Bài giảng Kỹ năng quản lý thời gian hiệu quả - PGS.TS. Nguyễn Văn Nhã

Chia sẻ: Nguyen Duc Ninh | Ngày: | Loại File: PPTX | Số trang:36

Thêm vào BST

Báo xấu

116
lượt xem 43
download

Download Vui lòng tải xuống để xem tài liệu đầy đủ

Bài giảng Kỹ năng quản lý thời gian hiệu quả - PGS.TS. Nguyễn Văn Nhã với mục tiêu giúp học viên hiểu đúng về thời gian, những công cụ lập chương trình làm việc; xây dựng lịch trình làm việc; danh sách việc phải làm hằng ngày; nhược điểm của các hệ thống kế hoạch làm việc,... Mời các bạn cùng tham khảo bài giảng!

Chủ đề:

Bình luận(0) Đăng nhập để gửi bình luận!

Lưu

Nội dung Text: Bài giảng Kỹ năng quản lý thời gian hiệu quả - PGS.TS. Nguyễn Văn Nhã

Kỹ năng quản lý thời gian hiệu quả PGS.TS. Nguyễn Văn Nhã nhanv@vnu.edu.vn
Đôi nét về giảng viên ▶ Nguyên lính xe tăng Miền Đông Nam bộ ▶ Nguyên Trưởng khoa Vật Lý ĐHSPHN (19901995) ▶ Nguyên P. Trưởng Ban KHCN ĐHQGHN (19962004) ▶ Nguyên Trưởng Ban Đào tạo ĐHQGHN (20042012) ▶ Nguyên Hiệu trưởng Đại học Nguyễn Trãi (20122016) PGS.TS. Nguyễn Văn ▶ Nguyên thư ký dự án Phát triển nhân tài Quốc gia Nhã ▶ Viện trưởng Viện Đào tạo&NCKH ứng dụng miền Nam ▶ Giảng viên, cố vấn Khoa QT&KD, ĐHQGHN
1. Lập kế hoạch theo thời gian •. Hiểu đúng về thời gian •. Những công cụ lập chương trình làm việc •. Xây dựng lịch trình làm việc •. Danh sách việc phải làm hằng ngày •. Nhược điểm của các hệ thống kế hoạch làm việc
Lược sử về Thời gian • Chúng ta ngưỡng mộ Stephen Hawking (19422018) không chỉ là tài năng mà còn là nghị lực phi thường của vị giáo sư trên hành trình chống lại căn bệnh xơ cứng cơ vùng. 21 tuổi, ông dần mất đi khả năng vận động tay chân, đến mất hẳn giọng nói và rồi liệt toàn thân. Dẫu vậy, với đam mê bất tận về thiên văn học, ông vẫn giữ ý chí kiên cường để tìm hiểu những bí mật của vũ trụ bao la.
Thời gian là một nguồn lực khan hiếm Nếu mỗi phú lãng phí, bạn phải nộp 100 000 đ; nếu mỗi phút làm việc hiệu quả, bạn lại thu được 100 000 đ. Bạn sẽ giàu hay nghèo sau một năm?
Trong thời đại VUCA nhiều thứ đang thay Thử sức một bài tập nhỏ đổi….. Có ba bạn đi từ Hà Nội đến Hải phòng, quãng đường dài 100km • Quãng đường không đo bằng km, • Bạn An đi xe đạp từ 3gi sáng với tốc độ mà “đo” bằng thời gian cần thiết 10km/h. Đến Hưng Yên cách HN 40 km nghỉ để đi và đến, vấn đề là chọn 30 phút; đến Hải Dương cách HN 60 km lại phương tiện nào tối ưu. nghỉ 30 phút. May mắn được chú họ cho đi nhờ xe tải với tốc độ40km/h đến thẳng Hải Phòng. • Khoảng cách được tính bằng “quăng dao” • Bạn Hòa đi xe máy lúc 5 gi với tốc độ 50km/h, nhưng đi được 20 km thì hỏng xe, chữa 15 • Chất lượng động cơ xe từ o phút, đến Hải Dương Hòa nghỉ 45 phút ăn sáng, rồi phóng 60 km/h về HP 100km/h tính bằng s • Bạn Liên đi xe buýt lúc 6 gi, xe luôn chạy với • …v.v.. tốc độ 40 km/h; có nghỉ ở HY và HD mỗi chỗ 15 phút để đón khách. Xin các bạn nêu thêm ví dụ khác • Hỏi ai đến HP đầu tiên, ai cuối cùng? Họ gặp nhau ở đâu dọc đường?
Quản lý thời gian là gì? Quản lý thời gian là quá trình Quản lý thời gian là sắp xếp, lên lên kế hoạch và tổ chức thời kế hoạch những việc cần làm một gian cho từng hoạt động cụ thể, cách khoa học. chi tiết từng bước cho đến khi hoàn thành mọi mục tiêu đề ra. Vì thời gian có hạn, bạn càng có kỹ năng quản lý thời gian tốt, quỹ thời gian sử dụng càng hiệu quả. Sự hiệu quả của việc quản lý thời gian được đánh giá dựa trên kết quả công việc làm ra, không dựa trên thời gian hoàn thành nhanh hay chậm
Thực chất quản lý thời gian hiệu quả là quản lý cách sống và làm việc của bản thân
Hiểu đúng về thời gian • Thật vậy, thời gian là sự sống. Bạn vào bệnh Thời gian quý hơn vàng viện mà xem, người bệnh nặng, nếu kịp thời chạy chữa thì sống, để chậm là chết. Sao bạn lãng phí thời gian? • Thời gian là thắng lợi. Bạn hỏi các anh bộ đội Ngạn ngữ có câu: Thời gian là mà xem, trong chiến đấu, biết nắm thời cơ, đánh địch đúng lúc là thắng lợi, để mất thời cơ vàng. Nhưng vàng thì mua được mà là thất bại. thời gian không mua được. Thế • Thời gian là tiền. Trong kinh doanh, sản xuất mới biết vàng có giá mà thời gian hàng hóa đúng lúc là lãi, không đúng lúc là lỗ. là vô giá. • Thời gian là tri thức. Phải thường xuyên học tập thì mới giỏi. Học ngoại ngữ mà bữa đực, bữa cái, thiếu kiên trì, thì học mấy cũng không giỏi được. • Thế mới biết, nếu biết tận dụng thời gian thì làm được bao nhiêu điều cho bản thân và cho xã hội. Bỏ phí thời gian thì có hại và về sau hối tiếc cũng không kịp.
Quản lý thời gian hiệu quả với phương pháp Ma trận Eisenhower “Việc quan trọng thường không khẩn cấp và việc khẩn cấp thường không quan trọng” Dwight Eisenhower Bạn cần trả lời 2 câu hỏi • Tôi đang làm việc này vì mục đích gì? • Các giá trị cốt lõi định hướng cuộc sống của tôi là gì?
Những công cụ lập chương trình làm việc • Có nhiều người chỉ cần sử • Todoist dụng bút và giấy. Tuy nhiên • TickTick trong thời đại ngày nay khi bạn là người dành khá nhiều thời • Microsoft To-Do gian cho máy tính, điện thoại • nTask hay các thiết bị nào khác, bạn sẽ thấy rất tiện ích khi có một • Any.do phần mềm giúp ghi lại các nhiệm vụ
…và còn nhiều phần mềm khác giúp bạn lập kế hoạch và chương trình làm việc hiệu quả “Chúng ta đều muốn có thời • Evernote gian, nhưng lại không biết • Due cách sử dụng nó” • Wunderlist William Penn • Trello
Xây dựng lịch trình làm việc Yêu cầu của một lịch trình làm việc • Đảm bảo tính hiệu quả khi thực hiện: ngay từ • Đảm bảo tính chính xác khi xây dựng lịch làm khi xây dựng lịch cần tính đến các yếu tố ưu việc: chính xác tên công việc; chính xác ngày, tiên: việc quan trọng hay không quan trọng, giờ thực hiện; chính xác địa điểm thực hiện; cần thiết hay không cần thiết để ưu tiên bố trí chính xác tên người thực hiện… con người, địa điểm và thời gian, … • Đảm bảo không có sự trùng lặp: không trùng lặp thời gian, địa điểm, con người khi thực hiện các công việc. • Đảm bảo không bỏ sót: không bỏ sót việc; không bỏ sót một trong các yếu tố: thời gian, địa điểm, thành phần… • Đảm bảo tính khả thi: khi xây dựng lịch phải tính toán, dự phòng thật sát thực tế. Tránh tối đa sự thay đổi, điều chỉnh
Quy trình lập kế hoạch công tác, lịch trình làm việc • Bước 1: Nghiên cứu, chọn lựa và dự kiến nội • Bước 4: Xây dựng phương án hành động: Xây dung đưa vào kế hoạch. Đây là giai đoạn tìm dựng hệ thống các hoạt động để thực hiện các kiếm thông tin, nắm bắt cơ hội. mục tiêu. • Bước 2: Xác định mục tiêu Cần phải xác • Bước 5: Soạn thảo kế hoạch; thông qua kế định cụ thể và chính xác. hoạch và đưa vào thực hiện. • Bước 3: Phân tích nguồn lực Xác định sự hỗ trợ từ cấp trên (chủ trương, chính sách, quy định hiện hành của Đảng và Nhà nước); Phân tích khả năng của cơ quan, tổ chức về thời gian, kinh phí, nhân lực, phương tiện… - Phân tích các yếu tố khách quan khác: điều kiện kinh tế, văn hóa xã hội, môi trường…
• Công cụ đơn giản nhất là lập bảng • (Sơ đồ Gantt) ST Nội dung công Ai chủ Ai phối Điều Thời điểm Kết quả T việc trì hợp kiện cần bắt đầu và dự kiến thiết kết thúc (5M)
Danh sách việc phải làm hằng ngày (to-do list) • Một danh sách việc cần làm hiệu quả sẽ định hình một ngày của bạn, giúp bạn dễ dàng tập trung vào công việc hay những điều quan trọng nhất • Thông thường bạn sẽ sử dụng giấy nhớ để ghi chép, nên dùng phần mềm trên máy tính, điện thoại để thay thế cho dùng giấy nhớ Vì: + Ứng dụng thường đi kèm với lời nhắc, báo thức để bạn không lơ là nhiệm vụ + Dễ dàng chỉnh sửa danh sách với các thao tác đơn giản + Lưu trữ đám mây khiến giúp bạn không thể nào đánh mất danh sách + Sắp xếp nhiệm vụ theo mức độ ưu tiên, ngày đáo hạn (deadline) hoặc thứ tự bảng chữ cái + Có thể dùng để giao việc cho đồng nghiệp và kiểm tra tiến độ
Kỹ năng tạo danh sách việc làm hàng ngày • Hãy kiểm tra danh sách này vào mỗi đầu tuần, khi bắt đầu một ngày mới và khi vừa mới hoàn • Sử dụng ứng dụng (hoặc giấy nhớ) thành một nhiệm vụ của mình. Nếu bạn cảm thấy lịch quá dày đặc và mình không thể nào • Tạo nhiều hơn một danh sách việc cần làm hoàn thành hết. Đây chính là lúc bạn chỉnh sửa lại danh sách việc cần làm và dành thêm cho • Thêm nhiệm vụ mới ngay lập tức mình thời gian nghỉ ngơi. • Chỉ định ngày đáo hạn cụ thể • Tạo, chỉnh sửa danh sách việc cần làm vào • Tìm ra giới hạn của bản thân • Phân biệt giữa việc cần làm với mong muố • Kiểm tra danh sách việc cần làm thường x
Nhược điểm của các hệ thống kế hoạch làm việc • Mỗi ngày mang đến những khó khăn và cơ hội khác nhau, gây • Điểm khác biệt duy nhất là giám đốc điều trở ngại cho những công cụ lập hành linh hoạt hơn khi dùng những công cụ lập kế hoạch. Tính linh hoạt thể hiện như sau: kế hoạch hàng ngày • Dành nhiều thời gian trống hơn trong lịch • Làm thế nào để hệ thống lập làm việc hàng ngày kế hoạch và xác định mức độ • Chỉ những nhiệm vụ chính quan trọng ưu tiên có thể theo kịp những nhất mới được đưa vào lịch trình với thời bước phát triển trong thời đại lượng hai tuần trở lên VUCA? • Sẵn sàng gạt bỏ những việc đã lập kế hoạch khi cơ hội xuất hiện • Linh hoạt hơn không làm cho một ngày làm việc nhàn rỗi hơn, mà đảm bảo rằng sẻ có thời gian cho những việc quan trọng nhất.
2. Giao việc hiệu quả • Lợi ích của giao việc hiệu quả • Vận dụng công thức RACI trong giao phó công việc • Giao việc hiệu quả bằng phân công phân nhiệm • Giao việc hiệu quả bằng ủy thác công việc • Kiểm soát và đánh giá kết quả, rút kinh nghiệm trong giao việc, phân công phân nhiệm, ủy thác công việc
Lợi ích của giao việc hiệu quả • “Tôi không tin tưởng nhãn viên của • Giao việc hiệu quả có thể đem lại tôi”: Những người này nên bắt đầu giao những lợi ích thực sự cho bạn, cho những công việc nhỏ; điều này cho phép họ nhân viên, và cho công ty, ngân hàng. xây dựng sự tin tưởng dần dần. • Đó cũng là một cách để xây dựng sự • “Tôi thích công việc được làm theo cách của tôi”: Đây là bao biện cho kiểu “ôm đồm, sợ hiểu biết vững chắc với cấp dưới người khác làm hỏng việc”. • Nó cải thiện sự tin tưởng giữa bạn và • “Nhân viên tôi sẽ không bằng lòng với công cấp trên. Để có được sự tin tưởng này, việc giao thêm này”: Có thể là như vậy. trước hết bạn phải tin tưởng người Nhưng những nhân viên tốt – những người mà khác, và giao phó là một trong những bạn muốn giữ lại – thường đánh giá cao những cơ hội để nhận trách nhiệm cho công cách tốt nhất để làm việc này việc quan trọng. “Tôi tin bạn làm được công việc • “Nhân viên mong đợi tôi là người giải quyết này”. vắn đề và ra quyết định”: Điều này đúng trong một chừng mực nào đó; nhưng thực chất là “độc đoán”