57
CHƯƠNG 5
KẾ TOÁN NGHIỆP VỤ NGÂN QUỸ VÀ NGHIỆP VỤ
THANH TOÁN KHÔNG DÙNG TIỀN MẶT
5.1.Kế toán nghiệp vụ ngân quỹ
5.1.1. Khát quát về nghiệp vụ ngân quỹ
- Nghiệp vụ ngân quỹ bao gồm nghiệp vụ thu, chi và điều chuyển tiền mặt.
- Quỹ tiền mặt do bộ phận ngân quỹ (hay phòng ngân quỹ) thực hiện và bảo quản
trong kho két tuyệt đối an toàn. Tại bộ phận ngân quỹ bố trí thủ quỹ và các nhân viên
kiểm ngân, thủ quỹ chịu trách nhiệm về số tài sản trong kho, két.
- Với mô hình giao dịch một cửa thì đầu ngày, cuối ngày quỹ chính thực hiện giao
(nhận) tiền mặt cho các giao dịch viên (Teller) phù hợp với hạn mức quỹ mà các giao
dịch viên được nắm giữ. Như vậy, khi có nghiệp vụ tiền mặt phát sinh, quỹ không phải
trực tiếp chi (thu) tiền mặt cho khách hàng (trừ giao dịch vượt hạn mức giao dịch của
giao dịch viên).
5.1.2. Chứng từ hạch toán
Giấy nộp tiền, Phiếu thu; Séc lĩnh tiền mặt; Giấy lĩnh tiền mặt, Phiếu chi...
5.1.3. Tài khoản sử dụng
Tài khoản 10 Tiền mặt, chứng từ có giá, ngoại tệ, kim loại quý, đá
quý
Tài khoản 101 Tiền mặt bằng đồng Việt Nam
Tài khoản 1011 Tiền mặt tại đơn vị
Tài khoản 1012 Tiền mặt tại đơn vị hạch toán báo sổ
Tài khoản 1013 Tiền mặt không đủ tiêu chuẩn lưu thông chờ xử lý
Tài khoản 1014 Tiền mặt tại máy ATM
Tài khoản 1019 Tiền mặt đang vận chuyển
Tài khoản 103 Tiền mặt ngoại tệ
Tài khoản 1031 Ngoại tệ tại đơn vị
Tài khoản 1032 Ngoại tệ tại đơn vị hạch toán báo sổ
Tài khoản 1033 Ngoại tệ gửi đi nhờ tiêu thụ
Tài khoản 1039 Ngoại tệ đang vận chuyển
58
Nhóm tài khoản tiền mặt tại đơn vị
Số dư đầu kỳ
- Số tiền mặt thu vào quỹ nghiệp vụ. - Số tiền mặt chi ra từ quỹ nghiệp vụ.
Số
tiền
mặt
hiện
tồn
quỹ
nghiệp
vụ
của
Tổ
chức tín dụng cuối
kỳ
Mở 02 tài khoản chi tiết: - Tiền mặt đã kiểm đếm.
- Tiền mặt thu theo túi niêm phong.
5.1.4. Hạch toán một số nghiệp vụ chủ yếu
5.1.4.1. Nghiệp vụ thu tiền mặt
Khi khách hàng có nhu cầu nộp tiền mặt vào Ngân hàng thì lập Giấy nộp tiền mặt
và nộp trực tiếp tiền mặt cho bộ phận kiểm ngân, hoặc thủ quỹ ngân hàng để kiểm
đếm. Trường hợp thực hiện giao dịch một cửa thì nhân viên giao dịch (Teller) trực tiếp
nhận tiền mặt.
Căn cứ vào giấy nộp tiền mặt và chứng từ thu tiền mặt, kế toán hạch toán:
Nợ TK 101 (103) Số tiền mặt thu vào
Có TK thích hợp Số tiền mặt thu vào
Tài khoản thích hợp bao gồm:
-Nhóm TK 421, 427, 428, 4712: Nếu khách hàng nộp tiền vào tài khoản tiền gửi,
hoặc tài khoản ký quỹ: hoặc nộp tiền mặt Việt Nam để mua ngoại tệ.
-Nhóm TK 21, 70, 394: Nếu khách hàng nộp tiền để trả nợ gốc vay, lãi vay.
-Nhóm tài khoản thanh toán vốn giữa các ngân hàng (nếu khách hàng chuyển
tiền sang một ngân hàng khác):
+ Nhóm TK 1113, 1123: Nếu chuyển tiền đến ngân hàng khác hệ thống thanh
toán qua ngân hàng Nhà nước với ngân hàng đang hạch toán.
+ Nhóm TK 1311, 1321, 411, 4121: Nếu chuyển tiền đến ngân hàng khác hệ
thống có mở tài khoản tiền gửi tại ngân hàng đang hạch toán
+ Nhóm TK 5012: Nếu chuyển tiền đến ngân hàng khác hệ thống thanh toán bù
trừ qua NHNN với ngân hàng đang hạch toán.
+ Nhóm TK 5191: Nếu chuyển tiền đến ngân hàng cùng hệ thống với ngân hàng
đang hạch toán.
5.1.4.2. Nghiệp vụ chi tiền mặt
Khi ngân hàng có nhu cầu thanh toán cho khách hàng, hoặc chi các khoản chi phí phục
vụ cho hoạt động kinh doanh của ngân hàng bằng tiền mặt thi dựa vào giấy lĩnh tiền
59
mặt, hoặc các chứng từ dùng để chi tiền kế toán lập Phiếu chi tiền mặt, hạch toán:
Nợ TK thích hợp Số tiền mặt chi
Có TK 101 (103)Số tiền mặt chi
5.1.4.3. Kế toán nghiệp vụ điều chuyển tiền mặt
- Điều chuyển vốn tiền mặt là nghiệp vụ điều hòa vốn giữa các ngân hàng thành
viên trong cùng một hệ thống. Việc điều chuyển này chỉ được thực hiện khi có lệnh
của ngân hàng cấp chủ quản.
- Có hai cách giao nhận tiền mặt, theo đó có hai cách hạch toán:
* Cách 1: Ngân hàng nhận vốn điều chuyển đến nhận tiền trực tiếp tại ngân hàng điều
chuyển tiền mặt đi, trường hợp này không phải hạch toán qua TK 1019, TK 1039.
+ Tại ngân hàng điều chuyển tiền mặt đi: Lập biên bản giao nhận tiền, kế toán lập
phiếu chi và Chứng từ thanh toán vốn, ghi:
Nợ TK 5191 Số tiền điều chuyển
Có TK 1011, 1031 Số tiền điều chuyển
+ Tại ngân hàng nhận vốn điều chuyển: Sau khi làm thủ tục tiền mặt nhập quỹ, kế
toán lập phiếu thu và căn cứ vào chứng từ thanh toán vốn của ngân hàng điều vốn đi,
kế toán ghi:
Nợ TK 1011, 1031 Số tiền điều chuyển
Có TK 5191 Số tiền điều chuyển
5.1.4.4. Kế toán nghiệp vụ đối chiếu số liệu tiền mặt cuối ngày
Hàng ngày, khi kết thúc giờ giao dịch, bộ phận quỹ tiến hành khóa sổ quỹ, bộ
phận kế toán khóa sổ nhật ký quỹ rồi tiến hành đối chiếu số liệu tiền mặt với nhau. Khi
đối chiếu có thể xảy ra trường hợp thừa, thiếu quỹ do nhiều nguyên nhân khác nhau.
Xử lý đối với trường hợp thừa, thiếu quỹ khi đối chiếu cuối ngày như sau:
a. Đối với trường hợp thừa quỹ (Tồn quỹ thực tế > Tồn quỹ trên sổ sách kế toán)
- Dựa vào biên bản kiểm kê quỹ, kế toán lập chứng từ hạch toán:
Nợ TK 101, 103 Số tiền thừa quỹ
Có TK 461 Số tiền thừa quỹ
- Sau đó, ngân hàng thành lập hội đồng xử lý thừa, thiếu tài sản. Căn cứ vào biên
bản giải quyết kế toán lập chứng từ để chuyển số tiền thừa quỹ vào tài khoản thích
hợp.
+ Nếu không tìm ra nguyên nhân, hạch toán:
Nợ TK 461 Số tiền quỹ thừa
Có TK 79 Số tiền quỹ thừa
+ Nếu nguyên nhân do khách hàng nộp thừa, chứng từ hạch toán trả lại khách hàng:
60
Nợ TK 461 Số tiền nộp thừa;
Có TK 421, 422 Nếu chuyển vào tài khoản khách hàng
Có TK 101, 103 Nếu trả bằng tiền mặt
b. Đối với trường hợp thiếu quỹ (Tồn quỹ thực tế < Tồn quỹ trên sổ sách kế toán)
- Căn cứ vào biên bản, kế toán lập phiếu chi để hạch toán:
Nợ TK 3614 Số tiền thiếu quỹ
Có TK 101, 103 Số tiền thiếu quỹ
- Khi có quyết định xử lý của Hội đồng bắt cá nhân, tập thể bồi hoàn, kế toán ghi:
Nợ TK 462 Nếu số tiền thiếu quỹ trừ vào lương
Nợ TK 3615 Nếu yêu cầu Cb, NV bồi thường
Nợ TK 89 Nếu không xác định được nguyên nhân
Nợ TK 101, 103 Nếu số tiền thiếu quỹ thu tiền mặt
Có TK 3614 Số tiền thiếu quỹ
5.2. Kế toán nghiệp vụ thanh toán không dùng tiền mặt
5.2.1. Khái niệm thanh toán không dùng tiền mặt
- Thanh toán không dùng tiền mặt là nghiệp vụ thanh toán mà ngân hàng thực hiện
thanh toán tiền hàng hóa, dịch vụ cho khách hàng trên cơ sở các lệnh của khách hàng
lập gửi vào.
- Sau khi mở tài khoản tiền gửi thanh toán tại ngân hàng, nếu có nhu cầu chi tiền
hoặc thu tiền vào tài khoản tiền gửi, khách hàng phát hành các lệnh (Ủy nhiệm chi, Ủy
nhiệm thu, Séc...) gửi vào ngân hàng để yêu cầu. Ngân hàng dựa vào các lệnh này để
thực hiện nghiệp vụ chi, thu theo yêu cầu của khách hàng. Các nghiệp vụ này được gọi
là nghiệp vụ thanh toán không dùng tiền mặt.
- Các hình thức thanh toán không dùng tiền mặt hiện nay bao gồm: Ủy nhiệm chi -
Lệnh chi; Ủy nhiệm thu - Nhờ thu; Séc; Thư tín dụng (L/C) nội địa; Thẻ thanh toán...
Khi thực hiện nghiệp vụ thanh toán tiền hàng cho khách hàng, các ngân hàng phục vụ
người mua, ngân hàng phục vụ người bán hàng cần phối hợp với nhau để thực hiện
thanh toán cho khách hàng theo nguyên tắc “Nợ trước - Có sau”. Nguyên tắc “Nợ
trước
- Có sau” nghĩa là: ngân hàng phục vụ người mua ghi bên Nợ (ghi giảm) tài khoản
tiền gửi của người trả tiền trước, sau đó ngân hàng phục vụ người thụ hưởng mới ghi
bên Có (ghi tăng) tài khoản tiền gửi của người bán hàng.
- “Uỷ quyền chuyển nợ” tức là NH thanh toán đã uỷ quyền cho NH thu hộ ghi Có
trước cho người thụ hưởng trên cơ sở thoả thuận giữa người ký phát và người thụ
hưởng (và đã được thông báo cho 2 NH nói trên) nếu các điều kiện thanh toán đã hội
5191 NGÂN HÀNG (Q)
TK 4211 (P) TK 5191 TK 1113 TK 5191 TK 4211 (Q)
TK 4211 (M) TK 5012 TK 1311 (4111)
1311, 4111 1113
NGÂN HÀNG (R)NGÂN HÀNG (S)NGÂN HÀNG (T)
NGÂN HÀNG (P)
61
đủ.
5.2.2. Chứng từ hạch toán
- Chứng từ hạch toán bao gồm:
+ Séc thanh toán, Bảng kê nộp Séc;
+ Giấy Ủy nhiệm chi (UNC), Lệnh chi;
+ Giấy Ủy nhiệm thu (UNT), Lệnh nhờ thu;
+ Giấy mở thư tín dụng (TTD), Bản kê thanh toán L/C;
+ Thẻ thanh toán (Card); Lệnh chuyển tiền, Lệnh thanh toán....
5.2.3. Tài khoản hạch toán
Nhóm tài khoản tiền gửi thanh toán của khách hàng (xem chương 2)
Nhóm tài khoản thanh toán vốn giữa các ngân hàng thương mại (xem chương 4)
5.2.4. Hạch toán một số nghiệp vụ chủ yếu
Giả sử DN (P) mua hàng của DN (M), DN (Q), DN (R), DN (S), DN (T) thanh
toán bằng các lệnh thanh toán không dùng tiền mặt. Trong đó:
- Ngân hàng P (NH (P)) có mở tài khoản tiền gửi thanh toán cho DN (P), DN (M);
- Ngân hàng Q (NH (Q)) có mở tài khoản tiền gửi thanh toán cho DN (Q);
- Ngân hàng R (NH (R)) có mở tài khoản tiền gửi thanh toán cho DN (R);
- Ngân hàng S (NH (S)) có mở tài khoản tiền gửi thanh toán cho DN (S);
- Ngân hàng T (NH (T)) có mở tài khoản tiền gửi thanh toán cho DN (T);
- NH (P) và NH (Q) cùng hệ thống, thanh toán chuyển tiền cùng hệ thống;
- NH (P) và NH (R) khác hệ thống, thanh toán bù trừ trên cùng địa bàn;
- NH (P) và NH (S) khác hệ thống, thanh toán qua ngân hàng Nhà nước trên địa bàn;
- NH (P) và NH (T) khác hệ thống, thanh toán bù trừ song phương.