Bài giảng Kỹ năng mềm: Bài 2 – TS. Phan Thị Thu Hiền

BÀI 2

KĨ NĂNG ĐÀM PHÁN

(PHẦN 2)

TS. Phan Thị Thu Hiền

Giảng viên trường Đại học Ngoại thương

MỤC TIÊU BÀI HỌC

Trang bị kiến thức cơ bản về đàm phán, thương lượng

01

Hiểu được diễn biến quá trình, phân tích và đánh giá các tình huống đàm

02

phán.

Áp dụng thực tế cho những cuộc đàm phán thương lượng thành công.

03

NỘI DUNG BÀI HỌC

Yếu tố ảnh hưởng kết quả Khác biệt văn hóa trong đàm phán

2.2

2.1

đàm phán

Cử chỉ phi ngôn ngữ Kỹ năng đàm phán Thắng - Thắng

2.3

2.4

2.1. YẾU TỐ ẢNH HƯỞNG KẾT QUẢ ĐÀM PHÁN

XUNG ĐỘT THỜI GIAN VĂN HÓA

NĂNG LỰC THÔNG TIN ĐÀM PHÁN

2.1. YẾU TỐ ẢNH HƯỞNG KẾT QUẢ ĐÀM PHÁN

Thời gian đóng vai trò quan trọng trong đàm phán

2.1.1

Thông tin trong đàm phán

2.1.2

Năng lực đàm phán

2.1.3

Vượt qua khác biệt văn hóa

2.1.4 2.1.1. THỜI GIAN ĐÓNG VAI TRÒ QUAN TRỌNG TRONG ĐÀM PHÁN

• Kiên nhẫn: hầu hết sự nhượng bộ diễn ra vào 20% thời gian cuối, hãy giữ bình tĩnh và chờ

thời cơ hành động;

• Bền bỉ: nếu yêu cầu đầu tiên của bạn không được đối tác đáp ứng hãy tìm cách bổ sung các

thông tin để thuyết phục đối tác nhượng bộ;

• Giới hạn thời gian của đối tác: khi tiến gần đến thời điểm chót của đối tác, mức độ

căng thẳng của họ sẽ tăng lên và sẽ dễ dàng nhượng bộ;

• Nhận định đúng thời điểm: biết khi nào nên thay đổi cục diện cuộc đàm phán.

2.1.2. THÔNG TIN TRONG ĐÀM PHÁN

• Càng biết nhiều thông tin chính xác càng có cơ hội đạt được kết quả như mong muốn; • Một cuộc đàm phán không phải là một sự kiện mà là một quá trình, vì vậy quá trình thu thập, phân tích, xử lý và khai thác thông tin ảnh hưởng quan trọng đến kết quả đàm phán;

• Biết người biết ta trăm trận thắng:

 Thông tin chung về bản thân và đối tác;  Tìm hiểu thông tin từ các cuộc đàm phán trước đây của đối tác;  Tìm hiểu văn hóa kinh doanh;  Quan sát tổng thể diễn biến đàm phán;  Lắng nghe và đặt câu hỏi.

2.1.3. NĂNG LỰC ĐÀM PHÁN

• Kinh nghiệm đàm phán;

a. Năng lực đàm phán viên • Tính khoa học;

 Phân tích và dự đoán tình huống đàm phán;  Chấp nhận rủi ro và mạo hiểm;  Sáng tạo.

 Tư duy logic;  Chính xác;  Kiến thức chuyên môn.

• Cảm xúc.

• Tính chắc chắn;

 Sự tinh tế và nhạy cảm;  Chia sẻ;  Bộc lộ cảm xúc.

 Kế hoạch chi tiết, cụ thể;  Tối ưu hóa thời gian;  Phong cách làm việc chuyên nghiệp

và giữ chữ tín.

2.1.3. NĂNG LỰC ĐÀM PHÁN

Năng lực đàm phán của bạn • Cá nhân: hiểu biết, kiểm soát cảm xúc, năng động, kiên nhẫn, thấu hiểu; • Tham gia đàm phán: hài hòa; thực tế; sáng tạo; tầm nhìn xa; chiến lược gia.

“Người đàm phán giỏi là những người có khả năng bẩm sinh biết mình nên làm gì và không nên làm gì

trong các tình huống.”

Bạn sẽ như thế nào? Tại sao?

Bằng cách đi sâu vào bên trong để tìm ra phẩm chất và năng lực của bản thân, mở ra và tạo lập

các mối quan hệ dựa trên niềm tin và sự hiểu biết, bạn có thể sẽ thành công trên mọi lĩnh vực, có thể là

trong gia đình, trong kinh doanh, trong lĩnh vực giải trí hoặc ở bất cứ đâu mà bạn muốn.

2.1.3. NĂNG LỰC ĐÀM PHÁN

b. Năng lực đoàn đàm phán • Thành lập đoàn đàm phán với sức mạnh tập thể; • Chiến lược đàm phán phù hợp; • Kế hoạch đàm phán tường tận và khả thi.

2.1.4. VƯỢT QUA KHÁC BIỆT VĂN HÓA

Tôn trọng yếu tố con người; Dung hòa sự khác biệt về văn hóa. Nghiên cứu, tìm hiểu văn hóa của đối tác;

2.2. KHÁC BIỆT VĂN HÓA TRONG ĐÀM PHÁN

Ứng xử

Quan điểm

Theo UNESCO: Văn hóa nên được đề cập đến như là một tập hợp những đặc trưng về tâm hồn, vật chất, tri thức và xúc cảm của một xã hội hay một nhóm người trong xã hội, ngoài văn học và nghệ thuật, cả cách sống, phương thức chung sống, hệ thống giá trị, truyền thống và đức tin.

Chuẩn mực

Giá trị

Các thành phần của văn hóa • Thể hiện bề ngoài; • Các chuẩn mực và giá trị; • Các giả định về sự tồn tại.

2.2. KHÁC BIỆT VĂN HÓA TRONG ĐÀM PHÁN

Nhận biết về sự khác biệt văn hóa • Phân cấp quyền lực; • Vai trò của cá nhân; • Giới tính; • Chấp nhận rủi ro; • Quan điểm về thời gian.

Văn hóa Việt và đàm phán • Chất kết dính của xã hội Việt kém - kết dính theo nghĩa nội tại, cấu trúc, chứ không phải đặt cạnh nhau mà buộc phải sống với nhau. Xã hội Việt Nam còn ở tình trạng của những bao khoai tây lủng củng; • Trong tiếp xúc ít có khả năng đặt mình vào địa vị người khác, không có thói quen và kinh nghiệm

quan hệ với bên ngoài, lảng tránh là hơn;

• Cái rõ nhất và duy nhất chúng ta có thể khoe với thế giới chính là sự thích nghi, thích nghi nên thế nào cũng tồn tại. Thích nghi bị động chỉ đủ để tồn tại, thay đổi một cách chủ động mới có thể phát triển.

2.2. KHÁC BIỆT VĂN HÓA TRONG ĐÀM PHÁN (tiếp theo)

2.2.1.

Tránh vi phạm những kiêng kỵ về ngôn ngữ

Tránh vi phạm những kiêng kỵ về phong tục tập quán

2.2.2. 2.2.1. TRÁNH VI PHẠM NHỮNG KIÊNG KỴ VỀ NGÔN NGỮ

Mỗi quốc gia dân tộc có những sắc thái ngôn ngữ khác nhau. Dân tộc nào cũng có

những cấm kỵ về ngôn ngữ. Vì vậy trước khi tiến hành đàm phán, bạn cần phải tìm

hiểu những điều kiêng kỵ của họ để tránh vi phạm.

2.2.2. TRÁNH VI PHẠM NHỮNG KIÊNG KỴ VỀ PHONG TỤC TẬP QUÁN

Mỗi địa phương, mỗi quốc gia khu vực đều có đặc trưng riêng về văn hóa,

có phong tục tập quán và những điều cấm kỵ.

Hãy luôn nhớ câu:”nhập gia tùy tuc” khi đàm phán.

2.2.2. TRÁNH VI PHẠM NHỮNG KIÊNG KỴ VỀ PHONG TỤC TẬP QUÁN

a. Quan điểm

Xanh - Người phương Tây

Cam - Người phương Đông

“Những gì diến ra bên trong sẽ được biểu hiện ra bên ngoài”

Earl Nightingale

2.3. CỬ CHỈ PHI NGÔN NGỮ (tiếp theo)

• Thái độ không đồng ý, tức giận và hoài nghi

Nhận biết tâm trạng và thái độ của đối tác thông qua các biểu hiện phi ngôn ngữ • Thể hiện ưu thế và thế mạnh

 Đỏ mặt;  Liếc mắt;  Cau mày;  Quay người đi;  Khoanh tay hoặc chân.

 Để chân lên bàn;  Nhìn chằm chằm;  Đặt tay sau đầu hoặc sau gáy;  Chống tay vào hông;  Úp lòng bàn tay khi bắt tay;  Đứng trong khi đối tác ngồi;  Đan các ngón tay vào nhau.

2.3. CỬ CHỈ PHI NGÔN NGỮ (tiếp theo)

• Thái độ dò xét, phân tích

Nhận biết tâm trạng và thái độ của đối tác thông qua các biểu hiện phi ngôn ngữ • Thái độ do dự không chắc chắn

 Gật đầu;  Duy trì giao tiếp mắt;  Nghiêng đầu;  Vuốt cằm;  Áp tay lên má;  Sờ ngón tay trỏ vào môi.

 Lau kính;  Trông lúng túng;  Cắn môi;  Cho ngón tay vào miệng;  Bước tới bước lui;  Nghiêng đầu.

2.3. CỬ CHỈ PHI NGÔN NGỮ (tiếp theo)

Nhận biết tâm trạng và thái độ của đối tác thông qua các biểu hiện phi ngôn ngữ • Thái độ lo lắng bị khuất phục

• Thái độ chán nản và thiếu quan tâm

 Bồn chồn;  Ít giao tiếp bằng mắt;  Sờ tay lên mặt, tóc;  Ngửa lòng bàn tay khi bắt;  Khạc họng/đằng hắng.

 Không giao tiếp bằng mắt;  Nghịch đồ vật trên bàn;  Nhìn vô định;  Gõ tay/bút xuống mặt bàn;  Không thiện chí trong giải quyết vấn đề.

2.3. CỬ CHỈ PHI NGÔN NGỮ (tiếp theo)

Nhận biết tâm trạng và thái độ của đối tác thông qua các biểu hiện phi ngôn ngữ • Thái độ nghi ngờ, không thành thật

 Sờ mũi khi nói;  Che miệng;  Không giao tiếp mắt;  Có cử chỉ phi lý;  Khoanh tay, bắt chéo chân;  Ngồi dịch ra xa.

• Tự tin, hợp tác và thành thật  Cúi người về phía trước;  Mở rộng tay và bàn tay;  Giao tiếp mắt và nhìn thẳng;  Ngồi đàng hoàng, thẳng lưng, đầu ngẩng cao;  Kết hợp ngôn ngữ và cử chỉ;  Cười thân thiện.

2.4. KỸ NĂNG ĐÀM PHÁN THẮNG - THẮNG

2.4.1.

Kỹ năng đàm phán thành công

Đàm phán để bán được hàng

2.4.2. 2.4.1. KỸ NĂNG ĐÀM PHÁN THÀNH CÔNG

• Tuân thủ nguyên tắc cơ bản của đàm phán:

 Đàm phán là công việc thường xuyên trong cuộc sống, kinh doanh;  Điều bạn muốn đang ở trong tay người khác;  Luôn cảnh giác với những chiến thuật, mưu mẹo trong đàm phán;  Yếu tố quan trọng trong đàm phán: thế và lực, thông tin và thời gian;  Phong cách đàm phán của các bên là khác nhau.

• Kỹ thuật đàm phán:

 Không thu hẹp về một nội dung đàm phán;  Đưa ra nhiều phương án để giải quyết vấn đề;  Không bao giờ nghĩ đã biết hết về động cơ, mục đích và lợi ích của đối tác đàm phán. Tìm hiểu

mong muốn, nhu cầu của đối tác, khám phá điểm yếu và thông tin quan trọng;

 Kiểm soát tiến độ đàm phán;  Kết quả thắng – thắng là thiện chí của các bên.

2.4.2. ĐÀM PHÁN ĐỂ BÁN ĐƯỢC HÀNG

• Yêu cầu sự ngang giá; • Không bị thuyết phục sớm hay bán giá rẻ; • Tự tin với những đề nghị trên cơ sở định giá

khoa học, thông tin định lượng;

• Xác định thời điểm đàm phán giá; • Kỹ thuật nhượng bộ; • Nhận biết khách hàng tiềm năng; • Linh hoạt với những thủ thuật của người mua; • Làm hài lòng khách hàng:

• Sẵn sàng đứng dậy rời bàn đàm phán; • Định giá sản phẩm hợp lý, tính thuyết phục cao:

 Là người biết lắng nghe;  Thuyết phục đối tác thuận theo ý mình

một cách tự nhiên nhất;

 Cơ sở khoa học;  Nhận mạnh vào giá trị;  Nguyên tắc kinh doanh.

 Tự tin và kiên định.

TỔNG KẾT CUỐI BÀI

1. Xác định 4 yếu tố quan trọng của đàm phán, thương lượng: thời gian, thông tin,

năng lực; khác biệt văn hoá;

2. Cách tránh khác biệt văn hóa trong đàm phán: những kiêng kị về ngôn ngữ và phong

tục tập quán;

3. Cử chỉ phi ngôn ngữ của đàm phán, thương lượng;

4. Kỹ năng đàm phán Thắng - Thắng.