GIÁO TRÌNH MÔ ĐUN
Tên mô đun: TIN HỌC KẾ TOÁN
Mã mô đun: MĐ 24
Vị trí, tính chất, ý nghĩa và vai trò của mô đun
- Vị trí: Là môn mô đun tự chọn được bố trí trong học kỳ 3.
- Tính chất: Là mô đun tự chọn, có thể chọn một trong những chuyên đề đã nêu.
- Ý nghĩa và vai trò: là mô đun giúp sinh viên Quản trị chuyên sâu hệ thống mạng;
cài đặt, triển khai và cấu hình đảm bảo an toàn cho hệ thống mạng.
Mục tiêu của mô đun
- Về kiến thức:
- Cài đặt được các phần mềm kế toán trên máy vi tính
- Thiết lập được cơ sở dữ liệu
- Lựa chọn được hệ thống tài khoản sổ sách kế toán phù hợp với từng loại hình
doanh nghiệp
- Khai báo được thông tin ban đầu
- Nhập được số dư ban đầu
- Nhập dữ liệu từ chứng từ vào phầm mềm kế toán theo từng phân hệ nghiệp vụ
- Thực hiên được các bút toán tổng hợp cuối kỳ
- Kiểm tra đối chiếu được các chứng từ sổ kế toán và in được các báo biểu kế toán
- Về kỹ năng:
+ Trình bày được các khái niệm cơ bản các hàm Excel
+ Phân biệt được các hàm trong Excel
+ Sử dụng được một số phần mềm kế toán
+ Sử dụng thành thạo phần mềm Excel trên máy tính
+ Ứng dụng được các phần mềm kế toán vào công tác kế toán
- Về năng lực tự chủ và trách nhiệm:
+ Nghiêm túc, tỉ mỉ trong quá trình tiếp cận với công cụ mới
+ Chủ động sáng tạo tìm kiếm các ứng dụng quản trị mạng cho các công ty.
+ Bố trí làm việc khoa học đảm bảo an toàn cho người và phương tiện học
tập.
+ Thực hiện các thao tác an toàn với máy tính.
Nội dung mô đun:
Số
TT
Tên bài trong mô đun
Thời gian (giờ)
Tổng
số
Lý
thuyết
Thực
hành
Kiểm
tra
1
Mở đầu
21
9
11
1
2
Cơ sở dữ liệu
9
4
4
1
3
Ứng dụng kế toán trên các phần mềm kế
toán doanh nghiệp
30
30
Cộng
60
13
45
2
7
Chƣơng 1: MỞ ĐẦU
Mã chƣơng: MH 24 -01
Giới thiệu: Trình bày được một số khái niệm cơ bản trong Exel. Xử lý được dữ
liệu trên trang tính
Mục tiêu:
- Xác định được các hàm thông dụng trong Exel
- Thao tác thành thạo trên máy tính
- Ứng dụng vào công tác kế toán
- Nghiêm túc, cẩn thận khi nghiên cứu
A. LẬP TRANG TÍNH ĐƠN GIẢN
I. NHỮNG KHÁI NIỆM CHUNG
1. Giới thiệu Excel:
Excel là một trong những chương trình ứng dụng trong bộ Microsoft Office do
hãng Microsoft của Mỹ viết và chạy trên nền Windows. Excel có thể được cài đặt một
cách độc lập, nhưng thông thường được cài đặt qua bộ MSOFFICE. Chức năng chính
của Excel dùng để tính toán, phân tích, tổng hợp số liệu, tạo biểu đồ, chia sẽ dữ liệu
với ứng dụng khác, ...
1.1. Khởi động chương trình
Cách 1: Double click vào biểu tượng trên màn hình Desktop.
Cách 2: chọn menu lệnh Start ProgramsMicrosoft Excel hoặc
StartProgramsMicrosoft OfficeMicrosoft Excel.
1.2/ Các thành phần của cửa sổ Excel:
Hình 1.1: Màn hình giao diện của MS Excel
Dưới đây là các thành phần cơ bản trên màn hình chính
(1): Thanh công cụ nhanh: Chứa các lệnh thao tác nhanh
(2): Office button: Chứa lệnh thao tác với tệp
(3): Thanh công cụ Ribbon: Chứa gần như toàn bộ các lệnh thao tác với chương
trình, chúng được phân chia thành các nhóm khác nhau.
(4): Name box: Vùng địa chỉ vị trí con trỏ hiện thời
(5): Fomula bar: Thanh công thức
8
(6): Màn hình nhập liệu: Là phần lớn nhất trên màn hình của chương trình, đây là
vùng chứa dữ liệu trên bảng tính (WorkSheet).
(7): Tiêu đề cột, hàng WorkSheet: Gồm cột và hàng tiêu đề, cột thường được đánh
dấu theo ký tự trong bảng chữ cái, hàng dược đánh dấu theo dãy số liên tiếp
(trong thực tế có thể thay đổi các ký hiệu này).
(8): Thanh cuộn: Dùng để di chuyển văn bản lên xuống, sang trái sang phải.
(9): Thanh Sheet tab: Liệt kê danh sách các bảng tính có trong tệp Excel
(WorkBook), ngoài ra còn chứa thanh điều khiển để di chuyển qua lại giữa các
Sheet.
(10): Thanh trạng thái: Chứa một số thông tin hiện thời của văn bản như chế độ hiển
thị, phần trăm hiển thị, trang hiện tại,…
1.3/ Thoát khỏi Excel:
Ta có thể thoát khỏi Excel bằng một trong các cách sau:
Click nút Close ở góc trên bên phải màn hình, hoặc
Chọn lệnh FileExit, hoặc
Ấn tổ hợp phím tắt Alt+F4.
Chú ý: khi dữ liệu trên các bảng tính chưa ghi Excel nhắc có ghi lại không
Hình 1.2: Cửa sổ thoát MS Ecxel
2. Một số khái niệm cơ bản trong Excel
2.1. Khái niệm về tập trang tính
Mỗi tập tin Excel còn gọi là WorkBook có phần mở rộng mặc định là .XLSx.
Một Workbook có tối đa là 255 Sheets, được xem là 1 file (tập tin). Workbook được so
sánh như một tập tài liệu gồm có nhiều tờ và có liên quan với nhau. Mỗi tờ gọi là một
worksheet hay sheet (bảng tính) và có tên mặc định là Sheet1, Sheet2,....
Mặc định tạo 1 Workbook mới có 3 sheets. Có thể quy định số sheet này bằng
cách vào Menu Tool/Options…Ở thẻ General quy định số sheet.
2.2. Khái niệm về trang tính
Một trang tính (bảng tính) có trên 4 tỷ ô dữ liệu. Mỗi trang tính được đặt tên là
Sheet# (# là số thứ tự) hoặc một tên gọi cụ thể, mỗi trang tính gồm có:
Cột (Column) : Là tập hợp những ô trong bảng tính theo chiều dọc. Có 256 cột
trong bảng tính, được đánh thứ tự lần lượt bằng các mẫu tự
A,B,...,Z,AA,AB,...,AZ,...,IA,IB,...,IV
Dòng (Row): Là tập hợp những ô trong bảng tính theo chiều ngang. Có tổng
cộng 65.536 dòng trong bảng tính, được đánh thứ tự lần lượt từ 1 đến 65536.
Ô (Cell): Là giao của một hàng và một cột. Ô được xác định bởi một toạ độ (gọi
là địa chỉ) dựa theo ký hiệu của cột và số thứ tự của dòng.
Vd: A1, D15, E35, …
Con trỏ ô: ở mỗi thời điểm luôn có một con trỏ ô. Con trỏ ô có dạng hình chữ
nhật.
ghi
tiếp tục làm
việc với Excel
9
Ô hiện hành: là ô đang chứa con trỏ ô.
2.3. Các loại địa chỉ ô
- Địa chỉ tương đối: Là địa chỉ mà giá trị sẽ thay đổi tương ứng. Và được ký hiệu:
Tên cột và chỉ số dòng.
Vd: A1; C20; B5.
- Địa chỉ tuyệt đối: Là địa chỉ mà giá trị không thay đổi. Và được ký hiệu: $cột
và $dòng.
Vd: $A$1; $C$20; $B$5.
- Địa chỉ hỗn hợp: Là địa chỉ mà giá trị sẽ thay đổi tương ứng tùy vào sự hỗn
hợp. Gồm có tương đối cột tuyệt đối dòng và tuyệt đối cột tương đối dòng
Vd: A$1, $A1
Chú ý: Có thể chọn địa chỉ cần tuyệt đối sau đó nhấn F4 nhiều lần để chọn hình thức
thích hợp.
2.4. Các loại dữ liệu
Các kiểu dữ liệu cơ bản thường dùng trong Excel gồm: kiểu ký tự, kiểu số, kiểu
ngày tháng. Mặc định, khi nhập liệu trong Excel, kiểu ký tự sẽ tự động gióng hàng trái,
kiểu số và kiểu ngày sẽ gióng hàng phải.
- Nhập dữ liệu cố định: click chuột/di chuyển chuột bằng phím tab/ key up/
key down đến cell cần nhập nhập dữ liệu enter.
- Nhập các ký tự đặc biệt: Insert Symbol chọn bảng mã chọn ký
hiệuInsert
- Nhập dữ liệu bằng công thức: bắt đầu là dấu = hoặc +, theo sau là địa chỉ ô
dữ liệu cùng với các toán tử hoặc hàm (hàm sẽ được trình bày ở phần sau)
Các lƣu ý:
- Nếu nhập số mà không cần tính toán, nên định dạng kiểu Text trước khi
nhập: vào Home Number Text OK.
- Nhập ngày và thời gian: cần định dạng mặc định trong Control Panel
Regional and Language Options trước khi nhập.
- Khi nhập thời gian và muốn định dạng theo chuẩn 12 giờ thì thêm A hoặc P
vào sau thời gian nhập vào, nếu không Excel tự hiểu là AM. Ví dụ 6:30 AM
hoặc 5:15 PM.
Để nhập cùng một nội dung cho nhiều ô chọn các ô nhập liệu tại ô đầu
tiênnhấn <Ctrl+Enter>..
2.5. Cách nhập dữ liệu
- Chọn ô cần nhập dữ liệu, tiến hành nhập dữ liệu.
- Sau khi nhập dữ liệu cho ô xong ta phải di chuyển con trỏ ra khỏi ô đang nhập
bằng một trong các phím Enter, phím tab... hoặc click chuột vào ô khác.
Lưu ý: Để xuống dòng mà vẫn còn trong ô đó ta ấn tổ hợp phím Alt+Enter.
2.6. Toán tử toán học
Các toán tử (phép toán) dùng để kết hợp các toán hạng trong công thức, trong
biểu thức, các hàm...
Kiểu số
c
Kiểu ký tự
Kiểu ngày
10
Toán tử số học: gồm các toán tử sau:
+ : cộng hai toán hạng -ví dụ: = 2+3=5
- : trừ hai toán hạng, hoặc đổi dấu của toán hạng -ví dụ: = 3-2 =1
* : nhân hai toán hạng -ví dụ: = 2*3=6
/ : chia hai toán hạng -ví dụ: = 6/3 = 2
% : phần trăm của toán hạng -ví dụ: = 2% =0.02
^ : lũy thừa của toán hạng (bên trái) với số mũ (bên phải) ví dụ: = 2^3=8
Toán tử so sánh: gồm các toán tử sau
= (bằng) a=b
<> (khác) a<>b
> (lớn hơn) a>b
< (nhỏ hơn) a<b
<= (nhỏ hơn hoặc bằng) a<=b
>= (lớn hơn hoặc bằng) a>=b
Cú pháp: <Giá trị 1> toán tử so sánh <Giá trị 2>
Các toán tử được dùng để so sánh hai giá trị <Giá trị 1> và <Giá trị 2>. Kết quả là 1
trong 2 giá trị True (đúng) hoặc False (sai).
Ví dụ: 2<3 ( True); 10 + 5 > 18( False).
Toán tử ghép chuỗi : & (dùng để nối các chuỗi lại với nhau)
Toán tử ghép chuỗi dùng để ghép hai chuỗi lại với nhau và cho kết quả là 1 chuỗi.
Cú pháp: <Chuỗi 1> & <Chuỗi 2>
“Nguyễn Văn ” & ”Bình” “Nguyễn Văn Bình”
Lưu ý: - Độ ưu tiên của toán tử theo thứ tự như sau trong biểu thức:( ), ^, *, /, +,
-, =, <>, >, >=, <, <=, NOT, AND, OR, &.
- Trong công thức tính toán nếu có chứa dữ liệu dạng chuỗi Excel sẽ báo lỗi #Value!.
Ví dụ 1: = 2^4*2+5*2+(20-10)/2 = 16*2 + 10 + 10/2 = 32 + 10 + 5 = 47.
II. CÁC THAO TÁC TRÊN TRANG TÍNH
1. Làm việc với tập trang tính
1.1. Tạo một bảng tính mới
Cách 1: Nhấp File/New
Cách 2: Nhấp vào biểu tượng trên thanh công cụ nhanh.
Cách 3: Nhấn tổ hợp phím Ctrl + N
1.2. Lưu (ghi) tập tin vào đĩa:
Chọn mục lệnh FileSave hoặc click vào nút Save ( ) hoặc ấn Ctrl+S xuất
hiện hộp thoại như hình 1.3 cho phép chọn vị trí (ổ đĩa, thư mục) và nhập tên tập tin
cần ghi.