Tập bài giảng Tổ chức hạch toán kế toán

Chia sẻ: _ _ | Ngày: | Loại File: PDF | Số trang:223

Thêm vào BST

Báo xấu

48
lượt xem 6
download

Download Vui lòng tải xuống để xem tài liệu đầy đủ

Tập bài giảng Tổ chức hạch toán kế toán được xây dựng nhằm đáp ứng nhu cầu chính là phục vụ công tác dạy và học học phần bắt buộc Tổ chức hạch toán kế toán cho đối tượng là sinh viên đại học, cao đẳng ngành Kế toán. Tập bài giảng trình bày các vấn đề một cách rõ ràng, dễ hiểu với bố cục gồm 6 chương, kết thúc mỗi chương có câu hỏi ôn tập và bài tập liên quan đến nội dung của từng chương giúp người tìm hiểu có cái nhìn gần nhất, tổng hợp nhất về lĩnh vực này. Mời các bạn cùng tham khảo.

Chủ đề:

Bình luận(0) Đăng nhập để gửi bình luận!

Lưu

Nội dung Text: Tập bài giảng Tổ chức hạch toán kế toán

MỤC LỤC DANH MỤC SƠ ĐỒ ....................................................................................................iv DANH MỤC BẢNG BIỂU ...........................................................................................v DANH MỤC BẢNG CHỮ VIẾT TẮT .......................................................................vi LỜI NÓI ĐẦU ............................................................................................................. vii CHƢƠNG 1. TỔNG QUAN VỀ TỔ CHỨC HẠCH TOÁN KẾ TOÁN .................1 1.1. Đối tượng và nhiệm vụ của tổ chức công tác kế toán ...........................................1 1.1.1. Đối tượng của tổ chức công tác kế toán .........................................................1 1.1.2. Nhiệm vụ của tổ chức công tác kế toán trong doanh nghiệp ..........................1 1.2. Các nguyên tắc cơ bản của tổ chức công tác kế toán ............................................2 1.3. Nội dung của tổ chức công tác kế toán trong doanh nghiệp .................................2 1.3.1. Tổ chức vận dụng chế độ chứng từ kế toán ....................................................2 1.3.2. Tổ chức vận dụng chế độ tài khoản kế toán ở doanh nghiệp .........................6 1.3.3. Tổ chức lựa chọn, vận dụng hình thức kế toán phù hợp ................................6 1.3.4. Tổ chức áp dụng chế độ sổ kế toán.................................................................7 1.3.5. Tổ chức công tác lập và phân tích báo cáo tài chính ......................................8 1.3.6. Tổ chức kiểm kê tài sản ................................................................................10 1.3.7. Tổ chức kiểm tra kế toán ..............................................................................10 CÂU HỎI ÔN TẬP ......................................................................................................11 CHƢƠNG 2. TỔ CHỨC CHỨNG TỪ KẾ TOÁN ..................................................12 2.1. Khái quát chung về chứng từ kế toán..................................................................12 2.1.1. Khái niệm về chứng từ kế toán .....................................................................12 2.1.2. Nội dung cơ bản của chứng từ kế toán .........................................................13 2.1.3. Phân loại chứng từ kế toán ...........................................................................14 2.2. Nội dung của tổ chức chứng từ kế toán ..............................................................15 2.2.1. Ý nghĩa, nguyên tắc tổ chức chứng từ kế toán ............................................15 2.2.2. Tổ chức quá trình lập chứng từ kế toán ........................................................16 2.2.3. Tổ chức ký duyệt chứng từ kế toán ..............................................................17 2.2.4. Tổ chức kiểm tra và xử lý chứng từ kế toán .................................................17 2.2.5. Tổ chức bảo quản và lưu trữ chứng từ kế toán .............................................19 2.3. Cách luân chuyển một số chứng từ chủ yếu sử dụng trong doanh nghiệp ................20 2.3.1. Những vấn đề cơ bản về luân chuyển chứng từ ...........................................20 2.3.2. Tổ chức luân chuyển chứng từ kế toán tiền mặt ...........................................20 2.3.3. Tổ chức luân chuyển chứng từ nhập xuất kho vật liệu cho sản xuất ............25 2.3.4. Tổ chức luân chuyển chứng từ kế toán bán hàng .........................................28 2.3.5. Tổ chức luân chuyển chứng từ kế toán tăng giảm tài sản cố định................29 CÂU HỎI ÔN TẬP ......................................................................................................30 CHƢƠNG 3. TỔ CHỨC TÀI KHOẢN KẾ TOÁN .................................................36 i
3.1. Khái quát chung về tài khoản kế toán ................................................................36 3.1.1. Khái niệm tài khoản kế toán .........................................................................36 3.1.2. Nguyên tắc xây dựng tài khoản kế toán........................................................36 3.1.3. Hệ thống tài khoản kế toán hiện hành ..........................................................37 3.2. Nội dung của tổ chức tài khoản kế toán doanh nghiệp .......................................38 3.2.1. Ý nghĩa, nhiệm vụ của tổ chức tài khoản kế toán .........................................38 3.2.2. Tổ chức tài khoản kế toán trong doanh nghiệp ............................................39 CHƢƠNG 4. TỔ CHỨC HỆ THỐNG SỔ KẾ TOÁN ............................................42 4.1. Khái quát chung về hệ thống sổ kế toán .............................................................42 4.1.1. Khái niệm sổ kế toán ....................................................................................42 4.1.2. Nhiệm vụ của tổ chức sổ kế toán ..................................................................43 4.1.3. Nguyên tắc tổ chức sổ kế toán ......................................................................44 4.1.4. Các loại sổ kế toán ........................................................................................44 4.2. Tổ chức quá trình mở sổ, ghi sổ và khóa sổ kế toán ...........................................47 4.2.1. Mở sổ kế toán ...............................................................................................47 4.2.2. Ghi sổ kế toán ...............................................................................................48 4.2.3. Khóa sổ kế toán ............................................................................................48 4.3. Các hình thức sửa chữa sổ kế toán ......................................................................50 4.3.1. Khi phát hiện sổ kế toán ghi bằng tay ..........................................................50 4.3.2. Sửa chữa trong trường hợp ghi sổ kế toán bằng máy vi tính ........................50 4.3.3. Sửa chữa trong trường hợp khi báo cáo quyết toán năm được duyệt ...........51 4.4. Các hình thức sổ kế toán .....................................................................................51 4.4.1. Hình thức Nhật ký Chung .............................................................................52 4.4.2. Hình thức Chứng từ ghi sổ ...........................................................................61 4.4.3. Hình thức Nhật ký Sổ Cái .............................................................................68 4.4.4. Hình thức Nhật ký Chứng từ ........................................................................72 4.4.5. Hình thức Kế toán trên máy vi tính ............................................................122 CÂU HỎI ÔN TẬP ....................................................................................................123 CHƢƠNG 5. TỔ CHỨC HẠCH TOÁN KẾ TOÁN CÁC QUÁ TRÌNH SẢN XUẤT KINH DOANH ..............................................................................................128 5.1. Tổ chức kế toán vốn bằng tiền ..........................................................................128 5.1.1. Yêu cầu tổ chức kế toán vốn bằng tiền .......................................................128 5.1.2. Tổ chức kế toán vốn bằng tiền ....................................................................128 5.2. Tổ chức kế toán vật tư .......................................................................................131 5.2.1. Yêu cầu tổ chức kế toán vật tư ...................................................................131 5.2.2. Tổ chức kế toán các nghiệp vụ mua và nhập kho vật tư ............................131 5.2.3. Tổ chức kế toán chi tiết vật tư ....................................................................133 5.3. Tổ chức kế toán kế toán TSCĐ .........................................................................139 ii
5.3.1. Yêu cầu quản lý và những vấn đề chung về tổ chức kế toán TSCĐ ..........139 5.3.2. Tổ chức kế toán tình hình tăng giảm và số hiện có của TSCĐ ..................140 5.3.3. Tổ chức khấu hao TSCĐ ............................................................................146 5.3.4. Tổ chức kế toán sửa chữa TSCĐ ................................................................149 5.4. Tổ chức kế toán lao động tiền lương và các khoản trích theo lương ................149 5.4.1. Yêu cầu để tổ chức kế toán lao động tiền lương và các khoản trích theo lương .....................................................................................................................149 5.4.2. Tổ chức kế toán kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương ...........150 5.5. Tổ chức kế toán chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm...........................151 5.5.1. Yêu cầu tổ chức kế toán chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm .......151 5.5.2. Tổ chức kế toán chi phí sản xuất kinh doanh và tính giá thành sản phẩm .151 5.6. Tổ chức kế toán tiêu thụ sản phẩm....................................................................159 5.6.1. Yêu cầu để tổ chức kế toán kế toán tiêu thụ sản phẩm ...............................159 5.6.2. Tổ chức kế toán sản phẩm nhập kho ..........................................................160 5.6.3. Tổ chức kế toán tiêu thụ sản phẩm .............................................................161 CÂU HỎI ÔN TẬP ....................................................................................................192 CHƢƠNG 6. TỔ CHỨC BÁO CÁO KẾ TOÁN ....................................................200 6.1. Khái quát chung về báo cáo kế toán .................................................................200 6.2. Tổ chức hệ thống báo cáo tài chính ..................................................................200 6.2.1. Khái niệm báo cáo tài chính .......................................................................200 6.2.2. Mục đích của báo cáo tài chính ..................................................................200 6.2.3. Đối tượng áp dụng lập báo cáo tài chính ....................................................201 6.2.4. Tổ chức lập báo cáo tài chính .....................................................................202 6.3. Tổ chức hệ thống báo cáo quản trị ....................................................................204 6.3.1. Khái quát chung về báo cáo quản trị ..........................................................204 6.3.2. Nguyên tắc tổ chức hệ thống thông tin trên báo cáo quản trị .....................205 6.3.3. Hệ thống báo cáo kế toán quản trị ..............................................................205 CÂU HỎI ÔN TẬP ....................................................................................................206 TÀI LIỆU THAM KHẢO.......................................................................................... vii iii
DANH MỤC SƠ ĐỒ Hình 4.1. Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức Nhật ký Chung .................................53 Hình 4.2. Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức chứng từ ghi sổ ................................63 Hình 4.3. Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán Nhật ký – Sổ Cái .................70 Hình 4.4. Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán Nhật ký – Chứng từ .............74 Hình 4.5. Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán trên máy vi tính .................123 Hình 5.1: Quy trình hạch toán chi tiết vật tư theo phương pháp thẻ song song ..........135 Hình 5.2: Quy trình hạch toán chi tiết vật tư theo phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển .....................................................................................................................................138 Hình 5.3: Quy trình hạch toán chi tiết vật tư theo phương pháp sổ số dư...................139 iv
DANH MỤC BẢNG BIỂU Bảng 2.1. Bảng kê hoạt động thu tiền, chi tiền .............................................................21 Bảng 2.2. Quy trình lập và luân chuyển phiếu thu (Phương án 1) ................................22 Bảng 2.3. Quy trình lập và luân chuyển phiếu thu (Phương án 2) ................................22 Bảng 2.4. Quy trình lập và luân chuyển phiếu chi (Phương án 1) ................................23 Bảng 2.5. Quy trình lập và luân chuyển phiếu chi (Phương án 2) ................................24 Bảng 2.6. Quy trình lập và luân chuyển phiếu nhập kho ..............................................26 Bảng 2.7. Quy trình lập và luân chuyển phiếu xuất kho ...............................................27 Bảng 2.8. Quy trình lập và luân chuyển chứng từ bán hàng .........................................29 v
DANH MỤC BẢNG CHỮ VIẾT TẮT TNHH Trách nhiệm hữu hạn CTGS Chứng từ ghi sổ NKCT Nhật ký chứng từ SH Số hiệu NT Ngày tháng TKĐƯ Tài khoản đối ứng TK Tài khoản vi
LỜI NÓI ĐẦU Tập bài giảng Tổ chức hạch toán kế toán được xây dựng nhằm đáp ứng nhu cầu chính là phục vụ công tác dạy và học học phần bắt buộc Tổ chức hạch toán kế toán cho đối tượng là sinh viên đại học, cao đẳng ngành Kế toán thuộc khoa Kinh tế của Trường Đại học Sư phạm Kỹ thuật Nam Định. Tập bài giảng được biên soạn với tinh thần cố gắng cao nhất là trình bày các vấn đề một cách rõ ràng, dễ hiểu với bố cục gồm 6 chương, được trình bày hơn 200 trang đánh máy, kết thúc mỗi chương có câu hỏi ôn tập và bài tập liên quan đến nội dung của từng chương giúp người tìm hiểu có cái nhìn gần nhất, tổng hợp nhất về lĩnh vực này. Cách tiếp cận khi xây dựng tập bài giảng Tổ chức hạch toán kế toán theo hướng bám sát nội dung chương trình đào tạo đã được ban hành tại Trường Đại học Sư phạm Kỹ thuật Nam Định, đồng thời khái quát hóa nội dung, nhưng giảm thiểu tính hàn lâm trong trình bày, diễn đạt để phù hợp với đối tượng chính là sinh viên đại học, cao đẳng ngành Kế toán thuộc khoa Kinh tế của Trường Đại học Sư phạm Kỹ thuật Nam Định. Trong quá trình xây dựng tập bài giảng, nhóm tác giả đã tham khảo nhiều tài liệu trong nước, các thông tư và chế độ kế toán doanh nghiệp hiện hành; đặc biệt có sử dụng trích dẫn hoặc phát triển ý tưởng, nội dung của nhiều tác giả (nêu trong phần danh mục tài liệu tham khảo). Chúng tôi xin được sử dụng tài liệu của quý vị với vai trò là nền tảng cơ bản xây dựng tập bài giảng này nhằm góp phần phát triển những lý thuyết về Tổ chức hạch toán kế toán đến gần với người đọc, người học hơn. Tham gia biên soạn tập bài giảng này gồm có: - ThS. Lê Thị Hồng Tâm – Chủ biên - TS. Đặng Huy Việt – Thành viên Mặc dù đã hết sức cố gắng nhưng trong quá trình biên soạn tập bài giảng không tránh khỏi thiếu sót. Các tác giả mong nhận được ý kiến đóng góp có giá trị khoa học trên tinh thần xây dựng để tập bài giảng được hoàn thiện hơn. Xin trân trọng cảm ơn! TM. NHÓM TÁC GIẢ ThS. Lê Thị Hồng Tâm vii
CHƢƠNG 1. TỔNG QUAN VỀ TỔ CHỨC HẠCH TOÁN KẾ TOÁN 1.1. Đối tƣợng và nhiệm vụ của tổ chức công tác kế toán 1.1.1. Đối tượng của tổ chức công tác kế toán Theo luật kế toán năm 2003, đối tương kế toán được chia theo từng lĩnh vực. - Đối tượng kế toán thuộc hoạt động kinh doanh gồm: + Tài sản cố định, tài sản lưu động + Nợ phải trả và vốn chủ sở hữu + Các khoản doanh thu, chi phí kinh doanh, chi phí khác và thu nhập. + Thuế và các khoản nộp ngân sách + Kết quả và phân chia kết quả hoạt động kinh doanh. + Các tài sản khác có liên quan đến đơn vị kinh tế - Đối tượng nghiên cứu của hạch toán kế toán: Đó là các hoạt động kinh tế tài chính, sự biến động về tài sản, nguồn vốn, sự chu chuyển của tiền, sự tuần hoàn của vốn kinh doanh. - Đối tượng của tổ chức công tác kế toán: + Xuất phát từ qui mô, đặc điểm sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp liên quan đến khối lượng công tác kế toán mà đơn vị kế toán phải đảm nhận. + Mức độ thu nhận, xử lý, hệ thống hóa và cung cấp thông tin cho người sử dụng phục vụ yêu cầu quản lý kinh tế tài chính của doanh nghiệp. + Sử dụng hình thức kế toán, phương pháp kế toán được xác định. + Trình độ, khả năng của cán bộ kế toán và trang thiết bị kỹ thuật sử dụng. 1.1.2. Nhiệm vụ của tổ chức công tác kế toán trong doanh nghiệp Tổ chức công tác kế toán trong doanh nghiệp là trách nhiệm của lãnh đạo đơn vị và kế toán trưởng. Nhiệm vụ chủ yếu của tổ chức công tác kế toán: - Tổ chức hợp lý bộ máy kế toán để thực hiện toàn bộ công tác kế toán tài chính trong đơn vị trên cơ sở phân công rõ ràng trách nhiệm nghiệp vụ và quản lý cho từng bộ phận, từng phần hành và từng kế toán viên trong bộ máy. - Tổ chức thực hiện các nguyên tắc, phương pháp kế toán, hình thức kế toán, trang thiết bị phương tiện, kỹ thuật tính toán ghi chép và thực hiện các chế độ kế toán tài chính liên quan nhằm đảo bảo khối lượng, chất lượng và hiệu quả thông tin kinh tế. - Tổ chức hướng dẫn mọi người quán triệt và tuân thủ các chế độ về quản lý kinh tế tài chính nói chung và chế độ kế toán nói riêng. - Tổ chức cung cấp thông tin đúng đối tượng, đúng yêu cầu, có chất lượng nhằm phục vụ kịp thời công tác quản lý kế toán tài chính của doanh nghiệp. 1
- Xác định rõ mối quan hệ giữa bộ máy kế toán với các bộ phận chức năng khác trong đơn vị về công việc liên quan đến công tác kế toán. - Tổ chức thực hiện chế độ lưu trữ và bảo quản chứng từ, tài liệu kế toán. 1.2. Các nguyên tắc cơ bản của tổ chức công tác kế toán Tổ chức công tác kế toán trong doanh nghiệp phải đảm bảo các nguyên tắc sau: - Tổ chức công tác kế toán tài chính phải đúng những qui định trong luật kế toán và chuẩn mực kế toán. - Tổ chức công tác kế toán tài chính phải phù hợp với các chế độ, chính sách, thể lệ văn bản pháp quy về kế toán do nhà nước ban hành - Tổ chức công tác kế toán tài chính phải phải phù hợp với đặc điểm hoạt động sản xuất, kinh doanh, hoạt động quản lý và địa bàn hoạt động của doanh nghiệp. - Tổ chức công tác kế toán tài chính phải phù hợp với yêu cầu và trình độ nghiệp vụ chuyên môn của đội ngũ cán bộ quản lý, cán bộ kế toán - Tổ chức bộ máy kế toán tài chính phải đảm bảo nguyên tắc gọn, nhẹ, tiết kiệm và hiệu quả 1.3. Nội dung của tổ chức công tác kế toán trong doanh nghiệp 1.3.1. Tổ chức vận dụng chế độ chứng từ kế toán Khi tổ chức thực hiện các quy định pháp luật về chứng từ kế toán, doanh nghiệp phải tuân thủ các nguyên tắc về lập và phản ánh nghiệp vụ kinh tế tài chính trên chứng từ kế toán; kiểm tra chứng từ kế toán; ghi sổ và lưu trữ, bảo quản chứng từ kế toán; xử lý vi phạm đã được quy định trong Luật kế toán và Chế độ về chứng từ kế toán doanh nghiệp Việt Nam, cụ thể: 1.3.1.1. Tổ chức thực hiện các quy định pháp luật về chứng từ kế toán *) Tổ chức việc lập, ký chứng từ kế toán Khi có các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh liên quan đến hoạt động của doanh nghiệp đều phải tổ chức lập chứng từ kế toán. Chứng từ kế toán chỉ được lập một lần cho mỗi nghiệp vụ kinh tế, tài chính. Chứng từ kế toán phải được lập rõ ràng, đầy đủ, kịp thời, chính xác theo nội dung quy định trên mẫu. Trong trường hợp chứng từ kế toán chưa có quy định mẫu thì doanh nghiệp được tự lập chứng từ kinh tế nhưng phải có đầy đủ các nội dung quy định tại Luật kế toán. Nội dung nghiệp vụ kinh tế, tài chính trên chứng từ kế toán không được viết tắt, không được tẩy xoá sửa chữa; khi viết phải dùng bút mực, số và chữ viết phải liên tục không ngắt quãng, chỗ trống phải gạch chéo; chứng từ bị tẩy xoá sửa chữa đều không có giá trị thanh toán và ghi sổ kế toán. Khi viết sai vào mẫu chứng từ kế toán thì phải huỷ bỏ bằng cách gạch chéo vào chứng từ sai. Chứng từ kế toán phải được lập đủ số liên quy định. Trường hợp phải lập nhiều liên chứng từ kế toán cho một nghiệp vụ kinh tế, tài chính thì nội dung các liên phải 2
giống nhau. Chứng từ kế toán do doanh nghiệp lập để giao dịch với tổ chức, cá nhân bên ngoài doanh nghiệp thì liên gửi cho bên ngoài có dấu của doanh nghiệp. Người lập, người ký duyệt và những người khác ký tên trên chứng từ kế toán phải chịu trách nhiệm về nội dung của chứng từ kế toán. Chứng từ kế toán phải có đủ chữ ký. Chữ ký trên chứng từ kế toán phải được ký bằng bút mực. Không được ký chứng từ kế toán bằng mực đỏ hoặc đóng dấu chữ ký khác sẵn. Chữ ký trên chứng từ kế toán của một người phải thống nhất. Chữ ký trên chứng từ kế toán phải do người có thẩm quyền hoặc được uỷ quyền ký. Nghiêm cấm ký chứng từ kế toán khi chưa ghi đủ nội dung chứng từ thuộc trách nhiệm của người ký. Chứng từ kế toán chi tiền phải do người có thẩm quyền ký duyệt chi và kế toán trưởng hoặc người được uỷ quyền ký trước khi thực hiện. Chữ ký trên chứng từ kế toán dùng để chi tiền phải ký theo từng liên. Chứng từ điện tử phải có chữ ký điện tử theo quy định của pháp luật. *) Tổ chức thực hiện chứng từ kế toán bắt buộc, chứng từ kế toán hƣớng dẫn Mẫu chứng từ kế toán bao gồm mẫu chứng từ kế toán bắt buộc và mẫu chứng từ kế toán hướng dẫn. Mẫu chứng từ kế toán bắt buộc gồm nhứng mẫu chứng từ kế toán do cơ quan nhà nước có thẩm quyền quy định nội dung, kết cấu của mẫu mà doanh nghiệp phải thực hiện đúng về biểu mẫu, nội dung, phương pháp ghi các chỉ tiêu và áp dụng thống nhất cho các doanh nghiệp hoặc từng doanh nghiệp cụ thể. Mẫu chứng từ kế toán hướng dẫn gồm những mẫu chứng từ kế toán do cơ quan nhà nước có thẩm quyền quy định nhưng doanh nghiệp có thể sửa chữa, bổ sung thêm chỉ tiêu hoặc thay đổi thiết kế mẫu biểu cho phù hợp với việc ghi chép và yêu cầu quản lý của đơn vị nhưng phải đảm bảo đầy đủ các nội dung quy định của chứng từ kế toán. Căn cứ danh mục chứng từ kế toán quy định trong chế độ chứng từ kế toán áp dụng, doanh nghiệp lựa chọn loại chứng từ phù hợp với hoạt động của đơn vị hoặc dựa vào các mẫu biểu của hệ thống chứng từ ban hành của Bộ Tài chính để có sự bổ sung, sửa đổi phù hợp với yêu cầu quản lý của đơn vị. Những bổ sung, sửa đổi các mẫu chứng từ doanh nghiệp phải tôn trọng các nội dung kinh tế cần phản ánh trên chứng từ, chữ ký của người chịu trách nhiệm phê duyệt và những người chịu trách nhiệm vật chất liên quan đến nội dung nghiệp vụ kinh tế phát sinh. *) Tổ chức thực hiện chế độ hoá đơn bán hàng Doanh nghiệp khi bán hàng hoá hoặc cung cấp dịch vụ phải lập hoá đơn bán hàng giao cho khách hàng. Doanh nghiệp có sử dụng hoá đơn bán hàng, khi bán lẻ hàng hoá hoặc cung cấp dịch vụ một lần có giá trị dưới mức quy định của Bộ Tài chính thì không bắt buộc phải lập và giao hoá đơn theo đúng quy định. Hàng hoá bán lẻ cung cấp dịch vụ một lần có giá trị dưới mức quy định tuy không bắt buộc phải lập hoá đơn bán hàng, trừ khi người mua hàng yêu cầu giao hoá đơn thì người bán hàng 3
phải lập và giao hoá đơn theo đúng quy định. Hàng hoá bán lẻ cung cấp dịch vụ một lần có giá trị dưới mức quy định tuy không bắt buộc phải lập hoá đơn nhưng vẫn phải lập bảng kê bản lẻ hàng hoá, dịch vụ hoặc có thể lập hoá đơn bán hàng theo quy định để làm chứng từ kế toán, trường hợp lập bảng kê bản lẻ hàng hoá, dịch vụ thì cuối mỗi ngày phải căn cứ vào số liệu tổng hợp của bảng kê để lập hoá đơn bán hàng trong ngày theo quy định. Doanh nghiệp khi mua sản phẩm, hàng hoá hoặc được cung cấp dịch vụ có quyền yêu cầu người bán, người cung cấp dịch vụ lập và giao liên 2 hoá đơn bán hàng cho mình để sử dụng và lưu trữ theo quy định. Doanh nghiệp tự in hoá đơn bán hàng phải được Bộ Tài chính chấp thuận bằng văn bản trước khi thực hiện. Doanh nghiệp được tự in hoá đơn phải có hợp đồng in hoá đơn với tổ chức nhận in, trong đó ghi rõ số lượng, ký hiệu, số thứ tự hoá đơn. Sau mỗi lần in hoá đơn hoặc kết thúc hợp đồng in phải thực hiện thanh lý hợp đồng in. Doanh nghiệp phải sử dụng hoá đơn bán hàng theo đúng quy định; không được bán, mua, trao đổi, cho hoá đơn hoặc sử dụng hoá đơn của tổ chức, cá nhân khác; không được sử dụng hoá đơn để kê khai trốn lậu thuế; phải mở sổ theo dõi, có nội quy quản lý, phương tiện bảo quản và lưu giữ hoá đơn theo đúng quy định của pháp luật; không được để hư hỏng, mất hoá đơn. Trường hợp hoá đơn bị hư hỏng hoặc mất phải thông báo bằng văn bản với cơ quan thuế cùng cấp. *) Tổ chức thực hiện chế độ chứng từ điện tử Chứng từ điện tử phải có đủ các nội dung quy định cho chứng từ kế toán và phải được mã hoá đảm bảo an toàn giữ liệu điện tử trong quá trình xử lý, truyền tin và lưu trữ. Chứng từ điện tử dùng trong kế toán được chứa trong các vật mang tin như: Băng từ, đĩa từ, các loại thẻ thanh toán, mạng truyền tin. Chứng từ điện tử phải đảm bảo được tính bảo mật và bảo toàn dữ liệu, thông tin trong quá trình sử dụng và lưu trữ; phải có biện pháp quản lý, kiểm tra chống các hình thức lợi dụng khai thác, thâm nhập, sao chép, đánh cắp hoặc sử dụng chứng từ điện tử không đúng quy định. Chứng từ điện tử khi bảo quản, được quản lý như tài liệu kế toán ở dạng nguyên bản quy định nó được tạo ra, gửi đi hoặc nhận nhưng phải có đủ thiết bị phù hợp để sử dụng khi cần thiết. 1.3.1.2.Tổ chức thu nhận thông tin kế toán phản ánh trong chứng từ kế toán Thông tin kế toán là những thông tin về sự vận động của đối tượng kế toán. Để thu nhận được đầy đủ, kịp thời nội dung thông tin kế toán phát sinh ở doanh nghiệp, kế toán trưởng cần xác định rõ việc sử dụng các mẫu chứng từ kế toán thích hợp đối với từng loại nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh ở tất cả các bộ phận trong doanh nghiệp, xác định rõ những người chịu trách nhiệm đến việc ghi nhận hoặc trực tiếp liên quan đến việc ghi nhận nội dung thông tin phản ánh trong chứng từ kế toán. 4
Thông tin, số liệu trên chứng từ kế toán là căn cứ để ghi sổ kế toán. Tính trung thực của thông tin phản ánh trong chứng từ kế toán quyết định tính trung thực của số liệu kế toán, vì vậy tổ chức tốt việc thu nhận thông tin về các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh phản ánh vào chứng từ kế toán có ý nghĩa quyết định đối với chất lượng công tác kế toán tại doanh nghiệp. 1.3.1.3. Tổ chức kiểm tra và xử lý chứng từ kế toán Chứng từ kế toán trước khi ghi sổ phải được kiểm tra chặt chẽ nhằm đảm bảo tính trung thực, tính hợp pháp và hợp lý của nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh phản ánh trong chứng từ, chỉnh lý những sai sót (nếu có) trong chứng từ nhằm đảm bảo ghi nhận đầy đủ các yếu tố cần thiết của chứng từ và tiến hành các công việc cần thiết để ghi sổ kế toán. Kiểm tra chứng từ kế toán có ý nghĩa quyết định đối với chất lượng của công tác kế toán, vì vậy cần phải thực hiện nghiêm túc việc kiểm tra chứng từ kế toán trước khi tiến hành ghi sổ kế toán. Nội dung kiểm tra chứng từ kế toán bao gồm: - Kiểm tra tính trung thực và chính xác của các nghiệp vụ kinh tế phát sinh phản ánh trong chứng từ kế toán nhằm đảm bảo tính trung thực và chính xác của thông tin kế toán; - Kiểm tra tính hợp pháp của các nghiệp vụ kinh tế phát sinh phản ánh trong chứng từ kế toán nhằm đảm bảo không vi phạm các chế độ chính sách về quản lý kinh tế tài chính; - Kiểm tra tính hợp lý của nghiệp vụ kinh tế tài chính phản ánh trong chứng từ nhằm đảm bảo phù hợp với các chỉ tiêu kế hoạch, chỉ tiêu dự toán hoặc các định mức kinh tế, kỹ thuật hiện hành, phù hợp với giá cả thị trường, với điều kiện hợp đồng đã ký kết,...; - Kiểm tra tính chính xác của các chỉ tiêu số lượng và giá trị ghi trong chứng từ và các yếu tố khác của chứng từ. Sau khi kiểm tra chứng từ kế toán đảm bảo các yêu cầu nói trên mới dùng chứng từ để ghi sổ kế toán như: Lập bảng tổng hợp chứng từ gốc cùng loại, lập bảng tính toán phân bổ chi phí (nếu cần), lập định khoản kế toán,... 1.3.1.4. Tổ chức luân chuyển chứng từ kế toán Chứng từ kế toán phản ánh nghiệp vụ kinh tế tài chính từ khi phát sinh đến khi ghi sổ kế toán và bảo quản, lưu trữ có liên quan đến nhiều người ở các bộ phận chức năng trong doanh nghiệp và liên quan đến nhiều bộ phận kế toán khác nhau trong phòng kế toán, vì vậy kế toán trưởng cần phải xây dựng các quy trình luân chuyển chứng từ cho từng loại nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh để đảm bảo cho các bộ phận quản lý, các bộ phận kế toán có liên quan có thể thực hiện việc ghi chép hạch 5
toán được kịp thời, đảm bảo cung cấp thông tin kịp thời phục vụ lãnh đạo và quản lý hoạt động hoạt động sản xuất kinh doanh ở doanh nghiệp. Để đảm bảo chứng từ kế toán nhanh và phù hợp, cần xác định rõ chức trách, nhiệm vụ của các bộ phận chức năng trong doanh nghiệp nhằm giảm bớt những thủ tục, những chứng từ kế toán không cần thiết và tiết kiệm thời gian. 1.3.2. Tổ chức vận dụng chế độ tài khoản kế toán ở doanh nghiệp 1.3.2.1. Lựa chọn áp dụng hệ thống tài khoản kế toán Doanh nghiệp phải tuân thủ các quy định về hệ thống tài khoản kế toán, kể cả mã số và tên gọi, nội dung, kết cấu và phương pháp kế toán của từng tài khoản kế toán. Dựa vào hệ thống tài khoản kế toán do Bộ tài chính ban hành, doanh nghiệp căn cứ vào chức năng, nhiệm vụ và tính chất hoạt động của doanh nghiệp mình cũng như đặc điệm sản xuất kinh doanh và yêu cầu quản lý để nghiên cứu, lựa chọn các tài khoản kế toán phù hợp, cần thiết để hình thành một hệ thống tài khoản kế toán cho đơn vị mình. 1.3.2.2. Cụ thể hoá hệ thống tài khoản kế toán Để đáp ứng nhu cầu quản lý của đơn vị, doanh nghiệp được phép cụ thể hoá, bổ sung thêm tài khoản cấp 3, 4 ... nhung phải phù hợp với nội dung, kết cấu và phương pháp hạch toán của tài khoản cấp trên tương ứng. Doanh nghiệp được đề nghị bổ sung tài khoản cấp 1, hoặc cấp 2 đối với các tài khoản trong hệ thống kế toán doanh nghiệp chưa có để phản ánh nội dung kinh tế riêng có phát sinh của doanh nghiệp, phù hợp với quy định thống nhất của nhà nước và các văn bản hướng dẫn thực hiện của các cơ quan quản lý cấp trên của doanh nghiệp, đáp ứng yêu cầu xử lý thông tin trên máy vi tính và thoả măn nhu cầu thông tin cho các đối tượng sử dụng. 1.3.3. Tổ chức lựa chọn, vận dụng hình thức kế toán phù hợp Hình thức kế toán là hệ thống tổ chức sổ kế toán bao gồm số lượng sổ, kết cấu các loại sổ, mẫu sổ và mối quan hệ giữa các loại sổ với trình tự và phương pháp ghi sổ nhất định để ghi chép, tổng hợp, hệ thống hóa số liệu từ chứng từ gốc vào các sổ kế toán và lập báo cáo tài chính. Kế toán trưởng căn cứ vào đặc điểm sản xuất kinh doanh, căn cứ quy mô và yêu cầu quản lý của doanh nghiệp, căn cứ vào trình độ cán bộ kế toán và phương tiện tính toán để lựa chọn hình kế toán thích hợp áp dụng cho đơn vị. Theo chế độ kế toán hiện hành, Doanh nghiệp được áp dụng một trong 5 hình thức kế toán sau: - Hình thức kế toán Nhật ký - Sổ Cái; - Hình thức kế toán Nhật ký chung; - Hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ; 6
- Hình thức kế toán Nhật ký- Chứng từ; - Hình thức kế toán trên máy vi tính. Trong mỗi hình thức sổ kế toán có những quy định cụ thể về số lượng, kết cấu, mẫu sổ, trình tự, phương pháp ghi chép và mối quan hệ giữa các sổ kế toán. 1.3.4. Tổ chức áp dụng chế độ sổ kế toán Sổ kế toán dùng để ghi chép, hệ thống và lưu giữ toàn bộ các nghiệp vụ kinh tế, tài chính đã phát sinh theo nội dung kinh tế và theo trình tự thời gian có liên quan đến hoạt động của doanh nghiệp. Doanh nghiệp phải tuân thủ các quy định chung về sổ kế toán được quy định tại luật kế toán về mở sổ kế toán, ghi chép sổ kế toán; sửa chữa sai sót; khoá sổ kế toán; lưu trữ, bảo quản sổ kế toán; xử lý vi phạm. Sổ kế toán dùng để ghi chép, hệ thống và lưu trữ toàn bộ các nghiệp vụ kinh tế tài chính đã phát sinh có liên quan đến doanh nghiệp. Sổ kế toán phải ghi rõ - Tên doanh nghiệp, - Tên sổ, - Ngày thàng năm lập sổ, ngày tháng năm khoá sổ, - Chữ ký của người lập sổ, kế toán trưởng và người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp; - Số trang, đóng dấu giáp lai. Sổ kế toán phải có các nội dung chủ yếu sau: - Ngày tháng ghi sổ - Số hiệu và ngày tháng của chứng từ kế toán dùng làm căn cứ ghi sổ; - Tóm tắt nội dung của nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh - Số tiền của nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh; - Số dư đầu kỳ, cuối kỳ của các tài khoản kế toán 1.3.4.1. Tổ chức việc mở sổ, ghi sổ, khoá sổ kế toán Sổ kế toán phải mở vào đầu kỳ kế toán năm; đối với doanh nghiệp mới thành lập, sổ kế toán phải mở từ ngày thành lập. Doanh nghiệp phải căn cứ vào chứng từ kế toán để ghi sổ kế toán. Sổ kế toán phải ghi kịp thời, rõ ràng, đầy đủ theo các nội dung của sổ. Thông tin, số liệu ghi vào sổ kế toán phải chính xác, trung thực, đúng với nội dung của chứng từ kế toán. Việc ghi sổ kế toán phải theo trình tự thời gian phát sinh của nghiệp vụ kinh tế, tài chính. Thông tin số liệu trên sổ kế toán phải được ghi bằng bút mực; không ghi xen vào phía trên hoặc phía dưới, không ghi chồng lên nhau, không ghi cách dòng. Trường hợp ghi không hết trang sổ phải gạch chéo phần không ghi, khi ghi hết trang phải cộng số liệu tổng cộng của trang và chuyển số liệu tổng cộng sang trang kế tiếp. 7
Doanh nghiệp phải khoá sổ kế toán cuối kỳ kế toán trước khi lập báo cáo tài chình và các trường hợp khoá sổ kế toán khác theo quy định của pháp luật. Trường hợp doanh nghiệp ghi sổ kế toán bằng máy vi tính thì phải thực hiện về sổ kế toán tại luật kế toán và chế độ sổ sách kế toán hiện hành. Sau khi khoá sổ kế toán trên máy vi tính phải in sổ kế toán ra giấy và đóng thành quyến riêng cho từng thời kỳ kế toán năm. 1.3.4.2. Tổ chức sửa chữa sổ kế toán Khi phát hiện sổ kế toán ghi bằng tay có sai sót thì không được tẩy xoá làm mất dấu vết thông tin, số liệu ghi sai mà phải sửa chữa theo một trong ba phương pháp sau: - Ghi cải chính bằng cách gạch một gạch vào chỗ sai và ghi số hoặc chữ đúng ở phía trên và phải có chữ ký của kế toán trưởng bên cạnh - Ghi số âm; bằng cách ghi lại số sai bằng mực đỏ hoặc ghi lại số sai trong dấu ngoặc đơn, sau đó ghi lại số đúng và phải có chữ ký của kế toán trưởng bên canh; - Ghi bổ sung; bằng cách chứng từ ghi bổ sung và ghi thêm số chênh lệch thiếu cho đủ Trường hợp phát hiện sổ kế toán có sai sót trước khi báo cáo tài chính năm được nộp cho cơ quan nhà nước có thẩm quyền thì phải sửa chữa trên sổ kế toán của năm đó. Trường hợp phát hiện sổ kế toán có sai sót sau khi báo cáo tài chính năm đã nộp cho cơ quan nhà nước có thẩm quyền thì phải sửa chữa số trên sổ kế toán của năm đã phát hiện sai sót và ghi chú vào dòng cuối của sổ kế toán có sai sót. Trường hợp sửa chữa sổ khi ghi sổ kế toán bằng máy vi tính: nếu phát hiện sai sót trước khi bào cáo tài chính năm được nộp cho cơ quan nhà nước có thẩm quyền thì phải sủa chữa trực tiếp vào sổ kế toán của năm đó trên máy vi tính; trường hợp phát hiện sai sót sau khi báo cáo tài chính năm đã nộp cho cơ quan nhà nước có thẩm quyền thì phải sửa chữa trực tiếp vào sổ kế toán của năm đã phát hiện sai sót trên máy vi tính và ghi chú vào dòng cuối của sổ kế toán năm có sai sót. Sửa chữa sổ kế toán trong trường hợp ghi sổ bằng máy vi tính cũng được thực hiện theo phương pháp ghi số âm hoặc ghi bổ sung như kế toán bằng tay. 1.3.5. Tổ chức công tác lập và phân tích báo cáo tài chính 1.3.5.1. Tổ chức thực hiện các quy định pháp luật về Báo cáo tài chính Báo cáo tài chính được lập theo chuẩn mực kế toán và chế độ kế toán dùng để tổng hợp, thuyết minh về tình hình kinh tế, tài chính và kết quả hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Doanh nghiệp phải lập các báo cáo tài chính gồm : - Bảng cân đối kế toán, - Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh, - Báo cáo lưu chuyển tiền tệ, 8
- Thuyết minh báo cáo tài chính. Doanh nghiệp phải chấp hành đúng quy định về các mẫu biểu, nội dung, phương pháp tính toán, trình bày, thời gian lập và nộp báo cáo tài chính theo quy định của Chuẩn mực và các chế độ kế toán hiện hành. Doanh nghiệp được bổ sung, cụ thể hoá: Báo cáo kế toán quản trị, bổ sung các chỉ tiêu cần giải thích trong bảng thuyết minh báo cáo tài chính, chuyển đổi báo cáo tài chính theo mẫu của công ty mẹ... 1.3.5.2. Tổ chức lập báo cáo tài chính Doanh nghiệp phải lập báo cáo tài chính vào cuối kỳ kế toán năm. Việc lập báo cáo tài chính phải căn cứ vào số liệu sau khi khoá sổ kế toán. Doanh nghiệp có cả đơn vị kế toán cấp cơ sở hoặc có công ty con thì ngoài việc phải lập báo cáo tài chính của doanh nghiệp đó còn phải lập báo cáo tài chính tổng hợp hoặc báo cáo tài chính hợp nhất vào cuối kỳ kế toán năm dựa trên bào cáo tài chính của các đơn vị kế toán cấp cơ sở, hoặc công ty con theo quy định của Bộ tài chinh. Báo cáo tài chính phải được lập đúng nội dung, phương pháp và trình bày nhất quán giữa các kỳ kế toán. Trường hợp báo cáo tài chính trình bày khác nhau giữa các kỳ kế toán thì phải thuyết minh rõ lý do. Báo cáo tài chính phải được người lập, kế toán trưởng và người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp ký. Người ký bào cáo tài chính phải chịu trách nhiệm về nội dung của báo cáo. 1.3.5.3. Tổ chức thực hiện nộp và công khai báo cáo tài chính Doanh nghiệp phải tổ chức thực hiện nộp báo cáo tài chính cho các cơ quan quản lý nhà nước theo thời hạn quy định. Doanh nghiệp phải lựa chọn hình thức công khai báo cáo tài chính và tổ chức thực hiện công khai báo cáo tài chính theo năm chế độ quy định. Doanh nghiệp có các đơn vị kế toán cấp cơ sở khi công khai báo cáo tài chính tổng hợp hoặc báo cáo tài chính hợp nhất phải công khai cả báo cáo tài chinh của các đơn vị kế toán cấp cơ sở và báo cáo tài chính của các công ty con. Khi thực hiện công khai báo cáo tài chính, doanh nghiệp phải công khai theo các nội dung sau: Tình hình tài sản, nợ phải trả, vốn chủ sở hữu; Kết quả hoạt động kinh doanh; trích lập và xử lý các quỹ; thu nhập của người lao động. Báo cáo tài chinh của doanh nghiệp đã được kiểm toán khi công khai phải kèm theo kết luận của tổ chức kiểm toán. Doanh nghiệp có thể tổ chức công khai báo cáo tài chính theo các hình thức sau: - Phát hành ấn phẩm - Thông báo bằng văn bản - Niêm yết hoặc 9
- Các hình thức khác theo quy đinh của pháp luật 1.3.6. Tổ chức kiểm kê tài sản Kiểm kê tài sản là việc cân, đong, đo, đếm số lượng, xác nhận và đánh giá chất lượng, giá trị tài sản, nguồn vốn hiện có tại thời điểm kiểm tra, đối chiếu số liệu trong sổ kế toán. Doanh nghiệp phải tổ chức thực hiện kiểm kê toái sản trong các trường hợp sau: - Cuối kỳ kế toán năm, trước khi lập báo cáo tài chính - Chia, tách, hợp nhất, sáp nhập, giải thể, chấm dứt hoạt động, phá sản hoặc bán, khoán, cho thuê doanh nghiệp. - Chuyển đổi hình thức sở hữu doanh nghiệp - Xảy ra hoả hoạn, lũ lụt hoặc các thiệt hại bất thường khác - Đánh giá lại tài sản theo quyết định của cơ quan nhà nước có thẩm quyền - Và các trường hợp khác theo quy định của pháp luật Sau khi kiểm kê tài sản, doanh nghiệp phải lập báo cáo tổng hợp kết quả kiểm kê. Trường hợp có chênh lệch giữa số liệu thực tế kiểm kê với số liệu ghi tên sổ kế toán, doanh nghiệp phải xác định nguyên nhân và phải phản ánh số chênh lệch và kết quả xử lý vào sổ kế toán trước khi lập báo cáo tài chính. Sau khi kiểm kê phải phản ánh đúng thực tế tài sản, nguồn hình thành tài sản. Người lập và kỳ báo cáo tổng hợp kết quả kiểm kê phải chịu trách nhiệm về kết quả kiểm kê. 1.3.7. Tổ chức kiểm tra kế toán Doanh nghiệp phải tự tổ chức kiểm tra kế toán và chịu sự kiểm tra kế toán của cơ quan có thẩm quyền và không quá một lần kiểm tra trong cùng một năm. Việc kiểm tra kế toán chi được thực hiện khi có quyết định kiểm tra cùng nội dung trong một năm. Việc kiểm tra kế toán chỉ được thực hiện khi có quyết định của cơ quan có thẩm quyền theo quy định của pháp luật với các nội dung kiểm tra được quy định trong quyết định kiểm tra, gồm: Kiểm tra việc thực hiện các nội dung công tác kế toán; kiểm tra việc tổ chức bộ máy kế toán và người làm kế toán; Kiểm tra việc thực hiện tổ chức quản lý hoạt động nghề nghiệp kiểm toán; kiểm tra việc chấp hành các quy định khác của pháp luật về kế toán Doanh nghiệp có trách nhiệm phải cung cấp cho đoàn kiểm tra kế toán tài liệu kế toán có liên quan đến nội dung kiểm tra và giải trình cá nội dung theo yêu cầu của đoạn kiểm tra và thực hiện kết luận của đoàn kiểm tra kế toán. Đồng thời doanh nghiệp có quyền được từ chối kiểm tra nếu thấy việc kiểm tra không đúng thẩm quyền hoặc nội dung kiểm tra trái với quy định của pháp luật, khiếu nại về kết luận của đoàn kiểm tra kế toán với cơ quan có thẩm quyền quyết định kiểm tra kế toán. Trường hợp 10
không đồng ý với kết luận của cơ quan có thẩm quyền quyết định kiểm tra kế toán thì thực hiện theo quy định của pháp luật Đơn vị kế toán cấp trên, công ty mẹ trong đó có Tổng công ty nhà nước có quyền và chịu trách nhiệm tổ chức kiểm tra kế toán các đơn vị kế toán cấp cơ sở, các công ty con. CÂU HỎI ÔN TẬP Câu 1. Trình bày các khái niệm và nguyên tắc cơ bản của kế toán. Câu 2. Trình bày yêu cầu và nguyên tắc tổ chức công tác kế toán trong doanh nghiệp. Câu 3. Trình bày căn cứ và nhiệm vụ tổ chức công tác kế toán trong doanh nghiệp. Câu 4. Trình bày nội dung chủ yếu của tổ chức công tác kế toán trong doanh nghiệp. 11
CHƢƠNG 2. TỔ CHỨC CHỨNG TỪ KẾ TOÁN 2.1. Khái quát chung về chứng từ kế toán 2.1.1. Khái niệm về chứng từ kế toán Chứng từ (dịch từ tiếng La tinh là Documentum) có nghĩa là chứng minh, bằng chứng. Bản chất của chứng từ là chứng minh cho những gì đã xảy ra, là bằng chứng các sự kiện khi có những tranh chấp nảy sinh. Theo Luật kế toán Việt Nam năm 2003: Chứng từ kế toán là những giấy tờ và vật mang tin phản ánh nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh và đã hoàn thành, làm căn cứ ghi sổ kế toán. Lập chứng từ kế toán là phương pháp kế toán dùng để ghi nhận nghiệp vụ kinh tế, tài chính đã phát sinh và thực sự hoàn thành theo thời gian, theo địa điểm phát sinh nghiệp vụ bằng giấy tờ hoặc vật mang tin theo quy định của pháp luật. Tổ chức chứng từ là quá trình vận dụng chế độ chứng từ vào đặc thù riêng của doanh nghiệp. Quá trình gồm việc xác định chủng loại, số lượng, nội dung kết cấu và qui chế quản lý sử dụng chứng từ. Tiếp theo là việc thiết lập các bước thủ tục cần thiết để hình thành bộ chứng từ cho từng loại nghiệp vụ phát sinh gắn với từng đối tượng kế toán nhằm thiết lập thông tin ban đầu hợp pháp, hợp lệ phục vụ cho việc quản lý, tác nghiệp hàng ngày và ghi sổ kế toán. Việc thu nhập thông tin kế toán thực chất là việc tổ chức chứng từ. Việc thu nhập thông tin kế toán phản ánh vào các chứng từ có một ý nghĩa quyết định đối với tính trung thực, tính hợp lý và đáng tin cậy của thông tin kế toán đồng thời cũng là căn cứ không thể thiếu để kiểm toán, kiểm tra hoạt động kinh tế tài chính ở doanh nghiệp. Chứng từ kế toán được coi là hợp pháp phải đảm bảo các yêu cầu sau: - Được lập theo đúng mẫu quy định của pháp luật, đúng nội dung quy định trên chứng từ, nội dung nghiệp vụ kinh tế tài chính trên chứng từ kế toán không được viết tắt, không được tẩy xoá, sửa chữa. - Phản ánh đúng nội dung, bản chất nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh có liên quan đến đơn vị. - Chữ ký trên chứng từ phải đúng chữ ký của người có trách nhiệm liên quan, những chứng từ giao dịch với pháp nhân bên ngoài thì liên gửi ra bên ngoài phải có dấu của đơn vị kinh tế (nếu có). - Trường hợp không có mẫu chứng từ in sẵn thì được viết tay nhưng chứng từ viết tay phải có đầy đủ các nội dung quy định cho chứng từ kế toán. Chứng từ kế toán được coi là hợp lệ phải là chứng từ hợp pháp và phải đảm bảo các yêu cầu sau: 12
- Các số liệu thông tin phản ánh trên chứng từ phải đúng với thực tế về không gian, thời gian, địa điểm và giá cả. - Các số liệu được tính toán theo đúng phương pháp và đúng kết quả. - Trường hợp đơn vị có sử dụng hệ thống định mức, đơn giá của Nhà nước thì các chỉ tiêu trên chứng từ phải phù hợp với tiêu chuẩn định mức đơn giá trong từng thời kỳ. - Ngoài ra, với các chứng từ phản ánh quan hệ kinh tế pháp lý giữa các pháp nhân thì phải có chữ ký của người kiểm soát (kế toán trưởng) và người phê duyệt (thủ trưởng đơn vị), đóng giấu đơn vị. Đối với các chứng từ liên quan đến nghiệp vụ bán hàng, cung cấp dịch vụ thì còn phải có thêm một số yếu tố thuế suất và số thuế phải nộp. Còn có chứng từ có thể có thêm một số yếu tố bổ xung nhằm phản ánh các chỉ tiêu mang tính đặc thù của ngành. 2.1.2. Nội dung cơ bản của chứng từ kế toán Hệ thống chứng từ kế toán thống nhất bắt buộc là hệ thống những chứng từ phản ánh các quan hệ kinh tế giữa các pháp nhân hoặc có yêu cầu quản lý chặt chẽ mang tính chất phổ biến rộng rãi. Đối với loại chứng tỏ này Nhà nước tiêu chuẩn hóa về quy cách biểu mẫu, chỉ tiêu phản ánh, phương pháp lập và áp dụng thống nhất cho tất cả các doanh nghiệp, các thành phần kinh tế. Hệ thống chứng từ kế toán hướng dẫn chủ yếu là những chứng từ sử dụng trong nội bộ đơn vị. Nhà nước hướng dẫn các chỉ tiêu đặc trưng để các ngành, các thành phần kinh tế trên cơ sở đó vận dụng vào từng trường hợp cụ thể thích hợp. Các ngành, các lĩnh vực có thể thêm bớt một số chỉ tiêu cụ thể, thích hợp với yêu cầu và nội dung phản ánh nhưng phải bảo đảm những yếu tố cơ bản của chứng từ và có sự thỏa thuận bằng văn bản của Bộ Tài chính. Dù là chứng từ bắt buộc hay chứng từ hướng dẫn, nội dung của chứng từ kế toán phải có đầy đủ các yếu tố sau đây: - Tên gọi chứng từ (hóa đơn, phiếu thu, phiếu chi...). - Số hiệu của chứng từ. - Ngày, tháng, năm lập chứng từ. - Tên, địa chỉ của đơn vị hoặc cá nhân lập chứng từ. - Tên, địa chỉ của đơn vị hoặc cá nhân nhận chứng từ. - Nội dung nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh. - Các chỉ tiêu về số lượng, đơn giá và giá trị. - Chữ ký, họ và tên của người lập và những người chịu trách nhiệm liên quan đến chứng từ. Những chứng từ phản ánh quan hệ kinh tế giữa các pháp nhân thì phải có chữ ký của người kiểm tra (kế toán trưởng) và người phê duyệt (thủ trưởng đơn vị), đóng dấu đơn vị. Đối với những chứng từ liên quan đến việc bán hàng, cung cấp dịch vụ thì ngoài những yếu tố đã quy định nêu trên còn phải có chỉ tiêu: thuế suất và số 13