK 352, TK 356 để ghi vào các dòng Nợ TK 242 và Nợ TK 335, Nợ TK 352, Nợ TK

356 của phần này.

- Căn cứ vào các Bảng phân bổ, các Nhật ký - Chứng từ và các chứng từ có liên

quan để ghi vào các dòng phù hợp trên mục B Phần I của Nhật ký - Chứng từ số 7.

- Số liệu tổng cộng của Phần I được sử dụng để ghi vào Sổ Cái.

Phần II. Chi phí sản xuất, theo yếu tố: Theo quy định hiện hành, chi phí sản

xuất, kinh doanh của doanh nghiệp gồm 5 yếu tố chi phí:

- Chi phí nguyên liệu, vật liệu; - Chi phí nhân công; - Chi phí khấu hao TSCĐ; - Chi phí dịch vụ mua ngoài;

- Chi phí khác bằng tiền.

Cách lập Phần II NKCT số 7 1. Yếu tố nguyên liệu, vật liệu:

91

Căn cứ vào số phát sinh bên Có của các TK l52, 153, đối ứng với Nợ các tài

khoản ghi ở Mục A Phần I trên Nhật ký - Chứng từ số 7 để ghi vào các dòng phù hợp

của phần này.

Căn cứ vào chứng từ và các sổ kế toán có liên quan để xác định phần nguyên liệu

mua ngoài không qua nhập kho đưa ngay sử dụng để ghi vào yếu tố nguyên liệu, vật

liệu ở các dòng phù hợp của Phần II Nhật ký - Chứng từ số 7.

Yếu tố chi phí nguyên liệu, vật liệu khi tính phải loại trừ nguyên liệu, vật liệu,

nhiên liệu dùng không hết nhập lại kho và phế liệu thu hồi.

2. Yếu tố chi phí nhân công:

Căn cứ vào số phát sinh bên Có TK 334 và số phát sinh bên Có TK 338 (3382,

3383, 3384) đối ứng Nợ các tài khoản ghi ở Mục A Phần I trên Nhật ký - Chứng từ số 7 để ghi vào yếu tố chi phí nhân công ở các dòng phù hợp của Phần II Nhật ký -

Chứng từ số 7.

3. Yếu tố khấu hao TSCĐ:

Căn cứ vào số phát sinh bên Có TK 214 đối ứng Nợ các tài khoản ghi ở Mục A

Phần I trên Nhật ký - Chứng từ số 7 để ghi vào yếu tố khấu hao TSCĐ ở các dòng phù

hợp của Phần II NKCT số 7.

4. Yếu tố chi phí dịch vụ mua ngoài:

Căn cứ vào các Bảng kê, Sổ chi tiết, Nhật ký - Chứng từ số 1, 2, 5,... liên quan,

xác định phần chi phí dịch vụ mua ngoài để ghi vào cột 4 (các dòng phù hợp) trên Phần II của Nhật ký - Chứng từ số 7.

5. Yếu tố chi phí khác bằng tiền:

Căn cứ vào các Bảng kê, Sổ chi tiết, Nhật ký - Chứng từ số 1, 2, 5,... liên quan,

xác định phần chi phí khác bằng tiền để ghi vào cột 5 (các dòng phù hợp) trên Phần II

của Nhật ký - Chứng từ số 7.

Phần III. Luân chuyển nội bộ không tính vào chi phí sản xuất, kinh doanh

Cách lập Phần III NKCT số 7:

- Căn cứ vào số phát sinh bên Có TK 154 hoặc TK 631 đối ứng Nợ các TK có

liên quan (154, 631, 242, 2413, 335, 621, 627, 641, 642,…) ở Mục A Phần I trên Nhật ký - Chứng từ số 7 để ghi vào cột 1 ở các dòng TK 154, 631, 242, 2413, 335, 621, 623, 627, 641, 642, 632 cho phù hợp của Phần III NKCT số 7.

- Căn cứ vào số phát sinh bên Có TK 621 đối ứng Nợ các tài khoản 154, 631 ở Mục A Phần I trên Nhật ký - Chứng từ số 7 để ghi vào cột 2 ở dòng TK 154 hoặc dòng TK 631 ở Phần III NKCT số 7.

- Căn cứ vào số phát sinh bên Có TK 622 đối ứng Nợ các TK 154, 631 ở Mục A Phần I trên Nhật ký - Chứng từ số 7 để ghi vào cột 3 ở dòng TK 154 hoặc dòng TK

631 ở Phần III NKCT số 7.

92

- Căn cứ vào số phát sinh bên Có TK 623 đối ứng Nợ các TK 154, 631 ở Mục A

Phần I trên Nhật ký - Chứng từ số 7 để ghi vào cột 4 ở dòng TK 154 hoặc dòng TK

631 ở Phần III NKCT số 7.

- Căn cứ vào số phát sinh bên Có TK 627 đối ứng Nợ các TK 154, 631 ở Mục A

Phần I trên Nhật ký - Chứng từ số 7 để ghi vào cột 5 ở dòng TK 154 hoặc dòng TK

631 ở Phần III NKCT số 7.

- Căn cứ vào số phát sinh bên Có các TK 242, 335, 2413, 352 đối ứng Nợ các TK 154, 631, 621, 623, 627, 641, 642 ở Mục A Phần I trên Nhật ký - Chứng từ số 7 để ghi

vào cột 6, Cột 7, cột 8, cột 9 ở các dòng TK 154, 631, 621, 622, 623, 627, 641, 642

93

cho phù hợp ở Phần III NKCT số 7.

* Nhật ký - Chứng từ số 8 (Mẫu số S04a8-DN)

Đơn vị:…………………… Mẫu số: S04a8-DN Địa chỉ:…………………... (Ban hành theo TT số 200/2014/TT-BTC ngày 22/12/2014 của Bộ trưởng BTC)

NHẬT KÝ CHỨNG TỪ SỐ 8 Ghi có các TK: 155, 156, 157, 158, 159, 131, 511, 515, 521, 632, 635, 641, 642, 711, 811, 821, 911 Tháng….năm…..

….. ….. ….. ….. ….. ….. ….. ….. ….. ….. ….. Cộng Số TT

Số hiệu TK ghi Nợ Các TK ghi Có Các TK ghi nợ 1 2 3 4 5 6 7

Đã ghi sổ cái ngày …tháng…năm…. Ngày …. tháng ….năm ….

Ngƣời ghi sổ (Ký, họ tên) Kế toán tổng hợp (Ký, họ tên) Kế toán trƣởng (Ký, họ tên)

94

- Số chứng chỉ hành nghề: - Đơn vị cung cấp dịch vụ kế toán: Đối với người ghi sổ thuộc các đơn vị dịch vụ kế toán phải ghi rõ Số chứng chỉ hành nghề, tên và địa chỉ Đơn vị cung cấp dịch vụ kế toán. Người lập biểu là cá nhân hành nghề ghi rõ Số chứng chỉ hành nghề.

Dùng để phản ánh số phát sinh bên Có TK 155, 156, 157, 158, 131, 511, 515,

521, 632, 635, 641, 642, 711, 811, 821, 911. Kết cấu và phương pháp ghi sổ:

NKCT số 8 gồm có các cột số thứ tự, số hiệu tài khoản ghi Nợ và các cột phản

ánh số phát sinh bên Có của các TK 155, 156, 157, 158, 131, 511, 515, 521, 632, 635,

641, 642, 711, 811, 821, 911, các dòng ngang phản ánh số phát sinh bên Nợ của các tài

khoản liên quan với các tài khoản ghi Có ở các cột dọc. Cơ sở và phương pháp ghi NKCT số 8:

- Căn cứ vào Bảng kê số 8 và Bảng kê số 10 phần ghi Có để ghi vào các cột ghi

Có TK 155, 156, 157, 158.

- Căn cứ vào Bảng kê số 11 phần ghi Có để ghi vào cột ghi Có TK 131. - Căn cứ vào sổ chi tiết bán hàng dùng cho TK 511 phần ghi Có để ghi vào các

cột ghi Có TK 511.

- Căn cứ vào sổ chi tiết dùng chung cho các tài khoản 515, 521, 632, 635, 641,

642, 711, 811, 821, 911 phần ghi Có để ghi vào các cột ghi Có TK 515, 521, 632, 635,

641, 642, 711, 811, 821, 911.

Cuối tháng hoặc cuối quý khoá sổ NKCT số 8 xác định tổng số phát sinh bên Có

của các TK 155, 156, 157, 158, 131, 511, 515, 521, 632, 641, 642, 711, 811, 821, 911

95

đối ứng Nợ các tài khoản liên quan và lấy số tổng cộng của NKCT số 8 để ghi Sổ Cái.

* Nhật ký - Chứng từ số 9 (Mẫu số S04a9-DN)

Đơn vị:…………………… Mẫu số: S04a9-DN Địa chỉ:…………………... (Ban hành theo TT số 200/2014/QĐ-BTC ngày 22/12/2014 của Bộ trưởng BTC)

NHẬT KÝ CHỨNG TỪ SỐ 9 Ghi có: Tài khoản 211 – TSCĐ hữu hình

Tài khoản 212 – TSCĐ thuê tài chính Tài khoản 213 – TSCĐ vô hình Tài khoản 217 – Bất động sản đầu tư Tháng….năm…..

Chứng từ Ghi Có TK 211, ghi Nợ các TK Ghi Có TK 212, ghi Nợ các TK Ghi Có TK 213, ghi Nợ các TK Ghi Có TK 217, ghi Nợ các TK

Diễn giải Số TT SH NT …. …. …. …. …. …. …. …. ….

Cộng Có TK 211 Cộng Có TK 212 Cộng Có TK 213

A B C D 1 2 3 5 6 8 9 11 12 4 7 10 Cộng Có TK 217 13

Cộng

Đã ghi sổ cái ngày …. tháng ….năm…. Ngày …. tháng ….năm ….

Ngƣời ghi sổ (Ký, họ tên) Kế toán tổng hợp (Ký, họ tên) Kế toán trƣởng (Ký, họ tên)

96

- Số chứng chỉ hành nghề: - Đơn vị cung cấp dịch vụ kế toán: Đối với người ghi sổ thuộc các đơn vị dịch vụ kế toán phải ghi rõ Số chứng chỉ hành nghề, tên và địa chỉ Đơn vị cung cấp dịch vụ kế toán. Người lập biểu là cá nhân hành nghề ghi rõ Số chứng chỉ hành nghề.

Dùng để phản ánh số phát sinh bên Có TK 211 "TSCĐ hữu hình", TK 212

"TSCĐ thuê tài chính", TK 213 "TSCĐ vô hình", TK 217 “Bất động sản đầu tư”. Kết cấu và phương pháp ghi sổ:

NKCT số 9 gồm có các cột số thứ tự, số hiệu, ngày tháng của chứng từ dùng để

ghi sổ, diễn giải nội dung nghiệp vụ ghi sổ, các cột phản ánh số phát sinh bên Có của

TK 211, 212, 213, 217 đối ứng Nợ với các tài khoản có liên quan.

Cơ sở để ghi NKCT số 9 là các Biên bản bàn giao, nhượng bán, thanh lý TSCĐ

và các chứng từ có liên quan đến giảm TSCĐ của doanh nghiệp.

Cuối tháng hoặc cuối quý khoá sổ NKCT số 9, xác định số phát sinh bên Có TK

97

211, 212, 213, 217 đối ứng Nợ của các tài khoản liên quan và lấy số tổng cộng của NKCT số 9 để ghi Sổ Cái.

* Nhật ký - Chứng từ số 10 (Mẫu số S04a10-DN)

Đơn vị:…………………… Mẫu số: S04a10-DN Địa chỉ:…………………... (Ban hành theo TT số 200/2014/TT-BTC ngày 22/12/2014 của Bộ trưởng BTC)

NHẬT KÝ CHỨNG TỪ SỐ 10 Ghi có Tài khoản: 121, 128, 136, 138, 139, 141, 161, 171, 221, 222, 223, 228, 229, 243, 244, 333, 336, 338, 344, 347, 353, 411, 412, 413, 414, 418, 419, 421, 441, 461, 466. Tháng….năm…..

Số dư đầu tháng Ghi Nợ TK …, Ghi Có các TK Số dư cuối tháng

Diễn giải Số TT Nợ Có …. …. …. …. …. …. Nợ Có

1 2 3 4 5 6 7 Cộng Nợ TK…. 8 Ghi Có TK …, Ghi Nợ các TK Cộng Có TK…. 12 10 11 9 13 14

Cộng

Đã ghi sổ cái ngày …. tháng ….năm…. Ngày …. tháng ….năm ….

Ngƣời ghi sổ (Ký, họ tên) Kế toán tổng hợp (Ký, họ tên) Kế toán trƣởng (Ký, họ tên)

98

- Số chứng chỉ hành nghề: - Đơn vị cung cấp dịch vụ kế toán: Đối với người ghi sổ thuộc các đơn vị dịch vụ kế toán phải ghi rõ Số chứng chỉ hành nghề, tên và địa chỉ Đơn vị cung cấp dịch vụ kế toán. Người lập biểu là cá nhân hành nghề ghi rõ Số chứng chỉ hành nghề.

Dùng để phản ánh số phát sinh bên Có của các TK 121, 128, 136, 138, 141, 161,

171, 221, 222, 228, 229, 243, 244, 333, 336, 338, 344, 347, 353, 411, 412, 413, 414, 418, 419, 421, 441, 461, 466, mỗi tài khoản được ghi trên một tờ Nhật ký- Chứng từ.

- Kết cấu và phương pháp ghi sổ: NKCT số 10 gồm có các cột số thứ tự, diễn giải

nội dung nghiệp vụ ghi sổ, các cột phản ánh số phát sinh bên Có và bên Nợ của các

TK 121, 128, 136, 138, 141, 161, 171, 221, 222, 228, 229, 243, 244, 333, 336, 338, 344, 347, 353, 411, 412, 413, 414, 418, 419, 421, 441, 461, 466, đối ứng Nợ và Có với

các tài khoản liên quan, các cột số dư đầu tháng, số dư cuối tháng. Cơ sở để ghi NKCT

số 10:

Căn cứ vào sổ chi tiết đầu tư chứng khoán dùng cho TK 121, 221 phần ghi Có để

ghi vào các cột ghi Có TK 121, 221, Nợ các tài khoản liên quan ở các cột phù hợp.

- Căn cứ vào sổ theo dõi thanh toán dùng cho các TK 136, 138, 141, 222, 244, 333,

336, 344 phần ghi Có để ghi vào các cột ghi Có TK 136, 138, 141, 222, 244, 333, 336,

344, Nợ các tài khoản liên quan ở các cột phù hợp.

- Căn cứ vào sổ chi tiết dùng chung cho các Tài khoản 128, 228, 229, 161, 171,

353, 411, 412, 413, 414, 418, 421, 441, 461, 466, phần ghi Có để ghi vào các cột ghi

Có TK 128, 228, 229, 161, 171, 353, 411, 412, 413, 414, 418, 421, 441, 461, 466.

Cuối tháng hoặc cuối quý khoá sổ NKCT số 10, xác định số phát sinh bên Có TK

121, 128, 136, 138, 141, 161, 171, 221, 222, 228, 229, 243, 244, 333, 336, 338, 344, 347, 353, 411, 412, 413, 414, 418, 419, 421, 441, 461, 466 và lấy số tổng cộng của

NKCT số 10 để ghi Sổ Cái.

Bảng kê

Trong hình thức NKCT có 10 bảng kê được đánh số thứ tự từ Bảng kê số 1 đến

Bảng kê số 11 (Không có bảng kê số 7). Bảng kê được sử dụng trong những trường hợp

khi các chỉ tiêu hạch toán chi tiết của một số tài khoản không thể kết hợp phản ánh trực

tiếp trên NKCT được. Khi sử dụng bảng kê thì số liệu của chứng từ gốc trước hết được

ghi vào bảng kê. Cuối tháng số liệu tổng cộng của các bảng kê được chuyển vào các

NKCT có liên quan.

Bảng kê có thể mở theo vế Có hoặc vế Nợ của các tài khoản, có thể kết hợp phản ánh cả số dư đầu tháng, số phát sinh Nợ, số phát sinh Có trong tháng và số dư cuối tháng... phục vụ cho việc kiểm tra, đối chiếu số liệu và chuyển sổ cuối tháng. Số liệu của bảng kê không sử dụng để ghi Sổ Cái.

Kết cấu và phương pháp ghi chép của các bảng kê:

* Bảng kê số 1 (Mẫu số S04b1-DN): Dùng để phản ánh số phát sinh bên Nợ TK

111 “Tiền mặt" (Phần thu) đối ứng Có với các tài khoản có liên quan.

99

Kết cấu và phương pháp ghi sổ:

Đơn vị:…………………… Mẫu số: S04b1-DN Địa chỉ:…………………... (Ban hành theo TT số 200/2014/TT-BTC ngày 22/12/2014 của Bộ trưởng BTC)

BẢNG KÊ SỐ 1 Ghi Nợ tài khoản 111 – Tiền mặt Tháng….năm….. Số dư đầu tháng:……………….

Ghi Nợ tài khoản 111 – Ghi Có các tài khoản

STT Ngày Số dư cuối ngày …. …. …. …. …. …. …. …. …. …. …. …. ….

A B 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 15 Cộng Nợ TK 111 14

Số dư cuối tháng:…………………… Ngày ……tháng……..năm……..

Ngƣời ghi sổ (Ký, họ tên) Kế toán trƣởng ( Ký, họ tên) Giám đốc (Ký, họ tên, đóng dấu)

100

- Số chứng chỉ hành nghề: - Đơn vị cung cấp dịch vụ kế toán: Đối với người ghi sổ thuộc các đơn vị dịch vụ kế toán phải ghi rõ Số chứng chỉ hành nghề, tên và địa chỉ Đơn vị cung cấp dịch vụ kế toán. Người lập biểu là cá nhân hành nghề ghi rõ Số chứng chỉ hành nghề.

Bảng kê số 1 gồm có các cột số thứ tự, số hiệu, ngày, tháng của Chứng từ ghi sổ,

diễn giải nội dung nghiệp vụ ghi sổ, các cột phản ánh số phát sinh bên Nợ của TK 111 đối ứng Có với các tài khoản liên quan và cột số dư cuối ngày.

Cơ sở để ghi Bảng kê số 1 là các Phiếu thu kèm theo các chứng từ gốc có liên quan.

Đầu tháng khi mở Bảng kê số 1 căn cứ vào số dư cuối tháng trước của TK 111 để

ghi vào số dư đầu tháng này. Số dư cuối ngày được tính bằng số dư cuối ngày hôm trước cộng (+) số phát sinh Nợ trong ngày trên Bảng kê số 1 và trừ (-) Số phát sinh Có trong

ngày trên NKCT số 1. Số dư này phải khớp với số dư tiền mặt hiện có tại quỹ cuối ngày.

Cuối tháng hoặc cuối quý khoá sổ Bảng kê số 1, xác định tổng số phát sinh bên

Nợ TK 111 đối ứng Có của các tài khoản liên quan.

* Bảng kê số 2 (Mẫu số S04b2-DN): Dùng để phản ánh số phát sinh bên Nợ TK

112 "Tiền gửi ngân hàng" đối ứng Có với tài khoản liên quan.

101

Kết cấu và phương pháp ghi sổ:

Đơn vị:…………………… Mẫu số: S04b2-DN Địa chỉ:…………………... (Ban hành theo TT số 200/2014/TT-BTC ngày 22/12/2014 của Bộ trưởng BTC)

BẢNG KÊ SỐ 2 Ghi Nợ tài khoản 112 – Tiền gửi ngân hàng Tháng….năm….. Số dư đầu tháng:……………….

Chứng từ Ghi Nợ tài khoản 112 – Ghi có các tài khoản

STT Diễn giải SH NT ….. ….. ….. ….. ….. ….. ….. ….. ….. ….. Số dư cuối ngày

A B C D 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 Cộng Nợ TK 112 11 12

Số dư cuối tháng:…………………… Ngày ……tháng……..năm……..

Ngƣời ghi sổ (Ký, họ tên) Kế toán trƣởng ( Ký, họ tên) Giám đốc (Ký, họ tên, đóng dấu)

102

- Số chứng chỉ hành nghề: - Đơn vị cung cấp dịch vụ kế toán: Đối với người ghi sổ thuộc các đơn vị dịch vụ kế toán phải ghi rõ Số chứng chỉ hành nghề, tên và địa chỉ Đơn vị cung cấp dịch vụ kế toán. Người lập biểu là cá nhân hành nghề ghi rõ Số chứng chỉ hành nghề.

Bảng kê số 2 gồm có các cột số thứ tự, số hiệu, ngày tháng của Chứng từ ghi sổ,

diễn giải nội dung nghiệp vụ ghi sổ, các cột phản ánh số phát sinh bên Nợ của TK 112 đối ứng Có với các tài khoản liên quan và cột số dư cuối ngày.

Cơ sở để ghi Bảng kê số 2 là các giấy báo Có của Ngân hàng kèm theo các

chứng từ gốc có liên quan. Cách tính số dư đầu tháng, cuối tháng, cuối ngày của

TK 112 trên Bảng kê số 2 tương tự như cách tính số dư TK 111 trên Bảng kê số 1.

Cuối tháng hoặc cuối quý khoá sổ Bảng kê số 2, xác định tổng số phát sinh bên

Nợ TK 112 đối ứng Có các tài khoản liên quan.

* Bảng kê số 3 (Mẫu số S04b3-DN): Dùng để tính giá thành thực tế nguyên liệu,

103

vật liệu và công cụ, dụng cụ. Bảng kê số 3 chỉ sử dụng ở doanh nghiệp có sử dụng giá hạch toán trong hạch toán chi tiết vật liệu.

Đơn vị:…………………… Mẫu số: S04b3-DN Địa chỉ:…………………... (Ban hành theo TT số 200/2014/QĐ-BTC ngày 22/12/2014 của Bộ trưởng BTC)

BẢNG KÊ SỐ 3 Tính giá thành thực tế: Nguyên liệu, vật liệu và Công cụ - dụng cụ ( TK 152, 153) Tháng….năm…..

TK 152 – Nguyên vật liệu Chỉ tiêu

Giá hạch toán 1 Giá thực tế 2 TK 153 – Công cụ, dụng cụ Giá thực tế 4 Giá hạch toán 3 B

Số TT A 1 I. Số dƣ đầu tháng II. Số phát sinh trong tháng 2 Từ NKCT số 1 (ghi Có TK 111) 3 Từ NKCT số 2 (ghi Có TK 112) 4 Từ NKCT số 5 (ghi Có TK 331) 5 Từ NKCT số 6 (ghi Có TK 151) 6 Từ NKCT số 7 (ghi Có TK 152) 7 Từ NKCT khác 8 9 III. Cộng số dƣ đầu tháng và PS trong tháng (I+II) 10 IV. Hệ số chênh lệch 11 V. Xuất dùng trong tháng 12 VI. Tồn kho cuối tháng (III – V)

Ngày ….. tháng …. Năm ….

Ngƣời ghi sổ ( Ký, họ tên) Kế toán trƣởng ( Ký, họ tên)

104

- Số chứng chỉ hành nghề: - Đơn vị cung cấp dịch vụ kế toán: Đối với người ghi sổ thuộc các đơn vị dịch vụ kế toán phải ghi rõ Số chứng chỉ hành nghề, tên và địa chỉ Đơn vị cung cấp dịch vụ kế toán. Người lập biểu là cá nhân hành nghề ghi rõ Số chứng chỉ hành nghề.

Phương pháp lập Bảng kê số 3 phải căn cứ vào:

+ NKCT số 5 phần ghi Có TK 331, Nợ các TK 152, 153. + NKCT số 6 phần ghi Có TK 151, Nợ các TK 152, 153.

+ NKCT số 2 phần ghi Có TK 112, Nợ các TK 152, 153.

+ NKCT số 1 phần ghi Có TK 111, Nợ các TK 152, 153.

+ NKCT số 7 ... Bảng kê số 3 gồm phần tổng hợp giá trị nguyên liệu, vật liệu nhập kho và phần

chênh lệch giữa giá thực tế và giá hạch toán.

Hệ số chênh lệch giá nguyên liệu, vật liệu được xác định bằng công thức:

Giá thực tế vật liệu Giá thực tế vật liệu + tồn kho đầu kỳ nhập kho trong kỳ Hệ số = chênh lệch giá Giá hạch toán vật liệu Giá hạch toán vật liệu + tồn kho đầu kỳ nhập kho trong kỳ

Giá trị nguyên liệu, vật liệu xuất dùng trong tháng sẽ được xác định bằng (=) giá trị

nguyên liệu, vật liệu xuất kho theo giá hạch toán (ở Bảng phân bổ số 2 - Bảng phân bổ

nguyên liệu, vật liệu và công cụ, dụng cụ) nhân (x) với hệ số chênh lệch trên Bảng kê số 3.

* Bảng kê số 4 (Mẫu số S04b4-DN): Dùng để tổng hợp số phát sinh Có của các

TK 152, 153, 154, 214, 241, 242, 334, 335, 338, 352, 611, 621, 622, 623, 627, 631 đối

ứng Nợ với các Tài khoản 154, 631, 621, 622, 623, 627 và được tập hợp theo từng

phân xưởng, bộ phận sản xuất và chi tiết cho từng sản phẩm, dịch vụ.

105

Kết cấu và phương pháp ghi sổ:

Mẫu số: S04b4-DN

Đơn vị:…………………… Địa chỉ:…………………... (Ban hành theo TT số 200/2014/TT-BTC ngày 22/12/2014 của Bộ trưởng BTC)

BẢNG KÊ SỐ 4 Tập hợp chi phí sản xuất theo phân xƣởng. Dùng cho các TK: 154, 621, 622, 627,631 Tháng….năm…..

….. ….. ….. ….. ….. ….. ….. ….. ….. …..

Số TT

NKCT Số….

NKCT Số….

NKCT Số….

NKCT Số….

Các TK ghi Có Các TK ghi Nợ

B

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

Các TK phản ánh ở các NKCT khác Cộng chi phí thực tế trong tháng 15

13

11

12

14

A

TK 154 hoặc 631 - Phân xưởng …. TK 621 - Phân xưởng …. TK 622 - Phân xưởng TK 623 - Phân xưởng …. TK 627 - Phân xưởng ….

1 2 3 4 5

Cộng

Ngày …. tháng ….năm …

Ngƣời ghi sổ ( Ký, họ tên)

Kế toán trƣởng ( Ký, họ tên)

106

- Số chứng chỉ hành nghề: - Đơn vị cung cấp dịch vụ kế toán: Đối với người ghi sổ thuộc các đơn vị dịch vụ kế toán phải ghi rõ Số chứng chỉ hành nghề, tên và địa chỉ Đơn vị cung cấp dịch vụ kế toán. Người lập biểu là cá nhân hành nghề ghi rõ Số chứng chỉ hành nghề.

Bảng kê số 4 gồm có các cột số thứ tự, các cột phản ánh số phát sinh bên Có của

các TK152, 153, 154, 214, 241, 242, 334, 335, 338, 352, 611, 621, 622, 623, 627, 631, các dòng ngang phản ánh chi phí trực tiếp sản xuất (ghi Nợ các TK 154, 631, 621, 622,

623, 627) đối ứng Có với các tài khoản liên quan phản ánh ở các cột dọc.

Cơ sở để ghi vào Bảng kê số 4 là căn cứ vào Bảng phân bổ số 1, số 2, số 3, các

bảng kê và các NKCT liên quan để ghi vào các cột và các dòng phù hợp của Bảng kê số 4. Số liệu tổng hợp của Bảng kê số 4 sau khi khoá sổ vào cuối tháng hoặc cuối quý

được dùng để ghi vào NKCT số 7.

* Bảng kê số 5 (Mẫu số S04b5-DN): Dùng để tổng hợp số phát sinh Có của các

Tài khoản 152, 153, 154, 214, 241, 242, 334, 335, 338, 352, 356, 611, 621, 622, 623, 627, 631 đối ứng Nợ với các Tài khoản 641, 642, 241. Trong từng tài khoản chi tiết

theo yếu tố và nội dung chi phí: Chi phí nhân viên, chi phí vật liệu, chi phí dụng cụ, đồ

107

dùng ... Kết cấu và phương pháp ghi sổ:

Đơn vị:…………………… Mẫu số: S04b5-DN Địa chỉ:…………………... (Ban hành theo TT số 200/2012/TT-BTC ngày 22/12/2014 của Bộ trưởng BTC) BẢNG KÊ SỐ 5 Tập hợp: - Chi phí đầu tư XDCB (TK 241)

- Chi phí bán hàng (TK641) - Chi phí quản lý doanh nghiệp (TK 642) Tháng….năm…..

Các TK phản ánh ở các NKCT khác ….. ….. ….. ….. ….. ….. ….. ….. Các TK ghi Có Các TK ghi Nợ Số TT Cộng CP thực tế trong tháng

- Chi phí xây lắp - Chi phí thiết bị - Chi phí khác

1 TK 2411-Mua sắm TSCĐ 2 TK 2412-Xây dựng cơ bản 3 TK 2413-Schữa lớn TSCĐ 4 TK 641- Chi phí bán hàng - Chi phí nhân viên - Chi phí vật liệu, bao bì - Chi phí dụng cụ, đồ dùng - Chi phí khấu hao TSCĐ -Chi phí dịch vụ mua ngoài - Chi phí bằng tiền khác 5 TK 642 - Chi phí QLDN - Chi phí nhân viên QL - Chi phí vật liệu quản lý - Chi phí đồ dùng VP - Chi phí khấu hao TSCĐ - Thuế, phí và lệ phí - Chi phí dự phòng NKCT Số…. NKCT Số…. NKCT Số…. NKCT Số…. 108

-Chi phí dịch vụ mua ngoài - Chi phí bằng tiền khác

Cộng

Ngày …. tháng ….năm ….

Ngƣời ghi sổ ( Ký, họ tên) Kế toán trƣởng ( Ký, họ tên)

109

- Số chứng chỉ hành nghề: - Đơn vị cung cấp dịch vụ kế toán: Đối với người ghi sổ thuộc các đơn vị dịch vụ kế toán phải ghi rõ Số chứng chỉ hành nghề, tên và địa chỉ Đơn vị cung cấp dịch vụ kế toán. Người lập biểu là cá nhân hành nghề ghi rõ Số chứng chỉ hành nghề.

Bảng kê số 5 gồm có các cột số thứ tự, các cột dọc phản ánh số phát sinh bên Có

của các Tài khoản 152, 153, 154, 214, 241, 334, 335, 338, 61l, 621, 622, 627, 631... Các dòng ngang phản ánh chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp hoặc chi phí

đầu tư XDCB (ghi Nợ TK 641, 642, 241 đối ứng Có với các tài khoản liên quan phản

ánh ở các cột dọc).

Cơ sở để ghi vào Bảng kê số 5 là các Bảng phân bổ số 1, số 2, số 3, các bảng kê và NKCT có liên quan để ghi vào các cột và các dòng phù hợp với Bảng kê số 5. Số

liệu tổng hợp của Bảng kê số 5 sau khi khoá sổ cuối tháng hoặc cuối quý được dùng để

ghi vào NKCT số 7.

* Bảng kê số 6 (Mẫu số S04b6-DN): Dùng để phản ánh chi phí phải trả và chi phí trả trước (TK 242 “Chi phí trả trước ”, TK 335 “Chi phí phải trả”, TK 352 “Dự phòng

phải trả”, TK 356 “Quỹ phát triển khoa học và công nghệ”).

110

Kết cấu và phương pháp ghi sổ:

Đơn vị:…………………… Mẫu số: S04b6-DN Địa chỉ:…………………... (Ban hành theo TT số 200/2014/TT-BTC ngày 22/12/2014 của Bộ trưởng BTC)

BẢNG KÊ SỐ 6 Tập hợp:

- Chi phí trả trước (TK 242) - Chi phí phải trả (TK 335) - Dự phòng phải trả (TK 352) - Quỹ phát triển khoa học và công nghệ (TK 356)

Số dư đầu tháng Số dư cuối tháng

Diễn giải Số TT Nợ Có Nợ Có

A B 1 2 Tháng….năm….. Ghi Nợ TK …,ghi Có các TK … Cộng Nợ 6 3 4 5 Ghi Có TK …,ghi Nợ các TK … Cộng Có 10 8 9 7 11 12

Cộng

Ngày …. tháng ….năm ….

Ngƣời ghi sổ ( Ký, họ tên) Kế toán trƣởng ( Ký, họ tên)

111

- Số chứng chỉ hành nghề: - Đơn vị cung cấp dịch vụ kế toán: Đối với người ghi sổ thuộc các đơn vị dịch vụ kế toán phải ghi rõ Số chứng chỉ hành nghề, tên và địa chỉ Đơn vị cung cấp dịch vụ kế toán. Người lập biểu là cá nhân hành nghề ghi rõ Số chứng chỉ hành nghề.

Bảng kê số 6 gồm có các cột số thứ tự, diễn giải nội dung chứng từ dùng để ghi

sổ, số dư đầu kỳ, số dư cuối kỳ, số phát sinh Nợ và phát sinh Có đối ứng với các tài khoản liên quan. Cơ sở để ghi vào Bảng kê số 6:

- Căn cứ vào các bảng phân bổ tiền lương, nguyên vật liệu, khấu hao TSCĐ và

các chứng từ liên quan để ghi vào phần số phát sinh Nợ của TK 242, TK 335, TK 352,

TK 356 đối ứng Có các tài khoản liên quan.

- Căn cứ vào kế hoạch phân bổ chi phí để ghi vào bên Có TK 242, căn cứ vào kế

hoạch chi phí phải trả để ghi vào bên Có TK 335, căn cứ vào các khoản dự phòng phải

trả phải trích lập để ghi vào bên Có TK 352, căn cứ vào số quỹ phát triển khoa học và

công nghệ phải trích lập để ghi vào bên Nợ các tài khoản liên quan.

Cuối tháng hoặc cuối quý, khoá sổ Bảng kê số 6, xác định tổng số phát sinh bên

Có TK 242, 335, 352, 356 đối ứng Nợ của các tài khoản liên quan và lấy số liệu tổng

cộng của Bảng kê số 6 để ghi NKCT số 7 (Có TK 242 và Có TK 335, 352, 356 Nợ các

tài khoản).

* Bảng kê số 8 (Mẫu số S04b8-DN): Dùng để tổng hợp tình hình nhập, xuất, tồn

kho thành phẩm hoặc hàng hoá theo giá thực tế và giá hạch toán (TK 155 “Thành

phẩm”, TK 156 “Hàng hoá”, TK 158 “Hàng hoá kho bảo thuế”).

112

Kết cấu và phương pháp ghi sổ:

Đơn vị:…………………… Mẫu số: S04b8-DN Địa chỉ:…………………... (Ban hành theo TT số 200/2014/TT-BTC ngày 22/12/2014 của Bộ trưởng BTC)

BẢNG KÊ SỐ 8 NHẬP, XUẤT, TỒN KHO

- Thành phẩm (TK 155) - Hàng hóa (TK 156) - Hàng hóa kho bảo thuế (TK 158) Tháng….năm….. Số dư đầu kỳ:………………………..

Chứng từ Ghi Nợ TK …, Ghi Có TK … Ghi Có TK …, Ghi Nợ TK …

…… ……. …… …… Diễn giải Cộng Nợ TK Cộng Có TK Số TT SH NT

SL SL SL SL

A B C D 1 Giá HT 2 Giá TT 3 4 Giá HT 5 Giá TT 6 Giá HT 7 Giá TT 8 9 Giá HT 10 Giá TT 11 12 Giá HT 13 Giá TT 14 Giá HT 15 Giá TT 16

Cộng

Số dư cuối kỳ:…………………………… Ngày …. tháng ….năm ….

Kế toán trƣởng (Ký, họ tên) Ngƣời ghi sổ (Ký, họ tên)

113

- Số chứng chỉ hành nghề: - Đơn vị cung cấp dịch vụ kế toán: Đối với người ghi sổ thuộc các đơn vị dịch vụ kế toán phải ghi rõ Số chứng chỉ hành nghề, tên và địa chỉ Đơn vị cung cấp dịch vụ kế toán. Người lập biểu là cá nhân hành nghề ghi rõ Số chứng chỉ hành nghề.

Bảng kê số 8 gồm có các cột số thứ tự, số hiệu, ngày tháng của chứng từ dùng để

ghi sổ, diễn giải nội dung chứng từ ghi sổ, các cột phản ánh số phát sinh bên Nợ và bên Có của tài khoản 155, 156, 158 đối ứng Có hoặc Nợ với các tài khoản liên quan.

Cơ sở để lập Bảng kê số 8 là các chứng từ, hoá đơn nhập, xuất và các chứng từ khác có

liên quan.

Số dư đầu tháng phản ánh số tồn kho đầu tháng được lấy từ số dư đầu tháng của TK 155, TK 156 và TK 158 (Chi tiết theo từng loại hàng, nhóm hàng, chi tiết cho từng

loại thành phẩm hoặc nhóm thành phẩm).

Số phát sinh Nợ TK 155, TK 156, TK 158 đối ứng Có với các tài khoản phản ánh

số nhập trong tháng của hàng hoá, thành phẩm, số phát sinh Có đối ứng với các tài khoản ghi Nợ phản ánh số xuất trong tháng của hàng hoá, thành phẩm.

Số dư cuối tháng phản ánh số tồn kho cuối tháng bằng (=) số dư đầu tháng (+) số

phát sinh Nợ trong tháng trừ (-) số phát sinh Có trong tháng.

Bảng kê số 8 được mở riêng cho từng tài khoản. Số lượng tờ trong bảng kê nhiều

hay ít phụ thuộc vào việc theo dõi phân loại hàng hoá, thành phẩm của doanh nghiệp.

Số liệu tổng hợp của Bảng kê số 8 sau khi khoá sổ cuối tháng hoặc cuối quý được

dùng để ghi vào NKCT số 8 (ghi Có TK 155, 156, 158, Nợ các tài khoản).

* Bảng kê số 9 (Mẫu số S04b9-DN): Dùng để tính giá thực tế thành phẩm, hàng

114

hoá, hàng hoá kho bảo thuế.

Đơn vị:…………………… Mẫu số: S04b9-DN Địa chỉ:…………………... (Ban hành theo TT số 200/2014/TT-BTC ngày 22/12/2014 của Bộ trưởng BTC)

BẢNG KÊ SỐ 9 Tính giá thực tế thành phẩm, hàng hóa, hàng hóa kho bảo thuế Tháng….năm…..

TK 155 – Thành phẩm TK 156 – Hàng hóa TK 158-Hàng hóa kho bảo thuế Chỉ tiêu

Giá hạch toán 1 Giá thực tế 2 Giá hạch toán Giá thực tế Giá hạch toán 4 5 3 Giá thực tế 6 B

I. Số dư đầu tháng II. Số phát sinh trong tháng

Số TT A 1 2 3 Từ NKCT số 1 4 Từ NKCT số 2 5 Từ NKCT số 5 6 Từ NKCT số 6 7 Từ NKCT số 7 8 ……. 9 III. Cộng I và II (I + II) 17 18 IV. Hệ số chênh lệch 19 V. Xuất trong tháng 20 VI. Tồn kho cuối tháng (III- V)

Ngày …. tháng ….năm ….

Ngƣời ghi sổ (Ký, họ tên) Kế toán trƣởng (Ký, họ tên)

115

- Số chứng chỉ hành nghề: - Đơn vị cung cấp dịch vụ kế toán: Đối với người ghi sổ thuộc các đơn vị dịch vụ kế toán phải ghi rõ Số chứng chỉ hành nghề, tên và địa chỉ Đơn vị cung cấp dịch vụ kế toán. Người lập biểu là cá nhân hành nghề ghi rõ Số chứng chỉ hành nghề.

Phương pháp lập Bảng kê số 9 tương tự như phương pháp lập và tính giá thành

thực tế của vật liệu quy định ở Bảng kê số 3.

Giá thực tế của hàng Giá hạch toán của Hệ số chênh lệch giá hoá, thành phẩm xuất = hàng hoá, thành phẩm x (trên Bảng kê số 9) trong tháng xuất trong tháng

Số liệu tổng cộng cuối tháng hoặc cuối quý của Bảng kê số 8 và số 9 dùng để ghi

vào NKCT số 8.

*Bảng kê số 10 - Hàng gửi đi bán (Mẫu số S04b10-DN): Dùng để phản ánh các

loại hàng hoá, thành phẩm gửi đại lý nhờ bán hộ, và gửi đi hoặc đã giao chuyển đến

116

cho người mua, giá trị dịch vụ đã hoàn thành, bàn giao cho người đặt hàng nhưng chưa được chấp nhận thanh toán.

Đơn vị:…………………… Mẫu số: S04b10-DN Địa chỉ:…………………... (Ban hành theo TT số 200/2014/TT-BTC ngày 22/12/2014 của Bộ trưởng BTC)

BẢNG KÊ SỐ 10 HÀNG GỬI ĐI BÁN (TK 157) Tháng….năm…..

Số dư đầu tháng:………………….. Ghi Có TK 157, Ghi Nợ TK

632 … Chứng từ SH NT Diễn giải Cộng Có TK 157 Số TT SL SL

Ghi Nợ TK 157, Ghi Có các TK …. …. 155 SL Giá SL Giá SL Giá trị trị trị 6 4 2 5 1 3 Cộng Nợ TK 157 7 8 Giá trị 9 10 Giá trị 11 12 A B C D

Cộng

Số dư cuối tháng:……………………………. Ngày …. tháng ….năm ….

Kế toán trƣởng (Ký, họ tên) Ngƣời ghi sổ (Ký, họ tên)

117

- Số chứng chỉ hành nghề: - Đơn vị cung cấp dịch vụ kế toán: Đối với người ghi sổ thuộc các đơn vị dịch vụ kế toán phải ghi rõ Số chứng chỉ hành nghề, tên và địa chỉ Đơn vị cung cấp dịch vụ kế toán. Người lập biểu là cá nhân hành nghề ghi rõ Số chứng chỉ hành nghề.

Nguyên tắc theo dõi hàng gửi đi bán trên Bảng kê số 10 là theo dõi từng hoá đơn

bán hàng từ khi gửi hàng đi đến khi được coi là đã bán. Kết cấu và phương pháp ghi sổ:

- Bảng kê số 10 gồm có các cột số thứ tự, số hiệu, ngày tháng của chứng từ dùng

để ghi sổ, các cột ghi Nợ và ghi Có TK 157, đối ứng Có hoặc Nợ với các tài khoản liên

quan, cơ sở để ghi vào Bảng kê số 10 là căn cứ vào các hoá đơn và các chứng từ có

liên quan.

- Số dư đầu tháng lấy từ số dư cuối tháng trước của TK 157.

- Số phát sinh Nợ và phát sinh Có căn cứ vào từng hoá đơn và chứng từ để ghi

vào các cột có liên quan, mỗi hoá đơn, chứng từ ghi một dòng.

- Số dư cuối tháng bằng (=) Số dư đầu tháng cộng (+) Số phát sinh Nợ trừ

(-) Số phát sinh Có.

Số liệu tổng cộng cuối tháng hoặc cuối quý của bảng kê này sau khi khoá sổ

được ghi NKCT số 8 (ghi Có TK 157, Nợ các tài khoản liên quan).

* Bảng kê số 11(Mẫu số S04b11-DN): Dùng để phản ánh tình hình thanh toán

tiền hàng với người mua và người đặt hàng (TK 131 “Phải thu của khách hàng”).

118

Kết cấu và phương pháp ghi sổ:

Đơn vị:…………………… Mẫu số: S04b11-DN Địa chỉ:…………………... (Ban hành theo TT số 200/2014/TT-BTC ngày 22/12/2014 của Bộ trưởng BTC)

BẢNG KÊ SỐ 11 PHẢI THU CỦA KHÁCH HÀNG (TK 131) Tháng….năm…..

Ghi Nợ TK 131, Ghi Có các TK Ghi Có TK 131, Ghi Nợ các TK

Số TT Tên người mua Số dư Nợ đầu tháng Số dư Nợ cuối tháng …. …. …. …. …. …. …. …. Cộng Có TK 131

A B C 1 2 3 4 6 7 8 9 10 11 Cộng Nợ TK 131 5

Cộng

Ngày …. tháng ….năm ….

Ngƣời ghi sổ (Ký, họ tên) Kế toán trƣởng (Ký, họ tên)

119

- Số chứng chỉ hành nghề: - Đơn vị cung cấp dịch vụ kế toán: Đối với người ghi sổ thuộc các đơn vị dịch vụ kế toán phải ghi rõ Số chứng chỉ hành nghề, tên và địa chỉ Đơn vị cung cấp dịch vụ kế toán. Người lập biểu là cá nhân hành nghề ghi rõ Số chứng chỉ hành nghề.

Bảng kê số 11 gồm có các cột số thứ tự, tên người mua, số dư, các cột phản ánh

số phát sinh bên Nợ, bên Có của TK 131 đối ứng Có hoặc Nợ với các tài khoản liên quan. Cơ sở để ghi Bảng kê số 11 là căn cứ vào số liệu tổng cộng cuối tháng của sổ

theo dõi thanh toán (TK 131 “Phải thu của khách hàng”) mở cho từng người mua, và

ghi một lần vào một dòng của Bảng kê số 11. Cuối tháng hoặc cuối quý khoá sổ Bảng

kê số 11, xác định số phát sinh bên Có TK 131 và lấy số tổng cộng của Bảng kê số 11 để ghi NKCT số 8 (ghi Có TK 131, Nợ các tài khoản liên quan).

Sổ Cái (Mẫu số S05-DN): Sổ Cái là sổ kế toán tổng hợp mở cho cả năm, mỗi tờ sổ dùng cho một tài khoản

trong đó phản ánh số phát sinh Nợ, số phát sinh Có và số dư cuối tháng hoặc cuối quý. Số phát sinh Có của mỗi tài khoản được phản ánh trên Sổ Cái theo tổng số lấy từ Nhật

ký - Chứng từ ghi Có tài khoản đó, số phát sinh Nợ được phản ánh chi tiết theo từng

tài khoản đối ứng Có lấy từ các Nhật ký - Chứng từ liên quan. Sổ Cái chỉ ghi một lần

vào ngày cuối tháng hoặc cuối quý sau khi đã khoá sổ và kiểm tra, đối chiếu số liệu

120

trên các Nhật ký - Chứng từ

Đơn vị: …………………. Mẫu số S05-DN Địa chỉ: ………………… (Ban hành theo TT số 200/2014/TT-BTC Ngày 22/12/2014 của Bộ trưởng BTC)

SỔ CÁI ( Dùng cho hình thức Nhật ký – Chứng từ) Tài khoản: ………

Số dư đầu năm Có Nợ

Tháng 4 Cộng

Tháng 2 2 4

Tháng 1 1 Tháng 3 3 Tháng 5 5 Tháng 6 6 Tháng 7 7 Tháng 8 8 Tháng 9 9 Tháng 10 10 Tháng 11 11 Tháng 12 12

Số dư cuối tháng Ghi Có các TK, đối ứng Nợ các TK này A Cộng số phát sinh Nợ Tổng số phát sinh Có - Nợ - Có

Ngày … tháng … năm …

Giám đốc (Ký, họ tên, đóng dấu Ngƣời ghi sổ (Ký, họ tên) Kế toán trƣởng (Ký, họ tên)

121

- Số chứng chỉ hành nghề: - Đơn vị cung cấp dịch vụ kế toán: Đối với người ghi sổ thuộc các đơn vị dịch vụ kế toán phải ghi rõ Số chứng chỉ hành nghề, tên và địa chỉ Đơn vị cung cấp dịch vụ kế toán. Người lập biểu là cá nhân hành nghề ghi rõ Số chứng chỉ hành nghề.

4.4.5. Hình thức Kế toán trên máy vi tính

Trong thời đại thông tin bùng nổ hiện nay việc làm kế toán trên máy vi tính được phổ biến rộng rãi, không còn là vấn đề mới mẻ, hầu hết các đơn vị sản xuất kinh doanh

hiện nay đều trang bị máy điện toán để quản trị kinh doanh nói chung và công tác kế

toán nói riêng.

4.4.5.1. Đặc điểm

+ Công tác kế toán được thực hiện theo một chương trình phần mềm kế toán trên

máy vi tính. Phần mềm kế toán được thiết kế theo nguyên tắc của một trong bốn hình

thức trên.

+ Phần mềm kế toán không hiển thị đầy đủ quy trình ghi sổ nhưng phải in được

đầy đủ sổ kế toán và báo cáo tài chính theo quy định.

4.4.5.2. Đặc trưng cơ bản của hình thức Kế toán trên máy vi tính

Công việc kế toán được thực hiện theo một chương trình phần mềm kế toán trên

máy vi tính. Phần mềm kế toán được thiết kế theo nguyên tắc của một trong bốn hình

thức kế toán hoặc kết hợp các hình thức kế toán quy định trên đây. Phần mềm kế toán

không hiển thị đầy đủ quy trình ghi sổ kế toán, nhưng phải in được đầy đủ sổ kế toán

và báo cáo tài chính theo quy định. Phần mềm kế toán được thiết kế theo Hình thức kế

toán nào sẽ có các loại sổ của hình thức kế toán đó nhưng không hoàn toàn giống mẫu

sổ kế toán ghi bằng tay. 4.4.5.3. Trình tự ghi sổ

- Hàng ngày, kế toán căn cứ vào chứng từ kế toán hoặc Bảng tổng hợp chứng từ

kế toán cùng loại đã được kiểm tra, được dùng làm căn cứ ghi sổ, xác định tài khoản

ghi Nợ, tài khoản ghi Có để nhập dữ liệu vào máy vi tính theo các bảng, biểu được

thiết kế sẵn trên phần mềm kế toán. Theo quy trình của phần mềm kế toán, các thông

tin được tự động nhập vào sổ kế toán tổng hợp (Sổ Cái hoặc Nhật ký- Sổ Cái...) và các

sổ, thẻ kế toán chi tiết liên quan.

- Cuối tháng (hoặc bất kỳ vào thời điểm cần thiết nào), kế toán thực hiện các thao

122

tác khoá sổ (cộng sổ) và lập báo cáo tài chính. Việc đối chiếu giữa số liệu tổng hợp với số liệu chi tiết được thực hiện tự động và luôn đảm bảo chính xác, trung thực theo thông tin đã được nhập trong kỳ. Người làm kế toán có thể kiểm tra, đối chiếu số liệu giữa sổ kế toán với báo cáo tài chính sau khi đã in ra giấy. Cuối tháng, cuối năm sổ kế toán tổng hợp và sổ kế toán chi tiết được in ra giấy, đóng thành quyển và thực hiện các thủ tục pháp lý theo quy định.

SỔ KẾ TOÁN

PHẦN MỀM KẾ TOÁN

- Sổ tổng hợp - Sổ chi tiết

CHỨNG TỪ KẾ TOÁN

BẢNG TỔNG HỢP CHỨNG TỪ KẾ TOÁN CÙNG LOẠI

MÁY VI TÍNH

- Báo cáo tài chính - Báo cáo kế toán

quản trị

Hình 4.5. Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán trên máy vi tính 4.4.5.4. Ưu nhược điểm

+ Ưu điểm: Làm việc một cách khoa học, truy cập số liệu nhanh chóng và dễ

dàng, tránh được nhầm lẫn.

+ Nhược điểm: Đòi hỏi việc mã hóa thông tin phải khoa học dễ nhớ, dễ bổ

xung, bảo đảm tính nhất quán trong việc truy cập số liệu, nếu không sẽ cho ra các số

liệu sai lệch. Xây dựng phần mềm kế toán phải có trình độ cao, am hiểu công tác kế

toán. 4.4.5.5. Các loại sổ kế toán

Phần mềm kế toán được thiết kế theo hình thức kế toán nào thì phải có các loại

sổ theo hình thức kế toán đó.

CÂU HỎI ÔN TẬP

CÂU HỎI TRẮC NGHIỆM Câu 1. Hình thức kế toán Nhật ký Chung gồm các loại sổ kế toán chủ yếu:

a. Sổ Nhật ký chung, Sổ Nhật ký đặc biệt b. Sổ Cái

c. Các sổ, thẻ kế toán chi tiết d. Cả ba câu trên

Câu 2. Hình thức kế toán Nhật ký – Sổ Cái gồm các loại sổ kế toán:

a. Nhật ký – Sổ Cái b. Các sổ, thẻ kế toán chi tiết c. Cả (a) và (b)

d. Sổ Nhật ký đặc biệt

Câu 3. Hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ gồm các loại sổ kế toán:

a. Chứng từ ghi sổ, Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ, Sổ Cái, Các sổ, thẻ kế toán chi tiết.

123

b. Sổ Nhật ký chung, Sổ Nhật ký đặc biệt

c. Nhật ký – Sổ Cái d. Cả 3 câu trên đều sai

Câu 4. Hình thức kế toán Nhật ký chứng từ gồm các loại sổ kế toán:

a. Chứng từ ghi sổ, Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ, Sổ Cái, Các sổ, thẻ kế toán chi tiết. b. Sổ Nhật ký chung, Sổ Nhật ký đặc biệt c. Nhật ký – Sổ Cái d. Nhật ký chứng từ, Bảng kê, Sổ Cái, Sổ hoặc thẻ kế toán chi tiết.

Câu 5. Khi phát hiện sổ kế toán ghi bằng tay có sai sót thì:

a. Được tẩy xóa làm mất dấu vết thông tin b. Không được tẩy xóa làm mất dấu vết thông tin c. Tẩy xóa rồi ghi lại d. Để như cũ.

Câu 6. Nhật ký đặc biệt ra đời chỉ vì hầu hết các doanh nghiệp có nhiều nghiệp vụ kinh tế:

a. Khó phân loại b. Thuộc về một ít loại c. Sử dụng rất ít tài khoản sổ cái d. Dễ phân loại Câu 7. Thẻ kho là sổ: a. Tổng hợp b. Sổ liên hợp c. Sổ chi tiết d. Cả ba câu trên đều sai

Câu 8. Khi phát hiện sổ kế toán ghi bằng tay có sai sót thì có thể sử dụng các phương pháp:

a. Ghi cải chính b. Ghi số âm c. Ghi bổ sung d. Cả ba câu trên

Câu 9. Đơn vị kế toán phải khóa sổ kế toán vào:

a. Cuối kỳ kế toán trước khi lập báo cáo thuế b. Đầu kỳ kế toán c. Cuối kỳ kế toán trước khi lập báo cáo tài chính d. Bất kỳ khi nào cần

Câu 10. Sổ kế toán phải có các nội dung chủ yếu:

a. Ngày tháng ghi sổ, Số hiệu và ngày tháng của chứng từ kế toắn dùng làm căn

cứ ghi sổ

b. Tóm tắt nội dung của nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh c. Số tiền của nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh ghi vào các tài khoản kế toán,

số dư đầu kỳ, số tiền phát sinh trong kỳ, số dư cuối kỳ

124

d. Cả ba câu trên

CÂU HỎI ĐÚNG SAI Câu 1. Hình thức kế toán Nhật ký Sổ Cái không sử dụng bảng cân đối số phát sinh Câu 2. Tổng số dư Nợ các tài khoản không bằng tổng số dư Có các tài khoản trên Nhật ký Sổ Cái Câu 3. Mỗi đơn vị kế toán chỉ có một hệ thống sổ kế toán cho một kỳ kế toán năm Câu 4. Đơn vị kế toán không căn cứ vào chứng từ kế toán để ghi sổ kế toán Câu 5. Có thể sử dụng bất kỳ loại sổ nào trong một hình thức kế toán Câu 6. Sổ kế toán là các tờ sổ theo một mẫu nhất định dùng để ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh Câu 7. Đối với các đơn vị kế toán mới thành lập, sổ kế toán phải mở từ ngày đầu năm Câu 8. Theo chế độ kế toán Việt Nam, thì hiện nay có 5 hình thức kế toán khác nhau Câu 9. Sổ kế toán chi tiết ghi các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo các tài khoản cấp 2, và cấp 3 Câu 10. Trong hình thức kế toán Nhật ký chứng từ không có bảng kê số 7 CÂU HỎI TỰ LUẬN Câu 1. Mỗi doanh nghiệp chỉ có thể áp dụng bao nhiêu hình thức kế toán? Tại sao? Câu 2. Kết chuyển doanh thu và chi phí để xác định kết quả kinh doanh có phản ánh vào sổ nhật ký chung không? Tại sao? Câu 3. Các nghiệp vụ kinh tế đã phát sinh không liên quan đến đơn vị kế toán có cần ghi sổ kế toán không? Tại sao? Câu 4. Nêu các đặc trưng cơ bản của hình thức Nhật ký chung. Câu 5. Sửa chữa sổ kế toán trong trường hợp ghi sổ bằng máy vi tính được thực hiện theo phương pháp nào? BÀI TẬP Bài 1

Công ty Hồng Hà là một doanh nghiệp hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp

kê khai thường xuyên và nộp thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ Số dư TK 111 tại thời điểm ngày 01/01/N là 50.000.000 đ Trong tháng 01/N có một số nghiệp vụ kinh tế phát sinh nhƣ sau: 1. Mua 1 máy Photocopy bằng tiền mặt, số tiền 22.000.000 đ (trong đó thuế

GTGT: 2.000.000 đ. Phiếu chi kèm theo hóa đơn số 01 ngày 02/01/N)

2. Rút tiền gửi ngân hàng về nhập quỹ tiền mặt: 300.000.000 đ (Phiếu thu 01-

ngày 04/01/N)

3. Tạm ứng chi ông Nam (cán bộ quản lý) đi công tác 15.000.000 đ (Phiếu chi số

02 – ngày 06/01/N)

4. Tạm ứng lương đợt 1 tháng 01/N: 130.000.000 đ (Phiếu chi số 03- ngày

15/01/N)

5. Công ty B thanh toán tiền mua hàng kỳ trước bằng tiền mặt, số tiền 80.000.000

125

đ (Phiếu thu số 02- ngày 17/01/N)

6. Mua 1 số công cụ nhập kho bằng tiền mặt, số tiền 10.000.000 đ (trong đó thuế

GTGT 1.000.000 đ – Phiếu chi kèm theo hóa đơn – số 04 ngày 25/1/N)

7. Ông Nam (cán bộ quản lý) thanh toán tạm ứng số tiền đã chi là 12.000.000 đ (Trong đó thuế GTGT 500.000 – kèm theo hóa đơn và giấy đi đường), số chưa chi ông Nam nộp trả lại quỹ tiền mặt: 3.000.000 đ (Phiếu thu số 03 ngày 27/01/N)

Yêu cầu: 1. Định khoản các nghiệp vụ kinh tế phát sinh 2. Phản ánh các nghiệp vụ kinh tế vào sổ quỹ tiền mặt

Bài 2

Số dư TK 111 của doanh nghiệp Hồng Hải tại thời điểm 28/02/N là 300.000.000 đ. Trong tháng 3 của năm X, có các nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến tiền mặt như sau:

1. Rút tiền gửi ngân hàng về nhập quỹ số tiền 60.000.000 đ (Phiếu thu số 20 ngày 01/03) 2. Bán hàng thu bằng tiền mặt là 44.000.000 đ (Phiếu thu số 21 ngày 06/03).

Trong đó thuế GTGT 4.000.000 đ; Giá vốn hàng bán: 32.000.000 đ

3. Ứng trước cho người đi mua hàng bằng tiền mặt số tiền 50.000.000 đ (Phiếu

chi số 19 ngày 15/03)

4. Khách hàng A thanh toán tiền nợ bằng tiền mặt, số tiền là 100.000.000 đ

(Phiếu thu số 22 ngày 12/03)

5. Trả lương cho cán bộ, viên chức, số tiền là: 200.000.000 đ (Phiếu chi số 20 ngày 15/03) 6. Rút tiền gửi ngân hàng về nhập quỹ số tiền 310.000.000 đ (Phiêu thu số 23

ngày 16/03)

7. Nhận ứng trước của khách hàng bằng tiền mặt, số tiền là: 50.000.000 đ (Phiếu

thu số 24 ngày 21/03)

8. Xuất kho hàng bán bằng tiền mặt, số tiền là 33.000.000 đ (Trong đó thuế

GTGT là: 3.000.000 đ (Phiếu thu số 25 ngày 24/03)), giá vốn hàng bán 16.000.000 đ

9. Thu hồi tạm ứng, số tiền là 6.000.000 đ (Phiếu thu số 26 ngày 26/03) 10. Ứng trước tiền mua hàng cho nhà cung cấp, số tiền là 130.000.000 đ (Phiếu

chi số 21 ngày 29/03) Yêu cầu: 1. Định khoản các nghiệp vụ kinh tế phát sinh biết rằng doanh nghiệp hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên và tính thuế GTGT phải nộp theo phương pháp khấu trừ

2. Ghi vào sổ quỹ tiền mặt

Bài 3

Số dư ngày 01/01/N của TK “Tiền gửi ngân hàng” tại ngân hàng nông nghiệp là

2.000.000

Trong tháng 1/N liên quan đến TK này của đơn vị có một số nghiệp vụ kinh tế

126

phát sinh sau:

1. Rút tiền gửi ngân hàng về nhập quỹ, số tiền là: 200.000 (Phiếu thu số 05 ngày

06/01)

2. Chuyển tiền gửi thanh toán nợ tiền mua hàng, số tiền là: 50.000 (Giấy báo Nợ

số 86 ngày 15/01)

3. Người mua thanh toán tiền mua hàng bằng chuyển khoản số tiền là 90.000

(Giấy báo có số 511 ngày 17/01)

4. Xuất tiền mặt gửi ngân hàng số tiền là 100.000 (Phiếu chi số 12 ngày 20/01) 5. Chuyển tiền gửi thanh toán tiền nợ khách hàng, số tiền là: 20.000 (Giấy báo

Nợ số 87, ngày 21/01)

6. Chuyển tiền gửi thanh to án tiền vày dài hạn đến hạn trả của ngân hàng số tiền

là 200.000 (Giấy báo nợ số 80 ngày 26/01)

Yêu cầu: Định khoản kế toán và ghi các nghiệp vụ kinh tế phát sinh vào sổ chi

tiết tiền gửi ngân hàng Bài 4

Tình hình tăng, giảm tiền gửi ngân hàng của công ty T&T như sau (kê khai và

nộp thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ)

- Nơi mở tài khoản giao dịch: Ngân hàng ACB - Số hiệu tài khoản tại nơi gửi: 100.111.222 I. Số dƣ đầu tháng 09/200N - TK 112: 2.800.000.000 đồng - Giả định các tài khoản khác có số dư là (xx) II. Các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong tháng 1. Giấy báo Có số 6 (01/09): Công ty T&T thanh toán nợ mua hàng tháng trước,

số tiền: 122.000.000 đồng

2. Giấy báo Có số 17 (05/09): Xuất bán thành phẩm cho công ty B, người mua đã

thanh toán tiền qua ngân hàng, số tiền 88.000.000 đồng, trong đó thuế GTGT 10%

3. Giấy báo Nợ số 19 (15-09): Thanh toán tiền vận chuyển nguyên vật liệu về

nhập kho, số tiền 6.600.000 đồng (đã bao gồm thuế GTGT 10%)

4. Giấy báo Nợ số 20 (16/09): Mua 100 trái phiếu dài hạn bằng tiền gửi ngân

hàng, giá phát hành mỗi trái phiếu là 1.000.000 đồng

127

5. Giấy báo nợ số 22 (20/09): Chi từ quỹ phúc lợi bằng tiền mặt 26.000.000 đồng 6. Giấy báo Có số 18 (21/09): Nhận lãi tiền gửi ngân hàng định kỳ 12.000.000 đồng 7. Giấy báo Có số 19 (24/09): Thu nợ bán hàng số tiền 177.000.000 đồng Yêu cầu: Phản ánh vào sổ tiền gửi ngân hàng nhật ký thu tiền và nhật ký chi tiền

CHƢƠNG 5. TỔ CHỨC HẠCH TOÁN KẾ TOÁN CÁC QUÁ TRÌNH SẢN XUẤT KINH DOANH

5.1. Tổ chức kế toán vốn bằng tiền 5.1.1. Yêu cầu tổ chức kế toán vốn bằng tiền

Trong quá trình sản xuất kinh doanh vốn bằng tiền vừa được sử dụng để đáp

ứng nhu cầu về thanh toán các khoản nợ của doanh nghiệp hoặc mua sắm vật tư, hàng hoá sản xuất kinh doanh, vừa là kết quả của việc mua bán hoặc thu hồi các khoản nợ.

Chính vì vậy, quy mô vốn bằng tiền là loại vốn đòi hỏi doanh nghiệp phải quản lý hết

sức chặt chẽ vì vốn bằng tiền có tính luân chuyển cao nên nó là đối tượng của sự gian

lận và ăn cắp. Vì thế trong quá trình hạch toán vốn bằng tiền, các thủ tục nhằm bảo vệ vốn bằng tiền khỏi sự ăn cắp hoặc lạm dụng là rất quan trọng, nó đòi hỏi việc sử dụng

vốn bằng tiền cần phải tuân thủ các nguyên tắc chế độ quản lý tiền tệ thống nhất của

Nhà nước. Chẳng hạn tiền mặt tại quỹ của doanh nghiệp dùng để chi tiêu hàng ngày

không được vượt quá mức tồn quỹ mà doanh nghiệp và Ngân hàng đã thoả thuận theo

hợp đồng thương mại, khi có tiền thu bán hàng phải nộp ngay cho Ngân hàng.

5.1.2. Tổ chức kế toán vốn bằng tiền

Trình tự luân chuyển chứng từ kế toán thu chi tiền mặt, tiền gửi ngân hàng như sau:

- Bộ phận kế toán tiền tiếp nhận đề nghị thu – chi (có thể là kế toán tiền mặt hoặc

kế toán ngân hàng) Chứng từ kèm theo yêu cầu chi tiền (phiếu chi, ủy nhiệm chi) có

thể là: Giấy đề nghị thanh toán, giấy đề nghị tạm ứng, giấy thanh toán tiền tạm ứng,

thông báo nộp tiền, hoá đơn, hợp đồng, … Chứng từ kèm theo yêu cầu thu tiền (phiếu

thu) có thể là: Giấy thanh toán tiền tạm ứng, hoá đơn, hợp đồng, biên bản thanh lý

TSCĐ, biên bản góp vốn, …

- Kế toán tiền mặt (kế toán ngân hàng) đối chiếu các chứng từ và đề nghị thu –

chi, đảm bảo tính hợp lý, hợp lệ (đầy đủ phê duyệt của phụ trách bộ phận liên quan và

tuân thủ các quy định, quy chế tài chính của Công ty cũng như tuân thủ theo quy định

về Hóa đơn chứng từ của pháp luật về Thuế). Sau đó chuyển cho kế toán trưởng xem xét.

- Kế toán trưởng kiểm tra lại, ký vào đề nghị thanh toán và các chứng từ liên quan. - Phê duyệt của Giám đốc hoặc Phó Giám đốc: Căn cứ vào các quy định và quy chế tài chính, quy định về hạn mức phê duyệt của Công ty, Giám đốc hoặc Phó Giám đốc được ủy quyền xem xét phê duyệt đề nghị thu – chi. Các đề nghị chi/mua sắm không hợp lý, hợp lệ sẽ bị từ chối hoặc yêu cầu làm rõ hoặc bổ sung các chứng từ liên quan.

- Lập chứng từ thu – chi: Sau khi thực hiện kiểm tra sự đầy đủ của những chứng

từ có liên quan thì kế toán tiến hành lập Phiếu thu-Phiếu chi hoặc Ủy nhiệm chi

+ Đối với giao dịch tiền mặt tại quỹ: Kế toán tiền mặt lập phiếu thu, phiếu chi.

+ Đối với giao dịch thông qua tài khoản ngân hàng: Kế toán ngân hàng lập uỷ

128

nhiệm chi.

- Ký duyệt chứng từ thu – chi: Sau khi lập xong chuyển cho kế toán trưởng ký

duyệt- Kế toán trưởng ký vào Phiếu thu hoặc Phiếu chi và Ủy nhiệm chi trước khi chuyển cho Giám đốc hoặc Phó giám đốc được ủy quyền để ký duyệt

- Sau đó Phiếu thu và phiếu chi kèm theo chứng từ gốc sẽ chuyển cho thủ tũy để

tiến hành thu tiền và chi tiền. Thủ quỹ giữ lại 1 liên phiếu thu tiền và 1 liên phiếu chi.

Bộ chứng từ phiếu thu và phiếu chi kèm theo chứng từ gốc sẽ trả lại cho kế toán. Nếu đây là giao dịch với ngân hàng thì sau khi Ủy nhiệm chi được lập 2 liên thì kế toán

ngân hàng đến ngân hàng để giao dịch và ngân hàng sẽ đóng dấu vào Ủy nhiệm chi và

trả lại cho kế toán

- Sau khi bộ chứng từ đã hoàn thành thì kế toán dựa vào đó mà tiến hành ghi vào sổ sách kế toán và lưu chứng từ kế toán (Phiếu thu+Phiếu Chi+Ủy nhiệm chi và

Đơn vị: ………….…….. Mẫu số S07-DN Địa chỉ: ……………….. (Ban hành theo TT số 200/2014/TT-BTC ngày 22/12/2014 của Bộ trưởng BTC)

những chứng từ khác có liên quan)

* Sổ quỹ tiền mặt

SỔ QUỸ TIỀN MẶT Loại quỹ:…..

Số tiền

Số hiệu chứng từ

Diễn giải

NT ghi sổ

Ghi chú

NT chứng từ B

A

Thu C

E

Chi 2

Tồn 3

G

Ngày….tháng…..Năm…..

Thu Chi 1 D - Sổ này có….trang, đánh số từ trang số 01 đến trang…. - Ngày mở sổ:…..

Kế toán trƣởng ( Ký, họ tên)

Giám đốc ( Ký, họ tên, đóng dấu)

Thủ quỹ ( Ký, họ tên) - Số chứng chỉ hành nghề:

- Đơn vị cung cấp dịch vụ kế toán: Đối với người ghi sổ thuộc các đơn vị dịch vụ kế toán phải ghi rõ Số chứng chỉ hành nghề, tên và địa chỉ Đơn vị cung cấp dịch vụ kế toán. Người lập biểu là cá nhân hành nghề ghi rõ Số chứng chỉ hành nghề.

Căn cứ và phƣơng pháp ghi sổ Sổ này mở cho thủ quỹ: Mỗi quỹ dùng một sổ hay một số trang sổ. Sổ này cũng dùng cho kế toán chi tiết quỹ tiền mặt và tên sổ sửa lại là “Sổ kế toán chi tiết quỹ tiền

mặt”. Tương ứng với 1 sổ của thủ quỹ thì có 1 sổ của kế toán cùng ghi song song.

- Căn cứ để ghi sổ quỹ tiền mặt là các Phiếu thu, Phiếu chi đã được thực hiện

nhập, xuất quỹ.

129

- Cột A: Ghi ngày tháng ghi sổ.

- Cột B: Ghi ngày tháng của Phiếu thu, Phiếu chi.

- Cột C, D: Ghi số hiệu của Phiếu thu, số hiệu Phiếu chi liên tục từ nhỏ đến lớn. - Cột E: Ghi nội dung nghiệp vụ kinh tế của Phiếu thu, Phiếu chi.

- Cột 1: Số tiền nhập quỹ.

- Cột 2: Số tiền xuất quỹ.

- Cột 3: Số dư tồn quỹ cuối ngày. Số tồn quỹ cuối ngày phải khớp đúng với số

tiền mặt trong két.

Định kỳ kế toán kiểm tra, đối chiếu giữa “Sổ kế toán chi tiết quỹ tiền mặt” với

“Sổ quỹ tiền mặt”, ký xác nhận vào cột G.

* Chú ý: Để theo dõi quỹ tiền mặt, kế toán quỹ tiền mặt phải mở “Sổ kế toán chi tiết quỹ tiền mặt” (Mẫu số S07a-DN). Sổ này có thêm cột F “Tài khoản đối ứng”

để phản ánh số hiệu Tài khoản đối ứng với từng nghiệp vụ ghi Nợ, từng nghiệp vụ ghi

Có của Tài khoản 111 “Tiền mặt”.

Đơn vị: …………………….. Mẫu số S08-DN Địa chỉ: ……………………. (Ban hành theo TT số 200/2014/TT-BTC ngày 22/12/2014 của Bộ trưởng BTC)

* Sổ tiền gửi ngân hàng

SỔ TIỀN GỬI NGÂN HÀNG Nơi mở tài khoản giao dịch:……………….. Số hiệu tài khoản tại nơi gửi:……………….

Chứng từ

Diễn giải

Ghi chú

SH

NT

NT ghi sổ

TK Đối ứng

Còn lại

A

B

C

D -Số dư đầu kỳ -Số phát sinh trong kỳ Cộng số phát sinh trong kỳ Số dư cuối kỳ

E

Số tiền Chi (Rút ra) 2

Thu (Gửi vào) 1

3

F

Ngày … tháng … năm …

Kế toán trƣởng ( Ký, họ tên)

Giám đốc ( Ký, họ tên, đóng dấu)

- Sổ này có … trang, đánh số từ trang số 01 đến trang … - Ngày mở sổ: …………….

Ngƣời ghi sổ ( Ký, họ tên) - Số chứng chỉ hành nghề: - Đơn vị cung cấp dịch vụ kế toán: Đối với người ghi sổ thuộc các đơn vị dịch vụ kế toán phải ghi rõ Số chứng chỉ hành nghề, tên và địa chỉ Đơn vị cung cấp dịch vụ kế toán. Người lập biểu là cá nhân hành nghề ghi rõ Số chứng chỉ hành nghề.

130

Căn cứ và phƣơng pháp ghi sổ Căn cứ để ghi vào sổ là giấy báo Nợ, báo Có hoặc sổ phụ của ngân hàng.

Đầu kỳ: Ghi số dư tiền gửi kỳ trước vào cột 8.

Hàng ngày: Cột A: Ghi ngày, tháng ghi sổ.

Cột B, C: Ghi số hiệu, ngày, tháng của chứng từ (giấy báo Nợ, báo Có) dùng để

ghi sổ.

Cột D: Ghi tóm tắt nội dung của chứng từ. Cột E: Ghi số hiệu tài khoản đối ứng.

Cột 1, 2: Ghi số tiền gửi vào hoặc rút ra khỏi tài khoản tiền gửi.

Cột 3: Ghi số tiền hiện còn gửi tại Ngân hàng.

Cuối tháng: Cộng số tiền đã gửi vào, hoặc đã rút ra trên cơ sở đó tính số tiền còn gửi tại

Ngân hàng chuyển sang tháng sau. Số dư trên sổ tiền gửi được đối chiếu với số dư tại

Ngân hàng nơi mở tài khoản.

5.2. Tổ chức kế toán vật tƣ

5.2.1. Yêu cầu tổ chức kế toán vật tư

- Thiết lập được kế hoạch cung ứng vật tư theo nhu cầu vật tư của phân xưởng,

khu vực sản xuất kinh doanh .

- Xây dựng được định mức dự trữ vật tư trong khấu hao và tổ chức tốt kho hàng

để tạo thuận lợi cho việc quản lý và ghi sổ kho, sổ kế toán .

- Xây dựng hệ thống định mức tiêu dùng vật tư, đặc biệt là vật tư chế tạo, vật tư

chủ yếu, theo yêu cầu tiết kiệm tiêu dùng và yêu cầu nâng cao chất lượng hàng hoá

sản xuất dịch vụ tiêu dùng.

- Xác định rõ ràng trách nhiệm vật chất của các cá nhân, tổ chức có liên quan tới

sự an toàn của vật tư mua, dự trữ, tiêu dùng; xây dựng qui chế xử lý rõ ràng nghiêm

ngặt trường hợp vật tư ứ đọng, thừa thiếu, hao hụt, giảm giá....

5.2.2. Tổ chức kế toán các nghiệp vụ mua và nhập kho vật tư

Tham gia quá trình cung ứng vật tư cho sản xuất bao gồm: nhân viên cung

ứng, thủ kho vật tư và kế toán vật tư, ba bộ phận này giám đốc quá trình cung ứng thông qua hợp đồng mua bán, gia công chế biến...Nội dung tổ chức kế toán mua vật tư nhập kho bao gồm: 5.2.2.1. Tổ chức phương thức mua hàng và theo dõi thực hiện hợp đồng cung ứng với từng khách hàng.

Kiểm tra việc hoàn thành hợp đồng cung ứng cho phòng cung tiêu theo dõi,

131

có thể lập sổ theo dõi hợp đồng cung ứng theo mẫu

Hợp đồng cung ứng

Tên vật tư và số lượng cung ứng Hợp đồng và đơn đặt hàng hàng Kỳ hạn Cung ứng Ngày tháng Số hiệu Chứng từ A B C Cộng

Cộng

Bảng theo dõi nhập hàng theo hợp đồng và đơn đặt hàng Hợp đồng :...................................

Chứng từ nhập Chứng từ vận chuyển Chứng từ mua vào Loại vật tư và lượng Ghi chú chất lượng

Ngày tháng Ngày tháng Ngày tháng

Số hiệu chứng từ Số hiệu chứng từ Số hiệu chứng từ A B . . C Vật tư Số hiệu phương tiện vận chuyển

5.2.2.2.Tổ chức mua hàng theo phương thức đã thoả thuận trong hợp đồng

Nội dung bao gồm các bước công việc:

- Tổ chức vận chuyển vật tư mua và tiếp nhận vật tư về kho hoặc địa chỉ

nhập hàng ngày quy định .

- Hoàn thiện tiếp nhận các chứng từ gốc phản ánh lượng vật tư mua và các phí

tổn mua: Hoá đơn người bán lập gửi cùng hàng hoặc gửi riêng, vận đơn, giấy tạm

ứng, phiếu chi, báo nợ.... các chứng từ trên được đối chiếu với hợp đồng và được

kiểm tra sau đó chuyển cho kế toán ghi sổ vật tư và sổ thanh toán và các loại sổ liên

quan khác như: sổ quỹ, sổ theo dõi tiền gửi.

- Tổ chức nhập kho, vào sổ kho vật tư đã về, kiểm nhận theo thực tế và theo

chứng từ.

- Tổ chức ghi sổ kế toán số hàng về kho theo chứng từ đã về và chứng từ

nhập kho (phiếu nhập kho, biên bản kiểm nhận, biên bản thừa thiếu vật tư ...). 5.2.2.3.Tổ chức thanh toán với người bán

Thanh toán có thể là thanh toán trực tiếp tại doanh nghiệp, hoặc do ngân hàng

tiến hành. Khi nhận được toàn bộ số hàng theo hợp đồng, kế toán xác định số nợ phải trả theo chứng từ mua nhận được và chứng từ nhập hàng; căn cứ báo nợ của ngân hàng và phiếu chi tiền mặt tại doanh nghiệp, kế toán ghi sổ phần thanh toán

132

số tiền hàng và trả cho người bán.

5.2.3. Tổ chức kế toán chi tiết vật tư 5.2.3.1. Tổ chức hệ thống chứng từ

Hệ thống chứng từ về nguyên vật liệu trong các doanh nghiệp áp dụng chế độ

kế toán doanh nghiệp được ban hành theo Thông tư số 200/TT-BTC ngày 22/12/2014.

Hệ thống chứng từ về vật tư theo chế độ kế toán đã ban hành bao gồm:

TT TÊN CHỨNG TỪ SỐ HIỆU TÍNH CHẤT

BB HD

(*) (*)

1 Phiếu nhập kho 01-VT x

2 Phiếu xuất kho 02-VT x

3 Biên bản kiểm nghiệm vật tư, công cụ, sản 03-VT x

phẩm, hàng hoá

4 Phiếu báo vật tư còn lại cuối kỳ 04-VT x

5 Biên bản kiểm kê vật tư, công cụ, sản phẩm, 05-VT x

hàng hoá

6 Bảng kê mua hàng 06-VT x

7 Bảng phân bổ nguyên liệu, vật liệu, công cụ, 07-VT x

dụng cụ

8 Thẻ kho

Quy trình tổ chức Phiếu nhập kho: Trong kế toán, phiếu nhập kho được gọi là chứng từ thực hiện, vì nó chứng minh

nghiệp vụ về nhập kho. Phiếu nhập kho do kế toán hoặc người phụ trách lập khi muốn

cho vật tư, sản phẩm, hàng hóa nhập kho. Để nhập kho, phải có chứng từ thể hiện rõ

nguồn gốc của việc nhập kho mà ghi sổ cho phù hợp. Chứng từ nguồn về hàng tồn kho

có nhiều loại, nhưng cơ bản bao gồm: Hóa đơn mua hàng, Hóa đơn GTGT, Biên bản

bàn giao sản phẩm sản xuất hoàn thành, giấy giữ hộ tài sản,...

Bước 1: Người giao hàng (có thể là nhân viên phụ trách thu mua, nhân viên sản

xuất của doanh nghiệp hoặc người bán) đề nghị giao hàng nhập kho.

Bước 2: Ban kiểm nhận lập biên bản nhận cho nhập kho vật tư, hàng hóa… Ban kiểm nhận bao gồm thủ kho, kế toán vật tư, cán bộ phụ trách bộ phận, người đề nghị giao hàng.

Bước 3: Kế toán vật tư hoặc phụ trách bộ phận sẽ tiến hành lập Phiếu nhập kho

theo hóa đơn mua hàng, phiếu giao nhận sản phẩm...với ban kiểm nhận.

Bước 4: Người lập phiếu, người giao hàng và phụ trách bộ phận ký vào Phiếu

133

nhập kho.

Bước 5: Chuyển Phiếu nhập kho cho thủ kho tiến hành việc kiểm nhận, nhập

hàng, ghi sổ và ký Phiếu nhập kho.

Bước 6: Chuyển Phiếu nhập kho cho kế toán vật tư để ghi sổ kế toán.

Bước 7: Kế toán vật tư tổ chức bảo quản và lưu trữ phiếu nhập.

Các bước trong quá trình nhập kho không có sự can dự của chủ doanh nghiệp

trong quá trình nhập hàng. Bởi vì, hàng nhập vào có thể kéo dài trong nhiều ngày và việc kiểm nhận hàng đòi hỏi người có chuyên môn trong việc xem xét hàng nhập nên

thường giao cho cán bộ phụ trách làm, sau này chỉ việc kiểm tra lại chứng từ và đối

chiếu thẻ kho với sổ chi tiết theo định kỳ.

Tuy nhiên đối với Phiếu xuất kho, do liên quan đến tài sản được tiêu dùng nên

phải có ký duyệt của chủ doanh nghiệp (Giám đốc).

Quy trình tổ chức Phiếu xuất kho: Phiếu xuất kho được gọi là chứng từ thực hiện, vì nó chứng minh cho nghiệp vụ

về xuất kho một loại hàng tồn kho nào đó. Phiếu xuất kho là do kế toán hoặc người

phụ trách viết khi muốn xuất vật tư, sản phẩm, hàng hóa. Khi xuất kho, phải căn cứ

vào các nguyên nhân xuất thông qua các chứng từ nguồn bao gồm: Lệnh xuất kho,

phiếu xin lĩnh vật tư, hóa đơn bán hàng, hợp đồng cung cấp sản phẩm, hàng hóa, dịch vụ...

Vậy làm thế nào để người quản lý kiểm soát được hàng xuất kho? Sau đây là quy

trình luân chuyển Phiếu xuất kho:

Bước 1: Người có nhu cầu về vật tư, sản phẩm, hàng hóa lập giấy xin xuất hoặc

ra lệnh xuất đối với vật tư, sản phẩm, hàng hóa.

Bước 2: Chuyển cho chủ doanh nghiệp (Giám đốc) hoặc phụ trách đơn vị duyệt

lệnh xuất.

Bước 3: Phụ trách bộ phận hoặc kế toán vật tư căn cứ vào đề nghị xuất hoặc lệnh

xuất tiến hành lập Phiếu xuất kho.

Bước 4: Chuyển Phiếu xuất kho cho thủ kho tiến hành xuất vật tư, sản phẩm,

hàng hóa; sau đó, ký vào Phiếu xuất kho rồi giao chứng từ lại cho kế toán vật tư.

Bước 5: Khi nhận Phiếu xuất kho, chuyển cho Kế toán trưởng ký duyệt chứng từ

rồi ghi sổ kế toán.

Bước 6: Trình Phiếu xuất kho cho thủ trưởng (Giám đốc) ký duyệt chứng từ, thường là trình ký theo định kỳ, vì chứng từ đã được duyệt xuất ngay từ đầu, nên thủ trưởng chỉ kiểm tra lại và ký duyệt.

Bước 7: Kế toán vật tư sẽ tiến hành bảo quản và lưu giữ chứng từ.

5.2.3.2. Các phương pháp kế toán chi tiết vật tư

* Phƣơng pháp thẻ song song

- Nguyên tắc ghi chép: Ở kho theo dõi về số lượng, bộ phận kế toán theo dõi cả

134

về số lượng lẫn giá trị của từng loại vật liệu trong kho.

- Trình tự ghi sổ:

+ Tại kho Thủ kho dùng thẻ kho để phản ánh tình hình nhập – xuất – tồn vật tư cho từng

danh điểm vật tư (thẻ kho chỉ ghi về mặt số lượng). Cuối ngày và cuối tháng thủ kho

tính ra số lượng tồn trên từng thẻ để đối chiếu với sổ kế toán chi tiết vật tư trên phòng

kế toán. + Tại phòng kế toán: Kế toán mở sổ chi tiết vật liệu ghi chép sự biến động nhập –

xuất – tồn của từng loại vật liệu cả về hiện vật và giá trị. Hàng ngày hoặc định kỳ sau

khi nhận được các chứng từ nhập – xuất – tồn kho vật liệu do thủ kho nộp, kế toán

kiển tra ghi đơn giá, tính thành tiền và phân loại vật liệu, đồng thời tiến hành đối chiếu số liệu trên sổ kế toán chi tiết vật liệu với thẻ kho tương ứng. Căn cứ vào các sổ kế

toán chi tiết vật liệu kế toán lấy số liệu để ghi vào bảng tổng hợp xuất – nhập – tồn vật tư

Thẻ kho

Phiếu xuất kho Phiếu nhập kho

Sổ chi tiết vật tư

Bảng tổng hợp

Nhập- Xuất – Tồn

NVL

Sổ cái TK 152, 153, 154…

Ghi chú:

Ghi hàng ngày: Ghi cuối tháng: Kiểm tra đối chiếu :

Hình 5.1: Quy trình hạch toán chi tiết vật tƣ theo phƣơng pháp thẻ song song - Ưu điểm:

Khá đơn giản, dễ kiểm tra đối chiếu. Có thể cung cấp thông tin thường xuyên cả

135

về mặt giá trị và số lượng của từng loại vật tư nhập – xuất – tồn và rất thích hợp với

các doanh nghiệp có ít loại vật tư và đã áp dụng các phần mềm máy tính vào công tác

- Nhược điểm:

hạch toán vật tư. Ghi chép trùng lặp (về mặt số lượng giữa kho và phòng kế toán), từ đó làm tăng khối lượng ghi chép của kế toán và ảnh hưởng trực tiếp hiệu quả của công tác kế toán. - Điều kiện áp dụng: Phương pháp này chỉ áp dụng thích hợp đối với những doanh nghiệp có quy mô nhỏ, sử dụng ít danh điểm NVL và số nghiệp vụ phát sinh

không nhiều.

Đơn vị: …………………….. Mẫu số S12-DN Địa chỉ: ……………………. (Ban hành theo TT số 200/2014/TT-BTC ngày 22/12/2014 của Bộ trưởng BTC)

Số lượng Số hiệu chứng từ Diễn giải STT Ngày tháng Ngày nhập, xuất Nhập Xuất Tồn Nhập Xuất

THẺ KHO (SỔ KHO) Ngày lập thẻ:………. Tờ số:……………… - Tên, nhãn hiệu, quy cách vật tư:……………………………………………………… - Đơn vị tính:…………………………………………………………………………… - Mã số:………………………………………………………………………………… Ký xác nhận của kế toán G D A B C E F 3 2 1

Cộng cuối kỳ

- Sổ này có … trang, đánh số từ trang số 01 đến trang … - Ngày mở sổ: …………….

Kế toán trƣởng ( Ký, họ tên) Ngày … tháng … năm … Giám đốc ( Ký, họ tên, đóng dấu) Thủ kho ( Ký, họ tên) - Số chứng chỉ hành nghề:

- Đơn vị cung cấp dịch vụ kế toán:

Đối với người ghi sổ thuộc các đơn vị dịch vụ kế toán phải ghi rõ Số chứng chỉ hành nghề, tên và địa chỉ Đơn vị cung cấp dịch vụ kế toán. Người lập biểu là cá nhân hành nghề ghi rõ Số chứng chỉ hành nghề.

- Mục đích: Theo dõi số lượng nhập, xuất, tồn, kho từng thứ nguyên liệu, vật liệu, công cụ, dụng cụ, sản phẩm, hàng hoá ở từng kho. Làm căn cứ xác định số lượng

tồn kho dự trữ vật liệu, dụng cụ, sản phẩm, hàng hoá và xác định trách nhiệm vật chất của thủ kho

136

- Căn cứ và phƣơng pháp ghi sổ

Thẻ kho là sổ tờ rời. Nếu đóng thành quyển thì gọi là “Sổ kho”. Thẻ tờ rời sau

khi dùng xong phải đóng thành quyển. “Sổ kho” hoặc “thẻ kho” sau khi đóng thành quyển phải có chữ ký của giám đốc.

Mỗi thẻ kho dùng cho một thứ vật liệu, dụng cụ, sản phẩm, hàng hoá cùng nhãn

hiệu, quy cách ở cùng một kho. Phòng kế toán lập thẻ và ghi các chỉ tiêu: tên, nhãn

hiệu, quy cách, đơn vị tính, mã số vật liệu, dụng cụ, sản phẩm, hàng hoá sau đó giao cho thủ kho để ghi chép hàng ngày. Hàng ngày thủ kho căn cứ vào Phiếu nhập kho,

Phiếu xuất kho ghi vào các cột tương ứng trong thẻ kho. Mỗi chứng từ ghi 1 dòng, cuối

ngày tính số tồn kho.

+ Cột A: Ghi số thứ tự; + Cột B: Ghi ngày tháng của Phiếu nhập kho, Phiếu xuất kho;

+ Cột C, D: Ghi số hiệu của Phiếu nhập kho hoặc Phiếu xuất kho;

+ Cột E: Ghi nội dung của nghiệp vụ kinh tế phát sinh;

+ Cột F: Ghi ngày nhập, xuất kho;

+ Cột 1: Ghi số lượng nhập kho;

+ Cột 2: Ghi số lượng xuất kho;

+ Cột 3: Ghi số lượng tồn kho sau mỗi lần nhập, xuất hoặc cuối mỗi ngày.

Theo định kỳ, nhân viên kế toán vật tư xuống kho nhận chứng từ và kiểm tra việc

ghi chép Thẻ kho của Thủ kho, sau đó ký xác nhận vào Thẻ kho (Cột G).

Sau mỗi lần kiểm kê phải tiến hành điều chỉnh số liệu trên Thẻ kho cho phù hợp

với số liệu thực tế kiểm kê theo chế độ quy định

* Phƣơng pháp sổ đối chiếu luân chuyển - Nguyên tắc ghi chép: Ở kho theo dõi về số lượng, bộ phận kế toán theo dõi cả

về số lượng lẫn giá trị của từng loại vật liệu trong kho.

- Trình tự ghi sổ:

+ Tại kho: Thủ kho dùng thẻ kho để phản ánh tình hình nhập – xuất – tồn NVL

cho từng danh điểm vật tư (thẻ kho chỉ ghi về mặt số lượng). Cuối ngày và cuối tháng

thủ kho tính ra số lượng tồn trên từng thẻ để đối chiếu với sổ kế toán chi tiết vật tư trên phòng kế toán.

137

+ Tại phòng kế toán: Kế toán mở sổ đối chiếu luân chuyển NVL theo từng kho, cuối tháng trên cơ sở phân loại chứng từ nhập – xuất – tồn NVL theo danh điểm và theo từng kho, kế toán lập bảng kê nhập vật liệu, bảng kê xuất vật liệu. Rồi ghi sổ đối chiếu luân chuyển, cuối kỳ đối chiếu thẻ kho với sổ đối chiếu luân chuyển.

Bảng kê nhập Phiếu

vật tư nhập kho

Sổ cái TK 152, 153…

Thẻ kho

Sổ đối chiếu luân chuyển

Phiếu xuất kho Bảng kê xuất vật tư

Ghi chú:

Ghi hàng ngày:

Ghi cuối tháng:

Kiểm tra đối chiếu:

Hình 5.2: Quy trình hạch toán chi tiết vật tư theo phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển - Ưu điểm: Tiết kiệm công tác lập sổ kế toán với phương pháp thẻ song song,

giảm nhẹ khối lượng ghi chép của kế toán, tránh việc ghi chép trùng lặp.

- Nhược điểm: Khó kiểm tra, đối chiếu, khó phát hiện sai sót và dồn công việc

vào cuối kỳ nên hạn chế chức năng kiểm tra thường xuyên , liên tục, hơn nữa làm ảnh

hưởng đến tiến độ thực hiện các khâu kế toán khác.

- Điều kiện áp dụng: Phương pháp này thích hợp với những doanh nghiệp có

nhiều danh điểm vật tư nhưng số chứng từ nhập xuất không nhiều, không có điều kiện

bố trí riêng từng nhân viên kế toán chi tiết vật liệu để theo dõi tình hình nhập xuất

hàng ngày.

* Phƣơng pháp sổ số dƣ - Nguyên tắc ghi chép: Ở kho theo dõi về số lượng, bộ phận kế toán theo về

mặt giá trị của từng loại vật liệu trong kho.

- Trình tự ghi sổ:

+ Tại kho: Thủ kho sử dụng thẻ kho để ghi chép tình hình nhập – xuất – tồn

ngoài ra cuối tháng thủ kho còn phảo ghi số lượng tồn kho trên thẻ kho vào số dư.

+ Tại phòng kế toán: Định kỳ 5 đến 10 ngày kế toán nhận chứng từ do thủ kho

chuyển đến và lập phiếu giao nhận chứng từ. Căn cứ vào đó kế toán lập bảng quỹ nhập

– xuất – tồn. Cuối kỳ tiến hành tính tiền trên sổ số dư do thủ kho chuyển đến và đối

138

chiếu tồn kho từng điểm vật tư trên sổ số dư và bảng lũy kế nhập – xuất – tồn.

Phiếu xuất kho Phiếu giao nhận chứng từ nhập

Thẻ kho Bảng lũy kế nhập – xuất – tồn vật tư Sổ cái TK 152 Sổ số dư

Phiếu giao nhận chứng từ xuất Phiếu xuất kho Ghi chú:

Ghi hàng ngày: Ghi cuối tháng:

Kiểm tra đối chiếu:

Hình 5.3: Quy trình hạch toán chi tiết vật tƣ theo phƣơng pháp sổ số dƣ - Ưu điểm: Phương pháp này tránh được việc ghi chép trùng lặp và dàn đều công

việc ghi sổ trong kỳ nên không bị dồn công việc vào cuối kỳ.

- Nhược điểm: Sử dụng phương pháp này sẽ gặp nhiều khó khăn trong việc kiểm

tra, đối chiếu và phát hiện sai sót.

- Điều kiện áp dụng: Thích hợp với những doanh nghiệp có nhiều danh điểm vật

tư và số lần nhập xuất của mỗi loại đồng thời nhân viên kế toán và thủ kho của doanh

nghiệp phải có trình độ cao.

5.3. Tổ chức kế toán kế toán TSCĐ 5.3.1. Yêu cầu quản lý và những vấn đề chung về tổ chức kế toán TSCĐ

TSCĐ là yếu tố sản xuất kinh doanh cơ bản, chiếm tỷ trọng vốn đầu tư lớn. Tài sản cố định nói chung đều có đặc điểm là sử dụng lâu dài cho sản xuất và giá trị của nó bị hao mòn dần và được tái tạo lại từng phần bằng phương thức khấu hao.

Yêu cầu của quản lý TSCĐ: - Phải quản lý TSCĐ như một yếu tố tư liệu sản xuất cơ bản, nghĩa là phải quản

lý mặt sử dụng tài sản trên quan điểm hiệu quả sản xuất .

- Phải quản lý TSCĐ như một bộ phận vốn sản xuất kinh doanh cơ bản, nghĩa là phải thể hiện TSCĐ về mặt giá trị theo nguyên tắc chu chuyển vốn và nguyên tắc bảo tòan phát triển vốn sau mỗi niên độ kinh doanh .

- Phải thể hiện và quản lý bộ phận TSCĐ đã tiêu dùng và tiêu hao với tư

cách là một chi phí vật chất của kết quả sản xuất, kinh doanh.

139

Nhiệm vụ tổ chức kế toán TSCĐ: - Tổ chức hệ thống chứng từ, sổ sách, nguyên tắc ghi chép số hiện có, tình

hình tăng giảm và sử dụng TSCĐ theo đối tượng ghi TSCĐ và nơi sử dụng TSCĐ, cũng như nơi phát sinh biến động.

- Tổ chức hệ thống chứng từ, sổ sách theo dõi hao mòn và khấu hao TSCĐ hiện

có đang sử dụng, đang quản lý, đang sở hữu.

- Tổ chức hệ thống chứng từ, sổ sách theo dõi thực hiện chế độ sửa chữa và đầu

tư lại TSCĐ theo từng phương thức sửa chữa, đầu tư...

- Tổ chức công tác kiểm kê và đánh giá TSCĐ theo thực tế tài sản và theo

nguyên tắc đảm bảo tính xác thực của thông tin kế toán

Nguyên tắc chung về ghi sổ TSCĐ: - TSCĐ phải tổ chức ghi sổ kế toán theo một loại tiền tệ – tiền ngân hàng Việt Nam. - TSCĐ phải thể hiện được nguyên giá của nó. - TSCĐ phải được ghi sổ theo phần giá trị đã tiêu hao và chu chuyển, để người quản lý có thể dễ dàng đánh giá TSCĐ khi cần có sự mua đi bán lại, quyết định đầu tư, quyết định sửa chữa , bảo dưỡng TSCĐ.

- TSCĐ phải được ghi sổ theo đối tượng ghi TSCĐ (đơn vị TSCĐ hoàn chỉnh về giá trị sử dụng), theo nguồn hình thành (tự có, vay tín dụng, liên doanh...), theo nơi quản lý và sử dụng TSCĐ trực tiếp. 5.3.2. Tổ chức kế toán tình hình tăng giảm và số hiện có của TSCĐ 5.3.2.1. Tổ chức việc lập chứng từ chứng minh các nghiệp vụ tăng giảm của TSCĐ

Nội dung công việc tổ chức bước này được tiến hành như sau: Xác định nội qui giao nhận TSCĐ tăng, giảm trong kỳ, lựa chọn chứng từ gốc thích hợp để phản ánh qúa trình giao nhận tài sản làm căn cứ hợp pháp cho việc ghi sổ kế toán. Vận dụng phương pháp ghi chứng từ mỗi loại và tổ chức luân chuyển chứng từ sau khi đã kiểm tra cho việc ghi sổ kế toán tiếp theo.

Nội dung giao nhận TSCĐ phải được quy định cụ thể chặt chẽ trên các mặt : Trách nhiệm vật chất và quyền hạn pháp lý của các bên có liên quan tới tài sản giao nhận; quy định nội dung công việc giao nhận ; quy định việc ghi chứng từ và luân chuyển chứng từ.... Những quy định giao nhận là cơ sở để kiểm tra, giám sát từng trường hợp tăng giảm TSCĐ.

Lựa chọn chứng từ gốc phải lập, ghi mỗi trường hợp phát sinh tăng giảm tuỳ thuộc vào nguyên nhân tăng giảm (tăng do đầu tư XDCB, do cấp phát, do nhận liên doanh....loại giảm do thanh lý, nhượng bán, do chuyển góp liên doanh, do mất, do đánh giá lại....). Số lượng loại và nội dung kết cấu của từng loại chứng từ được chế độ hoá thích hợp với yêu cầu quản lý và khả năng ghi chép ban đầu trên chứng từ . Song về nguyên tắc, để tổ chức tốt công tác kế toán ban đầu về thông tin tăng giảm TSCĐ cần phân biệt chứng từ cho từng trường hợp cụ thể.

+ Chứng từ lập tại thời điểm giao nhận tài sản tăng hoặc giảm trong nội bộ

doanh nghiệp hoặc ngoài doanh nghiệp .

+ Chứng từ lập cho việc mua bán TSCĐ, mà trên cơ sở của chứng từ này mới

140

thực hiện được việc lập chứng từ cho giao nhận TSCĐ.

+ Chứng từ lập cho trường hợp thanh lý TSCĐ. Loại chứng từ này lập khi TSCĐ đến kỳ hạn phải thanh lý, hoặc hư hỏng bất thường phải thanh lý hoặc vì lý do kinh tế nên phải thanh lý. Loại chứng từ này đủ chứng minh về: nguyên nhân thanh lý; quyết định được phép thanh lý và hình thức thanh lý, cuối cùng là chứng từ lập khi thực hiện qúa trình thanh lý. Chứng từ này là một yếu tố không thể thiếu trong bộ hồ sơ TSCĐ thanh lý và là căn cứ duy nhất quan trọng để ghi sổ kế toán .

+ Chứng từ lập khi kiểm kê tài sản cho việc khoá sổ cuối niên độ hoặc để đánh giá TSCĐ hay vì một lý do quản lý vốn liếng, tài sản nhất định (sát nhập, giải thể, giá trị tài sản khi thế chấp...).

Việc xác định số lượng, loại chứng từ cần thiết cho mỗi trường hợp tăng giảm tài sản không những tuỳ thuộc vào nội dung kinh tế của nghiệp vụ mà còn tuỳ thuộc vào khả năng kỹ thuật thu thập thông tin, phương tiện thu thập thông tin, kế toán thủ công có thể cần nhiều loại chứng từ hơn là áp dụng kế toán máy. 5.3.2.2. Tổ chức hạch toán tổng hợp và chi tiết TSCĐ tăng giảm trên hệ thống sổ kế toán

Trên cơ sở chứng từ gốc, kế toán thực hiện các thủ tục ghi sổ cần thiết cho quản

lý TSCĐ. Đó là:

+ Tiếp nhận hoặc bàn giao hồ sơ kinh tế, kỹ thuật của TSCĐ tăng giảm. + Vào sổ chi tiết (nếu tăng) và xoá sổ chi tiết (nếu giảm) theo loại, nhóm mà

TSCĐ đó đã được phân loại, sắp xếp theo nguyên giá và giá trị hao mòn.

+ Vào sổ tổng hợp bằng ghi đối ứng cho trường hợp tăng giảm theo nguyên giá

và giá trị hao mòn.

Số lượng sổ, thẻ cần mở để hạch toán tổng hợp chi tiết tuỳ thuộc vào khả năng

tổ chức kế toán, trên cơ sở đó kế toán ghi các nghiệp vụ tăng giảm.

Tổ chức kế toán TSCĐ hiện có và đang sử dụng tại doanh nghiệp tính đến kỳ báo cáo là việc xác định phân loại TSCĐ theo công dụng, nơi sử dụng, theo hình thức sở hữu; theo tình trạng tài sản và nguồn gốc của tài sản; là việc lựa chọn và xây dựng hình thức kế toán thích hợp với đặc điểm về tổ chức sản xuất kinh doanh cũng như trình độ quản lý kinh doanh; điều kiện kỹ thuật tính toán đã được trang bị; cuối cùng là việc phân định rõ chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của kế toán TSCĐ trong bộ máy tổ chức kế toán của doanh nghiệp.

Tổ chức kế toán chi tiết TSCĐ hiện có phải bảo đảm ghi chép được các thông tin về - Loại TSCĐ - Nơi sản xuất, nơi sử dụng TSCĐ. - Năm sản xuất, thời gian sử dụng theo thiết kế và thời gian sử dụng kinh tế

(chu kỳ hao mòn).

141

- Nguyên giá TSCĐ. - Giá trị còn lại theo sổ sách, theo kết quả kiểm kê. Các chỉ tiêu thông tin chi tiết nêu trên về TSCĐ có thể được thu thập trên các hình thức tổ chức sổ kế toán chi tiết khác nhau: thẻ TSCĐ, sổ TSCĐ. Nguyên tắc

ghi trên sổ TSCĐ là ghi đơn do nhân viên kế toán ghi tập trung trên phòng kế toán đồng thời với qúa trình hạch toán tổng hợp.

Khi áp dụng thẻ hạch toán TSCĐ, cần vận dụng ghi thẻ TSCĐ cho từng loại. - Thẻ TSCĐ quản lý theo 4 nhóm: TSCĐ của sản xuất công nghiệp; TSCĐ dùng cho sản xuất của ngành khác; TSCĐ không tham gia vào sản xuất; TSCĐ trong sửa chữa .

- Thẻ TSCĐ của sản xuất công nghiệp được mở và ghi cho từng loại theo

đối tượng ghi; theo tình hình sử dụng, quản lý (cho thuê, chờ thanh lý...).

- Thẻ TSCĐ trong sử dụng cho sản xuất được quản lý và ghi theo nơi sử dụng

(phân xưởng, khu vực, bộ phận ..).

- Thẻ của TSCĐ chờ thanh lý xử lý được quản lý riêng khi thanh lý xử lý thì

đưa hủy bỏ.

- Thẻ của TSCĐ nhập thêm, giảm bớt trong kỳ được giữ lại và quản lý trong hộp riêng suốt tháng. Sau khi đã tính toán xong số khấu hao để ghi tăng giảm phí cho tháng đó hoặc tháng tiếp theo mới chuyển vào tập thể của TSCĐ đang dùng (nếu tăng) hoặc hủy bỏ (nếu đã giảm).

- Thẻ của TSCĐ trong qúa trình sửa chữa lớn thì được quản lý riêng trong qúa trình sửa chữa lớn. Thẻ của loại này được phân loại theo kỳ hạn sửa chữa lớn và theo phương thức sửa chữa (cho thầu, tự làm: có tính chất phục vụ hoặc hạch toán nội bộ....).

- TSCĐ phát hiện thiếu trong quá trình kiểm kê sau khi đã vào sổ được lập

thẻ theo loại (dự trữ, sử dụng, sửa chữa, cho thuê.. ).

Số liệu của các thẻ được tổng hợp để đối chiếu với số liệu hạch toán trên sổ

hạch toán TSCĐ hiện có.

Tổ chức kế toán tổng hợp được thực hiện theo nguyên tắc ghi sổ kép trên hệ thống sổ nhật ký, sổ cái theo từng hình thức kế toán nhất định. Tổ chức kế toán tổng hợp được tiến hành theo chỉ tiêu giá trị bao gồm: nguyên giá của TSCĐ, giá trị hao mòn, giá trị còn lại, giá trị kiểm kê tại thời điểm tính theo thời giá.

Đánh giá TSCĐ khi đầu tư, khi xuất giảm, khi kiểm kê phải theo nguyên tắc tính giá nhất định thống nhất nhằm tính giá trị xác thực của TSCĐ cho việc ghi sổ. Quan trọng hơn là tạo thuận lợi cho việc tổ chức ghi sổ kế toán, nghĩa là phải đánh giá theo:

- Giá vốn thực đầu tư tới nơi lắp đặt, sử dụng (chủ doanh nghiệp đầu tư, Nhà

nước đầu tư, ... ).

- Giá cả hiện thời: nguyên tắc này có thể giúp doanh nghiệp bảo tòan giá trị thay thế của tài sản sau thời gian sử dụng của nó. Như vậy về nguyên tắc trong mỗi trường hợp đánh giá TSCĐ đều phải đảm bảo 2 yếu tố là

+ Giá đầu tư + Các phí tổn khác nằm ngoài trao đổi tài sản được tính thêm vào giá trị

142

TSCĐ, để tài sản thực tế có thể sẵn sàng sử dụng được tại nơi sử dụng.

Mẫu sổ tài sản cố định

Đơn vị: …………………….. Mẫu số S12-DN Địa chỉ: ……………………. (Ban hành theo TT số 200/2014/TT-BTC ngày 22/12/2014 của Bộ trưởng BTC)

SỔ TÀI SẢN CỐ ĐỊNH Năm:…….. Loại tài sản:…………..

Ghi tăng TSCĐ Khấu hao TSCĐ Ghi giảm TSCĐ

Chứng từ Khấu hao Chứng từ

ST T Tên, đặc điểm, ký hiệu TSCĐ Số hiệu TSCĐ Nước sản xuất Nguyên giá TSCĐ Lý do giảm TSCĐ Số hiệu Ngày tháng Số hiệu Tháng năm đưa vào sử dụng Mức khấu hao Ngày, tháng, năm

A B C D E G H 1 Tỷ lệ (%) khấu hao 2 3 Khấu hao đã tính đến khi ghi giảm TSCĐ 4 I K L

Cộng

- Sổ này có … trang, đánh số từ trang số 01 đến trang … - Ngày mở sổ: ……………. Ngày … tháng … năm …

Giám đốc ( Ký, họ tên, đóng dấu) Kế toán trƣởng ( Ký, họ tên)

143

Ngƣời ghi sổ ( Ký, họ tên) - Số chứng chỉ hành nghề: - Đơn vị cung cấp dịch vụ kế toán: Đối với người ghi sổ thuộc các đơn vị dịch vụ kế toán phải ghi rõ Số chứng chỉ hành nghề, tên và địa chỉ Đơn vị cung cấp dịch vụ kế toán. Người lập biểu là cá nhân hành nghề ghi rõ Số chứng chỉ hành nghề.

- Mục đích: Sổ tài sản cố định dùng để đăng ký, theo dõi và quản lý chặt chẽ tài

sản trong đơn vị từ khi mua sắm, đưa vào sử dụng đến khi ghi giảm tài sản cố định.

- Căn cứ và phương pháp ghi sổ

Mỗi một sổ hoặc một số trang sổ được mở theo dõi cho một loại TSCĐ (nhà

cửa, máy móc thiết bị...). Căn cứ vào chứng từ tăng, giảm TSCĐ để ghi vào sổ TSCĐ:

+ Cột A: Ghi số thứ tự + Cột B, C: Ghi số hiệu, ngày, tháng của chứng từ dùng để ghi sổ

+ Cột D: Ghi tên, đặc điểm, ký hiệu của TSCĐ

+ Cột E: Ghi tên nước sản xuất TSCĐ

+ Cột G: Ghi tháng, năm đưa TSCĐ vào sử dụng + Cột H: Ghi số hiệu TSCĐ

+ Cột 1: Ghi nguyên giá TSCĐ

+ Cột 2: Ghi tỷ lệ khấu hao một năm

+ Cột 3: Ghi số tiền khấu hao một năm

+ Cột 4: Ghi số khấu hao TSCĐ tính đến thời điểm ghi giảm TSCĐ

+ Cột I, K: Ghi số hiệu, ngày, tháng, năm của chứng từ ghi giảm TSCĐ

144

+ Cột L: Ghi lý do giảm TSCĐ (nhượng bán, thanh lý...).

Mẫu sổ theo dõi tài sản cố định, công cụ dụng cụ tại nơi sử dụng

Đơn vị: …………………….. Mẫu số S22-DN Địa chỉ: ……………………. (Ban hành theo TT số 200/2014/TT-BTC ngày 22/12/2014 của Bộ trưởng BTC)

SỔ THEO DÕI TÀI SẢN CỐ ĐỊNH VÀ CÔNG CỤ DỤNG CỤ TẠI NƠI SỬ DỤNG Năm:………… Tên đơn vị (phòng, ban hoặc ngƣời sử dụng)………………..

Ghi tăng tài sản cố định và công cụ dụng cụ

Ghi giảm tài sản cố định và công cụ dụng cụ Ghi chú Chứng từ Chứng từ Đơn giá Số tiền Lý do Số tiền Số lượng Số lượng SH NT SH NT

A B Tên, nhãn hiệu, quy cách tài sản cố định và công cụ dụng cụ C Đơn vị tính D 1 2 3 = 1 x 2 E G H 4 5 I

- Sổ này có … trang, đánh số từ trang số 01 đến trang … - Ngày mở sổ: …………….

Ngày … tháng … năm …

Thủ kho ( Ký, họ tên) Kế toán trƣởng ( Ký, họ tên) Giám đốc ( Ký, họ tên, đóng dấu)

145

- Số chứng chỉ hành nghề: - Đơn vị cung cấp dịch vụ kế toán: Đối với người ghi sổ thuộc các đơn vị dịch vụ kế toán phải ghi rõ Số chứng chỉ hành nghề, tên và địa chỉ Đơn vị cung cấp dịch vụ kế toán. Người lập biểu là cá nhân hành nghề ghi rõ Số chứng chỉ hành nghề.

- Mục đích: Sổ này dùng để ghi chép tình hình tăng, giảm tài sản cố định và công

cụ, dụng cụ tại từng nơi sử dụng nhằm quản lý tài sản và dụng cụ đã được cấp cho các phòng, ban làm căn cứ để đối chiếu khi tiến hành kiểm kê định kỳ.

- Căn cứ và phương pháp ghi sổ

Mỗi đơn vị hoặc bộ phận (phân xưởng, phòng ban...) thuộc doanh nghiệp phải

mở một sổ để theo dõi tài sản. Căn cứ vào chứng từ gốc về tăng, giảm tài sản để ghi vào sổ tài sản theo đơn vị sử dụng như sau:

+ Cột A, B: Ghi số hiệu, ngày tháng của chứng từ tăng tài sản cố định và công

cụ, dụng cụ.

+ Cột C: Ghi tên nhãn hiệu TSCĐ và công cụ, dụng cụ + Cột D: Ghi đơn vị tính (cái, chiếc...)

+ Cột 1: Ghi số lượng

+ Cột 2: Ghi nguyên giá TSCĐ hoặc đơn giá công cụ, dụng cụ

+ Cột 3: Ghi số tiền (Cột 3 = Cột 1 x Cột 2)

+ Cột E, G: Ghi số hiệu, ngày tháng của chứng từ ghi giảm tài sản cố định và công

cụ, dụng cụ.

+ Cột H: Ghi lý do giảm tài sản cố định và công cụ , dụng cụ

+ Cột 4: Ghi số lượng tài sản cố định và công cụ, dụng cụ giảm

+ Cột 5: Ghi nguyên giá tài sản cố định và giá trị công cụ, dụng cụ giảm.

5.3.3. Tổ chức khấu hao TSCĐ

Thời gian ước tính một tài sản có thể hoạt động phục vụ cho mục đích kinh

doanh được gọi là đời của tài sản .

Quá trình phản ánh phần giá trị TSCĐ hao mòn với tư cách là một chi phí

khấu hao trong năm thuộc đời hoạt động ước tính của TSCĐ goị là khấu hao. Đó là sự tích luỹ giá trị của tài sản để tái tạo lại nó sau khi đào thải thanh lý. Quá trình hao mòn và khấu hao diễn ra ngược nhau, có quan hệ nhân quả với nhau:

Hao mòn

Nguyên giá = 0

Nguyên giá = X (X>0) Khấu hao

Tổ chức kế toán khấu hao TSCĐ là : - Xây dựng định mức khấu hao hợp lý trên cơ sở phân loại TSCĐ theo đặc

điểm sử dụng cả về mặt vật chất kỹ thuật và cả về mặt kinh tế sử dụng .

- Tính toán chính xác giá trị TSCĐ cần phải khấu hao dần theo mức khấu hao

đã định trước.

- Tính toán kết quả sản xuất kinh doanh để làm căn cứ tính khấu hao theo

146

công suất thực tế .

- Ghi nhận khấu hao là một chi phí cho đối tượng gánh chịu tương ứng.

- Tổ chức theo dõi sự hình thành, phân cấp quản lý sử dụng số tiền khấu hao

đã trích cho mục đích đầu tư trong tương lai.

Tổ chức tính khấu hao được tiến hành theo từng nhóm loại TSCĐ và phân bổ

cho từng khu vực, địa điểm, loại sản phẩm kinh doanh .

Ngoài ra, cần tổ chức khấu hao theo nguồn hình thành của TSCĐ, giúp cho

việc phân cấp quản lý vốn đầu tư xây dựng cơ bản hình thành do khấu hao.

Bên cạnh việc tính khấu hao còn phải lựa chọn hình thức sổ cần thiết để ghi

chép khấu hao. Ghi sổ theo một trình tự nhất định có thể thực hiện trên hệ thống bảng

147

phân bổ khấu hao .

Đơn vị:………………………………. Mẫu số: 06-TSCĐ Bộ phận:…………………………….. (Ban hành theo TT số 200/2014/TT-BTC ngày 22/12/2014 của Bộ trưởng BTC)

BẢNG TÍNH VÀ PHÂN BỔ KHẤU HAO TSCĐ Tháng……năm…..

TK 627 – Chi phí sản xuất chung

Nơi sử dụng Toàn DN

Chỉ tiêu

Số TT

Nguyên giá TSCĐ

Số khấu hao

Phân xưởng (SP)

Phân xưởng (SP)

Phân xưởng (SP)

Phân xưởng (SP)

TK 641 chi phí bán hàng

TK 241 XD CB dở dang

TK 242 Chi phí trả trƣớc

TK 335 Chi phí phải trả

Tỷ lệ khấu hao (%) hoặc thời gian sử dụng

TK 642 Chi phí quản lý doanh nghiệp

1

2

3

4

5

6

7

9

10

11

12

13

TK 623 chi phí sử dụng máy thi công 8

A 1

2

3

4

B I - Số khấu hao trích tháng trước II-Số KH TSCĐ tăng trong tháng III-Số KH TSCĐ giảm trong tháng IV-Số KH trích tháng này(I+II-III)

Cộng

Ngày……tháng…..năm……

Ngƣời lập bảng (Ký, họ tên)

Kế toán trƣởng (Ký, họ tên)

- Số chứng chỉ hành nghề: - Đơn vị cung cấp dịch vụ kế toán: Đối với người ghi sổ thuộc các đơn vị dịch vụ kế toán phải ghi rõ Số chứng chỉ hành nghề, tên và địa chỉ Đơn vị cung cấp dịch vụ kế toán. Người lập biểu là cá nhân hành nghề ghi rõ Số chứng chỉ hành nghề.

148

5.3.4. Tổ chức kế toán sửa chữa TSCĐ

Tổ chức kế toán sửa chữa TSCĐ bao gồm các công việc: - Lập lịch sửa chữa lớn và sửa chữa thường xuyên cho từng loại tài sản, trong

đó quy định thời gian, nội dung công việc sửa chữa, phương thức sửa chữa tính cho

năm báo cáo.

- Lập dự toán chi phí sửa chữa lớn theo khối lượng sửa chữa và phương thức

sửa chữa, ghi chi phí dự toán vào giá thành.

- Ghi nhận chi phí sửa chữa lớn thực chi, sửa chữa thường xuyên cho từng

đối tượng tài sản được sửa chữa .

- Tổ chức thanh quyết tóan với đơn vị sửa chữa tự làm trong nội bộ doanh

nghiệp và với đơn vị ngoài nhận thầu.

- Tổ chức hệ thống sổ kế toán tổng hợp, chi tiết về ghi nhận theo trình tự nhất định.

- Nếu công việc sửa chữa tiến hành theo phương thức đấu thầu, kế toán

trưởng phải ký hợp đồng sửa chữa và thỏa thuận trước phương thức thanh toán với

người nhận thầu.

- Xác định trình tự hạch toán tổng hợp, chi tiết TSCĐ theo hình thức kế toán

phù hợp: từ khâu chứng từ gốc, mở bảng kê, bảng phân bổ chi phí sửa chữa; mở sổ

tổng hợp theo dõi chi phí sửa chữa của công trình dở dang chưa hoàn thành hoặc chưa

quyết toán.

Ví dụ: Nếu doanh nghiệp chọn hình thức kế toán theo chứng từ ghi sổ thì các thẻ, bảng kê, bảng phân bổ được kết cấu theo nguyên tắc của một chứng từ ghi sổ; sau đó chi phí được ghi vào sổ nhật ký kết cấu theo nguyên tắc sổ đăng ký chứng từ ghi sổ, và cuối cùng phản ánh vào sổ cái theo từng loại tài khoản chi phí có liên quan. 5.4. Tổ chức kế toán lao động tiền lƣơng và các khoản trích theo lƣơng 5.4.1. Yêu cầu để tổ chức kế toán lao động tiền lương và các khoản trích theo lương

Nhiệm vụ tổ chức yếu tố lao động sống + Tổ chức kế toán cơ cấu lao động hiện có trong cơ cấu sản xuất, kinh doanh và sự tuyển dụng, sa thải, thuyên chuyển lao động trong nội bộ đơn vị theo quan hệ cung cầu lao động cho kinh doanh .

+ Tổ chức theo dõi việc sử dụng lao động tại các nơi làm việc để có thông tin về

số lượng và chất lượng lao động ứng với công việc đã bố trí tại nơi làm việc.

+ Tổ chức kế toán quá trình tính công và trả tiền công cho người lao động trong khuôn khổ chế độ trả công, hình thức trả công và phương thức thanh toán tiền công lao động hiện đang áp dụng.

+ Tổ chức phân công lao động kế toán hợp lý trong phần hoá đơnàh kế toán yếu

tố lao động và tiền công lao động.

149

Nguyên tắc chung để thực hiện được các nhiệm vụ nêu trên về lao động và tiền lương là: lựa chọn và vận dụng tronh thực tế hoạt động kinh doanh của đơn vị

một số lượng chứng từ, sổ sách (tài khoản), nội dung ghi chép thông tin trên sổ sách và hệ thống báo cáo kế toán hợp lý về lao động và tiền lương đủ cho yêu cầu quản lý, đặc biệt là quản lý nội bộ.

Những tiền đề cần thiết cho việc tổ chức kế toán yếu tố lao động. - Phải xây dựng được cơ cấu sản xuất hợp lý: đây là tiền đề cho việc tổ chức lao động

khoa học tại nơi làm việc, cho tổ chức ghi chép ban đầu về sử dụng lao động.

- Thực hiện tổ chức tốt lao động tại nơi làm việc. - Phải xây dựng được các tiêu chuẩn định mức lao động cho từng loại lao động, từng loại công việc và hệ thống quản lý lao động chặt chẽ cả về mặt tổ chức nhân sự, nội quy, quy chế, kỷ luật lao động.

- Phải xác định trước hình thức trả công hợp lý với cơ chế thanh toán tiền công thích hợp có tác dụng kích thích vật chất người lao động nói chung và lao động kế toán nói riêng.

- Phải xây dựng nguyên tắc phân chia tiền công khi nó có liên quan tới nhiều loại hoạt động kinh doanh, nhiều loại sản phẩm làm ra, để tính tiền lương hợp lý trong giá thành. 5.4.2. Tổ chức kế toán kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương

Nội dung tổ chức kế toán tiền lương và thanh toán tiền lương với người lao động

bao gồm:

+ Xác định trình tự tính tổ chức tổng mức tuyệt đối của tiền lương cho từng

người lao động trong kỳ hạn được trả, thanh toán.

Để thực hiện nội dung này cần có các điều kiện: - Phải thu thập đủ các chứng từ có liên quan về số lượng và chất lượng lao động. - Phải dựa vào các văn bản quy định chế độ trả lương, thưởng, phụ cấp hiện hành

của Nhà nước.

- Phải xây dựng hình thức trả lương thích hợp cho từng loại lao động trước khi đi

vào tính toán tiền lương.

- Phải lụa chọn cách chia tiền lương hợp lý cho từng người lao động, cho các

công việc được thực hiện.

+ Xây dựng chứng từ thanh toán tiền lương và các khoản có liên quan khác tới người lao động với tư cách là chứng từ tiền lương và thanh toán. Chứng từ này được hoàn thành sau khi thực hiện được sự trả công cho người lao động, và trở thành chứng từ gốc để ghi sổ tổng hợp tài khoản Bảo hiểm xã hội.

+ Lựa chọn tiêu thức hợp lý để phân tiền lương, BHXH, BHYT, BHTN, KPCĐ cho từng đối tượng chịu chi phí sản xuất kinh doanh: tiến hành phân chia tiền lương trực tiếp và gián tiếp cho đối tượng chịu chi phí tiền lương; cuối cùng là lập chứng từ ghi sổ cho số liệu đã phân bổ làm căn cứ ghi sổ tổng hợp theo nguyên tắc ghi

+ Xây dựng quan hệ ghi sổ tài khoản theo nội dung thanh toán và tính toán phân

150

bổ tiền lương phù hợp với yêu cầu thông tin về đối tượng kế toán nêu trên.

5.5. Tổ chức kế toán chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm 5.5.1. Yêu cầu tổ chức kế toán chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm

Hạch toán chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm của hoạt động sản xuất

kinh doanh chính

- Hạch toán chi phi và tính giá thành sản phẩm lao vụ của sản xuất kinh doanh phụ - Hạch toán nghiệp vụ và kiểm tra kinh tế kết quả hạch toán nội bộ trong doanh nghiệp. - Tổ chức phân công công việc của bộ phận hạch toán chi phí sản xuất và tính giá

thành sản phẩm.

- Áp dụng các phương tiện tính toán hiện đại vào công việc hạch toán, không

ngừng nâng cao trình độ của nhân viên kế toán.

Mỗi nhiệm vụ trên là một đối tượng để tổ chức hoàn thiện hạch toán chi phí và

tính giá thành sản phẩm. Điều kiện phân hệ này hoạt động có hiệu quả: + Doanh nghiệp phải có một cơ cấu tổ chức sản xuất ổn định (việc sắp xếp công việc sản xuất giữa các phân xưởng sản xuất; sắp xếp lao động phải tương đối ổn định, cơ cấu tổ chức sản xuất theo phân xưởng và không có phân xưởng bất hợp lý).

+ Thiết lập các định mức chi phí sản xuất một cách khoa học, phù hợp với công

tác tổ chức kế toán chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm

Định kỳ lập kế hoạch chi phí sản xuất và giá thành sản phẩm của toàn doanh

nghiệp cũng như các phân xưởng, tổ đội sản xuất.

Dự thảo tổ chức kế toán chi phí sản xuất và tình giá thành sản phẩm của từng doanh nghiệp phải phù hợp với tiêu chuẩn chứng từ đã được quy định chung. Dự thảo bao gồm các phần sau đây:

+ Phần chung của dự thảo + Tổ chức kế toán chi phí sản xuất + Tổ chức công tác tính giá thành và kiểm tra thường xuyên công việc tính giá

thành sản phẩm.

+ Những đặc điểm của việc tổ chức công việc hạch toán chi phí sản xuất và tính

giá thành sản phẩm của bộ phận đảm nhiệm công việc này.

Trong phần chung của dự thảo phải ghi rõ: - Cơ cấu tổ chức sản xuất của doanh nghiệp (cơ cấu của phân xưởng sản xuất chính, sản xuất phụ), việc làm rõ cơ cấu tổ chức sản xuất của doanh nghiệp là bước đầu, nhưng là công viêc rất quan trọng và đây là cơ sở để xác định đối tượng hạch toán chi phí sản xuất và đối tượng tính giá thành sản phẩm này.

- Xây dựng những nguyên tắc chủ yếu để tổ chức kế toán trong nội bộ doanh nghiệp. - Xác định mức độ tập trung và phân tán của hạch toán chi phí trong doanh nghiệp. - Đưa ra các hình thức tổ chức cơ giới hoá công việc hạch toán. - Liệt kê các chứng từ tiêu chuẩn (quy định) mà dự thảo căn cứ vào đó để nghiên cứu.

151

5.5.2. Tổ chức kế toán chi phí sản xuất kinh doanh và tính giá thành sản phẩm 5.5.2.1. Nội dung tổ chức kế toán chi phí sản xuất kinh doanh.

Trình tự tổ chức kế toán chi phí sản xuất, kinh doanh được khái quát qua các

bước công việc sau đây:

* Bƣớc 1: Tổ chức ghi chép và luân chuyển hệ thống các loại chứng từ chi phí có liên quan cho việc ghi nhận trên sổ kế toán các chi phí theo yếu tố và khoản mục cho đối tượng hạch toán.

Hệ thống chứng từ được hình thành tại nơi phát sinh chi phí gồm có: - Hệ thống chứng từ về xuất dùng nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ (phiếu xuất kho, phiếu báo hỏng công cụ dụng cụ, biên bản kiểm kê, bảng phân bổ công cụ dụng cụ, nguyên vật liệu …).

- Hệ thống chứng từ về chi phí tiền lương, BHXH, BHYT, BHTN, KPCĐ và các khoản chi trả cho việc sử dụng lao động như: Bảng phân bổ tiền lương, Bảo hiểm được lập tại bộ phận kế toán tiền lương.

- Các chứng từ về phân bổ chi phí sử dụng TSCĐ (chứng từ về khấu hao, chứng từ về chi phí thuê kho tàng, phương tiện, bến bãi và TSCĐ khác dùng cho hoạt động kinh doanh…) chứng từ được lập từ nơi quản lý trực tiếp TSCĐ và chi tiêu cho việc sử dụng TSCĐ

- Các chứng từ chỉ dùng yếu tố vốn bằng tiền trực tiếp cho kinh doanh như các

phiếu chi, báo nợ, hoá đơn …

Các chứng từ trên được chuyển về bộ phận kế toán chi phí kinh doanh để kiểm tra phân loại và ghi sổ tài khoản. Tại đây chi phí được ghi nhận có hệ thống vào những tài khoản khác nhau theo nội dung kinh tế chi phí và công dụng của chi phí.

* Bƣớc 2: Tổ chức ghi sổ tài khoản các chi phí theo yếu tố và theo khoản mục

được quy định chung trong chế độ và cho ngành.

Bước ghi sổ được tiến hành tuần tự như sau : - Xác định đối tượng và phạm vi tập hợp chi phí trên cơ sở thực hiện nội dung tổ chức này để xây dựng hệ thống tài khoản tập hợp chi phí. Đối tượng tổ chức kế toán được xác định trên cơ các sở sau

+ Phải gắn với cơ cấu tổ chức sản xuất để quy định đơn vị hạch toán chi phí

(phân xưởng, tổ đội, cửa hàng, quầy hàng …)

+ Phải xuất phát từ đối tượng tính giá thành để xác định đối tượng hạch toán chi phí. Điều kiện này giúp cho việc tổ chức kế toán chi phí trở nên có ý nghĩa kinh tế và quản lý. Chỉ nên hệ thống chi phí của một kết quả kinh doanh xác định được và lượng hoá được.

+ Xác định đối tượng hạch toán chi phí phải gắn với yêu cầu và khả năng tổ chức

kế toán cho quản lý. Xây dựng hệ thống tài khoản chi phí cần thiết

152

- Xây dựng mối quan hệ ghi chép chi phí trên hệ thống sổ tài khoản đã lựa chọn trong khuôn khổ của hình thức hạch toán nhất định. Quá trình hình thành chi phí cho mỗi đối tượng hạch toán và mỗi đối tượng tính giá được thể hiện ở nội dung công việc tổ chức kế toán này

Mẫu Sổ chi phí sản xuất kinh doanh

Đơn vị:…………………….. Mẫu số S36-DN Địa chỉ: ……………………. (Ban hành theo TT số 200/2014/TT-BTC ngày 22/12/2014 của Bộ trưởng BTC)

SỔ CHI PHÍ SẢN XUẤT KINH DOANH (Dùng cho các TK 621, 622, 623, 627,154, 631, 641, 642, 242, 335, 632) - Tài khoản:.............................

- Tên phân xƣởng:..................... - Tên sản phẩm, dịch vụ:.......... Chứng từ

Diễn giải SH NT Tổng số tiền Ghi nợ tài khoản…. Chia ra …….. ……. ……. ……. ……. ……..

Ngày tháng ghi sổ A B C D TK đối ứng E 1 2 3 4 5 6 7

Số dư đầu kỳ Số phát sinh trong kỳ Cộng phát sinh Ghi có TK:…. Số dư cuối kỳ

- Sổ này có … trang, đánh số từ trang số 01 đến trang … - Ngày mở sổ: ……………. Ngày … tháng … năm …

Ngƣời ghi sổ ( Ký, họ tên) Kế toán trƣởng ( Ký, họ tên)

153

- Số chứng chỉ hành nghề: - Đơn vị cung cấp dịch vụ kế toán: Đối với người ghi sổ thuộc các đơn vị dịch vụ kế toán phải ghi rõ Số chứng chỉ hành nghề, tên và địa chỉ Đơn vị cung cấp dịch vụ kế toán. Người lập biểu là cá nhân hành nghề ghi rõ Số chứng chỉ hành nghề.

- Mục đích: Sổ này mở theo từng đối tượng tập hợp chi phí (Theo phân xưởng,

bộ phận sản xuất, theo sản phẩm, nhóm sản phẩm,... dịch vụ hoặc theo từng nội dung chi phí).

- Căn cứ và phương pháp ghi sổ

Căn cứ vào sổ chi tiết chi phí SXKD kỳ trước - phần “Số dư cuối kỳ”, để ghi

vào dòng “Số dư đầu kỳ” ở các cột phù hợp (Cột 1 đến Cột 8).

+ Phần “Số phát sinh trong kỳ”: Căn cứ vào chứng từ kế toán (chứng từ gốc,

bảng phân bổ) để ghi vào sổ chi tiết chi phí SXKD như sau:

+ Cột A: Ghi ngày, tháng ghi sổ;

+ Cột B, C: Ghi số hiệu, ngày, tháng của chứng từ dùng để ghi sổ; + Cột D: Ghi diễn giải nội dung nghiệp vụ kinh tế phát sinh;

+ Cột E: Ghi số hiệu tài khoản đối ứng;

+ Cột 1: Ghi tổng số tiền của nghiệp vụ kinh tế phát sinh;

+ Từ Cột 2 đến Cột 8: Căn cứ vào nội dung nghiệp vụ kinh tế phát sinh để ghi

vào các cột phù hợp tương ứng với nội dung chi phí đáp ứng yêu cầu quản lý của từng

tài khoản của doanh nghiệp.

+ Phần (dòng) “Số dư cuối kỳ” được xác định như sau:

Số dư Số dư Phát sinh Phát sinh = + -

cuối kỳ đầu kỳ Nợ Có

5.5.2.2. Tổ chức kế toán chi phí và tính giá thành sản phẩm của ngành sản xuất chính

* Tổ chức kế toán chi phí cơ bản trực tiếp

Trong phần này phải xác định được:

+ Danh mục tài khoản chi phí cơ bản của sản xuất chính, nội dung những khoản

chi phí trong từng khoản mục + Quy định trình tự phản ánh chi phí vào các tài khoản chi phí sản xuất và

phương pháp kết chuyển chi phí cho từng đối tượng tính giá thành sản phẩm

+ Lựa chọn những nguyên tắc đánh giá phế liệu của sản xuất + Hạch toán và kết chuyển chi phí trích trước, chi phí khấu hao TSCĐ và các

+ Nghiên cứu các phương pháp và các kỹ thuật hạch toán vào hệ thống tài

chi phí sản xuất khác khoản cho phù hợp với hình thức kế toán được áp dụng trong doanh nghiệp. Để phản ánh toàn bộ chi phí phát sinh trong kỳ của hoạt động sản xuất kinh

doanh kế toán sử dụng tài khoản “Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp”, “Chi phí nhân công trực tiếp”. Chức năng chính của những tài khoản này là tập hợp toàn bộ chi phí

chi ra trong kỳ liên quan đến một đối tượng nào đó được tập hợp trực tiếp trên các tài

154

khoản này và làm căn cứ để kết chuyển chi phí và tính giá thành sản phẩm. Ngoài ra

còn những khoản chi phí cơ bản nhưng không thể hạch toán trực tiếp vào các đối

tượng tính giá thành, và do đó áp dụng phương pháp phân bổ những chi phí đó như : chi phí tiền lương của công nhân, chi phí vật liệu, nhiên liệu … Do đó phải xây dựng

cả phương pháp và kỹ thuật phân bổ những chi phí này

Tiếp theo phải giải quyết vấn đề hạch toán phế liệu thu hồi, vật liệu dùng không

hết, phân bổ chi phí khấu hao, chi phí trả trước, chi phí phải trả phù hợp theo quy định của Nhà nước

* Tổ chức kế toán chi phí sản xuất chung Đây là loại chi phí chung có thể chỉ liên quan đến một đối tượng hạch toán chi

phí hoặc có thể liên quan đến nhiều đối tượng hạch toán chi phí, nên cần thiết phải tiến hành phân bổ cho hợp lý. Do vậy để tổ chức tốt công việc hạch toán chi phí sản xuất

chung trước hết phải xác định nội dung các khoản chi phí trong chi phí sản xuất chung.

Tài khoản sử dụng là tài khoản “Chi phí sản xuất chung”. Công việc hạch toán

vào tài khoản này tuỳ thuộc vào hình thức kế toán áp dụng tại đơn vị.

Ngoài ra phải cần quy định rõ:

+ Các phương pháp áp dụng để phân bổ chi phí sản xuất chung cho các đối

tượng tính giá thành sản phẩm (tỷ lệ với tiền lương công nhân sản xuất, với giá trị

nguyên vật liệu tiêu hao,…).

+ Các đối tượng phân bổ: sản phẩm hoàn thành, sản phẩm dở dang …

* Tổ chức kế toán thiệt hại trong sản xuất

Những tổn thất chủ yếu của sản xuất là sản phẩm hỏng và ngừng sản xuất. Nhìn

chung tổn thất do sản phẩm hỏng mang lại thường được xem xét cùng với phòng kiểm

tra kỹ thuật, làm rõ nguyên nhân người gây ra sản phẩm hỏng, xác định các khoản chi

phí sản xuất tính cho sản phẩm hỏng, lựa chọn các chứng từ ban đầu để hạch toán sản

phẩm hỏng.

- Quy định trình tự đánh giá nguyên vật liệu thu hồi được do thanh lý sản phẩm hỏng.

- Quy định tài khoản, trình tự và phương pháp ghi chép vào tài khoản theo dõi

tổn thất trong sản xuất. Các khoản thiệt hại trong sản xuất được ghi chép vào tài khoản “chi phí sản xuất kinh doanh dở dang”. Nội dung toàn bộ thiệt hại trong sản xuất phát sinh trong tháng nào được hạch toán vào giá thành của tháng đó không phân bổ cho sản phẩm dở dang.

- Kế toán trưởng cùng với phòng kiểm tra kỹ thuật phải có trách nhiệm làm rõ các tiêu chuẩn cụ thể về việc xác định nguyên nhân, người chịu trách nhiệm đối với

sản phẩm hỏng và phản ánh một cách đúng đắn tổn thất vào các chứng từ ban đầu. Các chứng từ như: Phiếu báo sản phẩm hỏng, biên bản xác nhận sản phẩm hỏng hoặc phiếu

tổng hợp sản phẩm hỏng. Đối với việc lập chứng từ phải có chỉ dẫn ngắn gọn cách lập

155

và các khâu luân chuyển chứng từ.

* Tổ chức tổng hợp chi phí sản xuất Tổng hợp chi phisản xuất là phương pháp kỹ thuật toàn bộ chi phí sản xuất của doanh nghiệp trong đó làm rõ phần chi phí nào được tính vào sản phẩm đã kết thúc

quá trình sản phẩm trong kỳ, còn phần nào tính vào giáthành sản phẩm dở dang. Tổ

chức kế toán tổng hợp chi phí phải đưa ra các quy định về mức độ hạch toán chi phí ở

các phân xưởng và trên toàn doanh nghiệp, lựa chọn các phương án tập hợp các khoản chi phí vào các tài khoản hạch toán chi phí; trình tự đánh giá bán thành phẩm tự sản

xuất chuyển từ phân xưởng này sang phân xưởng khác.

Chi phí sản xuất có thể được tổng hợp theo một trong hai phương pháp sau:

- Phương pháp hạch toán chi phí có tính bán thành phẩm : đòi hỏi phải quy định rõ các bước để hạch toán chi phí, lựa chọn phương pháp đánh giá giá trị bán thành

phẩm luân chuyển từ xưởng này sang xưởng khác (theo giá thành thực tế, giá thành

định mức, giá thành kế hoạch,…).

- Phương pháp không tính bán thành phẩm.

Phương pháp và kỹ thuật tổng hợp chi phi sản xuất được quy định trong hưởng

dẫn của Nhà nước đối với từng hình thức hạch toán cụ thể, và phải xem xét với tình

hình cụ thể của doanh nghiệp.

5.5.2.3. Tổ chức kế toán chi chí sản xuất kinh doanh phụ

Để hạch toán và tính được giá thành sản phẩm của sản xuất kinh doanh chính được chính xác, thì phải tổ chức tốt công tác hạch toán chi phí và tính giá thành của

hoạt động kinh doanh phụ.

Trong việc tổ chức kế toán chi sản xuất kinh doanh phụ phải xác định rõ chức

năng của từng hoạt động sản xuất kinh doanh phụ trong doanh nghiệp – vì nó là cơ sở

để mở các tài khoản chi tiết – theo dõi chi phí sản xuất và tính giá thành sản xuất của

sản xuất phụ.

Chức năng và nhiệm vụ:

+ Xây dựng các danh mục các tài khoản hạch toán chi phí và nội dung của

+ Quy định rõ những vấn đề hạch toán và phân bổ chi phí tổ chức và quản lý

những khoản chi phí trong từng khoản mục sản xuất cụ thể. sản xuất. + Xác định đối tượng tính giá thành sản phẩm, lao vụ cũng như trình tự kết chuyển chi phí của các ngành sản xuất phụ vào giá thành của sản xuất chính, hoặc kết chuyển chi phí của các ngành sản xuất phụ lẫn nhau

Tóm lại tổ chức kế toán chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm trong doanh

nghiệp được tiến hành theo một trình tự sau đây :

Bước 1: Xác định đối tượng tính giá thành sản phẩm.

156

Bước 2: Tổ chức kế toán chi phí sản xuất bao gồm các bước:

- Xác định phạm vi hạch toán chi phí sản xuất (đối tượng hạch toán chi phí )

- Phân loại chi phí sản xuất. - Mở tài khoản phản ánh chi phí sản xuất và xây dựng hệ thống sổ sách kế toán

- Phương pháp tổng hợp và quy nạp chi phí sản xuất

+ Quy nạp chi phí cơ bản

+ Phân bổ chi phí theo dự toán + Tính giá thành và phân bổ chi phí của các ngành sản xuất kinh doanh phụ

+ Phân bổ chi phí sản xuất chung

+ Phân bổ thiệt hại trong sản xuất

157

Bước 3: Xác định kỳ hạn tính giá thành và đánh giá sản phẩm dở dang Bước 4: Vận dụng phương pháp tính giá thành sản phẩm

Mẫu Thẻ tính giá thành sản phẩm hoàn thành Đơn vị: …………………….. Mẫu số S37-DN Địa chỉ: ……………………. (Ban hành theo TT số 200/2014/TT-BTC ngày 22/12/2014 của Bộ trưởng BTC)

THẺ TÍNH GIÁ THÀNH SẢN PHẨM, DỊCH VỤ

Tháng:………...năm:……….. Tên sản phẩm, dịch vụ:...........

Chia theo khoản mục

Chỉ tiêu Tổng số tiền …….. …….. …….. …….. …….. Nguyên vật liệu

1. Chi phí SXKD dở dang đầu kỳ 2. Chi phí SXKD phát sinh trong kỳ 3. Giá thành sản phẩm, dịch vụ trong kỳ 4. Chi phí SXKD dở dang cuối kỳ

Ngày … tháng … năm …

Ngƣời lập ( Ký, họ tên) Kế toán trƣởng ( Ký, họ tên)

158

- Số chứng chỉ hành nghề: - Đơn vị cung cấp dịch vụ kế toán: Đối với người ghi sổ thuộc các đơn vị dịch vụ kế toán phải ghi rõ Số chứng chỉ hành nghề, tên và địa chỉ Đơn vị cung cấp dịch vụ kế toán. Người lập biểu là cá nhân hành nghề ghi rõ Số chứng chỉ hành nghề.

- Mục đích: Dùng để theo dõi và tính giá thành sản xuất từng loại sản phẩm, dịch

vụ trong từng kỳ hạch toán.

- Căn cứ và phương pháp ghi sổ

Căn cứ vào Thẻ tính giá thành kỳ trước và sổ chi tiết chi phí SXKD kỳ này để ghi

số liệu vào Thẻ tính giá thành, như sau:

+ Cột A: Ghi tên các chỉ tiêu. + Cột 1: Ghi tổng số tiền của từng chỉ tiêu.

+ Từ Cột 2 đến Cột 9: Ghi số tiền theo từng khoản mục giá thành. Số liệu ghi ở

cột 1 phải bằng tổng số liệu ghi từ cột 2 đến cột 9.

+ Chỉ tiêu (dòng) “Chi phí SXKD dở dang đầu kỳ”: Căn cứ vào thẻ tính giá thành kỳ trước (dòng “chi phí SXKD dở dang cuối kỳ”) để ghi vào chỉ tiêu "Chi phí

SXKD dở dang đầu kỳ" ở các cột phù hợp.

+ Chỉ tiêu (dòng) “Chi phí SXKD phát sinh trong kỳ”: Căn cứ vào số liệu phản

ánh trên sổ kế toán chi tiết chi phí SXKD để ghi vào chỉ tiêu "Chi phí SXKD phát sinh

trong kỳ" ở các cột phù hợp.

+ Chỉ tiêu (dòng) "Giá thành sản phẩm, dịch vụ trong kỳ" được xác định như sau:

Giá thành Chi phí SXKD Chi phí SXKD Chi phí SXKD = + - sản phẩm dở dang đầu kỳ phát sinh dở dang cuối kỳ

+ Chỉ tiêu (dòng) "Chi phí SXKD dở dang cuối kỳ": Căn cứ vào biên bản kiểm

kê và đánh giá sản phẩm dở dang để ghi vào chỉ tiêu "Chi phí SXKD dở dang cuối kỳ”.

5.6. Tổ chức kế toán tiêu thụ sản phẩm

5.6.1. Yêu cầu để tổ chức kế toán kế toán tiêu thụ sản phẩm

Nhiệm vụ chủ yếu:

- Cung cấp thông tin phản ánh đầy đủ chính xác tình hình nhập, xuất, tồn kho về

số lượng, chất lượng và giá trị của thành phẩm

- Hạch toán chính xác tình hình tiêu thụ sản phẩm, tình hình thanh toán với người

mua, tình hình gửi hàng đi tiêu thụ ; kiểm tra việc bảo quản hàng hoá

- Hạch toán và phân bổ chính xác chi phí bán hàng cho sản phẩm tiêu thụ - Tổ chức công việc hạch toán thành phẩm và tiêu thụ ở phòng kế toán Các nhiệm vụ hạch toán nêu trên chính là đối tượng của tổ chức và thực hiện

công việc hạch toán kiểm tra trong phân hệ thông tin này

Tổ chức kế toán và kiểm tra chứng từ phải lựa chọn và áp dụng vào thực tế các

hình thức phản ánh tiên tiến của thông tin. Nghiên cứu sự chu chuyển của hệ thống thông tin đó.

- Lựa chọn và nghiên cứu các hệ thống xử lý số liệu hợp lý và kinh tế

159

- Thiết lập hệ thống kiểm tra các nghiệp vụ kinh tế về nhập kho, tiêu thụ sản phẩm.

- Tổ chức công việc của bộ phận hạch toán trên sơ sở tổ chức lao động khoa học.

Những điều kiện quan trọng để tổ chức kế toán hợp lý trong phân hệ thông tin này - Tổ chức quá trình công nghệ thúc đẩy việc nhập kho đúng thời hạn và đầy đủ

(cung cấp phương tiện cân đo cho sản xuất, có hệ thống đặc biệt kiểm tra chất lượng

sản phẩm nhập kho, tách kho thành phẩm với các xưởng sản xuất )

- Đảm bảo cho kho tàng của doanh nghiệp có đầy đủ các điều kiện cần thiết để

bảo quản sản phẩm

- Tổ chức đúng đắn bộ phận cung ứng của doanh nghiệp (đảm bảo tất cả sản

phẩm xuất kho phải có hợp đồng ký kết trực tiếp với người mua; theo dõi chặt chẽ các

nguyên tắc ký kết hợp đồng của các bên bán và mua sản phẩm).

- Đảm bảo bộ máy hạch toán có đầy đủ trình độ chuyên môn để thực hiện tốt

công việc và trang bị các phương tiện cơ giới hoá tính toán

Trên cơ sở các quy định chung doanh nghiệp sẽ tiến hành xây dựng dự thảo tổ

chức công tác hạch toán và kiểm tra thực hiện. Những phần chủ yếu của dự thảo gồm:

- Phần chung

- Tổ chức kế toán nhập kho thành phẩm, theo dõi biến động của sản phẩm trong

kho, kiểm tra thường xuyên việc thực hiện kế hoạch nhập kho

- Tổ chức kế toán gửi hàng đi bán, hạch toán sản phẩm đi tiêu thụ và kiểm tra

thường xuyên việc thực hiện kế hoạch tiêu thụ. - Tổ chức kế toán chi phí bán hàng

- Đặc điểm tổ chức công việc của bộ phận hạch toán thành phẩm và tiêu thụ sản

phẩm. Lựa chọn, thiết lập và bảo quản thông tin cố định trong phân hệ thông tin hạch

toán thành phẩm và tiêu thụ là một khâu rất quan trọng của công tác tổ chức kế toán

thành phẩm và tiêu thụ thành phẩm.

5.6.2. Tổ chức kế toán sản phẩm nhập kho 5.6.2.1. Tổ chức kế toán trong kho thành phẩm

- Nghiên cứu các phương pháp, kỹ thuật, hạch toán kho (lựa chọn những phương

pháp hạch toán sổ kế toán, người tiến hành hạch toán).

- Quy định quyền hạn và trách nhiệm của nhân viên trông coi kho (lựa chọn

những người có đủ tư cách làm công việc này ; các bước kiểm tra; kế hoạch nâng cao trình độ chuyên môn).

- Nghiên cứu chu trình luân chuyển chứng từ hạch toán kho - Quy trình tự đối chiếu số liệu hạch toán của kho với số liệu của phòng kế toán

(kỳ hạn, phương pháp, hình thức đối chiếu ; chỉ dẫn để sửa chữa các sai lầm trong hạch toán).

160

5.6.2.2. Tổ chức kế toán thành phẩm ở phòng kế toán

Trong dự thảo tổ chức kế toán cần thiết phải nghiên cứu số liệu, mã số từng loại

sản phẩm, kho, các tài khoản tổng hợp và chi tiết hạch toán, đơn vị đo.

- Lựa chọn phương pháp đánh giá thành phẩm trong quá trình hạch toán hàng

ngày (theo giá kế hoạch , giá buôn bán, giá thực tế)

- Nghiên cứu trình tự hạch toán và kết chuyển chênh lệch giữa giá thành thực tế

và giá thành kế hoạch

Trong dự thảo tổ chức công tác hạch toán cần thiết phải lựa chọn được chứng từ

phản ánh thông tin ban đầu và thông tin ra cũng như hệ thống xử lý số liệu

Các chứng từ phản ánh thông tin ban đầu về tình hình biến động của thành

phẩm là: Phiếu giao nhận sản phẩm ; Biên bản nhập kho sản phẩm …

Nhìn chung những công việc tổ chức luân chuyển chứng từ nhập kho sản phẩm

(1)

(2)

theo sơ đồ sau :

Kế toán chi tiết thành phẩm

Bộ phận kho Bộ phận sản xuất

Phiếu giao nộp sản phẩm tại kho sau khi nhập sản phẩm vào kho; lập biên bản

kiểm nghiệm; phiếu nhập kho; ghi thẻ kho.

(1) Chuyển toàn bộ chứng từ nhập kho sản phẩm cho phòng kế toán (bộ phận

chuyên trách hạch toán thành phẩm )

(2) Chuyển toàn bộ chứng từ nhập kho sản phẩm cho phòng kế toán (bộ

phận chuyên trách hạch toán thành phẩm).

5.6.3. Tổ chức kế toán tiêu thụ sản phẩm

Trong dự thảo tổ chức kế toán tiêu thụ phải giải quyết những vấn đề sau đây:

- Xác định hình thức chuyển giao hàng của phòng cung ứng đối với các kế hoạch

tiêu thụ sản phẩm

- Lập sơ đồ hàng tháng về tình hình gửihàng đi và tiêu thụ hàng hoá

- Những vấn đề có liên quan đến lập hoá đơn; phiếu xuất kho; hợp đồng và các

chứng từ khác có liên quan đến việc xuất kho và chuyên chở sản phẩm đến người mua - Lựa chọn các chứng từ ban đầu về xuất kho sản phẩm và những tài liệu khác có

liên quan; hoá đơn kiêm phiếu xuất kho, biên bản bàn giao sản phẩm …

- Nghiên cứu cả hệ thống kiểm tra việc chuyên chở hàng hoá, bảo quản hàng hoá

trên đường đi, cho đến nơi giao nhận

- Quy định trình tự lập các chứng từ xuất kho tiêu thụ sản phẩm, việc xử lý các

chứng từ đó và chuyển những chứng từ đó cho ngân hàng và người mua hàng để thanh toán - Lựa chọn các phương thức thanh toán đối với số hàng gửi đi tiêu thụ (trả ngay,

trả sau, trả dần theo kế hoạch, trả bằng séc, bằng tiền mặt).

161

Trong dự thảo cũng cần xác định rõ:

+ Trình tự chuyển giao chứng từ cho phòng kế toán từ thủ kho và nhân viên áp

tải sản phẩm tiêu thụ

+ Phương pháp và kỹ thuật xử lý các chứng từ trên phòng kế toán.

+ Phương pháp và kỹ thuật mở tài khoản; ghi chép tài khoản, thực hiện thanh

toán các hợp đồng bán hàng

+ Thời hạn và phương thức chuyển chứng từ thanh toán vào ngân hàng Để thúc đẩy việc thực hiện các thủ tục thanh toán, hoàn thành nhanh quá trình

tiêu thụ, các chứng từ liên quan đến việc tiêu thụ sản phẩm phải được chuyển ngay đến

phòng kế toán hàng ngày. Xây dựng sơ đồ giao nhận và xử lý chứng từ, bên cạnh đó

162

cần rút ngắn nhất thời gian chuyển chứng từ thanh toán hàng gửi đi bán cho ngân hàng – đây là điều kiện thúc đẩy nhanh chóng quá trình thanh toán.

Mẫu sổ chi tiết bán hàng

Đơn vị: …………………….. Mẫu số S35-DN Địa chỉ: ……………………. (Ban hành theo TT số 200/2014/TT-BTC ngày 22/12/2014 của Bộ trưởng BTC)

SỔ CHI TIẾT BÁN HÀNG Tên sản phẩm (hàng hóa, dịch vụ, bất động sản đầu tƣ):…………………. Năm:……………… Quyển số:…………

Chứng từ

Doanh thu

Các khoản giảm trừ

Diễn giải

SH NT

Số lượng Đơn giá

Thành tiền

Thuế

TK 521

Ngày tháng ghi sổ A

B

C

D

TK đối ứng E

1

2

3

4

5

Số dư đầu kỳ Số phát sinh trong kỳ Cộng phát sinh Doanh thu thuần Giá vốn hàng bán Lãi gộp

- Sổ này có … trang, đánh số từ trang số 01 đến trang … - Ngày mở sổ: …………….

Ngày … tháng … năm …

Ngƣời ghi sổ ( Ký, họ tên)

Kế toán trƣởng ( Ký, họ tên)

- Số chứng chỉ hành nghề: - Đơn vị cung cấp dịch vụ kế toán: Đối với người ghi sổ thuộc các đơn vị dịch vụ kế toán phải ghi rõ Số chứng chỉ hành nghề, tên và địa chỉ Đơn vị cung cấp dịch vụ kế toán. Người lập biểu là cá nhân hành nghề ghi rõ Số chứng chỉ hành nghề.

163

Ví dụ 1:

Tên doanh nghiệp: Công ty TNHH Hoàng Hà Địa chỉ: Số 25- Trần Hưng Đạo- Hà Nội

Mã số thuế: 0102432169

Số tài khoản: 1100013583

Tại: Ngân hàng Nông nghiệp và phát triển nông thôn Việt Nam Sử dụng hình thức kế toán: Nhật ký chung (đơn vị không sử dụng các sổ nhật ký đặc biệt).

Hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên

Đánh giá sản phẩm dở dang theo chi phí nguyên vật liệu chính

Tính trị giá xuất kho theo phương pháp bình quân gia quyền cả kỳ dự trữ Tính thuế giá trị gia tăng theo phương pháp khấu trừ.

Trong tháng 10 năm N có tài liệu sau: (Đơn vị tính: VNĐ) I. Số dƣ đầu tháng * TK 111: 200.000.000

* TK 112: 12.000.000.000

* TK 152: 340.300.000

- Nguyên vật liệu chính: 332.500.000

+ Vải kaki: Số lượng: 2.000m Đơn giá: 80.000đ/m

+ Vải thô: + Vải bông trần: Số lượng: 2.500m Số lượng: 1.000m Đơn giá: 45.000đ/m Đơn giá: 60.000đ/m

- Nguyên vật liệu phụ: 7.800.000

+ Chỉ may: Số lượng: 1.300 cuộn Đơn giá: 6.000đ/cuộn

* TK 153: 3.000.000

- Kim: Số lượng: 500 hộp Đơn giá: 2.000đ/hộp

- Kéo: Số lượng: 100 chiếc Đơn giá: 20.000đ/chiếc

* TK 154: 23.700.000

Trong đó:

- Quần kaki: 5.500.000 - Quần thô: 6.200.000 - Áo bông trần: 12.000.000

* TK 155: 315.000.000đ Quần kaki: Quần thô: Số lượng: 1.200 chiếc Số lượng: 1.000 chiếc z: 150.000đ/chiếc z: 81.000đ/chiếc

Số lượng: 500 chiếc z: 108.000đ/chiếc

Áo bông: * TK211: 5.125.000.000

* TK 214: 1.534.000.000

164

* TK 311: 3.567.000.000

* TK 331: 404.000.000

* TK 411: 11.782.000.000 * TK414: 495.000.000

* TK 421: 225.000.000

II. Số phát sinh trong tháng 1. Ngày 2/10, chị Hồ Thanh Thúy (phòng kế hoạch) mua 3.000m vải kaki đã nhập kho theo hóa đơn GTGT số 000521, đơn giá mua chưa thuế 78.000đ/m, thuế GTGT 10%

chưa trả Công ty Thành Đạt (địa chỉ 135 - Xuân Thủy - Cầu Giấy - Hà Nội, MST:

0122345897). Chi phí vận chuyển hàng về kho thanh toán bằng tiền mặt 300.000đ theo

phiếu chi số 01. Phiếu nhập kho số 02. 2. Ngày 2/10, anh Lương Thanh Bằng mua 1.000m vải bông đã nhập kho đủ từ Công ty

Hương Sen (địa chỉ 126 - Nguyễn Chí Thanh - Hà Nội, MST: 0122323456) theo hóa đơn

GTGT số 005467, đơn giá mua chưa thuế: 61.000đ/m, thuế GTGT 10%, đã thanh toán theo

giấy báo nợ số 5 ngày 3/10. Phiếu nhập kho số 03

3. Phiếu xuất kho số 05 ngày 4/10 xuất kho 4.000m vải kaki để may quần kaki,

2.000m vải thô để may quần thô, 1.500m vải bông trần để may áo bông.

4. Phiếu xuất kho số 06 ngày 5/10, xuất kho 1.000 cuộn chỉ may để may quần áo, 100

hộp kim may dùng cho sản xuất.

5. Phiếu xuất kho số 07 ngày 7/10 xuất gửi bán cho đại lý Phương Lan 500 quần kaki theo HĐGTGT số 972, đơn giá bán chưa thuế: 250.000đ/chiếc, thuế GTGT 10%.

6. Ngày 9/10, tính lương cho công nhân may quần kaki 105.000.000đ, công nhân may

quần thô: 51.000.000đ, công nhân may áo bông: 48.000.000đ, bộ phận quản lý phân

xưởng: 20.000.000đ, bộ phận bán hàng: 15.000.000đ, bộ phận QLDN: 17.000.000đ. 7. Ngày 9/10, trích các khoản tính theo lương theo tỷ lê ̣ quy đi ̣nh cụ thể như sau: cho công nhân may quần kaki: 23.100.000 đ, quần thô: 11.220.000đ, áo bông:

10.560.000đ, bộ phận quản lý phân xưởng: 4.400.000đ, cho bộ phận bán hàng:

3.300.000đ, cho bộ phận quản lý doanh nghiệp: 3.740.000đ, trừ vào lương người lao

động: 21.760.000 đ. 8. Ngày 15/10,tính khấu hao TSCĐ dùng cho sản xuất 50.000.000đ, bộ phận bán hàng 5.000.000 đ, bộ phận quản lý doanh nghiệp 4.000.000đ. 9. Phiếu nhập kho số 04 ngày 19/10, nhập kho 3.500 quần kaki, 1.700 quần thô, 1.200 áo bông trần. 10. Ngày 20/10 xuất bán trực tiếp 3000 quần kaki theo hóa đơn GTGT số 000973 cho

công ty Hương Xuân (địa chỉ Khu công nghiệp An Xá - TP Nam Định, MST: 0600034569), khách hàng chấp nhận thanh toán theo đơn giá chưa thuế: 251.000đ/sp,

165

thuế GTGT: 10%. Phiếu xuất kho số 08.

11. Ngày 21/10 đại lý Phương Lan chuyển tiền gửi ngân hàng thanh toán số hàng gửi

bán ngày 7/10 sau khi trừ hoa hồng đại lý được hưởng 5% (biết hoa hồng đại lý tính trên giá chưa thuế GTGT), thuế GTGT của phí hoa hồng là 5%. Đơn vị đã nhận được

giấy báo Có số 14.

12. Ngày 22/10, khách hàng trả lại 5 quần kaki bán ngày 20/10. Số còn lại khách hàng

thanh toán bằng chuyển khoản, đã nhận được giấy báo có số 15 ngày 22/10. Hàng đã trả lại nhập kho theo PNK 05.

13. Ngày 28/10, hóa đơn GTGT số 001234 do công ty điện lực cung cấp, tiền điện

phải trả theo giá chưa thuế GTGT: 6.500.000đ, thuế GTGT 10%. Trong đó dùng cho

sản xuất 4.000.000đ, dùng cho bán hàng 1.000.000đ, quản lý doanh nghiệp: 1.500.000đ.

14. Xác định kết quả kinh doanh, kết chuyển lãi (biết thuế suất thuế thu nhập doanh

nghiệp 22%).

15. Kết chuyển thuế GTGT được khấu trừ trong tháng

Biết rằng: chi phí sản xuất chung và chi phí nguyên vật liệu phụ phân bổ theo số

lượng sản phẩm hoàn thành. Cuối kì còn 20 sản phẩm quần kaki dở chưa hoàn thành

Yêu cầu:

a. Vào sổ chi tiết vật liệu

b. Vào sổ nhật ký chung c. Vào sổ cái tài khoản 111

166

Lời giải mẫu:

Đơn vị: Công ty TNHH Hoàng Hà Địa chỉ : 25 Trần Hưng Đạo Hà Nội

Mẫu số: S10- DN (Ban hành theo TT số: 200/2014/TT - BTC

Ngày 22/12/2014 của Bộ trưởng BTC)

SỔ CHI TIẾT VẬT LIỆU, DỤNG CỤ (SẢN PHẨM, HÀNG HOÁ)

Tháng 10 năm N Tài khoản: 152. Tên kho: Vật liệu

Tên, quy cách nguyên liệu, vật liệu, dung cụ (sản phẩm, hàng hoá): Vải kaki

Đơn vị tính: đồng

Chứng từ

Nhập

Xuất

Tồn

Diễn giải

Đơn giá

TK đối ứng

Ghi chú

Số lượng

Thành tiền

Thành tiền

Thành tiền

Số hiệu

Ngày, tháng

Số lượng

Số lượng

A

B

C

1

2

3= 1 x 2

4

5= 1 x 4

6

7= 1 x 6

8

D

Số dư đầu kỳ

80.000

2.000 160.000.000

PN2

02-Thg10 Nhập kho vải kaki

331

78.100

3.000

234.300.000

5.000 394.300.000

PX5

04-Thg10 Xuất kho vải kaki

621(KK)

78.860

4.000 315.440.000

1.000

78.860.000

Cộng tháng

3.000

234.300.000

4.000 315.440.000

1.000

78.860.000

- Sổ này có ……. trang, đánh số từ trang số 01 đến trang…..

Người ghi sổ ( Ký, họ tên)

Kế toán trưởng ( Ký, họ tên)

Ngày ….. tháng …. năm…… Giám đốc ( Ký, họ tên, đóng dấu)

167

Đơn vị: Công ty TNHH Hoàng Hà Địa chỉ : 25 - Trần Hưng Đạo - Hà Nội

Mẫu số: S10- DN (Ban hành theo TT số: 200/2014/TT - BTC

Ngày 22/12/2014 của Bộ trưởng BTC)

SỔ CHI TIẾT VẬT LIỆU, DỤNG CỤ (SẢN PHẨM, HÀNG HOÁ)

Tháng 10 năm N Tài khoản: 152. Tên kho: Vật liệu

Tên, quy cách nguyên liệu, vật liệu, dung cụ (sản phẩm, hàng hoá): vải bông

Đơn vị tính: đồng

Nhập

Xuất

Tồn

Chứng từ

Diễn giải

Đơn giá

TK đối ứng

Ghi chú

Số lượng

Thành tiền

Thành tiền Số lượng Thành tiền

Số lượng

Số hiệu

Ngày, tháng

D

C

1

2

3= 1 x 2

4

5= 1 x 4

6

7= 1 x 6

8

A

B

Số dư đầu kỳ

60.000

1.000

60.000.000

Nhập kho vải bông

112

61.000

1.000

61.000.000

2.000 121.000.000

PN3

02- Thg10

Xuất kho vải bông

621(B)

1.500

90.750.000

500

30.250.000

PX5

60.500

04- Thg10

Cộng tháng

1.000

61.000.000

1.500

90.750.000

500

30.250.000

- Sổ này có ……. trang, đánh số từ trang số 01 đến trang…..

Ngày ….. tháng …. năm…… Giám đốc ( Ký, họ tên, đóng dấu)

Người ghi sổ ( Ký, họ tên)

Kế toán trưởng ( Ký, họ tên)

168

Mẫu số: S10- DN

Đơn vị: Công ty TNHH Hoàng Hà Địa chỉ : 25 - Trần Hưng Đạo - Hà Nội

(Ban hành theo TT số: 200/2014/TT - BTC

Ngày 22/12/2014 của Bộ trưởng BTC)

SỔ CHI TIẾT VẬT LIỆU, DỤNG CỤ (SẢN PHẨM, HÀNG HOÁ) Tháng 10 năm N

Tài khoản: 152. Tên kho: Vật liệu

Tên, quy cách nguyên liệu, vật liệu, dung cụ (sản phẩm, hàng hoá): Vải thô

Xuất

Tồn

Chứng từ

Nhập

TK đối

Diễn giải

Đơn giá

Số

Ngày,

Ghi chú

Thành tiền

Thành tiền

ứng

Số lượng

Thành tiền

Số lượng

Số lượng

hiệu

tháng

4

5= 1 x 4

6

7= 1 x 6

8

1

D

C

A

B

2

3= 1 x 2

2.500

112.500.000

45.000

Số dư đầu kỳ

2.000

90.000.000

500

22.500.000

45.000

PX5

04-Thg10 Xuất kho vải thô

621(thô)

2.000

90.000.000

500

22.500.000

Cộng tháng

0

0

- Sổ này có ……. trang, đánh số từ trang số 01 đến trang…..

Ngày ….. tháng …. năm……

Người ghi sổ

Kế toán trưởng

( Ký, họ tên)

( Ký, họ tên)

Giám đốc ( Ký, họ tên, đóng dấu)

169

Chứng từ

Số phát sinh

Diễn giải

NTG S

STT dòng

SH

NT

Nợ

Có

A

B

C

D

G

SH TK Đ.Ư H

1

2

- Số trang trước chuyển sang

02/10 000521 02/10 Mua vải kaki nhập

152(KK)

234.000

1

kho

PC01

02/10 Chi phí vận chuyển

1331 331 152(KK)

2 3 4

23.400 300

257.400

vải kaki

02/10 PN3

02/10 Mua vải bông nhập

111 152(B)

5 6

61.000

300

kho

04/10 PX5

1331 112 621(KK)

7 8 9

6.100 315.440

67.100

152(KK) 621(thô)

10 11

90.000

315.440

152(thô) 621(B)

12 13

90.750

90.000

04/10 Xuất kho vải kaki để may quần Xuất kho vải thô để may quần thô Xuất kho vải bông để may áo bông

05/10 Xuất kho chỉ và kim

05/10 PX6

152(B) 621

14 15

6.000

90.750

dùng cho sản xuất

152(C) 627 153 (K) 622(KK) 622(thô) 622(B) 627 641 642 334 622(KK)

16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26

200 105.000 51.000 48.000 20.000 15.000 17.000 23.100

6.000 200 256.000

09/10 BPBTL 09/10 Tính lương phải trả 09/10 BPBTL 09/10 Trích các khoản theo lương theo tỷ lệ quy định

622(thô) 622(B) 627

27 28 29

11.220 10.560 4.400

170

Đơn vị: Công ty TNHH Hoàng Hà Mẫu số S03a-DN Địa chỉ: 25 Trần Hưng Đạo Hà Nội (Ban hành theo TT số 200/2014/TT-BTC ngày 22/12/2014 của Bộ trưởng BTC) SỔ NHẬT KÝ CHUNG Năm: N (Đơn vị tính: 1.000 đồng)

641 642 334 338 627

15/10 BTKH

30 31 32 33 34

3.300 3.740 21.760 50.000

78.080

15/10 Trích khấu hao TSCĐ

20/10 000973 20/10 Doanh thu bán quần

641 642 214 131(HX)

35 36 37 38

5.000 4.000 828.300

59.000

kaki

21/10 BC14

21/10 Doanh thu hàng bán

511(KK) 3331 112

39 40 41

130.957,5

753.00 75.300

đại lý Phương Lan

22/10

BC15

22/10 Hàng bán bị trả lại 22/10 Công ty Hương

641 133 511(KK) 3331 521 3331 131(HX) 112

42 43 44 45 46 47 48 49

6.250 312,5 1.255 125,5 826.919,5

125.000 12.500 1.380,5

Xuân thanh toán tiền

131(HX) 627

50 51

4.000

826.919,5

641 642 133 331 154

52 53 54 55 56

1.000 1.500 650 42.984,375

7.150

28/10 001234 28/10 Tiền điện phân bổ cho các đơn vị sử dụng Phân bổ chi phí sản xuất chung cho vải KK

57

42.984,375

627 (KK) 154

58

20.878,125

627 (thô) 154

59 60

14.737,5

20.878,125

627 (B) 154

61 62

14.737,5

3.281,25

Phân bổ CP SXC cho quần thô Phân bổ CP SXC cho áo bông Phân bổ chi phí vật liệu phụ cho kaki

63

3.281,25

621 (KK) 154

64

1.593,75

Phân bổ chi phí vật liệu phụ cho quần thô

171

621 (thô) 154

65 66

1.125

1.593,75

621 (B) 154

67 68

443.540

1.125

621(KK) 622(KK) 154

69 70 71

152.330

315.440 128.100

621(thô) 622(thô) 154

72 73 74

149.310

90.000 62.220

Phân bổ chi phí vật liệu phụ cho áo bông Tập hợp chi phí sản xuất quần kaki Tập hợp chi phí sản xuất quần thô Tập hợp chi phí sản xuất áo bông

30/10 PN04

621(B) 622(B) 155(KK)

75 76 77

578.597,727

90.750 58.560

30/10 Nhập kho thành phẩm từ sản xuất

30/10 PX7

154 155(thô) 154 155(B) 154 157

78 79 80 81 82 83

180.891,875 177.172,5 80.701,886

578.597,727 180.891,875 177.172,5

30/10 Xuất kho bán đại lý Phương Lan

30/10 PX8

155(KK) 632

84 85

484.211,315

80.701,886

30/10 Xuất bán trực tiếp cho Hương Xuân

30/10

30/10 Giá vốn hàng bán

155(KK) 632

86 87

80.701,886

484.211,315

đại lý

30/10

30/10 Khấu trừ thuế GTGT

157 3331 133 511

88 89 90 91

54.400 1.255

80.701,886 54.400

521 511

92 93

876.745

1.255

911 641 642 632 911 8211

94 95 96 97 98 99

665.477,587 46.478,831

876.745 14.737,5 85.826,886 564.913,201

Kết chuyển các khoản giản trừ doanh thu Kết chuyển doanh thu thuần Kết chuyển chi phí Thuế TNDN phải nộp

3334 911 8211

100 101 102

46.478,831

46.478,831 46.478,831

172

103

164.788,582

104

xxx

164.788,582 xxx

Lợi nhuận sau thuế TNDN - Cộng chuyển sang trang sau

- Sổ này có … trang, đánh số từ trang số 01 đến trang … - Ngày mở sổ: ……….. Ngày … tháng … năm …

Ngƣời ghi sổ ( Ký, họ tên) Kế toán trƣởng ( Ký, họ tên) Giám đốc ( Ký, họ tên, đóng dấu)

Đơn vị: Công ty TNHH Hoàng Hà Mẫu số S03b-DN Địa chỉ: 25 Trần Hưng Đạo Hà Nội (Ban hành theo TT số 200/2014/TT-BTC Ngày 22/12/2014 của Bộ trưởng BTC)

SỔ CÁI Năm: N Tên tài khoản: Số hiệu: 111

Đơn vị tính: đồng

Chứng từ Số tiền Nhật ký chung

Diễn giải Ghi chú Ngày tháng ghi sổ Nợ Có Số hiệu Ngày tháng Trang sổ STT dòng

A B C E F Số hiệu tài khoản đối ứng G 2 H

1 200.000.000

31/12 D Số dư đầu năm Số phát sinh trong tháng

0

Cộng số phát sinh trong tháng Cộng số dư cuối tháng Cộng lũy kế từ đầu quý

200.000.000

Sổ này có ............. trang, đánh số từ trang số 01 đến trang ................ Ngày mở sổ: ............................. Ngày ....... tháng ....... năm ...........

173

Ngƣời lập Giám đốc Kế toán trƣởng

Ví dụ 2:

Tên công ty Chức năng : Công ty TNHH may I Hải Dương : May quần áo nam, nữ các loại

Địa chỉ tại : Số 05- Hai Bà Trưng - Quang Trung - Hải Dương .

Tài khoản : 2514523

Tại Mã số thuế : Ngân hàng ACB - chi nhánh Hải Dương : 0400425627

Phương pháp hạch toán hàng tồn kho: kê khai thường xuyên

Phương pháp tính thuế GTGT: khấu trừ

Phương pháp tính giá xuất kho của hàng tồn kho: nhập trước xuất trước Phương pháp tính giá thành : trực tiếp

Hình thức ghi sổ kế toán : chứng từ ghi sổ

Có tài liệu về tình hình sản xuất kinh doanh tại một Công ty TNHH may I

Hải Dƣơng trong tháng 01/200N nhƣ sau (ĐVT: đồng)

I. Số dƣ đầu kỳ các tài khoản (ngày 01/01/200N) : 150.000.000 TK 111

TK 112 : 600.000.000

TK 131 : 150.000.000

TK 152 - VLC : 240.000.000 : 2000m x 100.000đ/m (vải)

- VLP : 1000 cái x 40.000đ/cái (khóa)

TK 153 : 10.000.000

- Máy đếm tiền : 5.000.000 đ/ cái x 2 cái

TK 154 : 50.000.000

TK 155 : 150.000.000 (500 cái x 300.000đ/ cái)

TK 211 : 2.000.000.000

TK 214 : 20.000.000

: 330.000.000 : 30.000.000

TK 331 (Dư Có) - Công ty Trường Hải - Công ty TMDV Hà Dung: 300.000.000 TK 411 : 3.000.000.000

II. Các nghiệp vụ phát sinh trong tháng 1/200N nhƣ sau (ĐVT: đồng). 1. Ngày 08/01, xuất kho vật liệu chính và phụ dùng cho sản xuất sản phẩm áo gió:

- Vải áo gió khổ 1,6m : 1.800 m (VL chính) - Dây kéo loại 0,45m : 600 cái (VL phụ)

Kế toán đã lập phiếu xuất kho vật liệu số 01/VL. Người nhận: Quản đốc phân

174

xưởng : Trần Văn Cường

2. Ngày 10/01 Công ty T &T trả tiền mua hàng kỳ trước, đã nhận giấy báo Có của

Ngân hàng ACB số 23/GBC, số tiền : 120.000.000. Số tài khoản của Công ty T &T tại Ngân hàng ACB là : 35213521

3. Ngày 15/01 nhập kho nguyên vật liệu của Công ty Thuận Thiên (Người giao hàng:

Trần Văn Tiến)

- Vải áo gió khổ 1,6m : giá mua chưa thuế GTGT: 95.000 đ/m, số lượng: 2000 m - Dây kéo loại 0,45 m: 200 cái x 45.000 đ/cái

Thuế suất thuế GTGT là 10% tính trên giá mua chưa thuế.

Công ty đã nhận được hoá đơn GTGT số 21345 ngày 15/01/200N. Mã số thuế :

0400465821. Hàng giao đầy đủ, công ty đã làm thủ tục nhập vào kho của Công ty theo phiếu nhập kho vật liệu số 01/VL. Công ty chưa trả tiền người bán.

4. Ngày 18/01 xuất bán cho các đơn vị:

- Công ty xuất nhập khẩu Intimex Hải Dương: 200 cái áo gió, giá bán chưa thuế

GTGT là: 550.000 đ/cái, thuế suất thuế GTGT : 10%. Công ty Intimex chưa trả tiền

hàng. Công ty đã lập phiếu xuất kho thành phẩm số 01/TP và hoá đơn GTGT số

325142 ngày 18/01(Mã số thuế: 0400514523)

- Công ty Trường Hải : 250 cái áo gió, giá bán chưa thuế GTGT là : 560.000

đ/cái, thuế suất thuế GTGT : 10%. Công ty Trường Hải chưa trả tiền. Công ty đã lập

phiếu xuất kho thành phẩm số 02/TP và hoá đơn GTGT số 325143 ngày 18/01 (MST: 0400521354)

5. Ngày 20/01 Công ty Trường Hải trả số nợ còn lại bằng tiền mặt. Người nộp tiền anh

Trần Văn Sơn. Kế toán đã lập phiếu thu số 01/PT.

6. Ngày 25/01 Công ty chuyển khoản theo UNC số 01, trả nợ cho Công ty Thương mại

dịch vụ Hà Dung: 100.000.000 (mở tại Ngân hàng Công thương Hải Phòng), đã nhận

được giấy báo Nợ số 85/GBN

7. Tập hợp các chi phí quản lý phân xưởng, chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh

nghiệp phát sinh trong tháng 1/200N.

- Hoá đơn GTGT số 32145 của Công ty điện lực Hải Dương: 7.700.000 ( Ngày

31/01)

(có thuế GTGT 10%). Chi phí điện được tính cho các bộ phận như sau: : 2.000.000 + Bộ phận phân xưởng + Bộ phận bán hàng : 2.000.000 + Bộ phận quản lý DN : 3.000.000

- Hoá đơn GTGT số 25412 của Công ty bưu điện Hải Dương: 7.700.000 (có thuế

GTGT 10%) (Ngày 31/01)

Chi phí được tính cho các bộ phận như sau:

175

+ Bộ phận phân xưởng : 2.000.000

+ Bộ phận bán hàng : 2.000.000

: 3.000.000

+ Bộ phận QLDN Công ty đã thanh toán bằng tiền mặt cho Công ty điện lực theo phiếu chi số

01/PC và bưu điện theo phiếu chi số 02/PC ngày 31/01/200N

8. Cuối tháng, kế toán tính tiền lương phải trả cho các bộ phận và tính các khoản trích

theo lương của các bộ phận theo tỷ lệ quy định trong tháng 1/200N

- Tiền lương của công nhân trực tiếp sản xuất sản phẩm : 40.000.000 : 10.000.000 - Tiền lương của nhân viên quản lý phân xưởng

- Tiền lương bộ phận bán hàng : 10.000.000

: 10.000.000

- Tiền lương bộ phận QLDN Kế toán lập bảng phân bổ tiền lương các khoản trích theo lương số 01/PB tháng

1/200N.

9. Ngày 31/01 Công ty dây cáp điện Cadivi ứng trước 50 triệu đồng bằng tiền mặt để

đặt mua áo gió cho công nhân. Kế toán đã lập phiếu thu tiền mặt số 02/PT.

10. Cuối tháng, kế toán lập bảng tính khấu hao TSCĐ số 01/KH tháng 1/200N cho các

bộ phận

- Chi phí khấu hao bộ phận sản xuất : 50.000.000

- Chi phí khấu hao bộ phận quản lý doanh nghiệp: 20.000.000

11. Cuối tháng, kết chuyển chi phí để tính giá thành sản phẩm theo phiếu kết chuyển số 01/KC. Biết thành phẩm nhập kho: 1000 cái áo gió. Cuối kỳ, còn dở dang:

40.000.000 (đánh giá theo chi phí nguyên vật liệu chính). Kế toán đã lập phiếu nhập

kho thành phẩm số 01/TP.

12. Cuối tháng kết chuyển doanh thu theo phiếu kết chuyển số 02/KC, kết chuyển chi

phí theo phiếu kết chuyển số 03/KC sang TK xác định kết quả kinh doanh.

13. Tính thuế TNDN phải nộp trong tháng 1/200N theo bảng kê nộp thuế TNDN số

01/BK, biết tỷ lệ thuế suất thuế TNDN là 22%. Kết chuyển CP thuế TNDN để tính lợi

nhuận theo phiếu kết chuyển số 04/KC. Xác định lợi nhuận trong tháng 1/200N của

Công ty (phiếu kết chuyển số 05/KC) 14. Cuối tháng, kết chuyển thuế GTGT được khấu trừ và thuế GTGT phải nộp của tháng 01/N theo phiếu kết chuyển số 06/KC.

III. Yêu cầu:

1. Vào sổ chi phí sản xuất kinh doanh 154 và lập thẻ tính giá thành sản phẩm áo gió 2. Lập chứng từ ghi sổ hàng ngày và vào sổ đăng ký chứng từ ghi sổ. Giả sử doanh

nghiệp đã nhận và lập đầy đủ các loại chứng từ gốc khác có liên quan đến các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong tháng 1/200N.

3. Căn cứ chứng từ ghi sổ đã lập hàng ngày, kế toán ghi vào sổ cái các tài khoản 111,

176

131, 133

SỔ CHI PHÍ SẢN XUẤT KINH DOANH ( Dùng cho các TK:621,622,623,627, 154, 631, 641,642, 632, 335, 142, 242) - Tài khoản: 154 Tên phân xưởng : - Tên sản phẩm, dịch vụ: áo gió

Đơn vị: Đồng

Ghi Nợ TK 154

Chứng từ

Chia ra

Ngày tháng ghi

Diễn giải

TK đối

CP nhân

Tổng số tiền

Số

Ngày

sổ

ứng

… … …

CP NVL trực tiếp

CP sản xuất chung

công trực tiếp

1

2

3

4

6

7

8

9

10

11

12

5

SD đầu kỳ

50.000.000

Kết chuyển chi phí NVL trực

31/01

01/KC 31/01

621

204.000.000

204.000.000

tiếp

31/01

01/KC 31/01

48.800.000

48.800.000

622

Kết chuyển chi phí NC trực tiếp

Kết chuyển chi phí sản xuất

31/01

01/KC 31/01

66.200.000

66.200.000

627

chung

319.000.000

204.000.000

48.800.000

66.200.000

Cộng PS

Ghi Có TK 154

155

329.000.000

SD cuối kỳ

40.000.000

177

THẺ TÍNH GIÁ THÀNH SẢN PHẨM, DỊCH VỤ Tháng: 01 năm 200N

Tên sản phẩm, dịch vụ: Áo gíó

Đơn vị: Đồng

Chia ra theo khoản mục

Chỉ tiêu

Tổng số tiền

...

...

...

CP NVL chính

CP vật liệu phụ

CP sảm xuất chung

CP nhân công trực tiếp

A

1

2

3

4

5

6

7

8

1. Chi phí SXKD dở dang đầu kỳ

50.000.000

50.000.000

2. Chi phí SXKD phát sinh trong kỳ

319.000.000 180.000.000 24.000.000 48.800.000 66.200.000

3. Giá thành sản phẩm, dịch vụ trong kỳ

329.000.000 190.000.000 24.000.000 48.800.000 66.200.000

4. Chi phí SXKD dở dang cuối kỳ

40.000.000

40.000.000

178

CHỨNG TỪ GHI SỔ

Ngày 08 tháng 01 năm 200N Số: 1

Số hiệu tài khoản Trích yếu Số tiền Ghi chú Nợ Có

A B C 1 D

Xuất kho vật liệu chính và phụ 621 152 204.000.000 dùng cho sản xuất

Cộng 204.000.000

Ngày 31 tháng 01 năm 200N

Kèm theo 1 chứng từ gốc Ngƣời lập Kế toán trƣởng CHỨNG TỪ GHI SỔ

Ngày 10 tháng 01 năm 200N

Số: 2

Số hiệu tài khoản Trích yếu Số tiền Ghi chú Có Nợ

A C 1 B D

Khách hàng trả tiền mua hàng 131 120.000.000 112 kỳ trước

Cộng 120.000.000

Ngày 31 tháng 01 năm 200N

Kèm theo 1 chứng từ gốc Ngƣời lập Kế toán trƣởng

CHỨNG TỪ GHI SỔ

Ngày 15 tháng 01 năm N Số: 3

Số hiệu tài khoản Trích yếu Số tiền Ghi chú Nợ Có

A B C 1 D

Nhập kho nguyên vật liệu 152 331 199.000.000

Thuế GTGT 133 331 19.900.000

Cộng 218.900.000

Ngày 31 tháng 01 năm 200N

Kèm theo 2 chứng từ gốc 179 Ngƣời lập Kế toán trƣởng

CHỨNG TỪ GHI SỔ

Ngày 18 tháng 01 năm N Số: 4

Số hiệu tài khoản Ghi Trích yếu Số tiền chú Nợ Có

B A 1 D C

131 Bán hàng cho Công ty Intimex 110.000.000 511

131 Bán hàng cho Công ty Trường Hải 140.000.000 511

Cộng 250.000.000

Ngày 31 tháng 01 năm 200N

Kèm theo 3 chứng từ gốc Ngƣời lập Kế toán trƣởng

CHỨNG TỪ GHI SỔ

Ngày 18 tháng 01 năm N

Số: 5

Số hiệu tài khoản Ghi Trích yếu Số tiền chú Nợ Có

B A C 1 D

131 Thuế GTGT 333 11.000.000

131 Thuế GTGT 333 14.000.000

Cộng 25.000.000

Ngày 31 tháng 01 năm 200N

Kèm theo 3 chứng từ gốc Ngƣời lập Kế toán trƣởng

CHỨNG TỪ GHI SỔ

Ngày 18 tháng 01 năm N Số: 6

Số hiệu tài khoản Trích yếu Số tiền Ghi chú Nợ Có

A B C 1 D

Xuất kho thành phẩm 632 155 135.000.000

Cộng 135.000.000

Ngày 31 tháng 01 năm 200N

Kèm theo 2 chứng từ gốc Ngƣời lập Kế toán trƣởng 180

CHỨNG TỪ GHI SỔ

Ngày 20 tháng 01 năm N Số: 7

Số hiệu tài khoản Trích yếu Số tiền Ghi chú Nợ Có

A B C 1 D

Công ty Trường Hải thanh toán tiền 111 131 124.000.000 hàng

Cộng 124.000.000

Ngày 31 tháng 01 năm 200N

Kèm theo 1 chứng từ gốc Ngƣời lập Kế toán trƣởng

CHỨNG TỪ GHI SỔ

Ngày 25 tháng 01 năm N Số: 8

Số hiệu tài khoản

Trích yếu Số tiền Ghi chú Nợ Có

A B C 1 D

Chuyển khoản trả nợ cho Công

ty Thương mại dịch vụ Đà 331 112 100.000.000

Nẵng

Cộng 100.000.000

Ngày 31 tháng 01 năm 200N

Kèm theo 2 chứng từ gốc Ngƣời lập Kế toán trƣởng

181

CHỨNG TỪ GHI SỔ

Ngày 31 tháng 01 năm 200N Số: 9

Số hiệu tài khoản Trích yếu Số tiền Ghi chú Có Nợ

A 1 D C B

Chi phí sản xuất chung 111 2.000.000 627

Chi phí bán hàng 111 2.000.000 641

Chi phí QLDN 111 3.000.000 642

Thuế GTGT 111 700.000 133

Chi phí sản xuất chung 111 2.000.000 627

Chi phí bán hàng 111 2.000.000 641

Chi phí quản lý 111 3.000.000 642

Thuế GTGT 111 700.000 133

Cộng 15.400.000

Ngày 31 tháng 01 năm 200N

Kèm theo 2 chứng từ gốc Ngƣời lập Kế toán trƣởng

CHỨNG TỪ GHI SỔ

Ngày 31 tháng 01 năm 200N

Số: 10

Số hiệu tài khoản Trích yếu Số tiền Ghi chú Có Nợ

A C 1 D B

Tính tiền lương phải trả cho 334 40.000.000 622 nhân công

627 334 10.000.000 Tính tiền lương cho nhân viên phân xưởng

334 10.000.000 641 Tính tiền lương cho bộ phận bán hàng

334 10.000.000 642

Cộng 70.000.000

Ngày 31 tháng 01 năm 200N

182

Kèm theo 1 chứng từ gốc Ngƣời lập Kế toán trƣởng

CHỨNG TỪ GHI SỔ Ngày 31 tháng 01 năm 200N

Số: 11

Số hiệu tài khoản Trích yếu Số tiền Ghi chú Nợ Có

A B C 1 D

Trích các khoản theo lương tính 622 338 8.800.000 vào chi phí NCTT

Trích các khoản theo lương tính 627 338 2.200.000 vào chi phí SXC

Trích các khoản theo lương tính 641 338 2.200.000 vào CP bán hàng

Trích các khoản theo lương tính 642 338 2.200.000 vào chi phí QLDN

Trích các khoản theo lương trừ 334 338 5.950.000 vào lương

Cộng 21.350.000

Ngày 31 tháng 01 năm 200N

Kèm theo 1 chứng từ gốc Ngƣời lập Kế toán trƣởng

CHỨNG TỪ GHI SỔ

Ngày 31 tháng 01 năm 200N

Số: 12

Số hiệu tài khoản Trích yếu Số tiền Ghi chú Có Nợ

A C 1 D B

Công ty Cadivi ứng trước tiền 131 50.000.000 111

Cộng 50.000.000

Ngày 31 tháng 01 năm 200N

183

Kèm theo 1 chứng từ gốc Ngƣời lập Kế toán trƣởng

CHỨNG TỪ GHI SỔ

Ngày 31 tháng 01 năm 200N Số: 13

Số hiệu tài khoản Trích yếu Số tiền Ghi chú Nợ Có

A B C 1 D

Trích khấu hao TSCĐ 627 214 50.000.000

Trích khấu hao TSCĐ 642 214 20.000.000

Cộng 70.000.000

Ngày 31 tháng 01 năm 200N

Kèm theo 1 chứng từ gốc Ngƣời lập Kế toán trƣởng

CHỨNG TỪ GHI SỔ

Ngày 31 tháng 01 năm 200N

Số: 14

Số hiệu tài khoản Trích yếu Số tiền Ghi chú Nợ Có

A B C 1 D

Kết chuyển chi phí NVLTT 154 621 204.000.000

Cộng 204.000.000

Ngày 31 tháng 01 năm 200N

Kèm theo 1 chứng từ gốc Ngƣời lập Kế toán trƣởng

CHỨNG TỪ GHI SỔ Ngày 31 tháng 01 năm 200N

Số: 15

Số hiệu tài khoản Trích yếu Số tiền Ghi chú Nợ Có

A B C 1 D

Kết chuyển chi phí NCTT 154 622 48.800.000

Cộng 48.800.000

Ngày 31 tháng 01 năm 200N 184 Kèm theo 1 chứng từ gốc Ngƣời lập Kế toán trƣởng

CHỨNG TỪ GHI SỔ Ngày 31 tháng 01 năm 200N

Số: 16

Số hiệu tài khoản Trích yếu Số tiền Ghi chú Nợ Có

A B C 1 D

Kết chuyển chi phí SXC 154 627 66.200.000

Cộng 66.200.000

Ngày 31 tháng 01 năm 200N

Kèm theo 1 chứng từ gốc Ngƣời lập Kế toán trƣởng

CHỨNG TỪ GHI SỔ

Ngày 31 tháng 01 năm 200N

Số: 17

Số hiệu tài khoản Trích yếu Số tiền Ghi chú Có Nợ

A C 1 D B

Nhập kho thành phẩm 154 329.000.000 155

Cộng 329.000.000

Ngày 31 tháng 01 năm 200N

Kèm theo 1 chứng từ gốc Ngƣời lập Kế toán trƣởng

CHỨNG TỪ GHI SỔ Ngày 31 tháng 01 năm 200N Số: 18

Số hiệu tài khoản Trích yếu Số tiền Ghi chú Có Nợ

A C 1 D B

Kết chuyển chi phí QLDN 642 38.200.000 911

Cộng 38.200.000

Ngày 31 tháng 01 năm 200N 185

Kèm theo 1 chứng từ gốc Ngƣời lập Kế toán trƣởng

CHỨNG TỪ GHI SỔ

Ngày 31 tháng 01 năm 200N Số: 19

Số hiệu tài khoản Trích yếu Số tiền Ghi chú Nợ Có

A B C 1 D

911 Kết chuyển giá vốn hàng bán 632 135.000.000

Cộng 135.000.000

Ngày 31 tháng 01 năm 200N

Kèm theo 1 chứng từ gốc Ngƣời lập Kế toán trƣởng

CHỨNG TỪ GHI SỔ

Ngày 31 tháng 01 năm 200N

Số: 20

Số hiệu tài khoản Trích yếu Số tiền Ghi chú Nợ Có

A B C 1 D

Kết chuyển chi phí bán hàng 911 641 16.200.000

Cộng 16.200.000

Ngày 31 tháng 01 năm 200N

Kèm theo 1 chứng từ gốc Ngƣời lập Kế toán trƣởng

CHỨNG TỪ GHI SỔ

Ngày 31 tháng 01 năm 200N Số: 21

Số hiệu tài khoản Trích yếu Số tiền Ghi chú Nợ Có

A B C 1 D

511 Kết chuyển doanh thu 911 250.000.000

Cộng 250.000.000

Kèm theo 1 chứng từ gốc Ngày 31 tháng 01 năm 200N Ngƣời lập Kế toán trƣởng 186

CHỨNG TỪ GHI SỔ Ngày 31 tháng 01 năm N

Số: 22

Số hiệu tài khoản Trích yếu Số tiền Ghi chú Nợ Có

A B C 1 D

Tính thuế TNDN 821 333 15.150.000

Cộng 15.150.000

Kèm theo 1 chứng từ gốc Ngày 31 tháng 01 năm 200N Ngƣời lập Kế toán trƣởng

CHỨNG TỪ GHI SỔ

Ngày 31 tháng 01 năm 200N

Số: 23

Số hiệu tài khoản Trích yếu Số tiền Ghi chú Có Nợ

A C 1 D B

Kết chuyển chi phí thuế TNDN 821 15.150.000 911

Cộng 15.150.000

Kèm theo 1 chứng từ gốc Ngày 31 tháng 01 năm 200N Ngƣời lập Kế toán trƣởng

CHỨNG TỪ GHI SỔ

Ngày 31 tháng 01 năm 200N Số: 24

Số hiệu tài khoản Trích yếu Số tiền Ghi chú Có Nợ

A C 1 D B

Kết chuyển lãi 421 45.450.000 911

Cộng 45.450.000

187

Kèm theo 1 chứng từ gốc Ngày 31 tháng 01 năm 200N Ngƣời lập Kế toán trƣởng

CHỨNG TỪ GHI SỔ

Ngày 31háng 01 năm 200N Số: 25

Số hiệu tài khoản Trích yếu Số tiền Ghi chú Nợ Có

A B C 1 D

333 133 21.300.000 Khấu trừ thuế đầu vào và đầu ra

Cộng 21.300.000

Kèm theo 1 chứng từ gốc Ngày 31 tháng 01 năm 200N Ngƣời lập Kế toán trƣởng

SỔ ĐĂNG KÝ CHỨNG TỪ GHI SỔ

Năm: 200N

Chứng từ ghi sổ Chứng từ ghi sổ Số tiền Số tiền Số hiệu Ngày tháng Số hiệu Ngày tháng

3 2 2 1 3 1

66.200.000 31/01 08/01 16 204.000.000 1

329.000.000 31/01 10/01 17 120.000.000 2

38.200.000 31/01 15/01 18 218.900.000 3

135.000.000 31/01 18/01 19 250.000.000 4

16.200.000 31/01 18/01 20 25.000.000 5

250.000.000 31/01 18/01 21 135.000.000 6

15.150.000 31/01 20/01 22 140.000.000 7

15.150.000 31/01 25/01 23 100.000.000 8

45.450.000 31/01 31/01 24 15.400.000 9

21.300.000 31/01 31/01 25 70.000.000 10

31/01 21.350.000 11

31/01 50.000.000 12

31/01 70.000.000 13

31/01 204.000.000 14

31/01 48.800.000 15

Cộng tháng 2.603.200.000

Cộng luỹ kế đầu quý 2.603.200.000

188

Người ghi sổ Ngày 31 tháng 01 năm 200N Kế toán trưởng Giám đốc

Đơn vị: Công ty TNHH May 1 Hải Dương Mẫu số S02c1-DN Địa chỉ: 05 Hai Bà Trưng Hải Dương (Ban hành theo TT số 200/2014/TT-BTC Ngày 22/12/2014 của Bộ trưởng BTC) SỔ CÁI TÀI KHOẢN 111 Tháng 1 năm 200N ĐVT: đồng

Số tiền Chứng từ ghi sổ Diễn giải Ghi chú NT GS SHTK đối ứng

A SH B NT C D E Nợ 1 Có 2 G

- Số dư đầu kỳ - Số phát sinh trong tháng

131 627 641 642 133 627 641 642 133 131

20/01/N 7 31/01/N 9 31/01/N 9 31/01/N 9 31/01/N 9 31/01/N 9 31/01/N 9 31/01/N 9 31/01/N 9 31/01/N 12 20/01/N Công ty Trường Hải thanh toán tiền hàng 31/01/N Chi phí sản xuất chung 31/01/N Chi phí bán hàng 31/01/N Chi phí quản lý doanh nghiệp 31/01/N Thuế GTGT 31/01/N Chi phí sản xuất chung 31/01/N Chi phí bán hàng 31/01/N Chi phí quản lý doanh nghiệp 31/01/N Thuế GTGT 31/01/N Công ty Cadivi ứng trước tiền - Cộng số phát sinh tháng - Số dư cuối tháng 150.000.000 124.000.000 50.000.000 174.000.000 308.600.000 2.000.000 2.000.000 3.000.000 700.000 2.000.000 2.000.000 3.000.000 700.000 15.400.000

- Sổ này có … trang, đánh số từ trang số 01 đến trang … - Ngày mở sổ: ……..

Ngày … tháng … năm …

189

Ngƣời ghi sổ ( Ký, họ tên) Kế toán trƣởng ( Ký, họ tên) Giám đốc ( Ký, họ tên, đóng dấu)

Đơn vị: Công ty TNHH May 1 Hải Dương Mẫu số S02c1-DN Địa chỉ: 05 Hai Bà Trưng Hải Dương (Ban hành theo TT số 200/2014/TT-BTC Ngày 22/12/2014 của Bộ trưởng BTC) SỔ CÁI TÀI KHOẢN 133 Tháng 1 năm 200N ĐVT: đồng

Số tiền Chứng từ ghi sổ Diễn giải Ghi chú NT GS SHTK đối ứng

A SH B NT C D E Nợ 1 Có 2 G

- Số dư đầu kỳ - Số phát sinh trong tháng

331 111 333

10/01/N 2 31/01/N 9 31/01/N 12 10/01/N Thuế GTGT 31/01/N Thuế GTGT 31/01/N Khấu trừ thuế GTGT đầu vào và đầu ra - Cộng số phát sinh tháng - Số dư cuối tháng 19.900.000 1.400.000 21.300.000 21.300.000 21.300.000

- Sổ này có … trang, đánh số từ trang số 01 đến trang … - Ngày mở sổ: …….. Ngày … tháng … năm …

190

Ngƣời ghi sổ ( Ký, họ tên) Kế toán trƣởng ( Ký, họ tên) Giám đốc ( Ký, họ tên, đóng dấu)

Đơn vị: Công ty TNHH May 1 Hải Dương Mẫu số S02c1-DN Địa chỉ: 05 Hai Bà Trưng Hải Dương (Ban hành theo TT số 200/2014/TT-BTC Ngày 22/12/2014 của Bộ trưởng BTC)

SỔ CÁI TÀI KHOẢN 131 Tháng 1 năm 200N ĐVT: đồng

Số tiền Chứng từ ghi sổ Diễn giải Ghi chú NT GS SHTK đối ứng

A SH B NT C D E Nợ 1 G Có 2

- Số dư đầu kỳ - Số phát sinh trong tháng

112 511 511 3331 3331 112 111

10/01/N 2 18/01/N 4 18/01/N 4 18/01/N 5 18/01/N 5 20/01/N 7 31/01/N 12 10/01/N Khách hàng trả tiền mua hàng trong kỳ 18/01/N Bán hàng cho công ty Intimex 18/01/N Bán hàng cho công ty Trường Hải 18/01/N Thuế GTGT đầu ra 18/01/N Thuế GTGT đầu ra 20/01/N Công ty Trường Hải thanh toán tiền 31/01/N Công ty Cadivi ứng trước tiền - Cộng số phát sinh tháng - Số dư cuối tháng 150.000.000 110.000.000 140.000.000 11.000.000 14.000.000 275.000.000 131.000.000 120.000.000 124.000.000 50.000.000 294.000.000

- Sổ này có … trang, đánh số từ trang số 01 đến trang … - Ngày mở sổ: …….. Ngày … tháng … năm …

191

Ngƣời ghi sổ ( Ký, họ tên) Kế toán trƣởng ( Ký, họ tên) Giám đốc ( Ký, họ tên, đóng dấu)

CÂU HỎI ÔN TẬP

Bài 1 Tổ chức chứng từ Thu quỹ tiền mặt và Chi quỹ tiền mặt cho các nghiệp vụ sau: 1. Ngày 3/5/N công ty X thu tiền mặt vào quỹ

- Số tiền thu: 22.000.000 đồng

- Lý do thu: bán hàng “A”

- Khách hàng: Lê Quang Minh thuộc công ty Y- là người nộp tiền - Hóa đơn GTGT số 022086 ghi: Giá bán chưa thuế: 20.000.000 đồng, thuế GTGT 10%

2. Ngày 08/05/N: công ty X phát sinh nghiệp vụ chi quỹ tiền mặt, tạm ứng cho

mua hàng hóa “A” theo lệnh chi đã ghi trong đơn xin tạm ứng của Anh Hoàng Nhân –

phòng kế hoạch công ty lập ngày 08/05/N với số tiền chi quỹ là 30.000.000 đồng. Thời

gian tạm ứng là 30 ngày kể từ ngày nhận tiền

3. Ngày 28/05/N: công ty X thanh toán số tạm ứng ngày 08/05/N

- Số tiền tạm ứng đã duyệt chi: 30.000.000 đồng

- Lý do: Mua hàng hóa “A” - Người nhận tạm ứng và thanh toán: Anh Hoàng Nhân – phòng kế hoạch công ty

- Chứng từ chi và số tiền chi thực tế từ tạm ứng theo bảng kê khai gồm:

+ Chi mua hàng hóa “A”: - Hóa đơn GTGT số 022661: 27.500.000 đồng, trong

đó có thuế GTGT 10%

+ Chi vận chuyển, bốc dỡ - “Biên nhận tiền” là 500.000 đồng

4. Ngày 30/05/N: công ty X rút tiền gửi ngân hàng đã nhập quỹ tiền mặt để chi

lương kỳ 1 cho cán bộ công nhân viên: 650.000.000 đồng

Bài 2 Tháng 05/N tại công ty du lịch dịch vụ Sao Mai phát sinh các nghiệp vụ như sau:

(ĐVT: 1.000 đ)

- Ngày 01/05: Dư quỹ tiền mặt: 238.000

- Ngày 02/05: Phiếu chi 121/5 mua văn phòng phẩm nhập kho giá chưa thuế:

4.000, thuế GTGT khấu trừ 10%

- Ngày 02/05: Phiếu thu 312/5 – Thu dịch vụ buồng giá chưa thuế: 136.000, thuế

GTGT 10%

- Ngày 05/05: Phiếu thu 313/5 – Rút tiền gửi ngân hàng về nhập quỹ: 330.000 - Ngày 05/05: Phiếu chi 122/5 – Chi mua vật liệu cho dịch vụ buồng, giá chưa có

thuế GTGT 2.000, thuế GTGT 10%

- Ngày 05/05: Phiếu chi 123/5 – Chi dịch vụ hướng dẫn du lịch: 14.000

- Ngày 08/05: Phiếu thu 314/5 – Thu dịch vụ hướng dẫn du lịch theo giá chưa

thuế 32.000, thuế GTGT 10%

192

- Ngày 10/05: Phiếu chi 124/5 – Tạm ứng công tác phí cho nhân viên tiếp liệu: 2.500

- Ngày 10/05: Phiếu chi 125/5 – Mua thiết bị văn phòng đã bàn giao đưa vào sử

dụng, giá thiết bị chưa thế 46.000, thuế GTGT 10%

- Ngày 25/05: Phiếu thu 315/5 – Rút tiền gửi ngân hàng về nhập quỹ: 230.000

- Ngày 25/05: Phiếu chi 126/5 – Chi trả lương kỳ 1 tháng 5/N: 228.000

- Ngày 30/05: Phiếu chi 127/5 – Chi tiền mặt trả

 Tiền điện dùng cho dịch vụ buồng: 6.600 trong đó thuế GTGT 600  Tiền điện cho quản lý văn phòng 2.000 trong đó thuế GTGT 200  Tiền nước cho dịch vụ buồng 1.050 trong đó thuế GTGT 50  Tiền nước cho quản lý văn phòng 210 trong đó thuế GTGT 10

- Ngày 30/05: Phiếu chi 128/5 – Chi trả dịch vụ môi giới ngoài tính vào chi phí

quản lý văn phòng: 2.500

- Ngày 30/05: Phiếu thu 316/5 – Thu dịch vụ buồng theo giá chưa tính là

280.000, thuế GTGT 10%

- Ngày 30/05: Phiếu chi 129/5 – Gửi tiền mặt vào ngân hàng 250.000

- Ngày 31/05: Phiếu thu 317/5 – Số tiền quỹ thừ chưa rõ nguyên nhân: 3.500

(kèm theo Biên bản kiểm kê quỹ 480/5)

Yêu cầu: 1. Nếu công ty chọn áp dụng hình thức “ Nhật ký chung” thì các nghiệp vụ quỹ

cho ở trên được tổ chức ghi sổ như thế nào?

2. Nếu công ty chọn áp dụng hình thức “ Chứng từ ghi sổ” thì các nghiệp vụ quỹ

cho ở trên được tổ chức ghi sổ như thế nào?

3. Nếu đơn vị chuyển đổi áp dụng sổ kế toán theo hình thức “ Nhật ký chứng từ”

thì các nghiệp vụ quỹ được ghi trên các loại sổ nào?

Bài 3 Tại liệu một doanh nghiệp tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ trong

tháng 3/N như sau: (ĐVT: 1.000 đồng)

I. Tình hình đầu tháng:

1. Tồn kho thành phẩm: - Sản phẩm A: 11.500 chiếc, giá thành thực tế: 20 - Sản phẩm B: 15.000 chiếc, giá thành thực tế: 10 2. Gửi bán: 1.000 sản phẩm A, giá vốn đơn vị: 20, đang chờ công ty X chấp nhận

theo giá bán đơn vị (cả thuế GTGT 10%) là 2,5

II. Các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong tháng: 1. Ngày 3: nhập kho từ bộ phận sản xuất 28.000 sản phẩm A theo giá thành đơn

vị thực tế 21; 35.000 sản phẩm B theo giá thành đơn vị thực tế là 9,8

2. Ngày 9: xuất kho bán trực tiếp 18.000 sản phẩm B cho công ty M với giá đơn

193

vị (cả thuế GTGT 10%) là 14,3. Công ty M đã thanh toán một nửa tiền hàng bằng tiền mặt

3. Ngày 15: số hàng gửi đại lý kỳ trước được công ty X chấp nhận 3/4 . Số còn

lại không được chấp nhận. Công ty đang gửi tại kho công ty X

4. Ngày 20: Công ty vật tư L mua trực tiếp 10.000 sản phẩm A theo giá bán đơn

vị (cả thuế GTGT 10%) là 27,5. Công ty L đã thanh toán bằng chuyển khoản sau khi

trừ 1% chiết khấu thanh toán được hưởng

5. Ngày 25: Công ty K trả lại 500 sản phẩm A đã bán kỳ trước vì chất lượng kém. Đơn vị đã kiểm nhận, nhập kho và chấp nhận thanh toán tiền hàng cho Công ty K theo

giá bán (cả thuế GTGT 10%) là 13.750. Biết giá vốn của số hàng này là 10.000

Yêu cầu: 1. Tính giá thực tế sản phẩm xuất kho theo một trong các phương pháp dưới đây: - Nhập trước, xuất trước

- Giá đơn vị bình quân cả kỳ dự trữ

- Giá đơn vị bình quân cuối kỳ trước

- Giá đơn vị bình quân sau mỗi lần nhập

- Giá hạch toán (biết giá hạch toán đơn vị sản phẩm A trong kỳ là 20; sản phẩm B

là 10).

2. Định khoản các nghiệp vụ kinh tế phát sinh (giả sử doanh nghiệp tính giá thực

tế sản phẩm xuất kho theo phương pháp giá đơn vị bình quân cả kỳ dự trữ)

Bài 4 Cho tài liệu sau về tình hình thanh toán với khách hàng tại doanh nghiệp

“X” nhƣ sau: (Đơn vị tính: 1.000 đồng)

1. Số dƣ đầu tháng 9/N:

 TK 131 “Khách hàng A” Dư Nợ: 100.000 – Hóa đơn GTGT số 90  TK 131 “Khách hàng S”: Dư Có: 120.000 – Hóa đơn GTGT số 93  TK 131 “Khách hàng T”: Dư Nợ: 200.000 – Hóa đơn GTGT số 75  TK 155 “Sản phẩm M”: 800 bộ, giá thành 545/bộ  TK 155 “Sản phẩm N”: 450 bộ, giá thành 920/bộ

2. Các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong tháng 9/N:

 Ngày 03/09 xuất kho sản phẩm M bán cho khách hàng A: - Phiếu xuất kho số 45: 250 bộ - Đơn giá bán chưa tính GTGT 630/bộ, thuế GTGT 10% - Hóa đơn GTGT số 91, thanh toán chậm 1 tháng  Ngày 05/09: xuất kho sản phẩm bán cho khách hàng T - Phiếu xuất kho số 48: 300 bộ M và 150 bộ N - Đơn giá bán chưa thuế GTGT 635/bộ M, và 1.020/bộ N

194

- Hóa đơn bán hàng số 92, thanh toán 50% bằng tiền mặt (Phiếu thu số 75)  Ngày 10/09: xuất kho hàng N bán cho khách hàng S:

- Phiếu xuất kho số 50: 250 bộ

- Đơn giá bán chưa thuế GTGT 1.000/bộ - Hóa đơn GTGT số 93, thuế GTGT 10%

- Khách hàng thanh toán chậm 10 ngày  Ngày 15/09: khách hàng T thanh toán hết nợ đầu kỳ (hóa đơn số 75) bằng

tiền mặt theo phiếu thu tiền số 76

 Sản xuất hoàn thành nhập kho (theo phiếu nhập số 35): 1.200 bộ M với giá

thành sản xuất 540/bộ và 800 bộ N, giá thành 925/bộ

 Ngày 20/09 khách hàng S thanh toán toàn bộ số nợ mua hàng của hóa đơn

GTGT số 93 sau khi bù trừ số tiền ứng từ kỳ trước (Phiếu thu số 77)

 Ngày 23/09 khách hàng K đặt trước tiền để mua hàng, số tiền theo phiếu thu

số 78 là 56.000

 Ngày 23/09 khách hàng A trả lại 10 bộ M do hàng không đugns quy cách theo hợp đồng đã ký, đơn vị nhập lại kho (phiếu nhập kho số 36) đồng thời chấp nhận

giảm từ nợ cho khách hàng

 Ngày 25/09 khách hàng A thanh toán tiền hàng trước hạn bằng tiền mặt

(Phiếu thu số 79) sau khi trừ 1% chiết khấu thanh toán được hưởng

 Ngày 26/09 xuất kho giao hàng cho khách hàng K: - Phiếu xuất kho số 55: 200 bộ M và 300 bộ N - Đơn giá bán chưa thuế GTGT 595/bộ M và 1.000/bộ N

- Hóa đơn GTGT số 94, thuế GTGT 10%

- Khách hàng chưa thanh toán  Ngày 28/09 xuất kho chuyển hàng tới cho khách hàng Q - Phiếu xuất kho số 58: 680 bộ M và 300 bộ N

- Đơn giá bán để xuất: 600/ bộ M và 1.020/ bộ N

- Khách hàng chấp nhận số hàng nhưng xin thanh toán chậm 1 tháng

- Hóa đơn bán hàng đơn vị đã lập số 95, thuế GTGT 10%

Yêu cầu: 1. Tổ chức ghi sổ chi tiết thành phẩm theo phương pháp thẻ song song và thực hiện nội dung tổ chức theo tài liệu cho trên. Biết phương pháp tính giá thực tế thành phẩm là phương pháp bình quân cả kỳ dự trữ (hoặc nhập trước xuất trước)

2. Tổ chức kế toán chi tiết thanh toán với khách hàng và thực hành trên tài liệu

cho trên

3. Tổ chức kế toán tổng hợp theo các hình thức Nhật ký chung, Chứng từ ghi sổ

và Nhật ký chứng từ

195

Bài 5 I. Tình hình nguyên vật liệu tồn kho đầu tháng 3/N tại công ty “X” nhƣ sau:

- Nguyên vật liệu “A”: 98.000 kg, đơn giá chưa có thuế GTGT 10% là: 9.500 đ/kg

- Nguyên vật liệu “B”: 350.000 kg, đơn giá chưa có thuế GTGT 10% là: 22.000 đ/kg - Nguyên vật liệu “C”: 500.000 kg, đơn giá chưa có thuế GTGT 10% là: 22.500 đ/kg

II. Trong tháng 3/N có tình hình nhập, xuất các loại nguyên vật liệu nhƣ sau: 1. Ngày 05/03: Phiếu nhập kho số 180, nhập 150.000 kg nguyên vật liệu “A”, giá

mua chưa có thuế GTGT 10% là 10.000 đ/kg, đã trả bằng chuyển khoản 70% tổng giá thanh toán, chi phí vận chuyển trả bằng tiền mặt 500 đ/kg

2. Ngày 10/03: Phiếu nhập kho số 181, nhập kho 200.000 kg nguyên vật liệu

“C”, giá mua chưa thuế GTGT 22.000 đ/kg, thuế GTGT 10%. Doanh nghiệp đã thanh

toán cho người bán bằng chuyển khoản (đã nhận được giấy báo nợ), tổng chi phí thu mua trả bằng tiền mặt là 2.000.000 đ

3. Ngày 20/03: Phiếu nhập kho số 182, nhập kho 100.000 kg nguyên vật liệu

“B”, giá mua chưa có thuế GTGT là 23.000 đ/kg, thuế GTGT 10%. Toàn bộ tiền hàng

công ty đã chuyển trả cho người bán bằng tiền vay ngắn hạn ngân hàng

4. Ngày 07/03: Phiếu xuất kho số 150, xuất 70.000 kg nguyên vật liệu “A” cho

sản xuất sản phẩm

5. Ngày 12/03: Phiếu xuất kho số 151; xuất 250.000 kg nguyên vật liệu “B” cho

sản xuất sản phẩm

6. Ngày 15/03: Phiếu xuất kho số 152 ; xuất 400.000 kg nguyên vật liệu “C” cho

sản xuất sản phẩm

7. Ngày 25/03: Phiếu xuất kho số 153 ; xuất 150.000 kg nguyên vật liệu “B” cho

sản xuất sản phẩm

8. Ngày 30/03: Phiếu xuất kho số 154 ; xuất 100.000 kg nguyên vật liệu “A” cho

sản xuất sản phẩm

Yêu cầu: 1. Lập bảng kê tính giá thực tế nguyên vật liệu cho trên theo các phương pháp sau:

- Phương pháp nhập trước, xuất trước

- Phương pháp giá đơn vị bình quân cuối kỳ trước - Phương pháp giá đơn vị bình quân cả kỳ dự trữ - Phương pháp giá đơn vị bình quân sau mỗi lần nhập - Phương pháp giá hạch toán (biết giá hạch toán được sử dụng là giá thực tế lúc đầu) 2. Tổ chức kế toán chi tiết nguyên vật liệu tại công ty theo phương pháp thẻ song song. Biết giá thực tế vật liệu xuất kho được tính theo phương pháp giá hạch toán

(Phương pháp hệ số giá)

3. Tổ chức ghi sổ kế toán tổng hợp vật tư theo các hình thức tổ chức sổ: Nhật ký

196

chung, Chứng từ ghi sổ, Nhật ký chứng từ

Biết giá vật tư xuất được tính theo phương pháp giá hạch toán. Phương pháp

hạch toán hàng tồn kho là phương pháp kê khai thường xuyên

Bài 6 I. Tình hình TSCĐHH tại công ty dệt Phƣơng Nam ngày 01/10/N nhƣ sau:

(ĐVT: đồng)

Nơi sử dụng Nguyên giá Tỷ lệ khấu Giá trị hao mòn

hao năm (%) lũy kế

1. PXSX chính số 1 1.140.000.00 360.000.00

0 0

- MMTB 900.000.000 10

300.000.00 0

- TSCĐ khác 240.000.000 5 60.000.000

2 PXSX chính số 2 864.000.000

306.000.00 0

- MMTB 720.000.000 10 270.000.00

0

- TSCĐ khác 144.000.000 5 36.000.000

3. PXSX phụ 270.000.000 10 181.000.00

0

4. Bộ phận bán hàng 324.000.000 5 48.000.000

5. Bộ phận QLDN 360.000.000 5 90.000.000

Cộng 2.958.000.00 X 985.000.00

0 0

II. Trong tháng 10/N có tình hình biến động TSCĐ nhƣ sau: (đơn vị : đồng) 1. Ngày 05/10: Theo hợp đồng mua bán số 09, hóa đơn GTGT số 02589 và biên bản giao nhận số 07, PXSX chính số 1 nhận 01 máy thiết bị sản xuất, đầu tư bằng quỹ đầu tư phát triển. Giá mua chư có thuế GTGT: 288.000.000, thuế suất thuế GTGT 10%, đã trả 50% bằng chuyển khoản

Thông tin bổ sung về thiết bị sản xuất: - Tên thiết bị: Máy xe sợi - Số hiệu: XS0987 - Nước sản xuất: Nhật Bản - Năm sản xuất: N-5 - Công suất: 1.000.000 tấn 2. Ngày 15/10: Theo biên bản giao nhận số 08 kèm theo hóa đơn khối lượng XDCB số 250 ngày 07/10: PXSX chính số 2 nhận bàn giao nhà xưởng đưa vào sử dụng, diện tích mặt bằng 4.000m2 đầu tư bằng nguồn vốn XDCB

197

- Giá quyết toán của công trình được duyệt chưa có thuế GTGT là 600.000.000

- Thuế suất thuế GTGT 10% - Tổng giá thanh toán của công trình 660.000.000, công ty đã ứng trước cho bên nhận thầu xây dựng 70%. Sau khi giữ lại 5% tổng giá thanh toán của công trình, công ty đã trả bằng chuyển khoản

3. Ngày 20/10: Theo QĐ số 09TCKT/QĐ ngày 10/10 của Giám đốc công ty và

biên bản thanh lý số 25 ngày 20/10, thanh lý một nhà kho của bộ phận sản xuất phụ

- Nguyên giá: 180.000.000 - Giá trị hao mòn lũy kế: 170.000.000 - Thời gian sử dụng: 10 năm - Phiếu chi số 150 ngày 20/10: chi thanh lý TSCĐ 1.000.000 - Phiếu thu số 230 ngày 20/10 về tiền bán phế liệu thanh lý 12.000.000 4. Ngày 30/10: theo hợp đồng liên doanh số 02/HĐLD: góp vốn liên doanh với

công ty thương mại Phú Thịnh bằng một cửa hàng

- Thời hạn liên doanh: 10 năm - Nguyên giá của cửa hàng: 240.000.000 - Giá trị hao mòn lũy kế: 30.000.000 - Hội đồng liên doanh ghi nhận giá trị vốn góp: 220.000.000 III. Yêu cầu: 1. Tổ chức chứng từ cho các nghiệp vụ tăng, giảm TSCĐ nêu trên (các chứng từ

liên quan, sơ đồ luân chuyển chứng từ, trình tự thực hiện và lập luân chuyển)

2. Lập bảng tính và phân bổ khấu hao TSCĐ tháng 10/N, tháng 11/N trong trường hợp khấu hao TSCĐ được tính theo ngày và trường hợp khấu hao được tính theo nguyên tắc tròn tháng

Bài 7 Cho tài liệu sau về tình hình thanh toán với khách hàng tại doanh nghiệp

“X” nhƣ sau: (Đơn vị tính: 1.000 đồng)

1. Số dƣ đầu tháng 9/N:

 TK 131 “Khách hàng A” Dư Nợ: 100.000 – Hóa đơn GTGT số 90  TK 131 “Khách hàng S”: Dư Có: 120.000 – Hóa đơn GTGT số 93  TK 131 “Khách hàng T”: Dư Nợ: 200.000 – Hóa đơn GTGT số 75  TK 155 “Sản phẩm M”: 800 bộ, giá thành 545/bộ  TK 155 “Sản phẩm N”: 450 bộ, giá thành 920/bộ

2. Các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong tháng 9/N:

198

 Ngày 03/09 xuất kho sản phẩm M bán cho khách hàng A: - Phiếu xuất kho số 45: 250 bộ - Đơn giá bán chưa tính GTGT 630/bộ, thuế GTGT 10% - Hóa đơn GTGT số 91, thanh toán chậm 1 tháng  Ngày 05/09: xuất kho sản phẩm bán cho khách hàng T - Phiếu xuất kho số 48: 300 bộ M và 150 bộ N - Đơn giá bán chưa thuế GTGT 635/bộ M, và 1.020/bộ N

- Hóa đơn bán hàng số 92, thanh toán 50% bằng tiền mặt (Phiếu thu số 75)  Ngày 10/09: xuất kho hàng N bán cho khách hàng S: - Phiếu xuất kho số 50: 250 bộ - Đơn giá bán chưa thuế GTGT 1.000/bộ - Hóa đơn GTGT số 93, thuế GTGT 10% - Khách hàng thanh toán chậm 10 ngày  Ngày 15/09: khách hàng T thanh toán hết nợ đầu kỳ (hóa đơn số 75) bằng

tiền mặt theo phiếu thu tiền số 76

 Sản xuất hoàn thành nhập kho (theo phiếu nhập số 35): 1.200 bộ M với giá

thành sản xuất 540/bộ và 800 bộ N, giá thành 925/bộ

 Ngày 20/09 khách hàng S thanh toán toàn bộ số nợ mua hàng của hóa đơn

GTGT số 93 sau khi bù trừ số tiền ứng từ kỳ trước (Phiếu thu số 77)

 Ngày 23/09 khách hàng K đặt trước tiền để mua hàng, số tiền theo phiếu thu

số 78 là 56.000

 Ngày 23/09 khách hàng A trả lại 10 bộ M do hàng không đugns quy cách theo hợp đồng đã ký, đơn vị nhập lại kho (phiếu nhập kho số 36) đồng thời chấp nhận giảm từ nợ cho khách hàng

 Ngày 25/09 khách hàng A thanh toán tiền hàng trước hạn bằng tiền mặt

(Phiếu thu số 79) sau khi trừ 1% chiết khấu thanh toán được hưởng

 Ngày 26/09 xuất kho giao hàng cho khách hàng K: - Phiếu xuất kho số 55: 200 bộ M và 300 bộ N - Đơn giá bán chưa thuế GTGT 595/bộ M và 1.000/bộ N - Hóa đơn GTGT số 94, thuế GTGT 10% - Khách hàng chưa thanh toán  Ngày 28/09 xuất kho chuyển hàng tới cho khách hàng Q - Phiếu xuất kho số 58: 680 bộ M và 300 bộ N - Đơn giá bán để xuất: 600/ bộ M và 1.020/ bộ N - Khách hàng chấp nhận số hàng nhưng xin thanh toán chậm 1 tháng - Hóa đơn bán hàng đơn vị đã lập số 95, thuế GTGT 10%

 Cuối tháng theo bảng kê chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp: - Lương phải trả nhân viên bán hàng 10.000, lương phải trả cho bộ phận quản

lý doanh nghiệp 12.000

- Chi phí khấu hao TSCĐ thuộc bộ phận bán hàng 2.000, bộ phận quản lý

doanh nghiệp 3.000

- Chi phí khác bằng tiền thuộc bộ phận bán hàng 1.000, quản lý doanh nghiệp

5.000

Yêu cầu: 1. Tổ chức kế toán chi tiết tiêu thụ. Hãy cho biết lãi gộp từng mặt hàng kinh

doanh. Cho biết kết quả tiêu thụ

199

2. Lập bảng tổng hợp tiêu thụ lãi lỗ của doanh nghiệp

CHƢƠNG 6. TỔ CHỨC BÁO CÁO KẾ TOÁN

6.1. Khái quát chung về báo cáo kế toán

Kế toán quan sát hoạt động của đơn vị, phân tích ghi chép các sự kiện, các

hoạt động đã ghi nhận được, tiến hành sắp xếp, phân lọai các sự kiện đó và định

kỳ tổng hợp bằng cac báo biểu để báo cáo lên cho lãnh đạo đơn vị và các cơ quan

chức năng có liên quan.

Báo cáo kế toán là phương thức kế toán tổng hợp số liệu kế toán theo các

chỉ tiêu kinh tế – tài chính một cách tổng quát, tòan diện, có hệ thống tình hình tài

sản, tình hình và kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh cũng như tình hình sử

dụng vốn trong doanh nghiệp sau một kỳ hạch toán. Thực chất của báo cáo kế toán

là những bảng tổng hợp các chỉ tiêu kinh tế tài chính bằng tiền trên cơ sở số liệu

từ sổ kế toán nhằm phản ánh tình hình, kết quả hoạt động kinh doanh và sử dụng

vốn kinh doanh của doanh nghiệp trong một thời kỳ nhất định.

6.2. Tổ chức hệ thống báo cáo tài chính

6.2.1. Khái niệm báo cáo tài chính

Báo cáo tài chính là những báo cáo tổng hợp nhất về tình hình tài sản, nguồn vốn

và công nợ cũng như tình hình tài chính, kết quả kinh doanh trong kỳ của doanh

nghiệp. Nói cách khác, báo cáo tài chính là phương tiện trình bày khả năng sinh lời và

thực trạng tài chính của doanh nghiệp cho những người quan tâm (chủ doanh nghiệp,

nhà đầu tư, nhà cho vay, cơ quan thuế và cơ quan chức năng…)

Báo cáo tài chính là hệ thống báo cáo được lập theo chuẩn mực và chế độ kế

toán hiện hành phản ánh các thông tin kinh tế, tài chinh chủ yếu của đơn vị. Báo cáo

tài chính bao gồm một hệ thống số liệu kinh tế tài chính được tổng hợp, được rút ra từ

các sổ kế toán tổng hợp, các sổ kế toán chi tiết và những thuyết minh cần thiết bằng văn bản về những số liệu đó. Báo cáo tài chính là phương pháp quan trọng để chuyển

tải thông tin kế toán tài chính đến người ra quyết định, đó là những thông tin công khai

về sản nghiệp, kết quả hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp... phục cụ cho các đối tượng bên trong và bên ngoài doanh nghiệp. Điều này khác biệt với các báo cáo kế toán nội bộ (báo cáo quản trị) chỉ cung cấp thông tin kế toán phụ vụ cho yêu cầu quản lý nội bộ doanh nghiệp.

6.2.2. Mục đích của báo cáo tài chính

-Tổng hợp và trình bày một cách tổng quát, toàn diện tình hình tài sản, nguồn

vốn, công nợ, tình hình và kết quả hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp trong một

200

kỳ kế toán.

- Cung cấp các thông tin kinh tế, tài chính chủ yếu cho việc đánh giá tình hình

và kết quả hoạt động của doanh nghiệp, đánh giá thực trạng tài chính của doanh nghiệp trong kỳ hoạt động đã qua và những dự đoán trong tương lai.

Để thực sự trở thành công cụ quan trọng trong quản lý kinh tế, báo cáo tài

chính phải đảm bảo các yêu cầu cơ bản dưới đây:

- Báo cáo tài chính phải được lập chính xác, trung thực, đúng mẫu biểu đã qui định, có đầy đủ chữ ký của những người có liên quan và phải có dấu xác nhận của cơ

quan, đơn vị để đảm bảo tính pháp lý của báo cáo.

- Báo cáo tài chính phải đảm bảo tính thống nhất về nội dung, trình tự và

phương pháp lập theo quyết định của nhà nước, từ đó người sử dụng có thể so sánh, đánh giá hoạt động sản suất kinh doanh của doanh nghiệp qua các thời kỳ, hoặc giữa

các doanh nghiệp với nhau.

Số liệu phản ánh trong báo cáo tài chính phải rõ ràng, đủ độ tin cậy và dễ hiểu,

đảm bảo thuận tiện cho những người sử dụng thông tin trên báo cáo tài chính phải đạt

được mục đích của họ.

Báo cáo tài chính phải được lập và gửi theo đúng thời hạn quy định.

Ngoài ra báo cáo tài chính còn phải đảm bảo tuân thủ các khái niệm, nguyên tắc

và chuẩn mực kế toán được thừa nhận và ban hành. Có như vậy hệ thống báo cáo tài

chính mới thực sự hữu ích, mới đảm bảo đáp ứng được yêu cầu của các đối tượng sử dụng để ra các quyết định phù hợp.

6.2.3. Đối tượng áp dụng lập báo cáo tài chính

- Hệ thống báo cáo tài chính giữa niên độ (Báo cáo tài chính quý) được áp dụng

cho các doanh nghiệp nhà nước, các doanh nghiệp niêm yết trên thị trường chứng

khoán và các doanh nghiệp khác khi tự nguyện lập báo cáo tài chính giữa niên độ.

- Áp dụng cho tất cả các loại hình doanh nghiệp thuộc các ngành và các thành

phần kinh tế.

- Riêng các doanh nghiệp vừa và nhỏ vẫn tuân thủ các quy định chung tại phần

này và những qui định, hướng dẫn cụ thể phù hợp với doanh nghiệp vừa và nhỏ tại chế độ kế toán doanh nghiệp vừa và nhỏ.

- Việc lập và trình bày báo cáo tài chính của các ngân hàng và tổ chức tài chính tương tự được quy định bổ sung ở Chuẩn mực kế toán số 22 “Trình bày bổ sung báo cáo tài chính của các ngân hàng và tổ chức tài chính tương tự” và các văn bản quy định cụ thể.

- Việc lập và trình bày báo cáo tài chính của các doanh nghiệp ngành đặc thù tuân thủ theo quy định tại chế độ kế toán do Bộ Tài chính ban hành hoặc chấp thuận

201

cho ngành ban hành.

- Công ty mẹ và tập đoàn lập báo cáo tài chính hợp nhất phải tuân thủ quy định

tại chuẩn mực kế toán “Báo cáo tài chính hợp nhất và kế toán khoản đầu tư vào công ty con”.

- Các đơn vị kế toán trực thuộc hoặc Tổng công ty Nhà nước hoạt động theo mô

hình không có công ty con phải lập báo cáo tài chính tổng hợp theo quy định tại Thông

tư hướng dẫn kế toán thực hiện Chuẩn mực kế toán số 25“Báo cáo tài chính hợp nhất và kế toán khoản đầu tư vào công ty con”

6.2.4. Tổ chức lập báo cáo tài chính 6.2.4.1. Yêu cầu lập và trình bày báo cáo tài chính

Việc lập và trình bày báo cáo tài chính phải tuân thủ các yêu cầu qui định tại

Chuẩn mực kế toán số 21 - Trình bày báo cáo tài chính, gồm:

- Trung thực và hợp lý;

- Lựa chọn và áp dụng các chính sách kế toán phù hợp với qui định

của từng chuẩn mực kế toán nhằm đảm bảo cung cấp thông tin thích hợp với

nhu cầu ra quyết định kinh tế của người sử dụng và cung cấp được các thông tin

đáng tin cậy, khi:

+ Trình bày trung thực, hợp lý tình hình tài chính, tình hình và kết quả

kinh doanh của doanh nghiệp;

+ Phản ánh đúng bản chất kinh tế của các giao dịch và sự kiện không chỉ đơn

thuần phản ánh hình thức hợp pháp của chúng;

+ Trình bày khách quan, không thiên vị;

+ Tuân thủ nguyên tắc thận trọng;

+ Trình bày đầy đủ trên mọi khía cạnh trọng yếu.

Việc lập báo cáo tài chính phải căn cứ vào số liệu sau khi khoá sổ kế toán. Báo

cáo tài chính phải được lập đúng nội dung, phương pháp và trình bày nhất quán giữa

các kỳ kế toán. Báo cáo tài chính phải được người lập, kế toán trưởng và người

đại diện theo pháp luật của đơn vị kế toán ký, đóng dấu của đơn vị.

6.2.4.2. Nguyên tắc lập và trình bày báo cáo tài chính

- Việc lập và trình bày Báo cáo tài chính phải tuân thủ các quy định tại Chuẩn mực kế toán “Trình bày Báo cáo tài chính” và các chuẩn mực kế toán khác có liên quan. Các thông tin trọng yếu phải được giải trình để giúp người đọc hiểu đúng thực trạng tình hình tài chính của doanh nghiệp.

- Báo cáo tài chính phải phản ánh đúng bản chất kinh tế của các giao dịch và sự

kiện hơn là hình thức pháp lý của các giao dịch và sự kiện đó (tôn trọng bản chất hơn hình thức).

- Tài sản không được ghi nhận cao hơn giá trị có thể thu hồi; Nợ phải trả không

202

được ghi nhận thấp hơn nghĩa vụ phải thanh toán.

- Phân loại tài sản và nợ phải trả: Tài sản và nợ phải trả trên Bảng cân đối kế toán

phải được trình bày thành ngắn hạn và dài hạn; Trong từng phần ngắn hạn và dài hạn, các chỉ tiêu được sắp xếp theo tính thanh khoản giảm dần.

+ Tài sản hoặc nợ phải trả có thời gian đáo hạn còn lại không quá 12 tháng hoặc

một chu kỳ sản xuất, kinh doanh thông thường kể từ thời điểm báo cáo được phân loại

là ngắn hạn;

+ Những tài sản và nợ phải trả không được phân loại là ngắn hạn thì được phân

loại là dài hạn;

+ Khi lập Báo cáo tài chính, kế toán phải thực hiện tái phân loại tài sản và nợ

phải trả được phân loại là dài hạn trong kỳ trước nhưng có thời gian đáo hạn còn lại không quá 12 tháng hoặc một chu kỳ sản xuất, kinh doanh thông thường kể từ thời

điểm báo cáo thành ngắn hạn.

- Tài sản và nợ phải trả phải được trình bày riêng biệt. Chỉ thực hiện bù trừ khi

tài sản và nợ phải trả liên quan đến cùng một đối tượng, có vòng quay nhanh, thời gian

đáo hạn ngắn, phát sinh từ các giao dịch và sự kiện cùng loại.

-Các khoản mục doanh thu, thu nhập, chi phí phải được trình bày theo nguyên tắc

phù hợp và đảm bảo nguyên tắc thận trọng. Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh và

báo cáo lưu chuyển tiền tệ phản ánh các khoản mục doanh thu, thu nhập, chi phí và

luồng tiền của kỳ báo cáo. Các khoản doanh thu, thu nhập, chi phí của các kỳ trước có sai sót làm ảnh hưởng đến kết quả kinh doanh và lưu chuyển tiền phải được điều chỉnh

hồi tố, không điều chỉnh vào kỳ báo cáo.

- Khi lập Báo cáo tài chính tổng hợp giữa doanh nghiệp và các đơn vị cấp dưới

không có tư cách pháp nhân hạch toán phụ thuộc, số dư các khoản mục nội bộ của

Bảng cân đối kế toán, các khoản doanh thu, chi phí, lãi, lỗ được coi là chưa thực hiện

phát sinh từ các giao dịch nội bộ đều phải được loại trừ.

6.2.4.3. Kỳ lập báo cáo tài chính

- Kỳ lập báo cáo tài chính năm: Các doanh nghiệp phải lập báo cáo tài chính theo

kỳ kế toán năm là năm dương lịch hoặc kỳ kế toán năm là 12 tháng tròn sau khi thông báo cho cơ quan thuế. Trường hợp đặc biệt, doanh nghiệp được phép thay đổi ngày kết thúc kỳ kế toán năm dẫn đến việc lập báo cáo tài chính cho một kỳ kế toán năm đầu tiên hay kỳ kế toán năm cuối cùng có thể ngắn hơn hoặc dài hơn 12 tháng nhưng không được vượt quá 15 tháng.

- Kỳ lập báo cáo tài chính giữa niên độ: Kỳ lập báo cáo tài chính giữa niên độ là

mỗi quý của năm tài chính (bao gồm quý IV) và Báo cáo tài chính bán niên.

- Kỳ lập báo cáo tài chính khác:

+ Các doanh nghiệp có thể lập báo cáo tài chính theo kỳ kế toán khác (như tuần,

203

tháng, 6 tháng, 9 tháng...) theo yêu cầu của pháp luật, của công ty mẹ hoặc của chủ sở hữu.

+ Đơn vị kế toán bị chia, tách, hợp nhất, sáp nhập, chuyển đổi hình thức sở hữu,

giải thể, chấm dứt hoạt động, phá sản phải lập báo cáo tài chính tại thời điểm chia, tách, hợp nhất, sáp nhập, chuyển đổi hình thức sở hữu, giải thể, chấm dứt hoạt động, phá sản.

- Xác định niên độ tổng hợp Báo cáo tài chính của cơ quan tài chính, thống kê

Khi tổng hợp thống kê, trường hợp nhận được Báo cáo tài chính của các doanh

nghiệp có năm tài chính khác năm dương lịch, cơ quan quản lý Nhà nước thực hiện theo nguyên tắc:

+ Trường hợp Báo cáo tài chính năm của doanh nghiệp bắt đầu từ 1/4, kết thúc vào

31/3 hàng năm thì số liệu trên Báo cáo tài chính được tổng hợp thống kê vào số liệu của

năm trước liền kề;

+ Trường hợp Báo cáo tài chính năm của doanh nghiệp bắt đầu tư 1/7, kết thúc vào

30/6 hàng năm, Báo cáo tài chính dùng để tổng hợp thống kê là Báo cáo tài chính bán niên;

+ Trường hợp Báo cáo tài chính năm của doanh nghiệp bắt đầu từ 1/10, kết thúc

vào 30/9 hàng năm thì số liệu trên Báo cáo tài chính được tổng hợp thống kê vào số liệu

của năm sau.

6.3. Tổ chức hệ thống báo cáo quản trị

6.3.1. Khái quát chung về báo cáo quản trị

Kế toán quản trị là việc thu thập, xử lý, phân tích và cung cấp thông tin kinh tế, tài

chính theo yêu cầu quản trị và quyết định kinh tế, tài chính trong nội bộ đơn vị kế toán.

Kế toán quản trị nhằm cung cấp các thông tin về hoạt động nội bộ của doanh

nghiệp, như: Chi phí của từng bộ phận (trung tâm chi phí), từng công việc, sản phẩm;

Phân tích, đánh giá tình hình thực hiện với kế hoạch về doanh thu, chi phí, lợi nhuận;

quản lý tài sản, vật tư, tiền vốn, công nợ; Phân tích mối quan hệ giữa chi phí với khối

lượng và lợi nhuận; Lựa chọn thông tin thích hợp cho các quyết định đầu tư ngắn hạn

và dài hạn; Lập dự toán ngân sách sản xuất, kinh doanh;... nhằm phục vụ việc điều

hành, kiểm tra và ra quyết định kinh tế. Kế toán quản trị là công việc của từng doanh

nghiệp, Nhà nước chỉ hướng dẫn các nguyên tắc, cách thức tổ chức và các nội dung,

phương pháp kế toán quản trị chủ yếu tạo điều kiện thuận lợi cho doanh nghiệp thực hiện.

Nhiệm vụ, yêu cầu của công tác kế toán quản trị: - Cung cấp kịp thời đầy đủ các thông tin theo yêu cầu quản lý về chi phí của từng

công việc, bộ phận, dự án, sản phẩm,…;

- Cung cấp kịp thời, đầy đủ các thông tin thực hiện, các định mức, đơn giá,...

phục vụ cho việc lập kế hoạch, kiểm tra, điều hành và ra quyết định;

- Đảm bảo cung cấp các thông tin chi tiết, cụ thể hơn so với kế toán tài chính; - Xác lập các nguyên tắc, phương pháp phù hợp để đảm bảo được tính so sánh

giữa kế toán tài chính và kế toán quản trị cũng như giữa các thời kỳ hoạt động, giữa dự

204

toán và thực hiện

6.3.2. Nguyên tắc tổ chức hệ thống thông tin trên báo cáo quản trị

Việc tổ chức hệ thống thông tin kế toán quản trị không bắt buộc phải tuân thủ đầy đủ các nguyên tắc kế toán và có thể được thực hiện theo những quy định nội bộ của doanh nghiệp nhằm tạo lập hệ thống thông tin quản lý thích hợp theo yêu cầu quản lý cụ thể của từng doanh nghiệp. Doanh nghiệp được toàn quyền quyết định việc vận dụng các chứng từ kế toán, tổ chức hệ thống sổ kế toán, vận dụng và chi tiết hoá các tài khoản kế toán, thiết kế các mẫu báo cáo kế toán quản trị cần thiết phục vụ cho kế toán quản trị của đơn vị. Doanh nghiệp được sử dụng mọi thông tin, số liệu của phần kế toán tài chính để phối hợp và phục vụ cho kế toán quản trị.

- Hệ thống báo cáo kế toán quản trị cần được xây dựng phù hợp với yêu cầu cung

cấp thông tin phục vụ quản lý nội bộ của từng doanh nghiệp cụ thể.

- Nội dung hệ thống báo cáo kế toán quản trị cần đảm bảo cung cấp đầy đủ và đảm bảo tính so sánh được của các thông tin phục vụ yêu cầu quản lý, điều hành và ra các quyết định kinh tế của doanh nghiệp.

- Các chỉ tiêu trong báo cáo kế toán quản trị cần phải được thiết kế phù hợp với các chỉ tiêu của kế hoạch, dự toán và báo cáo tài chính nhưng có thể thay đổi theo yêu cầu quản lý của các cấp. 6.3.3. Hệ thống báo cáo kế toán quản trị

Hệ thống báo cáo kế toán quản trị chủ yếu của một doanh nghiệp thường bao gồm:

6.3.3.1. Báo cáo tình hình thực hiện

- Báo cáo doanh thu, chi phí, lợi nhuận của từng loại sản phẩm, hàng hoá, dịch vụ; - Báo cáo khối lượng hàng hoá mua vào và bán ra trong kỳ theo đối tượng khách

hàng, giá bán, chiết khấu và các hình thức khuyến mại khác;

- Báo cáo chi tiết khối lượng sản phẩm (dịch vụ) hoàn thành, tiêu thụ; - Báo cáo chấp hành định mức hàng tồn kho; - Báo cáo tình hình sử dụng lao động và năng suất lao động; - Báo cáo chi tiết sản phẩm, công việc hoàn thành; - Báo cáo cân đối nhập, xuất, tồn kho nguyên liệu, vật liệu, sản phẩm, hàng hoá; - Báo cáo chi tiết nợ phải thu theo thời hạn nợ, khách nợ và khả năng thu nợ; - Báo cáo chi tiết các khoản nợ vay, nợ phải trả theo thời hạn nợ và chủ nợ; - Báo cáo bộ phận lập cho trung tâm trách nhiệm; - Báo cáo chi tiết tăng, giảm vốn chủ sở hữu.

6.3.3.2. Báo cáo phân tích:

- Phân tích mối quan hệ giữa chi phí, khối lượng và lợi nhuận; - Phân tích tình hình tài chính của doanh nghiệp; - Phân tích các nhân tố ảnh hưởng tình hình thực hiện kế hoạch sản xuất, tài chính. Ngoài ra, căn cứ vào yêu cầu quản lý, điều hành của từng giai đoạn cụ thể, doanh

205

nghiệp có thể lập các báo cáo kế toán quản trị khác.

CÂU HỎI ÔN TẬP

CÂU HỎI TRẮC NGHIỆM Câu 1. Mục đích của báo cáo tài chính:

a. Cung cấp thông tin về tình hình tài chính

b. Cung cấp thông tin về tình hình kinh doanh và các luồng tiền của doanh nghiệp

c. Đáp ứng yêu cầu quản lý của doanh nghiệp, nhà nước và nhu cầu hữu ích của

những người sử dụng

d. Cả ba câu trên

Câu 2. Những thông tin nào sau đây được trình bày trên báo cáo tài chính của một

doanh nghiệp:

a. Tài sản, nợ phải trả, vốn chủ sở hữu, doanh thu và lãi, lỗ

b. Tình hình nhân sự

c. Hợp đồng mua bán

d. Đào tạo nguồn nhân lực

Câu 3. Hệ thống báo cáo tài chính năm được áp dụng cho:

a. Một số loại hình doanh nghiệp

b. Một số ngành c. Thành phần kinh tế nhà nước

d. Tất cả các loại hình doanh nghiệp thuộc các ngành và các thành phần kinh tế

Câu 4. Việc lập báo cáo tài chính phải căn cứ vào số liệu:

a. Sau khi khóa sổ kế toán

b. Khi chưa khóa sổ kế toán

c. Lấy bất kỳ khi nào cần

d. Lấy trên chứng từ kế toán

Câu 5. Báo cáo tài chính phải được:

a. Cơ quan thuế ký và đóng dấu

b. Người lập, kế toán trưởng và người đại diện theo pháp luật của đơn vị kế toán

ký, đóng dấu của đơn vị

c. Kiểm toán viên ký d. Kho bạc ký

Câu 6. Việc lập và trình bày báo cáo tài chính phải tuân thủ các nguyên tắc:

a. Hoạt động liên tục, cơ sở dồn tích, nhất quán b. Trọng yếu, tập hợp, bù trừ và có thể so sánh

c. Kịp thời d. Cả (a) và (b)

Câu 7. Các thông tin trọng yếu trình bày trên báo cáo tài chính phải được:

a. Đơn giản hóa để giúp người đọc hiểu 206

b. Phân tích để giúp người đọc hiểu đúng thực trạng tình hình tài chính của doanh nghiệp

c. Giải trình để giúp người đọc hiểu đúng thực trạng tình hình tài chính của

doanh nghiệp

d. Che dấu để người đọc không hiểu đúng thực trạng tình hình tài chính của

doanh nghiệp

Câu 8. Các doanh nghiệp phải lập báo cáo tài chính theo kỳ kế toán năm là:

a. Năm âm lịch

b. Năm âm lịch hoặc kỳ kế toán năm là 12 tháng tròn sau khi thông báo cáo cho

cơ quan thuế

c. Năm dương lịch hoặc kỳ kế toán năm là 12 tháng tròn sau khi thông báo cáo

cho cơ quan thuế

d. Năm dương lịch hoặc kỳ kế toán năm là 12 tháng tròn.

Câu 9. Việc công khai báo cáo tài chính được thực hiện theo các hình thức:

a. Thông báo bằng văn bản, Niêm yết, các hình thức khác theo quy định của pháp luật.

b. Phát hành ấn phẩm, thông báo bằng văn bản, niêm yết.

c. Phát hành ấn phẩm, thông báo bằng văn bản, niêm yết, các hình thức khác theo

quy định của pháp luật

d. Bất kỳ hình thức nào

CÂU HỎI ĐÚNG SAI Câu 1. Nơi nhận báo cáo tài chính của doanh nghiệp là tổ chức công đoàn

Câu 2. Hoạt động kinh doanh là hoạt động thường xuyên của doanh nghiệp

Câu 3. Hoạt động tài chính là hoạt động tài trợ.

Câu 4. Các khoản tư tương đương tiền là các khoản đầu tư tài chính có thời hạn thu

hồi trên ba tháng.

Câu 5. Kỳ lập báo cáo tài chính giữa niên độ là mỗi quý của năm tài chính (không bao

gồm quý IV)

Câu 6. Báo cáo tài chính được theo chuẩn mực kế toán và chế độ kế toán.

Câu 7. Số liệu để ghi vào chỉ tiêu “Tiền” trên bảng cân đối kế toán chỉ là số dư nợ tài khoản 111 Câu 8. Có 2 phương pháp để lập báo cáo lưu chuyển tiền tệ Câu 9. Đơn vị kinh doanh có thể không cần lập báo cáo tài chính nếu hoạt động kinh doanh luôn tuân thủ pháp luật. Câu 10. Báo cáo tài chính đã được kiểm toán khi nộp cho cơ quan nhà nước có thẩm

quyền không phải đính kém báo cáo kiểm toán

CÂU HỎI TỰ LUẬN Câu 1. Có bao nhiêu phương pháp lập báo cáo lưu chuyển tiền tệ? Đó là những

207

phương pháp nào?

Câu 2. Những chỉ tiêu trên bảng cân đối kế toán không có số liệu, thì đơn vị kinh

doanh có thể xóa và đánh giá lại số thứ tự chỉ tiêu và mã số không? Câu 3. Kết chuyển doanh thu và chi phí để xác định kết quả kinh doanh có phản ánh

vào sổ nhật ký chung không? Tại sao?

Câu 4. Chi phí và lợi nhuận có phải là các chỉ tiêu phản ánh tình hình tài chính của

doanh nghiệp không? Tại sao? Câu 5. Doanh thu phát sinh rong quá trình hoạt động kinh doanh thông thường của

doanh nghiệp thương bao gồm những loại nào?

Câu 6. Thu nhập khác bao gồm các khoản thu nhập phát sinh từ các hoạt động nào?

Câu 7. Chi phí sản xuất kinh doanh phát sinh trong quá trình hoạt động kinh doanh thông thường của doanh nghiệp gồm những khoản nào?

BÀI TẬP Bài 1

Thông tin về công ty cổ phần điện tử T&T (Địa chỉ: 123 Nguyễn Văn Hoan –

Hồng Bàng – Hải Phòng)

Các chính sách kế toán áp dụng: 1. Nguyên tắc ghi nhận hàng tồn kho: Ghi nhận theo giá gốc.

2. Phương pháp hạch toán hàng tồn kho: Kê khai thường xuyên

3. Nguyên tắc và phương pháp ghi nhận doanh thu: - Doanh thu bán hàng: Tuân thủ 5 điều kiện ghi nhận doanh thu quy định tại

Chuẩn mực kế toán số 14

- Doanh thu cung cấp dịch vụ: Tuân thủ 4 điều kiện ghi nhận doanh thu quy định

tại Chuẩn mực kế toán số 14

Có số liệu năm 200N nhƣ sau:

ĐVT: Đồng

Chỉ tiêu Cuối năm Đầu năm

Doanh thu và các khoản làm giảm doanh thu trong

kỳ

1. Tổng doanh thu bán hàng 276.000.000 345.000.000

2. Tổng doanh thu cung cấp dịch vụ 38.000.000 39.000.000

3. Hàng bán bị trả lại 3.345.000 5.768.000

4. Giảm giá hàng bán cho khách hàng 2.678.000 3.890.000

5. Chiết khấu thương mại cho khách hàng 1.098.000 2.345.000

Chi phí phát sinh trong kỳ

6. Chiết khấu thanh toán cho khách hàng thông thường 6.678.000 7.000.000

208

7. Giá vốn hàng bán 156.000.000 176.000.000

8. Giá vốn cung cấp dịch vụ 8.000.000 9.100.000

9. Chi phí bán hàng phát sinh trong kỳ 6.789.000 7.345.000

10. Chi phí quản lý doanh nghiệp phát sinh trong kỳ 14.000.000 16.000.000

11. Chi phí lãi vay 13.000.000 14.000.000

12. Chi phí nhượng bán chứng khoán 4.000.000 6.000.000

13. Chi phí nhượng bán tài sản 3.000.000 4.000.000

14. Chi phí môi giới nhượng bán trái phiếu 2.000.000 3.000.000

15. Tiền nộp phạt do vi phạm hợp đồng 2.000.000 2.600.000

16. Chênh lệch giảm do đánh giá lại tài sản đem đi góp

vốn 4.000.000 2.700.000

Doanh thu hoạt động tài chính và thu nhập khác

17. Nhận lãi tiền gửi ngân hàng có kỳ hạn 6.678.000 7.000.000

16.000.000 17.000.000 18. Cổ tức được chia

8.000.000 9.000.000 19. Thu nhập nhượng bán trái phiếu

6.789.000 7.345.000 20. Thu nhập nhượng bán tài sản

14.000.000 16.000.000 21. Tiền khách hàng nộp phạt

5.000.000 6.000.000 22. Thu nhập do thanh lý tài sản

23. Chênh lệch tăng do đánh giá lại tài sản đem đi góp

3.000.000 4.000.000 vốn

6.000.000 6.700.000 24. Thu nợ khó đòi đã xử lý xóa sổ

2.980.000 2.900.000 25. Bị phạt thuế, truy thu thuế

Yêu cầu: Lập báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh biết rằng thuế suất thuế

TNDN 22%.

Bài 2

Thông tin về công ty cổ phần điện tử T&T (Địa chỉ: 123 Nguyễn Văn Hoan –

Hồng Bàng – Hải Phòng)

Các chính sách kế toán áp dụng: 1. Nguyên tắc ghi nhận hàng tồn kho: Ghi nhận theo giá gốc. 2. Phương pháp hạch toán hàng tồn kho: Kê khai thường xuyên

3. Nguyên tắc và phương pháp ghi nhận doanh thu: Tuân thủ điều kiện ghi nhận

doanh thu quy định tại Chuẩn mực kế toán số 14

Có số liệu năm 200N nhƣ sau:

Tên tài khoản Cuối năm Đầu năm

1. Tiền mặt 23.134 27.890

2. Tiền gửi ngân hàng không kỳ hạn 123.000 234.000

209

3. Tiền đang chuyển 4.567 5.980

4. Vàng bạc đá quý 107.000 78.000

5. Các khoản tương đương tiền 43.000 56.000

6. Giá trị trái phiếu đầu tư 12 tháng 234.000 198.000

7. Tiền gửi ngân hàng có kỳ hạn 256.000 345.000

8. Dự phòng giảm giá đầu tư ngắn hạn 7.980 6.987

9. Phải thu của khách hàng thời hạn dưới 12 tháng 34.000 65.000

10. Trả trước cho người bán 48.900 56.900

11. Phải thu nội bộ dưới 12 tháng 56.789 43.123

12. Phải thu khác 4.567 5.321

13. Dự phòng phải thu ngắn hạn khó đòi 6.876 3.098

14. Hàng đang đi đường 12.567 15.678

15. Nguyên vật liệu 123.678 213.000

16. Công cụ dụng cụ 6.789 7.123

17. Hàng hóa 134.000 234.000

18. Hàng gửi bán 57.000 67.000

19. Dự phòng giảm giá hàng tồn kho 5.648 3.000

20. Chi phí trả trước dưới 12 tháng 12.000 16.000

21. Thuế GTGT đầu vào 34.000 27.000

22. Cầm cố, ký cược dưới 12 tháng 45.000 56.000

23. Tạm ứng 13.000 23.000

24. Tài sản thiếu chờ xử lý 4.567 5.321

25. Phải thu của khách hàng thời hạn 24 tháng 56.000 76.000

26. Phải thu khác thời hạn 24 tháng 78.000 98.000

27. Nguyên giá tài sản cố định hữu hình 678.000 789.000

28. Giá trị hao mòn TSCĐ hữu hình lũy kế 123.000 134.000

29. Nguyên giá TSCĐ vô hình 345.000 367.000

30. Giá trị hao mòn TSCĐ vô hình lũy kế 45.000 46.000

31. Chi phí xây dựng cơ bản dở dang 324.000 234.000

32. Đầu tư vào công ty liên kết, liên doanh 657.000 789.000

33. Đầu tư trái phiếu thời hạn 36 tháng 234.000 345.000

34. Chi phí trả trước thời hạn 36 tháng 66.000 77.000

35. Cầm cố, ký cược thời hạn 36 tháng 78.000 99.000

36. Vay ngân hàng thời hạn 12 tháng 345.000 456.000

37. Nợ dài hạn đến hạn trả 67.000 87.000

38. Phải trả người bán thời hạn 12 tháng 123.098 234.567

210

39. Người mua trả tiền trước 34.000 45.000

45.000 78.000 40. Thuế thu nhập doanh nghiệp phải nộp

44.000 45.000 41. Phải trả người lao động

12.000 13.000 42. Chi phí phải trả

23.000 24.000 43. Các khoản phải trả, phải nộp khác

134.000 165.000 44. Phải trả dài hạn người bán

45.000 48.000 45. Phải trả khác thời hạn 36 tháng

x x 46. Nguồn vốn chủ sở hữu

234.000 256.000 47. Quỹ đầu tư phát triển

56.000 67.000 48. Quỹ dự phòng tài chính

145.000 165.000 49. Lợi nhuận sau thuế chưa phân phối

359.000 345.000 50. Nguồn vốn đầu tư XDCB

45.000 47.000 51. Quỹ khen thưởng, phúc lợi

Yêu cầu: a. Tìm X

b. Lập bảng cân đối kế toán

Bài 3

Thông tin về Công ty cổ phần Phong Thiện (Địa chỉ: 123 Lê Duẩn, Hoàng Mai,,

Hà Nội)

Các chính sách kế toán áp dụng: 1. Phương pháp tính giá trị hàng tồn kho: Nhập trước – Xuất trước

2. Phương pháp hạch toán hàng tồn kho: Kê khai thường xuyên

3. Kê khai và nộp thuế GTGT: Theo phương pháp khấu trừ

4. Hình thức kế toán áp dụng: Nhật ký Chung

I. Số dƣ đầu kỳ các tài khoản:

ĐVT: Đồng

Tài sản Số tiền Nguồn vốn Số tiền

1. TSCĐ hữu hình 300.000.000 1. Nguồn vốn chủ sở hữu 2.000.000.000

2. Hao mòn TSCĐ 50.000.000 2. Quỹ đầu tư phát triển 350.000.000

3. Hàng hóa 400.000.000 3. Quỹ dự phòng tài chính 100.000.000

4. Tiền mặt 200.000.000 155.000.000 4. Lợi nhuận sau thuế chưa phân phối

5. Tiền gửi ngân hàng 1.710.000.000 5. Phải trả khách hàng Y 270.000.000

6. Vay và nợ thuê tài

6. Công cụ dụng cụ 16.000.000 chính 1.660.000.000

7. Nguyên vật liệu 1.900.000.000

211

8. Chi phí sản xuất kinh 40.000.000

doanh dở dang

9. Phải thu khác 9.000.000

10. Phải thu khách hàng X 10.000.000

Chi tiết số lượng tồn: Hàng hóa A: 1.000kg x 200.000 đồng, Hàng hóa B: 2.000 chai x

100.000 đồng

II. Trong tháng 01/200N có các nghiệp vụ kinh tế phát sinh nhƣ sau: 1. Hóa đơn GTGT số 05678 kèm theo giấy báo Có 121, ngày 01/01: Nhượng bán một tài sản cố định hữu hình, nguyên giá 130.000.000 đồng, hao mòn lũy kế

26.000.000 đồng. Giá bán chưa có thuế GTGT 10% là 110.000.000 đồng, khách hàng

đã thanh toán bằng tiền gửi ngân hàng. Chi phí nhượng bán trả bằng tiền mặt 1.200.000 đồng (phiếu chi 01)

2. Phiếu xuất kho số 01, ngày 04/01: Xuất công cụ dụng cụ loại phân bổ 2 lần sử dụng

tại bộ phận bán hàng 6.000.000 đồng, bộ phận quản lý doanh nghiệp 5.200.000 đồng

3. Ngày 05/01: Trích trước chi phí sửa chữa lớn TSCĐ ở bộ phận bán hàng

5.600.000 đồng.

4. Hóa đơn GTGT số 05679 kèm theo phiếu xuất kho số 02, ngày 06/01: Xuất

kho 900 kg hàng hóa A bán trực tiếp cho công ty X, giá bán chưa thuế GTGT 10% là

300.000 đồng/kg, người mua chưa thanh toán

5. Giấy báo Có số 23 ngày 08/01: Khách hàng X thanh toán toàn bộ nợ còn lại

bằng tiền gửi ngân hàng sau khi trừ chiết khấu thanh toán được hưởng 2% tính trên

tổng số tiền đã thanh toán.

6. Hóa đơn GTGT số 04679 kèm theo phiếu nhập kho số 01, ngày 09/01: Mua

4.000 chai hàng hóa B nhập kho chưa thanh toán cho người bán Y, đơn giá chưa có

thuế GTGT 10% là 110.000 đồng/chai. Chi phí vận chuyển trả bằng tiền mặt 525.000

đồng (đã bao gồm thuế GTGT 5%) (phiếu chi số 02)

7. Hóa đơn GTGT số 09679, ngày 10/01: Mua một số công cụ dụng cụ chưa

thanh toán cho người bán Z, giá chưa thuế GTGT 10% là 3.000.000 đồng. Cuối tháng

hàng chưa về nhập kho

8. Ngày 16/01: Chuyển khoản thanh toán hết nợ cho công ty Z, chưa nhận được

giấy báo Nợ của ngân hàng

9. Phiếu xuất kho số 03, ngày 11/01: Xuất 3.560 chai hàng hóa B bán cho công ty E, giá bán chưa có thuế GTGT 10% là 160.000 đồng/chai, tiền hàng người mua chưa

thanh toán.

10. Phiếu xuất kho số 04, ngày 14/01: Xuất 400 chai hàng hóa B gửi bán cho

công ty F, giá bán chưa có thuế GTGT 10% là 160.000 đồng/chai

11. Bảng tính lương số 01, ngày 28/01: Xác định tiền lương phải thanh toán cho

212

các bộ phận:

- Nhân viên bán hàng: 80.000.000 đồng

- Cán bộ quản lý doanh nghiệp: 50.000.000 đồng 12. Bảng kê trích lập các khoản theo lương số 01, ngày 28/01: Trích KPCĐ,

BHXH, BHYT, BHTN theo tỷ lệ quy định

13. Bảng tính và phân bổ khấu hao số 01, ngày 28/01: trích khấu hao TSCĐ tại

bộ phận bán hàng 7.500.000 đồng, bộ phận quản lý doanh nghiệp 9.200.000 đồng

14. Hóa đơn GTGT sô 08679 kèm theo phiếu nhập kho số 02, ngày 29/01: Mua

nhập kho 2.500 kg hàng hóa A, giá chưa thuế GTGT 10% là 210.000 đồng/kg. Thanh

toán bằng tiền gửi ngân hàng (Giấy báo nợ số 31)

15. Hóa đơn GTGT số 08670 kèm theo phiếu xuất kho số 05, ngày 30/01: Xuất 2.500 kg hàng hóa A từ kho bán trả góp cho khách hàng L, giá bán trả tiền một lần

chưa có thuế GTGT 10% là 280.000 đồng/kg, giá bán trả góp bao gồm thuế GTGT

10% là 330.000 đồng/kg, số tiền chia đều trả góp trong vòng 5 tháng, khách hàng đã

thanh toán tháng đầu tiên bằng tiền gửi ngân hàng (Giây báo Có 23)

16. Giấy báo Có số 231 ngày 30/01: Thu lãi tiền gửi có kỳ hạn 22.100.000 đồng

17. Phiếu nhập kho số 03 kèm theo giấy báo Nợ số 32, ngày 30/01: Hàng hóa bán

theo hóa đơn 05679 (06/01) có 200kg bị sai quy cách, khách hàng trả lại, doanh nghiệp

đồng ý nhập lại kho và thanh toán lại cho công ty X bằng chuyển khoản

18. Giấy báo Nợ số 122, ngày 30/01: Thanh toán toàn bộ nợ còn lại cho công ty

Y sau khi trừ chiết khấu thanh toán được hưởng 1% trên tổng số thanh toán

19. Giấy báo Có số 234 ngày 30/01: Cổ tức được chia bằng chuyển khoản

56.000.000 đồng

20. Phiếu chi số 05, ngày 30/01: Chi thanh toán phí môi giới bán cổ phiếu

5.678.000 đồng

21. Giấy báo Có số 155 ngày 30/01: Khách hàng E thanh toán hết số nợ còn lại

bằng tiền gửi ngân hàng

22. Phiếu thu số 05 ngày 30/01: Thu lãi định kỳ tiền gửi có kỳ hạn bằng tiền mặt

7.500.000 đồng

23. Phiếu thu số 06, ngày 30/01: Thu khoản phải thu khác bằng tiền mặt

5.500.000 đồng

24. Ngày 30/01: Vay ngắn hạn ngân hàng chuyển thẳng ứng trước tiền mua hàng

nhưng bên bán chưa nhận được tiền 50.000.000 đồng

25. Ngày 30/01: Khách hàng F thông báo đã nhận được hàng (14/01) và chấp

nhận mua toàn bộ lô hàng, thanh toán vào cuối tháng sau (hóa đơn số 08680)

26. Ngày 30/01: Toàn bộ thuế GTGT đầu vào được khấu trừ

213

27. Ngày 30/01: Chi phí sản xuất phát sinh trong tháng cho ở bảng sau:

Loại chi phí

152

334

338

214

153

Đối tƣợng

- Sản xuất Sản phẩm

1.600.000.000

1.000.000.000

240.000.000

- Phục vụ ở phân xưởng

3.000.000.000

500.000.000

120.000.000

95.000.000

4.000.000

- Sản phẩm hoàn thành: 19.400 sản phẩm Z - Sản phẩm dở dang cuối kỳ 600 sản phẩm (Đánh giá sản phẩm dở dang theo chi

phí nguyên vật liệu trực tiếp)

- Sản phẩm hoàn thành nhập kho 50% (theo phiếu nhập kho số 05 ngày 30/01),

còn lại bán thẳng cho khách hàng G chưa thu tiền với giá bán chưa thuế GTGT 10%

bằng 130% giá vốn (hóa đơn GTGT số 09098, ngày 30/01)

28. Trích lập các quỹ và bổ sung nguồn vốn chủ sở hữu từ lợi nhuận sau thuế:

- Bổ sung vốn 15%, quỹ đầu tư phát triển 20%, quỹ dự phòng tài chính 5% Biết rằng: Chi phí mua hàng trong kỳ phân bổ hết vào giá vốn hàng bán trong kỳ

sau để xác định kết quả kinh doanh

Yêu cầu: a. Thực hành ghi sổ theo các hình thức kế toán: Nhật ký Chung, Nhật ký chứng

từ và Chứng từ ghi sổ

b. Lập bảng cân đối kế toán cuối kỳ

c. Lập bảng cân đối số phát sinh

d. Lập báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh

e. Lập báo cáo lưu chuyển tiền tệ theo phương pháp trực tiếp

f. Mở các sổ chi tiết hàng hóa, thẻ kho, bảng tổng hợp chi tiết hàng hóa, sổ chi

tiết bán hàng, sổ chi tiết công nợ, sổ quỹ tiền mặt, sổ kế toán chi tiết tiền mặt và sổ tiền

214

gửi ngân hàng

215

TÀI LIỆU THAM KHẢO

[1]. Nguyễn Văn Công, (2012), Lý thuyết và thực hành kế toán tài chính, NXB

Đại học Kinh tế quốc dân.

[2]. Nguyễn Văn Công, (2013), Kế toán tài chính trong các doanh nghiệp, NXB

Đại học Kinh tế quốc dân.

[3]. Nguyễn Văn Công, Hệ thống Ngân hàng câu hỏi và bài tập Kế toán tài

chính, Trường ĐH Kinh tế quốc dân, 2010.

[4]. Nguyễn Thị Đông, (2012), Hạch toán kế toán trong các doanh nghiệp, NXB

Thống kê.

[5]. Lưu Đức Tuyên, Ngô Thị Thu Hồng, (2011) Giáo trình Tổ chức công tác kế

toán trong doanh nghiệp, NXB Tài chính.

[6]. Trịnh Quốc Hùng, Trịnh Minh Tân, (2010), Bài tập thực hành kế toán, NXB

Phương Đông.

[7]. Chế độ kế toán doanh nghiệp, (2014), Báo cáo tài chính, chứng từ và sổ sách

vii

kế toán, NXB Lao động.